MINISTERUL APĂRĂRII NAŢIONALEBiblioteca Militară Naţională

ELEMENTE DE BIBLIOTECONOMIE ŞI ŞTIINŢA INFORMĂRII

pentru bibliotecile din Ministerul Apărării Naţionale

BUCUREŞTI, 2011

Colectivul de autori:

General-maior conf. univ. dr. CĂTĂLIN ZISUColonel (r) dr. ing. ALEXANDRU MIHALCEA (coordonator)Colonel conf. univ. dr. RĂDUŢ BÎLBÎIEColonel (r) LIVIU VIŞANOVIDIU CĂLUGĂRESCUDr. MIHAI POPESCUIOLANDA PARASCHIVESCUECATERINA NICULESCUDELIA PETRACHENINA-MIHAELA SĂNDULESCUCĂTĂLINA ROJIŞTEANU

Lucrarea apare cu sprijinul şi sub egida Comandamentului Logistic Întrunit.

2

Cartea şi biblioteca sunt două noţiuni în perfectă armonie, care trăiesc bine una lângă alta, ba mai mult se completează în aşa fel încât una fără alta nu poate vieţui /…/. Cartea este mijlocul necesar de a trăi, o necesitate vitală pentru omul înzestrat cu pasiunea cunoaşterii adevărului şi a noului, pentru acel dotat cu simţul a tot ce este frumos în lume.

DAN SIMIONESCU, bibliolog, membru de onoare al Academiei Române

3

CUVÂNT ÎNAINTE

Biblioteca a aparţinut şi aparţine în continuare comunităţii, intrând – de-a lungul timpului – în tradiţia culturală a popoarelor. Drumul cărţii a fost strâns legat de cel al bibliotecii. Recunoscându-i-se importanţa socială, în anul 1972, sub auspiciile UNESCO, se lansa Carta cărţii, document esenţial pentru fundamentarea unei politici culturale moderne. Acesta cuprindea o serie de principii care sintetizează funcţiile cărţii în societatea contemporană: fiecare are dreptul să citească, să beneficieze de binefacerile lecturii; cărţile rămân instrumente esenţiale ale conservării şi difuzării cunoştinţelor acumulate în lume, fiind indispensabile culturii, educaţiei. Documentul menţionat recunoştea faptul că bibliotecile sunt o importantă resursă naţională, fiind privite prin prisma calităţii lor de serviciu public care favorizează lectura, care depozitează şi răspândeşte informaţii şi cunoştinţe din toate domeniile. Peste un deceniu şi jumătate, documentul intitulat Bibliothèques nationales: principes directeurs (Paris, UNESCO, 1987), înregistrat şi publicat sub numărul PGI-87/WS/17, sesizând schimbările spectaculoase ce aveau să survină în ceea ce priveşte destinul cărţii, zăbovea asupra evoluţiei conceptului de bibliotecă naţională. Era vorba despre faptul că impactul bibliotecilor naţionale va impune o accentuată conotaţie biblioteconomică, ele urmând să devină – ca să recurgem la formula franceză, devenită în scurt timp universală – inimi ale sistemelor de biblioteci.

Este evident că lumea evoluează, omul este din ce în ce mai grăbit, obligat – în acelaşi timp – să fie din ce în ce mai informat. În aceste condiţii, biblioteca îşi conservă rolul său de purtător al esenţei comunicării în timp şi spaţiu, rămânând o temelie a continuităţii, a măsurii de sine, spaţiu al marilor virtuţi, mentor desăvârşit al încrederii în voinţa, tenacitatea şi frumuseţea omului. Este şi firesc, întrucât printre cărţi se află întotdeauna oamenii, iar ei reprezintă o combinare firească a spiritului pe care îl găsim fixat între filele cărţilor din rafturi. Mai mult, diversitatea culturală, identităţile multiple ale „omului recent” sunt dimensiuni care permit combinarea fericită a instantaneităţii cotidianului contemporan cu emoţia unică pe care o poţi experimenta într-o bibliotecă.

În perimetrul infodocumentar, cercetarea organizată după principii moderne s-a instalat mai târziu şi cu anumite dificultăţi. Biblioteconomia, mai ales, a continuat să aibă până mai ieri, chiar în reprezentările propriilor specialişti, fundamente solide şi tehnici riguroase care nu trebuiau tulburate. Conceptele de bază, modelul structural şi funcţional, finalităţile erau puternic înrădăcinate în conştiinţa profesională şi în percepţia socială. Mişcările anterioare ale domeniului erau înţelese şi acceptate doar ca aprofundări ale schemei clasice. Dezvoltarea cantitativă şi diversificarea documentară, pe de o parte, şi evoluţia calculatoarelor electronice, inclusiv a reţelelor, pe de altă parte au reprezentat un adevărat seism, care a chemat domeniul infodocumentar la meditaţie şi acţiune. Magia vitezei, a stocărilor uriaşe de informaţii, a comunicării interactive, a împlinirii pe alte căi a visului ontic al universalităţii informaţiei n-au mai putut fi evitate. Fondul anterior a

4

rămas, desigur, o fereastră largă către lume, dar o lume mult mai largă şi mai vie se desfăşoară, irezistibil şi convingător, dincolo de veche fereastră. Nevoia de schimbare a devenit imperativă şi fără alternative.

În acest context, al mutaţiilor produse în bibliologie şi ştiinţa informării, apreciez iniţiativa Bibliotecii Militare Naţionale, a directorului acestei instituţii reprezentative pentru cultura militară românească, de a elabora un asemenea volum care să vină în sprijinul activităţii bibliotecilor din Armata Română. Iniţiativa este cu atât mai utilă, cu cât managementul spaţiului public, în care se încadrează gestionarea activităţii de informare şi documentare în cadrul organismului militar, presupune abordări metodologice distincte. Informaţiile de specialitate cuprinse în volum, unele de noutate pentru cei care îşi desfăşoară activitatea în bibliotecile militare, sunt aduse „la zi” pe baza unor surse de documentare actuale, ca şi a unei legislaţii în domeniul bibliologiei şi al ştiinţei informării, fiind validate, în cea mai mare parte, de practică. De altfel, pregătirea de specialitate a autorilor, la care se adaugă calitatea materialelor publicate, reprezintă o premisă importantă care atestă valoarea teoretică şi, în egală măsură, practică a lucrării. Pe de altă parte, Biblioteca Militară Naţională este îndreptăţită să elaboreze lucrări de acest gen, întrucât, în conformitate cu prevederile Instrucţiunilor privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României (art. 10), aprobate prin ordinul ministrului apărării naţionale nr. M 180/2004, instituţia „îndeplineşte rolul de coordonator metodologic /…/ pentru toate bibliotecile din Armata României”. Este una din modalităţile prin intermediul cărora, instituţia constituie o prezenţă activă în cadrul procesului instructiv-educativ şi cultural-ştiinţific care se desfăşoară în armată, contribuind la formarea unui stil de gândire participativ, întemeiat pe cultul valorii şi al responsabilităţii. Foarte important este faptul că numeroasele explicaţii de natură ştiinţifică, din domeniul biblioteconomiei şi al ştiinţei informării, caracterizate de o anumită austeritate de natură matematică, sunt „umanizate” prin înşiruirea unor demersuri adresate bibliotecarilor, care trebuie nu doar să intermedieze împrumutul, ci să achiziţioneze, prelucreze, colecţioneze, coteze, gestioneze, restaureze, popularizeze fondul de carte, să constituie colecţii, cataloage, expoziţii documentare, bibliofile, de „promotion” şi – ce este mai important – să facă educaţie pentru lectură, iniţiind medalioane literare, momente poetice, lansări şi prezentări de carte, recenzii, concursuri, cenacluri etc.

Este o realitate că între nivelul de cultură şi progresul social al unei naţiuni există o strânsă corelaţie. Totuşi, nu nivelul de cărturărie – adică, eventual, numărul de oameni instruiţi – dă integral măsura culturii unei categorii sociale (în acest caz, corpul de militari şi personalul civil care alcătuiesc structurile Ministerului Apărării Naţionale), ci echilibrul între asimilarea unor cunoştinţe şi folosirea lor pentru lărgirea orizontului de gândire şi acţiune socială. Pentru că, aşa cum aprecia René Maheu, fostul secretar general al UNESCO, „Adevărata educaţie este aceea de a forma oameni dornici şi capabili să înveţe toată viaţa”. Iată un alt argument, care pledează pentru utilitatea acestei lucrări.

În puţine cuvinte, avem – aşadar – un instrument de lucru actualizat, riguros sistematizat, ce-şi vădeşte din plin valoarea ştiinţifică şi utilitatea. Prin această apariţie editorială, deviza cronicarului Miron Costin („ … să aibi vreme şi cu cititul cărţilor a face iscusită zăbavă că nu iaste alta şi mai frumoasă şi mai cu folos în toată viaţa omului decât cititul cărţilor”) rămâne actuală şi supravieţuitoare între

5

numeroasele oferte şi tentaţii ale erei digitalizării şi mediatecilor de tip electronic, a sfidării tradiţiei cu provocări de tip Marconi, ca să rămânem într-un domeniu care cunoaşte o efervescenţă evolutivă aproape imposibil de controlat.

Ea însăşi, cartea, merită atenţia şi preţuirea tuturor celor care ştiu ce sunt bibliotecile (sau care vor să afle), şi mai ales, bibliografiile, dacă nu cumva şi câte ceva despre biblioteconomie, ori a celor care vor să dobândească frumoase şi utile realizări spirituale şi intelectuale. Aşa încât, pentru truda autorilor nu invoc decât cunoscuta apreciere argheziană „Carte frumoasă, cinste cui te-a scris!”.

General-maior conf. univ. dr. CĂTĂLIN ZISUComandantul Comandamentului Logistic Întrunit

6

ARGUMENT CĂTRE CITITOR

Raritatea lucrărilor moderne de biblioteconomie, sub formă de ghid sau manual, care să vină în sprijinul bibliotecarilor din armată, dar nu numai al acestora, aflaţi la începutul carierei lor profesionale a determinat specialiştii din Biblioteca Militară Naţională să elaboreze acest volum, în cuprinsul căruia sunt semnalate şi dezvoltate cele mai frecvente operaţii de bibliotecă, formulate astfel încât cei care doresc, pasionaţi sau numai interesaţi de ştiinţa bibliotecilor, să găsească posibile soluţii privind lucrul cu cartea. Nu este întâmplător faptul că în cele de mai sus m-am referit la biblioteconomie şi, respectiv, la ştiinţa bibliotecilor, ambele noţiuni fiind strâns legate de bibliologie. Desigur, se impun câteva succinte explicaţii.

Biblioteconomia – o noţiune de dată relativ recentă – a fost înţeleasă încă de la început ca domeniul care se ocupă cu organizarea activităţilor dintr-o bibliotecă, accepţiune foarte apropiată de înţelegerea contemporană a termenului respectiv1. Leo Crozet afirmă că „Biblioteconomia face parte din bibliologie (ansamblul disciplinelor cărţii), împreună cu bibliografia (ştiinţa organizării şi comunicării informaţiilor înmagazinate în cărţi şi alte tipuri de documente), tehnica muncii intelectuale (ansamblul de reguli şi metode care organizează studiul, cercetarea şi creaţia spirituală) şi bibliofilia (cercetarea cărţii şi a bibliotecii în evoluţia lor istorică)”2. Profesorul Nicolae Georgescu-Tistu, întemeietorul învăţământului biblioteconomic românesc, consideră „Biblioteconomia – disciplina care sistematizează, ca ramură a bibliologiei, toate preocupările teoretice şi practice având ca obiect biblioteca: organizarea ei ca unitate de sine stătătoare şi ca verigă a unei reţele, strângerea fondurilor de cărţi, depozitarea ordonată şi prezentarea clară a lor în cataloage, servirea promptă a cititorilor şi orientarea lor în lectură, propaganda cărţii, în care intră, de asemenea, localul şi mobilierul adecvat al bibliotecii”3. Conform Organizaţiei Internaţionale de Standardizare (ISO), „Biblioteconomia este ştiinţa care se ocupă cu organizarea, gestionarea şi legislaţia de bibliotecă”. Definiţia, preluată de prof. univ. dr. Mircea Regneală în lucrarea Dicţionar explicativ de biblioteconomie şi ştiinţa informării, reuşeşte să acopere, prin folosirea termenilor organizarea, gestionarea şi legislaţia de bibliotecă, întreaga problematică a biblioteconomiei. Menţionăm faptul că, în ultimele decenii, bibliologia nu mai este considerată, de către numeroşi specialişti, ca ştiinţă-mamă a biblioteconomiei, bibliografiei, bibliofiliei şi a altor discipline ale cărţii, aşa cum a fost socotită vreme de aproape un secol. În unele dicţionare de specialitate, termenul de bibliologie este menţionat cu sensul de domeniu care se ocupă de studiul tehnicilor de producţie şi difuzare a cărţii. Nici noţiunea de biblioteconomie (librarianship) nu mai este atât de agreată, preferându-se termenul de ştiinţa bibliotecii (library science), utilizat nu de multă vreme în toate şcolile de specialitate anglofone. Definiţia dată de

1 Regneală, Mircea, Curs elementar de biblioteconomie (I), în Biblioteca, 2, 2005, p. 46.2 Crozet, Leo, Manuel pratique du bibliothécaire, Paris, Emile Noury, 1932, p. 263 (Association des Bibliothécaires Français).3 Georgescu-Tistu, N., Vocabular de bibliologie, Bucureşti, Centrul de Documentare Ştiinţifică al Academiei R.S.R. şi Biblioteca Academiei R.S.R., 1966, p. 2.

7

către reprezentanţi ai acestora4 ştiinţei bibliotecii cuprinde probleme legate nu numai de achiziţia şi prelucrarea documentelor, organizarea şi managementul de bibliotecă, dar şi de organizarea şi funcţionarea centrelor de informare, ceea ce extinde înţelesul acestei noţiuni. Dacă noţiunea de biblioteconomie a apărut relativ recent, aceasta nu înseamnă că o anumită tehnică biblioteconomică nu a existat de când există biblioteci. Activităţile biblioteconomice au fost efectuate, fireşte, de cei care se îngrijeau de bibliotecă, adică de bibliotecari.

Bibliotecile reprezintă memoria umanităţii. Generaţii întregi au evocat cu admiraţie şi veneraţie biblioteca din Alexandria, gândindu-se inclusiv la echipa de savanţi care se bucura de cel mai mare număr de cărţi adunate până în acel moment. Dar ce sunt bibliotecile astăzi? Laboratoare de muncă intelectuală, spun unii, dar şi spaţii pentru loisir, pentru bucuriile omului simplu, eliberat de multe obligaţii cotidiene, spun alţii. Biblioteca din zilele noastre trebuie să ţină o dreaptă cumpănă între funcţia de comunicare, de difuzarea şi cea de conservare a patrimoniului intelectual al omenirii, adică funcţia patrimonială. Mai mult ca oricând, bibliotecile contemporane trebuie să ţină seama de realizările tehnologiei informaţiei. Din acest punct de vedere, se pare că, în sfârşit, biblioteca va avea un alt destin – nu izolare, cum poate am fost obişnuiţi de secole, ci integrare, nu un spaţiu circumscris, ci o cuprindere nedefinită, nu numai suporţi fizici, ci şi suporţi virtuali. Bibliotecile nu sunt un scop în sine; raţiunea existenţei lor sunt cititorii, cu nevoile lor informaţionale. Astăzi, mai mult ca oricând, ele au nevoie de importante resurse, inclusiv financiare, pentru achiziţia de carte şi publicaţii, necesară completării colecţiilor, dar şi pentru pregătirea personalului, care trebuie să aibă cunoştinţe şi competenţe pentru noile tehnologii. O bibliotecă se poate declara mulţumită dacă serviciile pe care le oferă, colecţiile sale de carte şi publicaţii sunt folosite optim de utilizatorii săi. Pentru a ajunge în acest stadiu, trebuie îndeplinite mai multe cerinţe, între care, cunoaşterea nevoilor de documentare, a intereselor culturale şi educaţionale ale utilizatorilor, a gradului de iniţiere a acestora în utilizarea tehnologiei moderne de regăsire a informaţiei.

Momentul cel mai important în dezvoltarea biblioteconomiei româneşti, în perioada postcomunistă, este reprezentat de Legea bibliotecilor5. Raportându-ne la dimensiunile profesiei, această lege constituie unul din câştigurile importante ale bibliotecarilor din România, după 1989. În viziunea unor specialişti, Legea bibliotecilor nr. 334/2002, ocupându-se de întreaga problematică a bibliotecilor, „ar fi reuşit să o soluţioneze în cea mai mare parte, dacă oamenii politici, care pretind a cunoaşte bibliotecile, ar fi acceptat varianta propusă de comunitatea bibliotecarilor şi nu ar fi intervenit făcând impracticabile sau chiar dăunătoare unele articole din lege”6. Totuşi, legea – cu părţile ei bune şi mai puţin bune – reglementează probleme majore ale activităţii bibliotecilor româneşti, precum statutul profesional al

4 Printre reprezentanţii şcolilor de specialitate anglo-saxone, se numără Stella Keenan şi Colin Johnston, autori ai Concise dictionary of library and information science, editat de Bowker-Saur în anul 1966 (ediţia întâi), iar apoi în 2000 (ediţia a doua).5 Publicată în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 422 din 18.VI.2002, Legea bibliotecilor – prima lege din istoria bibliotecilor româneşti care poartă efectiv acest nume – a fost modificată în mai multe rânduri: prin Ordonanţa Guvernului României nr. 59/2003 privind unele categorii de bunuri scutite de la plata datoriei vamale, prin Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, prin Legea nr. 593/2004 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002 şi prin Ordonanţa Guvernului României nr. 24/26 ianuarie 2006 pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002.6 Regneală, Mircea, Curs elemente de biblioteconomie (XIII), în Biblioteca, 3, 2006, p. 77.

bibliotecarului, sistemul naţional de biblioteci, apărarea integrităţii colecţiilor, personalul bibliotecilor, garanţiile gestionare, recuperarea cărţilor împrumutate ş.a. Mai mult, legea „face lumină” în numeroasele reglementări, existente până la promulgarea sa, referitoare la activitatea bibliotecilor. Chiar şi o sumară analiză a acestora a relevat faptul că legislaţia cu privire la biblioteci era „încâlcită şi lacunară”, aşa cum aprecia prof. Ion Ciotloş7, aspect care nu avea cum să favorizeze activitatea acestor instituţii de cultură.

În cadrul Ministerului Apărării Naţionale, singura reglementare în domeniu o constituie Instrucţiunile privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României. Elaborat în vederea aplicării prevederilor art. 2 alin. (2) din Legea bibliotecilor nr. 334/2002, cu modificările ulterioare, documentul a fost aprobat prin Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M 180 din 14.12.2004, precizând faptul că „În cadrul sistemului informaţional şi educaţional militar, bibliotecile au rol cultural strategic, contribuind la pregătirea generală a efectivelor armatei, la întreţinerea spiritului civic şi al ataşamentului faţă de valorile naţionale”8. În documentul menţionat sunt nominalizate principalele biblioteci care fac parte din sistemul militar al bibliotecilor, în raport cu mărimea fondului de carte, cu rolul, funcţiile şi atribuţiile acestora: Biblioteca Militară Naţională, biblioteci universitare militare, biblioteci şcolare militare, bibliotecile statelor majore ale categoriilor de forţe ale armatei, ale unităţilor, cercurilor militare şi muzeelor. Reglementările precizate sunt importante întrucât, în conformitate cu prevederile Legii bibliotecilor nr. 334/2002, cu modificările şi completările ulterioare, adaptate la specificul ministerului de resort, dezvoltă probleme majore ale activităţii bibliotecilor din armată: organizarea şi funcţionarea acestora, personalul şi conducerea bibliotecilor, colecţiile de documente, evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor specifice bibliotecilor etc.

Opinăm, totuşi, că restructurarea şi modernizarea armatei, integrarea României în structurile de securitate europene şi euroatlantice, faptul că armata execută misiuni în teatre de operaţii din afara graniţelor ţării reprezintă argumente suficiente care ar trebui să determine revizuirea, în vederea îmbunătăţirii, Instrucţiunilor, proces menit să determine creşterea performanţelor bibliotecilor militare, în calitatea lor de structuri specializate de cultură, al căror scop este gestionarea imaginii oştirii române pe plan intern şi internaţional. În această idee, activităţile cultural-ştiinţifice şi educaţionale ale bibliotecilor din armată trebuie să răspundă în mai mare măsură, având în vedere specificul acestora, obiectivelor „care exprimă complexitatea şi profunzimea transformărilor din viaţa spirituală şi culturală a societăţii româneşti democratice, şi anume: autonomia culturii şi artei; libertatea de creaţie; interdependenţa dintre patrimoniul cultural naţional, ascensiunea spirituală şi simţirea românească; primordialitatea valorii; şanse egale la cultură; identitatea naţională în circuitul internaţional de valori”9. Sunt aspecte care trebuie să primeze în activitatea bibliotecilor militare, a celorlalte instituţii de cultură din armată, asigurându-se astfel integrarea instituţiei militare, în general, în viaţa culturală şi

7 Ion Ciotloş a elaborat un cuprinzător Breviar legislativ (În sprijinul activităţii bibliotecilor publice), care a apărut, în anul 1996, sub egida Centrului de Perfecţionare a Personalului din Cultură şi Artă, de Pregătire Postliceală şi Postuniversitară din Bucureşti.8 Instrucţiuni privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României, Bucureşti, 2004, p. 7.9 Dispoziţia Comandantului Comandamentului Logistic Întrunit privind organizarea şi desfăşurarea activităţilor cultural-educative în instituţiile de cultură şi artă direct subordonate din garnizoana Bucureşti, C.L.Î.-8/12.10.2010.

spirituală a societăţii, cultivarea încrederii şi respectului cetăţenilor faţă de armată, ca instituţie fundamentală a statului român.

Am prezentat succint câteva argumente care ne-au determinat să iniţiem acest demers ştiinţific. Menţionăm faptul că, în cea mai mare parte, substanţa lucrării s-a plămădit din experienţa autorilor acumulată în activitatea de bibliotecar, bibliograf, în învăţământul superior ori în munca de cercetare. În egală măsură, autorii au consultat o bogată literatură de specialitate, pe care o punem la îndemâna tuturor celor interesaţi, cu speranţa că le va fi utilă în pregătirea profesională.

Volumul nu este numai un îndrumar, ci – în intenţia noastră, a autorilor – el trebuie să constituie un îndemn pentru noi abordări profesionale, menite să îndepărteze din activitatea bibliotecarului militar formalismul sau rutina. Este şi firesc, întrucât, după cum am încercat să demonstrez, biblioteconomia – ca orice ştiinţă – a evoluat, iar una dintre puţinele căi de a recuceri cititorul este reînnoirea ofertei de lectură, adaptarea la cotidian, aplicarea unor principii ştiinţifice de regăsire a informaţiei.

Sperând că lucrarea va stârni interes din partea celor care îi vor parcurge rândurile, aşteptăm cu interes atât opiniile, dar mai ales criticile şi – de ce nu – soluţiile de abordare mai eficientă a muncii cu cartea.

Colonel (r) dr. ing. ALEXANDRU MIHALCEADirectorul Bibliotecii Militare Naţionale

BIBLIOTECA MILITARĂ NAŢIONALĂ- Tradiţie şi actualitate -

Colonel (r) dr. ing. ALEXANDRU MIHALCEADirectorul Bibliotecii Militare Naţionale

Biblioteca Militară Naţională este instituţie militară, cultural-ştiinţifică şi educaţională de interes naţional, care aplică, în domeniul său de responsabilitate, strategia Ministerului Apărării Naţionale privind conceperea, organizarea şi gestionarea activităţii biblioteconomice în armată, asigurând cu predilecţie serviciile de informare şi documentare pentru toţi cei interesaţi de aria sa de patrimoniu. Păstrătoare a tradiţiilor de cultură scrisă acumulate de Armata Română începând cu anul 1860, instituţia contribuie, prin modalităţi specifice de acţiune, la realizarea politicii de transparenţă a Ministerului Apărării Naţionale, la gestionarea imaginii publice a armatei pe plan intern şi internaţional, precum şi la relaţionarea organismului militar românesc cu societatea civilă.

Într-adevăr, zi de referinţă în istoria îndelungată şi prestigioasă a Bibliotecii Militare Naţionale, 25 mai 1860 reprezintă data la care, prin Ordinul de zi pe toată Oastea, nr.93, ministrul de război, colonelul, mai târziu generalul, Ioan Emanoil Florescu, având în vedere marea dezvoltare ce urma a o lua Biblioteca Ministerului de Război şi simţind, totodată, „de a sa datorie a întocmi îngrijirea şi controlul” acesteia, fixează o serie de măsuri care să dea un caracter profesional superior activităţii noii instituţii, în care „orice ofiţer /…/ are dreptul de a consulta cărţi”. Peste câteva zile, la 13 iunie 1860, în Ordinul de Înfiinţare, se precizează că „în viitor bibliotecile Ministerului de Război şi a Şcoalei Militare nu vor forma decât una şi aceiaşi”, urmând ca „şcoala militară îndată va preda cărţile ştiinţifice ce cuprinde biblioteca sa” custodelui – sublocotenentul Grigore Panaiotescu (Cantili) din Statul Major General – „rânduit întru aceasta” prin actul precedent, iar „aceste biblioteci întrunite se vor ataşa la Statul Major General”, pentru „cumpărătoarea de cărţi” şi „abonament la jurnale” alocându-se suma de 40 000 lei10.

Măsurile menţionate nu sunt altceva decât aplicarea în structurile organismului militar, aflat în plin proces de transformare şi modernizare, a ideii domnitorului Alexandru Ioan Cuza, că „în educaţia poporului, bine condusă, se află cele mai bune garanţii de ordine, de progres şi de patriotism luminat”11. În exprimarea lui Ioan Emanoil Florescu, nobilul deziderat capătă valenţe care, şi astăzi, sunt de o certă valoare şi actualitate: „Instrucţia oastei este cel mai principal (sic! – n.n.) element care poate pune o armată pe piciorul dorit”, acela de a pregăti luptători

10 Monitorul Oastei, 47, 28 noiembrie 1860, p. 803.11 Instrucţiunea publică, ianuarie 1860, p. 5-6.

11

gata de „a păstra independenţa ţărei, obţinută cu sângele cel mai preţios al poporului nostru”12.

Pentru noua Bibliotecă a Ministerului de Război, această apreciere, având funcţie de cerinţă principală, a constituit suportul dezvoltării, al „înfloririi” ei permanente, întrucât, „după trebuinţă”, „s-au cumpărat neîncetat uvraje” – „cele mai neapărate la stadiul noilor organizări ce s-au introdus în oaste” –, în fapt volumele cele mai „renumite, tratând despre sciinţa, arta şi istoria militară”, aşa cum se menţionează într-un important articol care, la doar patru ani de la înfiinţarea instituţiei, relevă istoricul şi organizarea acesteia, dar mai ales readuce în actualitate ideea necesităţii şi utilităţii ei atât pentru ofiţerii de la nivelurile superioare ale comenzii (pentru care biblioteca constituie nu „numai un ajutor spre a-l pune în stare să depăşească singur în studiul cunoştinţelor ce trebuie să dobândească”, ci şi unul menit a-i înlesni contactul cu cărţile necesare spre „a răspândi astfel instrucţia în corpuri”), cât şi pentru aceia care îşi desfăşoară activitatea în alte garnizoane din ţară, unde acuitatea înfiinţării de biblioteci se simţea dincolo de orice alt considerent13. Sau cum spunea, cu peste şapte decenii mai târziu, un alt iubitor al cărţii: „Ofiţerul e un om de arme, de câmp, de luptă. În domeniul cărţii el are nevoie de textele cari în timp de pace îi dau în mic atmosfera de război, pentru care se pregăteşte pe el şi pe ai lui în vederea jertfei supreme”14. Acestor achiziţii şi abonamente trebuie să le adăugăm numeroasele donaţii făcute în timp de mulţi dintre beneficiarii bibliotecii – ofiţeri cu dragoste de carte –, între care îi putem enumera pe generalii Al. Tell, Gh. Gheorghiu, C. Vârtejanu, Iacob Teclu, V. Stănculescu, Gh. Cernat ş.a.

Martore ale acestei spectaculoase creşteri cantitative şi calitative a volumului colecţiilor sale sunt, până la sfârşitul veacului al XIX-lea, cataloagele bibliotecii, tipărite în anii 1867, 1877 şi 1898 şi organizate în conformitate cu conceptele biblioteconomice ale vremii, după modelul celor din Franţa şi Belgia. Aceste cataloage, sub formă de volum, ca şi cele de astăzi, pe fişe sau în format electronic, aduc cea mai vie mărturie asupra fondului de publicaţii: lucrări de patrimoniu (celebra cronică polonă a lui Martin Cromer, tipărită la Basel, în 1555, câteva volume ale colecţiei istorice Theatrum europaeum, scoase la Frankfurt am Main, între anii 1662 şi 1717, Analele cronicarului bizantin Ioan Zonaras, într-o ediţie veneţiană din 1729, cele 19 tomuri de opere postume ale regelui Prusiei, Frederic al II-lea, apărute la 1789 la Amsterdam ş.a.), primele regulamente militare româneşti tipărite, unele în tipografia lui Ioan Heliade Rădulescu, altele în cea a Colegiului Sf. Sava, un Regulament Organic, având aplicată ştampila primei biblioteci militare româneşti, cea înfiinţată la Iaşi, în 1845, de Dimitrie Sturdza, lucrările elitei gândirii militare româneşti – G. Adrian, Al. Averescu, Fl. Ţenescu, I. Sichitiu etc. –, lucrări de referinţă, precum balanţe militare, anuare SIPRI, enciclopedii de profil etc.

Tot după astfel de modele ilustre s-au redactat şi regulamentele de funcţionare a instituţiei, epocă făcând cel elaborat în 1898 de istoricul Nicolae

12 Monitorul Oastei, 10, 1 aprilie 1860, p. 149.13 Pencovici, Eustaţiu, Bibliotecile militare, în România militară, 2, 1864, p. 235-244.14 Vorobchievici, Octav, Ofiţerul şi cartea, în România militară, 7-8, 1937, p. 73.

12

Densuşianu, director al bibliotecii în perioada 1884-1911, valabil până în anii '30 ai veacului trecut15.

Pornind de la această realitate – fonduri de publicaţii adecvate orizontului de aşteptare al sistemului militar, organizare ştiinţifică modernă, recunoaştere pe plan naţional şi internaţional etc. –, Bibliotecii Militare Naţionale i-a fost conferit un meritat statut de instituţie de interes naţional prin Ordonanţa de urgenţă a Guvernului României, nr.14/2001, privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Apărării Naţionale şi, ulterior, prin Legea nr.346/2006 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Apărării (art.47, pct.4).

Dar „înflorirea” Bibliotecii Ministerului de Război nu s-a manifestat doar în interiorul ei. Ea s-a dezvoltat în armonie cu edificarea în timp a unui adevărat sistem, ce-şi păstrează valabilitatea până azi, de biblioteci în întreaga structură militară naţională16. Astfel, au început să fiinţeze aşezăminte asemănătoare în diferite garnizoane, la corpurile de trupă (prima fiind cea de la Craiova, din 186517), la cercuri militare18 şi la şcolile militare (inclusiv, începând cu anul 1889, la Şcoala Superioară de Război19).

Din păcate, vicisitudinile istoriei şi-au pus o amprentă, de multe ori, nefericită şi pe activitatea bibliotecilor din armată, inclusiv pe cea a instituţiei noastre. În timpul primului război mondial şi în perioada imediat următoare, asistăm la o evidentă criză datorată rapturilor fondurilor de publicaţii, distrugerii clădirilor şi, mai apoi, micşorării drastice a alocaţiilor bugetare, care au devenit insuficiente pentru o dezvoltare a colecţiilor în conformitate cu nevoile, din ce în ce mai stringente, ale evoluţiei pe noi coordonate a organismului militar.

Anii '40 ai secolului trecut au venit şi ei cu noi neajunsuri, ce au culminat cu schimbarea orientării politice a statului de după 1944. Ca urmare, biblioteca a fost silită să execute măsurile draconice fixate, sub acoperirea Comisiei Aliate de Control, de către Armata Sovietică de ocupaţie, de curăţire a fondului de publicaţii al instituţiei de literatura „fascistă şi antisovietică”, etichetă sub care erau cuprinse, în fapt, aproape toate cărţile apărute în vechiul regim. După această vandalizare, instituţia a fost supusă unui vast program de intoxicare cu literatură exclusiv sovietică, în paralel cu o excesivă ideologizare comunistă, având drept ţel transformarea bibliotecii într-un „… centru de educaţie politică, patriotică şi revoluţionară”20.

Începând cu decembrie 1989, Biblioteca Militară Naţională, ca instituţie militară, cultural-ştiinţifică şi educaţională, şi-a regândit întreaga sa activitate, fiind elaborat un model strategic propriu, în deplin acord cu strategia Ministerului Apărării Naţionale cu privire la conceperea şi organizarea activităţii biblioteconomice în Armata Română, aflată în plin proces de restructurare şi modernizare. Şi dacă în biblioteconomie, ca şi în alte domenii, totul este relativ, problemele şi soluţiile au fost 15 Popescu, Mihai, Nicolae Densuşianu – bibliotecarul Ministerului de Război, în Biblioteca, 6-8, 1995, p. 216-217.16 Bârzotescu, L., Bibliotecile militare, în România militară, 5, 1912, p. 516-522 şi Dinulescu, Radu, Bibliotecile militare, în idem, 10, 1928, p. 77-81.17 cf. Florea, Petre, Prima bibliotecă de regiment din oştirea românească, în Biblioteca, 6, 1998, p.185-186.18 Simionescu, D. , Cercurile militare, Bucureşti, 1908.19 cf. Stavarache, D., Biblioteca Academiei de Înalte Studii Militare, în Biblioteca, 7, 1996, p. 184-185.20 Biblioteca, 4, 1984, p. 12-13.

13

evaluate în funcţie de coordonatele spaţiale şi temporale în continuă schimbare. În cazul Bibliotecii Militare Naţionale, centralismul excesiv şi sistemul de directive şi indicaţii venite „de sus” nu mai aveau sorţi de izbândă. În consecinţă, era necesară trecerea la autoghidare, interacţionând cu mediul şi adaptându-se la el sau influenţându-l. Noua concepţie referitoare la organizarea activităţii – ce ţinea seama de prevederile documentului intitulat Bibliothèques nationales: principes directeurs (Paris, 1987)21, care serveşte de mulţi ani ca standard internaţional de organizare şi funcţionare a bibliotecilor naţionale – prevedea ca instituţia să fie, pe de o parte, o sursă generatoare de idei biblioteconomice şi bibliologice, în special prin intermediul activităţilor de cercetare-dezvoltare, iar pe de altă parte, o forţă motrice care să întreţină circulaţia ideilor biblioteconomice în sistemul infodocumentar militar.

Conservând bogatele tradiţii militare de cultură scrisă acumulate de Armata Română pe întregul parcurs al devenirii sale, Biblioteca Militară Naţională se integrează, prin modalităţi specifice, în gestionarea imaginii oştirii române şi a legăturilor acesteia cu societatea civilă. Instituţia, în ansamblul său, şi-a regăsit, astfel, o nouă înfăţişare şi o menire inedită, intrând pe un nou făgaş, determinat de implicarea nemijlocită a Armatei Române în procesul de edificare şi consolidare a societăţii democratice, dar mai ales în cel de integrare în structurile euroatlantice de securitate, în paralel cu integrarea României în Uniunea Europeană.

Fondurile ei tradiţionale, păstrate – într-o anumită perioadă – aproape ilicit, conţin tezaurul gândirii militare româneşti al trecutelor vremi, găsindu-şi, în acest context, printr-o binevenită şi intensă consultare (anual, cei aproximativ 35 000 cititori frecvenţi solicită aproape 175 000 de publicaţii), o utilitate de netăgăduit. Este unul dintre aspectele care conferă noilor abordări teoretice argumentul continuităţii preocupărilor de modernizare şi organizare militară, în conformitate cu mersul firesc al ideilor pe plan internaţional. Acestor cărţi le însumăm astăzi importante volume ştiinţifice de referinţă ale gândirii militare mondiale, inclusiv principalele enciclopedii ale lumii (Universalis, Axis, Britannica, Americana etc.). Iar printr-un activ şi judicios sistem de promovare (buletine expres-informaţia şi, respectiv, de carte străină difuzate structurilor militare cu atribuţii decizionale sau de cercetare ştiinţifică şi învăţământ, rubrici speciale în mass-media militară etc.), de conţinutul celor peste 220 000 de volume şi al celor peste 100 de colecţii de periodice aflate astăzi în rafturile bibliotecii, obţinute prin abonamente sau ca rezultat al schimburilor interbibliotecare, beneficiază un număr apreciabil de cititori din armată şi din societatea civilă, interesaţi în materializarea dictonului potrivit căruia „sabia nu trebuie să slujească la tăiatul foilor cărţii, ci cartea trebuie să slujească la ascuţirea

21 Înregistrat şi publicat sub numărul PGI-87/WS/17, standardul menţionat (Paris, UNESCO, 1987), bazat pe un studiu UNESCO, cuprinde principii de bază referitoare la colecţiile unei biblioteci naţionale, agenţia bibliografică naţională, prestarea de servicii pentru utilizatori, conservare şi prezervare, relaţii naţionale şi internaţionale, statutul şi gestiunea, imobile şi echipamente, corelaţia dintre centralizare şi descentralizare în biblioteconomia naţională etc. Sunt prefigurate mijloacele şi instrumentele organizatorice, conceptuale şi manageriale menite să servească la transpunerea în fapt a coordonatelor istorice ale conceptului de bibliotecă naţională: conservarea memoriei naţionale conţinute în documente tipărite, comunicarea colecţiilor, impactul asupra sistemului biblioteconomic în care îşi desfăşoară activitatea, controlul bibliografic naţional şi depozitul legal, sistemul împrumutului interbibliotecar, structura organizatorică (departamente/servicii/birouri/oficii), sistemul de management etc. Se atrage atenţia asupra necesităţii de a conferi bibliotecilor naţionale statutul de instituţie de importanţă deosebită şi de a elabora reglementări aparte pentru acestea.

14

sabiei”. În plus, Biblioteca Militară Naţională se află în plin proces de informatizare în conformitate cu reglementările militare şi cu standardele de bibliologie şi de ştiinţa informării, obiectiv complex ce urmăreşte înnoirea permanentă a instrumentarului de lucru cu utilizatorii, în scopul stringent al creşterii calităţii activităţii sale de ansamblu, inclusiv în ceea ce priveşte relaţia intrinsecă bibliotecă-armată.

În stadiul actual, activitatea Bibliotecii Militare Naţionale se caracterizează prin coexistenţa unor sintagme dintre cele mai semnificative, dintre care menţionăm: învăţarea pe durata întregii vieţi (life long learning), deplasarea accentului de pe instituţie pe utilizator, alfabetizarea informaţională, libertatea informaţională şi accesul fără nici un fel de oprelişti la informaţie şi cultură, proximitatea bibliotecii şi a documentelor, în spiritul conceptului de extindere (de fapt, acţiuni întreprinse pentru a ajunge la grupuri de utilizatori care altfel nu ar cunoaşte fondurile de carte şi publicaţii periodice, precum şi serviciile oferite). În virtutea acestora, instituţia îşi multiplică paleta iniţiativelor în beneficiul utilizatorilor, depăşeşte stadiul serviciilor convenţionale şi nu mai consideră gruparea de beneficiari căreia i se adresează ca pe un monolit, ci – dimpotrivă – ca pe un conglomerat cu clivaje de interese şi opţiuni proprii. Politica sa de achiziţie, în vederea dezvoltării fondului infodocumentar, este orientată spre marketing şi aplicarea unor criterii stricte: analiza resurselor existente, a mijloacelor de informare de care dispune instituţia, analiza pieţii lecturii, direcţia în care urmează să se dezvolte biblioteca, decelarea sarcinilor care îi revin bibliotecii în cadrul sistemului infodocumentar militar, monitorizarea cererii şi ofertei, precum şi a practicilor de consum cultural ş.a.

În prezent, Biblioteca Militară Naţională, parte a sistemului naţional de biblioteci şi, respectiv, a sistemului informaţional şi educaţional militar, îşi desfăşoară activitatea în subordinea Comandamentului Logistic Întrunit, având un rol cultural strategic, iar – ca principală atribuţie – constituirea, dezvoltarea, conservarea şi valorificarea fondului de cărţi, periodice şi informaţii documentare, precum şi a altor fonduri de interes pentru organismul militar. În acest scop, achiziţionează, organizează, prelucrează, stochează şi pune la dispoziţia utilizatorilor săi – din armată, precum şi din societatea civilă – materialele purtătoare de informaţii, împreună cu serviciile profesionale şi sociale adiţionale acestora. Instituţia este mandatată de Ministerul Apărării Naţionale şi confirmată de Ministerul Culturii şi Patrimoniului Naţional ca membru titular al Comitetului Tehnic Naţional pentru Standardizare (CT 229) şi este depozit legal naţional pentru cartea cu tematică militară, indiferent de editor.

Reînnodând firul tradiţiei, Biblioteca Militară Naţională îşi dezvăluie, cu pregnanţă, rostul ei firesc de activă şi necesară componentă a complexului ansamblu de conştientizare a responsabilităţilor ce revin Armatei Române în pregătirea pentru apărarea valorilor independenţei şi suveranităţii naţionale, de înţelegere a sensurilor libertăţii, de cultivare a sentimentelor iubirii de patrie, inclusiv a respectului faţă de eroii neamului, de satisfacere a trebuinţelor spirituale ale personalului militar şi civil, alimentându-i astfel dezideratele cognitive în vederea obţinerii performanţei militare, de conservare şi, mai ales, de valorificare a patrimoniului de inteligenţă al oştirii. Concomitent, instituţia concură la înfăptuirea procesului de cunoaştere nuanţată a

15

poziţiei şi importanţei sistemului militar românesc, a misiunilor legitime, democratice şi constituţionale ale forţelor noastre armate. Biblioteca are, totodată, o însemnată parte de contribuţie la creşterea nivelului de cultură din armată, cu consecinţe pe măsura volumului investiţiilor sufleteşti acumulate în timp, în îmbunătăţirea climatului de camaraderie, de ordine şi disciplină, în stabilirea unor relaţii interumane bazate pe respect, onoare şi morală22.

În luna mai 2010, Bibliotecii Militare Naţionale i-a fost conferit, prin decret al Preşedintelui României, Ordinul Meritul Cultural, în grad de Mare Ofiţer, „cu prilejul împlinirii a 150 de ani de la înfiinţare, în semn de înaltă apreciere pentru prodigioasa activitate de păstrare şi valorificare a tradiţiilor militare româneşti din cultura scrisă, pentru profesionalismul dovedit de personalul acestei instituţii”23, după ce, în luna iulie 2004, instituţiei îi fusese conferit acelaşi înalt Ordin, în grad de Comandor, „pentru /…/ contribuţia avută la crearea unei bune imagini publice a Armatei Române atât pe plan intern, cât şi internaţional”24. Cu aceeaşi ocazie – împlinirea a 150 de ani de la înfiinţare – ministrul apărării naţionale, dorind a răsplăti meritele Bibliotecii Militare Naţionale, pentru „/…/ contribuţia deosebită la ridicarea prestigiului instituţiei militare”25, i-a acordat acesteia Emblema de Onoare a Armatei României.

Din toate acestea decurge, implicit, pledoaria asupra necesităţii ca Biblioteca Militară Naţională, alături de celelalte instituţii similare din armată, să se modernizeze sub toate aspectele pe care le presupune eficientizarea procesului biblioteconomic, pentru a avea privilegiul de a se afla, cu autoritate, în pas cu cerinţele prezentului şi ale viitorului, în slujba ştiinţei şi culturii scrise, continuând aceleaşi deziderate ale începuturilor, actualizate însă, în mod obligatoriu, cu cerinţele timpului pe care îl trăim.

22 Zisu, Cătălin, Forţa relaţiilor interumane, ediţia a doua, Societatea Scriitorilor Militari, 2009, pag. 110-112.23 Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 252, 20.IV.2010, p. 14.24 Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 663, 13.VII.2004, p. 2.25 Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M.P. 3, din 20.04.2010.

16

BIBLIOTECA UNIVERSITARĂA UNIVERSITĂŢII NAŢIONALE DE APĂRARE “CAROL I”

OVIDIU CĂLUGĂRESCUDirectorul Bibliotecii universitare a Universităţii Naţionale de Apărare “Carol I”

HOMINES DUM DOCENT DISCUNT(Oamenii învaţă, învăţând pe alţii) Seneca

Anul înfiinţării: 1899Adresa: Şos. Panduri nr. 68-72, sector 5, cod 050662Telefon: 021 319 48 80 int. 297, 226Fax: 021 319 48 66E-mail: biblioteca@unap.roWWW: http://biblioteca.unap.ro

Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare “Carol I” este structura infodocumentară şi cultural-ştiinţifică specializată a instituţiei, care participă la logistica didactică a procesului de învăţământ şi cercetare ştiinţifică, prin gestionarea bazei documentare şi de informaţie necesară, realizarea valorificării şi comunicării acestora, facilitarea accesului diversificat şi rapid la toate categoriile de surse şi servicii pentru utilizatori.

MISIUNI ŞI OBIECTIVE

Biblioteca universitară, parte din sistemul naţional de biblioteci, are în cadrul sistemului informaţional şi educaţional militar un rol cultural strategic, şi ca principală misiune contribuţia la pregătirea realizată în cadrul instituţiei, întreţinerea spiritului civic şi al ataşamentului faţă de valorile naţionale. În acest sens, ca structură specializată, Biblioteca universitară constituie, organizează, prelucrează, dezvoltă, diseminează şi conservă colecţii de cărţi, publicaţii, alte documente specifice, informaţii şi baze de date – indiferent de suport, în original sau copie, în scop de informare, cercetare, educaţie sau recreere a ofiţerilor studenţi, cursanţilor, cadrelor didactice, cercetătorilor, masteranzilor, doctoranzilor şi celorlalte categorii de personal din comunitatea universitară.

Ca parte integrantă a sistemului naţional de învăţământ, Biblioteca universitară este subordonată Senatului şi funcţionează, din punct de vedere administrativ, sub autoritatea tutelară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”.

17

Aceasta asigură, potrivit normelor în vigoare, resursele financiare, baza materială, condiţiile de spaţiu şi întreţinere pentru desfăşurarea activităţii.

Biblioteca universitară este bibliotecă: de drept public – după forma de constituire şi administrare a patrimoniului; o structură fără personalitate juridică – după forma de organizare; de tip enciclopedic şi specializat în domeniile militare – după structura colecţiilor sale; cu acces limitat la colecţii şi servicii. Activitatea bibliotecii se desfăşoară în afara oricăror angajări partizane de ordin politic, ideologic sau religios.

Principalele obiective operaţionale sunt în domeniile:- Învăţământ militar superior: Asigurarea categoriilor de publicaţii şi

documente, indiferent de suportul tipărit, necesare procesului de învăţământ şi cercetare-ştiinţifică desfăşurate în cadrul instituţiei, precum şi satisfacerea nevoilor informaţionale ale utilizatorilor.

- Infodocumentare: Realizarea nevoilor de informare curentă a utilizatorilor bibliotecii, a documentarelor pe domeniile de interes specifice instituţiei ori de actualitate, precum si a celor solicitate pe baza tematicii de cercetare-ştiinţifică şi a programelor de învăţământ.

- Informatizare: Actualizarea permanentă a bazei de date actuale din catalogul de bibliotecă WinIsis, inclusive on-line, precum şi implementarea sistemului de informatizare „Liberty3” şi a tehnologiei RFID (Radio Frequency Identification).

- Editare: Apariţia trimestrială a publicaţiei Buletin de informaţii bibliografice, întocmirea periodică a unor publicaţii electronice cu punerea la dispoziţie pe Internet şi / sau Intranet.

Activitatea Bibliotecii Universitare a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” se desfăşoară în baza Planului cu principalele activităţi în anul universitar şi a altor măsuri stabilite la nivelul conducerii instituţiei, activităţi detaliate în programul lunar de activitate.

DATE ISTORICE

Şcoala Superioară de Război, după înfiinţarea în anul 1889, îşi constituie biblioteca proprie, iar în regulamentul de funcţionare a instituţiei din anul 1899 sunt prevăzute şi atribuţiile bibliotecarului.

În perioada interbelică, biblioteca cunoaşte transformări importante, vizând în special dezvoltarea fondului de carte şi diversificarea acestuia (atât prin achiziţii de cărţi şi periodice, cât şi din donaţii).

Biblioteca, de-a lungul existenţei sale, a fost reorganizată de mai multe ori: în anii 1950, 1955 (după incendiu), 1965, 1989 şi 2010 (în urma consolidării localului şi extinderii accesului liber la raft).

De la 1 februarie 1998 are statut de Bibliotecă universitară.

STRUCTURA

18

Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare “Carol I” este structurată în funcţie de volumul şi complexitatea activităţilor, de cerinţele şi normele legale prevăzute pentru o bibliotecă a unei instituţii de învăţământ superior.

Ea este organizată ierarhic, modular – pe birouri şi compartimente, grupate spaţial în funcţie de necesităţile utilizatorilor. Astfel, conform organigramei, structurile care alcătuiesc biblioteca universitară şi principalele lor atribuţii, sunt:

pentru consultarea colecţiilor şi împrumut:- Biroul Literatură militară gestionează, structurat pe compartimente,

literatura militară-generală, respectiv pentru aplicaţii (manuale, cursuri şi teme editate în instituţie; regulamente, ordine, instrucţiuni; buletine şi reviste; lucrări elaborate – de diplomă, licenţă, masterat, curs, de cercetare ştiinţifică, teze şi referate de doctorat, dosare de aplicaţii, documente cartografice);

- Biroul Literatură enciclopedică, organizat pe compartimente, gestionează colecţiile de cărţi şi cursuri – în limba română sau în limbi străine, carte veche şi periodice – asigurând diversificarea surselor de completare prin legătura permanentă cu furnizorii, respectiv utilizatorii şi personalul de specialitate, pentru satisfacerea solicitărilor justificate ale acestora;

- Compartimentul Mediatecă pune la dispoziţia utilizatorilor documentele audiovizuale şi colecţiile electronice deţinute de bibliotecă;

- Compartimentul de asigurare cu informaţii geografice pune la dispoziţie documentele cartografice pentru activităţile de învăţământ, studii, lucrări curente.

pentru onorarea solicitărilor infodocumentare ale utilizatorilor:- Compartimentul informatică şi infodocumentare gestionează catalogul

informatizat cu baza de date curentă a bibliotecii , oferind informări bibliografice şi webgrafice (on-line, pe display, suport magnetic, hârtie etc.), referinţe, liste şi bibliografii, elaborează surse secundare neperiodice (cataloage, ghiduri, abstracte, sinteze) şi realizează statistica de bibliotecă;

- Clubul studenţesc Atlantic, se încadrează în sistemul infodocumentar specializat din instituţie, dar se constituie şi ca o punte de legătură către societatea civilă, pentru cunoaşterea valorilor organizaţiei nord-atlantice;

- Sala de lectură cu acces liber la raft „General Ştefan Guşă”, oferă condiţii optime de studiu a literaturii de specialitate – structurată după CZU şi domeniile de interes specifice instituţiei sau de actualitate, pentru consultarea colecţiilor de periodice – în limba română sau în limbi străine, asigurate prin abonamente sau donaţii –, a lucrărilor de referinţe (dicţionare, enciclopedii).

PERSONAL ŞI CONDUCERE

Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” este încadrată/deservită de personal de specialitate şi administrativ, cu normă întreagă, având atribuţiile şi competenţele stabilite prin fişa postului. Structura personalului bibliotecii, la 31.12.2010, reprezenta: 90,50 % personal de specialitate (bibliotecari, bibliografi, analişti şi alte posturi de profil); 76,20 % cu studii superioare; 80,95 %

19

personal feminin; pe grupe de vârstă, 61,90 % între 25 şi 49 ani şi 38,10 % peste 50 ani.

Pregătirea personalului bibliotecii universitare se desfăşoară potrivit actelor normative în vigoare, în scopul formării sau dezvoltării unor abilităţi deosebite, după caz: capacitate de analiză şi sinteză; spirit organizatoric, euristic şi de echipă; inteligenţă practică; iniţiativă; percepţie spaţială şi orientare rapidă; anticiparea nevoilor reale ale utilizatorilor; solicitudine; aptitudini numerice, birotice şi estetice. În cadrul programelor de pregătire se asigură cunoaşterea şi însuşirea tehnologiilor speciale pentru desfăşurarea activităţii: tehnici de conducere, diagnosticare, analiză, evaluare sau comunicare; organizarea fluxurilor informaţionale, de stocare şi regăsire a informaţiei; gestiunea resurselor; produse program utilitare şi software de bibliotecă; evidenţă operativă cantitativ-valorică; folosirea cunoştinţelor minimale de limbi străine, îndeosebi engleză sau franceză.

Participarea permanentă a personalului bibliotecii la acţiunile organizate în cadrul Asociaţiei Bibliotecarilor din România – seminarii, prezentări, consfătuiri, schimburi de experienţă etc. – constituie o modalitate practică de perfecţionare a cunoştinţelor de specialitate, complementară celei din sistemul instituţionalizat de pregătire în domeniul biblioteconomiei şi ştiinţei informării, un schimb activ de opinii privind îmbunătăţirea muncii. Alegerea directorului Bibliotecii universitare, din anul 2004, ca membru al Consiliului de conducere al asociaţiei şi a unei alte persoane din colectiv în board-ul Secţiunii legislative a asociaţiei, reprezintă şi o recunoaştere a profesionalismului personalului Bibliotecii universitare.

Conducerea Bibliotecii universitare este asigurată, corespunzător prevederilor legale în vigoare, de un director şi respectiv şefi de birou / şefi de compartiment, conform organigramei.

În cadrul Bibliotecii universitare a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” funcţionează consiliul ştiinţific al bibliotecii, care face propuneri şi recomandări privind: programul de dezvoltare, raţionalizare şi modernizare a activităţii structurii; perfecţionarea instrumentelor de informare şi documentare pe care biblioteca le oferă categoriilor de utilizatori; programul de cooperare cu alte biblioteci; proiectele culturale şi ştiinţifice.

ACCESUL LA COLECŢIILE BIBLIOTECII

Biblioteca universitară, ca bibliotecă de drept public, oferă accesul gratuit, pentru personalul din comunitatea sa universitară, la colecţiile şi bazele de date proprii; poate oferi şi unele servicii pe bază de tarife stabilite anual, aprobate în condiţiile legii şi a actelor normative în vigoare.

Accesul la colecţiile Bibliotecii universitare pentru persoanele fizice din afara instituţiei (personalul activ al armatei şi membrii familiilor acestora, cadre militare în rezervă şi retragere, persoane fizice din afara armatei) se aprobă de comandantul (rectorul) universităţii, iar acestea au dreptul numai la consultarea bazei de date şi studiu în sala de lectură.

20

PATRIMONIU. ACTIVITĂŢI ŞI SERVICII

În cadrul Bibliotecii universitare a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” se desfăşoară, în principal, următoarele tipuri de activităţi:

a) Dezvoltarea , evidenţa, organizarea şi comunicarea colecţiilor Colecţiile bibliotecii reprezintă totalitatea documentelor şi materialelor

purtătoare de informaţii, intrate şi organizate după criterii specifice domeniului biblioteconomiei. În cadrul Bibliotecii universitare, acestea cuprind în principal tipărituri, înregistrări multimedia, documente multiplicate, documente în format electronic etc., fiind constituite din următoarele categorii de documente: cărţi şi broşuri; publicaţii seriale; literatură militară; manuscrise; documente cartografice; documente audiovizuale; documente electronice; alte categorii de documente, indiferent de suportul material.

Biblioteca universitară îşi dezvoltă permanent colecţiile de documente, în principal prin:

- achiziţie – în limita resurselor alocate (venituri din finanţare publică / instituţională şi alte surse), pe baza solicitărilor utilizatorilor şi propunerilor consiliului ştiinţific al bibliotecii;

- donaţie – acceptarea volumelor care reprezintă domenii de interes ale bibliotecii, sau rezultat al unor cercetări şi activităţi proprii;

- transfer – publicaţiile repartizate, editate şi tipărite în interiorul sau în afara instituţiei, ori preluate de la alte unităţi;

- sponsorizări şi alte forme – după caz.Completarea fondului documentar pluridisciplinar şi multimedia al

colecţiilor se realizează în funcţie de următoarele criterii: profilul, nivelul de învăţământ şi specificul catedrelor şi disciplinelor de specialitate; cerinţele de informare şi documentare impuse de activitatea de cercetare – ştiinţifică din instituţie, precum şi ale utilizatorilor; recomandările bibliografice ale programelor, proiectelor şi temelor studiate în universitate, urmărindu-se constituirea unor colecţii echilibrate; componenţa colecţiilor existente în bibliotecă, sub aspectul suporturilor, titlurilor şi a numărului de exemplare.

La 31.12.2010, în colecţiile bibliotecii existau 43 167 titluri/ 156 355 documente tipărite (legate), 2 242 documente audiovizuale / electronice şi 3 306 documente cartografice.

Biblioteca deţine şi un valoros fond de carte veche rămas din timpul Şcoalei de Război. Cele peste 6 600 de titluri reprezintă lucrări de tactică, regulamente, cursuri etc. din rândul primelor scrieri militare româneşti, un valoros instrument de cercetare a izvoarelor gândirii militare naţionale prin operele făuritorilor acesteia: Alexandru Averescu, Constantin N. Herjeu, Gheorghe Dabija, Ion Jitianu, Radu Rosetti ş.a. Valoare patrimonială au şi unele lucrări aparţinând unor personalităţi ca A. D. Xenopol, B. P. Haşdeu, Nicolae Iorga (unele din cursurile ţinute în instituţie), Vasile Pârvan, Simion Mehedinţi, Constantin Kiriţescu, Mihail Kogălniceanu, Nicolae Densuşianu, Gheorghe I. Brătianu, Nicolae Bălcescu etc.

21

b) Informarea documentară şi furnizarea de referinţe ştiinţificeBiblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare “Carol I”

asigură, la solicitări individuale sau colective, în urma proceselor de identificare, evaluare şi prelucare a înregistrărilor catalografice în sistem automatizat existente în baza de date proprie, din reţelele Internet/Intranet şi alte surse documentare, onorarea unor cereri infodocumentare diversificate:

- informări, referinţe bibliografice sau bibliografii (generale/ speciale, de evidenţă / informare / recomandare, naţionale / internaţionale, curente / retrospective / signaletice, analitice / adnotate, critice, descriptive, exhaustive, selective etc.), pe suport electronic / tipărit sau prin e-mail;

- consultaţii, asistenţă bibliografică / webgrafică şi documentară în activitatea de cercetare (ştiinţifică, documentară, bibliografică) în colecţii şi baze de date;

- îndrumarea şi orientarea utilizatorilor în vederea perfecţionării tehnicilor de muncă intelectuală.

Biblioteca universitară elaborează periodic, pentru informarea utilizatorilor şi diseminarea activităţii proprii de cercetare documentară, publicaţii diverse: cataloage, ghiduri, buletine, abstracte, sinteze etc. Precizez faptul că o parte din acestea pot fi consultate şi pe site-ul bibliotecii:

- Catalog selectiv cu lucrări didactice, ştiintifice, tehnice, de doctrină şi artă militară elaborate de cadrele Şcolii Superioare de Război şi Academiei Militare (1889-1989);

- Armata în publicaţii oficiale: bibliografie selectivă (1998);- Bibliografia cărţii româneşti: 1837-1945 (1998);- Pubicaţii seriale : 1862-1998 (1998);- Teze de doctorat (1972-2000; 1972-2003; 2003-2004; 2005; 2006; 2007;

2008; 2009-2010); - Armate străine: mape documentare (2003)- Lecţii învăţate: mape documentare (2003)- Stanag; Standarde: mape documentare (2003)- Vizite la/de la instituţii militare: mape documentare (2003)- Cataloage cu adrese web, pentru: Învăţământul superior (instituţii,

biblioteci, e-books, baze de date, publicaţii, cursuri, portaluri, legislaţie); Biblioteci; Site-uri ale ministerelor apărării şi instituţiilor de învăţământ militar din Europa, U.E. şi N.A.T.O.; Securitate şi apărare naţională; Doctrină şi strategie militară; Forţele Terestre - bibliografie şi webgrafie; Forţele Aeriene - bibliografie şi webgrafie; Forţele Navale - bibliografie şi webgrafie; Reviste cotate ISI (româneşti, militare, învătământ, informatică, management, comunicare, psihologie, drept, istorie, geografie); Comunicare şi relaţii publice - bibliografie şi webgrafie; Management - bibliografie şi webgrafie; Intelligence - bibliografie şi webgrafie.

c) Informatizarea bibliotecii, catalogarea şi indexarea colecţiilor

22

Înregistrarea catalografică în sistemul automatizat WinIsis a documentelor nou intrate şi actualizarea periodică a bazei infodocumentare în reţea, conform modalităţilor stabilite, oferă utilizatorilor accesul simultan atât la catalogul alfabetic, dar şi la cel sistematic – după conţinut (pe subiecte, tematic, pe titluri sau cronologic), fiind un mijloc sigur de orientare. Având în vedere specificul instituţiei, cât şi pentru oglindirea mai amănunţită a subiectelor publicaţiei şi identificarea/regăsirea rapidă sau promovarea autorilor, în Biblioteca universitară s-a instituit practica prin care volumele manifestărilor de cercetare ştiinţifică să fie catalogate pe articole, comunicări etc.; chiar dacă procesul este evident mai laborios, apreciem că beneficiile utilizatorilor sunt multiplicate.

La 31.12.2010 existau 104 016 înregistrări catalografice.Din proiectul Dezvoltarea infrastructurii de cercetare prin realizarea

platformei infodocumentare – INFODOC, derulat în cadrul programului Capacităţi / PN II , în perioada 2008 – 2010 cu Autoritatea Naţională pentru Cercetare Ştiinţifică (ANCS), în valoarea de 83 100 euro, am obţinut şi suntem în faza de implementare a sistemului de informatizare „Liberty3” şi a tehnologiei RFID (Radio Frequency Identification).

Site-ul Bibliotecii universitare (http://biblioteca.unap.ro), aflat în exploatare din anul 2007, marchează o noua “interfaţă” a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, alăturându-se celor deja accesate frecvent: învăţământul distribuit avansat la distanţă şi variantele full-text ale revistelor editate în instituţie.

Structura site-ului este intuitivă şi, deopotrivă, cuprinzătoare: prezentarea generală a bibliotecii (istoric, misiune, organizare, activitatea infodocumentară, colecţiile, regulamentul de organizare şi funcţionare); posibilităţile de contact, acces şi servicii oferite; noutăţi şi informaţii; catalogul on-line, cu baza de date CDS/ISIS creată sub „GENISIS-BDL”.

Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” oferă, în timpul programului de funcţionare – conform orarului zilnic al instituţiei – servicii de:

a) Împrumut de documente (comunicarea colecţiilor)În cursul anului 2010, au fost efectuate, pentru cei 1 297 utilizatori activi,

37 902 tranzacţii de împrumut individual. Utilizatorii au dreptul de a împrumuta simultan maxim cinci documente, respectiv pentru consultarea în sala de lectură, iar perioada de împrumut pentru utilizatorii individuali este de maxim 30 de zile calendaristice; fac excepţie documentele cu caracter general sau specifice numai unor categorii de utilizatori, care sunt stabilite pentru a fi studiate pe durata perioadei de învăţământ (modul, semestru, an).

Începând cu anul universitar 2010-2011, a fost extins accesul liber la raft şi pentru fondul enciclopedic, la peste 16 000 volume de literatură şi lingvistică în limba română şi în limbi străine, geografia / istoria României şi universală, ştiinţe teoretice exacte şi naturale, ştiinţe tehnice, artă, sport, turism, civilizaţie, cultură ş.a.

23

b) Studiul în sala de lectură şi în punctele de consultare din cadrul fondurilor biblioteciiSala de lectură cu acces liber la raft „General Ştefan Guşă”, realizată în

parteneriat public privat cu fundaţia omonimă şi inaugurată la 12.04.2010, oferă, pe cei aproape 400 metri liniari, peste 6 600 volume de literatură de specialitate, publicaţii periodice – în limba română sau în limbi străine – lucrări de referinţe (dicţionare, enciclopedii), dosare/mape documentare etc., realizate în cadrul bibliotecii şi actualizate periodic, pentru 24 domenii de interes specifice instituţiei sau de actualitate, structurate după CZU.

Pentru facilitarea şi asigurarea accesului exhaustiv la fondurile deţinute de bibliotecă, cu prilejul reorganizării sălii de lectură, a fost pus în aplicare un concept nou privind punerea la dispoziţia utilizatorilor a lucrărilor solicitate. Astfel, acolo unde există, au fost alăturate pe rafturile de acces liber la domeniul respectiv toate/unele din cele trei categorii de documente menţionate: publicaţiile de specialitate (cărţi, cursuri, literatură militară, lecţii învăţate), periodicele şi respectiv dosarele/ mapele documentare. În acest fel am înţeles să răspundem necesitaţii de valorificare superioară / optimă a bugetului personal de timp al utilizatorilor, cât şi de folosire judicioasă a spaţiului dar şi a personalului bibliotecii – aflat în reducere continuă, deşi nevoia de informaţie sporeşte permanent.

În anul 2010, după inaugurare, concomitent cu procesul de definitivare a evidenţei şi organizare a colecţiilor, 619 utilizatori au studiat la sala de lectură literatura de specialitate, publicaţiile periodicele în limba română sau în limbi străine ori dosarele/ mapele documentare.

c) Informare bibliografică, referinţe şi documentareÎn anul 2010, utilizatorii au formulat direct, la compartimentul de

specialitate, 1 505 cereri infodocumentare, iar ca referinţe prin e-mail au fost efectuate 478 tranzacţii virtuale şi au avut loc 6 688 vizite ale catalogului on-line al bibliotecii.

d) Împrumut de documentePentru structurile din sistemul de apărare naţională, ordine publică şi

siguranţă naţională, precum şi pentru bibliotecile din sistemul naţional de biblioteci, în scopul asigurării dreptului fundamental al cetăţeanului la informaţie, Biblioteca universitară onorează solicitările pentru anumite documente inexistente în colecţiile proprii acestora, în condiţiile reglementărilor în vigoare de împrumut interbibliotecar. În anul 2010, numărul acestora a fost de 50, ca bibliotecă furnizoare sau beneficiară.

e) Acces la baze de date, la Internet şi / sau IntranetBiblioteca universitară oferă, pentru personalul instituţiei, accesul gratuit

inclusiv la platforme de reviste ştiinţifice, baze de date bibliografice şi bibliometrice. În ultimii ani, a fost asigurat, prin demersul bibliotecii, accesul în format

integral la o serie de resurse electronice de documentare ştiinţifică în cadrul

24

proiectului structural ANELIS (Acces National Electronic la Literatura Ştiinţifică de cercetare), cofinanţat prin Fondul European de Dezvoltare Regională (FEDR).

Clubul Studenţesc Atlantic, înfiinţat sub egida Casei NATO şi inaugurat la 04.11.2005 în prezenţa Secretarului General Adjunct NATO, asigură informare şi documentare prin accesare de baze de date şi site-uri NATO, precum şi alte activităţi specifice: ateliere de lucru, mese rotunde, dezbateri, colocvii, găzduirea unor ore de curs.

f) Difuzarea unor publicaţiiÎn vederea dezvoltării colecţiilor, în condiţiile alocării unor venituri reduse

din finanţarea publică, Biblioteca universitară a instituit, prin Regulamentul de organizare şi funcţionare, serviciul de difuzare a unor publicaţii (cărţi, lucrări elaborate de cadrele didactice în domeniile de interes specifice instituţiei ori de actualitate), pentru care primeşte din partea autorilor, ca donaţie, la început un volum, şi în plus câte un exemplar la fiecare tranşă de 6-10 publicaţii valorificate.

În aceleaşi condiţii, Biblioteca universitară a promovat, la nivelul Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, încheierea unor parteneriate cu unele edituri din domenii de interes conexe instituţiei. Astfel, prin colaborarea cu Editura Militară, Editura ALL Educational, Editura Univers Juridic sau autori de specialitate, se asigură atât dezvoltarea colecţiilor, cât şi procurarea contracost, de către personalul instituţiei, a unor lucrări dorite, la preţuri promoţionale.

g) Vizite la bibliotecăBiblioteca Universitară poate fi vizitată de către persoane individuale sau

grupuri organizate, cu aprobarea conducerii Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, vizitatorii fiind însoţiţi de personalul bibliotecii. În anul 2010, numărul acestora a fost de 168 persoane.

h) Alte servicii oferiteLa cerere, în măsura posibilităţilor şi cu respectarea prevederilor legale în

vigoare, Biblioteca universitară oferă şi alte servicii utilizatorilor:- reprografiere din fondurile documentare ale bibliotecii;- semnalări şi informaţii privind apariţiile editoriale;- efectuarea de abonamente personale sau pe microcolective, la presa civilă

şi militară.

În vederea realizării unor proiecte de dezvoltare a serviciilor oferite utilizatorilor, Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” cooperează cu alte biblioteci din sistemul naţional – îndeosebi Biblioteca Militară Naţională, Biblioteca Militară Specializată a Statului Major General şi Biblioteca Centrală Universitară din Bucureşti, cu alte instituţii şi organizaţii de drept public sau de drept privat.

În concluzie, ne dorim ca, permanent, să oferim tuturor utilizatorilor noştri

25

actuali şi viitori cele mai relevante surse de informare disponibile, în formatele adecvate; să asigurăm servicii de informare profesioniste, prin perfecţionarea continuă a personalului, organizare şi comunicare eficientă; să contribuim în mod semnificativ la creşterea calităţii ştiinţifice şi culturale a mediului universitar, prin valorificarea tuturor resurselor interne, naţionale şi a celor de nivel internaţional.

Integrând preocuparea pentru valorile de patrimoniu şi efortul permanent vizând înnoirea, Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” este alături de toţi cei dornici să descopere, să înveţe şi să se afirme.

26

SCURT ISTORIC AL BIBLIOTECILOR MILITARE

Dr. MIHAI POPESCUBiblioteca Militară Naţională

Vechile cronici româneşti şi străine reflectă gândirea strategică a voievozilor români şi descriu, uneori în detaliu, deprinderile tactice, armele şi procedeele de luptă folosite, apreciază aplicarea ingenioasă a principiilor ducerii războiului la condiţiile fiecărei epoci, la specificul fiecărui invadator.

Bibliotecile şi muzeele din marile centre de cultură ale Europei păstrează manuscrise şi cărţi în paginile cărora vitejia românilor „întru apărarea creştinătăţii” încununează uimirea descoperirii acestei „insule de latinitate”.

Primul text cunoscut în limba română, scrisoarea lui Neacşu din Câmpulung (1521), anunţă eventualitatea unei expediţii militare turceşti în Ţara Românească. În aceeaşi perioadă, Învăţăturile lui Neagoe către fiul său Teodosie cuprind sfaturi pentru organizarea şi conducerea oştilor.

Peste două secole, Dimitrie Cantemir analizează, cu mijloacele omului de ştiinţă, instituţia militară românească în capitolul Despre armata Moldovei din cunoscuta lucrare Descrierea Moldovei, solicitată de Academia din Berlin, al cărei membru era autorul.

În Transilvania şi Banat, arhivele regimentelor grănicereşti cuprind mărturii preţioase privind contribuţia acestor instituţii militare ale românilor din Imperiul Habsburgic la promovarea ideilor Şcolii Ardelene, pentru unitatea culturală şi politică a tuturor românilor.

În timpul războaielor ruso-austro-turce, când Ţările Române au suferit datorită aşezării lor între cele trei imperii rivale, au circulat numeroase manuscrise, originale şi traduceri, despre evoluţia fenomenului militar românesc.

Tipăriturile vechi româneşti (până la 1830) cuprind o mare diversitate de scrieri cu conţinut militar: istorii, regulamente, tratate de pace, convenţii de alianţă, proclamaţii ale trupelor de ocupaţie, foi volante.

Renaşterea armatei naţionale, în anul 1830, i-a însufleţit pe cărturarii patrioţi, care vedeau în instituţia militară un instrument esenţial pentru înfăptuirea unităţii şi independenţei naţionale. Nicolae Bălcescu, Mihail Kogălniceanu, Vasile Cârlova, Grigore Alexandrescu, Cezar Bolliac, Alexandru Ioan Cuza şi alţii s-au înrolat în oastea ţării cu convingerea că pot contribui la realizarea marilor idealuri ale poporului român.

Regulamentele Organice ale Ţării Româneşti şi Moldovei, primele constituţii ale Principatelor Române, conform cărora se reînfiinţaseră armatele „pământeneşti”, prevedeau, între altele, şi înfiinţarea unor biblioteci naţionale la Bucureşti, Craiova şi Iaşi. Astfel, Biblioteca Colegiului Naţional „Sfântul Sava”,

27

Biblioteca Şcolii din Craiova şi Biblioteca Academiei Mihăilene îşi vor deschide în curând colecţiile „pentru citire publică”, prima în 1838, ultima în 1841.

Obţinând cointeresarea cenzurii, tinerii cărturari munteni şi moldoveni, unii dintre ei militari, au reuşit să instituie depozitul legal pentru toate cărţile tipărite, în 1833, în Ţara Românească, şi în 1858, în Moldova.

Progresele din toate ramurile activităţii omeneşti, mai ales în domeniul militar, necesitatea continuării şi aprofundării studiilor începute în şcolile militare din străinătate i-au determinat pe unii ofiţeri să încerce, cu mijloace proprii, realizarea unor biblioteci de specialitate pentru folosul oştirii.

Convinşi că este posibilă crearea unei literaturi militare naţionale, câţiva tineri ofiţeri şi-au propus editarea unor colecţii de cărţi militare în limba română, precum şi înfiinţarea unor biblioteci pentru oştire. Într-o scrisoare către Ion Ghica, aflat la Iaşi, din 16 noiembrie 1843, Nicolae Bălcescu scria: „peste câteva zile îţi voi trimite un program pentru înfiinţarea unei biblioteci militare, program pe care eu şi Tell îl vom tipări. Nădăjduiesc că ne vei procura câţiva subscriitori printre militarii moldoveni”. Era vorba de iniţierea publicării unei colecţii de cărţi militare şi Bălcescu cerea prietenului său aflarea unor abonaţi (subscriitori) dintre militarii interesaţi.

Cu ocazia publicării unui Reglement militar pentru oştirea Moldovei (Iaşi, 1845), comandantul oştirii, generalul inspector Dimitrie Sturdza, fiul domnitorului Mihail Sturdza, anunţa la 2 decembrie 1845: „am socotit de neapărat a înzestra corpul militar cu toate scrierile trebuitoare spre a putea aduce învăţătura ofiţerilor şi rangurilor de jos la rezultatul dorit unei oştiri bine organizate. Stăruinţa mea nu va conteni şi în viitor de a se putea în curând traduce şi tipări colecţiile scrierilor cele mai nouă şi mai de folos”.

Peste mai puţin de un an, la 10 noiembrie 1846, sub îndrumarea lui Dimitrie Sturdza, se elaborează regulamentul de funcţionare a primei biblioteci militare româneşti. Cel dintâi catalog al acestei biblioteci, înfiinţate la Iaşi, cuprindea 277 volume. Porunca de zi nr. 3, din 14 ianuarie 1847, semnată de Dimitrie Sturdza, aducea la cunoştinţa:

Pentru înlesnirea d. d. ştabi şi ober ofiţeri, cadeţi şi subofiţeri ai Miliţiei, care ar dori de a avea oarecari teoretice cunoştinţe de ştiinţele militare, precum şi în partea atingătoare de arma în care se află slujind, am înfiinţat o bibliotecă de uvrajurile cele mai nouă trebuitoare şi (scrise) de cei mai vestiţi autori franţăzi, nemţi şi alţii, în localul Dejurstfei (Comandamentului) Miliţiei.

Prin urmare, alăturându-se, pe lângă aceasta, în copie lista de uvrajurile aflătoare până acum în bibliotecă, precum şi regulamentul ei, poruncesc a să obşti (a se înştiinţa) prin Miliţie că oricare din rangurile ţitate vor voi a să îndeletnici cu o aşa de folos cetire să se adreseze la Dejurstvă spre a să proclara uvrajuri, fiind supuşi în totul articurilor zisului regulament.

Uvrajurile care să vor mai aduce să vor comunica prin osăbită listă.General Inspector (al) Miliţiei şi Cavaler

D(imitrie) STURDZA

28

În Muntenia, colonelul Ioan Emanoil Florescu, donează, în 1852, Şcolii militare din Bucureşti mai multe cărţi, iar domnitorul Barbu Ştirbei dă următoarea înaltă rezoluţie: „I se va arăta a noastră mulţumire, iar şcoala va întocmi o condică unde să scrie numele celor ce vor fi dăruitori acestui aşezământ”.

Această hotărâre domnească reprezintă actul de întemeiere al bibliotecii. Presa vremii anunţa numeroase donaţii de cărţi, pentru care instituţiile aduceau mulţumiri publice.

Unirea Moldovei cu Ţara Românească a creat condiţii noi atât pentru evoluţia instituţiei militare româneşti, cât şi pentru destinul bibliotecilor militare ca instituţii de cultură. Dacă primele biblioteci militare româneşti, din capitalele celor două Principate, au fost rezultatul unor iniţiative şi contribuţii personale ale ofiţerilor, acum era necesară o contribuţie a statului.

Ministrul de război, Ioan Emanoil Florescu, propune domnitorului Alexandru Ioan Cuza spre aprobare Ordinul de zi pe toată oastea nr. 93, din 25 mai 1860, care prevedea:

Biblioteca, colecţia de modeluri de îmbrăcăminte şi arme, precum şi probele de materialuri de tot felul, urmând a lua o mare desvoltare şi, prin urmare, Ministeriul simţind de a sa datorie a întocmi îngrijire(a) şi controlul acestora într-un mod regulat încât manipularea lor să fie lesne şi întreţinerea asigurată, ordon cele următoare:

1. D. sub-locotenent Panaiotescu (Grigorie) din Stat-Major(ul) General se orândueşte (drept) conservatorul bibliotecei şi colecţii(i) de modeluri de îmbrăcăminte, de arme şi a probelor de materialuri de tot felul.

2. Conservatorul fiind respunzător de aceasta va da cfitanţă de primirea lor şi le va înscri cu toată desluşirea într-un registru special, le va pune gata spre a le putea găsi în tot timpul cu înlesnire.

3. Nimene nu are dreptul de a lua afară din localul Ministeriului cărţi sau orice alte obiecte încredinţate conservatorului fără înscrisa vo(i)e a Ministeriului.

4. Aseminea ordin şi cfitanţă a priimitorului vreunui obiect se vor ţine şi înregistra de conservator.

5. Orice ofiţer, în localul biblioticei sau a colecţiilor, are dreptul de a consulta cărţi şi a esamina obiecte, arme sau probe de materialuri, cerându-le de la conservator, care va constata mai întâi starea lor, spre a le primi şi aşeza la locul lor în aceeaşi stare.

6. Orice stricăciune va fi în respunderea aceluia ce o va fi priimit.La caz de împotrivire, conservatorul raportează Ministeriului în scris spre

cuvenita esecutare.Ministrul de Resboi

Colonel (Ioan Emanoil) FLORESCU

Prin acest ordin, era numit primul conservator al bibliotecii, sublocotenentul Panaiotescu din Statul Major General, şi se fixa totodată modul de înregistrare, de păstrare şi de consultare a cărţilor. Deşi ordinul se referea şi la colecţia de uniforme şi

29

arme, având deci intenţia să pună bazele unui viitor muzeu militar, reglementările priveau numai formalităţile cerute pentru consultarea cărţilor.

Importanţa acordată de forurile legislative ale Principatelor Unite bibliotecii Ministerului de Război poate fi apreciată prin prisma sumei de 40 000 lei, alocată în bugetul ministerului pe anul 1860 „pentru cumpărătoarea de cărţi şi abonamente la jurnale”.

Crearea acestei instituţii de cultură a armatei române a fost rezultatul eforturilor şi preocupărilor unor ofiţeri patrioţi, continuatori ai idealurilor revoluţiei de la 1848. Pentru a asigura un nucleu iniţial de cărţi militare pentru această bibliotecă şi ţinând seama că şcolile militare de la Bucureşti şi Iaşi primeau noi regulamente, instrucţiuni şi cursuri elaborate de profesorii şcolilor respective, ministerul a propus domnitorului unificarea fondului de carte, astfel încât „în viitor bibliotecele Ministerului de Răsboi şi a Şcoalei Militare nu vor forma decât una şi aceeaşi”. Bineînţeles că numărul cărţilor nu era prea mare, el încăpând în câteva dulapuri.

Interesul crescând arătat de oamenii de cultură din armată faţă de bibliotecile militare este oglindit şi de apariţia în revista România militară, în numărul din ianuarie 1864, a unui articol despre bibliotecile militare, semnat de căpitanul Eustaţiu Pencovici. Autorul propune elaborarea unui regulament de funcţionare a bibliotecilor militare, organizarea ştiinţifică a fondului de carte şi tipărirea unui catalog, după modelul celui editat de către Depozitul de război din Franţa, în 1861. El arată, de asemenea, necesitatea înfiinţării unor biblioteci militare în diferite garnizoane ale ţării.

În urma acestei propuneri, sub îndrumarea căpitanului Pencovici, este elaborat şi tipărit, în anul 1867 (anul înfiinţării Bibliotecii Academiei Române), primul catalog al Bibliotecii Ministerului de Război.

De asemenea, a luat fiinţă prima bibliotecă de regiment din armata română, la Craiova, în 1865, prin grija colonelului Ioan Logadi. Redăm mai jos regulamentul acestei biblioteci pentru aspectele culturale, juridice, administrative şi financiare pe care le stabileşte:

Regulamentul bibliotecei militare

1. Biblioteca regimentului va fi sub privigherea consiliului de administraţie a(l) corpului şi confiată (încredinţată) îngrijirilor unui locotenent sau sub-locotenent, care va îndeplini funcţia de bibliotecar, şi care va fi asistat de doi sergenţi sau caporali.

2. Consiliul va fi depositarul fondurilor, şi special însărcinat cu cheltuielile bibliotecei. El va face alegerea pentru uvragele de cumpărat din cataloagele militare şi va prefera pe acele scrise în limba română, precum şi pe librarii ce vor da cu preţuri mai avantagioase.

3. Fondul pentru cumpărarea uvragelor şi legatul lor se va compune:a) Din abonamente.b) Din sumele ce d(om)nii oficeri sau alte persoane ar voi să ofere.

30

4. Toate uvragele ce se vor oferi, se vor primi, şi numele donatorilor se va publica prin catalog.

5. Toate primirile pentru bibliotecă vor fi îndată înscrise una după alta într-un registru.

6. D-asemenea se va ţine un catalog în care uvragele vor fi clasate pe alfabet după numele autorilor, cu arătarea de titlul uvragiului până când, numărul fiind mai mare, va necesita modificare, care se va face pe categorii. Memuarele, cărţile şi instrumentele vor figura în el, inventariul materialului şi a mobiliarului va fi dresat la sfârşitul catalogului. O espediţie (un exemplar) de fiecare din aceste registre va fi depus în localul bibliotecei, un altul la comandantul corpului.

7. Bibliotecarul este răspunzător de păstrarea şi întreţinerea tuturor obiectelor ce se găsesc în localul bibliotecei, afară de cazul de forţă majoră.

8. Consiliul de administraţie va verifica la 1 decembrie a(l) fiecărui an inventariul bibliotecei. Toate uvragele vor trebui reintegrate la această epocă, şi bibliotecarul va înlocui îndată (pe) acele(a) care, prin negligenţia sa sau prin neprivighere, ar fi stricate, fără a putea arăta numele autorului. Pentru această operaţie se va înche(i)a proces verbal dublu.

9. La fiecare şfârşit de trimestru, consiliul de administraţie va încheia cont de sumele adunate în cursul trimestrului din abonamente, ofrande sau despăgubiri de degradări şi pierderi, şi va încasa banii.

10. Bibliotecarul va fi însărcinat cu toate detailurile administraţiei şi serviciului interior a(le) bibliotecei. El va priveghea ca regulele fixate aici mai jos, atingătoare de distribuţia şi intrarea cărţilor, să fie punctual observate (respectate). El va fi sub imediata ascultare a l(t). Colonel şi va raporta de toate infracţiile, şi va nota toate dificultăţile ce va putea întâmpina în esersiciul funcţiilor sale.

11. Toate cărţile, chartele şi planurile, primite din orice parte, se vor timbra cu pecetia corpului şi se vor da bibliotecarului sub quitanţă; din acest moment el devine responsabil.

12. Bibliotecarul va obseva ca pe cărţile sau obiectele primite la bibliotecă de la lectori să nu fie decât timbrul pus de autoritate şi să nu aibă nici un semn făcut cu creionul sau cu cerneală.

13. Oficerii corpului au drept de a se abona la bibliotecă, iar ceilalţi afară din corp pot a se abona, după încuviinţarea şefului corpului, conformându-se dispoziţiilor următoare:

14. Abonamentul nu se va face decât la 1 şi 15 a(le) fiecărei luni, minimum pentru un trimestru.

15. Costul abonamentului va fi pentru oficerii superiori de 5 lei pe lună şi pentru oficerii inferiori de 3 lei pe lună, gradele inferioare nu vor plăti nimic. În sala bibliotecei, oficierii vor putea ceti gratis.

16. Oficeriul, care va voi să se aboneze, se va adresa cu cerere la oficeriul bibliotecar, şi va plăti costul abonamentului pentru un trimestru, carii va libera un bilet de abonament. La caz de stremutare din regiment înainte de espirarea terminului abonamentului, se va înapoia plata abonamentului pentru chenzele (perioadele de cincisprezece zile) în care nu va fi intrat (în bibliotecă).

31

17. Se va ţine în sala bibliotecei un registru în care fiecare oficer va înscri uvragiul ce va voi se ia în lectură; asemenea, se va deschide un registru în care se vor înscri uvragele date abonaţilor, după titlul lor. El va cuprinde partida abonatului, în care va subscrie de primire uvragiul şi îşi va şterge subscrierea îndată ce îl va înapoia.

18. Dacă uvragiul cerut se află în bibliotecă, va fi transmis îndată oficerului şi când uvragiul se va compune de mai multe volume, nu se va putea da mai mult de un volum. Niminea nu va putea ţine un volum mai mult de o lună. Tot acelaşi uvragiu nu se va putea da acel(e)iaşi persoane decât după un interval de şase luni cel puţin între întâia şi a doua împrumutare.

19. Dacă uvragiul cerut se găseşte în lectură, bibliotecarul informează pe oficeriul care îl cere despre ziua în care este a reintra, şi la caz când tot acel uvragiu ar fi cerut de către mai mulţi oficeri, le va fi trimis pe rând după ordinea inscripţiei (înscrierii) cererei lor.

20. Vor putea fi confiate (încredinţate) cărţi oficerilor detaşaţi din corp, cari vor face cererea în scris la bibliotecar. Ei vor putea împrumuta un uvragiu pe timp de o lună, cheltuiala transportului va fi în socoteala lor.

21. Oficerii cari vor fi luat uvragiuri în lectură vor fi responsabili de ele. Orice uvragiu sau parte de uvragiu pierdute sau deteriorate va fi ramplasat (înlocuit) în contul oficeriului. Cu toate acestea, dacă stricăciunea va fi de puţină gravitate şi că uvragiul să fie de un preţ mare, consiliul de administraţie va putea fixa a se plăti de către oficer o îndemnitate (amendă) în proporţie cu stricăciunea făcută.

22. Vor fi reputate (considerate) de stricăciuni, pete, rupturi, arsuri, inscripţii, sau note pe vreo parte a cărţii; asemenea şi orice vătămare, ocazionată legăturii ori din ce cauze ar fi provenit.

23. Orice uvragiu cerut de la abonaţi de urgenţă de către bibliotecar, se va înapoia la moment.

24. Cataloagele, dicţionarele, manuscriptele şi jurnalele nu vor fi niciodată deslocate (din bibliotecă).

25. Bibliotecarul va învoi consultarea cataloagelor de cărţi şi memuaruri tipărite sau (a) manuscriptelor confiate (încredinţate) pazei sale, spre a înlesni căutarea lectorilor (cititorilor).

26. În sala de lectură vor fi călimări pe masă, persoanele care vor voi să ia note îşi vor aduce hârtie şi condeie.

27. Sala va fi deschisă în toate zilele, de la 9 ore de dimineaţă şi până la 9 ore seara.

28. Bibliotecarul va trebui să fie prezent în toate zilele, pe cât se poate de la ora 10 până la 1 după amiază-zi; unul din sub-oficeri se va găsi prezent toată ziua.

29. Când vreun oficer nu va înapoia vreun uvragiu luat de la bibliotecă sub cuvânt că l-a pierdut sau că (unitatea) s-a desfiinţiat prin o forţă majoră, (el) va trebui să constate motivul prin acte valabile şi va plăti costul. La caz însă când nu va prezenta nici un act, atunci va plăti costul îndoit, şi se va raporta şefului corpului.

