SHAREPOINT 2010SEMINAR 2

FLUXURI DE LUCRU

FLUXURI DE LUCRU..............................................................................................................11. Utilizarea unui flux de lucru Aprobare...............................................................................1

1.1. Funcţionarea fluxului de lucru.....................................................................................11.2. Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conţinut..........................................................................................................21.3. Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau element..............................51.4. Finalizarea activităţii fluxului de lucru Aprobare........................................................61.5. Vizualizarea stării unui flux de lucru pentru un document sau element......................9

2. Utilizarea unui flux de lucru în trei faze.............................................................................92.1. Funcţionarea unui flux de lucru în trei faze...............................................................102.2. Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei faze..............112.3. Pornirea manuală a unui flux de lucru în trei faze pentru un element.......................162.4. Finalizarea unei activităţi într-un flux de lucru în trei faze.......................................16

3. Lucru cu fluxuri de lucru de tip collect feedback – de realizat.........................................17

1. Utilizarea unui flux de lucru AprobareFluxul de lucru Aprobare direcţionează un element dintr-un site SharePoint la persoanele specificate pentru aprobare. Acest flux de lucru poate fi utilizat în diverse procese de afaceri, de la specificarea produsului final la aprobarea solicitărilor de concediu.

1.1. Funcţionarea fluxului de lucru

Fluxul de lucru Aprobare acceptă procese de afaceri care implică trimiterea unui document sau a unui element la colegi sau la manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru Aprobare face procesul de aprobare mai eficient, gestionând şi urmărind toate activităţile umane implicate în proces şi furnizând o înregistrare a procesului după terminare.

Dacă sunt disponibile fluxurile de lucru, atunci există posibilitatea de a porni un flux de lucru Aprobare direct dintr-un document sau dintr-un element dintr-o listă sau o bibliotecă. Pentru a porni un flux de lucru, se selectează fluxul de lucru dorit pentru utilizare, apoi se completează formularul de iniţializare a fluxului de lucru care specifică participanţii fluxului de lucru (persoanele responsabile cu aprobarea), o dată de terminare şi orice instrucţiuni relevante pentru această activitate. După pornirea unui flux de lucru, serverul atribuie activităţi tuturor participanţilor. Dacă sunt activate avertizările de poştă electronică pentru server, serverul trimite, de asemenea, avertizări de poştă electronică tuturor participanţilor. Fluxul de lucru Aprobare se poate executa în:

serie, în care activităţile sunt atribuite participanţilor câte una odată; paralel, în care activităţile sunt atribuite participanţilor toate odată.

1

Notă: Fluxul de lucru se poate executa şi în etape, însumând o serie de activităţi în serie şi în paralel, care pot avea diferiţi participanţi.

Participanţii pot face clic pe un link în avertizarea de activitate din poşta electronică pentru a deschide un document sau element de aprobat. Participanţii pot alege să aprobe, să respingă, sau să reatribuie activităţile de aprobare. De asemenea, ei pot solicita o modificare în documentul sau elementul de aprobat. Participanţii au opţiunea să-şi efectueze activităţile din fluxul de lucru din site-ul Microsoft SharePoint Server 2010 sau direct din anumite programe care fac parte din Microsoft Office 2010. În timp ce fluxul de lucru se află în desfăşurare, deţinătorul fluxului de lucru sau participanţii la fluxul de lucru au posibilitatea să vizualizeze pagina Stare flux de lucru, pentru a şti care participanţi şi-au terminat activităţile fluxului de lucru. Când participanţii la fluxul de lucru îşi finalizează activităţile fluxului de lucru, fluxul de lucru se încheie, iar deţinătorul fluxului de lucru este notificat automat cu privire la terminarea fluxului de lucru.

1.2. Adăugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o listă, o bibliotecă sau un tip de conţinut

Înainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adăugat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente într-o locaţie specifică. Trebuie să existe permisiunea Gestionare liste pentru a putea adăuga un flux de lucru la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut. În cele mai multe cazuri, administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestionează liste sau biblioteci specifice efectuează această acţiune.

Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variază în funcţie de locul unde este adăugat:

dacă se adăugă un flux de lucru direct la o listă sau la o bibliotecă, acesta este disponibil doar pentru elementele din acea listă sau bibliotecă;

dacă se adăugă un flux de lucru la un tip de conţinut listă (o instanţă a tipului de conţinut site care s-a adăugat unei anumite liste sau biblioteci), el este disponibil numai pentru elementele de acel tip de conţinut din acea listă sau bibliotecă cu care este asociat tipul de conţinut;

dacă se adăugă un flux de lucru la un tip de conţinut de site, acel flux de lucru este disponibil pentru toate elementele acelui tip de conţinut din fiecare listă sau bibliotecă la care este adăugat acel tip de conţinut de site;

dacă se doreşte ca un flux de lucru să fie larg disponibil în liste şi în biblioteci dintr-o colecţie de site-uri pentru elemente ale unui anumit tip de conţinut site, modalitatea cea mai eficientă de a ajunge la acest rezultat este adăugarea fluxului de lucru direct la un tip de conţinut site.

Notă: Dacă se doreşte adăugarea unui flux de lucru Aprobare la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut sau dacă se doreşte modificarea unui flux de lucru Aprobare care este deja asociat la o listă, la o bibliotecă sau la un tip de conţinut, trebuie urmaţi aceiaşi paşi.

Pentru a deschide pagina Adăugare flux de lucru sau Modificare flux de lucru pentru lista, biblioteca sau tipul de conţinut dorit, se alege una dintre următoarele variante:

pentru o listă sau o bibliotecă: o se deschide lista sau biblioteca pentru care se doreşte adăugarea sau modificarea

unui flux de lucru;o clic pe tab-ul Listă sau Bibliotecă, apoi clic pe Setări listă sau pe Setări bibliotecă;

2

o sub Permisiuni şi management, clic pe Setări flux de lucru.

pentru un tip de conţinut din listă: o se deschide biblioteca sau lista

care conţine instanţa tipului de conţinut listă pentru care se doreşte adăugarea sau modificarea unui flux de lucru;

o clic pe tab-ul Listă sau Bibliotecă, clic pe Setări listă sau pe Setări bibliotecă;

o sub Tipuri de conţinut, clic pe numele tipului de conţinut (dacă lista sau biblioteca este configurată să nu permită gestionarea tipurilor de conţinut, secţiunea Tipuri de conţinut nu apare în pagina Particularizare pentru listă sau bibliotecă);

o sub Setări, clic pe Setări flux de lucru.

pentru un tip de conţinut de site: o pe pagina de pornire a colecţiei de site-uri, în meniul Acţiuni site, clic pe Setări site;o sub Galerii, clic pe Tipuri de conţinut de site.o clic pe numele tipului de conţinut de site pentru care se doreşte adăugarea sau

modificarea unui flux de lucru, apoi clic pe Setări flux de lucru.

Pe pagina Setări flux de lucru, clic pe Adăugare flux de lucru sau clic pe numele fluxului de lucru pentru care se doreşte modificarea setărilor:

3

pentru adăugarea unui flux de lucru -> în pagina Adăugare flux de lucru, în secţiunea Flux de lucru, se selectează şablonul fluxului de lucru Aprobare - SharePoint 2010;

pentru modificarea setărilor unui flux de lucru -> pe pagina Modificare flux de lucru, se modifică setările dorite, în funcţie de paşii următori: o Nume – se tastează un nume unic pentru fluxul de lucru;o Listă de activităţi – se specifică o listă de activităţi de utilizat împreună cu acest

flux de lucru;Notă: a) Dacă se utilizează lista implicită Activităţi, participanţii la fluxul de lucru vor avea posibilitatea să găsească şi să vizualizeze cu uşurinţă activităţile lor de flux de lucru utilizând vizualizarea Activităţile mele din lista Activităţi.b) Dacă activităţile pentru acest flux de lucru vor dezvălui date sensibile sau confidenţiale pe care doriţi să le ţineţi separat de lista generală Activităţi, trebuie să se creeze o listă nouă de activităţi. c) Dacă organizaţia are numeroase fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru presupun numeroase activităţi, trebuie să se creeze o listă nouă de activităţi. În acest caz, se creează liste de activităţi pentru fiecare flux de lucru.

