Antrenamentul Abilitatilor de Comunicare Verbala Si Nonverbalaprezentari de Succes

transcript

Prezentări de succes

Manualul participantului

DOCENDO 2003©www.docendo.rooffice@docendo.roTel./ Fax. 021 –413 2005Mobil 0723 313057

CUPRINS

De ce se face prezentarea ............................................................................................2

Cine participă ................................................................................................................4

Ce subiect va fi prezentat ..............................................................................................6

Când va avea loc şi cât va dura ....................................................................................7

Unde va avea loc ...........................................................................................................8

Cum va fi structurată prezentarea .................................................................................8

Prezentarea propriu-zisă ............................................................................................15

Prezentul manual este structurat în 7 capitole, fiecare corespunzând unei întrebări din

lista de mai sus.

DOCENDO 2003©www.docendo.rooffice@docendo.roTel./ Fax. 021 – 4132005Mobil 0723 313057

1. DE CE

motivul pentru care are loc prezentarea şi dvs. aţi fost ales ca prezentator

obiectivul dvs.

MOTIVUL pentru care are loc prezentarea

Sugestii de întrebări al căror răspuns vă ajută să înţelegeţi motivul pentru care are loc

prezentarea:

– cine a hotărât să se facă prezentarea şi de ce?

– de ce vi s-a cerut dvs. să faceţi această prezentare (abilităţi de comunicare,

experienţă, renume, cunoştinţe, etc.)?

– ce aşteaptă de la prezentare managerii, sponsorii, etc.?

– ce se aşteaptă de la dvs. (să concepeţi o prezentare nouă, să adaptaţi o prezentare

existentă, să susţineţi o prezentare gata făcută, etc.)?

– prezentarea este parte dintr-un eveniment mai mare?

– există şi alte prezentări în cadrul aceluiaşi eveniment?

– ......................................................................................................................................

OBIECTIVUL

Stabilirea obiectivului este corelată cu tipul de prezentare

pentru a informa

pentru a convinge

pentru a determina participanţi să întreprindă o anume acţiune

Obiectivul are mai mult roluri:

definirea clară a rezultatului prezentării

menţinerea sensului logic al prezentării

punct de referinţă, pentru selectarea informaţiilor relevante care vor fi incluse în

prezentare

EXERCIŢIUL 1

Gândiţi-vă la o prezentare pe care aţi susţinut-o recent şi scrieţi obiectivul acesteia

............................................................................................................................................

Tipul prezentării .................................................................................................................

2. CINE

participanţii

prezentatorul

PARTICIPANŢII

Identificarea participanţilor

– cine va participa (departamentul, titlul, funcţia)?

– participanţii şi-au dorit să participe, sunt acolo întâmplător sau au fost trimişi/ obligaţi

să participe?

– care este legătura participanţilor cu subiectul pe care îl prezentaţi?

– cât de familiarizaţi sunt participanţii cu subiectul?

– există un jargon specific grupului?

– cu ce stil de prezentare sunt familiarizaţi?

– ce atitudine vă aşteptaţi să aibă participanţii (neutră, favorabilă, ostilă, etc.)?

– ce aşteaptă participanţii de la prezentare?

– ......................................................................................................................................

Nevoi profesionale

performanţe financiare

eficienţă

imagine

Nevoi personale

putere

obţinerea de rezultate

recunoaştere

afiliere

ordine, procese structurate

siguranţă

PREZENTATORUL

Pentru o prezentare de succes prezentatorul trebuie ca, în afara cunoştinţelor şi

abilităţilor, să aibă şi atitudinea adecvată.

EXERCIŢIUL 2

Scrieţi câteva dintre elementele necesare prezentatorului pentru ca prezentarea să fie

un succes. Grupaţi-le în categoriile menţionate mai sus.

Cunoştinţe

............................................................................................................................................

Abilităţi

............................................................................................................................................

Atitudine

............................................................................................................................................

subiectul general

subiectele de prezentat (maxim 3)

Alegerea subiectelor de prezentat se face în funcţie de:

nevoile şi aşteptările participanţilor

obiectivul dvs.

EXERCIŢIUL 3

Alegeţi 1 - 3 subiecte pentru prezentarea unui program de sport într-o şcoală generală.

Bifaţi subiectele alese în lista de mai jos.

Informaţii generale.

