8/3/2019 Time Management RM
1/59
R&M AuditDecembrie 2011
Trainer: Cristina Chiorsac
Mirela SerbanTeodor Stoica
8/3/2019 Time Management RM
2/59
I
CE BREAKERTwo truths and a lie
8/3/2019 Time Management RM
3/59
` Constientizarea importantei timpului si a prioritizarii activitatilor;
` Cauzele pierderii timpului - hotii de timp;
` Stabilirea si planificarea activitatilor;` Organizare
` Planificare
` Delegare
` A stii sa spuni nu
` Tehnici de planificare a activitatilor;
` Exemplu de organizare a timpului;
` Concluzii curs;
` Intrebari si raspunsuri.
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
4/59
` La sfarsitul acestui program, participantii vorputea:
1. Sa identifice unde si de ce pierd/irosesc timpul;
2. Sa-si stabileasca obiective si sa-si dezvolte metodeeficiente de lucru pentru a-si atinge obiectivele;
3. Sa-si planifice procesul de lucru si sa intocmeasca olista eficienta cu treburi de facut;
4. Sa trateze cu profesionalism situatiile cand suntintrerupti;
5. Sa se organizeze singuri;
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
5/59
` Exercitiu: Toata lumea inchide ochii, lasa capul jos si ridicamana in liniste cand crede ca au trecut 20 secunde. Cand se vaauzi cuvantul stop toata lumea va deschide ochii si va lasa usormana jos.
` Concluzii: perceptie diferita a timpului de la individ la individ
Horace Mann: "Pierdut ieri ntre rsrit i apus dou ore de aur,fiecare ncrustat cu aizeci de minute de diamant. Nu se ofer nici orecompens pentru c s-au dus pentru totdeauna".
8/3/2019 Time Management RM
6/59
` TimpulTimpul este o noiune primar (care nu sedefinete, ci este perceput prin simuri) ieste corelat cu cea de eveniment.
` Percepia uman sesizeaz ordinea n timp aevenimentelor care se succed de la trecut,prin prezent, spre viitor.
Nu timpul ti se potriveste tie, ci tu potriveste-te timpului(proverb armean)
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
7/59
8/3/2019 Time Management RM
8/59
MS
8/3/2019 Time Management RM
9/59
Primiti la birou o scrisoare de la Mos Timp prin care in fiecare lunaprimiti cadou 4 ore in plus cu conditia sa consumati cele 4 ore infiecare luna la birou sau in familie altfel pierdeti orele.
Cum veti petrece cele 4 ore?
MS
8/3/2019 Time Management RM
10/59
Un drumt, plimbandu-se prin padure, a intalnit un taietor delemne care taia din greu un copac cazut. Drumetul s-a apropiatsa vada de ce acesta este atat de grabit si indarjit in munca sa,apoi spuse:
- Scuzati-ma, dar nu pot sa nu observ ca fierastrauldumneavoastra este cat se poate de tocit. N-ar fi bine sa-lascutiti?Fara suflare, taietorul de lemne a mormait:
- Nu am timp, trebuie sa termin de taiat copacul!
MS
8/3/2019 Time Management RM
11/59
AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI
Exemple
AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI
Exemple
MS
8/3/2019 Time Management RM
12/59
STABILIREA OBIECTIVELORD
aca nu-i cunosti destinatia, ajungi de obicei in alt loc
MS
8/3/2019 Time Management RM
13/59
ORGANIZAREA identificarea corecta ainstrumentelor de organizare;
PLANIFICAREA estimata vs reala;
DELEGAREA identificarea activitatilor/oamenilor;
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
14/59
` METODA ABCDE Brian Tracy (expert indezvoltare personala) A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie
neaparat sa le faceti.
B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel deimportante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sale faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiaratat de grave.
C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe carear fi placut sa le faceti.
D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altorpersoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra.
E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista,
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
15/59
TIME MANAGEMENT
URGENTA
IMPORTANTA
DDelegati
AFaceti acum
BFaceti mai tarziu
stabileste termen
C,ENu faceti
Nivel ridicat
Nivelridicat
Nivelscazut
8/3/2019 Time Management RM
16/59
` Principiul PARETO (regula 80-20)
Apartine economistului Vilfredo Pareto care in 1906 a
constatat:x 80% din averea Italiei era detinuta de 20% din populatia tarii;
Time Managementx 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din
activitatile pe care le efectuam.
