Managementul timpului

Managementul TimpuluiGabriel Moldovan

Moldovan Gabriel, RRVBIUM hr

Acest material poate fi distribuit liber, cu condiia ca s se pstreze integritatea acestuia. n cazul n care se dorete publicarea lui pe pri sau ca ntreg se va cere consimmntul autorului la adresa [email protected]. Un rspuns va fi furnizat n maxim 2 zile lucrtoare.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 2 :::


N LOC DE INTRODUCEREZilele acestea stteam pe o banc ntr-un parc din Sibiu. Pe lng mine a trecut o mmic cu un copil de mn. Copilul a ntrebat ceva. Am auzit doar raspunsul mamei: -E trziu pui, foarte tarziu! Suntem n criz de timp deja! -Mami... dar unde se duce timpul? a ntrebat copilul cu mirare n ochii lui mari.

Numele meu este Moldovan Gabriel. n prezent sunt director executiv la RRVBIUM hr. Povestea de mai sus fcea introducerea primului numr din Unelte Pentru Schimbare la data de 26 Iunie 2006. De atunci i pn n prezent (18 Octombrie 2006), cu o apariie sptmnal -UPS (Unelte Pentru Schimbare) a ajuns la numrul 17 i 1076 de abonai. Prima tem abordat a fost Managementul Timpului, care face obiectul materialului de fa. De atunci am mai abordat tema negocierii i am nceput un e-curs de mbuntire a abilitilor de prezentare. Arhivele sunt publice i pot fi vizualizate AICI. La finalul fiecarui mail exist i varianta PDF a acestuia, cu diacritice i imagini. n cazul n care nu eti deja abonat la UPS, poi s te abonezi AICI, sau s trimii un mail cu subiectul ABONAMENT la [email protected]. n cazul n care doreti s renuni, este suficient s trimii un e-mail cu subiectul RENUN la aceai adres, dei pot s-i spun c pn acum au fost doar 11 persoane care au renunat. i doresc s gseti informaii utile n continuare. Dezvoltare armonioas!

mi amintesc c am citit undeva, nu mai tiu unde, c prin anii 50 datorit evoluiei tiinifice, att munca la domiciliu ct i la bijou, sau uzin devenise incredibil de mecanizat. Revoluia elecronic era la nceput i oferea indicii c schimbri i mai mari aveau s zguduie lumea. Futurologii au fcut o previziune ndrznea: pn la sfritul anului 2000, omul de rnd va lucra doar 20 - 30 de ore pe sptmn. i n aceast situaie umanitatea se va confrunta cu att de mult timp liber, nct nu va ti ce s fac cu el. Frumoas viziune, nu-i aa? Timpul ne-a artat ns c acei futurologi s-au nelat, automatizarile i elecronicele nrobindune i mai mult, forndu-ne s lucrm la viteza lor i nicidecum s ne ofere libertatea.

(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 3 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanMajoritatea din noi lucrm ncepnd de la 40 de ore saptmnal, nicidecum mai puin. Iar timpul liber trece pe lnga noi fr s-l contientizm mcar. Unde se duce timpul? m-am ntrebat i eu n final. i acolo, pe bncua din parcul Cetaii din Sibiu m-am gndit cum pot s am mai mult timp, sau n alte cuvinte: cum pot s dezvolt abiliti de managment al timpului. Dup ceva munc de cercetare am reuit s realizez un ghid practic, pe care acum vreau s-l pun la dispoziia ta prin intermediul Unelte Pentru Schimbare. Poate n felul acesta vor fi mai muli oameni care s stea pe o bncua undeva (sunt atat de multe bncue) i s se gndeasc i la altceva n afar de rapoarte de evaluare, strategii de marketing, etc, etc,etc. S se regseasc n gndurile LUI sau EI i planuri de viitor, nu numai problemele prezentului. i o speran personal: s fie mai multe mmici care s aib tot timpul din lume cnd se plimb cu puiul lor.

n cadrul acestui e-curs tu vei gasi o formul de managment al timpului structurat n 10 pai. Aceasta i va permite s i stabileti strategii de eficientizare personal, care s te ajute n atingerea obiectivelor tale. Formula se aplic n orice domeniu al activitii tale, att acas ct i la birou. Structura leciilor este urmatoarea: Valoarea Timpului sau cum m relaionez cu Timpul. Timpul meu. Cateva mituri despre utilizarea lui. Organizarea activitailor. Sistemul ABC. Amnarea. Houl de timp. Modele de management al timpului. Cum s deleg eficient? Inva sa spun NU. Arta anticiprii. Scurgerile de timp. Unelte pentru Managementul Timpului.

CEVA LA CARE S TE GNDETI PN DATA VIITOAREImagineaz-i c ai un cont la o banc. n fiecare diminea, banca te crediteaza cu 86,4 RON. ns la finalul zilei toi bani pe care nu reueti s-i cheltui vor fi teri din contul tau. Ce vei face n aceast situaie? Vei incerca s cheltui fiecare ban, n fiecare zi, pana la ora 00.00. i asta doar n cazul n care eti detept/deteapt- vei incerca cumva s investeti ceva din aceti bani pentru ziua urmtoare. Cum i se pare aceast idee? Ce ai spune dac a afirma c o banc asemnatoare chiar exist. Ce ai spune dac i-a spune ca att eu, ct i tu suntem creditai de ea? Banca se numete TIMP. n fiecare dimineaa suntem creditai cu 86,400 secunde. n fiecare noapte, acestea se terg din cont. Se contabilizeaz ca pierdere, fiecare secunda pe care nu am reuit sa o folosim n(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 4 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanavantajul nostru. Nu se reporteaz nici o balan. Regula e simpl: dac nu reueti s utilizezi la maxim depozitul zilnic, vei pierde ceea ce nu foloseti. Fiecare din noi are acelai numr de secunde s le folosim aa cum credem noi c e mai bine, dar nu toi le folosim la fel de avantajos sau investim la fel de inteligent. Ceasul ticaie...


::: 5 :::

Managementul Timpului3 4 8 9 10 10 10 11 12 13 13 14 15 15 17 18 19 19 20 22 23 23 24 24 24 24 25 25 25 26 26 27 27 27 27 28 28 28 29 31 31 31 32 32 N LOC DE INTRODUCERE CEVA LA CARE S TE GNDETI PN DATA VIITOARE 1. CUM M RELAIONEZ CU TIMPUL 1.1. PRIMUL PAS 1. 2. AL DOILEA PAS 1. 3. CUM M RELAIONEZ CU TIMPUL? 1. 3. 1. CUM POT FI INTERPRETATE ALEGERILE FCUTE DE TINE? 1. 4. CUM I PETRECI TIMPUL? 2. TIMPUL MEU. 4 MITURI DESPRE UTILIZAREA LUI 2. 1. PRIMUL MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI

CUPRINSGabriel Moldovan

NU ESTE DECT O MANIFESTARE A COMPORTAMENTULUI OBSESIV 2. 1. 1. ETI UN PERFECIONIST? 2. 2. AL DOILEA MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI UCIDE SPONTANEITATEA I BUCURIA 2. 3. AL TREILEA MIT: E POSIBIL CA EU S REUESC S M ORGANIZEZ, DAR COMPANIA N CARE LUCREZ NU SE VA ORGANIZA NICIODAT. 2. 4. AL PATRULEA MIT: EXIST DOAR O SINGURA METOD DE MANAGEMENT AL TIMPULUI

3. ORGANIZAREA ACTIVITILOR. 4 MODELE DE STABILIRE A OBIECTIVELOR. 3. 1. SISTEMUL ABC 3. 2. SISTEMUL DE INDEX CARD-URI 3. 3. SISTEMUL DE INVENTARIERE 3. 4. FORMULA 80/20 4. AMNAREA SAU HOUL TIMPULUI. 4. 1. CE SE AFL N SPATELE ACESTUI PROCES? 4. 1 . 1. FORE INTERNE 4. 1 . 2. FORE EXTERNE 4. 1 . 3. MANAGEMENTUL FORELOR 4. 2. DE CE AMNM? 4. 3. LA CE SE REFER AMNAREA DE FAPT? 4. 4. CEI OPT FACTORI 4. 4. 1. SARCINA ARAT TARE NEPLCUT. 4. 4. 2. SARCINA PARE COPLEITOARE. 4. 4. 3. SARCINA ESTE NECLAR SAU NEPREVZUT. SOLUIA TQM. 4. 4. 4. OBIECTIVELE SUNT NECLARE. 4. 4. 5. FRICA DE SCHIMBARE. 4. 4. 6. FRICA DE EEC. 4. 4. 7. OBINUIETI S IEI MAI MULT DECT POI DUCE. 4. 4. 8. CREZI C DAI RANDAMENT MAXIM DOAR PE ULTIMA SUT DE METRI. 4. 5. ATEPI DUP ALTCINEVA? 4. 6. ETI UN PERFECIONIST? 4. 7. CONCLUZII 5. MODELE N MANAGEMENTUL TIMPULUI 5. 1. PIETRE 5. 1. 1. STABILIREA OBIECTIVELOR 5. 1. 2. DAR CUM TREBUIE S FIE UN OBIECTIV? 5. 1. 3. NTRERUPERILE FRECVENTE 5. 2. PIETRICELE, NISIP I BERE(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 6 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovan33 33 34 34 36 37 38 38 38 42 43 43 44 45 47 48 49 50 51 52 52 53 54 54 54 55 55 55 57 58 59 60 61 5. 3. GRUPAREA 5. 4.CT ARAT CEASUL TU? 5. 5. CTEVA SUGESTII 5. 6. CONCLUZII 6. DELEGARE EFICIENTA 9. 1. PE CINE POT S DELEG? 9. 2. CE POT S DELEG? 9. 3. DE CE MI ESTE GREU S DELEG? 9. 4. PAII CHEIE N DELEGARE 7. NVA S SPUI NU 7. 1. LA CE POI S SPUI NU 7. 2. CUM S SPUI NU 7. 3. CONCLUZII 8. ARTA DE A ANTICIPA 8. 1. COMUNIC CLAR I VEI REDUCE POSIBILITATEA UNOR ERORI VIITOARE. 8. 2. ACORD O ATENIE SPECIAL TIMPULUI N CARE VORBETI LA TELEFON. 8. 3. CONCLUZII 9. ASTUPAREA SCURGERILOR DE TIMP 9. 1. FACTORUL #1: LUCRURI PUSE AIUREA 9. 2. FACTORUL #2: UITAREA 9. 3. CONCLUZII 10. UNELTE PENTRU MANAGEMENTUL TIMPULUI 10. 1. PATRU NTREBRI ESENIALE 10. 1. 1. CHIAR AM NEVOIE DE ACEST LUCRU? 10. 1. 2. EVALUAREA FUNCIILOR 10. 1. 3. ESTE UOR DE FOLOSIT? 10. 1. 4. CT DE FIABIL E? 10. 2. CONCLUZII ANEXA I - CHESTIONAR ANEXA II - CEI 8 FACTORI CARE FAVORIZEAZA AMANAREA ANEXA III - TQM METODA FLOWCHART FOLOSIT PENTRU GTIREA UNUI PUI ANEXA IV - FORMULAR DE NREGISTRARE A TELEFOANELOR ANEXA V - FORMULAR DE ANALIZ A PRODUSULUI


::: 7 :::


1.

