MANAGEMENTUL TIMPULUI

Mituri despre timp

Planificarea timpului este pierdere de vreme Organizarea şi disciplina blochează

spontaneitatea Viaţa mea este complet controlată de

evenimente externe Trebuie să mulţumesc pe toată lumea Eu nu am limite Un loc de muncă dezorganizat este caracteristic

unui geniu Nu am timp să mă organizez; sunt prea ocupat să

vând

Mituri despre timp

Gestionarea timpului nu este altceva decât o problemă de bun simţ. Mă descurc bine la servici, deci îmi gestionez bine timpul.

Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea timpului mi-ar lua acest stimulent.

Folosesc un calendar pentru întâlniri şi o listă de lucruri de făcut. Nu este suficient?

Oamenii iau prea în serios problema gestionării timpului; asta îţi ia toată distracţia din viaţă.

Gestionarea timpului poate fi bună pentru anumite tipuri de muncă, dar munca mea este foarte creativă. Nu mă pot lega prin rutină.

INTERNI Lipsa priorităţilor Amânarea şi indecizia Oboseala Incapacitatea de a spune “NU” Dezorganizarea Delegarea ineficientă Sarcinile nefinalizate Estimarea unui buget de timpnerealist Supraîncarcarea Stresul Perfecţionismul

EXTERNI Întâlnirile Întreruperile telefonice Vizite neaşteptate Comunicare neclară de instrucţiuni Informaţiile neadecvate, imprecise sau întârziate Autoritate sauresponsabilitate confuză Şedinţele (planificate & neplanificate)

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMPIncapacitatea de a spune “nu”

Obisnuiţi-vă să plasaţi priorităţile dumneavoastră pe primul plan

Ascultaţi solicitarea şi luaţi-vă timp pentru a vă gândi Obisnuiţi-vă cu ideea că nu puteţi mulţumi pe toată lumea Refuzaţi, daţi motive şi sugeraţi alternative Existenţa motivelor şi accentuarea părerii de rău

micşorează ofensarea celui refuzat În cazul lipsei scuzelor, fiţi sincer. Lipsa unei scuze este

mai bună decât o scuză proastă În faţa şefului refuzul trebuie însoţit de lista de priorităţi

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMPTendinţa de amâna

Stabiliţi obiective realizabile Identificaţi sarcinile pe care aţi fi tentat să le amânaţi Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră şi ceilalţi)

îndeplinirii sarcinii vs. efectele amânării Stabiliţi termenele limită Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici- tehnica

elefantului Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea sarcinilor decât pe

încheierea lor Nu trăiţi cu ideea că “lucraţi mai bine sub presiune”.Costul

amânării poate fi foarte mare

80% din sarcinile primite zilnic sunt realizabile pe loc

ELIMINAREA HOŢILOR DE TIMPPerfecţionismul

• “Este corespunzător?” (şi nu perfect) – acesta trebuie să fie standardul dumneavoastră

• Analizaţi dacă eforturile de a realiza o sarcină perfect îmbunătăţesc într-adevăr lucrurile, sau doar vă împiedică să duceţi sarcina la bun sfârşit

• Luaţi în considerare raportul cost - beneficiu al efortului depus în plus

• Luaţi în considerare legea lui Pareto - 80 % din activităţile importante sunt realizate în 20 % din timp.

! Este într-adevăr o virtute a vrea să îndeplineşti o sarcină foarte

bine, însă unii oameni îşi doresc atât de mult să facă un lucru perfect, încât nu îl definitivează niciodată

PLANIFICAREImportant

Urgent

I - PompieriII –

Planificatori

IV –Chibiti

III –Receptionisti

Mangementul intreruperilor

• Defineste cine te poate intrerupe

• Filtreaza-ti vizitatorii prin receptie sau secretara

• Intreaba cat poti de repede care e scopul vizitei

• Stai in picioare cand ai cate un vizitator neasteptat

• Fii dragut cu oamenii dar dur cu timpul pierdut

• Programeaza-ti intalniri pentru mai tarziu

• Programeaza intalnirea in biroul / la locul de munca al celuilalt

• Stai cu mainile incurcisate (cu fundul pe coltul mesei)

• Tine barfele pentru momentele de barfire (cafea, ...)

