50178656 Manual de Secretariat

7/13/2019 50178656 Manual de Secretariat

http://slidepdf.com/reader/full/50178656-manual-de-secretariat-55b08ac279dd3 1/494

1

INTRODUCERE În actuala revoluie tehnico-tiinific informatica, telecomunicaiile, producerea icomunicarea informaiei au devenit prioriti incontestabile dar cu largi aplicaii înviaa tiinific, economic i social. În acest context a aprut o disciplin relativrecent: birotica ± termenul fiind introdus în limbajul cotidian în jurul anului 1976.Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou depind cadrultehnic al proceselor administrative.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenitposibil o dat cu rspândirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns în orice birou i în orice secretariat al unei organizaii sau instituii sporindconsiderabil productivitatea i calitatea muncii administrative.

Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor munciiadministrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat adatelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de secretariat i de birou în toate domeniile de activitate.

Pe de alt parte biroul în general, secretariatul în special a devenit unul dintre celemai importante locuri de munc în societatea contemporan; secretariatul a cptatfuncii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Acestetransformri sunt valabile i în cazul societii româneti.



2

Principalele funcii care revin secretariatului în prezent sunt urmtoarele: prelucrareainformaiilor, documentarea, funcia de reprezentare, funcia de filtru i legturpentru solicitri de contacte cu conducerea, funcia de asistare direct amanagementului.

Dup cum se poate observa în activitatea de secretariat i în aceea a secretarelor

(asistent manager) predomin procesele informaionale i decizionale, informaiaoferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informaii i dedecizii ocupând o pondere important într-o organizaie.

În literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activiti,atribuii i sarcini individuale complexe. În zilele noastre activitatea de secretariatpresupune un complex de activiti i tehnici de lucru specifice (activiti dedocumentare, coresponden, protocol, arhivare de documente .a.).

Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, conine noiuni teoretice, dar ipractice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial.

Astfel acesta furnizeaz noiuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic,managementul i marketingul, într-o organizaie, noiuni de drept administrativ icomercial. Totodat lucrarea cuprinde, în cea mai mare parte, noiuni practice legatede activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, funciile secretariatului modern,organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, normeromâneti de drept administrativ i comercial.

Am considerat util s furnizm celor interesai atât noiuni teoretice cât i practice,deoarece în prezent nu exist în România o astfel de lucrare, respectiv un Manual desecretariat i asisten managerial adaptat la realitile româneti.

Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activiti ale secretarelor

(asistent manager) i ale secretariatului.

Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi îmbuntit pe msura atenionriinoastre de ctre specialiti.

Autorii sunt, cei mai muli, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar deAdministraie i Secretariat din cadrul Facultii de Litere a Universitii dinBucureti.

Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autoriindjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi unpreios instrument de lucru care va contribui la îmbuntirea i modernizareaactivitii de birou, în special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).

Autorii



3

CAP. I

BIROTIC

Lector univ. dr. Ionel Enache

Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat

Facultatea de Litere ± Universitatea din Bucureti

1. CONCEPTUL DE BIROTIC

În contextul actualei revoluii tehnico-tiinifice, în care informatica itelecomunicaiile, producerea i comunicarea informaiei sunt prioritiincontestabile, cu largi aplicaii în întreaga via economic, tiinific i social,definirea biroticii este o problem necesar dar dificil.

Birotica vizeaz automatizarea activitilor administrative i de birou, cu toateacestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel,prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicaii, cu noile mijloace destocare i de transmitere a informaiei audiovizuale, cu tehnicile cele maiperformante de reproducere optic i electronic i în special cu noile realizri înmaterie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnicide procesare a informaiei valene profesionale i economice cu multiple efectesociale.

Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenitposibil odat cu rspândirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, princostul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns în orice birousporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative.

Birotica este un cuvânt intrat în limbajul cotidian relativ recent prin preluareatermenului francez bureautique care, la rândul su, este echivalentul termenuluienglezesc off ice aut omati on. Termenul a fost introdus în limba francez de P.Berger i L. Nauges, dup Convenia Informatic din anul 1976. Ambele termene,dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii ± BIROUL ± i obiectivulfundamental al acesteia ± AUTOMATIZAREA BIROULUI.

Se poate spune c termenul a început s circule în Frana dup 1982 când, într-opublicaie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea definiie: ³Birotica:ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate în automatizarea activitilor de birou, în special a aspectelor legate de comunicaie prin cuvânt, prin scris sau prin

imagine´.

În timp au aprut numeroase încercri de a defini birotica.

În esen birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, dedistribuie i de exploatare a inf ormaiei din perspectiva muncii de birou, fr îns a se substitui disciplinelor înrudite: informatica, telecomunicaiile,



4

telematica.

Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor munciiadministrative i de birou cu tehnicile de comunicaie i de prelucrare automat adatelor, urmrind creterea performanei i calitii muncii de birou în oricedomeniu de activitate.

Într-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societiiinformaionale spre care ne îndreptm, birotica se contureaz ca un proces deautomatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societii de azi,i mai ales de mâine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea,diseminarea i coordonarea informaiei, materia prim a oricrei activiti debirou. Prin aceasta se încearc înlturarea comarului birocratic.

Astzi birourile au trei roluri organizaionale importante:

1. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organizaie.

2. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu funciile din organizaiilerespective.

3. Cupleaz organizaia cu mediul, integrând informaional clienii i furnizorii.

Pentru a îndeplini aceste roluri, în general, birourile desfoar cinci mariactiviti:

1. Managementul documentelor.

2. Introducerea informaiilor în fiiere.

3. Conducerea proiectelor.

4. Coordonarea personalului.

5. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activitiocup restul de 60% în mod egal.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune subliniereaparticularitilor i tendinelor muncii de birou, indiferent de coninutul sueconomic.

Astfel, o prim particularitate o constituie predominana proceselor informaionalei decizionale. Informaia, materia prim a oricrei activiti de birou, ofersuportul deciziei manageriale în orice sistem i organizaie economico-social.

O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de



5

informaii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris.

În România, termenul de birotic a cptat o circulaie larg dup 1989. Acestfenomen poate fi explicat prin influena combinat a urmtoarelor circumstane:

ß Transformarea social care a permis dezvoltarea proprietii private,fenomen ce a dus la crearea întreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazatdezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC).

ß Evoluia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului lainformaie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i acelorlalte echipamente informatice.

ß Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul,consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2]

În prezent în dezvoltarea biroticii exist dou tendine majore:

ß Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacitii deintercomunicare (telefoane, radio, TV).

ß Una de natur organizaional care se refer la tendina de a dezvoltastructuri de tip reea.

În multe cazuri, în mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat,locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informaionale ale întreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectulde studiu al biroticii.

În viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizareacalculatoarelor, echipamentelor de comunicaie i a altor dispozitive electronice,care tinde spre eliminarea consumului uria de hârtie din biroul clasic.

Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calitii, productivitii i flexibilitiimuncii de birou prin automatizarea activitilor. Cele mai importante activiti debirou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragereainformaiilor. În societatea contemporan cantitatea de informaie ce trebuieprelucrat este tot mai mare.

Productivitatea muncii în acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent în

comparaie cu celelalte sectoare. De aceea sperana creterii productivitii munciieste legat de dezvoltarea biroticii.

Informatizarea muncii de birou, în afar de creterea calitii i productivitiimuncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

ß Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia.



6

ß Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual ainformaiei.

ß Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactitiidocumentelor primite sau expediate.

ß Reducerea timpului de recepie, de prelucrare i de transmitere ainformaiei în activitatea administrativ.

ß Creterea exactitii proceselor informaionale, a capacitii de memorare ia vitezei de regsire a informaiei.

ß Scderea considerabil a costului informaiei i a deciziei pe care aceastadin urm se fundamenteaz.

Principiile biroticii [3] :

1. Principiul specificitii. Munca de tip administrativ desfurat în biroureprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei coninutul muncii în birou difer înfuncie de nivelul ierarhic într-o organizaie i de caracteristicile generale aleacesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informaii.

2. Principiul frecvenei de apariie a diferitelor tipuri de activiti. Birotica seoprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i aciuni pentru a obineefectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare.

3. Principiul simplificrii. Activitile care apar frecvent sunt ± în prima etap ±analizate, simplificate i apoi în etapa a doua automatizate i integrate.

4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activitipermite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat directde ctre utilizator.

5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare încomun) datelor i informaiilor dintr-o organizaie. Integrarea reprezint etapafinal a procesului birotic optimizat în care colaborarea dintre utilizatorulmijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil.

[1] I. NFTNIL, Bir otica i per formana managerial, Bucureti, 2000, p. 7.

[2] I bidem, p. 10.

[3] I bidem, p. 11.



7

2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC ÎN CADRUL FIRMEI

2.1. Sistemul inf ormaional

Dac sistemul decizional reprezint ³sistemul nervos´ al unei organizaii, sistemulinformaional este ³sistemul circulator´. El ofer materia prim (informaia)necesar în stabilirea i îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor,competenelor i responsabilitilor atât manageriale, cât i de execuie din cadrulorganizaiilor socio-economice.

Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilori circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilormenite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei[1].

În continuare vom defini fiecare component a sistemului informaional.

Datele i inf ormaiile reprezint componentele primare ale sistemuluiinformaional.

Definiii ale inf ormaiei sunt multe în literatura de specialitate.

Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c ³informaia este informaie, nicimaterie, nici energie´. Pornind de la ideea c informaia este una dintre cele treiforme de manifestare a materiei, încercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicaiilor, inf ormaia este un mesaj, un semnal ce ref lect starea unui sistem sau a mediului î n care acesta f uncioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere.

Informaia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor decunoatere privind întreprinderea respectiv, ce îi furnizeaz elemente noi,utilizabile în realizarea sarcinilor în cadrul firmei respective.

Informaiile se obin în general din prelucrarea datelor, ele nu se confund îns cuacestea.

Data reprezint o îniruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au oanumit semnificaie. Datele economice descriu aciuni, procese, fapte, fenomenereferitoare la firm sau la procese din afara acesteia.

În concluzie se poate spune c orice informaie este o dat dar nu orice dat esteo informaie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

În literatura de specialitate se întâlnesc diverse criterii de clasif icare a inf ormaiilor. Iat câteva dintre acestea:

1. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2. dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;



8

3. dup direcie: descendente, ascendente, orizontale;

4. dup provenien: exogene, endogene;

5. dup destinaie: interne, externe;

6. dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale,producie, financiar-contabile, personal.

Aceast clasificare se refer la informaia economic utilizat în proceselemanageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1. dup form: analogic, digital;

2. dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secvene audio, secvene video;

3. dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese inf ormaionale [2]

În raport cu natura lor specific, informaiile se proceseaz diferit, fapt pentru carese disting mai multe tipuri de procese informaionale:

a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informaiei numerice, dupreguli matematice i logice, i este larg rspândit în activitile care solicit un

mare volum de calcule, de situaii i de rapoarte: economie, proiectare,management, statistic etc.

Prelucrarea datelor în sisteme informatice se realizeaz în mod diferit, în funciede modul de organizare a acestora în colecii de date.

Datele organizate sub forma f iierelor de date se proceseaz cu ajutorul unorprograme de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer în funciede limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN,COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor

pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD),dintre care cele mai rspândite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproachetc.

Datele organizate sub forma f oilor de calcul electronic se prelucreaz fiefolosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3,EXCEL, QUATTRO, fie folosind funciile de procesare a tabelelor din cadrulpachetelor de programe cu posibiliti integrate de tratare a informaiei (texte,tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS,



9

FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor decalcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurinei cu care pot fiutilizate procesoarele de tabele i a îmbinrii procesrii datelor cu procesarea detexte în cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cutexte. Obiectul procesrii, textul, structurat în pagini, în paragrafe, în fraze i încuvinte, este supus unor operaii vizând forma caracterelor i mrimea acestora,forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului în pagin.

Procesarea textelor presupune, de asemenea, operaii lingvistice cum sunt:desprirea automat a cuvintelor în silabe, controlul gramatical, lexical iortografic al textului analizat. În urma acestor operaii rezult un document de tiptext care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hârtie sau pemicrofilm în vederea arhivrii.

Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum suntprocesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentrutratare text ale unor sisteme de programe având alt destinaie principal, spreexemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS,editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelorintegrate (WORKS).

c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient atehnicilor informatice i electronice în vederea receptrii, memorrii i prelucrriigrafice a imaginilor coninute în documente.

Un document poate conine informaii provenite din surse diferite: situaii i

rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente coninând texte obinute înurma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor detabele, schie i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensionalrealizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru saucolor, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (cititeoptic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informaiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeazde ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGEMAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre funcii specializate aleprocesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3,EXCEL, WORKS).

Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date având oanumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal,imprimate pe hârtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse într-unnou proces de prelucrare grafic.

d) Procesarea sunetului îmbrac forme foarte variate, de la vocea uman(mesaje, convorbiri telefonice, întâlniri, conferine) la sunete obinute prin sintezelectronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de



10

informaie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit în form digital,ofer ³materia prim´ ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unorechipamente i programe specializate în tratarea informaiei sonore, cum estesistemul SOUND BLASTER care poate funciona cuplat la orice calculator personal.Se realizeaz în acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemeleaudio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu

dispozitivele de comunicaie acustic de genul: telefon, interfon etc.

e) Procesarea de imagini (imagini în micare) completeaz gama de posibilitioferite de celelalte genuri de tratare a informaiei i constituie una din realizrilecele mai moderne ale electronicii i informaticii.

Informaia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr deimagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund),generând privitorului uman senzaia vizual de micare. Sursele de informaievideo (imagini în micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat(camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic saudigital) prin sistemele de comunicaii video de natur profesional, precum i

imagini (animaie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cuajutorul unor dispozitive fizice i logice.

În mod curent prelucrarea informaiei vizuale este însoit i de prelucrareainformaiei sonore, dup cum imaginea este însoit de sunet sau de voce uman.

Însemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informaiei, rezid în aceea cultimele patru tipuri de procesare a informaiei sunt specifice domeniului biroticii.În cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizareaprelucrrii textelor, care ocup un loc important în activitatea de birou, se remarco tendin de cretere a ponderii operaiilor de prelucrare video i sunet, dardinamica cea mai înalt o înregistreaz sistemele de comunicare i de procesare aimaginilor fixe i mobile asistate de calculator.

Circuite i f luxuri inf ormaionale Toate aceste categorii de informaii circul în cadrul unitii între persoane i întrecompartimente, precum i între uniti socio-economice, formând circuiteinformaionale.

Circuitul inf ormaional reprezint drumul pe care îl parcurge informaia întreemitor i receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaionalformeaz un flux informaional.

Fluxul inf ormaional reprezint cantitatea de informaii care circul întreemitor i beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens,frecven, lungime, vitez, fiabilitate, cost.

Circuitele i fluxurile informaionale pot fi clasif icate dup mai multe criterii:

1. dup direcie: verticale, orizontale, oblice;



11

2. dup frecven: periodice, ocazionale;

3. dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informaionale O component a sistemului informaional ce tinde s capete un rol preponderent

în firmele moderne o constituie procedurile informaionale.

Prin proceduri inf ormaionale desemnm ansamblul elementelor prin care sestabilesc modalitile de culegere, de înregistrare, de transmitere i de prelucrarea informaiilor cu precizarea operaiilor de efectuat i succesiunea lor, asuporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare.

Caracteristicile procedurilor informaionale în prezent sunt:

- au un caracter detaliat;

- din ce în ce mai sofisticate;

- grad ridicat de formalizare (standardizare);

- caracter operaional.

Mijloace de tratare a inf ormaiilor:

1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini decontabilizat i de facturat.

2. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate).

3. Automate: calculatoare.

F unciile sistemului informaional Sistemul informaional al structurilor comerciale îndeplinete cumulativ trei funcii:

1. Decizional. Aceast funcie exprim rolul sistemului informaional înasigurarea elementelor necesare lurii deciziilor.

2. Operaional. Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor

necesare realizrii obiectivelor societii comerciale.

3. Documentare. Sistemul informaional permite dezvoltarea i perfecionareapersonalului prin îmbogirea cunotinelor.

Def icienele sistemului inf ormaional 1. Distorsiunea ± const în modificarea parial, neintenionat a coninutului



12

mesajului unei informaii.

2. Filtrajul ± const în modificarea parial sau total a mesajului în modintenionat.

3. Redundana ± const în culegerea, în prelucrarea i în transmiterea repetata unor informaii.

4. Supraîncrcarea circuitelor informaionale ± const în depirea capacitiide transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungeriimesajului la receptor.

Parametrii calitativi ai inf ormaiei Informaia constituie materia prim a sistemului informaional. În consecin,pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informaiiletrebuie s îndeplineasc o serie de condiii: s fie reale, multilaterale, sintetice iconcise, precise i sigure, s ajung la beneficiar în timp util, s aib un caracter

dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de înelegere apersonalului implicat.

Principiile sistemului inf ormaional

1. Subordonarea conceperii i funcionrii sistemului informaional cerinelormanagementului firmei.

2. Corelarea sistemului informaional cu cel decizional i organizatoric.

3. Unitatea metodologic în tratarea informaiilor.

4. Concentrarea asupra abaterilor eseniale.

5. Asigurarea unui timp corespunztor de reacie sistemului decizional.

6. Asigurarea de maximum de informaii finale din fondul de informaiiprimare.

7. Flexibilitatea.

8. Eficacitatea i eficiena.

Toate aceste elemente (deficiene, parametrii calitativi ai informaiei i principiile)stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informaional iindirect a sistemului birotic.

Tendine î n conceperea i î n f uncionarea sistemelor inf ormaionale:

1. perfecionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a



13

informaiilor;

2. modificarea raportului dintre soft i hard în privina preului în favoareaprimului;

3. utilizarea calculatoarelor în reea;

4. organizarea de baze de date, în special de baze de date specializate;

5. schimbri în mentalitatea managerilor în sensul înelegerii necesitiiintroducerii calculatoarelor în firmele pe care le conduc.

2.2. Sistemul inf ormatic

Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informaional.Raportul dintre sistemul informaional i cel informatic este de întreg-parte.

Sistemul informatic este acea parte a sistemului informaional în care operaiile deculegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cuajutorul calculatorului.

Componentele sistemului informatic sunt:

1. Componenta fizic (hard) ± este constituit dintr-un ansamblu deechipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentrustocarea datelor i informaiilor.

2. Componenta logic (soft) ± cuprinde sistemul de operare i programele deaplicaii.

3. Baza de date ± cuprinde un ansamblu de colecii de date i descrierealegturile dintre acestea.

4. Resursele umane ± cuprinde personalul de specialitate (operatori,programatori, analiti, ingineri de sistem).

5. Cadrul organizatoric ± cuprinde cadrul legal necesar funcionrii sistemuluiinformatic (staii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul).

Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul deprelucrare automat a datelor cu scopul obinerii de informaii în vedereafundamentrii deciziilor sau realizrii produciei.

[1] O. NICOLESCU, I. VERBONCU, Management , Bucureti, Editura Economic,



14

1997, p. 241.

[2] A. PAN, B. IONESCU, V. MARE, Bir otic. Bucureti, Editura All, 1996, p. 7.

CAP. II

TEHNICI DE SECRETARIAT

Lector univ. Nina VÂRGOLICI Colegiul Universitar de Administraie i Secretariat


1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI ÎN STRUCTUR A UNEIORGANIZAII

1.1. Organizaia i structura ei organizatoric

Organizaia ± este o form concret de desfurare a activitii umane în diferitedomenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuieadministrat. De aceea, orice organizaie funcioneaz ca un sistem ale cruicomponente sunt în strâns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentuloportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organizaia poate fi

considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblude mijloace de producie i de informaii, o împletire de interese generale iindividuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fostcreat. În vederea obinerii obiectivelor social-economice, orice organizaie îndeplinete mai multe funcii:

a) funcia de cercetare-dezvoltare;

b) funcia comercial i de marketing;

c) funcia de producie;

d) funcia financiar-contabil;

e) funcia de personal.

Structura organizatoric a unei organizaii reprezint ansamblul persoanelor icompartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative),modul în care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc între ele.



15

O structur organizatoric raional este condiia esenial pentru: asigurareafuncionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis aresponsabilitilor, stabilirea riguroas a dependenelor ierarhice, a unitii întreresponsabilitile unei funcii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic astructurii unei organizaii poart numele de organigram.

Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structuraorganizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:

1. Funcia (funcia de conducere i funcia de execuie)

2. Postul

3. Ponderea ierarhic

4. Compartimentele (compartimente funcionale i compartimenteoperaionale)

5. Nivelurile ierarhice

6. Relaiile organizatorice

7. Activitile

La baza înfiinrii unei organizaii st Regulamentul de Organizare i Funcionare(ROF) care este poate cel mai important element de reglementare acompetenelor unei instituii. Este un act normativ care reglementeazfuncionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecarecompartiment în parte, atribuii i responsabiliti) i este adoptat de forul deconducere superior al organizaiei respective. Mai exist i Regulamentul deOrdine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angajailor în relaiile de serviciu, programul de lucru, circulaia documentelor i este adoptatpe cale de dispoziie de ctre conductorul unitii. Acest regulament interntrebuie permanent actualizat, modificat i completat în conformitate cu dinamicade dezvoltare a departamentelor.

Pe baza actelor normative de înfiinare i care le reglementeaz funcionarea(ROF), unitile îi elaboreaz propriile regulamente de organizare i funcionareaadaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specificedomeniului lor de activitate.

Ansamblul activitilor, atribuiilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse în ROF

al secretariatelor, care face parte din ROF al organizaiei respective.

ROF al organizaiei are un caracter general i este completat de Statul de Funcii.Statul de Funcii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentrufiecare compartiment, gradul i pregtirea angajailor, precum i relaiile dintreacetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetulde colarizare a personalului1.



16

La rândul su, este completat de fia postului care cuprinde atribuiile i obligaiilefiecrui angajat în parte.

Legea reglementeaz explicit c organigrama unei instituii nu intr în vigoarepân la adoptarea ROF i a Statului de Funcii.

1.2. Activitatea de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit în cadrul unei organizaii economico-sociale este i activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat în compartimente specializate i are oampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, atât în cadrul organelorcentrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale aleputerii de stat (primrii, consilii locale), cât i la nivelul agenilor economici, alunitilor de profiluri diferite (academii, instituii de învmânt superior, coli,biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul defuncii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat în administraia public prezint unele particulariti fa desecretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însui managementulinstituiilor publice i structura organizaional sunt diferite de organizarea iconducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost înlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalulangajat i cu persoanele din afar instituiei i de asemenea, reprezint (în unelecazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentuluia atribuiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuii privind personalul,activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, având ca sarcindegrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiiile necesarerealizrii principalelor sale funcii: prevedere ± organizare ± comand ±coordonare control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luareadeciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare defuncii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarciniindividuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub oautoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi)autoritate subordonat la rândul su direct conducerii i care are precizate atribuii

cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti.

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesajetelefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de efi,clasarea documentelor, înregistrarea corespondenei).



17

2) Activiti prin care duc la îndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute în fiapostului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor, etc.)

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare,instruire a secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuiicu parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se descompun în atribuii, iar atribuiile în sarcini. Atribuia reprezintsfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre uncompartiment presupune competena membrilor compartimentului în realizareasarcinilor ce decurg din aceste activiti.

1.3. Atribuiile i sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat îi revin atribuii globale din care se extrag i sedetaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribuiile i sarcinile unei secretare

depind de structura i domeniul de activitate al organizaiei respective i suntcuprinse în fia postului.

Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitateade secretariat, (in cazul în care funcioneaz ca un serviciu autonom), ea includeurmtoarele atribuii i sarcini :

§ executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, înregistrarea,datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat deregistratur.

§ lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea

corespondenei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea iurmrirea rezolvrii corespondenei primite, întocmirea unor rspunsuri pe bazadocumentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat acorespondenei cu materialul de baz; pregtirea corespondenei pentruexpediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurareatransportului corespondenei prin organizarea muncii curierilor.

§ atribuii de documentare: detectarea surselor interne i externe,selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele,scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea uneibune funcionri a arhivei unitii.

§ scrierea rapid, stenografierea discuiilor din edinele, conferinele, întâlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcriereasetnogramelor.

§ multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris saucalculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului,utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme decorectare a materialelor pentru editorial.



18

§ traduceri i retroversiuni de acte, coresponden, materialedocumentare, cunoaterea unei limbi strine de circulaie internaional scris ivorbit.

§ probleme de protocol i relaii cu publicul: întocmirea unor planuripentru desfurarea în bine condiii a întâlnirilor cu persoane din afr instituiei,

primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea înceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vinepartenerul, pregtirea corespondenei protocolare cu ocazia diferitelorevenimente.

§ evidena necesarului de consumabile i evidena de personal (secretara întocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat,ine evidena orelor suplimentare, concediilor, evidena delegaiilor, a deplasrilori a evenimentelor profesionale.

§ pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, acamerei de hotel, obinerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor

necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se întâlneasc eful i stabilirea programului.

§ cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul,maina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.);cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta.

§ organizarea sistemului informaional: primirea prelucrarea itransmiterea informaiilor.

§ întocmirea contabilitii primare a firmei

§ primirea i transmiterea comunicrilor telefonice

§ organizarea edinelor i a materialelor necesare.

§ difuzarea în unitate a deciziilor i instruciunilor cu caracter decirculat.

§ preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe caresecretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega oserie de responsabiliti persoanelor din subordine.

§ perfecionarea permanent din punct de vedere profesional.

§ supravegherea personalului secretarial din subordine: instruireaacestuia, evaluarea posibilitilor fiecruia i stabilirea responsabilitilor.

§ respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarearesponsabilitilor, a prerogativelor dar i competena în a le realiza.



19

Competena celor care lucreaz în compartimentele de secretariat seconcretizeaz în a fi:

§ un bun stenograf ± s poat transmite i transcrie exact ceea ce i sedicteaz;

§ un dactilograf îndemânatic, scriind fr greeli de tastare i limb;

§ un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat în coninut;

§ un bun specialist în clasarea i arhivarea actelor, corespondenei idocumentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

§ un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscuteideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei,i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri;

§ un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, sprelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentruconducere i celelalte compartimente ale unitii;

§ un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/în limbaromân/limba strin;

§ un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabils înregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, spregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnatcorespondena împreun cu materialul de baz, s întocmeasc formele deexpediere a corespondenei;

§ un bun organizator al contactelor între conducere i persoanele dinafar i din interiorul firmei (întâlniri de lucru, edine, conferine); capabil s facoficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale;

§ un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, sselecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc;

§ un bun specialist în manipularea i utilizarea aparaturii moderne debirou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de înregistrare-clasare, etc);

§ un bun lucrtor, capabil s întocmeasc statistici specifice sectorului desecretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele;

§ un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabils filtreze, limitând pân la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilori întreruperilor frecvente ale activitii conducerii în anumite perioade.

§ un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe bazaunor directive generale i a materialului documentar;



20

§ un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic amaterialelor în curs de multiplicare.

1.4. Organizarea secretariatelor

In scopul desfurrii activitii specifice, secretariatele dispun de resurse umanei materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat în activitatea desecretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent lanoutile din domeniu). De modul lor de integrare în sistem depinde eficientaaparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloaceleprin care se asigura condiiile de munca în acest domeniu, i anume:

§ spaiul de lucru ;

§ obiecte de iluminat;

§ obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

§ maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat,multiplicat, aparate de înregistrat, calculatoare, fax, telex etc.)

In funcie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea desecretariat poate fi organizata astfel:

§ în unitile administrative i firmele mici întreg nucleul de secretariateste centralizat;

§ în administraiile centrale i locale, în organizaii mari, aezarea fiziceste parial centralizata (birouri colective), parial descentralizata (efi de cabinet,secretarii conductorilor).

Organizarea centralizat în secretariate prezint urmtoarele avantaje:

§ concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce înseamn utilizarea lorla capacitate maxima;

§ pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lâng grupuriconduse centralizat influeneaz pozitiv formarea i perfecionarea lor;

§ posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat aluniformitii metodelor de operare în munca de birou;

§ costul performantelor este sczut, ca i al investiiilor în maini de biroui al întreinerii lor, deoarece sunt folosite în cadru restrâns.

2.3. Sistemul birotic

Întreaga gam de instrumente hard i soft utilizate în activitile de birou suntintegrate raional în cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) caredispun de un nucleu informatic, de interfee specifice cu toate tipurile de



21

periferice, precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informaieisub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte, documente,sunet i imagini).

Figura 1 sugereaz fluxurile informaionale care pun în eviden locul i rolulsistemului birotic în cadrul unei organizaii. Din figur rezult o serie de concluzii

referitoare la rolul biroticii în activitatea unei întreprinderi sau organizaii iraporturile acesteia cu sistemele decizionale i operaionale, pe de o parte, i cusistemele informatice i de comunicaii, pe de alt parte.

F ig. 1. Locul sistemului birotic în cadrul firmei

Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informaional al unitii i înaceast postur sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor i sarcinilor generaleale întregului sistem informaional.

Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional suntpreluate i transmise prin intermediul sistemului informaional (sistemulinformatic, sistemul birotic i sistemul de comunicaii intern) tuturorcompartimentelor de execuie care formeaz sistemul operaional.

În sens invers, informaiile referitoare la modul de execuie a deciziilor i lacelelalte aspecte eseniale privind situaia din sistemul operaional sunt perceputede sistemul informaional, selectate, analizate, puse în form adecvat itransmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional.

Toate acestea reprezint fluxurile informaional-decizionale interne ale sistemului întreprinderii.

Sistemul informaional realizeaz, îns, i funcia de relaii informaionale alesistemului întreprinderii cu mediul social ± economic: organe financiare i bancare,alte organizaii de stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate(filiale i agenii), parteneri de afaceri, furnizori, clieni, acionari. Aceast funcie



22

extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, în condiiile deastzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare ainformaiei (scrise i orale, vizuale i auditive), în cadrul crora sistemele detelecomunicaii asistate de calculator ocup un loc central.

Din observarea acestor fluxuri informaionale se poate afirma c sistemele

birotice joac tot mai mult un rol de interfa între:

ß Sistemul întreprinderii i mediul social-economic.

ß Sistemul decizional i sistemul operaional.

ß Sistemul de comunicaii (extern) i sistemul informatic operaional al întreprinderii. [1]

Funciile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg în capitoleleurmtoare.

2.4. Sistemul decizional

Din cele prezentate rezult c informaiile au un rol determinant în procesul defundamentare a deciziilor, în realizarea unei conduceri tiinifice a activitii dintr-ounitate economic.

Decizia poate f i def init ca o inf ormaie de comand pentru sistemulcondus.

Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informaionaleste subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde decalitatea informaiilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent dinpartea factorilor de conducere pentru perfecionarea continu a sistemelorinformaionale i decizionale.

Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizareacalculatoarelor în procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelorbirotice.

Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului deobiective urmrit i configuraiei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemuldecizional [2] .

Numrul, natura i caracteristicile deciziilor încorporate în sistem prezint o mare

varietate.

Astfel, tipurile de decizii pot fi clasif icate dup 6 criterii:

1. dup orizont: strategice, tactice, curente;

2. dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior;



23

3. dup frecven: periodice, aleatorii, unice;

4. dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile;

5. dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate;

6. dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

În vederea îndeplinirii în mod eficient a multiplelor funcii ce-i revin, decizia ± la felca i informaia ± trebuie s întruneasc câteva cerine cum ar fi:

- s fie fundamentat tiinific;

- s fie asumat;

- s fie integrat (armonizat în ansamblul deciziilor adoptate);

- s se încadreze în perioada optim de elaborare i de aplicare;

- s fie formulat corespunztor.

Având în vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor adevenit tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, lametode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea având la baz calculatorul iprograme specifice. Iat câteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional,simularea decizional, arborele decizional.

3. FUNCIILE I STRUCTUR A SISTEMULUI BIROTIC

3.1. Funciile generale ale sistemului birotic

Funciile sistemului birotic decurg atât din obiectivele de automatizare i deinformatizare a activitii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica,informatica i comunicaiile le ofer în vederea realizrii acestor obiective.