Listă istoric, se selectează o listă istoric de utilizat împreună cu acest flux de lucru. Lista istoric afişează toate evenimentele care au loc în timpul fiecărei instanţe a fluxului de lucru;

Notă: Aveţi posibilitatea să utilizaţi lista Istoric flux de lucru sau să creaţi una nouă. Dacă organizaţia dvs. are numeroase fluxuri de lucru, este cazul să creaţi o listă istoric separată pentru fiecare flux de lucru.

Opţiuni pornire, se specifică cum sau de către cine se porneşte fluxul de lucru; Notă: a) Dacă se doreşte pornirea manuală a fluxului de lucru, se bifează caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru să fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni Editare element. Se bifează caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru dacă se doreşte solicitarea de permisiuni suplimentare pentru pornirea fluxului de lucru. b) Pentru a utiliza fluxul de lucru pentru gestionarea aprobării de conţinut pentru o bibliotecă, se selectează Porniţi acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a unui element. Dacă nu este disponibilă opţiunea, este posibil să nu fie activată aprobarea de conţinut şi versiunile minore şi majore pentru listă sau bibliotecă. Dacă vi se solicită să activaţi aprobarea de conţinut, clic pe OK. c) Dacă se doreşte ca fluxul de lucru să pornească automat când se creează elemente noi, se bifează caseta de selectare Porniţi acest flux de lucru atunci când este creat un element nou.d) Dacă se doreşte ca fluxul de lucru să pornească automat când se modifică elemente, se bifează caseta de selectare Porniţi acest flux de lucru atunci când este modificat un element. Dacă se adaugă acest flux de lucru la un tip de conţinut site, se specifică dacă se doreşte să se adauge acest flux de lucru la toate tipurile de conţinut care moştenesc din acest tip de conţinut în secţiunea Actualizare tipuri de conţinut listă şi site.

Următorul. Pe pagina Particularizare flux de lucru, se specifică opţiunile de distribuire a activităţilor, valorile implicite de pornire a fluxului de lucru, cum să se finalizeze fluxul de lucru şi acţiunile care să aibă loc în momentul finalizării cu succes a fluxului de lucru.

4

1.3. Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau element

Fluxul de lucru Aprobare se poate porni manual pe un document sau element, direct din lista sau biblioteca unde este salvat. Opţiunile disponibile atunci când se porneşte fluxul de lucru pot varia, în funcţie de cum s-a particularizat acel flux de lucru atunci când s-a adăugat la lista, la biblioteca sau la tipul de conţinut pentru element. Pentru a porni un flux de lucru, este necesar să aveţi cel puţin permisiunea Editare elemente. Unele fluxuri de lucru pot necesita să aveţi şi permisiunea Gestionare liste pentru a le porni pentru un document sau element.

Notă: Pentru a vă asigura că participanţii la fluxul de lucru primesc avertismente de poştă electronică şi memento-uri despre activităţile lor din cadrul fluxului de lucru atunci când porniţi fluxul de lucru, consultaţi administratorul serverului pentru a verifica dacă s-au activat mesajele de poştă electronică pentru site.

dacă lista sau biblioteca nu este deja deschisă, clic pe numele său în Lansare rapidă; dacă numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Acţiuni site, pe Se vizualizează tot

conţinutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii; se indică spre numele documentului sau al elementului pentru care se doreşte pornirea

fluxului de lucru, clic pe săgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru; sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru Aprobare care se

doreşte a fi pornit; se tastează numele persoanelor care să aprobe documentul sau elementul în Atribuire

către, apoi se selectează ordinea dorită pentru activităţile fluxului de lucru, Unul câte unul (serial) sau Totul o dată (paralel);

Notă: Dacă se creează un flux de lucru în serie, se selectează numele participanţilor la fluxul de lucru în ordinea în care se atribuite activităţile. Dacă se doreşte existenţa unor etape secvenţiale în fluxul de lucru care pot avea diferiţi participanţi şi diferite ordini, atunci clic pe Adăugare etapă nouă şi se completează informaţiile. Dacă se adaugă grupuri ca participanţi la fluxul de lucru, se de-bifează Extindere grupuri dacă se doreşte să se atribuie o singură notificare de activitate la grup în loc de notificări individuale pentru fiecare membru al grupului.

