Home >Documents >Time Management RM

Time Management RM

Date post:06-Apr-2018
Category:
View:228 times
Download:0 times
Share this document with a friend
Transcript:
  • 8/3/2019 Time Management RM

    1/59

    R&M AuditDecembrie 2011

    Trainer: Cristina Chiorsac

    Mirela SerbanTeodor Stoica

  • 8/3/2019 Time Management RM

    2/59

    I

    CE BREAKERTwo truths and a lie

  • 8/3/2019 Time Management RM

    3/59

    ` Constientizarea importantei timpului si a prioritizarii activitatilor;

    ` Cauzele pierderii timpului - hotii de timp;

    ` Stabilirea si planificarea activitatilor;` Organizare

    ` Planificare

    ` Delegare

    ` A stii sa spuni nu

    ` Tehnici de planificare a activitatilor;

    ` Exemplu de organizare a timpului;

    ` Concluzii curs;

    ` Intrebari si raspunsuri.

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    4/59

    ` La sfarsitul acestui program, participantii vorputea:

    1. Sa identifice unde si de ce pierd/irosesc timpul;

    2. Sa-si stabileasca obiective si sa-si dezvolte metodeeficiente de lucru pentru a-si atinge obiectivele;

    3. Sa-si planifice procesul de lucru si sa intocmeasca olista eficienta cu treburi de facut;

    4. Sa trateze cu profesionalism situatiile cand suntintrerupti;

    5. Sa se organizeze singuri;

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    5/59

    ` Exercitiu: Toata lumea inchide ochii, lasa capul jos si ridicamana in liniste cand crede ca au trecut 20 secunde. Cand se vaauzi cuvantul stop toata lumea va deschide ochii si va lasa usormana jos.

    ` Concluzii: perceptie diferita a timpului de la individ la individ

    Horace Mann: "Pierdut ieri ntre rsrit i apus dou ore de aur,fiecare ncrustat cu aizeci de minute de diamant. Nu se ofer nici orecompens pentru c s-au dus pentru totdeauna".

  • 8/3/2019 Time Management RM

    6/59

    ` TimpulTimpul este o noiune primar (care nu sedefinete, ci este perceput prin simuri) ieste corelat cu cea de eveniment.

    ` Percepia uman sesizeaz ordinea n timp aevenimentelor care se succed de la trecut,prin prezent, spre viitor.

    Nu timpul ti se potriveste tie, ci tu potriveste-te timpului(proverb armean)

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    7/59

  • 8/3/2019 Time Management RM

    8/59

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    9/59

    Primiti la birou o scrisoare de la Mos Timp prin care in fiecare lunaprimiti cadou 4 ore in plus cu conditia sa consumati cele 4 ore infiecare luna la birou sau in familie altfel pierdeti orele.

    Cum veti petrece cele 4 ore?

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    10/59

    Un drumt, plimbandu-se prin padure, a intalnit un taietor delemne care taia din greu un copac cazut. Drumetul s-a apropiatsa vada de ce acesta este atat de grabit si indarjit in munca sa,apoi spuse:

    - Scuzati-ma, dar nu pot sa nu observ ca fierastrauldumneavoastra este cat se poate de tocit. N-ar fi bine sa-lascutiti?Fara suflare, taietorul de lemne a mormait:

    - Nu am timp, trebuie sa termin de taiat copacul!

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    11/59

    AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI

    Exemple

    AUTOEVALUAREASCUTIREA FIERASTRAULUI

    Exemple

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    12/59

    STABILIREA OBIECTIVELORD

    aca nu-i cunosti destinatia, ajungi de obicei in alt loc

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    13/59

    ORGANIZAREA identificarea corecta ainstrumentelor de organizare;

    PLANIFICAREA estimata vs reala;

    DELEGAREA identificarea activitatilor/oamenilor;

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    14/59

    ` METODA ABCDE Brian Tracy (expert indezvoltare personala) A activitatile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie

    neaparat sa le faceti.

    B notati cu B activitatile care sunt importante, insa nu la fel deimportante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine sale faceti. Consecintele neindeplinirii unei astfel de activitati nu sunt chiaratat de grave.

    C activitatile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe carear fi placut sa le faceti.

    D activitatile notate cu D sunt activitati pe care le puteti delega altorpersoane sa se ocupe de ele pentru dumneavoastra.

    E notati cu E activitatile pe care le puteti elimina din lista,

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    15/59

    TIME MANAGEMENT

    URGENTA

    IMPORTANTA

    DDelegati

    AFaceti acum

    BFaceti mai tarziu

    stabileste termen

    C,ENu faceti

    Nivel ridicat

    Nivelridicat

    Nivelscazut

  • 8/3/2019 Time Management RM

    16/59

    ` Principiul PARETO (regula 80-20)

    Apartine economistului Vilfredo Pareto care in 1906 a

    constatat:x 80% din averea Italiei era detinuta de 20% din populatia tarii;

    Time Managementx 80% din rezultatele pe care le obtinem provin din 20% din

    activitatile pe care le efectuam.

