| Date post: | 13-Jul-2015 |
| Category: |
Documents |
| Upload: | schneider-ana-maria |
| View: | 840 times |
| Download: | 10 times |
of 25
Managementul Timpului i al ResurselorCaiet exerciii (1)
EXERCIIUL 1
Jurnal de activitate
Creai i completai un jurnal de activitate timp de o sptmn.
Detalii: Managementul timpului presupune autodisciplin; n acest sens este util s tim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile, sptmni, luni. De aceea v invitm s inei un astfel de jurnal de activitate timp de o sptmn. n jurnal vei nota fiecare activitate n parte - fie c este vorba de cititul emailurilor, o brf cu colega, servirea prnzului sau lucrul la un proiect. n plus, la fiecare activitate trebuie s notai timpul petrecut i starea de spirit - energic, letargic, etc. Jurnalul de activitate este un instrument important n time management i v va ajuta sa aflai ct timp acordai activitilor importante i celor neimportante, de cte ori pe parcursul zilei ai simit c rmnei fr timp", perioadele zilei n care v simii mai energic() i mai active(), precum i perioadele n care nivelul de energie este sczut, calitatea alimentaiei, raportul ntre lucru efectiv i pauze. Dup aceast sptmn, v invitm s analizai jurnalul. Pentru eficientizarea timpului petrecut n cadrul activitilor zilnice, v recomandm s : Eliminai activitile care nu intr pe fia de post i mai ales pe lista de fcut cu alte cuvinte sarcinile care nu v revin i pe care nu vi le-ai asumat, inclusiv activiti personale, cum ar fi email-uri ce nu au legtura cu serviciul.
Institutul Romn Sic cogito
1
UserCode: IRSCASO1
Programai sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei n care v simii mai plin() de energie. Astfel vei lucra mai bine i ntr-un timp mai scurt. Reducei alternrile ntre sarcini foarte diferite. De exemplu, verificai i rspundei la mai multe email-uri odat, de cteva ori pe parcursul zilei, n loc s rspundei la fiecare email pe msur ce l primii, ntrerupndu-v astfel celelalte activiti n curs. Analizai diferitele variabile care apar n Jurnal pe parcursul unei zile: lucrai mai bine dup ce mncai? De cte pauze avei nevoie pentru a fi mai productive()? Ce durat ar trebui s aib pauzele i cum v afecteaz programul zilnic? Identificai activitile care nu in de proiectele dumneavoastr i care sunt consumatoare de timp: de cte ori a venit colega de birou pentru a sta de vorb despre ultimele tiri de la televizor, de cte ori v-ai concentrat atenia pe activiti personale (email-uri sau telefoane) i ct timp v-au consumat acestea i ncercai s eliminai ct mai multe din aceste activiti.
Institutul Romn Sic cogito
2
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 2
Lista De fcut 1. Creai i completai o list de fcut pentru ntreaga zi. *Nu exist restricii de concepere a acestei liste. Putei s aplicai una din metodele prezentate mai jos sau s gsii o alt metod care s vi se potriveasc dumneavoastr i naturii activitii pentru care este ntocmit aceast list. Detalii: Exist mai multe modalitai de a ntocmi aceast list: Metoda ABC : "A" sarcinile cele mai importante ("A-1" cea mai important sarcin din acest grup). "B" sarcinile importante. "C" sarcinile cel mai puin importante.