5

pentru a adăuga un mesaj sau instrucţiuni specifice pentru activitate, se introduc aceste informaţii în Solicitare. De exemplu, se introduce un mesaj despre aprobarea unui contract şi un URL către document;

dacă se doreşte specificarea datei când trebuie terminate toate activităţile fluxului de lucru sau când îşi vor depăşi termenul activităţile, se introduce sau se selectează o dată pentru Data scadentă pentru toate activităţile.

pentru a specifica cât timp au la dispoziţie participanţii la fluxul de lucru pentru a termina activităţile fluxului de lucru, se tastează numărul în Durată pe activitate apoi se selectează Zile, Săptămâni sau Luni în Unităţi durată.

dacă se doreşte trimiterea de notificări persoanelor atunci când începe un flux de lucru, dar fără atribuirea unor activităţi din fluxul de lucru, atunci se introduce numele acestora în CC.

1.4. Finalizarea activităţii fluxului de lucru Aprobare

Participanţii dintr-un flux de lucru Aprobare îşi pot termina activităţile de flux de lucru din lista sau biblioteca în care se află documentul sau elementul sau direct din anumite programe care fac parte din Office 2010.

se indică numele activităţii care se doreşte să se finalizeze, clic pe săgeata care apare, apoi clic pe Editare element;

Notă: Dacă fluxul de lucru nu utilizează lista Activităţi, este posibil ca activitatea fluxului de lucru să nu apară în lista Activităţi. Pentru a găsi activitatea fluxului de lucru, se accesează lista sau biblioteca unde se salvează elementul de flux de lucru, se indică numele elementului care se doreşte să fie efectuat, apoi clic pe săgeata care se afişează, apoi clic pe Fluxuri de lucru. În pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execută, clic pe numele

6

fluxului de lucru la care sunteţi participant. Sub Activităţi, găsiţi activitatea din fluxul de lucru.

Se alege una dintre următoarele variante: o pentru a aproba elementul, se tastează orice comentarii care se trimit

proprietarului fluxului de lucru în Comentarii, apoi clic pe Aprobare;o pentru a respinge elementul, se tastează orice comentarii care se trimit

proprietarului fluxului de lucru în Comentarii, apoi clic pe Respingere;o pentru a revoca lucrul la activitate acum, cu opţiunea de a reveni mai târziu,

clic pe Revocare;o pentru a solicita o modificare în elementul de aprobat, clic pe Solicitare

modificare, se specifică cui se atribuie solicitarea de modificare, se descrie solicitarea de modificare, se specifică durata şi unităţile de timp pentru activităţile în serie, apoi clic pe Trimitere;

o pentru a reatribui altei persoane activitatea de aprobare, clic pe Reatribuire activitate, se specifică persoana căreia i se atribuie activitatea, se specifică durata şi unităţile de timp pentru activităţile în serie, apoi clic pe Trimitere.

Notă: În funcţie de cum a fost particularizat fluxul de lucru când s-a adăugat la listă, la bibliotecă sau la tipul de conţinut pentru acest element, opţiunile de reatribuire a activităţii sau solicitarea unei modificări pot să nu fie disponibile.Exemple:

Vizualizare document

Vizualizare task

Aprobare task

Vizualizare task-uri

7

După o modificare a conţinutului, documentul va iniţia o nouă serie de task-uri de aprobare.

Vizualizare task-uri după solicitare schimbare referat

Modificare realizată

Aprobare finală

Anunt

8

1.5. Vizualizarea stării unui flux de lucru pentru un document sau element

dacă lista sau biblioteca nu este deja deschisă, clic pe numele său în Lansare rapidă; dacă numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Acţiuni site, pe Se vizualizează tot

conţinutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii; clic pe numele documentului sau al elementului pentru care se doreşte vizualizarea stării

fluxului de lucru, apoi clic pe săgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru; în pagina Fluxuri de lucru, în secţiunea Fluxuri de lucru se află fluxurile de lucru în

curs de desfăşurare şi cele terminate pentru document sau element.

2. Utilizarea unui flux de lucru în trei faze

Fluxul de lucru în trei faze urmăreşte starea unui element de listă prin trei stări (faze). Acesta se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizaţiile să

9

urmărească un volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienţilor, procentele vânzărilor sau activităţi de proiect. De exemplu, cele trei faze ale unei activităţi de proiect ar putea fi: Neîncepută, În desfăşurare şi Terminată.