CUM M RELAIONEZ CU TIMPUL?


::: 8 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanEste foarte posibil ca ceea ce am scris n continuare s i se par foarte cunoscut, deoarece este un e-mail care a circulat foarte mult pe internet. Personal, l-am primit de 3 ori. Pentru a nelege valoarea unui an, vorbete cu un student care nu i ia licena; Pentru a nelege valoarea unei luni, vorbete cu mama care a nscut prematur; Pentru a nelege valoarea unei saptmni, vorbete cu un redactor de ziar sptmnal; Pentru a nelege valoarea unei ore, vorbete cu ndrgostiii care ateapt ora ntlnirii; Pentru a nelege valoarea unei secunde, vorbete cu cel ce era la un pas de un accident auto.

nainte de a decide natura schimbrilor pe care vei dori s le faci att n viaa ta profesional ct i n cea personal- vei fi nevoit s nelegi natura alegerilor tale (Majoritatea dintre ele incontiente. Le faci fr s-i dai seama.). Va trebui s-i pui nite ntrebri i s fii foarte sincer cu tine nsui. n final vei avea un tablou al stilului tu de organizare i a modului cum acest stil susine sau determin relaionarea ta cu timpul. La finalul acestei cri electronice gseti exerciiile acestui capitol. Poate doreti ca nainte s trecem la pasul 1 s scoi la imprimant aceste exerciii (este doar o pagin) i s poi s scrii direct pe ea. Printezi pagina 57.

1.1. PRIMUL PASncepe acest pas spre managmentul timpului tu prin a obine o viziune global asupra modelului tu de comportament vis-a-vis de timp. Citete ntrebrile de mai jos i ia n considerare pe cele la care rspunsul tu este DA!. Ai o agend zilnic (tiprit sau electronic) pe care o pori cu tine ctre i de la servici? Faci o copie la fiecare document pe care l semnezi? Ai hri n maina ta? Dac nu ai main, ai ine hri n ea dac ai avea una? Obinuieti s reconfirmi ntlnirile pe care le-ai programat cu ceva timp nainte? Obinuieti ca n situaia n care cineva te-a sunat i nu ai rspuns din diferite cauze, s l suni napoi n maxim 24 de ore? Acas la tine, ai un loc special unde i pui cheile? Pstrezi manualele de la calculator, telefon, televizor, frigider, etc ntr-un loc unde le poi gsi rapid? n acest moment, acas la tine, chiar lng telefon, se gsete un pix i un carneel? La birou exist o or oficial la care oricine te poate gsi acolo? S presupunem c mine e posibil s te mbolnveti, exist cineva care ar putea s preia sarcinile tale la birou cu o eficien rezonabil? Acas, hrtiile personale au o anumit organizare? Dac n seara asta, un bec din candelabrul tu s-ar arde, ai avea alt bec de rezerv s-l schimbi? i iei cu tine materiale de citit atunci cnd mergi s vezi un doctor de exemplu i tii c ntotdeauna trebuie s atepi? Acum, dac ai descoperit cel puin opt ntrebri la care ai rspunde cu un DA ferm, cu siguran ai abiliti solide de management al timpului. Dac ai rspuns afirmativ la 11 sau mai multe, este fantastic... doar dac nu cumva comportamentul tu bine organizat nu este unul obsesiv, dar despre asta vom vorbi n urmtorul capitol. n situaia n care sunt mai


::: 9 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanpuin de opt ntrebri la care ai rspuns cu DA ei bine, se pare c ai ceva munc de fcut.

1. 2. AL DOILEA PASAcum d atenie urmtoarelor ntrebri. Bifeaz-le pe cele la care ai rspunde afirmativ. i iei de lucru acas mai mult de o dat pe sptmn? Rmi la servici peste program mai mult dect de dou ori pe sptmn? Ai avut cheltuieli neprogramate n ultimile 3 luni? Atepti pn n ultimul moment s mergi la dentist atunci cnd tii c ai probleme cu dinii? Sari des peste micul dejun? Este ceva obinuit ca hrtiile cu adrese, numere de telefon, etc, s se adune prin portofelul, geanta, sertarele tale? Uii s suni pe cineva care nu-i place chiar dac este ceva important? Aceste ntrebri vor s surprind anumite obiceiuri adnc-nrdcinate care i afecteaz eficiena stilului tu de via. Poate vei dori s reciteti fiecare ntrebare n parte pentru a gsi nite indicii care s te ajute n munca asupra ta-nsui. Dac ai rspuns afirmativ la cel puin 5 ntrebri, ai nevoie serioas s i reconsideri cteva comportamente i atitudini. Exceptnd situaia n care ai un scor 0 la aceste ntrebri, sunt faete ale vieii tale care trebuiesc mbuntite.

1. 3. CUM M RELAIONEZ CU TIMPUL?Fiecare avem o perspectiv personalizat a timpului, dar majoritatea dintre noi nu suntem contieni deloc c avem sentimente incontiente despre problema timpului. Dup ce citeti cu atenie urmtoarea list, vei alege 5 cuvinte care simi c se aplic cel mai bine la timp. Permite-i puin creativitate n alegerile care le vei face. istovitor oportunitate epuizant ocupat muntos ca o vale energetic ncurctur alb vioi peter ndemnatic descurajant disponibil agitat ceos prietenos relativ pregtit eficient ncordare gol brusc agitaie

1. 3. 1. CUM POT FI INTERPRETATE ALEGERILE FCUTE DE TINE?Dac ai selectat: vale, alb, peter, disponibil, relativ, pregtit, ceos sau gol, vezi timpul ca pe ceva ce trebuie umplut. Lucru care privit dintr-o anumita perspectiv poate fi ceva benefic: probabil nu te afli sub o presiune a timpului. Dar de asemenea poate reprezenta pasivitate referitor la timp, iar tu permindu-le altora s i impun cum s foloseti acest timp. Dac alegerile tale sunt dominate de cuvintele istovitor, epuizant, muntos, ncurctur, descurajant, agitat, ncordare sau brusc vezi timpul ca pe un inamic. Acest lucru este deosebit(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 10 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovande periculos deoarece poate arta faptul c tu eti n prezent suprasolicitat de mediu, de responsabiliti sau simi c timpul te controleaz pe tine. n orice caz, o schimbare este necesar nainte de a putea cu adevrat s-i administrezi timpul. Cuvintele: oportunitate, ocupat, energetic, vioi, ndemnatic, prietenos, eficient, agitaie fac parte din majoritatea alegerilor tale? n acest caz, probabil c eti o persoan care ine cont de timp, care l remodeleaz pentru a se potrivi obiectivelor personale i stilului propriu de via. Acum e posibil s ntrebi: ce se intmpl dac alegerile mele nu au fost majoritar dintr-o categorie au alta? Ca muli ali oameni, tu probabil c ai sentimente mixte legat de timp. Pn la finalizarea acestui e-curs practic, aceste sentimente mixte ar trebui s se schimbe. Este necesar s vezi timpul ca pe un aliat, i nu ca pe un duman.

1. 4. CUM I PETRECI TIMPUL?Te-ai ntrebat vreodat cte ore petreci n faa calculatorului, televizorului sau citind ziarul? Majoritatea dintre noi au o slab eviden a felului cum ne petrecem timpul. Chiar i n situaia n care ai o cunoatere bun a felului cum i petreci timpul, un inventar i-ar fi deosebit de util i te-ar putea chiar surprinde. Un exerciiu util de diagnoz este ca, timp de cteva zile, s ai mereu un carneel cu tine i s-i notezi toate activitile i un timp aproximativ n care le-ai fcut. Ai putea fi tentat s faci acest lucru pentru activitatea ta de la birou, ns exerciiul va fi i mai eficient dac vei include i timpul tu personal. Aceast analiz a alocrii timpului tu ar trebui s includ: Cele dou activiti mnctoare de timp de la BIROU; Cele dou activiti mnctoare de timp din viaa ta PERSONAL; Cele dou activiti cele mai SURPRINZTOARE n ct de MULT timp consum; Cele dou activiti cele mai SURPRINZTOARE n ct de PUIN timp consum; O apreciere sincer a activitii care ar trebui s-i ocupe mai PUIN din timp; O apreciere sincer a activitii care ar trebui s-i ocupe mai MULT din timp. Concluziile pe care tu le vei extrage din exerciiile acestei e-lecii, ar trebui s te ajute s identifici acele zone ale vieii tale personale sau profesionale care ar putea s beneficieze cel mai mult de pe urma schimbrii


::: 11 :::


2.

TIMPUL

MEU.

4 MITURI

DESPRE UTILIZAREA LUI


::: 12 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanBine te-am regsit. nainte de a ncepe a dori s-i mulumesc pentru interesul i timpul acordat acestor lecii. n lecia de azi vom vorbi despre cteva mituri legate de managementul timpului. ... Dac iei o aspirin nainte de a consuma alcool, nu ai s ai ameeli; dac eti rpit de teroriti i dus undeva departe, cum poi s-i dai seama mcar de emisfera n care te afli? Te duci la baie i dac apa se nvrte n sens invers acelor de ceasornic, atunci cnd se scurge te afli n emisfera sudic, dac se nvrte n sensul acelor de ceasornic,- eti n emisfera nordic... Aceste credine au fost repetate att de des nct au ajuns s prind via i considerate ca adevruri. Cu toate acestea, fiecare din ele sunt FALSE. Se ntmpl un lucru fascinant: atunci cnd o credin este repetat iar i iar, tinde spre a deveni credibil, faptic. Asemenea credine exist i n managementul timpului. Acestea pot eroda fundamentul unei viei organizate. Vom parcurge mpreun patru din cele mai neltoare mituri de care e posibil s te loveti atunci cnd vei ncerca s administrezi timpul tu.

2. 1. PRIMUL MIT: MANAGEMENTUL TIMPULUI NU ESTE DECT O MANIFESTARE ACOMPORTAMENTULUI OBSESIVO definiie simplificat, cu care majoritatea oamenilor sunt de acord, calific obsesia ca fiind o preocupare excesiv pentru ceva-. Un psiholog ar fi ceva mai precis. n concepia lui, obsesia este persistent i de multe ori are un caracter iraional care erupe n cmpul contiinei, fiind foarte greu de alungat din minte. Cteva exemple uoare, dar tipice, de obsesie: o melodie pe care o tot auzi n capul tu i pe care o fredonezi; teama c s-ar putea s fi uitat ua deschis sau lumina aprins; teama c ai uitat ceva acas cnd trebuie s pleci n concediu. Atunci cnd o obsesie determin aciuni de multe ori ciudate i puin sau deloc valorice psihologii numesc acest fenomen compulsie. Explicaia dat este faptul c acest comportament obsesiv-compulsiv reprezint o modalitate indirect de a rezolva o anxietate sau o dorin reprimat. Un exemplu de comportament obsesiv-compulsiv poi vedea n show-ul TV: Desperate Housewifes (Neveste disperate) unde personajul Bree Van De Kamp, e foarte preocupat ca obiectele s fie n ordine (ca i n viaa personal de altfel). Un alt exemplu este cunoscuta Lady Macbeth a lui Shakespeare care i spal compulsiv minile pentru a scpa de vin (simbolic vorbind). Aceste comportamente sunt cel mai adesea ancorate n timp. Unele din ele sunt nevinovate, cu toate c sunt generatoare de stres nedorit. De exemplu: chiar este necesar s tii dac poi ajunge undeva cu 30 de secunde mai repede, alegnd o rut alternativ? Sau chiar este necesar s-i faci ordine pe birou mereu, de teama haosului care s-ar putea crea?