O metod aparte de aplicare a acestei formule este: "A" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o zi. "B" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o sptmn. "C" sarcini ce trebuie efectuate ntr-o lun. *n loc de litere se pot folosi i cifre, n funcie de preferinele fiecruia. Metoda ABCDE: A activitile foarte importante, pe care trebuie neapart s le facei. Un astfel de exemplu ar putea fi o ntlnire cu un client foarte important al afacerii dumneavoastr. Institutul Romn Sic cogito
3
UserCode: IRSCASO1
B activitile importante, ns nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine s le facei. Consecinele nendeplinirii unei astfel de activiti nu sunt chiar att de grave. C activitile nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut s le facei, ns care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastr. Un astfel de exemplu ar fi s ieii cu un coleg la o cafea. D sunt activiti pe care le putei delega altor persoane s se ocupe de ele pentru dumneavoastr. De exemplu, dac avei de printat nite documente, putei pune secretara s se ocupe de asta, astfel rmnndu-v dumneavoastr timp s v ocupai de alte activiti mai importante. E sunt activitile pe care le putei elimina din list, fr a avea nicio consecin asupra lucrurilor cu adevrat importante pentru
dumneavoastr. O astfel de activitate ar putea fi s jucai un joc sau s urmarii un meci de fotbal (exceptnd cazul n care suntei antrenor sau desfurai activi n domeniul sportiv). *Putei avea mai multe activiti de tip A, B, C, D sau E. Dac avei mai multe astfel de activiti, notai-le cu A-1, A-2, A-3 i tot aa, n ordinea importanei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastr s l realizati n ziua respectiv. De asemenea, aplicai aceeai metod i pentru celelalte activiti notate cu B, C, D i E. Ideea de baz este s nu facei o activitate de tip B, atta timp ct nc mai sunt activiti de tip A pe care nu le-ai ndeplinit. 2. Dupa prioritizarea activitilor, revedei lista i prioritatea fiecrei activiti, dac este necesar s fie ceva modificat. 3. Dup finalizarea listei, scriei din nou itemii n ordinea prioritilor.
Institutul Romn Sic cogito
4
UserCode: IRSCASO1
Cum folosim aceast list? ndeplinii pe rnd fiecare activitate n parte, ncepnd cu cele mai importante (notate cu A sau 1), apoi cele cu B sau 2 i tot aa pn la terminarea listei. Odat efectuat o activitate notai cu un vzut sau tiai activitatea de pe list. Poate fi eficient ca la sfaritul zilei s v rezervai 10 minute pentru a completa lista pentru ziua urmtoare. Dac sarcina dumneavoastr este gestionarea activitii unei echipe, putei crea liste i pentru membrii echipei, astfel nct s putei urmri progresul activitii acestora. De asemenea, v putei ajuta de anumite programe pentru a completa astfel de liste. La un nivel mai simplu puteti folosi MSWord sau MSExcel. Anumite versiuni de Microsoft Outlook i chiar i alte servicii de email precum Gmail, au opiuni care s v ajute s creai aceste liste.
4. Repetai folosirea acestei metode timp de 3 zile. Ce ai observat? ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
5
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 3
Program de aciune
Gndii-v la un obiectiv i creai i completai un program de aciune.
Detalii: Listele de fcut sunt utile pentru un numr mai mic de sarcini. Pentru proiecte mai mari ns (de exemplu renovarea casei) nu sunt foarte eficiente deoarece se pierd printre celelalte sarcini, mai specifice.
n acest caz, pentru creterea productivitii, folosim un Plan de aciune. Ideea de baz este aceeai: identificarea etapelor implicate listarea obiectivelor pe termen lung, mediu i scurt identificare activitilor necesare pentru finalizarea proiectului prioritizarea activitilor planificarea lor prin alocarea unei durate de timp
Institutul Romn Sic cogito
6
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 4
Identificarea problemelor legate de managementul timpului
Analizai cele 2 chestionare de la nceputul caietului cu aspectele teoretice i ncercai s identificai 5 probleme/obstacole n activitatea dumneavoastr care v mpiedic s v gestionai eficient timpul.
1.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 2.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 3.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 4.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 5.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
7
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 5
Identificarea soluiilor legate de managementul timpului
Pe baza informaiilor prezentate n suportul teoretic, v invitm s gsii cte o soluie pentru cele 5 probleme/obstacole menionate mai sus care v mpiedic s v gestionai eficient timpul.
1.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 2.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 3.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 4.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ 5.______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
8
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 6
Analiza Pareto
Acest principiu are mai multe variante de aplicare. Una dintre aceste variante este cea menionat n suportul teoretic: 80% efort neconcentrat genereaz numai 20% rezultate. Restul de 80% din rezultate este obinut cu numai 20% efort.
O alt variant de aplicare a acestei analize este : 80% din sarcini pot fi ndeplinite n 20% din timp. Restul de 20% din sarcini vor ocupa 80% din timp.
V invitm s ntocmii lista de fcut pentru ziua de mine i s prioritizai i planificai lista conform celor doua variante de aplicare ale analizei Pareto: mai nti n funcie de complexitatea sarcinii i apoi n funcie de durata necesar ndeplinirii activitii.
