Post on 14-Oct-2015
description
transcript
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Managementul proiectelor n
perspectiva programelor europene
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.1 Identificarea activitilor care pot conduce la
ndeplinirea obiectivelor stabilite
4.2 Planificarea activitilor
4.3 Identificarea necesarului de competene
pentru realizarea activitilor. Crearea de
parteneriate. Definire echipa de proiect
4.4 Alocarea resurselor necesare derulrii
activitilor
4. Faza de planificare (pregatire)
conceperea proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.5 Identificarea prezumiilor i riscurilor
4.6 Estimarea rezultatelor i cuantificarea
acestora
4.7 Stabilirea indicatorilor minimali i a celor
care reprezint repere importante pentru
proiect
4.8 Matricea logic
4.9 ntocmirea programului de activitate prin
gruparea activitilor n pachete
4.10 Realizarea bugetului proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.1 Identificarea activitilor care pot
conduce la ndeplinirea obiectivelor
stabilite
- Definirea logicii proiectului
- Planificarea orientata pe obiective
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
PAII ETAPEI DE
ANALIZA/IDENTIFICARE
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Se definesc elementele proiectului,
principalele activitti, se testeaz
logica lui intern i se formuleaz
n termeni msurabili obiectivele.
Definirea logicii proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Planificarea orientata pe obiective
Scopul stabilirii obiectivelor unui proiect este
definirea a ceea ce se urmrete (situaia
viitoare dorit), pentru a se putea stabili un
plan de aciune pentru atingerea obiectivelor.
Acest proces este denumit planificare
orientat pe obiective.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Conducere orientata pe obiective
n timpul implementrii, evoluia proiectului este
monitorizat pentru a determina dac proiectul i
atinge obiectivele sale. n caz contrar, se iau
msuri de corectare pentru a-l aduce pe calea cea
bun. Acest proces este denumit conducere
orientat pe obiective.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Activiti Munca de desfurat de ctre
personalul proiectului Sarcinile specifice
necesare pentru a transforma intrrile n
rezultatele planificate.
Intrri Ceea ce necesit proiectul pentru
derularea activitilor sale. Resursele necesare
n scopul desfurrii activitilor (personal, bani,
echipamente i materiale).
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.2 Planificarea activitilor
1. Pentru fiecare obiectiv, se stabilesc
activitile si succesiunea acestora
2. Se precizeaz care este succesiunea
activitilor
3. Se estimeaz durata activitailor
4. Se realizeaz graficul Gantt
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Graficul obiectivelor
Obiectiv global
Obiective specifice
Rezultate
Imbunatatirea strategiei
regionale n domeniul
inovrii
Crearea unui cadru de
cooperare regional n
domeniul inovrii
Identificarea unor proiecte
pilot de implementare a
unor practici inovatoare
Identificarea direciilor
prioritare de cooperare n
domeniul inovrii
Activiti Activiti
Planificarea activitilor
pornind de la obiectivele proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Activiti de management
Activiti suport/organizatorice
Activiti de analiz
Activiti de cercetare
Activiti de proiectare
Activiti de dezvoltare
Activiti de implementare/utilizare
Activiti de testare/ validare
Activiti de asigurare a calitii
Activiti de instruire
Activiti de promovare, diseminare, exploatare
Tipuri de activiti
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Planificarea activitilor - tehnica break-down
Aplicarea analizei de tip break-down la identificarea activitilor i sarcinilor
Organizarea unor grupuri
de lucru pentru stabilirea
Organizarea unor grupuri
de lucru pentru stabilirea
strategiei regionale n
domeniul inovrii
Elaborarea programului de
ntlnirea a grupurilor de
Elaborarea programului de
ntlnirea a grupurilor de
lucru
Conducerea grupurilor de Conducerea grupurilor de
lucru
Stabilirea tematicii Stabilirea tematicii
abordate n cadrul
gruprurilor de lucru
Stabilirea
mediatorului
Stabilirea locului
de desfurare
Stabilirea
participanilor
Stabilirea agendei
de lucru
Anunarea
participanilor
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Promovarea/ diseminarea
rezultatelor x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
Organizare evenimente
(Lansare, workshopuri,
conferin final) x x x x x
Participare la evenimente
organizate la nivel naional si
internaional pe teme de
mbuntire a proceselor
administraiei publice, n scopul
tranziiei ctre societatea
bazat pe cunoatere x x x x
Realizare de materiale
promoionale i informative x x x x x x x x x x
Publicare materiale de
promovare a soluiilor
dezvoltate n cadrul proiectului x x x x
Grafic Gantt
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Metodologia proiectului
Descrierea detaliat a modului de
realizare a fiecarei activitti
(metode, instrumente utilizate,
rezultate estimate)
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.3 Identificarea necesarului de
competene pentru realizarea
activitilor
1. Crearea de parteneriate
2. Definire echipa de proiect
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Crearea de parteneriate
Scop completare competente, asigurare
complementaritate
Modalitate incheiere de conventii/
protocoale de parteneriat
Activitati:
- Verificare competente si capacitate de
management proiect/ de implicare in
proiecte
- Verificare eligibilitate partener
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Definire echipa de proiect Identificare pozitii echipa de implementare:
1. Echipa de management Manager proiect Coordonatori (tehnici, IT, instruire etc.) Responsabil financiar Consilier juridic Asistent manager
2. Echipa de executie Experti, personal tehnic, responsabili activitati... Specialisti, formatori, consilieri orientare
profesionala/educationala etc
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Definire competente si responsabilitati
Diagrama RACI:
Raspunde cel care raspunde pt.