30. Toate cazurile neprevăzute în prezentul regulament vor fi decise, după natura lor, de către şeful corpului.

32

31. Orice oficer (care) ia o carte în lectură cade (sub incidenţa) şi se supune prin aceasta chiar condiţiilor prezentului regulament, care va fi afişat în sala bibliotecei, precum şi preţul uvragelor.

Evoluţia structurilor de conducere a armatei române a făcut ca Biblioteca Ministerului de Război să funcţioneze, în perioada 1870-1882, în cadrul Depozitului de Război şi apoi în subordinea Marelui Stat Major (1882-1945).

În urma recunoaşterii independenţei şi transformării României în regat, portofoliul Ministerului de Război a fost încredinţat unui om politic civil, iar Biblioteca Ministerului de Război, alături de alte instituţii centrale, a intrat, din 1882, în structura Marelui Stat Major, al cărui şef asigura conducerea efectivă a Armatei Române. Inspecţia Generală a anului 1883, desfăşurată conform Legii asupra serviciului de stat major din 6 martie 1883, a analizat, printre altele, situaţia şi perspectivele bibliotecii. În raportul redactat de şeful comisiei de control, generalul Heraclie Arion, la terminarea inspecţiei se arată că “deşi biblioteca s-a alimentat şi anul acesta cu câteva uvraje importante şi cu colecţiunea publicaţiilor periodice, este departe însă de a corespunde scopului pentru care este înfiinţată”. Comisia propune îmbunătăţirea catalogului şi a modului de aranjare a cărţilor şi încheie cu o sugestie care nu va rămâne fără ecou: “Este nevoie a avea la bibliotecă o persoană cu cunoştinţe literare militare întinse şi care să posede şi limbile naţiunilor vecine, astfel ca să poată traduce punctele însemnate din publicaţiunile militare oficiale ale acestor ţări. Un vechi militar sau un om cu amorul ştiinţei ar aduce mari servicii, căutând şi publicând părţi din vechea noastră istorie militară”.

Căutând omul potrivit, însuşi primul ministru al României, Ion C. Brătianu, care deţinea şi portofoliul Ministerului de Război, se opreşte la personalitatea lui Nicolae Densuşianu şi prezintă regelui Carol I un raport în acest sens. Înaltul decret regal nr. 1059, din 27 martie 1884, consfinţea numirea definitivă ca bibliotecar şi translator “a d-lui Nicolae Densuşianu, fost bibliotecar al Academiei Române, care îndeplineşte toate condiţiunile cerute pentru a ocupa o asemenea funcţie”.

În afara activităţii curente de bibliotecă, Nicolae Densuşianu elaborează proiectul unui regulament al bibliotecii, care va fi aprobat, aproape fără modificări de conducerea ministerului, la 22 aprilie 1885 şi publicat în Monitorul Oastei, nr.22, din 5 mai 1885. Este primul regulament complet al bibliotecii, el înlocuind prevederile fixate în Porunca de zi a domnitorului Alexandru Ioan Cuza, prin care s-a înfiinţat Biblioteca Ministerului de Război, la 25 mai 1860. Noul regulament ţinea seamă de evoluţia instituţională a structurilor armatei române şi de progresele biblioteconomiei pe plan european şi naţional. Cele 22 de articole definesc funcţiile bibliotecii, dau recomandări privind descrierea unitară a diferitelor tipuri de publicaţii păstrate în biblioteci, înregistrarea şi ştampilarea publicaţiilor, formularele folosite şi condiţiile pentru consultarea lucrărilor. Textul regulamentului ne dezvăluie o iniţiativă personală a bibliotecarului, care îşi ia obligaţia să realizeze, în afara cataloagelor „prescrise de minister”, adică cel metodic sau pe materii, încă trei tipuri de cataloage: a) un catalog alfabetic „pe bilete mobile” (denumirea catalogului modern pe fişe); b) un catalog pentru hărţi şi manuscrise; c) un catalog sumar pentru arhivă. Grija

33

cărturarului Densuşianu faţă de documentele noastre militare este exprimată şi în articolul 2 al regulamentului, care prevedea: „până la înfiinţarea unei secţii a arhivelor de resbel şi a istoriei militare, toate documentele, actele şi dosarele care se rapoartă la istoria războaielor şi la istoria organizaţiunei militare a ţării se vor păstra în armuare (dulapuri) speciale, în localul bibliotecii”.

Datorită dificultăţilor de achiziţionare a lucrărilor elaborate şi editate de cadrele armatei, bibliotecarul Ministerului de Război propune conducerii ministerului stabilirea dreptului de depozit legal parţial pentru toate publicaţiile editate în armată. Astfel, decizia ministerială nr. 20, din 11 aprilie 1896, prevedea obligaţia tuturor comandamentelor, corpurilor, serviciilor, şcolilor şi ofiţerilor care tipăreau sau autografiau publicaţii oficiale sau lucrări de autor de a trimite câte cinci exemplare la Ministerul de Război. Conţinutul acestei decizii va fi reluat în art. 2 din noul regulament al bibliotecii, elaborat tot de Nicolae Densuşianu şi aprobat de conducerea ministerului la 1 iulie 1897. Regulamentul îl înlocuia pe cel din 1885, care „nu mai corespunde cerinţelor actuale”. Cele treizeci şi şase de articole sunt grupate în patru capitole: I. Scopul şi compunerea bibliotecii; II. Personalul bibliotecii şi atribuţiile sale; III. Cataloagele, registrele şi comptabilitatea bibliotecii; IV. Consultarea, împrumutarea şi restituirea cărţilor, hartelor etc. Regulamentul a rămas în vigoare timp de peste 30 de ani, fiind înlocuit de-abia în 1929 prin nişte “Instrucţiuni provizorii” şi a constituit modelul de regulament pentru toate bibliotecile din armata română, numărul acestora fiind la începutul secolului trecut de aproximativ o sută.

Pentru asigurarea fondurilor băneşti necesare completării colecţiilor, art. 3 din regulament prevedea: „Pentru înavuţirea bibliotecei ministerului, precum şi pentru legări de cărţi, harte şi planuri, se va prevedea în fiecare an în bugetul Ministerului de Război suma necesară, ca fond al bibliotecei, care se va pune la dispoziţiunea şefului Statului Major General al Armatei”.

În anul 1898, sub îngrijirea lui Nicolae Densuşianu, apărea a treia ediţie şi cea mai amplă a catalogului tipărit al bibliotecii. În cei 14 ani de la preluarea funcţiei, fondul de carte al bibliotecii se dublează, ajungând la circa 5 000 de titluri româneşti şi străine, grupate în catalog pe principalele domenii ale cunoaşterii (după modelul clasificării propuse de bibliotecarul american Melvil Dewey, în 1876). Catalogul este o oglindă a complexităţii şi a nivelului calitativ la care se desfăşura activitatea sub îndrumarea celui care, timp de 27 de ani, a fost trecut în Anuarul Armatei Române cu funcţia de bibliotecar şi translator.

Activitatea bibliografică a istoricului Nicolae Densuşianu a fost deosebit de bogată. În revista de înaltă ţinută ştiinţifică România militară, el avea o rubrică permanentă, în care prezenta, cu scurte adnotări ori recenzii, cele mai importante lucrări româneşti şi străine achiziţionate de bibliotecă.

Anii 1884-1911, în care instituţia a fost condusă de Nicolae Densuşianu, au constituit cea mai înfloritoare perioadă din istoria veche a Bibliotecii Militare Naţionale, timp în care au fost elaborate catalogul modern pe fişe, unul dintre primele din ţară, ultimul şi cel mai dezvoltat catalog tipărit, precum şi două regulamente, obţinându-se dreptul de depozit legal parţial pentru lucrările editate în armată.

34

Gândindu-se la personalitatea care să-i continue activitatea la Biblioteca Ministerului de Război, Nicolae Densuşianu a ales tot un transilvănean, Ioan Strişca, fost ofiţer în armata austro-ungară, avansat până la gradul de căpitan în armata română. Bun cunoscător al limbilor germană, franceză şi maghiară, cărturar de prestigiu al epocii sale, traducător de talent, el va păstra prestigiul câştigat de predecesorul său.

Pe măsură ce organismul militar capătă nu numai amploare, ci şi complexitate, asistăm la crearea unei reţele de biblioteci militare, care cuprindea Biblioteca Marelui Stat Major, bibliotecile şcolilor militare (inclusiv Şcoala Superioară de Război, înfiinţată în 1889), bibliotecile cercurilor militare (deservind comandamentele de armată, de corp de armată, de divizie, de regiment sau de batalion) şi bibliotecilor corpurilor de trupă.

După Marea Unire din 1918, bibliotecile militare din provinciile româneşti revenite la trupul ţării au fost sprijinite atât de guvern, prin bugetul Armatei, cât şi de asociaţiile culturale româneşti, cum ar fi „ASTRA”, pentru Transilvania, Banat şi Crişana.

În 1928, într-un articol despre bibliotecile militare, apărut în revista România militară, Radu Dinulescu propunea înfiinţarea unui organ central de control şi coordonare a activităţii bibliotecilor militare, având ca ţel „organizarea ştiinţifică a mijloacelor pedagogice de care trebuie să dispună, marea şcoală a naţiunii care este Armata”, între atribuţiunile organismului propus sunt de notat: 1) organizarea tehnică a bibliotecilor „în scopul păstrărei în bune condiţiuni a lucrărilor şi pentru o lesnicioasă consultare”; 2) îndrumarea achiziţiei publicaţiilor, urmărindu-se a se face „deosebirile necesare între diferitele categorii de biblioteci: de garnizoană, de mari comandamente, de unităţi de o singură armă, de unităţi tehnice” etc. (aici înscriindu-se şi necesitatea înfiinţării „în fiecare corp de trupă de biblioteci pentru trupă” care să fie dotate cu „literatura corespunzătoare, militară şi naţional-patriotică”); 3) „repartizarea fondurilor anuale pentru întreţinerea şi facerea de noi achiziţii”; 4) „coordonarea activităţii diferitelor biblioteci, înlesnind schimbul de cărţi”.

Demonstrând necesitatea lărgirii orizontului de cultură pentru cadrele militare, proces în care bibliotecile deţin un rol de prim rang, s-a avut în vedere adevărul potrivit căruia „sabia nu trebuie să slujească la tăiatul foilor cărţii, ci cartea trebuie să slujească la ascuţirea săbiei”. Obiectivul acesta, al creşterii de cadre cu o solidă cultură profesională, pe măsura complexităţii artei şi ştiinţei militare a momentului, începe să intre în obişnuitul lucrurilor, astfel că, începând cu anul 1939, în Regulamentul asupra serviciului interior pentru trupele de toate armele figurează un capitol despre „educaţia militară” şi altul ce fixează îndatoririle „ofiţerului cu biblioteca”, ofiţer existent în organigrama fiecărui regiment.

În perioada 1949-1956, ca urmare a punerii în aplicare, în mod abuziv, a prevederilor articolului 16 din Convenţia de Armistiţiu semnată la Moscova, la 12 septembrie 1944, prin intervenţia directă a consilierilor sovietici, fondurile bibliotecilor cercurilor militare (denumite „case ale armatei”), ale bibliotecilor liceelor militare şi ale şcolilor de ofiţeri, subofiţeri şi maiştri militari au fost epurate de toate publicaţiile româneşti şi străine tipărite înainte de 1944. Au fost distruse

35

astfel cărţile şi revistele adunate de generaţii întregi de ofiţeri luminaţi, iar noile generaţii de ofiţeri au fost educate pe baza literaturii militare şi politice traduse din limba rusă ori elaborate de activiştii de partid din armată.

Reunind fondurile aflate la Marele Stat Major, Direcţia Superioară Politică a Armatei, Casa Oştirii şi Casa Centrală a Armatei (Cercul Militar din Bucureşti avea bibliotecă din 1878), instituţia a fost reorganizată în anul 1954, în subordinea Direcţiei Superioare Politice a Armatei, şi anul 1968, în subordinea Direcţiei Propagandă şi Cultură din Consiliul Politic Superior al Armatei.

În perioada 1968-1985, sub coordonarea colonelului Marius Andone, au fost elaborate şi publicate materiale de referinţă pentru pregătirea bibliotecarilor militari (Manualul bibliotecarului din armată - 1975, Îndrumarul bibliotecarului din armată – 1984), cercetări istorice (Din istoricul bibliotecilor militare - 1971) şi cercetări bibliografice (Bibliografia militară românească, vol. 1-4, 1975-1984; Romanian Military Bibliography – 1985).

În 1985, Biblioteca Centrală a Ministerului Apărării Naţionale a fost decorată cu ordinul „Meritul Cultural”, clasa a III-a.

După Revoluţia din decembrie 1989, datorită transformărilor înnoitoare, inclusiv de natură organizaţională, din Armata Română, instituţia – devenită în anul 1994 Biblioteca Militară Naţională – a fost subordonată următoarelor structuri: Direcţia de Cultură (din 1990), Direcţia pentru Servicii Sociale şi Tradiţii Militare (din 1997), Departamentul pentru Relaţii cu Parlamentul, Armonizare Legislativă şi Relaţii Publice (din 2001), Direcţia Administrativă şi Servicii (din 2004), Direcţia Reprezentare, Patrimoniu şi Asistenţă Socială (din 2006), Comandamentul Logistic Întrunit (din 2007).

În perioada 1994-2001, Biblioteca Militară Naţională a fost inclusă în circuitul de protocol al Ministerului Apărării Naţionale şi a fost vizitată de numeroase delegaţii militare străine, aflate în vizită în România.

În anul 2004, la propunerea ministrului apărării naţionale, „pentru prodigioasa activitate de păstrare şi valorificare a tradiţiilor militare româneşti din cultura scrisă, pentru contribuţia avută la crearea unei bune imagini publice a Armatei Române, atât pe plan intern, cât şi internaţional”, preşedintele României, Ion Iliescu, a conferit Bibliotecii Militare Naţionale ordinul Meritul Cultural în grad de Comandor, Categoria E – Patrimoniul Cultural Naţional.

La împlinirea a 145 de ani de existenţă, a fost publicată lucrarea Biblioteca Militară Naţională. Istorie şi actualitate, 1860-2005, Bucureşti, Editura Militară, 2005.

În luna mai 2010, Bibliotecii Militare Naţionale i-a fost conferit, prin decretul semnat de preşedintele României, Traian Băsescu, Ordinul Meritul Cultural, în grad de Mare Ofiţer, cu prilejul împlinirii a 150 de ani de la înfiinţare, iar ministrul apărării naţionale, dorind a răsplăti meritele prestigioasei instituţii de cultură, i-a acordat Emblema de Onoare a Armatei României. Cu aceeaşi ocazie, a fost publicată lucrarea Biblioteca Militară Naţională. 150 de ani de existenţă, Bucureşti, Editura Militară, 2010.

36

După o activitate neîntreruptă de peste un secol şi jumătate, în care a răspuns nevoilor de lectură, de studiu şi de informare a nenumăratelor generaţii de elevi şi studenţi militari, de ofiţeri şi cercetători, prin valoarea deosebită a celor peste 220 000 de volume (enciclopedii naţionale şi internaţionale, enciclopedii militare apărute în diferite ţări ale lumii, lucrări de istorie, artă şi ştiinţă militară, tehnică şi medicină, literatură şi artă etc.), Biblioteca Militară Naţională continuă să fie cel mai bogat tezaur al culturii scrise din domeniul militar.

37

DEZVOLTAREA COLECŢIILOR. NOŢIUNI, PRINCIPII, STRATEGII

Colonel (r) LIVIU VIŞANBiblioteca Militară Naţională

Bibliotecile nu apar din neant. Ex nihilo, nihil. Actul lor de naştere sau punctul de plecare îl constituie, de regulă, o colecţie particulară cu o oarecare faimă, o donaţie publică sau privată, cu un inventar cât de cât consistent şi, ceea ce este foarte important, o iniţiativă rezistentă în timp, ceea ce-i conferă, până la urmă, particularitatea. Prin adăugiri succesive, colecţiile cresc, se dezvoltă şi dobândesc o anumită configuraţie, dar şi prestigiu, modelate fiind, în primul rând, de priceperea şi personalitatea bibliotecarului, dar şi de solicitările şi exigenţele utilizatorilor. Prin urmare, creşterea şi individualizarea colecţiilor, dezvoltarea acestora se află în sarcina bibliotecarului, de unde şi necesitatea unei pregătiri specializate pe această linie. Chiar dacă pornesc de la colecţii cu un pronunţat caracter enciclopedic, majoritatea fondurilor din diverse biblioteci capătă cu timpul un caracter distinct, o amprentă, o anume personalitate. Şi nu facem aici referire directă sau exclusivă la bibliotecile specializate, în cazul cărora, desigur, direcţiile de dezvoltare a colecţiilor sunt foarte precise. Fiecare bibliotecă are ]evoluţia ei distinctă, istoricul ei şi numai al ei, poveştile ei cu oameni şi cărţi, astfel încât, deşi se nasc aproape la fel, ca stelele unei galaxii, bibliotecile sunt atât de diferite. Dezvoltarea colecţiilor este piatra de încercare a procesului lor evolutiv.

În teoria şi practica biblioteconomică, dezvoltarea colecţiilor reprezintă un concept relativ nou, utilizat cu o arie de cuprindere mai largă, atât asupra operaţiunilor de completare şi creştere a colecţiilor, cât şi a celor de deselecţie şi reformă a acestora. El exprimă, în esenţă, procesul de dezvoltare şi actualizare a colecţiilor unei biblioteci.

Aşadar, dezvoltarea colecţiilor este procesul de creştere cantitativă şi calitativă şi de actualizare a colecţiilor unei biblioteci prin achiziţii şi eliminări.

Bibliotecarul sau structura care are în vedere dezvoltarea colecţiilor trebuie să se ocupe deopotrivă de intrările de publicaţii în colecţii, dar şi de ieşirile acestora, prin procesul de deselecţie. Deselecţia este altceva decât casarea, care se referă strict la îndepărtarea şi scoaterea din evidenţă a publicaţiilor distruse iremediabil. Procesul de deselecţie nu înseamnă neapărat eliminarea completă a publicaţiilor din colecţiile unei biblioteci, ci mai degrabă îndepărtarea acestora din circuitul direct al lecturii. Publicaţiile deselectate pot fi păstrate într-un depozit pasiv, pot fi transferate altor biblioteci sau valorificate prin anticariat.

Biblioteca nu reprezintă un scop în sine, raţiunea existenţei sale fiind legată de cititori şi nevoile lor de lectură, de cerinţele lor de informare. Prin urmare, constituirea unei colecţii într-o bibliotecă şi dezvoltarea acesteia reprezintă un proces extrem de complex. Nicio bibliotecă nu achiziţionează la întâmplare un anumit număr

38

de cărţi şi alte documente spre a le oferi utilizatorilor. Ea achiziţionează îndeosebi acele documente de care cititorii au realmente nevoie.

Constituirea, organizarea şi dezvoltarea colecţiilor unei biblioteci au reprezentat şi reprezintă una din preocupările fundamentale ale biblioteconomiei din totdeauna. Ce cărţi achiziţionăm? Câte exemplare? Când şi cum eliminăm publicaţiile inutile? Care sunt acestea? Iată problemele cu care se confruntă orice bibliotecar.

Se vorbeşte tot mai frecvent despre strategii de dezvoltare a colecţiilor. Achiziţiile realizate pe baza unei politici bine articulate conduc la constituirea şi dezvoltarea unor colecţii coerente, care să răspundă într-un grad cât mai mare cerinţelor formulate de utilizatori.

O strategie de dezvoltare bine consolidată are în vedere, deopotrivă, istoricul bibliotecii, componenţa şi valoarea colecţiilor, publicul ţintă, cu necesităţile lui de informare şi de lectură bine conturate, resursele financiare destinate achiziţiilor şi alte modalităţi de completare, extrabugetare.

În privinţa tipului de utilizatori, bibliotecile militare au în vedere şi vor ţine seama în primul rând de cerinţele de lectură necesare pregătirii de specialitate pentru cadrele militare, respectiv cele reprezentate de domeniile ştiinţelor militare (geopolitică, strategie, ştiinţe cu aplicaţie în domeniu, medicină, tehnică, istorie etc.), dar şi de solicitările cadrelor militare în rezervă şi retragere, ale veteranilor din garnizoană, ale familiilor acestora. Literatura militară va constitui, desigur, o prioritate în completarea fondului de carte.

De regulă, mărimea sumei pentru anul bugetar viitor se bazează pe raportul înaintat către ordonatorul de credit, raport bazat pe argumente edificatoare. E foarte important ca dimensiunea bugetului de achiziţie să fie cunoscută la începutul fiecărui an. Având sumele la dispoziţie pe întregul an, pot fi urmărite şi planificate mai bine pentru achiziţii apariţiile editoriale cele mai importante şi solicitate.

Cunoaşterea colecţiilor anterioare este indispensabilă pentru activitatea de achiziţie. Fondul de documente existent trebuie cunoscut în permanenţă şi în cele mai mici detalii. Trebuie respectate principiile, normele şi tehnicile pe baza cărora acesta a fost constituit. Se ştie că orice colecţie îşi are caracteristicile sale, originalitatea şi profilul său şi se dezvoltă în timp.

Conform viziunilor actuale, colecţiile unei biblioteci sunt constituite din documente. În literatura biblioteconomică contemporană s-a înlocuit termenul de publicaţie cu cel de document, socotindu-se că în biblioteci intră nu numai cărţi şi publicaţii periodice, ci şi manuscrise, baze de date, lucrări difuzate în format electronic etc.

Există numeroase definiţii ale documentului, în funcţie de punctul de vedere din care acesta este privit. În sensul cel mai general, orice element purtător de informaţii este un document.

În înţeles biblioteconomic, documentul este o informaţie întregistrată, care poate fi tratată ca o unitate într-un lanţ documentar, indiferent de forma sa materială şi caracteristicile sale.

Completarea colecţiilor unei biblioteci reprezintă totalitatea operaţiunilor menite a asigura creşterea fondurilor de publicaţii, în funcţie de dinamica ofertei de

39

tipărituri, de dimensiunea şi profilul bibliotecii şi de tendinţele observate în interesele de lectură ale utilizatorilor.

Completarea colecţiilor se face în limitele unei norme. Norma de completare reprezintă numărul maxim de exemplare, din fiecare titlu, necesar colecţiilor bibliotecii. Ea se stabileşte de către fiecare bibliotecă şi trebuie să ţină seama de nevoile reale (solicitările utilizatorilor, respectiv circulaţia documentului), de buget, dar şi de spaţiul disponibil pentru depozitare. În principiu, norma este de un exemplar/titlu, dar, în funcţie de specificul lucrării, de profilul bibliotecii sau de interesele de lectură ale cititorilor, poate fi de două sau mai multe exemplare. Norma poate fi mai mare în cazul oricărei publicaţii, dacă biblioteca, anticipând deteriorarea exemplarului de bază, doreşte să-şi asigure rezerve.

În funcţie de apariţia publicaţiilor care intră în bibliotecă, completarea poate fi curentă sau retrospectivă.

Completarea curentă are ca obiect procurarea publicaţiilor pe măsura apariţiei lor şi reprezintă metoda prin care colecţiile bibliotecii se menţin în actualitatea producţiei de tipărituri.

Cumpărarea de cărţi, respectiv achiziţiile constituie, în principal, sursa cea mai importantă de creştere a fondurilor. Există însă şi alte forme de procurare a documentelor de bibliotecă pentru îmbogăţirea colecţiilor, cum ar fi depozitul legal, donaţiile, schimburile interbibliotecare, ca modalităţi gratuite de creştere.

Depozitul legal este o prevedere instituţionalizată ce reglementează trimiterea obligatorie şi definitivă a unui anumit număr de exemplare reprezentând întreaga producţie editorială tipărită, fotografiată sau înregistrată. Depozitul legal a fost creat de către Francisc I în 1537 (ordonanţa de la Montpellier din 28 decembrie 1537). El cumula două intenţii: cuprindea în colecţiile regale câte un exemplar din toate lucrările publicate în regat şi supraveghea publicaţiile protestante. Mai târziu, respectivei ordonanţe i s-a asociat sistemul privilegiilor, implicit deci protecţia proprietăţii literare. Iniţiativa regelui Francisc I a fost preluată şi de celelalte ţări europene, România fiind cea de-a cincea ţară care a adoptat principiul depozitului legal. De-a lungul timpului, Legea Depozitului Legal a suferit modificări şi completări, efectele acesteia extinzându-se şi asupra altor tipuri de documente: litografii, partituri, hărţi, planuri, stampe, tablouri, foi volante, teze de doctorat, discuri fotografice, casete audio, atlase, cărţi poştale etc. Ultimul act normativ în această privinţă emis de Parlament şi publicat în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 1225/20.12.2004 este Legea nr. 594 pentru modificarea şi completarea Legii nr. 111/1995 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Depozitului Legal de tipărituri şi alte documente grafice şi audiovizuale.

Completarea retrospectivă are ca obiect, pe de o parte, procurarea de publicaţii de mare valoare documentară (lucrări ce fac parte din patrimoniul cultural naţional sau de bibliofilie modernă), care constituie fondul esenţial al unei biblioteci mari: pe de altă parte, procurarea de lucrări obişnuite, publicate mai demult, care asigură coerenţa internă a fondurilor unei biblioteci.

Achiziţiile reprezintă, cum spuneam, calea principală, activă, de completare a colecţiilor deoarece acestea se fac strict în funcţie de criteriile de completare

40

stabilite la nivelul fiecărei biblioteci ( norma de completare, domeniile de interes, valoarea intrinsecă a publicaţiilor etc.), de necesarul de publicaţii pentru îndeplinirea funcţiilor bibliotecii şi de disponibilităţile de finanţare existente.

Achiziţiile se fac pe baza consultării prealabile a unor surse de informare bibliografică indispensabile cunoaşterii producţiei curente de carte şi periodice, atât pe plan naţional, cât şi din alte ţări. Acestea sunt: cataloagele de editură; bibliografia naţională; bibliografia locală; bibliografia pe perioade sau domenii; revistele de specialitate.

Alegerea achiziţiilor se face în funcţie de profilul bibliotecii, a colecţiilor existente, a lipsurilor de acoperit, a fondurilor speciale, dar şi în funcţie de cererile utilizatorilor, precum şi de bugetul alocat la acest capitol. Activitatea respectivă presupune din partea bibliotecarului, după cum am arătat, elaborarea unei strategii şi stăpânirea instrumentelor de lucru pentru o rapidă identificare şi selecţie a titlurilor. Strategia de achiziţie este una din cele mai delicate sarcini ale bibliotecarului. Dimensiunea pe care el o dă acestei activităţi este de o mare importanţă pentru impactul lecturii în comunitatea pe care o deserveşte. Ea este determinată nu numai pentru prezent, cât mai ales pentru viitor. Această responsabilitate majoră nu poate fi cuprinsă ori definită în nişte tehnici foarte exacte, ea variază după personalitatea bibliotecarului, dar mai ales în funcţie de profilul fiecărei biblioteci şi de trebuinţele utilizatorilor. În cazul bibliotecilor specializate, cum sunt şi cele militare, domeniul cunoştinţelor acoperite de bibliotecă este foarte precis, iar publicul este mai omogen. Utilizatorii trebuie să poată găsi cele mai noi documente apărute, necesare cercetării în domeniile militare.

Ca şi în activitatea de completare, care are o sferă mai largă de cuprindere, achiziţiile sunt fie curente, fie retrospective.

Achiziţia curentă de carte are ca obiect procurarea cărţilor noi, din producţia editorială şi extraeditorială românească şi străină, pe măsura apariţiei lor. Cartea editorială este cea produsă de edituri (agenţi economici a căror activitate este producţia de carte). Cartea extraeditorială este cea produsă de alte instituţii, la care producţia de carte este doar adiacentă scopului principal al activităţii (universităţi, academii, institute de cercetări etc.).

Modalitatea de lucru cea mai comodă şi eficientă în materie de achiziţie curentă de carte este colaborarea cu o societate comercială specializată în aprovizionarea cu carte a bibliotecilor. Astfel de societăţi pun la dispoziţia bibliotecilor surse de informare bibliografică şi le oferă posibilitatea vizionării directe a noilor apariţii, primeşte comenzile, procură publicaţiile respective şi le pune la dispoziţia acestora. Deoarece unele edituri şi producătorii de carte extraeditorială nu-şi desfac producţia de carte prin intermediul librăriilor, achiziţionarea acestor publicaţii se va face colaborând direct cu fiecare producător sau cu societăţi particulare care au ca obiect de activitatea difuzarea publicaţiilor de orice tip, fie produse în ţară, fie aduse din exterior. Pentru aceasta, este necesar ca bibliotecile, mai ales bibliotecile mari, să se informeze constant despre producătorii de carte, despre apariţia sau dispariţia unor edituri sau furnizori, despre producţia de carte a fiecăruia,

41

cu atât mai mult cu cât niciuna din sursele de informare bibliografică nu acoperă întreaga producţie de documente.

După consultarea surselor de informare bibliografică, în funcţie de criteriile de completare şi de preţ, se întocmesc precomenzi pentru lucrările care nu au apărut încă sau despre care nu se ştie dacă mai sunt disponibile, fiind editate în tiraje mici. Precomenzile sunt comunicate centrului de librării, librăriilor, societăţilor comerciale de distribuţie sau producătorului de carte respectiv şi reprezintă forma prin care biblioteca îşi exprimă intenţia de a achiziţiona un pachet de titluri sau o anumită lucrare. Precomenzile devin comenzi ferme după vizionarea exemplarului de semnalare sau după confirmarea disponibilităţii publicaţiilor. Comenzile ferme se transmit furnizorului printr-o notă de comandă care trebuie să conţină: datele bibliografice minime necesare recunoaşterii lucrării, numărul de exemplare solicitate şi preţul total ce urmează a fi plătit. Nota de comandă ţine loc de angajament de plată. La nivelul compartimentului de completare, evidenţa comenzilor se ţine sub forma unui fişier de comenzi, prin care se poate urmări ulterior primirea publicaţiilor comandate. Plata se efectuează prin ordin de plată emis de ordonatorul de credit.

Achiziţia curentă de periodice are ca obiect procurarea periodicelor din producţia editorială şi extraeditorială autohtonă şi străină, pe măsura apariţiei lor, diferenţa editorial/extraeditorial fiind aceeaşi ca la producţia de carte. Sursele de informare bibliografică în materie de periodice sunt următoarele: catalogul periodicelor, editat de către societăţile de distribuţie la sfârşitul fiecărui an pentru anul următor, care cuprinde titlul, locul apariţiei, periodicitatea şi preţul abonamentelor; cataloagele de editură, cuprinzând periodicele editate de fiecare producător; exemplarul de semnalare statistică; bibliografia naţională a periodicelor.

Modalitatea de lucru cea mai comodă şi eficientă în materie de achiziţie curentă de periodice este contractarea de abonamente anuale prin societăţile comerciale specializate, pe baza cataloagelor editate de către acestea. Deoarece unele publicaţii periodice, atât editoriale, cât şi extraeditoriale, nu se distribuie prin alţi furnizori, achiziţionarea acestora se va face prin colaborare directă cu fiecare producător, ceea ce presupune ca biblioteca să fie constant informată despre editorii de periodice, despre apariţia sau dispariţia unor titluri. În această situaţie, abonamentele se fac direct la producător sau la societatea de difuzare respectivă. Operaţiunile efective de contractare a abonamentelor sunt aceleaşi ca la achiziţia curentă de carte. Fac obiectul achiziţiei curente şi alte tipărituri sau documente din categoria colecţiilor speciale: hărţi, discuri, casete etc. Operaţiunile ce se efectuează în vederea achiziţionării lor sunt aceleaşi ca în cazul achiziţiei curente de carte, cu excepţia faptului că ele se achiziţionează fie prin intermediul unor unităţi specializate, fie direct de la producător.

Achiziţiile curente de carte şi periodice străine se fac de, regulă, de pe piaţa românească, prin societăţile particulare de import. Achiziţiile de pe piaţa externă se fac fie direct de la editorul străin, fie prin intermediul unui agent extern specializat în procurarea de publicaţii, operaţiunile fiind aceleaşi ca în cazul achiziţiei curente de carte, respectiv de periodice de pe piaţa internă.

42

Achiziţia retrospectivă de carte şi periodice vizează trei categorii distincte de publicaţii: tipărituri vechi şi documente din categoria colecţiilor speciale (manuscrise, hărţi, grafică, fotografii, discuri, casete, bibliofilie modernă), care constituie fondul de valoare al unei biblioteci mari şi fac parte din patrimoniul cultural naţional; cărţi şi periodice moderne sau contemporane care nu există în fondurile bibliotecii, dar sunt considerate necesare pentru coerenţa internă a acestor fonduri; cărţi şi periodice care figurează în cataloagele bibliotecii, dar lipsesc din fonduri datorită deteriorării ireparabile, pierderii sau sustragerilor.

Asemenea publicaţii se pot obţine astăzi din mai multe surse: de la reţeaua comercială de anticariate organizată la nivelul centrelor de librării, de la anticariatele particulare şi de la ofertanţii particulari. Această activitate presupune informarea permanentă a bibliotecii asupra ofertei de publicaţii a reţelei anticariale. O sursă foarte importantă pentru achiziţia retrospectivă, încă nefolosită, sunt dubletele ce se găsesc în alte biblioteci, ce pot fi valorificate pe piaţa de carte. Achiziţiile de la anticariate se efectuează printr-o notă de comandă care trebuie să conţină datele minime necesare identificării bibliografice a publicaţiilor şi preţul de achiziţie. Achiziţiile de la ofertanţii particulari se pot face fie direct, fie prin intermediul anticariatului. În acest ultim caz se ajunge la situaţia de mai sus, deoarece anticariatul achiziţionează publicaţiile de la ofertant şi le revine bibliotecii. Achiziţiile directe de la ofertanţii particulari presupun stabilirea de comun acord a unui preţ de achiziţie. Biblioteca, printr-o comisie acreditată în acest scop, fie acceptă preţul solicitat de ofertant, fie îi propune acestuia un anumit preţ. Odată preţul de achiziţie stabilit, se întocmeşte un proces-verbal care constată acest acord şi care trebuie să cuprindă datele bibliografice minime necesare identificării publicaţiilor şi preţul convenit.

Donaţiile reprezintă, pentru orice bibliotecă, o sursă întâmplătoare dar posibil consistentă de completare a colecţiilor. În categoria donaţiilor intră: publicaţiile donate de persoane fizice (autori, descendenţi ai autorului etc.); publicaţiile donate de persoane juridice (edituri, diverşi furnizori, asociaţii culturale, organizaţii guvernamentale şi neguvernamentale, ambasade etc.); publicaţii transferate din fondurile altor biblioteci; periodicele donate pe măsura apariţiei.

Donaţiile provin fie de la particulari, fie de la colectivităţile publice sau locale. Particularii sunt, în general, cititorii bibliotecii, autorii locali, personalităţile locale, librarii, editorii. Este interesant de solicitat acest gen de donaţie, mai ales pentru documentarea locală. Mai există şi cititori care renunţă la cărţile ce îi incomodează. În acest caz este mai uşor să separi documentele care nu prezintă interes. Acceptarea unei donaţii presupune discernământ; totodată, trebuie să i se studieze valoarea, starea, condiţiile impuse uneori de donatori, apreciindu-se dacă utilitatea şi valoarea donaţiei justifică încărcătura.

Donaţiile testamentare sunt donaţiile post mortem, adică prin testament. Cei care lasă asemenea testamente sunt în general personalităţi locale, erudiţi sau universitari. Aceste donaţii pot fi sau nu însoţite de condiţii şi clauze restrictive, cum ar fi menţinerea colecţiilor în acelaşi loc sau menţinerea unităţii colecţiilor; condiţii privind întreţinerea - ceea ce este normal – sau limitarea împrumutului. Înaintea acceptării unei donaţii testamentare este bine să se verifice dacă aceste colecţii sunt

43

interesante pentru bibliotecă, să se examineze atent clauzele şi posibilităţile de amenajare, să se studieze problema din punct de vedere juridic.

În cazul donaţiilor de mare anvergură şi al donării unor publicaţii care constituie dublete sau nu se înscriu în profilul bibliotecii, aceasta poate hotărî reorientarea parţială sau integrală a publicaţiilor către alte biblioteci.

Fiecare donaţie primită se confirmă donatorului printr-o scrisoare de confirmare.

Pentru publicaţiile donate se stabileşte valoarea de inventar: în cazul publicaţiilor româneşti care au preţul de vânzare înscris, acesta constituie şi valoarea de inventar; în cazul publicaţiilor româneşti fără preţ marcat sau al publicaţiilor străine de orice fel, valoarea de inventar se stabileşte în funcţie de reglementările în vigoare şi se marchează pe fiecare document de bibliotecă.

Pentru fiecare donaţie se întocmeşte un buletin de intrare, care trebuie să conţină: numele donatorului, datele minime necesare identificării bibliografice a publicaţiilor şi valoarea de inventar a acestora.

Predarea documentelor achiziţionate sau a celor primite cu titlu de donaţie, spre inventariere şi prelucrare, încheie ciclul muncii de completare a colecţiilor. Predarea se face sub formă de loturi de publicaţii, constituite în funcţie de provenienţă.

În cazul în care un asemenea lot de publicaţii se dovedeşte prea mare şi greu de manevrat, el poate fi fragmentat în loturi mai mici. Fiecărui lot ce se predă spre inventariere i se atribuie un număr în Registrul de Mişcare a Fondurilor.

Fiecare publicaţie sau document ce se predă spre inventariere se repartizează în depozitul general sau în depozitele specializate (discuri, hărţi, manuscrise, carte veche, colecţii speciale etc.) ale bibliotecii.

Eliminările fac parte integrantă din procesul de dezvoltare a colecţiilor. Îmbogăţirea fondurilor de bibliotecă nu se poate realiza fără o anumită organizare. Aceste creşteri sunt supuse unor restricţii de ordin comercial (disponibilităţi pe piaţa cărţii), de ordin bugetar, de ordin intelectual (profilul şi nivelul bibliotecii, calitatea utilizatorilor). Apar apoi limite în capacitatea de stocare a depozitelor. Lipsa de spaţiu din localuri a fost multă vreme subiect de îngrijorare pentru bibliotecarii care ţineau la principiile biblioteconomiei tradiţionale. În schimb, responsabilii organismelor orientate spre satisfacerea nevoilor din cercetare şi practică, cei ai unor biblioteci destinate informării unui public larg reuşesc să evite oarecum această dilemă. Achiziţiile acestor biblioteci sunt tributare actualităţii şi ele nu ezită să renunţe la documentele care nu mai pot servi cercetării şi informării. Cu soluţii diferite, conform gradului de organizare a serviciilor, sub o formă mai mult sau mai puţin empirică, ele practică o politică ce eliminare complementară celei de achiziţie.

Respectul pentru carte constituie o problemă pentru eliminări. În esenţă, eliminarea cere bibliotecarului foarte mult discernământ şi asigurarea unor garanţii care să-l conducă la o cunoaştere aprofundată a textelor şi a cărţilor, pe de o parte, şi respectarea legislaţiei referitoare la obiectele care aparţin domeniului public, pe de altă parte.

44

Încă puternic marcată de un spirit conservator, biblioteconomia apreciază cu rezervă şi are destule reticenţe privind problema eliminărilor. Ea a fost totuşi discutată, nu doar de către bibliotecari, ci şi de oameni politici, de literaţi şi de filozofi, mai puţin preocupaţi de lipsa spaţiului din biblioteci, ci mai mult îngrijoraţi de barierele reprezentate pentru spirit de cunoştinţele perimate.

Pentru ei, cărţile nu sunt decât nişte instrumente pe care omul le perfecţionează mereu pentru a le adapta tot mai bine nevoilor învăţământului şi formării, practicii ştiinţelor şi artelor. Considerate astfel, cea mai mare parte a cărţilor nu mai par a fi „conversaţii”, „extravaganţe” sau „exerciţii ale spiritului”. Păstrarea lor ar fi inutilă. Acumularea lor îl jenează pe savant şi uneori este considerată periculoasă pentru progresul cunoaşterii. Trebuie, deci, să se organizeze şi să se dezvolte bibliografia care să selecţioneze cărţile utile, să le retipărească pe cele mai bune, să compileze ceea ce rămâne valabil din celelalte, sub forma unor scurte analize, în aşa fel încât să arate continuitatea cunoaşterii, să epureze bibliotecile de toate lucrările care nu mai pot fi utile progresului: „Fiecare nouă descoperire, fiecare nou adevăr recunoscut, fiecare metodă nouă – spunea Talleyrand – ar trebui să reducă în mod natural numărul cărţilor”.

Activitatea bibliotecarului nu mai constă acum doar în a aduna colecţii importante, ci în a constitui fonduri care să răspundă nevoilor unui anumit public, în funcţie de poziţia bibliotecii într-o comunitate. Evoluţia nevoilor acestei colectivităţi, lipsa spaţiului în localuri şi abundenţa producţiei tipărite sunt o invitaţie permanentă la o reconsiderare critică a colecţiilor şi la reînnoirea lor. În spiritul biblioteconomiei moderne, în care primează noţiunea de serviciu oferit şi în care cererile şi nevoile utilizatorilor sunt determinante pentru politica de achiziţii, funcţia eliminării s-a conturat drept complementul necesar funcţiei de achiziţie.

Repulsia instinctivă a profesionaliştilor a împiedicat multă vreme gândirea biblioteconomică în a se opri şi asupra problemei eliminării. Bibliotecarii care s-au încăpăţânat să rămână tributari vechilor principii se găsesc acum în faţa unui vid reglementar, tehnic şi instituţional, care justifică orice improvizaţii. Aceasta este una din cele mai periculoase situaţii. Bibliotecarul se va afla în situaţia de a defini el însuşi criteriile de selecţie a cărţilor care trebuie eliminate, şi o va face în funcţie de o experienţă particulară şi de cunoştinţe care, în mod necesar, vor fi limitate. În acest mod se riscă retragerea din circuitele comunicării, uneori chiar distrugându-le, a unor lucrări utile încă sau care ar putea cunoaşte ulterior cote crescute de actualitate şi interes. Trebuie evitată această slăbire a capitalului documentar, formulând principiile unei eliminări raţionale care să răspundă unei necesităţi locale, păstrând conservarea la nivelul colectivităţii naţionale şi internaţionale. Eliminarea nu va mai părea un accident sau o constrângere, ci se va înscrie în cadrul unei organizări naţionale a colecţiilor.

Dacă etapele procedurii administrative a eliminărilor pot fi definite în mod obiectiv, nu acelaşi lucru s-ar putea spune şi despre etapa care o precede, aceea a selecţiei lucrărilor care trebuie retrase din fonduri. Nu ar fi foarte dificil de realizat un acord asupra principiului eliminării, dar bibliotecarii nu au ajuns niciodată la un consens asupra criteriilor selecţiei prealabile.

45

Cauza cea mai obişnuită a eliminării, aceea pe care bibliotecarii o invocă cel mai ades, este uzura materialului cărţii. Această categorie reprezintă un caz de forţă majoră care nu are altă soluţie decât distrugerea volumului, chiar dacă unele biblioteci mai utilizează paginile încă intacte la constituirea dosarelor documentare sau la înlocuirea paginilor distruse din alte exemplare. Îndepărtarea lucrărilor uzate şi maculate printr-un uzaj intensiv este o simplă operaţiune de igienă şi curăţenie care ţine de rutină în orice bibliotecă atentă faţă de starea corectă şi decentă în care se prezintă fondurile sale. Această eliminare forţată este foarte diferită de aceea care rezultă din revizuirea critică a colecţiilor. Această revizuire are drept scop detectarea documentelor perimate şi inutile. Pornind de la această acţiune, bibliotecarul practică o eliminare voluntară care face apel la talentul său profesional, la cunoştinţele sale, la cultura sa, la fineţea lui şi care îi va lăsa posibilitatea alegerii între mai multe modalităţi şi circuite de îndepărtare, distrugerea nefiind decât o soluţie extremă la care nu se va recurge decât după epuizarea tuturor posibilităţilor de reciclare în alte circuite de comunicare. Prin adoptarea unei terminologii adecvate trebuie să se evite confuzia de a numi la fel operaţiuni care au motivaţii, cauze şi consecinţe diferite. Reluând în discuţie un termen folosit cândva, epurare, pentru a desemna îndepărtarea cărţilor inutilizabile din cauza stării lor materiale şi rezervând cuvântul eliminare pentru operaţiunea voluntară de dezafectare a unei cărţi, operaţiune hotărâtă după un examen critic al colecţiilor, s-ar clarifica într-un mod util această problemă.

Revizuirea/reconsiderarea critică a colecţiilor nu este foarte des practicată. Ea nu se aplică bibliotecilor şi fondurilor cu rol de conservare. Eliminarea apare însă ca indispensabilă în bibliotecile aflate în serviciul cercetării teoretice şi aplicate, în centrele de documentare orientate spre partea practică, în bibliotecile specializate, în fondurile de popularizare ale bibliotecilor publice. Se poate reţine, drept criteriu de eliminare, data de apariţie, în special pentru categoriile de lucrări care fac obiectul reeditărilor regulate, ca de pildă manualele universitare, codurile şi ghidurile juridice, anuarele şi listele de adrese, etc. Aceste publicaţii îmbătrânesc mai uşor sau mai greu, potrivit disciplinei de care ţin. Trebuie, deci, modelat criteriul, evitând fixarea unor tranşe cronologice rigide şi asigurându-se de sfatul specialiştilor. Data de apariţie îşi păstrează aceeaşi valoare în cazul lucrărilor clasice în cel mai larg înţeles, adică pentru textele ale căror interes şi valoare rămân şi care sunt citite mereu, studiate şi consultate.

Orice bibliotecar ştie că rafturile sale, accesibile sau nu publicului, sunt încărcate cu lucrări care nu sunt citite niciodată. El poate presupune că acestea nu răspund nevoilor utilizatorilor şi că sunt inutile sau inutilizabile. Şi cel mai adesea, aşa este: lucrările documentare, pentru că au în conţinut informaţii depăşite sau îndoielnice, lucrările de ficţiune pentru că nu mai răspund cerinţelor modei sau actualităţii şi pe care, publicitatea şi mass-media au încetat să le promoveze.

Bibliotecarii trebuie să menţină un echilibru just între actualizarea colecţiilor bibliotecii şi grija de a le asigura o anumită continuitate. Bibliotecile specializate, de cercetare, documentare, cultură şi popularizare, cum sunt în general cele militare, nu pot ignora complet funcţia originară fundamentală a bibliotecilor, aceea de conservare, care condiţionează cea mai mare parte a celorlalte funcţii pe care

46

le asigură. Există texte perimate, utilizate numai de specialişti implicaţi în cercetarea retrospectivă, care rămân drept martori reali ai progreselor cunoaşterii intelectuale. Ediţiile acestor texte nu trebuie eliminate niciodată. Epoca noastră este tot mai sensibilă la valorile patrimoniului cultural, iar practica biblioteconomică a condus la un anumit număr de criterii ale conservării asupra cărora, se pare, bibliotecarilor le este mai uşor să se pună de acord, decât asupra celor ale eliminării.

47

CLASIFICAREA ZECIMALA UNIVERSALA

ECATERINA NICULESCUBiblioteca Militară Naţională

De când s-au înfiinţat primele biblioteci, a existat preocuparea de a le organiza în aşa fel încât lucrările să poată fi regăsite şi studiate cât mai uşor. De-a lungul timpului au fost folosite diverse metode de ordonare a documentelor: după autori, după colecţii, pe formate şi altele.

Practica a demonstrat că foarte eficientă, atât pentru bibliotecar cât şi pentru beneficiari, este aranjarea publicaţiilor şi a descrierilor acestora cu ajutorul unui sistem de clasificare bazat pe subiectele tratate.

Clasificarea cea mai utilizată în biblioteci este Clasificarea Zecimală Universală (C.Z.U.), creată în urma modificărilor şi îmbunătăţirilor aduse sistemului de clasificare propus de Dewey.

Melvil Dewey (1851-1931) a absolvit în 1874 Colegiul din Amherst (Massachusetts) şi a rămas, în următorii doi ani, bibliotecar în aceeaşi instituţie. El a creat şi a pus în practică un sistem zecimal de clasificare logică a ştiinţelor, concepute ca o unitate divizată în zece subîmpărţiri, apoi pe fiecare dintre ele în alte zece, realizând astfel 1 000 de subdiviziuni. În 1876 a publicat lucrarea O clasificare şi un index pe subiecte pentru catalogarea şi aranjarea cărţilor şi broşurilor unei biblioteci, de fapt un tabel de clasificare pe baza căruia a ordonat fondul de carte al colegiului în care lucra. A fost prima schemă modernă de clasificare folosită în biblioteci.

Sistemul lui Dewey a fost extins şi îmbunătăţit de către Paul Otlet (1868-1944) şi Henri-Marie Lafontaine (1853-1943). În 1905 ei au publicat, sub egida Institutului Internaţional de Bibliografie, Manualul Repertoriului Bibliografic Universal, care poate fi considerat prima ediţie a Clasificării Zecimale Universale. Acesta cuprindea 22 000 de noţiuni.

Între 1927 şi 1933 s-a publicat ediţia al cărei titlu a devenit denumirea consacrată a sistemului, La Classification Decimale Universelle.

În România, Alexandru-Sadi Ionescu a adoptat Clasificarea Zecimală Universală pentru ordonarea fondului de publicaţii din Biblioteca Academiei (din 1908, pentru periodice, şi din 1915, pentru cărţi).

Sistemul C.Z.U. este actualizat permanent, modificările apărând în Extensions and Corrections to the U.D.C., publicaţie oficială a Federaţiei Internaţionale de Documentare.

De-a lungul timpului, au apărut diverse ediţii complete, medii, prescurtate sau specializate ale Clasificării Zecimale Universale.

În 1984, un colectiv format din specialişti din cadrul Bibliotecii Centrale a Ministerului Apărării Naţionale (actuala Bibliotecă Militară Naţională) şi ai Oficiului de Informare Documentară al Ministerului Apărării Naţionale au publicat

48

Clasificarea Zecimală Universală. Selecţie de indici pentru bibliotecile din armată, lucrare utilă bibliotecarilor şi beneficiarilor din mediul militar şi nu numai.

Pe lângă Clasificarea Zecimală Universală, mai există şi alte sisteme de clasificare a publicaţiilor, printre care: Clasificarea Bibliotecii Congresului S.U.A., Clasificarea Cutter, Clasificarea bibliografică Bliss. Cele mai multe biblioteci folosesc totuşi Clasificarea Zecimală Universală.

Clasificarea Zecimală Universală este o schemă de clasificare sistematică, ce are la bază principiul divizării zecimale a totalităţii cunoştinţelor umane materializate în publicaţii (cărţi, broşuri, reviste, articole din periodice etc.).

Pentru transcrierea subiectului unui document, se foloseşte un ansamblu de simboluri (cifre arabe, semne de punctuaţie şi semne din matematică) care poartă denumirea de indice.

Universul informaţiei este conceput ca o singură unitate împărţită în 10 clase, notate cu simbolurile aritmetice: cifre arabe de la 0 la 9, considerate ca numere zecimale. Clasele sunt notate astfel :

0 Generalităţi. Ştiinţă şi cunoaştere. Organizare. Informare. Documentare.1 Filosofie. Psihologie.2 Religie. Teologie.3 Ştiinţe sociale.4 Clasă liberă (Până în 1963 aici se încadra Lingvistica dar aceasta a fost

inclusă în clasa 8, alături de Literatură)5 Matematică. Ştiinţe naturale.6 Ştiinţe aplicate. Medicină. Tehnică.7 Artă. Divertisment. Sport.8 Filologie. Lingvistică. Literatură.9 Istorie. Geografie. Biografii.Fiecare clasă este apoi împărţită în alte 10 diviziuni ale domeniului

respectiv. De exemplu, în cadrul clasei 3, se notează:31 Statistică. Demografie. Sociologie.32 Politică.33 Economie. Ştiinţe economice.34 Drept. Jurisprudenţă.35 Administraţie publică. Armată. Artă militară.36 Asistenţă socială. 37 Educaţie. Învăţământ. Pedagogie.38 Comerţ.39 Etnologie. Etnografie.Fiecare diviziune este împărţită, la rândul ei, în subdiviziuni. Astfel, în

cadrul diviziunii 35, avem:351 Activităţi specifice administraţiei publice.352 Administraţie locală. 353 Administraţie regională, provincială.354 Administraţie centrală.355 Armată. Artă militară.

49

Procesul de zecimalizare continuă, subdiviziunile fiind notate cu patru, cinci sau mai multe cifre. Pentru uşurinţa scrierii, fiecare grup de trei cifre se desparte, de la stânga la dreapta, printr-un punct. De exemplu:

355 Ştiinţă militară. Viaţă militară.355.12 Viaţă militară pe timp de pace. Viaţă militară pe timp de război.355.121 Viaţă militară pe timp de pace în cadrul trupelor de uscat. 355.121.1 Viaţă militară în academii / colegii / şcoli militare / licee.Indicii obţinuţi prin simpla zecimalizare (clase, diviziuni, subdiviziuni) se

numesc indici principali şi se regăsesc în Tabela principală.Complexitatea subiectelor conţinute de publicaţiile unei biblioteci face

necesară folosirea, pe lângă indicii principali, şi a unor indici auxiliari, care să exprime cât mai multe informaţii utile beneficiarilor. S-au creat două categorii de indici auxiliari: indici auxiliari analitici (speciali) şi indici auxiliari comuni (generali).

Indicii auxiliari analitici (speciali) se folosesc la subdivizarea mai amănunţită şi mai complexă a indicilor principali şi intră în componenţa acestora prin două simboluri .0 (punct zero) şi – (linioară).

Indicii analitici alcătuiţi cu .0 ( punct zero ) se adaugă la sfârşitul indicelui principal, sensul lui depinzând exclusiv de indicele principal la care se aplică. Aceşti indici se află în tabelele principale, evidenţiaţi printr-o linie groasă verticală, aflată la stânga lor. De exemplu, pentru subdiviziunea 355 Ştiinţă şi artă militară s-au creat indicii analitici:

355.01 Război. Război local. .011 Justifiacare război. Durată război. .012 Crime de război. Criminali de război.

Indicii analitici cu simbolul – (linioară) se aplică doar la diviziunile pentru care au fost creaţi. De exemplu, pentru 623 Tehnică militară, avem indicii:

623-1 Caracteristici generale maşini. -2 Componente fixe maşini. -5 Funcţionare maşini

Pentru indicele principal 82 Literatură, există mai mulţi indici auxiliari

analitici care dau informaţii referitoare la genul literar căruia îi aparţine lucrarea. Printre aceştia:

-1 Poezie-2 Dramaturgie-31 Roman-7 Umor. Satiră. Parodie.-94 Memorii. Autobiografii. Jurnale.

Cronici.50

De exemplu, utilizând indicele principal 840 Literatură franceză, împreună cu un indice auxiliar analitic potrivit, vom atribui unui roman din literatura franceză indicele 840-31, unor poezii româneşti indicele 859.0-1 (în care 859.0 este indicele pentru literatura română) ş.a.m.d.

Indicii auxiliari comuni (generali) aduc precizări referitoare la locul, timpul, forma, punctul de vedere, limba conţinutului publicaţiei indexate. Ei se alătură indicilor principali prin semne şi simboluri caracteristice şi se găsesc în Tabelele auxiliare.

Indicele auxiliar comun de loc exprimă locul (fizic, geografic) la care se referă conţinutul unui document. Simbolul lui este (…) (paranteză).

De exemplu, pentru indexarea unei lucrări despre istoria României, vom alătura indicelui principal 9 Istorie, indicele auxiliar comun de loc (498) care desemnează România şi vom avea :

9(498) Istoria României La fel, pentru o lucrare despre politica S.U.A., vom folosi indicele principal

32 Politică şi indicele auxiliar comun de loc (73) S.U.A., indicele atribuit lucrării respective fiind 32(73) .

Combinând indicii auxiliari comuni de loc cu indicii auxiliari speciali cu simbolul – (linioară), vom exprima zone geografice, puncte cardinale, unităţi administrative. De exemplu, cu indicele auxiliar comun de loc (4), atribuit Europei, putem forma alţi indici, cum ar fi :

( 4-21) Oraşele Europei ( 4-11) Estul Europei Pentru localităţi se poate folosi o subdivizare alfabetică, în care indicele

auxiliar comun de loc este însoţit de numele localităţii respective. De exemplu, (498) este indicele pentru România, iar pentru oraşul Bucureşti indicele este (498 Bucureşti). La fel, utilizând indicele auxiliar comun de loc pentru Franţa, (44), formăm indicele (44 Paris) pentru oraşul Paris.

Indicele auxiliar comun de timp precizează momentul, data precisă sau perioada la care se referă conţinutul publicaţiei respective. Se notează cu cifre arabe, încadrate de ghilimele, de la general la particular (era, secolul, anul, luna, ziua). Anul se scrie întotdeauna cu patru cifre, adăugându-se la stânga lui câte un zero pentru cifrele care lipsesc. De exemplu, anul 2010 se scrie „2010”, anul 934 se scrie „0934”. Anii dinainte de Christos sunt precedaţi de semnul – (minus). De exemplu, anul 45 dinainte de Christos se notează “–0045”. Luna se exprimă întotdeauna prin două cifre, adăugându-se un zero pentru cifra care lipseşte (de exemplu, „12” înseamnă luna decembrie, iar „06” înseamnă luna iunie). Ziua se notează tot prin două cifre, adăugându-se un zero pentru cifra care lipseşte.

Secolul este un indice de timp independent şi se notează cu primele două cifre care compun numărul fiecărui an din acea perioadă. De exemplu, „18” înseamnă secolul al XIX-lea, adică perioada cuprinsă între anii 1800 şi 1899. Tot aşa, secolul al XX-lea este exprimat prin indicele, „19”, adică perioada dintre 1900 şi 1999.

51

Deceniul se notează cu primele trei cifre care compun numărul fiecărui an din acea perioadă. De exemplu, „183” înseamnă deceniul al 4-lea din secolul al XIX-lea (perioada cuprinsă între anii 1830 şi 1839), iar „196” este indicele pentru deceniul al 7-lea din secolul al XX-lea (perioada dintre anii 1960 şi 1969).

Pentru perioade mai mari de timp se notează data iniţială şi cea finală cu o bară oblică între ele. Indicele „1989/2010” arată că documentul se referă la perioada cuprinsă între anul 1989 şi anul 2010.

Indicii auxiliari comuni de timp se plasează după cei de loc. De exemplu, o lucrare despre istoria României în secolul al XX-lea va avea în primul rând indicele principal 9 Istorie, apoi indicele auxiliar comun de loc (498) România şi indicele auxiliar comun de timp‚’’19’’. Indicele atribuit lucrării respective va fi 9(498)„19”.

Indicele auxiliar comun de formă exprimă forma sub care se prezintă publicaţia respectivă (dicţionar, manual, almanah etc.), oferind uneori şi informaţii privind adresabilitatea (cărţi pentru copii, manual universitar, documente de uz intern etc.) sau prezentarea fizică exterioară (documente format mic, documente ilustrate etc.). Simbolul lui este (0…) De exemplu:

(03) Dicţionare. Enciclopedii (058) Anuare (091) Prezentări istorice (092) Prezentări biograficeIndicele auxiliar comun de formă se alătură indicelui principal care descrie

conţinutul lucrării. Se formează astfel indicii: 51(091) pentru istoria matematicii, 53(076) pentru probleme de fizică, 61(03) dicţionar de medicină ş.a.m.d.

Indicele auxiliar comun de limbă precizează limba în care este redactat documentul care se indexează. Simbolul lui este = (egal). De exemplu, =590 înseamnă limba română, =20 înseamnă limba engleză. Folosind indicele principal 03 Dicţionare şi indicii auxiliari comuni de limbă potriviţi, pentru un dicţionar român-englez vom avea indicele de clasificare 03=590=20. Pentru un roman rusesc tradus în limba română indicele va fi 882-31=590, compus din 882 Literatură rusă, -31 indice analitic pentru roman şi =590 Limba română.

Indicele auxiliar comun de rasă, popor, naţionalitate are ca simbol (= …). Se formează din indicii auxiliari comuni de limbă precedaţi de semnul = (egal) şi plasaţi între paranteze rotunde. De exemplu, = 590 este indicele pentru limba română, iar (= 590) este indicele pentru poporul român; = 40 semnifică Limba franceză şi (= 40) Poporul francez. Indicii auxiliari de rasă şi popor se folosesc după un indice principal. O lucrare despre istoria poporului român va avea indicele 9(=590), cu indicele principal 9 Istorie şi indicele auxiliar pentru poporul român (=590).

Indicii auxiliari comuni şi cei analitici se folosesc numai când este necesar, pentru a exprima cât mai bine conţinutul documentelor din bibliotecă şi a da toate informaţiile importante referitoare la lucrările respective. Pentru regăsirea rapidă şi informarea corectă a beneficiarilor trebuie păstrată o anumită succesiune a indicilor. Astfel, după indicele principal urmează indicii analitici şi apoi cei de loc, timp, formă,

52

limbă. Această ordine poate fi uşor modificată, conform regulilor stabilite în cadrul unei biblioteci. Este important însă să existe consecvenţă în ordonarea indicilor.

Complexitatea subiectelor tratate în publicaţii a făcut necesară introducerea unor semne matematice sau ortografice care să permită o indexare cât mai corectă. Printre acestea se numără: adăugirea + (plus), extinderea / (bară oblică), relaţia: (două puncte).

Adăugirea + (plus) reuneşte doi indici care nu sunt învecinaţi în tabele şi a căror alăturare nu semnifică o relaţie anterioară. De exemplu, un manual care tratează subiecte referitoare atât la etică cât şi la estetică va avea indicele de clasificare 17 + 111.85.

Extinderea / (bară oblică) reuneşte doi sau mai mulţi indici care se succed în tabele. Pentru utilizarea acestui semn trebuie ca documentul respectiv să trateze toate subiectele cuprinse între cei doi indici. Astfel, indicele 371/374 semnifică faptul că subdiviziunile aflate între cei doi indici, şi anume: 371 Organizare învăţământ, 372 Conţinutul activităţii şcolare, 373 Învăţământ de cultură generală, 374 Continuarea educaţiei denumesc teme ale publicaţiei indexate. Când indicele care urmează după bara oblică are mai mult de trei cifre, primele fiind comune cu cele ale indicelui precedent, se notează doar cifrele diferite. De exemplu, indicele format prin combinarea indicilor 355.230.1 Psihologie militară şi 355.230.2 Sociologie militară se va scrie 355.230.1/.2

Relaţia : (două puncte) exprimă un raport, o relaţie reciprocă între două sau mai multe noţiuni. De exemplu, indicele 338.23 : 336.74 Politică monetară este format prin relaţia dintre indicii 338.23 Politică economică pe domenii speciale şi 336.74 Monedă. Valoare monetară. În general, relaţia este reversibilă dacă inversarea nu schimbă sensul noţiunii.

CLASIFICAREA PUBLICAŢIILOR

Clasificarea publicaţiilor se mai numeşte şi indexare. Ea cuprinde trei etape: determinarea subiectului lucrării; căutarea şi identificarea indicelui în tabelele C.Z.U.; alcătuirea indicelui.

Prima etapă necesită o studiere atentă a lucrării şi presupune, din partea clasificatorului, o bună pregătire în biblioteconomie, dar şi un nivel ridicat de cultură generală. El trebuie să fie consecvent şi riguros în activitatea de clasificare, să respecte regulile generale ale clasificării, dar şi eventualele convenţii stabilite în cadrul bibliotecii în care lucrează.

Primele date importante pentru stabilirea subiectului sunt oferite de pagina de titlu. Astfel, numele autorului indică de multe ori domeniul căruia aparţine lucrarea. În cazul unor nume binecunoscute, precum Marin Preda, Mark Twain, Hegel, Kant şi alţii, bibliotecarul ştie de la început spre ce domeniu să se îndrepte.

Un alt element important în precizarea subiectului, mai ales în cazul lucrărilor ştiinţifice este titlul. După titlu, clasificatorul îşi poate da seama în ce clasă din tabelele C.Z.U. se încadrează documentul respectiv. Acest lucru depinde foarte

53

mult de nivelul de pregătire al clasificatorului, de cunoştinţele pe care le are în diverse domenii.

Cuprinsul oferă informaţii detaliate despre toate aspectele tratate în lucrare, iar notele introductive şi postfaţa aduc elemente utile pentru determinarea conţinutului lucrării.

De multe ori este necesară şi citirea unor fragmente din lucrare pentru a înţelege cât mai bine temele tratate.

Pentru a fi sigur că va încadra documentul la domeniul căruia aparţine, este bine ca bibliotecarul să consulte şi lucrări de referinţă (dicţionare, enciclopedii etc.).

Se caută apoi în tabelele C.Z.U. indicii de clasificare corespunzători subiectelor publicaţiei respective, studiind cu atenţie clasa, diviziunile şi subdiviziunile în care se încadrează. Plecând de la domeniul principal, urmărind indicii C.Z.U. în adâncime, se găseşte indicele care corespunde cel mai bine subiectului tratat.

Se ţine seama, în primul rând, de conţinutul de bază al lucrării, acesta fiind exprimat printr-un indice principal. De exemplu, în cazul unei lucrări despre cel de-al doilea război mondial, indicele principal va fi 355.48, corespunzător subiectului Istorie militară. Istorie războaie. Se stabilesc apoi şi aspectele particulare ale documentului, acestea fiind simbolizate de indicii analitici potriviţi. Dacă există aspecte exterioare conţinutului, dar importante pentru definirea lucrării, se caută în tabelele auxiliare indicii auxiliari comuni (de loc, timp, formă, limbă) corespunzători. Pentru lucrarea luată ca exemplu, vom preciza ţările participante la război, folosind indicele auxiliar de loc (100), Ţările lumii. De asemenea, vom preciza perioada desfăşurării războiului prin indicele auxiliar comun de timp „1939/1945”. În final, indicele atribuit lucrării va fi 355.48(100) „1939/1945”.

Clasificatorul trebuie să cunoască foarte bine structura C.Z.U. şi regulile de clasificare pentru a putea identifica în tabele indicii care vor fi atribuiţi publicaţiei respective, iar pentru exactitate este indicat să se consulte aceeaşi ediţie C.Z.U.

Indicii C.Z.U. folosesc limbajul cifrelor, limbaj universal în care nu mai există bariera limbii. În acelaşi timp, fiind un limbaj artificial, în care fiecare indice reprezintă un concept bine definit, al cărui sens nu depinde de context, notaţia C.Z.U. face să dispară ambiguităţile limbajului natural. Acestea sunt doar câteva dintre avantajele Clasificării Zecimale Universale faţă de metodele mai noi de organizare a colecţiilor (după cuvinte cheie, vedete de tezaur, termeni de tezaur şi altele), avantaje pentru care Clasificarea Zecimală Universală continuă să fie utilizată în multe biblioteci.

Cel mai probabil, dacă prin introducerea informatizării în biblioteconomie apar noi posibilităţi de stocare şi de regăsire a informaţiilor, noi instrumente de lucru, acestea vor fi folosite alături de Clasificarea Zecimală Universală pentru a răspunde aşteptărilor celor care iubesc în continuare cărţile şi mai consideră biblioteca o oază de cultură.

54

CATALOGAREA PUBLICAŢIILOR

NINA-MIHAELA SĂNDULESCUBiblioteca Militară Naţională

Catalogarea este ramura biblioteconomiei care stabileşte regulile de creare a instrumentelor necesare regăsirii publicaţiilor într-o bibliotecă.

Scopul principal al catalogării îl constituie realizarea unui sistem de cataloage care să ofere cât mai multe soluţii de regăsire a publicaţiilor (de exemplu, după autori, titluri, subiecte tratate etc.). Aceasta presupune fixarea caracteristicilor formale şi de conţinut ale publicaţiilor prin intermediul unor înregistrări catalografice, fixate pe un suport oarecare într-o ordine prestabilită.

Înregistrarea catalografică presupune următoarele etape:- descrierea bibliografică a publicaţiei;- punctele de acces;- cota Descrierea bibliografică stabileşte identitatea cărţii; ea trebuie să prezinte în

modul cel mai corespunzător cartea, pentru a o distinge ca o anumită unitate bibliografică. În descrierea bibliografică a publicaţiei sunt redate elementele de individualizare a publicaţiei, după reguli prestabilite: titlu, informaţii despre titlu, menţiuni de responsabilitate, ediţia, datele editoriale, colaţiune, colecţie, note, ISBN, preţ.

Punctele de acces indică locul în care trebuie să se regăsească înregistrarea în catalog. În cataloagele alfabetice, elementele care dau intrarea în catalog sunt vedetele, iar în cataloagele sistematice – indicii de clasificare;

Cota – adresa publicaţiei în depozitul bibliotecii.În sistemele informatizate, o înregistrare catalografică mai poate conţine

diferite alte informaţii, precum diverse numere de identificare sau alte informaţii codificate: coduri pentru ţări editoare (România-RO, Marea Britanie-GB, Franţa-FR etc.), limba/limbile textului (română-RUM, engleză-ENG, franceză-FRE), adresabilitate etc.

1. REGULI PRIVIND ÎNREGISTRAREA CATALOGRAFICĂ

Există o serie de principii ce trebuiesc respectate în realizarea unei înregistrări catalografice, astfel:

completitudinea – înregistrarea trebuie să cuprindă toate elementele necesare identificării publicaţiei. Anumite elemente sunt obligatorii în toate bibliotecile, iar altele sunt în funcţie de necesităţile de informare ale cititorilor şi de fondurile bibliotecii.

Includerea, de către catalogatorii fiecărei biblioteci în parte, a anumitor elemente în înregistrare trebuie făcută în scris;

55

uniformitatea – înregistrarea trebuie să urmeze un cod unitar de reguli de catalogare, să aplice uniform regulile de ortografie, punctuaţie, abreviere a cuvintelor, etc.;

exactitatea – înregistrarea bibliografică trebuie făcută în limba textului publicaţiei, reproducând cu exactitate indicaţiile de pe aceasta. În cazul unor greşeli cuprinse în publicaţie, acestea vor fi redate ca atare, însă se va indica forma corectă;

claritatea – informaţiile trebuie să fie inteligibile. Atunci când este cazul, informaţiile vor fi completate de catalogator, se vor utiliza numai prescurtări standard, aspectul grafic al descrierii trebuie să fie acelaşi pe tot parcursul acesteia (eventual se pot utiliza caractere diferite de litere pentru a scoate în evidenţă elementele importante – cazul vedetei - numele este scris cu majuscule);

justificarea – completările făcute de catalogator trebuiesc justificate în note. Între elementele descrierii bibliografice şi indicii de clasificare trebuie să existe o concordanţă deplină, justificându-se şi completându-se reciproc.

Exemplu de înregistrare catalografică:

vedeta cotă

IONESCU, Ghiţă CII 27222

Descrierea Comunismul în România / Ghiţă Ionescu; trad. din lb. bibliografică engleză de Ion Stanciu.- Bucureşti: Editura Litera, 1994 412 p.

Bibliografie p. 397- 406 ISBN 973-43-0173-x

I STANCIU, Ion (trad.) punct de acces secundar 329.15(498) (091) 9(498) "1917/1961" 327(47:498) "1917/1961

indici de clasificare zecimală

1.2. Reguli generale de scriere

Limba descrieriiPentru vedetă se utilizează forma în limba originală a autorului, sau în cazul

lucrărilor a căror limbă originală este puţin cunoscută, limba română.Exemplu:SHAKESPEARE, William şi nu ŞEKSPIR, UiliamPentru descrierea bibliografică – limba textului publicaţiei (excepţie făcând

caracterizarea cantitativă, notele, preţul – care se notează în limba română)Alfabetul Se utilizează alfabetul latin. Pentru publicaţiile scrise în alte alfabete, trebuie

să se facă transliterarea în alfabet latin.56

1.3. Suportul fizic

De regulă, cataloagele de bibliotecă pot fi constituite:- sub formă de volum (manuscris sau tipărit);- pe fişe;- pe suporturi electronice;- pe medii magneticeÎn România, în ciuda dezavantajelor, cea mai răspândită formă fizică este

încă cea pe fişe.Suportul material: Fişa de catalogDescrierea bibliografică se efectuează pe un suport material (fişa standard

din carton) sau pe suport electronic, prin intermediul programelor informatice specifice activităţii biblioteconomice.

Formatul standardizat internaţional al fişei de catalog este de 125×75 mm. Fişa este perforată în partea de jos, la mijloc, pentru a permite introducerea ei pe o tijă metalică în casetele catalogului.

În situaţia în care o fişă nu este suficient de încăpătoare pentru datele necesare descrierii, se continuă descrierea pe o fişă nouă sau pe mai multe, în funcţie de cantitatea informaţiei. În această situaţie, trebuie respectate câteva reguli, astfel:

- fişa a doua, precum şi următoarele se numerotează;- cota publicaţiei se va nota obligatoriu pe toate fişele;- pe prima fişă, până la penultima, se notează în partea dreaptă jos: vezi fişa următoare;- indicii zecimali se notează pe prima fişă;- inventarul se notează pe verso-ul primei fişe întoarse cu perforaţia în sus.

1.4. Tipuri de descriere

Fiecare catalog trebuie să conţină cel puţin o înregistrare pentru fiecare publicaţie catalogată – descrierea principală, precum şi alte înregistrări, în funcţie de tipul catalogului şi necesităţile cititorilor.

În catalogul alfabetic se regăsesc fişe cu descrieri principale, descrieri secundare (complementare), trimiteri (generale ori speciale).

Descrierea principală cuprinde toate elementele bibliografice necesare identificării unei publicaţii. În funcţie de natura publicaţiei, descrierea principală poate fi la:

- numele autorului (dacă este indicat în lucrare). Autorul poate fi o persoană fizică sau o colectivitate (autor colectiv);- titlul lucrării – în situaţia în care publicaţia nu are un autor indicat, precum şi în situaţia în care publicaţia are mai mult de trei autori.Descrierea principală este obligatorie pentru toate publicaţiile intrate în

bibliotecă.57

Descrierile secundare (complementare) sunt înregistrări catalografice suplimentare ce reproduc sub alte vedete (decât vedeta principală), toate sau o parte din informaţiile cuprinse în descrierea principală.

Se pot face descrieri complementare: cu vedetă complementară la nume de persoană fizică sau colectivitate

pentru coautor/coautori (pentru publicaţiile cu mai mult de trei autori, situaţie în care descrierea s-a făcut la titlu), traducători, prefaţatori, editori, coordonatori, etc.;

cu vedetă complementară la titlu, pentru lucrarea descrisă la un autor ce nu este menţionat pe copertă şi/sau pe pagina de titlu, culegerea descrisă la un compilator, lucrare de referinţă (dicţionar, enciclopedie, etc.) descrisă la autor, orice altă publicaţie în care titlul reprezintă un mijloc important de identificare;

descrierile complementare se fac în funcţie de profilul bibliotecii şi de interesele de informare ale cititorilor. Trebuie însă să se procedeze uniform cu toate publicaţiile. Astfel, dacă într-o bibliotecă specializată s-a stabilit că nu interesează traducătorii şi ilustratorii, nu se vor face niciodată descrieri complementare la numele acestora.

În cazul cataloagelor pe fişe, pentru fiecare vedetă secundară se alcătuieşte o fişă.

Trimiterile constituie un mijloc de orientare a cititorului în catalog, indicându-i acestuia unde anume să caute informaţia dorită.

Trimiterile pot fi generale, speciale sau informative Trimiterile generale conduc de la o formă neacceptată a unui nume de autor

(personal sau colectiv) ori a unei denumiri (geografice, titlu) la vedeta uniformă.Exemplu:

PINCIO PĂUN, Ion vezi PĂUN-PINCIO, Ion

Trimiterile speciale (încrucişate) fac legătura între două vedete uniforme.Exemplu:BARBU, Ion BARBILIAN, Dan

vezi şi vezi şiBARBILIAN, Dan BARBU, IonTrimiterile informative indică faptul că anumite documente, ce au titluri

generice (decizie, hotărâre, lege, statut etc.), se găsesc în catalog la denumirea colectivităţii sau autorităţii teritoriale care le-a elaborat. Spre deosebire de celelalte tipuri de trimiteri, ce conduc la un anumit punct al catalogului, fişele informative trimit la o anumită instituţie sau autoritate teritorială ce trebuie ştiută de beneficiarul catalogului.

Exemplu: CONSTITUŢIE

vezi în catalog denumirea ţării respective

1.5. Schemele de descriere pe fişe de catalog

58

Aranjarea datelor pe fişa de catalog se face conform unor scheme prestabilite.

Avem următoarele situaţii:Descrierea se face la autor:VEDETA Titlu propriu-zisCaracterizarea cantitativăNoteISBN

Descrierea se face la titlu:Titlu propriu-zisCaracterizarea cantitativăNoteISBN

Descrierea secundară (complementară) când descrierea principală este la autor:

VEDETA SECUNDARĂVEDETA PRINCIPALĂTitlu propriu-zisCaracterizarea cantitativăNoteISBN

Descrierea secundară (complementară), când descrierea principală este la titlu:

VEDETA SECUNDARĂTitlu propriu-zis

2. DESCRIEREA BIBLIOGRAFICĂ

Descrierea stabileşte identitatea unei publicaţii. Ea trebuie să oglindească în modul cel mai corespunzător publicaţia, pentru a o distinge ca o anumită unitate bibliografică.

Descrierea bibliografică are drept scop: să prezinte trăsăturile caracteristice ale cărţii, astfel încât să poată fi

oricând recunoscută şi niciodată confundată cu altă publicaţie; să dea informaţii despre caracterul, destinaţia, proporţiile, prezentarea

grafică a publicaţiei; să noteze aceste date pe o fişă spre a da posibilitatea cititorului să

găsească uşor şi repede publicaţia dorită.

59

În activitatea de redactare a fişelor de catalog, bibliotecarul trebuie să aplice cu obligativitate câteva reguli:

se ia ca element de bază al descrierii pagina de titlu a publicaţiei, datele ce apar pe pagina de titlu fiind datele de bază ale descrierii. Pentru completarea sau verificare se consultă şi alte elemente ale publicaţiei: supracoperta, coperta, verso-ul paginii de titlu, nota tipografică, paginaţia, ilustraţiile, etc.;

bibliotecarul trebuie să aibă în permanenţă la îndemână lucrări de referinţă (dicţionare, enciclopedii generale şi de specialitate);

să consulte STAS-urile şi lucrările de specialitate din domeniul biblioteconomic.

2.1. Surse de informare

surse principale de informare: pagina de titlu sau substituentul său, dacă publicaţia are mai multe pagini de titlu; sursa principală de informare o constituie pagina de titlu care a dat titlul propriu-zis;

surse complementare: alte pagini de titlu, verso-ul fiecărei pagini de titlu, coperta, căsuţa tipografică;

surse exterioare publicaţiei: lucrări de referinţă, bibliografii, etc.În ceea ce priveşte întinderea descrierii unei publicaţii, catalogatorul trebuie

să ţină seama de funcţiile bibliotecii şi de interesele cititorului. Informaţiile despre publicaţie nu pot fi reduse totuşi în bibliotecile mici sub minimul necesar identificării cărţii.

Toate acestea pretind din partea catalogatorului cunoaşterea prealabilă a cărţii. Înainte de a redacta descrierea, catalogatorul trebuie să facă cunoştinţă cu publicaţia, să examineze cu atenţie părţile componente ale cărţii: coperta, supracoperta, pagina de titlu, prefaţa, introducerea, postfaţa, tabla de materii, indexul, bibliografia, paginaţia, ilustraţiile, materialele însoţitoare (hărţi, CD-uri etc.).

În operaţia de cercetare a cărţii, catalogatorul se opreşte, în primul rând, asupra paginii de titlu, care cuprinde, de regulă, majoritatea informaţiilor despre publicaţia respectivă: numele autorului, titlul şi informaţia la titlu, menţiunea de responsabilitate, locul şi anul de publicare etc.

La sfârşitul cărţii, alteori pe verso-ul paginii de titlu, se găseşte nota tipografică, în care sunt cuprinse informaţii cu caracter editorial sau cu caracter tehnic despre producerea cărţii. În momentul descrierii, trebuie luată în considerare inclusiv nota tipografică, deoarece poate conţine informaţii care nu se regăsesc pe pagina de titlu.

2.2. Elementele şi punctuaţia obligatorie

În câmpul descrierii se utilizează următoarele simboluri:. – punct spaţiu linie spaţiu Această punctuaţie precede zonele (cu excepţia zonei vedetei)./ bara oblică sau diagonala

60

Introduce prima menţiune de responsabilitate, în toate zonele unde aceasta există.

Precede autorul sau autorii ori, în cazul în care aceştia lipsesc, se utilizează în faţa primei menţiuni de responsabilitate existente: prefaţă, traducere etc.

Exemplu: Titlu / autor Titlu / autor, autor Titlu / prefaţator Titlu / editorSe repetă numai în cazul antologiilor fără titlu comun, dacă pe pagina de

titlu sunt menţionate titlurilor operelor mai multor autori (nu mai mult de trei).Exemplu: Titlu / autor. Titlu 2 / autor. Titlu 3 / autor; punct şi virgulăÎn cazul vedetei de doi sau trei autori, aceştia se separă prin spaţiu, punct şi

virgulă, spaţiu.Exemplu: ZISU, Cătălin; SCRIECIU, Liviu; MIHALCEA, AlexandruSepară diferitele titluri ale aceluiaşi autor.Exemplu: Titlu; Titlu; Titlu / menţiune de responsabilitate Separă titlurile aceluiaşi autor menţionate în zona notelor despre cuprinsul

publicaţiei.Exemplu: Cuprinde: Titlul; Titlul; TitlulSepară diferitele menţiuni de responsabilitate în cadrul aceleiaşi zone.Exemplu: Titlu / prima menţiune de responsabilitate asupra titlului ; a doua

menţiune de responsabilitate ; următoarele menţiuni de responsabilitateÎn zona ediţiei, punctul şi virgula separă menţiunile de responsabilitate

asupra ediţiei.Exemplu: . – Ediţia / prima menţiune de responsabilitate asupra ediţiei;

următoarea menţiune de responsabilitate asupra ediţieiÎn zona datelor de apariţie, separă locurile de publicare, dacă sunt două sau

trei locuri.În zona seriei, numărul în cadrul colecţiei, seriei sau subseriei se separă de

titlul acesteia prin spaţiu punct şi virgulă spaţiu.Exemplu: . – (Titlul colecţiei; numărul colecţiei) . – (Titlul seriei ; numărul seriei. Titlul subseriei ; numărul

subseriei): două puncteSemnul spaţiu, două puncte, spaţiu se utilizează pentru a introduce:Informaţiile la titlu.Exemplu: Titlu : informaţie la titluTitlu : informaţie la titlu : informaţie la titluTitlurile de volum, parte (dacă există) ale descrierii.Exemplu: Număr volum : titlu volumNumele editorului, difuzoruluiExemplu: : Editura

: Editura : editura61

: Editura : editura : edituraMenţiunea generală de material ilustrativ existent în cadrul paginilor, filelor,

coloanelor numerotate.Exemplu: . – Paginaţia : ilustraţii

. – Paginaţia : figuri, tabeleInformaţiile la titlul colecţiei, serieiExemplu: . – (Titlul colecţiei : informaţie la titlul colecţiei ; numărul în

cadrul colecţiei)Preţul publicaţiei este precedat întotdeauna de spaţiu, două puncte, spaţiu

când publicaţia are ISBN.Exemplu: ISBN....: preţ= egalSemnul spaţiu, egal, spaţiu precede titlurile paraleleExemplu: Titlu propriu-zis = titlu paralel

. – (Titlu propriu-zis al seriei = titlu paralel al seriei)Menţiunea paralelă de ediţieExemplu: . – Ediţie = Menţiune paralelă de ediţie, virgulaSepară numele de prenumele autorului sau autorilor.Exemplu: EMINESCU, MihaiÎn cadrul aceleiaşi menţiuni de responsabilitate separă autorii (aici are şi are

rol gramatical propriu-zis)Exemplu: Titlu / autor 1, autor 2, autor 3În zona ediţiei separă menţiunea de ediţie de menţiunea suplimentară de

ediţie.Exemplu: Ediţia a 2-a, a 2 a tipărireÎn zona datelor de apariţie pentru a separa anul de publicare de numele

editorului, difuzorului.Exemplu: Editura, anul publicării

( ) paranteze rotundeSe includ între paranteze rotunde seria şi colecţia cu toate elementele ei

specifice.[ ] paranteze drepteInclud între ele desemnarea generală a materialului; marchează elementele

obţinute de bibliotecar din alte surse de informaţie decât cele principale, eventualele interpolări ale catalogatorului, precum şi semnalarea greşelilor ortografice. În zona datelor de publicare, difuzare şi/sau producere fizică, menţiunile [S.l], [s.n], [s.a] se introduc între paranteze drepte.

. punctPunctul se foloseşte în zona titlului şi a notelor pentru a demarca, în cazul

antologiilor fără titlu comun, titlurile operelor diferiţilor autori, menţionate pe pagina de titlu.

Exemplu: Titlu 1 / autor. Titlu 2 / autor. Titlu 3 / autor+ plus

62

Semnul plus desemnează materialul însoţitor în zona colaţiunii.Exemplu: Paginaţie : ilustraţii + material însoţitor... puncte de suspensieMarchează omisiunea unei părţi dintr-un anumit element, utilizându-se, mai

ales, când un titlu este extrem de lung. În cazul unor enumerări omise, punctele de suspensie vor fi precedate de virgulă.

Atunci când un element al unei zone se termină prin punct sau puncte de suspensie şi dacă punctuaţia prescrisă pentru elementul următor începe cu punct, acesta nu se va dubla.

– liniuţaSe foloseşte în zona datelor de apariţie, la partea comună, atunci când se

descrie o publicaţie în mai multe volume, apărute în ani diferiţi, pentru a separa anul de publicare al primului volum de anul de publicare al ultimului volum.

Exemplu: . – Localitate : Editura, anul de apariţie al primului volum – anul de apariţie al ultimului volum

Când se cunoaşte anul de apariţie al primului volum, celelalte urmând să apară, în descriere se va reda astfel:

Exemplu: . – Localitate : editura, anul de apariţie al primului volum – Când nu se poate stabili cu exactitate anul publicării şi se indică numai

deceniul, secolul.Exemplu: , [198 – ] liniuţa marchează, deci, omisiunea unor cifre

, [19 – –]În zona colecţiei în cazul descrierii monografiilor multivolume, când acestea

sunt completate şi numerotate în cadrul colecţiei, se foloseşte liniuţa pentru a separa numărul cel mai mic atribuit acesteia de ultimul număr.

Exemplu: . – (Biblioteca pentru toţi ; 124 – 126)Separă întotdeauna grupajele de cifre din cadrul ISBN, chir şi atunci când

acestea sunt marcate pe carte doar prin spaţiu.Exemplu: 978-973-571-779-7 şi nu

978 973 571 779 7

Schema elementelor şi a punctuaţiei obligatorii

VEDETA COTA Titlu propriu-zis = Titlu paralel : informaţii despre titlu / prima menţiune de

responsabilitate . – Menţiunea de ediţie . – Primul loc de publicare : prima editură ; al doilea loc de publicare : a doua editură, primul an al publicării – ultimul an al publicării.

Nr. Volume . – (Titlul colecţiei ; număr în cadrul colecţiei).ISBNVol. 1. : Titlul volumului : informaţii despre titlu / menţiune de

responsabilitate . – Datele de apariţie . – Caracterizarea cantitativă : ilustraţii . – Note . – ISBN

63

Vol. 2 : Titlul volumului : informaţii despre titlu / menţiune de responsabilitate . – Datele de apariţie . – caracterizarea cantitativă : ilustraţii . – Note . – ISBN

În privinţa prescurtărilor convenţionale de cuvinte admise pentru elementele descrierii, acestea se folosesc pe baza unei liste de prescurtări; de exemplu:

pref. – prefaţă; vol. – volum; coord. – coordonator; ed. – ediţie; p.- pagină; il. – ilustraţii; fig. – figuri; sch. – scheme; tab. – tabele; etc.

Prescurtările folosite în situaţia în care datele de publicare nu pot fi identificate sunt:

[S.l.] – sine loco – pentru loc de publicare necunoscut;[s.n.] - sine nomine – sine nomine – pentru editură necunoscută;[s.a.] – sine anno – pentru data publicară necunoscutăRespectând aceste reguli, catalogatorul trebuie să urmărească evidenţierea,

prin intermediul descrierilor principale, a zonelor de interes: vedeta, titlul propriu-zis, menţiunea de responsabilitate, menţiunea de ediţie, locul de publicare, editura, numărul de volume şi titlurile acestora, titlul colecţiei şi numărul acesteia, ISBN, caracterizarea cantitativă, ilustraţii, note.

2.3. Reguli de redactare a elementelor bibliografice

VedetaVedeta este un element foarte important al descrierii bibliografice, deoarece

determină locul acesteia în catalog după un sistem prestabilit.În cazul catalogului alfabetic, acest sistem este ordinea alfabetică a numelui

autorului/autorilor – în situaţia în care vedeta este un autor persoană fizică –, şi a titlului în cazul vedetei de titlu.