Institutul Romn Sic cogito
9
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 7
Matricea Urgent/Important (Metoda Eisenhower)
Sarcinile sunt evaluate folosind criteriile important/neimportant i urgent/ nu este urgent i sunt plasate n unul din cele 4 cadrane conform criteriilor. Cadranul neimportant/nu este urgent: sarcinile sunt lsate la o parte. Cadranul important/urgent: sarcinile sunt de mare prioritate i sunt ndeplinite imediat i personal. Cadranul neimportant/urgent: sarcinile pot fi delegate. Cadranul important/nu este urgent: sarcinile primesc o dat limit de efectuare i sunt ndeplinite personal.
Gndii-v la ultima sptmn i la situaiile urgente care au aprut n timpul activitii dumneavoastr i ncercai s le includei n unul din cele 4 cadrane. Analizai modul cum ai acionat n aceste situaii. Puteai aciona altfel n unele din aceste situaii pentru a v gestiona timpul mai efficient?
Institutul Romn Sic cogito
10
UserCode: IRSCASO1
URGENT IMPORTANT
NU ESTE URGENT
NEIMPORTANT
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
11
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 8
Cum spunem NU?
Pe baza informaiilor prezentate n suportul teoretic, v invitm s v imaginai un mod asertiv de a refuza sarcinile n situaiile urmtoare:
1. eful i cere s rami peste program, a treia oar sptmna asta, dar tu trebuie s ajungi rapid s iei copiii de la coal.
2. Un coleg de serviciu i solicit mereu ajutorul. Te roag s preiei mai mereu din sarcinile lui, aducnd diverse motivaii pentru cererile sale. n timpul programului de lucru, colegul tu petrece mult timp la telefon sau de vorb cu ceilali din birou.
3. Lucrezi intens la un proiect care trebuie predat a doua zi. Fratele tu te sun i te roag s faci tu cumprturile pentru masa de sear deoarece el este obosit i va veni direct acas, fr s se mai opreasc la cumprturi.
Institutul Romn Sic cogito
12
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 9
Identificarea obiceiurilor consumatoare de timp
Gndii-v la ultima sptmn de lucru i facei o list cu toate comportamentele/ obiceiurile zilnice care v consum timp i care ar putea fi depite (de exemplu: pregtirea cafelei pentru toat familia/echipa de lucru dei aceast activitate ar putea fi ndeplinit pe rnd de fiecare membru):
________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
13
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 10
Stabilirea obiectivelor Jurnalul de scopuri
Tipologia stabilirii obiectivelor:
Tipologia dominant dicteaza stilul i tendinele n stabilirea obiectivelor. nelegerea acestei tipologii v va ajuta s gasii o modalitate eficient de a v stabili scopurile i de a depi obstacolele n atingerea acestora.
1. Rzboinicul
Este concentrat i motivat s obin ceea ce i dorete Orientat ctre rezultate i scopuri i place s preia conducerea i s ias n eviden Nu i este team sa i asume riscuri pentru a obine ceea ce i doresc Este persistent, dar poate foarte uor s devin ncpnat i place s fac lucrurile n stilul lui propriu i n general are probleme atunci cnd trebuie s cear ajutor sau s primeasc o prere din partea altcuiva i place s se simt productiv ntotdeauna; nu apreciaz ateptarea, relaxarea, le vede ca pe o pierdere de timp Uneori pot aciona impulsiv
Institutul Romn Sic cogito
14
UserCode: IRSCASO1
Aspecte negative:
Fiind orientat spre scop, este posibil s piard din vedere imaginea de ansamblu Inflexibilitatea i concentrarea l pot face s piard oportuniti valoroase Poate cdea n capcana de a urmri semne ale succesului (bani, faim etc.) dar s nu fie mplinit Poate ajunge s sacrifice aspecte din viaa sa pentru realizarea scopului propus Nu i place s se piard n detalii, iar planurile lui sunt de multe ori doar schiate Se concentreaz mai mult pe aspectele pe termen scurt i poate pierde din vedere consecinele pe termen lung
2. Exploratorul
