Home >Documents >Elian Solutions - ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza Cheltuieli Pe Centre de Cost

Elian Solutions - ERP Microsoft Dynamics NAV - Analiza Cheltuieli Pe Centre de Cost

Date post:25-Jun-2015
Category:
View:46 times
Download:1 times
Share this document with a friend
Transcript:

ELIAN Solutions

Analiza i urmrirea cheltuielilor pe centre de cost - cu soluia ERP Microsoft Dynamics NAV !

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 1 din 11

www.elian-solutions.ro

INTRODUCERE - SCOPUL I CONINUTUL DOCUMENTULUI ............................................................ 3 CE SUNT CENTRELE DE COST ? ........................................................................................................................... 3 CENTRELE DE COST - N DYNAMICS NAV SE NUMESC DIMENSIUNI........................................ 3 POLITICI PRIVIND PARAMETRIZAREA CENTRELOR DE COST (DIMENSIUNI)...................... 6 RAPORTAREA PE CENTRE DE COST(DIMENSIUNI) ................................................................................ 7 INDICATORII ECONOMICI......................................................................................................................................................... 7 ANALIZELE PE DIMENSIUNI...................................................................................................................................................... 8 RAPOARTELE PE DIMENSIUNI .................................................................................................................................................. 9 CONCLUZIE ................................................................................................................................................................... 11

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 2 din 11

www.elian-solutions.ro

Introducere - Scopul i coninutul documentuluiDocumentul de fa i propune s ilustreze modul n care soluia ERP Microsoft Dynamics NAV v poate ajuta n analiza i urmrirea cheltuielilor - pe centre de cost. n cadrul acestui document se vor prezenta modul n care se definesc centrele de cost, cum se asociaz aceste centre de cost tranzaciilor n sistem i cum se obine ulterior informaia pentru realizarea unor analize. Totodat, se vor prezenta opiunile disponibile pentru stabilirea unor politici i reguli privind centrele de cost, n acord cu procesele de afaceri specifice fiecrei companii. Echipa Elian Solutions i soluia Microsoft Dynamics NAV pot ajuta companiile s implementeze centrele de cost de care au nevoie pentru a-i gestiona afacerea.

Ce sunt centrele de cost ?Centrele de cost - sunt elemente din cadrul unei companii pentru care este necesar o msurare distinct a costurilor pe care acestea le genereaz. Ele pot fi: departamente, echipamente, persoane, proiecte, etc. Urmrirea cheltuielilor pe centre de cost ajut managementul s ia decizii corecte cu privire la eficiena utilizrii resurselor ntr-o companie. Odat determinate aceste centre de cost, este necesar ca la nregistrarea tranzaciilor n sistemul de eviden financiar-contabil al ntreprinderii s se poatea asocia i centre de cost, potrivit unor raionamente privind alocarea costului pe fiecare centru n parte.

Centrele de cost - n Dynamics NAV se numesc dimensiuni.Soluia ERP Microsoft Dynamics NAV ofer toate instrumentele necesare pentru realizarea obiectivelor legate de utilizarea centrelor de cost. Doar terminologia difer un pic. n Dynamics NAV, atunci cnd se dorete ca unei tranzacii s i se adauge un plus de informaie - se folosesc dimensiuni. Dimensiunea reprezint un tip de informaie, definit de ctre utilizator, care se poate asocia oricrei tranzacii n sistem. Putem defini un numr nelimitat de tipuri de dimensiuni ; departamente, echipamente, oameni, proiecte, autovehicule, etc; orice element care ne intereseaz ca la un moment dat s l urmrim difereniat ca venituri, cheltuieli sau sold i care poate fi asociat n mod cert unei tranzacii. De pild, dac dorim s urmrim cheltuielile/veniturile pe fiecare departament din cadrul unei ntreprinderi, vom crea un tip de dimensiune numit DEPARTAMENTE, ale crei valori vor fi chiar departamentele . n fig. 1 sunt prezentate dou ferestre ; una conine dimensiunile parametrizate pe compania Elian Demo, iar una dintre ele (cea marcat cu rou) este dimensiunea departamente. Cea de-a dou fereastr conine valorile dimensiunii departemente, valori care pot fi selectate atunci cnd se nregistreaz o tranzacie.Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 3 din 11

www.elian-solutions.ro

Figura 1 - Fereastra dimensiuni i fereastra cu valorile dimensiunii (departamente)

Exist i posibilitatea de a crea o structur arborescent de dimensiuni, pentru a putea analiza informaia pe diferite nivele. nregistrarea se va realiza intodeauna pe ultimul nivel al structurii dar raportarea se va putea realiza pe orice nivel. n fig. 2 vedei un exemplu cu parametrizarea dimensiunii ZONA. Dimensiune a fost creat pentru a urmri operaiunile realizate n diverse zone geografice ale lumii. Dimensiunea e dezvoltat pe o structur arborescent. Figura 2 - Fereastra cu dimensiunea Zona - parametrizat pe o structur arborescent.

