Anexe Proceduri Secretariat PO 14

PROCEDURA OPERATIONALA

PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 1 / 18

Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii

ANEXA 2

__________________

AVIZAT DIRECTOR,

TABEL

cuprizand obiectivele specifice si riscurile inerente asociate la nivelul Compartimentului financiar contabil

Nr.

crt.

Denumirea obiectivelor

specifice Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice

0 1 2

1.

ORGANIZAREA

REGISTRELOR SI

DOSARELOR CURENTE

1. Registrul de intrare-ieire a documentelor(corespondenei)

2. Registrul de evidena a actelor de studii

3.Registrul de evidena a deciziilor




Nr.

crt.

Denumirea obiectivelor

specifice Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice

0 1 2

4.Registrul de evidena a contractelor de munc

5.Registrul de evidena a carnetelor de munc;

6.Registrul de evidenta a delegaiilor pentru deplasari;

7.Registrul de evidena a sigiliilor i tampilelor;

8.Registrul de eviden a elevilor 9.Registrul de evidena a salariailor (forma scris i electronic);

10.Registrul inventar arhiv;

11.Dosare curente-organizate i numerotate, pe activitti, conform Nomenclatorului arhivistic.




2.

3.

4.

5.

6.

CONDUCEREA ACTIVITATII

ORGANIZAREA SISTEMULUI

DE RAPORTARE A DATELOR

PLAN DE ACTIUNE PENTRU

MINIMIZAREA RISCURILOR

FIABILITATEA SISTEMULUI DE

INFORMATIE

ORGANIZAREA SI EFECTUAREA

ARHIVARII DOCUMENTELOR

1.Activitatea de completare la zi a registrelor mentionate la poziia 1-(Registrele 1-10); 2.Activitatea de clasificare a corespondenei i organizarea n dosarele curente (11);

1.Asigurarea calittii, exactittii datelor, a termenelor de raportare ctre management, ISJ sau MECTS;

a)existena unei agende de lucru zilnice cu termene de efectuare i raportate a datelor pentru activitatile curente;

b) existena unei baze de date coerente, actualizate cu date recente i reale.

5.1.-atribuirea responsabilittilor persoanei care are acces la sistemul informatic; 5.2-pregtirea profesionala a persoanei implicate n utilizarea sistemului informatic; 5.3-procesarea datelor in cadrul sistemului informatic

5.4-sistemul de prevenire, detectare a acesrilor, modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe, etc)

6.1.-desemnarea persoanei autorizate s execute arhivarea documentelor conform standardelor 6.2.-cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor; 6.3.-sistemul de pstrare a documentelor pn la arhivare; 6.4.-locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor 6.5.-activitatea de arhivare





ANEXA 3

__________________ AVIZAT DIRECTOR,

STABILIREA FACTORILOR DE RISC

1.NIVELUL DE APRECIERE A RISCURILOR :

*1-exist proceduri i se aplic; *2-exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic; *3-nu exist proceduri.

2.IMPACT LA :

a)aprecierea cantitativ : *1-impact sczut; *2-impact normal;

*3-impact ridicat

b)apreciere calitativ *1-vulnerabilitate mic; *2-vulnerabilitate medie;

*3-vulnerabilitate mare





ANEXA 4

__________________

AVIZAT, Data:___________

DIRECTOR

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Nr.

crt. Obiective Obiecte Descrierea riscului

1. ORGANIZAREA

REGISTRELOR SI

DOSARELOR

CURENTE

1.Registrul de intrare-

ieire (documente corespondent)

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului

2.Completarea eronat a registrului fr respectarea rubricaiei acestuia

2.Registrul-evidenta

actelor de studii

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire

2. Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea

3. Completarea incorect

4. Inexistena registrului tipizat

3.Registrul de eviden a deciziilor.

1. Nedesemnarea persoanei responsabile

2. Completarea incorect a registrului




Obiecte Descrierea riscului

4.Registrul de eviden a Contractelor de munc

5.Registrul de evident a Carnetelor de munc

6. Registrul de evident a

delegaiilor pentru depla-

sri

7.Registru1 de eviden sigilii i tampile

8.Reg.evidenta elevilor

9.Registrul de eviden a salariailor

1.Nentocmirea contractelor de munca i nregistrarea lor n Registru 2.Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea registrului;

1.Nenregistrarea carnetelor de munc din unitate (la preluare i la ieire); 2.Nedesemnarea persoanei autorizate;

1.Nenregistrarea delegaiilor primite pentru deplasri n interes de serviciu; 2.Nerespectarea rubricaiei cerute de registru;

3.Inexistena registrului

1.Inexistena registrului; 2.Completarea eronat a datelor de intrare ieire din uz a tampilei unitii; 3.Nedesemnarea persoanei cu pstrarea, aplicarea, scoaterea din uz a tampilei

1.Inexistena registrului,

2.Neactualizarea datelor privind micarea elevilor

1.Nentocmirea registrului n forma scris sau electronic; 2.Neactualizarea datelor i transmiterea lor In format electronic la ITM 3.Nedesemnarea persoanei autorizate




2.