2.1. Funcţionarea unui flux de lucru în trei faze

Fluxul de lucru în trei faze acceptă procese de afaceri care necesită ca organizaţiile să urmărească starea unei probleme sau a unui element prin trei faze şi două tranziţii între faze. Cu fiecare tranziţie dintre faze, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane, căreia îi trimite o avertizare de poştă electronică în legătură cu activitatea. Când activitatea se termină, fluxul de lucru actualizează starea elementului şi trece la faza următoare. Fluxul de lucru în trei faze funcţionează cu şablonul de listă Urmărire probleme. Cu toate acestea, se poate utiliza cu orice listă care este setată să conţină o coloană Alegere, cu trei sau mai multe valori. Valorile din coloana Alegere reprezintă fazele pe care le urmăreşte fluxul de lucru.

O listă poate avea mai mult de o coloană Alegere, iar coloana Alegere poate avea mai mult de trei valori. Cu toate acestea, Fluxul de lucru în trei faze poate fi configurat să utilizeze numai una dintre coloanele Alegere şi numai trei dintre valorile din coloana Alegere selectată. Când adăugaţi un Flux de lucru în trei faze într-o bibliotecă sau într-o listă, selectaţi o coloană Alegere şi trei dintre valorile furnizate de coloana respectivă.

Fluxul de lucru în trei faze se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesită ca organizaţiile să urmărească un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi probleme de atragere a clienţilor, procentele vânzărilor sau activităţi de proiect. De exemplu, angajaţii din compartimentul de achiziţii pot utiliza o listă de urmărire a procedurilor şi un Flux de lucru în trei faze particularizat pentru a gestiona activităţile asociate procedurilor de achiziţii pe care le organizează. Fluxul de lucru în trei faze urmăreşte activităţile de realizare a procedurilor pe parcursul celor trei faze: Activ, Gata de revizuit şi Terminat. Toate activităţile de demarare a procedurii asociate unei achiziţii anume sunt compilate într-o listă de urmărire a problemelor care a fost creată pentru procedura respectivă şi a fost marcată ca Activă. Şeful compartimentului/responsabilul de achiziţie atribuite activităţi individuale membrilor echipei sale care se ocupă de procedură, apoi porneşte fluxul de lucru în trei faze pentru acele evenimente, în scopul de a iniţia lucrul pentru activitatea de achiziţie.

Când porneşte fluxul de lucru, acesta creează o activitate pentru persoana numită. Când un membru al echipei primeşte o activitate, el/ea efectuează activitatea necesară pentru a termina activitatea. Aceasta poate fi o activitate care se petrece în afara listei sau site-ului unde este localizată lista de urmărire a problemelor. De exemplu, dacă membrul unei echipe primeşte o activitate de flux de lucru pentru a realiza documentaţia de atribuire, acesta analizează cerinţele beneficiarilor, lucrează cu aceştia pentru realizarea şi definitivarea cerinţelor. Când se finalizează documentaţia de atribuire, membrul echipei marchează activitatea lui/ei din fluxul de lucru drept terminată. În acest moment, fluxul de lucru actualizează starea activităţii procedurii din lista de urmărire a problemelor de la Activă la Gata de revizuit şi creează o altă activitate pentru revizuirea documentaţiei de atribuire de către şeful de compartiment. După ce şeful de compartiment sau responsabilul de achiziţie revizuieşte şi aprobă documentaţia de atribuire, marchează activitatea sa din fluxul de lucru ca terminată, iar fluxul de lucru actualizează starea activităţii de la Gata de revizuit la Terminat.

Notă: Un participant la fluxul de lucru poate termina o activitate de flux de lucru dintr-un Flux de lucru în trei faze în două moduri. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru marcând-o ca terminată sau poate modifica starea elementului fluxului de lucru din listă (dacă participantul are permisiunea de a modifica această listă). Dacă un participant actualizează

10

manual starea elementului fluxului de lucru din listă, activitatea fluxului de lucru este finalizată. Dacă participantul editează activitatea de flux de lucru pentru a o marca drept terminată, starea elementului de flux de lucru se actualizează la Terminat. Acţiunile din Fluxul de lucru în trei faze din exemplul anterior utilizează următorul proces:

2.2. Configurarea unei liste de utilizat împreună cu fluxul de lucru în trei faze

Înainte de utilizarea unui Flux de lucru în trei faze, trebuie alcătuită o listă pentru a utiliza fluxul de lucru. Lista trebuie să conţină elementele pe care plănuiţi să le urmăriţi sau să le gestionaţi cu ajutorul fluxului de lucru. Şablonul de listă Urmărire probleme funcţionează cu Fluxul de lucru în trei faze. Cu toate acestea, se poate crea şi o listă particularizată pentru utilizarea acestor fluxuri de lucru. Dacă se creează o listă particularizată de utilizat cu Fluxul de lucru în trei faze, trebuie să ca lista să conţină cel puţin o coloană Alegere care include trei sau mai multe valori de alegere. Când se configurează un flux de lucru în trei faze care se utilizează împreună cu lista, trebuie să se specifice coloana Alegere care conţine valorile de fază pe care le va urmări fluxul de lucru.

2.2.1. Crearea unei liste de urmărire a problemelor pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei fazeÎn mod implicit, un flux de lucru în trei faze se poate utiliza cu orice listă pe care o creaţi din şablonul listă Urmărire problemă.

în meniul Acţiuni site, clic pe Se vizualizează tot conţinutul site-ului.

11

pe pagina Tot conţinutul site-ului, clic pe Creare. în caseta de dialog Creare, clic pe Urmărire probleme şi se tastează un nume pentru

listă. Numele listei este obligatoriu. Notă: Numele listei apare în partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina listă şi apare în elemente de navigare care ajută utilizatorii să găsească şi să deschidă lista.

dacă se doreşte furnizarea unei descrieri pentru listă sau specificarea afişării sau nu a unei legături la listă în Lansare rapidă, alegerea implicită este da, clic pe Mai multe opţiuni. În caseta Descriere, se tastează o descriere a scopului listei. Descrierea este opţională. Pentru a adăuga un link la această listă în Lansare rapidă, clic pe Da în secţiunea Navigare.

în partea de jos a dialogului Creare, clic pe Creare.

2.2.2. Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei fazeDacă se doreşte crearea unei liste particularizată pentru a o utiliza cu Fluxul de lucru în trei faze, trebuie adăugată cel puţin o coloană Alegere care conţine cel puţin trei valori de fază pe care le va urmări fluxul de lucru.

în meniul Acţiuni site, clic pe Se vizualizează tot conţinutul site-ului. Pe pagina Tot conţinutul site-ului, clic pe Creare.

în dialogul Creare, clic pe Listă particularizată, apoi se tastează un nume pentru listă. Numele listei este obligatoriu.

Notă: Numele listei apare în partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru pagina listă şi apare în elemente de navigare care ajută utilizatorii să găsească şi să deschidă lista.

dacă se doreşte furnizarea unei descrieri pentru listă sau specificarea afişări sau nu a legături la listă în Lansare rapidă, alegerea implicită este da, clic pe Mai multe opţiuni.

în caseta Descriere, se tastează o descriere a scopului listei. Descrierea este opţională. pentru a adăuga un link la această listă în Lansare rapidă, clic pe Da în secţiunea

Navigare. în partea de jos a dialogului Creare, faceţi clic pe Creare.

12

2.2.3. Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizată cu un flux de lucru în trei faze

din lista particularizată, clic pe fila Listă, apoi clic pe Setări listă; sub Coloane, clic pe Creare coloană; în secţiunea Nume şi tip, sub Nume coloană, se tastează numele coloanei care se

utilizează pentru a specifica valorile de stare ale fluxului de lucru; sub Tipul de informaţii din această coloană este, se selectează Opţiune (meniu din

care se face opţiunea). în secţiunea Setări suplimentare pentru coloană, sub Descriere, se tastează o

descriere opţională pentru coloană; sub Această coloană trebuie să conţină informaţii, clic pe Da; în caseta listă de sub Tastaţi fiecare opţiune pe o linie separată, se tastează trei sau

mai multe valori de alegere pentru coloană. Aceste valori vor reprezenta stările fluxului de lucru.

sub Afişare opţiuni utilizând, se selectează Meniu vertical sau Butoane radio; sub Se permit opţiuni „Completare“, clic pe Nu; se specifică dacă se doreşte o anumită valoare implicită pentru această coloană sau dacă

se adaugă la vizualizarea implicită pentru listă; clic pe OK.