Firma voastră organizează activităţi sportive pentru elevi, în afara orelor de curs.

Caracteristici ale programului de baschet:

1-2 ore de 2 ori pe săptămână, posibil şi în weekend

în sala de sport a şcolii, unde instalaţi panourile cu coşuri şi marcaţi terenul

concursuri interşcoli cu premii; premiul cel mare o excursie în week-end la munte

programul va fi popularizat la postul local de radio

antrenori profesionişti, cu experienţă pedagogică, nu doar sportivă

programe adaptate pe 2 grupe de vârstă (10-12 şi 13-14)

echipament obişnuit, nu necesită investiţii suplimentare

baschetul asigură o dezvoltare armonioasă a întregului corp (exemple)

riscurile de accidentare sunt minime

copii învaţă să lucreze în echipă

se dezvoltă spiritul de competiţie

alternativă de recreere şi petrecere a timpului liber

Prezentarea se va face pentru .........................................................

Subiectul 1 ......................................................................................................................

Subiectul 2 ......................................................................................................................

Subiectul 3 ......................................................................................................................

4. CÂND

data, ora

durata

EXERCIŢIUL 4

Scrieţi 2 aspecte legate de pregătirea prezentării care sunt influenţate de elementele

mai sus menţionate:

............................................................................................................................................

5. UNDE

locaţia

dotările

EXERCIŢIUL 5

Scrieţi 3 elemente care influenţează prezentarea, legate de locaţie şi de dotarea sălii în

care va avea loc:

– ...............................................................................................................................

6. CUM

mesajul cheie

titlul

structura

modul de prezentare a fiecărui subiect

tranziţiile

introducerea

încheierea

tehnicile retorice

mijloacele audio-vizuale

MESAJUL CHEIE

Legat direct de obiectivul prezentării acest mesaj trebuie să menţioneze clar beneficiul

pe care îl au participanţii. Mesajul cheie face parte din introducerea prezentării.

TITLUL

Titlul unei prezentări poate fi decis de prezentator, dar de multe ori este stabilit de altă

persoană (organizatorii evenimentului, manageri, etc.).

Titlul trebuie să conţină informaţii absolut necesare referitoare la subiectul/ conţinutul

prezentării, pentru a capta interesul participanţilor.

STRUCTURA PREZENTĂRII

Tranziţie

SUBIECTUL 3

Tranziţie

ÎNTREBĂRI ŞI RĂSPUNSURI

Tranziţie

SUBIECTUL 1

Tranziţie

SUBIECTUL 2

Tranziţie

ÎNCHEIERE

INTRODUCERE

MODUL DE PREZENTARE A FIECĂRUI SUBIECT

cronologic

în 3 puncte

problemă - cauză - soluţie

contraste şi comparaţii

tehnica numerică

tehnica alfabetică

tehnica OREO (opinion-research-example-opinion)

tehnica inductivă (câteva fapte urmate de o concluzie desprinsă din ele)

EXERCIŢIUL 6

Revedeţi subiectele de la exerciţiul 3, pagina 5 pe care echipa voastră le-a considerat

potrivite pentru a fi prezentate grupului ţintă de participanţi (elevi, părinţi sau profesori).

Alegeţi în echipă un subiect şi apoi, individual, prezentaţi-l pe scurt, folosind una din

tehnicile de mai sus. Într-o echipă nu va fi folosită aceeaşi tehnică de mai multe ori.

Prezentarea va dura maxim 2 minute.

Modul de prezentare ales ..................................................................................................

............................................................................................................................................

TRANZIŢIILE

Tranziţiile fac legătura între segmentele prezentării. De cele mai multe ori tranziţia

implică un rezumat foarte sumar al segmentului parcurs şi introducerea segmentului

care urmează. Absenţa tranziţiilor dă senzaţia că prezentarea nu este organizată şi

conduce deseori la confuzii.

INTRODUCEREA

subiectul şi mesajul cheie

prezentatorul

captarea atenţiei

– trecerea în revistă a cuprinsului

– o istorioară

– o întrebare

– o întrebare retorică

– prezentarea unei situaţii ipotetice

– prezentarea unui element dramatic

– o informaţie interesantă

– un citat

– un fapt recent

– un element comun cu participanţii

– un compliment pentru participanţi

– .........................................................................................................