Un sistem birotic îndeplinete urmtoarele funcii generale:

1. Funcia de introducere a informaiei în sistem.

2. Funcia de memorare i de regsire a informaiei.

3. Funcia de prelucrare.

4. Funcia de ieire.

5. Funcia de comand i de control.[1]



24

informaii

comenzi

F ig. 2. Funciile sistemului birotic

Funcia de introducere a informaiei în sistem se exercit într-o varietate demodaliti, cum sunt:

ß preluarea informaiei provenite din reelele de comunicaii naionale sauinternaionale, publice sau private;

ß preluarea informaiei provenite din reeaua local de date;

ß introducerea manual a datelor i textelor sau înregistrarea cu echipamentadecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului.

Informaia odat introdus în sistem fie se prelucreaz imediat, în timp real, fie sememoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitateatransferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem.

Funcia de memorare i de regsire a informaiei joac un rol important înfuncionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informaiei i viteza deacces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performanelor unuisistem birotic.

Informaiile se pot pstra astfel:

ß în memoria intern, pentru datele în curs de prelucrare;

ß în memoria extern, pentru datele care se consult periodic;

ß arhiva electronic, pentru informaiile care se consult rar.



25

Informaia aflat în memoria unui sistem birotic poate fi valorificat princonsultare local ori comunicat solicitanilor prin intermediul reelelor decomunicaii.

Funcia de prelucrare se refer la o mare varietate de operaii i de procese:

ß conversia informaiei din form analogic în form digital, necesarmemorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i operaia de conversiedin digital în analogic;

ß transferul informaiei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pealtul (conversie de suport);

ß copierea informaiei pe acelai tip de suport (operaie de reproducere ainformaiei);

ß crearea i încrcarea bazei informaionale a sistemului birotic. Presupuneun ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare

a informaiei pe suportul tehnic, încrcarea bazelor de date, astfel create, cuinformaia provenit din memoria extern sau intern din reelele de comunicaieori manual, de la terminale;

ß actualizarea bazei informaionale. Aceast operaie presupune eliminarea iintroducerea informaiilor i modificarea informaiilor deja existente;

ß tratarea propriu-zis a informaiei, care const în efectuarea celor maivariate operaii care pot privi:

- fie forma ± în cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor;

- fie coninutul ± în cazul prelucrrii datelor.

ß informaia prelucrat trebuie consultat în timp real. Acest lucru serealizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea itransmiterea informaiei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor,imprimant etc.);

ß punerea în form a informaiei solicitate la ieire presupune operaii diferite în raport de natura informaiei solicitate. În cazul prelucrrii textelor,documentelor i imaginii punerea în form este una din operaiile principale la careacest gen de informaii sunt supuse.

Funcia de ieire a informaiei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerineavând în vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz:

ß natura informaiei transferate la ieire: date, texte, documente, secvenesonore, secvene vizuale;

ß coninutul efectiv al informaiilor solicitate la ieire;



26

ß natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferatinformaia la ieire;

ß forma, digital sau analogic, a informaiei transmise;

ß destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Funcia de comand i de control a sistemului birotic deine toate atributelenecesare pentru dirijarea i pentru reglarea funcionrii întregului sistem, a tuturorfunciilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente,la memoria intern, la baza de programe i la baza informaional. Tot aici are loccontrolul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informaiei în funcie denatura lor, de destinaia i de modul de transmitere a rezultatelor.

1.2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectatde echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, având ca obiectiv

procesarea informaiei în activitatea de birou i care îi exercit funciile sale îninterdependen atât cu sistemele informatice operaionale, cât i cu sistemele detelecomunicaii, între care creeaz un ansamblu de legturi funcionale[2].

Din aceast definiie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul,programele i inf ormaiile. Acestea au roluri diferite în economia sistemuluibirotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului,programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, în timp ceinformaiile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate

acesteasunt

reprezentate înfigura 3.



27

F ig. 3. Structura sistemului birotic

1. Componenta f izic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamenteformat din urmtoarele subdiviziuni:

a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori deunitatea central a unui calculator personal dispunând de un microprocesor dinclasa Pentium (III sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie internde 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitatede ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

F ig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unitile de intrare ± ieire ale sistemului birotic conin atât perifericecomune cu celelalte sisteme informatice, cât i periferice specifice tratrii textelor,documentelor, imaginii i sunetului.

Dintre perif ericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim:

ß Scanner;

ß Aparatul telefonic i interfa telefonic;

ß Aparatul telefax i interfa telefax;

ß Interfa de intrare telecopiator;



28

ß Interfa video;

ß Microfonul i interfaa pentru sunet adecvat;

ß Camera de luat vederi i interfaa audio-video necesar;

ß Lectorul optic de microfilme i interfaa specific.

Perif ericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt:

ß Imprimanta;

ß Plotter-ul;

ß Aparatul telefonic i interfaa sa cu sistemul informatic;

ß Aparatul telefax i interfaa sa specific;

ß Interfaa de ieire telecopiator;

ß Imprimanta pentru microfilm i interfaa sa;

ß Interfaa video;

ß Interfaa audio.

Perif ericele de intrare-ieire întâlnite în configuraia unui sistem birotic sunt, înprincipal, urmtoarele:

ß Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastaturaalfanumeric;

ß Unitile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile);

ß Unitile audio-analogice de band magnetic i interfaa acestora;

ß Uniti video-analogice de band magnetic i interfaa lor.

c) Echipamentul pentru comunicaii include totalitatea dispozitivelor tehnicede conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recepie local saula distan a informaiei utilizate în activitatea de birou.

Structura i funcionalitatea acestuia depinde de mai muli factori: echipamentulinformatic de birou utilizat, natura informaiei prelucrate, tipul de comunicaiipracticate (locale sau la distan), natura reelelor de telecomunicaii utilizate.

Echipamentele folosite în telecomunicaii vor fi tratate pe larg în capitolul urmtor.

2) Indiferent de gradul de complexitate a configuraiei fizice a unui sistem birotic,



29

acesta nu poate funciona fr existena subsistemului de programe careconstituie componenta logic (soft) a sistemului birotic.

Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur funcionarea calculatoruluisau a unor aplicaii informatice. Acesta este compus din:

A. Soft de baz (sistem de operare)

B. Soft de aplicaii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control careasigur accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grupde calculatoare.

Sistemul de operare în raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programepe care le poate executa la un moment dat se poate împri în mai multecategorii:

1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplicaiiloruna dup alta; fiecare utilizator folosete resursele în mod serial.

2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplicaiilorpentru un singur utilizator în paralel.

3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplicaiile maimultor utilizatori folosesc în comun sau separat resursele aflate în diferite puncteale unei reele de calcul.

4. Sisteme de operare pentru reea (Novell/Netware). Permite accesulutilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sauindividuale.

B. Sof tul de aplicaii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme.i acesta se împarte în mai multe categorii:

1. Soft-ul specializat ± este un produs ³la cheie´, specializat în rezolvareaanumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizatde obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat împotriva pirateriei,el putându-se folosi doar cu echipamentul respectiv.

2. Soft semigeneralizat ± pachete de programe realizate de firme specializatecare au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. În România

exist o banc naional de programe pe lâng Institutul de Cercetare înInformatic unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie.Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata deproiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur în acelai timpcompatibilitatea diferiilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor datefolosite de mai multe firme.

3. Softul generalizat ± programele din aceast categorie pot fi folosite de orice



30

utilizator fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmelespecializate în funcie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, dedatele ce trebuie prelucrate. Tendina în realizarea acestor programe este deautomatizare a foarte multor funcii, în condiiile în care utilizatorul nu este unspecialist în informatic.

Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari deprograme:

ß Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR,WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER.

ß Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW,HARVARD GRAPHICS.

ß Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO.

ß Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH

ß Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY.

ß Procesoare pentru comunicaii i pentru reele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe în activitatea de birou esteMicrosof t Off ice. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplicaii produse decompania Microsoft, în care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint,Access.

Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor detip text precum i schimbul de date cu alte programe.

Funciile realizate de acesta sunt:

- crearea de fiiere;

- deschiderea unor fiiere existente;

- selectarea textului;

- editarea textului (mutri, copieri, tergeri);

- formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor);

- crearea de tabele;

- inserarea de imagini i de grafice;

- corectarea automat lexical i gramatical;



31

- tiprirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Funciile realizate sunt:

- crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar;

- formatarea foii de calcul;

- copierea, mutare, tergerea datelor;

- crearea de serii numerice i calendaristice;

- calcule pe baza unor funcii;

- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele;

- crearea unor baze de date simple;

- tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite:

- crearea fiierelor tip baz de date (definirea câmpurilor, introducereadatelor);

- modificarea informaiilor din baza de date;

- adugarea sau tergerea unor câmpuri;

- sortarea bazei de date dup diverse criterii;

- interogarea bazei de date;

- crearea de formulare;

- crearea de rapoarte, de macrouri i de module;

- tiprirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoarea unor date i informaii.

3) Sistemul de inf ormaii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii(elemente de intrare) în activitatea de birou asistat de calculator i în acelaitimp conine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale aleactivitii de birou (elemente de ieire).

Inf ormaiile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate,introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), înregistrare



32

audio (microfon) sau video (camera de luat vederi):

ß Preluate din reelele de date i de comunicaii, locale sau la distan (date,texte, documente, sunet i imagine).

ß Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau în curs dedesfurare.

ß Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

Inf ormaiile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destinaii:

ß Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte,documente), desenare la plotter (desene, schie, planuri), redare audio (speaker),redare video (monitor, ecran).

ß Transmitere, local sau la distan, prin sistemele de comunicaii locale iprin telecomunicaii de date, de texte, de sunet i de imagine.

ß Pstrare temporar în memoria intern sau extern în vederea unorprelucrri imediate.

ß Pstrare pe termen mediu în memoria extern (disc magnetic) pentruconsultri ulterioare.

ß Pstrare pe termen îndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (discflexibil) sau grafic (microfilm).

Din cele de mai sus se poate concluziona c funcionarea unui sistem informatic debirou este posibil numai prin funcionarea sincron i intercorelat a celor trei

subsisteme ale ace4. COMUNICAIILE I TELECOMUNICAIILE ÎN CADRULBIROURILOR

4.1. Comunicaiile

1.1.1. Def inirea comunicaiei

Comunicarea dintre manager i subordonai reprezint elementul dinamizator alproceselor manageriale i în acelai timp condiie a unui climat organizaional i

motivaional adecvat realizrii obiectivelor organizaiei.

Comunicarea este un proces de transmitere a informaiilor, sub forma mesajelorsimbolice, între dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emitor, altelecu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1].

Rolul deosebit al comunicrii în asigurarea funcionalitii i eficacitii activitiloreste generat, în special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea



33

potrivit creia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru acomunica.

R olurile managerului în cadrul firmei sunt:

1. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur);

2. un rol informaional (observator activ, difuzor, purttor de cuvânt);

3. un rol decizional (întreprinztor, regulator, repartitor de resurse,negociator).

1.1.2. Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.3. Componentele procesului de comunicare

Emitorul ± persoana care iniiaz comunicaia (manager sau executant).

Mesajul ± forma fizic a informaiei transmis de emitor spre receptor.

Canalul ± calea de transmitere a informaiei, strâns legat de mesaj.

Receptorul ± persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului

informaional (executant sau manager).

1.1.4. Tipologia comunicaiilor[2]

Varietatea comunicaiilor întâlnite în cadrul firmei este justificat de existena maimultor criterii de clasificare:



34

a) canalul de comunicare

ß comunicaii formale

ß comunicaii informale

b) direcie (sens)

ß comunicaii verticale descendente

ß comunicaii verticale ascendente

ß comunicaii orizontale

ß comunicaii oblice

c) coninut

ß comunicaii operatorii

ß comunicaii opionale

ß comunicaii generale

ß comunicaii motivaionale

d) mod de transmitere

ß comunicaii verbale

ß comunicaii non-verbale

Tipuri de reele de comunicaii:

a) reele descentralizate (în ³cerc´ sau în ³lan´);

b) reele centralizate (în ³Y´ sau în ³stea´).

1.1.5. Def iciene majore î n procesul de comunicare

Cele mai semnificative bariere comunicaionale se refer la:

a) bariera de limbaj, de exprimare

ß folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare(tonul folosit, gesturi, expresia feei, poziia corpului etc.);

ß incapacitatea emitorului de a-i stpâni emoiile în transmitereamesajului informaional;



35

ß aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane.

b) bariere de recepie

ß tendina de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim;

ß ignorarea informaiilor care sunt în dezacord cu ceea ce cunoatem;

ß evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emitorul) detransmitere a mesajului;

ß recepionarea, în moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrulfirmei, a aceluiai mesaj.

c) bariere contextuale

ß perceperea diferit a mesajelor funcie de presiunile exercitate de mediu

asupra receptorului (zgomot, climatul organizaional etc.).

d) bariere mixte

ß discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite decele cu semnificaie redus sau nul.

Aceste bariere declaneaz o serie de deficiene în sistemul de comunicaii:

ß filtrajul

ß distorsiunea

ß supraîncrcarea canalelor de comunicare cu informaii inutile

1.1.6. Modaliti de amplif icare a ef icacitii comunicaiilor

a) motivarea adecvat a comunicrii prin:

ß determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunicaii;

ß clasificarea ideilor înainte de debutul procesului de comunicare;

ß stabilirea oportunitii comunicaiilor, a celui mai prielnic moment pentru

efectuarea acestora.

b) asigurarea unei comunicri clare, concise în sensul:

ß cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate în codificarea mesajelorinformaionale;

ß utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot



36

diminua curiozitatea i interesul receptorului;

ß folosirii, cu prioritate, a comunicaiilor directe, reducându-se la minimumdistorsiunea;

ß asigurrii unui nivel corespunztor de redundan în ceea ce privetetransmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan, în sensulrepetrii acestor mesaje în moduri diferite i folosirea unor canale diferite.

c) perf ecionarea managerilor, îndeosebi în ceea ce privete comunicaiile imecanismele de tr

4.2 Telecomuncaiile

Telecomunicaiile reprezint partea procesului de comunicare în care mesajul estetransmis la distan (³tele´ în limba greac înseamn departe) prin intermediulunor mijloace specifice.

Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechitimpuri*.

Pân la sfâritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ1.000.000 (în prezent sunt peste 700.000.000). Între anii 1830-1850 muncaadministrativ i cea în birouri cunoate o cretere rapid. Probabil aceastcretere a fost influenat i de utilizarea mainilor de scris i a telefoanelor.

Cert este c în prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care aimpus crearea unei întregi reele de comunicaii. Aceast reea este folosit astzipentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediulcalculatorului.

Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici seplâng c este necesar o sptmân pentru instalarea unui nou post telefonic. ÎnRomânia o astfel de cerere este posibil s atepte 4-5 ani. În India exist peste500000 de cereri nesatisfcute. În Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unuinumr de telefon pentru a se stabili o legtur. În privina numrului posturilortelefonice exist mari diferene între rile lumii. Astfel New York-ul are mai multeposturi telefonice decât întreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900de posturi telefonice, în timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5.

1.2.1. Echipamente f olosite î n telecomunicaii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunicaie în afaceri. Este direct,personal i rapid.

Faciliti ale telef oniei moderne:

ß memorarea numerelor ± pentru cele mai utilizate numere;



37

ß reformarea ultimului numr ± se memoreaz ultimul numr format i seformeaz la cerere;

ß butonul secret ± se întrerupe sonorul în timpul convorbirii cu cineva dincamer;

ß afiarea numrului format ± se indic actualul numr format;

ß memorarea i înregistrarea mai multor numere de telefon;

ß posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridicnumai când rspunde interlocutorul solicitat;

ß difuzor ± telefonul conine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii uneiconvorbiri chiar dac mâinile sunt ocupate.

Servicii oferite de telefonia modern:

1. Servicii de urgen: Salvarea, Pompierii, Poliia, Salvamontul etc.;

2. Servicii alarm;

3. Servicii de informaii despre: starea vremii, ora exact, spectacole,evenimente sportive etc.;

4. Serviciul telefonic cu tax invers;

5. Serviciul telefonic de conferine i de videoconferine;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispoziia abonailor senzori de securitatecare detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i altedisfuncionaliti.

Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telef onic. Roboii suntdispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutoruluimotivând imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i îl invit s lase unmesaj înregistrat dup semnal.

Telef onia digital (Integrated System Digital Network) ± se refer laprocesul de transformare a reelelor analogice în digitale, adic informaia circulprin cabluri, sub forma trenurilor de bii.

Ca aplicaii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferina, videotex-ul iclasicul teletex. Videoconferina este o teleconferin în care interlocutorii folosescvideofoanele.

Avantaje oferite de ISDN:

ß economie de cabluri, de spaiu;



38

ß costuri reduse de instalare i de exploatare, de întreinere;

ß existena unor sisteme de autotestare;

ß folosirea telefonului prin intermediul calculatorului;

ß posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (R adio Pager) are forma unui micportmoneu, care se poate purta de ctre abonat. Atunci când acesta este cutat,este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cuapariia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut.

TELEX-ul

Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru înregistrarea informaiilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespundeunei perforaii anume, astfel încât banda citit (în cazul în care se cunoatelimbajul) poate fi recunoscut i fr decodificatoare (citirea se face de ctre unoperator telex).

În prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiindc se poate comunica simultan indiferent de condiiile atmosferice.

FAX-ul (f acsimil, telef ax, telegraf ie f acsimil)

Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor.

Opereaz prin scanarea limii unei foi de hârtie, detectând unde hârtia este albi unde este marcat, mutând hârtia mai jos i rescanând. Rezultatele acesteiscanri sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destinaie informaia estetiprit pe o coal de hârtie, dând natere unei copii a coninutului originalului.Astfel, orice persoan poate obine o copie a semnelor de pe original, indiferent detipul acestora: litere, numere, desene, orice.

Evoluia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1i G2), create în urm cu doar câiva ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat deaparate mai sofisticate din grupa G3.

Mainile din fiecare generaie pot comunica între ele. Viteza mainilor crete odatcu grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru atransmite o pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a

treia grup transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt în întregime digitale, transmiânddocumente prin reelele telefonice digitale. Unele din ele dispun de faciliti detransmitere a informaiei, de videotext, de videofon, de telefotografie, deteletratarea textelor i graficii.

Majoritatea fax-urilor aflate în funciune sunt din grupa G3. Gama modelelor estefoarte larg. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezoluia pe



39

orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz încare fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pân la 16 nuane de grii adesea 32 pe cele mai mari fax-uri.

Memoria permite stocarea înregistrrii unui document, transmisia fcându-se maitârziu (noaptea tarifele sunt mai reduse).

Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiindtransmis ctre mai muli destinatari programai la ore diferite.

COPIATORUL

Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizateechipamente în munca de birou. Dei nu este un echipament specific detelecomunicaii, copiatorul particip indirect la procesul de comunicare, prinmultiplicarea documentelor care au ca suport hârtia sau foile transparente.

Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated

Emission of Radiation ± Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radiaiei).

Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Luminareflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitezcorespunztoare în jurul axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil(seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau desuspensie ale tonerului (tonerul exist atât sub form de pulbere cât i lichid).Tonerul astfel atras este depus pe hârtie.

Copiatoarele actuale exist în numeroase configuraii, putând fi grupate în patrucategorii:

1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun;

2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun);

3. Copiatoare de volum înalt (de la 30000-100000 de copii/lun);

4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun).

Factori ce trebuie avui î n vedere la cumprarea unui copiator

ß Numr de copii pe lun;

ß Preul pe copie. Se obine adunând costul tuturor consumabilelor (toner,developer, hârtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i împrind lanumrul de copii efectuate cu acestea. Cu cât copiatorul este mai performant, cuatât costul pe copie este mai mic.

ß Numrul de copii/minut;

ß Mrimea maxim de hârtie admis (A3, A4);



40

ß Sistemul de alimentare cu hârtie (automat sau nu);

ß Faciliti de micorare/mrire;

ß Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cureniei hârtiei iformei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit decopie;

ß Copierea automat pe ambele fee ale hârtiei;

ß Posibilitatea de a copia în dou sau în mai multe culori;

ß Alimentarea automat cu documente, caz în care copiatorul va selecta ipoziiona documentul pe ecran, îl va scoate afar i va lua urmtorul documentautomat;

ß Selectarea automat a dimensiunii hârtiei, care va face copiatorul salimenteze hârtie din tava care se potrivete dimensiunii documentului;

ß Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hârtia s-ablocat în copiator.

1.2.2. Servicii moderne de telecomunicaii

VIDEOTEX

Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispoziia utilizatorilorinformaii pe calculator. Aceste informaii sunt prezentate pe monitoare sau peecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul iviewdata.

TELECONFERINE

Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai finecesar deplasarea participanilor, ci doar prezena lor în faa unui telefon sau într-un studio.

Tipuri de teleconf erine:

a) audioconf erina ± permite comunicarea într-o edin prin intermediulsistemului telefonic;

b) videoconf erina

Fiecare dintre calculatoarele participanilor preia imaginea i sunetul prinintermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate,aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimisepe liniile telefonice ctre ceilali participani la videoconferin, unde are locprocesul de decodificare i de afiare pe ecran.



41

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor între calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitateape care o vor avea imaginile i sunetul.

În cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (IntegratedServices Digital Network ± ISDN), întrucât permit viteze de transmisie de patru ori

mai mari decât liniile obinuite i elimin paraziii i sunetul de fond.

c) teleconf erina pe computer. Permite comunicarea prinintermediul potei electronice, chiar dac nu toi participanii utilizeazcalculatoarele în acelai timp. Participanii pot trimite mesaje altor participani înorice moment i pot recepiona orice parte din dezbaterile edinei.

* Astfel, arabii deineau în sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un ³minister´ al comunicaiilor. De asemenea dispuneau de o linie de ³turnuri-semafor´ pe o lungime de 5000 de km., între Maroc i Bagdad i de un serviciu deporumbei cltori. O mie de ani mai târziu flota de lup a britanicilor a folosit unsistem de steaguri semnalizatoare în btlia din 1805 de la Trafalgar. În 1878,doar la câteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contacttelefonic comercial. Astfel, dou invenii ale secolului al XIX-lea (tastatura itelefonul) au pus bazele industriei telecomunicaiilor moderne.

4.3. Reele de calculatoare

O reea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene saueterogene) care comunic între ele prin intermediul unor faciliti hard i soft.

O definiie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i deperiferice care partajeaz (folosesc în comun) resursele.

Tendina actual în utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora în reea. Acestlucru ofer multiple avantaje:

ß programele pot fi pstrate într-o singur copie (pe server) i pot fi folositede oricare dintre utilizatorii reelei;

ß bazele de date pot fi exploatate de mai muli utilizatori simultan;

ß resursele hard (în special imprimantele) pot fi utilizate simultan de maimuli utilizatori;

ß posibiliti de comunicare i de schimb de informaii între utilizatori.

Principalele componente ale unei reele sunt: server-ul (un calculator mai puterniccare gestioneaz activitatea întregului sistem) i staiile de lucru (work-station).



42

Alte echipamente specifice reelelor sunt:

- bridge (punte) ± face legtura între dou sau mai multe reele

- gateway (poart) ± leag calculatoare de tipuri diferite

- modem ± permite conectarea calculatorului prin intermediul reelelor telefonice;transform semnalul digital în analog prin modulare i demodulare

- transceiver ± conecteaz dou reele prin radio

4.3.1. Tipuri de reele

A. Dup aria geograf ic

1) LAN (Local Area Network) ± arie geograf ic restrâns

Servicii - partajarea resurselor serverului

- partajarea perifericelor din sistem

- comunicare i interaciune între utilizatori

- posibilitatea de conectare cu alte reele

2) WAN (Wide Area Network) ± larg rspândire geograf ic

ß permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice

ß sunt folosite pentru servicii de comunicare

ß conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare).

3) PDN (Public Data Network) ± rspândite la nivel mondial

ß folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspândite reele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL.

B. Dup topologie (pentru reelele de tip LAN)

1. RING (inel) ± presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular.Controlul reelei este deinut pe rând de fiecare dintre noduri într-un interval detimp bine determinat.

Avantaje:

ß toate nodurile sunt egale



43

ß intervalul de timp în care va fi transmis un mesaj poate fi estimat

ß necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje:

ß viteza de comunicare mai redus

ß defectarea unui nod duce la blocarea întregii reele

2) BUS (magistral) ± presupune un cablu liniar la care sunt conectate toatenodurile reelei.

Avantaje:

ß necesar de cablu redus

ß vitez de lucru mai mare

ß interconectare simpl

ß defectarea unui nod nu afecteaz reeaua

Dezavantaje:

ß timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod în altul nu poate fideterminat

3. STAR (stea) ± presupune un nod privilegiat în reea (cu rol de server) la care

sunt conectate toate celelalte.

Avantaje:

ß viteza de transmitere ridicat

ß posibilitate de rulare a aplicaiilor în timp real (timpul poate fi estimat)

ß costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje:

ß defectarea serverului face imposibil utilizarea reelei

ß cantitate de cablu necesar mai mare decât la celelalte tipuri

ß interconectarea este mai complicat

Pot exista i combinaii: STAR-BUS



44

STAR-RING

4.3.2. INTERNET-UL

Internet-ul nu este o reea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, cieste o reea de reele. Este o colecie mondial de tot felul de calculatoare i dereele de calculatoare legate între ele.

În anii 60, Internet-ul a fost iniial un experiment al Departamentului Aprrii alStatelor Unite, care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettoriirspândii pe suprafee mari s lucreze împreun, folosindu-se cu toii de puinelei de costisitoarele calculatoare i de fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitatcrearea unui grup de reele interconectate care s funcioneze ca o unitatecoordonat.

Rzboiul rece a stârnit interesul pentru o reea care s reziste unui atac aerian.Dac o parte a reelei ar fi fost distrus, datele i informaiile ar fi continuat scircule spre destinaie cu ajutorul prilor componente care au supravieuit. Astfel,

în Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost distribuit în toat reeaua,nefiind centralizat într-un singur loc.

Impactul Internet-ului asupra vieii noastre este mai mare decât influena pe carea avut-o Revoluia industrial în schimbarea societii secolului XVIII. Aceasta esteconcluzia la care a ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de CercetriHenley din Marea Britanie, studiu finanat de corporaia american CISCOSYSTEM, liderul mondial în construcia reelelor pentru Internet. Raportul I mpactul I nternet-ului în Eur o pa relev schimbrile radicale produse în modul nostru de atri, de a munci, de a înva i de a ne petrece timpul liber*.

Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt:

Pota electronic

O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem internaional prin care sepoate trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt,pota electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru mulieste singura resurs pe care o utilizeaz.

Grupurile de discuii

Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul lanewsgroup pentru discuii în grup axate pe un anumit subiect.

O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). SistemeleBBS sunt asemntoare Use Net-ului, cu excepia faptului c toate fiierele suntlocalizate pe un singur calculator care de obicei este întreinut de o persoan saude un grup.

Partajarea f iierelor (transf erul de f iiere)



45

Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. Înfelul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip dedocument electronic.

Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol)cu ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan.

Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de servereste permis, de regul, utilizatorilor înregistrai care au drept de acces.

World Wide Web (www)

Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilors foloseasc o idee demodat ± cea a notelor de subsol ± într-un mod cu totulnou. Când un autor al unui articol de revist sau al unei cri introduce o not desubsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este îndrumat spre o altpagin sau spre alt carte. Web-ul poate face în esen acelai lucru, folosind otehnic ce va sublinia sau evidenia un cuvânt, o expresie sau o imagine dindocument. Cuvântul sau expresia evideniat arat utilizatorului c exist un alt

document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat peecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext.

De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redareafotografiilor, a imaginilor fixe i a celor animate i a secvenelor video i audio.Utilizând un astfel de instrument clienii pot s vad rapid i uor informaiile iimaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan.Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat, numaic aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de ³navigare´ pe Internet.

Societile comerciale i alte organizaii au început s foloseasc Web-ul ca mijloc

de publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web,un fel de vitrin electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibiliiclieni pot afla informaii despre firma respectiv.

Chat-ul (discuii prin Internet)

Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje într-un timpfoarte scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vârst, el este foarte popular în rândul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus în legtur cu o mulimede ali utilizatori din toat lumea.

Aa-numitele spaii de discuii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar

fi science-fiction, film sau sport. Toate mesajele tastate într-un astfel de spaiuapar aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participanilor la discuii.Aceste spaii sunt active în general 24 de ore pe zi.

De la inventarea sa în 1980, numrul reelelor a crescut (dup unele estimri înprezent sunt peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an,astfel c la sfâritul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificilde fcut o prognoz, dar se pare c, în 10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla.Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet vând astzi mai



46

multe consumabile decât cele de echipament pentru IT (tehnologia informaiei).Mai mult decât atât, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implicaiilesociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult maibine informai, mai productivi, îns din cauza abundenei de date de procesat,numrul orelor de lucru este în cretere, proporional cu acumularea oboselii istresului.

Ce fel de informaii putem localiza pe Internet? El ofer o colecie de date care se îmbogete într-un ritm rapid, colecie ce cuprinde subiecte de la medicin latiin i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor,precum i materiale de cercetare pentru studeni i materiale referitoare larecreere, la divertisment, la sport i chiar posibiliti de gsire a unui loc demunc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dicionare, la enciclopediii la hri.

* Spre exemplu, cumprturile în cyberspaiu reprezint un paradis pentru 13%din numrul brbailor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac multmai rapid. Acest motiv convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. Îns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc dea cumpra diverse lucruri, pentru c 46% îl descriu ca pe o surs de informaii,24% ca pe un mijloc de a fi în contact cu ceilali oameni i 10% ca pe o surs dedistracie.

ansmitere i de receptare a acestora în interiorul firmei, cadrul i climatul

organizaional .a.

d) perf ecionarea capacitii de exprimare i de ascultare, îndeosebi lamanageri, corelarea organizrii formale cu organizarea informal.

e) promovarea cu predilecie a unor stiluri participative demanagement ce reclam folosirea pe scar larg a edinei i delegrii,

concomitent cu o puter5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC ÎN BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii î n birou

Dezvoltarea economiei de pia i extinderea proprietii private au fcut camunca de birou s cunoasc o amploare deosebit. În aceste condiii apar cerinenoi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele demunc i fa de întregul sistem ³om-main-mediu´. Aceste aspecte aleorganizrii tiinifice a muncii îi gsesc rezolvare prin aplicarea în serviciile ibirourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii laom, creterea productivitii i scderea solicitrilor de efort în munc.



47

Introducerea cercetrilor de ergonomie în birouri poate fi susinut prin prismaunor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi:

ß caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existena unor multiplesolicitri de efort fizic i psihic în munc;

ß amplificarea factorilor de stres i de oboseal;

ß varietatea i complexitatea operaiilor (în special de ordin intelectual) pecare trebuie s le execute lucrtorii, relaiile cu clienii, rspunderea material imoral;

ß folosirea, uneori neraional, a potenialului uman, calitatea i structuraacestuia.

Munca în birou se prezint în general ca o munc psihic ce solicit din parteapersonalului un efort intelectual deosebit, îns exist numeroase activiti carenecesit un efort fizic intens.

Din punct de vedere fizic se poate considera c activiti precum cele de procesarea corespondenei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informaiilor suntgrele, solicitând într-un grad ridicat posibilitile fiziologice ale personalului, înspecial cele ale secretarelor.

Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina cretereaefortului fizic i anume: fluxul clienilor, gradul de aglomeraie, cantitatea ivarietatea informaiilor solicitate.

Având în vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice esteevident, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea

muncii la posibilitile umane fireti, fr ameninarea sntii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prinmecanizarea i prin informatizarea unor activiti i prin stabilirea corect anumrului i a structurii personalului se poate aciona eficient pentru reducereaefortului fizic.

O alt caracteristic a activitii desfurate în birouri i, în acelai timp, un factorde influen a efortului este poziia de lucru. Aceasta este poziia ezând, careuneori nu se modific nici în timpul pauzelor, datorit condiiilor de amenajare alocurilor de munc. Aceast caracteristic se întâlnete la toate categoriile depersonal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implicai înprocesul de întocmire i de prelucrare a documentelor. În acest caz studiile de

ergonomie trebuie îndreptate spre organizarea raional a timpului de lucru i sprecrearea condiiilor de schimbare a poziiei corpului.

Solicitarea neuropsihic în birou este predominant fa de solicitrile de altnatur la principalele categorii de personal. Aceasta apare în special la cei implicai în activiti de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de întocmire i deprelucrare a documentelor i la cei din serviciile de relaii cu publicul.