Numele autorului se notează, în descriere, într-o formă unică (sub o vedetă uniformă), care va fi folosită pentru descrierile tuturor cărţilor aceluiaşi autor de-a lungul întregului catalog. Prin vedetă uniformă înţelegem numele (numele real, pseudonimul, porecla, titlul nobiliar, numele personal) sau forma numelui, folosite în modul cel mai frecvent în ediţiile lucrărilor catalogate sau în lucrările de referinţă, în forma cea mai completă sub care apare acest nume.

În cazul descrierii unui autor individual, acesta apare sub forma: nume, prenume urmat de iniţialele tatălui, numai atunci când apare pe pagina de titlu. Este obligatorie trecerea pe primul loc a numelui de familie. Dacă pe foaia de titlu avem Mihai Eminescu, atunci vom scrie autorul inversând ordinea de pe foaia de titlu şi punând pe primul loc numele: EMINESCU, Mihai. Între nume şi prenume se pune virgulă.

Excepţie fac autorii maghiari, chinezi şi coreeni, al căror nume nu se inversează.

Pe fişă, numele autorului se notează pe primul rând orizontal, începând de la prima linie verticală. Autorul se notează într-o formă unică pentru toate lucrările sale, indiferent de felul cum apare pe pagina de titlu. Corectitudinea descrierii se verifică, de pildă, cu ajutorul Dicţionarului enciclopedic român, Micului dicţionar

64

enciclopedic sau folosind dicţionare bibliografice speciale. Nu este admis ca în catalogul alfabetic să întâlnim acelaşi autor la mai multe vedete.

În cazul numelor compuse, vedeta se diferenţiază după felul în care acestea se scriu, după particulele cu care sunt formate şi după regulile limbilor din care provin. De exemplu, în cadrul limbilor romanice întâlnim nume compuse:

- unite prin liniuţă:Ion Păun-Pincio (român) – PĂUN-PINCIO, Ion;Paul Vaillant-Couturier (francez) – VAILLANT-COUTURIER, Paul;Luigi Alpago-Novello (italian) – ALPAGO-NOVELLO, Luigi.- unite prin prepoziţie, conjuncţie sau articole:Ion Ionescu de la Brad (român) – IONESCU DE LA BRAD, Ion;Roger Martin du Gard (francez) – MARTIN DU GARD, Roger;Giuseppe Tommasi di Lampedusa (italian) – TOMMASI DI

LAMPEDUSA, Giuseppe;- compuse din părţi separate sau nume duble – sunt scose la vedetă

începând cu prima parte:Ioan Budai Deleanu (român) – BUDAI DELEANU, Ion;

Giovanni Battista Ceschi Santa Croce (italian) – CESCHI SANTA CROCE, Giovanni Battista.

Aceste reguli se aplică atunci când este vorba de nume anterioare secolului al XIX-lea sau atunci când avem nume de autori de origine romanică, dar care trăiesc în ţări de limbă anglo-saxonă.

Când autorul semnează cu pseudonim, descrierea se face la acesta, dacă autorul este cunoscut sub acel pseudonim în istoria literaturii. Dacă pseudonimul este ocazional sau temporar, descrierea se face la numele real.

Dacă lucrarea are doi sau trei autori, numele lor se notează unul în continuarea celuilalt, despărţite prin punct şi virgulă.

Publicaţiile cu mai mult de trei autori se descriu la titlu.

Autorul colectivAutorul colectiv este exprimat prin denumirea oficială a unei ţări, a unor

organisme naţionale sau internaţionale, instituţii, organizaţii sau colectivităţi umane constituite temporar, periodic sau permanent.

Materialele legislative, constituţiile, legile, decretele, hotărârile se descriu la numele ţării respective, cu subvedeta Constituţie ; Legi şi decrete.

ROMÂNIA – ConstituţieROMÂNIA – Legi şi decrete

Titlul lucrăriiTitlul propriu-zis este unul din principalele elemente de identificare a unei

publicaţii. De obicei, acesta este marcat cu caractere tipografice deosebite. De aceea, în terminologia franceză de specialitate este denumit şi titlu principal.

65

Titlu propriu-zis se transcrie aşa cum figurează pe pagina de titlu sau substituentul său, respectând însă regulile ortografice şi de punctuaţie ale limbii în care este scris.

În mod excepţional, în cazul unui titlu foarte lung, pot fi omise fie partea sa de mijloc, fie partea sa finală, evitând întotdeauna ca prin omisiune să nu modificăm sensul sau să nu pierdem informaţii importante; omisiunea va fi marcată de puncte de suspensie.

Nu se vor omite niciodată primele cinci cuvinte din titlu.Abrevierile, siglele ce intră în componenţa titlului se vor transcrie ca atare,

cu puncte sau fără puncte între litere, de obicei cu majuscule:Sf. Apostoli Petru şi Pavel;Dr. Jekyll et Mr. Hyde;CIA pe banca acuzării;Piaţa internă unică a C.E.E.Iniţialele prenumelui unei persoane ce constituie element al titlului se

transcriu întocmai: I. Heliade RădulescuVariantele prescurtate ale denumirilor de state, limbaje de programare şi

operare exprimate prin coduri alfa-numerice se redau întocmai: Downtown USA: urban design in nine American cities;Anwenderhandbuch CP/M-68 KCifrele care fac parte din titlu se transcriu aşa cum apar în sursa principală

de informare:Statul Major General al Armatei Române 1859-1994;Românii după ’89;15 ani de detenţieLiterele din alte alfabete utilizate ca simboluri în lucrări de specialitate se

reproduc ca atare; obligatoriu, se interpolează echivalentul lor în cuvinte între paranteze drepte:

Ω [omega]Formulele matematice, chimice care constituie elemente componente ale

titlului sunt transcrise întocmai.Simbolul sau orice alt semn nealfanumeric care intră în componenţa titlului

este înlocuit prin descrierea sa ori echivalentul său în litere ori în cuvinte în limba titlului şi se transcrie între paranteze drepte:

I [love] Paris Cuvântul love este reprezentat în titlu printr-o inimă.Dacă publicaţia are mai multe titluri este necesar să se stabilească titlul

propriu-zis, celelalte considerându-se titluri paralele – dacă sunt în mai multe limbi – sau alte titluri.

Atunci când publicaţia are o singură pagină de titlu, titlu propriu-zis se stabileşte în funcţie de succesiunea titlurilor, de caracterele tipografice utilizate sau după criteriul limbii dacă unul din titluri este în limba sau în scrierea în care este redactată cea mai mare parte a lucrării.

66

Atunci când publicaţia are pagini de titlu duble, aşezate faţă în faţă, titlul propriu-zis este dat de pagina de titlu care apare în dreapta.

Atunci când exisă mai multe pagini de titlu, titlul propriu-zis se stabileşte după pagina de titlu tipărită în limba sau scrierea întrebuinţată în cea mai mare parte a publicaţiei. Dacă acest lucru nu este posibil, se va lua în considerare titlul aflat pe prima pagină de titlu.

În cazul dicţionarelor bilingve care au pagina de titlu pentru fiecare limbă, ordinea de preferinţă poate fi dată şi de titlul în limba cititorilor pentru care dicţionarul a fost realizat sau după primul loc de publicare ori limba în care este scrisă prefaţa.

În cazul antologiilor cu titlu comun, titlu propriu-zis este tocmai acest titlu comun.

În cazul lucrărilor fără titlu comun, vom avea tot atâtea titluri propriu-zise câte lucrări figurează pe pagina de titlu sau substituentul ei, dar nu mai mult de trei titluri.

Titlul propriu-zis poate fi alcătuit dintr-unul sau mai mulţi termeni generici, care indică fie tipul publicaţiei, fie conţinutul intelectual sau artistic al acesteia:

Teatru; Opere complete; Poeme; Povestiri; Titluri şi lucrări ştiinţifice;.....Titlul propriu-zis poate cuprinde numele autorului, editorului,

distribuitorului etc: Corespondenţa lui G. Călinescu cu Al. Rosetti;Selected mystical writings of William Law.Titlul propriu-zis poate fi compus din numele unei persoane sau al unei

colectivităţi, dacă pe pagina de titlu nu se află alt titlu:Carol al II-lea, Rege al României;Academia Română;CaesarTitlul propriu-zis poate cuprinde o siglă sau un acronim:SAS contra CIA;KGB atacă Bonnul;A.B.C.-ul economiei de piaţăPentru antologiile cu titlu comun care au menţionate pe pagina de titlu şi

titlurile individuale ale lucrărilor cuprinse în publicaţie, titlul propriu-zis este alcătuit din titlul comun, celelalte titluri indicându-se în zona notelor.

Pentru antologiile fără titlu comun, titlul propriu-zis este alcătuit din titlurile individuale ale lucrările menţionate pe pagina de titlu. Acestea se transcriu în succesiunea lor de pe pagina de titlu sau în ordinea indicată de caracterele tipografice utilizate, fiecare titlu fiind urmat, dacă este cazul, de menţiunea de responsabilitate care-i aparţine, iar al doilea şi al treilea vor fi precedate de punct spaţiu, în cazul antologiilor din mai mulţi autori; în situaţia antologiilor dintr-un singur autor, titlurile lucrărilor sunt precedate de spaţiu punct şi virgulă spaţiu.

În cazul în care pe pagina de titlu sunt menţionaţi mai mult de trei autori cu lucrările lor, se recomandă transcrierea titlurilor primilor trei autori. Omisiunea celorlalte lucrări va fi marcată prin puncte de suspensie.

67

Dacă publicaţia nu are titlu, lipsindu-i pagina de titlu sau substituentul ei, iar titlul nu poate fi regăsit în nici o altă parte a lucrării, atunci catalogatorul va redacta un titlu pe care-l va considera titlu propriu-zis. Acesta trebuie să reflecte cât mai exact conţinutul lucrării.

În cazul reproducerii unei ediţii, dacă titlul reproducerii este diferit de cel al ediţiei originale, titlul propriu-zis va fi titlul nou, iar titlul original se va da în zona notelor.

În cazul culegerilor de opere la care, pe pagina de titlu, este indicat numai unul din titlurile lucrărilor cuprinse, titlul propriu-zis este chiar acest titlu. Titlurile celorlalte opere se vor reda în zona notelor.

Titlul paralelTitlul paralel reprezintă titlul propriu-zis în mai multe limbi.Titlul paralel, fiind echivalentul titlului propriu-zis, poate avea aceeaşi

structură cu acesta:Opinia publică, apărarea şi siguranţa naţională = L’ordre public, la défense

et la sûreté nationaleTitlurile paralele se transcriu în ordinea în care figurează pe pagina de titlu

şi sunt precedate de spaţiu egal spaţiu.Titlurile paralele care nu apar în sursele principale de informare se vor

indica numai în zona notelor, dacă se consideră necesar.Titlul original al unei lucrări traduse va fi considerat titlu paralel dacă apare

pe pagina de titlu şi dacă publicaţia conţine texte sau cel puţin rezumate în limba titlului original, în zona notelor.

Exemplu: CugetăriÎn zona notelor: Tit. orig. în lb. fr. : Les penséesDacă pe pagina de titlu sau substituentul acesteia se află titlurile unor lucrări

distincte, neavând un titlu comun, iar fiecare lucrare sau cel puţin două au titluri paralele, acestea se înregistrează după titlurile propriu-zise corespunzătoare.

Informaţii despre titluInformaţiile despre titlu sunt în relaţie ori subordonate titlului propriu-zis

sau titlurilor paralele. De regulă ele vin în completarea titlului cu care sunt în relaţie, indică natura, conţinutul lucrării sau semnalează ocazia, motivele apariţiei lucrării.

Informaţiile despre titlu se întâlnesc, de regulă, după titlu, pe pagina de titlu ori pe coperta publicaţiei. În descrierea bibliografică ele se menţionează după titlul propriu-zis sau titlu paralel, fiind introduse prin spaţiu două puncte spaţiu.

Informaţiile despre titlu se redactează aşa cum apar pe pagina de titlu sau pe substituentul ei, în succesiunea prezentată pe pagina de titlu şi în funcţie de caracterele tipografice utilizate, respectând regulile limbii textului. Informaţiile despre titlu obţinute din alte surse decât cele principale se vor reda între paranteze drepte. În cazul informaţiilor despre titlurile multiple sau prea lungi, se pot omite anumite părţi din acestea, marcând omisiunea prin puncte de suspensie.

68

Sunt considerate informaţii despre titlu, titlurile menţionate, de regulă, după titlu propriu-zis, dacă nu sunt gramatical legate de alte elemente ale descrierii.

Exemplu: O viaţă de om : Aşa cum a fostInformaţiile despre titlu pot fi alcătuite din forma dezvoltată a unei sigle sau

a unui acronim care constituie titlul propriu-zis, atunci când această formă figurează pe pagina de titlu sau pe substituentul său, din siglele unor organizaţii, numerale.

Exemplu: Ziua independenţei militare române : o sută treizeci şi cinci de ani

ISBD(M) : International Standard Bibliographic Description for Monographies

Informaţiile despre titlu pot fi alcătuite din nume proprii de persoane sau colectivităţi.

Exemplu: Un dictator nefericit : Mareşalul AntonescuInformaţiile despre titlu pot include menţiuni de responsabilitate, menţiuni

referitoare la datele şi condiţiile publicării etc., legate gramatical de acestea, cazuri în care se vor înregistra ca atare.

Exemplu: Dubla mea viaţă : memoriile lui Sarah BernhartDacă pe pagina de titlu sau pe substituentul ei există mai multe titluri

paralele, iar informaţiile despre titlu sunt date într-o singură limbă sau scriere, acestea din urmă se indică după titlul paralel corespunzător limbii în care sunt date informaţiile.

Exemplu: Limba germană pentru economişti : pentru uzul studenţilor = Deutsch fuür Wirtschaftler

Dacă pe pagina de titlu sau pe substituentul ei există mai multe titluri paralele, iar informaţiile despre titlu sunt în mai multe limbi sau scrieri, fiecare informaţie se va transcrie după titlul corespunzător limbii respective.

Exemplu: Basarabia românească : mărturii = Bessarabie roumaine : témoignages = Romanian Bassarabia : testimonies

Dacă pe pagina de titlu sau pe substituentul ei nu există titluri paralele, dar informaţiile despre titlu sunt în mai multe limbi sau scrieri, prima informaţie la titlu se transcrie în limba titlului propriu-zis, urmată de celelalte informaţii despre titlu, precedate de spaţiu egal spaţiu.

Dacă pe pagina de titlu sau pe substituentul ei figurează titlurile mai multor lucrări ale aceluiaşi autor, fără a avea un titlu comun şi fiecare lucrare, sau numai unele, are/au o informaţie sau mai multe informaţii despre titlu, acestea se înregistrează după titlu la care se referă.

Informaţiile despre titlu, comune lucrărilor scrise de acelaşi autor, se notează o singură dată după toate titlurile.

Exemplu: Straja ţării ; Program de lucru pentru lunile mai-iunie 1939 : instrucţiuni pentru executarea lucrărilor

Informaţiile despre titlu pot furniza date despre forma lucrării, conţinutul ei şi categoriile de utilizatori cărora se adresează.

Exemplu: Prelucrarea unei funcţii de conducere : ghid practic pentru lideri

69

Dacă titlul propriu-zis necesită explicaţii, acestea se interpolează de catalogator în mod concis, în limba titlului propriu-zis, fiind incluse între paranteze drepte.

Exemplu: Nişte ţărani : [scenariu dramatic ]Geopolitica : [o abordare prospectivă]Nu sunt considerate informaţii despre titlu menţiunile referitoare la numărul

ilustraţiilor, figurilor, reproducerilor etc., existente pe pagina de titlu, la numărul de volume, părţi, fascicule în care a apărut sau va apare o publicaţie, motto-urile, dedicaţiile tipărite ale autorului, menţiunile referitoare la premiile literare, cifrele de tiraj, invocaţiile pioase, devizele politice, sloganurile, anunţurile sau reclamele publicitare, menţiunile de teze de doctorat, extras sau colecţie care se vor indica în zona notelor.

Menţiuni de responsabilitateMenţiunile de responsabilitate pot cuprinde nume de autori persoane fizice

sau colectivităţi, principali ori secundari, deci orice persoană sau colectivitate care a contribuit la elaborarea lucrării respective (prefaţatori, traducători, editori, ilustratori)

Totdeauna, prima menţiune de responsabilitate, se introduce prin spaţiu bară oblică spaţiu; următoarele menţiuni de responsabilitate se introduc prin spaţiu punct şi virgulă spaţiu; între numele persoanelor sau colectivităţilor care alcătuiesc aceeaşi menţiune de responsabilitate se utilizează virgula sau diferite cuvinte de legătură ce apar pe pagina de titlu. Menţiunile de responsabilitate se transcriu aşa cum apar pe pagina de titlu sau pe substituentul său ori în altă parte a publicaţiei.

Exemplu: Ghid pentru şefi şi comandanţi / traducere şi sinteză mr. Dan NiţăDacă autorul nu este menţionat în publicaţie, responsabilitatea acestuia se

înlocuieşte cu o formulă care-i atestă calitatea de autor, iar dacă autorul este depistat din surse externe, atunci numele său va fi trecut în zona notelor.

O colectivitate nu constituie menţiune de responsabilitate dacă nu apare pe pagina de titlu sau nu i se poate determina rolul în elaborarea documentului; în acest caz, se poate face o menţiune în zona notelor.

Cuvintele sau expresiile care sunt legate de menţiunile de responsabilitate sunt tratate ca făcând parte integrantă din menţiunea de responsabilitate.

Când mai multe persoane sau colectivităţi îndeplinesc acestea constituie obiectul unei singure menţiuni de responsabilitate.

Exemplu: Monografia Liceului Militar ,,Ştefan cel Mare,, / Mihai Bejinaru, Doru Guşu

Când mai multe persoane sau colectivităţi îndeplinesc funcţii diferite, se tratează ca responsabilităţi diferite, cu excepţia situaţiei în care sunt legate prin conjuncţia ,,şi,, sau echivalentul său în alte limbi.

Exemplu: România în al doilea război mondial / Constantin I. Kiriţescu; text stabilit şi îngrijit, adnotat şi comentat, indice general de nume şi bibliografie de Gh. Buzatu

Dacă o persoană sau colectivitate a îndeplinit mai multe funcţii şi apare pentru una din responsabilităţi alături de alte persoane, atunci se menţionează de

70

fiecare dată în cadrul fiecărei responsabilităţi, însoţită de calitatea pe care o îndeplineşte.

Dacă menţiunile de responsabilitate nu se află pe pagina de titlu sau pe substituentul ei, ci în altă parte publicaţiei, acestea se vor transcrie între paranteze drepte

Abrevierile uzuale sau calităţile care preced numele autorilor se vor transcrie fără modificări, când lucrările sunt semnate prin criptonime, dar se vor suprima atunci când sunt prea numeroase (titlurile de nobleţe se redau ca atare). Titlurile onorifice sau calificativele care urmează după numele autorului se vor transcrie în totalitate sau în parte, dacă este necesar pentru identificarea acestuia sau când sensul titlului o cere. În celelalte situaţii, calificativele şi titlurile onorifice, precum şi denumirea instituţiei unde lucrează autorul nu se vor transcrie.

Dacă o menţiune de responsabilitate este alcătuită din trei sau patru nume de persoane sau colectivităţi, acestea se vor transcrie în totalitate; dacă menţiunea de responsabilitate este alcătuită din numele a mai mult de patru persoane sau colectivităţi, atunci se vor înregistra numai primele trei responsabilităţi, urmate de virgulă şi trei puncte de suspensie.

Numele de autor, care face parte din titlu propriu-zis, titlu paralel sau informaţia despre titlu nu se mai repetă în menţiunea de responsabilitate.

Dacă pe pagina de titlu sau pe substituentul ei se află titluri sau informaţiile la titlu în mai multe limbi, iar menţiunea de responsabilitate este, de asemenea, dată în tot atâtea limbi sau scrieri, fiecare titlu şi informaţie la titlu vor fi urmate de menţiunea de responsabilitate în limba acestora.

Zona ediţieiZona ediţiei este introdusă prin punct spaţiu linie spaţiu ( . – )Ordinea generală a elementelor în cadrul acestei zone este următoarea:

menţiunea de ediţie, menţiuni de responsabilitate referitoare la ediţie.Menţiunea de ediţie se înregistrează când publicaţia are o menţiune explicită

de ediţie sau când publicaţia conţine diferenţe semnificative, atât în conţinut, cât şi în prezentarea materială, faţă de ediţiile anterioare ori simultane ale aceleiaşi lucrări.

Menţiunea de ediţie se transcrie în limba publicaţiei, cu prescurtările stabilite de normele în domeniu, numerotarea fiind totdeauna indicată cu cifre arabe, indiferent cum apare pe pagina de titlu.

Menţiunea de ediţie cuprinde, în general, cuvântul ediţie şi echivalentul său în alte limbi ori un termen apropiat ca înţeles, însoţit fie de un numeral (ed. a 2-a, 3rd ed. etc.), fie un termen care indică diferenţa faţă de celelalte ediţii apărute: ed. nouă, ed. rev., new edition, ediţie rev. şi adăugită.

Menţiunea de ediţie care indică o anumită limbă se transcrie ca atare.Exemplu: Ed. françaisÎn cazul în care în publicaţie se precizează că este vorba de prima ediţie,

indicându-se diferenţele faţă de ediţia anterioară sau simultană, atunci se specifică faptul că este vorba despre prima ediţie, utilizându-se termenii de publicaţie.

Exemplu: 1st ed. ill. 71

. – Ed. 1 rev.Dacă se ştie că publicaţia prezintă diferenţe semnificative faţă de ediţiile

anterioare sau simultane, acest lucru se va indica în limba paginii de titlu sau a substituentului său, între paranteze drepte, chiar dacă nu există vreo menţiune în publicaţie.

Exemplu: [Ed. a 3-a] [New ed.]Dacă pagina de titlu sau substituentul ei conţine menţiuni de ediţie în mai

multe limbi sau scrieri, obligatoriu se va transcrie menţiunea în limba titlului propriu-zis; dacă acest lucru nu este posibil se va transcrie menţiunea de ediţie evidenţiată de caracterele tipografice sau dacă nici acest lucru nu este posibil, se va transcrie prima menţiune de ediţie în prima limbă menţionată pe pagina de titlu.

Menţiunea de responsabilitate referitoare la ediţie poate cuprinde nume de persoane sau colectivităţi: editor, redactor etc.

În transcriere, menţiunile de responsabilitate referitoare la ediţie urmează regulile de transcriere a menţiunilor de responsabilitate asupra titlului, atunci când acestea se extrag din alte surse de informare decât cele principale se vor include în paranteze drepte.

Locul publicăriiLocul de publicare sau difuzare este oraşul sau altă localitate unde îşi are

sediul editura. Acesta se transcrie în forma ortografică şi gramaticală în care se găseşte pe publicaţie.

Exemplu: . – Londres . – RomaeDacă locul publicării este tipărit inexact sau incorect, atunci se va trece

forma corectă într-o notă.Când mai multe locuri sunt asociate numelui unui singur editor sau difuzor

şi sunt menţionate pe publicaţie, se va transcrie locul evidenţiat tipografic, iar dacă acest lucru nu este posibil, se vor transcrie primele trei locuri urmate de [etc.]

Exemplu: . – Bucureşti ; Londra ; Berlin [etc.]Când pe publicaţie apar mai mulţi editori sau difuzori având sedii diferite,

localităţile vor fi menţionate înaintea editorului căruia îi corespunde.Exemplu: . – Bucureşti : Cartea Românească ; Paris HachetteCând mai mulţi editori sau difuzori care apar pe publicaţie au fiecare mai

multe sedii, se vor transcrie o singură dată.Când mai mulţi editori sau difuzori care apar pe publicaţie, au fiecare mai

multe sedii, se vor transcrie maximum trei locuri de publicare corespunzătoare fiecărui editor sau difuzor.

Când locul de publicare sau difuzare nu este sigur, acesta se va transcrie între paranteze drepte, urmat de semnul întrebării.

Exemplu: . – [Dublin]Când nu este posibil să se indice numele nici unei localităţi, se va transcrie

numele statului sau provinciei, între paranteze drepte.72

Exemplu: . – [Franţa]Când locul de publicare sau difuzare este necunoscut şi nici nu se poate

presupune, se va utiliza abrevierea [s.l.] – sine loco – pentru ţări cu alfabet latin sau echivalentul acesteia în alte limbi sau scrieri (de asemenea, între paranteze drepte).

Modele de combinaţii:. – Locul publicării : editură, an. – Loc. ; Loc.: editura, an. – Loc. ; Loc. ; Loc. : editura, an. – Loc. : editura ; loc. : editura, an . – Loc. ; Loc. : editura ; Loc. ; Loc. : editura, an. – Loc. ; Loc. ; Loc. : editura ; Loc. ; Loc. ; Loc. : editura, an

Editura Numele editorului sau difuzorului se menţionează imediat după locul sau

locurile de publicare apărute pe publicaţie, de fiecare dată întrodus prin spaţiu două puncte spaţiu ( : ).

Exemplu: . – Paris : Flammarion . – New York ; Evanston ; London : Harper & RowÎn cadrul surselor principale de informare pot figura mai mult de trei editori

sau difuzori, în acest caz, se vor menţiona numele primilor trei, urmat de [etc.].Numele editorului sau difuzorului se va transcrie în formă concisă, dar

suficientă pentru identificarea sa.Numele unui editor sau difuzor se prescurtează astfel:- se exclud menţiunile SRL, Ltd., Co, etc., ce urmează numelui editorului;- se suprimă cuvântul editură cu echivalentul său în alte limbi (de preferat să se păstreze pentru editurile mai puţin cunoscute).Exemplu: . – Editura Humanitas - se va transcrie: Humanitas . – Editura Universităţii Naţionale de Apărare - este de preferat

să se păstreze termenul EdituraÎn cazul denumirilor de edituri româneşti alcătuite din nume de persoane

(nume proprii), acestea se vor transcrie precedate de cuvântul Editura.Exemplu: . – Bucureşti : Editura Eminescu . – Bucureşti : Editura Ion CreangăDacă numele unei persoane sau colectivităţi face parte integrantă din numele

editorului sau difuzorului, atunci se va transcrie ca atare.Dacă editorul este o firmă sau o organizaţie specializată în editare

cunoscută sub o siglă, se transcrie sigla, în situaţia în care aceasta apare în sursele principale de informare şi dacă nu există riscul unor confuzii.

Exemplu: . – Paris : CILDacă editura este divizată în departamente specializate, se transcrie numele

departamentului care figurează în sursa principală de informare.Dacă o persoană sau o societate combină funcţia de editare cu cea de

imprimare se va considera aceasta ca menţiune de editare.Exemplu: . – Paris : Imprimerie Nationale

73

Dacă numele editorului include locul publicării, atunci se va transcrie ca atare.

Exemplu: . – Bucureşti : Academia de Înalte Studii MilitareÎn cazul în care numele este compus dintr-o colectivitate ierarhizată, aceasta

se va transcrie ca atare, subcolectivităţile separându-se prin virgulă.Dacă nu se poate stabili numele editorului sau difuzorului, se utilizează

abrevierea [s.n].

Anul publicăriiAnul publicării se indică după ultima menţiune de editură, precedată de

virgulă spaţiu.Data publicării după calendarul gregorian se indică în cifre arabe; după alte

calendare, data respectivă se transcrie aşa cum figurează pe publicaţie, adăugându-se între paranteze drepte corespondentul în cifre arabe. Explicaţiile se pot da în note.

Exemplu: , 2001 , 5749 [1988/1989] iar în zona notelor, data publicării este

indicată după calendarul evreiescDacă data publicării este menţionată în publicaţie cu cifre romane, se

transcrie ca atare, adăugându-se între paranteze drepte echivalentul în cifre arabe.Exemplu: , MCMLXXX [1980]Dacă publicaţia nu poartă o dată de publicare sau difuzare, se va indica în

calitate de dată privind dreptul de autor, anul tipăririi sau cel pe care îl menţionează depozitul legal.

Exemplu: 1999 tipărire

Zona descrierii fizice – colaţiuneaZona colaţiunii este introdusă prin punct spaţiu linie spaţiu ( . – )Ordinea generală a elementelor în cadrul acestei zone este următoarea:- desemnarea numărului de unităţi fizice;- menţionarea ilustraţiilor, tabelelor, graficelor, hărţilor, folosindu-se

abrevierile conform normelor în vigoare;- menţionarea materialului însoţitorMenţionarea ilustraţiilor este precedată de spaţiu două puncte spaţiu ( : )

menţionarea materialului însoţitor este precedată de spaţiu semnul plus spaţiu ( + ).Modele de combinaţii: . – paginaţie : ilustraţii. – p. : il., tabele, grafice. – p. : il., tab., graf., hărţi. – p. : il., tab., graf., h. + material însoţitor Desemnarea specifică a materialului şi a numărului de unităţi fizice

identifică categoria de documente căreia îi aparţine publicaţia prin forma sa materială.Astfel, în cazul monografiilor într-un singur volum, publicaţia se descrie

prin numărul de pagini, foi sau coloane. Dacă filele unei publicaţii sunt numerotate pe ambele feţe, publicaţia se descrie în termeni de pagini, iar dacă foile sunt tipărite

74

numai pe o parte, se va menţiona în zona notelor. Dacă foile unei publicaţii sunt numerotate numai pe o parte, publicaţia se descrie în termeni de file, iar dacă foile sunt tipărite pe ambele părţi, se va menţiona în zona notelor. Dacă textul este tipărit pe două sau mai multe coloane pe pagină şi aceste coloane sunt numerotate, publicaţia se descrie în termini de coloane.

Exemplu: 1051 col.Conform normelor biblioteconomice în vigoare, se notează cifra care

figurează pe ultima pagină, foaie sau coloană a fiecărei suite de pagini, file, coloane prezente în publicaţie.

Pentru a rezolva însă toate cazurile de numerotare a publicaţiilor, se recomandă să se ia în considerare ultimă pagină, foaia, coloana, pagina cu caseta tipografică; nu se vor lua în considerare paginile cu publicitate care nu au fost numerotate.

Numerotarea va fi menţionată aşa cum apare în publicaţie – cifre arabe sau romane; în cazul în care numerotarea începe cu cifre romane şi continuă cu cifre arabe, se va indica mai întâi numărul de pagini numerotate cu cifre romane, urmat de abrevierea p., f. sau col., cifrele arabe reprezentând continuarea numerotării. În cazul în care paginile sau foile sunt indicate cu ajutorul literelor, se notează prima şi ultima literă, precedată de abrevierea ce desemnează pagina, fila sau coloana.

Exemplu: . – p. A-JDacă publicaţia conţine pagini, file numerotate şi acestea nu conţin textul

propriu-zis al lucrării sau nu constituie o parte substanţială a ei, ele nu se vor lua în considerare.

Dacă o publicaţie este nepaginată, atunci se vor numerota paginile, foile sau coloanele, indicând cifra exactă între paranteze drepte, cu caractere arabe.

Dacă o publicaţie are mai mult de trei suite de pagini, file sau coloane, toate numerotate similar sau conţine suite de pagini numerotate diferit, intercalate printre suite de pagini nenumerotate, se procedează astfel: sau se indică numărul total de pagini, foi, coloane între paranteze drepte cu menţiunea în paginaţie multiplă ori în paginaţie diferită sau – dacă una din suitele de pagini, foi sau coloane constituie principala parte a lucrării – se menţionează mai întâi această suită, indicându-se apoi numărul total de pagini al celorlalte suite în paranteze drepte.

Exemplu: . – 203, [128]Dacă paginile, foile sau coloanele unei publicaţii sunt numerotate în

continuarea altor pagini – cazul lucrărilor în mai multe volume –, se vor indica paginile respective precedate de abrevierile p., f., col.

Dacă publicaţia conţine pagini sau foi cu planşe necuprinse în numerotarea generală a lucrării, acestea se vor menţiona după indicarea suitelor de pagini, indiferent dacă planşele sunt grupate la sfârşitul publicaţiei sau intercalate în text.

Exemplu: . – 325 p., [24] f. pl.În cazul publicaţiilor ce conţin tabele, grafice etc. şi acestea se află pe pagini

sau foi numerotate separate, numărul lor va fi menţionat după paginaţie, precedat de virgulă spaţiu. Dacă ilustraţiile, tabelele, graficele etc. se află pe pagini sau foi nenumerotate, atunci se va menţiona numărul total de pagini sau foi, urmat de

75

numărul total de ilustraţii, tabele etc., între paranteze drepte, precedate de virgulă spaţiu.

Exemplu: . – 391 p. : tab., [29] f. graf., tab.Dacă ilustraţiile sunt prezentate color se va menţiona acest lucru; dacă

numai o parte a ilustraţiilor sunt prezentate color, faptul respectiv se va menţiona de asemenea (parţial color).

Exemplu: . – 303 p. : il. color . – 172 p. : il. parţial colorMaterialul însoţitor reprezintă orice material care însoţeşte publicaţia

descrisă, publicat în acelaşi timp cu aceasta şi destinat să fie utilizat împreună. Materialul însoţitor se desemnează printr-un cuvânt sau expresie ce indică natura sa: CD, atlas, hartă, etc.

Colecţia (seria) Colecţia este inclusă între paranteze rotunde ( ).Titlul colecţiei se transcrie aşa cum figurează pe publicaţie. În limba paginii

de titlu, în cazul în care colecţia apare în forme diferite pe publicaţie, se alege forma care figurează pe pagina de titlu, apoi se respectă ordinea de prioritate a surselor: coperta, restul publicaţiei. Titlul colecţiei nu se transcrie între paranteze drepte, chiar dacă se obţine din surse exterioare publicaţiei.

Exemplu: . – (Military History) . – (România & Europa. Perspective geopolitice şi geostrategice)Termenul de colecţie sau serie se menţine dacă face parte integrantă din

titlul seriei respective.Exemplu: . – (Collection des classiques Garnier)Termenul de colecţie sau serie se va suprima atunci când, din punct de

vedere gramatical, nu face parte integrantă din titlul seriei.Dacă o serie este denumită printr-o expresie care arată apartenenţa acesteia

la o editură care o publică, denumirea se păstrează ca atare.Exemplu: . – (Biblioteca juridică)Dacă seria conţine un nume geografic, acesta se transcrie ca atare.Numerotarea în cadrul colecţiei se indică atunci când este menţionată pe

publicaţie. Numărul în cadrul colecţiei se transcrie după titlul acesteia, separat prin spaţiu punct şi virgulă spaţiu.

Exemplu: . – (Military Technology ; 15)Dacă o colecţie este divizată, menţiunea se va face astfel: titlul propriu-zis al

colecţiei, urmat de punct spaţiu şi titlul subcolecţiei.Exemplu: . – (Istorie. Documente. Politică)

NoteleNotele aduc informaţii suplimentare despre elementele descrierii sau se

referă la detalii fizice sau de conţinut ale publicaţiei. Fiecare notă se poate introduce prin punct spaţiu linie spaţiu sau se poate

menţiona prin alineat, utilizându-se punctul după fiecare. 76

Zona numărului standard (ISBN)International Standard Book Number este numărul internaţional standard

pentru identificarea publicaţiilor. El este compus din zece cifre grupate în patru segmente; pe carte, fiecare segment este separat de următorul prin liniuţă, spaţiu sau punct.

Întotdeauna, în corpul descrierii, spaţiile dintre segmentele ISBN se redau obligatoriu prin liniuţă.

Primul grupaj de cifre poate conţine de la una la trei cifre; el este numărul de identificare al grupului naţional geografic sau lingvistic unde documentul este publicat. Al doilea grupaj de cifre poate conţine de la două la şapte cifre. El reprezintă numărul de identificare al editorului care a publicat documentul.

Al treilea grupaj de cifre poate conţine de la două la şapte cifre. Acestea codifică titlul publicaţiei unui editor şi sunt atribuite de editorul respectiv.

Al patrulea grupaj este o cifră de control, prin care se poate constata exactitatea cifrelor componente ale segmentelor anterioare.

Monografiile editate în mai multe volume pot avea un număr ISBN comun întregii lucrări şi numere ISBN atribuite fiecărui volum în parte, dar pot exista numere ISBN atribuite numai volumelor. Menţionarea tuturor numerelor ISBN este facultativă, cu excepţia lucrărilor în mai multe volume.

Descrierea publicaţiilor în mai multe volumeÎn cazul publicaţiilor apărute în mai multe volume, se poate folosi metoda

descrierii pe un singur nivel sau metoda descrierii pe mai multe niveluri. Niciodată aceste metode nu vor fi amestecate.

Descrierea pe un singur nivel presupune două procedee:- descrierea separată a fiecărui volum;- descrierea globalăÎn cazul descrierii separate a fiecărui volum, titlul volumului este considerat

titlul propriu-zis atunci când poate fi disociat de titlul comun (general). Dacă titlul volumului nu poate fi disociat de titlul comun (general), atunci

titlul propriu-zis este compus din titlul comun şi titlul individual. Când volumele nu au un titlu de sine stătător (individual), ci poartă numai numărul volumului, tomului etc., atunci se va menţiona numai numărul volumului sau anul la care se referă.

Când volumele au titluri care desemnează părţile succesive alfabetice, numerice, cronologice sau geografice, acestea se vor menţine ca atare.

Exemplu: Dicţionar general al limbii române. Vol. 1, A-LCând volumele au titluri compuse din termeni generici sau cuvinte

nesemnificative, se vor menţiona ca atare.În cazul descrierii globale, titlul comun se consideră titlul propriu-zis, iar

titlurile individuale ale volumelor se vor menţiona obligatoriu în câmpul Titlul volumului – în cazul catalogării automatizate – sau în zona notelor.

77

Dacă volumele nu sunt numerotate de editor, atunci se va trece termenul care desemnează unitatea fizică respectivă între paranteze drepte, în limba titlului propriu-zis.

Dacă suntem în posesia unor volume dintr-o monografie în mai multe volume, cu excepţia primului volum şi deci nu cunoaştem prima dată de publicare, atunci se va menţiona, în zona notelor, data publicării volumelor descrise.

Dacă toate volumele au aceeaşi dată de publicare, aceasta se va menţiona o singură dată.

Dacă publicaţia conţine ilustraţii sau material însoţitor, acestea se vor indica în zona colaţiunii.

Dacă o monografie în mai multe volume are mai multe ISBN-uri, se va indica mai întâi ISBN-ul comun tuturor volumelor, iar apoi ISBN-urile volumelor, despărţite prin spaţiu punct şi virgulă spaţiu.

Descrierea pe mai multe niveluri acordă prioritate elementelor comune tuturor volumelor, urmărind ca la celelalte niveluri să fie menţionate elementele proprii fiecărei părţi care constituie ansamblul.

La toate nivelurile, elementele descrierii se vor preciza în aceeaşi ordine şi cu aceeaşi punctuaţie ca şi în cazul descrierii pe un singur nivel.

Descrierea pe mai multe niveluri presupune două procedee:- descrierea pe două niveluri;- descrierea pe trei sau mai multe niveluri.Descrierea pe două niveluriLa primul nivel al descrierii se va menţiona titlul comun, urmând ca titlurile

de volum să fie transcrise la nivelul al doilea; dacă titlul comun se schimbă în timpul publicării, se va indica în zona notelor.

Titlurile paralele, informaţiile la titlu, locul publicării şi numele editorului, precum şi menţiunile de responsabilitate comune tuturor volumelor se menţionează la primul nivel, iar cele referitoare la fiecare volum se menţionează la nivelul al doilea.

Descrierea pe trei sau mai multe niveluriDescrierea pe trei sau mai multe niveluri se aplică publicaţiilor apărute în

mai multe volume, subdivizate şi acestea în părţi, fascicule etc.Descrierea tradiţională (manuală) înregistrează la primul nivel datele

comune tuturor unităţilor bibliografice pe care le prelucrăm, urmând ca la celelalte niveluri să fie înregistrate datele specifice volumelor, părţilor, fasciculelor etc.

Dacă există un titlu comun tuturor volumelor şi părţilor sau fasciculelor, acesta se va înregistra la primul nivel, iar titlurile individuale se vor înregistra la nivelul al treilea, al patrulea etc.

Dacă volumele, părţile sau fasciculele nu au titluri individuale, acestea pot fi înscrise în mod succesiv, separate prin punct.

Titlurile paralele, informaţiile la titlu, menţiunile de responsabilitate comune tuturor unităţilor bibliografice se vor transcrie la primul nivel, iar cele referitoare la fiecare nivel se vor transcrie la nivelurile corespunzătoare unităţilor bibliografice respective.

78

INFORMAREA BIBLIOGRAFICĂ ŞI DOCUMENTARĂ

79

Dr. MIHAI POPESCUBiblioteca Militară Naţională

Bibliotecile sunt resurse naţionale pentru transferul de informaţii şi cunoştinţe şi pentru bucuria înţelepciunii şi a frumuseţii

Carta cărţii, 1972

La scara evoluţiei umanităţii, nevoile de informare şi de documentare au fost mereu prezente. În preistorie, cu ajutorul limbajului şi comunicării orale, directe, oamenii au făurit proverbele, zicătorile şi pildele, au creat literatura orală, cultă (epopeile homerice au circulat timp de mai multe secole exclusiv sub formă orală) sau populară. Transferul de la generatorul de informaţii la utilizatorul lor era unul direct, activ, dinamic. În acea epocă, erau predominante nevoile de siguranţă fizică, emoţională, spirituală. Apariţia scrisului (pictografic, ideografic, hieroglific, apoi silabic, alfabetic, stenografic, criptografic), în mileniul VI î. Hr., considerată momentul din care se poate vorbi de istorie, a permis păstrarea şi transmiterea în timp şi spaţiu a mesajelor umane, aducând în prim-plan nevoia de identitate, de apartenenţă, de ordine şi de stabilitate (într-o istorie a scrisului apărută în primul an al secolului XXI şi al mileniului III – Histoire de l’écriture, Paris, 2001 – primul capitol, intitulat Precursorii scrisului în Valea Dunării pune la loc de frunte „tăbliţele de lut descoperite la Tărtăria”, în Transilvania, în anul 1961). Schimbul de informaţii era indirect, mediat, static, întârziat, deoarece între momentul înregistrării informaţiilor într-un document, de către generator, şi momentul receptării informaţiilor de către utilizator se scurgea un anumit interval de timp. Epoca tiparului a repus în circulaţie marile opere ale antichităţii greco-latine şi a declanşat Renaşterea în domeniile artelor, culturii, ştiinţei şi tehnicii. Numărul din ce în ce mai mare al exemplarelor a favorizat răspândirea informaţiilor cuprinse în cărţile tipărite şi a determinat scăderea preţului, mărind în acelaşi timp accesibilitatea. Nevoia de respect faţă de sine şi de alţii, conştientizarea responsabilităţilor individuale, sociale şi naţionale au fost valorile dominante în acea epocă. De la apariţia comunicării cu ajutorul tiparului, dialogul direct dintre oameni s-a transformat într-un schimb de informaţii prin intermediul documentului. Mai târziu, epoca presei scrise şi a celorlalte mijloace de comunicare în masă (mass-media) a promovat idealurile de realizare şi de autorealizare a naturii umane, la nivel personal, familial, comunitar, naţional, universal. Epoca actuală, a comunicării computerizate, a internetului şi a globalizării, împleteşte avantajele comunicării orale şi ale comunicării scrise şi creează noi oportunităţi de dezvoltare plenară a naturii şi misiunii omului.

Instituţionalizarea informării nu este o noutate. Bibliotecile, ca instituţii specializate în păstrarea, prelucrarea şi comunicarea publicaţiilor, au fost din cele mai vechi timpuri implicate în transferul informaţional al epocii lor. În cele două milenii şi jumătate de la apariţia cărţii, erudiţia a avut ca principală, dacă nu chiar ca unică

80

sursă, bibliotecile şi colecţiile lor de cărţi. Cărţile erau rare şi scumpe, iar funcţia principală a bibliotecilor era păstrarea lor. Pentru a răspunde necesităţilor de informare ale epocii, biblioteca nu trebuia să fie altceva decât un depozit de documente manuscrise ori tipărite, iar bibliotecarul nu era mai mult decât un păstrător, un custode, al acestora.

Ultimele secole, dar mai ales ultimul secol, au cunoscut o creştere exponenţială a cantităţii de informaţii puse în circulaţie în mediile politice, militare, economice, culturale, ştiinţifice şi tehnice, amplificând rolul informării şi documentării în toate domeniile. Bibliotecile se transformă acum din depozite pasive în instituţii de cercetare, care se integrează organic în eforturile de informare ale comunităţilor, la nivel local, naţional şi internaţional.

Pentru a înţelege mai profund complexitatea acestor fenomene, vă propun să parcurgem împreună câteva dintre principalele lor evoluţii.

INFORMAŢIE ŞI INFORMARE

Activitatea de informare documentară este forma superioară de finalizare a activităţii biblioteconomice.

Ion Stoica

Chiar dacă ponderea utilizării eficiente a oportunităţile oferite de societatea informaţională este diferită de la ţară la ţară, informaţia este recunoscută drept una dintre cele mai importante resurse strategice ale oricărei societăţi, fiind numită „petrolul secolului XXI”.

În ciuda faptului că termenii informaţie şi informare sunt utilizaţi astăzi în majoritatea limbilor europene şi în limbile de mare circulaţie internaţională, sensul actual al cuvântului informaţie are o istorie relativ recentă. În limbile de cultură ale antichităţii europene, elina şi latina, existau termeni pentru date, elemente, observaţii, impresii etc., dar vorbirea curentă nu avea un cuvânt care să desemneze informaţia sau informaţiile. Doar limbajul specializat al scolasticii (în latina medievală târzie, limbajul academic al vremii) a creat cuvântul informare, cu sensul de a da formă unei idei, a da semnificaţie unui lucru, a contura ceva, însă circulaţia sa a fost extrem de redusă, chiar în mediul primelor universităţi europene (secolul XII). În secolul următor, termenul nou creat, informaţie, s-a impus în domeniul practicii judiciare şi administrative, ajungând să desemneze totalitatea actelor întreprinse pentru stabilirea probelor unei infracţiuni şi pentru descoperirea autorului sau autorilor (sensul actual de anchetă judiciară).

Mai târziu, termenul şi-a extins aria de utilizare la culegerea şi difuzarea, oficială sau oficioasă, a unor date referitoare la diferite evenimente, probleme, personalităţi etc.

După inventarea tiparului, dar mai ales după apariţia presei scrise, a ziarului, ştirile, din ce în ce mai diverse, au fost denumite generic, începând de la sfârşitul secolului XIX, informaţii (politice, militare, economice, sportive etc.).

81

Cinematograful, radioul şi televiziunea ne-au obişnuit, în secolul XX, cu transmiterea de informaţii, prin comunicate, buletine, jurnale. Agenţiile de ştiri au devenit agenţii de informaţii, iar presa, radioul, cinematograful şi televiziunea au fost cuprinse în sintagmele tehnici de informare (Information Technics, mai târziu Information Technology – IT) sau mijloace de informare în masă (mass-media).

Încă din anul 1886, filozoful, logicianul şi matematicianul american Charles Sanders Peirce (1839-1914) a elaborat o teorie logică a informaţiei, afirmând posibilitatea prelucrării informaţiilor cu ajutorul unor maşini electrice, ca ipoteză tehnică într-o teorie mai amplă a comunicării simbolice, cunoscută astăzi drept semiotică.

În jurul anului 1950, informaţia era definită ştiinţific drept element sau sistem care putea fi transmis printr-un semnal sau o combinaţie de semnale. În limbajul curent, este numită informaţie orice cunoştinţă transmisă oral, în scris sau în oricare alt mod. Apariţia primelor calculatoare electronice a favorizat elaborarea unei teorii a informaţiilor (în 1948, matematicianul, inginerul şi criptograful american Claude E. Shannon, 1916-2001), iar mijloacele de prelucrare a informaţiilor au fost denumite cu termenul de informatică (informatics, în limba engleză, şi informatique, în limba franceză). Bazându-se pe teoria matematică a comunicării, pe teoria probabilităţilor şi pe instrumentele matematice ale statisticii, teoria informaţiilor a dezvoltat propriile sale instrumente matematice şi lingvistice. Una din noţiunile centrale ale acestei teorii este entropia informaţiei, ca măsură a incertitudinii, a improbabilităţii. Conform formulelor matematice de cuantificare a informaţiei, cu cât un mesaj este mai improbabil, cu atât conţine o cantitate mai mare de informaţii, adică are o putere de informare mai mare. Claude E. Shannon a remarcat multitudinea şi diversitatea de sensuri pe care cuvântul informaţie le-a acumulat în scrierile diferiţilor autori din domeniul general al teoriei informaţiei şi a afirmat că cel puţin o parte dintre acestea „se vor dovedi suficient de utile pentru anumite aplicaţii”, deoarece el aprecia că „un concept unic al informaţiei este puţin probabil să corespundă în mod satisfăcător numeroaselor aplicaţii posibile în acest domeniu”.

Continuând şi popularizând cercetările lui Shannon, matematicianul american Warren Weaver (1894-1978) a propus o analiză tripartită a informaţiei: 1) problemele tehnice privind cuantificarea informaţiei, conform teoriei lui Shannon; 2) problemele semantice relative la semnificaţie şi adevăr; 3) probleme „de influenţă”, adică impactul şi eficienţa informaţiei asupra comportamentului uman. Antropologul britanic Gregory Bateson (1904-1980) definea informaţia printr-o formulă aparent paradoxală: o diferenţă care face diferenţa.

În ultimul deceniu al secolului XX, savantul italian Luciani Floridi a inaugurat un domeniu nou de cercetare interdisciplinară a informaţiei, pe care l-a denumit filozofia informaţiei şi care studiază aspectele conceptuale generate de interacţiunea dintre ştiinţa calculatoarelor, tehnologia informaţiei şi filozofie. În studiile sale, Floridi a identificat patru tipuri de fenomene compatibile care pot fi cuprinse sub denumirea generică de informaţie/informaţii: 1) informaţia despre ceva (de exemplu, programul unei manifestări); 2) informaţia ca atare (de exemplu, o probă

82

ADN, amprentele digitale); 3) informaţia pentru ceva ( algoritmi sau instrucţiuni de utilizare); 4) informaţia în ceva (un tipar sau o constrângere).

Pentru asigurarea unui limbaj comun, a unor reguli şi procedee unitare, la nivel naţional, european şi internaţional, au fost elaborate standarde privind activitatea de informare şi documentare. Iată definiţiile informaţiei, informării şi documentării, aşa cum sunt ele stabilite în textul primului standard românesc în acest domeniu (STAS 8301 – 81 – Informare şi documentare – Terminologie, rămas în vigoare până astăzi):

Informaţie: a. Un fapt care se comunică;b. Mesajul utilizat pentru a reprezenta un fapt sau o noţiune pe un suport de

informaţii şi semnificaţia care îi este atribuită;c. Elementul nou în raport cu cunoştinţele prealabile ale beneficiarului

informării, conţinut în documente;d. Descrierea ce caracterizează în întregime un obiect, un fenomen etc., în

raport cu nivelul cunoştinţelor atins într-un anumit domeniu.Informare: procesul de selecţie, de prelucrare şi de transmitere a

informaţiilor în scopul îmbogăţirii cunoaşterii.Documentare: procesul de prelucrare permanentă şi sistematică a

documentelor, incluzând identificarea, achiziţia, analiza, înmagazinarea, regăsirea, difuzarea şi conservarea acestora, în scopul extragerii, organizării şi difuzării informaţiilor conform unei cerinţe de informare.

În lucrările de specialitate, informarea documentară este activitatea de colectare, prelucrare, înmagazinare, regăsire şi difuzare a informaţiilor. Transferul de informaţii se realizează de la autor (sau emiţător) la utilizator (sau receptor) prin intermediul unui sistem de informare (canal sau mediu de transmitere) care, prelucrând informaţiile cuprinse în documentele primare, elaborează documentele secundare.

Informarea documentară curentă semnalează continuu, periodic, cele mai recente şi mai relevante informaţii privind o temă sau un domeniu. Informarea documentară retrospectivă semnalează informaţiile apărute într-o anumită perioadă determinată în legătură cu un subiect sau acoperind un domeniu.

Informatica este ştiinţa prelucrării şi distribuirii automate a informaţiilor, iar informatica documentară este disciplina ştiinţifică ce studiază procesele, metodele şi legile privind elaborarea, prelucrarea, înmagazinarea, regăsirea şi transmiterea informaţiilor cuprinse în documente. Obiectivul informării documentare este prelucrarea informaţiilor prin intermediul tehnologiei informaţiei.

În ultimele decenii, o dată cu generalizarea utilizării computerului în sistemul educativ din lumea occidentală, în limba engleză au apărut şi s-au impus sintagmele: alfabetizare informaţională (information literacy) şi alfabetizare pentru utilizarea computerului (computer literacy).

Trebuie să precizăm că, în cadrul acestei lucrări, ne ocupăm de informaţiile publice, culturale, ştiinţifice, tehnice, economice, militare, curente şi istorice, şi nu de cele clasificate, care au un alt regim, stabilit de legislaţia naţională.

83

DOCUMENT ŞI DOCUMENTARE

Documentarea este doar bibliologia la o octavă superioară.

J. Sherra

Grecii antici au introdus în circulaţie, în secolul V î. Hr., primele cuvinte care denumeau cartea (biblion, de la vechea cetate feniciană Byblos, pergament, de la cetatea Pergamon etc.) sau o parte a ei, tomul (tomos), iar latinii, ceva mai târziu, au denumit cartea prin suportul material al scrierii (liber, libris – scoarţă de copac) sau prin forma sub care era înfăşurat pergamentul sau papirusul (volumen) ori erau aşezate foile (codex, codicis).

Deşi termenul de bibliotecă (la origine, ladă pentru păstrarea şi transportarea cărţilor) a fost creat tot în cadrul culturii greceşti (elenistice), nici grecii şi nici romanii nu aveau, în vorbirea obişnuită sau în limbajele „de specialitate”, un termen generic pentru ceea ce astăzi numim document.

Termenul documentum apare în latina scolastică a primelor universităţi europene, în secolul XII, cu sensul de material care ajuta în procesul de instruire (material didactic). Transferat în domeniul juridic şi administrativ, cuvântul a ajuns să însemne orice înscris care poate servi ca probă sau ca informaţie. La sfârşitul secolului XVIII şi în prima jumătate a secolului XIX, cuvântul document a intrat în lumea cărţilor şi a bibliotecilor, creând în timp o mică familie de cuvinte (a (se) documenta – a furniza ori a căuta documente, cuvânt consemnat la 1769, în limba franceză; documentare – acţiunea de căutare a documentelor necesare pentru susţinerea unei cercetări, a unei teze, a unui studiu, precum şi ansamblul documentelor adunate, cuvânt consemnat la 1870; documentar – care are caracterul unui document, care se bazează pe documente, cuvânt consemnat la 1876; documentarist – persoană care adună, clasifică, conservă şi utilizează documente, cuvânt apărut abia în 1953).

În lucrările de specialitate, documentul este definit astfel: orice bază de cunoaştere fixată material şi susceptibilă de a fi utilizată pentru consultare, studiu sau ca probă. Ca mijloc principal de păstrare şi transmitere a cunoştinţelor şi informaţiilor, documentul poate fi un text manuscris sau tipărit, o stampă, o hartă, un desen, o fotografie, un microfilm, o bandă magnetică, un disc, un compact disc, un DVD, un produs digital sau informatic. Astfel, documentele pot fi grafice, sonore, vizuale, audio-vizuale, cinematografice etc.

Pe plan european, alcătuirea şi publicarea unor colecţii de documente a început către sfârşitul secolului XVIII şi începutul secolului XIX. În cultura românească, Gheorghe Şincai a fost iniţiatorul primei culegeri de documente privind istoria românilor. Nicolae Bălcescu şi August Treboniu Laurian au publicat cunoscutul Magazin istoric pentru Dacia (Bucureşti, 1845-1848). Exemplul lor a fost urmat de Bogdan Petriceicu Haşdeu (Cuvinte din bătrâni. Bucureşti, 1877-1881) şi de

84

bibliotecarul militar Nicolae Densuşianu, redactorul primelor volume din seria de Documente ale colecţiei Hurmuzachi.

Este numit document primar orice suport material care conţine o lucrare originală, publicată sau nu. Prin prelucrarea sau restructurarea unuia sau mai multor documente primare, se elaborează documentele secundare, cum ar fi cataloagele, bibliografiile, lucrările de referinţă (dicţionare, enciclopedii, ghiduri etc.), revistele de referate şi de titluri. Sintezele referative destinate informării tematice şi elaborate prin prelucrarea mai multor documente primare şi secundare sunt numite documente terţiare.

Documentarea este activitatea de depistare, colectare, înmagazinare, clasificare, prelucrare şi punere la dispoziţia utilizatorilor a informaţiilor cuprinse în documente. Documentarea oferă cercetătorilor o gamă largă de surse privind cunoştinţele anterioare, stadiul actual şi tendinţele cercetărilor consacrate temei ori subiectului ales.

Precursorii documentării moderne sunt consideraţi juriştii belgieni Henri Lafontaine (1854-1943) şi Paul Otlet (1868-1944), care au înfiinţat la Bruxelles, în 1895, Institutul Internaţional de Bibliografie. Prima încercare de sistematizare a ştiinţei documentare este Tratatul de documentare publicat de Paul Otlet în anul 1934. Tot Paul Otlet a întreprins demersurile necesare pentru organizarea Institutului Internaţional de Documentare (1934) şi apoi a Federaţiei Internaţionale de Documentare (1937). În România, Emil Racoviţă a iniţiat cercetarea documentară, sprijinind elaborarea de către A. Valentiny a Catalogului revistelor ştiinţifice şi medicale din Cluj, în 1926. În perioada 1940-1944, a apărut Buletinul de studii şi informaţii documentare. Cercetătorii Aurel Avramescu şi Virgil Cândea au publicat, mai târziu, o Introducere în documentarea ştiinţifică (Bucureşti, 1960).

BIBLIOGRAFIE-DOCUMENTARE-INFORMARE

Documentarea nu este altceva decât bibliografia aprofundată şi accelerată în mişcare.

Louise Malcès

De fapt, termenul de documentare prelua din mers şi redenumea o activitate mult mai veche, „botezată” bibliografie de Gabriel Naudé (1600-1653, medicul regelui Franţei, Ludovic XIII, şi bibliotecarul cardinalului Mazarin), în anul 1633. Primul repertoriu bibliografic tipărit în Europa apăruse deja în anul 1494, iar bibliografiile ulterioare au purtat denumirile de biblioteca, repertorium, catalogue, inventarium, index etc., cuvinte rămase până astăzi, cu anumite specializări, în câmpul mult mai larg al terminologiei bibliografice. Renaşterea, apoi Revoluţia Franceză, au stimulat ştiinţa de carte şi au alimentat atât universalitatea cunoaşterii, setea de enciclopedism, cât şi nevoia din ce în ce mai mare de specializare a diverselor discipline şi activităţi omeneşti.

În secolul XIX, bibliografia se apropie treptat de accepţia modernă a termenului, cuprinzând mai întâi întregul domeniu al ştiinţei cărţii, pentru ca apoi să-

85

şi restrângă şi să-şi precizeze aria de interes. În anul 1804, bibliotecarul şi bibliograful francez Gabriel Peignot (1767-1849) a introdus termenul de bibliologie, considerând că bibliografia este o ramură importantă a acesteia. Repertoriile şi studiile sale privind bibliografiile specializate au dus la conturarea unei definiţii care cuprindea obiectivele epocii: „bibliografia cercetează şi clasifică publicaţiile după metode determinate, în scopul unei utilizări comerciale şi ştiinţifice”.

Pe măsură ce activitatea de cercetare se amplifică şi se diversifică, o dată cu afirmarea generalizării învăţământului ca un propulsor puternic al vieţii sociale şi mergând în ritmul intensificării transferului de informaţii culturale, ştiinţifice şi tehnice, bibliografia secolului XIX, conţinând tendinţe pozitive mai vechi, s-a despărţit treptat de formele comerciale şi a ajuns, la începutul secolului XX, să se dezvolte ca parte integrantă a muncii intelectuale. Problemele bibliografice fac obiectul studiului sistematic, înfloresc mari proiecte de cooperare.

După Primul Război Mondial, Institutul de Cooperare Intelectuală (în cadrul căruia s-au remarcat contribuţiile ştiinţifice ale multor personalităţi româneşti, printre care Sextil Puşcariu şi George Oprescu) a promovat pe plan european şi internaţional activitatea bibliografică, sub egida Ligii Naţiunilor, iar după Al Doilea Război Mondial, UNESCO (Organizaţia Naţiunilor pentru Educaţie, Ştiinţă şi Cultură) a devenit un cadru propice pentru dezvoltarea şi promovarea activităţilor bibliografice. Standardele şi documentele elaborate de acest for mondial al educaţiei, ştiinţei şi culturii cuprind acum o nouă definiţie a bibliografiei: „o parte a bibliologiei sau a ştiinţei cărţii, care îşi propune să cerceteze, să semnaleze, să descrie şi să clasifice documentele tipărite cu scopul de a constitui repertorii care să faciliteze munca intelectuală”. De altfel, practica muncii bibliografice depăşise de mult, prin diversitate şi funcţionalitate, obiectivele stabilite prin definiţia citată mai sus. Fără să neglijeze sarcinile de evidenţă şi de clasificare, bibliografia a devenit treptat un instrument maleabil şi generalizat de instrucţie şi de educaţie, valorificând valenţe multiple, existente până atunci mai mult în stare potenţială. Ca instrument formativ, bibliografia realizează cea mai utilă exemplificare a necesităţii selecţiei şi a dezvoltării spiritului critic, a legăturii organice dintre general şi particular, a necesităţii educaţiei permanente, a circulaţiei libere a informaţiilor, a organizării eficiente a oricărei activităţi umane. Nu întâmplător, latura formativă a învăţământului s-a dezvoltat şi se împlineşte astăzi cu contribuţia majoră a bibliotecilor şi, implicit, a bibliografiei, care favorizează dezvoltarea orizontului de cunoaştere a tuturor celor implicaţi în procesul de învăţământ.

Atâta vreme cât materialele imprimate au constituit sursa cea mai importantă de informaţii, cercetarea ştiinţifică era de neconceput fără efortul bibliografic. Bibliotecarul francez Frantz Calot afirma chiar că „bibliografia trebuie considerată „prima condiţie a oricărei ştiinţe”, iar eruditul român Tudor Vianu, preocupat de educaţia tinerilor în universul complex al cărţii, susţinea că „stabilirea bibliografiei este primul articol în cadrul oricărei lucrări ştiinţifice”.

Ca instrument prospectiv, bibliografia permite nu numai extrapolări productive, ci şi realizarea unor perspective de ansamblu asupra diferitelor discipline, domenii sau personalităţi culturale ori ştiinţifice. Deşi enciclopedismul a devenit de

86

mult timp iluzoriu şi neproductiv, polarizarea în jurul idealurilor enciclopediste facilitează şi promovează literatura sintetică şi atotcuprinzătoare, dar şi cercetările interdisciplinare şi transdisciplinare, în timp ce tendinţele de specializare creează noi orizonturi pentru literatura analitică şi specializată. Cercetătorii din bibliotecile universitare, publice sau specializate oferă astăzi o gamă largă de bibliografii de semnalare, adnotate, referative, realizate după diverse criterii de conţinut, de formă, de limbă, geografice, cronologice, pentru cele mai noi şi mai specializate domenii culturale, ştiinţifice ori tehnice.

Dar atât bibliotecarii, cât şi cercetătorii îşi pun permanent întrebarea: care este formula ideală de împletire a specializării cu formaţia multilaterală? Universul documentelor păstrate de biblioteci, de arhive şi de muzee rămâne mereu fascinant, neaşteptat, nou, pentru cercetătorul individual. Dar uneori, raportul dintre cantitatea şi calitatea conţinutului unor documente recomandate în bibliografii este net în favoarea cantităţii. Singura posibilitate de echilibrare şi de armonizare a situaţiei este organizarea ştiinţifică minuţioasă a selecţiei, iar bibliografia trebuie să fie un astfel de domeniu al selecţiei organizate. Bineînţeles, o selecţie riguroasă, dar şi flexibilă este posibilă doar în condiţiilor unei perfecte cunoaşteri a conţinutului şi particularităţilor solicitării, a instrumentelor de informare, a orientării multilaterale în domeniul respectiv. În timp ce selecţia după criterii formale (geografice, cronologice, de limbă, de ţară etc.) este accesibilă oricărui bibliograf, selecţia în funcţie de conţinut nu poate fi realizată decât de bibliograful specialist, care se orientează într-o anumită disciplină ştiinţifică, stăpâneşte terminologia de specialitate, urmăreşte dinamica domeniului şi ritmurile editoriale şi publicistice. Pentru alcătuirea unei bibliografii eficiente, scutită de redundanţe inutile, sunt necesare câteva elemente esenţiale: 1. determinarea exactă a conţinutului, nivelului şi scopului solicitării; 2. precizarea ariei de investigaţie; 3. stabilirea şi păstrarea unităţii criteriilor de selecţie pe tot parcursul cercetării; 4. asigurarea competenţei profesionale (bibliografice şi de specialitate) necesare, deoarece selecţia, departe de a fi un criteriu în sine, este doar modalitatea fundamentale de satisfacere a necesităţilor. Calitatea actului de selecţie reprezintă cea mai convingătoare demonstraţie a valenţelor ştiinţifice ale bibliografiei în faţa beneficierilor.

Adaptându-se continuu la necesităţii epocii, bibliografia continuă să fie o formă mereu actuală de acces la complexitatea şi bogăţia cunoaşterii contemporane, legată însă indisolubil de existenţa colecţiilor de bibliotecă. Timp de peste două milenii, cartea a rămas cea mai mobilă şi mai adaptabilă formă de transmitere a informaţiilor, apropiată de ritmurile şi de procesele organice ale gândirii, permiţând preluări creatoare, detaşări şi reveniri care permit împletirea erudiţiei cu inventivitatea.

Într-o perioadă în care se vehicula deja ideea dispariţiei iminente a cărţii, UNESCO, organizaţia mondială a educaţiei, ştiinţei şi culturii, a decis să proclame anul 1972 drept Anul Internaţional al Cărţii, prilej pentru care a elaborat şi difuzat Carta Cărţii (The Charter of the Book), supremă recunoaştere a funcţiei complexe pe care o îndeplineşte cartea în lumea contemporană. Cele zece capitole ale cartei abordează problemele fundamentale privind rolul cărţii în societatea contemporană (1.

87

Fiecare om are dreptul să citească; 2. Cărţile sunt esenţiale pentru educaţie; 3. Societatea are obligaţia să creeze condiţiile necesare ca autorii să-şi exercite rolul lor creator; 4-5. Prevederi privind industria cărţii; 6. Librarii constituie veriga fundamentală dintre editori şi publicul cititor; 7. Bibliotecile sunt resurse naţionale pentru transferul de informaţii şi cunoştinţe şi pentru bucuria înţelepciunii şi a frumuseţii; 8. Documentarea serveşte cărţile păstrându-le şi făcându-le accesibile; 9. Circuitul liber al cărţilor între ţări este esenţial şi promovează înţelegerea internaţională; 10. Cărţile servesc înţelegerea şi cooperarea paşnică internaţională). Prevederile acestei carte şi-au păstrat actualitatea, deşi au trecut aproape patru decenii de la elaborarea şi publicarea ei. Ba mai mult, peste douăzeci de ani, în 1992, Comitetul Internaţional al Cărţii (International Book Committee) a elaborat şi pus în circulaţie Carta cititorului (The Charter of the Reader), care stipulează drepturile fundamentale ale cititorului (1. Dreptul de a citi, în scopuri cultural şi ştiinţifice, pentru rolul social, pentru nevoi economice, drepturi democratice şi creativitate individuală; 2. Crearea de oportunităţi pentru lectură, de la contactele timpurii cu cartea până la lectura în şcoală şi în activitatea extracurriculară; 3. Sprijin şi încurajare pentru lectură, din partea guvernelor, scriitorilor şi traducătorilor, editorilor, ilustratorilor, librarilor, scriitorilor şi a mass-media; 4. Informarea şi cooperarea privind lectura; 5. Cărţile merită interes şi sprijin universal).

Interdisciplinaritatea organică a bibliografiei a fost de la început o deschidere spre modernizare şi cooperare. Interferenţele pe care le presupune şi le favorizează au aşezat-o printre domeniile cele mai potrivite introducerii tehnicilor moderne de prelucrare a datelor şi informaţiilor. Fişele perforate, benzile, discurile, calculatoarele şi arsenalul lor tehnic (CD, DVD, intranet, internet etc.) au fost trepte şi etape de dezvoltare a posibilităţilor de ordonare, selectare, elaborare şi difuzare a bibliografiilor.

La începutul anilor 1970, în România, la iniţiativa Consiliului Naţional pentru Ştiinţă şi Tehnologie, a fost înfiinţat Institutul Naţional de Informare şi Documentare Ştiinţifică şi Tehnică, care coordona metodologic oficiile de informare documentară constituite în subordinea ministerelor. În ciuda resurselor umane, materiale şi financiare, aceste structuri au ignorat o bună perioadă de timp experienţa acumulată deja în bibliotecile universitare, publice şi de specialitate, dar şi bogăţia şi diversitatea colecţiilor de publicaţii ale acestor biblioteci.

În Ministerul Apărării Naţionale, a fost înfiinţat, în aceeaşi perioadă, Oficiul de Informare Documentară (OID), la Institutul de Cercetări pentru Tehnica Militară de la Clinceni. După câţiva ani de funcţionare, pornindu-se de la observaţia simplă că instituţia nu dispunea de colecţii proprii de publicaţii, oficiul a fost mutat la Biblioteca Centrală a Ministerului Apărării Naţionale, asigurând-i-se în acest fel accesul la colecţiile de publicaţii acumulate în peste o sută de ani de existenţă. După 1990, oficiul a devenit centru de informare documentară, a ajuns să fie subordonat altor structuri din minister, iar apoi a fost desfiinţat.

Lucrurile au evoluat într-un mod asemănător şi în cazul oficiilor de informare documentară din celelalte ministere. După primii douăzeci de ani de activitate, personalul Institutului Naţional de Informare Documentară ajunsese la un

88

nivel înalt de calificare profesională, beneficiind de o bibliotecă tehnică şi de un fişier tematic bogat. După 1990, multe din avantajele competitive ale sistemului naţional de informare documentară s-au pierdut treptat şi sistemul naţional de biblioteci (universitare, publice şi specializate) a continuat să îndeplinească cea mai mare parte din funcţiile sale.

EXPLOZIA INFORMAŢIONALĂ ŞI CRIZA INFORMĂRII

Fără să-şi fi modificat esenţa, procesul de comunicare şi de schimb de informaţii şi-a modificat locul şi rolul în mecanismul social, îndeosebi prin dinamica raportului dintre informarea individuală şi cea instituţională. Evoluţia cunoaşterii umane şi a mijloacelor intelectuale şi tehnice implicate în acest proces determină o rearanjare şi o rearmonizare permanentă a relaţiilor dintre diferitele niveluri ale activităţii umane (individual, comunitar, instituţional, naţional, internaţional), iar domeniul circulaţiei informaţii nu face excepţie. Informatizarea, ca modalitate de cuprindere şi de ordonare a „imperiilor cantităţii”, introduce o nouă posibilitate de reprezentare şi de stăpânire a tuturor dimensiunilor diverselor domenii ale cunoaşterii, dând omului contemporan posibilitatea să rămână interpretul, dacă nu chiar dirijorul unei lumi coerente şi unitare în diversitatea ei.

Creşterea exponenţială a volumului de informaţii, care depăşeşte ca ritm orice alt fenomen social sau altă formă de activitate umană, a fost denumită metaforic „explozie informaţională”. Încă din 1844, încercând să explice ritmul accelerat de dezvoltare a ştiinţelor, filozoful german F. Engels nota „ştiinţa progresează proporţional cu masa cunoştinţelor transmise de generaţia anterioară, deci înaintează într-o progresie geometrică”.

Procesul de comunicare a informaţiilor poate fi privit ca un circuit: la un pol al acestuia se găsesc generatorii de informaţii – oamenii de cultură, de ştiinţă, cercetătorii, inginerii, inventatorii etc. – care produc informaţiile culturale, ştiinţifice şi tehnice, pe care le fixează sub formă de documente primare, iar la celălalt pol se găsesc utilizatorii sau beneficiarii – oamenii de cultură, de ştiinţă, cercetătorii, inginerii, inventatorii etc. – care au nevoie şi doresc să utilizeze informaţiile puse în circulaţie. Între cei doi poli, între generarea şi receptarea informaţiilor, se află transmiterea informaţiilor, care se poate face în moduri tradiţionale sau in format electronic. Ciclul operaţional „generare – transmitere – receptare” are o dinamică proprie, deoarece, odată transmise, informaţiile contribuie la generarea unor noi informaţii.

Teoretic, se consideră că bogăţia şi diversitatea informaţiilor generate de cercetători este accesibilă tuturor. Practic, însă, există numeroase „bariere informaţionale” care împiedică transferul de informaţii. Acestea pot fi clasificate în trei grupe principale:

89

1. Bariere ale generatorului sau sursei de informaţii (lipsa de coordonare, metodele diferite de colectare şi de difuzare, diversitatea standardelor de prelucrare şi a perspectivelor de abordare etc.).2. Bariere ale transferului (lingvistice, profesionale, geografice).3. Bariere ale utilizatorului sau beneficiarului (specializarea şi statutul

socio-economic al receptorilor).

INFORMAREA BIBLIOGRAFICĂ ÎNTR-O BIBLIOTECĂ MILITARĂ (SPECIALIZATĂ)

Activitatea de informare bibliografică din bibliotecile militare este coordonată metodologic de Biblioteca Militară Naţională şi de Biblioteca Naţională a României, iar pentru bibliotecile colegiilor, academiilor şi universităţilor de apărare de către Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I” şi de Biblioteca Centrală Universitară „Carol I” din Bucureşti.

În funcţie de mărimea, bogăţia şi diversitatea colecţiilor pe care le deţin şi de nivelul de pregătire al bibliotecarilor militari, bibliotecile militare vor realiza informarea bibliografică conform nivelului ştiinţific al solicitărilor şi vor face apel la experţii din domeniul bibliotecilor militare şi civile. Pentru ca activitatea de informare bibliografică să se desfăşoare la cel mai înalt nivel şi cu mare eficienţă, bibliotecarii trebuie să cunoască resursele umane şi bibliografice acumulate în bibliotecile militare în peste 150 de ani de existenţă, dar şi în întregul sistem naţional de biblioteci.

Publicaţiile de specialitate (Biblioteca, Revista Bibliotecii Naţionale, Revista Română de Biblioteconomie şi Ştiinţa Informării, Probleme de informare şi documentare, publicaţiile bibliotecilor centrale universitare, ale bibliotecilor universitare şi ale bibliotecilor judeţene) publică numeroase studii, cercetări, abordări teoretice şi practice privind activitatea de informare documentară.

Biblioteca Naţională a României a publicat mai multe ediţii ale Catalogului Editurilor din România şi deţine baza de date a publicaţiilor seriale, elaborează Catalogul Naţional Colectiv şi Bibliografia Naţională Curentă (cărţi, periodice, materiale pe alte tipuri de suport), creează şi administrează baza de date a documentelor digitale din România – cunoscută sub denumirea de Biblioteca Virtuală Naţională –, efectuează controlul naţional bibliografic prin Centrul Naţional ISBN-ISSN-CIP. Conform Legii depozitului legal, toate editurile şi instituţiile editoare din România trebuie să trimită un număr de exemplare la Biblioteca Naţională a României.

O bună cunoaştere de către bibliotecar a propriilor colecţii de publicaţii trebuie completată printr-o colaborare cu marile biblioteci din localitatea în care biblioteca îşi desfăşoară activitatea. De exemplu, în municipiul Bucureşti, între bibliotecile din sistemul militar amintim: Biblioteca Militară Naţională, cu o activitate de peste 150 de ani, Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare, Biblioteca Statului Major General. Dintre bibliotecile publice, amintim Biblioteca Naţională a României, Biblioteca Academiei Române, Biblioteca Centrală

90

Universitară „Carol I”, Biblioteca Centrală a Universităţii de Medicină şi Farmacie „Carol Davila”, Biblioteca Centrală a Universităţii Politehnica etc.

Bibliotecarul militar trebuie să asigure convergenţa tuturor modalităţilor de informare şi documentare de care dispune, prin utilizarea tuturor purtătorilor de informaţii şi a diverselor canale de acces la conţinutul esenţializat al mesajelor. Încurajăm completarea mijloacelor tradiţionale de informare şi documentare cu mijloacele informatice moderne oferite de Internet şi recomandăm în acest sens lucrarea publicată de dr. Robert Coravu Ghid de resurse Internet pentru biblioteci şi bibliotecari, Bucureşti, ABIR, 2002.

Informarea bibliografică şi documentară oferită de Biblioteca Militară Naţională structurilor de conducere ale armatei şi bibliotecilor militare cuprinde: editarea periodică a unui Buletin de carte străină, elaborarea de informări Expres-informaţia, de sumare de periodice, de bibliografii la cerere şi cu anumite prilejuri. Cel mai recent Buletin de carte străină, dedicat împlinirii a 150 de ani de la înfiinţarea Bibliotecii Militare Naţionale (25 mai 1860), cuprinde publicaţii achiziţionate în ultimii zece ani (2000-2010). Cuprinsul bibliografiei adnotate a fost aranjat, în funcţie de conţinutul lucrărilor, astfel: A. Lucrări de referinţă; B. Istorie. Istorie militară; C. Politică militară. Securitate; D. Armament. Tehnică militară. E. Alte domenii. Indice de titluri.

Pentru elaborarea unei informări bibliografice şi documentare la solicitarea unui utilizator sau beneficiar, bibliotecarul militar trebuie să parcurgă următoarele etape:

1. Precizarea cât mai detaliată a temei, a nivelului de abordare – referat, cercetare, studiu, licenţă, masterat, doctorat etc. –, a perioadei cercetate, a limbii sau limbilor accesibile utilizatorului;

2. Stabilirea tuturor surselor de documente susceptibile să conţină informaţii privind tema respectivă (colecţiile proprii, colecţiile altor biblioteci din localitate, din ţară, din lume, arhive, muzee, personalităţi, adrese de internet);

3. Identificarea concretă a tuturor documentelor care conţin informaţii referitoare la temă;

4. Descrierea bibliografică şi eventual adnotarea lucrărilor;5. Aranjarea întregului material, conform unei arhitecturi stabilite de comun

acord cu beneficiarul;6. Transmiterea informării bibliografice către utilizator;7. Păstrarea în arhivele proprii, tradiţionale şi în format electronic, a

textului complet al informării bibliografice.Recomandăm utilizarea lucrărilor de referinţă pentru încadrarea temei sau

subiectului în contextul general. De exemplu, dacă avem un subiect sau o temă cu conţinut militar, este bine să utilizăm Bibliografia militară românească (Bucureşti, 1975-1984, vol. 1-4), Enciclopedia Armatei României (Bucureşti, 2009), International Encyclopedia of Military History (New York, London, Routledge, 2006, vol. 1-2), International Military and Defense Encyclopedia (Washington, New York, Brassey’s (US), 1993, vol 1-6), Encyclopedia of Conflicts Since World War II

91

(Chicago, London, Fitzroy Dearborn Publishers, 1999, vol. 1-2), Encyclopedia of Cryptography and Security (New York, Springer Science, Business media, 2005). De asemenea, putem folosi alte enciclopedii militare (iugoslavă, sovietică etc.). În aceeaşi idee, este necesară consultarea marilor enciclopedii (Universalis, Britannica, Americana, Larousse, Brockhaus etc.).

În privinţa folosirii resurselor pe Internet, trebuie precizat că informaţiile disponibile pe această cale au un grad ridicat de redundanţă („zgomot informaţional”) şi este mai bine să împletim informaţiile pe suport tradiţional cu cele pe suport informatic, prin găsirea unui echilibru. Putem beneficia astfel de experienţa acumulată de activitatea biblioteconomică românească şi universală, dar şi de facilităţile oferită de Internet.

92

RELAŢIILE PUBLICE PENTRU BIBLIOTECI

Colonel conf. univ. dr. RĂDUŢ BÎLBÎIEDirector adjunct al Bibliotecii Militare Naţionale

1. INTRODUCERE

Definirea noţiunii de promovare rămâne o întreprindere complicată, dată fiind multitudinea celor existente în literatura de specialitate şi modul destul de puţin riguros în care a fost folosit termenul, de practicieni, în ultimii ani. Şi totuşi, putem porni discuţia de la două perspective care identifică promovarea ca fiind:

- un program dirijat care include metode şi tehnici de comunicare, realizat cu scopul de a prezenta consumatorilor potenţiali organizaţia şi produsele sale; de a comunica atributele importante ale produselor; de a facilita vânzarea acestora şi astfel de a contribui la maximizarea efectelor pe termen lung26;

- un ansamblu de activităţi cu obiective şi mijloace de acţiune extrem de variate, presupunând o informare atentă a consumatorilor potenţiali şi a intermediarilor, acţiuni specifice de influenţare a comportamentelor de cumpărare şi de consum, de sprijinire a procesului de vânzare27.

Deoarece aminteam de utilizarea, mai mult sau mai puţin corectă, a termenului în diferite contexte, este important să delimităm mai întâi promovarea de publicitate (în sens de reclamă) sau de relaţii publice.

Relaţia dintre promovare şi publicitate este specifică tipologiei de la întreg la parte, deoarece aceasta din urmă este o tehnică de promovare, care implică utilizarea unor mijloace specifice, pentru transmiterea unor idei şi convingerea publicului (e.g. inserarea contracost de anunţuri în mass-media), urmărind, de regulă, un câştig financiar pe termen scurt. Ca atare, publicitatea se ocupă cu promovarea bunurilor, serviciilor, companiilor şi ideilor, de cele mai multe ori prin mesaje plătite, scopul direct ale acestor mesaje este stimularea dorinţelor clienţilor potenţiali, şi formarea asociaţiilor pozitive în legătură cu produsul sau compania promovată. Există multe definiţii ale publicităţii ca activitate de comunicare; astfel, publicitatea (advertising) este „ştiinţa, afacerea sau profesia creării şi diseminării mesajelor (reclamelor), o instituţie socială care afectează viaţa de zi cu zi a fiecărui individ, o forţă care modelează cultura de masă, o componentă a activităţii de marketing sau o sursă de informare despre produse, servicii, evenimente, indivizi sau instituţii (companii)”28.

Alte definiţii insistă însă asupra procesului: „Publicitatea (advertising) este procesul plasării unor reclame identificabile, în media, bine definite, contra unor

26 Engel, F.J.; Warschaw, R.; Kinnea, C., Promotional Strategy: Managing Communications Process, Homewood, Boston, 1991, p. 13.27 Popescu, I.C.; Şerbănică, D.; Balaure, V., Tehnici promoţionale, Bucureşti, Editura Metropol, 1994, p. 5.28 Becker, Gary S., Comportamentul uman - o abordare economică, Bucureşti, Editura CHBeck, 1998, p. 45.

93

costuri cunoscute ale spaţiilor sau timpilor folosiţi pentru aceasta”29, pentru ca alte lucrări de specialitate să considere publicitatea ca „o formă de comunicare de tip persuasiv, având rolul de a modifica atitudinea receptorilor în sensul achiziţiei unui produs sau serviciu anume, ale cărui calităţi anunţate sunt reale”, respectiv „publicitatea desemnează orice tip de comunicare prin intermediul căreia sunt promise destinatarilor beneficii reale legate de un produs/serviciu de cumpărat”30.

Asociaţia Americană de Marketing defineşte publicitatea ca „orice formă nonpersonală, plătită, de prezentare şi promovare a ideilor, bunurilor şi serviciilor, de către un sponsor identificat”31.

Această definiţie reuşeşte să surprindă caracteristicile cele mai importante ale publicităţii:

(1) reclamele sunt plătite, deosebindu-se prin aceasta de publicitatea neplătită (publicity) care aparţine, în mod tradiţional, PR-ului;

(2) reclamele sunt non-personale, mesajele publicitare – de orice tip (vizuale, verbale sau scrise) – sunt direcţionate către un public larg („target”) şi nu direct către un individ;

(3) reclamele comerciale se identifică cu iniţiatorul lor (publicitor), deoarece destinatarul mesajelor trebuie să poată identifica sursa acestora pentru a putea cumpăra exact respectivele produse, ceea ce nu se întâmplă întotdeauna în cazul publicităţii neplătite (publicity).

Astfel, din perspectiva marketingului, publicitatea reprezintă doar una dintre componentele specifice activităţilor promoţionale cuprinse în mixul de marketing, activităţi care pot cunoaşte o mare diversitate. Activităţile promoţionale cuprinse în mixul de marketing pot fi: publicitate, promovare a vânzărilor, relaţii publice, utilizarea mărcilor, manifestări promoţionale, utilizarea forţei de vânzare etc.32. La rândul lor, fiecare dintre aceste componente beneficiază de procedee, tehnici şi mijloace specifice de realizare şi implementare.

Cât despre relaţia dintre promovare şi Relaţii publice, un domeniu consolidat după publicitate, dar aflat, în ultimele decenii, într-un proces de dezvoltare explozivă, se impun iarăşi câteva delimitări conceptuale.

Cristina Coman33, autoarea care a deschis în România seria lucrărilor serioase consacrate domeniului, menţionează definiţia dată de Cutlip, Center şi Broom: relaţiile publice reprezintă funcţia de management care stabileşte şi menţine relaţii de beneficiu reciproc între o organizaţie şi publicurile de care depinde succesul sau eşecul său. În esenţă, apreciază Cristina Coman34, relaţiile publice apar ca o modalitate de comunicare între o organizaţie şi publicurile sale; ele îi ajută pe manageri să cunoască atitudinile publicului şi să poată lua decizii corecte; totodată, ele ajută publicul să înţeleagă specificul organizaţiei să aibă încredere în aceasta . 29 Ibidem.30 O'Guinn, T.; Allen, T.; Semenik, R., Advertising, South Western College Publishing, 1998, apud Dobrescu, Claudia Elemente de interes psihosociologic şi analiza discursivă a fenomenului publicitar, Constanţa, Editura Ex Ponto, 2007, p. 98.31 Nicola, Mihaela ; Petre, Dan, Introducere în publicitate, Bucureşti, Editura comunicare.ro, 2004, p. 10.32 Kotler, Philip, Principiile marketingului, Bucureşti, Teora, 1998. p 24.33 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 13.34 Coman, Cristina , op. cit., p. 20.

94

Alte definiţii vizează efectul rezultat: „Relaţiile publice reprezintă planificarea şi implementarea de acţiuni susţinute pentru a obţine şi menţine bunăvoinţa şi înţelegerea mutuală dintre o organizaţie şi mediul său”35.

În concluzie, relaţiile publice pot fi definite ca fiind ansamblul de mijloace folosite de către organizaţii (instituţii, întreprinderi, ONG-uri etc.) pentru a crea un climat de încredere şi simpatie în rândul propriului personal, precum şi în rândul publicului.

2. RELAŢIILE PUBLICE ÎN SPRIJINUL ACTIVITĂŢII BIBLIOTECILOR

Relaţiile publice reprezintă un domeniu de activitate recent dezvoltat în România, îndeosebi după anul 1989. Cristina Coman, referindu-se la confuziile generate de noutatea domeniului, nota: „în mod frecvent, sintagma relaţii publice este utilizată în chip impropriu de către persoane care nu înţeleg sau înţeleg foarte puţin semnificaţia ei. Mai grav, adeseori expresia relaţii cu publicul apare ca sinonimă cu relaţiile publice, deşi este vorba despre activităţi total diferite”36.

Activitatea de relaţii publice a unei biblioteci constă în stabilirea de relaţii directe, complexe şi privilegiate cu diverse organizaţii şi segmente de public, cu scopul de a obţine simpatia, adeziunea şi sprijinul lor.

Pentru a se menţine în atenţia cititorilor săi şi a trezi interesul unor noi segmente de public, biblioteca are nevoie permanent de acţiuni coerente şi eficiente de relaţii publice. Elaborarea planului de RP cuprinde următoarele etape, consecutive procesului de relaţii publice:

1. Cercetare: identificarea tipurilor de public şi a caracteristicilor lor cantitative şi calitative, demografice şi psihografice, identificarea problemelor, cercetarea organizaţiei (istoric, existenţa unor acţiuni coerente de comunicare anterioare, analiză SWOT, PEST etc.);

2. Planificare: stabilirea scopului şi a obiectivelor comunicării; crearea mesajelor; alegerea canalelor de comunicare, a strategiilor şi a tacticilor; stabilirea bugetului şi a calendarului;

3. Acţiune: derularea acţiunilor planificate;4. Evaluarea eficienţei comunicării; cercetarea satisfacţiei utilizatorilor.În acest sens, biblioteca (organizaţia, emiţătorul actelor de comunicare) are

la dispoziţie forme atât ale comunicării directe (prezentări, alocuţiuni, comunicare de deservire), cât şi ale comunicării mediate, folosind ca mediator atât media controlate (propriile produse şi mijloace de diseminare a informaţiilor), cât şi necontrolate (presa

35 Dennis, Wilcox; Philip, Ault; Warren, Agee, Public Relations Strategy and Tactics, New York, Harper Collins Inc., 1992, p. 153. 36 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 13.

95

civilă, iar în acest caz şi cea militară); ea poate apela la forme ale comunicării evenimenţiale sau specifice networking-ului, parteneriatelor37.