realizarea activitatilor
Aproba cel care verifica la nivel de
executie si aporba realizarea sarcinilor
Consultat persoana care avizeaza, isi
exprima opinia
Informat persoana informata asupra
progresului proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Activitati
/sarcini
Manager
proiect
Coordon
ator
tehnic
Expert IT Asistent
manager
A1 R R C I
A2 R A C I
A3 R R A I
A4 R R A I
Diagrama RACI
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.4 Alocarea resurselor necesare
derulrii activitilor 1. Resurse proprii descrierea infrastructurii
existente si a resurselor puse la dispozitia
proiectului
2. Resurse atrase descrierea resurselor
solicitate pentru implementarea proiectului
(justificarea clara a resurselor solicitate,
descrierea caracteristicilor echipamentelor,
produselor solicitate, respectarea limitelor
admise pentru dotare cu echipamente)
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.5 Identificarea prezumiilor i
riscurilor
Prezumii i Riscuri
Ce poate ntrzia sau mpiedica realizarea obiectivelor proiectului
Ce poate favoriza realizarea obiectivelor
Factori externi care pot afecta evoluia sau succesul proiectului, dar asupra crora gestionarul proiectului nu are control direct.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.6 Estimarea rezultatelor i
cuantificarea acestora
- Se identific rezultatele care pot fi
obtinute;
- Se indica care este modul de
cuantificare a acestora;
- Se precizeaza care sunt valorile
minime estimate si modul de
msurare/ urmarire a acestora.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.7 Identificarea indicatorilor
Se identific metodele de
msurare a rezultatelor atinse;
- Se precizeaz indicatorii;
- Se stabilesc mijloacele de
msurare.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Indicatori de Realizare Nivelul de ndeplinire a
obiectivelor ce trebuie atins n scopul realizrii
obiectivelor. Indicatori msurabili care arat
ndeplinirea obiectivelor la fiecare nivel.
Repere (Milestones) "Modul de cunoatere a
stadiului de realizare a obiectivelor . Un tip de
indicator pentru obiectivele pe termen scurt care
faciliteaz evaluarea realizrilor fa de durata
ntregului proiect.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.8 Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)
Metoda sistemului logic
(Logical Framework Method - LFA - Logframe)
Metod de management care a fost dezvoltat de
ctre USAID pentru conducerea activitilor de
planificare, conducere i evaluare a activitilor
de dezvoltare.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)
Metoda permite:
Elaborarea de proiecte sau programe realiste
Conducerea i implementarea proiectelor
Monitorizarea i evaluarea realizrilor din
cadrul proiectelor
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Matrice cu patru rnduri i patru coloane Reprezint o sintez a proiectului Se prezint consideraiile care fundamenteaz strategia proiectului
Se contureaz modul n care proiectul poate fi monitorizat.
Metoda Sistemului (Matricei) Logic(e)
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Definiii utilizate de Matricea logica
Msuri Sursele de informaii pentru indicatorii
nregistrai.
Mijloacele prin care vor fi nregistrai
indicatorii sau reperele care vor fi pui la
dispoziie pentru gestionarea proiectului i
evaluarea performanelor proiectului.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Definiii utilizate de Matricea logica
Condiii prealabile Ce este necesar pentru a porni proiectul. Prezumii privind contextul n care se desfoar proiectul. Posibilitatea existenei unor condiii prealabile pentru ca proiectul s poat ncepe. Factori de susinere Factorii ce pot influena impactul pozitiv al proiectului dup terminarea lui. Factori ce determin dac beneficiile proiectului vor continua i dup terminarea acestuia.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
GHID DE CONSTRUCIE PAS CU PAS A
MATRICEI LOGICE
n prima faz de elaborare a Matricei Logice trebuie
pregtit un rezumat al proiectului. Aceasta presupune
definirea:
1 Obiectivului general al proiectului;
2 Obiectivelor specifice;
3 Rezultatelor pentru atingerea fiecarui obiectiv;
4 Activitilor pentru obinerea fiecrui rezultat.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
A doua faz de elaborare a Matricei Logice
presupune verificarea de tip daca/atunci
pornind in sens invers, respectiv de la
activitati
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Definire supoziii pentru fiecare nivel
Definire Indicatori de Verificare a
Obiectivelor (IVO) pentru Obiectivul
general, apoi pentru Obiectivele
specifice ale proiectului, apoi pentru
Rezultate, apoi pentru nivelul
Activitilor;
Definire Mijloace de Verificare (MV).