i place s experimenteze o varitate larg de interese i pasiuni n loc s i stabileasc o int, prefer s se lase dus de val El caut n permanen noi aventuri, noi oportuniti de nvare, noi experiene Se bucur mai mult de cltorie dect de rezultat Uneori i va pierde interesul nainte de a ajunge la destinaie i va face ocol pentru a gsi altceva care s l intereseze i asum riscuri, dar de dragul aventurii, pasiunii Este mai flexibil i deschis dect Rzboinicul Are vise mree i vede posibiliti nelimitate Se adapteaz mai bine atunci cnd strategia adoptat d gre, dar la fel de bine poate s renune i s treac la altceva. Nu i place s se lupte cu ncercrile Nu are probleme n a cere ajutorul sau a accepta opinia celorlali, dar dac este necesar acioneaz singur Este orientat ctre oameni i poate fi un adevrat lider datorit pasiunii i entuziasmului Institutul Romn Sic cogito
15
UserCode: IRSCASO1
Poate fi de asemenea impulsiv i neatent la detalii Este motivat de aventur i distracie, nu neaprat de rezultate
Aspecte negative:
Are vise mree, dar deseori are dificulti n a-i face visele s devin realitate Lipsa de concentrare i direcie l poate face s i risipeasc timpul i energia n mai multe direcii, fr a face progrese n vreuna dintre acestea Datorit flexibilitii i deschiderii poate vedea oportunitile, dar are dificulti n a profita de acestea pn la capat Nu i plac structura i rigiditatea impuse de planificare, astfel nct de multe ori merg nainte far nicun fel de plan
3. Diplomatul
i place s fie n compania oamenilor i s i ajute pe ceilali s reueasc Este orientat ctre oameni, pentru el conteaz mai mult oamenii dect rezultatele Se pricepe de minune la a cldi relaii i gsete mplinirea n sentimentul de aparinere, prietenie I se potrivete rolul de membru al echipei n general este mai interesat de mediul de munc, dect de munca n sine Nu i place s i asume riscuri importante singur, dar n grup este posibil s fac acest lucru Nu se pricepe foarte bine la planificare, dar ca parte a unui grup, respect detaliile unei planificari Este de ncredere i loial
Institutul Romn Sic cogito
16
UserCode: IRSCASO1
Este motivat de relaii, cunoatere, scopuri comune, binele comun
Aspecte negative:
Se poate concentra att de mult pe ceilali i nevoile lor nct uit de nevoile sale proprii i stabilete scopuri pe baza a ceea ce crede c ar trebui s i doreasc i nu neaprat pe ceea ce i dorete cu adevarat Uneori este usor de influenat de ateptrile i prerile celorlali Deoarece prefer s evite conflictele, este posibil s evite confruntarea problemelor, permind n schimb situaiei s se deterioreze De asemenea, poate avea probleme n a-i exprima parerile
4. Eruditul
Interesat de a ctiga cunotinte, de a deveni un expert n domeniul su de activitate Este minuios, precis, de ncredere, atent la detalii Prefer structura i standardele Planific atent i i place s i programeze timpul n detaliu i place s fac lucrurile aa cum trebuie n mod paradoxal, poate fi flexibil i deschis cu privire la anumite aspecte, dar foarte ncpnat n altele Nu i place s i asume riscuri Se poate nelege bine cu ceilali, dar tinde s fie pretenios i nerbdtor cnd simte c ceilali nu contribuie la dezvoltarea lor Este motivat de curiozitate, de ctigarea de experien
Institutul Romn Sic cogito
17
UserCode: IRSCASO1
Aspecte negative:
Se concentreaz att de mult pe detalii, nct pierde din vedere imaginea de ansamblu Poate cdea cu uurin n capcana de a face foarte bine nite activiti care nu trebuiau de fapt fcute deloc Se poate concentra prea mult pe a face lucrurile cum trebuie i nu ndeajuns pe a face lucrurile care trebuie i place s simt c deine controlul i nu i place s par nepregtit Tinde s neglijeze alte aspecte ale muncii sale i s se concentreze numai pe ceea ce tie cel mai bine s fac Tinde s fie perfecionist i s menin standarde nalte i pentru el i pentru ceilali Ateptrile lui nerealiste pot cauza conflicte i tensiune
Analizai tipologia de mai sus i ncercai s v dai seama n care dintre cele 4 categorii v ncadrai. Apoi ncercai s gasii soluii la aspectele negative menionate n categoria n care v ncadrai.
