Peformance management

Managementul PerformanteiMihaela Nedelcu – HRG – Optaros

15 Martie 2014

Structura workshop-ului

• Descrierea procesului

• Principalele dezavantaje

• Bune practici

• Pauza

• Exercitii

Procesul care identifica, masoara si dezvolta performanta angajatilor.

Scopul procesului:

• Alinierea obiectivelor organizationale cu abilitatile angajatilor pentru livrarea de rezultate

• Obtinerea de informații pentru deciziile de evaluare (promovari, mariri de salariu,concedieri, etc.)

• Motivarea angajatilor: • furnizeaza oportunitati de dezvoltare prin imbunatatirea

performantei • este un mod formal de stabilire a unui canal de comunicare cu

managerul despre cum este privita performanta sa de companie

.

Ce este managementul performantei (MP)?

© 2013 OPTAROS, INC. ALL RIGHTS RESERVED

3

04/10/2023

• Definirea rolului (JD), a standardelor de comportament si a obiectivelor individuale (KPI) in functie de misiunea organizatiei

• Dezvoltarea metodelor de masurare:

• Valide - masoara procesul pe care vrem sa il masuram• Sigure - functioneaza intr-un mod consecvent de fiecare data cand

le folosim• Acceptate - de catre cei care le vor folosi• Specifice - detaliaza clar puncte forte si cele slabe

• Evaluari informale continue

• Formalizarea evaluarilor

Pasii unui proces de MP de succes


4

04/10/2023

Un sistem de repere folosit de o companie pentru a evalua sau compara performanta in ceea ce priveste indeplinirea obiectivelor lor strategice si operationale.

• Indicatori calitativi• Indicatori cantitativi

KPI’s


5

04/10/2023

• KPI reprezintă un sistem de repere care ajuta angajatii sa inteleaga ceea ce este relevant in activitatea lor si catre ce rezultate trebuie sa se indrepte.

• Procesul de definire este foarte important si de el depinde atat relevanta indicatorilor alesi, cat si gradul de asumare a obiectivelor companiei la nivel individual.

• Un angajat care intelege importanta evaluarii si relevanta indicatorilor folositi atat din perspectiva individuala, cat si din perspectiva companiei va fi mai motivat de importanta activitatii sale si mai concentrat pe activitatile care conteaza.

KPI’s


6

04/10/2023

HR • Construieste si comunica procesul

• Sprijina angajatii in timpul procesului (in special managerii)

• Revizuieste evaluarile (de regula doar pe cele aflate la pragul cel mai de sus si la pragul cel mai de jos ~10%)

• Faciliteaza discutiile referitoare la promovari si compensatii si ajuta la punerea in practica (anexe contractuale, updatarea job descriptionului, etc.)

Manager• Strange si documenteaza feedback-ul

• Prezinta feedback-ul persoanelor evaluate

• Revizuieste evaluarile si aproba promovarile si schimbarile salariale

Angajatii • Acorda feedback

Rolurile din cadrul unui proces de MP


7

04/10/2023

• MBO: obiective stabilite de comun acord de catre manager si angajat pentru a evalua performanta angajatului in timpul unei perioade de evaluare

• Evaluari narative: managerul descrie intr-un mod structurat sau nestructurat performanta angajatului in timpul unei perioade de evaluare

• Scala de evaluare: furnizeaza o scala numerica, astfel incat managerul sa poata verifica unde se situeaza fiecare angajat, ajuta la stabilirea unei ierarhii intre angajati (de la cei mai buni la cei mai slabi). Scala ofera o descriere a comportamentelor care alcatuiesc performanta acceptata la fiecare nivel pe scara.

Metode de masurare a performantei


8

04/10/2023

• Managerul/Supervizorul: alegerea logica atunci cand managerul are contact permanent cu subordonatul si poate evalua (cunoaste) jobul subordonatul lui

• Colegii: in cazul in care managerul nu petrece suficient timp cu angajatul, colegii sunt o alegere mai buna in calitate de evaluatori. Ei cunosc foarte bine munca angajatului (de regula mai bine decat supraveghetorul) si sunt mai direct afectati de actiunile acestuia. Colegii pot evalua capacitatea individului de a interactiona cu echipa si ofera o perspectiva buna in mecanismele interioare ale unui grup atunci cand managerul are contact mai rar cu echipa.

• Subordonatii: ofera o perspectiva mai buna in practicile manageriale deoarece acestia sunt cei care sunt afectati in mod direct de acestea. Ofera informatii valoroase despre oamenii care au o influenta mare asupra organizatiei. Confidentialitatea este esentiala pentru a obtine rezultatele dorite.