48

În cadrul serviciilor de relaii cu publicul sau în secretariate exist elemente careau o contribuie însemnat la creterea efortului psihic. În acest sens se remarc îndeosebi dialogul ce trebuie meninut cu fiecare persoan pentru stabilireainformaiilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicitri, studiile deergonomie indic o serie de caliti pe care trebuie s le aib lucrtorii dintr-unastfel de serviciu i anume: cunotine temeinice în domeniul solicitat, arta de a

vorbi cu oamenii, dinamism, atenie distributiv, spirit de observaie, capacitatede decizie i iniiativ.

Practica a demonstrat c în serviciile de relaii cu publicul exist o serie de cauzecare conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocatefie de lucrtori, fie de clieni.

Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus ceaacumulat) cu implicaii asupra modului de comportare fa de clieni, manifestatprin lips de amabilitate i prin nervozitate. În multe cazuri efortul lucrtorilor de aavea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare.

Dificulti pot crea i clienii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor,care nu vd în acesta un partener egal care contribuie prin munca sa lasatisfacerea cererilor lor, ci o persoan care trebuie în orice condiii s-i serveasccu promptitudine i cu amabilitate.

Solicitarea neuropsihic a angajailor din serviciile de relaii cu publicul sau a celordin secretariate mai este influenat i de neritmicitatea fluxului clienilor, deneadaptarea orarelor de funcionare a acestora la fluxul clienilor i de existenaunor lipsuri în organizarea muncii. În legtur cu acest aspect trebuie menionatc organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordana dintrenumrul angajailor existeni i afluena solicitanilor. Având în vedere c fluxulacestora este în general aleator, structurile respective pot aciona printr-o maimare flexibilitate în stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim aformaiilor de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuridetermin servirea civilizat a clienilor i creterea randamentului în munc încondiii de solicitare normal a l5.2. Stresul i oboseala prof esional

Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai gravedisfuncionaliti care apar în munca de birou. Din aceast cauz a aprutnecesitatea organizrii ergonomice a muncii în birouri.

Stresul reprezint o dimensiune constant a vieii noastre cotidiene. Dac pân în1989 factorii stresani ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negativeale dictaturii comuniste, în prezent societatea de tranziie aduce pe scena vieii noitipuri de situaii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea

imprevizibile, concurena, omajul, necesitatea reorientrii i recalilificrii rapidei, nu în ultimul rând, scderea nivelului de trai.

Oamenii, ca indivizi izolai, au rareori posibilitatea de a influena evenimentelestresante externe. Tot ce pot face este s-i însueasc nite strategii adaptativecare s-i fac mai rezisteni la agresiunile psihice i mai eficieni în activitateaprofesional.



49

Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dacpersoana respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburripsihologice temporare. Individul poate tri o stare de disfuncionalitate sau chiar ocdere psihic brusc în urma unei psihotraume severe (accident, incendiu,decesul unui membru apropiat din familie).

Reacia la stres se instaleaz treptat atunci când individul este supus un timp îndelungat unor condiii de tensiune psihic, mai ales atunci când este atinsimaginea sa, situaia marital, profesional sau material. De obicei individul îirevine când situaia stresant a fost înlturat, dei uneori pot rmâne unelesechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumii factori de stres*.

Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismuluman i animal, producând perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice.Aceti factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut),umiditatea, zgomotul, agenii poluani pot produce traume fizice, dar i psihice.

Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situaiile conflictuale, presiunea

social prea mare, factori care pun în pericol situaia material sau statutul socialal individului, care sunt percepui ca o ameninare pentru individ. Stresul nu esteinfluenat numai de situaiile externe ci i de vulnerabilitatea, de tolerana la stresa individului sau de unele trsturi ale personalitii acestuia.

Exist, de asemenea, situaii de via care sunt considerate stresori universali, cade exemplu: rzboiul, detenia, calamitile naturale, accidentele care producinvaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situaiide via nu sunt la fel de stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unuiexamen, dezaprobarea sau critica efului determin reacii diferite de la un individla altul. Chiar i în cazul unor dezastre sau calamiti naturale exist persoanecare îi pstreaz calmul i acioneaz oportun i eficient, în timp ce alii intr înpanic sau manifest un comportament bizar.

Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatani din rzboiul din Vietnam saudin rzboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procentdintre acetia au aprut simptome emoionale grave, temporare sau permanente,care i-au fcut inapi pentru lupt, ceilali nedezvoltând ceea ce specialitii numesc ³nevroza de rzboi´.

Oboseala reprezint o reacie a organismului de readaptare, de refacere afunciilor sale. Ea reprezint un fenomen fiziologic normal care apare în urmasolicitrilor prezente în activitatea uman.

În general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de operioad de odihn sau de somn, organismul îi reface plenitudinea funciilor sale.Ea nu este o boal, dar poate avea consecine temporare asupra organismuluiprecum slbirea ateniei fa de munca îndeplinit i fa de mediu.

Specialitii clasific oboseala în urmtoarele grupe:

ß Oboseala muscular (dinamic i static) ± determinat de efortul musculari de contractarea muscular fix.



50

ß Oboseala neurosenzorial ± cauzat de tensiunea nervoas a simurilor(ochi, urechi).

ß Oboseala psihic ± determinat de factori de natur psihic.

Oboseala poate fi provocat de o mulime de cauze, dintre care cele mai des întâlnite sunt:

ß intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale;

ß factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul);

ß factorii de natur psihic (responsabiliti, griji, conflicte);

ß monotonia sau rutina muncii;

ß boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple:

ß scderea ateniei;

ß încetinirea i inhibarea percepiei;

ß inhibarea capacitii de gândire;

ß scderea randamentului activitii fizice i intelectuale.

În birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales

persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai muli cred c munca în birouri isecretariate este lipsit de stres sau cu stres redus, îns lucrurile nu stau delocaa. Tensiunile psihice i stresul contactelor inter-umane determin oboseal sauchiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din birouri arat c peste50% dintre acetia sunt afectai de un sindrom de epuizare emoional. Cauzele arconsta în lipsa de spaiu i de intimitate a locului de munc, precum i îndificultatea sarcinilor de serviciu.

În general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au oatitudine negativist în relaiile cu ceilali i resimt o diminuare a respectului desine.*

În afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poaterealiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmânii de lucru i aconcediilor de odihn.

În munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional sepot asigura la dou niveluri. La nivelul vieii personale angajaii trebuie s-istructureze activitile astfel încât acestea s le dea un sentiment de confort i desiguran. Salariaii trebuie s aib o via activ în afara serviciului i mediuluiacestuia.



51

Al doilea nivel se refer la responsabilitile manageriale care trebuie s vizezeajutorarea salariailor afectai de oboseal profesional prin recunoatereasimptomelor acestui fenomen i prin instruirea personalului în vederea depistriilor, prin organizarea de întruniri ce pot fi folosite pentru întrajutorarea membrilorpersonalului i prin promovarea spiritului de echip.

Pentru serviciile de relaii cu publicul, în situaia în care schema de personalpermite, managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programulde lucru astfel încât contactul dintre lucrtori i solicitani s nu fie prea mare. Deasemenea, poate fi util i organizarea de seminarii privind managementulstresului sau timpului [1] .

Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru caceasta nu afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis icelorlali. În acest sens, Beth Belevins arta: ³Când un angajat se plânge decondiiile de lucru i/sau se îndoiete de utilitatea, de rostul sau de satisfaciamuncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra colegilorsi´.

Pentru a nu permite rspândirea acestor simptome, managerii trebuie s lerecunoasc i s le previn ori de câte ori este posibil. De asemenea, managerulare un rol esenial în gsirea unor corelaii i alternative optime între durataperioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn, numrul, coninutul imomentul introducerii acestor pauze, astfel încât s se asigure o eficien sporit,un nivel optim al capacitii de munc i o bun stare a sntii.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat în cercetrile de fiziologie întreprinse pe animale de ctre Hans Selye în 1950, care descrie aa-numitul ³sindrom general de adaptare´ ce caracterizeaz reacia organismelor biologice lastres.

* Tina Roose, r

5.3. Analiza ergonomic a locului de munc

Pentru a asigura eficiena sistemului ³om-mijloace de munc-mediu´ i a micoraposibilitile de eroare, în condiiile reducerii solicitrilor, concomitent cu cretereasatisfaciei în munc, este necesar, atât pentru proiectant cât i pentru

organizatorii i pentru conductorii proceselor de munc, s se foloseasc metodeadecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilitilor i a cerinelor omului înprocesul muncii. În aceste condiii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomica locului de munc este de mare utilitate.

Procedeul are ca punct de plecare analiza condiiilor de munc existente sauproiectate pentru a se realiza în diferite variante i pentru fiecare loc de munc, înfuncie de factorii de evaluare i de criteriile de influen [1] .



52

5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou

Câteva din cerinele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pebaza principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea relaiei ³om-mijloc demunc-mediu´ se refer la mobilier:

- amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vederefuncional i estetic;

- mobilierul s fie simplu, s asigure poziia corect a prilor corpului în timpulexecutrii operaiilor i s corespund cerinelor ergonomice i estetice.

Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care lestabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spaiul necesar pentru utilizare;acestui mobilier i se asociaz echipamentele i materialele utilizate în mod curentsau cu intermitene în serviciile i ]n posturile de lucru.

Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor

productori specializai. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispunde echipe care se pot deplasa i pot propune proiecte de implementare care scorespund cât mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilitilor financiare iplanurilor arhitectului. Încercând s obin cel mai bun pre, beneficiarul poateapela la mai muli furnizori, reinând pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc în termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementareamobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unelemodificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici,demontabile, uor de deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl,scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau în banchete, mese delucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitarela nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil

a mobilierului.

Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribuie importantasupra moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere aeficienei în munc. Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asuprasntii i strii fizice a personalului, care în final se poate transpune într-un nivelridicat de absenteism i într-un randament redus.

Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere,terminale, imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectatastfel încât s satisfac toate necesitile personalului care lucreaz cu acesteechipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri suficient de lungi cares fie aezate astfel încât s fie cât mai puin vizibile. Cablurile pot fi încorporate în birouri astfel încât computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fipoziionate în locuri corespunztoare, în felul acesta securitatea în lucru crete ise creeaz economii importante de cablu.

Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz îngrup cu echipamente legate la reea. Aceste staii de lucru faciliteaz colaborareaiar mobilierul se adapteaz uor la necesitile echipamentelor. Pupitrele pentruterminale pot avea extensii de tastatur pentru operare confortabil, iar mesele



53

pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt în care este pstrat hârtia .

Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt:lemnul, plasticul i metalul.

În opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier în birouri estescaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg în acest capitol.

Dei pentru muli poate s par o problem lipsit de importan, chiar hilar,alegerea scaunului pentru locul de munc a devenit în ultimul timp un subiect multdiscutat i studiat de specialitii în ergonomie.

Pentru cei mai muli oameni cel mai important echipament de birou estecalculatorul. Într-adevr, atât calculatorul cât i proiectarea întregii staii de lucrueste astzi important, dar s nu uitm c fr un scaun confortabil, muncalucrtorilor nu poate fi eficient.

Majoritatea lucrtorilor din birou stau în medie opt ore pe zi pe scaun la masa de

lucru, de aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea maiimportant pies de mobilier în birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timppoate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datoritmarginilor platformei; dureri de spate, cauzate de poziia încordat a coloanei i amuchilor dorsali, poziie care provoac vasoconstricii ce încetinesc circulaiasângelui, deci i oxigenarea*.

Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, în special pentru oamenii mai scunzi,posibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condiie obligatoriepentru cei care lucreaz în poziia ezând). Acest suport, îns, trebuie s permitextensia picioarelor i pstrarea poziiei verticale a corpului sau puin aplecat pespate.

Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou.Pentru alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarderealizate de firme specializate*.

La fel de important în munca de birou este ajustarea meselor de lucru.Înlimea planului de lucru trebuie dimensionat în funcie de distana optim devedere pentru meninerea corpului în poziie natural, precum i în funcie demrimea efortului solicitat de brae.

Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun deun mecanism care permite ajustarea înlimii pân la nivelul corespunztor.

În prezent firmele specializate în producerea mobilierul de birou pun tot mai multaccent pe aspectul ergonomic al produselor lor.



54

[1] Les pr of ils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40.

* Peste 31 de milioane de americani sufer în prezent de dureri de spate. Daraceste dureri reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtoriidin birouri din Statele Unite le au la locurile lor de munc. Centrul Naional pentruStatistica Sntii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzatede poziia la locul de munc, determinând o scdere a productivitii cu 25%.Acelai centru menioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% dintotalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualtyestimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin în Statele Unitepierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse în costuri medicale i înreduceri de salariu.

Geoff Wright, un specialist canadian în ergonomie arat c: ³Astzi majoritateaspecialitilor recunosc c staia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel încâts se adapteze diferenelor fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut,angajaii nu vor putea lucra la întreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gât,

de umeri, de spate, de brae sau de încheieturi este deosebit de mare.´

Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, în special zonei lombare, unsuport. Dr. Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea,sptarul scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a seadapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast soluie, arat profesorul Burloiu,nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat de înclinarea înfa a corpului, însoit de încordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceeaeste necesar o înclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel încât corpul s nu se mai încline în fa, s stea drept sau chiar puin înclinat pespate. Dei muli specialiti spun c este necesar o ajustare înainte a sptaruluipentru a reduce durerile de spate, proiectarea, în ultimul timp, a unor tastaturipentru calculatoare cu un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, întrete ideea profesorului Burloiu.

* De exemplu, în Statele Unite, American Naional Standards Institute-HumanFactors and Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz iproduce astfel de standarde. Aceast instituie recomand pentru scaunele debirou urmtoarele caracteristici:

- s permit lucrtorilor s stea cu braele drepte de la umr i cu coatele îndoite;

- s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii îndoii i cu picioarelesprijinite pe podea sau pe un suport;

- s dispun de un sptar care s pstreze poziia dreapt a spatelui.

Standardele ergonomice sunt îmbuntite periodic iar standardele ANSI-HFESsunt în mod curent revizuite. Administraia Clinton s-a ocupat în mod deosebit deaceast problem, cerând Occupational Safety and Health Administration (OSHA)s fac noi propuneri în acest sens.

În acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile



55

standarde ergonomice. Semnificativ este propunerea California OccupationalSafety and Health Administration (CALOSHA). Conform acestor standardeplatforma scaunelor trebuie s fie ajustabil atât în înlime cât i în adâncime,sptarul trebuie s fie ajustabil, în special pentru zona lombar, i de asemeneasuportul pentru brae.

Propunerile OSHA i revizuirea standardelor staiilor de lucru de ctre ANSI-HFESau ca obiectiv creterea productivitii i reducerea riscurilor de apariie a unordureri determinate de echipamentele i de mobilierul de birou. În acelai timpspecialitii în ergonomie sprijin activitile de realizare a unor noi produse care sasigure siguran i sntate la locurile de munc.

i în Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel destandarde ergonomice. În acest sens, British Standard ofer urmtoareledimensiuni pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pecalculator:

¨ Înlimea scaunului de la pmânt 393,7-495,3 mm

¨ Limea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm

¨ Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm

¨ Înlimea sptarului de la nivelul platformei între 203,2 mm i 301,8 mm

¨ Adâncimea sptarului între 127mm i 152,4 mm

¨ Lrgimea sptarului ± nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure poziia confortabil pe scaun cuspatele rezemat de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuieconsiderate ca etalon deoarece sunt valabile numai în condiiile antropometricespecifice rii respective.

Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este într-adevrimportant pentru creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelorde sntate care în final pot duce la creterea productivitii, numai c acestscaun i în general mobilierul ergonomic este înc prea scump (cel puin pentrufirmele româneti). Totui trebuie s ne gândim la faptul c pierderile determinatede nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari pe an înSUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ief tine.

5.4.1. Proiectarea i î mbuntirea f actorilor de ambian f izic

Ambiana fizic reprezint o component important a procesului de proiectareergonomic a locului de munc. Etimologic noiunea de ambian se refer lamediul material i social în care o persoan sau o colectivitate îi desfoaractivitatea.



56

În birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib în vedere:caracteristicile generale ale muncii, coninutul specific al muncii, solicitrile impuse în procesul muncii, factorii psiho-sociali. De asemenea, importante sunt iposibilitile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri.

Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura,

umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul.

Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupraproductivitii angajailor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminaredefectuoas poate cauza disconfort vizual i o poziie nenatural a corpului, fiinddeci o piedic în calea performanei.

Cercetrile arat c 80% pân la 85% din cantitatea de informaie pe care oasimilm parvine pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esenial. Darmodul de iluminare nu afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic.

Iluminatul la locul de munc poate fi împrit în 4 categorii:

1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat întavan (tub fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc.

2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual,acest tip de iluminare este absent în cele mai multe locuri de munc.

3. Iluminarea direcionat este de obicei asigurat de surse de luminorientate în jos, sau de lumini ³de urmrire´. Este folosit pentru iluminatulanumitor obiecte sau pentru creterea nivelului de intensitate.

4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau perei de sticl. Are un

efect pozitiv asupra omului, dar nu este disponibil permanent.

P o zii onarea. Locul de munc trebuie astfel poziionat încât linia vizual s fieparalel cu lumina i cu ferestrele. Lumina care cade într-un unghi corespunztorpe suprafaa de lucru previne reflexia care poate întuneca imaginea sau poate creacontraste de fundal.

C omutat orul . Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind perând câte o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de luminambiental.

J aluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul întregii zile.

O alt problem a iluminatului o reprezint întreinerea. O bun întreinere aelementelor componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din viaa acestora, controale atunci când încep s dea mai puin lumin i curirearegulat. O nou generaie de startere electro-magnetice i de tuburi fluorescentecu eficien i cu via mrite sunt din ce în ce mai folosite, reducând foarte multaceste probleme de întreinere.



57

Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de cenidintr-un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul deelectricitate. Investiiile în sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestorcosturi, vor reduce munca de întreinere i vor îmbunti calitatea luminii.

Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influeneaz

productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacitii vizuale, înasigurarea unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor înmunca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupraomului (tabelul 3).

Astfel:

Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circulaia sângeluii pofta de mâncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmulcardiac i respiraia, combate frigul, d impresia de mrire a spaiului, drezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian vesel i optimist. Darprivitul intens i timp îndelungat a acestei culori determin oboseala care se va

resimi la nivelul întregului organism. Roul ajut în urmtoarele afeciuni: rceli,stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC,depresie nervoas, paralizie, astenie fizic.

V erdele este calmant i d senzaia de odihn. Este culoarea naturii i a speranei,dilat vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Luminaverde favorizeaz sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuanele sunt prea întunecate.

Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleazatenia, fixeaz calciul în oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentruficat i pentru funciile de nutriie. Oranjul este indicat în bronite cronice,

sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic, rinite cronice, litiaz biliar, boli derinichi. Oranjul nu are contraindicaii.

Al bastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeazrespiraia i reduce frecvena pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarterece, odihnitoare i linititoare care îndeamn la calm i la reverie, la predispoziiespre concentrare i spre linite interioar. În exces, albastrul poate duce ladepresie. Albastrul confer seriozitate, tendina spre evocare, spaialitate, îngduin, pace interioar, nostalgie.

V i oletul este culoarea regal prin excelen. Recunoscut ca sedativ, violetulstimuleaz producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecvenaritmului cardiac.

Culorile birourilor ergonomice se aleg i în funcie de coeficientul de reflexie. Astfelse recomand vopsirea plafoanelor în culori cu coeficient de reflexie ridicat, însmat, pentru a împiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de15-30%. Pentru mobilier se recomand culori deschise, având un coeficient dereflexie de 30% pân la 50%. Pentru maini de scris sau pentru calculatoare suntindicate culori neutre (gri, bej).



58

Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se înscrie în limitecorespunztoare specificului muncii de birou, al crui coninut implic un anumitgrad de solicitare psihic i nervoas.

Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt:

¨ 70 db în secretariate i în centre de calcul ;

¨ 50-60 db în servicii financiar-contabile i în celelalte birouri cu lucrrirepetitive care necesit o anumit concentrare.

Intensiti mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1]

Pentru evitarea efectelor determinate de intensitile mari ale zgomotului, înspecial cele neuro-psihice (tulburri de atenie, sustragere, încordare, oboseal)sunt necesare msuri de prevenire precum:

§ acte normative de limitare a zgomotelor;

§ soluii silenioase pentru tehnologia de birou;

§ dimensionarea corespunztoare a încperilor;

§ dispersarea i dispunerea raional a echipamentelor;

§ perei, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante;

§ sli pentru recreere în timpul pauzelor;

§ control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce secaracterizeaz prin temperatur, umiditate, cureni de aer i radiaiile termice alecorpurilor înclzite [2] .

Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc aexecutantului, poate spori riscul de îmbolnviri i implicit reduce productivitateamuncii. Temperatura optim în încperile birourilor stimuleaz lucrul, creteeficiena.

Senzaia de bun stare fiziologic apare atunci cînd diferena dintre temperaturaaerului i cea a suprafeei încperii nu depete 2-30C.

Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual în poziia ezândeste de 21-230C, iar pentru munca uoar în poziia ezând este de 190C. Deasemenea, specialitii cer, în general, ca diferena între temperatura exterioar icea interioar în timpul sezonului cald s nu depeasc 40C.



59

În stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia în calcul i micarea i umiditateaaerului. Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; în cazul lucrrilordeosebit de delicate care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie sdepeasc 0,1 m/s.

Igiena modern recomand ca în încperile înclzite umiditatea relativ a aerului

s fie cuprins între 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreazc pentru o relaie optim între umiditatea relativ i temperatura aerului, acetiindicatori trebuie s aib urmtoarele perechi de valori:

U miditate relativ (%) Temperatura aerului (°C)

70 21,3 50 22,5 30 23,9

Dac aceste proporii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatuluirespirator.

Acestea ar fi posibilitile pe care le are la dispoziie specialistul în ergonomie

pentru a conferi locului de munc mai mult personalitate, confort ifuncionalitate.

6. SISTEMUL INTEGR AT DE BIROU

Când în sistemul informaional predomin mijloacele tehnice de culegere,prelucrare, msurare a datelor i informaiilor, sistemul respectiv devineinformatic ± partea automatizat a sistemului informaional. Prin evoluia tehniciide calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr însemnat de operaii i lucrri,dar nu este posibil înlocuirea total a sistemului informaional de ctre cel

informatic.

Pentru a fi eficient folosirea calculatorului în prelucrarea datelor, acestea dinurm trebuie s îndeplineasc o serie de condiii:

a) s fie în volum mare;

b) s aib grad ridicat de complexitate;

c) calculele s necesite volum important de munc;

d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date.

În rile cu tradiie în informatic, în urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluziac un sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri:

ß 80% prelucrare automat;

ß 15% mecanizat;



60

ß 5% manual.

Fiind o component a sistemului informaional, cel informatic nu reprezint unscop în sine, la fel ca i cel informaional în care este integrat, ci ajut sistemuldecizional în obinerea unor informaii de calitate, în vederea conducerii procesuluisau unitii respective. Fiind considerat intern este structurat, în funcie de

complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai multe niveluri.

Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral ainformaiilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de operaiuni,precum:

ß planificarea primar;

ß planificarea de timp i capaciti;

ß elaborarea comenzilor i ordinea lor;

ß date de producie i analiz.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se obineoptimizarea fabricaiei, a organizrii unei întreprinderi în general. Instrumenteleintegrrii sunt introduse pe mai multe etape:

1. legtura organizatoric între sistemele tehnice;

2. când sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza reelele necesare;

3. legturi de date (transferul de date între sisteme);

4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte importantpentru managerul unei organizaii. O organizaie este privit, în general, ca unsistem cu un anumit numr de subsisteme i un scop comun. Aceste subsistemetrebuie s fie legate împreun i controlate pentru a realiza acest scop. Sistemeleinformatice furnizeaz date în legtur cu cadrul intern i extern i ajutconducerea în luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existenei ifuncionrii în continuare a organizaiei.

Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ:comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelori comunicarea mesajelor în forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi:

a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii între diferitepersoane;

b) accesul la informaie care poate fi gsit în diferite locuri i sub diferite forme,economisind i timpul pentru descoperirea ei;



61

c) creterea productivitii individuale, prin folosirea sistemelor suport personalece fac posibil creterea randamentului;

d) creterea gradului de continuitate între diferite activiti;

e) îmbuntirea controlului asupra activitilor personale.

Sistemul integrat implic existena a dou elemente fundamentale: o baz de datecentral i o reea de telecomunicaii.

La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunicaiilor,declanând una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului.

ÄDat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de obinerea i trimiterea deinformaii, companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angajaiiprin reele electronice. Aceste reele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI,la fel de important pentru mersul afacerilor i dezvoltarea economiei naionaleasemenea cilor ferate pe timpul lui Morse´ afirma A. Toffler în celebra sa carteP uterea în micare.

Fr telecomunicaii nu ar fi posibil decât o parial automatizare a biroului. Oreea de telecomunicaii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri scomunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea reeleidepinde atât de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, cât i denumrul de conectri necesar. O reea poate include un cablu coaxial ceconecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite orae sau ri.Reelele sunt de diferite tipuri, în funcie de datele care sunt transmise prin reea.Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez.

ÄRaportat la un birou, o reea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este

cea mai potrivit. Astfel de reele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe.De aceea se urmrete la început planificarea câtorva noduri, adic o reea local(LAN)´ spune Myles E. Walsh în lucrarea Sisteme informai onale c omputerizate.

Companiile devin din ce în ce mai dependente de reelele lor electronice pe care lefolosesc în activitile zilnice. Privite cândva ca instrumente strict administrative,reelele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutândcompaniile s-i protejeze pieele constituite i s le atace pe cele noi.

Computerele, terminalele, reelele de telecomunicaii formeaz corpul i structurascheletic a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-uleste cel ce d via acestui sistem i îi permite s realizeze funciile de birou.

Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine deprocesri ale informaiei.

Primul pas în automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare atextului cu logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capaciti detelecomunicare i de procesare a datelor. Într-un sistem cu logic distribuitsoftware-ul este înmagazinat în computerul principal. Fiecare terminal folosete



62

acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.

Într-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie iputere de procesare. În acest fel va reine propria copie a software-ului deprocesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfee cuechipament foto, copiatoare pentru ieiri i echipamente cu OCR (Optical

Character Recognition) pentru intrri.

Într-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri,procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de graficesunt tot mai des utilizate.

Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr amai fi necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, deexemplu, pot cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poatetransforma informaia analogic în digital).

Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere

a vocii continu s fie limitate datorit modului în care decurge procesul vorbirii.Pentru introducerea informaiei într-un astfel de sistem este necesar o centraltelefonic sau o combinaie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduccomenzile în procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audiovorbind direct în receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital, dar pot fitransformate i în form analogic.

Imaginea i vocea formeaz un tandem în timpul videoconferinelor.

Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat esteteleconferina ± capacitatea de a lega persoane aflate la distan, care au acces lapropriile fiiere i la baza de date a organizaiei respective.

Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este oform de editare electronic ce ofer un potenial uria pentru afaceri i guvern.Procesarea de date, texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora sepotrivesc unui numr tot mai mare de aplicaii de birou.

Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice debirou ce ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori.

Acest tip de sisteme ofer potenialul necesar pentru creterea eficienei prin îmbuntirea organizrii activitilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii:

a) calendare de management;

b) programe de întruniri;

c) pota electronic;

d) pregtirea documentelor;



63

e) localizarea documentelor i gruparea acestora;

f) note i comentarii.

ÄÎn concluzie, prin automatizarea activitilor de birou se urmrete o integrare aunora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate începând cu anii ¶60. Estepunctul culminant al unor ani întregi de cercetri, experimentri i al politicii miilorde persoane din industria computerelor.´ (Burton V. Dean ± Management strategic )

7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme inf ormatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artif icial

Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nouterminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de ³automatizarea biroului´ i de ³biroul viitorului´.

În viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresuluitehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual vacosta cu 20-30% mai puin în viitor.

Dac ³în 1980 un computer principal pentru afaceri de mare întindere costa 4,5mil.$ i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruciuni pesecund) ± se folosete ca etalon IBM 3033 ± iar în deceniul 90 acelai computer,suferind îmbuntiri de 30% pe an, costa 125 000$.´ dup cum afirm James A.Senn în Sisteme informatice în management , în prezent costul lui este de câtevamii de dolari.

Computerele personale se înlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii cacest termen se va scurta.

Capacitatea de stocare secundar se îmbuntete, de asemenea, cu 40% pe an.

Nevoia de interconectare va asigura existena capacitii de a lega utilizatorii imanagerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va filarg rspândit i tot mai multe companii vor investi în serviciile de baze de datecomerciale.

Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligena artificial,care vor facilita construirea bazei de cunotine i procedurilor de interferen.Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit în activitatea deorganizare, influenând natura activitilor. În prezent, probabil cea mai prosperramur a inteligenei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii deprobleme în domenii de specialitate.

Sistemele expert preiau cunotinele bazate pe informare direct sau peexperien, acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de



64

probleme, i îi asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizareainterveniei utilizatorului în cursul rezolvrii.

Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme experta avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumentecomplexe dedicate acestui domeniu, denumite ³sisteme cadru´ sau ³sisteme

anvelop´, care permit preluarea în mod eficient a seturilor de cunotine specifice± din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv.

De regul un sistem expert se construiete utilizându-se un limbaj specializat(LISP, PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii în informatic, dispunând eventual de un produs-program adecvat, iar pe de altparte, de expertul uman sau de experii în domeniul vizat.

Unul dintre obiectivele activitii de cercetare în domeniul sistemelor expert esteca utilizatorul calculatorului s devin ³invizibil´. În afara unor cunotinestandard, practic toate cunotinele urmeaz s fie introduse în memoria mainiide ctre viitorul utilizator, în scopul soluionrii unor probleme de care creatorul

sistemului nu va avea niciodat cunotin. Inteligena acestuia din urm intrdoar în preul iniial de vânzare a produsului.

Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificareacunotinelor. Datorit msurilor întreprinse a fost creat o baz larg isofisticat de cunotine, existând posibilitatea ca acestea ± acumulate i stocate ±s fie distribuite la cererea celor interesai.

Într-o vreme în care limbajul tiinific este atât de diversificat, în care miniiumane îi vine din ce în ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectivaunei integrri viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant.

7.2. Reele de telecomunicaii. Internet ± intermarketing

Telecomunicaiile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economieimondiale, fapt ilustrat de cel puin trei elemente:

- sistemul de dezvoltare a reelelor de telecomunicaii, care depete constantritmul mediu de cretere a produsului naional brut;

- are loc o reutilare a reelelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiinifice îndomeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicatetc.;

- ca urmare a extinderii reelelor, crete în mod constant numrul deutilizatori/beneficiari, se lrgesc funciile i posibilitile reelelor.

Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea funciilorreelei de comunicaii pentru a se oferi posibiliti noi i diversificate decomunicaie între calculatoare sau între calculatoare i terminale, folosind mediulvocal, de date sau imagini, disponibile la un pre de cost convenabil.



65

ÄÎn reelele viitoare de comunicaii va crete mult rolul canalelor de transmitere ainformaiilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordane întreposibilitile acestor reele i particularitile psihofiziologice ale omului care obineinformaiile de baz cu ajutorul vzului i auzului.´ (Mary J. Cronon ± Af aceri prinI nternet )

În ceea ce privete utilizarea sateliilor geostaionari de telecomunicaii, în ultimiiani se constat apariia unor mutaii importante. Dac iniial sateliii de acest tipaveau rolul s asigure fluxul de informaii solicitate de diferite organisme statale iguvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curând i-au fcutapariia utilizatorii particulari.

ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint în momentul de faformula acceptat pe larg de comunitatea internaional a telecomunicaiilor, atât în ceea ce privete echipamentele cât i serviciile asigurate.

Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate în domeniu. Un exemplu în acest sens îl constituie reeaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta

are o capacitate echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentând primaimplementare comercial a reelei sincron cu fibre optice SONET.

Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat.

Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat,care au nevoie de personal foarte bine pregtit în aplicaiile i proiectele lorspecifice. Noile strategii în afaceri acord o importan deosebit înelegeriicorecte a informaiilor transmise i primite prin reea. Dac ar fi s ne referimnumai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate în acest domeniuse pot familiariza rapid cu dorinele i necesitile clienilor. Infrastructuracomplex a Internetului a transformat în realitate un vis al celor care prospecteaz

piaa, chiar dac firma american DIGITAL

folosea Internetul pentru a distribuianunuri ctre editori, consultani i analiti, înc din 1980.