Fig.1. Mijloacele de comunicare cu diferitele tipuri de public ale unei

biblioteci

Relaţiile publice au un rol important în activitatea de promovare a unei biblioteci. Dintre acţiunile generale de RP enumerăm:

• Identificarea, cercetarea, relaţionarea cu publicurile organizaţiei• Identificarea, statuarea, gestionarea fluxurilor de comunicare cu publicurile• Definirea problemelor de comunicare şi de imagine ale organizaţiei• Managementul actelor de comunicare, relaţionare şi de imagine• Realizarea de tehnici, metode, produse pentru fluxurile de comunicare

specifice publicurilor• Evaluarea eficientei acţiunilor38

Relaţiile publice implică numeroase tipuri de activităţi, nu toate specifice domeniului:

• cercetare;• activităţi de management al procesului;• gestionarea fluxurilor de comunicare şi a comunicării în situaţii de criză;• contacte (networking);• redactare de texte;• relaţiile cu presa;• cuvântările publice;• producţie;• organizarea de evenimente;• consilierea;• pregătire profesională;Specialiştii de RP trecuţi în revistă de Cristina Coman39 inventariază cinci

tipuri de strategii de RP, pornind de la inactivitatea strategică (rar întrebuinţată în acţiunile curente), la activităţi de diseminare a informaţiei, organizarea de evenimente, activităţi promoţionale şi activităţi organizaţionale, fiecărei strategii fiindu-i specifice o serie de tactici:

Strategiile de diseminare a informaţiei presupun: ♦prin media controlatea) elaborarea de politici de informare publică, prin informare continuă,

declaraţii;b) redactarea şi distribuirea de produse de relaţii publice, informări,

documentare, documente de prezentare, articole;c) monitorizarea şi corectarea informaţiilor eronate sau răuvoitoare;

37 Bîlbîie, Răduţ, Relaţii Publice, o abordare strategică , note de curs, Sibiu ,ULBS, 2008, p. 23.38 Bîlbîie, Răduţ, Relaţii Publice, o abordare strategică , note de curs, Sibiu ,ULBS, 2008, p. 23.39 Coman, Cristina, Relaţii publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 96-98.

96

d) acordarea de interviuri.

♦prin media necontrolate a) elaborarea de politici de informare publică, prin informare continuă,

declaraţii;b) înfiinţarea de structuri de relaţionare cu presa (birou de presă, centru de

presă);c) operaţionalizarea instrumentelor de comunicare cu presa conferinţele de

presă, vizite documentare;d) redactarea şi distribuirea de produse de relaţii publice, comunicate,

dosare, documente de prezentare, articole;e) monitorizarea şi corectarea informaţiilor eronate sau răuvoitoare;f ) apariţii publice ale unor personalităţi, participări la emisiuni de radio sau

TV, acordarea de interviuri.

♦prin intermediul evenimentelora) apariţii publice ale unor personalităţi, discursuri publice; b) expunerea de suporturi informative in cadrul reuniunilor publice.

♦prin comunicare directăa) apariţii publice ale unor personalităţi, discursuri publice; b) lobby-ul;c) expunerea de suporturi informative în cadrul reuniunilor publice40.

Fig.2. Ansamblul formelor de comunicare prin strategii de diseminare a informaţiilor

Strategiile de comunicare evenimenţiala (BT ) presupun: a) evenimente neplanificate, mai exact reacţia la un eveniment relativ

neaşteptat: descoperiri, acte de eroism, numiri de noi lideri, fuziuni etc.;b) ceremonii, ocazii festive care marchează anumite evenimente din trecut

sau prezent: aniversări, comemorări, momente de pensionare, inaugurări etc.;c) evenimente puse în scenă (staged events) pentru mediatizare, adică

activităţi organizate pentru a atrage atenţia presei şi a genera vizibilitate publică: lansări de acţiuni, acte de caritate, gesturi simbolice (plantări de copaci, dezvelirea unei statui etc.);

d) concursuri, competiţii (inclusiv momentele festive ale decernării unor premii de excelenţă)41.

Fig.3. Ansamblul formelor de comunicare prin strategii de comunicare evenimenţială40 Bîlbîie, Răduţ, Relaţii Publice, o abordare strategică, note de curs, Sibiu, ULBS, 2008, p. 40.41 Coman, Cristina, Relaţii publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 96-98.

97

Strategiile promoţionale presupun:a) acţiuni de marketing, care încearcă să focalizeze atenţia asupra eforturilor

de satisfacere a consumatorilor: târguri, expoziţii, demonstraţii şi testări de produse, lansări de noi produse etc.;

b) prezentări: acestea vor să arate cum funcţionează un produs sau serviciu prin prezentarea dramatizată a acestuia;

c) fund-raising: eforturi destinate să colecteze bani pentru diverse categorii de public ori diverse organizaţii sau pentru a completa bugetul unei campanii;

d) descoperiri ştiinţifice: oferirea de informaţii privind o temă controversată sau lansarea rezultatelor unor cercetări;

e) acţiuni civice: prin aceste activităţi organizaţia îşi arată preocuparea pentru interesele comunităţii42.

Fig.4. Ansamblul formelor de comunicare prin strategii promoţionale

Strategiile organizaţionale presupun:a) poziţionarea unei organizaţii: definirea celor care o sprijină şi crearea

unui grup pentru eforturi de cooperare ;b) constituirea coaliţiilor: realizarea de alianţe cu grupuri şi organizaţii care

au aceleaşi obiective şi împărtăşesc aceleaşi valori;c) conferinţe, convenţii, seminare: acestea permit diseminarea de informaţii,

schimbul de idei şi creşterea prestigiului organizaţiei;d) lobby-ul indirect: acesta se realizează prin mobilizarea alegătorilor în

jurul unei anumite probleme pentru a exercita presiuni asupra legislativului;e) negocieri: intervenţia, ca autoritate dezinteresată, pentru a rezolva

conflictele dintre grupuri43.

Fig 5. Ansamblul formelor de comunicare prin strategii organizaţionale

Relaţiile publice pot genera acţiuni de comunicare internă (relaţiile ce se stabilesc între angajaţii bibliotecii pentru a asigura informaţia la timp, favorizând, astfel, bunul mers al instituţiei) sau externă (relaţiile care acordă o atenţie deosebită tipurilor de public extern, relaţiile de colaborare şi parteneriat, relaţiile cu mass-media). Acestea urmăresc asigurarea şi menţinerea încrederii diferitelor categorii de public, atragerea şi implicarea lor în activitatea acestora. Ca atare, o bibliotecă nu poate funcţiona eficient dacă nu cunoaşte suficient de bine comunitatea în care activează: utilizatorii, partenerii, angajaţii.

În esenţă, pentru biblioteca unităţii militare, relaţii publice eficiente înseamnă o bună comunicare cu toate structurile militare, dar şi cu cele locale ale comunităţii: administraţie, aşezăminte culturale, furnizorii de carte şi presă, de alte echipamente şi, nu în ultimul rând, populaţia care constituie publicul-ţintă al ofertei 42 Coman, Cristina , Relaţii publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 96-98.43 Coman, Cristina , Relaţii publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 96-98.

98

bibliotecare. Eficienţa comunicării depinde de priceperea personalului de a se concentra, în proiectarea mesajelor, pe motivul esenţial care poate determina un răspuns pozitiv al receptorilor, în sensul de a utiliza sistematic toate serviciile de bibliotecă, de a participa la manifestările ei, de a da curs cererii de sponsorizare sau de a-i acorda sprijin logistic etc.

Efectul comunicării este atins mai ales dacă mesajul conţine promisiunea de a satisface preferinţele şi nevoile de informare şi lectură ale utilizatorilor, dacă mesajul are în vedere sau a fost croit în funcţie de opiniile, convingerile şi exigenţele receptorilor.

Un prim demers, în acest sens, vizează determinarea segmentelor de receptori ai mesajelor, transmise de bibliotecă, în funcţie de vârstă, sex, profesie şi de alte caracteristici psihosociale. Pentru aceasta se exploatează informaţiile din baza de date a bibliotecii, precum şi cele obţinute prin instrumente sociologice.

Identificarea receptorilor acestor mesaje promoţionale presupune cunoaşterea nevoilor şi preferinţelor lor de lectură, a motivelor care îi determină să utilizeze sau nu serviciile bibliotecare, a satisfacţiilor urmărite de ei în procesul lecturii. Este importantă, de asemenea, studierea intereselor şi a obiceiurilor culturale care definesc cititorul, a modelelor pe care şi le alege, dar şi a imaginii pe care o are despre instituţia bibliotecară.

Un capitol distinct al acestei lucrări se referă la identificarea tipurilor de public, repertorierea şi analizarea lor în vederea planificării acţiunii de relaţii publice. Determinarea corectă a tipurilor de public şi a nevoilor acestora, a problemelor specifice generează baza formulării unor obiective reale. Nu este rostul acestui studiu să intre în amănunte privind planificarea şi managementul procesului de RP pentru promovarea bibliotecilor, propunându-ne deocamdată să trecem în revistă câteva forme, tehnici, mijloace şi produse utilizate în acţiunile de relaţii publice44.

3. FORME, TEHNICI, MIJLOACE ŞI PRODUSE UTILIZATE ÎN ACŢIUNILE DE RELAŢII PUBLICE

Identificăm astfel produse şi suporturi pentru comunicarea publică în incinta unităţii militare (alte spaţii similare, cerc militar, policlinică etc.), produse destinate publicului de tip client, produse destinate presei militare şi civile:

– produse şi suporturi cu rol general de avertizare şi semnal: bannere, pop-up-uri, roll-up-uri, elemente de signalectică, spaţii de afişaj, afişe.

• Astfel, avizierele, plasate la intrarea în bibliotecă, în unitatea militară, popotă, holul sălilor de pregătire pot cuprinde informaţii de actualitate, reînnoite permanent, ce îl ţin pe utilizator la curent cu evenimentele importante din viaţa bibliotecii şi a unităţii. Biblioteca poate găzdui informaţii culturale în contrapartidă, afişele manifestărilor altor instituţii culturale sau de învăţământ din localitate. Sunt cele mai ieftine instrumente de informare şi reuşesc foarte bine dacă sunt îmbinate şi cu alte mijloace. 44 Dintre acestea lipsesc consideraţiile referitoare la comunicarea evenimenţială, tratată pe larg într-un alt capitol.

99

• Afişul, în mod firesc, este cel mai utilizat instrument de diseminare a informaţiilor despre activităţile culturale ale bibliotecii. Specialiştii consideră că rolul acestui instrument multimilenar nu s-a diluat, afişul modern exprimând elocvent impactul dintre imagine şi text, într-o sinteză rezultată din nevoia imperioasă de concentrare a mesajului45. De obicei, pentru activităţile bibliotecii, se elaborează un afiş-cadru cu un text extrem de restrâns şi o imagine simbolică a bibliotecii. Pe acest wall sunt înserate texte, uneori şi imagini, care să concretizeze acţiunea asupra căreia se atrăgea atenţia publicului ţintă. Pentru menţinerea unităţii stilistice şi de identitate vizuală, mesajul cuprins în afiş şi elementul grafic central este reluat şi în celelalte produse de informare: invitaţii-program, pliante, cataloage şi fluturaşi.

– produse destinate informării publicului de tip client: pliante, broşuri, documentare, cataloage, repertorii, semnale, liste de noutăţi, recenzii, buletine informative, rapoarte anuale etc.

• Tipăriturile mici. Tipărirea de calendare, semne de carte, fluturaşi cu anunţuri despre serviciile oferite de bibliotecă sau imprimarea anunţurilor pe pungi de plastic, pixuri, plicuri sau cărţi poştale, amintesc oamenilor de existenţa şi misiunea bibliotecii. Majoritatea materialelor enumerate mai sus pot fi realizate prin sponsorizare, de către societăţi comerciale care doresc să-şi facă reclamă. De exemplu, pe pungile de plastic, pe semnele de carte, pe calendare etc. pe una din feţe se imprimă reclama publicitară a bibliotecii, iar pe cealaltă faţă reclama sponsorului. O altă metodă constă în difuzarea simultană a materialelor de publicitate ale ambelor instituţii (sponsor şi bibliotecă), în cadrul activităţilor bibliotecii. Specialiştii observă că acestea singure, nu sunt capabile să conducă la creşterea frecvenţei sau a cererilor de lectură în mod satisfăcător.

• Ghidurile şi cataloagele. Acestea permit bibliotecii să intre în amănunte privitoare la conţinutul şi calităţile colecţiilor, serviciilor, activităţilor culturale şi expoziţiilor.

• Pliantul este destinat informării publicului larg în legătură cu profilul, colecţiile, oferta de servicii, publicaţiile, adresa, programul bibliotecii, condiţiile de înscriere şi facilităţi. Prezentat într-o formulă grafică cât mai atrăgătoare, pliantul cuprinde texte, desene, ilustraţii sau fotografii, concepute în aşa fel, încât să reţină atenţia şi care reprezintă într-o manieră vie rostul unei secţii, al unui serviciu sau al întregii biblioteci. Pliantul intră în categoria tipăriturilor de mici dimensiuni, uşor de manipulat şi de distribuit, cu un conţinut mai dezvoltat decât foaia volantă sau afişul, reprezentând o formă de publicitate a bibliotecii. Pliantul poate avea un caracter general sau unul particular, cu un conţinut adecvat unui eveniment anume.

• Broşura este un produs mai amplu, până la 48 de pagini, având drept scop informarea generală a publicului despre acţiunile anuale ale bibliotecii, sau cu detalii ample privind un eveniment complex. Are valoare ca document ulterior, servind pentru retrospective, monografii sau sinteze. Broşura de prezentare a bibliotecii este utilă pentru orientarea utilizatorilor; ea oferă date esenţiale despre istoricul bibliotecii, colecţiile de carte curentă, fonduri (tradiţional, periodice, colecţii speciale) etc. Sunt prezentate toate secţiile, precum şi informaţii utile asupra 45 Cosma, Gheorghe, Afişul românesc, Bucureşti, Editura Meridiane, 1980, p. 12.

100

funcţionării bibliotecii. Cititorilor le sunt indicate instrumentele de informare – cataloage, lucrări şi modul de lucru.

• Repertoriul este o lucrare cu caracter ştiinţific, de informare şi ordonare a informaţiilor. Ca deţinător şi producător de informaţii, biblioteca este în măsură să organizeze şi editeze un asemenea material. Nu toate lucrările necesare în acest scop sunt bibliografii propriu-zise. Există o varietate de lucrări care au, pe de o parte, un caracter ştiinţific, de identificare şi ordonare de informaţii şi, pe de altă parte, un caracter de informare şi comunicare, cu rol esenţial pentru identitatea şi memoria locală.

• Recenzia. Orice bibliotecar, prin statutul lui de om al cărţii, are la un moment dat impulsul de a-şi exprima punctul de vedere în legătură cu o anumită apariţie editorială. Desigur că, o recenzie bună ar putea fi semnată de un colaborator cunoscător, avizat, al operei sau domeniului respectiv, un critic literar sau un specialist din domeniul de care aparţine lucrarea (publicaţia) respectivă. Obligatoriu sunt menţionate datele bibliografice ale lucrării, precizarea domeniului acesteia, a conţinutului, menţiuni privind existenţa unei prefeţe sau postfeţe, menţionarea traducătorului sau a îngrijitorului de ediţie, existenţa unui tabel cronologic, a indicilor, ilustraţiilor, anexelor, a colecţiei sau seriei în care apare lucrarea. Redactată cu claritate, recenzia trebuie să concentreze maximum de informaţie într-un spaţiu restrâns.

• Semnalarea. Pentru o mai bună mediatizare a noutăţilor editoriale achiziţionate de bibliotecă, atât în cazul lucrărilor importante de mare interes, cât şi a celor literare sau ştiinţifice şi tehnice de mai mic interes, este necesară semnalarea acestora. În afara datelor bibliografice, se specifică domeniul, categoriile de public cărora li se adresează volumul şi elementele informative pe care le cuprinde. Semnalarea şi recenzia sunt în egală măsură destinate atât publicului (prin aviziere, site-uri intranet, display-uri) cât şi mass-media.

• Lista de noutăţi. Documentele nou achiziţionate sau primite ca donaţie de bibliotecă trebuie făcute cunoscute celor interesaţi. Pentru a atrage atenţia, lista este deschisă cu un scurt text introductiv scris cu caractere mari viu colorate, după care, redactate uniform, lucrările sunt grupate pe domenii. Multiplicate în mai multe exemplare, aceste liste de semnalare, se distribuie şi se afişează în spaţiile bibliotecii sau pe suporturi electronice.

• Catalogul de expoziţie. Biblioteca organizează expoziţii pentru evidenţierea valorilor din patrimoniu său, în legătură cu diferite servicii, fenomene, manifestări culturale, ştiinţifice, comunitare. Atunci când biblioteca dispune de resurse financiare, organizează, editează şi publică cataloage de expoziţie. Acestea au valoare explicativă pentru public, dar şi documentară, întrucât multă vreme după ce expoziţia s-a închis, ele depun mărturie pentru activitatea expoziţională a bibliotecii. Structura unui catalog presupune o introducere prin care se explică scopul şi tema expoziţiei, menţionarea organizatorilor, a duratei şi lista exponatelor cu descrierea lor standardizată, unitară. Pentru o reuşită editorială este necesară acordarea unei atenţii deosebite următoarelor cinci elemente: ideea, formularea, grafica, imaginile şi tiparul.

101

• Buletine informative. Conform ,,Fundaţiei pentru o Societate Deschisă”46 un buletin informativ se defineşte ca ,,un produs publicat periodic care oferă ştiri, anunţuri şi informaţii despre un anume subiect şi are în mod normal o circulaţie mică” sau ca ,,o scrisoare sau un raport ce oferă informaţii într-un mod informal unui grup restrâns de cititori”. Buletinele informative sunt instrumente utile pentru biblioteci, deoarece pot fi utilizate ca mod de promovare a acestora faţă de grupuri de public ţintă externe, cărora le poate menţine nivelul de interes, entuziasm şi implicare. Un buletin informativ ar trebui astfel alcătuit încât informaţia oferită să fie relevantă pentru publicul ţintă şi să fie într-o formă atractivă şi uşor de citit şi reţinut. Din acest punct de vedere, ,,Fundaţia pentru o Societate Deschisă”47 oferă câteva sfaturi pentru redactarea unui buletin informativ eficient:

• Folosiţi un cuprins!• Faceţi conţinutul să merite osteneala!• Fiţi siguri cui vă adresaţi!• Formatul trebuie să fie simplu!• Frecvenţa trebuie să fie uşor de menţinut!Ofelia Neagu48 sugerează să se ţină seama cu precădere de următoarele

elemente în redactarea buletinului informativ: informaţia propriu-zisă trebuie structurată în funcţie de caracteristicile, dorinţele, interesele şi aşteptările publicurilor ţintă; frecvenţa - trebuie ţinut cont de uşurinţa cu care se pot obţine (redacta edita) informaţiile conţinute de buletinul informativ, astfel încât acesta să aibă o periodicitate asigurată; formatul - în funcţie de buget se stabileşte dacă buletinul informativ va fi electronic sau tipărit; design-ul are o influenţă directă asupra modului în care publicul ţintă percepe buletinul informativ, astfel este deosebit de important ca acesta să reflecte personalitatea şi identitatea organizaţiei precum şi să fie complementar conţinutului; layout-ul - deşi buletinul informativ poate fi complet diferit sau poate avea aceleaşi rubrici număr de număr, este recomandată păstrarea unei anumite constanţe şi a unui layout echilibrat; fonturi - se recomandă folosirea fontului specific organizaţiei.

Buletinul informativ poate fi ,,o carte de vizită” a organizaţiei; astfel, este deosebit de important ca acesta să fie simplu şi funcţional pentru a fi citit şi a-şi atinge obiectivele. În cadrul aceleaşi publicaţii49, Silvia Dan oferă nouă sfaturi pentru a asigura lizibilitatea şi atractivitatea buletinului informativ: stabiliţi obiective clare şi realizabile, dar limitaţi-vă la trei mesaje pentru fiecare număr pentru a vă asigura că mesajul dumneavoastră este corect perceput; atenţia cititorilor trebuie captată prin elemente vizuale care să le atragă interesul, dar în acelaşi timp asiguraţi-vă că buletinul informativ va conţine elementele de identitate vizuală ale organizaţiei astfel publicul să vă recunoască; scrieţi articole scurte, iar în cazul în care importanţa

46 Fundaţia pentru o Societate Deschisa, Buletinele informative, p. 1, disponibil la www.pr-ong.ro (secţiunea Resurse).47 Ibidem, p.4.48 Neagu, Ofelia, în Competenţa în comunicare, 3 (publicaţie editată de Fundaţia pentru o Societate Deschisă, disponibilă la adresa www.pr-ong.ro).49 Dan, Silvia, în Competenţa în comunicare, 3 (publicaţie editată de Fundaţia pentru o Societate Deschisă, disponibilă la adresa www.pr-ong.ro).

102

subiectului abordat impune alocarea unui spaţiu extins, fragmentaţi conţinutul astfel încât să fie uşor de parcurs şi asiguraţi-vă că informaţiile oferite răsplătesc timpul acordat lecturii lor; oferiţi informaţiile de care publicul are nevoie şi atingeţi punctele de interes pentru cititori; distribuiţi regulat buletinul informativ şi stabiliţi frecvenţa buletinului în funcţie de nevoia cititorului de informaţii; în alegerea modului de distribuţie ţineţi cont atât de resursele disponibile, dar şi de căile de comunicare preferate de publicuri; asiguraţi un conţinut echilibrat, astfel încât efortul de concentrare pe acumularea informaţiilor şi efortul de reţinere a acesteia să fie proporţionale; implicaţi în buletinul informativ potenţialii parteneri sau sponsori, aceasta încurajând loialitatea şi ataşamentul şi lăsând posibilitatea unor viitoare colaborări; fiţi atenţi la greşelile de tipografie, cele gramaticale sau de conţinut care pot provoca incoerenţe în comunicare şi pot degrada imaginea organizaţiei.

– produse destinate mass-media locale sau militare: comunicatul de presă; declaraţia de presă; dosarul de presă, articole şi interviuri, evocări, biografii şi portrete, note de lectură, recenzii şi semnale.

• Comunicatul de presă reprezintă un produs adresat, în principal, publicului potenţial, comunităţii în ansamblul ei, prin intermediul presei, având trăsături narative specifice genurilor publicistice: ştire, ştire dezvoltată, relatare. Acestea se remarcă prin noutatea informaţiilor conţinute şi sunt concepute şi redactate în aşa fel încât să trezească interesul receptorilor de toate vârstele şi categoriile ocupaţionale vizate, dar, mai ales, al ziariştilor. În viaţa bibliotecii există numeroase evenimente semnificative ce pot genera comunicate de presă: mutarea într-un sediu nou, înfiinţarea unor noi servicii, aniversarea unor momente semnificative din istoria instituţiei sau a unor personalităţi care i-au determinat destinul, evenimente organizate, prezenţa unor personalităţi culturale şi ştiinţifice etc. Avem de a face cu o mare varietate de comunicate de presă: de invitaţie, de reamintire, anunţ, cadru, de avizare, de erată, sinteză etc. Textul comunicatului transmise mass-media poate fi însoţit de imagini semnificative sau inserturi audio.

• Declaraţia de presă reprezintă un prilej de a transmite prin intermediul presei publicului, informaţii şi opinii relevante, prin noutate, extensie sau implicaţiile lor. Informaţiile oferite, răspunsurile la eventualele întrebări adresate de reprezentanţii presei organizatorilor, se dau cu ocazia evenimentelor în cadrul de desfăşurare al acestora.

• Dosarul de presă, destinat ziariştilor, este înmânat cu prilejul evenimentelor sau cu alte prilejuri. El include o serie de documente menite să aprofundeze aspecte ale activităţii bibliotecii: programul detaliat al activităţii culturale desfăşurate, numele invitaţilor, statistici, biografii, imagini, extrase de presă şi, mai ales, un text sintetic pe care presa îl poate utiliza în prezentarea evenimentului sau a personalităţii promovate.

• Nota culturală. Evenimentele de marcă, organizate la bibliotecă, au printre invitaţi şi ziarişti din mass-media locale sau militare. Gen disputat de către teoreticienii domeniului, nota culturală ar trebui să conţină următoarele informaţii similare ştirii: când, unde, ce, cine, cum a organizat o manifestare, eventual în ce scop şi cu ce efect, cu ce participare, cu ce ecou, la care se adaugă elemente anecdotice sau

103

de opinie pe marginea evenimentului.

Atât în cazul produselor şi activităţilor destinate presei militare, cât şi în cazul celor destinate presei civile sau informării publice, se va avea în vedere respectarea cu stricteţe a reglementărilor în vigoare privind gestionarea activităţii de relaţii publice în Armata României, precum şi a celor referitoare la protecţia informaţiilor clasificate.

104

ORGANIZAREA DE EVENIMENTE – O STRATEGIE DE RELAŢII PUBLICE PENTRU BIBLIOTECILE MILITARE

General-maior conf. univ. dr. CĂTĂLIN ZISUComandantul Comandamentului Logistic Întrunit

1. STRATEGIA ORGANIZĂRII DE EVENIMENTE

Procesul de relaţii publice implică folosirea unor strategii pentru îndeplinirea obiectivelor urmărite. În acest sens, Cristina Coman50 citează cinci tipuri de strategii: inactivitate strategică, activităţi de diseminare a informaţiei, organizarea de evenimente, activităţi promoţionale şi activităţi organizaţionale.

Pentru a putea fi implementată, fiecărei strategii îi este ataşată o serie de tactici. Astfel, diseminarea informaţiilor se poate face prin conferinţe de presă, apariţii publice ale unor personalităţi, lobby, programe de informare publică, birou de presă, expunere de suporturi infomative etc. Activităţile promoţionale includ strângeri de fonduri, acţiuni civice, acţiuni de marketing (expoziţii, testări de produse), dramatizări sau informaţii cu privire la descoperiri ştiinţifice. Pentru promovarea organizaţiei în mediul ei specific, se folosesc activităţi organizaţionale, ca seminare, conferinţe, convenţii sau parteneriate.

În acest context, un rol important îl are strategia de organizare de evenimente. Prin intermediul tacticilor folosite, informaţiile ajung într-un mod atractiv şi interactiv la publicul-ţintă. În cadrul acestei strategii sunt folosite ceremoniile, organizate cu prilejul unor momente festive – aniversări, inaugurări sau comemorări. O altă tactică constă în folosirea concursurilor şi a competiţiilor, aici fiind incluse şi decernările de premii. De asemenea, sunt folosite evenimentele neplanificate, ca o reacţie la o situaţie neprevăzută, cum ar fi un act de eroism, o fuziune sau numirea unor lideri noi. O tactică importantă o constituie evenimentele planificate – apanajul direct al relaţiilor publice – care au menirea de a atrage atenţie mediatică, aici fiind incluse gesturi civice simbolice, acte de caritate sau lansări de acţiuni.

Creativitatea unui practician de relaţii publice constă în capabilitatea de a combina diferite strategii şi tactici într-un mod original care, în final, să ducă la îndeplinirea obiectivului stabilit. De exemplu, reuşita unei gale de decernare de premii depinde, pe lângă planificarea şi coordonarea propriu-zisă a evenimentului, de modul în care au fost diseminate informaţiile şi de parteneriatele încheiate. Astfel, strategiile şi tacticile lor specifice sunt utilizate concomitent, urmărindu-se obţinerea unui grad ridicat de eficienţă. Totul începe însă cu stabilirea unui plan de relaţii publice, care defineşte publicul-ţintă şi stabileşte obiectivele, specialiştii recomandând să se analizeze „care metode vor fi mai eficiente pentru a transmite mesajul dorit către publicul-ţintă”51. De asemenea, trebuie analizat „tipul de imagine a organizaţiei pe 50 Coman, Cristina, Relaţii publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2006, p. 96-98.51 Marconi, Joe, Ghid practic de relaţii publice, Iaşi, Polirom, 2007, p. 34.

105

care respectiva strategie o va proiecta, asigurându-vă că este în concordanţă cu imaginea generală”52.

1.1. Evenimentele planificateConform lui Norman Stone53, evenimentele sunt, probabil, partea cea mai

vizibilă a activităţilor de relaţii publice. Ele aduc laolaltă publicul vizat, oferă organizaţiei prestigiu şi fac posibil un feed-back din partea tuturor celor implicaţi, constituind de asemenea un bun prilej de a face fotografii pentru media, pentru publicaţii interne şi în alte scopuri legate de relaţiile publice în interiorul sau exteriorul organizaţiei.

Încercând să definească evenimentul, Donald Getz54 îl consideră ca fiind o manifestare notabilă, care se desfăşoară într-un loc şi la un timp dat, caracterizat de un set special de circumstanţe. Aşadar, evenimentul este un fenomen temporal, ce se derulează într-un anumit loc, după un program detaliat prestabilit.

De asemenea, este, practic, imposibil să repeţi acelaşi eveniment, deoarece definiţia arată caracterul lui de unicat. Deşi sunt asemănătoare ca formă, evenimentele diferă prin cadru, public şi program. Mai mult decât atât, aşteptările, stările de spirit şi atitudinile participanţilor sau ale invitaţilor vor fi întotdeauna inedite, astfel că experienţele lor vor varia în funcţie de program şi de cadru. Această unicitate le conferă atractivitate, iar scopul organizatorului este de a cultiva imaginea de experienţă unică.

În organizarea unui eveniment, valoarea acordată timpului este deosebit de importantă. Pornind de la premisa că – de cele mai multe ori – timpul înseamnă bani, publicul doreşte calitate în schimbul investiţiei de timp acordată evenimentului. În plus, evenimentele planificate sunt strâns legate şi de spaţiu, existând un schimb reciproc de semnificaţii între cele două coordonate.

Evenimentele planificate sunt create cu scopul de a atinge obiective specifice, de natură economică, culturală sau socială. Planificarea unui eveniment implică design-ul lui şi implementarea temei, setting-ul (cadrul), consumabilele, serviciile şi programele care facilitează sau constrâng experienţele publicului. Fiecare experienţă atribuită unui eveniment este personală şi unică, fiind posibilă prin interacţiunea dintre cadru, program şi public, punctează Donald Getz55.

Evenimentele sunt, de fapt, un „construct social”56, pentru că, atunci când se folosesc termeni descriptivi ca festival sau convenţie, majoritatea oamenilor are o idee despre ceea ce înseamnă. Ele arată şi sunt percepute în mod diferit, au intenţii, înţelesuri şi programe distincte. Orice eveniment îndeplineşte funcţii multiple, facilitează experienţe similare şi este însoţit de o serie de semnificaţii.

Spre deosebire de evenimentele neplanificate care sunt spontane şi neprevăzute, evenimentele planificate sunt rezultatul activităţii managerilor şi a

52 Idem.53 Stone, Norman, The Management and Practice of Public Relations, Great Britain, Macmillan Business, 1995, p. 138.54 Getz, Donald, Event Studies. Theories, Research and Policy for Planned Events, Great Britain, Elsevier Ltd., 2007, p. 18.55 Ibidem, p. 21.56 Idem.

106

profesioniştilor în design de eveniment. De asemenea, există şi alte diferenţe între evenimentele planificate şi cele neplanificate. Ca scop, evenimentele planificate au obiective stabilite de producători, influenţate de principalii stakeholderi, iar desfăşurarea lor se face după un program stabilit în detaliu, pe când cele neplanificate au un scop subînţeles, neclar sau chiar contradictoriu, iar activitatea este spontană. Controlul este impus de reglementări prestabilite în cazul evenimentelor planificate, pe când cele neplanificate sunt conduse de norme civice, uneori fiind necesară intervenţia forţelor de ordine.

Pe parcursul acestui capitol se va face referire doar la evenimentele planificate.

Funcţiile evenimentelor57 stabilite de Donald Getz sunt multiple, fiecare purtând o semnificaţie proprie. Iconicitatea unui eveniment se referă la faptul că acesta depăşeşte stadiul de faimă şi reputaţie, devenind simbol, astfel că este uşor asociat cu înşişi organizatorii. Aceste evenimente sunt de mare semnificaţie, tradiţionale şi de calitate.

Prestigiul este o altă funcţie, marcând evenimentul ca fiind o autoritate legitimă în domeniu. De exemplu, Cupa Mondială este un eveniment de prestigiu al fotbalului. Calitatea unui eveniment de a fi un mega-eveniment îi garantează acoperire mondială, prestigiu şi profit economic (de pildă, Olimpiada de vară), dar pot exista şi evenimente locale cu impact foarte mare pentru un public vizat.

Capacitatea unui eveniment de a atrage atenţia presei este o altă funcţie importantă. Tot o funcţie este şi strângerea de fonduri pentru o cauză nobilă, în cadrul unor gale, de exemplu, apărând aici un pronunţat rol social şi moral.

Funcţia corporatistă marchează planificarea unui eveniment (lansare, întâlnire, inaugurare) de către sau pentru o companie.

Atributul de „special” asociat unui eveniment este dat de interpretarea subiectivă atât a organizatorilor, cât şi a publicului. În cadrul unui studiu, adulţii au fost întrebaţi care sunt principalele caracteristici ale evenimentelor speciale, constatându-se că acestea sunt numărul de participanţi, atenţia acordată evenimentului, îmbunătăţirea imaginii organizatorilor, precum şi o experienţă incitantă. Dintre alţi factori menţionăm: unicitatea, elementele de stil (ospitalitate, simbolism, spirit festiv, temă, autenticitate), scopurile multiple şi apelul la mai multe audienţe.

Caracterul static al unui eveniment se referă la pasivitatea spectatorilor, în timp ce la polul opus se află interactivitatea, spectatorii fiind implicaţi activ.

Evenimentele speciale sunt considerate, pe lângă media controlate şi media necontrolate, un canal de transmitere a mesajelor, astfel că evenimentele respective sunt „concepute şi executate de organizaţie pentru a crea relaţii privilegiate cu publicul şi pentru a fi remarcate de diverşi alţi observatori. Ele /.../ cimentează relaţiile dintre organizaţie şi anumite categorii de public. Se recomandă ca evenimentele speciale să implice un număr cât mai mare de persoane şi să atragă prezenţa unor celebrităţi”58.57 Ibidem, p. 24-27.58 Idem.

107

1.2. Tipologia evenimentelor„În categoria evenimentelor speciale intră aniversările, comemorările,

concertele, expoziţiile, festivalurile, conferinţele, dezbaterile şi seminariile, decernările de premii, zilele uşilor deschise, sponsorizările, vizitele la diferite obiective, lansările de produse sau servicii, prezentările unor rapoarte anuale, anunţurile privind numirea unor noi lideri sau pensionarea unor lideri renumiţi, concursurile, inaugurările, banchetele sau dineurile, evenimentele sportive etc”59.

Autorii cărţii Events Management60 propun două criterii de clasificare a evenimentelor: după mărime şi, respectiv, după conţinut. După mărime, evenimentele sunt considerate locale, mari, majore şi mega-evenimente. În funcţie de conţinutul lor, evenimentele sunt culturale, sportive şi de afaceri.

O delimitare mai precisă a evenimentelor este realizată în Event Studies61, ele fiind clasificate în funcţie de formă astfel: evenimente culturale, politice, de divertisment, de afaceri, ştiinţifice, sportive, de recreere, private, de graniţă şi proteste.

Celebrările culturale sunt evenimente care au conţinut cultural, exprimând mai degrabă valori, decât divertisment. În această categorie sunt incluse festivaluri, carnavaluri, comemorări, parade, procesiuni şi evenimente religioase.

Un alt tip de eveniment este cel politic, produs de/sau pentru structurile de guvernământ ori partidele politice (de exemplu, summit-ul NATO, o nuntă regală, vizitele de stat, vizitele papale, convenţia unui partid politic). Toate aceste evenimente necesită o securitate ridicată.

În ceea ce priveşte evenimentele de divertisment sau artistice, în categoria acestora sunt incluse multe forme ale culturii populare. Astfel, divertisment înseamnă concerte muzicale, ceremonii destinate decernării unor premii, teatru, expoziţii artistice şi spectacole de dans. Toate sunt dominate de o latură hedonistică, nu culturală, şi fac parte dintr-o adevărată industrie.

Evenimentele de afaceri şi economice se concretizată în întâlniri, convenţii, expoziţii la târguri (stand de prezentare). Toate aceste forme de evenimente au un scop economic şi sunt dirijate de obiective de marketing.

Accentul pus pe domeniul cunoaşterii, pe schimbul de informaţii academice este specific evenimentelor educative şi ştiinţifice. Simpozionul academic şi profesional, precum şi conferinţele sau training-urile sunt componentele majore ale acestei forme evenimenţiale.

Evenimentele sportive se referă la jocurile sportive propriu-zise. Un alt tip de eveniment este cel de recreere (loisir). Acesta este iniţiat de

organizaţii non-profit, biserici, şcoli, cluburi, în scopuri non-competitive şi are loc, de obicei, în natură. Menţionăm de asemenea jocurile de cărţi sau de şah din parcuri, orele de dans, concertele improvizate şi fotbalul în parc.

59 Idem.60 Bowdin, Glen et al., Events Management, Second Edition, Great Britain, Elsevier Ltd., 2006, p. 15-20.61 Getz, Donald, op. cit., p. 30-46.

108

În afara sferei publice, au loc evenimentele private, care se axează pe momentele importante ale vieţii: nunţi, zile de naştere, petreceri, înmormântări ş.a.

Un loc aparte în această încercare de clasificare îl ocupă evenimentele de graniţă, între cele planificate şi cele neplanificate. Ele depind de comunicarea la scară largă şi au un conţinut anarhic. Un exemplu este flash-mob-ul, un răspuns la un mesaj de a fi undeva, la un moment dat şi de a face ceva ciudat sau revoltător. Alte două forme sunt guerrilla gigging (care presupun un concert live, instant, în locaţii necorespunzătoare din punct de vedere tehnic – parcuri, holuri sau parcări) şi bătăile cu perne în locuri publice.

Protestele, demonstraţiile şi revoltele sunt evenimente cu substrat economic sau politic. Foarte frecvente, ele însoţesc fiecare conflict cu companiile sau statul, fiecare mişcare politică, fiecare război.

Fiona Campbell et al.62 propune o clasificare în funcţie de format. Astfel, evenimentele sunt: de o săptămână, de 2-3 zile, de o zi, de o jumătate de zi (workshop, training), seminarii, lecturări publice, simpozioane, dezbateri, lansări, decernări de premii, adunări anuale şi gale. În egală măsură, avem de a face cu evenimente-cadru sau cu tipologia de eveniment în eveniment63.

2. PLANIFICAREA STRATEGICĂ A UNUI EVENIMENT

2.1 Conceperea evenimentuluiConform autorilor cărţii Event Management64, planificarea unui eveniment

trebuie să pornească de la înţelegerea contextului în care acesta are loc. Astfel, organizatorul trebuie să identifice categoriile de public implicate, obiectivele lor, aşteptările pe care le au de la eveniment şi factorii care influenţează deciziile şi percepţiile publicului. După această etapă de cercetare, indispensabilă pentru reuşita evenimentului, se poate trece la partea de creaţie.

Un event manager trebuie să identifice stakeholderii unui eveniment şi să le managerieze nevoile cu care ar putea să intre în conflict. În schema stakeholderilor unui eveniment sunt incluse: organizaţia-gazdă, comunitatea-gazdă, participanţii şi spectatorii, staful, media şi sponsorii.

Specialiştii65 susţin că organizaţia care realizează evenimentul poate fi guvernamentală, corporatistă sau parte a comunităţii. Cât despre comunitatea66 care gazduieşte evenimentul, trebuie să se ţină seama de nevoile, dorinţele şi starea ei de spirit. Interpretarea acestor date este esenţială. Globalizarea şi tehnologia pot aduce comunitatea şi evenimentul în prim-plan, dar, pentru a se evita riscul uniformizării, trebuie adusă o puternică notă de autenticitate şi originalitate.

Pentru a atrage sponsori, event managerul trebuie să le ofere avantaje comerciale şi drepturi, în special vizibilitate, deoarece sponsorii nu finanţează decât

62 Campbell, Fiona; Robinson, Alison; Brown, Sally; Race, Phil, Essential Tips for Organising Conferences and Events, Kogan Page, London and Sterling, 2003, p. 8.63 Bîlbîie, Răduţ, Comunicare evenimenţială, note de curs, Sibiu, ULBS, 2009, p. 10.64 Bowdin,Glen et al., op.cit., p 97.65 Ibidem, p. 99.66 Ibidem, p 101.

109

dacă ştiu că au ceva de câştigat în schimb, subliniază autorii cărţii Events Management67. Este vorba de o relaţie bidirecţională. Event designerul trebuie să ştie exact ce vor sponsorii şi ce le poate oferi evenimentul. De exemplu, acoperirea media poate fi mai importantă pentru sponsor, decât numărul de participanţi. De asemenea, sponsorii pot deveni parteneri, în cazul în care se identifică o agendă comună cu a organizatorilor.

Este important să fie luate în considerare exigenţele diferitelor grupuri media, în calitate de stakeholderi, sunt de părere specialiştii68. Mereu în căutare de evenimente, media pot fi parteneri sau chiar producători ai evenimentului. Odată tratate ca parteneri, media aduc foarte multe avantaje, admiţând importanţa mediatizării. Event managerul poate găsi, cu ajutorul partenerilor media, abordări originale. Presa tipărită poate fi de acord să publice programul evenimentului sub formă de editorial sau ca o inserţie specială, poate demara o serie de articole, competiţii sau promoţii speciale în acord cu sponsorii. La rândul lor, radioul şi televiziunea pot oferi reportaje, pot trimite corespondenţi sau participanţi speciali la eveniment. Integrarea media favorizează o expunere mare pentru eveniment şi facilitează asocierea organizaţiei media cu evenimentul.

Echipa care realizează evenimentul reprezintă un stakeholder important. Pentru reuşită, toţi membrii echipei trebuie să împărtăşească aceeaşi viziune asupra evenimentului şi să manifeste grija cuvenită faţă de detalii. În tot acest efort susţinut, de organizare a evenimentului, event managerul este, pe lângă manager, un lider dinamic, a cărui abilitate de a-i motiva şi inspira pe ceilalţi îl fac admirat de cei care îi sunt în subordine.

În ceea ce priveşte evenimentul propriu-zis, în centrul atenţiei se află participanţii – spectatorii, vizitatorii şi auditoriul pentru care este realizat. Event managerul trebuie să ţină seama de nevoile acestor tipuri de public (nevoi fizice, de confort şi de siguranţă). Pe lângă aceste cerinţe de bază, apare interesul de a face evenimentul într-atât de deosebit, încât să genereze emoţii.

Publicul apreciază evenimentul în funcţie de locul în care se desfăşoară, de conţinut şi de activitatea în sine. Participanţii ţin seama de facilitatea accesului la activităţi, de program, de confort, de vedetele invitate, de oportunităţile sociale etc.

Internetul joacă un rol decisiv în asigurarea succesului unui eveniment, deoarece prezumtivii participanţi îl folosesc pentru a căuta informaţii înainte de activitatea propriu-zisă, ţin evidenţa noutăţilor în cazul unor evenimente extinse pe mai multe zile sau vor să revadă secvenţe după ce evenimentul s-a încheiat.

Pentru a crea conceptul unui eveniment, sunt propuse cinci întrebări69: De ce este organizat evenimentul? Trebuie să existe motive întemeiate

care confirmă importanţa lui. Cine sunt stakeholderii evenimentului? Sunt incluse tipuri de public

interne (conducerea, staful) şi, respectiv, externe (auditoriul, media).

67 Ibidem, p. 104.68 Ibidem, p. 106.69 Ibidem, 107.

110

Când va avea loc evenimentul? Există timp suficient pentru planificare? Data propusă îndeplineşte nevoile auditoriului şi ţine seama de condiţiile climaterice, dacă evenimentul se desfăşoară în aer liber?

Unde se va desfăşura evenimentul? Locul respectiv trebuie să reprezinte punctul în care converg aşteptările pe care publicul le are de la eveniment, confortul acestuia, accesibilitatea şi costurile.

Care este conţinutul evenimentului? Acesta trebuie să fie în concordanţă cu evenimentul ce se desfăşoară, cu dorinţele şi aşteptările publicului şi, totodată, trebuie să interacţioneze eficient cu motivul, publicul, locul şi data evenimentului.

Identificarea elementelor şi a resurselor unice care conferă evenimentului o calitate specială este crucială. Astfel, după ce au fost stabiliţi parametrii evenimentului, este necesar un brainstorming pentru concept, în acest scop fiind consultaţi principalii stakeholderi. Cea mai bună metodă este o întâlnire cu aceştia, urmărindu-se stabilirea unei relaţii de colaborare. Scopul întâlnirilor este de a crea, iar – în acest sens – nici o idee nu ar trebui respinsă. Event managerul trebuie să găsească ideea potrivită, sintetizând conţinutul discuţiilor. Acest proces de căutare a ideii comune diferitelor categorii de public reprezintă esenţa planificării creative a evenimentului.

În ceea ce priveşte evenimentele complexe, pentru a evalua conceptul, este necesar un studiu de fezabilitate70, care include cercetări de marketing, operaţionale şi financiare. Toate aceste operaţii au ca obiect determinarea eficienţei conceptului în relaţie cu obiectivele stabilite.

Cercetarea (scanarea) de marketing implică determinarea modului în care publicul-ţintă ar putea răspunde la conceptul evenimentului, dacă îl vor considera atractiv. Trebuie verificate convergenţa conceptului cu gusturile actuale, cu moda, precum şi dacă există posibilitatea de a fi perceput ca actual şi popular, dar în nici un caz obişnuit şi predictibil. O bună modalitate de testare este răspunsul media. Dacă reprezentanţii media consideră conceptul ca fiind de interes actual, vor deveni aliaţi de nădejde ai organizatorilor.

Dacă evenimentul necesită o investiţie financiară mare, pot fi comandate un studiu de piaţă sau focus grupuri, în caz că aceste demersuri nu pot fi întreprinse de organizatorii evenimentului. Rezultatele pot aduce, pe lângă validarea conceptului, informaţii suplimentare (dacă publicul este de acord să plătească biletul de intrare, cum poate fi adaptat conceptul pentru a satisface cerinţele pieţei etc.). De asemenea, trebuie studiată agenda de evenimente a comunităţii pentru a se evita suprapunerea cu alte activităţi.

Verificarea operaţiunilor necesare organizării de evenimente vizează resursele tehnice şi umane. În acestă etapă, se stabileşte dacă va fi nevoie sau nu de contractarea unor furnizori de servicii. În situaţia în care este necesară mobilizarea unui număr mare de voluntari, se va verifica dacă aceştia vor fi disponibili şi dacă vor beneficia de training în timp util. Desigur, trebuie luat în calcul şi factorul de risc, deoarece, dacă nu există resurse adecvate, evenimentul se va solda cu un eşec.70 Ibidem, p. 108-110.

111

Ultima etapă de testare este cea financiară, în care se verifică dacă organizaţia are destule resurse financiare (proprii şi din sponsorizări) pentru a organiza evenimentul. Pentru început, trebuie stabilit dacă evenimentul va aduce sau nu profit financiar organizaţiei. Următorul pas constă în stabilirea unui buget estimativ, cea mai bună metodă fiind atribuirea unui cost fiecărei componente a evenimentului. Desigur, în buget trebuie inclusă şi o sumă de rezervă, menită să acopere eventualele costuri subestimate sau neprevăzute.

În funcţie de tipul de eveniment, specialiştii71 sfătuiesc ca planificarea să înceapă înainte cu şase luni, în cazul evenimentelor instituţionale şi locale, cu 12 luni pentru cele naţionale şi, respectiv, cu 18 luni pentru cele internaţionale.

2.2 Realizarea planului În cadrul procesului planificării strategice, sunt stabilite metodele şi

mijloacele care duc la îndeplinirea obiectivelor. Autorii cărţii Event Management72

susţin că axul central al planului constă în înţelegerea factorilor interni (e.g. resursele disponibile) şi externi (e.g. condiţiile economice actuale), care influenţează orice decizie. Prin intermediul acestui plan se pot identifica şi rezolva problemele apărute, pot fi dezvoltate strategii de rezervă, sunt clarificate rolurile şi responsabilităţile celor implicaţi în organizare şi este redus gradul de imprevizibilitate.

Planul trebuie să fie adaptabil circumstanţelor. În egală măsură, se impune evitarea obsesiei pentru detalii, o viziune strategică largă fiind cea recomandată de specialişti. De asemenea, planul trebuie să fie un document-ghid activ, permanent consultat şi adaptat.

În cazul în care evenimentul are un precedent, se va consulta planul lui în vederea luării unei decizii de continuare, de adaptare sau de schimbare. Dacă evenimentul nu are un precedent, va fi elaborat un studiu de fezabilitate pentru crearea unui plan adecvat.

Specialiştii73 precizează că etapa iniţială a planului constă în statuarea scopului şi a misiunii evenimentului, elemente care conferă unitate acestuia. Misiunea descrie în termeni generali scopul, identifică publicul-ţintă, indică natura evenimentului şi stabileşte modul operaţional general (e.g. dacă evenimentul se va autofinanţa sau nu).

Următoarea etapă74 constă în stabilirea obiectivelor, acestea fiind folosite pentru a cuantifica îndeplinirea scopului. Astfel, obiectivele trebuie să fie specifice (concentrate pe îndeplinirea unui scop, subsumate lui), măsurabile (cuantificabile), acceptate de cei care răspund de îndeplinirea lor, realiste (în funcţie de existenţa resurselor umane, financiare şi fizice) şi determinate temporal.

Pentru a înţelege mediul intern şi extern al evenimentului, specialiştii recomandă75 o analiză a situaţiei (SWOT), reliefând punctele slabe, oportunităţile şi ameninţările. Mediul extern se referă la factori politici (decizii guvernamentale), 71 Campbell, Fiona et al., op. cit., p. 57.72 Bowdin, Glen et al., op.cit, p. 118.73 Ibidem, p 125.74 Ibidem, p. 127-128.75 Ibidem, p. 129-131.

112

legali (legi), economici (inflaţie, distribuţia veniturilor), sociali (comportamentul etnic sau religios, tendinţe şi atitudini sociale), culturali (tradiţii, convingeri, artă), tehnologici (tehnologie avansată, Internet), demografici (compoziţie socială în termeni de vârstă, sex, educaţie, ocupaţie), fizici (starea vremii, poluare) şi concurenţiali (alte evenimente care pot atrage publicul-ţintă). Cât despre factorii interni, aceştia se referă la nivelul managementului sau al expertizei creative, calitatea relaţiei cu furnizorii, accesul la locaţia aleasă, calitatea elementelor din program, accesul la componentele tehnice potrivite (sisteme de bilete), software-ul folosit, accesul la resursele financiare, reputaţia evenimentului, numărul de voluntari, legătura cu potenţialii sponsori.

Analiza SWOT este folosită în alegerea tacticilor, care trebuie să folosească punctele tari, să le minimalizeze pe cele slabe, să evite ameninţările şi să profite de oportunităţi.

Specialiştii76 sfătuiesc ca planul să fie implementat prin intermediul unor planuri operaţionale: bugetare, de marketing, administrative, evaluative, de management al riscului, de sponsorizare, de management al mediului, de program, de transport, de resurse umane etc. Fiecare plan operaţional trebuie să includă un set de obiective, un plan de acţiune şi un program adecvat, sisteme de monitorizare şi control, un buget şi o alocare de resurse (financiare, umane şi servicii).

Imediat după implementarea planurilor operaţionale, trebuie stabilite mecanisme care să asigure că totul se desfăşoară conform prevederilor acestora. Controlul este vital pentru reuşita unui eveniment. Acest proces complex urmează, susţin autorii cărţii Event Management77, trei paşi: stabilirea unor standarde de performanţă, identificarea deviaţiilor de la aceste standarde şi corectare deviaţiilor. Câteva categorii de control, în funcţie de factorul timp, sunt controlul predictiv (încearcă să anticipeze problemele; de exemplu, plata în avans a spaţiului închiriat în care urmează să se desfăşoare activitatea), controlul curent (se determină devierea de la standarde pe măsură ce ele apar; de exemplu, monitorizarea condiţiilor pe măsura derulării evenimentului), controlul istoric (controale organizaţionale care au în vedere deviaţii majore, pentru a se evita apariţia aceloraşi greşeli la prezumtive evenimente viitoare).

Câteva exemple de aspecte măsurabile78: vânzări propuse de bilete versus vânzări reale; serviciile furnizorilor versus contract; vizibilitatea evenimentului versus planul de marketing; procentajul obiectivelor atinse/vizate; nivelul suportului din partea sponsorilor versus obiectivele sponsorilor; logistică disponibilă versus planul operaţional; divertisment versus feedback-ul publicului.

2.3 Resurse umanePlanificarea şi managementul resurselor umane sunt decisive pentru

succesul evenimentului. Trebuie ales staful adecvat, format din persoane cu o pregătire corespunzătoare şi motivate pentru îndeplinirea obiectivelor.

76 Ibidem, p. 133.77 Ibidem, p. 295.78 Ibidem, p. 298.

113

Specialiştii79 susţin că event managerul trebuie să identifice toate activităţile de creare, implementare şi încheiere a evenimentului, astfel încât să determine numărul necesar de voluntari sau de angajaţi. Următorul pas constă în stabilirea fişei posturilor pentru toţi membrii stafului. Descrierea postului trebuie să conţină denumirea acestuia, salariul sau recompensele, sumarul job-ului, îndatoririle şi responsabilităţile, relaţionarea cu alte job-uri, abilităţi, cunoştinţe, experienţă, calificări, putere decizională, standarde de performanţă, circumstanţe deosebite (muncă fizică grea) etc.

Procesul de recrutare şi selecţie a personalului depinde de resursele financiare alocate. În strânsă legătură cu acest aspect, se impun identificarea locurilor în care pot fi găsiţi aplicanţi calificaţi, ce pot fi atraşi în organizarea evenimentului.

În ceea ce priveşte voluntarii, Donald Getz80 propune următoarea întrebare: „Ce îi motivează pe voluntari şi cum pot fi maximizate loialitatea şi productivitatea lor?”. Voluntariatul este practicat în funcţie de normele culturale, sistemele politice, condiţiile economice şi standardele de viaţă. Sarah Passingam81 punctează că motivarea voluntarilor se poate baza pe apelul la distracţie, altruism, simţul răspunderii, satisfacţie, interacţiune, oportunitatea de a ieşi din casă sau de a crede într-o cauză, dar cel mai important lucru este de a le induce sentimentul utilităţii.

Tot asupra motivării stafului există o serie de teorii expuse de Glen Bolwdin şi colaboratorii lui, precum şi de Donald Getz. Pornind de la piramida nevoilor (Maslow) a fost formulată „teoria celor trei factori”82, prin care s-a concluzionat că factorii care motivează persoanele să lucreze nu sunt salariul, securitatea sau alte beneficii (numiţi factori de igienă), ci provocarea, recunoaşterea şi responsabilitatea. În acest context, se poate explica şi comportamentul publicului. De pildă, problemele legate de parcare, aşteptarea prelungită, deşi produc nemulţumire, nu împiedică publicul să participe la eveniment.

Teoria echităţii83 porneşte de la premisa că toţi angajaţii trebuie trataţi în mod egal. Dacă un membru al stuff-ului observă o discrepanţă între modul în care este tratat (muncă alocată, plată) în comparaţie cu alt membru de acelaşi rang, va fi motivat să lucreze mai mult sau mai puţin. Pentru a fi la curent cu aceste schimbări, trebuie menţinută o bună comunicare între toţi factorii implicaţi.

În scopul găsirii voluntarilor, specialiştii84 propun folosirea stakeholderilor pentru lansarea apelului la voluntariat în cadrul reţelelor din care fac parte, redactarea unor înţelegeri cu sponsorii, identificarea şi crearea unor legături cu potenţialele surse de voluntari (universităţi, licee, ONG-uri, camere de comerţ, centre comunitare etc.), atragerea suportului media, targetarea unor persoane dintr-o comunitate, demararea unor programe speciale. Selecţia se face în urma susţinerii unui interviu.

79 Ibidem, p. 148-150.80 Getz, Donald, op. cit., p. 289.81 Passingam, Sarah, p. 45.82 Getz, Donald, op. cit., p. 287.83 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 170.84 Ibidem, p. 153-154.

114

Contractele încheiate cu membrii stafului trebuie să conţină, după sfatul specialiştilor85: descrierea postului şi îndatoririle aferente, data începerii derulării, modalităţile de plată, orele de lucru şi pauzele, procedurile în caz de îmbolnăvire, notificările, procedurile în caz de conflict, sancţiunile disciplinare, regulile de muncă, eventualele restricţii, drepturile ş.a. De asemenea, toţi voluntarii şi angajaţii vor fi incluşi într-o bază de date.

Autoarea cărţii Organising Local Events86 subliniază importanţa training-ului, pentru ca staful să fie pregătit pentru orice situaţie. Voluntarii trebuie să deţină informaţii despre background-ul evenimentului şi să beneficieze de un brief al acestuia. În completare, Glen Bowdin şi colaboratorii lui87 propun şi includerea unor moduri de dezvoltare profesională mai complexe, oferind posibilitatea dezvoltării unor noi abilităţi, cunoştinţe şi atitudini, care să îi pregătească pe indivizi pentru responsabilităţi viitoare. Aceste training-uri sunt posibile prin solicitarea suportului stakeholderilor, identificarea indivizilor legaţi de eveniment care se pot oferi voluntari pentru a conduce sesiuni de training, delegarea unor mecanisme externe specializate în training, încurajarea stuff-ului în a realiza training ş.a. Pentru fiecare categorie de acţiuni şi de personal este necesar să existe supervizori care pot furniza, în orice moment, date relevante despre desfăşurarea evenimentului.

În cartea Essential Tips for Organising Conferences and Events88, sunt prezentate şi alte sfaturi în ceea ce priveşte echipa de lucru a unui eveniment; ele se referă, în principal, la stabilirea numărului componenţilor echipei, obiectivul prioritar fiind coordonarea eficientă a evenimentului; organizarea activităţii stafului, astfel încât membrii săi să nu fie suprasolicitaţi; valorificarea abilităţilor lor complementare; împărţirea sarcinilor în concordanţă cu abilităţile individuale; organizarea unui brief după eveniment.

2.4 Marketing de evenimentOrganizarea unui eveniment impune şi o latură de marketing, care se referă

la identificarea, anticiparea şi satisfacerea aşteptărilor publicurilor-ţintă, în vederea promovării produsului. În cazul evenimentelor, acestea sunt văzute ca experienţe pe care consumatorii (cei care participă la eveniment) le cumpără sau de care se bucură, susţine Donald Getz89. De asemenea, planul de marketing ajută la implementarea planului strategic al evenimentului, fiind un plan operaţional.

La nivel practic, Glen Bowdin90 identifică următoarele activităţi de marketing legate de organizarea de evenimente: analiza nevoilor publicului-ţintă pentru stabilirea design-ului evenimentului; estimarea numărului de participanţi şi a timpului în care aceştia sunt dispuşi să participe; cercetarea oricăror alte evenimente similare; estimarea preţului (financiar, temporal etc.) pe care participanţii sunt dispuşi să îl ofere; deciderea comunicării de marketing, inclusiv a mixului de media şi a

85 Ibidem, p. 157-158.86 Passingam, Sarah, Organising local events, Norwich, Page Bros., 1993, p. 46.87 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 161.88 Campbell Fiona et al., op. cit. , p. 53-54.89 Getz, Donald, op. cit., p. 279.90 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 180.

115

mesajelor care vor fi transmise publicului; analiza modului în care locaţia se potriveşte cu aşteptările pubicului-ţintă; stabilirea gradului de succes al evenimentului în atingerea obiectivelor de marketing.

Aceiaşi autori91 definesc marketingul strategic evenimenţial drept procesul prin care organizatorul evenimentului asociază obiectivele de business şi de marketing, precum şi mediile în care acesta are loc, cu activităţi de marketing ce vin în întâmpinarea nevoilor consumatorilor de evenimente.

O primă etapă a marketing-ului strategic este cea de cercetare. În această etapă, specialiştii92 propun analiza mediului politic, economic, concurenţial, socio-cultural, tehnologic şi de divertisment. Următoarea etapă este considerată a fi analiza resuselor interne93, care include resursele umane, cele fizice şi cele financiare. Toate aceste date sunt incluse în analiza SWOT. Metodele de cercetare propuse de Donald Getz94 sunt sondajele de opinie, interviurile, focus grupurile şi observaţia.

Cercetarea identifică şi procesul luării deciziei de participare a publicului-ţintă, punctează autorii cărţii Event Management95. Trebuie găsită legătura dintre ceea ce publicul ar vrea să experimenteze şi ce poate face pentru a-şi îndeplini aceste dorinţe. Este necesară identificarea atât a factorilor externi (familie, grupuri de referinţă, lideri de opinie), cât şi a factorilor interni (mod de percepţie şi de învăţare, personalitate, motivaţii, atitudini, preferinţe), care influenţează deciziile publicului.

După încheierea cercetării, se trece la realizare planului de marketing strategic. Iniţial, se procedează la segmentarea publicului-ţintă96. Segmentele trebuie să fie măsurabile (caracteristici socio-economice), destul de substanţiale pentru a fi luate în calcul, existând posibilitatea de a ajunge la ele prin canale de comunicare. Se poate recurge la o segmentare geografică, demografică, geo-demografică sau psiho-grafică, în funcţie de relevanţa fiecăreia.

Un alt aspect aflat în strânsă legătură cu planul de marketing este, potrivit specialiştilor97, poziţionarea evenimentului în mintea publicului-ţintă. Această poziţionare se poate face prin reputaţia şi imaginea evenimentului, carisma unui lider, evidenţierea programului sau a locului în care se desfăşoară evenimentul, preţul sau calitatea, scopul participării (de exemplu, solidaritatea cu o cauză), categoria de eveniment (de modă, cultural, concert etc.) sau combinaţii de atribute.

După stabilirea obiectivelor de marketing, vor fi alese strategiile de marketing – de exemplu, cea de diferenţiere pe piaţă, prin crearea unui eveniment perceput ca fiind unic – sau strategiile de creştere, integrare ori diversificare.

Un concept important al planului de marketing este mixul de marketing, menţionat de Donald Getz98, ce include elementele care pot influenţa relaţiile cu stakeholderii. Aceste elemente sunt: locul, programul, categoriile de public

91 Ibidem, p. 184.92 Ibidem, p. 187.93 Ibidem, p. 192.94 Getz, Donald, op.cit., p. 281.95 Bowdin Glen et al., op.cit., p. 193-195.96 Ibidem, p. 199-200.97 Ibidem, p. 205-206.98 Getz, Donald, op. cit., p. 280.

116

(interacţiunea dintre stuff, voluntari, invitaţi, participanţi), parteneriatele, promovarea şi preţul.

Acelaşi autor expune conceptul Integrated Marketing Communications (IMC)99, care se referă la combinarea mai multor mijloace de comunicare pentru o mai bună relaţionare a publicului cu evenimentul. De asemenea, însuşi evenimentul este folosit ca instrument de comunicare. Aceeaşi idee se regăseşte şi în cartea Advertising and Promotion: An Integrated Marketing Communication Perspective100, unde evenimentele sunt considerate instrumente de promovare a unor produse, astfel încât ele au un rol promoţional, de asociere a brandurilor cu diverse activităţi şi stiluri de viaţă.

Referindu-se la toate modalităţile de contact ale publicului cu evenimentul în vederea transmiterii mesajelor, Glen Bowdin et al.101 susţin că comunicarea integrată se referă la: publicitatea evenimentului (costurile de publicitate pot fi micşorate prin încheierea unor parteneriate cu media), serviciile puse la dispoziţia publicului, marketing direct sau on-line, facilităţi incluse, vânzarea biletelor, promoţii, relaţii publice, relaţii cu media, alte oportunităţi de marketing. Event managerul trebuie să cunoască toate metodele de comunicare de marketing, punctele lor tari, cele slabe, precum şi implicaţiile financiare.

Cât despre mesaje, Duncan102 distinge trei tipuri. Primul tip este cel care face apel la raţiune, iar obiectivul corespondent este informaţional, în scopul de a face cunoscut evenimentul şi programul său. Al doilea este mesajul care pune accent pe sentimente, folosit pentru atingerea unor obiective care vizează schimbarea de atitudine, sentimente, emoţii, convingeri sau opinii cu privire la eveniment. Ultimul tip de mesaj face apel la acţiune, fiindu-i specifice obiective de schimbare a comportamentului (de exemplu, participarea la eveniment) sau obiective de relaţionare, prin crearea interacţiunii între eveniment şi public.

Referitor la partea de comunicare şi promovare a evenimentului, Fiona Campbell103 consideră că materialele promoţionale trebuie să aibă stil (logo, concept), să fie în concordanţă cu publicul şi evenimentul, să anticipeze ce vrea publicul să ştie, să nu promită mai mult decât este posibil, să fie promovate în rândul publicului-ţintă (pentru a nu atrage o audienţă greşită), să fie gata în timp util. De asemenea, cel mai important mijloc de promovare este considerat a fi word-of-mouth (pe cale orală).

Evenimentele, ca produse de consum, trebuie să reunească trei elemente, susţin Lovelock şi Wirlz104: serviciul principal sau beneficiile experimentate de public, serviciile suplimentare care diferenţiază evenimentul de competitori (de exemplu, artiştii invitaţi, calitatea, tipul de audienţă) şi procesul de livrare a

99 Ibidem, p. 281.100 Belch, George E.; Belch, Michael A., Advertising and Promotion: An Integrated Marketing Communication Perspective, Fifth Edition, McGraw-Hill Irwin, 2001, p. 555.101 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 217.102 Duncan, 2002, p. 320, apud Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 218.103 Campbell, Fiona et al., op. cit., p. 63-64.104 Lovelock şi Wirlz, 2004, apud Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 209.

117

evenimentului (de exemplu, rolul publicului, de preferinţă activ, lungimea sau stilul evenimentului).

2.5 SponsorizareSponsorizarea este descrisă de Donald Getz105 ca o relaţie de schimb care

implică plăţi făcute în contul evenimentului de către persoane sau organizaţii exterioare, în schimbul anumitor beneficii facilitate de evenimentul respectiv.

Fiind o sursă de finanţare importantă, event managerii trebuie să identifice potenţialii sponsori şi să îi convingă să sprijine organizarea şi desfăşurarea evenimentului. Aceştia trebuie căutaţi printre organizaţiile care caută o poziţionare pe piaţă sau care intenţionează să lanseze noi produse. Fiona Campbell106 recomandă căutarea din timp a sponsorilor, precum şi alegerea acelora care sunt adecvaţi evenimentului şi publicului, deoarece pot apărea implicaţii politice sau comerciale nedorite şi, în acelaşi timp, imaginea sponsorilor poate îndepărta o anumită categorie de public. De asemenea, în căutarea sponsorilor trebuie să se ţină seama şi de congruenţa dintre ei şi eveniment la nivelul valorilor şi al imaginii.

Căutarea sponsorilor se va face, după cum precizează Glen Bowdin107, accesând pe site-urile organizaţiilor acţiunile în care sunt implicate, cu intenţia de a identifica sponsori ai unor evenimente similare sau folosind relaţiile cu actualii sponsori.

Norman Stone108 subliniază că atât sponsorii, cât şi organizaţiile sponsorizate trebuie să manifeste grija cuvenită faţă de interesele lor şi ale celorlalţi, înţelegându-şi reciproc motivele, scopurile şi aşteptările. Fiecare parte trebuie să recunoască şi să accepte constrângerile, stabilind exact gradul de putere decizională. De asemenea, este recomandat ca ambele părţi să îşi maximizeze beneficiile. Sarah Passingam109 atrage totuşi atenţia că sponsorii au tendinţa de a monopoliza evenimentul cu publicitatea lor, iar acest aspect trebuie gestionat cu multă atenţie. Astfel, sponsorii vor avea beneficii proporţionale cu investiţia (link-uri de pe site-ul evenimentului, aparaţia în broşuri, pe afişe, pe bilete, bannere, materiale promoţionale la locul evenimentului etc.).

În propunerea de sponsorizare trebuie clarificate mai multe aspecte pentru ca organizaţia vizată să sprijine evenimentul. Astfel, aceasta va include, conform lui Glen Bowdin et al.110:

Prezentarea generală a evenimentului (misiune, scopuri, background, locul desfăşurării, alţi sponsori, program, durată, staf, acoperire media, nivel de participare, profilul participanţilor);

Oferta de sponsorizare şi costurile asociate; Durata parteneriatului;

105 Getz, Donald, op. cit., p. 283.106 Campbell, Fiona et al., op. cit., p. 66.107 Bowdin, Glen et al., op. cit., p. 243.108 Stone, Norman, op. cit., p. 74.109 Passingham, Sarah, op. cit., p. 68.110 Bowdin, Glen et. al., op. cit., p. 245.

118

Relevanţa strategică a propunerii în relaţie cu obiectivele de marketing ale organizaţiei;

Datele de contact ale persoanelor care se ocupă cu partea de sponsorizare a evenimentului.

Nu trebuie pierdut din vedere că sponsorii nu sunt interesaţi de partea artistică a evenimentului, ci de beneficiile sale, ei cumpărând doar o platformă de comunicare de marketing, prin care să ajungă la stakeholderi şi la piaţă, în scopul formării unei legături sau pentru a-şi vinde produsele sau serviciile. Poziţionarea pe piaţă în relaţie cu concurenţa poate fi de asemenea exploatată.

După încheierea contractului de sponsorizare, trebuie menţinută o colaborare permanentă cu sponsorul. Specialiştii111 recomandă desemnarea unei persoane de contact din grupul de persoane care organizează evenimentul, care să ţină legătura cu sponsorul. Cunoscând strategia de marketing a organizaţiei care oferă sponsorizare, vor fi mai uşor de înţeles scopurile ei. Dacă evenimentul include participarea unor celebrităţi, sponsorilor ar trebui să li se ofere şansa de a le întâlni într-un cadru social.

Event managerul trebuie să folosească toate mijloacele disponibile pentru a face cunoscută implicarea sponsorului. Dacă evenimentul are mai mulţi sponsori, logo-ul sponsorului principal (cel care contribuie cel mai mult din punct de vedere financiar) trebuie să apară pe toate materialele care au legătură cu evenimentul, această clauză fiind, de obicei, stipulată în contract.

3. MANAGEMENTUL EVENIMENTULUI

3.1 LogisticaDin punct de vedere logistic, activitatea fundamentală constă în

deplasarea/mutarea unor persoane, bunuri şi echipamente la locul potrivit, în momentul potrivit. Pentru a găsi cea mai corectă abordare din punct de vedere logistic, event managerul trebuie să prevadă cu o acurateţe cât mai mare nevoile generate de eveniment.

Logistica unui eveniment cuprinde o arie largă de semnificaţii. Astfel, când specialiştii112 vorbesc despre logistică, în contextul evenimenţial, se referă la trei elemente:

1) Livrarea către consumator (servicii puse la dispoziţia consumatorilor evenimentului): marketing, evitarea aglomeraţiei, achiziţionarea biletelor, transport, cazare, solicitări ale artiştilor etc.;

2) Logistica de la locul evenimentului: deplasarea audienţei, a artiştilor şi a echipamentului, comunicaţii, facilităţi, consumabile, cereri ale VIP-urilor şi ale media, proceduri în caz de urgenţă;

3) Închiderea evenimentului: dezasamblare, curăţenie, contract.

111 Ibidem, p. 250-251.112 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 353.

119

De asemenea, Donald Getz113 împarte logistica unui eveniment în trei subsisteme:

Orientate spre consumatori: trafic, parcare, bilete, informaţie, servicii esenţiale, securitate şi confort, managementul stuff-ului;

Orientate spre furnizori: utilităţi, infrastructură, servicii tehnice, sisteme de securitate;

Comunicaţii: echipament, proceduri, acreditări, programare, relaţia cu presa.

Trebuie luate în considerare nevoile speciale ale publicului, ca de exemplu facilităţi pentru persoanele cu dizabilităţi care participă la eveniment. Locurile de parcare constituie întotdeauna o problemă, astfel că trebuie găsite cele mai bune soluţii. Sarah Passingham114 recomandă estimarea numărului de maşini care vor veni, apoi planificarea unei zone destinate parcării, unde beneficiarii vor avea acces pe bază de taxă sau nu. Împreună cu poliţia – care trebuie informată asupra evenimentului – pot fi folosiţi voluntari care să ghideze maşinile.

Transportul produselor folosite la eveniment poate constitui o adevărată problemă atunci când acestea sunt aduse din străinătate, fiind necesare acte speciale. De asemenea, consturile de transport ale consumabilelor pot fi foarte ridicate, dar o soluţie dată de Glen Bowdin şi colaboratorii lui115 este încheierea unor parteneriate cu firmele de transport. În ceea ce priveşte suplinirea facilităţilor unui eveniment, aceasta se poate rezolva fără dificultăţi atunci când spaţiul în care se desfăşoară activitatea respectivă oferă infrastructura adecvată.

Passingham116 face câteva precizări cu privire la tipul de spaţiu. În cazul în care evenimentul are loc într-un spaţiu închis, scaunele, mesele, podiumul etc. sunt, de obicei, incluse. În caz contrar, ele trebuie închiriate. Menţiunea este valabilă pentru întreaga logistică aferentă. În ceea ce priveşte evenimentele preconizate să se desfăşoare în aer liber, trebuie luate în considerare mai multe aspecte: construirea scenei, amplasarea unor garduri de protecţie, a porţilor şi a standurilor etc.

Solicitările de natură logistică din timpul derulării evenimentului sunt cu atât mai complexe, cu cât evenimentul este mai amplu. În timpul unui eveniment, foarte multe persoane se află în mişcare, fie că sunt spectatori, furnizori, staf sau artişti. Din motive de securitate, este necesar un sistem de acreditare care să permită doar accesul persoanelor autorizate în anumite zone în care se desfăşoară evenimentul.

Comunicarea dintre organizatorii evenimentului este vitală, astfel că specialiştii117 prezintă câteva metode: telefonie mobilă şi mesaje, radio, mesageri, sistem sonor de anunţuri, steaguri, porta-voce, file pe care sunt imprimate diferite ştiri, televiziune cu circuit închis, camere web, dispozitive vizuale sau auditive (fluiere, lumini), buletine, Bluetooth.

113 Getz, Donald, op. cit., p. 275.114 Passingham, Sarah, op. cit., p. 51.115 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 359.116 Passingham, Sarah, op. cit., p. 39.117 Bowdin Glen et al., op.cit., p. 363.

120

În ceea ce priveşte comunicarea cu publicul, acesta trebuie informat corect cu privire la cazare, servicii bancare apropiate de locul în care se desfăşoară evenimentul, restricţii de filmare, servicii de catering oferite, cod vestimentar cerut, facilităţi pentru persoanele cu dizabilităţi, puncte de prim ajutor, puncte de informare, oficiu pentru obiectele pierdute, servicii de securitate, telefoane publice, bilete, poziţionarea ecranelor, website.

Pentru ca preluările posturilor de radio şi TV prezente la eveniment să fie de calitate, este necesară aparatură profesională (microfoane, lumini etc.) care trebuie pusă la punct din timp. Cererile speciale ale VIP-urilor invitate (securitate, cazare, servicii) necesită resurse suplimentare, fiind util să se ia în calcul dacă beneficiile aduse de prezenţa unui VIP depăşesc sau nu costurile implicate.

Furnizorii de bunuri şi servicii constituie o parte foarte importantă a evenimentului. Aceştia pot fi fotografi, agenţii de publicitate, designeri, firme specializate în sonorizare şi suport tehnic, firme de catering etc.

Briefurile date furnizorilor trebuie să fie, confrom lui Philip Henslowe118, scrise, coerente, clare şi concise, astfel încât aceştia să ştie exact ce se aşteaptă de la ei. Pentru a se evita orice înterpretări greşite, nu este recomandat ca înţelegerile să fie încheiate verbal, ci pe baza unor contracte scrise. De preferat, contractele trebuie verificate de un jurist. De obicei, colaborarea cu furnizorii implică termene limită. Acestea trebuie specificate explicit, iar în contract se pot include penalizări de nerespectare a datelor prevăzute.

În cazul unui eveniment de amploare, specialiştii119 recomandă numirea unui manager de logistică al evenimentului, care trebuie să procure, să negocieze şi să managerieze echipamentul, întreţinerea şi resursele umane, să întocmească hărţi şi chiar să îndeplinească rolul unui manager de proiect şi organizator de petreceri, dacă este cazul.

Un instrument de logistică este harta zonei precis determinate, în care se desfăşoară evenimentul. Aceasta trebuie să conţină scara folosită, proiectarea şi legenda simbourilor utilizate, toate adaptate publicul-ţintă. Valoarea comunicaţională depinde de locul de expunere (de exemplu, organizatorii unor festivaluri imprimă harta pe verso-ul biletelor sau al programelor).

Aceiaşi autori120 propun ca planul de logistică a unui eveniment să conţină: Lista de contacte; Harta zonei; Programe care includ tabele şi scale de timp; Planul de urgenţă; Detaliile subcontractorilor, inclusiv constrângerile temporale; Contactele de la locul evenimentului, inclusiv securitate şi voluntari; Foi de evaluare pentru a constata dacă logistica pusă la dispoziţie a dus la

indeplinirea obiectivelor.

118 Henslowe, Philip, PR. A Practical Guide to the Basics, Second Edition, London and Philadelphia, Editura Kogan Page, Chartered Institute of Public Relations, 2003, p. 21.119 Ibidem, p. 372.120 Ibidem, p. 376.

121

3.2 Relaţia cu mediaCa în orice activitate de relaţii publice, media joacă un rol important în

promovarea evenimentului, ea fiind un multiplicator al mesajelor trimise spre public. Organizatorii evenimentului trebuie să dezvolte relaţii solide cu reprezentanţii presei care le pot oferi vizibilitate şi popularitate, dar trebuie selectate instituţiile de presă reprezentative pentru obiectivele propuse. De altfel, media – datorită puterii pe care o are asupra opiniei publice – poate decide succesul sau eşecul unui eveniment, fiind una dintre cele mai critice categorii de public, consideră specialiştii121.

De fapt, evenimentele sunt nişte mijloace prin care se atrage atenţia presei, observă Alison Theaker122. Instrumentele folosite în relaţia cu presa sunt comunicatele de presă, conferinţele de presă, brief-urile de presă informale, interviuri exclusive, vizite de presă, precum şi un birou de presă on-line.

În ceea ce priveşte organizarea unor evenimente locale, Sarah Passingham123

sfătuieşte trimiterea redacţiilor de presă, cu o lună în avans, a unui pachet care să conţină un comunicat de presă şi o invitaţie însoţită de o scrisoare explicativă, menită să detalieze coordonatele evenimentului respectiv.

Alison Theaker124 recomandă folosirea intensivă a Internetul în relaţiile cu presa (e-mail, în loc de telefon, discuţii pe forumuri, elaborarea de articole pentru revistele on-line, arhivă on-line a comunicatelor de presă, conferinţe şi seminarii on-line etc.). O inovaţie în materie de comunicare propusă de aceeaşi autoare125 este realizarea unei on-line newsroom, o resursă preţuită de jurnalişti pentru accesibilitatea ei. Aceasta conţine o arhivă a comunicatelor de presă, documente de background, grafice care pot fi descărcate, calendar al evenimentelor, informaţii de contact sau materiale audio şi video, dar şi o secţiune cu ştiri actuale, de ultimă oră.

Organizatorii evenimentului trebuie să decidă care vor fi instituţiile şi formele de presă invitate pentru a lua parte la eveniment, fie că este vorba de ziare, reviste, televiziuni sau radiouri.

3.3 Evaluarea riscurilor şi planul de rezervăOrice incident poate influenţa negativ buna desfăşurare a evenimentului.

Frauda sau o reprezentare necorespunzătoare a evenimentului în partea de marketing ori de promovare sunt doar două riscuri care duc la probleme de securitate sau financiare în cadrul unui eveniment. Pentru a preîntâmpina aceste probleme, trebuie ca un eveniment să beneficieze de un plan de rezervă şi de o strategie de rezolvare a eventualelor probleme.

De fapt, fiecare parte a managementului de eveniment are un risc potenţial, fie că vorbim de faza de început în care este planificat design-ul locaţiei şi în care sunt aleşi executorii diferitelor sarcini, fie că este vorba de ultima fază, care implică închiderea evenimentului.121 Belch, George E.; Belch, Michael A., op. cit., p. 584.122 Theaker, Alison, op. cit., p. 153.123 Passingham, Sarah, op. cit., p. 33.124 Theaker, Alison, op. cit., p. 155.125 Ibidem, p. 156.

122

Glen Bowdin et al.126 iau în considerare nouă paşi când vine vorba de managementul riscului în cazul unui eveniment: înţelegerea contextului (tipul evenimentului, managementul, stakeholderii şi mediul general), identificarea riscurilor, procesul decizonal (se decide cine sau ce ar putea avea de suferit şi în ce fel), evaluarea riscurilor şi stabilirea dacă precauţiile actuale sunt adecvate (dacă se poate face ceva în plus), controlul, luarea în considerare a acţiunilor de miting şi a riscurilor specifice evenimentului, înregistrarea constatărilor şi reevaluarea evenimentului.

Există mai multe tehnici de manageriere127 a riscurilor unui eveniment. O primă tehnică este segmentarea organizării unui eveniment în mai multe părţi, pentru a putea fi monitorizate separat. De asemenea, se poate organiza un eveniment-test, o simulare a evenimentului principal. Riscurile pot fi identificate şi printr-o analiză SWOT sau printr-o fault diagram (de fapt, o diagramă a imperfecţiunilor/ defecţiunilor). În acelaşi timp, trebuie să existe un raport de incidente, separat de cel de accidente.

Planul de rezervă conţine alternativele viabile în caz că apar anumite impedimente în implementarea iniţială a evenimentului şi include procedurile şi responsabilităţile organizatorilor în caz de nevoie, dar şi acţiunile care se impun a fi respectate. Planul de rezervă este alcătuit în urma unor simulări teoretice ale principalelor riscuri care pot apărea în cadrul evenimentului, fiind găsite cele mai bune rezolvări. Un rol important în acest proces îl are consultarea cu furnizorii, deoarece aceştia au experienţă în domeniul organizării de evenimente şi pot da multe informaţii despre ce nu ar putea merge bine.

După ce riscurile au fost identificate şi descrise, trebuie ierarhizate în funcţie de posibilitatea de a avea loc (pe o scara de la 1 la 5, de la rar la aproape sigur) şi de consecinţele pe care le-ar putea avea (pe o scară de la 1 la 5, de la nesemnificativ la catastrofal).

Dacă nu pot fi evitate, riscurile trebuie minimalizate, fiindu-le redusă severitatea, prin planificarea unor răspunsuri rapide şi eficiente. De exemplu, pregătirea stafului în tehnici de prim-ajutor poate diminua gravitatea unui accident. Totodată, distribuirea riscului pe mai multe arii ale evenimentului duce la reducerea impactului acestuia. Transferul riscului altor grupuri responsabile este o altă metodă de control; în contractele încheiate cu partenerii şi furnizorii este precizată o clauză care prevede responsabilităţile lor în cadrul evenimentului.

3.4 BugetulRealizarea bugetului unui eveniment se referă la estimarea veniturilor şi la

alocarea resurselor financiare, fiind folosit pentru a compara costurile reale cu cele estimate. El poate lua mai multe forme; de exemplu, Glen Bowdin et al.128 precizează că poate fi împărţit în sub-bugete corespunzătoare fiecărei părţi a unui eveniment

126 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 320.127 Idem, p. 322-323.128 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 302.

123

complex (un buget pentru punerea în scenă, unul pentru logistică, unul pentru resurse umane etc.).

Prin intermediul bugetului, evenimentul se planifică din punct de vedere financiar. Procesul de planificare a bugetului propus de specialişti129 începe prin stabilirea mediului economic al evenimentului. Următorul pas este consultarea conducerii organizaţiei şi a sponsorilor, pentru ca bugetul să fie subsumat obiectivelor urmărite. De exemplu, un sponsor poate cere ca un procentaj din sponsorizarea lui să fie alocat părţii de divertisment. Al treilea pas constă în identificarea şi estimarea categoriilor de costuri şi a surselor de venit. Urmează pregătirea unui buget pentru aprobare, iar procesul se sfârşeşte cu evaluarea acestui buget preliminar şi pregătirea celui final.

Contractele financiare cu furnizorii pot fi negociate, pentru a obţine cel mai bun preţ, sfătuieşte Sarah Passingham130. De asemenea, aceeaşi autoare recomandă deschiderea unui cont bancar destinat fluxului financiar al evenimentului, deoarece este posibil ca plăţile să se facă direct prin intermediul băncii, nu prin lichidităţi.

Cristina Coman131 precizează că bugetul efectiv se poate întocmi după ce au fost stabilite toate detaliile evenimentului. Astfel, vor putea fi evaluate cheltuielile pentru fiecare acţiune în parte. În buget se includ toate costurile: tipărituri, închirieri de spaţii, echipamente, materiale, deplasări, mese, bannere, poştă, telefoane, alte servicii, costuri de personal etc.

În alcătuirea unui buget trebuie să se aloce şi un fond de rezervă pentru chetuieli neprăvăzute care pot apărea în organizarea evenimentului. De asemenea, trebuie luate în considerare, spun specialiştii132, costurile fixe şi cele variabile. Primele nu sunt influenţate de audienţă (de exemplu, chiria, curentul electric consumat, uniformele voluntarilor, onorariile artiştilor), iar următoarele depind de numărul de participanţi (de exemplu, costurile de catering, dacă este cazul).

3.5 Control şi evaluareA controla un eveniment înseamnă a verifica dacă totul se desfăşoară

conform planului stabilit. Procesul de control133 începe cu stabilirea unor standarde de performanţă, trecându-se apoi la identificarea abaterilor de la aceste standarde şi la corectarea lor. Controlul este de tip preventiv, reactiv sau retroactiv.

Controlul se face, potrivit specialiştilor134, prin rapoarte şi întâlniri, delegaţi şi autocontrol, control de calitate bazat pe feedback-ul publicului, întocmirea unor grafice cu câştiguri şi piederi, sistem de management, recompense pentru stuff etc.

Evaluare unui eveniment se referă, consideră specialiştii135, la procesul critic de observare, măsurare şi monitorizare a implementării evenimentului respectiv, astfel încât obiectivele pe care acesta le urmăreşte să fie îndeplinite. Evaluarea oferă

129 Ibidem, p. 304.130 Passingham, Sarah, op. cit., p. 59.131 Coman, Cristina, op. cit., p. 106.132 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 213.133 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 295.134 Ibidem, p. 298-302.135 Ibidem, p. 413.

124

un feed-back din partea stakeholderilor evenimentului, în scopul de a analiza evenimentul în cauză şi de a le îmbunătăţi pe cele viitoare.

Evaluarea se bazează pe observaţie, feed-back şi sondaje de opinie; ea are loc de-a lungul tuturor etapelor de implementare a evenimentului, dar există şi o evaluare post-eveniment, cea mai comună, de altfel.

Marconi136 precizează următoarele instrumente de evaluare: feed-back-ul publicului, numărul de articole şi de menţionări în programele de ştiri, valoarea acoperirii media în raport cu publicitatea, analiza de conţinut şi cea competitivă, chestionare şi indicii pe site-uri, vânzări, cercetarea gradului de conştientizare şi a opiniilor.

Pe de altă parte, Glen Bowdin et al.137 structurează altfel metodele de evaluare. Ei propun două tipuri de cercetare în vederea evaluării, una secundară şi una primară. Cercetarea secundară foloseşte rapoarte de la evenimente anterioare, birouri de cercetare, căutare pe Internet şi baze de date ale media. Mai importantă este însă considerată cercetarea primară, care conţine colectarea de date (formulare oferite participanţilor), observaţiile stuff-ului şi ale stakeholderilor cu privire la eveniment, întâlnirile de briefing, chestionarele şi sondajele de opinie, interviurile.

După definitivarea evaluării, specialiştii138 sfătuiesc ca informaţiile să fie puse la dispoziţia stakeholderilor. Aceste informaţii concluzive conturează profilul evenimentului şi constituie un bun prilej pentru un comunicat de presă.

4. EVENIMENTE PENTRU BIBLIOTECILE MILITARE

O importanţă majoră în cadrul bibliotecii, ca spaţiu de comunicare şi formare continuă, revine activităţii de animaţie. Acţiunea de animaţie eficientă va ţine seama de actualele funcţii ale bibliotecii (educaţională, estetică, informaţională), realizând astfel o activare şi o promovare a serviciilor bibliotecii, o modalitate de deschidere către comunicare şi interacţiune cu aceasta.

Să nu uităm că biblioteca îşi concretizează dimensiunea sa culturală inclusiv prin proiecte şi acţiuni, fiind un mediator între utilizator (perceput ca un consumator de cultură), document-carte-CD-film (bunul cultural al bibliotecii) şi cei care contribuie la realizare (autor, editor). Aceste activităţi nu sunt concepute după metode sau şabloane obligatorii, ci au în vedere un schimb liber de opinii, un dialog permanent în relaţia bibliotecă-creator-utilizator, prin reliefarea rolului important al documentelor pe care le deţine biblioteca.