• Clientii: utilizarea clientilor ca evaluatori se face atunci cand individul evaluat are contact frecvent cu clientii organizatiei

• Autoevaluare: informatiile obtinute prin aceasta metoda sunt foarte valoroase in multe procese de management (planuri pentru training si oportunitati de dezvoltare, masuri de consiliere si disciplinare).

Cine evalueaza?


9

04/10/2023

• Evaluari 360º• Avantaje: este cea mai complexa si completa analiza a performantei

angajatilor (supraveghetori, subordonati, clienti, colegii, autoevaluare). Este recomandat sa se foloseasca doar pentru pozitiile mai importante si nu pentru toata organizatia.

• Dezavantaje: este cea mai costisitoare dintre toate solutiile si este mai dificil de gestionat, deoarece ocupa foarte mult timp. Creeaza rivalitati, aliante intre angajati si prezinta puncte de vedere contradictorii. Uniformizarea feedback-ului duce la obtinerea unor informatii foarte generice.

• Crowdsourced performance review/Social recognition• Raspandirea diverselor tipuri de informatii de tip crowdsourcing

(crowdfunding, crowdsolving, crowdbuilding). Agregator al opiniei multimii care a inlocuit opinia expertilor (star ratings on Amazon/Trip Advisor, etc.)

• Raspandirea social media (FB, Twitter, Yammer, LinkedIn, etc.) care a dus la posibilitatea unor canale si obiceiuri noi de comunicare

• Avantaje: bazat pe date colectate in timp real cu ajutorul technologiei. Sursele multiple de feedback ofera credibilitate si duc la cresterea nivelului de implicare si satisfactie a angajatilor.

Cine evalueaza?


10

04/10/2023

• Subiectivitate/Afinitati: tendinta evaluatorului de a evalua dupa standarde diferite in functie de sentimentele pentru o persoana/ similaritatea cu persoana evaluata.

• Stereotipuri: pot fi atat pozitive cat si negative si duc la erori in evaluare

• Gradul de indulgenta si implicare al celui/celor care contribuie/consolideaza evaluarea

• Greseli/Contributii recente: concentrata doar asupra evenimentelor recente. Nu ofera un overview complet al performantei si umbresc obiectivitatea evaluarii pe o perioda mai lunga de timp.

• Comparatia intre doi angajati in loc de compararea cu standardele. (ex.: performanta unui angajat bun comparat cu unul extraordinar va fi considerata sub medie)

• Asumarea unor motive pe baza unor comportamente observate: este necesar sa intrebam angajatul de ce a reactionat intr-un anumit mod si sa nu presupunem noi motivul.

Probleme comune in MP


11

04/10/2023

1). Training pentru evaluatori

• Feedback constructiv • Metoda incidentelor critice (pozitive+negative)• Constientizarea problemelor comune care pot aparea• Training asupra metodelor/toolurilor de evaluare• Aprecierea diversitatii• Evalurea la nivel individual si nu de echipa

2). Masuri eficiente de masurare a performantei

• Utilizarea mai multor criterii (trasaturi, obiective, comportamente, atitudine)

• Minimizarea focusului pe trasaturi (foarte subiective si greu de aparat in cadrul unor discutii disciplinare)

• Utilizarea surselor multiple de evaluare cu conditia ca beneficiile sa nu depaseasca costul procesului

Metode de combatere a acestor probleme


12

04/10/2023

3). Alinierea evaluarilor efectuate de evaluatori diferiti/Calibrare

• Grup de manageri care discuta despre ratingurile acordate echipelor lor.

• Scopul nu este ratingul ci standardizarea, judecarea dupa aceleasi standarde.

• Problema cea mai comuna cu aceasta abordare – echipele managerilor mai putin comunicativi sau persuasive au de suferit. Facilitatorul sesiunilor (de regula HR-ul) trebuie sa se asigure ca toti managerii au ocazia sa isi prezinte echipa in detaliu si sa nu permita ca persoanele cele mai galagioase sa domine intalnirea

Metode de combatere a acestor probleme


13

04/10/2023

Rezultate pozitive (promovari/mariri salariale, etc.)