7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului

ÄPrima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficiena din antichitate pânaproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur,utilizat în armat pe timpul romanilor, în organizarea bisericii mai târziu, a fostpreluat i în întreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apois fie înlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitateprocesului de producie i de informare´ arta Jay R. Galbraith în lucrarea saOrganizarea în viit or.

Organizaiile i întreprinderile în care domin informaia presupun o comunicarerapid, intercomunicare între conductori i executani, legturi directe iputernice între toi lucrtorii i decidenii procesului de producie.

În SUA a aprut principiul Ähigh tech ± high touch´, adic o tehnologie înalt ceimplic relaii intense între oameni, cooperare, o mai mare interaciuneinterpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic.



66

Peter Drucker, sociolog i economist american, reia în lucrrile sale ideeapiramidei într-o nou viziune: Äîn instituia bazat pe informaie, tiina se va aflacu precdere la baza piramidei, unde se afl productorii direci. Azi i în viitor,organizarea va fi deci mult mai puin ierarhic. Organizarea de tip lateral va creaposibilitatea contactelor spontane trans-funcionale, ducând la o mai buncomunicare i coordonare´.

Cadrul afacerilor se schimb în mod dramatic iar rolul personalului în organizaieapare tot mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mairapid, descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips acoordonrii în organizaie. Modelul organizrii distribuite este cel în care se mutdin sfera conducerii în subsidiar. Ierarhia este deci în descretere. În multe cazuriorganizaiile trebuie s îneleag importana pstrrii unor informaii confideniale,rezervându-i astfel un avantaj în competiie.

Urmtoarea list conine anumite atribute care descriu noul mod de organizarecomparativ cu cel vechi.

M oduri de organizare (comparaie)

Nou Vechi Dinamic

Abundena informaiei

Global

Dimensiuni reglabile

Orientat spre producie, clieni

Orientat spre aptitudini

Spirit de echip

Implicare

Reea lateral (orizontal)

Stabil

Lipsa informaiei

Local

Dimensiuni mari

Funcional

Orientat spre activitate

Spirit individualist

Comand, control

Ierarhic

În esen, exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fieasociate cu toate sistemele manageriale ale unei organizaii. Noile organizaii

trebuie s adopte conceptul de auto-structurare în ceea ce privete organizareaactivitii. În multe cazuri noua structur în ansamblu necesit o tehnologieavansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la început perfeciune.

7.4. Noul loc de munc

Biroul viitorului va deine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-ifac fa, s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include



67

urmtoarele elemente:

ß stocarea i localizarea rapid a datelor;

ß mesajele transmise i primite;

ß sistemele de suport decizional;

ß distribuirea muncii în diferite locuri.

Elementele sale funcionale de baz sunt:

ß pregtirea i reproducerea documentelor;

ß comunicaiile;

ß stocarea i localizarea informaiei pe diverse medii.

Sistemele birotice create în ultimul timp sunt parte integrant a sistemuluiinformaional al unitii, i în aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se înscriu în cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organizaiei.

Computerele uureaz munca în domeniul administrativ, dar schimb i faalocului de munc.

ÄÎn sistemul de educaie al zilei de mâine, locul de munc centralizat va pierde dinimportan («). O bun parte din studiu se va realiza chiar în camera studentului,acas sau într-un dormitor comun, la orele pe care el însui le va alege´ afirma A.Toffler în ocul viit orului .

În societatea actual, în care mediul de schimb a devenit informaia electronic, aaprut conceptul de Äautostrzi informaionale´. Se pot transmite astfel date demare importan ctre persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice încare se afl, la un moment dat, chiar i în mijloacele de transport. Tot în acelaimod vor aprea Äbirourile mobile´, din care se vor putea încheia tranzacii cuparteneri situai în birourile lor din cldiri.

Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la încorporareafactorilor psihologici în bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitatea produciei în viitor.

Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice alecomunicrilor întreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare.Birotica confer noiunii de totalitate organizaional puterea unui conceptoperaional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutindeni, deoarece noiletehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitatesuperioar, condiiile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea isatisfacia vor crete.



68

BIBLIOGR AFIE Burloiu, Petre. Managementul resursel or umane, Bucureti, Lumina-Lex, 1997.

Drucker, Peter. Managing for the f uture, New York, Truman Tally Books, 1992.

Enache, I. Bir otica. Note de curs, Bucureti, CREDIS, 2000

Enache, I. Organizarea ergonomic a muncii în bir ou, Bucureti, Ed. Universitii,1999.

George, Claude S. The hist ory of management thought , Englewood Cliffs, N.J.:Prentice Hall Inc., 1982.

Gheorghe, Adrian V. Bir otic, Bucureti, 1989.

Godnig, E.; Hacunda, J. C omputerul i stresul , Bucureti, Antet, 1995.

Harrison, J. C urs de secretariat, Bucureti, All, 1996.

Hascal, A.; Preotesiu, L. C orespondena i tehnica secretariatului , Bucureti, EDP,1997.

Heigl, Lyn. The electr onic off ice and y ou, Glasgow: Whitelaw & Palmer, 1985.

Levine, R. L.; Baroudi, C. I nternet pentru t o i , Bucureti, Teora, 1996.

Morris, S. The aut omated off ice, London: Proffessional Publishing House, 1989.

Nftnil, I. Bir otica i per formana managerial, Bucureti, ASE, 2000.

Nftnil, I.; Colesca, S.E. Bir otica cu aplicaii în management, Bucureti, ASE,1998.

Nicolescu, O.; Verboncu, I. Management , Bucureti, Ed. Economic, 1998.

Pan, A.; Ionescu, B.; Mare, V. Bir otic, Bucureti, 1996.

Roca, D.; Roca, V; Popescu, D. Bir otic: suport de curs, Craiova, 1994.

Scoot, Michael S. The C orporati on of the 1990s, New York, Oxford UniversityPress, 1991.

Socobeanu, I.; Socobeanu, Iordana. Secretele secretariatel or , Bucureti, Eficient,1998.

Somnea, D.; Calciu, M.; Dumitrescu, E. Bir otica, Bucureti, Ed. Tehnic, 1998.

Toffler, Alvin. ocul viit orului , Bucureti, Editura Politic, 1973.



69

Toffler,, Alvin. P uterea în micare, Bucureti, Editura Antet, 1995.

Vivien, G.; Arne, V. Secretara per f ect, Bucureti, Sigma, 1995.

CAP. III

FUNCIILE SECRETARIATULUI MODERN

Lector univ. drd M aria PAR IZ A


Universitatea ÄOvidius´ Constana

Consideraii generale privind evoluia meseriei de secretar

O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza decât în contextul

evoluiei istorice a managementului i a mijloacelor de comunicaie. Înc din fazelede început, în practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate eseniale carei-au marcat funcionarea pân astzi:

ß meseria de secretar a aprut i a funcionat întotdeauna pe lâng factorii dedecizie ai vieii economico- sociale;

ß tratarea informaiei scrise, a stat la baza acestei activiti i,

ß confidenialitatea, a constituit o cerin esenial sub aspect deontologic.

Coordonata confidenialitii este sugerat chiar de termenul Äsecretar´(), provenind

din latinescul Äsecretum´ (secret, tain) i desemnând o persoan care tie ipstreaz secrete.

Sub aspect practic, meseria de secretar preced ± în timp istoric, apariia denumiriisale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut dinnecesitile administraiei de stat de a emite dispoziii, de a da ordine i a administrabunuri, putem lega apariia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritilor,considerai a constitui prima celul a birocraiei, în Orientul antic [1] .



70

În special, în perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratorispecializai în comunicarea scrisa.

Problema confidenialitii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiindextrem de rare persoanele care tiau s citeasc.

Aa se explic i practica unor autoriti de a tia limba scribilor, spre a se asigurade pstrarea secretului profesional.

Termenul grammatik os, [2] denumind în limba greac i profesia de ³secretar´, poate fi considerat cel mai sugestiv, în ceea ce privete posibilitile asocierii acesteimeserii cu începuturile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evoluia mijloacelor decomunicaie, se contureaz alte coordonate funcionale ale acestei profesii. [3]

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse în sistemele de conducereprin apariia anumitor grade de ierarhizare si, prin apariia hârtiei ca suport

informaional, munca de secretariat capt contururile specializrii.

Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, în Evul Mediu, se ocupa decorespondena monarhului sau a unor înali demnitari. Aceasta presupuneameninerea în continuare, a sarcinilor iniiale de caligrafiere a textelor, la care sauadugat alte operaiuni de expediere dar i de eviden a circulaiei documentelorscrise.

In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice în structurileadministrative, imaginea secretarei se va asociata atât de profund cu acest mijloc deimprimare a textelor, încât activitatea sa se va confunda pân în epocacontemporana, cu aceea de dactilograf.

Trebuie s precizm, îns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie aaparinut brbailor, pân la începutul secolului XX, când au început s fie promovatedrepturile ceteneti refuzate femeii secole de-a rândul. Nici Revoluia Francez cuideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia în viaa administrativ, dar adeclanat goana dup o egalitate de sexe. [4]

În epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din funciile de secretar suntocupate de femei, în special în rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se maidotate decât brbaii în domeniul c ompetenei sociale i al inteligenei emo i onale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerine, privind practicarea acestei profesiuni.Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la începutul secolului XX, dezvolt noi

valori, privind resursele umane i resursele informaionale, la aceasta aducându-icontribuia tiine precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluareaauxiliarului su de baz, secretariatul.

În spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilorinformaionale i comunicaionale care au revoluionat viaa birourilor. Astzi,



71

competenele secretariatului impun în egal msur, cunotine, informaii ideprinderi cerute muncii tradiionale secretariale la care se adaug altele noi:domeniul biroticii. Abordând, cerinele actuale ale acestei profesiuni, la modulgeneral, putem enumera: stpânirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizareacalculatorului în editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalteaparatelor de tratare a informaiei i comunicaie; cunoaterea principiilor de

organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi decirculaie internaional; cunotine generale de statistic i contabilitate; abiliti decomportament în relaiile cu publicul i ali factori; Din aceast perspectiv,activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este totmai implicat în procesul de gândire fiind nevoit de multe ori s preia pri dinactivitile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri deinformaii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare ainformaiei i de comunicaie.

Posibilitile sale de degrevare a aciunilor managementului sunt nelimitate.

Cu privire la perspectivele acestei profesii, în lumea occidental s-au exprimat trei

curente de opinie: [6]

a) într-o prim categorie se încadreaz cei care consider c rolul secretarei estedepit i c în viitor va disprea. Argumentele care se aduc în acest sens, privescevoluia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, în timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei;

b) în a doua categorie pot fi încadrai cei care consider ca, dimpotriv, rolulsecretarei este în continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-osuplineasc;

c) un al treilea curent, susine c, în perspectiv, secretara îi va depi statutul

profesional actual, fiind tot mai implicat în activiti parapr of

esi o

nale în carecompetenele ei s impun cunotine noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradiionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata deoricine i oricum.

În rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pedomenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru ladistan.

1. Funciile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercit în toate sistemele economico-sociale, inclusiv înfirme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rolcomplementar pe lâng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri denatura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului funciei în cauz. Înechipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribuia celor doupersoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezoluie pe ocerere. Secretariatul va prelua, în continuare, toate operaiunile ce in de redactarea,stilizarea, distribuirea sau memorarea informaiilor prelucrate.



72

Complexitatea procesului de munc, variaz în funcie de dimensiunea icomplexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnici nivelul de pregtire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizareaeficace a secretariatului, constituie o modalitate esenial de amplificare a eficacitii

muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poteneaz munca managerului prin maimulte elemente:

ß degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative,contribuind, astfel, la utilizarea raional a timpului de lucru de care el dispune;

ß creeaz condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unorcontacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organizaiei;

ß asigur vehicularea corespunztoare a informaiilor la nivelul conducerii

firmei, cu deosebire în perimetrul ealonului superior al acesteia;

ß contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivelsuperior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi).

Aceste elemente stau la baza principalelor funcii ce revin secretariatului:

ß Funcia de tratare a informaiilor;

ß Funcia de documentare;

ß Funcia de Äfiltru´ i legtur în contactele conducerii;

ß Funcia de asistare direct a managerului;

ß Funcia de reprezentare.

În continuare, vom aborda activitile i atribuiile specifice pe care le implic fiecarefuncie în parte, metodele i tehnicile specifice dobândite în practicarea acesteiprofesiunii, precum i tendinele de evoluie a profesiunii în contextul general altransformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, îns,doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat,deoarece, în practic, o serie de activiti pe care le vom trata distinct în exercitareaunei funcii, sunt necesare în ansamblul exercitrii acestei profesiuni.

[1] Giovannini GIORANNINI, (ed .) De la silex la siliciu : I st oria mijl oacel or dec omunicare în mas. Bucureti : Editura tehnic, 1989, p. 5-70 ; Marin AIFTINCA,



73

Babil onul informaiei : C tre o nou ordine internai onal în d omeniul c omunicrii i informaiei ± Bucureti : Editura politic, 1987, 286 p.

[2] În limba român termenul a fost preluat sub forma ³grmtic´ i a circulat cusensul de ³secretar´ sau ³scriitor´ într-o cancelarie domneasc.[3] OvidiuNICOLESCU; Ion VERBONCU, Ev oluia managementului pe plan mondial . În:

Management , Bucureti, Editura economic, 1999, p. 63-74[4] Virginia VEDINAS,Elemente de pr ot oc ol, Bucureti, Lumina Lex, 2000, p.78-90.

[5] Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, F emeile în management, Bucureti , Teora,1998.

[6] I bidem, p. 83.

I. FUNCIA DE TR ATARE A INFORMAIEI

1.1. R olul secretariatul î n sistemul inf ormaional al organizaiilor

Noiunea de informaie, în activitile administrative, nu trebuie confundata cu cea deinformaie tiini f ica, care constituie baza unei cercetri.

La nivelul organizaiilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrieo cerere, un raport, elibereaz o chitana, o schia etc. emite informaii. Deasemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau uncalculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informaii. Se poateobserva, deci, c informaiile în sensul pe care l-am menionat, pot fi generate de un

emitor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificareainformaiei pentru desfurarea activitilor administrative se face în urmtoareleetape succesive:

ß C ulegerea informaiil or ± adic recepionarea planificat, urmrind un anumitscop;

ß P relucrarea informaiil or ± presupunând totalitatea transformrilor la care suntsupuse mesajele recepionate, în aa fel încât, s rezulte informaii distincte de celerecepionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un funcionar va întocmidocumentul sau lucrarea numita C entralizat or care cuprinde informaii noi, fa dedatele recepionate; prelucrri de informaii sunt i diversele calcule matematice pe

care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. În general, prelucrareainformaiilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesuluiinformaional.

ß St ocarea informaiil or (sau memorarea) este operaia prin care o cantitate deinformaii este înmagazinat pe un suport material sau în creierul uman; aceastinformaie poate fi recepionat de mai multe ori, fiind conservat, în funcie denecesiti sau importan, pentru perioade mai scurte sau mai îndelungate de timp.



74

Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele pr ocese informai onale.

Pentru a fi valorificate, informaiile trebuie s circule. Schimbul de informaii îninteriorul organizaiilor sau între organizaii este denumit c omunicaie. P r oceselec omunicai onale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informaiilor.

In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la întâmplare cisunt strâns intercolerate, constituind sistemul informai onal al unei organizaii.

Orice angajat, implicat în activitile de birou, trebuie s cunoasc provenienainformaiilor pe care le culege, natura informaiilor, avantajele i dezavantajelemetodelor i mijloacelor de prelucrare, direcia de transmitere i rolul lor în sistem.

Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cuinformaiile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organizaiei.Gradul de complexitate, al activitilor specifice procesului informaional, variaz înfuncie de complexitatea activitii de management, a deciziilor i aciunilor întreprinse de managerul cruia îi este subordonat secretariatul.

Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere,de ctre specialiti în domeniu, se consum astfel:

ß primirea de informaii 23 %

ß luarea de decizii 41%

ß dare de dispoziii 1%

ß schimb de informaii 4%

ß elaborare de informaii 4%

ß executare de lucrri 5%_

ß confirmare decizii 8 %

ß explicaii, îndrumri 14%

In aceste condiii, se poate afirma c informaia c onstituie o resurs f undamental a pr ocesului de management pentru atingerea obiectivelor organizaiei.

Sistemul informaional al organizaiilor asigur coeziunea sistemului de conducere.Informaia circul pe canale formate de legturi ierarhice i funcionale materializatede structura organizatoric a unitii. Din sistemul informaional face parte isistemul de comunicaii prin care se pun în contact sursele de informaii prinintermediul reelelor.

1.2. Tipologia circuitelor informaionale la nivelul secretariatului



75

In sistemul informaional al organizaiilor, secretariatele manageriale se constituie caadevrate centrale de comutaie a informaiilor, unde acestea converg din toateprile întreprinderii i din exterior.

O structurare orientativ circuitelor informaionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] :

A) în secretariate se constituie un important canal informaional în relaiile ierarhicedirecte cu conducerea, în sensurile:

ß de la c onducere spre secretariat

ß circuit informaional linear i descendent;

ß se concretizeaz prin dispoziii verbale personale sau prin microfon, notescrise cu indicaii pentru efectuarea unor lucrri, rezoluii pe acte, pe scrisori,solicitri de legturi telefonice, etc.

ß de la secretariat spre c onducere

ß circuit informaional ascendent i linear;

ß se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentrustabilirea contactelor telefonice, anunarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere,prezentarea corespondenei i a altor documente din arhiva curent a secretariatuluietc.

B) Secretariatul este o central în circuitul ascendent i descendent al informaieice se desfoar între conductor i subsistemul condus:

ß circuit ascendent în etapa premergtoare deciziilor, furnizând conduceriiinformaiile obinute de la diferite compartimente ale organizaiei, eventual selectateprin tehnici specifice.

ß circuit descendent prin care conducerea organizaiei, în exercitarea funciei decomand, emite decizii de organizare, coordonare i execuie ctre subsistemulcondus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispo ziii, circulare, redactate itransmise de ctre secretariat.

ß circuit ascendent în cursul executrii deciziilor, adic informaiile de controlprin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; seconcretizeaz prin de dri seama , rapoarte, pontaje i alte situaii sintetice. Este faza

de retroaciune (feed-back-ul) în exercitarea funciei ce control i evaluare.

C) Secretariatul este o central de c omutaie a informaiil or pentru informaiile careintr din mediul extern ctre toate nivelurile organizaiei i a celor care ies dinorganizaie spre mediul extern. Orice organizaie are relaii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organizaii ierarhic superioare sau subordonate(filiale, agenii, sucursale), alte organizaii i parteneri de afaceri. Comunicrileoficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac într-o faz iniial se



76

poart eventuale comunicri verbale.

D) C ircuit informai onal oriz ontal i linear se stabilete între diferite compartimentede secretariat, în cadrul relaiilor de cooperare, atunci când dimensiunile organizaieipermit astfel de structuri.

Experiena practic arat c: pr ocurarea, culegerea, val ori f icarea i transmitereadireci onat a informaiil or reprezint o sarcina centrala a muncii moderne desecretariat.

Tratarea informaiei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de operaiunicare sunt în general:

ß l ogice (sortare, clasare, grupare );,

ß intelectuale (redactare de texte, traduceri);

ß de prezentare (înscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (îndosarieri, setri, tampilri etc.).

In vederea uurrii activitii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale iautomatizate.

Tratarea eficienta a informaiei scrise specifice activitii de secretariat estecondiionata de o serie de factori, dintre care cei mai importani ar fi:

ß gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor itehnicilor de lucru;

ß gradul de implicare în domeniul în care activeaz managementul;

ß gradul de stpânire a mijloacelor tehnice de tratare a informaiei;

ß gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organizaiile genereaz o mulime de documente cu caracter administrativ. Oriceactivitate economic, administrativ social, cultural sau tiinific, apare întâi caidee, apoi se concretizeaz treptat în documente care adeveresc, constat saupreconizeaz fapte.

Documentele scrise sunt utilizate, în proporie ridicat, i pentru comunicarea cupersoane din interiorul sau din afara organizaiei. Dincolo de situaiile în carecomunicarea scrisî este absolut necesar, în practic se înregistreaz aa numitul ³mit al hârtiei´. Sistemele de computere genereaz o mulime de hârtii iarcopiatoarele omniprezente încurajeaz reproducerea documentelor într-o largdistribuie, având în vedere uurina cu care acestea pot fi obinute. Conform unorinvestigaii, în acest sens, în economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80% din totalitatea informaiilor erau memorate pe hârtii i nu puteau fi accesate decâtmanual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic.



77

Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informaii Informaiilede pe hârtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile.Aceste procedee sunt îns posibile numai în unele domenii de activitate, cum ar fi întreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clieni i la modalitilede facturare corespunztoare i care înlocuiesc formularele de hârtie cu documenteelectronice. În acest sens, putem meniona bncile, societile de asigurri generale

i de sntate, societi de telefoane etc.

In principal, tratarea informaiei în secretariate presupune:

ß activiti cu corespondena organizaiei;

ß reproducerea de texte sau scrierea dup dictare;

ß traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul corespondenei.

1.3. Activitatea cu corespondena

Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dousau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridicesau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul c orespondenei of iciale sau private.

Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul întrepersoane juridice sau între o persoan fizic i o persoan juridic.

Sfera corespondenei oficiale este larg i cuprinde probleme cu coninut juridic,economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.

Pentru exercitarea acestei activiti trebuie respectare anumite principii:

ß evitarea corespondenei inutile, în cazul în care unele probleme pot firezolvate prin contact personal sau telefonic;

ß promtitudinea rspunsurilor

ß operativitate în rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunicaiaprin coresponden clasic predomin în viaa organizaiilor.

Factorii care stau la baza meninerii acestei forme de comunicare se justific astfel:

ß consemnarea scriptic a unei activiti cu elementele de autenticitate(tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere maimare în relaiile oficiale ale organizaiilor;

ß constituie o baza de înregistrri contabile;



78

ß expeditorul i destinatarul au în fata texte identice;

ß elaborarea scris ofer un timp mai mare de gândire pentru formularea istructurarea ideilor ;

ß comport un anumit ascendent al emitorului fa de receptor;

ß scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau potaelectronic);

ß permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem,constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea saustingerea unor relaii între persoane juridice i persoane fizice;

ß prin constituirea unui fond arhivistic, corespondena poate deveni o surs dedocumentare.

In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera:

ß depersonalizarea comunicrii prin eliminarea relaiei directe întreparticipani;

ß consum ridicat de energie uman în prelucrarea informaiei, cu implicaiiasupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric;

ß costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii,hârtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie ± dar i indirecte, cerute deconservarea în dosare i spaii special amenajate;

ß prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune oserie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hârtie în mediu.

1. 3.1. Ciclul operaiunilor practice de secretariat cu corespondena

A) Operaiuni cu corespondena primit

± V eri f icarea c orespondenei ± este operaiunea necesar pentru a constataeventuale greeli de expediie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise încondica de expediie sau dac sunt în stare bun.

Semntura de primire în condica de expediere sau în cea a registraturii trebuie s fielizibil.

In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan.Indiciile în acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, sârme ataate, urmede ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, mirosde migdale sau o gaur de ac în ambalaj.

Se recomand, ca în astfel de situaii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, cât



79

mai departe de birou i s nu se deschid pân la verificarea acestuia de ctrepersoane competente în astfel de situaii.

± Deschiderea plicuril or se face, în general de ctre secretar, numai dac existacordul conducerii în acest sens.

Rec omandri:

Înainte de deschidere, se grupeaz în teancuri distincte scrisorile recomandate (sesemneaz de primire), private (confideniale, personale), cele marcate ³Urgent´, altescrisori adresate firmei i, eventual, scrisori

ß Adresate greit.

ß Scrisorile marcate ³urgent´ vor fi deschise cu prioritate;

ß Nu se deschid scrisorile care poart meniunea ³Personal´ ³strict secret´, Strictpersonal´

± V eri f icarea c oninutului scrisorii dup deschidere

ß Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

ß Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare în acest sens, înainte de distribuire;

ß Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei în scrisoare, se comunicimediat expeditorului aceast problem;

ß Filele anexei se prind împreun cu scrisoarea;

ß Plicul se prinde de scrisoare în urmtoarele situaii: a) dac scrisoarea nu areadresa expeditorului; b) dac adresa menionat în interior nu este identic cu ceade pe plic; c) dac timpul scurs între data sosirii i data expedierii este prea mare,spre a se constata cauza întârzierii prin verificarea tampilei potei;

± Sortarea c orespondenei primite

Dup deschiderea plicurilor, corespondena se sorteaz în trei grupe: a) cele carenecesit atenia conducerii; b) cele care necesit atenia altor persoane dinorganizaie; c) cele care necesita atenia secretariatului.

Pentru uurarea operaiunii de distribuire a corespondenei, de o deosebit utilitates-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu.

± Datarea i aplicarea tampilel or de înregistrare

Menionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive:



80

ß constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timpdin cauza primirii cu întârziere a documentului;

ß data sosirii este o posibilitate de amplasare în timp, în cazul folosirii ulterioarea scrisorii;

Data se va amplasa, pe cât posibil, întotdeauna în acelai loc, adic sub data deorigine a expeditorului pentru scrisori i sus în dreapta pe prima pagin, pentrucorespondena ieit ca rspuns sau din oficiu.

± Înregistrarea c orespondenei în Registrul de I ntrare-I eire

Aceast operaiune se efectueaz conform instruciunilor de aplicare a Legii ArhivelorNaionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Evidena documentelor (nota de trimitere laArhivistic).

Repartizarea c orespondenei pe c ompartimente

In prealabil, se face o selecie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz înordinea importantei.

Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de coninutul unei scrisori seprocedeaz astfel:

ß se face un duplicat al scrisorii

ß se întocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data

ß tabelul se transmite fiecrei persoane însoit de scrisoare, fiecare semnând deprimire.

Avantajele sistemului:

- scrisoarea original rmâne la secretariat, evitându-se pierderea saudeteriorarea;

- prin trecerea datei când a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fidepistate mai uor compartimentele în care a fost reinut mai mult timp.

Alte posi biliti:

ß secretariatul trimite câte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dupaplicarea rezoluiei de ctre conductor;

ß secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumitcompartiment.

B ) Operaiuni cu corespondena expediat



81

Scrisorile expediate de organizaii pot fi:

- rspunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din iniiativa organizaiei cunoscute sub denumirea dec oresponden din of iciu.

Corespondena poate s provin din toate compartimentele organizaiei.

Dac soluionarea unei corespondene primite comport o perioad mai îndelungatde timp, organizaia expeditoare trebuie anunata printr-o scrisoare din oficiu spre a ise explica motivul întârzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv.

Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabiliti:

ß s anune termenul la care trebuie s rspund;

ß s vegheze asupra respectrii termenului i obinerii ciornelor pentrudactilografiere.

± Redactarea c orespondenei

Situaii:

a) Scrisoarea este conceput de manager.

In aceast situaie, secretariatul va asigura documentaia necesar (scrisoareaprimit i alte date sau informaii legate de coninutul scrisorii expediate.

b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente

ß secretariatul va procesa scrisoarea în forma final i o va multiplica înnumrul de exemplare cerute; poate interveni în corectarea eventualelor greeli deformulare sau de ortografie, gramatic sau punctuaie;

ß va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat

ß în cazul corespondenei de rspuns, se analizeaz rezoluia i dispoziiaprimit, se consult corespondena anterioar i documentaia la care se refer;

ß în cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul decoresponden, se adun i se studiaz actele normative sau alte documente carereglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informaii de laserviciile de specialitate i de la cei în drept, dac e cazul (manager, consilier juridic,efi de compartimente).

ß se întocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre



82

avizare personalului de specialitate.

ß se dactilografiaz sau proceseaz corespondena; se verifica identitateaciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sauomisiuni.

- I ntr oducerea c orespondenei în mapa managerului i prezentarea la semnat.

Corespondena de rspuns se prezint în mapa însoit de corespondena de baz.

- tampilarea scrisoril or se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei în drept inumai de ctre persoana însrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pesemnturile autorizate.

Înregistrarea corespondenei în Registrul de eviden la rubrica I eiri i aplicareadatei i numrului de înregistrare pe fiecare scrisoare expediata.

- Scrierea adresei pe plic

Distribuirea rapid a corespondenei depinde de scrierea corect a adresei caretrebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul;numele localitii; oraul cu oficiul potal; numele judeului/ districtului; codul potal;ara.

ß Se noteaz fiecare element al adresei pe un rând, separat;

ß Se las în partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca descutire de taxe sau stampila potei ;

ß Se scrie codul potal în partea de jos a adresei;

ß Se scrie orice meniune special, ca de exemplu: P ersonal, Secret, I n atenia «, separat de adresa, de obicei la dou spaii albe de numele destinatarului;meniunea U rgent se va scrie pe plic în dreapta i dedesuptul adresei;

ß Se verific dac timbrele corespund cerinelor potei

ß Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii înainte de împturire.

- Împturirea i intr oducerea scrisoril or în plic

ß Se procedeaz astfel încât, atunci când se scoate scrisoarea din plic, antetuls fie în partea de sus;

ß Se evit împturirea scrisorii mai mult decât este nevoie pentru a fi introdus în plic.

- I ntr oducerea anexel or în plicuri



83

ß Anexele de mrimea scrisorii se împturesc simplu, împreun cu scrisorile;

ß Dac anexele conin mai multe foi, acestea se capseaz între ele, dar nu seprind de scrisori. Se împturete anexa, se împturete scrisoarea i se introduceanexa în ultima împturire a scrisorii;

ß Anexele mai mari decât scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) seexpediaz în plicuri mari. Scrisorile, în acest caz pot fi introduse în prealabil într-unplic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, în funcie de cerine, i introdus în pliculmare;

ß Anexele mai mici decât scrisoarea se prind de scrisoare, în colul de sus,stânga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra.

ß Plicurile sunt repartizate i legate în pachet dup criteriile de expediere: a) cuadrese în aceeai direcie; b) recomandate; c) strintate

- Expedierea c orespondenei prin pot

In organizaiile mari, se ocupa de primirea i expedierea corespondenei, serviciul deregistratura.

Modalitile de expediere a corespondenei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cuajutorul curierilor.

Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face în funcie de distana pân ladestinatar, de importana scrisorii, de costul expedierii .a.

Pentru expediere se întocmesc border ouri de expediere, dup urmtorul model (vezimodel).

Borderou de expediie nr.

Nr.crt.

Nr. înregistrare

Data Destinatar Localitatea Greutatea Taxa

(lei)

Nr.recipis

Asemenea borderouri se întocmesc separat pentru urmtoarele situaii:

ß scrisori simple loco;

ß scrisori recomandate loco;

ß scrisori simple alte localiti;

ß scrisori recomandate alte localiti;

ß scrisori simple pentru strintate;



84

ß scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii în funcie de specificul activitii organizaiei.

Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea funcionaruluiresponsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost încredinate.

Borderoul se întocmete zilnic când exist coresponden de expediat prin pot.

Toate scrisorile primite i expediate de o instituie într-o zi, se numesc pota zilei.

In cazul expedierii corespondenei prin curier se folosete C ondica de expediie cuurmtoarele rubrici (vezi tabel).

Nr.crt.

Data Nr. de înregistrare

Destinatar Nume ipenume

Semntura

Expediia prin curier se practic în aceeai localitate.

Condica de expediie este un instrument de eviden i control asupra micriicorespondenei i actelor. Poate fi folosit în acelai scop pentru distribuirea icirculaia actelor i în cadrul organizaiei, între compartimente.

Dup expedierea corespondenei se sorteaz copiile i sunt transmisecompartimentelor de resort, iar corespondena secretariatului se ordoneaz îndosare.

[1] Lucreia Preotesiu, C orespondena i tehnica secretariatului: manual pentru liceeec onomice, Bucureti, Edit. Didactic i pedagogic, 1998, p. 40.

[2] Margit REUTER; Claudia BEHRENS, Manual de secretariat i asistenmanagerial. Bucureti, Editura tehnic, 1999, p.101

1.4. Reproducerea documentelor

Tratarea informaiei scrise presupune aplicarea întregii game de tehnici specifice desecretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor,procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice.

Pe lâng coresponden, în secretariate se reproduc o serie de documente, cuconinut i frecven variabil. Unele intr numai în sfera de atribuii amanagementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai înreproducere, nu i în conceperea textelor. Altele sunt întocmite i de secretariat,



85

eventual dup modele, în funcie de gradul de responsabilitate pe care±l implic.