* 10 sarcini 2 sarcini foarte importante -> A
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
17/59
Pasul 1x Identificati-va obiectivele reale ale jobului;
Pasul 2x Identificati responsabilitatile cheie - care va ajuta la atingerea
obiectivelor;Pasul 3
x Activitati care sa va duca la atingerea lor;Pasul 4
x Prioritizati!Pasul 5
x Planificatix treburile majore (ca importanta) sau proiectele pentru toata
saptamanax activitatile pentru fiecare zi
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
18/59
` Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarelemetode:
FORTE
DUST
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
19/59
` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
x Formuleaza lista sarcinilor zilnice;x Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute;x Traseaza prioritatile;x Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor;
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
20/59
` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
x Formuleaza lista sarcinilor zilnice; - lista de lucrux Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute; planifica max
60% - restul activ d erutina furnicix Traseaza prioritatile; - 1 ora maximx Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor; la sfarsitul zilei
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
21/59
` TEHNICA DUST: D = Delegate - documentele care pot fi rezolvate de alte
persoane trebuie s ajung imediat la acestea
U = Use it - actionai imediat, folosind informaia respectiv,sau notai-o n Organiser
S = Store it - folosii un sistem eficient de ndosariere; nupstrai dect hrtii/acte ce v vor folosi n viitor
T = Throw it away - toate hrtiile i informaiile nefolositoaretrebuie aruncate imediat
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
22/59
Ce? Cui?
Persoanelor cu aptitudini necesare si cu timp disponibil Cand?
Cand asteptati rezultatele (deadline) Comunicare & training
contextul, motivatia, orientarea catre rezultate, standarde Informare
Informati-i pe ceilalti despre responsabilitatile celor delegati Fiti disponibili pentru indrumare si suport Monitorizati si oferiti feedback
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
23/59
8/3/2019 Time Management RM
24/59
` 80% din intreruperile din programul nostru sunt produse de 20%dintre colegii nostri;
` 80% dintre colegi citesc 20% legislatie zilnic;`
80% dintre deciziile unei sedinte se iau in 20% din timpulacesteia;` 20% dintre noi ii controleaza pe ceilalti 80%;` 80% din documentele pastrate pe birou sunt 20% importante;` 80% dintre colegii din birou sunt deranjati de 20% dintre
acestia;` 20% dintre colegi nu sunt de acord cu restul de 80%.
MS
8/3/2019 Time Management RM
25/59
Minimalizati timpul dedicat sarcinilorminore (furnicile).
MS
8/3/2019 Time Management RM
26/59
Prioritizarea este mai important decatorganizarea;
O persoana foarte ordonata nu este neaparat sieficienta;
Tentatia de a face prea multe in acelasi timp;
Risipirea energiei in sarcini minore, de rutina;
La sfarsitul zilei, desi am muncit mult, nu amrezolvat probleme importante.
MS
8/3/2019 Time Management RM
27/59
100%
50%
0%
6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6
MS
8/3/2019 Time Management RM
28/59
Mirela ERBAN
8/3/2019 Time Management RM
29/59
` Intreruperile telefonice;` Vizitatorii neanuntati;` Sedintele / intalnirile programate
/ neprogramate;
` Crizele de timp (amanarea /lipsa planului de rezerva);` Lipsa obiectivelor, prioritatilor,
termenelor limita;` Dezordinea de pe birou si
dezorganizarea personala;` Delegarea ineficienta sau lipsa
delegarii (activitati de rutina /detalii);
` Slaba comunicare;` Estimarea eronata a timpului/Inceperea mai multor lucrurideodata / Nefinalizarea;
` Lipsa informatiilor;` Responsabilitati confuze;` Incapacitatea de a spune
NU;` Treburile neterminate;
` Lipsa auto-disciplinei;` Oboseala si stresul
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
30/59
8/3/2019 Time Management RM
31/59
Performane100%
ntreruperi
MS
8/3/2019 Time Management RM
32/59
` Solicitare documente ANAF;` Raspunde si directioneaza;` Revenire sau te sunam noi?` Iti place sa vorbesti la telefon sau nu poti sa reduci convorbirea?` Limita de timp in convorbire?` Conversatie sau discutie adevarata?
Ce faci dupa incheierea convorbirii?
MS
8/3/2019 Time Management RM
33/59
` Urgenta sau vizita?` In picioare sau in sala?` Rezolvam pe loc sau ulterior?` Delegare?
De multe ori, NOI insine incurajam vizitele neanuntateprin atitudinea noastra prietenoasa si prin dificultateade a fi fermi, dar in acelasi timp de a actiona cu tact!
Ce faci dupa incheierea vizitei?
MS
8/3/2019 Time Management RM
34/59
` Citim emailul online sau cand avemtimp?
` Dezabonare sau stergere?