EXERCIŢIUL 7

Alegeţi un subiect de la exerciţiul 3 (altul decât cel folosit pentru prezentarea anterioară)

şi faceţi introducerea lui, folosind una din tehnicile de mai sus pentru captare atenţiei.

Într-o echipă nu va fi folosită aceeaşi tehnică de mai multe ori.

Subiectul ales ..................................................................................................................

............................................................................................................................................

ÎNCHEIEREA

rezumatul prezentării

o previziune

o provocare pentru participanţi

repetarea unui citat folosit în prezentare

o istorioară

o întrebare retorică

o promisiune

o glumă

TEHNICILE RETORICE

exemple simple

exemple complexe - istorioare

repetiţii / reluări

comentarii făcute de alţii/ referinţe

analogii

citate

întrebări retorice

comparaţii

jocuri de cuvinte

MIJLOACELE AUDIOVIZUALE

Microfoanele

Avantaje

– asigură transmiterea informaţiei către toţi participanţii, indiferent de locul pe care îl

ocupă în sală

– permite menţinerea unui ton adecvat şi folosirea inflexiunilor vocii

Dezavantaje

– distorsiuni ale sunetului

– întreruperi accidentale în funcţionare

– pentru prezentatorii neobişnuiţi pot apărea situaţii neplăcute (o indicaţie pentru

asistent care se aude în toată sala)

Recomandări

microfoanele tip lavalieră sunt cele mai simplu de utilizat şi vă oferă libertate deplină

de mişcare

evitaţi microfoanele care trebuie ţinute în mână

verificaţi sistemul de sonorizare şi acustica sălii înainte de prezentare

într-o sală mică folosirea microfoanelor poate face prezentatorul ridicol

Planşele (chart-urile)

Avantaje:

– nu necesită nici un fel de aparatură pentru pregătire sau prezentare

– pot fi personalizate pentru fiecare grup de participanţi

– cea mai bună modalitate pentru a nota idei şi comentarii ale grupului

– mai personale decât foliile

– înveselesc atmosfera

Dezavantaje

– dacă nu sunt bine făcute pot să dea senzaţia de improvizaţie

– relativ greu de refolosit

– necesită anumite abilităţi pentru a avea un aspect profesional

Recomandări :

daţi un titlu fiecărei planşe

scrieţi cu litere mici, sunt mult mai uşor de citit decât majusculele

scrieţi mare (2 cm înălţimea literelor) şi lăsaţi spaţii între rânduri (4 - 8 cm)

scrieţi cu partea lată a markerului; scrieţi apăsat, chiar dacă nu scrieţi frumos; veţi

obţine un scris lizibil

folosiţi hârtie liniată

folosiţi alternativ două culori pe o planşă; folosiţi culorile pentru a delimita ideile;

folosiţi culori închise pentru scris şi culori vesele pentru sublinieri

dacă ştiţi că veţi reveni la o planşă lipiţi pe ea un post-it, o veţi găsi imediat

nu vorbiţi în timp ce scrieţi

lăsaţi partea de jos nescrisă, astfel şi cei care stau mai în spate văd tot scrisul

dacă aveţi talent înveseliţi planşele cu desene sugestive

Foliile

Avantaje

– se pot folosi pentru grupuri de orice dimensiune (dacă există un sistem de proiecţie

adecvat)

– se pot pregăti din timp

– dau senzaţia de profesionalism

– pot fi colorate

– se pot refolosi

– se poate crea un standard pentru prezentări în cadrul companiei

– se pot distribui participanţilor copii ale prezentării

Dezavantaje

– necesită aparatură şi o cameră relativ întunecoasă

– trecerea de la întuneric la lumină poate fi deranjantă

– sunt relativ impersonale

– nu pot fi animate

– sunt relativ greu de modificat şi costisitoare

Recomandări

o singură idee pe pagină; maxim 6 rânduri/ pagină

scrieţi cu fonturi mari (fonturi de 18 puncte sau mai mult); folosiţi fonturi simple,

fără înflorituri; maxim 2 fonturi pe pagină; aceleaşi fonturi pentru toată

prezentarea

folosiţi majuscule numai pentru titluri, restul scrieţi cu litere mici

folosiţi cât mai puţine cuvinte

ori de câte ori este posibil folosiţi liniuţe (bullets)

folosiţi un fond care să atenueze luminozitatea

Prezentările Power Point

Avantaje

- se pot folosi pentru grupuri de orice dimensiune (dacă există un sistem de proiecţie

adecvat)