2. 1. 1. ETI UN PERFECIONIST?Una din cele mai cunoscute forme de comportament obsesiv, i care poate interfera cu adevrata eficien este perfecionismul. Managmentul timpului reprezint mai curnd o serie de decizii, alegeri reprezint o abilitate de a diferenia ntre ceea ce tu vrei s faci i ceea ce trebuie s faci. O bun organizare cere evaluarea prioritilor, iar prioritile ne aduc aminte c timpul cu adevrat ne limiteaz aciunile. A face un lucru bine este mult mai important dect a-l face perfect. La urma urmei, iluzia c putem face ceva perfect, pe majoritatea ne impiedic s mai facem acel ceva.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 13 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanO formul prin care poi depi o form uoar de comportament obsesiv-compulsiv poate fi reprezentat prin cei ase R sau 6R dac i e mai uor s o reii. Ridic n sfera contientului comportamentul obsesiv. Contientizeaz-l, ncearc s-i dai seama cnd el se manifest. Recunoate c i aduce mai mult stres dect s i creasc eficiena. Rezolv problema lui, lsndu-l n pace. ncearc s te detaezi de el din moment ce oricum acesta este neproductiv. Realizeaz c nu va fi sfritul lumii dac vei scpa de el. Reumple locul lui cu alt comportament mai puin stresant, dar mcar la fel de eficient ca cel nlocuit, dac nu mai eficient. Repet noul comportament pn cnd devine neutru, relaxant i acceptat. Fiecare experimentm la un moment sau altul n via asemenea comportamente. Cteva alte exemple pot fi reprezentate de: Oameni care se simt vinovai dac nu fac nimic productiv in week-end. Oameni care rmn la servici dup orele normale de munc, mai mult de o dat pe sptmn. O persoan care ncearc s ajung la fix la ntlniri, nici o secund n plus sau n minus. i ultimul exemplu: imagineaz-i un agent de asigurri, obsesiv, care dimineaa se uit n agenda sa i acolo vede c azi trebuie s se ntlneasc cu 5 oameni. Acum agentul va vrea s tie care este cea mai eficient soluie la ordinea persoanelor cu care se va ntlni. Acum dac matematica mea e corect ar trebui s fie cam 120 combinaii posibile. n calcul nu am inut seama de vreme, de personalitea oamenilor cu care se va intlni, de distan, etc. Aa c nu uita: caut soluia cea mai bun, nu soluia perfect! Mai multe informaii despre OCD ( Obsessive-Compulsive Disorder ) putei gsi la http://en.wikipedia.org/wiki/Obsessive-compulsive_disorder.

DOILEA MIT: SPONTANEITATEA I BUCURIA

2.

2.

AL

MANAGEMENTUL

TIMPULUI

UCIDE

Discuia precedent ar trebui s te ajute s vezi halo-ul acestui mit. Oameni care sunt bine organizai au suficient timp penntru plcerile vieii. Sunt contieni c anumite lucruri sunt necesar a fi fcute, n timp ce altele nu sunt o prioritate. De cealalt parte, persoanele care nu tiu s-i organizeze timpul, din cauza dezordinii, stresului i a prioritilor neclare pierd toat distracia, momentele de spontaneitate i bucurie. Este adevrat c uneori cele mai productive idei ne vin n momente de joc sau spontaneitate. Cei ce au un control ferm al propriului timp sunt capabili s recunoasc bucuria ce decurge dintr-un moment spontan. i sunt capabili s recunoasc o oportunitate neanticipat atunci cnd vd una. Dac acum, privind n urm la ultima lun, nu ai realizat cel puin dou activiti care ie ie i fac mare plcere, ai nevoie s nvei s fii mai organizat pentru a putea face acest lucru, cu regularitate, pe viitor. Studiile arat c persoanele care eueaz n a gsi ci de a profita de plceriile vieii se dovedesc a fi mai puin eficiente n mediul de munc. Acelai lucru este(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 14 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanvalabil i n cazul muncii asupra ta nsui. Este important s reueti, pe lng obiectivele relaionate cu munca, s atingi obiectivele de a face ceea ce-i place i te simi motivat s faci. Consider c sunt multe cazuri n care oamenii fac o munc pentru care nu sunt temperamental sau personal potrivii. Medici sau avocai care fac aceast munc nu din plcere, ci pentru bani sau pentru c prinii lor aa i-au ncurajat. Un bun management al timpului ar trebui s includ realizarea obiectivelor relaionate cu munca, a obiectivelor care i aduc satisfacie i care includ activiti pe care le gseti stimulative. Productivitatea nu este numai o chestiune de munc susinut i timp ci implic i o anumit implicare n munc. Suntem cel mai productivi atunci cnd ne face plcere ceea ce facem, avem ncredere c putem duce la bun sfrit sarcina, atunci cnd putem reaciona spontan la noi oportuniti i nu ne lsm distrai de gndul c am putea face altceva n acest timp.

2. 3. AL TREILEA MIT: E POSIBIL CA EU S REUESC S M ORGANIZEZ, DAR COMPANIA N CARE LUCREZ NU SE VA ORGANIZA NICIODAT.Este adevrat c prin mrimea sa o organizaie ncurajeaz ineria. Din moment ce vezi lucrurile din interior, orice dereglare este supraevaluat i de o importan sporit. n aceste condiii este normal ca disfunciile din jur s afecteze calitatea muncii tale. Soluia este s preiei controlul. Cteva variante de a prelua controlul pot fi: Dac nu poi s lucrezi deoarece tot timpul cineva se gsete s te ntrerup -f un aranjament cu colegii ti ca s nu te deranjeze ntre 9 i 11 de exemplu, dect n caz de urgen. Dac experimentezi probleme atunci cnd trebuie s faci o sarcin n echip de exemplu, dac ceilali colegi au probleme cu respectarea termenelor limit, ajut-i s mpart munca pe buci mai mici, fiecare cu propriul termen-limit. Unii oameni lucreaz mai uor dac pot s se concentreze asupra unui copac o dat, dect asupra ntregii pduri. Se nelege c unele situaii vor fi dincolo de orice control din partea ta, orice ai face. Companiile au diferite tipuri de cultur. Dac stilul tu de munc deviaz de la linia general a stilului de munc specific companiei, ai dou soluii: te adaptezi, sau i caui o companie mai pe stilul tu. Amintete-i, ntotdeuna este posibil s fii o insul de calm ntr-un ocean de confuzie, dac i propui s preiei controlul mcar asupra zonei tale de responsabilitate.

PATRULEA MIT: TIMPULUI

2. 4. AL

EXIST

DOAR O SINGURA METOD DE MANAGEMENT AL

Fiecare suntem unici. Obiectivul tu este s ajungi la un stil de management al timpului care i se potrivete. Unele strategii au aplicabilitate universal ( cum ar fi stabilirea prioritilor, planificarea, delegarea ), n timp ce altele necesit o abordare adaptat stilului individual.


::: 15 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanDe exemplu, poi s ncepi s lucrezi la un proiect iar la finalizarea lui s treci la altul: munceti n stil linear. Sau poate i place s faci ambele proiecte n acelai timp: ceea ce nseamn c ai un stil de munc holistic, global. De asemenea poi s fii un alergtor: stilul tu de munc te ajut s ajungi la rezultate mari n timp scurt, dar cu momente de inactivitate n care s-i rencarci bateriile. Sau poi s fii un alpinist: arderea ta este mai puin spectaculoas, dar ajungi la aceleai rezultate mari la finalul zilei. Concluzia? ncearc s-i adaptezi stilul de time-management la particularitile tale psihologice i fiziologice. Chiar dac e mai simplu de spus acest lucru dect de fcut, simpla recunoaere a individualitii tale i a faptului c nu exist mereu nite principii ale time-managementului sculptate n piatr i poate ajuta tranziia ctre o performan mai eficient, productiv i fr stres. Ca i celelalte mituri despre managementul timpului, credina c un stil sau metod de timemanagement se potrivete tuturor este auto-descurajant. Pe de alt parte, acceptarea faptului c e posibil s administrezi timpul tu nu dup un tipar standard ci prin prisma stilului tu individual i poate oferi libertatea de a gsi bucurie n construirea unei viei organizate i depirea barierelor care te-ar mpiedica s dezvoli abiliti de management al timpului.


::: 16 :::


3.

ORGANIZAREA 4 MODELE

ACTIVITILOR. DE STABILIRE A OBIECTIVELOR.


::: 17 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovann lecia de azi, mpreun vom examina stabilirea prioritilor n toate formele sale: termen scurt, termen ndelungat, personal, profesional, etc. Aceste forme te vor ghida ctre gsirea unor noi posibiliti. Poi alege din 4 modele de stabilire a prioritilor. Obiectivul? Gsirea unui proces de ierarhizare potrivit stilului i dispoziiei tale.Adevratul timp este un punct care se numete "acum", nepat de o infinitate de drepte care se numesc alegeri n via. spune Ioan Gyuri Pascu n cartea In cautarea armoniei, sau Este un timp pentru a merge la pescuit si un timp pentru a usca navodul. (proverb chinez). Cine l-a vazut pe mine? Ce osteneala este aceea de a sapa o fntna cnd arde casa? (Bhartrhari)

Aplicarea acestor maxime sau proverbe la managementul timpului este ct se poate de evident. Dac iei lucrurile ntr-o ordine logic, cu siguran vei asigura succesul i rezultate vizibile eforturilor tale.