` Raspundem sau compunem?` Email sau telefon?
Cititi un mesaj doar o singura data.
Daca e important - salvai-l / prioritizatil / delegati-l.Daca nu Stergei-l!
MS
8/3/2019 Time Management RM
35/59
35
Cine participa si de ce?
Intreruperi sau coerenta?
Participam sau aprobam?
Pasul urmator
Delegarea
80% dintre deciziile unei edine/intalnirise iau in 20% din timpul acesteia
MS
8/3/2019 Time Management RM
36/59
36
Stiu ca trebuie sa fac aceste dosare de audit.
Dar s-au modificat si normele si, in plus, este atat deplictisitor
As dori ca sa le faca altcineva.
Ma intreb daca o sa vina controlul sau nu.
Sunt prea aglomerata sa lucrez la ele acum....
8/3/2019 Time Management RM
37/59
37
Motivati-va;
Constientizati;
Plan de rezerva?
Satisfactie;
Amanarea este paralizanta;
O poti transforma intr-o sarcina placuta?
MS
8/3/2019 Time Management RM
38/59
Un proiect mare este ca un elefant pe care techinui sa-l mananci. In nici un caz nu trebuie sa
astepti sa-ti creasca gura.
Imparte sarcina in activitati mai mici pe care sa le facitreptat;
Programeaza una cate una pe rand si vei ajunge satermini intreaga sarcina;
Deleaga
MS
8/3/2019 Time Management RM
39/59
39
Primesti o solicitareURGENTTTT!!!!!!!
Regula nr.1 Intreaba-te. Este criza ta?R
egula nr.2- Nu te repezi sa incepi sa faci ceva, planifica mai
intai!Regula nr.3 - Cere ajutor daca ai nevoie.Regula nr.4 - Respira!Regula nr.5 Negociaza termenele-limita.Regula nr.6 - Evalueaza si pune pe hartie cum poate fi evitata
aparitia unei asemenea crize in viitor.
MS
8/3/2019 Time Management RM
40/59
40
Grija exagerata pentru detalii:
un lux sau o necesitate? amanare sau personalitate?
Atentie exagerata la detalii, proceduri, reguli si organizare sunt adesea
in detrimentul rezultatului final.
MS
8/3/2019 Time Management RM
41/59
41
Analizati-va atent cate lucruri faceti in acelasi timp;
Este realist ce faceti? Rezultate pana la jumatate sunt satisfacatoare? Nu va imprastiati prea mult?
Concentrati-va pe o sarcina anume si staruiti asupra ei!
MS
8/3/2019 Time Management RM
42/59
42
De ce? Regula generala este ca dac oamenii pot aruncasarcinile lor pe umerii altuia, o vor face.....
Cum? "Nu" pur si simplu Imi cer scuze, chiar nu pot veni astazi la Dvs.Sandwich-ul "Sunt incantat ca m-ati invitat, dar nu pot veni laintalnire. Sper sa nu constituie o problema."S
andwich-
ul rasturnat"Nu, chiar nu pot ajunge la intalnire. Imi pare
rau pentru ca mi-as dori sa fiu acolo si sper sa iasa bine. Dar imi esteteama ca raspunsul meu ramane nu!".
"Nu, dar... "Nu pot veni acum, dar as vrea sa ne intalnim insaptamana ce urmeaza. Putem?"
Refuzul amanat Pot sa-ti dau un raspuns maine?"Nu direct Nu, mulumesc, dar NU!N
u justificat Nu pot acum, deoarece trebuie sa termin raportul panamaine si deja este tarziuNu repetat Poti sa te uiti putin peste acest raport ? Nu, nu pot! Te
rog, nu dureaza mult! Nu, nu pot !Spune NU efuluiArata-le planul zilnic de activitati si roaga-i sa
decida la care anume activitate doresc sa renunti pentru a te puteaocupa de noua insarcinare
MS
8/3/2019 Time Management RM
43/59
43
SI NU UITA...Ai dreptul sa spui "Nu".Sa spui "nu" nu este nepoliticos, este o hotarare.Oamenii te vor respecta si atunci cand spui "nu".
8/3/2019 Time Management RM
44/59
44
timpul mediu de munca a crescut n ultimadecada cu peste 20%;
timpul de odihna si relaxare a scazut cu 32%;
600% mai multa informatie trebuie administratacomparativ cu situatia de acum 20 ani..