2.2.4. Adăugarea unui flux de lucru în trei faze la o listăTrebuie adăugat un flux de lucru în trei faze la o listă înainte să fie posibilă utilizarea acestuia pentru elementele din listă. Când se adaugă un flux de lucru în trei faze la o listă, se specifică care coloană din listă conţine valorile de stare pe care să le urmărească fluxul de lucru. De asemenea, este posibil să se specifice informaţiile despre ceea ce se doreşte să se întâmple în fiecare fază a fluxului de lucru. De exemplu, este posibil să se specifice subiectul şi textul avertismentelor prin poşta electronică pe care le primesc destinatarii activităţii.

Fluxul de lucru în trei faze este activat în mod implicit pe majoritatea tipurilor de site-uri. Cu toate acestea, un administrator de colecţie de site-uri poate dezactiva această caracteristică. Dacă Fluxul de lucru în trei faze nu este disponibil, se va contacta administratorul colecţiei de site-uri.

13

 Notă: Pentru a adăuga un flux de lucru la o listă, trebuie să existe permisiunea Gestionare liste.

Se deschide lista în care se adăugă un flux de lucru în trei faze. Din lista particularizată, pe panglică, clic pe fila Listă, apoi pe Setări listă sau clic pe setările tipului de bibliotecă. De exemplu, într-o bibliotecă de documente, clic pe Setări bibliotecă de documente.

Sub Permisiuni şi gestionare, clic pe Setări flux de lucru.

Dacă s-au adăugat deja fluxuri de lucru la listă, la bibliotecă sau la tipul de conţinut, acest pas va duce direct la pagina Modificare setări flux de lucru şi trebuie dat clic pe Adăugare flux de lucru pentru a avea loc deplasarea la pagina Adăugare flux de lucru. Dacă nu s-a adăugat deja niciun flux de lucru la această bibliotecă, această listă sau la acest tip de conţinut, acest pas va duce direct la pagina Adăugare flux de lucru.

Dacă există deja un flux de lucru pentru listă, în pagina Modificare setări flux de lucru, se dă clic pe Adăugare flux de lucru.

Pe pagina Adăugare flux de lucru, în secţiunea Flux de lucru, se dă clic pe În trei faze sub Selectare şablon flux de lucru.

În secţiunea Nume, se tastează un nume unic pentru fluxul de lucru. În secţiunea Listă activitate, se specifică o listă de activităţi de utilizat împreună cu

fluxul de lucru. Notă: Există posibilitatea utilizării Lista de activităţi implicită sau crearea uneia noi. Dacă se utilizează Lista de activităţi implicită, participanţii la fluxul de lucru au posibilitatea să găsească şi să vizualizeze cu uşurinţă activităţile lor din cadrul fluxului de lucru, utilizând vizualizarea Activităţile mele a Listei de activităţi. Se creează o nouă listă de activităţi dacă activităţile acestui flux de lucru dezvăluie informaţii sensibile sau confidenţiale care se doresc separate de lista Activităţi generală. Se creează o listă nouă de activităţi, dacă organizaţia va avea multe fluxuri de lucru sau dacă fluxurile de lucru vor avea multe activităţi. În acest caz, este util să se creeze liste de activităţi pentru fiecare flux de lucru.

În secţiunea Listă istoric, se selectează o listă istoric de utilizat împreună cu acest flux de lucru. Lista istoric afişează toate evenimentele care au loc în timpul fiecărei instanţe a fluxului de lucru.

Notă: Există posibilitatea de a utiliza o listă Istoric implicită sau de a crea una nouă. Dacă organizaţia va avea multe fluxuri de lucru, se recomandă crearea unei liste istoric separată pentru fiecare flux de lucru..

În secţiunea Opţiuni pornire, se efectuează oricare dintre acţiunile următoare: Pentru a permite pornirea manuală a fluxului de lucru, se bifează caseta de selectare Se permite ca acest flux de lucru să fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni de participare. Se bifează caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru listă pentru a începe fluxul de lucru dacă se doreşte solicitarea de permisiuni suplimentare pentru a porni fluxul de lucru. Pentru ca fluxul de lucru să pornească automat atunci când se creează elemente noi, se bifează caseta de selectare Porniţi acest flux de lucru atunci când este creat un element nou.