3. 1. SISTEMUL ABCAcest sistem este printele strategiilor de stabilire a prioritilor. Sistemul ABC, spune c, n mare, toate sarcinile pot, i trebuie, s primeasc o valoare A, B sau C. Tradus, acest enun indic: prioritatea de valoare A este cea care trebuie realizat, i acest lucru ct mai urgent. Atunci cnd aceasta este finalizat, poate conduce ctre rezultate remarcabile. Lsat deoparte, poate genera consecine neplcute sau chiar dezastruoase. Cuvntul cheie al unei priorite de tip A este urgena. prioritile de valoare B sunt cele care ar trebui fcute curnd. Nu la fel de presante ca prioritile A, dar importante i ele. Pot fi puse pe ateptare dar nu pentru prea mult timp, deoarece ntr-un timp scurt pot ajunge la valoare A. categoria C cuprinde acele prioriti care pot fi lsate deoparte far a se crea consecine periculoase. Unele prioriti pot s rmn n aceast categorie aproape nelimitat. Cele care sunt legate de o anumit dat calendaristic undeva n viitor se vor ridica n cele din urm la nivel B sau A, n funcie de data limit care se apropie. mai este o categorie, categoria D, de care poi sau nu s i cont. Aceasta se refer la acele lucruri care teoretic, nu sunt neaprat necesar a fi realizate. Acestea foarte rar sunt ancorate undeva n timp, ca i dat limit de realizare. Ar fi dragu s fie ndeplinite dar, ntr-un mod realist, pot fi ignorate total, fra efecte severe sau observabile. Totui ntr-un mod ciudat atunci cand sunt realizate (atunci cnd nu ai nimic mai bun de fcut) i pot aduce beneficii neateptate. Exemplu: citeti aceast e-lecie pe care ai amnat-o pe mai trziu din cauza agendei tale superncrcate i i dai seama c tocmai ai descoperit o metod prin care poi s fi mai eficient... ;) Personal, consider c avantajul acestui sistem este c te ajut s elimini o oarecare ncrctur afectiv pe care o atribui sarcinilor de realizat. Exemplu: poate ultimul lucru pe care vrei s-l faci n seara asta este un raport de evaluare sau plan de vnzri dar atribuindu-i o prioritate nivel A (n condiiile n care tu trebuie s-l predai mine), realizezi poate pasul necesar care s te ajute s te ndeprteze de senzaia de disconfort atribuit raportului sau planului care trebuie facut. Ca s recapitulm, literele atribuite sarcinilor nseamn: prioritate A urgente, critice.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 18 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanprioritate B importante, dar puin mai lejere din punctul de vedere al presiunii exercitate de timp, cum e n cazul A prioritate C fr presiunea timpului, nc... prioritate D opionale, drgue, dar fr presiunea timpului EXERCIIU: Aplicnd pe propria persoan acest model, chiar acum n timp ce citeti, poi s i clarifici mai bine principiul de funcionare al metodei. F o list, s zicem cu 10 lucruri pe care n mod ideal i-ar place ca mine s le realizezi (presupunnd c mine este o zi normal de munc). Acum selecteaz din aceast list patru lucruri care chiar intenionezi s le faci, aranjndu-le n ordinea importanei. Primele dou vor avea prioritate A, urmtoarele -prioritate B. Acum din lista de 10 fcut, mai alege dou lucruri, care probabil te vor preocupa mine dar le vei putea lsa deoparte dac va fi necesar. Acestea sunt sarcini de tip C. Cele patru lucruri rmase pe list sunt cel mai probabil aciuni D: ar fi frumos de fcut dar nu sunt presante. Ai putea s le faci mine dac nu vei avea nimic mai bun de fcut sau te vei simi motivat/ sau ambiionat/. Cteva sugestii care i pot uura activitatea de stabilire a prioritilor: atribuie fiecrei activiti din organizerul sau agenda ta o valoare (A,B,C,D). Procednd astfel, i va fi mult mai uor s-i organizezi ordinea sarcinilor, ntlnirilor sau a altor lucruri notate. realizeaz o list de fcut asta i asta n ordine aleatorie, cum i vine n minte. Apoi cnd termini, acord un nivel de prioritate fiecrei activiti. Aceast list ar trebui s te ajute n organizarea timpului tu. poi sa pui pe biroul tu trei (sau patru) boluri sau pahare (cum sunt cele pentru pixuri). Pe ele notezi: A, B, C, D. Apoi fiecare proiect, dup ce-l scrii pe un bileel, l pui n bolul A, B, C, sau D n funcie de prioritate. Apoi n fiecare diminea uit-te in bolul A i B, mut din B n A dac este necesar; n fiecare Luni dimineaa verific i bolurile C i D s vezi dac sunt sarcini care trebuie mutate. Ideal ar fi s nu te limitezi numai la mutat. ;)

3. 2. SISTEMUL DE INDEX CARD-URIDac preferi o variant mai umanist de sistem care s te ajute s pui n ordine sarcinile care trebuie s le faci, poi ncerca aceast variant derivat din sistemul ABC. Scrie fiecare sarcin de realizat pe un bileel autoadeziv. Lipete aceste bileele pe o suprafa uor de vazut, n ordinea importanei sau a termenului limit. Avantajul major al acestui sistem de prioritizare este faptul c poate permite unei ntregi echipe s stabileasc prioritile, deoarece un grup de oameni pot s vad i s manipuleze bileelele cu sarcini. Alt avantaj, mult mai important, este faptul c-i permite s cuprinzi dintr-o privire, exact urmtoarea sarcin necesar a fi realizat. Astfel economiseti puin din timpul tu preios, fr a mai cuta liste prin sertare.

3. 3. SISTEMUL DE INVENTARIEREO alt variaie a sistemului ABC, sistemul de inventariere are ca esen orientarea pe rezultate. Teoria care st la baza sa spune c nvei cel mai mult prin evaluarea felului n care ai facut fa sarcinilor de peste zi, apoi aplicnd ceea ce ai nvat la comportamentul din ziua(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 19 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanurmtoare. Argumentul de baz este c analiza post-activitate reprezint o modalitate mult mai realist, cu impact asupra modificrii comportamentale, i o abordare orientatat pe feedback n aciuniile de zi cu zi, fa de sistemul ABC, care se axeaz doar pe evaluarea sarcinii. Evaluarea productivitii relative a fiecrei zile este esena acestui sistem. Este important s stabileti de la nceput ceea ce doreti s realizezi, apoi s compari cu ce ai realizat pn acum, pentru a obine o idee despre ct succes ai folosind metodele curente i ce mbuntiri poi realiza . n timp ce aceast metod nu este prin esena sa o msur de economie a timpului, poate genera schimbri comportamentale care te pot ajuta n economia timpului.

3. 4. FORMULA 80/20Se pare c anumite numere (cum ar fi pi) i forme (cum ar fi hexagonul i spirala) se repet n natur. Acestea par oarecum s stea la baza construciei ntregii realiti fizice, rmnnd de neptruns chiar i pentru oamenii de tiin i matematicieni. Managementul timpului, de asemenea are formulele sale misterioase, cum este Formula 80/20, cunoscut i sub Principiul lui Pareto. Acest principiu pornete de la generalizarea c n orice grup de itemi, 80% din valoare deriv din doar 20% din respectivii itemi. De exemplu dac vei cumpra un calculator care are o list cu 20 de avantaje, e posibil ca 80% din satisfacia ta s derive doar din patru avantaje pe care le are calculatorul. Vilfredo Pareto, un economist italian a observat n 1906 c 20% din italieni deineau 80% din bogia naiunii. n timp, acest raport s-a aplicat n diferite situaii, devenind o regul de aproximare. Cum se traduce aceast regul n termeni reali? Mai jos gseti cteva exemple familiare dar concrete despre cum acioneaz principiul lui Pareto. 20% din corespondena primit reprezint 80% din valoarea corespondenei per ansamblu, restul teoretic este inutil; 80% din vnzrile unei companii sunt realizate doar ctre 20% din clieni; 80% din hainele purtate frecvent de tine reprezint doar 20 % din totalul garderobei tale; 80% din avantajele unui obiect casnic deriv doar din 20% din funciile sale. Interesant, nu-i aa? Acest principiu ofer o unealt pentru schimbare formidabil. Gndete-te c eful tu va considera valoros n proporie de 80% doar 20% din raportul pe care i l-ai dat. Sau: n activitatea de vnzri, succesul tu se bazeaz n proporie de 80% doar pe 20% din totalul de clieni. i mai aduci aminte Epoca de aur? Prinii ti puteau alege din 3 posturi de televiziune: TVR 1, TVR 2 dac locuiai n Bucureti i televiziunea bulgar, maghiar sau sovietic dup caz. Corespondena era motiv de srbtoare. Acum, dac nu ar exista telecomand, s-ar uza butoanele de la TV. Iar pota se umple frecvent cu reclame. Principiul lui Pareto atingea puini oameni n acea vreme, dar azi... 50,000 cri sunt publicate anual n SUA. canalele standart oferite de televiziunea prin cablu ajung pn la 100, iar cu echipamente adiionale (antena parabolic) se poate ajunge uor pn la 500(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 20 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanprograme. o statistic spune c probabil petreci 8 luni din via scriind i citind coresponden. A devenit aproape imposibil s administrm ntrega cantitate de informaie care se revars asupra noastr. Pentru a face fa a devenit important s fim selectivi. Trebuie s se concentreze asupra acelui procent de 20% care deine 80% din valoare i s respingem restul. Acest principiu al lui Pareto poate fi aplicat n variate segmente ale activitii. Reine doar c 80% din eficiena ta la servici probabil deriv doar din 20% din munca depus. Cunoaterea acestui principiu te poate ajuta s evaluezi i s te autoevaluezi astfel nct s i fie uor s mbunteti aceste procente i s devi mai productiv n orice ai face. i sunt utile aceste informaii? Atept rspunsul tu i orice sugestie pe adresa obinuit: [email protected]. i mulumesc pentru rbdarea i timpul tu n parcurgerea leciei de azi.


::: 21 :::


4.

AMNAREA SAU TIMPULUI.

HOUL


::: 22 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovann lecia de azi, vom studia mpreun procesul amnrii. De asemenea vom examina cteva strategii prin care poi combate acest comportament. Sunt convins c i tu cunoti cteva astfel de strategii. Vrei s mi le mprteti? Atept un e-mail de la tine la [email protected]. i mulumesc anticipat. La captul acestui material ( Anexa II, pagina 58 ) gseti o plan cu cei 8 factori care stau la baza amnrii. nainte de a trece mai departe poate vei gsi util s o scoi la imprimant. i va folosi n exerciiile practice ale acestui capitol.Amnarea este asasinul oportunitii. (Victor Kiam) Amnarea este arta de a ine pasul cu ziua de ieri. (Don Marquis)

Amnarea unui lucru... Cu toii facem aceasta, lsm lucrurile pe ultima sut de metri i ne promitem c data viitoare va fi altfel. Istoria ns se repet, iar i iar.

4. 1. CE SE AFL N SPATELE ACESTUI PROCES?Amnarea n esena ei poate fi un proces chiar amuzant. Dar cum se ntmpl cu toate lucrurile care sunt luate n glum, la originea lor ascund adevruri ntunecate. Psihologia argumenteaz c la baza amnrii se afl aproape ntotdeauna o fric ascuns, sau conflict, care ne determin s lsm lucrurile pe mai trziu. Cineva poate fi obligat s realizeze nite sarcini, dar un complex de emoii contradictorii i scurtcircuiteaz aciunea. Chiar dac cel ce amn se comport ca i cum teama, ameninarea sau conflictul au disprut, acestea se afl n continuare acolo att n mediul nconjurtor ct i n incontientul individului, de unde genereaz stres, pentru ca n final s se comporte ca un coroziv al succesului. Experii n managementul timpului au identificat 8 cauze tipice ale amnrii ( vezi Anexa II de la pagina 58 ).