MS
8/3/2019 Time Management RM
45/59
45
propriilor factori motivanti: urgenta, perfectionismul, dorinta de afi pe placul tuturor.
presiunilor de la locul de munca: standarde ridicate, munca inechipa cu o persoan care este antipatica.
evenimentelor din viaa personala: problemele de acasa
MS
8/3/2019 Time Management RM
46/59
46
nu indosariati totul, ci doar ce trebuie;scapati de toate documentele nerelevante
(pana la 80% din documentele pastrate nu vor maifi niciodata citite);
nu puneti mana pe o hartie decat o singura data;indosariati pe masura ce primiti documentele;daca unele hartii sunt scoase din dosar, puneti onota cu cine a luat hartia si cand;capsati documentele, nu le puneti agrafe;
reorganizati si etichetati clar dosarele;utilizati coduri de culori.
MS
8/3/2019 Time Management RM
47/59
Multe persoane i-au creat obiceiul de a-itransforma biroul ntr-o uria list cu lucruri de
fcut: hrtii, notie zilnice, dosare, scrisori, tvipentru documente, mesaje telefonice, etc., toatemprtiate strignd:
UIT-TE LA MINE
OCUP-TE DE MINE
MS
8/3/2019 Time Management RM
48/59
48
Nivelul 1 Documenteaza-te !1
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog vezi daca este totul ok si sa-mi spui!
M JC
M JS
8/3/2019 Time Management RM
49/59
49
Nivelul 2 Analizeaza!2
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca contabilitatea corespunde cu patrimoniul!
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea aceasta.Te rog vezi daca avem totul operat!
M JC
M JS
8/3/2019 Time Management RM
50/59
50
Nivelul 3 Recomanda!3
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog vezi daca corespune contabilitatea cu
patrimoniul si daca nu vezi de unde si imi spui!
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog vezi daca Alina mai are modificari, Dna S
daca mai are concedii si spune-mi tu daca ar mai ficeva!
M JC ?
M JS
8/3/2019 Time Management RM
51/59
51
Nivelul 4 Execut !4
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog pregateste tu dosarul si il semnez eu!
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Sa-mi spui cand pot da calcul CAS?
M JC
M JS
8/3/2019 Time Management RM
52/59
52
Nivelul 5 Ocup-te tu!5
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata certificatul.
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand sunt gata sa vorbesc la
casierie
M JC
M JS
8/3/2019 Time Management RM
53/59
53
Nivelul 6 Rezolva integral!6
MS
Avem nevoie de certificat de la locale pe HMD.Te rog s te ocupi si sa-mi spui cand e gata.
Certificatul trebuie sa ajunga la Dna Albu.
Pluriva vrea sa plateasca salariile vinerea asta.Banii sunt la casierie!
M JC
M JS
D lD l
8/3/2019 Time Management RM
54/59
54
Criticai, dac TREBUIE!Exclusiv NTRE PATRU OCHI!!!Exclusiv pe PRINCIPIU, nu pe
PERSOAN!Exclusiv pe FAPTE, nu pe VORBE!
FR RESENTIMENTEncheiai "sesiunea" pe frecven pozitiv!Mulumii pentru ceea ce s-a realizat,
efort i implicare.
A ieit bine! Mulumii, felicitai, recompensai,
recunoatei public meritele
persoanei n cauz.
Nu a ieit bine!
MS
DelegareaDelegarea
8/3/2019 Time Management RM
55/59
8/3/2019 Time Management RM
56/59
Utilizarea unui Organizer/Plannerdefinire activitati (SMART);
Prioritizare in functie de importanta,urgenta si interdependenta;
Delegarea corecta identificasarcinile/personale; Automonitorizarea durata estimata vs
durata reala; Invata sa spui NU sarcinilor inutile;
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
57/59
` La sosirea la birou (maxim 10 min): Notati sarcinile care trebuie indeplinite; Evaluati durata fiecarei activitati; Rezervati timp pentru cazuri neprevazute; Grupati activitatile asemanatoare;
Clasati activitatile in functie de prioritati; Delegati ceea ce este posibil;
` La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min): Notati rezultatele obtinute; Realocati timp pentru activitatile nefinalizate (programati in functie de prioritati); Faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti nevoie; Verificati activitatile delegate catre altii si activitatile primite de rezolvat.
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
58/59
1. Pot sa idenific unde si de ce pierd/irosesc timpul;2. Pot sa imi stabilesc obiective si sa dezvolt metode
eficiente de lucru pentru a-mi atinge obiectivele;3. Pot sa imi planific procesul de lucru si sa
intocmeasca o lista eficienta cu treburi de facut;4. Pot sa tratez cu profesionalism situatiile cand sunt
intrerupt;5. Pot sa ma organizez mai bine;
TIME MANAGEMENT
8/3/2019 Time Management RM
59/59