Apoi, rezervai-v timp s v stabilii si s v evaluai obiectivele. ncepei un jurnal i scriei progresul pentru fiecare obiectiv n parte. Revizuii jurnalul n fiecare sptmn pentru a v asigura c suntei pe drumul cel bun.
Institutul Romn Sic cogito
18
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 11
Identificarea surselor de stres (aa numiii stresori)
Analizai din nou sptmna de lucru care a trecut i ncercai s identificai factorii generatori de stres. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Exist 4 mari strategii pentru gestionarea stresului: 1.Schimbarea factorilor sau contextului generator de stres: un spaiu organizat, calm poate ajuta la mbuntirea productivitii i la scderea nivelului de stres. n aceast categorie intr i calitatea aerului, iluminatul, decoraiile, zgomotul, mobilele etc. De exemplu, iluminatul necorespunztor poate cauza oboseal. Zgomotele de fundal pot afecta capacitatea de concentrare, iar zgomotul prelungit poate cauza iritabilitate, tensiune, dureri de cap. Institutul Romn Sic cogito
19
UserCode: IRSCASO1
2.Schimbai modul de rspuns direct la stresori: de exemplu schimbarea modului n care gestionai i facei fa conflictelor, a nva s nu v mai facei griji prea mult etc. 3.Schimbai-v atitudinea i perceptia care v afecteaz rspunsurile: deoarece n multe cazuri nu exist posibilitatea de a schimba factorii direct, pentru a depi totui aceste obstacole este necesar s schimbm modul de a privi situaia. 4.Facei pai n direcia recuperrii dup situaii stresante: de exemplu relaxare prin yoga, meditaie, tehnici de respiraie sau alte activiti care s v ajute s v relaxai: sport, pictur etc.
Acum, revenii la lista de mai sus i notai pentru fiecare dintre factorii pe care i-ai menionat mai sus o sugestie de strategie pentru gestionarea stresului.
Institutul Romn Sic cogito
20
UserCode: IRSCASO1
EXERCIIUL 12
ntreruperile
Gndii-v la o zi normal de lucru: care sunt cele mai dese ntreruperi zilnice? ncercai s gsii soluii nct s evitai ntreruperile sau s nu mai fie consumatoare de timp. ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
Institutul Romn Sic cogito
21
UserCode: IRSCASO1
EXERCITIU EVALUARE
1. ncercai s v mprii viaa n mai multe aspecte, domenii, direcii de aciune, dimensiuni sau roluri etc (min. 5 max. 10, scrise unul sub altul). ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________
2. Revenii la list i stabilii un obiectiv pentru fiecare dintre dimensiunile pe care leai menionat. 3. Alegei una din dimensiuni (mpreun cu obiectivul ataat) care este pentru dumneavoastr cea mai important n acest moment sau care considerai c merit mbuntit. 4. Pentru acest obiectiv, creai un plan sptmnal cu activiti progamate, termene limit i resurse pentru fiecare activitate n parte. 5. Notai 2-3 obiective pentru sptmna care urmeaz i activitile cu cea mai mare prioritate care v vor ajuta s ndeplinii aceste 3 obiective. Institutul Romn Sic cogito
22
UserCode: IRSCASO1
6. Organizai planul pentru sptmna care urmeaz pe categorii (de exemplu: activiti zilnice, supraveghere, control etc.). 7. Pe parcursul sptmnii, nregistrai timpul petrecut cu fiecare activitate (planificat sau nu, rutinier sau nu etc.). Astfel vei avea o imagine clar asupra timpului necesar pentru ntregul proiect. 8. La finalul sptmnii, analizai ceea ce ai nregistrat: ce ai obinut, ce sarcini au rmas nefinalizate, ce categorie a durat cel mai mult, ce sarcin a durat cel mai mult, ai petrecut mai mult timp cu sarcini prioritare sau nu? Comparai nregistrrile cu planificarea fcut pentru aceast sptmn. 9. Tragei concluzii: unde ai putea economisi mai mult timp, ce sarcini au ramas nendeplinite, care a fost obstacolul? 10. Gsii soluii la concluziile de mai sus i implementai-le.
Institutul Romn Sic cogito
23
UserCode: IRSCASO1
Sic Cogito Online Managementul timpului i al resurselor Institutul Romn Sic cogito 2011
Institutul Romn Sic cogito
24
UserCode: IRSCASO1