4. 1 . 1. FORE INTERNEObservi c patru din cauze ( cele scrise cu rou: frica de schimbare, frica de eec, tendina de a lua mai mult dect poi duce, dependen de randamentul ultimei sute de metri ) au cauze interne, cu rdcini n psihologia noastr. n coal, obinuiai s lai nvatul pe ultimele zile dinaintea testelor? Atunci cnd trebuie s suni o persoan care nu-i place, amni chiar dac este ceva important? Atepi pn ai probleme dentare serioase, nainte de a merge la dentist? Ai avut o cheltuial mare neprogramat n ultimile trei luni? Atepi pn se ivete termenul limit nainte de a ncepe un proiect important? Dac rspunsul tu este DA la oricare din aceste ntrebri, pot exista n felul tu de a fi, tendine de a amna. Pentru a nvinge acest proces al amnrii, trebuie depus o energie considerabil n schimbarea comportamentului. Sun imposibil? Ei bine, nu e. Un numr de strategii dovedite a


::: 23 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanfi practice i eficiente i stau la dispoziie. Acestea te vor ajuta s te schimbi i s faci permanente aceste schimbri.

4. 1 . 2. FORE EXTERNEChiar dac de felul tu, nu obinuieti s amni, mediul n care traieti te poate determina s faci asta. Elementele scrise cu albastru de pe imagine (sarcini neplcute, sarcini copleitoare, sarcini neclare, obiective neclare), i arat cele patru motive externe pentru a amna. Totui asta nu nseamn c motive psihologice nu sunt implicate. Dar sarcinile neplcute, copleitoare sau cu finalitate ambigu, sunt suficiente pentru a face pe oricine s-i doreasc s amne inevitabilul.

4. 1 . 3. MANAGEMENTUL FORELORCauzele interne ale amnrii sunt mai dificil de eliminat dect cele externe, dar odat fcut acest lucru se ajunge la dezvoltarea unor abiliti care te ajut n realizarea oricrei sarcini. Dac amni datorit fricii de schimbare, aceast fric se va reflecta n diferite tipuri de sarcini. Odat nvins aceast fric, vei fi capabil s ncepi o gam de sarcini cu fore noi. n timp ce cauzele interne te pot determina s amni multe tipuri de sarcini, cele externe tind spre o anumit specificitate. Asta nseamn c dac ai nvins o cauz extern (exemplu: un coleg care i bag bee n roate) vei realiza sarcina respectiv, dar victoria ta nu se va reflecta i n alte sarcini pe care va trebui s le realizezi cu colegul tu.

4. 2. DE CE AMNM?Dac te uii cu atenie la Anexa II, (cea cu motivele pentru care amnm) i este uor s identifici o categorie relevant pentru tendinele tale de a amna? Poi s identifici o categorie care simi c este cauza tacticilor tale de amnare? Dac i este uor s discerni care este cauza tipic a amnrii, cel mai probabil eti contient de procesul i cauzele amnrii, n cazul tu; dac i este dificil s identifici cea mai relevant cauz, n cazul tu amnarea poate fi determinat de o reea complex de factori interdependeni. Va fi nevoie de o lupt de durat n care va trebui s dai dovad de hotrre. Vicoria ns e posibil. Dac ai identificat principalii factori ai amnrii ca fiind de natur intern, psihologic, iar cei secundari ca fiind de natur extern, va trebui s caui soluii n adncul tu. Pe de alt parte, dac ai identificat principalii factori ai amnrii ca fiind factori externi, atunci trebuie s faci tot posibilul s remodelezi mediul n care lucrezi i trieti.

4. 3. LA CE SE REFER AMNAREA DE FAPT?Pn acum am urmat o linie general n e-lecia noastr. Vom ncerca s fim mai specifici. Ce lucru l-ai pus deoparte acum ( pentru a-l face mai trziu )? F o list cu sarcinile de serviciu sau personale i obiectivele pe termen lung n cazul crora nu ai fcut nimic. Gndete-te la orice, mic sau mare, pe care ar trebui s-l faci dar nu gseti timp i chef s te apuci de el. Foarte probabil c vei surprins de numrul de lucruri puse pe ateptare care le ai n minte. Lucruri de care ai uitat. O msur foarte interesant folosit de procesul amnrii este uitarea.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 24 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanPrimul pas n combaterea amnrii este s mpingi sarcinile n cmpul contiinei, s nu le lai s fie ngropate n uitare.

4. 4. CEI OPT FACTORIPentru fiecare lucru de pe lista ta, ncearc s identifici care din cele opt cauze majore ale amnrii reflect motivul major pentru care amni. Astfel vei obine nite indicii care i vor permite s ncepi de undeva transformarea ta. Exist cteva strategii care s-au dovedit a fi utile n depirea barierelor, i probabil n a-i permite s ncepi lucrurile mrunte pe care le-ai neglijat.

4. 4. 1. SARCINA

ARAT TARE NEPLCUT. Este aceasta singura i cea mai important cauz pentru care nu finalizezi sarcina de pe lista ta? Dac da, este ceva normal. Aceast cauz este cea mai des ntlnit. i la urma urmei, ce ar putea fi amnat mai uor dect compunerea unui discurs, splarea vaselor sau programarea la dentist?

Exist cinci strategii posibile care te pot ajuta la realizarea sarcinilor neplcute: Realizeaz-o la nceputul zilei. Deseori, dac faci un lucru nainte s ai timp s te gndeti la ct de neplcut este, i va fi mai uor s-l faci. Cu o sear nainte noteaz-i sau pune sarcina de fcut ntr-un loc pe care s nu-l poi rata. De exemplu, aeaz CV-ul pe care trebuie s-l actualizezi m mijlocul biroului. Atunci cnd vei intra n camer i va fi greu s-l evii. Caut pe altcineva s o fac. Amintetei asta: ceea ce ie i se pare neplcut, poate altcuiva i va place. n e-lecia 6 vom studia n detaliu cum s delegi mai eficient. Pentru nceput ns ar fi o idee bun s te gndeti tu la acest aspect. De exemplu sunt multe servicii care fac o treab n locul tu. Bncile pot s plteasc facturile direct din contul tu, pizzeriile pot s livreze comanda la domiciliu, spltoriile i pot spla hainele, etc. Toate acestea i pot salva timpul alocat unor sarcini care i s-ar putea prea neplcute. F o lista cu avantaje / dezavantaje. Aceasta te poate ajuta cu sarcinile grele i neplcute. F o list cu toate avantajele pe care le-ai putea avea din realizarea sarcinii i cu toate dezavantajele care ar putea deriva din realizarea ei. Faptul c vezi totul ordonat pe o hrtie i-ar putea reduce anxietatea. Folosete strategia pojarului. Mai muli experi n managementul timpului recomand urmtoarea strategie: de fiecare dat cnd trebuie s lucrezi cu un document cu care nu vrei s ai de a face, f un semn rou pe el. De ndat ce documentul va ncepe s arate ca un bolnav de pojar vei prinde mesajul. ;)

4. 4. 2. SARCINA PARE COPLEITOARE.Herculean, masiv, gigantic, nesfrit - toi aceti termeni pot fi folosii pentru a descrie raportul pe care trebuie s-l scrii sau ntlnirea pe care trebuie s o planifici. Sarcina nu este neaprat neplcut; de fapt chiar abia atepi s o finalizezi. Dar din pcate este att de vast i copleitoare nct nici nu tii de unde s ncepi. Un exemplu este tracul scriitorului n faa unui proiect vast de roman. i propun 3 strategii: Divide i cucerete. mprirea unui ntreg n piese mici te poate ajuta s faci faa unei sarcini copleitoare. Cum poi s mnnci un elefant? Bucic cu bucic.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 25 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovan Gsete un loc linitit pentru a munci. Exist o camer acas sau la servici unde intr puine persoane? Ascunde-te acolo pentru a face sarcina fr a fi ntrerupt. nchide ua biroului tu i asigur-te c tie toat lumea c nu vrei s fii deranjat. Sau poi s mergi ntr-o vacan de lucru unde s faci ceea ce trebuie ntr-un mediu plcut, nederanjat de nimeni. Folosete momentul. Odat ce te-ai pornit, continu atta timp ct mintea ta este proaspt. Dar atunci cnd gndurile o iau aiurea, oprete-te! Ia-i o pauz!

4. 4. 3. SARCINA ESTE NECLAR SAU NEPREVZUT. SOLUIA TQM.Planurile prost organizate sunt un motiv frecvent pentru amnare. O modalitate util de rezolvare a problemei o gsim ntr-un sistem de control al procesului denumit TQM. Soluia TQM. Pe la sfritul anilor 1940, W. Edwards Deming, un analist de control statistic, a realizat un sistem de mprire n procese cunoscut ca Total Quality Management (TQM). A ncercat s conving cteva corporaii americane s-l aplice pe liniile lor de producie, dar nimeni nu a prut interesat. Dup vizita sa n Japonia ns, oamenii de afaceri locali au adoptat teoriile sale. Muli oameni consider c succesul economic al Japoniei se datoreaz n mare msur lui Deming i sistemului su. Realitatea este ns mult mai complex. Valorile culturale ale Japoniei au o legtur foarte strns cu succesul su economic ~ i cu modul n care sistemul lui Deming a fost implementat. n momentul de fa, n afar de antreprenoriatul japon, armata american i mai multe corporaii americane au fcut o religie din TQM. Dei acest sistem este depit n opinia unora, anumite procese sunt nc deosebit de eficiente. Legat de managementul-timpului, metoda cea mai eficient este reprezentarea grafic a procesului (metoda se numete flowcharting). Folosindu-ne de o plan, fiecare pas este reprezentat grafic pentru vizualizare. Vom avea n final o viziune de ansamblu, o hart a tuturor pailor de realizat. Anexa III i ofer un exemplu de flowchart folosit n cazul prjirii unui pui ( pagina 59 ). n partea de jos gseti legenda simbolurilor folosite. Metoda poate fi aplicat la unele proiecte pe care le-ai notat mai devreme ca aciuni n ateptare. nainte de toate, amintete-i c TQM te poate ajuta s economiseti timpul pe care altfel l-ai fi pierdut ncercnd s iei din detaliile unui proiect complicat. Mai multe despre TQM poi gsi pe internet la http://en.wikipedia.org/wiki/TQM.

4. 4. 4. OBIECTIVELE SUNT NECLARE.Atunci cnd stabileti un obiectiv, fii precis. Reorganizarea spaiului de lucru poate fi insuficient de clar. n ce fel doreti reorganizarea spaiului de lucru? Ce nevoi specifice te determin s-l organizezi? Ai nevoie de o lumin mai bun, sunt lucruri care i ocup prea mult spaiu? Transform-i obiectivele generale n obiective specifice reamintindu-i specific ce face din obiectivul tu, un obiectiv. n anumite situaii, n special n mediul de afaceri, obiectivul nu trebuie s fie numai specific ci i msurabil. A spune Vnzrile noastre vor crete semnificativ este cu un impact mai mic i mai neproductiv dect a spune Obiectivul nostru este s cretem vnzrile cu 14%.