Conform definiţiei avansate de Maria Moldoveanu, „animaţia culturală constă în stimularea interesului indivizilor faţă de produsele şi serviciile culturale pe care le oferă mediul lor de viaţă. Rolul ei este de a da oamenilor sentimentul

136 Marconi, Joe, op. cit., p. 288-289.137 Bowdin, Glen et al., op.cit., p. 416-420.138 Ibidem, p. 427.

125

apartenenţei lor la o colectivitate de valori şi de a-i face să participe la evenimente semnificative pentru dezvoltarea umană”139.

Animaţia culturală are mai multe componente. Ea implică valorificarea colecţiilor, demersul educaţional, o dimensiune de asistenţă socială şi una de management. Această activitate vizează, pe de o parte, comunitatea, iar pe de altă parte, autorităţile, care trebuie să înţeleagă şi să susţină biblioteca.

Specialista citată opinează că în biblioteci sunt conturate trei caracteristici ale acţiunii culturale:

o animaţia, care asociază utilizatorii în grupuri restrânse şi vizează transformarea lor în utilizatori fideli;

o animaţia, ca promovare a imaginii bibliotecii în opinia comunităţii;o animaţia, ca efort de lungă durată pentru adaptarea reciprocă bibliotecă-

public, pentru perfecta socializare a publicului în comunitate.După cum arătam, membrii colectivităţii, şi nu numai, sunt beneficiari ai

activităţilor culturale organizate în bibliotecă sau de către bibliotecă, în colaborare cu alţi factori educaţionali. La acestea pot participa utilizatorii reali ai serviciilor (cititorii, în special), dar şi alte categorii socio-profesionale, de vârstă, membri ai colectivităţii locale sau ai altor colectivităţi (invitaţi din alte localităţi, scriitori, editori, reprezentanţi ai mass-media etc.), care vin special pentru o anumită activitate. Cu cât astfel de acţiuni sunt mai interesante şi mai bine pregătite, cu atât impactul lor este mai relevant.

Pentru a exemplifica cele afirmate mai sus vom prezenta doar un exemplu: evenimentul ipotetic Braşov – file de carte literară.

Proiectul urmăreşte: o promovarea şi implicarea scriitorilor braşoveni, militari şi civili, în viaţa

culturală;o atragerea şi stimularea publicului larg spre ultimele achiziţii de carte la

bibliotecă;o popularizarea operelor scriitorilor militari şi civili ce au (au avut)

legătură cu localitatea.De asemenea sunt vizate:o readucerea în memoria publicului militar şi nu numai a scriitorilor care s-

au remarcat in viaţa literară locală;o implicarea scriitorilor militari în viaţa culturală;o atragerea spre lectură a tinerei generaţii;o încurajarea tinerelor talente militare şi atragerea lor către scris;o antrenarea utilizatorilor în activităţile bibliotecii spre formare, educare şi

informare.Avem de a face cu un eveniment-cadru, compus dintr-o serie de

manifestări distincte: 1) Expoziţie de carte. Activitatea este organizată la Cercul Militar Braşov,

invitaţi fiind militarii din garnizoană şi membrii lor de familie, studenţi, elevi şi cadre 139 Moldoveanu, Maria, Managementul culturii. Universul rural, Bucureşti, Editura Expert, 2000, p. 31.

126

didactice, oficialităţi administrative şi culturale, mass-media locale şi militare, personalităţi ale lumii artistice.

Evenimentul se mediatizează prin intermediul mass-media locale, site-lui Cercului Militar, avizierelor instituţiei şi ale unităţilor militare din garnizoană, panourilor de afişaj stradal. Materialele de informare folosite în promovarea evenimentului – programul, catalogul, afişul şi invitaţia – au o unitate de concepţie, prin folosirea unui element comun de identitate vizuală.

2) Acţiunea poate fi urmată, în acelaşi spaţiu, de o lansare de carte. 3) Lectură publică a operelor scriitorilor legaţi de eveniment. Activitatea

se desfăşoară într-un spaţiu al Cercului Militar Braşov, iar participanţii sunt studenţi şi elevi din localitate, militari pasionaţi de literatură, membrii cenaclurilor literare din zonă etc.

4) Expunere (prezentare) a unui critic sau teoretician literar referitoare la tema evenimentului cadru.

Există numeroase ocazii care favorizează organizarea de evenimente generate de bibliotecile militare:

o promovarea unor evenimente proprii – aniversări, lansări de programe iniţiate de bibliotecă, profiluri de scriitori, oameni de ştiinţă, comandanţi militari, întâlniri cu specialişti şi creatori – preluate şi relatate de presă;

o participarea la evenimente organizate de alte structuri – festivaluri, congrese, concursuri etc. –, mediatizate în diverse publicaţii periodice şi posturi de radio şi TV.;

o implicarea în activităţi cu utilitate publică, precum asistenţa copiilor supradotaţi, a persoanelor aflate în dificultate, a pensionarilor militari, olimpiade, concursuri ş.a., aflate de asemenea în atenţia presei.

Un test al profesionalismului în domeniul relaţiilor publice pentru personalul bibliotecilor îl constituie crearea de evenimente „demne de rubricile de ştiri ale ziarelor": simpozioane, vernisaje, precum şi acţiuni de realizare a unor produse de informare atractive, toate având ca scop promovarea patrimoniului cultural şi a potenţialului creativ de care dispune biblioteca. Enumerăm câteva forme:

1. Expoziţii. Biblioteca organizează expoziţii de carte, periodice, grafică, fotografii, manuscrise etc. Pot fi expuse rarităţi sau achiziţii curente, noutăţi, lucrările unui singur autor, documente pe o anumită temă, ediţiile succesive ale aceleiaşi lucrări. Aranjate în vitrine sau pe panouri, exponatele sunt bine puse în valoare şi anunţate prin afişe dispuse în locuri vizibile, în instituţii, la intrarea şi în apropierea bibliotecii. Afişul trebuie să precizeze titlul, tema, data şi durata deschiderii expoziţiei, locul, organizatorul şi orarul ;

1. Prezentări, prilejuite de organizarea sau participarea la conferinţe, colocvii, simpozioane, seminarii pe diverse teme de interes pentru bibliotecă etc.;

2. Realizarea de evenimente speciale: aniversări, inaugurări, lansări de carte şi alte evenimente care au rolul de a cultiva şi promova contactele umane;

3. Organizarea unor sesiuni de comunicări şi simpozioane de către bibliotecă sau participarea directă la conferinţe naţionale (prilejuri de promovare a

127

patrimoniului bibliotecii);4. Organizarea în incinta bibliotecii a unor întâlniri cu scriitori, reuniuni

culturale sau ştiinţifice. În acest context, problematica legată de tot ceea ce priveşte acţiunea de

comunicare a bibliotecii – ca spaţiu de comunicare şi formare continuă – devine prioritară. Biblioteca nu este un depozit inert, o comoară îngheţată de valori nebănuite, cuprinse sau expuse sistematic în rafturi, un templu babilonic care s-a înălţat de la unicatele manuscriselor până la milioanele de exemplare pe care le numără marile biblioteci ale lumii, ci o zonă vie, dinamică, impulsionată de evenimentele pe care le generează.

RELAŢIILE CU PUBLICUL

IOLANDA PARASCHIVESCUBiblioteca Militară Naţională

1. PREGĂTIREA PUBLICAŢIILOR PENTRU PUNEREA LOR ÎN CIRCULAŢIE

Prelucrarea sau pregătirea publicaţiilor pentru conservare prin colecţiile de bază, pentru lectură la domiciliu şi, respectiv, la sala de lectură constă în ştampilarea publicaţiei respective, la care se adaugă înscrierea numărului de inventar şi a cotei respective.

128

În afară de însemnele de proprietate (ştampilă, cotă, număr de inventar), se mai lipeşte pe copertă, în stânga sus, o minietichetă sau bulină papetară de cotă. Aceasta se aplică şi pe cotor (atunci când cotorul este suficient de gros pentru a permite acest lucru), iar pe verso-ul primei coperţi se lipeşte Fişa pentru termene de restituire a fiecărei cărţi (volum de bibliotecă). Fişa de termene se aplică numai pe două laturi, astfel ca în spatele acesteia să se poată păstra fişa cărţii, ca într-un buzunăraş.

Concomitent cu efectuarea acestor operaţiuni se completează câte o Fişă a cărţii cu cota cărţii, numărul de inventar, preţul, autorul, titlul. Rândurile următoare se completează la fiecare împrumut şi restituire cu data împrumutului, numărul permisului cititorului, semnătura cititorului, data restituirii şi semnătura bibliotecarului. În cazul în care cititorul completează aceste date, bibliotecatul este obligat să verifice datele respective, iar la restituire să consemneze data şi să se semneze.

Fişa cărţii serveşte la urmărirea împrumuturilor de carte. Dacă există cărţi cărora nu li s-au întocmit fişa sau aceasta s-a umplut ori s-a deteriorat, documentul respectiv se va reface atunci când cărţile vor fi împrumutate. Fişa cărţii este ca un fel de carte de identitate, care însoţeşte publicaţia numai când aceasta se află în bibliotecă.

Fişele cărţilor împrumutate se păstrează în Fişa-plic de împrumut.În bibliotecile cu un număr mare de cititori se poate aplica şi sistemul

semnăturii pe talonaşe, pe buletine de cerere. Acestea se ataşează fişelor de carte.Fişa pentru termene de restituire serveşte pentru avizarea cititorilor asupra

termenului limită de restituire a cărţii împrumutate la domiciliu. Bibliotecarul înscrie numărul permisului cititorului care împrumută cartea şi data expirării termenului de împrumut.

2. ACTIVITATEA CU PUBLICUL

Bibliotecile alcătuiesc, organizează, conservă şi valorifică colecţiile de cărţi, periodice şi alte documente grafice şi audiovizuale, româneşti şi străine, în funcţie de cerinţele de informare, lectură şi studiu ale beneficiarilor.

Păstrarea integrităţii fondului bibliotecii presupune inclusiv recuperarea promptă a publicaţiilor împrumutate şi reaşezarea fiecăreia la locul potrivit. De aceea, între biblioteci şi cititori trebuie să existe relaţii de loialitate şi corectitudine. Fiecare bibliotecă stabileşte un Regulament de funcţionare a bibliotecii. La înscriere este necesar să se aducă la cunoştinţa cititorilor acest regulament, care stipulează drepturile şi obligaţiile fiecărui utilizator în parte.

Prin Regulament se stabilesc obligaţia bibliotecii de a împrumuta gratuit oricare din publicaţiile destinate consultării la domiciliu, numărul de publicaţii care pot fi împrumutate, durata împrumutului şi responsabilităţile utilizatorului faţă de publicaţiile împrumutate (de a nu le deteriora, de a nu face însemnări pe acestea, de a nu le sublinia, de a le restitui la timp). În acelaşi timp prin Regulament se stabileşte şi

129

Orarul de funcţionare al bibliotecii. Atât Regulamentul, cât şi Orarul de funcţionare trebuie afişate la loc vizibil.

3. ÎNSCRIEREA CITITORILOR

Calitatea de cititor al bibliotecii poate fi obţinută de orice cadru militar din Ministerul Apărării Naţionale (generali, ofiţeri, subofiţeri, maiştri militari), de personalul civil contractual din M.Ap.N., de membri de familie ai salariaţilor din M.Ap.N., de cadre militare în rezervă şi retragere, de veterani, precum şi de alte persoane din afara armatei, preocupate de aria de patrimoniu a bibliotecii, cu aprobarea directorului instituţiei. În acest ultim caz, cei interesaţi vor depune o cerere scrisă la Biroul Relaţii cu Publicul, urmând ca directorul bibliotecii să decidă în fiecare situaţie în parte. De la caz la caz, conducerea instituţiei poate solicita avizul instituţiilor în care solicitanţii îşi desfăşoară activitatea.

Pentru a beneficia de serviciile bibliotecii, cadrele militare trebuie să se prezinte cu cartea de identitate şi legitimaţia militară. Cadrele militare în rezervă sau retragere vor prezenta cartea de identitate, livretul militar şi talonul de pensie M.Ap.N. Persoanele din afara armatei care doresc să obţină calitatea de cititor vor prezenta cartea de identitate şi legitimaţia de serviciu. Studenţii instituţiilor militare de învăţământ vor prezenta cartea de identitate şi carnetul (legitimaţia) de student.

După ce au studiat Regulamentul de funcţionare a bibliotecii urmează semnarea Fişei-contract de împrumut, completată în prealabil de bibliotecar cu datele cerute.

La înscriere, cititorul va fi luat în evidenţă în Registrul de înscriere a cititorilor. Pe toate formularele, numărul de ordine al cititorilor va fi acelaşi cu cel de la înscriere sau de la viza anuală.

Membrii familiilor cadrelor militare (soţ, soţie, copii cu vârsta peste 14 ani) şi personalului civil contractual se pot înscrie pe baza unei legitimaţii a cadrului militar sau a personalului civil contractual, la care se adaugă cartea de identitate a solicitanţilor. La înscriere, în vederea obţinerii calităţii de cititor de către un membru de familie, conducerea instituţiei va solicita un angajament pe bază de semnătură din partea cadrului militar sau a personalului civil contractual. Acesta va semna Fişa-contract de împrumut, garantând restituirea împrumuturilor; demersurile pentru recuperarea publicaţiilor în caz de nerestituire se întocmesc pe numele acestuia.

După îndeplinirea acestor operaţiuni cititorului îi va fi înmânat Permisul de intrare, valabil până la sfârşitul anului. Permisul de intrare nu este transmisibil şi se vizează în fiecare an. Pierderea lui trebuie anunţată bibliotecii în termen de 48 de ore de la constatarea evenimentului.

La începutul fiecărui an, la reînscrierea cititorului, bibliotecarul confruntă datele din Fişă cu cele din cartea de identitate şi legitimaţia de serviciu.

Biblioteca are obligaţia să aducă la cunoştinţa cititorilor condiţiile de împrumut sau de consultare a publicaţiilor şi să-i lămurească cu privire la regimul de folosire a colecţiilor.

130

4. ÎMPRUMUTUL PUBLICAŢIILOR LA DOMICILIU

Publicaţiile solicitate în vederea consultării se împrumută numai pe baza Permisului de intrare eliberat de bibliotecă în momentul înscrierii cititorului în evidenţa instituţiei şi al întocmirii fişei de cititor.

Cititorul completează un Buletin de cerere cu titlul cărţii, autorul, cota, numele său citeţ şi semnătura, data solicitării (în cazul bibliotecilor unde cititorii nu au acces liber la raft). Pentru aflarea acestor date, cititorul studiază fişierul alfabetic şi sistematic sau baza de date informatizată. Bibliotecarul regăseşte cartea pe raft, completează rubricile corespunzătoare din Fişa cărţii, trece cartea pe Fişa de împrumut, scrie pe Fişa pentru termene de restituire numărul permisului cititorului şi data la care expiră împrumutul.

În cazul bibliotecilor cu acces liber la raft, cititorul îşi alege singur cărţile, completează pe fişele acestora data împrumutului, numărul permisului, semnează şi le prezintă bibliotecarului pentru verificarea exactităţii datelor consemnate.

Pe Fişa-contract de împrumut se înregistrează cărţile împrumutate de cititorul respectiv cu: data împrumutului, autorul, titlul cărţii, preţul (la cărţile mai vechi se va proceda la o reactualizare a preţului, în conformitate cu preţul cărţilor similare), numărul de inventar, indicele prescurtat CZU.

Fişa cărţii se va introduce în Fişa-plic de împrumut până în momentul restituirii publicaţiei respective, când, împreună cu cartea, va fi reaşezată la raft.

După epuizarea rubricilor de împrumut, se recomandă ca Fişa-contract să fie transformată în Plicul cititorului, prin capsarea (lipirea) laturilor de jos şi, respectiv, a celor laterale.

Fişa-contract de împrumut sau Plicul cititorului în care se află fişele cărţilor împrumutate de către cititor se păstrează într-un fişet ordonat cronologic după data de restituire, iar în cadrul acestuia aranjarea este alfabetică, după numele cititorului. Astfel bibliotecarul poate verifica uşor, în fiecare zi, cititorii care nu au restituit la timp cărţile împrumutate. În urma acestei verificări, termenul de împrumut se mai poate prelungi cu încă 15 zile, numai cu avizul bibliotecarului, iar această prelungire este menţionată în Fişa de împrumut. Termenul de împrumut poate fi de 15 zile, 20 de zile şi, respectiv, 30 de zile, aşa cum a fost stabilit în Regulamentul de funcţionare a bibliotecii.

În cazul cititorilor care au restituit toate publicaţiile împrumutate şi nu mai doresc să împrumute altele, Fişa-contract de împrumut se aşează separat, în ordine alfabetică şi se păstrează în bibliotecă pe o perioadă de doi ani.

Nu se împrumută cititorilor pentru consultare la domiciliu lucrări ce fac parte din patrimoniul cultural naţional, carte rară şi bibliofilă, albume, atlase, dicţionare, lexicoane, enciclopedii şi alte lucrări de referinţă. De asemenea, nu se împrumută la domiciliu publicaţiile periodice (ziare, reviste).

Dacă publicaţiile solicitate de cititor sunt împrumutate, acesta poate solicita bibliotecarului rezervarea acestora. Cititorii pot împrumuta, la o solicitare, până la trei publicaţii.

131

Pentru informarea cititorilor despre cărţile nou intrate în bibliotecă, bibliotecarul trebuie să constituie un fişier al noutăţilor sau să pună la dispoziţia cititorilor liste ale cărţilor aflate în această situaţie.

5. RECUPERAREA PUBLICAŢIILOR NERESTITUITE LA TIMP Plicurile care conţin fişele cărţilor nerestituite la timp se separă de celelalte,

aşezându-se într-un sertar pe care se specifică Restanţieri. Dacă nici după 10 zile publicaţiile împrumutate nu sunt restituite, se va completa formularul Înştiinţare de restituire pe care se specifică data la care trebuie restituite publicaţiile şi titlurile lor.

Această înştiinţare se expediază prin poştă, recomandat, la domiciliul cititorului restanţier sau care a girat pentru un membru de familie (soţ, soţie, copii cu vârsta peste 14 ani). Talonul poştei şi confirmarea de primire se păstrează în plicul cititorului până la restituirea publicaţiilor.

Dacă în următoarele 10 zile de la expedierea înştiinţării cititorul restanţier nu a restituit publicaţiile împrumutate, se întocmeşte o copie de pe documentul în care au fost înregistrate împrumuturile şi se trece la măsurile legale pentru recuperarea prejudiciului.

În cazul în care, în urma demersurilor prezentate, cititorul restituie publicaţiile împrumutate, acesta va suporta numai cheltuielile pentru corespondenţă. Dacă publicaţiile prezintă uzură avansată din vina cititorului, acesta este obligat să le înlocuiască cu un exemplar identic sau să plătească contravaloarea lor.

Contravaloarea nu va fi cea din inventar, ci una echivalentă cu preţurile actuale la care sunt comercializate cărţile.

6. CONSULTAREA PUBLICAŢIILOR LA SALA DE LECTURĂ

Pentru consultarea unor publicaţii care nu se împrumută la domiciliu (lucrări care fac parte din patrimoniul cultural naţional, carte rară şi bibliofilă, albume, atlase, dicţionare, lexicoane, reviste, ziare, lucrări de valoare pe care biblioteca le are într-un singur exemplar), biblioteca trebuie să asigure un spaţiu pentru lectură, de preferinţă o sală de lectură.

Colecţiile bibliotecii pot fi consultate la cerere, cu aprobarea directorului acesteia, de diferite categorii de cititori, în sălile de lectură. Acestora li se vor elibera permise provizorii, în funcţie de situaţie, pe baza unei solicitări personale scrise, cu avizul instituţiilor unde lucrează (studiază). Situaţia se referă la persoanele care doresc să obţină statutul de cititor, indiferent de domeniul de activitate, care domiciliază în afara Bucureştiului.

Cititorul care doreşte să studieze la sală trebuie să completeze integral, citeţ şi corect un Buletin de cerere. Acest buletin va conţine titlul publicaţiei, autorul, cota, numele cititorului, semnătura, data. Un cititor poate solicita pentru studiu la sala de lectură până la trei publicaţii ( cărţi, diferite periodice, colecţii de periodice). Custodele sălii completează rubricile privind sala şi locul unde s-a aşezat cititorul, apoi trimite solicitarea la depozit.

132

Depozitarul caută publicaţiile şi le expediază la sală, după care custodele înmânează publicaţiile cititorului şi reţine Permisul de intrare al acestuia, împreună cu Buletinul de cerere completat de utilizator. Reproducerea fotografică după publicaţii rare, valoroase, ce aparţin bibliotecii se poate face numai cu aprobarea directorului instituţiei, pe baza unei adrese scrise care să justifice solicitarea. Această operaţiune se va efectua la sediul bibliotecii de către un specialist, sub supravegherea personalului bibliotecii.

La restituirea publicaţiilor de către cititor, acestuia i se înapoiază Permisul de intrare. Cărţile studiate sunt trimise la depozit, unde vor fi reaşezate la cota respectivă.

Este interzisă scoaterea în afara bibliotecii a lucrărilor împrumutate la sala de lectură. De asemenea, în sala de lectură, accesul cititorilor este permis numai cu lucrări şi alte materiale necesare studiului.

Dacă publicaţiile solicitate nu au revenit de la sala de lectură până la sfârşitul programului de studiu, custodele şi depozitarul sunt obligaţi să clarifice imediat situaţia.

Buletinele de cerere din cursul unei zile se leagă cu banderole de hârtie şi se păstrează în arhiva bibliotecii pe o perioadă de doi ani.

Pentru publicaţiile împrumutate în afara bibliotecii, evidenţa se ţine cu ajutorul unor cartonaşe pe care se notează cota, numărul de inventar, numele şi prenumele celui care a împrumutat publicaţia şi data la care aceasta va reveni în depozit. Cartonaşul se aşează la raft în locul publicaţiei, iar la restituirea acesteia cartonaşul va fi retras din raft.

Publicaţiile absente din depozit din diverse motive (organizarea de expoziţii, expedierea la legătorie etc.) vor fi înlocuite cu cartonaşe pe care se specifică acest lucru.

7. ÎMPRUMUTUL INTERBIBLIOTECAR

Pentru a răspunde cererii de lectură, studiu şi informare a cititorilor, biblioteca are dreptul şi obligaţia să folosească împrumutul interbibliotecar de publicaţii. Acest lucru poate fi solicitat numai dacă biblioteca nu dispune în fondurile sale de publicaţia cerută de cititor, iar acesta nu are acces la bibliotecile care deţin lucrarea care îl interesează.

Tipul menţionat de împrumut se poate efectua între biblioteci de toate categoriile aflate într-o anumită localitate, dar şi pe plan judeţean sau interjudeţean. Pentru lucrările de specialitate se poate apela la bibliotecile naţionale, universitare etc.

Bibliotecile sunt obligate să-şi informeze beneficiarii despre posibilitatea de a consulta unele publicaţii prin împrumut interbibliotecar. În acest scop, cititorul trebuie să completeze o cerere. La primirea acesteia, biblioteca este obligată să se adreseze unei alte biblioteci care deţine lucrarea solicitată.

133

Bibliotecile care primesc cereri de împrumut interbibliotecar au datoria să satisfacă operativ solicitările respective. Publicaţiile solicitate se trimit prin poştă, recomandat şi cu confirmare de primire. Termenul de restituire se specifică în funcţie de lucrările trimise, dar nu poate depăşi 30 de zile de la data sosirii în biblioteca solicitatoare.

Sunt exceptate de la acest tip de împrumut aceleaşi categorii de lucrări care nu se împrumută la domiciliu (cărţi rare şi de mare valoare, enciclopedii, dicţionare, albume, atlase, lexicoane, lucrări aflate într-un singur exemplar etc.). Acestea pot fi consultate numai la sala de lectură a bibliotecii care le deţine în fondurile sale.

Dacă biblioteca solicitată nu dispune de publicaţia respectivă, comunică în scris acest lucru instituţiei care a trimis solicitarea.

După primirea publicaţiilor, biblioteca trebuie să înştiinţeze cititorul despre sosirea lor. Lucrările respective se aşează separat de restul colecţiei bibliotecii, ele urmând să fie consultate numai la sala de lectură a bibliotecii care a solicitat împrumutul. Cititorul trebuie anunţat despre termenul limită la care publicaţiile vor fi retrimise.

Prelungirea termenului de 30 de zile se poate face, în situaţii deosebite, numai cu acordul bibliotecii care a oferit publicaţiile spre împrumut.

De la caz la caz, biblioteca îşi poate asuma răspunderea pentru împrumutarea publicaţiilor la domiciliul cititorului, după ce acestuia i se atrage atenţia asupra păstrării integrităţii fizice a lucrărilor primite.

După consultarea de către cititor, lucrările trebuie înapoiate urgent bibliotecii de la care au fost împrumutate. Restituirea se face tot prin poştă, recomandat şi cu confirmare de primire.

Atunci când biblioteca nu dispune de fonduri băneşti suficiente, cititorul care apelează la împrumutul interbibliotecar va suporta cheltuielile poştale.

8. EVIDENŢA ACTIVITĂŢII DE BIBLIOTECĂ

La sfârşitul fiecărei zile de activitate cu publicul, bibliotecarul completează Caietul de evidenţă a activităţii bibliotecii. Documentul respectiv serveşte bibliotecilor pentru ţinerea evidenţei cărţilor, periodicelor, documentelor grafice şi audiovizuale împrumutate sau consultate la sală de către cititori în ziua respectivă.

La sfârşitul lunii se calculează totalul pentru fiecare coloană, urmărindu-se Cheia de control a totalului general pe verticală şi pe orizontală. Totalurile astfel obţinute se reportează pe pagina următoare.

Caietul de evidenţă a activităţii constituie documentul oficial, pe baza căruia se comunică datele statistice şi se întocmesc dările de seamă şi rapoartele de activitate ale bibliotecii.

Responsabilitatea pentru corectitudinea datelor înscrise în Caietul de evidenţă a activităţii revine bibliotecarului căruia i s-a încredinţat această sarcină, precum şi directorului instituţiei.

Datele necesare completării Caietului de evidenţă a activităţii se extrag din următoarele documente: Fişa de înscriere, Registrul de înscriere a cititorilor,

134

Buletinul de cerere, Fişa de împrumut şi Fişa cărţii. În cazul cititorilor care solicită studierea publicaţiilor la sala de lectură, bibliotecarii nu trebuie să le înapoieze permisul până nu înregistrează ocupaţia lor (cadru militar activ, în rezervă sau retragere, veteran, elev, student etc.)

Cititorul înscris este orice persoană care apelează pentru prima dată la serviciile bibliotecii sau îşi reînnoieşte Permisul de intrare în bibliotecă, pentru anul în curs. În ceea ce priveşte persoanele juridice care apelează la serviciile bibliotecii, se ţine o evidenţă separată, avându-se în vedere serviciul solicitat: cerere de împrumut interbibliotecar, întocmirea de bibliografii, organizarea de activităţi comune privind cartea (expoziţii) etc.

Evidenţa cărţilor, a documentelor grafice şi audiovizuale înseamnă unitatea de evidenţă care stă la baza inventarierii documentelor de bibliotecă, respectiv volumul de bibliotecă împrumutat sau studiat la sala de lectură.

Pentru evidenţa ziarelor şi revistelor se iau în calcul numai unităţile de inventar, colecţiile constituite sau care urmează să fie constituite în volum, în funcţie de pagini, colecţii trimestriale, semestriale şi anuale.

De exemplu, toate numerele din Observatorul militar, 1 ianuarie-31 decembrie, intră în calcul ca o singură unitate. Dacă se consultă un număr din decembrie şi unul din ianuarie, anul următor, sunt considerate două volume consultate, întrucât fac parte din două colecţii diferite.

9. EVALUAREA ACTIVITĂŢII DE BIBLIOTECĂ

Activitatea de bibliotecă se apreciază din punct de vedere atât calitativ, cât şi cantitativ. În primul caz, se ţine seama de ambianţa materială şi spirituală de care beneficiază cititorul în bibliotecă, de amabilitatea şi promptitudinea cu care este servit, de exactitatea informaţiilor pe care le primeşte etc.

Evaluarea cantitativă a activităţii bibliotecii se face pe baza unor indicatori, dintre care menţionăm: indicele de frecvenţă, indicele de lectură, indicele de circulaţie, indicele de atragere la lectură, indicele de dotare.

Pentru aflarea indicelui de lectură se calculează mai întâi frecvenţa zilnică. Se consideră ca unitate de frecvenţă cititorul care intră în bibliotecă pentru a se înscrie, pentru viza anuală sau pentru a beneficia de serviciile bibliotecii: împrumut, restituire de cărţi, consultarea publicaţiilor la sala de lectură, solicitarea unor informaţii bibliografice etc.

În ceea ce priveşte sala de lectură, frecvenţa zilnică se calculează pe baza Buletinelor de cerere completate de cititori, iar pentru împrumutul publicaţiilor, pe baza Fişei cărţii sau a Fişelor de cititor.

Frecvenţa zilnică a cititorului se consemnează în Caietul de evidenţă a activităţii. La sfârşitul fiecărei luni se face totalul, iar la sfârşitul anului se determină raportul dintre frecvenţa anuală şi numărul cititorilor înscrişi în cursul anului respectiv, aflându-se astfel indicele de frecvenţă.

135

Indicele de lectură este raportul dintre numărul total al volumelor consultate într-o perioadă de timp şi numărul total al cititorilor înscrişi în perioada respectivă. Acest indice arată câte cărţi a citit, în medie, fiecare cititor într-un an.

Indicele de circulaţie arată raportul dintre numărul volumelor consultate într-o anumită perioadă şi numărul volumelor existente în bibliotecă. Cunoscând valoarea acestui indicator, bibliotecarul poate aprecia cât la sută din totalul publicaţiilor existente în bibliotecă au circulat într-un timp dat.

Indicele de dotare este raportul dintre numărul volumelor existente în bibliotecă şi numărul locuitorilor din localitatea în care se află biblioteca. Acest raport relevă numărul de volume ce revine fiecărui locuitor la un moment dat.

Biblioteca este un aşezământ de cultură care are rolul de a atrage cititorii în sfera lecturii, dar în acelaşi timp nu trebuie să ignore aniversările şi comemorările unor personalităţi sau evenimente de seamă din istoria poporului nostru sau a altor popoare.

Marcarea evenimentelor deosebite prin expoziţii, panouri, vitrine cu publicaţii, rafturi tematice, recenzii, prezentări de carte etc. înseamnă apropierea cărţii de cititor.

CONSERVAREA COLECŢIILOR

IOLANDA PARASCHIVESCUBiblioteca Militară Naţională

1. CONSERVAREA – DEFINIŢIE, SCOP, IMPORTANŢĂ

Conservarea – prezervarea bunurilor culturale – este disciplina care se ocupă cu studierea cauzelor şi simptomelor deteriorării, a factorilor care influenţează deteriorarea şi a modului de prevenire şi stopare a acestora. Ideea de conservare a unui bun cultural are în vedere păstrarea nealterată şi transmiterea în viitor a mesajului istoric, estetic, documentar etc.

136

Prezervarea/conservarea îşi propune stabilirea şi păstrarea condiţiilor optime de depozitare, valorificare, asamblare şi transport, astfel încât factorii externi să nu solicite sau să solicite cât mai puţin posibil materialele conţinute, în vederea menţinerii constante a caracteristicilor fizico-chimice ale acestora. Conservarea operează aşadar cu elemente exterioare lucrării şi presupune o activitate continuă. Ea îşi propune să asigure colecţiilor de bunuri cultural-artistice o viaţă cât mai lungă.

Restaurarea este o activitate ocazională, un accident în viaţa bunului cultural, cerută de o necesitate stringentă. Ea operează cu materialele ce alcătuiesc lucrarea, adică cu suportul material al mesajului. Restaurarea ar putea fi definită drept disciplina care se ocupă cu restabilirea semnificaţiei originare a operei, pierdută parţial sau estompată în timp şi consolidarea structurii suport.

Asigurarea integrităţii colecţiilor şi a stării lor de sănătate trebuie să reprezinte pentru bibliotecari sarcini de primă importanţă. Ea trebuie să se desfăşoare sistematic, cu discernământ ştiinţific şi în mod planificat. Acţiunile programate trebuie să aibă valoare de permanenţă şi să fie izvorâte din cerinţele curente ale conservării colecţiilor.

Bibliotecarul are datoria să organizeze şi să valorifice colecţiile cu simţ de răspundere şi, în aceleaşi timp, să se gândească şi la viitorul lor.

2. PARTICULARITĂŢILE CONSERVĂRII COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ

Sub aspect fizic, colecţiile bibliotecilor sunt constituite dintr-o varietate infinită de publicaţii şi alte documente, a căror reunire şi grupare, potrivit unor criterii prestabilite, alcătuieşte fondul general de publicaţii.

Indiferent de conţinutul sau forma sub care se prezintă publicaţiile, o caracteristică le este totuşi comună: comunicarea, mesajul (text, imagine sau sunet), caracterul de suport material care le fixează şi le conservă în timp. În funcţie de rezistenţa materialului suport de text, de compoziţia chimică şi de caracteristicile sale fizice, durabilitatea documentului poate fi apreciată ca fiind bună sau necorespunzătoare.

În majoritatea lor, materialele suport de mesaj sunt de provenienţă organică, cu caracteristici chimice şi tehnologice diferite, ponderea având-o hârtia de diferite calităţi, apoi pergamentul, pielea şi textilele legăturilor, adezivii, cernelurile şi coloranţii, precum şi alte materiale folosite în producţia de carte. În principiu, aceste materiale sunt foarte sensibile la acţiunea factorilor deterioranţi externi şi pentru asigurarea păstrării lor de durată necesită o serie de tratamente de conservare. Unele biblioteci au şi colecţii ale căror materiale de bază sunt de altă natură: peliculă fotografică, înregistrări fonografice pe discuri sau benzi magnetice, fotografii, sigilii etc. Comportamentul acestora în timp şi reacţia lor faţă de mediul înconjurător sunt într-o oarecare măsură diferite de cele ale materialelor menţionate în prima categorie.

Toate publicaţiile din colecţiile bibliotecilor (manuscrise, tipărituri sau oricare alte genuri de documente) sunt constituite, de regulă, din reuniunea mai multor materiale, care alcătuiesc împreună câte un complex, sub aspect de carte,

137

revistă, ziar etc. Interacţiunea reciprocă dintre aceste materiale, pe de o parte, precum şi reacţia lor faţă de variaţiile parametrilor mediului înconjurător, pe de altă parte, se manifestă în mod diferit.

Privită sub acest aspect, activitatea bibliotecarului conservator constă în mânuirea şi îngrijirea acestor complexe de materiale laolaltă şi simultan (hârtie, cerneală, coloranţi, textile, piele, adezivi etc.), întrucât este imposibil ca fiecare material de bază ce compune categoria respectivă de colecţie să fie detaşat şi conservat separat. De aceea, în activitatea sa practică, bibliotecarul conservator trebuie să acorde atenţie, în primul rând, componentului principal al complexului de materiale (de exemplu, hârtia) şi, în funcţie de caracteristicile acestuia, să aplice măsurile de conservare corespunzătoare pentru întregul complex de materiale din care este constituită colecţia. Nu trebuie pierdută din vedere prezenţa, eventual, a unor elemente mult mai sensibile (de exemplu, sigiliile aplicate pe documente), care impun o atenţie deosebită.

Principala sarcină în conservarea colecţiilor bibliotecilor constă în anihilarea factorilor şi cauzelor care acţionează nefavorabil asupra acestor colecţii şi însănătoşirea şi remedierea deteriorărilor apărute la un moment dat.

Deteriorările şi îmbătrânirea survenite în colecţiile de publicaţii pot fi grupate în trei mari categorii, în funcţie de cauzele care le pot provoca:

deteriorări mecanice datorate atât condiţiile de depozitare necorespunzătoare (înghesuirea pe poliţe, stocare în stive, mobilier necorespunzător etc.), cât şi neglijenţei pe care personalul bibliotecii şi cititorii o manifestă în mânuirea publicaţiilor (îndoirea, răsfoirea neglijentă a paginilor, căderi de la înălţime, tăierea foilor etc.); deteriorări datorate proceselor fizico-chimice cauzate de influenţa luminii, temperaturii şi umidităţii, precum şi a impurităţilor din atmosferă, în materialul suport de text (hârtie, pergament, piele etc.), care determină în ultimă instanţă îmbătrânirea materialului suport şi se soldează cu decolorări, deformări, uzură prematură, dezagregare sau pulverizare; deteriorări datorate factorilor biologici (mucegaiuri, insecte şi animale), care prin activitatea lor vitală provoacă serioase prejudicii.

Uzura şi deteriorarea excesivă a colecţiilor se datorează adesea suprapunerii acţiunilor factorilor fizico-mecanici, chimici şi biologici şi aceasta se întâmplă mai ales atunci când nu se respectă normele elementare igienico-profilactice şi se ignoră aspectele organizatorice ale acestei activităţi.

3. MATERIALE CONSTITUTIVE ALE COLECŢIILOR DE BIBLIOTECĂ

a. HârtiaHârtia reprezintă unul din cele mai răspândite şi diversificate materiale din

care sunt constituite colecţiile bibliotecilor. Ea este alcătuită dintr-o textură fină, realizată din fibre individuale, obţinute din defibrarea materialelor celulozice, prin

138

procedee mecanice şi diluarea lor în apă. Suspensia apoasă obţinută în acest mod este diluată şi epurată de toate fibrele grosiere şi de impurităţi, după care se toarnă pe o sită, obţinându-se, prin împâslirea fibrelor, foi de hârtie mai groase sau mai subţiri, în funcţie de dozarea cantităţii de suspensie de fibre.

Pentru a satisface însă cerinţele de conservare a colecţiilor, tehnologii au făcut paşi importanţi în îmbunătăţirea calităţii şi aspectului hârtiei fabricate industrial. Un eveniment de mare importanţă pentru bibliotecari a fost punerea la punct, în unele ţări, a unui procedeu de pregătire a unei paste mecanice din lemn (permanent durabilă) garantată pentru o durată de timp de sute de ani. Termenul permanent durabil este folosit în sensul definirii proprietăţii hârtiei de a-şi păstra în timp caracteristicile originale. Cuvântul durabilitate exprimă rezistenţa hârtiei la deteriorarea prin utilizare. În acest context termenul permanent durabil înseamnă că hârtia din pastă de lemn are aceleaşi calităţi ca ale hârtiei din pastă de zdrenţe.

b. CernelurilePrimele cerneluri de tipărit se preparau dintr-un amestec de funingine cu ulei

de in fiert. Ele erau mai mult vopsele decât cerneluri. Deoarece cărbunele este unul din cei mai ieftini pigmenţi, el constituie şi în prezent materialul de bază al cernelurilor moderne de tipărit, care se prepară mai ales din negru de fum, cu adaosuri de agenţi de uscare rapidă. Cerneala majorităţii textelor tipărite în trecut a rămas neagră şi durabilă în timp. Când primele tipărituri prezintă în mod evident semne de deteriorare datorită cernelii (îmbrunirea şi fărâmiţarea hârtiei între rândurile tipărite etc.), fenomenul poate fi atribuit faptului că primii tipografi introduceau, uneori, alături de liantul obişnuit, substanţe pentru accelerarea uscării (de exemplu, colofoniu).

c. Pielea, pergamentul, velumulPielea a constituit unul din suporturile cele mai vechi ale scrierii. Prima

menţiune a unui document scris pe piele datează din perioada 2900-2750 î.Hr. Până în vremurile noastre au ajuns puţine mostre, cele mai vechi documente conservate fiind sulurile egiptene de piele din mileniul II î.Hr. şi un tratat de matematică provenit din Egipt, datat din sec. al XVII-lea î.Hr.

Pielea a cunoscut întrebuinţări multiple şi variate, procedeele de fabricare numeroase diversificându-se, în funcţie de tipul de piele dorit. Cu timpul, s-a recurs la procedee industriale pentru a se putea satisface cererea tot mai mare.

Pergamentul a fost produs mult mai târziu, aproximativ în mileniul I-II î.H. El a constituit principalul suport de scris până în secolele X-XI. Începând cu sfârşitul secolului XIV, pergamentul a fost înlocuit încet-încet de hârtie, datorită sporirii substanţiale a necesarului de material suport ca urmare a apariţiei tiparului.

Velumul este un pergament extrem de fin şi lucios, fabricat din piele de animal tânăr, cel mai adesea viţel, nu mai mare de şase săptămâni. Velumul are o netezime superioară pergamentului, este de un alb strălucitor şi are un aspect semitransparent.

139

d. AdeziviiAdezivii folosiţi în legătoria de carte, după provenienţa lor, pot fi grupaţi în

trei categorii: animali, vegetali şi sintetici. Ei sunt utilizaţi pentru lipirea, acoperirea sau consolidarea unor materiale în scopul prelungirii existenţei, al facilitării mânuirii lor, al împiedicării distrugerii totale etc. Una din cerinţele adezivilor, care constituie şi principiul de conservare, este reversibilitatea, adică posibilitatea îndepărtării lor fără deteriorarea obiectului original. În ceea ce priveşte utilizarea, este bine să se ştie că ei nu sunt universali, alegerea adezivului adecvat fiind o problemă complexă, valabilă în special pentru adezivii sintetici (de altfel, folosirea lor nejudicioasă poate provoca daune ireparabile). Aceste produse răspândite în comerţ într-o gamă largă de sortimente şi denumiri nu sunt identice în ceea ce priveşte calitatea, stabilitatea, durabilitatea şi limitele de rezistenţă, iar producătorii nu fac cunoscuţi diferiţii ingredienţi ce intră în alcătuirea lor şi care ar putea avea un efect nedorit asupra pielii, pergamentului, hârtiei şi altor materiale bibliotecă.

e. Înregistrările de sunet – discurile, benzile magneticeMaterialele din care sunt constituite discurile şi benzile magnetice sunt de

natură organică, cu o rezistenţă fizică scăzută. Fiind materiale termoplastice, ele creează probleme serioase bibliotecarilor, în privinţa dilatării şi contractării materialului, ceea ce afectează calitatea sunetului. Din acest punct de vedere, atât căldura primită de la diverse surse, cât şi lumina directă a soarelui le deformează şi le distruge. În cazul benzilor magnetice, există în plus pericolul ştergerii accidentale şi al suprapunerii unor zgomote datorate influenţei câmpurilor magnetice externe.

f. Fotografiile şi cărţile poştale ilustrateFotografiile şi cărţile poştale ilustrate pot fi considerate opere de artă pe

hârtie, dar – datorită gradului de complexitate foarte ridicat din punct de vedere chimic – ele sunt mult mai fragile şi mai puternic influenţate de factorii microclimatici decât alte materialelor de bibliotecă. Natura lor organică este mult mai complicată decât aceea a hârtiei şi a cernelii.

Problemele comune pe care bibliotecarul sau conservatorul le poate întâlni când are de-a face cu o colecţie fotografică sunt deteriorarea şi contaminare chimică, sfâşierile, abraziunile, lipirile una de alta, urmele de degete, murdăria, marcarea cu obiecte indicatoare ca peniţa, creionul sau agrafe de prins hârtia, plăci foto din sticlă spartă, fotografii îndoite, emulsii fisurate, negative şi fotografii zgâriate şi murdare, montate pe hârtie foarte acidă şi friabilă. Substanţele chimice din hârtia produsă la sfârşitul secolului XIX, în contact cu chimicalele din fotografiile realizate în aceeaşi perioadă, montate pe aceste hârtii, pot avea o acţiune complet distructivă.

4. FACTORII CARE INFLUENŢEAZĂ DEGRADAREA

140

Colecţiile bibliotecilor sunt supuse unor procese de degradare progresivă, ca urmare a conlucrării mai multor factori, iar conservarea îşi propune să găsească remedii acestei ameninţări.

Factorii de degradare sunt de obicei grupaţi în trei clase, potrivit modalităţilor specifice în care acţionează asupra bunurilor culturale: factori fizico-chimici ai mediului ambiant; factori biologici; factori umani.

În afara acestor factori omniprezenţi, trebuie menţionaţi şi alţii mai puţin obişnuiţi, cum sunt cataclismele naturale, inundaţiile şi seismele. Focul nu intră în această clasă, întrucât apare ca o manifestare a neglijenţei umane.

a. Factori fizico-chimiciDintre factorii fizico-chimici amintim: umiditatea, oxigenul, temperatura,

radiaţiile spectrului vizibil şi invizibil ale surselor de iluminat. Aceşti factori determină procese chimice care descompun bunurile culturale, ireversibil.

Umiditatea este unul din cei mai dăunători factori ai mediului ambiant; ea intervine în procesele chimice, fizice şi biologice, ca urmare a interacţiunii dintre moleculele de apă şi bunurile culturale. Conţinutul de umiditate al aerului dintr-un spaţiu poate fi modificat semnificativ prin: evaporarea apei din zidurile umede, cu infiltraţii; evaporarea apei folosită în operaţii de curăţire a depozitelor bibliotecii; difuzarea vaporilor de apă din spaţii în care au loc activităţi ce produc umiditate (ateliere, laboratoare).

În bibliotecă, temperatura şi umiditatea relativă a aerului trebuie considerate împreună, între ele existând o strânsă interdependenţă: dacă creşte temperatura aerului, atunci are loc scăderea umidităţii sale relative, ceea ce favorizează fenomenul de evaporare a apei conţinute de materiale şi, în consecinţă, se produce uscarea acestora. Scăderea temperaturii aerului determină creşterea umidităţii sale relative, favorizând astfel procesul de condensare şi, deci, de umidificare a materialelor. Pentru determinarea umidităţii şi temperaturii, biblioteca dispune de aparate care-i permit să cunoască cu destulă precizie valorile acestora (termohigrometre, termohigrografe).

Principalele elemente care se iau în considerare pentru aprecierea microclimatului sunt: temperatura, umiditatea relativă a aerului, compoziţia aerului, împreună cu viteza şi sensul deplasării lui. Controlul microclimatului se realizează cu mijloace tehnice speciale: instalaţii pentru condiţionarea aerului, utilizarea substanţelor higroscopice tampon şi altele.

b. Factori biologiciAgenţii de deteriorare biologică – bacteriile, ciupercile, insectele,

rozătoarele – pun deseori probleme conservatorilor. În general, existenţa acestui tip de dăunători reprezintă consecinţa condiţiilor create de neglijenţa umană. Combaterea acestora se poate face prin măsuri preventive.

Microorganismele şi ciupercile microscopice sunt larg răspândite în natură, având implicaţii diverse în procesele naturale şi în viaţa societăţii. Cu excepţia unor spaţii special amenajate cu eforturi şi utilaje tehnice moderne, nu poate fi delimitat nici un spaţiu, oricât de mic, în care ele să nu fie prezente, sub diferite forme, pe toate categoriile de materiale.

141

Insectele constituie un grup mare de organisme vii întâlnite frecvent. Ele sunt deosebit de dăunătoare şi greu de controlat. Au fost identificate mai mult de 70 de specii de insecte ca dăunători ai materialelor de bibliotecă.

Rozătoarele reprezintă o categorie numeroasă de mamifere; ele constituie agenţi biologici de deteriorare, care pot produce pagube importante colecţiilor de bibliotecă. Rozătoarele atacă documentele şi cărţile, distrugându-le uneori complet. La fel de grave sunt daunele provocate de eliminarea dejecţiilor pe documente, fenomen care antrenează dereglări fizico-chimice şi biologice (mucegaiuri) grave.

Combaterea dăunătorilor biologici este o activitate strict specializată. Ea nu poate fi desfăşurată de orice persoană; în plus, activitatea respectivă presupune folosirea unor substanţe chimice complexe, care acţionează nu numai asupra dăunătorilor, ci uneori şi asupra materialelor din care sunt confecţionate obiectele. Anumite cauze şi condiţii favorizează apariţia şi dezvoltarea acestor dăunători.

Măsurile care se iau pentru a preveni apariţia dăunătorilor biologici sunt:- păstrarea unei stări de curăţenie cât mai depline în întregul perimetru al

bibliotecii: săli de lectură, depozite, laboratoare, ateliere, birouri, căi de acces şi circulaţie;

- înlăturarea mochetelor care favorizează în cel mai înalt grad acumularea murdăriei;

- curăţirea şi aerisirea periodică a bunurilor. Multă atenţie trebuie acordată cărţilor care, în condiţiile specifice din ţara noastră, se umplu rapid de praf. În consecinţă, cărţile depozitate în condiţii obişnuite trebuie curăţate de depunerile de praf;

- ferestrele care se deschid pentru aerisire trebuie prevăzute cu plase fine care împiedică pătrunderea în încăperi a insectelor;

- mucegaiul, un dăunător biologic omniprezent, nu aşteaptă pentru germinare decât o umiditate crescută. Un atac masiv de mucegai poate fi devastator pentru anumite colecţii; de aceea, se acordă o mare atenţie infiltraţiilor sau inundaţiilor care pot pune în contact nemijlocit cu apa părţi importante din patrimoniu. În astfel de cazuri, în cel mult 48 de ore, atacul de mucegai se generalizează şi nimic nu mai poate salva colecţiile respective.

c. Factorul umanDeşi la o primă vedere pare un paradox, pe lista cauzelor care pot provoca

degradarea colecţiilor bibliotecilor, şi aşa numeroase, apare şi factorul uman. S-a ajuns la situaţia nefirească corespunzător căreia cel mai dăunător dintre dăunători să fie, nu de puţine ori, specialistul din instituţiile deţinătoare de bunuri culturale, adică acela care are printre atribuţii tocmai sarcina protejării lor. Omul contribuie la deteriorarea bunului cultural prin modul de manipulare defectuos, intervenţii inoportune pe obiecte, păstrarea necorespunzătoare, expunerea obiectelor, sustragerea ilicită, distrugerea voită.

Modul de manipulare defectuosSunt numeroase cazurile când graba sau nervozitatea determină o

manipulare defectuoasă a documentelor de bibliotecă. De multe ori, transportarea lor dintr-un local în altul, împreună cu operaţiunile de ambalare şi mânuire efectuate

142

necorespunzător, provoacă deteriorări care pot merge până la distrugerea gravă a materialelor.

Neglijenţa în folosirea cărţilor de către cititori produce îndoirea filelor, deteriorarea lor prin extragerea (ruperea) filelor, prin tot felul de însemnări, corecturi, ştersături. Pătarea foilor cu salivă în timpul răsfoirii, cu cerneală sau cu diverse produse alimentare antrenează, în timp, degradarea materialului respectiv.

Manipulări greşite au loc şi în timpul operaţiunilor de inventariere, clasificare etc.

În unele cazuri, volumele sunt deschise forţat, fapt care duce la deteriorarea legăturii. Deseori, volumele sunt prinse în pachete direct cu sfoară, ceea ce determină sfâşierea copertelor, mai ales în cazul volumelor cu coperte moi.

Intervenţii inoportune pe documente Sunt frecvente cazurile în care bibliotecarii – bine intenţionaţi dar

neinformaţi corespunzător – produc daune materiale prin aplicarea unor procedee de conservare neadecvate:

- utilizarea excesivă a benzilor adezive sensibile la presiune;- folosirea fără rezervă a acetatului de polivinil şi a altor adezivi

neadecvaţi;- folosirea hârtiilor cu grad înalt de aciditate pentru învelitorile de protecţie

ale cărţilor etc.Păstrarea necorespunzătoare Sunt numeroase situaţiile în care colecţiile se păstrează în spaţii cu totul

necorespunzătoare, fapt care poate afecta întreaga colecţie. Chiar dacă, în anasamblu, unele depozite corespund, mobilierul poate prezenta diferite inconveniente: rafturi cu poliţe înguste, astfel încât volumele stau parţial pe poliţă, parţial în afara ei, ceea ce duce la deteriorarea lor; rafturi cărora le lipseşte poliţa de protecţie în partea superioară; rafturi neprevăzute cu capete de raft, ceea ce face ca volumele să fie sprijinite de piciorul raftului etc.

Există cazuri destul de frecvente în care colecţiile sunt stivuite pe rafturi sau printre rafturi, în dezordine, sau chiar în grămezi. Toate acestea duc la deteriorarea fizică gravă a colecţiilor şi la dezvoltarea agenţilor biologici de deteriorare (mucegaiuri, rozătoare etc.).

Depozitarea colecţiilor pe pardoseală poate conduce la daune importante, datorate avarierii accidentale a instalaţiei de încălzire etc. La toate acestea se poate adăuga nerespectarea măsurilor de igienă a depozitelor, care poate avea efecte compromiţătoare pentru documentele de bibliotecă.

Expunerea materialelor de bibliotecăEste una dintre cauzele care pot determina uzura fizică a materialelor

expuse, ca urmare a efectelor luminii, umidităţii relative, temperaturii fluctuante din sălile de expoziţii sau din cauza poluării aerului. În afară de acestea, expoziţiile tematice, temporare sau itinerante, impun mânuiri repetate, transport şi expunere în spaţii de multe ori improvizate, toate aceste situaţii având efecte nedorite asupra stării documentelor.

Distrugerea voită a documentelor143

Deşi contravine spiritului de conservare a documentelor, distrugerea voită a acestora se practică fie sub forma actelor infracţionale, fie din necunoaşterea valorii documentelor sau din alte motive.

Distrugerea infracţională poate avea loc pentru acoperirea unor culpe sau pentru împiedicarea rezolvării unor situaţii deosebite.

Distrugerea ca urmare a incompetenţei poate avea loc în procesul de selecţie a documentelor, când criteriile de selecţionare nu sunt bine precizate sau cunoştinţele de specialitate ale personalului nu-i dau posibilitatea aprecierii valorii economice, istorice, artistice, religioase, ştiinţifice sau de altă natură a documentului.

În numeroase rânduri, motive religioase au determinat distrugerea unor importante fonduri documentare.

Sustragerea ilicită de documenteAcest fenomen este practicat adesea fie pentru a şterge urmele unor acţiuni,

fie pentru comercializarea materialelor respective, fie pur şi simplu din dorinţa de a le colecţiona.

Tot în categoria deteriorărilor de natură socială ale colecţiilor de bunuri cultural-artistice se mai înscriu şi distrugerile sau degradările care au loc în timpul conflictelor armate.

Catastrofele naturale sau accidenteleApa, sub formă de ploaie sau inundaţii, este un agent distructiv violent.

Inundaţiile, respectiv umezirea documentelor, pot avea cauze naturale (revărsări de fluvii sau râuri, furtuni etc.) sau accidentale (avarierea conductelor de canalizare şi de încălzire centrală, deteriorarea sau smulgerea acoperişurilor în timpul furtunilor puternice, pereţi crăpaţi, apa întrebuinţată pentru stingerea incendiilor, infiltraţii, transport necorespunzător etc.). Într-un interval de câteva minute, pot fi inundate mii de cărţi, manuscrise şi documente de arhivă.

Consecinţele unor asemenea distrugeri, mai ales când ele au un caracter de masă, sunt foarte greu de remediat. Documentele sau cărţile uscate neraţional şi nedezinfectate în timpul uscării pot forma un fel de mase pietrificate, dificil de restaurat. O urmare foarte periculoasă a umezirii sau inundării documentelor o constituie apariţia şi dezvoltarea bacteriilor şi ciupercilor, care sporesc efectele distructive ale apei, ducând uneori la pierderea irecuperabilă a materialelor. Apa de infiltraţie acţionează mai greu, dar la fel de sigur, producând ridicarea umidităţii relative a spaţiilor de depozitare, umezirea cărţilor, documentelor şi mucegăirea masivă a acestora.

Cutremurele constituie şi ele un factor distructiv, existând posibilitatea ca ele să provoace avarii ale întregului imobil, ale instalaţiilor de apă sau ale instalaţiilor electrice, cauze care pot da naştere la inundaţii sau incendii. Neancorarea rafturilor între ele şi/sau de elementele constructive ale depozitului poate conduce la răsturnarea acestora, şi de aici la deteriorarea fizică a colecţiilor.

Focul, dintre toate pericolele care ameninţă documentele grafice, este cel mai dezastruos, întrucât el produce o distrugere completă, rapidă şi ireversibilă. Trebuie menţionat faptul că, în afara efectului direct, focul acţionează şi indirect, la distanţă, prin temperatura pe care o dezvoltă, la care se adaugă gazele de ardere şi

144

fumul care pot degrada documentele care nu au ars. În plus, operativitatea cerută în caz de incendiu duce la inundarea documentelor în condiţiile în care focul nu poate fi stins altfel decât prin folosirea apei.

5. SARCINILE BIBLIOTECARILOR ÎN DOMENIUL PĂSTRĂRII COLECŢIILOR

Asigurarea integrităţii colecţiilor, sub aspectul atât al administrării gestionar-biblioteconomice, cât şi al stării lor de sănătate, trebuie să reprezinte pentru bibliotecari sarcini de primă importanţă. Respectarea lor, cât şi promovarea unei atitudini constructive în acest domeniu sunt, în multe privinţe, hotărâtoare nu numai în rezolvarea problemelor securităţii colecţiilor, dar şi în ceea ce priveşte promptitudinea şi continuitatea prestării serviciilor publice de către biblioteci. Este şi firesc, întrucât deteriorarea prematură a publicaţiilor şi retragerea lor din circuitul lecturii pentru un timp mai mult sau mai puţin îndelungat îngustează aria de comunicare cu cititorii şi, în consecinţă, diminuează esenţa viabilă a activităţii bibliotecii. Din acest punct de vedere şi din acela, la fel de important, al obligativităţii păstrării şi transmiterii intacte a patrimoniului scris generaţiilor viitoare, ocrotirea colecţiilor nu poate fi considerată numai un simplu deziderat, ci o îndatorire de prim ordin. Acest domeniu de activitate nu poate avea un caracter întâmplător, de campanie, ci trebuie să se desfăşoare sistematic, cu discernământ ştiinţific şi în mod planificat; acţiunile programate trebuie să aibă valoarea de permanenţă şi să fie izvorâte din cerinţele curente ale conservării colecţiilor sau din necesităţile pe care o anumită realitate fizică le reclamă la un moment dat.

Bibliotecarul are datoria să organizeze şi să pună în valoare colecţiile cu simţ de răspundere, gândindu-se, în acelaşi timp, la viitorul lor. Pentru a se achita de aceste îndatoriri, el trebuie să acumuleze o serie de cunoştinţe speciale şi să-şi formeze deprinderea de a le concretiza, ştiut fiind că diletantismul în acest domeniu este nu numai de nedorit, dar poate deveni câteodată chiar dăunător.

Funcţia de conservare a colecţiilor de publicaţii a fost atribuită bibliotecarilor încă din cele mai vechi timpuri. Ea s-a conturat şi a devenit mult mai precisă pe măsură ce ştiinţa a acumulat suficiente date şi a elaborat metodologii adaptate inclusiv la cerinţele activităţii din biblioteci.

Sub aspect teoretic, activitatea de conservare a colecţiilor însumează o arie largă de metodologii, tehnici, programe administrative menite să asigure o păstrare raţională şi de durată a tuturor categoriilor de colecţii aflate în biblioteci, precum şi a localurilor şi mobilierului acestora, să prevină şi să combată, la nevoie, deteriorarea lor. Din punct de vedere practic, aceasta presupune crearea şi menţinerea unei ambianţe de păstrare corespunzătoare, elaborarea unor programe de conservare potrivit normelor de igienă a cărţii, adaptarea la condiţiile concrete ale fiecărei biblioteci (mărimea şi amplasarea localului, valoarea şi componenţa colecţiilor, specificitatea agenţilor nocivi, numărul şi pregătirea bibliotecarilor răspunzători de buna păstrare a colecţiilor).

145

INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR

DELIA PETRACHE Biblioteca Militară Naţională

Schimbările socio-culturale şi evoluţia tehnologică fără precedent au pus bibliotecile în faţa unei serii de provocări privind rolul acestora, dar şi modul în care îşi deservesc beneficiarii. „Revoluţia digitală” a modificat şi va continua să modifice felul în care se lucrează în bibliotecă, modul în care sunt organizate, prezentate şi promovate colecţiile şi informaţiile.

146

„Revoluţia digitală” oferă bibliotecarilor noi instrumente de lucru, însă impune şi o adaptare rapidă la noile cerinţe într-un mediu în care viteza de răspuns şi accesibilitatea maximă sunt elemente definitorii.

Legătura dinamică dintre bibliotecari şi tehnologia informaţiilor impune noi funcţii ale bibliotecilor şi bibliotecarilor, noi forme de colaborare cu alte instituţii (inclusiv edituri) şi o interfaţă umană şi electronică mai sofisticată. În acest nou context, rolul bibliotecarului de „nod informaţional”, de legătură şi de îndrumător pentru utilizator devine fundamental.

Tehnologia informaţiei a produs schimbări istorice în biblioteci, de la modul de lucru, abilităţile şi cunoştinţele bibliotecarilor şi până la repoziţionarea şi redefinirea rolului pe care trebuie să şi-l asume în noua societate informaţională.

Informatizarea unei biblioteci este un proces complex care presupune, pe lângă simpla instalare a soft-ului de bibliotecă, o serie de operaţiuni cum ar fi: instruirea personalului, organizarea şi catalogarea colecţiei, înregistrarea membrilor, regândirea politicii de împrumut în conformitate cu facilităţile soft-ului, asistenta tehnică etc.

În contextul unui ritm tot mai accelerat al creşterii nevoii de informaţie şi de producţie de documente, informatizarea bibliotecilor nu mai constituie o opţiune, ci o necesitate, deoarece facilitează operaţionalizarea activităţilor repetitive specifice muncii de bibliotecă, accesul rapid şi precis la informaţie şi contribuie la buna gestionare şi administrare a bibliotecii. Pe termen lung, investiţia în informatizarea bibliotecii se va traduce în reducerea timpului consumat cu unele servicii, diversificarea gamei de servicii oferite utilizatorilor şi reducerea costurilor.

Informatizarea unei biblioteci trebuie realizată pe baza unui studiu care să definească obiectivele bibliotecii în privinţa rezultatelor ce urmează a fi obţinute, resursele umane şi costurile de formare (inclusiv formarea utilizatorilor), costul echipamentelor şi soft-urilor utilizate, precum şi al mentenanţei. O bibliotecă poate fi informatizată în mai mulţi paşi, plecând de la strictul necesar, dar asigurând posibilităţi certe de dezvoltare. Studiul de fezabilitate va trebui să ia în calcul constrângerile legate de mediul în care biblioteca activează şi modalităţile de adaptare la sistemul propriu. Este recomandată studierea modelelor urmate de marile biblioteci pentru a vedea posibilităţile de dezvoltare în această zonă, dar planul de informatizare trebuie să plece de la nevoile şi particularităţile bibliotecii în cauză.

Utilitatea informatizării unei biblioteci se va reflecta atât în îmbunătăţirea serviciilor oferite beneficiarilor, cât şi în gestionarea serviciilor interne de bibliotecă, iar pe de altă parte va contribui la dezvoltarea unor servicii noi. Sunt de menţionat câteva dintre avantajele informatizării bibliotecilor:

gestionarea mai rapidă şi mai eficientă a împrumuturilor, restituirilor şi întârzierilor, un timp de aşteptare mai redus în momentele de afluenţă;

căutarea mai simplă, mai rapidă a documentelor; căutarea în toate fondurile; prin urmare, o mai bună cunoaştere şi

utilizare a documentelor împrumutate; o mai mare autonomie a beneficiarilor; în cazul unei reţele, accesul la cataloagele altor biblioteci.

147

În ceea ce priveşte lucrările interne: suprimarea activităţilor repetitive (intercalarea fişelor de catalog,

aranjarea fişelor de împrumut, statistici întocmite manual etc.); inventar simplificat; creşterea rigurozităţii şi rapidităţii activităţii de clasificare-catalogare; o mai bună cunoaştere şi urmărire a tuturor colecţiilor; simplificarea gestionării cititorilor înscrişi; posibilitatea comunicării prin mail (întârzieri, informări etc.); mai multe instrumente de evaluare a activităţii bibliotecii: statistici mai

ample, mai rapide şi mai fiabile; posibilitatea întocmirii de bibliografii, buletine de informare etc.; intrarea într-o reţea a utilizatorilor aceluiaşi soft; în cadrul unei comunităţi, posibilitatea partajării serviciilor (consultarea

catalogului, rezervări on-line etc.).

SISTEMUL AUTOMATIZAT DE BIBLIOTECĂ

Un element fundamental în activitatea bibliotecilor este identificarea nevoilor (cererilor de informare) ale colectivităţii servite. În afara sistemelor care au atribuţii bine definite (de exemplu, bibliotecile naţionale, care – de regula – au atribuţii în elaborarea bibliografiilor naţionale, ca produse de informare prestabilite), toate celelalte categorii de biblioteci trebuie să-şi identifice cât mai exact aria beneficiarilor deserviţi şi cererile de informare pe care aceştia le pot formula. Odată stabilite cerinţele beneficiarilor, toate procesele desfăşurate în biblioteci trebuie astfel realizate, încât să asigure satisfacerea corespunzătoare a nevoilor de informare exprimate şi identificate ale beneficiarilor.

În procesul de informatizare a bibliotecilor se disting patru etape:

informatizarea activităţilor proprii fiecărei biblioteci (de la achiziţie până la accesul on-line al publicului la baza de date);

interconectarea bibliotecilor din aceeaşi reţea şi crearea unui sistem de informare la nivelul reţelelor de biblioteci;

interconectarea reţelelor de biblioteci şi a altor categorii de reţele de informare; crearea Sistemului Naţional de Informare.

integrarea bibliotecilor în sistemele internaţionale existente în domeniu, prin intermediul reţelelor automatizate de comunicaţii de date.

Informatizarea presupune, de fapt, existenţa unui sistem automatizat de bibliotecă. După modul în care sunt automatizate serviciile de bibliotecă distingem:

148

a) Sistemul automatizat autonom de bibliotecă este cel mai apropiat de biblioteconomia tradiţională. De fapt, în activitatea serviciilor de bibliotecă, nu se modifică nimic. Ceea ce se schimbă este doar instrumentul de lucru care permite personalului bibliotecii să realizeze mai eficient activităţile specifice. Ansamblul de date specifice activităţilor de bibliotecă constituie fişiere. Pentru a se asigura desfăşurarea activităţilor de bibliotecă, trebuie să fie posibilă integrarea mai multor fişiere, adică trecerea de la un fişier la altul printr-un sistem în lanţ. Se creează o anumită rigiditate în comunicarea datelor şi există multe redundanţe.

b) Sistemul automatizat integrat de bibliotecă presupune existenţa unei baze de date în calitate de fişier unic al bibliotecii, gestionată de un software adecvat şi la care să aibă acces toate serviciile bibliotecii. Baza de date conţine informaţii bibliografice despre toate categoriile de documente existente în colecţiile bibliotecilor.

Internetul oferă posibilitatea de consultare a bazelor de date ale altor biblioteci aflate uneori la sute de mii de kilometri distanţă.

În acest mod, un cititor poate obţine: informarea despre documente existente în alte biblioteci; localizarea unui document de interes şi rezervarea acestuia pentru un eventual împrumut; consultarea unor documente şi informaţii disponibile pe medii electronice în alte sisteme de informare şi documentare; preluarea din alte sisteme a unor înregistrări bibliografice de interes şi stocarea lor în calculatorul propriu. Un sistem integrat de bibliotecă este un sistem care dispune de o bază de

date centrală, gestionată cu un soft adecvat, prin intermediul căruia se asigură toate funcţiile specifice de bibliotecă şi la care au acces toate serviciile bibliotecii :.

Principalele funcţii asigurate prin soft sunt:1) achiziţia documentelor – atât pe suport tradiţional (hârtie), cât şi pe alte

tipuri de suporturi (CD-ROM-uri, microfişe şi microfilme, discuri optice etc.) – şi informaţiilor;

2) prelucrarea documentelor – catalogare, clasificare, indexare etc. şi organizarea fondurilor informaţionale;

3) servirea informaţională a beneficiarilor, care implică: împrumutul documentelor către public; împrumutul interbibliotecar; accesul publicului la baze de date; elaborarea de publicaţii de informare la cerere sau prestabilite

(bibliografii, sinteze, informări, buletine informative etc.); controlul serialelor.Baza de date a bibliotecii conţine informaţii bibliografice asupra tuturor

categoriilor de documente pe care biblioteca respectivă le deţine. Aceasta bază de date este denumită bază de date centrală a bibliotecii.

Funcţiile de construire şi organizare a cataloagelor sunt preluate integral de soft-ul utilizat, prin construirea şi actualizarea bazei de date centrale a sistemului.

149

Baza de date centrală reprezintă forma electronică digitală a cataloagelor tradiţionale de bibliotecă. Ele se numesc, în literatura de specialitate, cataloage on-line, cataloage digitale, cataloage informatizate.

În baza de date centrala pot să existe şi informaţii de legătură pentru accesul la alte baze de date construite în biblioteca. Aceste baze de date nu conţin informaţii bibliografice, dar pot conţine alte categorii de informaţii în relaţia cu documentele înregistrate în baza de date centrală (de exemplu, informaţii de legătură către o bază de date full-text). Baza de date centrală se construieşte pe măsură ce documentele intră în bibliotecă. Descrierea unui document se realizează prin parcurgerea fluxului de prelucrare, de la achiziţie la depozitare. Baza de date centrală este folosită pentru asigurarea accesului publicului la informaţii referitoare la documentele stocate în bibliotecă. Această bază de date asigură, în principal, funcţiile pe care le asigurau cataloagele de biblioteca. În afara bazei de date bibliografice, în biblioteci sunt construite baze de date ce conţin texte integrale, de fapt, baze de date full-text. Bazele de date full-text se realizează, de regulă, înaintea depozitării documentelor; ele se construiesc după introducerea descrierii bibliografice referitoare la documentul respectiv în baza de date centrală. În ultima perioadă, bazele de date full-text aflate în bibliotecă înmagazinează documente realizate electronic de către alţi producători de informaţii (editori de jurnale sau de alte tipuri de publicaţii electronice). Cele mai frecvente baze de date full-text întâlnite în biblioteci sunt cele ce conţin periodice electronice.

PRELUCRAREA DOCUMENTELOR ŞI INFORMAŢIILOR

Într-un sistem integrat automatizat, prelucrarea documentelor se poate realiza în doua moduri:

prelucrarea de către personalul bibliotecii a documentului şi crearea înregistrării bibliografice corespunzătoare;

preluarea descrierii bibliografice din alte sisteme.

În cazul în care biblioteca este conectată la o reţea (poate comunica), atunci, prin reţea, este preluată descrierea bibliografică pentru documentul respectiv. Descrierea bibliografică este stocată în baza de date proprie a bibliotecii. Indiferent de metoda folosită, orice bibliotecă adaugă înregistrării bibliografice informaţii specifice (cotă, număr de inventar, clasificare proprie etc.). Atunci când descrierea bibliografică se realizează pentru prima data în biblioteca respectivă, se folosesc ca bază datele realizate de compartimentul de achiziţie. Modul de descriere a publicaţiilor se bazează pe un format bibliografic acceptat la nivel naţional sau pe un format internaţional. Formatul naţional trebuie să fie compatibil ca structură şi elemente de date cu

150

formatul internaţional răspândit în domeniul bibliotecilor (format de tip MARC – Machine Readable Cataloging). În prezent se consideră că un sistem soft performant trebuie să accepte structuri de tip MARC (câmpuri cu etichete, subcâmpuri cu identificatori, câmpuri variabile şi repetabile etc.). Formatele MARC descriu, de fapt, structura înregistrărilor bibliografice pe suporturi de informaţie care pot fi citite de calculator. Formatul stabileşte etichetele câmpurilor, indicatorii şi identificatorii ce descriu o înregistrare bibliografică. Pe baza principiilor formatului MARC, în decursul anilor au fost elaborate şi alte formate, denumite generic formate tip MARC. Formatul MARC a reprezentat prima formalizare a descrierilor bibliografice, în aşa fel încât acestea să poată fi prelucrate pe calculator. În cadrul unui format, descrierea bibliografică este structurată în elemente de date, grupate în câmpuri şi subcâmpuri, precum şi o serie de date codificate necesare pentru regăsirea informaţiilor. Creşterea volumului schimburilor de date între biblioteci la nivelul unei ţări a condus la necesitatea creării unor formate naţionale. Ulterior, apariţia formatelor naţionale a impus şi crearea la nivel internaţional a unor formate de schimb unanim acceptate, cel mai răspândit fiind formatul UNIMARC. Înregistrarea bibliografică realizată ca urmare a activităţii de prelucrare trebuie să ofere o imagine completă asupra documentului la care se referă aceasta, adică să conţină toate elementele de date care îl definesc, să includă date de gestiune (inventar, cotă, număr de exemplare) şi date necesare pentru realizarea procedurilor de împrumut (dacă documentul este destinat împrumutului).

Tehnologia informaţiei în sistemul de informare şi documentare (SID) reprezintă totalitatea proceselor prin care se obţin şi se prelucrează informaţiile referitoare la diferite tipuri de documente.

Documentele pot fi reprezentate de documente pe suport tradiţional (cărţi, reviste având ca suport hârtia etc.) sau documente electronice, adică documente digitale (CD-ROM, fişiere etc.).

În principal, informaţiile cu care operează sistemele de informare şi documentare sunt informaţii obţinute pe fluxul de prelucrare, de la intrarea documentului în bibliotecă, până la depozitarea acestuia.

O altă categorie de informaţii este reprezentată de cererile utilizatorilor, de fapt cererile de informare aleatorii sau prestabilite provenite de la utilizatori individuali sau de la instituţii.

Categoriile de informaţii care sunt supuse tehnologiilor de prelucrare specifice activităţii desfăşurate de sistemele de informare şi documentare sunt:

informaţii asupra documentelor deţinute de instituţiile respective; cererile de informare (sau serviciile solicitate) ale utilizatorilor; informaţii primite în cadrul cooperărilor şi colaborărilor cu alte sisteme de

informare şi documentare; informaţii obţinute ca urmare a cercetărilor în colecţiile de date electronice

disponibile pe Internet.

151

Pentru a înţelege procesele tehnologice folosite în SID este necesar să se analizeze fiecare proces desfăşurat din punct de vedere informaţional. Aceasta înseamnă identificarea categoriei de informaţii şi a purtătorilor de informaţii, operaţiile la care sunt supuse informaţiile respective şi rezultatul informaţional obţinut în urma operaţiilor respective.

BAZA DE DATE ŞI DESCRIEREA BIBLIOGRAFICĂ

În sistemele de informare şi documentare, cel puţin în procesul de colectare, prelucrare şi organizare a informaţilor, acestea se cumulează de la operaţie la operaţie. Aceasta înseamnă că fiecare operaţie adaugă noi informaţii la o structură informaţională dată, informaţii neredundante, obţinându-se informaţii cu valoare adăugată de la operator la operator. Pentru exemplificare, se poate menţiona constituirea unei entităţi informaţionale de tip descriere bibliografică. Descrierea bibliografică conţine, în final, informaţii de gestiune, de localizare (cota, inventar), semnalare şi identificare (descrierea propriu-zisă) şi de conţinut (clasificarea, descriptorii). Aceste categorii de informaţii sunt adăugate descrierii propriu-zise, pe măsura trecerii documentelor prin fluxul de prelucrare: achiziţie, catalogare, clasificare.

În sistemele de informare şi documentare clasice – de tip bibliotecă sau centru de informare şi documentare, pe domenii –, care au ca obiect de activitate prelucrarea de documente, principala operaţie informaţională este reprezentată de descrierea documentelor şi elaborarea fişelor de catalog. În sistemul automatizat, fişa de catalog este reprezentată de o înregistrare bibliografică.

În funcţie de tipul entităţilor conţinute în baza de date, acestea se clasifică în:

baze de date bibliografice, care conţin date bibliografice de documente. Descrierile bibliografice pot fi însoţite de cuvinte-cheie utilizate pentru regăsirea informaţiei şi/sau de un rezumat al documentului. Entităţile informaţionale dintr-o bază de date bibliografică pot fi:

autor/i titlu ediţia locul de apariţie editura anul apariţiei colaţiune colecţie note isbn clasificare zecimală descriptori rezumat;

baze de date full-text, care conţin textul integral al unui document;152

baze de date multimedia.Serviciile de informare oferite în sistemele de bibliotecă integrate pe baza

accesului la baze de date se grupează în două mari categorii:a) Servicii oferite pe baza datelor stocate în sistemul propriu:

- accesul on-line al publicului la cataloage reprezintă accesul publicului la bazele de date bibliografice. Cititorii pot consulta baza de date pornind de la criteriile de selecţie oferite de soft-ul utilizat pentru gestiunea acesteia. Cititorii se pot astfel informa asupra documentelor existente în bibliotecă. Accesul publicului reprezintă interogarea bazei de date centrale de la terminale amplasate în locuri special amenajate;- accesul publicului la baza de date full-text. Acest serviciu reprezintă interogarea bazei de date şi regăsirea documentelor pe criteriile stabilite de utilizator. De regulă, de la acelaşi post de lucru cititorul poate consulta ambele baze de date; - accesul publicului la cărţi în format electronic (cărţi electronice). Acest serviciu se poate realiza atât local (la baze de date conţinând cărţi electronice stocate în bibliotecă), cât şi la distanţă (cărţi electronice disponibile pe Internet);- acces la informaţii existente pe CD-ROM-urile achiziţionate de bibliotecă. Informarea prin intermediul CD-ROM-urilor este extrem de frecventă în biblioteci, datorită facilităţilor oferite de CD-ROM (volume mari de informaţii stocate pe suport redus ca dimensiuni, acces uşor la informaţie, depozitare fără dificultate); - rezervarea de documente disponibile pentru împrumut. Acest serviciu se realizează printr-un modul specializat, inclus în subsistemul de împrumut.

b) Servicii oferite pe baza accesului în reţelele de informare automatizate.

PACHETE DE PROGRAME PENTRU SISTEMELE INTEGRATE DE BIBLIOTECĂ

Suportul soft pentru sistemele de bibliotecă integrate este el însuşi un produs integrat, în sensul că, prin componentele sale, interdependente, se pot realiza toate procesele informaţionale specifice acestor instituţii. Soft-ul dedicat activităţii de bibliotecă are principalele module orientate în jurul funcţiilor principale ale unui SID (bibliotecă). Aspectul esenţial care trebuie avut în vedere la alegerea unui pachet dedicat este acceptarea de către acesta a structurilor formatului UNIMARC.

În funcţie de mărimea colecţiei şi de profilul bibliotecii, se recomandă implementarea unuia dintre următoarele sisteme de informatizare pentru biblioteci:

CDS/ISIS este un sistem de gestiune de baze de date dedicat activităţilor de informare şi documentare. Elaborat sub egida UNESCO, el este distribuit gratuit tuturor instituţiilor care nu au activitate comercială. Caracteristica specifică a CDS/ISIS constă în aceea că sistemul este proiectat pentru a mânui câmpuri de lungimi variabile, ceea ce permite o libertate completă în definirea lungimii maxime a fiecărui câmp şi, deopotrivă, permite regăsirea informaţiei pornind de la diferite criterii de căutare (criterii directe) stabilite de utilizator. Un câmp poate fi opţional, poate conţine un singur element de dată – sau mai multe, de lungimi variabile – şi

153

poate fi repetabil. Câmpul poate fi structurat în subcâmpuri, având identificatori stabiliţi de utilizator.

Funcţiile principale furnizate de CDS/ISIS permit: definirea de baze de date conţinând elementele de date solicitate; introducerea de noi înregistrări într-o bază de date; modificarea, corectarea sau ştergerea înregistrărilor existente; afişarea înregistrărilor sau a unor porţiuni din ele, în acord cu cerinţele

utilizatorilor; sortarea înregistrărilor pe anumite criterii; printarea cataloagelor (bazei de date) în întregime sau parţial şi a indexurilor

asociate; dezvoltarea aplicaţiilor, folosind facilităţile CDS/ISIS, cu ajutorul programului

PASCAL.Aceste funcţii sunt furnizate printr-un set de opt servicii, clasificate în două

categorii: serviciile utilizatorului, care operează în baze de date deja existente; serviciile sistemului, proiectate pentru a permite crearea de noi baze de date şi

realizarea sarcinilor sistemului. Cele patru servicii ale utilizatorului au următoarele funcţii:

ISISENT - Introducere de date; ISISRET - Regăsirea informaţiei; ISISPRT - Tipărirea cataloagelor şi indexurilor; ISISINV - Crearea fişierului INVERS.

Serviciile sistemului au următoarele funcţii:

ISISDEF - Definirea unei baze de date sau modificarea definirii unei baze de date deja existente;

ISISUTL - Utilitare de sistem; ISISXCH - Facilităţi pentru date interschimbabile cu alte sisteme; ISISPAS - Facilităţi de programare care permit dezvoltarea propriilor

programe de aplicaţie.

CDS/ISIS operează pe bază de meniuri. Intrarea în sistem se face printr-un meniu principal. Selectarea unei funcţii din meniul principal antrenează automat declanşarea unui alt ecran. Acesta conţine funcţiile care pot fi executate. După selecţia unei funcţii şi execuţia ei, utilizatorul se poate întoarce în meniul anterior.

Meniurile lucrează astfel:În CDS/ISIS se pot selecta operaţiile dorite, alegând o opţiune relevantă din

meniurile pe care sistemul le afişează pe ecran.

154

Alegerea uneia dintre opţiunile unui meniu constă în tastarea unui singur caracter, numit indicator de opţiune. Pentru a alege una dintre opţiuni, trebuie tastat caracterul corespunzător opţiunii respective.

Baza de date în CDS/ISIS este alcătuită, în principal, din două tipuri de fişiere:

fişierul MASTER, care conţine înregistrările definite de utilizator; fişierul INVERS, care conţine informaţiile de acces direct la

înregistrările din fişierul MASTER.CDS/ISIS lucrează pe principiul asigurării relaţiilor între înregistrări prin

pointeri (tabele de adrese, care asigură relaţiile între diferite înregistrări). În fişierul INVERS, datele sunt aranjate în ordine alfabetică, indiferent de tipul de dată (autor, editură, titlu etc.) ales de utilizator pentru a fi inclus în fişier. CDS/ISIS are o serie de restricţii de care trebuie să se ţină seama în procesul de proiectare a bazelor de date. Aceste restricţii sunt:

numărul maxim de înregistrări într-o bază de date poate fi de 16 000 000; mărimea maximă a înregistrării poate fi de 8 000 de caractere; numărul maxim de câmpuri poate fi de 200, excluzând câmpurile repetabile; mărimea maximă a câmpului este de 8 000 de caractere; numărul maxim de câmpuri într-un ecran de lucru este de 19; numărul maxim de pagini într-un ecran de lucru este de 20; mărimea maximă a unui format de afişare este de 4 000 de caractere.

Pentru a construi o bază de date în CDS/ISIS trebuie parcurse următoarele etape:

definirea structurii bazei de date, ceea ce implică definirea câmpurilor şi subcâmpurilor, lungimea lor, repetabilitatea (fişierul MASTER);

definirea ecranelor de introducere a datelor; definirea formatelor de afişare a datelor; definirea criteriilor de acces la informaţie, de fapt a câmpurilor şi

subcâmpurilor din fişierul MASTER după care se vor face căutările.

Avantajele folosirii programului ISIS pentru Windows Maximum de înregistrări a fost mărit substanţial: 30 KB faţă de 8 KB în DOS; Permite deschiderea simultană a mai multor baze de date; Crearea şi modificarea bazelor de date au fost mult simplificate; Permite crearea de baze de poze şi fişiere audio; Permite folosirea simultană a bazelor de date create în programul ISIS-DOS; de asemenea, o bază de date creată în CDS-ISIS poate fi accesată şi folosind programul ISIS pentru DOS; Oferă mai mult control asupra modului de lucru, precum şi o folosire mai eficientă a puterii calculatorului ; Permite derularea în paralel a altor programe; Prin instalarea softului wwwisis, permite ca bazele de date ISIS să fie verificate în mod client/server, unde serverul este un web server, iar „clientul” orice computer personal care derulează un web-browser;

155

Foloseşte „fişierul invers” care permite o căutare mai rapidă în baza de date;Poate fi extins pentru folosirea limbajului Pascal.TINLIB este un sistem integrat destinat automatizării activităţilor de

bibliotecă, fiind softul de bibliotecă cel mai utilizat în România. El este integral tradus în limba română şi permite folosirea simultană a diacriticelor româneşti, precum şi a celorlalte seturi, sortarea corectă în cataloage a acestor caractere, utilizarea de informaţii specifice bibliotecilor din România (RMF, preţ pe exemplar, DL etc.), realizarea de rapoarte specifice (fişe de catalog, registru-inventar, registrele RMF, etc.). Datorită acestor caracteristici, TINLIB apare ca o aplicaţie „la cheie” pentru bibliotecile din România. Sistemul TINLIB este modularizat diferit faţă de un sistem standard. Modulele standard prezente în TINLIB şi dezvoltate ca atare sunt:

catalogare; regăsire; circulaţie; achiziţii; control seriale; schimb de informaţii; schimb interbibliotecar.

O componentă a sistemului TINLIB este modulul de comunicaţi conceput pentru a funcţiona în infrastructura naţională actuală din România. Datorită faptului că este conceput ca sistem Client/Server, cu posibilitatea de distribuire sau replicare a bazelor de date, TINLIB are un modul de comunicaţii care implementează funcţionalitatea specifică necesară următoarelor aplicaţii:

server şi client Z39.50; server Web (TINWEB – accesul la bazele de date prin interfaţa Web); catalog colectiv on-line; catalogare partajată.

TINLIB are un modul care permite trecerea datelor pe CD-ROM. Bazele de date disponibile în TINLIB sunt prelucrate cu ajutorul modulului TIN-CD, iar rezultatul este un CD-ROM bibliografic.

ALICE este un sistem integrat de informatizare a bibliotecilor, având componente modulare ce permit configurarea în funcţie de complexitatea bibliotecii utilizatoare. Bibliotecile şcolare, specializate, publice sau universitare beneficiază în egala măsură de facilităţile specifice ale sistemului. Principalele funcţii ale programului ALICE sunt:

catalogarea resurselor (cărţi, periodice, documente multimedia etc.); circulaţia documentelor (împrumut/restituire prin utilizarea codurilor de bare

atât pentru cărţi, cât şi pentru legitimaţiile cititorilor); accesul on-line la catalogul informatizat; accesarea catalogului din exteriorul reţelei locale.

ALICE are o structură modulară, fiecare modul având funcţii specifice, şi anume:

156

Inquiry – modulul pentru căutare cu ajutorul cuvintelor-cheie (autori, cuvinte din titlu, clasificarea zecimală, coduri de bară etc.); la interogarea datelor, utilizatorilor li se poate permite să facă rezervări de carte;

catalogare – modulul pentru catalogarea şi editarea înregistrărilor; circulaţie/împrumut/restituire – modulul pentru înregistrarea şi urmărirea

împrumuturilor/restituirilor; periodice – modulul pentru gestionarea publicaţiilor periodice, care are ca

funcţii specifice generarea automată a apariţiilor unei publicaţii într-un an, prelucrarea fiecăreia la intrarea în bibliotecă, introducerea titlurilor articolelor conţinute;

rapoarte – modulul care permite întocmirea de situaţii statistice referitoare la documente, conţinând rapoartele existente în fiecare modul în parte;

administrare sistem – modulul care permite setarea diferiţilor parametri cu privire la cărţi, periodice, cititori, împrumuturi etc.;

Web Inquiry – modulul care permite accesarea din reţeaua externă a resurselor bibliotecii.

ALEPH este un program dedicat de bibliotecă, produs de compania Ex Libris, fiind destinat diferitelor categorii de biblioteci, inclusiv biblioteci publice şi specializate. Programul are ca principale caracteristici posibilitatea de a-i fi extinse configuraţiile de software şi de hardware, precum şi posibilitatea de a fi personalizat în funcţie de nevoile fiecărui utilizator, în cazul de faţă ale unei biblioteci.

ALEPH acoperă toate activităţile unei biblioteci, atât pe cele care privesc personalul, cât şi pe cele referitoare la public. Modulele programului includ, printre altele, împrumuturile, catalogarea, publicaţiile periodice, achiziţiile, accesul publicului la baza de date, la care se adaugă numeroase alte categorii de analize statistice.

Fiind un sistem flexibil, componentele modulare pot fi combinate astfel încât să satisfacă cerinţele sistemelor de management de bibliotecă. De asemenea, este un sistem deschis, cu o interfaţă transparentă cu alte sisteme şi baze de date, făcând posibil schimbul de date sau alte categorii de resurse.

Un alt avantaj al programului ALEPH îl constituie interfaţa în 20 de limbi, alegerea limbii meniurilor şi a mesajelor putându-se efectua printr-o comandă simplă.

Accesul publicului la informaţii se efectuează prin intermediul unei interfeţe Web sau Windows. Punctele de acces şi instrumentele de căutare sunt definite de bibliotecă, dar pot fi personalizate de utilizatori. De asemenea, utilizatorii au acces la informaţii privind situaţia documentelor (împrumuturi, amenzi, rezervări), în concordanţă cu politica bibliotecii. Programul permite şi interogarea unor baze de date externe bibliotecii, precum şi utilizarea unor documente electronice (CD-ROM).

Modulul de împrumut urmăreşte exact şi rapid situaţia documentelor împrumutate sau aflate la sala de lectură. Este inclus şi un sistem integrat de încasări (a amenzilor etc.). Rezervările de documente se pot efectua fie de către bibliotecar, fie de către utilizator. Pentru prelucrarea documentelor se pot folosi diferite formate MARC, asigurându-se o singură bază de date pentru căutare, catalogare şi prelucrare.