- se pot pregăti din timp

- dau senzaţia de profesionalism

- pot fi colorate şi animate

- se pot refolosi (şi modifica uşor)

- se poate crea un standard pentru prezentări în cadrul companiei

- se pot distribui participanţilor copii (electronice sau pe hârtie) ale prezentării

Dezavantaje

- necesită aparatură şi o cameră relativ întunecoasă

- trecerea de la întuneric la lumină poate fi deranjantă

- animaţia inadecvată poate să creeze confuzie

- sunt relativ impersonale

- când grupul este mai mic de 10 persoane pot să încurce în loc să ajute

Recomandări

aceleaşi ca pentru folii

Durata prezentării Numărul recomandat de slide-uri

15 min 4 – 8

30 min 6 – 15

1 oră 12 – 20

2 ore 20 – 40

De ce sunt utile mijloacele vizuale? Pentru:

a atrage şi menţine trează atenţia participanţilor

a sublinia ideile principale

a ilustra şi întări cele spuse

a minimaliza neclarităţile şi posibilele erori în înţelegere

a mări gradul de reţinere a celor prezentate

a mări gradul de realism (mai ales când nu se pot aduce mostre)

a organiza mai bine prezentarea

a vă asigura că aţi atins toate punctele esenţiale

a căpăta mai multă încredere în dumneavoastră pe durata prezentării

................................................................................................................

7. PREZENTAREA PROPRIU ZISĂ

pregătirea sălii

comunicarea mesajului

întrebările

obiecţiile

evenimentele neaşteptate

PREGĂTIREA SĂLII

Este responsabilitatea prezentatorului să se asigure că sunt puse la punct detaliile care

pot influenţa succesul prezentării.

Cu suficient timp înaintea prezentării se verifică:

iluminarea şi ventilaţia

sistemele de proiecţie şi de sunet

aşezarea participanţilor

organizarea pauzelor/ finalului prezentării

materialele care vor fi distribuite

......................................................................................................................................

COMUNICAREA MESAJULUI

Sunt trei elemente care contribuie la impactul unui mesaj: limbajul verbal, para-verbal şi

non-verbal.

Limbajul verbal

cuvintele

– îndeamnă la acţiune

– specifice grupului

Limbajul para-verbal

volumul

tonul vocii

ritmul/ viteza

pauzele

Limbajul non-verbal

aspectul general

poziţia

mişcările

gesturile

mimica

contactul vizual

ÎNTREBĂRILE

Întrebările legitime

Răspundeţi tuturor întrebărilor pe parcursul segmentului de „Întrebări şi

răspunsuri”; pregătiţi-vă dovezi pentru cele susţinute în prezentare pentru a vă

fundamenta răspunsurile.

Răspundeţi pe scurt unei întrebări pusă pe parcursul prezentării care se referă la

un subiect pe care îl veţi dezvolta ulterior. Specificaţi momentul în care veţi atinge

subiectul respectiv; când ajungeţi în punctul respectiv asiguraţi-vă că participantul

este satisfăcut cu răspunsul primit.

Întrebări care nu au legătură cu subiectul

Dacă puteţi răspunde foarte scurt, faceţi-o; dacă nu, subliniaţi în mod politicos

faptul că acel subiect nu este inclus în prezentare şi continuaţi prezentarea.

Întrebări multiple

Răspundeţi pe rând fiecărei întrebări în parte, după ce aţi repetat-o.

Întrebări al căror răspuns nu-l cunoaşteţi

Fiţi onest, recunoaşteţi că nu ştiţi răspunsul şi precizaţi o dată ulterioară când veţi

putea răspunde; nu intraţi în panică, nimeni nu ştie toate răspunsurile.

OBIECŢIILE

Rezolvarea obiecţiilor participanţilor determină de multe ori succesul sau eşecul

prezentării.

Anticiparea obiecţiilor este cea mai simplă cale de rezolvare. Înainte de prezentare

gândiţi-vă la posibilele obiecţii şi pregătiţi-vă răspunsurile. De multe ori este indicat să

introduceţi răspunsurile la obiecţiile anticipate în prezentare, folosind o întrebare

retorică.