::: 26 :::


4. 4. 5. FRICA DE SCHIMBARE.Cu siguran aceasta este unul din cele mai puternice motive psihologice pentru a amna. Toate fpturile vii sunt subordonate obiceiului. A face ceva n modul n care l-ai fcut ntotdeauna, pare sigur. Fcnd ceva ntr-un fel nou, neateptat poate, poi experimenta sentimente neplcute. Frica de schimbare este o reacie omeneasc, natural. Cu toate acestea ea poate fi i paralizant, ncurajnd amnarea unei sarcini, amnnd schimbri care sunt folositoare i necesare. Dac a devenit un obicei s amni din team de schimbare, urmtoarele soluii ar putea s dea roade n cazul tu: Schimb mediul fizic. Obiceiurile vechi se ataeaz de locurile vechi. ncearc o camer nou, un scaun nou, un birou nou, un orice nou. Vei fi surprins de felul n care o schimbare att de mic poate s i dea fora de a finaliza sarcinile pe care le tot ocoleti. Schimb rutina i modelele de aciune. Pornete pe un alt drum atunci cnd mergi la servici. Acesta este doar un exemplu, dar vei fi uimit de cum te vei simi referitor la o sarcin amnat la locul de munc. Nu f nimic. Pete n casa sau biroul tu, aeaz-te i uit-te la perei. n curnd vei fi att de plictisit nct o schimbare va fi exact ce vei avea nevoie.

4. 4. 6. FRICA DE EEC.Celor mai siguri pe noi, ne este fric de eec ntr-o anumit problem, aa c amnm problema. Uneori pentru toat viaa. Un bun exemplu este vorbitul n public. Cercetrile au artat c oamenilor le este mai fric de vorbitul n public dect de moarte. Truman Capote a spus cndva, Eecul este condimentul care d aroma succesului. Franklin D. Roosevelt remarc: Singurul lucru de care trebuie s ne fie team este teama nsi.

4. 4. 7. OBINUIETI S IEI MAI MULT DECT POI DUCE.Muli sunt att de dedicai, ambiioi sau entuziati nct i iau mai multe sarcini dect pot realiza la munc, acas sau n comunitatea n care triesc. Cauzele pot fi multiple: incapacitatea de a spune NU, o dorin de a plcea sau cel mai probabil un entuziasm crescut pentru via i o gam larg de interese. Nimeni ns nu poate s le fac pe toate cel puin nu toate deodat. Pe viitor, nainte de a te oferi voluntar n asumarea de noi responsabiliti, gndete-te cteva momente la acele responsabiliti pe care i le-ai asumat deja, dar pe care nu le-ai onorat nc. Astfel, poate vei reui s amni asumarea noilor responsabiliti, pn cnd le vei realiza pe cele nefinalizate nc.

4. 4. 8. CREZI C DAI RANDAMENT MAXIM DOAR PE ULTIMA SUT DE METRI.Pentru unii dintre noi, a face ceva n ultimul moment, reprezint o surs de adrenalin care ne ncarc rezervoarele. Este un obicei periculos, deoarece: ansele de a face o greeal cresc sub presiunea timpului. Nu ai timp de a corecta greeli, uneori nu ai timp nici mcar s le descoperi. Exist posibilitatea ca o sarcin nou, neateptat s apar i s-i fure timp din sprintul de ultim moment i s-i afecteze calitatea ambelor sarcini.(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 27 :::


4. 5. ATEPI DUP ALTCINEVA?Un factor extern care ne poate conduce la a amnare este cel de a atepta dup alcineva. Tu ai putea s fii un geniu al managementul-timpului dar eful, soia sau angajatul tu s nu fie. Schimbarea comportamentului altcuiva se dovedete a fi ceva mult mai dificil dect schimbarea comportamentului tu. i ofer cteva idei care s-ar putea s te ajute. Sunt convins c i tu ai cteva, ca urmare te rog s mi le trimii pe adresa obinuit: [email protected]. traseaz date limit realiste de realizare a proiectului. traseaz celor cu care lucrezi, date limit false (nainte de termenul limit real) pentru realizarea proiectului; astfel vor crete ansele ca acesta s fie finalizat la timp. comunic-i nemulumirea referitor la comportamentul celuilalt, dac este nevoie. ncurajeaz-i colegii i partenerii s foloseasc strategiile expuse n aceast lecie, pentru depirea tendinei lor de amnare.

4. 6. ETI UN PERFECIONIST?Folosindu-te de trei ntrebri simple poi s te autoevaluezi dac viziunea ta n privina unui proiect este prea perfecionist: Recompensa ce deriv din finalizarea proiectului este mai mic dect efortul depus? Exist alt cale mai simpl, mai puin mnctoare de timp, n care proiectul poate fi realizat? Sunt alte proiecte pe care le amni sau neglijezi pentru ca acest proiect s ias perfect? Dac rspunsul tu la oricare din aceste ntrebri este DA, probabil c depui mai mult efort n realizarea proiectului dect acesta cere sau merit.

4. 7. CONCLUZIIAmnarea poate fi deosebit de profitabil pentru alii. Mall-urile care au program prelungit de srbtori pentru ntrziai sunt un exemplu concludent. Aadar, dac amnarea este att de des ntlnit nct unii fac afaceri pe baza acestui comportament, este mai mult ca sigur, doar dac tu nu eti un caz special, c toi amnm ntr-un fel sau altul realizarea unor sarcini. Propune-i o recompens la finalizarea sarcinii pe care oricum va trebui s o faci. Poi nva s controlezi aceast tendin comun i n acest fel vei face un pas uria n folosirea mult mai util a timpului tu.


::: 28 :::


5.

MODELE

N MANAGEMENTUL TIMPULUI


::: 29 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanAm ajuns n sfrit i la capitolul 5. Am crezut c nu se mai termin capitolul precedent. n lecia de azi, vom studia mpreun modele n managementul timpului. De asemenea vom aprofunda cteva strategii prin care poi pune n aplicare aceste modele.O anecdot primit pe internet spunea c la un seminar de filosofie, profesorul a intrat n clas cu o plas n mn. Aezndu-se la catedr, a scos din plas un vas din sticl, l-a aezat pe catedr i a ntrebat: -Este acest vas plin? -Nuuuuuu! Au rspuns n cor studenii. Profesorul a scos din plas nite pietre, cam de mrimea unor nuci i a umplut vasul. -Este acest vas plin? a ntrebat profesorul. -Daaaa! Au rspuns n cor studenii mirai. Profesorul nu a spus nimic. A scos din plas nite pietre, cam de mrimea unor jumti de alun i le-a pus n vas. Micnd vasul, pietrele ct o jumtate de alun au umplut spaiile rmase de la pietrele mai mari. -Este acest vas plin? a ntrebat iar profesorul. -Daaaa! Au rspuns n cor studenii. Erau deja curioi. Profesorul a scos din plas nisip, i iar a umplut vasul. -Este acest vas plin? a ntrebat profesorul. -Cu siguran! Au rspuns n cor studenii. Erau i mai curioi. -Aa este, acum acest vas este plin, a confirmat profesorul. Vedei voi, viaa este ca i acest vas. Pietrele sunt lucrurile importante: familia, prietenii; pietricele sunt lucruri care conteaz, ns nu sunt att de importante ca i familia sau prietenii: serviciul, activitile; iar nisipul reprezint lucrurile mrunte care ne umplu viaa: un zmbet, un hobby. Ce am vrut s demonstrez prin acest exerciiu? Din banca a treia se ridic un student slbu. -Faptul c dac vrei, poi s bagi o mulime de chestii ntr-un vas? -Nu, nu acest lucru am vrut s-l pun n eviden. Ci faptul c dac a fi pus de la nceput nisipul, nu mi-ar mai fi ncput pietrele. n via planificarea este deosebit de important. Dac nu pui de la nceput lucrurile mari, nu vei reui s ai o via mplinit, care s le cuprind pe toate. La final, un student mai zurbangiu s-a apropiat de catedr cu o sticl de bere n mn, pe care a turnat-o n vas. Intrase i berea n vas. Apoi respectivul student a remarcat: -Da domprofesor, da orict de plin i-ar fi viaa... mai merge i o bere.

Exist o singur cale de a pune pietrele, pietricelele, nisipul i berea n vas programarea inteligent a sarcinilor. Fiecare avem capacitatea de a identifica care din activitile noastre sunt reprezentate de pietre, pietricele, nisip i bere.


::: 30 :::


5. 1. PIETREOrict de multe ar fi lucrurile pe care dorim s le realizm, precum i ordinea n care le facem, trebuie s inem seama de vas. Nu vei realiza nimic dac nu vei lua n considerare lucrurile mari n primul rnd i apoi pe cele mai mici. n organizarea activitilor unei zile va trebui s te concentrezi prima dat asupra acelor lucruri care se potrivesc n orarul zilei tale. Acest lucru l vom studia n e-lecia de azi.

5. 1. 1. STABILIREA OBIECTIVELORn timpul facultii am ntrebat mai multe persoane care experimentau succesul: care este secretul? Acestea mi-au spus n diferite cuvinte acelai lucru: stabilirea obiectivelor. Cu siguran obiectivele clare ne ajut s ne stabilim ordinea prioritilor. Fr obiective timpul este fr valoare.

5. 1. 2. DAR CUM TREBUIE S FIE UN OBIECTIV?Realizabil. Oamenii de succes i stabilesc obiective care sunt ambiioase dar cu toate acestea sunt i realiste. n acest fel, viaa acestor oameni reprezint un ir de succese. Totui, atunci cnd aceste persoane experimenteaz eecul, acest lucru nu se ntmpl din cauza unei lipse de planificare sau eforturi insuficiente. Orice lucru pe care l ncepem implic variabile care nu pot fi controlate. Pe de alt parte, la extrema cealalt vistorii i stabilesc obiective nerealizabile. Viaa lor este un ir de suiuri i coboruri, de multe ori nefiind n stare s treac de primul obstacol care le iese n cale. Msurabil. Imagineaz-i o curs de maini fr un traseu clar stabilit i fr punct de sosire. Fr reguli. i imaginezi haosul care s-ar crea? Este adevrat c o vreme poate ar fi distractiv s vezi aa ceva, dar apoi? Un obiectiv care nu este msurabil este ca i cursa noastr imaginar de maini. Cum tim c am atins obiectivul? Pentru a ti cnd ai ajuns la linia de sosire trebuie ca aceasta s fie trasat i marcat. Notat pe hrtie. Un obiectiv scris pe hrtie are o putere extraordinar de autoconvingere. Stai cu hrtia n mn, citeti obiectivul i i spui: Oau, dac este scris aici, nseamn c trebuie s fie adevrat. Acesta i asigur o continuitate n prioriti. Flexibil. Obiectivele care nu sunt flexibile cad la cel mai mic eec. Rmi flexibil n tot ceea ce faci; ncercrile prin care trece obiectivul tu i pot furniza informaii folositoare n revizuirea intelor pe care i le-ai impus. Fii flexibil, dar nu uita totui de obiectivul care i l-ai propus. Cu termen limit. Dac stabileti un termen limit sarcinilor tale, vei avea mai multe anse s faci la timp acele sarcini. O soluie care ajut este de a spune cuiva despre termenele limita care i le-ai impus, n acest fel te vei simi obligat s le respeci. Obiectivele pot fi pe termen lung sau scurt. Se pare ns c n cazul obiectivelor pe termen lung ne este cel mai dificil s ne concentrm. O tehnic eficient, pe care i-o recomand cu cldur, este ca n fiecare an, de preferat la 1 ianuarie s-i faci o list cu trei obiective personale i trei obiective profesionale. Acestea trebuie s fie neaprat pe termen lung. Trebuie s menionezi n ce fel va fi realizat fiecare i s stabileti un termen limit pentru realizarea fiecruia. Evalueaz fiecare obiectiv, d-i o valoare A, B sau C. Apoi pune aceste obiective undeva unde pot fi vzute cu uurin vzndu-le, vei fi motivat s acionezi continuu.