Clic pe Următorul.

14

În secţiunea Stări flux de lucru, sub Selectaţi un câmp „Opţiune“, se selectează coloana Alegere din lista care conţine valorile care se doresc utilizate pentru stările fluxului de lucru, apoi se selectează valorile de coloană pentru Stare iniţială, Stare de mijloc şi Stare finală a fluxului de lucru.

În cele două secţiuni Specificaţi ce doriţi să se întâmple atunci când un flux de lucru este iniţiat (opţiunile pentru prima activitate din fluxul de lucru) şi Specificaţi ce doriţi să se întâmple atunci când un flux de lucru se modifică la starea sa de mijloc (opţiunile pentru a doua activitate din fluxul de lucru), se specifică informaţiile următoare:

Pentru ca participanţii la fluxul de lucru să primească avertizări de poştă electronică în legătură cu activităţile lor din cadrul fluxului de lucru, se bifează caseta de selectare Expediere mesaj de poştă electronică.

 Detalii mesaj de poştă electronică

Către Se tastează numele persoanei căreia i se trimite o avertizare de poştă electronică despre activitatea din fluxul de lucru. Se bifează caseta de selectare Includere Activitate asociată lui pentru a trimite avertizarea de poştă electronică persoanei însărcinate cu activitatea.

SubiectSe tastează linia de subiect care se utilizează împreună cu avertizarea de poştă electronică. Se bifează caseta de selectare Utilizare titlu activitate dacă se doreşte adăugarea titlului activităţii la linia de subiect a mesajului de poştă electronică.

Corp Se tastează informaţiile care vor apărea în corpul mesajului avertizării de poştă electronică. Se bifează caseta de selectare Inserare link la element din listă dacă se doreşte includerea în mesaj a unui link la elementul din listă.

clic pe OK.

15

2.3. Pornirea manuală a unui flux de lucru în trei faze pentru un element

Un flux de lucru în trei faze trebuie să se adauge mai întâi la o listă pentru a fi utilizat pentru elementele din acea listă. Un flux de lucru în trei faze se poate configura să pornească automat atunci când se adaugă elemente noi la acea listă sau poate fi configurat să permită utilizatorilor care au permisiuni specifice să pornească manual fluxul de lucru. Este posibil ca anumite fluxuri de lucru să permită ambele opţiuni. Pentru a porni manual un Flux de lucru în trei faze într-un element de listă, sunt necesari următorii paşi.

Se deschide lista care conţine elementul dorit să pornească un flux de lucru. Se alege elementul dorit, clic pe săgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru

(Comanda Fluxuri de lucru este disponibilă numai când elementul se află într-o listă sau într-o bibliotecă care are cel puţin un flux de lucru asociat).

În meniul Acţiuni site, clic pe Se vizualizează tot conţinutul site-ului. Sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru în trei faze. Fluxul de

lucru porneşte imediat.

2.4. Finalizarea unei activităţi într-un flux de lucru în trei faze

Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru în trei faze, trebuie să existe cel puţin permisiunea Editare elemente pentru listele de activităţi unde sunt înregistrate activităţile fluxului de lucru.

Se deschide lista Activităţi pentru site, apoi se selectează Activităţile mele în meniul Vizualizare, pentru a localiza activitatea fluxului de lucru.

Notă: Dacă fluxul de lucru nu utilizează lista implicită Activităţi, este posibil ca fluxul de lucru să nu se afişeze în lista Activităţi. Pentru a localiza activitatea de flux de lucru, se accesează lista sau biblioteca unde este salvat elementul de flux de lucru. Se indică spre numele elementului dorit, apoi clic pe săgeata care apare, apoi pe Fluxuri de lucru. Pe pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execută, se face clic pe numele fluxului de lucru în care participaţi. Sub Activităţi, se localizează activitatea de flux de lucru.

Se deschide lista care conţine elementul dorit pentru marcare ca terminat.

16

Se indică spre numele activităţii dorite pentru finalizare, apoi clic pe săgeata care apare, apoi clic pe Editare element.

În caseta de dialog Activităţi, se tastează sau se selectează informaţiile necesare pentru a termina activitatea, apoi clic pe Salvare.

3. Lucru cu fluxuri de lucru de tip collect feedback – de realizat

17