Putem enumera, astfel:

ß adresele ± cele mai simple materiale de coresponden care conin, de regula,2±3 fraze i se folosesc pentru însoirea unor materiale mai ample, sunt întocmite desecretariat;

ß notele interne ± adresate personalului din cadrul organizaiei sunt întocmiteredactate i difuzate de secretariat;

ß instruciunile ± sunt reproduse de secretariatul;

ß drile de seama ± sunt întocmite de manageri, efi de departamente saucompartimente i reproduse de secretariat;

ß pr ocesele ± ver bale sunt întocmite de comisii de specialitate i reproduse desecretariat;

ß informrile ± sunt întocmite de diferii angajai i reproduse de secretariat;

ß rapoartele i ref eratele implic secretariatul numai în reproducere, atunci cândnu privesc problemele acestuia.

Alte materiale care se reproduc în secretariate pot fi materialele manifestrilorcolective: invitaii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc.

De asemenea, secretariatul are sarcina de a±i prezenta conductorului rezumatelediferitelor materiale care sunt prea vaste, în scopul degrevrii managerului delectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minuiosdocumentele înainte de a intra în posesia acestora spre a înltur problemele care nusunt presante în lista de prioriti. Un astfel de demers presupune cunoaterea unortehnici de lectur i capacitate de sintez.

1.5. Traducerea documentelor

Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizatconstituie o atribuie a secretariatului. În mod curent, în organizaiile care au relaiide colaborare cu parteneri strini, una dintre cerinele obligatorii, privind ocupareafunciei de secretara o constituie i cunoaterea a 1±2 limbi de circulaieinternaionala. Sarcinile sale, în acest sens, sunt limitate la traducereacorespondenei, la participarea în cazul unor negocieri sau încheierea unor contracte

sau în cazul unor comunicri directe.

In cazul unor reuniuni internaionale care implic responsabiliti mari, de naturprotocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a inf ormaiilor



86

Partea sistemului informaional, în care informaiile sunt tratate cu mijloaceautomatizate, se numete sistem informaie de birou sau sistem birotic [1] .

Birotica studiaz ansamblul activitilor de producere, distribuie i exploatare ainformaiei din perspectiva muncii de birou.

Aplicaiile biroticii se încadreaz în trei categorii:

ß Bir otica aut onom ± care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor,clasarea i arhivarea acestora;

ß Bir otica de transmisie ± care permite schimbul de informaii de la un post laaltul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informaia primit,pentru a o transforma dup interesul sau.

Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice.

± Bir otica de c omunicaie ± pe care o vom aborda în subcapitolul urmtor.

Mijloacele de tratare automatizat a informaiei i±au gsit ecou larg în activitilebirourilor de secretariat, unde predomina activitile de rutin, mari consumatoarede timp.

Beneficiile aduse de domeniul biroticii, în activitatea de secretariat pot fi enumerate,astfel :

ß modul simplu de prelucrare i întreinere a informaiilor pentru toate tipurilede informaii (documente, date structurate, termene etc.);

ß îmbuntirea calitii informaiilor prin punerea la dispoziie a tuturorinformaiilor necesare i existente;

ß scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copierei ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare;

ß accelerarea cutrii informaiilor prin instrumente adecvate (bnci de datepentru cutare direcionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelorpentru posibiliti de accesare a documentelor arhivate dup coninutul acestora,posibilitatea cutrii în hiper± text);

ß reutilizarea direcionat a informaiilor (de pild, pentru evaluri, redactareade scrisori în serie);

ß calitatea mai înalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date iprin asigurarea actualitii documentelor sau datelor folosite.

1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor

Prelucrarea textelor, dup cum am menionat, ocup în continuare o mare parte dintimpul secretariatului.



87

Evoluia merge univoc de la maina de scris spre computer, în special, în prelucrareatextelor, datorit posibilitilor extinse de concepie.

Astfel:

ß toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

ß se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru întreaga întreprindere, aceasta constituind o contribuie importanta pentru Identitateaorganizaiei;

ß textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminându±serescrierile;

ß se pot introduce, decupa i muta sau copia poriuni de text în alte locuri;

ß textele pot fi memorate (în memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta),putând astfel s fie memorate i regsite;

ß salturile la rând nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

ß datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapidgreelile de ortografie i cele de tastare;

ß programele de separare în silabe uureaz separarea corect a cuvintelor lasfâritul rândurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini maiuniforme în dreapta acestuia);

ß existenta dicionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor,oferind alternative;

ß ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici,grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual.

Având în vedere faptul c, reproducerea textelor rmâne în continuare o sarcinimportant a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz în acestebirouri.

1.7. Comunicaia birotic

O alt categorie de aplicaie a biroticii o constituie i Bir otica de c omunicaie sauc omunicaia bir otic.

In acest form de comunicaie, receptorul poate asigura toate funciile emitorului,adic: poate recupera automat informaiile primite; le poate transforma dupinteresul su.

Comunicaia birotic a fost posibil o dat cu apariia de noi medii, prin caretehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i ceaa comunicaiilor, au putut fi interconectate odat cu apariia calculatoarelor



88

multimedia [2] .

Cuprinde: mesageria electr onic, I ntranetul i I nternetul .

Conectarea Internetului în reelele locale i publice deschide alte posibiliti deinformare de o însemntate deosebita i în birourile secretariatelor.

Introducerea tehnicilor moderne de comunicaie birotica constituie o necesitate însecretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotinelor interne i externe,a prelucrrii, si distribuirii direcionate a informaiilor.

In realizarea posibilitilor de comunicaie birotic, un rol important îl areinfrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice.

In organizaiile mari se extind aa numitele Sisteme client ± server, clieniireprezentând computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele servercentrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea întreprinderilor. Tranzaciile de afaceri i procesele de comunicaie se realizeaz tot

mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecine enorme i asupracerinelor profesionale ale angajailor.

Internetul este o reea de computere, cu ramificaii mondiale, în care suntinterconectate circa 60 000 de reele i mai mult de 80 de milioane de calculatoareelectronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtatWWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune decapacitatea de a genera i de a utiliza documente hiper±media.

Tehnologiile Internet± ului se pot folosi i în interiorul întreprinderilor, formându±seaa numitele Intranet±uri.

La realizarea aplicaiilor Intranet, firmele încep de obicei cu informaiile generale,precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informaiile pentruprezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informaii despre concurenta,ofertele interne de posturi etc.

Avantajele reelei de calculatoare sunt mult mai evidente în marile organizaii. Pentrubirourile care desfoar procese informaionale care implic mai multe locuri demunc, au fost create pachete de programe pentru lucrul în grup (Groupware).Acestea ofer o ans real pentru comunicaia eficient, având în vedere faptul c,mai multe persoane, participa la îndeplinirea unei sarcini.

Programe care s±au dovedit foarte eficiente pentru lucrul în grup funcioneaz pe

principiul potei electronice (Electronic± Mail).

Fiecare utilizator final conectat dispune, în acest caz, de o cutie potal electronic(Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor.

Funciile principale ale acestui sistem sunt:

ß primirea corespondenei;



89

ß trimiterea de mesaje;

ß confirmarea automat a primirii corespondenei;

ß memorarea de documente i de mesaje;

ß compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii;

ß distribuirea corespondenei electronice.

In aceste codiii, partenerii pot comunica, când i unde le convine, pentru realizarea în comun a unor sarcini intelectuale comune.

1.7.1. Aplicaiile potei electronice î n secretariate

Secvenele de activiti în care secretariatele pot aplica principiile E±mail±ului pot fi:

ß pregtirea edinelor sau a altor manifestri de grup ;

ß punerea de acord în informri curente;

ß difuzarea informaiilor generale pentru angajai (Avizier electronic);

ß planificarea i coordonarea unor proiecte comune;

ß coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilitilor de aplicaie a comunicaieibirotice în cazul exercitrii funciei de tratare a informaiei. Asupra altor posibiliti

de comunicaie birotic în exercitarea altor funcii ale secretariatului, vom reveni încapitolele respective

1.7.2 Internet±ul î n secretariate. Poteniale de aplicare

Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informaii i comunicareglobal. În scop orientativ, pentru secretariate, s±ar putea recomanda:

ß procurri de informaii (informaii hiper±mediu prin WWW, transfer de baze dedate, citirea de tiri);

ß afaceri on±line (rezervri calatorii, cumprturi electronice, operaiuni bancare

electronice);

ß publicare (marketing de produse, relaii publice, oferte de locuri de munca),comunicare (E±Mail, E± Fax, telefon, conferine).

1.7.3 Utilitatea comunicaiei birotice moderne ± Prin utilizarea noilor tehnologii informaionale i comunicaionale se poate creste



90

eficienta economica în birouri i în administraie.

± Tehnologiile informaionale i comunicaionale aduc o contribuie important lacreterea capacitii de prestaie, în cazul muncii de birou (în special în cel alsecretariatului).

In general, prin utilizarea telecomunicaiilor, în activitatea birourilor se urmrete:sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea relaiilor cuclienii. Împlinirea unor astfel de deziderate, în viaa birourilor este foarteimportant, pentru orice întreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivitii isuccese economice remarcabile.

[1] Vezi capitolul ÄBirotica´ din prezentul volum.

[2] III. FUNCIA DE DOCUMENTARE 2.1. Noiuni generale privind tiina documentrii

Materia prim a acestei activiti o constituie d ocumentul . Etimologic, termenul ³document´ provine din latinescul ³d ocumentum´, cu sensul de ³ceea ce servete la aînva, a se instrui´, termen intrat cu acest sens în limba francez în secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism în limba român, circulând cu sensul juridic modern,pân în secolul al XIX-lea, când s-a fixat i impus terminologia tiinei documentarii.

In accepie larg, noiunea de ³d ocument ́ este definit ca: orice baz de cunoateref

ixata material, înregistrat sau suscepti bil de af

i utilizat pentru c o

nsultare studiusau pr ob. Iniial, termenul d ocumentare a indicat activitatea de informare prinintermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se d ocumenta.

O dat cu evoluia mijloacelor de comunicare materializate, înelesul modern altermenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de ³ainforma´ pe alii, caracteristica care predomin în organizarea modern a acestuidomeniu.

In accepiune curent, a d ocumenta înseamn a depista, a coleciona, conserva ipune la dispoziia consumatorilor de informaii surse de cunotine dobândite anteriorasupra problemei ce intr în sfera de interes a acestora, fixate în documente de oricegen.

Aceast definiie cuprinde activitatea de documentare în sensul cel mai generalposibil. În general, termenii ³informare i documentare´ tind în exprimarea obinuitspre sinonimie, ambii presupunând un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doitermeni, deriv tocmai din termenul document. ÄI nformaia presupune un fapt decunoatere care poate fi emis sau recepionat sub form materializat saunematerializat, pe când, Ädocumentarea presupune numai forma materializat´.Între cele dou posibiliti de cunoatere, exist, îns, nu numai deosebiri de natur



91

ci i de valoare.

Informaia transmis oral, rapid, este recepionat cu un grad de aproximaie,presupus de o astfel de transmisie.

Documentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic, memoriavizual a fiinei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vieii, deci i cea maiimportant.

Valoarea informaiei documentare const i în perenitate. Fiind fixat pe suportmaterial, ea poate fi transmis în spaiu dar i în timp.

Permanena este calitatea esenial a documentului. Din cele mai vechi timpuri,tezaurul de cunotine al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete,purttoare de informaii. Dictonul latin ³V er ba v olant Scripta manent´ exprimtocmai aceast contientizare a omului asupra necesitii înregistrrii informaiilor pesuport material rezistent.

Tipologia informaiei documentare cunoate astzi o diversitate atât de mare, încât,posibilitile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat într-o singurstructur schematic (vezi schema 1)

O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general atermenului, conform trilogiei ± suport documentar ± tehnica de înregistrare ± semneconvenionale de transmitere a mesajului.

Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie saumediu de înregistrare) sunt :

a) documente istorice ± înregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus,

pergament, tblie de lemn, pânza etc.).

b) documente contemporane-înregistrate pe suport modern (hârtie, carton,material plastic etc.)

c) documente tehnice - înregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport o ptic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice,cartele magnetice, discurile compacte audio);

Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate.

Dup tehnica de î nregistrare (de fixare pe suport)

a) documente obinute prin metode clasice de înregistrare: documentemanuscrise; documente dactil ograf iate (maina mecanic de scris); documentetiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xer ograf iate (fotografiere,scriere uscat); documente xil ograf iate (texte gravate în lemn); documentelit ograf iate (texte gravate în piatra).

b) documente realizate prin met ode moderne de înregistrare:



92

- înregistrare electromagnetic: d ocumente audi o (discuri, benzile magnetice etc.)d ocumente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generatede calculator);

- înregistrare electronic ± d ocumente electr onice (sunt cuprinse fiierele de date isoftware-urile de aplicaie; ele pot fi înregistrate pe suport hârtie, magnetic, optic

sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-unprocedeu similar)

Dup semnele convenionale folosite;

a) documente scrise (având la baza litera)

b) documente graf ice (în care predomina imaginea )

- schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hârtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii, stampe etc.). Fiecaredintre clasele menionate poate fi, la rândul sau, subclasat dup alte criterii.

Vom reda, în acest sens, câteva posibiliti de subclasare a documentelor scrise pesuportul modern, hârtie, având în vedere faptul c aceast categorie de documenteintr în sfera de interes a muncii administrative.

A ) Documentele imprimate

Dup natura mesajului:

ß texte

ß date (numerice, alfanumerice)

Dup form:

ß foi v olante

ß br ouri

ß cri

Dup gradul de implicare intelectuala:

ß documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii)

ß documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage,ghiduri etc. obinute din prelucrarea documentelor primare)

B ) Documentele manuscrise:



93

ß d ocumente ist orice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-alungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscutesub denumirea de arhivalii

ß d ocumente c ontemporane: documente create de organele de stat, organizaiipublice s-au private.

In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt:

ß d ocumente vizuale

ß d ocumente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv:

ß vizuale, incluzând aici: documentele scrise sub toate formele i tipurileprezentate, documentele grafice (schematice i iconografice)

ß auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit unechipament pentru audiere.

ß audi o-vizuale: film sonor, televiziune

ß tactile ± alfabetul Braille pentru nevztori.

Organizaiile creatoare de documente, practica la rândul lor, alte criterii de clasificare în funcie de sfera de activitate.

Putem meniona, astfel:

ß dup sf era de aplicare: legi, decrete, hotrâri guvernamentale, ordine, decizii,dispoziii, hotrâri judectoreti etc.

ß dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente,dri de seama etc.), documente care intra i ies din organizaie (corespondena);

ß dup natura pr ocesel or ref lectate: documente comerciale, documentefinanciare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apariia altor definiii,cu sens mai restrâns, în funcie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate.

Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca Äinformaie înregistrat care poate f i tratata ca unitate într-un f lux d ocumentar,indi f erent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia´. (Standard ISO 2789).

In sens juridic, unele dicionare i enciclopedii, definesc documentul ³ act of icial sau particular prin care se adeverete sau de prec onizeaz un f apt, se c onf er un drept sau se recunoate o obligaie.



94

In ÄDicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei´ [1] termenul Ädocument´ este definit însens generic ca Äînsumând t oate categoriile de surse care pot transmite date ist orice(inscripii, urme de civilizaie materiala etc.) dar i în sens arhivistic, def inind t oatesursele pe supori f riabili, realizate cu ajut orul graf iei, fot ograf iei, înregistrril or sonore, cinemat ograf ice sau a alt or imagini care prezint interes pentru cunoatereaist oric.

F unci a general a documentarii tiinifice este aceea de a sprijini cercetarea icreaia. Astfel, personalul care are atribuii de documentare mediaz informaia întreproductorii i consumatorii de informaii. Desigur, problemele acestei tiine la nivelde instituii specializate sunt mult mai vaste în ceea ce privete specializareapersonalului, tehnicile de specialitate i funciile sale.

Ceea ce am intenionat s evideniem este faptul c, în proporii restrânse, metodelei tehnicile acestei tiine au ptruns i în activitatea organizaiilor economico-sociale,indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente.Astfel s-a dezvoltat d ocumentaristica, ca ramur a tiinei documentarii,presupunând totalitatea metodelor i tehnicilor de colecionare, ordonare, evideniere

a documentelor constituite într-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie aorganizaiilor, pân la etapa de depunere în arhiva de depozit.

2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor

Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi înmsura în care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline în organizareadocumentelor i informaiei în scopul regsirii operative, în faza de tratare. Dacarhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea serefer la adunarea de documente înainte ca problemele s fie tratate.

Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informaie coninut în

acestea, atât la solicitrile managementului cât i ale personalului sau colaboratorilorexterni cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribuiile salefundamentale în exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune obun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multipleaspecte (forma, coninut, destinaie, etc.), precum i o bun stpânire a metodelor itehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare.

Într-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direcii,fiecare presupunând particulariti de aciune.

a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activitile managerului s-au ale altor compartimente din organizaie, în cazul în care funcioneaz centralizat,i gestioneaz informaiile coninute în acestea. În aceasta situaie are rol pasivatunci când le primete i activ când le prelucreaz i transmite .

b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente dindomeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cri, reviste etc. În aceastasituaie are rol activ în depistarea surselor interne i externe precum i înorganizarea i distribuirea lor, aciunile având tangenta cu domeniul documentariitiinifice.



95

2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului î n cadrul organizaiei

Spre deosebire de alte birouri care au funcii specializate, informaiile fiind maiomogene i mai uor de structurat i ordonat, în birourile manageriale convergextraordinar de multe i de diverse informaii.

Acestea difer atât în privina coninutului i a expeditorului, dar i ca importan ivaloare. În plus, aceste informaii se gsesc pe medii total diferite: hârtii, mediielectronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic(C D-ROM).

De asemenea, cele tradiionale, pe hârtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi v olante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau c ondici,br ouri, pliante, plane, etc.

Aceste documente se pstreaz temporar în biroul secretariatului, într-o structurorganizat, în scopul valorificrii practice.

Cerine generale, în asigurarea condiiilor de stocare a documentelor:

ß Posibilitatea de operare simpl i rapid;

ß S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate într-un loc convenabiliar dosarele din interior s fie uor de localizat;

ß Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avându-se deci în vederevolumul, mrimea, i natura corespondenei;

ß Posibilitatea extinderii, în perspectiva, dac este necesar;

ß Folosirea spaiului numai pentru documente folosite în mod curent;

ß Existena unor condiii de siguran privind informaiile confideniale.

Criteriile de organizare trebuie s fie atât de bine cunoscute i de clare, încâtpersonalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci când se îndreapt spre undulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pân la etapade constituire a unitilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc ostrategie zilnica de repartizare a documentelor.

În continuare, vom reda în ordinea prioritii, câteva strategii de operare, în acestsens.

A. Organizarea l ocuril or de stai onare

Regula coordonatoare: Existena prea multor locuri de staionare îngreuiazregsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimumalternativele în care pot gsi documentele.



96

Într-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii în spaiu a documentelor,dup criteriile: mediul de înregistrare sau forma de prezentare. În aceasta situaie,problema este foarte simpl: se vor stabili de la început locuri distincte sau, la modulideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici.

Este posibil, de asemenea, s existe în sfera de activitate a managementului sau a

organizaiei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde dedomeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiinific etc.

Probleme deosebite, în privina staionarii documentelor, le ridic, desigur, foilevolante, reprezentând documentaia specifica activitii administrative.

Multe secretare se confrunt cu problema regsirii cât mai rapide a acestordocumente, întrucât se pot afla adesea în mai multe locuri. De exemplu:

ß în teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate în ziua respectiva;

ß pe supori proprii ateptând rezolvarea unor probleme sau alte revizii;

ß în vrafurile de documente de pe birourile efilor;

ß în teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare;

ß în arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informaiile se pot gsi i în sistemul de prelucrare automat adatelor.

Se pot evita astfel de situaii, aplicându-se urmtoarea strategie, ori de câte ori se iacontact cu un document pentru prima oar:

1. Se verific dac acesta este important pentru alii, sau pentru secretariat. Aciune:a) dac este important pentru alte persoane din organizaie va fi transmis imediat,notându-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2.

1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nuprezint interes i poate fi deja distrus. Aciune: cel care nu necesit prelucrare serepartizeaz direct în arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3;

2. va fi analizat sub aspectul urgentei i prioriti execuiei. Aciune: cel caresuporta o planificare, va fi distribuit într-un dosar cu documente în ateptare iarcelelalte vor rmâne la dispoziie pe birou.

Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla decât în treilocuri:

a) În prelucrare, pe biroul secretarei sau într-un loc rezervat documentelor careau nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obligaiiulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru



97

urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: corespondena, rapoartele deactivitate, planurile. În vederea pstrrii lor s-au conceput o serie de sisteme.

b) În arhiva, unde va fi introdus în unitile clasate;

c) În alt birou, putând fi controlat pe baza notei.

În cazul corespondenei, aceasta situaie se rezolv prin consultarea Registrului deIntrare-Ieire.

B) Reducerea v olumului de d ocumente stai onate în bir ou

Este o operaiune necesar pentru economisire de timp i spaiu. De aceea, dupoperaiunile menionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategiede a mai diminua din hârtiile rmase. Sunt situaii în care, prin experiena practic,este uor de luat decizii în acest sens.

Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invitaii la manifestri carenu prezint interes pentru organizaie.

Selecia devine îns dificil în cazul informaiilor care nu sunt atât de evident inutile.Pentru o operare corespunztor în astfel de situaii, se recomand consultarea cuconsilierul juridic al organizaiei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit saucu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume în scris aceasta responsabilitate.În urma acestui demers se poate întocmi o list orientativ în care se vor scriemotivaiile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori decate ori exist dubii în privina distrugerii anumitor documente, astfel:

ß aa cer forurile legislative

ß pot constitui dovezi, demonstraii sau fundamentri în anumite situaiiulterioare

ß sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea manageruluisau informare proprie

ß concepe noi soluii sau idei creatoare

ß poate fi util în oferirea de servicii clienilor interni i externi

ß asigura arhivarea, întrucât nimeni nu mai dispune în organizaie dedocumentul în cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui.

În vederea pstrrii documentelor aciunile de organizare presupun doua etape:

C) C lasarea d ocumentel or ± operaiune prin care toate documentele, indiferent deforma, de frecventa utilizrii se aranjeaz într-un sistem raional în condiii deaccesibilitate i sigurana, formând arhiva activa.



98

D) Arhivarea ± operaie prin care, în momentul ieirii din uz documentele grupate înuniti arhivistice, dup norme prestabilite, se depun în arhiva de depozit aorganizaiei. * (nota de trimitere la arhivistic).

2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz într-un birou(acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casete diskete,i alte documente tehnice)se repartizeaz în grupe omogene, în raport cu anumitecriterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.

În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la bazaprincipii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale.Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificulactivitii, de volumul documentelor manipulate.

În cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii, unuiasau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru

unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

ß Numele organizaiei emitente

ß Nume de persoane i funcii responsabile

ß Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

ß Numr de înregistrare (la emitent sau destinatar)

ß Localitatea (emitentului sau destinatarului)

ß Denumirea documentului sau genul (chitana, proces ± verbal, decizie etc.)

ß Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl adocumentelor.

ß dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasarecr onol ogica;

ß dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate în documente, clasarea va fi al f abetica etc.

Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu sestabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate înfuncie de cerine practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabeticaa dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.



99

Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.

C lasarea cr onol ogic

Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pe msurace intr în unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu dat mai veche.

Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare ±Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia casolicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost înregistrat.

Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un totomogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

În cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin, documentelefiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist îns dezavantajul c scrisorileprimite i expediate vizând aceeai problem, s fie desprite prin repartizareacronologica. (vezi i ³Constituirea dosarelor*)

[1] Dici onarul tiinel or S peciale ale I st oriei , Bucureti, 1981, p. 103-104

onel ENACHE , Bir otica, Credis, Bucureti, 2001, pp. 47±49.

C lasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, în special, în instituiile de administraiepublic cum ar fi primriile, în firme de export, organizaii cu sucursale, filiale, uniticomerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal, organizaii deasistenta sociala etc.

De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i în cazul în care se alege dreptcriteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zonageografica.

Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specific depstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inându-se cont de

elemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care se referdocumentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar în de alegereacuvântului director pentru ordonare.

Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau aldicionarelor.



100

Intrrile alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standardeinternaionale elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum: ST AS 8636 ± 70. I nformare i d ocumentare. Orânduirea în catal ogul al f abetic pe nume deaut ori i titluri i în indexuri; ST AS 8636 ± 85. I nformare i d ocumentare. Reguli deord onare al f abetica în catal oage i bi bli ograf ii. P rincipii i reguli generale.

Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor deordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate i pentrua elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicrii acestui sistem.

Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme decomplexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului,atunci când predomin o astfel de clasare într-o organizaie, este indicat s existe ladispoziie aceste Standarde.

Pentru orientare general, vom reda câteva criterii generale privind alegereacuvintelor directoare în ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punctde vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.

a) Reguli coordonatoare privind clasarea alf abetic î n cazul numelor depersoane

ß Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie întotdeauna cuvântul de ordine sau cuvântul director i se aeaz înainteaprenumelui;

ß Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvânt; în cazul iniialeloridentice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treialiter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

ß Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numaipentru patronimic.

ß În situaiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordinea iniialelorprenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu , Ion; Popescu , Mihai.

ß În cazul în care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentândnumele tatlui va fi luat în consideraie ca element subdirector sau o funciereprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C .; DumitracuGheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (c ontabil); Dumitracu Gheorghe (jurist),etc.

ß Numele fr iniial va precede, în ordonare, numele cu iniiala;

ß Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numele obinuite;

ß În cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvânt deordine. Exemple: Nic olae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- N ovell o etc.

ß Aceeai regula se aplica i în cazul numelor compuse fr cratima. Situaiile



101

se întâlnesc, în special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numeleanterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

ß În cazul în care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav,grec, ebraic, arab) se practic transliterarea în alfabet latin, conform normelorstandardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.

ß Dac numele încep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia înconsiderare;

ß Numele gen O¶ Mallei sau Mc Donalds se clasifica ca un singur nume la O sauM.

ß Cuvântul director va fi întotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor între nume i prenume, în cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei.Pentru orientare rapida în ordonare se recomanda evidenierea cu alte caractere acuvântului de ordine, în cazul în care se constituie dosar individual pentru fiecarenume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar,

va fi DI N U Ion S.

Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

ß de ordonare alfabetic a materialelor în dosare, inându-se cont de numelepersoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni, contracteindividuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se atâtea dosare cate litere alealfabetului se regsesc în documentele ordonate (de la A la Z) sau

ß de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor în diferii recipieni sau înrafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la unangajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative.

b) Reguli coordonatoare privind clasarea alf abetic a numelor deorganizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unelecuprind termeni generici, indicând forma organizatoric (societate comerciala peaciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), alteleindicând obiectul de activitate (C amera de C omer I ndustrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific între alte organizaii, în special, cuacelai obiect de activitate.

În ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existând libertatea de opiune a

fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni din substantivecomune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, de iniiale, sintagmediferite, cifre etc.).

De asemenea, i în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme. Astfel,unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea,( Societatea c omerciala ³ Gemma ³ S.R.L.) sau prescurtat (S.C . ³Gemma´ S.R.L.) .



102

În faa unor astfel de situaii, se recomand câteva reguli ce pot asigura unitateaclasrii în scopul regsirii rapide.

± În cazul Societilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumireareprezentativ a organizaiei.

Exemplu: S. C , MET AL ST AR S RL; S.C . M IK OS SRL; S. C . M OB I TEXT SA. Cuvântuldirector a fost cel subliniat.

± Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu în antetuldocumentelor prin forma prescurtat cu iniiale.

Exemple: C amera de c omer I ndustrie i Navigaie, antierul de C onstrucii Navale,Societatea de investiii ³Transilvania³, Banca Român de Dezv oltare etc.

Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvântuldirector va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;

± Când o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite în mod subiectiv, frca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetic, serespect urmtoarea regul:

a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,documentele sau dosarele purtând astfel de descrieri se plaseaz înaintea numelor întregi, astfel: E. E. Gr oup SRL; E & R. Bacau; Ec oterm SRL; Electr o- Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, idocumentele vor fi plasate în poziia alfabetic fireasc a numelor întregi. Exemple: I M S SCOR S. A.; I NS T AN T S.R.L.; I N TE R S.R.L. etc.

- în cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sau unitide stat cu acelai obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constitui cuvântul caredesemneaz localitatea. Exemple: AGROME C C i ocârlia, AGROME C Deleni, AGROME C Tulcea.

- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( AN A &T OM) cuvântul director il va constitui primul cuvânt;

- Dac denumirea unei organizaii începe cu o cifr, documentul va fi plasat înaintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S. A.; ARGOS S. A. sau 3 M SE RV I S; A. G. P E RP ET UU M; ALM A S.R.L.

- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvânt director se impunearanjarea documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;

- în cazul în care cuvântul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face în ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.

De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentate de



103

documente.

In cazul în care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este preamare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poatesubîmpri în mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a ± an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoareunei litere, se pot include în dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse în mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel: ABC, etc.

N ota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile ipentru I ndexarea al f abetic a coninutului documentelor.

C lasare numeric

Atunci când exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecruicorespondent, departament sau angajat, în funcie de ceea ce avem de clasat.

În cazul în care se respecta numrul de înregistrare al documentului clasareapresupune aranjarea documentelor în ordinea natural a numrului atribuit fiecruidocument.

Clasarea numerica se aplic, în special, în unitile care funcioneaz în mai multecldiri sau în cazul organizrii corespondenei în registraturile mari. În aceste cazurieste necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât sexiste o coresponden între compartimente i grupul de numere care se atribuie.

Exemplu:

De la 1 la 5000 ± pentru secretariatul conducerii

-³±5001-10 000 ± pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 ± pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, în funcie de volumul de munc cu corespondenta alfiecrui compartiment sau sediu.

In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se aduni ordoneaz numeric.


- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,numai la vederea numrului de înregistrare.

- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales în firmele mari.

Dezavantaje:



104

- documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cutimpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire aacestor numere pe compartimente.

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare.

C lasarea zecimal

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata în activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împrirea lucrrilortiinifice în capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea deClasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod deordonare este folosit cu precdere în biblioteci pentru clasificarea documentelor înfuncie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care întrebuineaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin împrirea totalitii cunotinelor umane în zece clase mari, care se subîmpart larândul lor în alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, atât în privinaconinutului (cuprinde totalitatea cunotinelor omeneti) cât i în privina notaiei,

compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror înelegerei semnificaie este internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schemaclaselor mari, reprezentând cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0. Generaliti

1. Filozofie

2. Religie

3. tiine sociale

4. Filologie

5. tiine naturale

6. Tehnic

7. Arte

8. Literatur

9. Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceastadetermina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, în mod obinuit,punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unuidomeniu de la general la particular.

Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numrul care o reprezint este mai lung.

Astfel: Clasa 3 ± tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii

331.101. Teoria muncii, tiina muncii

331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii



105

331.101. 21 Dreptul la munc

Utilizarea acestei metode de clasare este indicat în special, acolo unde domeniile deactivitate cunosc o diviziune pronunat.

In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceast metodde clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice unei organizaii.

Exemplu: 0 Conducere

1 Serviciul aprovizionare

2 Resurse Umane

3 Serviciu aprovizionare

Fiecare dintre aceste clase, îi detaliaz problemele pentru care primesc sau

elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materiiprime; 3.2 ± aprovizionare cu materiale; 3.3 ± aprovizionare cu piese de schimb sau3.3.1 ± aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

C lasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi unindicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.

Este o metod practicat i în cazul constituirii unitilor arhivistice* conform

Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz îndosare cu coninut similar inându-se seama de reglementrile în vigoare i deobligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar în arhive.

2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numaisub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumii contemporane obligala permanenta informare, mergând de la stricta specialitate, pân la ceea ce privetemediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural,tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social, educaional i ecologic. Eficientaeconomico-social, în contextul economiei de piaa este tot mai dependent de acetifactori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita decât printr-oviziune deschis, capabil s valorifice într-un mod superior potenialul mediului.

În cazul în care în organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuii dedocumentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentareamanagerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor de informaii,de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încât s asigureaccesul la informaii rapid i uor.



106

În acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecionare a surselordocumentare.

Exercitarea unei astfel de activiti presupune, în primul rând, constituirea unui punctdocumentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes a managerului.

În funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar vafi plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.

În ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, caprobleme ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilitile rmân deschise înfuncie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice alemanagementului. Orice spor de cunoatere dobândit i prin exploatarea acesteiposibiliti nu poate fi decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri în acest sensnu ar fi indicata.

În sens orientativ, îns, putem delimita sursele de informare în surse interne i surseexterne de informare.

Surse interne documentare

În primul rând trebuie s menionam, în acest caz, documentele care nu trebuie slipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile deinformare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern,precum:

ß Principalele acte legislative ± normative care reglementeaz funcionareaorganizaiei;

ß Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigrama

structurii organizatorice;

ß Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

ß Tabloul de bord zilnic ;

ß Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente:referate, statistici, grafice, hârtii, fie, monografii, programe de activitate, etc.

Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferitecompartimente ale organizaiei în care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelorelaborate, astfel, încât, s localizeze rapid informaiile ce-i sunt solicitate.

Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, în acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Obinereainformaiilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupunecutarea documentelor de diverse tipuri precum: v olume, publicaii peri odice,



107

materiale de ref erin, informaii pe suport tehnic etc .

Pentru dobândirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze iasupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, în acest sens.

Dac ne raportm la ordinea de prioritate în ceea ce privete necesitateadocumentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda în primul rând surseloroficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie ocerina fundamental a secretariatului.

Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz într-un cadrulegislativ aflat într-o permanent schimbare în funcie de transformrile mediuluieconomic, social, politic etc.

În organizaiile în care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei dedocumente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun ladispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitiiorganizaiei.

Publicaiile oficiale

Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al României, care apareperiodic, cu urmtoarele pari:

ß Partea I ± public legile, decretele, hotrârile guvernamentale i altedocumente normative elaborate de forurile legislative naionale;

ß Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

ß Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

ß Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive,falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, într-un birou de secretariat, trebuie scuprind:

ß Constituia României

ß Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte formeorganizatorice

ß Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

ß Legislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

ß Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau aleautoritilor locale;



108

ß Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;

ß Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia ³M onit orul Of icial al României ³ poate fi achiziionat prin abonament, prinintermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii,privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte i pe mediuelectronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) de unde se potobine xerocopii sau înregistrri pe medii electronice.

Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei se potachiziiona i volumele Legislaia României: Acte normative elaborate de ParlamentulRomâniei sau hotrâri ale Guvernului României i alte acte normative cuprinzândlegislaia publicat în cursul unui an în Monitoarele Oficiale.

În unitile în care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca în punctuldocumentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i actenormative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.

Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un I ndex de subiecte [1] , subforma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecte coninutulpublicaiilor oficiale organizate, desigur într-o anumit ordine, care poate ficronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere în descrierea uneifie din index s-ar prezenta astfel:

Munca

Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)

Fisele ± subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.

P ublicaiile seriale de specialitate

Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionale deinformare i documentare (în acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi oriced ocument tiprit care apare în f ascicule succesive, înlnuindu-se în general cr onol ogic sau numeric, pe o peri oada care nu este limitata dinainte, indi f erent de peri odicitatea acestuia.

Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i alte

documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale întreprinderilor, delucrri ale manifestrilor tiinifice.

Secretariatul poate îndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip depublicaii venind în întâmpinarea informrii în organizaie spre diverse direcii cum arfi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate alorganizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii dindomeniul economic sau al afacerilor etc.



109

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerulorganizaiei.

Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiilenaionale Anuarul Statistic al României, cu cele mai recente date, elaborat deI nstitutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode în scopulgeneralizrii i folosirii unitare de soluii optime în domeniul produciei (vezi Legeanr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin carese urmrete, în principal, protecia vieii, sntii i mediului înconjurtor, precumi înlturarea barierelor tehnice în calea comerului internaional. Standardele suntdocumente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai înalt competen îndomeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism despecialitate al administraiei publice centrale din subordinea guvernului, în scopulreglementarii tehnice pentru problemele repetitive în producia naional. Ca oriceorganism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate într-oanumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lâng

societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.

IRS reprezint interesele României în organismele internaionale de standardizare,fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaiei în vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate lanivel de stat, de ramura de întreprindere.

Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolulSTAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre ± anul intrrii învigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colecii destandarde, publicate de Editura Tehnic.

Lucrri de referin

Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ, dindomeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailor telefonici(volumele P agini aurii cu abonaii telefonici locali, P agini Nai onale) , Mersul trenuril or, aut obuzel or, tramvaiel or ; publicaii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i aut oturistice; Hârtii; C alendare i alte publicaii care indic diferente defus orar, i alte informaii geografice.

Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniullingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dici onarul Explicativ al Limbii Romane,

dicionare bilingve, Îndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie i gramatic,precum i ghiduri de coresponden în limba român i în limbi strine.

Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literatura despecialitate, precum cele menionate în bibliografie.

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare însecretariate, inând cont de importana acestor publicaii în ceea ce privete



110

noutatea informaiei difuzate.

Nu întâmpltor, în limbi de circulaie internaional, aceste publicaii sunt cunoscutecu denumirile ³ news´, ³nouvelle´,´ novosti´.

Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat atât în sfera deinteres a secretariatului, cât i în aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevândmanagerul de lectur, în momente de maxim solicitare sau de absena din unitate.

De asemenea, secretariatul poate include în colecia documentar a biroului, extrasedin aceste publicaii, prin xerografiere.

Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerareaspaiului cu informaii inutile.

Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fi orientat înmod special, spre materiale ce conin informaii despre:

ß probleme legislative care intr în sfera de interes a organizaiei

ß servicii potale i telecomunicaii

ß articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cuacelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

ß produse de birotic

ß centre de pregtire profesional

ß servicii de traduceri

ß servicii de informare comunitar

ß semnale, recenzii, lansri de cri ce intr în sfera de interes amanagementului;

ß manifestri colective, târguri, expoziii etc.

Servicii de informare

Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatul trebuies cunoasc i potenialii furnizori de informaii.

Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acesteadispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot înlesni accesulla informaiile coninute în colecii.



111

Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al uneisocieti de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii (mersultrenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiii meteorologice,anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.

Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,

denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:

ß locuri de munc

ß finane

ß servicii publice

ß telecomunicaii

ß cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai îndelungat, vor fiordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida iuoar.

Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere peautori care cuprind fise clasate în ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de ficuprinde urmtoarele elemente:

ß Numele autorului

ß Titlul crii, articolului

ß Numele editurii sau numele revistei, ziarului

ß Data apariiei

ß Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurându-i activitatea pe lâng factorii de decizie ai organizaiei, secretariatulva avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula înaceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituit dintotdeauna,

o coordonat deontologic esenial în practicarea acestei profesiuni.

În general, în orice organizaie, pstrarea secretului profesional îi gsete o serie deexplicaii precum: necesitatea prevenirii, pe cât posibil, a concurentei neloiale cu altefirme similare, din considerente de sigurana naional sau în unele cazuri pentruaprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii, proiecte, scrierietc.



112

Exist organizaii în care sunt organizate birouri speciale pentru pstrareadocumentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.

În aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate deconducerea unitii, precum:

ß Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

ß Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

ß Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fiadus la cunotina efului ierarhic;

ß Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic,atunci când contextul legal permite acest lucru;

ß In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea deinformaii de orice fel. Solicitanii vor fi îndrumai spre eful ierarhic sau spre înlocuitorul acestuia.

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ineseparat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marcalâng numrul de înregistrare semnul ³S¶ sau de a nota pe prima pagin adocumentului ³secret de serviciu ³, dup caz.

Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se întocmesc de ctre conducereaunitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de câte ori este nevoie, prin introducereade noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele demediatizare.

2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectel or negative

ß In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuieacoperite când intr o ter persoan în birou;

ß Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

ß Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor încuia în fiier atunci când se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt,aspect valabil i în cazul calculatorului ± documentul în lucru este salvat i scos de peecran;

ß Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, acopiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul;

ß Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel;acestea se vor pstra în permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci când estenecesar utilizarea lor;

ß Vor fi protejate prin încuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu



113

numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

ß În cazul unor întâlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi înmânate numai acestora;

ß Dup încheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaii asupracelor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciusau atunci când e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

ß Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien,precum i obiectul audientei;

ß Coninutul documentelor elaborate pentru ³uz intern³ nu va fi comunicatpersoanelor din afara organizaiei;

ß La sfâritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare,mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi încuiate în fiete sau dulapuri, iacestea se vor sigila;

ß Nu se va lsa pe birou nici o hârtie cu antetul organizaiei;

ß Accesul la orice document în afara orelor de program este permis numaisecretarei i directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilor secrete iaprarea pa

2.2.2. Clasarea documentelor

Clasarea este operaiunea prin care documentele care staioneaz într-un birou(acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cri, periodice, casetediskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz în grupe omogene, în raport cuanumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente.

În practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, având la bazaprincipii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfanumerice, zecimale.Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificulactivitii, de volumul documentelor manipulate.

În cazul documentelor generate de activitile administrative, logica alegerii,unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optareapentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru oricedocument emis:

ß Numele organizaiei emitente

ß Nume de persoane i funcii responsabile



114

ß Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi

ß Numr de înregistrare (la emitent sau destinatar)

ß Localitatea (emitentului sau destinatarului)

ß Denumirea documentului sau genul (chitana, proces ± verbal, decizieetc.)

ß Probleme sau subiecte (coninut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl adocumentelor.

Exemple:

ß dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o

clasare cr onol ogica;

ß dac se opteaz pentru denumirile de organizaii sau numele de persoane evideniate în documente, clasarea va fi al f abetica etc.

Ceea ce trebuie reinut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu sestabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficiena, conturate în funcie de cerine practice, specifice unui compartiment.

De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonarealfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc.

Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu.

C lasarea cronologic

Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor în dosare, pemsura ce intr în unitate, cele mai recente plasându-se deasupra celor cu datmai veche.

Un exemplu clasic, în acest sens, este Registrul de Intrare ±Ieire.

Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condiia casolicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost înregistrat.

Sistemul este util, în special pentru clasarea documentelor care constituie un totomogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

În cazul corespondenei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin,documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist însdezavantajul c scrisorile primite i expediate vizând aceeai problem, s fie



115

desprite prin repartizarea cronologica. (vezi i ³Constituirea dosarelor*)

C lasarea alfabetic

Aceast metod de clasare se practic, în special, în instituiile de administraie

public cum ar fi primriile, în firme de export, organizaii cu sucursale, filiale,uniti comerciale care au relaii cu furnizori, clieni, servicii de personal,organizaii de asistenta sociala etc.

De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i în cazul în care se alegedrept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sauzona geografica.

Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor într-un suport specificde pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inându-se cont deelemente comune, precum: denumirile organizaiilor emitente, sau la care serefer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar în de alegereacuvântului director pentru ordonare.

Spre orientare general, putem meniona sistemul crilor de telefon sau aldicionarelor.

Intrrile alfabetice nu se fac la întâmplare, ci sunt reglementate prin standardeinternaionale elaborate în special pentru activitatea de documentare, precum:ST AS 8636 ± 70. I nformare i d ocumentare. Orânduirea în catal ogul al f abetic penume de aut ori i titluri i în indexuri; ST AS 8636 ± 85. I nformare i d ocumentare. Reguli de ord onare al f abetica în catal oage i bi bli ograf ii. P rincipii i reguli generale.

Trebuie s menionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelorde ordonare alfabetic automatizat a informaiilor, deci ele trebuie respectate ipentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni în cazul aplicrii acestuisistem.

Desigur, ordonarea documentelor generate de organizaii, nu ridic probleme decomplexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect asistemului, atunci când predomin o astfel de clasare într-o organizaie, esteindicat s existe la dispoziie aceste Standarde.

Pentru orientare general, vom reda câteva criterii generale privind alegerea

cuvintelor directoare în ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie dinpunct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri.

a) Reguli coordonatoare privind clasarea alf abetic î n cazul numelor de persoane

ß Numele de familie, indiferent din câte cuvinte este compus, constituie întotdeauna cuvântul de ordine sau cuvântul director i se aeaz înaintea



116

prenumelui;

ß Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvânt; în cazul iniialeloridentice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treialiter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc.

ß Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Iniiala se folosete numaipentru patronimic.

ß În situaiile în care sunt nume identice, clasarea se face în ordineainiialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu , Ion; Popescu , Mihai.

ß În cazul în care exist nume i prenume identice, iniiala reprezentândnumele tatlui va fi luat în consideraie ca element subdirector sau o funciereprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C .; DumitracuGheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (c ontabil); Dumitracu Gheorghe (jurist),etc.

ß Numele fr iniial va precede, în ordonare, numele cu iniiala;

ß Numele compuse din iniiale desprite cu puncte, preced numeleobinuite;

ß În cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvântde ordine. Exemple: Nic olae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- N ovell o etc.

ß Aceeai regula se aplica i în cazul numelor compuse fr cratima.Situaiile se întâlnesc, în special, la numele femeilor cstorite care-si pstreazi numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

ß În cazul în care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav,grec, ebraic, arab) se practic transliterarea în alfabet latin, conform normelorstandardizate internaionale adoptate ca standarde romane *.

ß Dac numele încep cu o particul de noblee (de, von) aceasta nu se ia în considerare;

ß Numele gen O¶ Mallei sau Mc Donalds se clasifica ca un singur nume la Osau M.

ß Cuvântul director va fi întotdeauna subliniat, pentru eliminareaconfuziilor între nume i prenume, în cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida în ordonare se recomanda evidenierea cualte caractere a cuvântului de ordine, în cazul în care se constituie dosarindividual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele subforma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DI N U Ion S.

Situaiile posibile de ordonare alfabetica pot fi:



117

ß de ordonare alfabetic a materialelor în dosare, inându-se cont denumele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clieni,contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se atâtea dosare catelitere ale alfabetului se regsesc în documentele ordonate (de la A la Z) sau

ß de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor în diferii recipieni sau înrafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, laun angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de normelegislative.

b) Reguli coordonatoare privind clasarea alf abetic a numelor deorganizaii

Denumirile organizaiilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unelecuprind termeni generici, indicând forma organizatoric (societate comerciala peaciuni, regie autonoma, asociaie, universitate, fundaie, primrie etc.), alteleindicând obiectul de activitate (C amera de C omer I ndustrie Navigaie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific între alte

organizaii, în special, cu acelai obiect de activitate.

În ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existând libertatea deopiune a fondatorilor pentru a-i evidenia identitatea. Ele pot proveni dinsubstantive comune, nume de persoane sau pot fi combinaii de silabe, deiniiale, sintagme diferite, cifre etc.).

De asemenea, i în antetul documentelor pot fi descrisese în diverse forme.Astfel, unele organizaii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compundenumirea, ( Societatea c omerciala ³ Gemma ³ S.R.L.) sau prescurtat (S.C .³Gemma´ S.R.L.) .

În faa unor astfel de situaii, se recomand câteva reguli ce pot asigura unitateaclasrii în scopul regsirii rapide.

± În cazul Societilor comerciale, cuvântul de ordine îl va constitui denumireareprezentativ a organizaiei.

Exemplu: S. C , MET AL ST AR S RL; S.C . M IK OS SRL; S. C . M OB I TEXT SA. Cuvântul director a fost cel subliniat.

± Numele de organizaii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu în antetuldocumentelor prin forma prescurtat cu iniiale.

Exemple: C amera de c omer I ndustrie i Navigaie, antierul de C onstrucii Navale, Societatea de investiii ³Transilvania³, Banca Român de Dezv oltare etc.

Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvântuldirector va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organizaiei;

± Când o organizaie are un nume alcatuit din iniiale, stabilite în mod subiectiv,fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, în ordonare alfabetic,



118

se respect urmtoarea regul:

a) dac iniialele ce compun numele sunt desprite cu puncte sau spatii albe,documentele sau dosarele purtând astfel de descrieri se plaseaz înainteanumelor întregi, astfel: E. E. Gr oup SRL; E & R. Bacau; Ec oterm SRL; Electr o-Sanitas SRL etc.

b) cele care nu sunt desprite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, idocumentele vor fi plasate în poziia alfabetic fireasc a numelor întregi.Exemple: I M S SCOR S. A.; I NS T AN T S.R.L.; I N TE R S.R.L. etc.

- în cazul organizaiilor cu nume identice, reprezentând sucursale, filiale sauuniti de stat cu acelai obiect de activitate, cuvântul de ordine îl va constituicuvântul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROME C C i ocârlia, AGROME C Deleni, AGROME C Tulcea.

- dac denumirea unei organizaii este compusa din doua sau trei nume ( AN A &T OM) cuvântul director il va constitui primul cuvânt;

- Dac denumirea unei organizaii începe cu o cifr, documentul va fi plasat înaintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S. A.; ARGOS S. A. sau 3 M SE RV I S; A. G. P E RP ET UU M; ALM A S.R.L.

- dac sunt de clasat documente care au acelai cuvânt director se impunearanjarea documentelor în ordinea celui de-al doilea cuvânt subdirector;

- în cazul în care cuvântul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor seface în ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc.

De obicei, se întocmesc atâtea dosare câte litere ale alfabetului sunt reprezentatede documente.

In cazul în care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere esteprea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respectivese poate subîmpri în mai multe subuniti, astfel: Dosarul A a ± an; Ao- as etc.

In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentelecorespunztoare unei litere, se pot include în dosar documentele mai multor litereconsecutive, incluse în mape distincte, iar pe dosar se va indica coninutul, astfel:ABC, etc.

N ota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i

pentru I ndexarea al f abetic a coninutului documentelor.

C lasare numeric

Atunci când exist o astfel de opiune de clasare, se atribuie numere fiecruicorespondent, departament sau angajat, în funcie de ceea ce avem de clasat.

În cazul în care se respecta numrul de înregistrare al documentului clasarea



119

presupune aranjarea documentelor în ordinea natural a numrului atribuitfiecrui document.

Clasarea numerica se aplic, în special, în unitile care funcioneaz în mai multecldiri sau în cazul organizrii corespondenei în registraturile mari. În acestecazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel încât s existe o coresponden între compartimente i grupul de numere care seatribuie.

Exemplu:

De la 1 la 5000 ± pentru secretariatul conducerii

-³±5001-10 000 ± pentru serviciul Resurse Umane

- 10 001-20 000 ± pentru serviciul Administrativ etc.

Repartiia se face, desigur, în funcie de volumul de munc cu corespondenta alfiecrui compartiment sau sediu.

In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile seadun i ordoneaz numeric.


- dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele,numai la vederea numrului de înregistrare.

- Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales în firmele mari.

Dezavantaje:

- documentele mai vechi, care poarta numere de înregistrare mai mici, dispar cutimpul din circulaie. Exist totui soluia ca, anual, s se fac o redistribuire aacestor numere pe compartimente.

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli deamplasare.

C lasarea zecimal

Folosirea notaiei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor esteutilizata în activitatea de documentare sau în activitatea editoriala pentru împrirea lucrrilor tiinifice în capitole, subcapitole i subsubcapitole.Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu formaprescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere înbiblioteci pentru clasificarea documentelor în funcie de subiectele pe care letrateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care întrebuineaz pentru areprezenta subiectele documentelor o notaie zecimala, prin împrirea totalitii



120

cunotinelor umane în zece clase mari, care se subîmpart la rândul lor în altezece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, atât în privina coninutului (cuprindetotalitatea cunotinelor omeneti) cât i în privina notaiei, compus din cifrearabe i semne matematice sau de punctuaie, a cror înelegere i semnificaieeste internaional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari,reprezentând cunotinele omeneti, se prezint astfel:

0. Generaliti

1. Filozofie

2. Religie

3. tiine sociale

4. Filologie

5. tiine naturale

6. Tehnic

7. Arte

8. Literatur

9. Istorie

Fiecare numr este tratat ca o fracie zecimal cu zero-ul iniial omis, i aceastadetermina ordinea aranjrii. Pentru uurina citirii, numrul este, în mod obinuit,punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect coninutul unuidomeniu de la general la particular.

Cu cât este mai detaliat domeniul, cu atât numrul care o reprezint este mailung.

Astfel: Clasa 3 ± tiine sociale cuprinde subdiviziunile:

331 Munca. Relaii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii331.101. Teoria muncii, tiina muncii

331.101.1 Ergonomie

331.2. Rolul muncii

331.101. 21 Dreptul la munc

Utilizarea acestei metode de clasare este indicat în special, acolo unde domeniilede activitate cunosc o diviziune pronunat.

In cazul documentelor generate de organizaii, se poate recurge la aceastmetod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activiti, specifice uneiorganizaii.

Exemplu: 0 Conducere



121

1 Serviciul aprovizionare

2 Resurse Umane

3 Serviciu aprovizionare

Fiecare dintre aceste clase, îi detaliaz problemele pentru care primesc sauelaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cumaterii prime; 3.2 ± aprovizionare cu materiale; 3.3 ± aprovizionare cu piese deschimb sau 3.3.1 ± aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

C lasarea combinat

Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate.

Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primiun indicativ alfabetic pentru grupare în raft sau în bibliorafturi.

Este o metod practicat i în cazul constituirii unitilor arhivistice* conformNomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz în dosare cu coninut similar inându-se seama de reglementrile în vigoare i deobligaiile legale privind pstrarea lor ulterioar în arhive.

2.2.3. Asigurarea documentrii managerului

Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nunumai sub aspect administrativ. Avalana de informaii specifica lumiicontemporane obliga la permanenta informare, mergând de la stricta specialitate,pân la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic,demografic, cultural, tiinific, organizatoric, juridic, psiho-social,educaional i ecologic. Eficienta economico-social, în contextul economiei depiaa este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementulperformant nu se poate exercita decât printr-o viziune deschis, capabil svalorifice într-un mod superior potenialul mediului.

În cazul în care în organizaie nu funcioneaz un serviciu specializat cu atribuiide documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos în documentareamanagerului printr-un ansamblu de operaiuni de depistare a surselor deinformaii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel încâts asigure accesul la informaii rapid i uor.

În acest sens, secretariatul are rol activ, începând cu etapa de colecionare a

surselor documentare.

Exercitarea unei astfel de activiti presupune, în primul rând, constituirea unuipunct documentar cu toate documentele ce intra în sfera de interes amanagerului.

În funcie de spaiul disponibil i de preferinele managerului punctul documentar



122

va fi plasat în biroul acestuia sau în cel al secretariatului.

În ceea ce privete dimensiunile, coninutul sau categoriile de documente, caprobleme ce se pot ridica într-un astfel de demers, posibilitile rmân deschise înfuncie de aspiraiile profesionale, organizatorice i culturale sau tiinifice alemanagementului. Orice spor de cunoatere dobândit i prin exploatarea acesteiposibiliti nu poate fi decât benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri în acestsens nu ar fi indicata.

În sens orientativ, îns, putem delimita sursele de informare în surse interne isurse externe de informare.

Surse interne documentare

În primul rând trebuie s menionam, în acest caz, documentele care nu trebuies lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente iindispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale deinformare, cu caracter intern, precum:

ß Principalele acte legislative ± normative care reglementeaz funcionareaorganizaiei;

ß Regulamentul de Organizare i Funcionare al organizaiei i Organigramastructurii organizatorice;

ß Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective;

ß Tabloul de bord zilnic ;

ß Principalele dispoziii i instruciuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii icompartimente: referate, statistici, grafice, hârtii, fie, monografii, programe deactivitate, etc.

Secretara trebuie s cunoasc foarte bine funciile i relaiile dintre diferitecompartimente ale organizaiei în care lucreaz, s cunoasc tipologiadocumentelor elaborate, astfel, încât, s localizeze rapid informaiile ce-i suntsolicitate.

Surse externe de documentare

Posibilitile de informare, în acest sens, sunt extrem de vaste i diferite.Obinerea informaiilor documentare ce intra in sfera de interes amanagementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum:v olume, publicaii peri odice, materiale de ref erin, informaii pe suport tehnic etc .

Pentru dobândirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i



123

asupra instituiilor care pot constitui surse de informare externe, în acest sens.

Dac ne raportm la ordinea de prioritate în ceea ce privete necesitateadocumentarii managerului, o atenie deosebit se va acorda în primul rândsurselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documenteconstituie o cerina fundamental a secretariatului.

Ca orice activitate social i cea a managementului funcioneaz într-un cadrulegislativ aflat într-o permanent schimbare în funcie de transformrile mediuluieconomic, social, politic etc.

În organizaiile în care nu funcioneaz un oficiu juridic asigurarea coleciei dedocumente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun ladispoziia celor interesai, legi i acte normative privind desfurarea activitiiorganizaiei.

Publicaiile oficiale

Publicaia naional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al României, careapare periodic, cu urmtoarele pari:

ß Partea I ± public legile, decretele, hotrârile guvernamentale i altedocumente normative elaborate de forurile legislative naionale;

ß Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare;

ß Partea a III-a, publicaii i anunuri (pierderi de acte)

ß Partea a IV-a, publicaii ale Agenilor economici, acte constitutive,falimente, bilanuri.

Potenialul documentar, sub aspect legislativ, într-un birou de secretariat, trebuies cuprind:

ß Constituia României

ß Legislaia privind constituirea Societilor comerciale sau alte formeorganizatorice

ß Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organizaiei;

ßL

egislaia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

ß Acte normative ale ministerelor de profil, instituiilor de cercetare sau aleautoritilor locale;

ß Legea Arhivelor Naionale i normele de aplicare;



124

ß Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publicaia ³M onit orul Of icial al României ³ poate fi achiziionat prin abonament,prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita icomentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot obine chiar texte ipe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (judeene municipale) deunde se pot obine xerocopii sau înregistrri pe medii electronice.

Pentru organizaiile care doresc s-i constituie o colecie integrala a legislaiei sepot achiziiona i volumele Legislaia României: Acte normative elaborate deParlamentul României sau hotrâri ale Guvernului României i alte acte normativecuprinzând legislaia publicat în cursul unui an în Monitoarele Oficiale.

În unitile în care funcioneaz Oficiu Juridic se recomand ca în punctuldocumentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i actenormative care reglementeaz funcionarea organizaiei, precum cele menionate.

Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un I ndex de subiecte[1] ,sub forma fiierelor tradiionale sau pe mediu electronic, care s reflecteconinutul publicaiilor oficiale organizate, desigur într-o anumit ordine, carepoate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informaia de trimitere îndescrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel:

Munca

Legea nr. 53/ 2003

Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003)

Fisele ± subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid.

Publicaiile seriale de specialitate

Sintagma de publicaie seriala se utilizeaz, conform standardelor internaionalede informare i documentare (în acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi oriced ocument tiprit care apare în f ascicule succesive, înlnuindu-se în general cr onol ogic sau numeric, pe o peri oada care nu este limitata dinainte, indi f erent de peri odicitatea acestuia.

Publicaiile seriale cuprind publicaiile anuale sub form de ziare, reviste i altedocumente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale întreprinderilor, delucrri ale manifestrilor tiinifice.

Secretariatul poate îndeplini activiti specifice documentarii i cu acest tip depublicaii venind în întâmpinarea informrii în organizaie spre diverse direciicum ar fi: colecionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate alorganizaiei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publicaii dindomeniul economic sau al afacerilor etc.

Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul



125

organizaiei.

Din categoria acestor publicaii, pot constitui un potenial informativ i publicaiilenaionale Anuarul Statistic al României, cu cele mai recente date, elaborat deI nstitutul Roman de Statistica sau publicaia Standarde Romane.

Standardele sunt publicaii care conin prescripii, reguli i metode în scopulgeneralizrii i folosirii unitare de soluii optime în domeniul produciei (veziLegea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de statprin care se urmrete, în principal, protecia vieii, sntii i mediului înconjurtor, precum i înlturarea barierelor tehnice în calea comeruluiinternaional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctrespecialiti de cea mai înalt competen în domeniul abordat, i aprobateInstitutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate aladministraiei publice centrale din subordinea guvernului, în scopul reglementariitehnice pentru problemele repetitive în producia naional. Ca orice organism destandardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate într-o anumitatematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, funcioneaz pe lâng

societi comerciale, instituii publice i alte persoane juridice.

IRS reprezint interesele României în organismele internaionale destandardizare, fiind membra a Organizaiei Internaionale de Standardizare (ISO).

Conform legislaiei în vigoare, aplicarea Standardelor are caracter deobligativitate la nivel de stat, de ramura de întreprindere.

Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din:simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre ± anulintrrii în vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stati colecii de standarde, publicate de Editura Tehnic.

Lucrri de referin

Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publicaii cu rol informativ,din domeniul telecomunicaiilor sau transporturilor, precum: Crile abonailortelefonici (volumele P agini aurii cu abonaii telefonici locali, P agini Nai onale) ,Mersul trenuril or, aut obuzel or, tramvaiel or ; publicaii privind transportul aerian;Ghiduri turistice i aut oturistice; Hârtii; C alendare i alte publicaii care indicdiferente de fus orar, i alte informaii geografice.

Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri dindomeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dici onarul Explicativ al Limbii

Romane, dicionare bilingve, Îndreptare de punctuaie, ortografie, ortoepie igramatic, precum i ghiduri de coresponden în limba român i în limbistrine.

Ca repere profesionale, se pot coleciona o serie de cri i manuale din literaturade specialitate, precum cele menionate în bibliografie.

Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare în



126

secretariate, inând cont de importana acestor publicaii în ceea ce privetenoutatea informaiei difuzate.

Nu întâmpltor, în limbi de circulaie internaional, aceste publicaii suntcunoscute cu denumirile ³ news´, ³nouvelle´,´ novosti´.

Potenialul informativ oferit de aceste publicaii, poate fi valorificat atât în sferade interes a secretariatului, cât i în aceea a managerului.

Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informaii, degrevândmanagerul de lectur, în momente de maxim solicitare sau de absena dinunitate.

De asemenea, secretariatul poate include în colecia documentar a biroului,extrase din aceste publicaii, prin xerografiere.

Nu este indicat pstrarea integral a publicaiilor, deoarece duce la aglomerareaspaiului cu informaii inutile.

Dincolo de informaiile de interes general, atenia secretariatului poate fiorientat în mod special, spre materiale ce conin informaii despre:

ß probleme legislative care intr în sfera de interes a organizaiei

ß servicii potale i telecomunicaii

ß articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor uniti cuacelai domeniu de activitate, locale, naionale i chiar internaionale:

ß produse de birotic

ß centre de pregtire profesional

ß servicii de traduceri

ß servicii de informare comunitar

ß semnale, recenzii, lansri de cri ce intr în sfera de interes amanagementului;

ß manifestri colective, târguri, expoziii etc.

Servicii de informare

Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informaii secretariatultrebuie s cunoasc i potenialii furnizori de informaii.

Cele mai preioase surse de informaii instituionalizate sunt bibliotecile. Acesteadispun de sisteme de evidenta tradiionale sau computerizate ce pot înlesni



127

accesul la informaiile coninute în colecii.

Accesul rapid la informaii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT alunei societi de televiziune ce furnizeaz informaii din cele mai variate domenii(mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condiiimeteorologice, anunuri publicitare, rate, schimb valutar etc.

Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informaii utile (nume, adrese,denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate:

ß locuri de munc

ß finane

ß servicii publice

ß telecomunicaii

ß cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai îndelungat, vor fiordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapidai uoar.

Dac informaiile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiierepe autori care cuprind fise clasate în ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de ficuprinde urmtoarele elemente:

ß Numele autorului

ß Titlul crii, articolului

ß Numele editurii sau numele revistei, ziarului

ß Data apariiei

ß Numrul paginilor pentru cri .

2.3. Gestionarea documentelor secrete

Desfurându-i activitatea pe lâng factorii de decizie ai organizaiei,

secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz icircula în aceasta sfera. Confidenialitatea asupra acestor informaii a constituitdintotdeauna, o coordonat deontologic esenial în practicarea acesteiprofesiuni.

În general, în orice organizaie, pstrarea secretului profesional îi gsete o seriede explicaii precum: necesitatea prevenirii, pe cât posibil, a concurentei neloialecu alte firme similare, din considerente de sigurana naional sau în unele cazuri



128

pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor invenii,proiecte, scrieri etc.

Exist organizaii în care sunt organizate birouri speciale pentru pstrareadocumentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice.

În aceste situaii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate deconducerea unitii, precum:

ß Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organizaiei;

ß Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

ß Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fiadus la cunotina efului ierarhic;

ß Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic,

atunci când contextul legal permite acest lucru;

ß In relaiile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea deinformaii de orice fel. Solicitanii vor fi îndrumai spre eful ierarhic sau spre înlocuitorul acestuia.