157

Principalele caracteristici sunt sistemele de indexare, formatele de introducere şi afişare a datelor, tezaurele multiple pentru câmpurile bibliografice, disponibilitatea imediată în catalogul electronic public şi pentru uz intern a tuturor modificărilor efectuate la nivelul înregistrărilor bibliografice şi de autoritate.

Modulul de achiziţii include comenzile, recepţia, informaţiile privitoare la furnizori, controlul achiziţiilor şi al bugetului, cu funcţii avansate de introducere a comenzilor din partea diferitelor departamente ale bibliotecii. Este posibilă comunicarea electronică cu furnizorii.

CONCLUZII

În toată lumea, bibliotecile se află într-o continuă transformare din dorinţa de a identifica noi forme şi mijloace de diseminare a informaţiei către cititori. Trecerea de la biblioteca clasică la biblioteca electronică – adică la biblioteca ale cărei funcţii sunt asistate de calculator şi care îşi construieşte baze de date bibliografice în locul cataloagelor – şi chiar la biblioteca virtuală, ca rezultat al interconectării bazelor de date din diverse biblioteci, nu mai reprezintă tendinţe moderne, ci realităţi care trebuie construite acolo unde nu există.

Este de la sine înţeles că rolul bibliotecii în zilele noastre este mai mult decât acela de simplu depozitar al informaţiei care, cu siguranţă, a devenit atât de vastă încât multe resurse sunt inaccesibile publicului larg. Biblioteca are rolul de a organiza informaţia şi de a o face accesibilă unui număr cât mai mare de cititori. De multe ori, cercetătorul se află în imposibilitatea de a utiliza documente indispensabile cercetării, şi asta deoarece multe dintre resursele cu o inestimabilă valoare informativă şi documentară au devenit cărţi rare, cărţi care nu au mai fost reeditate. Bibliotecile şi arhivele care ar trebui, în primul rând, să vină în întâmpinarea acestor nevoi ale cercetătorului sunt în căutarea unor soluţii viabile, menite să înlăture, pe cât posibil, orice obstacol în calea informării.

Descoperirile din sfera tehnologiei digitale au deschis noi orizonturi bibliotecilor şi, în acelaşi timp, cititorilor, adevăraţii beneficiari ai progresului, actorii cei mai importanţi ai sistemului informaţional. Acesta cuprinde, de asemenea, creatorii, furnizorii şi depozitarii de informaţie (biblioteci, arhive şi centre de documentare), care au rolul de a păstra într-un cadru organizat informaţia şi de a deservi nevoia de informare a publicului larg.

Rolul esenţial al bibliotecii este de a pune la dispoziţia publicului cititor zestrea spirituală şi culturală a întregii omeniri, graţie posibilităţilor oferite de tehnologiile multimedia. Scopul unui astfel de proiect este de a exploata programele de digitizare existente pentru a construi o bază vastă de documentaţie distribuită electronic prin mijloacele de comunicare globală. Etapa următoare are în vedere dezvoltarea şi implementarea unor modalităţi complexe de a lucra cu această bază de informaţie. Înlesnirea accesului la o întreagă enciclopedie universală este doar un prim pas. Remarcabile sunt modalităţile prin care procesele de documentare vor fi facilitate şi optimizate.

158

Un alt aspect important pe care trebuie să-l avem în vedere, dacă ne referim la bibliotecă în condiţiile informatizării şi automatizării, este numărul mult mai mare de cititori pe care îl atrage, inclusiv datorită posibilităţii de a accesa informaţia necesară de la distanţă, prin Internet. În contextul respectiv, este evident aportul informatizării în eficientizarea fluxului informaţional intern şi extern al bibliotecii.

În fine, ceea ce trebuie evidenţiat este o viziune strategică, de fapt, o dezvoltare simultană, pe toate planurile, avansând mereu şi lăsând mereu căi deschise spre noi evoluţii, deoarece vorbim despre un domeniu cu o dinamică ieşită din comun – informatica – şi despre o nevoie niciodată stinsă – nevoia de comunicare.

SERVICIUL DE REFERINŢĂ

CĂTĂLINA ROJIŞTEANUBiblioteca Militară Naţională

INTRODUCERE

În literatura de specialitate, serviciul de referinţă este considerat drept elementul care reflectă cel mai bine rolul informaţional al unei structuri documentare de tip bibliotecă.

Informaţia, acel ceva care, odată asimilat, poate modifica starea de cunoaştere a unui individ şi care costă mult, este necesar să fie organizată şi disponibilizată logic şi rapid. Serviciul de referinţă oferă această soluţie, permiţând

159

răspunsul la întrebările de tipul Cine, Ce, Cum, Unde, Când, despre aproape orice eveniment, faptă, persoană sau date care au fost înregistrate şi/sau publicate sub orice formă.

Argumentele în favoarea existenţei acestui serviciu le depăşesc pe cele împotrivă (care s-ar putea referi la constrângeri de natură financiară). Biblioteca de orice tip îşi pune colecţiile la dispoziţia utilizatorilor într-un mod mult mai eficient, solicitările utilizatorilor putând fi satisfăcute mai uşor. Pe de altă parte, există posibilitatea creării unui flux informaţional raţional.

Capitolul de faţă acoperă, fără pretenţia de a fi exhaustiv, aspecte privind părţile componente ale serviciului de referinţă, instrumentele specifice de lucru, competenţele bibliotecarului de referinţă, caracteristicile utilizatorului serviciului de referinţă. În final, se încearcă o particularizare a acestui serviciu din cadrul bibliotecilor cu specific militar.

PĂRŢILE COMPONENTE ALE SERVICIULUI DE REFERINŢĂ

Pentru a înţelege utilitatea serviciului de referinţă, este necesar să apelăm la două teorii autorizate în bibliologie.

„Ce înseamnă activitatea de referinţă? A răspunde la întrebări eficient şi rapid.” (Katz, 1969). Bill Katz, un specialist foarte cunoscut în domeniu, a dat cea mai simplă şi, încă, cea mai cuprinzătoare definiţie a serviciului de referinţă. În opinia autorului american, acest proces cuprinde trei elemente: informaţia, beneficiarul şi bibliotecarul de referinţă. Procesul de referinţă se desfăşoară în patru etape:

Întrebarea Interviul Strategia de căutare Răspunsul.

Întregul proces are la bază nevoia reală de informare a utilizatorului. Pentru aflarea acestei nevoi, bibliotecarul de referinţă adresează utilizatorului întrebări clasificate de Katz în funcţie de raportul dintre gradul de dificultate şi timpul de răspuns (întrebări simple, respectiv complexe) sau în funcţie de tipul solicitării (întrebări cu caracter general; referinţe rapide ce au drept răspuns informaţii punctuale; întrebări care necesită investigaţii bibliografice sau un răspuns direcţional; întrebări care necesită o cercetare cuprinzătoare propriu-zisă a literaturii de specialitate).

După stabilirea tipului şi conţinutului cererii de informare, bibliotecarul îşi alege cea mai potrivită şi mai economică strategie de cercetare, acoperind, la modul ideal, toate tipurile de investigaţie (tradiţională sau asistată de calculator) şi, în special, acele surse de informare care răspund cel mai bine cererii. Bibliotecarul de

160

referinţă este „ghidul, mediatorul între mulţimea materialelor şi nevoile utilizatorilor”. (Katz, 1969, p. 4-5).

În viziunea autorului american, bibliotecarul de referinţă nu trebuie neapărat să fie specializat într-un anumit domeniu, ci trebuie, pe de o parte, să aibă calităţi psihologice („foarte multă înţelegere, tact, simpatie”, „să fie abordabil”, să aibă „dorinţa de a ajuta” (p. 15)), iar pe de altă parte, să ştie să facă legătura între domenii, subiecte („abilitatea de a privi dincolo de cadrul îngust al unei discipline”).

Mediul unde are loc procesul de referinţă este la fel de important. În situaţia întrebărilor complexe care necesită timp de identificare, de stabilire a unei strategii, respectiv de căutare a informaţiilor, Katz consideră că interviul trebuie să se desfăşoare într-un loc retras, departe de agitaţia de la pupitrul de referinţă (sau de relaţii cu publicul). Se evită astfel orice intervenţie nedorită, iar utilizatorul simte că nevoile lui sunt luate în seamă.

Denis Grogan (Grogan, 1992) vede în serviciul de referinţă cel mai uman serviciu al bibliotecii, cu statut unic şi finalităţi concrete. Procesul de referinţă este asemănat unei „piese pentru două personaje”, unei „drame interactive a clientului” (p. 45). Prin urmare, părţile componente ale serviciului de referinţă sunt utilizatorul şi bibliotecarul, legaţi printr-o tranzacţie ce are la bază nevoia exprimată de informare a utilizatorului. Spre deosebire de Katz, Grogan consideră că procesul de referinţă are opt etape:

1. Problema2. Nevoia de informare3. Întrebarea iniţială4. Întrebarea negociată5. Strategia de căutare6. Procedura de căutare7. Răspunsul iniţial8. Răspunsul final

Prin urmare, serviciul de referinţă este acel serviciu de bibliotecă prin care aceasta oferă utilizatorilor săi reali şi potenţiali asistenţă personală în utilizarea resurselor bibliotecii (sau alte resurse externe pertinente) pentru satisfacerea unor nevoi specifice de informare exprimate personal sau indirect (telefon, corespondenţă, e-mail).

În calitate de componentă a bibliotecii, serviciul de referinţă trebuie integrat logicii organizaţionale a structurii. Toate serviciile (departamentele) unei biblioteci, deşi au atribute obiective şi finalităţi specifice, sunt interrelaţionate şi contribuie într-o măsură mai mare sau mai mică la realizarea eficientă a „produsului” final al bibliotecii (satisfacerea nevoilor utilizatorilor, justificarea existenţei faţă de organizaţia-mamă, satisfacţia profesională a bibliotecarilor). Funcţionarea eficientă a serviciului de referinţă depinde foarte mult de activitatea serviciului de achiziţii, a serviciului de catalogare-clasificare, de un bun management al structurii documentare, de un personal profesionist şi calificat, de relaţiile umane din cadrul structurii şi ale

161

structurii cu factori externi, de o disponibilizare eficientă a colecţiilor, de publicitatea pe care structura trebuie să şi-o facă.

INSTRUMENTE DE LUCRU

Termenul de instrumente de lucru cuprinde materialele/sursele de referinţă de toate tipurile, echipamentele folosite pentru regăsirea informaţiilor şi a documentelor, precum şi mediul (spaţiul fizic) în care se poate desfăşura procesul de referinţă.

Materialele/sursele de referinţă au fost abordate în numeroase studii de specialitate de-a lungul timpului. Ele au fost definite şi clasificate în fucţie de diverse criterii (conţinut, utilizare etc.).

Specialiştii în domeniu sunt de acord cu faptul că materialele, instrumentele şi sursele de referinţă reprezintă documente create şi publicate cu scopul de a fi consultate pentru regăsirea informaţiilor referitoare mai ales la documentele primare, şi mai puţin pentru a fi citite efectiv (vezi Encyclopaedia of Library and Information Science, 1978, p. 136-210; Finer, 1982, 307-324; şi alţii).

Tabelul de mai jos prezintă una dintre cel mai des întâlnite clasificările ale surselor de referinţă:

Surse de control, acces şi informare

bibliografii indexuri servicii de referate

Surse sinoptice

enciclopedii dicţionare almanahuri anuare repertorii tratate elementare surse bibliografice

Au fost stabilite corespondenţe între materialele de referinţă şi tipurile de informaţii oferite ca răspuns. Astfel, bibliografiile conţin informaţii despre cărţi etc.; dicţionarele, despre limbă; enciclopediile – cunoştinţe generale sau speciale; anuarele – tendinţe; manualele – activităţi; sursele biografice – oameni; indexurile – citări; serialele (periodicele) – informaţii de actualitate; tratatele – fapte; directoarele – organizaţii; sursele geografice – locuri; documentele oficiale – legislaţie etc. (vezi Encyclopaedia of Library and Information Science, 1978, p. 151-152). Pe lângă aceste informaţii, sursele de referinţă mai pot cuprinde referiri la diverse date, evenimente, ilustraţii (arta etc.), adrese, informaţii numerice (statistici), citate celebre şi altele (vezi Finer, 1982, p. 322).

În general, toate aceste materiale de referinţă au o structură bine definită, informaţiile fiind organizate în funcţie de anumite criterii care ţin seama de scopul şi de aplicabilitatea sursei respective. Informaţiile pot fi clasificate pe subiecte

162

(domenii/teme), alfabetic, cronologic. Cel mai adesea se foloseşte o combinaţie a acestor tipuri de organizări. De asemenea, se foloseşte o structură constantă şi bine definită pentru fiecare unitate de informaţie din cadrul unei surse de referinţă.

Totuşi, aceste surse de referinţă sunt considerate un lux. Ele sunt documente foarte scumpe, deoarece sunt elaborate de specialişti foarte bine pregătiţi (de exemplu, lingvişti pentru dicţionare, documentarişti pentru serviciile de abstractizare, oameni de ştiinţă pentru articolele din enciclopedii etc.). Preţul lor foarte ridicat este unul dintre principalele motive pentru care bibliotecarul de referinţă (sau achizitorul) trebuie să aibă cunoştinţe legate de evaluarea surselor de referinţă în vederea achiziţionării lor. Tabelul de mai jos prezintă câteva din constantele de evaluare general valabile:

1. Autoritatea autor (autori) editor

2. Sfera de cuprindere scop acoperirea obiectivelor prezentate în

prefaţă actualitatea informaţiilor aparatul critic

3. Structura lucrării index bibliografie cronologie

4. Formatul prezentarea fizică prezenţa ilustraţiilor dimensiuni

5. Elemente speciale stilul prelucrării surselor adâncimea cercetării

O categorie aparte de materiale de referinţă căreia i se acordă o mare importanţă o constituie unele categorii de periodice, respectiv indexurile, cataloagele şi abstractele de articole din periodice (comerciale sau produse intern în bibliotecă). Funcţiile principale ale acestor documente sunt reprezentate de cuprinderea şi semnalarea informaţiilor relativ recente din anumite domenii, inclusiv evenimente cotidiene, care permit specialiştilor/utilizatorilor accesul la informaţiile „la zi” din domeniile de interes.

Pe lângă acestea, fiecare bibliotecă poate adăuga alte categorii de documente „de referinţă”, adică de mare valoare culturală, informaţională, educaţională sau având caracter de unicat. Acesta ar fi cazul tratatelor foarte importante, al unor manuale de autoritate, al unor documente care acoperă evoluţia istorică a unui domeniu al cunoaşterii umane.

Bibliotecarul de referinţă utilizează şi alte materiale în procesul de referinţă. Primul şi cel mai important, poate, dintre acestea este chiar catalogul (cataloagele) bibliotecii. După cum se ştie, catalogul (tradiţional sau baza de date digitală)

163

reprezintă punctul de acces la colecţia de documente a bibliotecii. Un catalog bine alcătuit nu numai că reflectă fondul de carte/documente al unei biblioteci, dar permite şi obţinerea mai multor puncte de acces (autor, titlu, subiect, editură etc.). Catalogul permite, prin urmare, abordarea unei solicitări din mai multe unghiuri şi răspunsul rapid la cererile de tip referinţe rapide. În mod normal şi tradiţional, o bibliotecă are un catalog alfabetic, un catalog sistematic, la care se adaugă alte tipuri de cataloage în funcţie de necesităţi.

O sursă de referinţă neconvenţională pentru un serviciu de referinţă poate fi sursa umană, respectiv memoria şi cunoştinţele bibliotecarilor (nu numai cel de referinţă). Denis Grogan o consideră sursă de referinţă de bază şi recomandă ca un răspuns negativ la o cerere de informare să nu fie dat decât după ce au fost consultaţi şi ceilalţi bibliotecari (Grogan, 1992, p. 99).

Bibliotecile automatizate prezintă anumite avantaje. Pe de o parte, colecţia de referinţă se îmbogăţeşte cu documente recente pe suport magnetic sau electronic: enciclopedii pe CD-ROM, eventual CD-I; baze de date bibliografice şi baze de date full-text; acces la Internet; WWW; alte reţele informatice. Pe de altă parte, dispar barierele căutării tradiţionale. Bibliotecarul nu se limitează numai la colecţia bibliotecii sale, ci poate întreprinde cercetări mai ample, având la dispoziţie un număr mai mare de puncte de acces la bazele de date electronice. Modul în care se face interogarea bazelor de date electronice este descris pe larg în capitolul Informatizarea bibliotecilor.

Un alt avantaj al informatizării îl constituie faptul că sistemul poate deveni multiuser şi multitasking, permiţând mai multor utilizatori să folosească în acelaşi timp, de exemplu, catalogul on-line sau să acceseze o bază de date full-text.

Informatizarea permite, de asemenea, funcţionarea unui sistem de poştă electronică. Utilizatorii şi-ar putea adresa întrebările prin e-mail, stabilind un nou raport cu bibliotecarul de referinţă. Calitatea procesului de referinţă ar putea fi astfel îmbunătăţită, prin rezolvarea solicitării utilizatorului exact la momentul nevoii sale de informare. O’Donoghue şi Dickey (1994, p. 4-8) consideră că această nouă modalitate de comunicare va modifica caracterul pasiv al serviciilor de informare, constituindu-se într-o „modalitate extrem de utilă de a disemina şi manipula informaţiile”. Comunicarea cu utilizatorii bibliotecii via e-mail prezintă avantajele de a elibera bibliotecarul de sub presiunea timpului şi de a-i permite acestuia să efectueze o cercetare mai amănunţită decât în cazul unei convorbiri faţă în faţă sau la telefon. De menţionat însă că această formă de comunicare este indicată în situaţiile în care factorul timp nu este important pentru utilizator.

Realitatea virtuală constituie un factor care nu trebuie neglijat şi nici ignorat. Forumurile de discuţie, reţelele de socializare, blogurile sunt toate forme de implicare on-line a „devoratorilor” de informaţie. Astfel, informaţia se transmite cu viteză (aproape instantaneu), cu direcţie (doar celor interesaţi), nu necesită costuri suplimentare ca în cazul poştei tradiţionale, iar mesajul ajunge la mai multe persoane în acelaşi timp. Cu filtrările de rigoare, se poate obţine informaţie mult mai actuală şi mai detaliată decât în cazul surselor de autoritate tipărite.

164

Nevoile de informare ale utilizatorilor specifici pot fi anticipate, iar bibliotecarii îşi pot crea instrumente secundare ajutătoare. Un instrument util îi constituie un registru sau o bază de date în care să fie înregistrate cererile de documentare şi de informare, precum şi rezolvarea acestora. O asemenea evidenţă ar putea contura o imagine destul de corectă a nevoilor de informare, precum şi a problemelor cu care se confruntă utilizatorii bibliotecii. Acest lucru va putea permite anticiparea solicitărilor, economisirea timpului de răspuns, corectarea unor greşeli de sistem şi îmbunătăţirea serviciilor bibliotecii în direcţia impusă de nevoile utilizatorilor ei. De asemenea, cunoscând nevoile de informare ale utilizatorilor, bibliotecarul de referinţă poate alcătui la cerere sau anticipat materiale de referinţă relevante: antologii pe un anumit subiect, culegeri de articole din periodice aparţinând unei personalităţi în domeniu sau pe un subiect.

Serviciul de referinţă va fi amplasat şi amenajat în funcţie de tipul bibliotecii şi de spaţiul disponibil. De exemplu, modelul propus de bibliotecarii de la Brandeis Univesity (Reference encounters..., 1992, p. 276-286) împarte serviciul de referinţă în două componente cu grade diferite de competenţă: un punct de referinţe rapide (Information Desk) şi, respectiv un birou pentru consultaţii de cercetare (Research Consultation Service Office). Personalul punctului de referinţe este format din studenţi din anii mai mari, atent selectaţi şi instruiţi în prealabil, care au ca îndatorire răspunsul la întrebările de tipul referinţe rapide. Întrebările care depăşesc nivelul lor de competenţă sunt direcţionate spre biroul de consultaţii, al cărui personal este format din bibliotecari de referinţă. Rezultatele acestei împărţiri a atribuţiilor sunt considerate a fi îmbunătăţirea calităţii serviciului de referinţă, folosirea eficientă a personalului, schimbarea în bine a imaginii bibliotecarilor profesionişti.

În cazul unei biblioteci de dimensiuni mici nu se poate pune problema existenţei serviciului de referinţă ca entitate fizică, adică un spaţiu din bibliotecă special amenajat, bibliotecari de referinţă, colecţie specială de referinţă etc. Procesul de referinţă poate fi considerat activitatea principală a acestor biblioteci, dacă avem în vedere faptul că cea mai simplă formă a acestui proces o constituie regăsirea unui document sau îndrumarea utilizatorilor în folosirea cataloagelor sau a bazelor de date.

BIBLIOTECARUL DE REFERINŢĂ

Bibliotecarul de referinţă poate avea o specializare într-un anumit domeniu, dar şi pregătire în bibliologie şi ştiinţa informării. El are nevoie însă de aptitudini şi cunoştinţe care să-i permită să se orienteze în universul publicaţiilor şi al informaţiilor.

Bibliotecarul de referinţă trebuie să ştie să-şi organizeze serviciul (departamentul/biroul) şi să-l adapteze realităţilor existente în biblioteca în care lucrează (în cazul de faţă, într-o bibliotecă militară). Sunt necesare cunoştinţe de catalogare şi clasificare a documentelor, pentru a înţelege funcţionalitatea şi utilitatea cataloagelor tradiţionale sau automatizate, astfel încât bibliotecarul să poată întreprinde căutări în cataloage folosind instrumentele specifice. În acest scop, trebuie să cunoască modul în care se realizează o descriere bibliografică şi elementele

165

constitutive ale descrierii, pentru a putea înţelege utilitatea datelor în cadrul descrierii şi, respectiv, a catalogului şi pentru a putea recunoaşte punctele de acces. Asemenea cunoştinţe îi vor fi utile inclusiv în procesul de creare a unor noi tipuri de cataloage/baze de date, care să vină în întâmpinarea necesităţilor utilizatorilor sau pentru crearea unor instrumente ori produse secundare (bibliografii, buletine de semnalare).

Bibliotecarului de referinţă îi sunt necesare şi cunoştinţe privind automatizarea bibliotecilor: sisteme integrate de bibliotecă, reţele de informare, baze de date, echipamente corespunzătoare, produse/publicaţii electronice, motoare de căutare pe Internet. ALA (American Lybrary Association) consideră că bibliotecarul modern îşi desfăşoară activitatea „într-o lume în care schimbările se produc într-un ritm accelerat” şi „trebuie să facă faţă ubicuităţii noilor tehnologii, globalizării rapide, elementelor economice volatile, expansiunii formatelor şi oportunităţilor educaţionale, modificărilor demografice, diversităţii populaţiei, schimbării structurii locurilor de muncă, noilor cerinţe şi aşteptări din partea angajatorilor, schimbărilor în cadrul aşteptărilor şi stilului de viaţă al utilizatorilor bibliotecii”.

Principala pregătire necesară bibliotecarului de referinţă o constituie însă aprofundarea mecanismelor procesului de referinţă: cunoaşterea instrumentelor de lucru, a etapelor procesului de referinţă, precum şi a caracteristicilor utilizatorilor bibliotecii.

Cunoaşterea instrumentelor de lucru presupune cunoaşterea atât a colecţiilor bibliotecii, cât şi a diferitelor categorii de materiale de referinţă (cel puţin cele cuprinse în colecţiile bibliotecii). Cunoaşterea colecţiilor este esenţială pentru a putea fi regăsite acele documente/informaţii relevante pentru solicitarea formulată de un utilizator sau pentru a putea îndruma utilizatorul spre o sursă alternativă, spre o altă bibliotecă/centru de informare etc.

Organizarea activităţii este foarte importantă pentru bibliotecarul de referinţă, iar această cerinţă înseamnă cunoaşterea etapelor procesului de referinţă.

De cele mai multe ori, utilizatorul nu îşi exprimă corect sau complet nevoia de informare. De aceea, bibliotecarul de referinţă va încerca să afle cât mai multe din intenţiile utilizatorului, în urma unui interviu care va oferi date despre cuprinderea exactă a domeniului de interes, timpul în care trebuie dat răspunsul, folosirea ulterioară a informaţiilor/documentelor obţinute, limbile în care utilizatorul poate folosi informaţiile/documentele, datele de contact ale acestuia. În funcţie de informaţiile obţinute, bibliotecarul de referinţă îşi poate stabili o strategie de căutare, având posibilitatea de a se orienta spre o sursă sau alta. Pe de altă parte, această strategie de căutare nu se poate desfăşura dacă bibliotecarul nu a tradus mai întâi cererea în limbajul caracteristic sistemului, pentru a putea determina şi selecta punctele de acces la sursele de informare. Acesta este momentul în care intervin cunoştinţele de clasificare-indexare a documentelor şi capacitatea de a înţelege organizarea logică a cunoaşterii umane.

Calităţile umane şi personale ale bibliotecarului de referinţă sunt la fel de importante pentru eficienţa serviciului, ca şi cele profesionale. Katz consideră că bibliotecarul de referinţă trebuie să fie un om bun, care să-şi depăşească statutul de

166

individ. Procesul de referinţă se construieşte pe baza unei relaţii umane între două persoane. În bibliotecile româneşti, acest contact reprezintă într-o proporţie covârşitoare o întâlnire directă, o discuţie personală. Prin urmare, bibliotecarul va trebui să aibă o atitudine foarte controlată, dar şi capacitatea de a-şi simţi partenerul de discuţie. Un studiu efectuat de bibliotecari români (Sinteza documentară ..., 1994, p. 12-14) menţionează, pe lângă cunoştinţele profesionale, caracteristicile comportamentale şi aptitudinile de investigator. În categoria caracteristicilor comportamentale sunt incluse solicitudinea, atitudinea binevoitoare, abilitatea de a comunica pe înţelesul utilizatorului, dorinţa de a depista nevoia reală de informare, tactul în contact cu personalităţile dificile, promptitudinea faţă de utilizatorii aflaţi în dificultate. Ca aptitudini de investigator sunt enumerate: minuţiozitatea, capacitatea de a şti când este oportun doar un răspuns sumar, conştientizarea faptului că nu poţi cunoaşte răspunsul din start, gândirea clară, deprinderea de a folosi de toate resursele disponibile, intuirea răspunsului corect, rapiditatea, memoria amănuntelor, îndemânarea deosebită în operarea pe calculator.

UTILIZATORUL SERVICIULUI DE REFERINŢĂ

În ceea ce-l priveşte pe utilizatorul serviciului de referinţă al unei biblioteci, distingem trei aspecte sub care pot fi analizate elementele specifice: nevoia de informare, modul în care sunt adresate întrebările şi, respectiv, nivelul de instruire al utilizatorului.

Utilizatorii apelează la serviciile unei biblioteci din nevoia de informare specifică unui anumit context personal. Întrebările adresate aşteaptă din partea bibliotecarului un răspuns nu atât corect, cât mai ales util. În acest sens, pentru bibliotecarul de referinţă este important să cunoască utilizatorul din punctul de vedere al nevoilor sale specifice, al valorilor, al cerinţelor şi al personalităţii acestuia, ca o soluţie eficientă a procesului de informare.

S-a constatat că bibliotecarul de referinţă trebuie să încurajeze utilizatorul prin intermediul întrebărilor cu răspuns „da sau nu” ori cu răspuns deschis, pentru a preciza contextul nevoii de informare, „traducând” în limbaj biblioteconomic formulările folosite de utilizatori. „Întrebările cu răspuns «da sau nu» sunt eficiente pentru a restrânge discuţia în jurul subiectului vizat, precum şi la sfârşitul interviului, pentru a permite bibliotecarului să se asigure că a înţeles exact care este nevoia. La început este de preferat să fie folosite întrebări cu răspuns deschis pentru a-l încuraja pe utilizator să vorbească” (Katz, 1987).

Un alt aspect îl constituie complexitatea solicitărilor de informare. Ca urmare a unui sondaj efectuat cu ceva timp în urmă în biblioteci americane, s-a dovedit că întrebările adresate de utilizatori sunt mult mai complexe decât în anii anteriori şi necesită un timp mai îndelungat de răspuns. Adesea, utilizatorii au efectuat propriile cercetări pe Internet. Noile tehnologii îi determină pe utilizatori să devină mai pretenţioşi şi, în egală măsură, mai „virtuali”. Pentru a economisi timp, utilizatorii preferă să acceseze baze de date on-line sau să solicite informaţii

167

bibliotecarului de referinţe via telefon sau e-mail înainte de a se prezenta la bibliotecă, ceea ce îi face şi mai puţin toleranţi la întârzierile de tot felul în rezolvarea solicitării.

Beneficiarii bibliotecii au niveluri diferite de instruire în utilizarea bibliotecilor. Putem regăsi utilizatori experimentaţi (studenţi, cercetători, istorici etc.), dar şi beneficiari care nu au o educaţie corespunzătoare privind utilizarea bibliotecii. Este de datoria bibliotecarului de referinţă să iniţieze programe de instruire a utilizatorilor. În acest sens, au fost stabilite (Montbrun (1995) patru niveluri de intervenţie:

Iniţiere în bibliotecă şi serviciile sale Iniţiere în cercetarea în bibliotecă Iniţiere în documentarea specializată Iniţiere în tehnicile de cercetare documentară

Bibliotecarul de referinţă poate începe prin organizarea unor tururi de bibliotecă, în care să explice serviciile oferite, modul de acces şi de utilizare a resurselor bibliotecii, inclusiv utilizarea materialelor de referinţă. Nofsinger (1989) a identificat nu mai puţin de 14 competenţe necesare utilizatorilor unei biblioteci:

1. Recunoaşterea termenilor biblioteconomici de bază2. Înţelegerea conceptului de index3. Utilizarea cataloagelor de bibliotecă/ a bazei de date pentru regăsirea

materialelor după autor, titlu sau subiect4. Înţelegerea indicilor de clasificare5. Interpretarea informaţiilor date într-o citare dintr-un index de periodice6. Utilizarea principalelor surse de referinţă (dicţionare, enciclopedii etc.)7. Interpretarea informaţiilor cuprinse într-o înregistrare bibliografică8. Dezvoltarea unei strategii de cercetare folosind resursele bibliotecii9. Recunoaşterea diferitelor tipuri de citări (carte, periodice, documente oficiale)10. Evaluarea informaţiei11. Deosebirea dintre literatura savanta şi cea populară12. Deosebirea dintre sursele primare şi cele secundare13. Recunoaşterea diferitelor alfabete14. Înţelegerea conceptului de ierarhii de subiecte

Pentru a forma asemenea deprinderi, bibliotecarul de referinţă trebuie să opereze cu exemple complete şi concrete, având posibilitatea de a folosi, în acest proces de instruire, o serie de instrumente realizate împreună cu ceilalţi bibliotecari. Un prim instrument îl constituie ghidul bibliotecii, care prezintă serviciile instituţiei. Acesta poate fi prezentat sub forma de foi volante, pe care utilizatorul are posibilitatea să le studieze la domiciliu. Alte instrumente pot fi alcătuite în funcţie de nevoile specifice ale utilizatorilor: broşuri care prezintă modalităţi de alcătuire a

168

bibliografiilor sau a aparatelor critice, ori în care este descrisă clasificarea unui anumit domeniu etc.

SERVICIUL DE REFERINŢĂ ÎNTR-O BIBLIOTECĂ MILITARĂ

Biblioteca militară este, în general, o bibliotecă specializată cu atribuţiuni precise şi utilizatori din categorii socio-profesionale distincte.

Indiferent de domeniul de care aparţine – instituţii de învăţământ, cercuri militare, unităţi militare ş.a. – ea deserveşte nevoile de informare ale unor categorii cunoscute de utilizatori: cadre militare, studenţi, cercetători, personal civil, familiile cadrelor militare ş.a. Misiunea unei biblioteci militare este de a oferi un sprijin informaţional pentru educaţie şi instruire, cercetare şi dezvoltare personală şi profesională, testare şi evaluare, dezvoltarea capacităţilor de luptă, bunăstare şi recreere, respectiv pentru diverse domenii de specialitate (medicină, inginerie etc.).

Tradus la realitatea bibliotecilor militare româneşti, Serviciul de Referinţă combină activitatea Serviciului/Biroului de Relaţii cu Publicul cu cea a Biroului de Informare Bibliografică şi Documentare. Primul contact dintre utilizator şi biblioteca militară se stabileşte, în proporţie covârşitoare, la nivelul Biroului de Relaţii cu Publicul. Solicitarea va fi tradusă în limbaj biblioteconomic şi, în funcţie de dificultate, va putea fi abordată imediat sau va fi transmisă Biroului de Informare Bibliografică. Aici, în urma interviului de referinţă, se va delimita subiectul, vor fi clarificate aspectele referitoare la limba/limbile accesibile utilizatorului, scopul în care îi sunt utile informaţiile etc. Bibliotecarul stabileşte o strategie de căutare pe baza informaţiilor obţinute şi, folosind resursele, instrumentele şi tehnologiile specifice serviciului bibliografic, încearcă să ofere utilizatorului un răspuns util şi corect. Modelul ideal presupune o colaborare între cele două servicii ale bibliotecii, un limbaj standard în comunicarea cu utilizatorii, cunoaşterea de către toţi bibliotecarii a mecanismului interviului de referinţă, a instrumentelor specifice de lucru etc.

Serviciul de referinţă al unei biblioteci militare prezintă toate caracteristicile unui astfel de comportament prezentate anterior, adaptate la necesităţile specifice de informare ale utilizatorilor. Cunoscându-se tipurile de utilizatori şi, prin urmare, necesităţile lor specifice de informare, se pot determina instrumentele de lucru ale serviciului de referinţă. Solicitările de informare adresate unei biblioteci militare pot avea un caracter special şi este puţin probabil ca ele să fie adresate unei biblioteci publice. De exemplu, evenimentele importante din anii trecuţi au creat nevoi speciale de informare în rândul utilizatorilor: aderarea la NATO, integrarea în UE, conceptele de „securitate naţională”, „război asimetric”, „război bazat pe reţea”, „operaţiuni bazate pe efecte”, „terorism”, „spaţiu cibernetic” etc. Biblioteca poate veni în întâmpinarea solicitărilor prin crearea unor instrumente precum bibliografii pe asemenea subiecte de interes şi semnalări simple sau adnotate ale articolelor din periodice.

Este evident faptul că aptitudinile şi competenţele personale şi profesionale ale unui bibliotecar de referinţă sunt valabile şi pentru bibliotecarul militar.

169

Multe biblioteci americane, inclusiv biblioteci militare, pun la dispoziţia utilizatorilor servicii de tipul „Ask a librarian”. Lansat în 2002, Defence Digital Library Research Service este un serviciu on-line disponibil permanent, 365 de zile pe an, ce permite bibliotecilor militare să ofere ajutor utilizatorilor care nu pot accesa resursele locale. Misiunea acestuia este de a „oferi servicii profesioniste de referinţă prin intermediul Internetului utilizatorilor specifici militari, oriunde şi oricând.” (s.n.) Bibliotecile militare conectate în reţea furnizează răspunsurile la întrebări şi oferă îndrumări de cercetare via e-mail, prin intermediul serviciului de referinţă „QuestionPoint” al OCLC (Online Computer Library Center). Sunt solicitate de obicei regulamente, manuale şi documente tehnice, dar şi informaţii foarte specializate referitoare la instrucţie, politică şi istorie. Întrebările şi răspunsurile sunt păstrate şi organizate într-o bază de date, pentru a fi folosite ulterior în cazul unor solicitări similare, economisindu-se astfel timp şi bani. Este considerat un serviciu extrem de util, atât pentru personalul militar (prin nivelul de expertiză al răspunsurilor primite), cât şi pentru bibliotecile militare, care astfel „devin vizibile şi îşi valorifică în comun personalul, resursele şi tehnologiile”.

Ceea ce trebuie să-şi propună serviciul de referinţă al unei biblioteci de orice tip este disponibilizarea informaţiilor care reflectă cunoaşterea umană, fie că sunt cuprinse în colecţiile bibliotecii, fie că aparţin altor colecţii sau baze de date, indiferent de formatul pe care sunt imprimate. Tehnologiile evoluează, informaţia este din ce în ce mai multă şi mai diversă, solicitările de informare reflectă o modalitate de adaptare la aceste schimbări rapide ale societăţii şi la nevoia permanentă de perfecţionare profesională şi personală. Menirea bibliotecii nu se schimbă în esenţă, ci doar forma în care îşi atinge scopul.

170

PUNCTE DE VEDERE ASUPRA COMUNICĂRII EXTERNE A BIBLIOTECILOR

Colonel conf. univ. dr. RĂDUŢ BÎLBÎIEDirector adjunct al Bibliotecii Militare Naţionale

1. PRINCIPIILE UNEI COMUNICĂRI EFICIENTE

Starea comunicării în organizaţie este un indicator al situaţiei organizaţiei, al capacităţii ei de funcţionare. În cazul în care există deficienţe în comunicarea organizaţională, se dezvoltă incompatibilităţi şi tensiuni între actorii procesului de comunicare, apar discrepanţe majore între comunicarea formalizată şi cea informală.

Există trei principii ale unei comunicări eficiente140: 1) Principiul coerenţei – receptorul trebuie să primească şi să înţeleagă

mesajul în conformitate cu intenţiile emiţătorului; 2) Principiul schimbului permanent – emiţătorul trebuie să primească

feedback (întrebări, precizări, observaţii) şi să-şi adapteze comportamentul;3) Principiul percepţiei globale – corelarea comunicării verbale cu

elementele comunicării nonverbale.Problema comunicării ţine nemijlocit de actorii comunicării; unii aparţin

nemijlocit organizaţiei, alţii sunt plasaţi în exteriorul ei generând acte şi procese de comunicare specifice comunicării interne respectiv a le comunicării externe a organizaţiei141.

Există trei tipuri de comunicare externă organizaţională:- comunicarea externă operaţională, realizată între membrii organizaţiei cu

interlocutori din exteriorul organizaţiei (clienţi, furnizori, contractanţi, autorităţi publice, eventuali concurenţi);

- comunicarea externă strategică, care constă în construirea sau extinderea unor reţele de comunicare. Aceste reţele nu sunt cu adevărat indispensabile la momentul iniţierii lor, dar se dovedesc a fi eficiente în cazul unor crize sau evenimente neaşteptate;

- comunicarea externă cu rol de promovare, care constituie un caz special deoarece este de fapt o formă de comunicare unilaterală, dinspre organizaţie spre mediul extern. Acest tip de comunicare se realizează prin diseminare de informaţii, fie prin intermediul mass-media, fie prin media controlate (propriile materiale publicitare sau de publicity), promovarea vânzărilor, sponsorizări, mecenat, articole care prezintă organizaţia în publicaţii de specialitate, organizarea de standuri la târguri şi forumuri, organizarea de zile ale porţilor deschise, ajutor de consiliere şi ajutorare a altor instituţii similare.

140 Emilian, Radu, Managementul resurselor umane, cap. 13, p. 12, cursuri în format digital, http://www.biblioteca-digitală.ase.ro/biblioteca/pagina2.asp?id=cap13.141 Idem, p. 83.

171

Comunicarea externă nu a reprezentat dintotdeauna o prioritate, luând amploare după 1950, moment în care organizaţiile au început să fie privite ca nişte „sisteme deschise”, în special prin orientarea producţiei către consumator.

Fig. 1. Obiectivele comunicării externe

2. CONSIDERAŢII REFERITOARE LA CONCEPTUL DE PUBLIC

Orice organizaţie care îşi construieşte o strategie de comunicare porneşte de la răspunsul la o întrebare esenţiala: ,,Cui ne adresăm?”

Pentru a caracteriza tipurile de public ale unei organizaţii sau instituţii, acestea trebuie mai întâi identificate. Tipologia acestora este atât de diversificată, încât ele sunt definite cel mai bine în raport cu participarea la viaţa unei organizaţii sau instituţii. Orice organizaţie are mai multe tipuri de public, care se diferenţiază prin atitudine şi comportamentul comunicaţional (active, pasive, apatice, implicate, direct afectate de viaţa organizaţiei), conform tipologiei propuse de Grunig şi Repper142.

Literatura de specialitate mai distinge şi alte tipuri, deşi lista nu este exhaustivă: publicul de masă care se caracterizează prin comunitatea de interese; categorii de public tradiţionale şi netradiţionale; primare şi secundare; concertate, care cooperează între ele pentru creşterea autorităţii sursei emiţătoare; omogene, care valorizează acelaşi tip de mesaj; eterogene, interesate de acelaşi gen de mesaj, dar îl valorizează sensibil diferit; locale, determinate pe criterii de proximitate; participante, afirmate prin participare directă la acţiune; publicul receptor; publicul mondial ca rezultat al unor manifestări de anvergură mondială etc.

Orice instituţie sau organizaţie trebuie să identifice şi să cunoască cât mai corect diferitele tipuri de public cu care interacţionează. Cunoaşterea şi definirea acestora este foarte importantă, pentru că permite construirea unor mesaje diferenţiate în concordanţă cu valorile publicului, iniţierea unor tactici în conformitate cu configuraţia şi aşteptările lor. Conform lui J. A. Hendrix, categoriile de public ale unei organizaţii ar putea fi clasificate astfel: mass-media, angajaţii (echipa de conducere, echipele nemanageriale de specialişti, persoane necalificate, reprezentanţi sindicali, alţi angajaţi), membrii (comitete, pensionari, consilieri, membri onorifici), comunitatea (organizaţii comunitare, poliţie, biserică, de tineret, de afaceri, educatori, lideri, oficialităţi, bancheri etc.), instituţii guvernamentale (instituţii şi persoane cu atribuţii ministeriale, administrative, legislative), investitorii (deţinătorii de acţiuni, oamenii de afaceri), consumatorii (beneficiarii)143.

O organizaţie nu are un public general unic şi omogen, ci are mai multe tipuri de public care se individualizează şi se ierarhizează după gradul de implicare în procesele de comunicare. Gradul de implicare se datorează modului în care activitatea unei organizaţii afectează diferitele categorii sociale. Dacă un grup de oameni este direct afectat de diferite acţiuni sau dacă i se oferă rezolvarea la anumite probleme cu 142 Coman, Cristina , Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 26-27.143 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 28.

172

care se confruntă, identificând cauza acestor acţiuni, grupul începe să se simtă apropiat de acea organizaţie şi devine public al acesteia. Categoriile de public nu sunt în totalitate active, pentru că există grupuri care nu se simt afectate de diversele acţiuni ale organizaţiei sau care nu se implică, devenind pasive, nonpublic.

Conform lui Grunig şi Repper, tipologia publicului distinge patru categorii, pornind de la factorul comportamentului comunicaţional. Astfel există publicul tuturor problemelor, care ia parte activă la toate dezbaterile, publicul apatic, care este puţin activ, publicul unei singure probleme, care este activ numai în ceea ce priveşte un număr limitat de teme, apropiate între ele, şi publicul problemelor fierbinţi, care devine activ numai după ce presa a transformat o problemă într-o chestiune de maximă actualitate144.

O altă clasificare a publicului este dată de cercetători drept public intern şi public extern. Publicul intern este format din persoanele care împărtăşesc aceeaşi identitate instituţională, salariaţi, manageri, acţionari, consilieri; publicul extern cuprinde persoanele şi organizaţiile din afara instituţiei, clienţi, furnizori, agenţii guvernamentale.

O altă tipologie este oferită de L.W. Nolte, care consideră că există trei categorii de public: primar, secundar şi special. În publicul primar intră salariaţii, proprietarii, consumatorii şi comunitatea. Publicul secundar cuprinde educatorii, guvernul, furnizorii, distribuitorii şi competitorii. Publicul special este alcătuit din acele grupuri şi organizaţii la care aderă în mod conştient şi pentru perioade limitate de timp. Aceste grupări sunt numite fie orientate spre interior, al căror scop este promovarea intereselor membrilor ori a divertismentului în comun, fie orientate spre exterior, care au ca obiectiv promovarea unor cauze generale (democraţia, protejarea florei şi a faunei, sprijinirea unor categorii sociale defavorizate)145.

În funcţie de poziţia faţă de organizaţie, F. P. Seitel clasifică tipurile de public drept interne, adică activează în interiorul organizaţiei, şi externe plasate în afara acesteia. În funcţie de resursele pe care le pot pune la dispoziţia organizaţiei, categoriile de public sunt primare (au o pondere mare în a ajuta organizaţia), secundare (care sunt mai puţin importante) şi marginale (care au foarte puţină influenţă asupra organizaţiei). Un alt criteriu de clasificare este atitudinea faţă de organizaţie, publicul împărţindu-se între sprijinitori, oponenţi şi neutri. În funcţie de prezenţa în organizaţie, există publicul tradiţional, acel public care este deja legat de organizaţie, precum şi publicul viitor, care va putea deveni interesat de organizaţie.

Conform lui J.A. Hendrix, categoriile de public ale unei organizaţii se clasifică în: mass-media (presa locală şi naţională, scrisă şi audiovizuală, specializată şi generalistă); angajaţii (echipa de conducere, echipele nemanageriale de specialişti, persoane necalificate, reprezentanţi sindicali, alţi angajaţi); membrii (reprezentanţi ai organizaţiilor ierarhic superioare, board-uri şi alte comitete, pensionari, consilieri, membri onorifici); comunitatea (organizaţii comunitare, de la poliţie la biserică, de la cele de tineret până la cele de afaceri, la care se adaugă persoane importante din aceste medii, cum ar fi educatori, lideri locali, oficialităţi clericale, bancheri, lideri 144 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 26.145 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 27.

173

etnici); instituţii guvernamentale (instituţii şi personae cu atribuţii ministeriale, administrative, legislative); investitorii (deţinătorii de acţiuni, oamenii de afaceri cu interese legate de organizaţie, serviciile de analiză şi statistică); consumatorii (organizaţiile şi persoanele care beneficiază de activitatea organizaţiei146.

Alte axe de clasificare sunt considerate importante de autorii D.W. Guth şi C. Marsh, care clasifică categoriile de public în tradiţionale şi netradiţionale (primele se referă la tipurile de public cu care organizaţia este familiară – salaraţii, investitorii, presa, clienţii, autorităţile –, iar următoarele la acele categorii care interferează cu organizaţia – vedetele); latente, conştiente (aware) şi active; interne şi externe; naţionale şi internaţionale. Concluzia oferită de Cristina Coman este că specialiştii în relaţii publice trebuie „să se ocupe cu prioritate de definirea şi cunoaşterea publicului organizaţiei pentru care lucrează, deoarece numai o asemenea cunoaştere le permite construirea unor mesaje în concordanţă cu valorile, reprezentările despre lume, aşteptările şi limbajul numeroaselor tipuri de public cu care ei şi organizaţia lor intră în contact”147.

Observăm o diferenţă în definirea conceptelor de public şi audienţă. După D.Newsom, J.V.Turk, D.Kruckeberg, termenul de public a însemnat în mod tradiţional orice grup (sau individ) care are o implicare în organizaţie. Tipurile de public şi organizaţiile sunt interdependente: acţiunile publicului au impact asupra organizaţiei şi invers.

Din perspectiva relaţiilor publice, termenul de audienţă sugerează un grup de oameni care sunt receptorii a ceva – un mesaj sau o performanţă. O audienţă este în mod inerent pasivă, lucru care intră în conflict cu majoritatea programelor de relaţii publice, care încearcă să stimuleze o participare puternică a audienţei. Pentru a ajuta la rezolvarea conflictului semantic, a apărut termenul de public, care s-a dezvoltat pentru a distinge între audienţele pasive şi cele active.

„În relaţiile publice, termenul de public (sau audienţă activă) cuprinde orice grup de oameni care sunt legaţi, chiar dacă destul de slab, prin interese şi preocupări comune, care au consecinţe asupra organizaţiei”148.

În „Ghid practic de relaţii publice”, Joe Marconi defineşte publicul ca fiind o multitudine de grupuri, care reacţionează diferit la aceleaşi ştiri, în funcţie de factori precum zona geografică, stilul de viaţă sau etnia, el nefiind o entitate compactă.

Atunci când eforturile relaţiilor publice sunt concentrate asupra unui segment particular de public, indiferent de categoria largă în care poate fi încadrat, numim acest segment ca „public-ţintă” sau „public prioritar”. Descrierea tipurilor de public prioritare se poate face în trei moduri: nominal, demografic sau psihografic. Forma nominală de descriere constă în a da publicului un nume, cum ar fi „acţionarii”. Abordarea demografică implică luarea în calcul a caracteristicilor statistice ale publicului, cum ar fi vârsta, sexul, venitul, nivelul de educaţie etc.

146 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 28.147 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 29.148 Newsom, Doug; Turk, Judy VanSlyke; Kruckeberg, Dean, Totul despre relaţiile publice, traducere coordonată de Cristina Coman, Iaşi, Polirom, 2003, p. 134.

174

Metoda psihografică examinează caracteristicile definitorii din punct de vedere emoţional şi comportamental149.

Aşadar, în viaţa unei organizaţii, profit sau non-profit, de stat sau privată, tipurile principale de public joacă un rol atât de important, încât pot influenţa chiar existenţa acesteia. Practicienii de relaţii publice trebuie să fie conştienţi de acest lucru, precum şi de faptul că nu tot ceea ce face organizaţia poate primi aprobarea publicului ei. „Totuşi, apreciază specialiştii, limitele critice ale comportamentului ei etic şi juridic sunt determinate de categoriile principale de public sau de cele mai apropiate – cele care împărtăşesc identitatea organizaţiei, cum sunt angajaţii şi (adesea) foştii angajaţi, şi persoanele cu care ea are o relaţie permanentă, cum sunt furnizorii, distribuitorii şi clienţii”150.

2.1. Consumatorii (clienţii) ca public extern

Dacă angajaţii bibliotecii pot fi consideraţi public intern, atunci, personalul unităţii militare devine public extern, evident diferenţiat după gradul de apropiere faţă de organizaţie: militari activi, angajaţi ai unităţii, în rezervă şi retragere, pensionari ai unităţii, militari şi personal civil din alte unităţi, activi, în rezervă, retragere sau la pensie, familiile acestora, militari detaşaţi şi membrii lor de familie, militari străini dislocaţi în garnizoană şi membrii lor de familie, un public asimilat categoriei consumatori-clienţi.

Este evident că, pentru o bibliotecă, cel mai important public este reprezentat de consumatori. Dacă nu se reuşeşte atragerea lor şi, mai apoi, construirea unei relaţii de continuitate cu ei, existenţa organizaţiei este periclitată. Rolul relaţiilor publice este astfel acela de a aduce la cunoştinţa oamenilor, în primul rând, date despre produsul sau serviciul organizaţiei, despre beneficiile şi avantajele unui anumit produs sau serviciu, de a reaminti şi revitaliza sentimentele favorabile faţă de produs sau serviciu.

Bibliotecile militare mizează în general pe un public specializat, în funcţie de domeniul în care activează, dar în acelaşi timp, caracterizat printr-o diversitate foarte mare. Astfel segmentarea are la bază:

Genul; Vârsta; Amplasarea geografică (comunitare, districtuale şi regionale); Profesia (status-urile profesionale pot fi diferite în funcţie de studii); Orientarea valorică (grupuri religioase, etnice etc.); Afilierea (strategii interpersonale, recomandări de la rude şi prieteni); Stilurile de viaţă (interesate de comportamentele culturale).

Câteva observaţii la nivelul garnizoanelor indică, pe de o parte, captivitatea acestui tip de public (apartenenţa la structură, accesibilitatea bibliotecii, stabilitate

149 Newsom, Doug; Turk, Judy VanSlyke; Kruckeberg, Dean, Totul despre relaţiile publice, traducere coordonată de Cristina Coman, Iaşi, Polirom, 2003, p. 140.150 Newsom, Doug; Carell, Bob, Redactarea materialelor de relaţii publice, traducere de Dana Ligia Ilin, Iaşi, Polirom, 2004, p. 54 .

175

mare în garnizoană), dar şi existenţa în cele mai multe dintre cazuri a unei concurenţe a altor biblioteci. În plus, în sectorul cultural, diferitele categorii de public sunt caracterizate de imprevizibilitate şi instabilitate, deoarece manifestă comportamente sociale, prin natura lor complexe şi cuprind opinii, atitudini, valori, afiliere. În acest sens, cercetarea continuă a tendinţelor publicului-ţintă este deosebit de importantă, deoarece nevoile beneficiarilor se schimbă permanent şi în acelaşi timp expectanţa publică este mult mai diversificată la rândul ei. Spre deosebire de tipurile de public ale organizaţiilor comerciale, cele ale bibliotecilor îşi schimbă profilul rapid şi trebuie investigate mult mai des.

Fig.2. Distribuţia publicului de tip client

2.2. Alte categorii de public extern: lideri (formatori de opinie), mass-media, sponsori, parteneri, autoritatea locală, ONG-uri

2.2.1. Lideri / formatori de opinie Majoritatea bibliotecilor se folosesc de liderii de opinie pentru a atrage atât

atenţia, cât şi sprijinul pentru activităţile pe care le desfăşoară. O practică des întâlnită este asocierea numelui organizaţiei cu o persoană publică, eventual celebritate (critic, scriitor, filosof, universitar, din mediul militar sau civil), care este dispusă să susţină cauza respectivă (îndemn la lectură) sau care este direct interesată de promovarea misiunii organizaţiei. Persoana cunoscută care va susţine public organizaţia este aleasă astfel încât valorile organizaţiei să se potrivească cu imaginea publică a acesteia şi să nu existe riscul ca imaginea organizaţiei să fie compromisă de acţiunile publice ale sale. O persoană cunoscută poate aduce un capital de imagine important organizaţiei şi poate asigura o susţinere publică mai puternică a misiunii organizaţiei respective sau a cauzei pe care o sprijină. Acest tip de lideri de opinie stimulează strângerea de fonduri, recrutarea de noi membri şi participarea la evenimentele organizaţiei, aducând beneficii acesteia pe mai multe căi.

Bibliotecile militare caută să atragă de partea lor simpatia câtor mai mulţi lideri formali şi de opinie pentru că, prin intermediul lor, mesajele organizaţiei ajung rapid şi eficient atât la segmentul de public ţintă direct afectat de cauza susţinută de organizaţie cât şi la o altă categorie de formatori de opinie, cu o influenţă deosebită în societate, mass-media.

2.2.2. Mass-mediaJurnaliştii apar ca lideri şi formatori de opinie pentru că materialele

concepute şi difuzate de ei joacă un rol important în reacţia publică faţă de orice organizaţie.

Bibliotecile sunt implicate în ceea ce media consideră atât ,,situaţii de interes general uman”, dar şi ,,informare şi relaţionare”, contexte ce pot afecta viaţa de zi cu zi a oamenilor; din acest motiv presa manifestă interes pentru acţiunile publice ale bibliotecilor, dar şi pentru a obţine sprijinul lor. O publicaţie, un post de

176

radio sau de televiziune sunt de multe ori predispuse să ofere acoperire media unui eveniment cultural.

Una dintre ariile cele mai importante de activitate în comunicare strategică este comunicarea cu mass-media, atât din sfera publicaţiilor organizaţionale (media controlate, e.g. presa militară), cât şi cu presa civilă generalistă sau specializată, locală sau naţională (media necontrolate), deoarece acestea pot fi folosite ca o resursă pentru transmiterea unei iniţiative sau acţiuni culturale specifice către public şi pentru a da naştere unor dezbateri publice pe subiectele care prezintă interes pentru instituţie. Bibliotecile militare au ca virtute inclusiv educarea opiniei publice, dar şi obţinerea sprijinului public pentru diminuarea unor fenomene sociale sau culturale problematice, toate acestea putând fi îndeplinite cu uşurinţă prin intermediul mass-media. Fenomenele prezentate în presă, fie ea scrisă sau audiovizuală, se bucură de o atenţie sporită din partea opiniei publice, deoarece presa este o sursă cu un grad ridicat de credibilitate în rândul membrilor societăţii.

2.2.3. Sponsori actuali sau viitoriSponsorizarea aduce oportunităţi valoroase pentru parteneriate atât în

sectorul public, cât şi în cel privat, aducând beneficii ambelor părţi implicate. Sponsorizarea permite desfăşurarea de activităţi care ar fi fost eliminate din programul organizaţiei în lipsa resurselor oferite de sponsor, datorită costurilor ridicate. Aceasta este o metodă eficientă de a dezvolta un program de activităţi care să fie în acelaşi timp mai puţin costisitor. Cu toate acestea, fondurile din sponsorizări sunt irosite fără un program coerent de relaţii publice, care să promoveze sprijinul acordat de sponsori pentru diverse activităţi sau proiecte. Dacă organizaţia care beneficiază de sponsorizare nu întreprinde niciun efort de a face cunoscută acţiunea sponsorului, acestea nu va manifesta niciun interes pentru continuarea colaborării.

O parte importantă a activităţii de relaţii publice pentru o bibliotecă poate consta în căutarea de subvenţii oferite de diverse organizaţii, fundaţii sau chiar persoane particulare. În cazul în care sursa este o fundaţie, se redactează o ,,propunere de subvenţionare”, în care se explică valoarea organizaţiei care solicită fondurile, această valoare asociindu-se cu misiunea fundaţiei care oferă fondurile. Dacă sponsorii sunt individuali, acest lucru presupune cultivarea unei relaţii pe termen lung între organizaţie şi persoana respectivă.

Solicitarea de fonduri se poate face în diverse moduri, adaptate specificului şi stilului organizaţiei; astfel, pot fi elaborate cărţi de prezentare, o casetă video, scrisori, broşuri sau se pot da telefoane de solicitare de fonduri ori se poate recurge pur şi simplu la cea mai directă formă: întâlnirile faţă în faţă.

Deseori, sponsorii vor să se simtă apreciaţi, dorind să se convingă de faptul că sprijinul şi contribuţia lor au fost de un real ajutor, astfel încât, se obişnuieşte să se ofere un semn de recunoştinţă în funcţie de valoarea donaţiei şi de natura cererii făcute. Trebuie totuşi menţionat că niciodată aceste semn de recunoştinţă nu trebuie să fie ,,prea scump”, deoarece banii obţinuţi trebuie folosiţi pentru misiunea principală a organizaţiei, nu pentru ,,mulţumiri”.

177

Relaţia unei biblioteci, inclusiv militare, cu sponsorii trebuie menţinută astfel încât să aducă satisfacţie ambelor părţi, deoarece sponsorii atrag adesea şi alţi sponsori. Din acest punct de vedere este obligaţia organizaţiei să îşi menţină sponsorii, actuali sau posibili, la curent cu situaţia şi activitatea permanentă a organizaţiei, precum şi să justifice folosirea finanţărilor obţinute pentru dezvoltarea şi promovarea misiunii ei specifice. De menţionat că, fiind instituţii publice, bibliotecile militare sunt supuse legislaţiei în domeniu, în sensul că există reglementări clare privind atragerea de surse externe de finanţare, regimul acestora, circuitul fondurilor de la sponsor la entitatea sponsorizată (de multe ori apreciat ca lung în timp), regimul sponsorizărilor în natură (preferate de multe ori datorită simplităţii procedurilor), regimul contabil al bunurilor rezultate din sponsorizare, reglementări naţionale dar şi militare ce trebuie respectate.

2.2.4. ParteneriUn parteneriat este în primul rând cea mai bună metodă de a folosi co-

brandingul în sens pozitiv şi de a-l transforma într-un instrument eficient de sporire a vizibilităţii organizaţiei.

Parteneriatul, fie el formal sau informal, nu este un scop în sine, ci un instrument prin care părţile implicate îşi ating obiectivele comune. Din acest punct de vedere se face distincţia dintre colaborare şi parteneriat; astfel, cel din urmă reprezintă derularea unei serii de activităţi, în cadrul unei perioade de timp, conform unui plan iniţial, pentru atingerea scopului vizat în prealabil. Există mai multe tipuri de parteneriate.

Parteneriatul informal se stabileşte atunci când scopul este specific şi atingerea sa este sigură, iar părţile implicate se cunosc anterior.

Parteneriatul formalizat apare atunci când sunt vizate sarcini mai complexe şi cu o întindere pe termen lung, sau atunci când partenerii sunt structuri de tip diferit.

În funcţie de obiectivul urmărit, parteneriatele pot fi de reprezentare (federaţii, uniuni, consilii, alianţe, forumuri, coaliţii etc.) şi operaţionale (presupun existenţa unor proiecte concrete care să favorizeze asocierea).

Parteneriatele mai pot fi clasificate în parteneriate pe termen lung sau scurt şi parteneriate cu sau fără finanţare.

Bibliotecile se folosesc deseori de parteneriate, deoarece acestea aduc un capital de imagine considerabil pentru ambele părţi implicate. În general, organizaţiile comerciale dezvoltă parteneriate cu organizaţiile culturale pentru a câştiga popularitate, bunăvoinţa publicului sau, pur şi simplu, pentru a fi responsabile social faţă de comunitatea în care acţionează.

Un parteneriat de o importanţa deosebită pentru biblioteci este cel cu autorităţile locale, deoarece acestea sunt de asemenea direct interesate de soluţionarea problemelor sociale, culturale, educaţionale ale comunităţii pentru care sunt responsabile. Bibliotecile şi autorităţile locale dezvoltă parteneriate pe termen lung şi se asociază pentru a obţine o mai mare eficienţă şi rapiditate în rezolvarea problemelor, şi chiar vizibilitate în cadrul comunităţii.

178

Parteneriatul este modalitatea prin care două parţi hotărăsc să acţioneze împreună în vederea atingerii unui anumit scop. Într-o relaţie de parteneriat egalitatea părţilor implicate nu constituie un criteriu obligatoriu, dar este important ca toţi cei implicaţi în parteneriat să fie trataţi de pe poziţii egale, deoarece o relaţie de subordonare este incompatibilă cu ideea de parteneriat. Astfel, într-un parteneriat, puterea de decizie poate fi împărţită echitabil între părţile implicate, fie în mod egal, fie în funcţie de contribuţia pe care o aduce fiecare parte.

Înaintea încheierii oricărei colaborări, organizaţiile îşi evaluează propriul potenţial de parteneriat în funcţie de capacitatea de a mobiliza comunitatea în direcţia misiunii sau scopului urmărit, propriile cunoştinţe, experienţa şi disponibilitatea de a-şi asuma anumite riscuri şi responsabilităţi.

Terenul pentru parteneriat se pregăteşte prin întâlniri cu cei interesaţi şi prin colectarea tuturor informaţilor disponibile şi utile, iar de multe ori se apelează la consultanţă pentru că orice organizaţie îşi caută partenerii astfel încât aceştia să se potrivească cu misiunea organizaţiei şi pentru garanţia că parteneriatul fie va aduce un capital de imagine important, fie va avea o contribuţie importantă la atingerea scopului vizat. Când îşi alege un partener, orice organizaţie ţine cont de câteva criterii esenţiale: resurse, disponibilitate de a acţiona, capacitate organizaţională şi complementaritate, imperativele legale naţionale şi militare. Astfel, organizaţiile sunt atente în mod deosebit, atunci când îşi aleg partenerul, la încrederea şi respectul de care se bucură respectiva organizaţie în cadrul publicului-ţintă al acesteia şi la specificul conducerii viitoarei organizaţii partenere.

Atunci când se urmăreşte încheierea unui parteneriat, prezentarea oricărei dintre părţi va include sumarul, descrierea problemei, scopul şi obiectivele, descrierea proiectului, planul de implementare, bugetul, monitorizarea şi evaluarea, viabilitatea şi eventualele probleme şi riscuri.

Succesul oricărei colaborări depinde în mare măsură de consensul la care ajung părţile implicate; astfel, se pot stabili următoarele condiţii de parteneriat: scopul şi obiectivele comune, termenii parteneriatului, delimitarea responsabilităţilor, durata, mecanismele de conducere, coordonarea, monitorizarea, informarea şi mediatizarea parteneriatului.

2.2.5. Autorităţile legislative şi autorităţile administraţiei localeRelaţia dintre instituţiile de cultură locale, în general, şi autorităţile

administrative este deosebit de importantă, deoarece acestea din urmă pot influenţa puternic şi, după caz, chiar ajuta organizaţia să îşi desfăşoare activitatea sau, din contră, pot să îi îngreuneze atingerea obiectivelor stabilite în conformitate cu misiunea organizaţiei. Autorităţile locale au de asemenea o contribuţie importantă la eficientizarea activităţii unei instituţii culturale, deseori dezvoltându-se parteneriate între acestea, în scopul rezolvării unor probleme ale comunităţii, inventariate şi recunoscute deopotrivă de reprezentanţii ambelor părţi: identificarea problemelor şi nevoilor, promovarea participării civice, atragerea de expertiză, atragerea de resurse financiare.

179

Din acest tip de colaborare, avantajele sunt bilaterale şi includ accesul la resurse complementare, creşterea capacităţii de acţiune a partenerilor, sporirea credibilităţii, câştigul de imagine al ambilor parteneri şi instituirea unor modele sociale dezirabile în comunitate.

2.2.6. Organizaţiile neguvernamentaleONG-urile sau organizaţiile neguvernamentale sunt ,,structuri

instituţionalizate de natură privată, ce pot activa fie ca grupuri informale, fie înregistrate ca persoane juridice, având caracter benevol şi care sunt independente în raport cu orice autoritate publică. Ele nu urmăresc nici accesul la puterea politică şi nici obţinerea de profit”151.

Legislaţia română încadrează statutul şi modul de funcţionare al ONG-urilor152, pentru a susţine ,,promovarea valorilor civice ale democraţiei şi ale statului de drept şi pentru a răspunde nevoii de realizare a unui interes general, local sau de grup”153. Astfel, acestea sunt definite ca ,,persoane juridice de drept privat fără scop patrimonial”154 şi au ca ,,scop principal îndeplinirea unor activităţi în interesul general al unor colectivităţi sau, după caz, în interesul lor personal nepatrimonial”155. Din punct de vedere juridic, în România organizaţiile neguvernamentale pot îmbrăca trei forme: asociaţii, fundaţii şi/sau federaţii.

Totuşi, termenul de neguvernamental, deşi desemnează o caracteristică esenţială a acestui sector de activitate, nu este suficient pentru a face o distincţie clară între ONG-uri, sindicate şi societăţi comerciale, deoarece se poate spune despre acestea că nu sunt subordonate ierarhic guvernului, toate purtând denumirea generală de ,,organizaţii ale societăţilor civile”. Din acest punct de vedere, diferenţa principală între societăţile comerciale şi organizaţiile neguvernamentale este că, acestea din urmă, nu au ca scop şi obţinerea de profituri.

Universitatea John Hopkins din SUA156 a realizat o clasificare a organizaţiilor neguvernamentale, care este acceptată şi folosită în prezent de cercetători din întreaga lume şi se potriveşte cu specificul ONG-urilor din România. Clasificarea Internaţională a Organizaţiilor Neguvernamentale (ICNPO – International Classification for Nonprofit Organizations) împarte ONG-urile, în funcţie de domeniul în care activează, astfel:

Cultură, artă, recreere (media şi comunicare, arte vizuale, arhitectură, ceramică, artele spectacolului, istorie, literatură, ştiinţe umaniste, muzee, grădini zoologice şi acvarii, sport, timp liber, turism etc.);

Învăţământ, educaţie, cercetare (învăţământ preşcolar, învăţământ primar şi gimnazial, învăţământ liceal, învăţământ universitar şi postuniversitar,

151 Agenţia pentru Informarea şi Dezvoltarea Organizaţiilor Neguvernamentale (AID-ONG), Ghidul practic pentru organizaţii neguvernamentale, Timişoara, 2002, Capitolul I, p. 9.152 Ordonanţa nr. 26/2000 cu modificările introduse de Legea 246/2005.153 Idem , p. 2.154 Idem , p. 2.155 Idem , p. 2.156 Agenţia pentru Informarea şi Dezvoltarea Organizaţiilor Neguvernamentale, op. cit., Anexa 1, p. 67.

180

şcoli profesionale şi tehnice, educaţie permanentă pentru adulţi, educaţie alternativă, cercetare, ştiinţa şi tehnologie, ştiinţe sociale, politici sociale, cercetare medicală etc.);

Sănătate (tratament spitalicesc, îngrijire-reabilitare, tratament ambulatoriu, sănătate mintală, intervenţii în situaţii de criză, servicii pentru bolnavii cronici, igienă şi sănătate publică, educaţie pentru sănătate);

Servicii sociale (pentru copii, tineri, bătrâni, handicapaţi, familii, asociaţii de ajutor reciproc, servicii în caz de catastrofe naturale/sociale, servicii sociale pentru refugiaţi, ajutor material/financiar pentru săraci etc.);

Protecţia mediului (combaterea şi controlul poluării, conservarea şi protecţia resurselor naturale, igienizarea spaţiului public, protecţia şi îngrijirea animalelor, rezervaţii naturale etc.);

Dezvoltarea economică şi socială (dezvoltare comunitară locală, dezvoltare economică de infrastructură, dezvoltare socială, ameliorarea problemelor sociale, locuinţe, locuri de muncă, instruire şi asistenţă etc.);

Apărarea drepturilor şi promovarea intereselor cetăţeneşti (drepturi individuale, drepturi civile, educaţie civică, participare publică, apărarea şi promovarea solidarităţii etnice şi a tradiţiei culturale, minorităţi, asistenţă şi servicii juridice, securitate publică, prevenirea delicvenţei, reabilitarea/reintegrarea delicvenţilor, sprijinirea victimelor, protecţia consumatorilor, asociaţii şi fundaţii politice etc.);

Filantropie şi voluntariat (fundaţii finanţatoare, sprijinirea şi promovarea voluntariatului, intermediere fonduri etc.);

Cooperare internaţională (schimburi culturale şi relaţii de prietenie, relaţii cu românii de pretutindeni, asistenţă în dezvoltare, catastrofe internaţionale, promovarea internaţională a păcii şi a drepturilor omului etc.);

Reprezentarea intereselor de afaceri şi profesionale (asociaţii de afaceri şi asociaţii patronale, asociaţii profesionale etc.);

Religie (asociaţii religioase etc.); Alte domenii în afara celor menţionate.

R. E. Freeman consideră că o datorie a specialiştilor de relaţii publice este inventarierea publicurilor legate de organizaţie şi construirea unei „Hărţi a tipurilor de public implicate” acesta urmând să constituie obiectivul principal al programelor de comunicare concepute în consecinţă. În elaborarea acestei diagrame se porneşte de la răspunsurile la următoarele întrebări157:

- Cât de mare este capacitatea fiecărei categorii de public de a influenţa eforturile organizaţiei de a-şi atinge scopurile specifice ?

- Care este interesul urmărit de public în relaţia cu organizaţia ?- Ce valori comune împărtăşeşte acesta cu organizaţia ?- Care sunt liderii de opinie şi factorii care influenţează decizia publicului ?- Care este profilul socio-demografic al publicului ?

157 Coman, Cristina, Relaţiile publice. Principii şi strategii, Iaşi, Polirom, 2001, p. 29.

181

- Care este opinia publicului despre organizaţie ?- Care este opinia publicului despre problemele specifice, referitoare la

organizaţie, aflate în dezbatere la un moment dat ?

Fig. 3. Diagrama categoriilor de public ale unei biblioteci militare

Lipsa de omogenitate a oricărui public ridică probleme pentru practicienii de relaţii publice care încearcă să-l evalueze. Acest lucru se aplică la angajaţi (cadre militare active, militari cu contract, personal civil), întrucât ei pot exista la niveluri diferite: tineri ofiţeri, ofiţeri cu studii tehnice, specialişti, comandanţi de subunităţi, ofiţeri din comanda unităţii, tineri subofiţeri, subofiţeri specialişti, comandanţi de subunităţi, din administraţie ş.a.m.d. În interiorul fiecărui grup, există angajaţi care se află în procesul de construire al unei cariere, pe când alţii îşi văd slujba ca un job temporar. De altfel, există subgrupuri care cuprind toate categoriile principale: profesioniştii pot include ingineri, psihologi sau jurişti. Ca atare, de multe ori vorbim despre publicuri-ţintă în raport cu publicurile secundare, despre subpublicuri sau publicuri de sprijin (de suport, e.g. părinţii în raport cu copiii, în determinarea opţiunilor de lectură).

Pentru a gândi programe de relaţii publice pentru biblioteci, este nevoie să identificăm atent tipurile de public specifice şi caracteristicile lor, cu ajutorul metodelor formale de cercetare sau cu ajutorul celor informale. Publicurile-ţintă, odată identificate, duc la dezvoltarea unei strategii de promovare care poate fi realistă şi în concordanţă cu nevoile acestora.

182

ELEMENTE DE MANAGEMENT PENTRU BIBLIOTECI

Colonel (r) dr. ing. ALEXANDRU MIHALCEADirectorul Bibliotecii Militare Naţionale

1. INTRODUCERE

Fenomen complex, care cu multă dificultate poate fi încadrat într-o definiţie, explicându-se astfel multitudinea de abordări – operaţionale, eseistice sau de altă natură –, managementul158 permite formularea unor principii şi legităţi, precum şi identificarea unor sisteme, metode, tehnici şi proceduri de investigaţie şi acţiune de natură să asigure creşterea eficienţei organizaţiei. El comportă un caracter multidisciplinar, integrând componente care aparţin obiectului de studiu al altor discipline: teoria economică, matematică, psihologie, sociologie, statistică. Teoreticienii din domeniul managementului subliniază faptul că acesta trebuie considerat ştiinţă şi artă în egală măsură. Unul dintre întemeietorii ştiinţei conducerii, Frederick Winslow Taylor, preciza că acumularea cunoştinţelor exacte în domeniu constituie fundamentul ştiinţific al managementului, în timp ce arta intervine la aplicarea lor în practică. Pe baza cunoştinţelor acumulate, managerul concepe, planifică, organizează, controlează şi evaluează activitatea celorlalţi, intuiţia, perspicacitatea, îndemânarea şi talentul ajutându-l să nu greşească.

Ştiinţa managementului, având ca obiect de studiu toate sectoarele vieţii umane, inclusiv domeniul militar, şi-a construit, în perioada de când a păşit din zona empirică în cea ştiinţifică, un edificiu propriu compus din concepte specifice, metode şi tehnici de conducere, principii şi teorii de aplicabilitate incontestabile.

1581 Noţiunea de management îşi are originile în limba italiană şi în limba franceză. De la verbul în limba latină maneo – a rămâne s-a ajuns la substantivul în limba franceză maison (casă). De la substantivul latin manus (mână) s-a format, în italiană, maneggio – prelucrare manuală. În limba engleză, verbul to manage, de la care provine conceptul de management, înseamnă “a mânui, a dirija, a cârmui”, dar şi “a conduce, a administra”. În esenţă, managementul este o modalitate eficientă de a conduce şi gestiona, de a stabili scopuri şi obiective, de a construi strategii şi de a organiza activităţi, de a utiliza cu eficienţă oamenii, tehnologia şi resursele materiale (Moldoveanu, Maria et al., Iniţiere în managementul afacerilor mici şi mijlocii, Bucureşti, Fundaţia Internaţională de Management, 1998, p.14). Din punct de vedere funcţional, termenul desemnează o activitate, o acţiune, respectiv un proces, iar din punct de vedere instituţional, o persoană sau un grup de persoane cu preocupări predominante pentru acţiuni organizatorice sau de conducere.

183

La ora actuală există în literatura de specialitate o amplă dezbatere pe tema conţinutului procesului de management159, în general, a funcţiilor şi condiţiilor, în particular.

În general, funcţiile de bază ale managementului, similare în toate tipurile de organizaţii, sunt următoarele:

planificarea activităţii/fixarea scopului, a obiectivelor; organizarea structurării acestora; asigurarea mijloacelor materiale, selectarea, îndrumarea, motivarea

resurselor umane; coordonarea întregii activităţi prin decizii eficiente şi control sistematic; înregistrarea feed-back-ului, analiza rezultatelor şi recompensarea

performanţelor.După accentul pus pe una sau alta din funcţiile menţionate, pot fi

reliefate diferite tipuri de management. Redăm câteva dintre acestea: Managementul tradiţional, definit prin trei funcţii de bază: planificare,

decizie, control. Managementul resurselor umane, care – în sinteză – se referă la

selectarea, instruirea, investirea cu responsabilităţi, motivarea şi evaluarea resurselor umane.

Managementul strategic, numit şi managementul prin obiective, ce constă în coordonarea acţiunii prin raportarea sistematică la obiectivele strategice stabilite. În planificarea strategiei unei organizaţii, se evidenţiază următoarele etape: definirea misiunii; evaluarea poziţiei concurenţiale a organizaţiei; identificarea avantajelor concurenţiale; fixarea obiectivelor; analiza diferitelor opţiuni posibile.

Managementul crizelor, care presupune un sistem de conducere şi decizie adecvat perioadelor de dificultate apărute în derularea unei acţiuni. Abordarea şi rezolvarea problemelor din perspectiva acestui tip de management trebuie să ţină seama de cauzele şi împrejurările care declanşează o stare de criză şi de diagnosticul crizei. Diminuarea riscurilor necesită un plan concret de acţiune în stare de criză, fiind recomandat ca acest plan să fie implementat de o echipă subordonată managerului, alcătuită din persoane care au participat la elaborarea planului.

159 O viziune posibilă asupra managementului constă în a-l considera un set de procese sau funcţii obişnuite, care – atunci când sunt executate în mod adecvat – conduc la eficienţă şi eficacitate organizaţională. Conform altui punct de vedere, managementul este conceput ca o însumare a rolurilor deţinute de manageri. Henry Mintzberg a analizat, de-a lungul unei perioade de timp, acţiunile întreprinse de manageri în diferite împrejurări şi, pe baza observaţiilor efectuate, a concluzionat asupra activităţii reale a unui manager. Ca urmare a cercetărilor sale, teoreticianul a descris diferitele roluri ale managerilor. Ele pot fi grupate în trei mari categorii: în domeniul relaţiilor interumane, în domeniul de informare-documentare şi, respectiv, în cel decizional. Modelul lui Mintzberg (The Nature of Managerial Work, New York, Harper & Row, 1980) oferă o alternativă interesantă şi utilă faţă de punctul de vedere tradiţional asupra funcţiilor managementului. El consideră că managerii îndeplinesc mai multe atribuţii (cum ar fi, de pildă, faptul că acţionează ca etalon/prototip şi că reprezintă organizaţia în exterior) care nu sunt considerate, în general, ca funcţii strict manageriale. Faptul nu este surprinzător, deoarece multe din atribuţiile descrise de Mintzberg sunt îndeplinite numai de vârfurile structurilor manageriale.

184

Management tip guerilla sau managementul incisiv, care porneşte de la descentralizarea maximă, iniţiativă, inovaţie, adaptabilitate, capacitate rapidă de reacţie la schimbările din mediul organizaţional. Este caracterizat de rapiditatea de acţiune şi de voinţa ofensivă privind adaptarea eficientă la un mediu din ce în ce mai dur.

Managementul schimbării, care promovează inovaţia în calitate de filozofie managerială, presupunând inducerea unui comportament bazat pe calitate, spirit competitiv şi performanţă.

Managementul comunicării totale, ce presupune relaţii fundamentate pe încredere totală între manageri şi subalterni, relaţii în care comunicarea este elementul cel mai important. Astfel a apărut conceptul de competenţă de comunicare, care constă în însuşirea unor cunoştinţe privind rolul contextului în determinarea substanţei şi formei mesajelor de comunicare, rolul tăcerii în comunicare, rolul comportamentului non-verbal. Orice manager trebuie să cunoască faptul că această competenţă de comunicare se relevă la intersecţia a două planuri: planul psihologic, determinat de particularităţile temperamentale, şi planul psihosocial, care constă în abilitatea individului de a stabili uşor relaţii cu ceilalţi, într-un cuvânt, gradul de sociabilitate şi capacitatea de a-i accepta pe ceilalţi.

Managementul intuitiv (creativ) – caracteristic perioadei de tranziţie de la era industrială la cea informaţională, perioadă care presupune o proporţie de noutate (şi capacitate de adaptare, în acelaşi timp) în continuă creştere. Se consideră că acest tip de management se pretează cel mai bine în acest moment la mutaţii profunde, caracterizate la nivelul organizaţiilor contemporane prin tranziţia de la era industrială la era informaţională; tranziţia de la organizaţia-creier la organizaţia-flux; tranziţia de la sistemul piramidal la reţea (în ceea ce priveşte structurile ierarhizate); tranziţia de la static la dinamic (de la schimbări puţine şi superficiale la schimbări dese şi profunde); tranziţia de la viziunea elementaristă la viziunea globalistă, sistemică, indivizii fiind interpretaţi ca membri ai unor colectivităţi din ce în ce mai mari (familie, grup social, grup geografic). Managementul intuitiv este considerat o nouă forţă, el însemnând calităţile managerului raţional, plus altceva. „Liderul modern sau managerul intuitiv este în fapt un lider soft, care nu are nevoie a recurge la puterea brutalităţii sau la greutatea galoanelor pentru a fi respectat, el face proba la fel de bine a competenţei tehnice, a capacităţii de gestiune şi de metodă, cât şi a facultăţii de viziune, de motivaţie şi de creativitate. Fiecare lider, după stil, avantajează câteva calităţi, mai mult decât altele; toate însă trebuie să fie prezente în el”160.

Managementul prin proiecte, ce se bazează în primul rând pe asigurarea conlucrării la toate nivelurile structurale ale organizaţiei, eficienţa lui depinzând de pertinenţa proiectului propus şi de capacitatea echipei manageriale de a acţiona în următoarele direcţii:

160 Le Saget, Meryem, Le manager intuitif. Une nouvelle force, Paris, Dunod, 1992.185

♦ delimitări în atribuţii şi responsabilităţi;♦ sistem informatizat eficient;♦ nivel de pregătire ridicat;♦ grad mare de autonomie;♦ climat de muncă performant.

Conform literaturii de specialitate161, etapele aplicării managementului prin proiect sunt:

- definirea proiectului şi a ansamblului de procese şi activităţi aferente realizării acestuia;

- aplicarea măsurilor organizatorice care să stabilească o nouă configuraţie structurală, în acord cu proiectul asumat şi cu responsabilităţile/atribuţiile/competenţele derivate până la nivel de individ;

- desemnarea în calitate de responsabil de proiect (managerul general) a unei persoane reprezentative;

- pregătirea climatului organizaţional pentru implementarea sistemului, urmărindu-se, în mod deosebit, crearea unei stări de spirit favorabile în rândul personalului;

- evaluarea realizării proiectului şi executarea controlului.

Dincolo de ştiinţa managementului începe managementul ştiinţific, concretizat în practica managerială, unde toate conceptele teoretice îşi găsesc aplicabilitatea. În fond, practica este aceea care confirmă validitatea abordărilor teoretice şi stimulează dezvoltarea conţinutului lor.

Peter Drucker162, specialist american în economie şi management, a afirmat în nenumărate rânduri că ceea ce au în comun toţi managerii eficienţi este practica. Eficienţa managerială este condiţionată de o succesiune de factori, dintre care amintim: relaţiile interumane eficiente, comunicarea, munca în echipă, autoconducerea etc. Pentru eficienţa managerială, dincolo de aspectele tratate până în acest punct, cea mai bună reţetă o reprezintă cuvintele lui Andrew Carnegie adresate generaţiilor viitoare: „Atrage alături persoanele care ştiu să facă cel mai bine ceea ce ai nevoie, chiar dacă uneori sunt mai buni decât tine”. Trecem acum în domeniul aşa-numitului management pragmatic, ale cărui elemente principale implicate în exprimarea conţinutului său ar putea fi participanţii la procesul managerial (managerii şi, respectiv, executanţii), echipele în cadrul cărora îşi desfăşoară activitatea participanţii la procesul managerial, climatul organizaţional (de fapt, condiţiile create şi menţinute în mod intenţionat, considerate necesare desfăşurării activităţii) şi obiectivele, a căror alegere trebuie să fie eficientă.

De-a lungul timpului, numeroşi specialişti au încercat să lămurească dacă managementul este o ştiinţă sau a artă, considerându-se că deosebirea dintre cele două constă în aceea că ştiinţa

161 Puiu, Alexandru, Management. Analiză şi studii comparative, ed. a treia, Piteşti, Editura Independenţa economică, 2007.162 În lucrarea sa, atât de bine cunoscută, Practica managementului, Peter Drucker afirmă: Managementul există pentru organizaţie. Este servitorul organizaţiei. Orice manager care uită acest lucru va provoca doar daune organizaţiei. Iată alte câteva citate din opera savantului, grăitoare pentru substanţa convingerilor sale: Managementul înseamnă, în ultimă analiză, înlocuirea muşchilor şi a forţei cu puterea gândului, a obiceiurilor şi superstiţiilor cu cunoştinţele şi a agresivităţii cu cooperarea. Înseamnă că răspunderea înlocuieşte obedienţa faţă de ranguri şi că autoritatea performanţei ia locul autorităţii funcţiei; Eficienţa înseamnă să faci mai bine ceea ce se face deja; În spatele nepotrivirii dintre realitate aşa cum este ea percepută şi aşa cum este ea de fapt există întotdeauna un element de aroganţă intelectuală, de rigiditate intelectuală şi de dogmatism; Recomand lăcomia intelectuală ca formă a înnoirii de sine; Liderii trebuie să fie focalizaţi pe rezultate şi pe oportunităţi. Bunele intenţii nu mai sunt de ajuns; Ceea ce ştie toată lumea este de cele mai multe ori greşit.

186

reuneşte legităţi, principii valabile în marea majoritate a situaţiilor, în vreme ce arta lasă o mare libertate de acţiune şi de interpretare a rezultatelor. În accepţiunea lui Harold Geneen, considerat de foarte mulţi Michelangelo al managementului, activitatea managerială este arta de a folosi elementele de management existente sau altele create ad-hoc, în scopul atingerii obiectivului final. Managementul eficient, pragmatic – un proces creativ, fascinant şi provocator – impune un angajament personal şi social total, oferind în schimb posibilitatea celei mai desăvârşite realizări a personalităţii proprii.

Referindu-ne succint la funcţiile managementului, le remarcăm după cum urmează [54, 78]:

planificarea, ce include alegerea obiectivului, precum şi modalităţile de acţiune pentru realizarea acestuia; ea precede luarea deciziilor şi implică unele coordonate ale activităţii viitoare, respectiv identificarea modalităţilor de acţiune potrivite din mai multe posibile; organizarea, parte importantă a procesului managerial, care presupune stabilirea acelei structuri funcţionale în vederea îndeplinirii obiectivului stabilit a priori; desigur, scopul proiectării structurii este de a ajuta la formarea unei ambianţe care să stimuleze performanţa; administrarea resurselor umane, care presupune, printre altele, identificarea necesarului de forţă de muncă, asigurarea cu resurse umane, analiza forţei de muncă existente, angajarea, selecţia, plasarea, motivarea, planificarea carierei, pregătirea profesională a tuturor celor angrenaţi în activitatea unei structuri organizaţionale; conducerea (leading), ce reprezintă acţiunea exercitată de subiect (conducător) asupra obiectului său (sistemul condus) pentru a-i păstra starea de funcţionare şi stabilitate într-o anumită structură, a-l adapta la modificarea condiţiilor sale de existenţă şi a-l trece dintr-o anumită stare în alta, dorită, potrivit anumitor scopuri prestabilite. Acţiunile întreprinse de subiectul conducerii potrivit stadiilor ciclului de conducere reprezintă funcţiile acesteia, iar totalitatea funcţiilor respective reprezintă conţinutul procesului de conducere.Realizarea procesului de conducere presupune îndeplinirea unor acţiuni specifice, care

pot fi grupate în câteva funcţii definitorii pentru rolul oricărui conducător, indiferent de poziţia acestuia. Nu există încă unanimitate în ceea ce priveşte delimitarea acestor funcţii şi numărul lor, realitate confirmată de opiniile unor specialişti care propun game diverse ale funcţiilor conducătorului. Pentru ilustrare, prezentăm câteva dintre delimitările propuse:

H. Fayol: prevederea, organizarea, comanda, coordonarea, controlul;L. Gulick: planificarea, organizarea, conducerea personalului (staffing), conducerea

propriu-zisă, coordonarea, evidenţa, întocmirea bugetelor;H. Koontz, C. O'Donnell: planificarea, organizarea, conducerea personalului, conducerea

propriu-zisă, controlul;W.J. Duncan: planificarea, organizarea, controlul;H. Church: proiectarea, utilizarea, comanda, evidenţa, operarea (funcţii organice);H.B. Maynard: planificarea, execuţia, controlul.Diversitatea opiniilor menţionate demonstrează, printre altele, complexitatea procesului

de conducere, care variază în funcţie de nivelul de referinţă şi de obiectul conducerii; controlul (controlling-ul), ce înseamnă măsurarea şi conectarea activităţilor structurii organizaţionale, în scopul evitării abaterilor de la strategia stabilită. Elementul esenţial al controlului constă în stabilirea unităţii de măsură pentru analiza rezultatelor fiecărei activităţi şi în exprimarea în mod precis a obiectivelor. Totodată, identificarea cauzelor care au generat abateri de la strategia, tactica sau planul stabilit constituie o altă activitate importantă, care se desfăşoară în strânsă corelaţie cu eficientizarea structurii organizaţionale.

187

Aşadar, managementul înseamnă o acţiune de reglare, având ca scop menţinerea structurii organizaţionale în zona funcţionării stabile. În limbajul specific teoriei sistemelor, activităţile pe care le presupune procesul managerial determină tranziţii într-un şir de stări succesive pentru structura organizaţională care include sistemul condus şi, respectiv, cel conducător, pe baza unor strategii elaborate de acesta din urmă.