::: 31 :::


5. 1. 3. NTRERUPERILE FRECVENTESe ntmpl deseori, acas sau la servici, s fim implicai n continue interaciuni. Colegul care ne ntreab care este numrul de fax, copilul care vrea ajutor la teme, telefonul care sun un ir continuu de lucruri care ne ntrerup din ceea ce facem. Anumite sarcini presupun linite i s fim lsai n pace. ntreruperile pot fi ca o serie de cascade pe un ru pe care mergi cu barca. Fiecare poate reprezenta o zglitur n drumul tu; una din ele poate chiar s pun punct. Pentru evitarea acestei situaii, analizeaz urmtoarele situaii: identific o perioad n cursul sptmnii cnd este cel mai puin probabil s ai contacte importante. Rezerv acea perioad (cel puin o or jumtate) n calendarul sau agenda ta pentru munc nentrerupt. Nu este important neaprat s tii ce vei face n acea perioad: ntotdeauna se gsete ceva. Dac nu gseti nimic, te poi concentra asupra prioritilor D. dac eti la servici, asigur-te c toi colegii tiu despre orele de linite. Acest lucru poate fi util i acas dac este necesar. aga un semn cu nu deranjai pe u. ine ua nchis. Dac mpari biroul cu mai muli colei, aeaz acest semn ntr-un loc proeminent, de unde poate fi uor vzut. Acest lucru necesit ceva tact din partea ta, dar dac eti eficient, colegii ti vor respecta momentele tale de solitudine ca semn al eficienei i centrrii pe sarcin i nu ca semn al insolenei. vino la servici mai repede sau rmi pn mai trziu, dup program. Este adevrat c fiecare avem un ritm propriu de a fi eficieni. Unii efi ns nu agreaz programul flexibil. Dac programul de lucru este de la 9 la 17, ei se vor atepta s rmi pn la 17 chiar dac ai venit la 8. Oricum, timpul n care colegii i clienii nu se ateapt s fii la birou, poate fi cel mai productiv. poi s i iei pauza de mas altcndva. Dezavantajul este c vei pierde distracia la o cafea cu colegii. Avantajul este c orele 12-14 sunt cele mai linitite ore la birou.

5. 2. PIETRICELE, NISIP I BEREPn acum, ne-am concentrat n a introduce pietre mari n vas. Am vzut strategii pentru a munci susinut. Cum rmne cu timpul pentru munc uoar, socializare, privit pe perei? Aceste lucruri pot fi foarte utile. A lucra peste nivelul tu optim de energie i atenie se poate dovedi nociv att pentru cheful tu de munc ct i pentru sntatea ta. Este ca i cum ai apsa acceleraia dar nu ai porni niciunde. F pauze pentru a te relaxa. Vei fi mult mai productiv i eficient cu mintea odihnit. Se spune c la un moment dat preedintele Henry Kissinger a fost ntrebat de ctre un reporter care este opinia lui despre criza din senat care se preconiza. Saptmna viitoare nu poate fi nici o criz; programul meu este deja plin i-a rspuns preedintele. Anecdoda de mai sus este un motiv pentru care este necesar s-i lai timp neplanificat n agend. Nu tii niciodat ce se ivete. Las agenda s respire, acele spaii albe nu sunt neaprat pentru a fi umplute. ;)


::: 32 :::


5. 3. GRUPAREAGruparea se refer la combinarea sarcinilor. Gruparea face activitatea mult mai eficient i compact. i dau un exemplu practic: plata facturilor. Ar trebui s le plteti n ziua n care ele vin? Sau e mai bine s le plteti grupat, odat pe saptmn sau lun atunci cnd ai timp? Varianta doua este mai bun, pentru motivul c nu lai ordinea haotic a venirii facturilor s-i mnnce timpul. Alt exemplu: trebuie s suni 15 clieni. Cel mai bine este s-i programezi perioada n care i vei suna atunci cnd este cel mai probabil s-i gseti la birou. Ideal ar fi ca pe o perioad de dou ore s vorbeti cu toi i nu toat ziua s-i fie ntrerupt de telefoane pe care trebuie s le dai. Invers, poi s lai agenda liber n orele cnd primeti multe telefoane. Un exerciiu pe care il propun este s-i notezi ora la toate telefoanele pe care le primeti. Apoi la sfritul sptmnii vezi dac sunt ore mai bogate n trafic telefonic. Acesta te va ajuta s i mreti ansele de a nu fi ntrerupt cnd lucrezi la ceva important.

5. 4.CT ARAT CEASUL TU?Fiecare avem un ceas intern. Exist chiar i o tiin care studiaz acest fenomen: cronobiologia. Anumite procese biologice solicit energia noastr n anumite momente ale zilei. Din acest motiv cronobiologia are implicaii culturale pentru managementul timpului n general i pentru organizarea prioritilor n particular. Ne furnizeaz indicii importante asupra pulsului zilei noastre. Atunci cnd eti n stare de alert maxim, adic tonusul tu este ridicat, implic-te n: proiecte de anvergur probleme presante, critice citirea contractelor, materialelor importante i a celor posibil plictisitoare ntlniri cu eful tu orice care nu trebuie ntrerupt edine activiti matematice (ex: bilanul, rapoarte financiare) ntlniri cu colegii sau cei pe care i supervizezi a lua masa citirea a ceva relativ interesant munc creativ munc fizic care necesit concentrare (ex: condus) munc de calculator, dactilografiere(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

Atunci cnd eti alert, adic tonusul tu este normal, implic-te n:

::: 33 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovan n principiu orice care suport ntreruperi importante scurte proiecte de scurt durat sarcini scurte, variate activiti care necesit s te deplasezi dar n care concentrarea nu este critic (ex. s cobori un etaj pentru alt tastatur la calculatorul tu; s iei o cafea de jos) sunatul persoanelor cu care te simi bine programe de calculator interactive (ex. Mario ;)) Atunci cnd te simi fr nici un chef, implic-te pe ct posibil n:

lucruri pe care le gseti extrem de interesante

5. 5. CTEVA SUGESTIIAtunci cnd nu ai chef de nimic, poi s scrii sau s faci munc pe calculator dac lucrezi la ceva interesant. Atenie ns: ansele cresc ca tu s faci greeli i s devi mental suprasaturat n scurt timp. Varietatea este secretul. Micarea i orice te scoate din moleeal sunt binevenite. Atunci cnd eti ntr-o form de vrf, evit ntlnirile sau telefoanele unde rolul tu este pasiv. Se pot dovedi nite alegeri foarte neinspirate. Dac nu ai de ales, foreaz-te s participi i s iei neaprat notie. Astfel de aciuni te pot ajuta s supori mai uor. Atunci cnd faci ceva, ncearc s nu l faci mai mult de o or jumtate. Cercetri au artat c starea de alert fluctueaz n cicluri de 90 de minute. Dincolo de cele 90 de minute, atenia se moleete. Ritmul organismului pare determinat genetic. Totui ntr-un fel poate fi reprogramat. Mncrurile grele i carbohidraii (zaharurile n special) i vor conduce pe majoritatea dintre noi n moleeal. Cafeaua i buturile uoare vor crete n timp scurt starea de alert. O mas bogat n proteine i energizeaz pe majoritatea pentru ore ntregi. Tonusul fizic atinge cote de vrf dup amiaza i dimineaa devreme. Dac este necesar s-i aminteti ceva pentru o perioad lung (s nvei pentru un examen care va fi peste dou luni, de exemplu) cel mai bine este s nvei dup amiaz. Dimineaa favorizeaz memoria de scurt durat. Simurile tale devin active la maxim dimineaa devreme i dup amiaza trziu. Mijlocul amiezii este ideal pentru realizarea sarcinilor necomplicate sau repetitive.

5. 6. CONCLUZIIAm vzut c mprirea responsabilitilor deseori le face mai uor de manipulat, folosind ordinea: pietre, pietricele, nisip i bere. De asemenea am observat c stabilirea obiectivelor este indispensabil atingerii succesului. Obiectivele trebuie s fie realizabile, msurabile, scrise, flexibile i s aib un termen-limit. Munca nentrerupt poate conduce la scderea productivitii, iar identificarea anumitor modele n activitate te pot ajuta s faci o planificare mai eficient.


::: 34 :::

Managementul TimpuluiGabriel MoldovanCeasul tu biologic are un mare efect asupra felului n care realizezi activitile de zi cu zi. i cu toate c fiecare este unic i irepetabil, cercettorii au identificat cteva lucuri generale despre ritmul biologic al celor mai muli oameni Stabilirea obiectivelor, gruparea i nelegerea ritmului tu biologic se dovedesc nite lucruri nu tocmai uoare, dar atunci cnd practici aceste strategii, acestea te pot ajuta s preiei controlul asupra vieii tale. Cu toate acestea toate pietrele(obiectivele) din lume nu te pot face s faci tot ceea ce trebuie fcut. Cteodat altcineva trebuie s o fac. n capitolul urmtor vom discuta acest subiect.


::: 35 :::


6.

DELEGARE

EFICIENTA


::: 36 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovann lecia de azi, vom studia mpreun procesul delegrii ca strategie folosit n managementul timpului. De asemenea vom aprofunda cteva strategii prin care s poi atinge miestria n delegare. Nu e treaba mea sau spus mai elegant: nu face parte din lista mea de atribuii. V sun cunoscut aceste fraze? Delegarea. Latinii nelegeau prin a delega -a trimite de la. Atunci cnd tu delegi, trimii munca de la tine ctre altcineva. O delegare eficient i va da mult mai mult timp pentru a lucra la lucrurile importante, dar i vei stimula i pe cei din echipa sau din jurul tu s nvee lucruri noi. Delegarea te ajut s obii mai mult timp i s te poi dedica proiectelor prioritare.