Obiecţiile se rezolvă în acelaşi fel cu cele din întâlnirile de vânzări:

respect pentru punctul de vedere al participantului

rezolvarea obiecţiei (dovezi, informaţii, comparaţie câştig – pierdere)

solicitarea acordului participantului

EVENIMENTELE NEAŞTEPTATE

În continuare sunt prezentate câteva situaţii neaşteptate şi sugestii pentru a ieşi din

impas.

Aţi pregătit o prezentare de 45 minute şi în ultimul moment aflaţi că aveţi la

dispoziţie doar 15 minute

Nici nu vă gândiţi să mergeţi într-un ritm mai alert. Renunţaţi la 2/3 din prezentare,

păstrând elementele esenţiale. Când vă pregătiţi prezentarea, gândiţi-vă la o

variantă scurtă, astfel nu va trebui să vă decideţi sub presiunea timpului.

Liderul de opinie părăseşte sala înainte de finalul prezentării

Menţionaţi clar atât subiectul şi beneficiile prezentării în introducere. Folosiţi o

planşă sau un slide cu punctele principale. Rezumaţi punctele esenţiale într-o frază.

Sunteţi anunţat în ultima clipă că liderul de opinie nu va participa

Mai mult ca sigur cineva din cei prezenţi are sarcina să-i raporteze despre

prezentare. Gândiţi-vă care este mesajul care aţi dori să ajungă la liderul de opinie

şi repetaţi-l pe parcursul prezentării pentru a vă asigura că este reţinut.

Aşteptaţi 5 participanţi şi au sosit 20

Dacă aveaţi de gând să distribuiţi materiale şi aveţi la dvs. mai puţine decât numărul

de participanţi, renunţaţi să le distribuiţi. Faceţi repede aranjamentele necesare

pentru ca toată lumea să stea confortabil. Arătaţi că vă bucuraţi de prezenţa lor şi

zâmbiţi.

Vi se usucă gâtul şi nu aveţi la dispoziţie un pahar cu apă

Gândiţi-vă la o lămâie. Pregătiţi-vă din timp un pahar cu apă.

Foliile vă alunecă şi se împrăştie pe jos.

Zâmbiţi şi comentaţi amuzant incidentul. Numerotaţi foliile pentru orice prezentare,

vă va fi mult mai simplu să le re-aranjaţi.

Aflaţi în ultima clipă că prezentarea va fi înregistrată pe o casetă video

Nu priviţi la camera de luat vederi. Amintiţi-vă, dacă folosiţi un microfon, că orice

şoaptă se va auzi şi înregistra.

Pierdeţi ideea în mijlocul unei propoziţii

Zâmbiţi şi reluaţi propoziţia. Oricui i s-a întâmplat cel puţin o dată acest lucru, veţi fi

privit cu simpatie.

Observaţi că o persoană importantă din auditoriu vă confundă cu competitorul dvs.

(de exemplu ia notiţe pe o pagină care are ca titlu numele firmei concurente sau

numele produsului concurent).

Nu faceţi nici un comentariu, însă menţionaţi în mod repetat numele firmei/

produsului dvs.

......................................................................................................................................

FIŞE DE LUCRU PENTRU PREGĂTIREA PREZENTĂRII

1. De ce

Motiv...................................................................................................................................

............................................................................................................................................

Obiectiv...............................................................................................................................

............................................................................................................................................

2. Cine

Identificare participanţi

............................................................................................................................................

Nevoile participanţilor

............................................................................................................................................

Subiectul general ..............................................................................................................

............................................................................................................................................

Subiecte de prezentat

1..........................................................................................................................................

2..........................................................................................................................................

3..........................................................................................................................................

4. Când

Astazi, ora ........................Durata 15 minute

5. Unde

În aceasta sala

6. Cum

______________________________________________________________________

INTRODUCERE

______________________________________________________________________

Tranziţie

SUBIECTUL 1

______________________________________________________________________

SUBIECTUL 2

Tranziţie

______________________________________________________________________

SUBIECTUL 3

Tranziţie

______________________________________________________________________

Tranziţie

ÎNTREBĂRI ŞI RĂSPUNSURI

______________________________________________________________________

POSIBILE OBIECŢII

______________________________________________________________________

ÎNCHEIERE

EXEMPLE, REFERINŢE, ETC.

______________________________________________________________________

Antrenamentul Abilitatilor de Comunicare Verbala Si Nonverbalaprezentari de Succes

Documents