MANAGEMENTUL TIMPULUI ȘI

INSTRUMENTE DE LUCRU ÎN MANAGEMENTUL DE

PROIECTPROFESOR UNIV.DR. CRISTIAN- SILVIU BĂNACU

SUBIECTELE CURSULUI

• Managementul timpului considerații generale• Durate• Activități• Programarea activitățiilor cu ajutorul teoriei grafurilor

Graficul cu bare orizontale (Graficul Gantt)Graficul rețeaHistograma resurselor• Aplicații

MANAGEMENTUL TIMPULUI- definiție

Managementul timpului include totalitatea proceselor necesar a fi Managementul timpului include totalitatea proceselor necesar a fi desfăşurate în vederea garantarii realizării proiectului conform desfăşurate în vederea garantarii realizării proiectului conform termenelor de execuție prevăzute prin contract.termenelor de execuție prevăzute prin contract.

Se bazează pe trei piloni: planificarea ;

organizarea ;

controlul timpului

Managementul timpului

Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ• să se aloce secvențe de timp, riguros calculate, pentru fiecare

activitate ce trebuie desfăşurată (planificarea);• să se facă toate eforturile posibile pentru a le respecta(organizarea);• să se evalueze, în mod regulat, rezultatele obținute(controlul).

Managementul timpului cuprinde următoarele procese:

A. Definirea activităţilor proiectului şi stabilirea succesiunii lor,a condiționărilor tehnologice şi organizatorice ale acestora;

B. Estimarea duratelor activităţilor, care poate fi realizată determinist sau probabilist;

C. Realizarea programului de execuţie a proiectului,prin apelarea,în funcție de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare;

D. Monitorizarea şi actualizarea programului pe măsura executării lui, care include măsurarea şi raportarea progresului în executarea programului şi utilizarea resurselor, adoptarea de acțiuni de corecție, actualizarea şi ajustarea programului

. Definirea activităţilor necesare pentru realizarea proiectului

CLADIRE

FINANTARE PROIECTARE AUTORIZATII CONSTRUCTII

STRUCTURA ARHITECTURA INSTALATII ZIDARIE INSTALATII FINISAJE

ELECTRICE

SANITARE

Estimarea duratelor activităţilor proiectului

Există două modalități de stabilire a duratelor activităților:

metoda deterministă metoda probabilistă d = (a + 4m + b) / 6

Programarea activitatilor

Cuprinde urmatoarele elemente:

reprezentarea grafica a programului , calculul termenelor de incepere si terminare ale fazelor si activitatilor

precum si al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de executie si determinarea activitatilor critice , alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de executie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare

activitate(lucrare,stadiu fizic) in functie de nivelul ierarhic sau de executie care urmeaza sa utilizeze programul

Programarea activitatilor se poate face

• prin metode clasice • cu ajutorul graficelor• CU BARE ORIZONTALE (GRAFICUL GANTT)• REȚEA (PERT)• HISTOGRAMA RESURSELOR

Programarea prin metode clasice

• Principala metoda clasica de progrPrincipala metoda clasica de prograamare se bazeaza pemare se bazeaza pe reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, in reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, in cadrul graficului calendaristiccadrul graficului calendaristic(Gantt)(Gantt)

Avantajele utilizarii graficului Gantt:

este simplu şi se elaborează uşor; poate fi interpretat şi de către personalul fără pregătire specială; asigură cunoaşterea termenelor minime de începere şi de terminare

a lucrărilor etc. poate fi utilizat cu succes şi pentru realizarea graficelor de eşalonare

a investițiilor ( activitățile fiind exprimate în termeni financiari sau pentru o programare la nivel de macroactivități cum este programarea execuției unor obiecte în cadrul obiectivului de investiții).

Dezavantajele programarii lucrarilor cu ajutorul graficului Gantt : se aplică greu la lucrările complexe, deoarece nu redă legăturile

tehnologice şi organizatorice dintre procesele simple de lucru; este rigid şi nu poate fi reactualizat (în cazul nerespectării duratei

unei activități, necesitând refacerea sa completă); nu evidențiază toate posibilitățile de suprapunere în timp a unor

procese simple de lucru; nu permite cunoaşterea posibilităților de decalare a începerii unor

procese de lucru ce nu influențează durata totală de execuție etc

Programarea cu ajutorul graficelor retea se poate face prin:• Metoda drumului critic (CPM)• Tehnica pentru evaluarea si revizuirea programului PERT• Metoda grafica de evaluare si actualizare a programului GERT

• Activitatea poate fi reprezentată pe săgeți sau în nodurile rețelei (în funcție de cele două modalități de reprezentare a unui grafic rețea)

• Pot fi considerate activitate:

• un proces simplu de lucru (săpătură, etc.) care consumă timp şi resurse pentru realizarea sa; • un proces natural (maturare branzeturi etc.); • o aşteptare, care consumă timp, dar nu consumă resurse• o condiționare tehnologică sau una organizatorică (activitate fictivă), care nu consumă nici timp şi

nici resurse, dar condiționează începerea activităților următoare de terminarea activităților anterioare

Elementele graficului reţea

• Faza sau evenimentul reprezintă un anumit stadiu de realizare a lucrărilor şi delimitează începutul şi sfârşitul uneia sau mai multor activități, fără a consuma timp şi resurse. • Drumul critic, într-un grafic rețea, este drumul cu durata cea mai

mare, obținută ca sumă a duratelor activităților cuprinse între faza inițială şi faza finală.• Durata critică reprezintă durata minimă în care se poate executa

întregul proces complex, fiindcă ea cuprinde înşiruirea activităților cu duratele cele mai mari (activitățile critice).