Evidena informaiilor secrete, indiferent de suportul informaional, se va ineseparat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marcalâng numrul de înregistrare semnul ³S¶ sau de a nota pe prima pagin adocumentului ³secret de serviciu ³, dup caz.

Nomenclatoarele de informaii cu caracter secret se întocmesc de ctreconducerea unitii. Ele se actualizeaz anual sau ori de câte ori este nevoie, prinintroducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prinmijloacele de mediatizare.

2.3.1 M suri pentru prevenirea aspectelor negative

ß In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuieacoperite când intr o ter persoan în birou;

ß Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

ß Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor încuia în fiier atunci când se prsete locul de munc, chiar pentru o perioadscurt, aspect valabil i în cazul calculatorului ± documentul în lucru este salvat iscos de pe ecran;

ß Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, acopiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul;

ß Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice



129

fel; acestea se vor pstra în permanen sub cheie, fiind scoase numai atuncicând este necesar utilizarea lor;

ß Vor fi protejate prin încuiere i caietele, registrele listele sau agendele cunumere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salariai;

ß În cazul unor întâlniri de grup. Materialele destinate participanilor vor fi înmânate numai acestora;

ß Dup încheierea edinelor, este interzis transmiterea de informaiiasupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secretde serviciu sau atunci când e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972);

ß Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien,precum i obiectul audientei;

ß Coninutul documentelor elaborate pentru ³uz intern³ nu va fi comunicatpersoanelor din afara organizaiei;

ß La sfâritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare,mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi încuiate în fiete sau dulapuri, iacestea se vor sigila;

ß Nu se va lsa pe birou nici o hârtie cu antetul organizaiei;

ß Accesul la orice document în afara orelor de program este permis numaisecretarei i directorului.

O problem major a organizaiilor o constituie i gestionarea informaiilorsecrete i aprarea patrimoniului economico-financiar în cazul utilizriicomputerului.

Deosebit de actual este acest aspect în cazul companiilor din rile dezvoltate. Defapt aici a aprut i o nou ³profesiune³, ilegal, ³escroc³ de informaii înregistrate i prelucrate electronic.

[1] Indexare ± mod de analiz în care coninutul unui document este reprezentat

dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)

trimoniului economico-financiar în cazul utilizrii computerului.

Deosebit de actual este acest aspect în cazul companiilor din rile dezvoltate. Defapt aici a aprut i o nou ³profesiune³, ilegal, ³escroc³ de informaii înregistrate iprelucrate electronic.



130

[1] Indexare ± mod de analiz în care coninutul unui document este reprezentatdup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri)

III. Funcia secretariatului de legtur i Äf iltru´ î n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordonai, colaboratori iclieni din mediul economico±social extern. Solicitrile de contacte directe sautelefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, îl sustrag dela sarcini importante, influenând negativ calitatea rezultatelor concomitent cusuprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere.

Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intenscercetat de specialitii în domeniul managementului resurselor umane. Potrivitunor investigaii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cusecvene mai scurte de 10 minute de lucru neîntrerupt, iar cel de peste 30minute, mai puin de 20%.

Secretariatul poate interveni în degrevarea timpului managerului prin exercitareafunciei de legtur i filtru atât în comunicrile telefonice cât i în solicitrile decontacte directe.

3.1. Comunicrile telef onice

Dac inem cont de valoarea timpului în managementul competitiv, telefonulconstituie echipamentul esenial de birou în ceea ce privete rapiditateacomunicaiei.

În general, informaiile care circul în interiorul sau în afara organizaiilor setransmit iniial telefonic.

În exercitarea funciei de legtur i Äfiltru´ secretariatul se poate afla în situaiidiferite.

3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea c onducerii, încadrul i în af ara organizaiei

Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s întocmeasc Lista numerel or de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cuurmtoarele rubrici: numele i adresa organizaiei; numele persoanei i f uncia;c odul rii; c odul z onei; numrul de interi or.

În general, în birourile de secretariat se utilizeaz Registru±repertoar în care seconsemneaz, în ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra însfera de interes a organizaiei.

În cazul unitilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu careconducerea are legturi, Registrul poate fi înlocuit cu un fiier ordonat alfabetic,cuprinzând fia cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint



131

avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr a afecta ordineaalfabetic. Orice nume nou de persoan sau organizaie care apare pe parcurspoate fi uor intercalat în ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate(zilnic, sptmânal) se poate întocmi o fi care se va aeza în faa celorlalte înfiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informaii ce intr în sferade interes a secretariatului, pe lâng cele menionate anterior, pentru list.

Numele i adresa

Companiei

Numepersoane

Funcia

Numrul de telefon Codar

Cod Zon Telefon numrexemp

CORES IND SRL

Hotel Aurora,ap.10±12.

Constana

Petrescu Ion

director

vânzri

0241 8700 623145 4

comp paper sa

Str. Celulozei nr.6

Constana

Ion Mirela

Directorgeneral

0241

8600

688841

0722197422

Secretariat

Direct

Agenda cu adrese i numere de telefon

Satisfaciile deosebite le poate oferi, îns, Agenda electronic , care permiteregsirea rapid a informaiilor precum i ordonarea automat a numelorintroduse în programul calculatorului.

Profesionalism la telefon

¡ Înainte de a apela, se noteaz informaiile care vor fi solicitate; serecomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i oscrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentruo informare corespunztoare;

¡ La semnalarea rspunsului, secretara îi rostete clar numele precum inumele persoanei cu care dorete s între în contact;

¡ În cazul în care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cuo persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura

este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel încât, superiorul s gseascla aparat eful, nu secretara;

¡ Între persoanele egale în grad, secretarele vor asigura legturileconcomitente ale celor doi conductori;

¡ Între conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutareade ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu



132

conducerea;

¡ În timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea sigurana cmesajul a fost bine îneles; se pronun numele i adresele pe litere, dac ecazul, iar cifrele se repet întotdeauna;

¡ În cazul cuvintelor mai greu de îneles, se poate utiliza un alfabet telefonicde tipul:

A± de la ANA

B± de la BARBU

C± de la COSTICA etc.

3.1.2 Secretariatul Äf iltreaz´ c onv or birile telefonice destinate c onducerii

Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este unadintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare în aceastaprofesiune. Rezolvarea pozitiv a situaiilor depinde de împuternicirea pe careconductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de atransforma aceste înelegeri în principii i tehnici, fr a intra în conflict cusolicitanii.

În acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi:

¡ întâlnirea, la începutul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuireaagendei de birou, privind întâlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor deaciune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit atenie;

¡ întocmirea unei liste de accesibiliti cu persoanele care au acces nelimitat ,a celor pentru care conductorul este disponibil în limite restrictive i a celor caretrebuie evitai în t otalitate; acest procedeu presupune confidenialitate, iaraplicarea lui fr a se face simit de cei ce solicit accesul, depinde de inspiraiasecretarei. Imaginaia este nelimitat în astfel de situaii.

¡ în cazul unor telefoane repetate, neprevzute în agenda zilei, secretara vaculege mai întâi toate informaiile necesare iar atunci, când va avea prilejul s între în biroul conductorului, îl va informa asupra acestor intervenii, stabilindurgena contactului sau o programare într±o perioad de timp viitoare.

Profesionalismul la telefon, în ideea filtrrii convorbirilor, presupune câteva regulii multe aptitudini de comunicare eficient:

¡ secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

¡ telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz deiritare atât pentru conducere cât i pentru cei care apeleaz;



133

¡ la ridicarea receptorului, în cazul unui telefon direct, secretara va spunenumele organizaiei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, ³AgeniaEFICIENT, Buna ziua !³; se vor evita, astfel întrebri i discuii inutile pentrustabilirea legturii;

¡ o dat ridicat receptorul, se ascult conversaia chiar dac cel care suneste pe lista de persoane Ärestricionate´ sau Äevitate´;

¡ legtura telefonic cu conductorul nu se va face, decât, dup ceinterlocutorul se prezint i în unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbiriisolicitate;

¡ în cazul în care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea,secretara va refuza, la rândul ei, cu tact i politee, s fac legtura, sugerându±is±i exprime în scris comunicarea, eventual cu meniunea Äconfidenial´ Äurgent´

¡ atunci când problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane dinorganizaie, convorbirile vor fi direcionate ctre acestea;

¡ dac cei care apeleaz, lungesc inutil discuia, rspunsurile monosilabiceprin Äda´ i Änu´ sunt indicate pentru a o descuraja.

¡ în cazul în care, este necesar un document pentru a oferi anumiteinformaii, secretara va întrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu unapel dup rezolvarea problemei; întotdeauna trebuie pusa problema timpului i acosturilor;

¡ dac se întrerupe întâmpltor legtura, se pune telefonul în furc i seateapt un alt apel;

¡ eticheta conversaiilor telefonice cere ca cel care a început convorbirea spun capt convorbirii;

¡ este obligatoriu s existe întotdeauna la îndemân agenda pentru notaiicurente, care vor fi verificate i completate imediat dup întreruperea convorbirii;

¡ dac informaiile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acesteatrebuie imediat informate asupra coninutului;

¡ în cazul unor convorbiri în care s±au transmis unele informaii ce presupunactualizarea unor documente, aceast intervenie se va face numai cu acordul isub îndrumarea conductorului.

Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dacse recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unuirspuns înainte de a ridica receptorul mai ales când se cunoate motivulcontactului. De asemenea, într±un birou în care se lucreaz cu mai multe aparatede acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv,conform urgenelor i prioritilor.



134

±P reluarea mesajel or în absena c onduct orului i informarea o perativ a acestuia.

În astfel de situaii, exist câteva reguli:

¡ mesajele vor fi întotdeauna notate;

¡ nota pentru preluarea mesajelor poate fi parial imprimat, cuprinzândurmtoarele elemente: data i ora la care s±a primit mesajul; numele persoaneicreia i±a fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul detelefon; detalii precise despre mesajul primit.

MODEL A

Not telefonic nr««. din««.

Pentru «««««««««««««««««««««««««««..

Numele solicitantului «««««««««««««««««««««..

Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei ««««««««««

A telefonat «««.va reveni «««««« dorete s vad««««««

V rog s sunai «««..va trece pe aici ««««problema urgent.

¡ Coninutul mesajului ««««««««««««««««««.

Data«««««ora««««««..

¡ Cine transmite ««««««««««««

¡ Cine primete ««««««««««««

MODEL B

Dl. Mihai Stnescu

În timp ce erai plecat

Dl. George Ivnescu

De la S.C. MARVIMEX SRL

Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat X Rugm sunai X A trecut pe aici Va reveni



135

Dorete s v vad Urgent X

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi în ora sptmâna viitoare vând ar doris v întâlnii pentru a discuta problema ridicat de dvs. În scrisoarea dindata de 3 ianuarie. V roag s îl sunai în cursul zilei de azi.

Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30

Mesaj primit de: Laura Panait

De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele soluii:

± dac dorete s vorbeasc cu altcineva;

± dac va reveni;

± dac dorete s lase un mesaj.

Nota telefonic poate fi completat în timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, înlinite, dup un crochiu luat pe hârtie.

Notele telefonice se înregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz.

± Transmiterea unui mesaj. Rec omandri:

¡ inând cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea cese transmite, se va face pauz dup fiecare fraz;

¡ atunci când se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grupde cifre sau litere;

¡ se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

¡ nu este indicat s se transmit informaii confideniale prin telefonpentru c nu exist sigurana identitii interlocutorului; procedura normal ar fica interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem esteurgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, având rgazul sse consulte cu conductorul.

Folosirea robotului telefonic se practic în special în firmele în care mesajeleurgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau în timpul pauzelor de mas.

Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le înregistreze.Textul preînregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind:numele organizaiei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detaliidespre cum va fi înregistrat mesajul. În cazul în care exist o limit de timp încare trebuie s se încadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, deasemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat.

Telefoanele primite vor fi transcrise pe hârtie i transmise persoanelor care au



136

fost cutate.

3.2. F iltrarea solicitril or de c ontacte directe cu c onducerea

Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau

fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai puin definite. Acestesolicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tentaia ca ele screasc.

În astfel de situaii, secretariatul trebuie s ³filtreze³ întreruperile gratuite ineeseniale.

Ca i în cazul convorbirilor telefonice, i în aceste situaii, se pot exprimaabilitile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esenial acel acord cestabilete spontan în ³tandemul´ conductor±secretar.

Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, în astfel desituaii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii.

Conform unor studii de management[1] în practic, managerii opereaz prinsintagmele ³ua închis´ i ³ua deschis´ care trebuie înelese în mod metaforic în sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum:

a) pentru ³ua închis´: stabilirea unui sistem al ³orelor interzise´ prin plcueindicatoare sau printr±un sistem al beculeelor semnalizatoare; abordarea unuistil concis i tranant în comunicare, evitând contactul cu ochii celorlali;constituirea unui munte de hârtii în faetc.

b) pentru ³ua deschis´: toi vizitatorii sunt binevenii chiar dac ua birouluieste practic închis, aceasta realizându±se pur i simplu prin dobândirea uneireputaii care invit la întreruperi frecvente.

Aceast politic, dei asigur o popularitate, în ciuda atractivitii superficialeduce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacitii muncii.

În ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarecenumai poate controla întreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ³ua închis´ devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu sstabileasc în ce msur poate înlesni sau împiedica contactele. Calea de mijloc între cele dou extreme este cea mai eficient.

Pentru secretara aflat într±una din extremele menionate, o posibil strategie ar

fi o bun cunoatere a obiceiurilor managerului în timpul programului de lucru ialegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile.

i în aceste situaii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restricionatsau interzis.

Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului înexercitarea acestei funcii depinde în mod special de spiritul de echip în relaia



137

manager±secretar.

[1] Ted. JOHN, Organizarea per f ecta a timpului , Bucureti, Naional, 1998, p. 23.

IV. FUNCIA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei funcii presupune:

± participarea secretarei la o serie de întâlniri oficiale ale managerului sau laorganizarea manifestrilor colective temporare, de proporii mai mari, pentru pentrudegrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor,dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuareaunor formaliti financiare, organizarea cltoriilor întocmirea delegaiilor,confirmarea delegaiilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unormateriale, realizarea unor sarcini administrative etc.

± programarea aciunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin întocmirea unor instrumente de eviden.

A) Comunicrile de grup sau de echip în cadrul organizaiilor

4.1. edinele. Consftuirile. Întâlnirile de lucru

edinele, consftuirile i întâlnirile de lucru sunt forme de comunicare în grup,practicate în procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelorindividuale i de grup, în luarea deciziilor.

edina este cea mai utilizat metod de management.

La edin pot participa de la câiva colaboratori ai managementului sau un numrdestul de numeros al angajailor în funcie de scopul urmrit.

Caracteristici specifice:

± Sunt coordonate întotdeauna de un reprezentant al conducerii predominând îngeneral, edinele coordonate de managerul general;

± Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organizaiei;

± Au un înalt grad de oficializare, presupunând asumare de responsabiliti;



138

± Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative;

± Particip persoane concrete, nominalizate;

± Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei în câteva ore;

± Se comunic direct unilateral i bilateral;

± Ponderea participrii este proporional i cu dimensiunile organizaiei.

inând cont de apartenena participanilor la organizaie sau mediu extern, edinelepot fi:

a) edine organizate numai cu participarea personalului angajat: edine la nivel deconducere (edinele Consiliului de administraie, edine A.G.A.), edine cu diferitecompartimente, adunri generale, edine de negociere cu organizaia sindical,conferine cu asociaii profesionale interne, consftuiri, conferine de pres, întâlniride lucru.

În cazul întreprinderilor de stat, la întâlniri de o importan deosebit (edineleA.G.A.) pot participa i reprezentani ai autoritilor de stat centrale sau locale.

b ) edine organizate i cu participarea unor reprezentani din mediul ec onomic o-social extern; precum: parteneri de afaceri, asociai, clieni, colaboratori,reprezentani ai autoritilor de stat.

edinele, consftuirile i întâlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

ß culege informaii;

ß schimba preri i analiza situaiei periodice;

ß informa participanii despre obiective, servicii, produse, achiziii;

ß prezenta proiectele i deciziile luate;

ß soluiona problemele împreun;

ß face schimb de interese;

ß stimula contracte;

ß încheia contracte;

ß rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, în literatura de specialitate, mai ales, în practic maipuin, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edine:



139

ß edine decizi onale ± organizate în scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic istrategic, unicat în general, decizii marcate de risc i incertitudine, vizând realizareaunor obiective;

ß edine de informare ± prin care se urmrete transmiterea sau colectarea deinformaii, edina fiind în acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru

culegere feed back-ului. În funcie de domeniul vizat, aceste edine se pot desfuraconform unui calendar prestabilit (sptmânal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cândintervin situaii speciale, urgene i/sau complexe;

ß edine de expl oatare destinate cercetrii implicaiilor unor decizii adoptate, unorsituaii speciale previzibile în viitor, precum i a adunrii soluiilor posibile deexploatare.

Putem spune c exploateaz zona viitorului.

În general, aceste edine se bazeaz pe stimularea i exploatarea potenialului decreativitate al personalului;

ß edine de armonizare ± având ca obiectiv sincronizarea aciunilor personalului dincompartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiectivecomune. De regul sunt edine operative, convocate numai atunci când apar astfelde probleme sau programe de o complexitate mai deosebit;

ß edinele eter ogene ± întrunesc mijloacele de aciune a dou sau mai multe tipuride edine prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelulmanagementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecventpracticat, conform investigaiilor de specialitate, aceasta explicându-se prin criza detimp a participanilor sau prin ignorarea utilizrii edinei ca pe o metod cu specifici cerine proprii.

ß edinele ad-hoc ± pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupuni rezolvare urgen: vizite importante neprevzute, apariia unor legi sau ordonanecare implic schimbri.

4.1.1. Proceduri organizatorice

Rezultatele unei edine depind, în primul rând, de coninutul acesteia i dehotrârile luate. Într-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire idesfurare a întâlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrârilor ce se iau încadrul acestuia.

Secretariatul, având rol complementar pe lâng organele de conducere, va participadirect la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pesecretare în pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, în continuare, câteva repereorientative privind organizarea acestora.

Pregtirea edinelor

Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei



140

edine este foarte important pentru desfurarea ei cu succes.

Etapa de pregtire presupune o serie de aciuni anterioare edinei cu 7-14 zile,precum:

± stabilirea tipului de edin, a obiectivului i a ordinii de zi;

± stabilirea listei participanilor care pot contribui direct sau indirect la realizareaobiectivelor edinei;

± stabilirea persoanelor care urmeaz s întocmeasc materiale necesare informriii a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile înainte);

± stabilirea locului, datei, orei de începere.

Toate acestea sunt aduse la cunotin participanilor printr-o not cunoscut subdiferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, N ot de c onv ocare. Coninutulagendei este stabilit, în principal, de managerul care organizeaz edina. Agenda delucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informamembrii participani asupra subiectelor ce vor fi discutate.

Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile înainte de data fixat pentru edin sauconsftuire, pentru ca membrii participani s poat reflecta suficient asupraproblemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare.

De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programatimpul sau de a anuna eventuala absen motivat.

Ordinea de zi poate fi însoit i de documente necesare pentru desfurareadiscuiilor.

Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edinei prin fax sautabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt înscrise toate numeleparticipanilor la edin.

Dac exist situaii în care, în edinele anterioare, au rmas probleme asupra croradezbaterile nu s-au încheiat, continuarea lor poate fi menionat în not la punctul: P r obleme ale ultimei edine.

De aceea, la întocmirea notei, se vor consulta întotdeauna procesele verbaleanterioare.

De asemenea, preedintele consiliului de administraie sau membrii consiliului, potcere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea în edin.

Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine:

1) Antetul organizaiei;

2) Denumirea grupului care organizeaz edina (Direcia general, Directori de



141

departamente etc.);

3) Data (ziua, luna, anul) edinei, ora de începere i de încheiere, locul;

4) Scuze pentru absen;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edinei i/sau aproblemelor de discutat) i procesul verbal al edinei precedente (pentruconformitate).

Exist i situaii în care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de înregistrarea discuiilor.

ANTET

NOT DE CONVOCARE

cu privire la edina (Consiliului de Administraie)

organizata la ««««««««««. în ziua de «««««.

cu începere de la ora«««««« pân la ora««««««

Puncte ale Agendei

1. Scuze pentru absen ------------------------

2. Probleme ale ultimei edine ----------------

3. Ordinea de zi:

1«««««««««««.

2«««««««««««.

Dac avei puncte de inclus în Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specificai în spaiul de mai jos i s înapoiai aceast not la secretariat, la data de «««««.Putei ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care doriis-o includei.

««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««««

«««««««««««««««««««««««««««««««««..««««..

Data DIRECTOR/PREEDINTE,

Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitateaacestora. Sunt situaii, în care, edinele pot fi programate s se desfoaresptmânal, decadal sau lunar, în aceleai zile i ore. Este cazul edinelor deinformare, pentru care, participanii sunt, în general, pregtii.



142

Secretariatul poate face câteva verificri, cu o zi înainte, cu ajutorul telefonului,pentru constatarea eventualelor absene.

În cazul edinelor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sauConsiliul de administraie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurileoficiale menionate.

În cazul societilor comerciale cu un numr mare de acionari, ordinea de zi sepublic în ziare locale sau centrale, de larg circulaie, în conformitate cu actelenormative care impun aceasta.

Agenda de lucru a conductorului este alt document al edinelor care conineinformaii suplimentare fa de nota de convocare la edin. Sunt detalii care îi oferconductorului detaliile necesare conducerii edinei. Se recomanda ca, în parteadreapt a agendei, s se lase un spaiu liber unde conductorul îi noteaz propriileobservaii.

Secretariatul este implicat i în pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va

consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute în agenda iasupra eventualelor termene limita de rezolvare.

Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape:

ß se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentarepentru ordinea de zi;

ß se consult procesele verbale anterioare edinei, pentru a reactualizaproblemele a cror dezbatere trebuie continuat;

ß se verific calendarului anual al organizaiei, pentru ca problemele edinei

curente s nu se suprapun cu problemele prevzute în edinele periodice;

ß se introduc punctele agendei în ordine logic;

ß se aduc informaii suplimentare pentru ca participanii la edin s îneleagfiecare punct din ordinea de zi;

ß se indic persoanele care vor prezenta punctele edinei;

ß se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare,luare de decizii sau alt scop;

ß se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam,oferte de preuri etc.) i indic anexarea lor;

ß se include punctul ³ Diverse´ i se specific dac exist participani care maitrebuie anunai despre vreo alt chestiune, înainte de începerea edinei;

ß se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoareireuniuni;



143

ß se menioneaz în Ordinea de zi: cine prezideaz, cine întocmete procesulverbal i dac aceste funcii se exercit prin rotaie;

ß se depune schia agendei pentru dactilografiat;

ß se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discuii,tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edina.

Desfurarea edinelor

Rolul decisiv, în reuita dezbaterilor, îi aparine conductorului. Acesta va deschideedina, prezentând ordinea de zi în 1-2 minute.

În orice edin, în care s-au luat decizii, se va consemna în scris, cum s-a luatdecizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-aajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de aciune.

Cele mai multe edine, indiferent de scop, beneficiaz de înregistrri în pr ocesever bale sau minute.

Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a uneicomunicri verbale, de unde îi vine i numele.

Orice întâlnire de grup, în cadrul organizaiei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie înregistrat, înscris, pentru a servi drept baza pentru aciunile ulterioare. Deci,oricare ar fi scopul unei întâlniri, înregistrarea scris, sub forma proceselor verbale,este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privindevoluia problemelor, reducând, astfel, posibilitatea neînelegerii hotrârilor luate,problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate,putând constitui singurele dovezi probatorii în cazul unor neînelegeri ce pot afecta

organizaia.

Procesul verbal este autentificat prin semntura participanilor, care se realizeaz lasfâritul edinei.

Înainte de a fi semnat, se citete cu voce tare în faa participanilor la reuniune dectre o alt persoan decât cea care a scris.

Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, în responsabilitatea secretariatului.

În vederea pregtirii, în acest sens, se recomand ca înainte de edin, secretara sse informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare,

verificând i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stilpropriu al organizaiei în acest sens, i dac trebuie respectat.

Elementele procesului verbal de consemnare sunt:

1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participanilor,numrul persoanelor absente i ordinea de zi;



144

2) coninutul rezumat al informaiilor, al problemelor discutate, soluiile adoptate, ipersoanele responsabile, termene de execuie dac e cazul. Se noteaz numelefiecrui vorbitor, prezentându-se în rezumat intervenia sa. Procesul verbal se scriela persoana a III-a, timpul trecut.

3) partea final, în care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic

în ordine ierarhic numele participanilor pentru semntur.

Model:

P r oces ver bal

înt ocmit cu ocazia edinei din«« (data, ziua, luna, anul)

edina s-a inut în prezena: ««(nume, f uncii) i a cel or «.

(nr.) de membri, în t otal « (nr.) de persoane.

S-au c onstatat«(nr.) absene:« (nr.) motivai i«(nr.) nemotivai.

edina a început la ora«; Dl. ««. anun ordinea de zi:

1««««««.

2««««««.

Ordinea de zi a fost epuizat la ora«. drept pentru care s-a încheiat prezentul pr ocesver bal.

Numele participanil or pentru semntur.

( Se respect ordinea ierarhic a f unciil or)

Minutele edinei au acelai rol ca i procesele verbale, diferena dintre ele, fiind doarde procedura:

Procesul verbal, întocmit în timpul edinei sub forma manuscris, reprezint formafinal a documentului, fiind citit i semnat la sfâritul edinei. Procesele verbale seconsemneaz de obicei într-un registru rezervat special acestui scop;

Minutele, elaborate în timpul edinei, reprezint doar ciorne, fiind apoi

dactilografiate sau procesate dup edin, dup care sunt verificate de conductor idistribuite participanilor pentru semnare i pentru reluarea discuiilor în timpul întâlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse în minute reprezint doar situaiadiscuiilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la oetap la alta; pân la finalizarea obiectivului urmrit.

Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, în special, în mediul afacerilor, caform preliminar de înregistrare a discuiilor i înelegerilor între delegaii anumitor



145

uniti, atunci când se urmrete încheierea unui contract economic.

Minutele nu transcriu cuvânt cu cuvânt discuiile, ci doar noteaz argumentele pro icontra pentru decizii importante.

Etape de întocmire, în timpul edinei:

ß se înregistreaz data, ora i locul unde are loc edina;

ß se înregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentruabsen;

ß se identific subiectele discuiei; se folosete agenda ca ghid;

ß urmeaz, conform unei ordini convenionale, tratarea mai întâi a problemelorde rutin: minutele ultimei edine, citite i semnate, problemele aprute din minute,corespondena primit;

ß se planific întocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezumesubiectul), un scurt rezumat al discuiei, decizia luat i aciunea cerut, de cine ipân când;

ß se d fiecrei minute un numr de referin, consecutiv;

ß se ine pasul cu evoluia edinei;

ß se clasific punctele nerezolvate sau ambigue înainte s fie prea târziu;

ß se înregistreaz sub form de not i, pe cât posibil, se evit înregistrarea

cuvânt cu cuvânt;

ß se folosesc propoziii i paragrafe scurte i clare.

Dup edin:

ß se schieaz minutele clar;

ß se face verificarea cu o alt persoan ± preferabil cu lidearul oficial al edinei;

ß se dactilografiaz, folosind o aezare în pagin clar;

ß se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin,precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate;

ß se îndosariaz minutele cu grij: organizaiile pot avea ³reguli´ în privina îndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate.

ß se verific dac aciunile întreprinse sunt monitorizate i continuate.



146

Observaii:

În întocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele:

ß strecurarea propriului punct de vedere în interpretarea celor spuse;

ß introducerea prea multor nume de persoane;

ß introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

ß amânarea redactrii, în cazul minutelor; informaiile nu vor mai fi la fel deproaspete în memorie;

ß faptul de a fi influenai de statutul membrilor;

ß neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edine, secretara asigurându-se ca locul, data, ora au fost stabilite.

In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip,parial imprimate, care vor fi completate în timpul edinei, eliminându-se, astfel oserie de operaiuni care sustrag atenia [1] .

MINUTA EDINEI

Participani

Dl.Barbu

Dl.Panait

Dra Moise

Dl.Petre

Dl.Cristea

D.Furtun

D.Costea

Dl.Popescu

Distribuie adiional

Dl.Cristea

Dl.Furtun

Dl.Costea

Dl.Popescu

- cri tehnice de calitate

- certificare de garanie

- condiii devânzare/închiriere

- caracteristici tehnice

Subiect:

Vânzare i închiriere maini iutilajeData

23.04.2002

Ora

10,00 Locul

S.C. ERCO SA

Condus de

Dl.Barbu Organizat de:

S.C. ERCO SA

Telefon

041/689.351

Subiect Sumar/Aciuni Responsabil Termen Creterea vânzrilor Actelor necesare

Dl.Costea

Dra Moise

30.04.2002



147

Închiriereaautobasculant

Proces verbal de

Închiriere

- ³ - 27.04.202

Vânzare excavator _ ³ _ 02.05.2002

Asistena i controlul secretariatului se exercit, în astfel de manifestri, printr-oplanificare a aciunilor, astfel:

Cu trei sptmâni înainte de edin:

se stabilete proiectul listei participanilor;

se întocmete lista materialelor ce vor fi prezentate în edina pe bazaindicaiilor conducerii;

se alege o sal corespunztoare;

se anun raportorii s depun în timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile înainte de edina:

se verific primirea invitaiilor sau a notelor de convocare i se noteazconfirmrile de participare la edina;

se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se obin toate documentele sau informaiile necesare de la persoanele care nupot participa la edina;

se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta în edina i se iau msuripentru multiplicare;

se difuzeaz materialele participanilor;

Cu ase zile înainte de edin:

se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate în edina;

se pregtesc dosare pentru toi participanii;

se asigur aparatura de proiecie (când este cazul), aparatura de înregistrare iamplificare i se verifica funcionarea acesteia;

se stabilesc stenografele care vor lucra în edina;

Cu dou zile înainte de edin:



148

se va pregti rechizita necesar desfurrii edinei, inclusiv exemplare în plusale agendei de lucru;

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentrudotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condiii de aerisire i iluminat,decoraiuni, etc.

se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura menionat;

se va asigura de existena indicatoarelor spre sala de edine, dac e cazul;

In ajunul edinei:

se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific funcionarea aparaturii în sala de edine, poziia prizelor i a altoraspecte legate de funcionarea acestora;

se va asigura de existena produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor,erveelelor etc. în sala de edina;

va pregti un anun, care va fi atârnat pe ua slii, spre a atrage ateniatrectorilor s nu deranjeze;

va verifica cu suficient timp înainte de edin, lista acestor probleme, s seasigure de rezolvarea lor;

In ziua edinei

se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un înlocuitor sau depunerea în funciune a robotului telefonic;

va îndeplini rolul de gazd, având grij ca sala s fie descuiat la timp i încuiat dup întâlnire;

va veni mai devreme, asigurându-se de dotarea slii cu toate cele menionateanterior

va verifica semnarea convocatorului notând persoanele care anun în ultimulmoment c nu vor participa la edin;

va citi procesul verbal al edinei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuzei corespondena indicata de conductor;

îl va ajuta pe conductorul edinei, înmânându-i documentele necesare, aflate în discuie;

va întocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;



149

în timpul redactrii procesului se va asigura c a îneles corect problemeleridicate, cerând explicaii dac este cazul;

va discuta cu conductorul edinei asupra celor ce vor fi consemnate: dac vaconsemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrârile adoptate iaciunile de stabilit;

dac se întâmpl s piard firul discuiilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l întrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i însuccesiunea în care s-au întâmplat;

noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor;

are grij ca toi participanii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin

strânge toate hârtiile rmase în sal;

dac se practic metoda consemnrii discuiilor prin minute, dup edinsecretara dactilografiaz procesul verbal în forma final, pentru a fi trimisparticipanilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentruprezentare);

îndosariaz documentele folosite în edina;

consemneaz în agend data urmtoarei edine;

va verifica procesul-verbal pentru a trece în instrumentele de eviden,eventuale termene de scaden sau alte aciuni ce trebuiesc planificate i controlatede secretariat pentru îndeplinirea lor la timp.

Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor îndatoririleparticipanilor la edin [2] .

4.1.2 Întâlnirile de lucru

Acest gen de întâlniri au loc mai des decât edinele. Se desfoar de obicei cuparticiparea unui numr redus de persoane, din rândul angajailor sau al partenerilorde afaceri.