9. 1. PE CINE POT S DELEG?Un rspuns normal ar fi: Pi, pe cei care sunt subordonai mie, nu?. Acest lucru presupune delegarea pe vertical n jos, asupra crora ai autoritate. Nu uita ns c o delegare este eficient doar atunci cnd transferi responsabilitatea persoanei potrivite. Din comoditate sau dorina ca treaba s fie ct mai repede gata, suntem uneori forai s delegm pe primul care ne iese n cale, ceea ce inevitabil conduce la eec iar pe viitor angajai vor spune: nu e treaba mea, mi pare ru. Atunci cnd delegi, prioritatea ta trebuie s fie identificarea persoanei potrivite. Delegarea nu trebuie s fie neaparat pe vertical n jos, ea poate fi i pe lateral. Adic persoana delegat este de acelai grad sau nivel cu tine n ceea ce privete autoritatea (aici referindu-ne la organizaii). Un exemplu concret: Tu scri uor la calculator dar urti s vorbeti la telefon. Colegul tu de birou scrie greu la calculator dar are un talent nscut pentru a vorbi la telefon. ncearc o inversare a atribuiilor dac acest lucru este posibil. Tu s scrii la calculator, colegul tu s dea i s rspund la telefoane. Urmeaz ca n curnd s te ntlneti cu un client. Tu nu poi s supori acest client pentru c vorbete mult, nu este focalizat i i mnanc timpul. Curios, tu ai un coleg care l gsete pe acest client, ca fiind extraordinar. Ce spui de a transmite responsabilitatea ntlnirii cu acest client, colegului tu. i vei ntoarce favorul mai trziu.

Am vorbit aici de delegarea pe vertical n jos, delegarea pe lateral i surprinztor... vom vorbi de delegarea pe vertical n sus. Adic cum s-l delegi pe eful tu. Sunt situaii cnd eti delegat de cineva de deasupra s i asumi o responsabilitate, care nu este a ta, sau delegarea este att de lacunar, nct i este imposibil s conduci cu succes sarcina la capt. Ce ar trebuie s faci ntr-o asemenea situaie? Ar trebui s redirecionezi sarcina ctre cel care i-a pasat-o ie? DA, cu condiia s fi foarte, foarte, foarte diplomat. Cum poi face? Du-te la persoana n cauz cu pretextul c ai nevoie de supervizare. Exprim-i entuziasmul n legtur cu proiectul, dar explic-i i c nu ai neles nc pe deplin procedurile sau obiectivele. Este posibil ca nevoia ta de a redireciona delegarea s dispar n cazul n care vei primi lmuriri suplimentare. Sau de asemenea este posibil ca cellalt s realizeze c nu ar fi trebuit(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 37 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovans te delege pe tine. Ai putea s sugerezi un coleg care este mult mai potrivit pentru asta, cu condiia s fi vorbit cu el nainte.

9. 2. CE POT S DELEG?Ce gen de sarcini a putea s deleg? n principiu exist dou categorii mari de sarcini: Sarcini pe care nu le vreau, dar pe care le-ar putea vrea alii; Sarcini pentru realizarea crora altcineva ar putea fi mult mai bine pregtit. Un punct de plecare n explorarea posibilitilor de a delega este realizarea unei liste de sarcini zilnice de rutin- care s-ar putea ncadra n una din categoriile de mai sus. Dac vei reui s gseti cteva lucruri pe care le-ai putea delega, vei reui s aloci mai mult timp acelor lucruri pe care nu poi s le delegi.

9. 3. DE CE MI ESTE GREU S DELEG?De ce uneori delegarea poate fi att de dificil? Mai jos gseti 6 motive posibile. Care din aceste motive se aplic la tine? Voi pierde controlul sarcinii; Sunt singura persoan care o poate face ca la carte; Voi pica de prost dac o voi da altcuiva; M tem c nu am autoritatea necesar pentru a delega; Dac persoana creia i voi delega sarcina, va reui... este posibil s devin dispensabil; Nu m-am gndit niciodat la aceast posibilitate. Odat identificate barierele emoionale care te mpiedic s delegi, ar trebui s te simi mult mai liber s iei n considerare transferul responsabilitilor ctre alii. Asta exceptnd cazul n care tu eti cea mai potrivit persoan pentru aceast treab. Unii oameni tind s abuzeze de aceast tehnic. Este modul lor de a se spla pe mini de orice responsabiliti. Denot o motivare slab. Un alt efect s uii de proiect odat ce l-ai plasat mai departe. FOARTE IMPORTANT: Deleag, nu te rupe cu totul.

9. 4. PAII CHEIE N DELEGAREDei nu pare, faptul c te-ai decis ca sarcina X s o delegi altcuiva este doar o parte insignifiant din ntregul proces. Provocarea este s o faci ca la carte, cu maximum de eficien. O delegare proast conduce de cele mai multe ori la dezamgire, frustrare, ineficien i cel mai adesea la eec. Apoi scenariul se continu cam aa: managerul (sau cel ce a fcut delegarea) l cheam pe delegat i l acuz pe acesta c nu este n stare s realizeze sarcina. Acest lucru provoac iari sentimente negative, iar managerul, nembuntindu-i abilitile(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 38 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovande delegare, continu acest comportament ineficient. Situaia generat astfel constituie un cerc vicios. n cele ce urmeaz i propun 12 strategii prin care s atingi miestria delegrii: Identific sarcina care trebuie delegat. Odat ce i-ai eliberat mintea de gndurile care te mpiedic s delegi, acest pas ar trebui s fie cel mai uor. Noteaz pe o hrtie planul de desfurare al sarcinii. Dac sarcina este simpl, i planul va fi simplu; dac sarcina este complicat, poate va fi nevoie s utilizezi un sistem asemntor cu cel despre care am discutat n numrul 5 din Unelte Pentru Schimbare (Soluia TQM Flowchart). Gsete persoana potrivit. Odat planul realizat, vei avea mari anse de a alege exact persoana potrivit. Fii flexibil i nu te las constrns de rolurile deja existente. De exemplu portarul ar putea fi cea mai potrivit persoan pentru a mpri fluturai angajailor, prin care se anun un anumit eveniment n organizaie. Este important s fii contient de interesele i aptitudinile speciale ale colegilor i angajailor ti. Deseori persoanele sunt capabile de realizarea anumitor sarcini i le-ar face plcere s li se cear s realizeze aceste sarcini pe care nimeni nu le-a cerut vreodat s le realizeze. Lucrurile pe care tii c anumii angajai le realizeaz cu succes, pot oferi indicii importante referitoare la sarcini pe care nu le-au realizat pn acum, dar pentru care ar putea avea aptitudini ascunse. Cu ct reueti s descoperi mai bine talentele persoanelor pe care le conduci sau ale colegilor cu att mai mult vei avea succes n a delega persoana potrivit. Explic motivul delegrii. Imagineaz-i c vrei s faci o prjitur, dar nu cunoti dect jumtate din reet. Ipotetic ncercarea este sortit eecului. De asemenea, a nu oferi o explicaie corect i complet a oricrei sarcini, reprezint o reet sigur pentru eec. Acord-i un pic de timp alturi de persoana creia doreti s i delegi sarcina i parcurgei mpreun paii care trebuie realizai (parcurgei planul de desfurare al sarcinii). ncurajai ntrebrile un monolog reuete rareori s asigure o comunicare clar. Explicai beneficiile. Toat lumea este preocupat de MCI Mie Ce-mi Ias? nainte de a se implica n ceva. Dac doreti s prentmpini rezisten la sarcina pe care doreti s o delegi (precum i sindromul nu e treaba mea), explic n mod deliberat care sunt beneficiile. Specific care sunt standardele. Calitatea i cantitatea sunt dou concepte dup care trebuie s te ghidezi atunci cnd delegi. Este necesar s explici persoanei pe care o delegi faptul c ai expectaii nalte referitoare la obiectivele ce trebuie atinse. Din moment ce mprii responsabilitatea sarcinii, te atepi s depun efort pentru a ajunge la cele mai bune rezultate. Pn performana nu este la nlimea standardelor, sarcina rmne incomplet. Stabilete termene limit. Ai primit vreodat o sarcin fr a i se spune pn cnd trebuie terminat? Ai simit oarecum c acea sarcin este mai puin important? Termenele limit ajut la stabilirea ferm a prioritilor. Atunci cnd delegi stabilete ntotdeauna termenul limit, inclusiv datele la care se va face o verificare intermediar. ncurajeaz comunicarea cu persoana pe care ai delegat-o. i poi crete motivaia, implicnd-o n proces i mprind responsabilitile nc de la nceput, crescnd astfel ansele de reuit. Stabilete metoda de evaluare. Este periculos s lai neclare metodele de evaluare(C) Moldovan Gabriel, 2006. Toate drepturile rezervate. Distribuirea acestei publicatii electronice este permis doar dac este respectat integritatea sa si nu se percep taxe suplimentare costurilor de distributie. Reproducerea materialelor se poate face doar cu acordul autorului. email: [email protected]

::: 39 :::

Managementul TimpuluiGabriel Moldovanpentru termenele limit intermediare i finale. Feedback-ul trebuie s fie scris? Oral? n forma unui rezumat? Formuleaz i comunic-i clar ateptrile persoanei pe care o delegi. Procednd astfel vei fi sigur c vei primi un feedback profesional, responsabil i clar. Mai mult, dac raportul este scris, exist avantajul de a putea fi uor artat i celorlai. ncurajeaz ntrebrile. Dup ce termini de explicat, ncurajeaz persoana s ntrebe orice lucru a rmas nc neclar. Dac nu sunt ntrebri, roag persoana s i repete pe scurt ceea ce a neles. Aproape sigur va fi nevoie s clarifici anumite detalii. Poate vei dori chiar s o asiti pe parcursul realizrii unei anumite pri din sarcin. Este o metod foarte util i la ndemn pentru a testa n ce msur sarcina a fost neleas. Acum este i timpul s oferi argumente, n cazul n care ai obinut o reacie de tipul aceasta nu este treaba mea. n final, realizeaz un rezumat scris n care s cuprinzi paii de la 4 la 9, pe care s l trimii persoanei pe care ai delegat-o , precum i efului tu, dac consideri c este potrivit. Furnizeaz resurse. Atunci cnd delegi o sarcin trebuie s te asiguri c persoana are tot ceea ce este necesar pentru a realiza sarcina: Suficient autoritate pentru a lua deciziile necesare. Dac un anumit nivel de autonomie i salveaz ie timp, un nivel rezonabil de autonomie va salva din timpul persoanei pe care o delegi. De altfel, dac ar trebui s te consulte pentru fiecare decizie, ct de mult efort sau timp ai ctigat prin delegare? Acces la toate resursele necesare pentru ndeplinirea sarcinii. Persoana nu trebuie s cear voie pentru a avea acces la fiecare lucru de care are nevoie. Ar fi pierdere de timp pentru amndoi, i nu ar fi o delegare prea neleapt. Realizeaz verificri neprogramate. A te baza doar pe verificrile oficiale poate conduce la scderea flexibilitii i ncetinirea dezvoltrii proiectului. Fii liber s verifici, ntr-un mod informal, orice persoan pe care ai delegat-o. Dac este necesar, fii pregtit s ajustezi procedurile i obiectivele. Cel mai ru scenariu: trebuie s opreti proiectul pentru a gsi o alt persoan care s l realizeze, sau s l faci chiar tu. Nu conteaz ct de bine planifici totul, trebuie s te atepi la lucruri neateptate! Evalueaz rezultatele. Rspunde la ur

Date post:	17-Jul-2015
Category:	Documents
Upload:	kiki
View:	690 times
Download:	8 times

Managementul timpului

Documents