Asocierea dimensiunilor pe tranzacii se realizeaz fie n formele de introducere a documentelor (ofert, comand, factur, contract) fie n linii de jurnale (n jurnalul de cas, de banc , de mijloace fixe, de articole,etc).Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate. Pag . 4 din 11

www.elian-solutions.ro

De exemplu, in Fig. 3 avem o factur de cheltuieli de combustibil, a crei valoare este alocat pentru dou departamente : Financiar i Vnzri. Alocarea dimensiunilor se poate realiza n antetul documentului (dac este acelai centru de cost pe toate liniile facturii) sau pe fiecare linie de factur n parte. Figura 3 - nregistrare factur combustibil pe centre de cost cu alocare pe liniile facturii

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 5 din 11

www.elian-solutions.ro

Politici privind parametrizarea centrelor de cost (dimensiuni)Soluia ERP Dynamics NAV permite definirea unor politici privind centrele de cost, politici care s se plieze pe logica activitii companiei. Astfel :

Oricrei entiti din sistem (cont contabil, client, furnizor, articol, mijloc fix, etc) i se pot asocia dimensiuni implicite, astfel nct valorile dimensiunilor s vin automat n tranzaciile la care entitatea particip. Aceast funcionalitate faciliteaz operarea i elimin o parte din erorile de introducere a datelor. Se pot seta obligativiti privind dimensiunile, la nivelul fiecrei entiti; n aceste condiii, tranzaciile nu sunt posibile dac nu sunt introduse valorile dimensiunilor. n cazul n care la operare pot aprea conflicte ntre dimensiuni, se pot realiza prioritizri. Dac, de pild, este setat un departament implicit pe un cont de furnizor i alt departament implicit pe un cod de articol, se poate determina care entitate va avea prioritate i care dimensiune se va completa implicit : cea de pe furnizor sau cea de pe articol. Se pot autoriza doar anumite combinaii de dimensiuni. De exemplu, tim c departamentul Producie dispune doar de o main de serviciu (cea cu codul B-24-TMI) i dorim ca cheltuielile cu combustibilul s fie nregistrate doar pe aceast main. Putem configura ca s nu fie permis nregistrarea unei cheltuieli care s fie alocat concomitent departamentului Producie i altei maini de serviciu (Fig.4) Figura 4 - Fereastra de parametrizare a combinaiilor posibile ntre dimensiuni

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 6 din 11

www.elian-solutions.ro

Raportarea pe centre de cost(dimensiuni)Odat introdus n sistem, informaia privind centrele de cost trebuie apoi s fie extras din sistem intr-o form sintetizat, pentru a putea fi de folos factorilor de analiz i decizie . Aceasta se poate face n Dynamics NAV utiliznd : Indicatori economici Analizele pe dimensiuni Rapoarte

Indicatorii economiciIndicatorii economici sunt un intrument prin care utilizatorii i pot construi situaii, raportri pe baza conturilor i sumelor din Planul de Conturi. Este un sistem de tip matrice, n care utilizatorii pot parametriza coninutul liniile i al coloanelor ce vor fi afiate n linii se selecteaz conturi contabile sau se definesc formule (cu operaii aritmetice de baz). n coloane se definesc tipurile de sume care se vor calcul (rulaje debitoare, rulaje creditoare, sold, etc) i formule pentru coloane - rezultate din calcule asupra altor coloane. Att pe linii ct i pe coloane, utilizatorii pot seta i filtrele de centre de cost iar Indicatorii Economici in cont de aceste filtre la calculul sumelor. n Fig. 5 putei vedea un formular de bilan creat cu ajutorul Indicatorilor Economici. E simplu de creat i la ndemna oricrui utilizator. Figura 5 Bilan creat n Indicatori Economici

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pag . 7 din 11

www.elian-solutions.ro

Analizele pe dimensiuniAnalizele pe dimensiuni ofer utilizatorului posibilitatea de a vizualiza contabilitate mpreun cu dimensiunile (centrele de cost) asociate. intrrile din

Fig.6 prezint o analiz a cheltuielilor pe departamente; pe linii sunt afiate conturile contabile, pe coloane sunt departamentele. n antetul analizei se pot seta opiuni privind: filtrul de perioad, filtrul de centru de cost, ce anume s se afieze pe linii i pe coloane, etc. Dac se dorete cunoaterea sumelor ce compun un total pe un centru de cost, se apeleaz funcia de explorare (drill-down) i se vizualizeaz toate intrrile din contabilitate care s-au nregistrat pe acel centru de cost. Figura 6 Fereastr analiz cheltuieli pe departamente

Analizele pe dimensiuni sunt exportabile n excel. Rezultatul exportului este un fiier care conine datele sub form de tabel-pivot; utilizatorul poate s analizeze i s prelucreze datele i n aceast manier. (vezi fig.7)

Copyright 2010. ELIAN Solutions S.R.L Toate drepturile sunt rezervate.

Pa

Click here to load reader

Embed Size (px)
Recommended