3.

CONDUCEREA

ACTIVITATII

ORG.SITEMULUI

DE RAPORTARE A

DATELOR

10.Registrul inventar arhiv

11.Dosarele curente pe

domenii de activitate

conform nomenclato-

rului n vigoare

1.Activitatea de

completare n termen i de calitate a registrelor

1-9;

2.Activitatea de

rezolvare - clasificare a

corespondenei n dosarele curente

1.Asigurarea exactitii termenelor de raportare

1.Inexistena registrului 2.Inexistena de proceduri operaionale privind activ.de arhivare 3.Nedesemnarea persoanei responsabile

1.Nerepartizarea corespondenei n dosarele curente;

1.Inexistena unor proceduri operaionale 2.Necompletarea n termen i de calitate a registrelor

1.Nerepartizarea corespondenei

1.Inexistena unei agende de lucru zilnice care s cuprind terme.de raportare

la management , ISJ, MECTS




4.

5.

6.

PLAN DE ACTIUNE

MINIMIZARE

RISCURI

FIABILITATEA

SISTEMULUI

INFORMATIC

ORGANIZAREA SI

EFECTUAREA

ARHIVARII

a)existena unei agende de lucru zilnice;

b)existena unei baze de date bine organizate

1.Inexistena agendei; 2.Inexistena unei baze de date organizate

5.1-atribuirea

responsabilitilor privind accesul la

sistemul informatic

1.Neatribuirea responsabilittilor

5.2-pregtirea profesional a persoanei desemnate

5.3-procesarea datelor n

cadrul sistemului

informatic;

5.4-sistemul de

prevenire a accesului i modificarilor

neautorizate a bazei de

date;

1.Cadrul normativ i procedural privind

arhivarea documentelor

1.Incadrarea pe post a unor persoane care nu fac fa cerinelor activittii

1.Neprocesarea datelor n cadrul sistemului informatic

1.Nedesemnarea prin decizie a persoanei autorizate s folosescda baza de date a unittii pentru activitatea de secretariat; 2.Nemenionarea n fia postului a atribuiilor n acest sens, precum i a sanciunilor prevzute de lege privind gestionarea bazei de date

1.Inexistenta procedurilor operaionale privind arhivarea documentelor




DOCUMENTELOR rezultate din activitatea

de secretariat

2.Desemnarea persoanei

responsabile cu


1.Nedesemnarea persoanei responsabile

2.Neinstruirea persoanelor cu atribuii de arhivare

3.Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea n arhiv

1.Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului

4.Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor de

secretariat

1.Neasigurarea unui speiu corespunztor arhivrii

5.Activitatea de arhivare

1.Pregtirea necorespunztoare a documentelor n vederea arhivrii





ANEXA 5

__________________ AVIZAT, Data:

___________

DIRECTOR

PLAN DE ACTIUNE

Pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul Compartimentului secretariat

Nr. Cr.

Denumirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a

riscurilor

Persoanele

responsabilee cu

implementarea

aciunii de minimizare a

riscului inerent

Data limit de implementare a

actiunii de

minimizare a riscului

inerent

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrelor prevazute la anexa 2

2.Ineficiena conducerii activitatii

Intocmirea procedurilor scrise privind modul

de intocmire a registrelor prevzute la anexa 2

Organiozarea activittii n funcie de

termenele la care trebuie completate registrele

sau ntocmirea i emiterea situaiilor curente

Secretar

Secretar




Nr. Cr.