Termene minime şi maxime

• Termenul maxim al fazei "i" (tiM) este termenul cel mai depărtat (de faza "0") în care se încheie toate activitățile ce ajung în faza "i", sau din care încep activitățile ce pleacă din faza "i".• Termenul minim de începere a activităţii "ij" (tij

mî) este termenul cel mai devreme la care poate începe activitatea şi corespunde cu termenul minim al fazei "i" (din care porneşte activitatea).

Termene minime şi maxime

• Termenul maxim de începere a activităţii "ij" (tijMî) este termenul cel

mai târziu la care poate începe activitatea şi corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care porneşte activitatea).• Termenul minim de terminare a activităţii "ij" (tij

mt) este termenul cel mai devreme la care se poate termina activitatea şi corespunde cu termenul minim al fazei "j" (în care se încheie activitatea).• Termenul maxim de terminare a activităţii "ij" (tij

Mt) este termenul cel mai târziu la care se poate termina activitatea şi corespunde cu termenul maxim al fazei "j" (în care se termină activitatea).

REZERVE DE TIMP

• Rezerva totală de timp (Rtij) este timpul maxim cu care se poate întârzia o activitate fără a depăşi drumul critic.

Rtij = tjM - (ti

m + daij) = tijMt – tij

mt

• Rezerva liberă de timp (Rlij) este timpul cu care se poate întârzia (prin mărire sau decalare) o activitate, astfel încât să nu conducă la depăşirea timpului minim al fazei următoare (şi, deci, să nu întârzie timpul minim de începere a activităților următoare).

Rlij = tjm - (ti

m + daij) = tij+1mî - tij

mt

Relaţii de calcul

• tijmî = tim = drumul maxim de la faza "0" la faza "i";

• tijmt = tijmî + daij;

• tijMî = tij

Mt - daij = tjM - daij

• tijMt = tj

M

Instrumentele folosite pentru determinarea succesiunii

activitatilor sunt:1. Graficul reţea cu activităţile reprezentate în nodurile reţelei 2. Graficul reţea cu activităţile reprezentate pe săgeţi 3. Metoda diagramelor condiţionale

4. Graficele standardizate

Graficul reţea cu activităţile reprezentate în nodurile reţelei

START

A B C

E F

STOP

D

Graficul retea cu activitați reprezentate prin săgeți

START

STOP

A

B

C

D

E

F

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)

1.Se parcurge întâi programul minorant în cadrul căruia se calculează termenele minime de începere şi terminare.

2.Toate activitățile care încep din nodul inițial au termenul minim egal cu zero.

3.Termenul minim de terminare al unei activități este egal cu suma dintre termenul minim de începere al activității şi durata acesteia.

4.Termenul minim de începere al unei activități ce nu porneşte din nodul inițial este egal cu cel mai mare termen minim de terminare al uneia dintre activitățile ce se încheie în faza pentru care se face calculul.

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)1.Se parcurge întâi programul minorant în cadrul căruia se calculează

termenele minime de începere şi terminare.2.Toate activitățile care încep din nodul inițial au termenul minim egal

cu zero.3.Termenul minim de terminare al unei activități este egal cu suma

dintre termenul minim de începere al activității şi durata acesteia.4.Termenul minim de începere al unei activități ce nu porneşte din

nodul inițial este egal cu cel mai mare termen minim de terminare al uneia dintre activitățile ce se încheie în faza pentru care se face calculul.

Reguli(pt.calcul cu ajutorul tabelului)

9.Termenul maxim de terminare al unei activități ce nu se încheie în nodul final este egal cu cel mai mic termen maxim de începere al uneia din activitățile ce pornesc din faza în care se încheie activitatea pentru care se face calculul.

10.Toate activitățile care se încheie în aceeaşi fază au acelaşi termen maxim de terminare.

11.Cel puțin una dintre activitățile ce pornesc din faza inițială trebuie să aibă termenul maxim de începere egal cu zero.

12. Toate activitățile care au rezerva totală de timp egală cu zero sunt critice.13.Rezerva liberă de timp a unei activități e mai mică sau cel mult egală cu rezerva

totală de timp a acesteia.Daca o activitate nu este critică dar nu are nici o rezervă de liberă poate fi întârziată cu cea mai mică rezervă de timp a unuia din drumurile din care face parte.

Comprimarea duratei de execuţie

Reducerea duratelor activităţilor ;

Desfăşurarea în paralel a unor activităţi care în mod normal se realizează succesiv .

•Monitorizarea progresului înregistrat se face prin compararea realizărilor efective (în termeni temporali) cu cele programate. Este util să se stabilească încă de la demararea proiectului procedurile de modificare ale programului, incluzând documentele justificative şi aprobările formale necesare.

SOFTWARE PENTRU MANAGEMENTUL DE PROIECT

Cele mai răspândite programe utilizate pentru managementul timpului sunt:

1)Primavera Project Planner 2) Microsoft PROJECT 3) TIME LINE 4) HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER 5) SUPER PROJECT EXPERT 6)PROJECT SCHEDULAR 5

Concluzii:

• sa isi stabileasca obiective si prioritati corelate cu managementul dezvoltarii personale • sa isi evalueze abilitatile in domeniul gestionarii timpului, stresului si

delegarii sarcinilor• sa stapaneasca o metoda pentru depasirea blocajelor provocate de

situatiile de criza • sa identifice si elimine elementele din activitatea proprie care genereaza

risipa de timp• sa utilizeze diferite metode pentru stabilirea prioritatilor si planificarea

activitatilor: metoda ABC, regula 20/80,matricea utilizarii timpului, etc.• sa isi intocmeasca un plan de actiune personal pentru dezvoltarea

abilitatilor in domeniul gestionarii timpului.