Valenţa de instrument managerial sau de guvernare a proceselor face din determinarea riscului un proces de importanţă vitală, prin care atitudinea faţă de risc se transformă, dintr-un comportament la alegere, într-o alegere comportamentală bazată pe criterii de performanţă, pe valori standardizate sau determinate în funcţie de criterii de performanţă. Elementul optimal al comportamentului se bazează pe raţionalitate activă şi selectivă de tolerare (acceptare, evitare), reducere (compensare) şi partajare (transfer, asigurare) a riscului.

Atitudinea se transformă deci într-o acţiune de management sau de guvernare determinată de praguri de selecţie direct legate de procesualitate şi costuri.

În accepţiunea lui Harold Geneen, numit de mulţi specialişti „Michelangelo al managementului”, activitatea managerială este arta de a folosi elementele de management existente sau altele create ad-hoc, în scopul atingerii ţelului final, stabilit a priori. Elementele respective se combină prin încercări succesive, până când se ajunge la un rezultat. Tocmai aceasta înseamnă artă managerială. El subliniază că pe baza unei teorii nu poţi conduce nici o afacere şi abordează activitatea de conducere drept un proces creativ, fascinant şi provocator, care merită să fie comparat cu artele frumoase. Procesul managerial impune un angajament personal şi social total, oferind în schimb posibilitatea celei mai desăvârşite realizări a personalităţii proprii. Managerul care conduce un proces creativ este el însuşi animat de creativitate. Ei bine, tocmai creativitatea este cheia succesului personal. Managerul creează în permanenţă situaţii noi, perspective inedite pentru organizaţia pe care o conduce. Dar singură, creativitatea nu este suficientă; ea trebuie secondată de pragmatism, acesta ajutându-l pe manager să nu confunde realitatea cu rezultatele imaginaţiei sale. Referitor la acest aspect, Geneen a găsit o exprimare foarte convingătoare: Words are words. Explanations are explanations. Promises are promises. But only performance is reality!163 (Cuvintele sunt cuvinte. Explicaţiile sunt explicaţii. Promisiunile sunt promisiuni. Însă numai performanţa este realitate!)

Este vorba, desigur, despre realitatea managerială. Pentru aceasta numai performanţele (realizarea ţelului) reprezintă un fapt demn de consemnat. Toate celelalte – cuvinte, promisiuni şi explicaţii – nu sunt mai mult decât cuvinte, promisiuni şi explicaţii. Faptele, dar mai ales rezultatele sunt cele care contează! Poate că aceasta este principala învăţătură din experienţa lui Geneen.

Ştiinţă şi arta deopotrivă, managementul constituie astăzi unul dintre domeniile cele mai fascinante, cu o încărcătură intelectuală, emoţională şi socială dintre cele mai ridicate ale activităţii umane. Importanţa sa, atât ca teren generos de investigaţii teoretice şi interdisciplinare, cât şi ca expresie pragmatică a talentului şi capacităţilor pe care conducerea organizaţiilor de toate tipurile şi profilurile le presupune, se află în ascensiune continuă. Explicaţia constă inclusiv în aceea că problemele majore cu care se confruntă astăzi societatea au şansa să fie soluţionate numai în măsura în care managementul practicat la nivelul organizaţiilor se 163 Harold Geneen, citat în Androniceanu, Armenia, Managementul schimbărilor, Bucureşti, All, 1998.

188

dovedeşte, în egală măsură, eficace şi eficient în valorificarea resurselor folosite şi, respectiv, în maximizarea contribuţiei respectivelor organizaţii la dezvoltarea societăţii în ansamblu. Modelarea pe baze noi a mecanismelor manageriale, operarea cu instrumente de acţiune inedite, complet disociate de unele stereotipuri conceptuale anterioare, determină un demers acţional esenţialmente diferit de ceea ce însemna managementul cu puţine decenii în urmă. În egală măsură, dezvoltarea ştiinţelor de sinteză şi interdisciplinare, în cadrul cărora un loc important îl ocupă cibernetica, cercetarea operaţională şi informatica, amplifică considerabil posibilităţile de simulare şi modelare a sistemelor reale, folosind în acest scop îndeosebi metode matematice.

Dacă informatica a evoluat ca un ansamblu de discipline ştiinţifice (matematică, logică, electronică, teoria informaţiei, cibernetică), având principii, structuri şi reguli specifice de procesare a informaţiilor în sistemele manageriale asociate organizaţiilor, informatizarea îşi pune din ce în ce mai mult amprenta asupra procesului de formare şi perfecţionare a spiritului novator în activitatea managerială.

În contextul respectiv, managementul acţional, indiferent de nivelul ierarhic la care se desfăşoară, este un proces complex care are loc pe multiple planuri, privind căile, metodele şi responsabilităţile adoptate pentru realizarea obiectivelor fixate a priori.

Căile de acţiune se aleg ţinându-se seama de resursele (umane, tehnico-materiale, financiare ş.a.) şi de caracteristicile/condiţiile de mediu. Ele reprezintă partea concretă a strategiei folosite în procesul managerial şi constituie de fapt conţinutul activităţii de conducere.

Metodele decizional-acţionale cuprind o multitudine de procese raţionale, având ca scop pregătirea şi luarea unor decizii, respectiv, organizarea şi coordonarea acţiunilor/activităţilor, executarea actului de conducere propriu-zis, precum şi controlul rezultatelor.

Responsabilităţile se stabilesc după un sistem de valori acceptate, materializarea lor (prin atitudini şi comportamente) reprezentând dimensiunea etică a managementului.

Pentru ca procesul managerial să-şi atingă scopurile propuse, este necesar ca aspectele menţionate (căile, metodele şi responsabilităţile) să se dezvolte şi să se întrepătrundă. În condiţiile creşterii complexităţii sistemelor, procesul managerial devine tot mai complicat, impunând ca absolut necesare procedee acţionale tot mai raţionalizate. Apreciate în interdependenţa lor, argumentele pentru un management eficient impun o atitudine militantă, promovarea rigorii ştiinţifice şi creşterea performanţelor în activităţile specifice. Ele permit aprecierea procesului managerial drept o activitate raţională, coordonată, care urmăreşte îndeplinirea în timp şi spaţiu a unuia sau a mai multor obiective. În această accepţiune, managementul se referă la un ansamblu de principii, metode, reguli şi proceduri care se află la baza exercitării actului decizional, ceea ce explică fie şi numai parţial conţinutul său principial, practic-aplicativ.

189

Dar procesul managerial implică şi câteva elemente specifice, care îl îngreunează considerabil. Le enumerăm în continuare, aşa cum rezultă ele din literatura de specialitate (Drucker, Peter, Managing for the Future, Oxford, Butterworth, Heinemann, 1994):

- Orice activitate managerială conţine în sine germenii distrugerii ei. Afirmaţia nu este nouă; ea se regăseşte şi în alte enunţuri bine cunoscute, cum ar fi de pildă „Insuccesul este o parte componentă a succesului”, afirmaţie mai apropiată de realitatea managerială.

- Managerul nu dispune niciodată de timpul necesar pentru analiza amănunţită a unei situaţii existente şi elaborarea unei decizii bine fundamentată. Este explicabil, deoarece numărul de variante care poate apărea prin luarea în considerare a tuturor posibilităţilor este atât de mare, încât acestea nu pot fi analizate în detaliu. Managerul este nevoit să aleagă numai câteva elemente, pe care le consideră esenţiale pentru atingerea ţelului propus. Se poate întâmpla ca tocmai unul din aspectele neglijate să devină mai târziu, ca urmare a unor schimbări apărute, hotărâtor pentru scopul propus. Acesta este riscul unei decizii nepotrivite. Astfel se explică de ce multe decizii apar după un timp ca nepotrivite. În cele mai multe cazuri nu este vorba de o eroare, ci de schimbarea, poate neobservată sau insuficient analizată, a condiţiilor competiţionale care transformă o decizie iniţială într-un eşec.

- Managerul nu are niciodată posibilitatea să verifice ce s-ar fi întâmplat dacă ar fi luat o altă decizie. Aprecierea este reală, deoarece, în viaţa de toate zilele, managerii nu pot încerca în prealabil să aplice o decizie, iar apoi, după ce revin la condiţiile iniţiale, să opteze pentru o altă soluţie. În etape diferite, condiţiile iniţiale nu pot fi decât rareori identice, iar cele prezente se schimbă în permanenţă. Singura posibilitate pe care o are managerul pentru a determina ce se va întâmpla în viitor este să-şi imagineze cum va evolua organizaţia pe care o conduce după adoptarea deciziei şi să aprecieze dacă evoluţia probabilă corespunde cu aşteptările sale.

- Drumul în zig-zag al unui manager poate apărea la o analiză ulterioară ca un drum drept. Numai rareori un manager are posibilitatea de a-şi atinge scopul propus fără să modifice, cel puţin parţial, drumul iniţial. Prin prisma realităţii de zi cu zi, apare impresia că un manager este lipsit de consecvenţă în aplicarea hotărârilor adoptate, fapt ce ar putea conduce la eventuale neînţelegeri în cadrul echipei manageriale. Ideea este că succesul activităţii unui manager trebuie măsurat în funcţie de gradul în care atinge ţelul fixat şi nicidecum după schimbările de direcţie pe care le întreprinde.

Indiferent de situaţie sau de ipostazele în care se poate găsi managerul angrenat în procesul decizional, el este singurul care, într-un anumit moment, poate adopta cea mai nimerită soluţie corespunzătoare evaluării unei situaţii date.

Societatea contemporană se bazează pe cunoaştere şi informare, gestionarea acestora presupunând schimbări majore la nivelul managementului care, devenit un proces universal, ia în considerare, alături de profit şi valoare, şi latura sa morală, umanitară sau culturală. Astfel, managementul este aplicat din ce în ce mai mult inclusiv în domeniul culturii, în special la nivelul culturii instituţionalizate.

În general, în cadrul instituţiilor de cultură, misiunea managementului cumulează trei dimensiuni fundamentale, care, la rândul lor, reliefează specificul acestui proces într-un domeniu special cum este cel al culturii:

în plan cultural, reprezintă aspiraţia către realizarea şi difuzarea valorilor estetice, artistice, etice şi spirituale; în plan economic, vizează obţinerea de venituri care să asigure resursele materiale şi financiare necesare; în plan social, urmăreşte satisfacerea cerinţelor, necesităţilor culturale ale unei comunităţi umane distincte.

190

Conform literaturii de specialitate, „direcţiile majore ale acţiunii managementului în organizaţia culturală sunt: elaborarea strategiei, promovarea ‹‹produsului›› cultural, constituirea resurselor financiare şi stimularea creativităţii”164.

Referindu-ne la organizaţia culturală ca tip specific de organizaţie, trebuie scos în evidenţă faptul că, în cadrul acesteia, scopurile economice şi valorice (spirituale) se întrepătrund, formându-se, astfel, atât un sector care poate aduce profit (de exemplu, o editură, o galerie de artă etc.), cât şi un sector subvenţionat de la bugetul de stat (de pildă, bibliotecile publice). De aici rezultă şi specificitatea managementului respectivei organizaţii culturale.

În aceste condiţii, se redefineşte inclusiv managementul cultural. Managerul însuşi se schimbă, trebuind să se gândească în perspectivă, să devină „un om de concepţie, un om de cultură, un lider şi, mai ales, un om al rezultatelor”165.

Managementul cultural, inclusiv cel de la nivelul bibliotecilor, trebuie să răspundă noilor trebuinţe şi opţiuni apărute pe „piaţa” culturală, ceea ce presupune o nouă reconfigurare la nivelul organizării şi al coordonării instituţiilor culturale. Un manager în domeniul culturii trebuie să fie capabil să iniţieze un program cultural competitiv, să atragă publicul către un „consum” cultural de calitate, să gestioneze eficient resursele financiare pe care le are la dispoziţie. Experienţa a demonstrat că managementul cultural, în general managementul spaţiului public poate prelua cu succes principii, metode de acţiune caracteristice managementului din economie.

Ca parte componentă a sistemului naţional de biblioteci şi, implicit, a sistemului naţional infodocumentar şi educaţional, bibliotecile din armată au un rol strategic, contribuind prin forme specifice de activitate la pregătirea generală a efectivelor armatei, la dezvoltarea spiritului civic şi al ataşamentului faţă de valorile naţionale. În conformitate cu prevederile Instrucţiunilor privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României (art. 8), aprobate prin Ordinul ministrului apărării naţionale nr. M 180/14.12.2004, sistemul militar al bibliotecilor, în raport cu mărimea fondului de carte, cu rolul, funcţiile şi atribuţiile acestora, cuprinde Biblioteca Militară Naţională, biblioteci universitare militare (aşa cum este, de pildă, Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”), bibliotecile şcolare militare, bibliotecile comandamentelor statelor majore ale categoriilor de forţe ale armatei, ale unităţilor, cercurilor militare şi muzeelor. După forma de constituire şi administrare a patrimoniului, ele sunt de drept public, iar după forma de organizare sunt structuri fără personalitate juridică. Totodată, în funcţie de structura colecţiilor, bibliotecile din armată pot fi enciclopedice şi/sau specializate. Organizarea şi funcţionarea acestora, precum şi alte aspecte referitoare la activitatea pe care o desfăşoară (conducere, personal, completarea colecţiilor, evidenţa, gestionarea şi inventarierea documentelor de bibliotecă etc.) sunt detaliate în documentul menţionat. Amintim faptul că Biblioteca Militară Naţională – instituţie cultural-ştiinţifică şi educaţională de interes naţional, structură de drept public aflată sub autoritatea

164 Zecheru, Vasile, Managementul şi cultura, Bucureşti, Centrul pentru Formare, Educaţie Permanentă şi Management în Domeniul Culturii, 2001, p. 11.165 Dumitrescu, Mihai, Managementul performant, Bucureşti, Editura Fundaţiei „România de Mâine”, 1997, p. 13.

191

Ministerului Apărării Naţionale, subordonată Comandamentului Logistic Întrunit – îndeplineşte rolul de coordonator metodologic, împreună cu Secţia Tradiţii şi Cultură Militară din Statul Major General, pentru toate bibliotecile din Armata României.

În domeniul gestionării problematicii de natură logistică, adiacentă şi complementară procesului de creaţie şi circulaţie a valorilor culturale şi de tradiţii militare, Ministerul Apărării Naţionale desfăşoară două tipuri de activităţi specifice:

activităţi aşa-numite dispozitive, de emitere a unor reglementări (ordine, dispoziţii, instrucţiuni etc.) privind aspectele specifice creaţiei, circulaţiei de valori culturale, iar dacă ne referim la biblioteci, de natură biblioteconomică şi de ştiinţa informării;

activităţi executive, referitoare la alocarea resurselor financiare (prin intermediul ordonatorilor corespunzători de credite), gestionarea patrimoniului cultural etc.

Managementul spaţiului public (inclusiv cel cultural) presupune abordări teoretice şi metodologice distincte, abordări determinate şi de alte valori care sunt vehiculate de acest spaţiu. De exemplu, o asemenea valoare este echitatea în satisfacerea nevoilor indivizilor, element care necesită procese manageriale specifice. Prin această caracteristică, managementul spaţiului public depăşeşte conceptul de eficienţă, tinzând spre justeţea procesului managerial. Practic, valorile asumate în spaţiul public determină condiţiile şi obiectivele managementului, însăşi raţiunea lui de a fi.

Produsul cultural este unul specific; el este rezultatul procesului intern al unei instituţii de cultură – expoziţia, spectacolul, vernisajul etc. –, materializându-se în bunuri şi servicii destinate să satisfacă necesităţi de ordin spiritual, moral, artistic, estetic. Este unanim acceptat faptul că produsul cultural reprezintă finalitatea (scopul), dar şi etalonul esenţial privind evaluarea creativităţii unei instituţii de profil. În evaluarea produsului cultural, valorile fundamentale sunt, se înţelege, cele culturale şi nu cele referitoare la utilitate şi eficienţă. De aici şi dificultatea de a cuantifica asemenea valori.

Conform literaturii de specialitate, în acest domeniu, managementul reprezintă un ansamblu de elemente de conducere centrat pe realizarea unui produs sau a unui grup de produse culturale, necesitând responsabilitate relativ autonomă în cadrul instituţiei (organizaţiei) şi unitate de comandă şi acţiune.

Dintre etapele managementului de acest tip remarcăm: proiectarea produsului sau a unei game de produse/servicii culturale care

constituie obiectul sistemului de conducere; numirea unui responsabil general al echipei şi stabilirea atribuţiilor,

competenţelor, responsabilităţilor şi obiectivelor individuale; elaborarea mai multor variante de strategie şi selectarea celei mai favorabile pe

baza criteriilor de performanţă (culturală); implementarea strategiei selectate şi realizarea efectivă a produsului cultural

respectiv;

192

analiza şi evaluarea periodică a stadiului de îndeplinire a proiectului şi aplicarea de măsuri organizatorice, decizionale, metodologice menite să corecteze discrepanţele şi să preîntâmpine apariţia unor consecinţe negative.

Avantajele folosirii managementului ţin de posibilitatea lărgirii ofertei culturale, asigurând, totodată, calitatea produsului cultural oferit. Considerăm că acest tip de management poate fi aplicat cu rezultate bune inclusiv la nivelul bibliotecilor, structuri organizaţionale cultural-ştiinţifice şi educaţionale care sunt şi vor fi nevoite să-şi diversifice gama de produse (servicii) culturale oferite utilizatorilor specifici. Pentru a aborda un asemenea sistem de conducere în cadrul bibliotecii este nevoie, în opinia noastră, de manageri care să poată prelua conducerea şi coordonarea unei noi activităţi menite să determine apariţia şi funcţionarea eficientă a unor produse (servicii) inedite de bibliotecă, mai ales în condiţiile trecerii de la managementul bazat pe obiective, la managementul fundamentat pe resurse.

2. PLANIFICAREA

Din punct de vedere managerial, planificarea este „un ansamblu de acţiuni coerente prin care se urmăreşte dirijarea activităţii economice corespunzător anticipărilor, determinate ştiinţific, în cadrul unui plan. Planificarea reprezintă ansamblul activităţilor prin care se studiază alternativele de urmat şi se alege varianta optimă. El se desfăşoară pe baza teoriei planificării de către planificator şi se concretizează într-un model teoretico-aplicativ, pentru un domeniu sau altul al activităţii umane”166.

Implicând evaluarea viitorului pe baza unor variante de acţiune, planificarea trebuie privită ca un proces prin care o organizaţie este condusă, într-o anumită perioadă de timp, din locul pe care se află, până în locul pe care doreşte să-l ocupe în societate, prin înscrierea ei pe o direcţie de acţiune prestabilită. „Raţiunea esenţială a planificării este probabil aceea de a încerca o contracarare a incertitudinii şi o pregătire pentru schimbare, de a concentra atenţia asupra unei direcţii clare în ceea ce priveşte viitorul, de a asigura controlul economic asupra activităţii şi de a facilita conducerea ei”167.

Planificarea strategică este „procesul continuu de luare sistematică a unor decizii antreprenoriale (prin asumarea unor riscuri), având cunoştinţă de consecinţele viitoare ale acestora, de organizare sistematică a activităţii necesare pentru ducerea la îndeplinire a deciziilor respective, de măsurare a realizărilor obţinute în urma deciziilor, în comparaţie cu rezultatul scontat, printr-o studiere organizată a reacţiei utilizatorilor”168. Aceasta are ca rezultat stabilirea planului strategic, adică a principalelor elemente care prefigurează activitatea pe termen lung a instituţiei, şi anume:

166 Ceauşu, Iulian, Dicţionar enciclopedic managerial, vol. 1, Bucureşti, Editura Academiei de Management, 2000, p. 585.167 Stueart, Robert D.; Moran, Barbara B., Management pentru biblioteci şi centre de informare, traducere din limba engleză, Bucureşti, Biblioteca Naţională a României, ABBPR, 1998, p. 23.168 Drucker, Peter, Management: Task, Responsabilities, Practices, New York, Harper & Row, 1974, p. 25.

193

- obiectivele, care cuantifică scopul instituţiei; ele pot fi generale, strategice, stabilite pentru ansamblul instituţiei şi, respectiv, derivate, fixate pentru principalele activităţi ale acesteia;

- strategiile, respectiv programele generale de acţiune şi de alocare a resurselor stabilite pentru atingerea unor obiective cuprinzătoare; în funcţie de obiectivele vizate, strategiile se definesc la nivelul instituţiei şi la nivelul principalelor domenii funcţionale ale acesteia (strategii funcţionale pentru marketing, cercetare-dezvoltare, financiar-contabile, resurse umane).

În această idee, programarea activităţii fiecărei biblioteci include, printre altele, următoarele obiective:

dezvoltarea, organizarea, conservarea şi punerea la dispoziţia utilizatorilor a documentelor pe care le deţine, prelucrarea lor bibliografică, în sistem tradiţional şi informatizat, cu respectarea normelor standardizate de catalogare, clasificare şi indexare;

ridicarea calităţii serviciilor de împrumut a documentelor la domiciliu, de consultare în sălile de lectură sau a serviciilor de natură infodocumentară;

organizarea activităţii de informare bibliografică şi de documentare, în sistem tradiţional şi informatizat, de prelucrare şi conservare, în baza de date, a bibliografiei curente; organizarea depozitului legal de tipărituri (acolo unde este cazul);

asigurarea, potrivit resurselor şi oportunităţilor, a accesului utilizatorilor şi la alte colecţii şi baze de date, prin împrumut interbibliotecar ori servicii de accesare şi comunicare la distanţă;

iniţierea şi colaborarea la unele programe, acţiuni de diversificare, modernizare şi informatizare a serviciilor de bibliotecă; valorificarea colecţiilor de documente, a tradiţiilor culturale, prin acţiuni de animaţie culturală, educaţie permanentă şi activitate editorială;

efectuarea, în scopul valorificării colecţiilor de carte şi publicaţii periodice, a unor studii şi cercetări în domeniul biblioteconomiei, ştiinţei informării şi sociologiei lecturii, redactarea şi editarea de produse culturale necesare beneficiarilor bibliotecii;

coordonarea metodologică a bibliotecilor dintr-un anumit domeniu, asigurarea prin programe proprii a pregătirii profesionale a bibliotecilor din sistem;

îmbunătăţirea bazei materiale pentru funcţionarea corespunzătoare a sistemului informaţional, gestionarea eficientă a patrimoniului, asigurarea unui management corespunzător, în scopul valorificării resurselor umane şi financiare.

În funcţie de aceste obiective, strategia de dezvoltare a lecturii se realizează prin organizarea unor servicii de bază (ce includ împrumutul de publicaţii, activităţile de promovare a cărţii, de animaţie culturală a colecţiilor); servicii auxiliare (achiziţia şi prelucrarea publicaţiilor, informarea bibliografică şi documentară, cercetarea tradiţiilor culturale etc.); servicii suplimentare şi funcţionale (cu caracter administrativ, de conservare, informatizare, multiplicare etc.).

Ele îşi găsesc materializarea în componentele programelor fiecărei instituţii bibliotecare.

În cadrul bibliotecilor, planificarea reprezintă, cel puţin teoretic, un element esenţial în managementul unor asemenea organizaţii, miza fiind proiectarea viitorului,

194

schimbarea şi eliminarea unor incertitudini, asigurându-se în final dezvoltarea şi eficientizarea întregii activităţi.

Cu toate acestea, deseori, procesul de planificare continuă să fie neglijat în biblioteci, cauzele fiind multiple. Dintre ele enumerăm:

- este un proces complex, ce presupune cunoştinţe în domeniu, dar şi timp;- influenţele mediului extern sunt numeroase şi imprevizibile de foarte multe

ori – incertitudine economică, schimbări rapide în ceea ce priveşte sistemele informaţionale, nivelul resurselor financiare. Acestea au drept consecinţe luarea doar a unor decizii pe termen scurt;

- mulţi manageri evită activitatea de planificare, iar alţii nu au competenţele necesare (de pildă, există manageri care confundă procesul de planificare cu activităţile curente de conducere);

- nu de puţine ori, conducătorii unor biblioteci consideră ca bază de dezvoltare viitoare a instituţiei succesele din trecut sau adoptă decizii bazate „pe inspiraţie”.

În societatea contemporană, în domeniul dezvoltării activităţii de bibliotecă şi a managementului ei, „experienţa, intuiţia şi prezenţa de spirit nu mai sunt suficiente: rezultatele sunt acum influenţate de prea multe variabile. Odată ce bibliotecarii s-au maturizat din punct de vedere organizatoric, ei şi-au asumat responsabilitatea – sau, în unele cazuri, au fost mandataţi de instituţiile tutelare – de a elabora planuri strategice în încercarea de a anticipa programele viitorului şi pentru a preîntâmpina o situaţie de permanentă criză. Aceste planuri devin apoi baza de evaluare a implicaţiilor de ordin financiar ale programelor – inclusiv utilizarea personalului, achiziţia de materiale, dezvoltarea tehnologiei şi întreţinerea funcţională a instituţiei”169.

Planificarea strategică, presupune existenţa unei etape iniţiale, în care să fie analizaţi diferiţi factori din mediul extern şi, respectiv, intern, al organizaţiei respective, după cum urmează:

Mediul extern: sociali; economici; tehnologici; culturali; demografici; politici (în domeniul cultural, în general, precum şi în domeniul infodocumentar, în special);

Mediul intern („diagnoza” instituţiei): personal de specialitate; servicii; sisteme; resurse; strategii curente;

Depistarea, cunoaşterea şi evaluarea nevoilor utilizatorilor (de informare şi servicii culturale).

Pe această bază, după analiza factorilor respectivi, se stabilesc misiunea, scopul, obiectivele şi strategiile corespunzătoare.

În faza iniţială, determinante sunt informarea şi analiza, elemente care se află la baza oricărui proces de management dintr-o bibliotecă. Ele trebuie să vizeze atât mediul extern, cât şi mediul intern al instituţiei, rezultatul materializându-se într-o diagnoză care să dezvăluie „starea de fapt”. Pentru cunoaşterea şi evaluarea nevoilor utilizatorilor, este necesar să se folosească atât datele statistice existente la nivelul bibliotecii, cât şi marketingul, văzut ca un „ansamblu de activităţi specifice, presupunând folosirea unor metode şi tehnici specializate care au ca obiect de 169 Stueart, Robert D.; Moran, Barbara B., op. cit, p. 21.

195

cercetare piaţa – în cazul nostru, al utilizatorilor bibliotecii, în ceea ce priveşte cererile lor de informaţii şi servicii specifice şi satisfacerea acestora în condiţii cât mai bune”170.

În opinia noastră, referitor la procesul decizional din cadrul bibliotecilor militare, este necesară elaborarea unui sistem propriu de marketing, care să răspundă la întrebări de genul:

- în ce punct ne aflăm la un moment dat în raport cu cerinţele exprimate în faţa sistemului infodocumentar din armată;

- unde intenţionăm să ajungem (precizând obiectivele pe termen scurt şi mediu, precum şi strategiile pe care le vom utiliza);

- ce modalităţi şi căi trebuie să alegem pentru îndeplinirea obiectivelor stabilite;- indicarea responsabilităţilor;- care sunt resursele umane, materiale, financiare, la nivel global sau sectorial.

Pe baza acestor evaluări, a realizării „diagnozei” mediului extern şi a celui intern, se poate trece la elaborarea unor planuri operaţionale care cuprind următoarele segmente:

- viziunea de dezvoltare;- enunţarea clară a misiunii organizaţiei;- identificarea şi formularea scopurilor şi obiectivelor organizaţiei;- identificarea strategiilor şi realizarea planurilor de acţiune (se impun

nominalizarea resurselor financiare, stabilirea direcţiilor şi a procedurilor de urmat pentru realizarea obiectivelor);

- implementarea planului strategic;- coordonarea, evaluarea şi adoptarea planului în condiţiile în care unele

obiective sunt realizate, priorităţile fiind însă altele (desigur, dacă există o astfel de situaţie).

Un asemenea plan strategic va cuprinde, în esenţă, următoarele componente:

Misiunea bibliotecii, materializată într-un corpus de valori, în paralel cu definirea scopului;

Scopurile bibliotecii, care asigură dezvoltarea instituţiei, fiind cuantificate în obiective şi activităţi specifice;

Obiectivele bibliotecii, care trebuie să facă referire la:- utilizatori/non-utilizatori (cine sunt aceştia; definirea lor);- serviciile asigurate (serviciile necesare şi cele care ar trebui înfiinţate sau

desfiinţate);- resursele umane (calificările şi profesiile necesare pentru buna desfăşurare a

activităţii în consens cu serviciile stabilite);- resursele financiare (cuantumul lor, finanţatorul şi posibilităţile existente);- responsabilităţile bibliotecii în cadrul sistemului în care îşi desfăşoară

activitatea; Expunerea de motive (foarte importantă, întrucât poate facilita finanţarea

activităţii);170 Megginson, L.C., Successful Small Business Management, Fifth Ed., BPI/RWIN, 1988.

196

Implicaţiile bugetare (angajează financiar atât biblioteca, cât şi ordonatorul de credite). Desigur, materializarea acestei strategii impune să se ţină seama de conceptele generale ale marketingului: aria de acţiune a bibliotecii, informaţiile cultural-ştiinţifice oferite beneficiarilor (de fapt, asimilarea acestora în procesul instructiv-educativ), strategia folosită pentru îndeplinirea obiectivelor propuse, necesităţile prezente şi mai ales anticipative, impuse de mediul în care biblioteca îşi desfăşoară activitatea, efortul material şi uman (costuri) care conduce la realizarea obiectivelor propuse, activitatea de promovare a demersului bibliotecii, calitatea şi oportunitatea lui etc.

Aşadar, planificarea presupune o acţiune unitară din partea bibliotecii, ca structură organizaţională. Top-managementul acesteia, întregul personal trebuie să evalueze activitatea instituţiei respective, să stabilească o viziune clară, obiective perfect tangibile, realiste. Planificarea nu este o activitate ocazională, care să se desfăşoare atunci când managerul consideră că are timp; fără o planificare zilnică, deciziile devin opţiuni ad-hoc, iar activităţile se desfăşoară – nu de puţine ori – la întâmplare, aspect ce trebuie evitat în condiţiile unui proces managerial performant.

1. ORGANIZAREA

Pentru îndeplinirea scopurilor şi obiectivelor propuse, orice instituţie trebuie să aibă o anumită structură de organizare. Odată constituită, este necesar ca structura să permită specializarea personalului, asigurând în acelaşi timp coordonarea şi integrarea activităţii acestuia. Deşi organizarea este una dintre cele mai importante atribuţii manageriale, se acceptă faptul că ea nu este un scop în sine, ci doar un mijloc ce permite instituţiei să-şi atingă obiectivele.

Etapă ulterioară procesului de planificare şi de stabilire a obiectivelor, organizarea constă în „determinarea activităţilor specifice necesare pentru atingerea scopurilor planificate, prin gruparea acestora într-un cadru structural logic, repartizarea lor unor anumite funcţii sau persoane şi asigurarea mijloacelor de coordonare a eforturilor individuale şi de grup”171.

Principiile de structurare organizaţională sunt numai instrumente manageriale şi, aşa cum notează Peter Drucker, „Instrumentele nu sunt în sine nici bune, nici rele. Ele pot fi folosite adecvat sau inadecvat, asta-i tot. Pentru a putea realiza cea mai mare simplitate posibilă şi cea mai mare ‹‹adecvare››, proiectarea schemei de organizare trebuie să pornească de la o viziune clară asupra activităţii fundamentale, de care este nevoie pentru a obţine rezultatele esenţiale. /…/ Organizarea este un mijloc de realizare a unui scop şi nu un scop în sine. O structură judicioasă este premisa unei organizaţii sănătoase, dar nu reprezintă chiar sănătatea organizaţiei. Proba sănătăţii unei întreprinderi nu o reprezintă frumuseţea, claritatea sau perfecţiunea structurii de organizare a acesteia, ci modul – bun sau rău – în care muncesc oamenii”172.

171 Stueart, Robert D.; Moran, Barbara B., op. cit., p. 82.172 Drucker, Peter, op. cit, p. 602.

197

O organizaţie, indiferent de tip, este un sistem având următoarele caracteristici:

este un sistem mare, complex, reprezentând o reuniune articulată prin numeroase legături, a diferitelor componente – factor uman, mijloace de muncă, obiecte ale muncii – care acţionează în intercondiţionări determinate de existenţa obiectivelor specifice întregului sistem;

este un sistem probabilistic, adică acţiunea sistemului respectiv este supusă unor factori perturbatori, care tind să modifice starea de echilibru, factori ce pot fi compensaţi sau eliminaţi prin mărirea cantităţii de informaţii şi a gradului de organizare;

este un sistem dinamic, în sensul că modificările care au loc în cadrul sistemului, în relaţiile acestuia cu mediul, îi determină o anumită traiectorie de evoluţie, care îi asigură calitatea şi viabilitatea;

este un sistem deschis, organic adaptativ, o componentă a unor sisteme multidimensionale complexe, cu care are multiple legături armonizate prin procesul conducerii; în acelaşi timp, organizaţia este un ansamblu, având un grad propriu de autonomie, o funcţionare de sine stătătoare;

este un sistem relativ stabil, deoarece are capacitatea să-şi menţină funcţionarea în cadrul anumitor limite care-i definesc linia de comportare, limite care nu au însă în vedere reîntoarcerea absolută la starea iniţială, ci înscrierea pe traiectoria dată de elementele unei evoluţii dinamice, influenţate de mobilitatea obiectivelor de atins;

este un sistem autoreglabil şi autoorganizabil, fiind capabil să facă faţă – cu ajutorul managerilor – diferitelor influenţe din interior şi exterior. Ca sistem autoreglabil, organizaţia acţionează în concordanţă atât cu cadrul juridico-legislativ, cât şi cu obiectivele ce decurg din planul propriu.Orice organizaţie presupune existenţa (şi funcţionarea) a două tipuri de

structuri, fiecare cu caracteristicile şi obiectivele sale:Structurile formale sunt cele oficiale, impuse prin legi şi regulamente, pe

care angajatul le găseşte în organizaţie, fiind obligat să le cunoască şi să le respecte. Aceste structuri au anumite caracteristici, sunt deliberat impersonale, se fundamentează pe relaţii prestabilite, iar în ceea ce priveşte lucrătorii care le deservesc, se bazează pe interpretarea lor ca mulţime. Această interpretare are avantajul că personalul poate fi deplasat, în funcţie de necesităţi, de la un post la altul, asigurându-se supleţe întregii structuri organizaţionale. Structurile formale au rolul de a proteja personalul împotriva abuzului de autoritate, de a reduce conflictele, de a stabili relaţii oficiale. Ele urmăresc o dimensionare strictă a activităţii, realizarea unui sistem de control şi sancţiuni diferenţiale. Dezavantajul este acela că o astfel de structură nu poate rezolva problemele care apar în grupul de muncă prin prisma relaţiilor interpersonale ale indivizilor care alcătuiesc colectivitatea respectivă.

Pe „osatura” structurilor formale se nasc structurile informale, structuri care nu se racordează la caracteristicile sistemului oficial de organizare, ele fiind date de ansamblul relaţiilor interpersonale dintre angajaţi, urmărind, în general, satisfacerea unor interese personale. Structura formală a unei organizaţii, ce se prezintă grafic sub

198

forma organigramei, poate rezolva „obişnuitul”, previzibilul, dar nu poate răspunde ilogicului, realităţii izolate din diferite colectivităţi.

Pornind de la existenţa, în orice organizaţie, a acestor două tipuri de structuri, un manager inteligent va căuta întotdeauna să armonizeze funcţionarea acestora, ignorarea importanţei structurii informale putând duce la eşec. De altfel, literatura de specialitate arată că performanţele managementului american şi a celui japonez se datorează inclusiv faptului că s-a reuşit o armonizare foarte bună între organizarea formală şi cea informală a unei instituţii. „Menţinerea echilibrului dinamic şi totodată optim în balanţa formal-informal, de natură să asigure realizarea concomitentă a aspiraţiilor individuale ale salariaţilor şi a obiectivelor generale ale firmei trebuie să constituie un scop şi o preocupare permanentă a echipei manageriale. Postura ideală – când structura informală este suficient de puternică în complementaritatea sa pentru a susţine efortul general al organizării formale –, dar, în acelaşi timp, suficient de flexibilă pentru a nu domina sau a perturba funcţionarea normală a sistemului”173.

Organizarea, ca şi reorganizarea unei instituţii (inclusiv a unei biblioteci) face referire obligatorie la două concepte fundamentale: specializarea şi coordonarea. După cum afirma Henry Mintzberg, oricare dintre activităţile umane creează două cerinţe esenţiale, dar opuse: diviziunea muncii în diferite operaţiuni ce trebuie realizate şi, respectiv, coordonarea acestor operaţiuni pentru îndeplinirea activităţii. „Structura unei organizaţii poate fi definită simplu, ca suma totală a modurilor în care activitatea acesteia este divizată în operaţiuni distincte şi apoi se obţine corelarea şi coordonarea acestora”174.

Bibliotecile sunt organizaţii oficiale, majoritatea covârşitoare non-profit, prestatoare de servicii (informaţionale, ştiinţifice, culturale, educaţionale), având caracteristici specifice, ce le particularizează în raport cu celelalte instituţii social-culturale, cum ar fi175:

- sunt agenţi de prestare de servicii, instituţii care nu sunt orientate spre realizarea de profit;

- furnizează informaţii şi nu servicii sau produse de factură materială;- îndeplinesc atribuţii inclusiv în ceea ce priveşte îndrumarea beneficiarilor;- oferă servicii personale fără ca, în majoritatea cazurilor să aibă relaţii

personale, pe baze permanente cu clientul;- pe parcursul îndelungatei lor existenţe, şi-au format şi menţinut anumite

concepţii privind funcţionarea şi metodele de lucru, care explică uneori structura lor rigidă şi atitudinea de rezistenţă faţă de schimbare;

- reacţionează atât faţă de resurse, cât şi faţă de beneficiari într-o manieră dualistă, câteodată chiar contradictorie, o parte din personal fiind orientată preponderent către carte, iar alta mai mult către utilizatori, văzuţi ca beneficiari;

173 Ceauşu, Iulian, Agenda managerului, vol. III, Bucureşti, Asociaţia de Terotehnică şi Tehnologie din România, 1993, p. 131.174 Mintzberg, Henry, The Structuring of Organizations, Englewood Cliffs, N.J., Prentice-Hall, 1979, p. 13.175 Stueart, Robert D.; Moran, Barbara B., op. cit, p. 12.

199

- funcţionează – deseori – ca unităţi auxiliare ale unor organizaţii mai mari, cum sunt universităţile, şcolile, municipalităţile, unităţile militare etc., şi nu ca entităţi independente;

- deţin la niveluri superioare de organizare personal cu studii superioare, format din specialişti cu educaţie deosebită;

- sunt administrate de profesionişti, promovaţi din rândurile personalului de specialitate şi nu de manageri de carieră;

- caută să-şi definească identitatea şi sfera de activitate în ansamblul unei mulţimi de surse de comunicare şi informare pe care le are societatea/comunitatea în general, dar şi structura organizaţională tutelară.

În opinia lui Peter Drucker176, există trei căi de stabilire a tipului de structură necesar unei organizaţii: analiza activităţilor; analiza deciziilor; analiza relaţiilor.

Managerul, indiferent de organizaţia pe care o gestionează, este cel care trebuie să stabilească tipul muncii, ce activităţi pot fi grupate şi unde pot fi ele plasate. Referitor la procesul de decizie, este absolut necesară precizarea tipului acestuia, a locului în care este luată (în cadrul structurii organizaţiei), precum şi a responsabilităţii personalului cu funcţii de conducere. În domeniul analizei relaţiilor din interiorul structurii, se reliefează cele dintre părţile componente ale acesteia, răspunderile fiecărui manager faţă de diferitele unităţi, precum şi răspunderile diferitelor unităţi faţă de fiecare manager. (Desigur, prin unităţi se înţeleg subdiviziunile organizaţionale ale structurii respective.)

W. J. Duncan177 arată că o structură organizaţională oarecare poate fi proiectată pe baza următoarelor concepte:

unitatea de conducere: la un moment dat, nici un membru al organizaţiei nu trebuie să primească dispoziţii de la (sau să fie răspunzător faţă de) mai mult de un conducător (acest fapt se materializează în organigramă);

specializarea muncii (sau diviziunea muncii): productivitatea poate fi sporită semnificativ atunci când personalul desfăşoară activităţi în care îşi foloseşte cel mai bine abilităţile, aptitudinile şi competenţele profesionale;

numărul de subordonaţi direcţi ai unui conducător: un conducător aflat la un anumit nivel ierarhic, poate coordona direct, în mod eficace, activitatea unui număr limitat de subordonaţi, aspect care este influenţat de natura şi complexitatea sarcinilor, nivelul său de competenţă, nivelul de delegare a autorităţii ş.a.;

gradul de centralizare: acest concept reprezintă, de fapt, măsura mai mult sau mai puţin redusă în care conducerea unei instituţii deleagă autoritatea de luare a deciziilor, aspect care depinde de complexitatea organizaţiei, filozofia managerială a conducerii, nivelul de competenţă al top-managementului, reţeaua de comunicaţii, condiţiile economice, necesitatea de inovare, importanţa deciziilor etc.;

compartimentarea (sau departamentalizarea): gruparea pe compartimente a posturilor cu atribuţii identice, apropiate sau complementare, astfel încât să fie posibilă coordonarea lor.O altă modalitate de a concepe structura organizaţională – propusă de Corneliu Russu178 - se bazează pe tipurile de autoritate exercitate în cadrul instituţiei:

organizarea ierarhică, aplicabilă în organizaţii mici, în care managerul coordonează nemijlocit activitatea tuturor subordonaţilor, aceştia fiind puţin numeroşi (organizarea ierarhică devine ineficientă în condiţiile dezvoltării instituţiei);

176 Drucker, Peter, The Practic of Management, New York, Harper & Row, 1954, p. 195-201.177 Duncan, W.J., Management, New York, Rondon House Business Division, 1983, p. 75-91.178 Russu, Corneliu, Managementul întreprinderilor mici şi mijlocii, Bucureşti, Editura Expert, 1996, p. 289-290.

200

organizarea ierarhic-funcţională, în care o parte a personalului se specializează în domenii funcţionale – planificare, contabilitate, financiar, resurse umane –, oferind servicii specializate celeilalte părţi care realizează activităţile de bază ale instituţiei (acest tip de organizare este aplicabil în structuri organizaţionale complexe, în care conducerea nu poate fi asigurată de o singură persoană).

În strânsă legătură cu aspectele menţionate, bibliotecile militare sunt structurate şi funcţionează în funcţie de volumul şi complexitatea activităţilor, de cerinţele şi normele legale specifice unor astfel de instituţii. În principiu, ele sunt organizate ierarhic – funcţional, modular, pe birouri şi compartimente, grupate spaţial, în funcţie de necesităţile utilizatorilor. Principalele subdiviziuni organizaţionale care alcătuiesc o bibliotecă militară sunt strâns corelate cu atribuţiile acesteia, care – în general – se referă la achiziţia de carte şi publicaţii periodice, în vederea completării/dezvoltării colecţiilor, evidenţa şi prelucrarea colecţiilor de carte şi publicaţii periodice, consultarea documentelor de bibliotecă inclusiv prin împrumut, onorarea solicitărilor infodocumentare ale utilizatorilor etc. Dacă ne referim numai la ultimul aspect, pot fi avute în vedere realizarea catalogului informatizat cu baza de date a bibliotecii, elaborarea de informări şi documentare bibliografice, de surse secundare neperiodice (cataloage, sinteze, ghiduri, rezumate), precum şi de publicaţii periodice (de exemplu, Buletinul de carte străină şi, respectiv, Expres-informaţia, publicaţii editate de Biblioteca Militară Naţională). Pentru soluţionarea unor asemenea probleme, fiecare bibliotecă, în funcţie de posibilităţile de care dispune, poate găsi soluţii inedite. De pildă, la Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, funcţionează Clubul Studenţesc Atlantis, care se încadrează în sistemul infodocumentar specializat din instituţie, constituindu-se totodată ca o punte de legătură cu societatea civilă; de asemenea, sala de lectură cu acces liber la raft „General Ştefan Guşă” oferă condiţii optime pentru studierea literaturii de specialitate, inclusiv în limbi străine, precum şi a lucrărilor de referinţă aflate în fondul bibliotecii.

Indiferent de modul de structurare, majoritatea organizaţiilor cuprind aceleaşi componente de bază (Mitzberg, 1979)179:

- un vârf strategic, format din cadrele de conducere superioare (top-managementul), care răspunde de funcţionarea generală a organizaţiei;

- linia de mijloc, alcătuită din cadrele de conducere intermediare, care coordonează activitatea diferitelor subdiviziuni ale organizaţiei, realizând legătura dintre nucleul operaţional şi vârful strategic;

- nucleul operaţional, compus din personalul angrenat în mod direct la îndeplinirea misiunii organizaţiei;

- tehnostructura, alcătuită din subdiviziunile care asigură organizaţiei serviciile tehnice de specialitate;

- personalul auxiliar (ajutător), alcătuit din lucrători care asigură organizaţiei servicii calificate în domenii cum ar fi, de pildă, resursele umane.

179 Mintzberg, Henry, op. cit., p. 103.201

Într-o bibliotecă mare, directorul general şi directorii adjuncţi formează vârful strategic; linia de mijloc este alcătuită din şefii diferitelor compartimente/servicii; personalul din subdiviziuni, cum ar fi clasificare-catalogare, informatizare ş.a., compune tehnostructura, iar lucrătorii din domenii ca, de pildă, resurse umane, financiar-contabil etc. constituie personalul auxiliar. Categoria cea mai numeroasă, nucleul operaţional, este compusă din personalul care lucrează în compartimente cum ar fi, de exemplu, completarea, evidenţa şi prelucrarea colecţiilor, circulaţia fondurilor de carte şi publicaţii, informare-documentare bibliografică, relaţii cu publicul ş.a.

În domeniul economic (producţie, comerţ) se folosesc, în general, şase criterii de stabilire a compartimentelor/birourilor/serviciilor /departamentelor: numărul de angajaţi, atribuţiile/funcţiile specificate în organigramă, repartizarea teritorială, produsul specific realizat, grupul de beneficiari (adresabilitatea) şi metoda de prelucrare. Ca şi alte organizaţii cu rol de informare şi nu numai, bibliotecile au folosit multe din aceste criterii, dar în numeroase cazuri le-au interpretat diferit de modul în care sunt acestea aplicate în domeniul economic. Mai mult, bibliotecile au creat alte două criterii de stabilire a compartimentelor dintr-o organizaţie: tematica şi, respectiv, forma/suportul resurselor180. Menţionăm faptul că atât în domeniul economic, cât şi în cel biblioteconomic, aceste criterii se utilizează în diverse combinaţii, pentru a conduce la realizarea unei structuri diversificate şi, în egală măsură, eficiente. Iată câteva succinte considerente în acest sens:

numărul de angajaţi; în bibliotecă, acest criteriu este conjunctural, folosit, de exemplu, în cazul unei mutări, acţiune care presupune specializări inferioare;

funcţii/atribuţii; este vorba despre un criteriu des uzitat, deoarece funcţiile de comunicare, cercetare şi valorificare a fondurilor, de achiziţie, catalogare, clasificare sunt cele care stau la baza organizării bibliotecii, multe dintre ele grupându-se în timp, pentru că servesc aceluiaşi scop.

Pentru exemplificare, enumerăm funcţiile Bibliotecii Militare Naţionale, aşa cum rezultă ele din Instrucţiunile privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României (art. 10):

- colecţionează, conservă, depozitează, gestionează şi pune în valoare patrimoniul de documente deţinut în colecţiile sale, publicaţii militare, pe orice suport, indiferent de conţinutul şi data apariţiei lor;

- este depozit legal, naţional pentru publicaţiile militare neclasificate, indiferent de editor;- desfăşoară activităţi de cercetare documentară în domeniul militar şi în cele conexe;- elaborează bibliografii speciale de interes militar;- participă la programe internaţionale de cooperare cu instituţii de profil din alte armate;- gestionează schimbul internaţional interbibliotecar de publicaţii militare neclasificate.

La fel, Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, parte a sistemului naţional de biblioteci, are în cadrul sistemului informaţional şi educaţional militar un rol cultural strategic şi, ca principală misiune, contribuţia la pregătirea realizată în cadrul instituţiei, cultivarea spiritului civic şi al ataşamentului faţă de valorile naţionale. În calitate de structură specializată, constituie, organizează, prelucrează, dezvoltă, diseminează şi conservă colecţii de cărţi, publicaţii periodice, alte documente specifice, informaţii şi baze de date, în original sau copie, în

180 Stueart, Robert D.; Moran, Barbara B., op. cit., p. 63.202

scop de informare, cercetare, educaţie sau recreere a ofiţerilor studenţi, cursanţilor, cadrelor didactice, cercetătorilor, masteranzilor, doctoranzilor şi celorlalte categorii de personal din comunitatea universitară;

repartizarea teritorială; acest criteriu are în vedere faptul că sediul bibliotecii trebuie dispus, pe cât posibil, în zona centrală a ariei geografice deservite;

utilizatorii (beneficiarii); este vorba, prioritar, de adresabilitatea activităţii desfăşurate de bibliotecă, criteriu foarte important în procesul evaluării acesteia. De pildă, bibliotecile cercurilor militare se află în serviciul personalului armatei şi al membrilor familiilor acestuia, bibliotecile de unitate deservesc personalul armatei încadrat în unităţile militare din localităţile de reşedinţă, precum şi membrii familiilor acestuia, iar bibliotecile muzeelor militare se află în serviciul cercetătorilor şi muzeografilor din armată şi din societatea civilă;

tematica; acest criteriu, cu o largă utilizare în rândul marilor biblioteci publice şi universitare, asigură prestarea unor servicii de referinţă şi îndrumare cu o profunzime mai mare, necesitând o cunoaştere foarte bună a domeniilor specifice din partea personalului. Nu există un model prestabilit referitor la domeniile incluse într-un departament/serviciu tematic (secţie tematică) sau un număr fix de astfel de compartimente. Organizarea unei biblioteci pe servicii/secţii specializate din punct de vedere tematic are câteva avantaje evidente: toate documentele de bibliotecă ce se referă la un anumit domeniu sunt adunate la un loc, ceea ce este foarte convenabil pentru utilizatori. De menţionat faptul că bibliotecarii care lucrează cu astfel de documente au de obicei o pregătire specială în domeniul respectiv;

forma resurselor; multe biblioteci mari, universitare şi publice, au folosit formatul sau forma de înregistrare a surselor de informare ca bază pentru organizarea colecţiilor, mai ales datorită creşterii volumului de documente non-carte şi sub altă formă decât cea tipărită. Nu este deloc neobişnuit ca într-o bibliotecă să existe un compartiment de hărţi, unul de filme sau periodice, unul pentru servicii on-line sau unul pentru manuscrise. Deşi cantitatea de documente non-carte şi în altă formă decât cea tipărită, inclusiv în format electronic, a crescut foarte mult, puţine sunt bibliotecile ce pot fi considerate cu adevărat multimedia.Pe baza Legii bibliotecilor (nr. 334/2002)181, a fost elaborat Regulamentul-

cadru de organizare şi funcţionare a bibliotecilor publice, care – în anexă – precizează funcţiile de conducere şi de execuţie (de specialitate şi administrative).

Relevant este faptul că, printre funcţiile de specialitate, apar şi cele de paleograf, muzeograf, cercetător ştiinţific, analist-programator, programator-informatician, redactor, sociolog, traducător, ceea ce consfinţeşte mutaţiile apărute în conceptul organizaţional de bibliotecă.

181 Legea bibliotecilor, în Monitorul oficial al României, partea I, nr. 422/18.VI.2002, p. 7-16.203

O bibliotecă nu poate folosi o singură metodă de organizare (lucru valabil doar în cazul bibliotecilor specializate); managerul este cea mai indicată persoană care, pe baza strategiei de dezvoltare şi a obiectivelor stabilite, poate recurge la metodele de organizare pe care le consideră, la un moment dat, cele mai potrivite.

În egală măsură, trebuie conştientizat faptul că nici o structură organizaţională, indiferent de performanţele pe care le obţine, nu poate dura veşnic. Instituţiile sunt supuse schimbării, iar structura organizatorică trebuie să se modifice pentru a reflecta schimbările care apar la un moment dat. În această idee, managerii au datoria să examineze mai întâi sarcinile ce trebuie îndeplinite şi persoanele implicate în realizarea lor, utilizatorii deserviţi, la care se adaugă factorii externi şi de mediu care influenţează activitatea organizaţiei şi abia după aceea să schiţeze o organizare adecvată. Nu de puţine ori, angajaţii percep orice schimbare în structura organizatorică ca o ameninţare, un pericol. Este unul dintre motivele pentru care managerii trebuie să comunice personalului subordonat motivele schimbărilor proiectate, explicând argumentat situaţia nou creată şi implicaţiile acesteia.

Unii autori apreciază că bibliotecile ar putea fi mult mai descentralizate decât cele actuale. De pildă, Hugh Atkinson este de părere că „biblioteca ideală este cea cu câţiva bibliotecari specialişti, câţiva bibliotecari nespecialişti, un grup de bibliotecari-ajutor format din studenţi, o clientelă omogenă clar stabilită şi o colecţie de publicaţii destul de amplă pentru a satisface nevoile respectivei clientele”182. În opinia sa, apariţia unui număr din ce în ce mai mare de unităţi descentralizate mai mici ar necesita o structură administrativă diferită, în care administratorul central ar avea mai degrabă rolul de coordonator şi nu de supervizor. În aceeaşi notă, Charles Martell propune restructurarea bibliotecilor în formaţii de mici grupuri de lucru, orientate pe satisfacerea cerinţelor beneficiarilor, bibliotecarii activând în toate punctele în care biblioteca interacţionează cu diferitele categorii de utilizatori. Fiecare membru al acestor grupuri de lucru ar avea de îndeplinit mai multe atribuţii ale bibliotecii: servicii de referinţă de înalt nivel, creşterea colecţiilor, catalogare, instruirea utilizatorilor şi alte forme de servicii informaţionale183.

Fără îndoială, noile tehnologii au un impact major asupra organizării bibliotecilor, iar speculaţiile în această privinţă ţin de domeniul unui trecut nu prea îndepărtat. Unii viitorologi prezic chiar că biblioteca ar putea fi lipsită de ziduri, dispărând de fapt ca entitate fizică. Funcţia de depozitare îndeplinită tradiţional de aceasta va fi eliminată, întrucât toate informaţiile vor fi disponibile prin intermediul tehnologiei informaţiei. Nu trebuie, totuşi, să privim atât de departe, deoarece bibliotecile, aşa cum le cunoaştem în acest moment, vor continua să existe, fiind însă necesară continua lor perfecţionare.

3. CONDUCEREA

182 Atkinson, Hugh, The Impact of New Technology of Library Organization, in The Bowker Annual of Library &Book Trade Information, New York, R.R. Bowker, 1984, p. 114.183 Martell, Charles R., The Client- Centeres Academic Library: An Organizational Model, Westport, CT, Greenwood, 1983, p. 67.

204

După cum este cunoscut, rolul organizaţiilor în societate este de a coordona activitatea indivizilor, în scopul atingerii unui scop mai mult sau mai puţin important, pe care respectivele persoane nu îl pot realiza singure. Prin urmare, o problemă esenţială a managementului se referă la „cultivarea spiritului de angajare necesar coordonării acţiunilor, în paralel cu recrutarea şi calificarea personalului”184 .

Una din definiţiile obişnuite ale managementului se referă la finalizarea unor acţiuni prin intermediul oamenilor. Ei bine, conducerea reprezintă atribuţia managerială care le permite managerilor să realizeze acţiunea respectivă prin modalitatea enunţată (la nivel individual sau de grup).

În secolul trecut, pe întregul său parcurs, managementul a preluat descoperirile din sfera disciplinelor care se ocupă de studierea comportamentului uman (psihologia, sociologia, antropologia sau ştiinţele politice). Acestea sunt deosebit de utile pentru exercitarea funcţiei de conducere, deoarece oferă managerilor nenumărate principii de explicare a comportamentului uman. Totuşi, întrucât studiile întreprinse în acest domeniu sunt foarte numeroase, iar rezultatele lor par de multe ori contradictorii, managerii care doresc să se informeze asupra celor mai eficiente modalităţi de conducere sunt deseori derutaţi şi frustraţi în urma parcurgerii lor. Acest lucru este regretabil, dar studiile nu au avut niciodată menirea de a recomanda o soluţie simplă şi unică, valabilă pentru toţi managerii. În ultimul timp, prin finalizarea unui număr mare de cercetări de acest fel, a devenit cât se poate de evident că nu există un gen unic de abordare a problemelor, care să poată fi folosit de toţi managerii pentru a-şi îmbunătăţi stilul de conducere. Nu există o soluţie supremă în problema conducerii şi nici o teorie universală care să se potrivească în toate cazurile. Ceea ce oferă totuşi studiile asupra comportamentului uman este cadrul ştiinţific necesar managerilor pentru a-şi stabili metodele de conducere şi un mecanism care să le poată sugera posibilele căi de îmbunătăţire a activităţii. Cu cât managerii ştiu mai multe lucruri despre studiile privind motivaţia oamenilor, conducerea lor şi comunicarea cu ei, cu atât mai uşor le va fi să extragă din respectivele studii elementele cele mai utile.

Managerii de la toate nivelurile trebuie să cunoască metodele de realizare a unei conduceri adecvate, astfel încât să fie capabili să creeze un climat în care oamenii să poată lucra împreună pentru realizarea scopurilor pe care şi le propune activitatea dintr-o organizaţie. Conducerea este o sarcină dificilă, deoarece acţionează în sfera comportamentului uman, care este imprevizibil datorită faptului că îşi are originea în sistemul de valori şi de necesităţi înrădăcinat în conştiinţa oamenilor. Conform opiniilor unor specialişti, nu există formule simple în ceea ce priveşte modul de a lucra cu oamenii. Nu există soluţie ideală la problemele organizaţionale. Tot ce se poate face este să ne dezvoltăm capacitatea de înţelegere şi aptitudinile în acest domeniu, astfel încât relaţiile interumane la locul de muncă să poată fi îmbunătăţite. Realizarea acestui obiectiv este atrăgătoare şi merită efortul.

4.1. Componenta umană a organizaţiilor184 Michael Beer ; Elise Walton, Developing the Competitive Organization: Interventions and Strategies, in American Psychologist, 45, february, 1990, p. 154.

205

Înainte ca managerii să poată conduce, trebuie să înţeleagă cât mai bine elementul uman care intră în componenţa organizaţiei. De exemplu, ce îi face pe lucrători să se comporte în felul în care o fac? Ce nevoi au lucrătorii? Cum trebuie aceştia trataţi pentru a-i face mai productivi ? Există numeroase studii referitoare la componenta umană a organizaţiilor care îi pot ajuta pe manageri să răspundă la aceste întrebări.

Teoriile X şi Y ale lui McGregor. La mijlocul secolului trecut, Douglas McGregor a creat două seturi de teze cu privire la muncitori, pe care le-a numit Teoria X şi Teoria Y .185

Primul set, Teoria X, reflectă ceea ce McGregor considera a fi modul de percepere al muncitorului, în viziunea managementului tradiţional, de tip autocrat. Teoria X afirmă că:

a) fiinţele umane obişnuite au înnăscut sentimentul de aversiune faţă de muncă şi pe cât posibil vor căuta să o evite;

b) din cauza acestei trăsături a naturii umane, de aversiune faţă de muncă, majoritatea oamenilor trebuie obligaţi, conduşi, controlaţi şi ameninţaţi cu pedepse pentru a-i putea determina să depună efortul necesar în direcţia realizării obiectivelor organizaţiei;

c) oamenii obişnuiţi preferă să fie conduşi, nu doresc să-şi asume responsabilităţi, nu prea sunt ambiţioşi şi, mai presus de orice, îşi doresc o situaţie sigură.

Teoria X reprezintă o concepţie extrem de pesimistă asupra naturii umane. Managerii care susţin tezele acesteia în relaţie cu angajaţii lor simt nevoia de a structura foarte exact cerinţele funcţiilor şi de a exercita o conducere foarte strictă asupra lucrătorilor. Teoria porneşte de la premisa că scopurile angajaţilor şi cele ale organizaţiei sunt incompatibile şi acordă mare importanţă folosirii puterii/forţei pentru a putea constrânge personalul condus.

După formularea Teoriei X, McGregor s-a întrebat dacă o asemenea idee despre lucrători este adecvată pentru o societate democratică, unde forţa de muncă se bucură de un standard de viaţă din ce în ce mai ridicat şi de un nivel de instruire din ce în ce mai bun. Astfel, el a formulat un set alternativ de teze generale privind natura umană şi managementul resurselor umane, pe care l-a denumit Teoria Y. Aceasta afirmă că:

a) folosirea efortului fizic sau mental prin muncă este la fel de normală la om ca şi joaca sau odihna;

b) controlul exterior şi măsurile punitive nu sunt singurele mijloace prin care poate fi stimulată munca în direcţia realizării obiectivelor organizaţiei. Oamenii se pot direcţiona singuri, recurgând la autocontrol pentru atingerea obiectivelor de care se simt ataşaţi;

c) ataşamentul faţă de obiective este rezultatul recompenselor asociate cu realizarea acestora. Recompensele pozitive – precum satisfacţiile sau succesele 185 McGregor, Douglas, The Human Side of Entreprise, New York, McGraw-Hill, 1960.

206

personale, realizarea ca individ – sunt cele mai semnificative şi pot fi produsul direct al efortului îndreptat către atingerea obiectivelor organizaţiei;

d) omul obişnuit învaţă – în condiţii prielnice – nu numai să accepte, ci chiar să caute să-şi asume responsabilităţi;

e) capacitatea de a face uz de un grad ridicat de imaginaţie, creativitate şi ingeniozitate în procesul de soluţionare a problemelor organizaţiei se află într-o distribuţie largă – şi nicidecum redusă – în rândurile populaţiei;

f) în condiţiile de viaţă din societatea industrializată modernă potenţialul intelectual al oamenilor obişnuiţi este utilizat numai în parte.

Teoria Y prezintă o imagine mult mai pozitivă asupra oamenilor, dar tezele sale ridică mai multe probleme în calea structurării strategiei manageriale. Ele susţin că natura umană este dinamică şi nu statică, arătând că oamenii au capacitatea de a se dezvolta şi perfecţiona. Iar, ceea ce este cel mai important, Teoria Y afirmă că managementul este responsabil de crearea condiţiilor care să permită evoluţia pozitivă a angajaţilor. Managerii care acceptă Teoria Y nu încearcă să impună un control şi direcţionare din exterior asupra angajaţilor, ci le facilitează independenţa de decizie şi utilizarea autocontrolului.

Afirmaţiile lui McGregor au exercitat o puternică influenţă, determinându-i pe mulţi manageri să înţeleagă faptul că au neglijat potenţialul lucrărilor ca persoane individuale. Dar, în ciuda impactului pe care l-au avut asupra practicilor manageriale, aceste teze nu reprezintă o soluţie universală pentru manageri. În primul rând, trebuie să ţinem seamă că este vorba doar de nişte teze; afirmaţiile de acest gen nu se bazează pe dovezi sau probe. Teoria X şi Teoria Y nu sunt fundamentate pe studii, ci pe deducţii intuitive. Nu a fost în intenţia lui McGregor ca Teoria X să fie pentru totdeauna considerată drept greşită, iar Teoria Y drept bună. Conform afirmaţiilor lui, majoritatea oamenilor dispune de potenţialul de a-şi automotiva acţiunile şi de a proceda cu maturitate. Unii, totuşi, pot să nu-şi dea seama de acest potenţial, iar atunci poate fi necesar ca pentru aceştia managerul să creeze condiţii de muncă strict structurate şi controlate. Conştient de dificultăţile de ordin organizatoric, McGregor i-a sfătuit pe manageri să-şi revizuiască concepţia despre lucrători pentru a vedea dacă nu cumva chiar ei poartă responsabilitatea de a fi creat condiţiile care displăceau muncitorilor. Totodată, autorul teoriilor menţionate a demonstrat în mod convingător că majoritatea acţiunilor manageriale sunt rezultatul direct al studiilor privind comportamentul uman agreate de manageri.

Organizarea factorului uman în cadrul instituţiilor/întreprinderilor. Studiile privind personalul organizaţiilor pot oferi managerilor o viziune asupra modului în care trebuie structurat aspectul relaţiilor interumane în orice instituţie/întreprindere. Aşa cum evidenţiază Davis şi Newstrom186, există patru principii fundamentale referitoare la oameni, de care trebuie să ţină seama orice manager:

186 Davis, Keith; Newstrom, John W., Human Behavior at Work: Organizational Behavior, 8-th ed., New York, McGraw-Hill, 1989, p. 4.

207

a) Diferenţierile dintre indivizi. Oamenii au în general multe puncte comune, dar fiecare persoană este aparte. De când se naşte, fiecare este unic, iar experienţele individuale ale fiecăruia îi fac pe oameni şi mai diferiţi. Din cauza acestor deosebiri între indivizi, nu se poate adopta nici un fel de metodă unică, standard, valabilă pentru toţi, de relaţii cu angajaţii;

b) Persoana în întregul ei. Deşi unele organizaţii ar dori să poată angaja doar aptitudinile, calificarea sau mintea unei persoane, ele sunt nevoite să angajeze individul în întregul său. Anumite trăsături umane pot fi, desigur, studiate separat, dar – în ultimă instanţă – ele sunt părţi ale unui sistem ce alcătuieşte persoana aşa cum există ea;

c) Comportamentul în baza unei motivaţii. Psihologia a demonstrat că la baza comportamentului uman normal stau anumite cauze. Acestea pot fi legate de nevoile personale ale individului sau de consecinţele ce decurg din acţiunile sale. În cazul nevoilor personale, oamenii sunt mobilizaţi nu de ceea ce credem noi că li cuvine, ci de ceea ce îşi doresc ei înşişi. Pentru un observator din afară, nevoile unei persoane pot părea nerealiste sau iluzorii, dar, cu toate acestea, ele sunt cele care dictează acţiunile sale;

d) Valoarea ca persoană. Este vorba mai mult despre un termen din etică, decât despre o concluzie ştiinţifică. Principiul confirmă faptul că oamenii trebuie să beneficieze de un tratament deosebit de cel practicat în alte cazuri, deoarece ei aparţin unei clase superioare a ordinii universale. Se recunoaşte astfel că, datorită apartenenţei lor la o clasă superioară, aceştia îşi doresc şi merită să fie trataţi cu respect şi demnitate. Orice îndeletnicire/slujbă, indiferent cât de simplă, le conferă celor care o îndeplinesc dreptul de a fi respectaţi, recunoscându-li-se aptitudinile unice şi aspiraţiile personale. Această concepţie asupra demnităţii umane respinge vechea idee de folosire a angajaţilor ca pe nişte mijloace sau instrumente de natură economică.

În orice organizaţie, factorul uman este în mare măsură modelat de acţiunile manageriale. Conducătorii de instituţii/întreprinderi exercită o influenţă covârşitoare asupra dezvoltării şi perfecţionării angajaţilor. Potrivit lui Sterling Livingstone, ceea ce speră să realizeze managerul reprezintă factorul determinant al evoluţiei şi perfecţionării subordonatului. Dacă managerul crede că angajatul va reuşi, de obicei acesta chiar reuşeşte. „Unii manageri îi tratează pe subordonaţi într-o manieră care conduce la îmbunătăţirea activităţii acestora. Dar majoritatea managerilor … îşi tratează – fără intenţie – subordonaţii într-un mod ce îi determină pe aceştia să lucreze mai prost decât ar putea. Ideea pe care managerii o au despre subordonaţi le influenţează în mod inconştient comportamentul faţă de aceştia. Dacă managerii se aşteaptă ca salariaţii să lucreze la parametri înalţi, productivitatea acestora va fi excelentă. Dacă se aşteaptă ca angajaţii să lucreze prost, productivitatea va fi scăzută. Este ca şi cum ar acţiona o lege care ar face ca productivitatea acestora să crească sau să scadă pentru a coincide cu rezultatele la care se aşteaptă managerii”187.

187 Livingstone, Sterling J., Pygmalion in Management, în Harvard Business Review, 47, July-August, 1969, p. 81-89.208

Din punct de vedere psihologic, mediul în care trăieşte omul contribuie la formarea sa, ajută la construirea caracterului şi a modului de a percepe lumea care îl înconjoară. La locul de muncă, mediul este creat de politica organizaţiei şi de şeful direct. Potrivit lui Mihai Teodorescu, Managing Partner la firma Area Training, expectaţiile pe care un lider le are în privinţa subordonaţilor săi pot fi definitorii pentru activitatea lor. Acest lucru se mai numeşte şi Efectul Pygmalion188. El explică : „Am văzut foarte mulţi conducători care îşi tratau diferit subordonaţii. După un timp, cei cărora li se acordă aceeaşi atenţie sfârşesc prin a părăsi liderul sau prin a se revolta împotriva lui. La fel, managerii care se consideră mult mai inteligenţi şi cu mult superiori celor care îi conduc eşuează în ceea ce îşi propun. Nimeni nu va urma un conducător când va simţi că acesta nu îl preţuieşte sau că îl desconsideră”.

Teoria expectanţei189 (Vroom). Victor H. Vroom a elaborat un model al expectanţei (anticiparea succesului sau insuccesului unei acţiuni şi a consecinţelor asociate) ce se dovedeşte util în încercarea de a înţelege care este motivaţia indivizilor ce lucrează într-un cadru instituţionalizat. Teoria lui scoate în evidenţă modul în care se creează motivaţia, în funcţie de nevoile şi obiectivele individului, concentrându-se asupra procesului decizional individual, pe care îl parcurge fiecare persoană înainte de a hotărî dacă să depună sau nu efortul de a încerca să realizeze un anumit obiectiv. Modelul expectanţei este compus din patru elemente. Forţa este impulsul motivaţional de a realiza un anume scop. Valenţa reprezintă gradul în care persoana îşi doreşte să obţină rezultatul respectiv sau să atingă scopul propus. Expectanţa este probabilitatea ca o anume realizare să conducă la rezultatul dorit, numit rezultat primar. Instrumentalitatea reprezintă gradul în care persoana în cauză este convinsă că un rezultat primar va conduce la un anume rezultat secundar, detectat ca o nevoie umană specifică, cum ar fi nevoia de asociere, de respect sau de succes. Modelul lui Vroom poate fi reprezentat prin următoarea formulă:

Forţa (Motivaţia) = Valenţă x Expectanţă x Instrumentalitate

188 Motivul efectului Pygmalion a apărut, pentru prima dată, în anul 1916, când George Bernard Shaw a publicat piesa de teatru Pygmalion. În 1964, cinematografia americană a adaptat piesa de teatru pentru marile ecrane, lansând filmul My Fair Lady. Ambele producţii au fost inspirate de o operă a cunoscutului poet roman Ovidiu, care, în a zecea sa carte, face referire la sculptorul Pygmalion, din Cipru. Acesta vrea să realizeze o sculptură care să întruchipeze o femeie superioară tuturor celor din societatea în care trăia. El reuşeşte în demersul său şi ajunge să se îndrăgostească de propria creaţie, iar zeii, impresionaţi de pasiunea creatorului, dau viaţă statuii. Modelul Pygmalion funcţionează şi în management. Asemenea sculptorului din Antichitate, liderul are aşteptări de la subordonaţi. Prin urmare, el va transmite prin comportament anumite semnale subordonaţilor : care este părerea despre ei, dacă îi preţuieşte sau nu, dacă are sau nu încredere în ei ş.a. Dacă va crede că angajaţii săi au valoare şi sunt în stare să facă mai mult decât au făcut, sunt şanse foarte mari ca acest lucru să se întâmple.189 Elaborată iniţial de Lewin şi Tolman, teoria expectanţei are la bază premisa că oamenii sunt motivaţi în funcţie de intensitatea dorinţei de a dobândi ceva şi de probabilitatea cu care ei speră să dobândească acel ceva. Complexitatea teoriei decurge din faptul că fiecare acţiune umană poate genera mai multe rezultate, unele dorite şi altele nedorite. Această teorie este construită pe percepţia relaţiei dintre eforturile pentru obţinerea performanţelor, performanţa şi recompensa primită pentru performanţă. Variabilele fundamentale ale acestei teorii sunt următoarele: • rezultatul unui anumit comportament; • expectanţa (speranţa) ca un anumit nivel al efortului va fi urmat de un nivel corespunzător al performanţei; • operaţionalizarea (instrumentalizarea transformării nivelului performanţei într-un nivel corespunzător al recompensei); • valoarea (pozitivă sau negativă) pe care o persoană o ataşează recompenselor de natura creşterii salariului, promovării, aprecierii etc.; • forţa implicării, ce arată comportamentul ales pentru un anumit grad al efortului. (Evident, dorinţa de a munci mai bine este condiţionată de abilitate, precum şi de capacitatea persoanei respective de a îndeplini o sarcină.) Aici ne referim la lucrarea Vroom, Victor H., Work and Motivation, New York, John Wiley, 1964.

209

Pentru a ilustra modelul, să presupunem că o persoană doreşte să fie promovată şi crede că cea mai bună cale de a obţine promovarea este creşterea productivităţii activităţii pe care o desfăşoară. Motivaţia sa (forţa) de a-şi îmbunătăţi productivitatea va fi egală cu produsul dintre gradul de acuitate a dorinţei sale de promovare, aprecierea sa asupra posibilităţii ca muncind mai mult să realizeze o productivitate mai bună şi estimarea probabilităţii ca o productivitate mai bună să conducă la o promovare în funcţie. În acest exemplu, creşterea productivităţii este rezultatul primar, iar promovarea rezultatul secundar.

Formula lui Vroom se bazează pe înmulţire, astfel că imediat ce valoarea unuia din elemente scade la zero, forţa motivaţională devine egală cu zero. În cazul exemplului de mai sus, dacă lucrătorul consideră că, în ciuda creşterii productivităţii, nu va avea nici o şansă de a fi promovat, motivaţia sa de a munci mai bine va fi zero. În mod similar, dacă lucrătorul este convins că, în pofida tuturor eforturilor, nu poate să-şi îmbunătăţească productivitatea, motivaţia sa este nulă.

Teoria expectanţei îşi are propriile limite, izvorâte din însăşi complexitatea ei. Cel mai adesea, variabilele utilizate sunt măsurate pe baza chestionarelor elaborate în mod diferit de către diferiţi cercetători. De asemenea, este mai puţin probabil ca indivizii să efectueze mental – înaintea depunerii unui efort – calculele complexe implicate de această teorie.

Modificările comportamentale. Teoria modificării comportamentale se bazează pe observarea comportamentului indivizilor şi nu pe atitudinile, dorinţele şi sentimentele lor. Ea pune accentul pe comportamentul operant, comportament ce a fost modelat şi modificat (adică controlat) în funcţie de consecinţele sale. Indivizii se comportă într-un anumit mod datorită stimulentelor sau confirmărilor primite în trecut pentru un comportament asemănător. Confirmarea (stimulentul) se defineşte drept consecinţă a unei reacţii care creşte posibilitatea producerii unei alte reacţii similare în viitor. Potrivit unor specialişti (cum ar fi, de pildă, B.F. Skinner), există patru metode de modificare a comportamentului: stimularea în sens pozitiv, stimularea prin negare, lipsa oricărei stimulări şi, respective, sancţionarea.

Stimularea în sens pozitiv – în accepţia lui Skinner190 – reprezintă cea mai eficientă formă de strategie pe termen lung în ceea ce priveşte motivaţia furnizată pentru comportamentul uman. Confirmarea/stimulentul pozitiv este o recompensă dată în urma unui comportament, pe care cel care furnizează motivaţia doreşte să-l vadă continuat. Stimularea pozitivă consolidează acţiunea viitoare, astfel încât devine posibil ca respectivul tip de comportament să se poată produce din nou. Atunci când un anumit comportament sau o anumită acţiune determină încetarea unei situaţii neplăcute, avem de-a face cu stimularea prin negare. Lipsa oricărui stimulent nu poate duce la eradicarea totală a unui comportament, dar, din cauză că respectivul comportament nu este susţinut sau stimulat într-un fel sau altul, se ajunge la reducerea frecvenţei şi, ulterior, la încetarea manifestării acestuia. În fine, sancţionarea este un eveniment neplăcut ce urmează unui comportament nedorit, fiind menită să reducă frecvenţa de manifestare a respectivului comportament.190 Skinner, B.F., Science and Human Behavior, New York, Macmillan, 1953.

210

Criticii teoriei lui Skinner susţin că el tratează oamenii ca pe nişte obiecte pasive, negând existenţa voinţei individuale. În termeni practici, implementarea principiilor modificării comportamentale este mult mai dificil de realizat la locul de muncă decât în condiţiile de laborator (apreciate ca ideale). Deşi mediul instituţional oferă managerilor multe posibilităţi de aplicare a teoriei modificării comportamentale, aceia dintre ei care încearcă să modifice comportamentul angajaţilor sunt nevoiţi să o facă în condiţiile în care elementele exterioare, imposibil de controlat, pot interveni oricând.

Cum asigură managerii motivaţia muncii. Motivaţia muncii este un factor complex; ca urmare, managerii sunt puşi în faţa unei game foarte largi de metode menite să promoveze loialitatea şi angajarea în muncă. Aşa cum afirmă Harold Koontz, Cyril O'Donnell şi Heinz Weihrich, „dată fiind complexitatea procesului motivaţional aplicat la indivizi cu personalităţi diferite, în situaţii diferite, riscul de a eşua în această încercare există şi atunci când doar unul dintre elemente – sau grupul de elemente – motivaţionale este aplicat fără a ţine seama de variabilele contextului”.191

Nu există o formulă unică simplă care să le arate managerilor cum să asigure motivaţia muncii. Managerii trebuie să adopte un stil de conducere care să furnizeze personalului condus motivaţia de a-şi îndeplini sarcinile cu eficienţă, dar, din păcate, nu există nici o reţetă infailibilă în acest scop. Mai degrabă, este necesar ca fiecare manager să-şi creeze propriile metode de abordare a problemei, ţinând seama de propria lui personalitate, de preceptele filosofiei manageriale şi de buna cunoaştere a subordonaţilor. Un bun manager profită de motivele pentru care membrii unei organizaţii s-au încadrat în muncă şi îi mobilizează cu stimulente din categoria motivaţiilor personale. Astfel se creează un adevărat sistem de stimulente; unele dintre acestea pot fi din categoria celor prin negare, dar majoritatea trebuie să fie pozitive. Sistemul nu este menit unei aplicări universale, ci este astfel structurat încât să ofere acele stimulente care pot servi cel mai bine ca motivaţie a muncii.

Un sistem motivaţional temeinic constituit se bazează pe principiile derivate din studiile asupra motivaţiei muncii, pe cele ale politicii organizaţiei şi pe concepţia managerului privind nevoile umane. Esenţială pentru funcţionarea oricărui sistem motivaţional este capacitatea organizaţiei de a îndeplini cerinţele angajaţilor săi. Acest deziderat este dificil de realizat, pentru că nevoile oamenilor sunt foarte diferite şi, în timp, se modifică. Schema de ierarhizare a nevoilor umane reprezintă un ghid pentru manager în cea ce priveşte gama acestora – de la cele fundamentale, necesare traiului, până la cele de ordin social, personal şi din domeniul creaţiei, al culturii. Diferite studii în domeniu oferă informaţii în ceea ce priveşte nevoia de apreciere, acumulare/realizare, promovare şi responsabilitate. Cercetările lui Vroom evidenţiază importanţa analizei distincte a aspiraţiilor fiecărui individ în parte şi a corelării recompensei cu productivitatea. Iar concluziile lui Skinner demonstrează rolul stimulării pozitive pentru asigurarea continuităţii comportamentului adecvat al membrilor unei organizaţii.191 Koontz, H.; O'Donnell. C.; Weihrich, H., Essentials of Management, New York, McGraw-Hill, 1982.

211

Politica organizaţiei trebuie formulată în aşa fel încât să nu îngrădească posibilităţile prestării unei activităţi de calitate, cu semnificaţie sporită pentru instituţie. O bună productivitate a muncii reflectă calitatea superioară a motivaţiei muncii. Deseori, scopurile şi obiectivele organizaţiei pot servi ca motivaţie a angajaţilor care doresc să i se integreze şi să contribuie la realizarea obiectivelor acesteia. Un nivel ridicat al realizărilor care vizează împlinirea scopului şi obiectivelor sale face ca organizaţia să capete o imagine pozitivă; componenţii organizaţiei respective sunt mândrii de a face parte din ea şi dispun de motivaţia necesară pentru a amplifica succesul acesteia printr-o activitate eficientă.

Orice sistem motivaţional depinde de manageri. Maniera în care aceştia folosesc cunoştinţele pe care le deţin privind nevoile şi dorinţele angajaţilor creează condiţiile necesare dezvoltării capacităţilor de muncă, asigură calitatea instruirii angajaţilor şi stimulează mândria lor de a face parte din personalul organizaţiei, având drept consecinţă formarea climatului de bază al sistemului motivaţional.

4.2. Actul conducerii

Calitatea de a conduce reprezintă o sintagmă care scapă definirii exacte. Desigur, managerii trebuie să fie buni conducători, dar există o mare diversitate de opinii asupra a ceea ce sunt de fapt conducătorii şi referitor la ceea ce trebuie să facă. Uneori termenii manager şi conducător192 sunt trataţi ca sinonime, dar ei nu înseamnă întotdeauna acelaşi lucru. Conducerea reprezintă doar unul dintre aspectele de care se ocupă un manager, activitatea acestuia nereducându-se în nici un caz numai la aceasta.

Deoarece există diferenţe apreciabile între părerile unor specialişti referitoare la conducători şi, respectiv, la actul propriu-zis al conducerii, prezentăm pentru început câteva definiţii. Sociologul Philip Selznick consideră conducătorul o persoană care cultivă într-o organizaţie anumite criterii de valoare, modelând caracterul social al instituţiei. După părerea sa, „conducerea transcede domeniul eficienţei (1) atunci când determină misiunea de bază a instituţiei şi (2) când creează un organism social capabil să realizeze acea misiune”193. Robert Tannenbaum, Irving Weschler şi Fred Massarik definesc conducerea ca „fenomen compus din infleuenţa interpersonală exercitată într-o situaţie dată şi direcţionată prin intermediul procesului de comunicare către realizarea unui anume scop”. În opinia lor, 192 À propos de terminologie: Peter Drucker, la care ne-am mai referit preferă, de pildă, denumirea de factori de răspundere (a se vedea, în acest sens, capitolele „De ce avem nevoie de factori de răspundere eficace” şi „Cine este factor de răspundere”, din lucrarea Despre decizie şi eficacitate (The Effective Executive), Bucureşti, Meteor Press, 2008. Mai mult, el vorbeşte despre factorii de răspundere eficace, considerând că a fi eficace nu este suficient să fii inteligent, să munceşti din greu sau să fii bine informat. Eficacitatea este altceva. Dar ca să fii eficace, n-ai nevoie nici de vreun har special, nici de aptitudine deosebită şi nici de vreo pregătire anume. Ca să fii eficace în calitate de factor de răspundere trebuie să faci anumite lucruri – destul de simple, de altfel. /.../ Ele nu sunt însă ceva „înnăscut”. /.../ Eficacitatea se poate învăţa – şi trebuie să fie învăţată (Peter Drucker, Op. cit., p. 7). În accepţiunea lui Drucker, factorii de răspundere eficace se deosebesc în mare măsură sub aspectul personalităţii, punctelor tari, punctelor slabe, valorilor şi convingerilor proprii. Singurul aspect pe care-l au în comun este acela al lucrurilor bine făcute. Unii, desigur, sunt eficace din naştere. Cerinţa este însă prea mare pentru a putea fi satisfăcută doar de către cei extraordinar de talentaţi. Eficacitatea este o disciplină şi, asemenea oricărei discipline, ea poate şi trebuie să fie deprinsă.193 Selnick, Philip, Leadership in Administration. A Sociological Interpretation, New York, Harper & Row, 1978.

212

conducerea implică întotdeauna încercarea la care apelează conducătorul/decidentul pentru a influenţa comportamentul adepţilor/subalternilor săi194. Harold Koontz, Cyril O'Donnell şi Heinz Weihrich definesc conducerea drept „influenţă, adică arta sau procesul de influenţare a oamenilor, astfel încât aceştia să depună de bună voie şi cu entuziasm eforturi în vederea realizării scopurilor organizaţiei”195. În opinia lor, a conduce înseamnă a ghida şi coordona, a călăuzi şi dirija, a cârmui şi comanda, precum şi a fi în frunte. Conducătorii/decidenţii nu se postează în spatele unui grup pentru a-l împinge sau îndemna la acţiune, ei sunt în frunte, facilitând progresul şi însufleţind grupul pentru a realiza scopurile organizaţiei.

Indiferent de cum este definită conducerea, aproape întotdeauna organizaţiile de succes se deosebesc de cele mai puţin eficiente prin aceea că au în fruntea lor un conducător dinamic, un om de acţiune. Acest gen de conducător are forţa de a-i mobiliza pe ceilalţi într-o direcţie dorită, putând astfel determina gradul în care atât indivizii, cât şi organizaţia ca întreg îşi vor putea realiza obiectivele. Conducerea transformă potenţialul organizaţiilor în realitate. Dar calitatea de conducător pare să fie un lucru rar. Din acest motiv, atât managerii, cât şi teoreticienii din domeniul managementului se arată foarte interesaţi de modul în care poate fi stimulat şi dezvoltat talentul de a conduce.

Iniţial, cercetările pe tema conducerii s-au concentrat asupra identificării caracteristicilor personale asociate calităţii de conducător. Ele porneau de la premisa că actul conducerii/decizia poate fi exercitat(ă) mai ales de marile personalităţi, calitatea de conducător fiind înnăscută şi nu creată sau dobândită. Datorită faptului că nu toţi oamenii au însuşiri de conducători, numai cei care posedă asemenea calităţi pot fi lideri. Se considera că, odată ce s-ar putea identifica aceste însuşiri caracteristice, alegerea conducătorilor s-ar reduce la găsirea persoanelor care posedă respectivele trăsături fizice, intelectuale şi de caracter. Instruirea în arta conducerii ar însemna, prin urmare, dezvoltarea acestor însuşiri ale potenţialilor lideri.

S-au întreprins numeroase studii de identificare a acestor caracteristici, iar ca însuşiri asociate calităţii de conducător au fost identificate energia, tendinţa de a acţiona ofensiv, perseverenţa, iniţiativa, aspectul fizic196. Cu toate acestea, sintezele elaborate pe baza acestui gen de studii evidenţiază neajunsurile metodei, fiecare studiu având tendinţa de a identifica un set diferit de însuşiri. Într-o astfel de sinteză asupra a peste o sută de studii s-a remarcat că numai 5% din caracteristici se regăsesc în mai mult de patru cercetări. Eugen Jennings a conchis că „Cincizeci de ani de studiu nu au reuşit să evidenţieze o caracteristică personală sau un set de însuşiri care ar putea fi folosite pentru a-i putea deosebi pe cei cu calităţi de lideri de cei care nu le au”197. Deşi s-a constatat că unele însuşiri sunt oarecum asociate calităţii de conducător, respectivele studii demonstrează că nu există un anume tip de lider şi că, dimpotrivă, se manifestă o mare varietate în ceea ce priveşte capacitatea, aptitudinile şi personalitatea conducătorilor consacraţi.194 Tannenbaum, R.; Weschler. I.; Massarik, F., Leadership and Organization. A Behavioral Science Approach, New York, McGraw-Hill, 1961.195 Koontz, H.; O'Donnell, C.; Weihrich, H., op. cit., p.117.196 Stodgill, Ralph M., Handbook of Leadership, New York, Free Press, 1974.197 Jennings, Eugen E., The Anatomy of Leadership, in Management of Personnel Quaterly, 1, Autumn, 1961, p. 2.

213

După ce studiile asupra caracteristicilor personale nu s-au mai bucurat de succes, a crescut interesul faţă de modul de comportare al conducătorilor. Cercetătorii nu au mai căutat să identifice o configuraţie unică de însuşiri, ci s-au concentrat asupra stilului de conducere, examinând modul de acţiune al liderilor: ce fac, pe ce pun accentul şi cum se poartă cu subordonaţii. Studiile au evidenţiat două valenţe comportamentale relativ independente care îi deosebesc pe conducători de ceilalţi oameni. Prima dintre acestea, consideraţia, priveşte gradul în care conducătorul reuşeşte să stabilească un climat de încredere reciprocă, amiciţie, respect şi căldură în relaţiile cu subordonaţii. A doua, iniţierea structurii organizatorice, se referă la comportamentul conducătorului în ceea ce priveşte organizarea, definirea scopurilor şi obiectivelor, evidenţierea termenelor şi stabilirea direcţiei de acţiune. Cele două valenţe sunt independente şi nu reprezintă extreme ale unui proces continuu. Un procent ridicat nu înseamnă în mod necesar un procent scăzut al celeilalte. O persoană poate înregistra indici superiori atât la una cât şi la cealaltă.