    * 10 sarcini 2 sarcini foarte importante -> A

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    17/59

    Pasul 1x Identificati-va obiectivele reale ale jobului;

    Pasul 2x Identificati responsabilitatile cheie - care va ajuta la atingerea

    obiectivelor;Pasul 3

    x Activitati care sa va duca la atingerea lor;Pasul 4

    x Prioritizati!Pasul 5

    x Planificatix treburile majore (ca importanta) sau proiectele pentru toata

    saptamanax activitatile pentru fiecare zi

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    18/59

    ` Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarelemetode:

    FORTE

    DUST

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    19/59

    ` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

    x Formuleaza lista sarcinilor zilnice;x Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute;x Traseaza prioritatile;x Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor;

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    20/59

    ` Tehnica FORTE Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:

    x Formuleaza lista sarcinilor zilnice; - lista de lucrux Observa si estimeaza timpul necesar;x Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute; planifica max

    60% - restul activ d erutina furnicix Traseaza prioritatile; - 1 ora maximx Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor; la sfarsitul zilei

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    21/59

    ` TEHNICA DUST: D = Delegate - documentele care pot fi rezolvate de alte

    persoane trebuie s ajung imediat la acestea

    U = Use it - actionai imediat, folosind informaia respectiv,sau notai-o n Organiser

    S = Store it - folosii un sistem eficient de ndosariere; nupstrai dect hrtii/acte ce v vor folosi n viitor

    T = Throw it away - toate hrtiile i informaiile nefolositoaretrebuie aruncate imediat

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    22/59

    Ce? Cui?

    Persoanelor cu aptitudini necesare si cu timp disponibil Cand?

    Cand asteptati rezultatele (deadline) Comunicare & training

    contextul, motivatia, orientarea catre rezultate, standarde Informare

    Informati-i pe ceilalti despre responsabilitatile celor delegati Fiti disponibili pentru indrumare si suport Monitorizati si oferiti feedback

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    23/59

  • 8/3/2019 Time Management RM

    24/59

    ` 80% din intreruperile din programul nostru sunt produse de 20%dintre colegii nostri;

    ` 80% dintre colegi citesc 20% legislatie zilnic;`

    80% dintre deciziile unei sedinte se iau in 20% din timpulacesteia;` 20% dintre noi ii controleaza pe ceilalti 80%;` 80% din documentele pastrate pe birou sunt 20% importante;` 80% dintre colegii din birou sunt deranjati de 20% dintre

    acestia;` 20% dintre colegi nu sunt de acord cu restul de 80%.

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    25/59

    Minimalizati timpul dedicat sarcinilorminore (furnicile).

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    26/59

    Prioritizarea este mai important decatorganizarea;

    O persoana foarte ordonata nu este neaparat sieficienta;

    Tentatia de a face prea multe in acelasi timp;

    Risipirea energiei in sarcini minore, de rutina;

    La sfarsitul zilei, desi am muncit mult, nu amrezolvat probleme importante.

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    27/59

    100%

    50%

    0%

    6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4 6

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    28/59

    Mirela ERBAN

  • 8/3/2019 Time Management RM

    29/59

    ` Intreruperile telefonice;` Vizitatorii neanuntati;` Sedintele / intalnirile programate

    / neprogramate;

    ` Crizele de timp (amanarea /lipsa planului de rezerva);` Lipsa obiectivelor, prioritatilor,

    termenelor limita;` Dezordinea de pe birou si

    dezorganizarea personala;` Delegarea ineficienta sau lipsa

    delegarii (activitati de rutina /detalii);

    ` Slaba comunicare;` Estimarea eronata a timpului/Inceperea mai multor lucrurideodata / Nefinalizarea;

    ` Lipsa informatiilor;` Responsabilitati confuze;` Incapacitatea de a spune

    NU;` Treburile neterminate;

    ` Lipsa auto-disciplinei;` Oboseala si stresul

    TIME MANAGEMENT

  • 8/3/2019 Time Management RM

    30/59

  • 8/3/2019 Time Management RM

    31/59

    Performane100%

    ntreruperi

    MS

  • 8/3/2019 Time Management RM

    32/59

    ` Solicitare documente ANAF;` Raspunde si directioneaza;` Revenire sau te sunam noi?` Iti place sa vorbesti la telefon sau nu poti sa reduci convorbirea?` Limita de timp in convorbire?`

Embed Size (px)
Recommended