riscurilor

Persoanele

responsabilee cu

implementarea


riscului inerent


actiunii de


inerent

3.Inexistena unui sistem de raportare a datelor

4..Inexistenta unui plan de aciune pt.minimizarea riscurilor

5.Carene n sistemul nformatic

6..Nearhivarea documentelor de secretariat

Crearea unei baze de date reale, corecte i bine organizate, referitoare la domeniul de

activitate pentru care se cere raportarea

Intocmirea unui program de lucru zilnic prin

agend de lucru, cu activitaile care trebuie desfsurate

Prin agenda de lucru zilnic se noteaz situaiile ce trebuie ntocmite, culegerea informaiilor din baza de date sau din alte surse interne sau externe ale unittii Raportarea n termen a situaiilor ctre management, ISJ sau MECTS Desemnarea persoanelor autorizate Alegerea locaiilor de depozitare a documentelor Instruirea persoanelor responsabile cu


Secretar

Secretar

Secretar

Secretarul colii sau dup caz alt persoan instruita




Nr. Cr.


riscurilor

Persoanele

responsabilee cu

implementarea


riscului inerent


actiunii de


inerent

Asigurarea cadrului normativ i procedural privind arhivarea documentelor

i desemnat





ANEXA 6

1.REGISTRE TIPIZATE:

*registrul intrare-ieire coresponden *registrul de evidena a actelor de studii *registrul de eviden al salariailor(forma scris) *registrul de eviden a elevilor

2..MODEL REGISTRE PRECONSTITUITE

1.REGISTRUL DE EVIDENTA A DECIZIILOR

Nr.

decizie

Data

emiterii

Temeiul legal/

Coninut pe scurt

Data

punerii n

aplicaie

Persoana

emitent Funcia Decizia

de

numire

Semn- tura

Persoana

care

ntocmete decizia

Funct. Semnat.

Unitatea

emitent

2.REGISTRUL DE EVIDENTA A DELEGATIILOR

Nr.crt. Numele i prenumele persoanei creia i se elibereaz delegaia

Funcia Motivul deplasrii

Locul i data Semntura de primire a

delegaiei

Observaii




3.REGISTRUL DE EVIDENTA A SIGILIILOR / STAMPILELOR Cuprinde 3 pri:

1.EVIDENTA INTRARII_- IESIRII STAMPILELOR

Instituia care folosete tampila imprimarea n tu a sigiliului

Textul

nscris pe

tampil

Nr.

exemplare

Data primirii Data scoaterii din uz Persoana desemnat prin decizie cu pstrarea i folosirea tampilei

2.DISPOZITIE-pentru persoana desemnat cu pstrarea i aplicare tampilei ; 3.PROCESE VERBALE DE PREDARE-PRIMIRE TEMPORARA A STAMPILEI CU MENTIONAREA MOTIVULUI:

Proces-verbal ncheiat astzi Subsemnatul.avnd funcia de.desemnat prin decizia nr.din..cu pstrarea i aplicarea tampilei unittiiam predate sigiliul dlui/dnei..avnd funcia de. Motivul predrii. Am predat .data..Am primit (numele si prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura) Am primit.data.Am predat (numele i prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura)

4.REGISTRUL DE EVIDENTA A CONTRACTELOR DE MUNCA

ANUL Nr.contractului Numele i prenumele

persoanei creia i se ncheie

Funcia/ postul

Actul n baza

cruia s-a fcut ncadrarea

Perioada

nedeterminat/ determinat

Observaii




5.REGISTRUL DE EVIDENTA A CARNETELOR DE MUNCA

NR.CRT. Numele i prenumele titu-larului carnetului de

munc

Seria i nr. carnetului de

munc

Data intrrii n unitate

Data ieirii din unitate

Unitatea

emitent Semnt.de predare/

primire

Observaii

6.REGISTRUL INVENTAR ARHIVA

Nr.crt.din registrul

de inventar

Numr dosar dup nomenclator

Coninutul pe scurt al dosarului

Datele

extreme

Nr.file Termen de

pstrare Actul /nr./data scoaterii

din inventar

3.DOSARE CURENTE(DUPA NOMENCLATOR)

UNITAREA SCOLARA.. DOSAR NR CONTINUT PE SCURT (ex.,,Schema de ncadrare a unitii) ANUL CALENDARISTIC..




Cuprins Numrul

componentei

n cadrul

procedurii

operaionale

Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina

Coperta

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

2. Situaia editiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

3. Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale

4. Scopul procedurii operaionale

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

6. Documentele de referin aplicabile activitaii procedurale

7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional

8. Descrierea procedurii operaionale

9. Responsabiliti i rspunderi in derularea activitii

10. Anexe, nregistrri, arhivri

11. Cuprins

Date post:	15-Oct-2015
Category:	Documents
Upload:	viper1899
View:	38 times
Download:	1 times

Anexe Proceduri Secretariat PO 14

Documents