Alte studii au reliefat faptul că există trei tipuri de manageri: cei care se concentrează cu precădere pe problemele producţiei, cei care au în atenţie cu precădere aspectul angajaţi şi, respectiv, cei care utilizează o metodă de conducere mixtă. Întrucât nimeni nu se comportă mereu în acelaşi fel, termenul cu precădere este semnificativ în acest context. Managerii preocupaţi de producţie se simţeau total răspunzători pentru realizarea sarcinilor de producţie, angajaţii fiind obligaţi să facă numai ceea ce le spunea managerul. Managerii concentraţi asupra aspectului personal recunoşteau faptul că munca este realizată de subordonaţi şi, în consecinţă, aceştia trebuie să aibă un cuvânt greu de spus în ceea ce priveşte modul în care se execută aceasta. Acest tip de manageri nutrea convingerea că responsabilitatea era de a coordona activitatea şi de a menţine un climat de armonie.

Rezultatele multor studii pot fi considerate surprinzătoare. Contrar ideii întreţinute de teoriile tradiţionale de management – care subliniază că un management îngăduitor cultivă delăsarea, superficialitatea şi neglijenţa subalternilor –, s-a constatat că multor lucrători din cadrul unei organizaţii le place munca pe care o fac, doresc să fie productivi şi chiar vor fi, dacă li se asigură un oarecare control asupra activităţii.

Rezultatele cercetărilor efectuate în ultimii ani vin în sprijinul acestei teze, preceptul fiind aplicabil la multe alte activităţi, în afară de cea de birou. Cu toate că nu rezolvă toate problemele supervizării, teza potrivit căreia lucrătorii se simt răspunzători pentru productivitate, iar conducerea centrată pe aspectul angajat este cea mai bună metodă de a stimula acest sentiment, dispune de extrem de multe probe în sprijinul ei.

Modelul de conducere conjunctural (Fiedler). Specialiştii în domeniu au renunţat la ideea că ar putea exista un stil de conducere perfect. Ei consideră că predecesorii lor nu au reuşit să identifice existenţa unei relaţii între modelele de comportament managerial şi performanţa de grup. Teoreticienii adepţi ai principiului conjunctural, adică ai acţiunii care se derulează conform unei situaţii date, susţin că

214

nu există un tip ideal de conducător şi că mai multe stiluri de conducere se pot dovedi adecvate, în funcţie de situaţie198.

Fred Fiedler este cel care a elaborat una din cele mai cunoscute teorii de acest fel. Potrivit modelului creat de el, există trei variabile caracteristice situaţiei care determină gradul în care o stare dată este favorabilă conducătorului. Acestea sunt următoarele:

a) Relaţiile dintre lider şi membrii organizaţiei (gradul în care membrii grupului au simpatie faţă de conducător şi manifestă încredere în el, astfel încât să îl urmeze în acţiunile sale);

b) Structura îndatoririlor/sarcinilor de serviciu (cât de clar organizate sunt elementele componente ale sarcinilor de serviciu ce trebuie îndeplinite);

c) Poziţia în structura puterii (autoritatea şi puterea de decizie asociate cu poziţia conducătorului în organizaţie).

Fiedler a alcătuit şi a studiat opt combinaţii ale acestor variabile. Ele se extind de la situaţia cea mai propice pentru un conducător (relaţii bune cu subalternii, obiective/sarcini clar structurate şi o poziţie de autoritate puternică), până la situaţia cea mai nefavorabilă în care se poate găsi acesta (relaţii proaste cu subalternii, sarcini insuficient structurate, o poziţie de conducere fără autoritate). Autorul a încercat să stabilească stilul de conducere cel mai eficace, adecvat fiecăreia din aceste situaţii. Teoria sa implică faptul că liderul concentrat pe sarcinile/îndatoririle de serviciu este cel care va putea obţine rezultate în situaţiile extreme. Atunci când condiţiile sunt cele mai favorabile sau cele mai defavorabile pentru conducător, stilul concentrat pe problemele activităţii organizaţiei este cel mai eficient. Stilul orientat către cultivarea relaţiilor interumane (concentrat pe problemele personalului) are cele mai bune rezultate atunci când condiţiile de desfăşurare a activităţii sunt relativ favorabile sau relativ nefavorabile conducătorului. Concluzia lui Fiedler este că, în condiţii favorabile, când liderul are de partea sa puterea/autoritatea şi sprijinul benevol al personalului din subordine, dispunând în paralel de sarcini/obiective relativ bine structurate, grupul pe care îl conduce este gata să accepte orientările sale în ceea ce priveşte modul de desfăşurare a activităţii. În condiţii total nefavorabile, grupul respectiv se va destrăma însă dacă intervenţia activă a liderului şi exercitarea controlului său nu vor reuşi să menţină personalul pe posturile ocupate. În condiţii moderat favorabile, o atitudine orientată către menţinerea relaţiilor interumane îngăduitoare şi fără caracter de comandă poate reduce stresul personalului condus sau posibilitatea de conflicte interne, ceea ce permite grupului respectiv să acţioneze mai operativ şi cu mai multă eficienţă.

Studiile lui Fiedler sunt de un real ajutor managerilor, întrucât contribuie la creşterea acuităţii de înţelegere a relaţiei dintre diversele variabile specifice situaţiei implicate în actul conducerii. Eficacitatea managerului este influenţată de variabilele caracteristice fiecărei situaţii în parte. În viziunea lui Fiedler, actul conducerii depinde la fel de mult de variabilele organizaţionale, ca şi de calităţile personale ale liderului.

198 Fiedler, Fred, Contingency Model of Leadership Effectiveness, în Advances in Experimental Social Psychology, 1, New York, Academic Press, 1964.

215

Problemele conducerii. Mulţi experţi au evidenţiat dificultăţile întâmpinate de cei ce vor să devină conducători eficienţi. În trecut oamenii erau mai puţin înclinaţi să pună la îndoială autoritatea unui conducător decât în vremurile actuale. Liderii din ziua de azi trebuie să fie capabili de a inspira încredere şi loialitate în rândurile unor subalterni care manifestă, în cel mai bun caz, o oarecare suspiciune faţă de structurile de autoritate de orice fel. Michael Maccoby, de exemplu, este preocupat de faptul că formele tradiţionale de conducere nu sunt adecvate necesităţilor organizaţiilor din ziua de azi: „Cred că în prezent există o criză de autoritate, legitimitatea ei fiind pusă sub semnul întrebării, din cauză că nici atribuţiile conducerii şi nici imaginea conducătorului nu corespund necesităţilor marilor organizaţii, mai ales a celor comercial-economice sau guvernamentale, într-o epocă a drepturilor şi restricţiilor, când apar noi valori şi conceptul de productivitate este în schimbare, fără să se fi cristalizat deocamdată într-un ideal precis definit”199. Maccoby identifică trei tipuri de conducători care au avut succes în diferite epoci, deoarece stilul lor corespundea cerinţelor sociale ale vremii. Aceste tipuri sunt:

a) Meşteşugarul independent. Interesat în a produce ceva, meşteşugarul întruchipează principiul etic tradiţional referitor la muncă, preocuparea lui fiind de a realiza calitatea şi prosperitatea prin cumpătare. (Acest tip de conducere a predominat, pe teritoriul S.U.A., stat la care se referă analiza, de la sfârşitul secolului al XVIII-lea, până la Războiul Civil.);

b) Creatorul de imperii industriale. Acesta este un conducător cu talente antreprenoriale, cu rezistenţa şi tenacitatea necesare pentru a crea întreprinderi şi întregi ramuri economice, capabil să supravieţuiască în jungla concurenţei. Acest tip de lider îşi tratează subordonaţii într-o manieră paternalistă. (În America, genul a dominat perioada cuprinsă între anii de după Războiul Civil şi deceniul şase al secolului trecut.);

c) Jucătorul. Acest tip de conducător este atras de provocarea pe care o reprezintă jocul şi caracterul competiţional al acestuia. Scopul lui este de a câştiga. El îi conduce pe subordonaţi printr-o manieră plină de persuasiune, entuziasm şi seducţie şi nu prin metoda greoaie de comandă care îi umileşte pe oameni. (La sfârşitul secolului trecut, acest tip de conducător era cel mai răspândit.).

În opinia lui Maccoby, nici unul din aceste tipuri nu este totuşi adecvat pentru organizaţiile prezentului. El subliniază nevoia pentru un nou stil de conducere, care să aibă capacitatea de a înţelege atât motivaţia schimbării, cât şi raţiunea rezistenţei faţă de schimbare şi să poată stabili principii operative care să consolideze încrederea, să faciliteze cooperarea şi să clarifice semnificaţia rolului fiecărei persoane în realizarea obiectivului comun.

Specialişti de succes din domeniul managementului vehiculează teza potrivit căreia este în curs de structurare un nou stil de conducere, care ar putea asigura îndrumarea şi orientarea activităţii în cadrul actualului tip de organizaţii. John Naisbitt şi Patricia Aburdene, în lucrarea Re-inventing the Corporation (New York, Warner Books, 1985), la fel ca Thomas Peters şi Robert Waterman, în cartea In 199 Maccoby, Michael, Leadership Needs of the 1980's. Perspectives on Leadership, în Current Issues in Higher Education, I, 1979.

216

Search of Excellence : Lessons from America's Best-Run Companies (New York, Harper & Row, 1982), aduc laude conducătorilor preocupaţi de problemele personalului care activează în locuri de muncă radical modificate – instituţii cu un caracter preponderent uman, ce pun accent pe unitatea dintre conducere şi personal. Naisbitt şi Aburdene afirmă că ingredientul principal pentru reinventarea corporaţiei este existenţa unei concepţii solide asupra dezvoltării acesteia, sursa concepţiei fiind conducătorul. O persoană ce posedă o combinaţie unică de aptitudini: forţa intelectuală de a crea concepţia/viziunea şi capacitatea de a o face să se materializeze. Peters şi Waterman, examinând corporaţiile pe care le-au considerat cele mai eficiente, argumentează că cel mai reuşit tip de conducător este cel ce se concentrează pe problemele personalului, având în acelaşi timp capacitatea de a fi blajin şi dur. Thomas Peters şi Nancy Austin susţin că managerul nu mai trebuie să fie arbitru, criticastru, analist neutru, ultraprofesionist, emitent al deciziilor, personajul care spune « nu » sau pronunţă sentinţe definitive, ci un lider care acţionează ca un entuziast, un explorator ce descoperă şi creşte noi talente, dramaturg, antrenor, educator, arhitect, creator de condiţii favorabile dezvoltării personalului din organizaţia pe care o conduce. James Belasco afirmă în Teaching the Elephant to Dance : Empowering Change in Your Organization (New York, Crown, 1990) că liderii de la orice nivel organizaţional trebuie să-şi creeze o nouă strategie de împuternicire managerială a celor pe care îi conduc. Desigur, liderii nu acţionează în condiţiile unei totale izolări. Nici nu comandă în sensul strict al cuvântului, formulând directive unilaterale îndreptate într-un singur sens. Conducerea implică aproape întotdeauna cooperarea şi colaborarea, activităţi ce pot avea loc numai într-un context ce le este favorabil.

Managerii preocupaţi de aspectele conducerii trebuie să-şi reamintească permanent că, în pofida teoretizărilor referitoare la stilul de conducere, cercetările nu au reuşit deocamdată să demonstreze că un anume stil este superior celorlalte. Studierea unui stil de conducere este o problemă complexă, iar cele mai multe din cercetările efectuate până acum nu sunt în totalitate edificatoare. Teoriile bazate pe configuraţia situaţiei în speţă, cum este modelul conjunctural al lui Fiedler, par a fi cele mai potrivite aplicării la cazuri reale. Totuşi, acest gen de teorii, prin accentul pe care îl pun pe adaptarea stilului de conducere la anumite condiţii sau situaţii de muncă, complică prea mult sarcina managerului. Majoritatea managerilor ar dori să li se spună cum să conducă; teoriile situaţionale demonstrează că nu există o metodă corectă anume şi că liderii eficace, în sensul lui Peter Drucker200, îşi adaptează stilul şi comportamentul managerial la nevoile personalului din subordine şi la situaţia respectivă. Cum aceste aspecte nu sunt niciodată constante, opţiunea pentru stilul adecvat unei anumite situaţii reprezintă totdeauna o problemă dificil de soluţionat.

Creativitatea şi succesul în activitatea managerială. De cele mai multe ori, în viaţa de toate zilele, persoanele care reuşesc să aducă în discuţie idei şi concepte noi sunt privite cu admiraţie şi respect. Nu de puţine ori, asemenea persoane reuşesc să deschidă un drum nou într-o situaţie care, aparent, nu are ieşire, să-şi impună 200 Drucker, Peter, Despre decizie şi eficacitate/The Effective Executive, Bucureşti, Meteor Press, 2008.

217

punctul de vedere, cu alte cuvinte, să aibă succes. Despre astfel de persoane, se spune că sunt creative.

În opinia lui Rupert Lay, creativitatea este procesul de gândire apropiat de realitate, dar care se desfăşoară împotriva regulilor acceptate.

Marii creatori mărturisesc că înainte de a trece la creaţia propriu-zisă, la realizarea de fapt a unei opere, indiferent de natura acesteia, au născocit-o mai întâi în minte, în diferite intervale de timp, fiind insistent preocupaţi de ea. Este, desigur, un motiv de meditaţie …

Dintre elementele definitorii ale creativităţii menţionăm: originalitatea (ce se manifestă prin capacitatea unui individ de a adopta atitudini personale fără tendinţa de a copia sau reproduce modul de gândire al vreunei persoane), flexibilitatea (caracterizată, în esenţă, prin rapiditatea gândirii de a se adapta la situaţii noi, neprevăzute, în scopul de a găsi soluţii optime de rezolvare a problemelor în diverse domenii), ingeniozitatea (spiritul inventiv, prin care diferitele probleme sunt rezolvate cu eleganţă, într-un mod abil şi surprinzător), expresivitatea (ce exprimă culoarea, forma, mărimea, ritmul, asimetria şi dinamica), eficienţa (element care ia în considerare performanţele ce se pot obţine ca urmare a acţiunii creatoare).

Până la urmă, creativitatea201 este asociată cu  ,,a face” şi mai puţin cu  ,,a fi” . Şi cum nu facem ceva doar de dragul de a face, se poate observa că aptitudinile creative sunt strâns legate de scopurile propuse. Şi nu ne referim aici la planificarea obiectivelor, ci la descoperirea lor. Scopurile sunt deseori nerealiste. Pentru că nu sunt explorate în profunzime. Iar în această situaţie nu există o motivaţie profundă pentru atingerea lor. De aceea, la elementele definitorii ale creativităţii pe care le-am menţionat, putem adăuga motivaţia. Pentru că dacă o persoană este foarte motivată în ceea ce face, va fi surprinsă să constate cât de creativă poate fi.

Creativitatea despre care am discutat este caracterizată prin eforturile intensive şi sistematice depuse pentru a se ajunge la idei şi concepte noi. Acesta însă nu este singurul mod de a fi creativ, nu este singurul gen de creativitate. Există şi alte tipuri, dintre care menţionăm:

- Creativitatea inocenţei. Persoane care au cunoştinţe foarte vagi într-un anumit domeniu sesizează instinctiv soluţia unei probleme, căutată de mult timp de specialişti bine calificaţi. Aceasta este posibil tocmai fiindcă persoana respectivă nu este limitată, în modul ei de gândire, de scheme logice folosite de multe ori de specialişti în activitatea pe care o desfăşoară;

- Creativitatea datorată unor factori situaţionali sau întâmplării. Istoria ştiinţei abundă în exemple de acest gen. De pildă, cauciucul a fost descoperit întâmplător, atunci când Charles Goodyear a scăpat câteva picături de latex – acel lichid albicios obţinut din seva unor copaci din America de Sud – pe o plită încinsă. După uscare, substanţa rezultată avea proprietăţi elastice neobişnuite, dar o rezistenţă

201 Există numeroase maxime despre creativitate, care aparţin unor oameni celebri. Iată câteva: Creativitatea înseamnă să vezi ceva care încă nu există. Trebuie să afli cum s-o transformi în realitate şi astfel să devii partener cu Dumnezeu (Michele Shea); Creativitatea este o floare atât de delicată, încât elogiul o face să înflorească, în timp ce descurajarea o înăbuşă adesea, chiar înainte ca ea să se poată transforma în floare (Thomas Carlyle); Creativitatea înseamnă străpungerea lumescului pentru a găsi minunatul (Bill Mayers); Creativitatea poate fi descrisă ca descotorisirea de certitudini (Gail Sheehy); Creativitatea este un drog fără de care nu pot trăi (Cecil B. DeMille).

218

mecanică insuficientă. Prin tratamentul cu sulf, s-au obţinut calităţile pe care le are astăzi cauciucul;

- Creativitatea gândirii laterale. În prezent, acest tip de creativitate influenţează evoluţia tehnicii, în sensul că progresele realizate într-un domeniu tehnic sunt folosite pentru soluţionarea problemelor dintr-un alt domeniu.

Rezultatele cercetărilor întreprinse într-o sferă de activitate sau alta arată însă că multe dintre ideile noi apar în afara cadrului organizaţional al unei structuri. Apar, altfel spus, în libertate, în situaţii lipsite de orice fel de îngrădiri, ceea ce confirmă opinia lui Thomas A. Bass: The mother of Inventions? Freedom! (Mama tuturor invenţiilor? Libertatea). În acest context, sunt demne de subliniat două corelaţii care, de obicei, nu sunt luate în considerare:

Interes-Motivaţie. Lucrătorii (de fapt, personalul condus) trebuie să continue procesul de gândire în timpul liber. Din acest punct de vedere, managementul unei organizaţii care beneficiază de un înalt grad de creativitate foloseşte capacitatea de gândire, în timpul liber, a personalului condus, urmărind soluţionarea problemelor specifice. Situaţia respectivă nu este posibilă decât în cazul când, la un nivel foarte înalt, al top-managementului, interesele de ansamblu ale lucrătorilor sunt identice cu cele ale conducerii;

Timp-Climat. Personalului condus trebuie să i se asigure timp liber şi condiţiile pentru a putea gândi creativ. Desigur, este sarcina conducerii de a crea cadrul necesar îndeplinirii unui astfel de deziderat.

Faptul că ideile noi apar mai ales în timpul liber conduce la ipoteza că, pe parcursul activităţii propriu-zise, un element suplimentar de gândire frânează procesul de creaţie. Un astfel de element a fost căutat în modul de gândire al omului modern. Aici ne apropiem de folosirea implicită a unor axiome, denumite axiomele gândirii ştiinţifice. Iată-le:

- Toate rezultatele trebuie să poată fi reproduse; în caz contrar, rezultatele nu au sens;

- Toate rezultatele şi fenomenele trebuie să fie cuantificabile;- Orice fenomen trebuie să poată fi divizat în părţi componente, care pot fi

analizate separat.Fără a analiza în profunzime axiomele enunţate şi importanţa lor pentru

dezvoltarea ideilor noi, se poate deduce faptul că ele constituie un adevărat filtru, prin care ceea ce în mod obişnuit gândim trebuie să treacă înainte de a fi exprimat. Acest filtru este menţinut – desigur, inconştient – în stare activă mai ales atunci când ideile sunt exprimate în mod liber. Printre asemenea idei se pot găsi – se înţelege – şi unele care nu corespund celor trei axiome menţionate. De aceea, ideile care par să se situeze departe de realitate sau care conţin formulări împotriva regulilor acceptate nu pot fi exprimate, ele fiind respinse încă înainte de a apărea în subconştient.

Calea spre succes presupune existenţa creativităţii în procesul de găsire a celor mai bune soluţii pentru depăşirea unor obstacole. Singură, creativitatea nu este suficientă pentru a garanta succesul. În egală măsură, pentru a avea succes, în afara ideilor noi, care – fără îndoială – au importanţa lor, mai trebuie altceva, la fel de necesar; pentru că, aşa cum afirma Edward de Bono: Să aplici o idee este mai

219

important decât să ai primul ideea respectivă. Necesitatea de a fi creativ nu elimină nici o cale care poate conduce la succes. Toate modalităţile folosite la un moment dat au valoarea lor intrinsecă dacă, prin aplicare într-un proces managerial, indiferent de domeniu, determină atingerea obiectivelor propuse.

Dar o persoană poate deveni manager în indiferent ce condiţii? Nu vom formula un răspuns tranşant la o astfel de întrebare. Preferăm să precizăm însă că, desigur, există posibilitatea ca o persoană să ocupe un post de conducere în mod voit sau chiar din întâmplare. Mai ales în funcţiile publice, unde anumite promovări rezultă adesea din aşa-numitele ,,impulsuri exterioare” (de pildă, de natură politică) şi nicidecum din convingerea sau voinţa persoanei în cauză.

Unele persoane pot avea reticenţe în acceptarea unui post de conducere, determinate de teama de a lua o decizie (de multe ori, în condiţii de risc şi incertitudine) sau faţă de schimbare, dar şi eventualele reţineri în aplanarea conflictelor care pot apărea în organizaţie sau de existenţa unor dubii cu privire la competenţa lor în împrejurări dintre cele mai diverse. Astfel de reticenţe le diminuează elanul sau pot conduce chiar la refuzarea promovării.

Pe de altă parte, există serioase motivaţii care implică acceptarea unui post de manager. Dintre acestea menţionăm dorinţa de putere, nevoia de a munci în echipă, dorinţa de a-şi răspândi ideile şi, în cele din urmă, de a le concretiza în activitatea unei organizaţii, evitarea monotoniei şi a rutinei, ameliorarea situaţiei materiale, lărgirea orizontului profesional ş.a.

Mulţi dintre noi îşi încep cariera fără a se aştepta să fie implicaţi în procesul managerial202. Oricum, în timp, o bună parte acumulează treptat atribuţii manageriale, înţelegând faptul că un segment semnificativ din timpul lor este destinat activităţii de conducere. În alte cazuri, ei pot fi promovaţi fără a trece treptat prin posturi de specialitate, primind la un moment dat titlul de manager, împreună cu atribuţiile pe care le presupune o asemenea funcţie. Diferenţa dintre cele două grupuri de persoane este că primul se va adapta treptat la noua situaţie, în vreme ce al doilea va face o trecere bruscă, deşi structura reală a atribuţiilor lor poate fi aceeaşi (parţial de conducere, parţial de specialitate). Desigur, modalităţile prin care se poate ajunge într-un post de conducere diferă în funcţie de natura organizaţiei, obiceiuri, reglementări, niveluri ierarhice etc.

În acest punct al dezvoltării noastre, se poate formula, în mod firesc, întrebarea referitoare la calităţile necesare unui bun conducător sau manager.

Încercăm să răspundem, precizând în primul rând faptul că practica a demonstrat că ,,meseria” de manager poate fi învăţată ca oricare alta. Menţionăm totodată că însuşirile specifice unui bun manager nu se moştenesc, existând posibilitatea ca ereditatea, zodia să ofere cel mult unele predispoziţii pentru conducere, care trebuie însă cultivate cu atenţie şi dezvoltate pe parcurs. Numai prin analizarea situaţiilor cu care se confruntă un conducător în procesul managerial există posibilitatea de identificare a cunoştinţelor pe care acesta trebuie să le posede;  în orice caz, chiar dacă anterior viitorul manager a fost un specialist reputat, va trebui

202 Rees, David W., Arta managementului, Bucureşti, Editura tehnică, 1996.220

pentru noua sa ,,meserie”, să-şi lărgească considerabil aria cunoştinţelor sale pentru a putea face faţă cu succes noilor provocări.

După cum am arătat, creativitatea este una dinte caracteristicele esenţiale care nu trebuie să lipsească din panoplia unui bun manager. Dar, pe lângă creativitate, la care am însumat motivaţia, unui conducător îi sunt necesare cunoştinţe din domenii diverse, care ar putea fi sintetizate şi corelate cu cele cinci tipuri de calităţi-cheie pe care trebuie să le posede un manager, respectiv:

calităţi tehnice (de fapt, o anumită îndemânare necesară pentru a desfăşura o activitate specializată);

calităţi conceptuale (abilitatea de a gândi în termeni abstracţi); calităţi interpersonale (abilitatea de relaţionare cu alţi oameni, atât din

interiorul, cât şi din exteriorul organizaţiei). Dintre asemenea calităţi se evidenţiază capacitatea managerului de a înţelege nevoile şi motivaţiile persoanelor care îşi desfăşoară activitatea într-o organizaţie, de a manifesta, atunci când este cazul, înţelegere şi compasiune pentru situaţiile mai puţin faste din viaţa şi activitatea colaboratorilor, indiferent de „rangul” acestora;

calităţi de diagnosticare (abilitatea managerului de a evalua o anumită situaţie şi de a-i stabili cauzele);

calităţi analitice (capacitatea managerului de a identifica, într-o anumită situaţie care poate apărea în desfăşurarea procesului managerial, cele mai relevante probleme, urmărind cu prioritate soluţionarea acestora).

Oricare ar fi locul203 ocupat într-o organizaţie şi indiferent de domeniul lor de activitate, managerii interpretează ceea ce literatura de specialitate denumeşte în mod relevant roluri manageriale. Numeroasele studii efectuate asupra acestui subiect204 au ajuns la concluzia că managerii interpretează zece roluri diferite pentru a influenţa în sensul dorit de ei comportamentul persoanelor care îşi desfăşoară activitatea atât în interiorul, cât şi în exteriorul organizaţiilor conduse. În opinia unor autori (cum ar fi, de pildă, J. Massic şi J. Douglas), aceste roluri pot fi grupate în trei categorii:

♦ decizionale, atunci când managerul iniţiază o schimbare, dezvoltă o nouă strategie, alocă resurse, negociază etc.;

♦ interpersonale205, categorie ce se referă, de fapt, la relaţiile interumane din cadrul unei organizaţii;

♦ informaţionale, atunci când managerul foloseşte în mod eficient informaţiile de care dispune pentru îndeplinirea obiectivelor organizaţiei.

203 Este vorba de nivelul la care îşi desfăşoară activitatea un manager. Conducerea de vârf (top-managementul) este cea care planifică, îndrumă şi controlează întreaga activitate a organizaţiei, stabilind strategia acesteia şi politicile sale principale. Conducerea de mijloc (middle-management) implementează strategia şi politicile principale stabilite la nivelul superior al organizaţiei. Managerii de la acest nivel dezvoltă planuri tactice şi proceduri standard de operare, coordonează şi supraveghează activitatea managerilor de la nivelul inferior. Conducerea de bază (lower level management) coordonează şi supervizează activitatea angajaţilor operaţionali.204 Un exemplu în acest sens este Mintzberg, H., The Nature of Management Work, New York, Harper & Row, 1963.205 Acest subiect este dezvoltat în Zisu, Cătălin, Forţa relaţiilor interumane, ediţia a doua, Bucureşti, Societatea Scriitorilor Militari, 2009.

221

În mod concret, activitatea managerilor, reuşita lor sunt dependente de o multitudine de elemente aflate sau nu sub controlul acestora. Înţelegerea faptului că un manager sau un factor de răspundere, în sensul conferit acestei sintagme de Peter Drucker (Despre decizie şi eficienţă/The Effective Executive, Bucureşti, MeteorPress, 2008) acţionează, nu de puţine ori, într-un mediu ostil, caracterizat prin existenţa unor incertitudini, adesea dificil de surmontat, reprezintă un prim pas spre „descifrarea” mediului în care un conducător, indiferent de nivelul ierarhic, acţionează. Printre factorii care influenţează activitatea managerilor se numără:

- schimbarea şi rezistenţa la schimbare;- cunoscutul, dar mai ales necunoscutul;- elementele controlabile şi, respectiv, necontrolabile;- oportunităţile şi situaţiile nefavorabile;- ciclul de viaţă al organizaţiei.206

Simpla enumerare a acestor factori demonstrează indubitabil complexitatea activităţii pe care o desfăşoară managerii, în strânsă legătură cu stilul de conducere207

promovat de aceştia. Cei mai mulţi dintre aceştia nu vor putea realiza niciodată lucruri deosebite, dar vor putea realiza lucruri mici, într-un mod deosebit.

Ca şi celelalte atribuţii manageriale, conducerea este îndeplinită de managerii aflaţi pe diverse niveluri în cadrul unei organizaţii. În structurile organizaţionale tipice, printre care se numără şi bibliotecile, managementul poate fi împărţit pe trei niveluri. Managementul de nivel superior – care în biblioteci înseamnă directorul şi directorii adjuncţi (acolo unde este cazul, de regulă în bibliotecile mari) – are responsabilitatea funcţionării generale a întregii instituţii. Managementul de nivel mediu are în responsabilitatea sa anumite subdiviziuni sau funcţii ale organizaţiei. În 206 Ciclul de viaţă al unei organizaţii cunoaşte trei faze, respectiv stadiul incipient (crearea organizaţiei), stabilizarea şi dezvoltarea activităţii organizaţiei (dacă există un management real, şi nu numai declarat), stadiul de relansare sau de moarte lentă a unei organizaţii (ultima variantă datorată unor probleme cărora managementul nu le-a făcut faţă, nereuşind să se adapteze şi să supravieţuiască într-o lume competitivă şi în permanentă schimbare).207 Desigur, fiecărui manager îi corespunde un stil de conducere. Din analiza multitudinii tipurilor de manageri sau conducători rezultă concluzia potrivit căreia fiecare dintre aceştia are un stil aparte de a conduce, dar există stiluri care prezintă elemente comune, existând posibilitatea de a fi grupate, de exemplu (după cum s-a arătat) în stiluri corespunzătoare teoriei X (bazate, în esenţă, pe o strânsă îndrumare şi control) şi, respectiv, teoriei Y (fundamentate, în principiu, pe armonizarea intereselor angajaţilor cu cele ale organizaţiei şi pe asigurarea unor condiţii de muncă adecvate). În acest context, leadeship-ul, definit de mulţi ca fiind sinonimul conducerii, nu este altceva decât un stil de conducere aparte. Diferenţa dintre leadership (abilitatea de a-i influenţa pe alţii) şi management este aceea că liderul este capabil să determine o cooperare voluntară a colaboratorilor săi, în timp ce managerul poate să apeleze la constrângere pentru a schimba comportamentul acestora. Precizăm faptul că un lider poate fi un bun manager, însă pentru ca un manager să fie eficace trebuie să aibă calităţi de lider. În timp, au fost identificate trei stiluri de lideri: • autoritari (care deţin întreaga autoritate şi responsabilitate în cadrul organizaţiei, comunicarea realizându-se, cu prioritate, de sus în jos, de la angajaţi aşteptându-se rezultate corecte şi precise); • adepţi ai liberei iniţiative ("laisser-faire"), care "cedează" responsabilitatea şi permit subordonaţilor să muncească fără îngrădiri speciale (sunt adepţii unei comunicări minime cu persoanele aflate pe niveluri ierarhice inferioare, aceasta realizându-se îndeosebi pe orizontală, între componenţii grupului organizaţional condus); • democratici, care deţin autoritatea finală, dar o deleagă altora (în acest caz, comunicarea se realizează în ambele sensuri).

222

biblioteci, şefii de departamente/servicii/secţii sunt manageri de nivel mediu/intermediar. Atribuţiile lor manageriale privesc buna funcţionare a unor segmente din structura bibliotecii (achiziţia de carte, completarea/dezvoltarea colecţiilor de carte şi publicaţii periodice, activitatea infodocumentară, relaţiile cu alte instituţii din sistemul infodocumentar etc.). Cadrele de conducere sau factorii de răspundere, în sensul lui Peter Drucker, de pe cea mai joasă poziţie în ierarhia managerială – şefii de birouri, numiţi uneori manageri din prima linie – conduc activitatea lucrătorilor individuali, în scopul realizării obiectivelor instituţiei. Deoarece şefii de birou/ateliere direcţionează în mod nemijlocit activitatea personalului obişnuit, care nu face parte din categoria managerilor, aceştia deţin un rol deosebit în ceea ce priveşte influenţarea nivelului de performanţă al instituţiei. Şi aici, în biblioteci, conducerea reprezintă o sarcină dificilă, deoarece se manifestă în sfera comportamentului uman, iar acesta este imprevizibil, datorită faptului că îşi are originea în sistemul de valori înrădăcinat în conştiinţa oamenilor. Nu există formule simple în ceea ce priveşte modul de a lucra cu oamenii, după cum nu există soluţie ideală la problemele organizaţionale. Tot ce se poate face se referă la dezvoltarea capacităţii de înţelegere şi a aptitudinilor în acest domeniu, astfel încât relaţiile interumane la locul de muncă să poată fi îmbunătăţite. Realizarea acestui obiectiv este atrăgătoare şi, desigur, merită efortul.

Decizia pe care trebuie să o ia în mod obligatoriu orice manager se referă la amploarea gradului de participare a personalului la procesul de conducere şi administrare. În ultimele decenii, s-a produs o schimbare în stilul de conducere al multor directori de bibliotecă. Dacă în trecut, majoritatea bibliotecilor erau organizate ca structuri ierarhice tradiţionale, iar stilul de conducere obişnuit era cel autoritar, directorul fiind cel care lua toate deciziile, astăzi el descoperă că stilul autoritar este mai puţin aplicabil, întrucât personalul de specialitate are pretenţia – justificată, de altfel – să participe mult mai intens la procesul decizional. De altfel, fenomenul managementului participativ în cadrul bibliotecilor a fost studiat de numeroşi autori, existând – ca în orice domeniu – păreri pro sau contra. Nu le vom dezvolta aici, precizând totuşi faptul că „participarea la conducere pare să funcţioneze cel mai bine în condiţiile în care este organizată corespunzător. Sistemelor ‹‹bine organizate›› le sunt caracteristice următoarele elemente: o structură managerială /…/ stabilă, implicând antrenarea personalului de conducere adecvat; desemnarea unor sarcini/obiective semnificative şi totodată realizabile, cu încadrări exacte (în timp – n.n.) şi parametri clar precizaţi; o delimitare în timp, un cadru prestabilit de relaţii de subordonare şi responsabilitate, precum şi anumite norme pe care grupurile trebuie să le respecte; informarea şi instruirea acestora în vederea participării, astfel încât să se asigure eficienţa actului participativ; un mecanism de asigurare a angrenării tuturor celor implicaţi, care să evite problemele unui eventual conflict de autoritate şi să garanteze posibilitatea cuprinderii în proces a persoanelor direct interesate sau care pot aduce o contribuţie reală; un mecanism care să asigure recunoaşterea oficială, aprecierea şi recompensarea eforturilor acestor echipe;

223

procedee clar formulate în ceea ce priveşte alcătuirea grupurilor participative, finalizarea activităţii lor şi transferul de informaţii de la acestea”208.

Multe biblioteci permit astăzi o anumită contribuţie a personalului la fundamentarea şi finalizarea procesului decizional. Nu este vorba întotdeauna de un management participativ real, dar în majoritatea bibliotecilor este practicat sistemul consultării înainte de luare a deciziilor. Rezumând ce spune în acest sens Nicholas Burckel209, putem afirma că, după ce au pendulat între a susţine şi a critica metoda managementului participativ, managerii din biblioteci s-au oprit asupra unei metode de sinteză, acceptabilă pentru toţi. Nimeni nu se îndoieşte de faptul că managementul participativ, atunci când este aplicat în mod corespunzător, duce la creşterea satisfacţiei în muncă. O aplicare corespunzătoare înseamnă de obicei un sprijin efectiv asigurat metodei de top-managementul din biblioteci şi adoptarea treptată, în stadii succesive, a acesteia, presupunând desigur că personalul de specialitate înţelege limitele implicării lui şi faptul că participarea la procesul decizional nu va putea soluţiona toate problemele organizaţiei şi nici nu va garanta infailibilitatea deciziilor. În egală măsură, metoda nu se poate substitui responsabilităţii individuale şi nici conducerii.

Deşi mai există încă un număr restrâns de directori de tip autoritar, majoritatea personalului de specialitate din biblioteci este implicat, într-o măsură mai mare sau mai mică, în procesul decizional. De altfel, este vorba de însăşi calitatea managementului participativ, aceea de a forţa deplasarea centrului de greutate al procesului decizional în jos, până la nivelul cel mai potrivit desfăşurării sale în funcţie de existenţa informaţiilor relevante şi de efectul deciziei asupra activităţii.

În conformitate cu prevederile Legii bibliotecilor (nr. 334/2002), art. 52, conducerea bibliotecilor este asigurată astfel:

- în cazul bibliotecilor cu personalitate juridică, de către un director general sau director, care poate avea unul sau mai mulţi adjuncţi;

- în cazul bibliotecilor fără personalitate juridică, aşa cum sunt bibliotecile din armată, de un director sau de un bibliotecar responsabil, cu funcţia de şef de serviciu sau şef de birou, având dreptul la indemnizaţie de conducere corespunzătoare, potrivit prevederilor legale.

În cazul bibliotecilor de drept public cu personalitate juridică funcţionează (pe baza regulamentelor de organizare şi funcţionare a instituţiilor respective) consilii de administraţie cu rol consultativ, conduse de directorul general sau de director, în calitate de preşedinte. De asemenea, în cadrul bibliotecilor de drept public cu sau fără personalitate juridică, pot fi organizate consilii ştiinţifice, cu rol consultativ în dezvoltarea colecţiilor, în domeniul cercetării ştiinţifice şi al activităţii culturale. Directorul general/directorul, respectiv bibliotecarul responsabil poartă întreaga răspundere pentru organizarea şi funcţionarea bibliotecii, pe baza organigramei şi regulamentului de organizare şi funcţionare a instituţiei, elaborate în condiţiile legii şi

208 Kanter, Rosabeth Moss, The Change Masters: Innovation and Entrepreneurship in the American Corporation, New York, Simon & Schuster, 1983, p. 275.209 Burckel, Nicholas C., Participatory Management in Academic Libraries: A Review, in College & Research Libraries, 45, January 1984, p. 32.

224

avizate de către autorităţile tutelare şi de bibliotecile cu rol de coordonare metodologică, în cazul bibliotecilor de drept public.

Biblioteca Militară Naţională, în calitate de bibliotecă: de drept public (după forma de constituire şi administrare a patrimoniului); de structură fără personalitate juridică (după forma de organizare); de tip enciclopedic şi specializată în domeniul militar (după structura colecţiilor sale); publică (în limitele prevăzute în Regulamentul de organizare şi funcţionare a instituţiei), este condusă de un director, corespunzător prevederilor din statul de organizare, care răspunde de funcţionarea acesteia, asigurând integritatea şi dezvoltarea patrimoniului, gospodărirea şi valorificarea întregului fond infodocumentar. Atribuţiile directorului Bibliotecii Militare Naţionale sunt aprobate de comandantul Comandamentului Logistic Întrunit, în a cărui directă subordonare îşi desfăşoară activitatea instituţia. Anual, directorul Bibliotecii Militare Naţionale întocmeşte şi supune aprobării comandantului Comandamentului Logistic Întrunit raportul de evaluare a activităţii pe anul anterior, care – după aprobare – este înaintat, în sinteză, Secţiei Tradiţii şi Cultură Militară din Statul Major General, şi raportul statistic privind activitatea instituţiei în aceeaşi perioadă, care este înaintat, pentru centralizare, la structurile naţionale de statistică desemnate. Biblioteca Militară Naţională este mandatată de Ministerul Apărării Naţionale şi confirmată de Ministerul Culturii şi Patrimoniului Naţional ca membru titular al Comitetului Tehnic Naţional pentru Standardizare (CT 229) şi constituie, prin lege, depozit legal naţional pentru cartea cu tematică militară, indiferent de editor.

În ceea ce priveşte Biblioteca universitară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, conducerea acesteia este asigurată, conform organigramei, de un director, structura organizaţională respectivă – parte integrantă a sistemului naţional de învăţământ – subordonându-se Senatului Universităţii. Din punct de vedere administrativ, biblioteca funcţionează sub autoritatea tutelară a Universităţii Naţionale de Apărare „Carol I”, care asigură – potrivit normelor în vigoare – resursele financiare, baza materială, condiţiile de spaţiu şi întreţinere pentru desfăşurarea activităţii.

Una dintre caracteristicile comune ale celor două instituţii se referă la organizarea lor – ierarhic-funcţională, modulară, pe birouri şi compartimente, grupate spaţial, în funcţie de cerinţele exprimate de utilizatori.

Nu putem încheia această prezentare fără a ne referi, fie şi numai succint, la managementul conjunctural. O facem cu speranţa că, printre principiile acestuia, se vor găsi acele forme specifice care să fie aplicate în activitatea bibliotecilor. Pentru că „Prin definiţie, liderii nu acţionează în condiţiile unei totale izolări. Nici nu comandă, în sensul strict al cuvântului, formulând directive unilaterale îndreptate într-un singur sens. Conducerea implică aproape întotdeauna cooperarea şi colaborarea, activităţi ce pot avea loc numai într-un context ce le este favorabil”210.

Spre deosebire de teoreticienii din perioada incipientă – care porneau de la principii pentru a formula metoda cea mai bună –, majoritatea teoreticienilor epocii moderne au convingerea că puţine sunt conceptele prefabricate care pot fi aplicate în absolut toate cazurile. Situaţiile cu care se confruntă managerii sunt mult mai complexe decât se credea iniţial, iar existenţa unor parametri diferiţi ai problemelor obligă managerii să adopte metode de acţiune diferite. În loc de a susţine o teorie perfectă, universal valabilă, cei mai mulţi experţi îi sfătuiesc pe manageri să aibă o atitudine flexibilă, adaptându-se la fiecare situaţie în parte. Întrebaţi cum trebuie să acţioneze un manager, experţii ar răspunde: ,,Depinde de situaţie.”

210 Pagonis, William G., The Work of the Leader, in Harvard Business Review, 70, November-December, 1992, p. 123.225

Acest mod flexibil de abordare a numeroaselor aspecte pe care le presupune managementul se numeşte conjunctural sau situaţional. Teoria respectivă admite că fiecare organizaţie este unică, existând într-un mediu unic şi în condiţii unice, având un scop unic şi un colectiv de lucrători unic. Teoria conjuncturală este folosită pentru analiza situaţiilor individuale şi înţelegerea sistemului de interrelaţionare a parametrilor, ajutându-i astfel pe manageri să stabilească măsurile necesare într-o anumită situaţie. Potrivit acestei teorii, managementul eficient se modifică în funcţie de parametrii asociaţi diferitelor situaţii individuale. Procedura potrivită poate fi aleasă numai după clasificarea şi înţelegerea condiţiilor specifice fiecărui caz.

Mulţi experţi în domeniul managementului – cum ar fi, de pildă, Fred Fiedler – se declară în favoarea teoriei conjuncturale. Dar, în pofida popularităţii de care se bucură în prezent modelul Fiedler, Jay Lorsch – unul dintre cei dintâi promotori ai managementului conjunctural – atrage atenţia asupra faptului că metoda este „o descoperire relativ nouă [şi] se dovedeşte a avea multe dintre problemele obişnuite ale oricărei teorii ştiinţifice noi, nefiind încă bine integrată. Elementele relevante şi semnificaţia unor termeni mai sunt încă subiect de dispută. Totodată, teoria reprezintă un complex de idei destul de complicat”211.

Managementul conjunctural propune realizarea unei compatibilităţi între atributele/sarcinile stabilite, membrii organizaţiei, organizaţia ca atare şi mediul în care funcţionează. În cadrul fiecărei organizaţii, managerii trebuie să se asigure că fiecare structură componentă îşi creează sisteme de evaluare şi practici de recompensare care să-i încurajeze pe membrii organizaţiei să se concentreze asupra activităţilor şi problemelor importante ale acesteia.

Managerii care doresc să aplice metoda conjuncturală trebuie să cunoască coordonatele complexe şi interconectate ale comportamentului uman în cadrul instituţional, iar apoi să-şi folosească inteligenţa şi capacitatea pentru a inventa soluţii noi sau pentru a estima care dintre soluţiile existente este cea mai adecvată într-o situaţie dată.

Teoria conjuncturală poate fi utilizată şi în cazul altor atribuţii manageriale, în afara celor de conducere. De exemplu, nu există un mod perfect, general valabil, de organizare a unei instituţii. Multe elemente, cum ar fi mărimea, tipul de organizaţie sau tipul de atribuţii ale acesteia joacă un rol important în alegerea modelului de organizare. În sens larg, teoria conjuncturală se poate aplica în cazul majorităţii atribuţiilor manageriale, în organizare, asigurarea motivaţiei muncii şi conducere.

Deja teoria conjuncturală înseamnă o întoarcere cu 180 de grade faţă de conceptul tradiţional ce susţine că există soluţii perfecte şi universal valabile; ea le oferă managerilor un model complex şi – în egală măsură – complet, utilizabil în cadrul tuturor atribuţiilor manageriale pentru a atinge un maximum de eficienţă. Prin aplicarea acestei metode, atribuţiile manageriale sunt exercitate în strânsă corelare cu analiza întregului sistem – organizaţia, subsistemele ei şi mediul în care activează. Teoria conjuncturală oferă şansa unei abordări flexibile, mult mai corespunzătoare din punctul de vedere al complexităţii actului managerial decât alte genuri de abordări.

211 Lorsch, Jay, Organization Design: A Situational Perspective, în Organizational Dynamics, 6, Autumn, 1976.

226

„Principalul neajuns al metodelor mai vechi este faptul că acestea nu recunosc caracterul schimbător al sarcinilor de muncă şi al competenţei umane, care generează această complexitate. Forţa metodei conjuncturale rezidă în aceea că ea, departe de a o ignora, încearcă să ofere un mod de analiză a acestei complexităţi”212

Deşi încă nu pe deplin structurată, metoda conjuncturală indică noua direcţie în care se dezvoltă teoria şi practica managerială.

Concluzionăm prin a spune că, în puţine cuvinte, conducerea înseamnă a realiza, a produce ceva prin intermediul oamenilor, pentru binele organizaţiei. Legat de această definiţie, James l. Hayes consemna : Începătorii în ale managementului interpretează definiţia astfel «Management înseamnă a realiza o activitate prin intermediul altor oameni» În sfârşit, îşi spun ei, am şi eu un regat şi oameni care să lucreze pentru mine … şi [managerul] purcede să pună pe umerii subalternilor toate treburile neplăcute sau complicate. Mai târziu, totuşi, se maturizează şi interpretează definiţia accentuând altfel cuvintele: «Management înseamnă a realiza o activitate prin intermediul altor oameni» Numai atunci când dobândeşte simţul răspunderii pentru rezultatul muncii managerul devine cu adevărat manager213.

GLOSAR DE BIBLIOTECONOMIE

Dr. MIHAI POPESCUBiblioteca Militară Naţională

Abonament: Înscris care certifică dreptul de a consulta publicaţiile unei biblioteci sau de a procura publicaţii periodice contra cost.Abonat: Beneficiar al unui abonament. Abstract: Prezentare rezumativă a conţinutului unei lucrări, cu sublinierea valorii ei informative.Acces liber la raft: Modalitate de autoservire într-o bibliotecă, prin care cititorul îşi poate alege singur cartea.Acces online: Accesul direct al utilizatorilor la baza de date a unui sistem informaticAchiziţie: Procurare, prin cumpărare sau donaţie, de documente grafice şi/sau iconografice.Act: Document oficial care emană de la o autoritate sau înscris care consemnează o stare de drept sau de fapt * Diviziune a unei opere dramatice * (Plural) Totalitatea lucrărilor unui congres ştiinţific, publicate sub acest nume.Acta: Colecţie de documente referitoare la o anumită instituţie, problemă etc. * Titlu dat unor periodice sau colecţii de lucrări publicate de o instituţie ştiinţifică.

212 Morse, John J.; Lorsch, Jay W., Beyond Theory, în Harvard Business Review, 48, May-June 1970, p. 61.213 Hayes, James I., citat în  Dale, Ernest, Management. Theory and Practice, Second ed., New York, McGraw-Hill, 1969, p. 5.

227

Adaptare: Transpunerea unei opere literare dintr-un gen în altul, dramatizarea unui roman, pentru scenă, ecran, radio sau televiziune.Addenda: Adăugiri sau completări, anexe, publicate la sfârşitul unei lucrări.Addenda et corrigenda: Adăugiri şi îndreptări (erată).Adnotare: Lucrare bibliografică ce cuprinde o caracterizare concisă a unei publicaţii, cu scopul de a furniza informaţii asupra tematicii, conţinutului, domeniului şi nivelului ei, cât şi asupra categoriei de beneficiari cărora li se adresează. Putem avea adnotări generale, de recomandare şi specializate. Unele bibliografii sunt adnotate.Adresă bibliografică: Totalitatea datelor editoriale (localitatea de publicare, editura, uneori doar tipografia, data apariţiei) ale unei publicaţii înregistrate în cataloagele unei biblioteci.Afiş: Imagine grafică, însoţită de un text scurt, purtând un mesaj cu conţinut politic, social, cultural, comercial etc., adresat publicului prin expunerea sau răspândirea sub formă de foaie volantă.Afişier: Spaţiu special amenajat pentru expunerea fişelor sau anunţurilor.Agendă: Carnet cu date calendaristice şi cu rubrici pentru însemnări. * Rubrică în unele publicaţii, care semnalează pe scurt o serie de manifestări curente cu caracter politic, social, ştiinţific, cultural etc.Agenţie de presă: Instituţie specializată în strângerea, selectarea, prelucrarea şi distribuirea de informaţii din viaţa internă şi internaţională, pentru presă, radio, televiziune, internet.Album: Caiet în care se colecţionează dedicaţii, autografe, versuri, cugetări etc. de la diverse persoane. * Mapă cu lucrări grafice (desene, schiţe, acuarele, stampe). * Volum sau mapă cu reproduceri sau facsimile după documente de tezaur arhivistic. Alfabet: Sistem de semne grafice care aproximează sunetele de bază ale unei limbi.Alfabetizare: Aşezare a unor cuvinte, sintagme, nume proprii etc. în ordine alfabetică, în vederea alcătuirii de dicţionare, glosare, liste, indexuri etc.Aligat: Lucrare redactată sau publicată independent iniţial, dar legată ulterior împreună cu altele.Almanah: Publicaţie calendaristică, cu conţinut variat, specializat pe un anumit domeniu, care se adresează unei anumite categorii de cititori.Alte titluri: Titluri care figurează într-o lucrare sau sub care este cunoscută acea lucrare, fără să fie titlu propriu sau titlu paralel.Anexă: Documente, statistici, tabele, grafice, ilustraţii, adăugate la sfârşitul unei cărţi, alcătuind din punct de vedere bibliografic o unitate cu lucrarea, căreia îi întregeşte conţinutul.Antetitlu: Element introductiv al titlului, care este prezentat înaintea titlului propriu, pe pagina de titlu.Anticar: Negustor de cărţi vechi sau de ocazie.Anticariat: Întreprindere care achiziţionează şi comercializează cărţi vechi sau de ocazie.Antologie: Culegere de texte reprezentative pentru o literatură, un autor, o perioadă, o mişcare, un gen, o temă etc.

228

Anuar: Publicaţie serială, cu caracter statistic, care înregistrează activitatea unei organizaţii, instituţii etc.Aranjarea publicaţiilor în rafturi: Modalitate de grupare a publicaţiilor în rafturi, în cadrul colecţiilor şi fondurilor, după criterii dinainte stabilite. Aranjarea poate fi: alfabetică, sistematică (pe materii), sistematică-alfabetică, cronologică, pe formate etc.Arhivă: Colecţie de documente privitoare la o ţară, localitate, instituţie, persoană etc.Arhivistică: Ştiinţă auxiliară a istoriei care are ca obiect colectarea, ordonarea, conservarea şi valorificarea documentelor de arhivă.Arte grafice: Ansamblu de activităţi care duc la realizarea unei lucrări tipărite.Articol: Lucrare de volum în general redus, cu conţinut variat, publicată într-un periodic. * Fiecare din diviziunile unui dicţionar, care poartă un cuvânt-titlu.Atlas: Colecţie de hărţi geografice, istorice, lingvistice etc. sau de planşe anatomice, zoologice, botanice, geologice etc., reunite în unul sau mai multe volume.Autobiografie: Operă literară în care autorul îşi narează viaţa sau numai o parte din ea.Autor: Persoană sau colectivitate care elaborează şi răspunde de conţinutul unei lucrări.

Bază de date: O colecţie de date între care există anumite legături, organizate într-o modalitate utilă, care oferă facilităţi pentru proceduri de regăsire şi prelucrare a informaţiilor. Orice colecţie de informaţii ce serveşte acestor scopuri este considerată o bază de date, chiar dacă informaţiile nu sunt stocate pe calculator. Informaţiile sunt, de obicei, împărţite în înregistrări de date, fiecare având unul sau mai multe câmpuri. Un exemplu de bază de date în forma tradiţională sunt cataloagele de bibliotecă, în care orice fişă bibliografică poate fi considerată înregistrare, iar elementele de date (autor, titlu, editură etc.) sunt câmpuri.Bază de date full-text: Bază de date constituită din textele integrale ale documentelor.Bibliofil: Colecţionar de cărţi şi de alte documente grafice şi iconografice, îndeosebi rare şi preţioase.Bibliofilie: Ramură a bibliologiei care se ocupă cu studiul cărţilor din punct de vedere al rarităţii şi valorii lor artistice. * Pasiunea şi priceperea de a colecţiona şi evalua cărţi rare şi preţioase.Bibliograf: Specialist care elaborează lucrări de bibliografie.Bibliografie: Ramură a bibliologiei care are ca obiect evidenţa, descrierea, clasificarea şi aprecierea documentelor tipărite şi manuscrise. * Repertoriu cronologic, alfabetic sau pe materii, al scrierilor referitoare la o anumită disciplină, problemă, temă etc. Bibliologie: Ştiinţă care se ocupă cu studiul cărţii ca fenomen al vieţii sociale, cuprinzând istorie, producţia, răspândirea, descrierea şi conservarea cărţii.Bibliotecar: Specialist care îşi desfăşoară activitatea într-o bibliotecă, având ca sarcină achiziţionarea, conservarea şi organizarea documentelor în scopul punerii acestora la dispoziţia cititorilor.

229

Bibliotecă: Colecţie organizată, publică sau particulară, de cărţi, manuscrise, periodice. * Instituţie care achiziţionează, conservă şi valorifică tipărituri, manuscrise şi alte categorii de documente.Biblioteconomie: Disciplină a bibliologiei care studiază tehnicile de organizare şi funcţionare a bibliotecilor.Biobibliografie: Lucrare care cuprinde biografia unui autor, împreună cu scrierile lui şi ale celor privitoare la viaţa, activitatea şi opera sa.Biografie: Lucrarea care prezintă viaţa unei personalităţi culturale, ştiinţifice, politice etc.Broşură: Publicaţie care cuprinde până la 50 de pagini.Buletin: Publicaţie serială a unei colectivităţi, cuprinzând studii, rapoarte, dări de seamă etc.Bun de tipar: Aprobare dată de autor, de editură sau de altă persoană autorizată pe tiparul de corectură sau de probă, în vederea imprimării definitive a lucrării.

Caiet: Fasciculă obţinută prin plierea (fălţuirea) unei coli de tipar în 2, 4, 8, 16 etc.Caligraf: Persoană care copiază artistic texte, îndeosebi manuscrise.Caligrafie: Arta de a trasa artistic caracterele scrierii şi eventual de a le împodobi cu elemente decorative.Capitol: Diviziune de bază a textului unei lucrări.Caracter: Literă de tipar.Caricatură: Reprezentare comică sau grotescă a realităţii, cu implicaţii satirice, prin exagerarea, îngroşarea sau deformarea unor trăsături sau aspecte.Cartă: Act consemnând drepturi şi libertăţi fundamentale. * Document constitutiv al unei organizaţii internaţionale. * Manifest al unei mişcări sau organizaţii politice, sociale, profesionale, culturale etc.Carte: Termen convenţional prin care se desemnează orice fel de document tipărit sau manuscris.Caseta tehnică sau tipografică: Notă editorială care conţine informaţii privind data la care manuscrisul a fost trimis la cules, data publicării, tirajul, calitatea hârtiei, formatul, numărul colilor de tipar etc.Catalog: Listă ordonată de nume, concepte sau obiecte, alcătuită după anumite criterii şi servind ca instrument de informare. * Instrument manual sau electronic pentru regăsirea publicaţiilor existente în colecţiile unei biblioteci.Catalogare: Operaţie de înregistrare a documentelor grafice şi iconografice într-un catalog. Cuprinde descrierea documentelor prin datele lor bibliografice şi organizarea acestor descrieri după anumite criterii de alcătuire a catalogului.Căutare după cuvinte-cheie: Într-un sistem de baze de date, căutarea bazată pe furnizarea de către utilizator a unuia sau mai multor cuvinte care descriu subiectul căutării.Câmp: Totalitatea datelor cuprinse într-o anumită categorie de informaţii bibliografice; diviziune a formatului bibliografic, identificată printr-o etichetă unică alcătuită din elemente de date aflate într-o legătură logică bine structurată.

230

CIP: Program de colaborare între editurile din România şi Biblioteca Naţională a României (Centrul Naţional CIP), în vederea semnalării viitoarelor apariţii editoriale.Cititor: Persoană care consultă fondul de publicaţii al unei biblioteci.Clasificare: Ordonare a documentelor pe domenii de cunoaştere, potrivit conţinutului lor.Clasificarea zecimală universală: Clasificare a publicaţiilor din biblioteci, elaborată în 1895, şi adoptată treptat la nivel internaţional.Coautor: Autor care răspunde împreună cu alt autor sau cu alţi autori de conţinutul unei lucrări.Cod: Corp de legi privitoare la o anumită ramură a dreptului. * Ansamblu de semne convenţionale şi de reguli utilizate în reprezentarea, transcrierea şi transmiterea de informaţii şi mesaje.Codex: Reunire de tăbliţe cerate, foi de papirus sau de pergament, reprezentând cea mai veche formă de carte.Colecţie: Serie de documente grafice sau iconografice asemănătoare sau de aceeaşi categorie, adunate şi conservate în mod sistematic.Coligat: Volum care reuneşte mai multe lucrări cu conţinut diferit. * Lucrare legată împreună în acelaşi volum cu altele.Completare: Serviciu sau compartiment al unei biblioteci care se ocupă cu îmbogăţirea şi completarea colecţiilor.Comunicare: Punerea la dispoziţia cititorilor a publicaţiilor unei biblioteci.Conservare: Totalitatea măsurilor având drept scop prelungirea vieţii documentelor, prevenirea degradării şi distrugerii lor. Conservator: Persoană însărcinată cu conducerea unei biblioteci, a unei arhive, a unei colecţii, a unui muzeu etc.Contract de editare: Document juridic de valorificare a dreptului de autor, prin care creatorul unei opere literare, artistice sau ştiinţifice cedează unei instituţii specializate, numite editură, exerciţiul temporar şi exclusiv al dreptului de reproducere şi difuzare a lucrării, în schimbul unei remuneraţii de autor.Copertă: Îmbrăcăminte a blocului de carte, confecţionată din carton, pânză etc.Copie: Reproducere a unui document original, prin alte mijloace decât tiparul ( de exemplu, fotocopiere).Copiere: Procedeu de reproducere a unei imagini identice cu originalul unei lucrări.Copist: Persoană care odinioară copia manuscrise sau transcria acte de cancelarie.Copyright: Drept legal exclusiv rezervat autorului sau editorului de a reproduce şi de a difuza o publicaţie. Figurează pe pagina de drepturi a publicaţiei, abreviat cu sigla ©, fiind urmat de numele autorului sau editorului şi de anul primei ediţii.Corector: Persoană calificată care lecturează textul unei lucrări înainte de tipărire, pentru prevenirea şi înlăturarea eventualelor erori de fond şi de formă, de comun acord cu autorul.Corectură: Operaţie de rectificare a greşelilor de fond şi de formă, înainte de tipărire.Corp de literă: Dimensiune a literei de tipar exprimată prin lungimea bazei literei perpendiculară pe grosime.

231

Corpus: Culegere de texte din mai mulţi autori, colecţie de documente, legi, inscripţii etc. cu privire la un anumit subiect, domeniu sau la o anumită epocă.Cotare: Operaţie de stabilire a cotei pentru publicaţiile care intră într-o bibliotecă.Cotă: Combinaţie de semne grafice (cifre şi litere), prin care se precizează locul ocupat de un document de bibliotecă, formatul, precum şi fondul din care face parte.Cotidian: Publicaţie periodică ce apare cel puţin patru zile pe săptămână.Cotor: Partea laterală, din stânga, a unei cărţi, opusă muchiei, reprezentând îndoiturile fasciculelor suprapuse şi cusute în ordinea numerică a paginilor.Crestomaţie: Selecţie de texte din diferiţi autori, din cadrul uneia sau mai multor literaturi, reprezentative pentru valoarea lor istorică, filologică, documentară etc.Creştere a colecţiilor: Sintagmă echivalentă cu completarea colecţiilor.Cronică: Scriere cu caracter istoric, în care evenimentele sunt consemnate în ordine strict cronologică.Cronologie: Disciplină auxiliară a istoriei, care se ocupă cu datarea evenimentelor istorice în vederea stabilirii succesiunii acestora.Culegere: Lucrare ce reuneşte scrierile unuia sau mai multor autori, tratând de obicei un subiect comun.Cuprins: Listă cu titlurile diferitelor diviziuni ale unei lucrări, ordonate în ordinea lor din lucrare, cu menţionarea paginilor.Custode: Bibliotecar de serviciu care asigură buna funcţionare a sălii de lectură, supraveghind, îndrumând cititorii şi efectuând operaţiile de predare şi de restituire a publicaţiilor către şi de la cititori.

Dată de copyright: Data de înregistrare a dreptului autor.Dată de imprimare: Data la care s-a tipărit lucrarea.Dată de publicare: Data la care lucrarea a fost difuzată, imprimată pe foaia de titlu şi uneori pe copertă.Dedicaţie: Text omagial, la începutul unei cărţi, prin care autorul închină lucrarea unei sau unor persoane.Depozit legal: Obligaţie legală a editurilor sau tipografiilor de a preda gratuit bibliotecilor mari, nominalizate prin lege, un număr de exemplare din fiecare publicaţie. * Exemplarele prezentate conform acestei obligaţii.Descriere: Ansamblu de date bibliografice care înregistrează şi identifică o publicaţie sau părţi ale unei publicaţii.Descriptor: Cuvânt-cheie selectat prin eliminarea problemelor semantice (sinonimie, polisemie, omonimie), dintr-un tezaur de termeni utilizat pentru regăsirea publicaţiilor în funcţie de conţinut; în gestionarea bazelor de date, un cuvânt sau un grup de cuvinte dintr-un tezaur, folosit pentru a clasifica o înregistrare de date, astfel încât toate înregistrările care conţin acel cuvânt să poată fi regăsite grupat.Dicţionar: Lucrare de referinţă, cu caracter lexicografic, care codifică lexicul unui sistem lingvistic, de obicei în ordine alfabetică.Difuzare: Ansamblu de activităţi legate de distribuirea şi răspândirea publicaţiilor.Disertaţie: Lucrare de erudiţie, care tratează o problemă ştiinţifică, filozofică, morală, tehnică etc.

232

Document: Orice bază de cunoaştere fixată material şi susceptibilă a fi utilizată prin consultare, studiu sau probă, ca mijloc principal de păstrare şi transmitere a cunoştinţelor şi informaţiilor. Documentele pot fi sonore (audio), grafice, iconografice, cinematografice (video), informatice etc.Documentare: Activitatea de depistare, colectare, înmagazinare, clasificare, prelucrare şi comunicare a informaţiilor cuprinse în documente.Documentarist: Specialist în tehnica documentării.Donaţie: Contract prin care o persoană fizică sau juridică transferă gratuit dreptul de proprietate asupra unor publicaţii din biblioteca sau arhiva personală unei instituţii specializate, cu obligaţia păstrării şi valorificării lor.Drepturi de autor: Totalitatea prevederilor juridice care reglementează relaţiile sociale ce rezultă din crearea unei opere literare, artistice sau ştiinţifice. * Ansamblu de drepturi personale şi patrimoniale recunoscute autorului sau autorilor asupra operei sau operelor create.Dublet: Al doilea exemplar din aceeaşi lucrare, aflat în fondul unei biblioteci.

Editare: Ansamblul activităţilor de tipărire şi, eventual, de difuzare a unei lucrări.Editor: Persoană, instituţie sau colectivitate care răspunde de publicarea unei lucrări.Editură: Organizaţie cu personalitate juridică proprie, specializată în valorificarea dreptului de autor, prin publicarea şi difuzarea operelor de creaţie intelectuală.Ediţie: Totalitatea exemplarelor unei lucrări cu acelaşi conţinut, aceeaşi limbă, aceeaşi tehnoredactare, imprimată la aceeaşi dată şi în acelaşi loc.Enciclopedie: Lucrare de referinţă, cu caracter lexicografic, care prezintă ansamblul de cunoştinţe din unul sau mai multe domenii.Erată: Listă adăugată la sfârşitul unei lucrări, în care sunt semnalate şi îndreptate greşelile rămase în text.Evidenţa fondurilor: Totalitatea operaţiilor de înregistrare care precizează componenţa fondurilor unei biblioteci, la o anumită dată.Exemplar: Fiecare carte, periodic sau gravură care constituie copia unui original. * Fiecare dintre copiile reproduse tipografic, din care este alcătuită o ediţie, reprezentând o unitate în totalul unui tiraj.Ex libris: Formulă care identifică proprietarul unei cărţi (în limba latină: din cărţile …).Extras: Studiu apărut iniţial într-un periodic, sub formă de articol, sau într-o lucrare, sub formă de capitol, şi publicat apoi separat, ca unitate tipografică de sine stătătoare, sub formă de broşură, cu menţiunea de extras.

Facsimil: Copia exactă a unui document.Facsimilare: Operaţie manuală, mecanică sau electronică de reproducere exactă a grafiei şi structurii materiale a unui document.Figură: Denumire generică prin care se desemnează o ilustraţie dintr-o publicaţie.Filă: Fiecare din foile unei publicaţii, numărând două pagini.Filială de bibliotecă: Bibliotecă subordonată, îndrumată şi controlată de o unitate centrală.

233

Fişă: Suport material al unei descrieri bibliografice sau de catalog.Foaie: Bucată dreptunghiulară de hârtie folosită la scris.Fond: Totalitatea documentelor aflate în patrimoniul unei biblioteci sau arhive. * Categorie de documente grupate după un anumit criteriu într-o bibliotecă sau arhivă.Fonotecă: Colecţie de documente sonore înregistrate pe orice fel de suport. * Spaţiul special amenajat în care sunt păstrate şi audiate documentele fonice.Format: Termen care denumeşte atât dimensiunile (înălţime şi lăţime) paginilor unei lucrări, cât şi numărul de îndoituri ale colii de tipar, în vederea alcătuirii caietelor unei cărţi.Format UNIMARC: Format internaţional de înregistrare a datelor utilizat pentru schimburile de date între diferite sisteme de informare pe suporturi citibile de către calculator.Fotocopie: Reproducere a unui document prin procedee fotografice.Fotoculegere: Procedeu fotomecanic sau electronic de culegere a unui text.Fotografie: Imagine a unui subiect transpusă pe hârtie.Frontispiciu: Pagina de titlu a unei cărţi, îndeosebi când este ilustrată sau încadrată într-un ornament referitor la subiectul cărţii.

Gestionarea bazelor de date: Operaţiunile corelate de creare, întreţinere, organizare şi regăsire a informaţiilor într-o bază de date.Glosar: Repertoriu de cuvinte vechi, regionale, dialectale sau de specialitate. Grafică: Ramură a artelor plastice la baza căreia se afla iniţial reprezentarea liniară, într-o singură culoare.

Hartă: Reprezentare grafică, plană sau în relief, a suprafeţei pământului în ansamblu sau a unei porţiuni din acesta, micşorată conform unei anumite scări de proporţie şi întocmită pe baza unei proiecţii cartografice.Hârtie: Material folosit ca suport pentru scris, fabricat din substanţe vegetale.Hrisov: Act solemn emis, în evul mediu, de cancelaria domnească a Ţării Româneşti şi a Moldovei, autentificat de obicei cu pecetea mare a ţării şi întărit cu iscălitura autografă a domnitorului.

Iconografie: Ştiinţă a imaginilor, studiind reprezentările figurative referitoare la o temă, epocă, personalitate etc.Ilustraţie: Figură, imagine sau orice altă reprezentare grafică existentă în interiorul unei cărţi sau publicaţii periodice.Imprimantă: Dispozitiv de imprimare anexat unui computer.Imprimare: Proces de multiplicare a textelor şi imaginilor.Incunabul: Carte datând din faza de început („leagăn”) a tiparului, adică până la anul 1500.Index: Enumerare de subiecte, termeni, nume proprii dintr-o carte, aranjate după un anumit criteriu (alfabetic, sistematic, cronologic etc.); în programele de gestionare a bazelor de date, un fişier ce conţine informaţii despre localizarea fizică a înregistrărilor din fişierul bazei de date. În programele de prelucrare a textelor,

234

indexul este o anexă care prezintă termenii, numele şi conceptele importante în ordine alfabetică, precum şi paginile la care apar. În cele mai multe dintre programele de prelucrare a textelor trebuie marcaţi termenii ce urmează a fi incluşi în indexul construit de program.Indexare: Proces de analiză, în care conţinutul unui document este descris după anumite reguli, prin termeni sau simboluri, în vederea introducerii acestora într-un index.Informare documentară: Activitate de colectare, prelucrare, înmagazinare, regăsire şi difuzare a informaţiilor cuprinse în documente.Informatică: Ştiinţă a prelucrării şi distribuirii automate a informaţiilor.Informatizare: Procesul de automatizare asistată de calculator a serviciilor de bibliotecă.Informaţie: Cunoştinţă transmisă oral, în scris sau în orice alt mod (înregistrare audio, video).Inscripţie: Text gravat în piatră, lemn sau metal, care conţine informaţii dintr-o anumită perioadă istorică.Introducere: Parte sau capitol de început al unei lucrări.ISBN: Descrierea bibliografică internaţională standard, conform unui set de reguli.ISBN: Numărul internaţional standard al cărţii.ISSN: Cod internaţional de identificare a publicaţiilor seriale.Istoriografie: Ştiinţă auxiliară a istoriei care studiază evoluţia concepţiilor şi scrierilor istorice.

Împrumut: Modalitate de comunicare a publicaţiilor pentru o perioadă de timp limitată, în condiţii reglementate pe plan naţional şi internaţional.Înregistrare: Operaţie de înscriere în registre speciale a tuturor publicaţiilor şi documentelor intrate într-o bibliotecă, arhivă, muzeu etc.Înscrierea cititorilor: Operaţie de trecere a cititorilor în registrele de evidenţă ale unei biblioteci.

Lectură: Actul sau modalitatea de a citi un text. Legare: Ansamblul operaţiilor de reunire, prin coasere, lipire şi copertare, a colilor tipărite, sub formă de volum, broşură etc.Legător: Specialist în legarea cărţilor.Legătorie: Arta şi tehnica legării cărţilor. * Atelier specializat în legarea şi finisarea cărţilor tipărite.Lexicografie: Ramură a lingvisticii care stabileşte principiile şi metodele practice de întocmire a dicţionarelor.Librar: Proprietar al unei librării. * Vânzător într-o librărie.Librărie: Magazin în care se vând cărţi. Licitaţie de cărţi: Vânzare publică a unor cărţi de valoare, adjudecate de persoana care oferă preţul cel mai ridicat.Loc de editare (de publicare): Localitatea unde se află sediul casei de editură.Lucrare: Orice compoziţie sau compilaţie literară, ştiinţifică, artistică etc.

235

Manual: Lucrare cu caracter didactic, în care sunt expuse sistematic, dar nu exhaustiv, principiile şi cunoştinţele fundamentale ale unui domeniu.Manuscris: Termen generic pentru orice text scris de mână. * Carte veche, scrisă ori copiată înainte de apariţia sau răspândirea tiparului.Mass-media: Termen generic pentru totalitatea mijloacelor de transmitere a informaţiilor unui public oricât de mare.Memorie: Dispozitiv de înregistrare şi de înmagazinare a informaţiilor în cadrul unui sistem de informare.Miniatură: Reprezentare figurativă dintr-un manuscris, folosită ca element ilustrativ sau decorativ.Muchia cărţii: Suprafaţă a blocului de carte, opusă cotorului care , la cărţile legate, este de obicei concavă.Multiplicare: Operaţie de reproducere a unui text, desen etc., original în mai multe exemplare, pe cale grafică, mecanică sau fotografică.

Original: Lucrare în manuscris, dactilografiată sau imprimată, care serveşte ca model pentru reproducere.Ornament: Element decorativ secundar destinat să înfrumuseţeze, să întregească şi să reliefeze lucrarea principală.Ortografie: Ansamblu de reguli care stabilesc scrierea corectă a cuvintelor unei limbi.

Pagină: Fiecare din cele două feţe, recto şi verso, ale unei file dintr-o lucrare tipărită.Pagină de titlu: Pagina de la începutul unei publicaţii, pe care se imprimă titlul, subtitlul, numele autorului, traducătorului, prefaţatorului, editorului sau editurii, locul şi data apariţiei etc.Papirus: Material de scris confecţionat din fibrele plantei Cyperus papyrus.Patologia cărţii: Ştiinţă care se ocupă cu studiul cauzelor şi formelor de degradare a documentelor grafice şi a metodelor de conservare şi de restaurare a acestora.Pergament: Material de scris obţinut prin prelucrarea stratului inferior al pieii unor animale (oaie, miel, capră, viţel etc.).Periodic: Publicaţie cu apariţie repetată, la intervale de timp egale (zilnic, săptămânal, lunar, bilunar, trimestrial etc.).Postfaţă: Text explicativ, adresat cititorilor, plasat la sfârşitul unei lucrări.Prefaţă: Text explicativ care precede textul de bază al unei lucrări.Presă: Ansamblu de mijloace şi activităţi care servesc la culegerea, prelucrarea şi difuzarea ştirilor, informaţiilor, ideilor etc. prin scris, imagine şi sunete. * Totalitatea publicaţiilor imprimate folosite ca mijloace de informare şi educare a publicului.Pseudonim: Nume adoptat sau creat, folosit de un autor în locul numelui real.Publicistică: Totalitatea publicaţiilor periodice aparţinând unei epoci, unui popor.Publicitate: Ansamblu de mijloace utilizate pentru popularizarea unor informaţii, idei etc.

236

Recenzie: Prezentare cu caracter critic apreciativ a unei lucrări care a fost publicată.Redactare: Elaborarea de către autor a unei lucrări ştiinţifice, tehnice, literare etc. * Ansamblu de reguli şi activităţi pentru definitivarea conţinutului şi formei unei lucrări destinate publicării. * Activitatea de îndrumare şi organizare a conţinutului unei publicaţii periodice.Redactor: Specialist în activitatea de redactare, în cadrul unei edituri sau redacţii. Redacţie: Colectiv de specialişti care pregătesc apariţia unei lucrări sau unei emisiuni de radio, de televiziune etc.Reeditare: Reimprimarea unei lucrări într-o altă editare.Referat: Rezumat sau expunere prescurtată a conţinutului unei lucrări.Referinţă bibliografică: Ansamblu de indicaţii, prezentate întotdeauna în aceeaşi ordine, precise şi suficiente pentru identificarea unei publicaţii menţionate în aparatul ştiinţific al unei lucrări.Regăsirea informaţiilor: Activitate de explorare, după anumite reguli, a memoriei active a unui sistem de informare.Regulament de bibliotecă: Totalitatea normelor şi instrucţiunilor referitoare la activitatea unei biblioteci, în scopul utilizării optime, conservării şi protejării fondului de documente.Reimprimare: Reproducerea fără modificări a unui text imprimat anterior.Reproducere: Totalitatea procedeelor de transpunere şi multiplicare a documentelor pe diferite medii, prin tehnici de copiere.Restaurare: Ansamblu de intervenţii tehnice destinate să reconstituie părţile degradate sau distruse ale unui document, redându-i unitatea estetică şi de conţinut.Revistă: Publicaţie periodică cu apariţie regulată.Rezumat: Prezentare concisă şi imparţială a conţinutului unei lucrări.

Scriere: Sistem de comunicare socială cu ajutorul unor semne grafice convenţionale, prin care sunt reprezentate sunetele sau cuvintele unei limbi.Sistem automatizat de bibliotecă: Sistem destinat prelucrării informatice a diferitelor activităţi de bibliotecă (achiziţia, prelucrarea, stocarea şi circulaţia documentelor)Sistem de gestiune a bazelor de date: Ansamblu de programe de calculator care contribuie la stocarea, actualizarea, regăsirea, modificarea, ştergerea şi diseminarea înregistrărilor într-o bază de date. Sistem de informare: Complex de metode şi mijloace pentru colectarea, prelucrarea şi înmagazinarea informaţiilor conţinute în documente, cu scopul regăsirii lor ulterioare.Studiu: Lucrare ştiinţifică ce tratează o anumită problemă monografic sau comparativ, descriptiv sau istoric.

Text: Concretizare a scrierii, ca mijloc principal de exprimare într-o lucrare.Tipar: Totalitatea procedeelor de executare a formelor de imprimare după texte şi ilustraţii şi de obţinere a unor copii pe hârtie sau pe alt suport.Tipografie: Atelier sau întreprindere în care se execută lucrări de tipărire.

237

Tiraj: Totalitatea exemplarelor în care se tipăreşte o lucrare sau o publicaţie periodică.Titlu: Nume sub care o lucrare este desemnată sau cunoscută.Traducere: Transpunere a unui text dintr-o limbă în alta.Transcriere: Executarea unei copii de mână a unui text. * Modalitate de transfer grafic de la un sistem de scriere la altul.Transliteraţie: Transcriere a unui text dintr-un alfabet în altul.Tratat: Lucrare ştiinţifică de sinteză, care conţine suma cunoştinţelor verificate dintr-un anumit domeniu.

UNIMARC (UNIversal MAchine Reading Cataloging): Model de catalogare universală pentru uz informatic.

Vedetă: Cuvânt sau grup de cuvinte, simbol sau grup de simboluri scoase în evidenţă de descrierea de catalog, pentru a servi la aranjarea acestora descrieri după un sistem prestabilit.Volum: Lucrare sau parte a unei lucrări legate sau care urmează să fie legată în aceeaşi copertă, având pagină de titlu proprie şi numărând cel puţin o sută de pagini.

BIBLIOGRAFIE

*** Legea bibliotecilor nr. 334/2002, republicată, în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 132, 11.II.2005, p. 23-31.

*** Ordonanţa Guvernului României pentru modificarea şi completarea Legii bibliotecilor nr. 334/2002, în Monitorul Oficial al României, partea I, nr. 85, 30.I.2006, p. 6-15.

*** Instrucţiuni privind funcţionarea bibliotecilor în Armata României, Ministerul Apărării Naţionale, Bucureşti, 2004.

ASOCIAŢIA BIBLIOTECARILOR DIN BIBLIOTECILE PUBLICE DIN ROMÂNIA (în continuare, ABBPR), Cheile succesului. Indicatori de performanţă pentru bibliotecile publice: Un manual despre indicatorii şi măsurătorile de performanţă, Bucureşti, ABBPR, 1998.

ABBPR, Biblioteconomie. Manual, Bucureşti, Biblioteca Naţională a României, 1994.

238

BAKER, David, The Strategic Management of Technology: A Guide for Library and Information Services, New Hampshire, Oxford, Chandos, 2004.

BANCIU, Doina, Informatizarea bibliotecilor. Concepte şi practici, Bucureşti, Editura Universităţii Bucureşti, 2001.

BELCH, George E.; BELCH, Michael A., Advertising and Promotion. An Integrated Marketing Communication Perspective, Fifth Edition, McGraw-Hill Irwin, 2001.

*** Bibliothèque Nationale de France, Paris, BNF, 2005.

*** Bibliothèque nationale: principes directeurs, Paris, UNESCO, 1987.

*** Biblioteca Militară Naţională. 150 de ani de existenţă, Bucureşti, Editura Militară, 2010.

BÎLBÎIE, Răduţ, Relaţii publice, o abordare strategică, note de curs, Sibiu, Universitatea „Lucian Blaga”, 2008.

BÎLBÎIE, Răduţ, Comunicare evenimenţială, note de curs, Sibiu, Universitatea „Lucian Blaga”, 2009.

BLASSELE, Bruno, La bibliothèque nationale, memoire de l'avenir, Paris, Gallimard, 1991.

BLOCK, Marylaine, Military Life: “Serving those who serve us” takes on new meaning in time of armed conflict, în Library Journal, 09.15.2004.

BLOWDIN, Glen et al., Events Management, Second Edition, Elsevier Ltd., Great Britain, 2006.

BOWMAN, Cliff; ASCH, David, Managing Strategy, London, MacMillan, 1996.

BULUŢĂ, Gh., Civilizaţia bibliotecilor, Bucureşti, Editura enciclopedică, 1998.

CIOTLOŞ, Ion, Breviar legislativ: Legislaţia la zi. În sprijinul activităţii bibliotecilor publice, Bucureşti, Centrul de Perfecţionare a Personalului din Cultură şi Artă, de Pregătire Postliceală şi Postuniversitară, 1996.

CORKISH, Norma; WOODWARD, Jeannette, Management de bibliotecă, Bucureşti, Centrul pentru Formare, Educaţie Permanentă şi Management în Domeniul Culturii, 2002.

COSMA, Gheorghe, Afişul românesc, Bucureşti, Editura Meridiane, 1980.239

CRAWFORD, John, The Culture of Evaluation in Library and Information Services, New Hampshire, Oxford, Chandos, 2006.

CROZET, Leo, Manuel pratique du bibliothécaire, Paris, Emile Noury, 1932 (Association des Bibliothècaires Français).

DENNIS, Wilcox et al., Public Relations Strategy and Tacties, New York, Harper Collins Inc., 1992.

DUCHEMIN, Pierre, L'art d'informatiser une bibliothèque: guide pratique, Paris, Ed. du Cercle de la Librairie, 2000.

DUMITRESCU, Victoria, Management de bibliotecă: Standarde pentru serviciile publice de bibliotecă. Note de curs, Bucureşti, Centrul pentru Formare, Educaţie Permanentă şi Management în Domeniul Culturii (Caietele bibliotecarului; 14), 2003.

ENACHE, Ionel, Planificarea şi organizarea serviciilor de bibliotecă, Bucureşti, Editura Universităţii Bucureşti, 2004.

ENGEL, F.J. et al., Promotional Strategy: Managing Communications Process, Boston, Homewood, 1991.

FINER, Ruth, Reference and Enquiry Work, în Handbook of Special Librarianship and Information Work, Fifth Edition, London, Aslib, 1982, p. 307-324.

GROGAN, Denis, Practical Reference Work, Second Ediţion, London, Clive Bingley, 1992.

KATZ, Bill, Introduction to Reference Work, New York, 1-2, McGraw-Hill, 1969.

KATZ, Bill; RUTH, Fraley A. (ed.), Reference Services Today: From Interview to Burnout, New York, The Haworth Press, 1987.

KATZ, Bill (ed.), The Reference Library User: Problems and Solutions, New York, Haworth Press, 1990.

KATZ, William (ed.), Introduction to Reference Services, 2: Reference Services, New York, McGraw-Hill, 1969.

KOTLER, Philip, Principiile marketingului, Bucureşti, Teora, 1998.

*** La reforme des législations bibliothécaires en Europe centrale, Strasbourg, CE, 1996.

240

LANDAU, Thomas, Encyclopaedia of Librarianship, London, Bowes & Bowes, 1967.

LEFTER, Viorel; MANOLESCU, Aurel, Managementul resurselor umane, Bucureşti, Editura Didactică şi Pedagogică, 1995.

MARCONI, Joe, Ghid practic de relaţii publice, Iaşi, Polirom, 2007.

MASSON, André; PALLIER, Denis, Les Bibliothèques, Cinquième edition refondue, Paris, Press Universitaires de France, 1982.

MATTHEWS, Joseph, R., Strategic Planning and Management for Library Managers, London, Westport, Libraries Unlimited, 2004.

MIHALCEA, Alexandru, Biblioteca Militară Naţională. Tradiţie şi actualitate, în Biblioteca, 5, 2010, p. 136-138.

MOLDOVEANU, Maria, Managementul culturii, Bucureşti, Editura Expert, 2000.

NENCESCU, Marian, Ghidul bibliotecarului, Bucureşti, Editura Ministerului de Interne, 2002.

NENCESCU, Marian, Tradiţie şi comunicare. Ghid practic de ambientare, Bucureşti, Editura Ministerului Administraţiei şi Internelor, 2003.

NICOLA, Mihaela; PETRE, Dan, Introducere în publicitate, Bucureşti, Editura comunicare.ro, 2004.

OBERLANDER-TÂRNOVEANU, Irina, Un viitor pentru trecut. Ghid de bună practică pentru păstrarea patrimoniului cultural, Bucureşti, Editura CIMEC, 2002.

O'DONOGHUE, Michael; DICKEY, William, Electronic Mail in Academic Libraries: It is Worth the Investment, în New Library World, 95, 1112, 1994.

PĂRUŞ, Mihaela, Tendinţe manageriale în biblioteca publică, Iaşi, Biblioteca Judeţeană „Gheorghe Asachi”, 2001.

PETRESCU, Victor; SACHELARIE, Octavian Mihail, Introducere în managementul de bibliotecă, Târgovişte, Bibliotheca, 2003.

POPESCU, I.C. et al., Tehnici promoţionale, Bucureşti, Editura Metropol, 1994.

241

PREDESCU, Constantin; CLINCA, Georgeta; CIOTLOŞ, Ion, Manual de biblioteconomie pentru bibliotecile mici, Bucureşti, ABBPR, 1993.

REGNEALĂ, Mircea, Vocabular de biblioteconomie şi ştiinţa informării, Bucureşti, 1995-1996.

*** Reference encountess of a different kind: A Symposium, în Journal of Academic Librarianship, 19, 5, nov. 1992.

RICHTER, Brigitte, Ghid de biblioteconomie, Bucureşti, Grafoart, 1995.

SHELDON, Brooke E., Cadre de conducere în biblioteci: Strategii ale succesului, Bucureşti, ABBPR, 1996.

SIMIONESCU, Dan; BULUŢĂ, Gh., Pagini din istoria cărţii româneşti, Bucureşti, Editura Ion Creangă, 1981.

*** Sinteza documentară. Partea 1: Serviciul de referinţă în bibliotecile universitare, Bucureşti, Biblioteca Centrală Universitară, 1994.

STUEART, Robert D.; MORAN, Barbara B., Management pentru biblioteci şi centre de informare, Ediţia a patra, traducere din limba engleză, Bucureşti, Biblioteca Naţională a României & ABBPR, 1998.

WOODWARD, Jeannette, Biblioteca secolului XXI: Managementul construcţiilor de biblioteci, Cluj-Napoca, Grinta, 2005.

ZECHERU, Mihaela, Biblioteca publică în sistemul cunoaşterii. Percepţie şi expectanţă, Bucureşti, Cartea universitară, 2005.

ZISU, Cătălin, De la arta conducerii la leadership, Bucureşti, Societatea Scriitorilor Militari, 2009.

ZISU, Cătălin, Forţa relaţiilor interumane, Ediţia a doua, Bucureşti, Societatea Scriitorilor Militari, 2009.

ZISU, Cătălin; MIHALCEA, Alexandru, Dimensiuni informaţional-decizionale ale sistemelor manageriale, Bucureşti, Editura militară, 2011.

242

C U P R I N S

Cuvânt înainte /- General-maior conf. univ. dr. Cătălin ZISU

Argument către cititor /- Colonel (r) dr. ing. Alexandru MIHALCEA

BIBLIOTECA MILITARĂ NAŢIONALĂ. Tradiţie şi actualitate /- Colonel (r) dr. ing. Alexandru MIHALCEA

BIBLIOTECA UNIVERSITARĂ A UNIVERSITĂŢII NAŢIONALE DE APĂRARE „CAROL I” / - Ovidiu CĂLUGĂRESCU

SCURT ISTORIC AL BIBLIOTECILOR MILITARE /- Dr. Mihai POPESCU

243

DEZVOLTAREA COLECŢIILOR. NOŢIUNI, PRINCIPII, STRATEGII /- colonel (r) Liviu VIŞAN

CLASIFICAREA ZECIMALĂ UNIVERSALĂ /- Ecaterina NICULESCU

CATALOGAREA PUBLICAŢIILOR /- Nina-Mihaela SĂNDULESCU

INFORMAREA BIBLIOGRAFICĂ ŞI DOCUMENTARĂ /- Dr. Mihai POPESCU

RELAŢII PUBLICE PENTRU BIBLIOTECI /- colonel conf. univ. dr. Răduţ BÎLBÎIE

ORGANIZAREA DE EVENIMENTE – O STRATEGIE DE RELAŢIIPUBLICE PENTRU BIBLIOTECILE MILITARE/- General-maior conf. univ. dr. Cătălin ZISU

RELAŢIILE CU PUBLICUL /- Iolanda PARASCHIVESCU

CONSERVAREA COLECŢIILOR /- Iolanda PARASCHIVESCU

INFORMATIZAREA BIBLIOTECILOR /- Delia PETRACHE

SERVICIUL DE REFERINŢĂ /- Cătălina ROJIŞTEANU

PUNCTE DE VEDERE ASUPRA COMUNICĂRII EXTERNE A BIBLIOTECILOR /- Colonel conf. univ. dr. Răduţ BÎLBÎIE

ELEMENTE DE MANAGEMENT PENTRU BIBLIOTECI /- Colonel (r) dr. ing. Alexandru MIHALCEA

GLOSAR DE BIBLIOTECONOMIE /- Dr. Mihai POPESCU

Bibliografie /

244