14

04/10/2023

Performanta peste asteptari

(80% next level)

Oportunitati potrivite in companie

Promovare

Riscuri

• Consecinte legislative (raport incidente critice, documentare feedback)

• Reputatia pe piata (switch intre loialitatea fata de o companie si reputatia pe piata in care activezi)

Minimizare riscuri

• Coaching pentru managerii care comunica decizia. Persoanele care primesc feedback-ul negativ trebuie tratate cu demnitate si cu intentiile cele mai bune in minte (gasirea unor oportunitati mai potrivite)

• Oferirea de ajutor in gasirea unor noi oportunitati ajuta la acceptarea deciziei

Rezultate negative (PIP, concedieri, etc.)


15

04/10/2023

• Pregatirea discutiei: evaluarea self assesmentului (daca exista) si a evaluarii finale pentru a identifica punctele forte si zonele de dezvoltare; anticiparea reactiilor angajatului si raspunsurile (folosirea unui raport cu incidente critice este de ajutor in cazul in care angajatul nu este de acord cu feedback-ul primit); trimiterea evaluarii in avans angajatului evaluat (maxim 30 de minute inainte de discutie)

• Inceperea discutiei este similara cu cea din cadrul unui interviu clasic, stabilirea raportului, un scurt overview al evaluarii, detalierea punctelor importante (asigura-te ca angajatul le-a inteles si e de acord cu ele), inchiderea discutiei prin stabilirea pasilor urmatori (coaching/development sessions, frecventa, durata, formal sau informal)

• Relatia pe care managerul o are cu angajatul dicteaza rezultatele discutiei. Evaluarea nu trebuie sa fie o surpriza pentru angajat si aceasta discutie ar trebui sa fie doar o formalizare a sesiunilor avute in timpul anului.

Prezentarea feedback-ului - Sesiunea de evaluare


16

04/10/2023

• Pregatirea sesiunii: revizuiteste ariile de dezvoltare si pregateste obiective in conformitate cu acestea; cere angajatului sa vina pregatit la aceasta sesiune cu obiective proprii de dezvoltare; limiteaza nr. obiectivelor de dezvoltare (2-4) pentru a permite persoanei sa se concentreze asupra acestora

• Conducerea discutiei dezvoltare: obtinerea unui acord asupra obiectivelor de dezvoltare; clarificarea acestora pentru ca angajatul sa inteleaga exact de are de facut pentru a se imbunatati

• Follow up periodic pentru urmarirea progresului care sa contina si incurajari pentru progresul observat de la ultima sesiune

Follow up - Sesiunea de dezvoltare


17

04/10/2023

Renuntarea la procesul de MP• In majoritatea cazurilor acest proces este facut prost, reprezinta o

evaluare a managerului despre greselile angajatilor, ocupa foarte mult timp si conduce la demotivarea angajatilor

• Este un proces valoros numai daca este facut bine – “Do it well or don’t do it at all”

Monitorizarea electronica a performantei (sisteme de supraveghere non umane (tool-uri de monitorizare instalate pe computere sau camera de luat vederi)• Cresc productivitatea• Creste nivelul de stres care conduce la scaderea productivitatii si la

cresterea fluctuatiei de personal. Sunt si riscuri la nivel legislativ (dreptul la intimitate) cat si discutii privind etica acestei metode

Trenduri in MP


18

04/10/2023

Managementul performantei bazat pe competente/abilitati si nu pe skill-uri invatate

• Evalueaza seturi mari de capacitati si cunostinte care utilizate corect, pot imbunatati in mod semnificativ productivitatea organizationala intr-o masura mult mai mare decat efectuarea unor sarcini singulare folosind un set de aptitudini existente

• Munca se schimba rapid in ultimii ani iar organizatiile trebuie sa isi adapteze sistemele de evaluare a performantei (de la locuri de munca cu o singura calificare la locuri de muncă cu mai multe calificari, de la taskuri repetitive care au fost simplificare cu ajutorul technologiei sau exernalizate la problem-solving, de la munca individuala la munca de echipa)

Trenduri in MP


19

04/10/2023

Q&A

04/10/2023

1. Construiti o scala de evaluare

2. Formulati intrebari pentru stabilirea unor competente la care ati putea folosi raspunsuri bazate pe o scala

3. Structurati o evaluare narativa

4. In afara unei evaluari anuale a angajatului ce altceva ai face ca sa masori performanta angajatilor? De ce ai ales aceasta/aceste variante?

5. Ce alte solutii cunosti pentru a corecta dezavantajele proceselor de MP?

Exercitii


21

04/10/2023

Date post:	18-Dec-2014
Category:	Recruiting & HR
Upload:	mihaela-nedelcu
View:	178 times
Download:	0 times

Peformance management

Recruiting & HR