Pregatire si organizare

• Tine-ti biroul curat, fara hartii

• Fii constient de timpul pierdut

• Fa-ti zilnic o lista cu treburi de facut

• Deleaga in mod corespunzator

• Nu fa treaba altuia

• Nu promite pe timpul tau

• Fa-ti timp pentru tine

Telefonul

• Lasa pe altii sa-ti preia telefoanele

• Rezolva toate telefoanele pe care trebuie sa le dai deodata

• Pregateste-ti telefoanele, asa cum iti pregatesti vizitele la clienti

• Tine-ti ochii pe ceas cand vorbesti la telefon

• Lasa mesaje

• Inchide telefonul cand ai de lucru sau pune-l pe robot

Sedinte

• Ia in considerare timpul altora

• Fa o agenda, si respect-o

• Trimite agenda inainte de sedinta

• Evita intreruperile

• Atunci cand acestea apar, foloseste-le

• Du-te numai la sedintele la care trebuie sa fii

Organizare personala

• Bifeaza-ti lucurile care le-ai facut pe agenda personala (cu ‘Treburi de facut’)

• Planifica in avans

• Daca poti, lasa pe altcineva sa-ti filtreze posta si e-mail-urile

• Lucreaza cu hartiile, una cate una

• Pune-ti un ceas mare pe perete

Solutii pentru organizarea timpului

• Tine-ti ordine in hartii

• Lista cu ‘Treburi de facut’

• Deleaga

• Invata sa spui NU (frumos)

• Da termene de realizare realiste

• Fa-ti timp de lucru de unul singur

• Pune pe altcineva sa-ti filtreze posta, vizitele, telefoanele

• Cand cineva te viziteaza neanuntat, stai in picioare

• Cand ai un telefon neasteptat, intreaba cand poti suna tu inapoi

• Fii dragut cu oamenii, dar dur cu timpul

• Planifica in avans

• Nu interupe

• Amana intalnirile pentru mai tarziu

• Planifica 5 minute in fiecare zi

• Cand ai de spus ceva, pune-ti gandurile in scris

Solutii pentru organizarea timpului

Managementul timpului• Timp mediu dedicat : magazin/ retea

• Timpul alocat exprimat in % comparativ cu ponderea fiecarei retele din total volum KA si/ sau National

• Timp util/ Timp total lucrat

• Construirea placintei timpului. Exercitiu

• Timp alocat fiecarui Brand/ Magazin/ retea

12

3

6

9

Timpul Cel mai valoros bun al oamenilor

Ireversibil şi irepetabil

Cea mai importantă sursă de stres

Timpul Interval sau perioadă de timp între

două evenimente succesive. (Dicţionarul Random House)

Timpul “cel mai învăţat dintre toţi sfetnicii”

“părinte al tuturor lucrurilor”

“bun prieten sau puternic duşman”

“nefolosit – existenţă, folosit – viaţă”

“ceea ce oamenii încearcă să omoare, dar care termină prin a-i omorî”

“un fenomen de perspective”

“şarlatan care-ţi ascunde prezentul, făcând să strălucească viitorul”

“nu poţi uita de timp, decât

servindu-te de el”

Marea nemulţumire a majorităţii oamenilor este că nu au suficient timp, deşi timpul este resursa împărţită cea mai egal dintre toate resursele.

O zi de 24 ore pentru toţi oamenii

“Nu te plânge că nu ai suficient timp. Dispui de acelaşi număr de ore într-o zi, ca cele pe care le-a avut şi Pasteur, Michelangelo, Maica Tereza, Leonardo da Vinci şi Albert Einstein” H. Jackson Brown

“..stabilirea şi urmărirea unei planificări pentru a organiza şi prioritiza încontextul desfăşurarii activităţii de muncă, familie etc.”

Cum aplici principiile managementuluitimpului în viaţa de zi cu zi?

• Stabilirea gradului de importanţă al tuturor acţiunilor tale

• Concentrarea pe un număr mic de priorităţi extrem de importante

• Actualizarea continuă a listei de priorităţi în funcţie de schimbările apărute

• Poziţionarea evenimentelor în matricea priorităţilor şi luarea unei decizii

1. Trebuie să fac acest lucru (este important şi urgent)

2. Ar trebui să fac acest lucru(este important, dar nu urgent)

3. Deleg acest lucru chiar acum(nu e important, dar este urgent)

4. Aş putea să fac acest lucru(nu e important şi nici urgent)

ECHILIBRAREA SARCINILOR ZILNICE

Sarcini ATrebuie să încercaţi să

îndepliniţi câteva dintreaceste sarcini urgente şi

dificile în fiecare zi

Sarcini BConstituie grosul

volumului de muncăşi ocupă cea mai mare

parte a zilei

Sarcini CEste vorba de sarcini

fără grad de urgenţă, care trebuie îndeplinite când

permite timpul

O zi de lucru

CARE ESTE CONCLUZIA?

1 IdentifIică pietrele mari(cadranul2).2 Programează -lepe acestea PRIMELE!3 Fiecare spaţiu liber poate fi valorificat.

12

Planifică pietrele mari mai întâi, apoi planifică pietricelele mici.

“Vrei să îmi spui şi mie în ce parte să o iau?”

“Asta depinde foarte mult de locul în care vrei să ajungi”, a spus Pisica.

“Păi nu prea-mi pasă unde o să ajung”, zise Alice.

“Atunci n-are nici o importanţă pe unde o iei” - spuse Pisica

Lewis Caroll - Alice în Ţara Minunilor

Cauza cea mai frecventă a lipsei de eficienţă este lipsa unui obiectiv clar.