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Se aloca costuri pentru Activiti se
pregateste astfel bugetul proiectului.
n final, se verifica dac Matricea Logic a
fost bine conceput:
- Lista de Verificare a Proiectului
(Concepiei);
- Revizuire concepie Matrice Logica.
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Matricea logic
Prezumpii ce afecteaz
legtura dintre
Activiti i Rezultate
Prezumpii ce afecteaz
legtura dintre Rezultate
i Obiectivele Specifice
Prezumpii ce afecteaz
legtura dintre Obiectivele
Specifice i Generale
Surse de informaie i
metode utilizate pt.
verificarea realizrilor
Surse de informaie i
metode utilizate pt.
verificarea realizrilor
Surse de informaie i
metode utilizate pentru.
verificarea realizrilor
Costuri ale resurselor
umane i materiale
Intrri resurse umane i
materiale necesare
Msura realizrii de
Rezultate
Msura realizrii
Obiectivelor Generale
Msura realizrii
Obiectivelor Specifice
Obiective Generale
Activiti
Rezultate
Obiective Specifice
Indicatori de
realizareDescriere MsurtoriPrezumpii i
Riscuri
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Matricea logic - Avantaje
ofer mijloacele de verificare a logicii interne a planului proiectului i confer sigurana c activitile, rezultatele i obiectivele sunt legate ntre ele. oblig planificatorii proiectului s identifice riscurile critice, i s stabileasc fezabilitatea proiectului. n stabilirea indicatorilor de realizare i a mijloacelor de msurare a evoluiei proiectului, planificatorii sunt obligai, nc de la nceput, s gndeasc modul de monitorizare i de evaluare al proiectului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Matricea logic - Dezavantaje
Nu este uor de utilizat la planificarea sau managementul proiectului i nu garanteaz succesul acestuia. Este mare consumator de timp i cere o instruire prealabil considerabil asupra conceptelor i logicii abordrii proiectelor. Planificatorilor li se cere s concretizeze idei i relaii complexe n fraze simple, care pot fi uneori neclare sau fr sens. Deseori abordarea fr o pregtire prealabil a matricei, conduce la o matrice a sistemului logic cu obiective neclare
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.9 ntocmirea programului de activitate
Se determin succesiunea i dependena dintre activiti (grafic Pert)
Se estimeaz durata activitilor (grafic Gantt)
Se verifica resursele alocate sa fie acoperitoare
Se stabilesc reperele temporare Se traseaz responsabilitile
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Exemple de intocmire a
programului de activitate
Nr Activitate Descrierea activitii Loc de
desfurare Durata
Cost
(fr
TVA)
Respon
sabil
1. Management
proiect
Organizare, coordonare,
comunicare, monitorizare
Sediul
solicitan-
tului
24 luni
Mana
ger
proiect
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Exemple de intocmire a pachetelor de lucru Nr. pachet de
lucru (faza)
Titlu pachet/faza
Parteneri
implicati
CO P1 P2 P3 P4 Total
Efort om-luna
Luna de inceput (Luna 1... Luna n-1)
Luna de sfarsit (Luna 2 ... Luna n)
Obiective
Descrierea activitatilor (detaliere pe subactivitati, sarcini de realizat) si rolul participantilor
Rezultate (scurta descriere si luna de realizare)
Tabel: Descriere faza (max 2 pag.)
Tabel: Lista rezultatelor
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Nr.
Rezultat Denumire rezultat
Pachet/
Faza
Tipul rezultatului
(raport, prototip,
articol, curs, manual
etc.)
Data de
finalizare a
pachetului/fazei
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
4.10 Realizarea bugetului proiectului
Se urmareste eficienta financiara in
implementarea proiectului
- se verifica modul in care a fost identificat
necesarul de resurse, astfel incat acesta sa
corespunda cat mai exact cerinelor de
implementare
- se urmareste o estimare realista a
cheltuielilor in functie de tarifele/costurile
pietei
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Se specific cerinele de aprovizionare - se evalueaza necesarul de resurse solicitate - se realizeaza o cercetare de piata pentru estimarea
costurilor unitare/tarifelor
- se verifica limitele admise pentru anumite tipuri de
costuri (cheltuieli resurse umane tarif ora/zi;
cheltuieli de deplasare etc.)
- se verifica eligibilitatea cheltuielilor
Se dezvolt schema costurilor - se stabilesc algoritmii de calcul - se grupeaza costurile pe activitati
- se grupeaza costurile pe categorii
Stabilirea costurilor
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Se ntocmete bugetul detaliat - se realizeaza bugetul structurat pe fiecare an/ partener - se grupeaza cheltuielile dupa natura acestora (cheltuieli resurse
umane, echipamente, deplasari, cheltuieli administrative etc.
- se calculeaza celtuielile fara TVA
- se calculeaza TVA-ul aferent
Se ntocmete bugetul sintetic - se specifica totalurile conform principalelor linii bugetare - se specifica care este suma cofinantata
- se specifica eventualele cheltuieli neeligibile, dar necesare
derularii proiectului care vor fi suportate de solicitant
Realizarea bugetului
Managementul proiectelor
Titular curs: Mihaela Muresan
Exemplificari
Discutii
Intrebari