Constituind modaliti concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute îndinamica procesului de coordonare a organizaiei, întâlnirile de lucru presupun opregtire din timp pentru întrunirea participanilor, chiar dac se desfoar încondiii mai reduse de timp.

Dificulti de organizare apar, în mod special, atunci când particip un numr maimare de persoane. Iat, câteva aspecte ce trebuie avute în vedere:

Atunci când întâlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta



150

va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat.

Dac întâlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora întâlnirii vorfi stabilite de comun acord.

Dac întâlnirea va avea loc cu o persoan cu funcie ierarhic superioar, se vasolicita în numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit.

Secretara trebuie s includ în agend i s comunice conducerii cu precizieora ziua i locul întâlnirii.

Secretara va pregti materialele necesare întâlnirii: proiecte, situaii financiare,scheme etc.

Întâlnirile de lucru se pot organiza între dou sau cu participarea mai multorpersoane.

O problem mai dificil în organizarea întâlnirilor de lucru o constituie stabilirea uneidate i ore care s convin tuturor persoanelor implicate.

În practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee:

se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora în funciede cea stabilit de primul interlocutor;

se întocmete un tabel în care se menioneaz data i ora la care estedisponibil fiecare participant i se verific orele când toate, sau majoritateapersoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor.

4.1.3 Telec onf erinele

Teleconferinele reprezint metode de desfurare a edinelor i altor tipuri de întâlniri, fr a fi necesar deplasarea participanilor aflai la distan, fiind suficientprezena lor în faa unui telefon sau într-un studio.

Tipuri de teleconferine:

V ideoc onf erinele

Videoconferina se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit închis careleag persoane din diferite localiti. Fiecare camer de conferine este echipat cucamere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organizaii mari, naionale iinternaionale, au propriile lor studiouri. În timpul conferinei se pot folosi hârtiidesene, schie, imagini video.

Avantaje:

Costul unei ore de videoconferin într-un studio va costa de zece ori sau douzecide ori mai puin decât apelurile telefonice pentru a-i întruni pe toi participanii la oedin.



151

Urgena demarrii întâlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe operaiuni,precum cele menionate, pentru pregtire i desfurare.

Dezavantaje:

Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel alperceperii mesajului nonverbal sau al posibilitii unor negocieri prin comunicrileneoficiale realizate în pauze.

De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participarenelimitat la discuie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rând pentru apermite camerei de luat vederi s focalizeze.

Audi oc onf erina

Conferinele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic aparticipanilor aflai la distan. Se poate folosi, in sistemul de telefonie al proprieicompanii dac are facilitile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi

suplimentat cu materiale obinute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilitadiscuia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea,discuiile pot fi înregistrate i ascultate.

Avantaje:

Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i în cazul videoconferinelor darcosturile sunt mai ieftine i decât acestea. Astfel, se pot ine câte patru edinescurte într-o sptmân decât una lung pe lun.

4.1.4. T eleconferina pe computer

Comunicarea în acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice.

Dialogurile de grup pot fi simplu direcionate pe mari perioade de timp i pe spatiicuprinztoare.

Aplicaiile tipice pentru sistemele de conferine sunt:

ß Conferinele on-line pe cale electronica

ß Sprijinirea proceselor de decizie în grup

Pachetele de programe pentru lucrul în grup permit sprijinirea pregtirii, desfurriii a evalurii edinelor i a conferinelor. În acest scop se pun la dispoziieinstrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor,fiind astfel posibil atât coordonarea fluxurilor, cât i generarea i distribuireadirecionat a mesajelor.

B ) Reuniunile sau manifestrile colective temporare

Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care



152

participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz în acelai domeniu deactivitate, în diferite organizaii, chiar concurente.

În funcie de coninutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiinifice, profesionale,culturale, inaugurale sau aniversare.

Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, în instituii de învmânt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate în a-i punede acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul deactivitate în care fiineaz.

În cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate într-undomeniu de activitate, din mediul extern.

Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane,consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc.

O delimitare clar între aceste noiuni nu este univoc clarificat de literatura de

specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres,conferin etc. aceste manifestri prezint câteva caracteristici comune ce pot fi clardelimitate, astfel:

Toate reprezint o parte necesar a c omunicrii organizai onale cu mediuleconomico-social. Nici o organizaie nu poate tri izolat de mediul în care-sidesfoar activitatea ea fiind însi produsul mediului respectiv. De aceea elecapt o amploare deosebit în viaa economico-social, constituind unadintre aciunile eseniale pentru afirmarea identitii i imaginii unei organizaii.

Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existena unuiauditoriu;

Obiectivul întâlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la câteva ore la la câteva zile înfuncie de amploarea manifestrii;

Cadrul de desfurare este special amenajat

In practica organizaiilor, în general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestareeste gândit în funcie de câiva factori, precum:

proporiile participrii

gradul de oficializare

procedurile organizatorice

Astfel, se pot distinge:

4.2. Mani f estri de pr o porii mari cu caracter of icial care se concretizeaz în



153

simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ;

4.3. Mani f estri de pr o porii reduse cu caracter of icial care se concretizeaz înmese rotunde i dezbateri, consftuiri;

4.4. Mani f estri cu caracter mai puin of icial, precum mesele de lucru (masabufet, cocktailurile, recepiile, dejunul, dineul) sau festivitile cu diverse prilejuri(aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc).

Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discuii sau sesiuni decomunicri scrise între specialiti, în faa unui auditoriu interesat de tematicaabordata.

Dup proporiile manifestrii pot fi:

ß Simpozioane internaionale cu participarea specialitilor din diferite colturiale lumii care s-au constituit în asociaii profesionale sau tiinifice sau caredesfoar activiti în diferite organisme de cercetare, învmânt sau producie. Se

organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneorisimpozioanele internaionale sunt numite i congrese internaionale sau în altecazuri conf erine.

ß Simpozioanele naionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumitdomeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care aparin unorasociaii naionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut.

Colocviile tiinif ice sunt convorbiri, discuii dezbateri organizate pe o anumittema dinainte stabilita, într-un anumit domeniu al tiinei.

Conf erinele se pot desfura sub mai multe forme, precum:

expuneri fcute în faa unui public, asupra unei teme tiinifice, literare,politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului.

întruniri culturale, tiinifice, economice etc. cu reprezentani autorizai cuscopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotrî asupra activitii curentesau de perspectiv.

conf erine-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg însituaiile de formare i perfecionare profesional în domeniul conducerii; pot fi, deasemenea cu participare naional sau internaional.

Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrarecu un numr mai restrâns de invitai. Abordeaz în general, teme teoretice ipractice cu aplicabilitate imediat cât i de perspectiv.

4.2.1 Gestionarea manif estrilor colective

Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc eseniali urmtoriifactori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile.



154

Pentru coordonarea unor astfel de activiti se însrcineaz, de obicei, o echiparesponsabila, compusa din salariai dac organizaia nu dispune de un serviciuspecializat de Protocol sau Relaii Publice. Este important s se stabileasccompetentele tuturor membrilor acesteia, întocmindu-se lista sarcinilor concrete,prevzut cu termenele de îndeplinire ale acestora.

In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare inspecial în planificarea aciunilor i urmrirea îndeplinirii lor, în elaborarea materialelorimprimate, în aciuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat.

Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansade specializare pe aceast direcie, inând cont de faptul c aceste manifestrireprezint parte a comunicaiei i Relaiilor Publice.

De aceea vom încerca s redm în continuare câteva detalii de organizare pentrufiecare etap a manifestrilor, insistând asupra aspectelor ce implic secretariatul.

Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experiena

organizaiilor, de aceea sunt tratate tipic în literatura de specialitate. De aceea eletrebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, bineîneles actualizat i lrgit în funcie de noi tehnici i idei

I ndicaii generale

Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze:

ß definirea obiectivelor;

ß planificarea

ß execuia

ß evaluarea

ß verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate deconductorul manifestrii. Secretariatul poate veni în sprijinul acestuia pregtind olist cuprinztoare, în care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestriirespective.

Planif icarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme:

1) Tipul manifestrii i tema;

2) Cercul participanilor;

3) Momentul manifestrii;



155

4) Durata manifestrii;

5) Locul desfurrii

6) Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

Întreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupuneurmtoarele operaiuni:

ß scrierea invitaiilor

ß stabilirea locurilor de cazare, conveniile cu hotelurile dac e cazul i locurilede parcare;

ß alegerea i angajarea referenilor;

ß stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare

ß echiparea slilor;

ß rezervarea cazrilor la hotel;

In funcie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lâng munca lorcotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri.

Pentru aceasta este nevoie de multe notie i eventual de a gsi, la nevoie înlocuitor,mai ales în toiul evenimentelor.

Lista de c ontr ol constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil

s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative în derularea aciunilor.În general lista trebuie s cuprind aciunile i materialele ce fac parte din procesulorganizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situaii stânjenitoare.

Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substana, punctele de pe listsunt universal valabile.

Iat, în acest sens câteva rubrici ce pot fi cuprinse în Lista de control:

- Publicitate ± promovare-anunare: afie, anunuri, invitaii, locul manifestrii,cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentaniipresei, copii ale interveniilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustraii, avizier,

contacte personale diverse.

- Amenajarea localului : capacitatea slii, acces la sala, prize electrice,iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica,ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instalaii de termoreglare,instalaii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace detransport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere,impactul emoional (design, estetica), diverse.



156

- Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr),microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon,retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stând pentru diagrame, proiectorpentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instalaii i ceti pentru cafea,ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hârtii, tablede afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de

scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse.

- M ateriale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participanilor,pixuri cu mine groase i subiri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou,creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hârtie pentru multiplicat, diferite tipuri dehârtie, programul manifestrii, publicaiile organizaiei, materiale de expoziie, florisau aranjamente florale, decoraiuni, postere, afie, foi cu instruciuni, menionarea în scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse.

- Buget ± costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferine, chiriapentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hârtie (ecusoane, tiprirebuletine, hârtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participanilor,

bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operatorproiecii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducereafilmelor, reproducerea imaginilor, diverse.

- Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor împrumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluareaprotocolului; evaluarea notielor, memorarea lor; colectarea i transmiterearapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invitailor de onoare, referenilor ieventual participanilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i acheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite idispunerea plii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calcululi tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualeicorespondene, notarea i memorarea modificrilor de adrese.

Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea înacest scop o banc proprie de date în care poate încrca i din care poate apelapentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc.

Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hârtiirutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pedischete sau pe CD-Rom (compact discuri).

De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferine,precum cele menionate în capitolul Comunicaia birotic. Pota electronic poate fide un real folos pentru comunicare cu participanii, dac exist posibiliti de acces la

Internet, evitându-se multe costuri de comunicare.

[1] Elisabeta NICORESCU, Soci ol ogie i psihol ogie ec onomic, Constanta, ExPonto,1999, p. 105



157

[2] Nicy STANTON , Mastering C ommunicati on, London, Orion Books, 1999, p. 123

V. FUNCIA DE REPREZENTARE Funcia secretariatului de reprezentare se exercit, în mod special, în relaiileinterpersonale ale managerului cu personalul organizaiei sau cu mediul extern.

Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esenial a procesului demanagement, asigurând maximum de eficacitate, data fiind promtitudinearspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor în domeniulmanagementului evideniaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al manageruluise consum în comunicri interpersonale i comunicri de grup sau ³de echip³ [1] .În general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip decomunicare, la nivelul organizaiilor, în scopul declanrii de aciuni care conduc laatingerea obiectivelor «

În aceste condiii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct almanagementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competenelor sociale.

Dincolo de provocrile profesionale în faa tehnologiei informaionale icomunicaionale, competenele sociale constituie o nou provocare în exercitareaacestei profesiuni. Conducerea organizaiilor care se desfoar mai ales princomunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente managerialecalificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerine.

Situaii oficiale specifice, în care secretariatul îi exercit funcia de reprezentare, lanivelul organizaiilor, le reprezint: primirea vizitat oril or, audientele, relaiile cureprezentanii presei, negocierile.

Rolul secretariatului este, în general, acela de a crea condiiile preliminare pentru

desfurarea eficient i în bune condiiuni a acestor contacte.

Exercitarea funciei de reprezentare nu poate fi, îns, raportat numai la acesteaciuni specifice procesului de management. Posibilitile de reprezentare depescaceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunicaionale gestionate la acest nivelal organizaiei, menionate în capitolele anterioare.

Dincolo de relaiile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre celemai diverse, de la simple informaii sau eliberri de înscrisuri pân la situaiicomplexe de comunicare oficial în absena managerului.

Funcia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de

organizaie, secretarele fiind adesea numite ³cartea de vizit´ a unei organizaii, însensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr în contact, la nivelul conducerii,putând influena pozitiv sau negativ imaginea organizaiei. În lipsa unui serviciu deRelaii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de aciuni de imagine,mai ales în cazul comunicrii în interior i exterior. De pild, felul în care-l trateaz latelefon pe partenerii de afaceri sau cum vin în întâmpinarea colegilor influeneazputernic imaginea firmei în viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant,diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate puni între oameniicu care comunic organizaia. Posibilitile lor de influenare direct i indirect



158

depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i depropria iniiativ i iradiere personala.

Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz în perfecionarea acestei dimensiuni ³comportamentul profesional´ care se înglobeaz în competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este

aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. În ultimii ani s-ascris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunicepe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii alecercetrii, precum psihologia social, în contextul acestui manual am încercat doar sexprimm câteva idei care s releve idealul.

În acest sens, reproduce un adevr verificat în orice profesiune: C unoaterea estearma cu care se învinge în orice pr of esiune.

Bibliograf ie

1. AIFTINCA, Marin. Babil onul informaiei: C tre o noua ordine informai onala

în d omeniul c omunicrii i informaiei . Bucureti: Editura politica, 1987;

2. ALEXANDRU, Ioan. Administraie public. ± Bucureti: Lumina Lex, 999 ;

3. AMOS, Julie ± Ann. Managing y our time.- London, 1998;

4. BALDRIGE, Letiia. C odul manierel or în af aceri . ± Bucureti: Business TechInternaional Press, 1997.

5. BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i d ocumentaristica, Bucureti:Universitatea Bucureti, 2001;

6. BOTEZ, Victor. I nformaie: C unoatere: Actiune, Bucureti: Editura politica,1983;

7. BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateliii de c omunicaie:P ovestiri din lumea crii . Bucuresti: Albatros, 1987;

8. CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. C omunicarea managerial aplicat, Bucureti: Expert;

9. COX, Desiree. An intr oducti on t o the Off ice management for secretaires.

10. DEVERS, Thomas. Secretaires, appriv oisez, la bureautique, Paris: Les editionsd¶ organisation, 1987;

11. DI C I ON AR al tiinel or speciale ale ist oriei , Bucureti: Editura tiinific ienciclopedic, 1982;

12. DI C I ON AR de drept al muncii , Bucureti: Lumina Lex, 1997;

13. DI C I ON AR de informatica, ± Bucureti: Editura tiinific i enciclopedic,



159

1981;

14. DUSSAULT, Louis. P r ot oc olul instrument de c omunicare, Bucureti: Galaxia,1996;

15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta manageriala, Bucureti: Editura tehnica, 1999;

16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de c omer exteri or: Negocierea af aceril or i uzane de pr ot oc ol, Bucureti: Sylvi, 1997;

17. GIBLIN, Les. Arta dezv oltrii relaiil or interumane. Bucureti: Curtea Veche,2000;

18. GULEA, Michaela. Scrisoarea c omercial.- Bucureti: Oscar Print, 1999;

19. GUÎU, Stelian. Sisteme informatice în administraie, Bucureti: Edituratiinific i enciclopedic, 1984;

20. HARRISON, John. C urs de secretariat , Bucureti: ALL, 1996;

21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucreia. C orespondena i tehnici desecretariat , Bucureti: Editura didactic i pedagogic, 1992;

22. HINDLE, Tim. C um s gesti onam timpul , Bucureti: RAO, 2000;

23. IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin i c omportamentul civilizat . ± Timioara:Facla, 1998;

24. JAL

OBEANU, Mihai.I

nternet ±I

nfo

rmare i instruire. Cluj: Promedia Plus,1995;

25. JOHNS, Ted. Organizarea per f ecta a timpului , Bucureti: Naional, 1998;

26. JOHNSON, Richard. Manipularea subalternil or , Bucureti: Antet XX Press,2001;

27. LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resursel or umane, Bucureti:Editura didactica i pedagogica, 1995;

28. MANOLESCU, Adrian. P utere i informaie, Craiova: Certi, 1996;

29. MARIN, George. U zane dipl omatice i de pr ot oc ol: C aiet de seminar ,Bucureti: Academia de studii Economice, 1996;

30. NAFTANIL, Ion; COLESCA, Sofia. Bir otica i secretariat , Bucureti: EdituraASE, 1999;

31. NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucureti: ALL, 1999;



160

32. NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management , Bucureti: Editura economic,1996;

33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate într-un bir ou, Bucureti:Editura didactica i pedagogica, 1998;

34. OKITA, Saburo. C u f ata spre sec olul 21, Bucureti: RAI, 1992;

35. POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucureti:Universitatea Marii Negre, 1995;

36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucrri de bir ou i secretariat , Bucureti: Edituradidactica i pedagogica, 1971;

37. ROSCA, D.; VARZARU, M. ± Craiova: Certi, 1994;

38. RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC -UL managerului , Iasi: Gh. Asachi,1993;

39. SITTERLEI, Connie. F emeia manager , Bucureti: Codex, 1993;

40. SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat , Bucureti: Eficient, 2002

41. STANCU, Serb. Relaii publice i c omunicare, Bucureti: Teora, 2001;

42. STANTON, Niki. C omunicarea, Iai: Societatea tiina i Tehnica, 1997;

43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru bi bli oteci i centre deinformare, Bucureti: ABBPR. 1998;

44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. W ord per f ect pentrusecretariat i c orespondena de af aceri , Bucureti: Calipso 2000, 1995;

45. SINCAI, Ana. I nformaie i c omunicare: I nformarea d ocumentara o disciplinaîn expansiune, Piteti, 2002;

46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnol ogii noi de telec omunicaii ,Bucureti: Editura tiinific, 1991;

47. TAYLOR, Judith. Succesf ull tehnique ± how t o impr ove y our organizai on¶ simage, London: Kogan page, 1994;

48. UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marc oni ?: M omente din ev olutiac omunicatiil or de masa, Bucureti: Albatros, 1981;

49. VEDINAS, Virginia. Elemente de pr ot oc ol , Bucureti: Lumina Lex, 2000;

50. VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara per f ect, Bucureti: SigmaPrimex, 1995;



161

[1] Rodica CANDEA, Dan CANDEA, C omunicare managerial aplicat. ± Bucureti,Expert, 1999, p. 122.

ORGANIZAREA I PRELUCR AREA ARHIVEI CONTEMPOR ANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat


Prof. M aria Petre

Arhivele Naionale Istorice Centrale ± Bucureti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe suporifriabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale iaplicative în vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare,inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se aflinformarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse în documente, înpublicaii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic ±sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituieprincipala surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se

preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivitnormelor internaionale documentul este definit ca ³un material pe care este înregistrat o informaie´ sau ³o informaie înregistrat pe un segment´. Prin urmareelementele unui document constau în: informaii, înregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg.Astfel în Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sensarhivistic, ca fiind orice surs ³pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei,fotografiei, înregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezintinteres pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice altmrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut,redactat într-o form clar i având unitate de unitate de coninut i îneles de sinestttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac partedin Fondul Naional al României´ se înelege: acte oficiale i particulare, diplomaticei consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari,pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i înregistrri foto, video,audio i informaia cu valoare istoric, realizate în ar sau de ctre creatori romani în strintate[2].



162

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât subaspectul informaiei cât i sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fieele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele seafl grupate în fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider ´totalitatea documentelor create în decursul vremii de

organele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funciisau misiuni de rspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaa politic,social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor decunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale arii[3]´.

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Ćonstituie izvoare istorice ialctuiesc Fondul Arhivistic Naional al României, documentele create de-a lungultimpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice,sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice´ [4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-

a fcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de oorganizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu(tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont deproveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe oriau fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematicdiferit dar au form i raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatealor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente iarhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista

mai multe criterii de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

ß arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

ß arhive ale Arhivelor Naionale;

ß arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

ß arhive curente (de registratur);

ß arhive de depozit;

ß arhive istorice (permanente).

C. Dup orânduirea social:



163

ß arhive feudale;

ß arhive moderne;

ß arhive capitaliste;

ß arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

ß arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celuicruia îi era destinat i care beneficia de coninutul lui);

ß arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care îl creeaz);

ß arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bunordine i eviden); copierea se fcea în registru;

ß arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sauadministrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:

ß arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

ß arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

ß arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc,tribunale, curi cu juri etc.;

ß arhive poliieneti ± provin de la instituiile de la perioada modern care aveau în sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

ß arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii în diferiteramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i alComerului;

ß arhive statistice ± fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinarea oficiilor statistice (1859);

ß arhive militare ± cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi,

Marele Stat Major;

ß arhive sanitare ± aparin unor instituii create la sfâritul sec. al XIX-lea;amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

ß arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cuscopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii(bresle i corporaii);



164

ß arhive culturale ± create de instituii de cultur precum ASTRA, AteneulRomân, biblioteci, muzee;

ß arhive de învmânt, slab reprezentate în feudalism, când existau coli pelâng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz învmântul, iar arhivele suntcreate de coli, licee, universiti;

ß arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pân astzi,cu documentele cele mai vechi;

ß arhive personale ± totalitatea actelor i documentelor concepute, primite,adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan;

ß arhive familiale ± ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii,de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prindestinaia lor s-au pstrat în proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

ß hârtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucratdin tulpina plantei numit papirus, pe care se scria în antichitate), pergament(material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

ß arhive vizuale;

ß arhive sonore;

ß arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern aarhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, darcare nu sunt necesare în prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar dinconsiderente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i în domeniul arhivelor.Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgiaccesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativminim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrârea Guvernului Românieinr.769/1991.

Transformrile produse în sistemul instituional, apariia sectorului particular,abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborareaunei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie1996 prin decret de Preedintele României. Aceasta stipula (art. 3) cádministrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional alRomâniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare în cadrulMinisterului de Interne´.



165

Pornind de la actele normative în vigoare, unitilor creatoare i deintoare dedocumente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea,folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a înscrisurilor ce fac parte din FondulArhivistic Naional. Acestea constituie cerinele în materie de arhive pe caresocietatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoateimportana i rolul arhivelor în stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, în modunitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996,I nstruciuni privind activitatea de arhiv la creat orii i deint orii de d ocumente.Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse înLegea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde în 7 articole dispoziii generale ce definescdocumentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României (F.A.N.); faptulc administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz deArhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv în înfiinareacompartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum i

structura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilorcreatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale;atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, înfiinarea, reorganizarea sau oricarealte modificri survenite în activitatea instituiilor cu implicaii asupracompartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilorde documente începând de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea,folosirea documentelor i pân la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderilei sanciunile ce se aplic în cazul nerespectrii acestor obligaii.

Evidena documentelor

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a înregistra toatedocumentele intacte, ieite ori întocmite pentru uz intern la registratura general, într-un singur registru de intrare-ieire sau în mai multe (atunci când instituiacreeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de înregistrare datedocumentelor s se repete.

Înregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezintactul de natere al fiecrui document i de corectitudinea înregistrrii depinde, înmare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesitorganizarea precis a circuitului lor.

Atunci când creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registraturageneral înscriindu-se numrul de înregistrare atribuit de expeditor i denumireacompartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare i rezolvare.[8]

Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, în ordinea primirii lor, începând



166

de la 1 ianuarie pân la 31 decembrie ale fiecrui an.

În registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de înregistrare; data înregistrrii; numrul i data documentului date de emitent;numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentuluipe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii;

destinatarul; numrul de înregistrare al documentului la care se conexeaz iindicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa în registru duprezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document înregistrat; în dreptul fiecrui document conexat se trece în rubrica corespunztoare,numrul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele întocmite pentru uz intern se înregistreazca i documentele iniiale, completându-se coloanele adecvate.

În cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de

înregistrare al documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor î n dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, înregistrarea i repartizareadocumentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fierepartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz în dosare, potrivitproblemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie în cadrul formrii dosarului const în aezarea în bibliorafturi sau în

mape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice saufizice, împreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), cât i cuanexele lor, conturându-se aezarea documentelor în ordinea descresctoare anumerelor de înregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului în careevolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire adocumentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât i a anexelor se face printr-un rigurosdiscernmânt, repartizându-se la aceeai map numai documentele care se refer laaceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatoriprestabilii, care însumeaz sub o form determinat grupa de documente create într-o instituie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se întocmete de fiecare creator pentru documentele propriisub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de munc, categorii dedocumente grupate pe probleme în termene de pstrare. El este un element analitici servete atât la registratur, în vederea repartizrii documentelor intrate lacompartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentrurepartizarea documentelor dup rezolvare în dosare, cci dosarul nu capt aceastaccepiune decât în momentul când este încheiat i perfectat.



167

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatoruluidosarelor a fost prezent de la înfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni deorganizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pebaz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lâng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise în condicigenerale în ordinea intrrii lor, iar în alte condici, numite alfabetice, s se înscriedocumentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curentenomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinzând toateactivitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene depstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea,valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cruireorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea

documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, în acelaitimp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfurate, structuraschemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici,cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.

El se întocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

În prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, înordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului, i se numeroteazcu cifre romane.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i senumeroteaz cu litere majuscule.

În rubrica a treia se trece, în rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul,fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecarecompartiment de munc.

În nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materialepreconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).

Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numaidin cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimentede munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.

La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document în parte.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de pstrare (ex:



168

P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inându-se seama de legile în vigoare, deimportana practic pentru activitatea creatorului de documente i, în mod deosebit,de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvântul ³permanent´ (prescurtat ³P´) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care

reprezint numrul anilor cât se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrareal unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmiriinomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, în anumite conjuncturi,informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lâng termenul de pstraretemporar se menioneaz ³C.S.´ (comisie de selecionare). La expirarea termenuluide pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dupcaz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

Într-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelaitermen de pstrare. În cazul acelorai genuri de documente, întocmite pe perioadede timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seamlunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare

termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoilepractice ale creatorului exist în mai multe exemplare, se pstreaz în original într-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz într-un dosarseparat cu meniunea ³cópii´, cruia i se d un termen temporar. În aceastcategorie se încadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile idocumentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care sepstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar elese vor regsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original,cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci când în cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene depstrare difereniate, în raport cu importana informaiilor pe care le însumeaz, segrupeaz în dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv idocumentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare,trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind întreagaproblematic i s însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aa fel încâtnici o categorie de documente s nu rmân pe dinafar, întrucât aceste omisiuni potduce ulterior, la încercri de asimilare prin analogie care, în final, provoac pierdereaindividualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci când se producschimbri în structura creatorului de documente. Adic se înfiineaz noicomportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu

denumirea acestora i cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncsau subdiviziunilor lor care îi dezvolt activitatea creând alte grupe de documentedecât cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Când auloc îns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se întocmete un nomenclator nou.

De menionat c în nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prininformaiile pe care le însumeaz au regim secret, i care , în mod firesc, se



169

constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare.Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec laarhiva general pentru întregirea fondului.[14]

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor.eful fiecrui compartiment rspunde de întocmirea proiectului de nomenclator

pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele suntcentralizate de eful compartimentului de arhiv i se înainteaz, în dou exemplare,spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i seconfirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeeneale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toatecompartimentele, în vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi larepartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea înregistrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, îi are istoria lui. Termenul de ³dosar´ a urmatcelui de ³dela´ care la rândul su s-a desprins din termenul de ³acta´. Primeleinstruciuni de organizare a arhivei în ara Româneasc i Moldova, emise în anul1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care lecreeaz, în dosare, pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologic,dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte înscrisuri, apoi cusutedup sistemul legtoriei de cri. Mai târziu, statutul administrativ din decembrie1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerândca acesta s nu depeasc 25 cm.

În Transilvania, organizarea actelor, în spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici,la sfâritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivitcruia actele dintr-un an au fost pstrate în strict ordine cronologic, dup numrulde înregistrare. Din aceast form s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme,printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare aactelor referitoare la aceeai chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat isistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toatechestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie între sistemulcronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentruintroducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz în dosare, potrivit nomenclatorului ise predau la compartimentul de arhiv, în al doilea an de la constituire. În vedereapredrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazurispeciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosaruluise folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i celenoi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelorpentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.



170

Odat cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separ dubletele, notele de însemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nuau legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fostconsultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlturate cu avizulcomisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv setrec la dosarul de care aparin.

Înscrierea acestor elemente este necesar, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare în fond saucompartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare în eviden a unitilor arhivistice, în urmacreia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode:metoda direct i metoda indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se

înscriu pe coperta dosarului i de aici în inventare. Aceast metod are o serie deinconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-unloc în altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metodpermite înlturarea eventualelor greeli în redactarea coninutului rezumatelor ievit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i în alte scopuri:crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pebaz de inventare, întocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarulcuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create în cursul unui an, de

ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventarecâte termene de pstrare sunt prevzute în nomenclator. În cazul dosarelor formatedin mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.

Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente i în 4exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmâne lacompartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele lacompartimentul de arhiv. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca i cele care seopresc la compartimentele de munc, se trec în inventarul anului respectiv, cumenionarea nepredrii lor, în felul acesta se înltur pericolul rtcirii dosarelor i seasigur arhivarea lor corect. În momentul predrii lor ulterioare, în inventare se vameniona acest lucru.

Rubrica ³Coninutul dosarului´ va cuprinde genurile de documente (coresponden,sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sauproblemele coninute i perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul i se va extrage dinconinutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoidestinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute în dosarconstituie esena lui i se va reproduce cât mai exact. Înlturarea neesenialului i



171

redactarea într-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid ainformaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anulde început, menionându-se în inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente în arhiv,determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut în vedere c un

dosar, chiar i un document, nu trateaz în mod exclusiv o singur problem, ciinclude o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste problemeconexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea deprobleme în coninutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr în obligaiacompartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform uneiprogramri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul dearhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelori concordana între coninutul acestora i datele înscrise în inventar. În cazulconstatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creatorcare efectueaz corecturile ce se impun.[19]

Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine înregistrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaiaarhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, în registrul deeviden curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul ³Preluri´ se trec, în ordinea prelurii, toate inventarele dosarelorpreluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecareinventar se noteaz:

ß Numrul de ordine al inventarului

ß Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

ß Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

ß Datele extreme ale documentelor

ß Totalul dosarelor din inventar

ß Totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv

ß Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul ³Ieiri´ se trec:

ß Data ieirii documentelor din eviden

ß Unde s-a predat



172

ß Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

ß Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilorsau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, în urmaselecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugeriiprovocate de evenimente neprevzute.[21]

Articolul 28 din Legislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidenaarhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

ß Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

ß Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

ß Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale adocumentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden în urma propunerii comisiei deselecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmatde Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, întrucât în cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unoradintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajând în cel mai înalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoaredocumentar-istoric, în vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parteintroducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentrusocietate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an dean spaii de depozitare i solicit însemnate fonduri bneti pentru conservarea ievidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc în raport de valoareatiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la unnumr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca surs de

informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi(de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic îndelungat (ex.:arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]

Legislaia arhivistic prevede c în cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare dedocumente s funcioneze câte o comisie de selecionare numit prin decizia sauordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretari un numr impar de membri, numii din rândul specialitilor proprii, reprezentând



173

principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este dedrept secretarul comisiei de selecionare.[25]

Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rândul specialitilor cuexperien care prin pregtirea, discernmântul, privirea de ansamblu asupra munciidin domeniul respectiv, s fie în msur s hotrasc asupra importanei

informaiilor cuprinse în documente.

Efectuarea în bune condiii a selecionrii documentelor este determinat depregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire adosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast aprecieretrebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care sepstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente în ce privete rolulcreatorului în stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corecteste necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent determenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupradocumentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de adistruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,

incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecionare se întrunete anual sau ori de câte ori este nevoie.Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate.O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea ³C.S.´ (comisa deselecionare). Dac comisia constat greeli de încadrare a documentelor latermenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstratepermanent, ele se trec în inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, laanul i compartimentul de munc respectiv. La încheierea lucrrilor, comisia întocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) carese înainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate atât documentelecreate de unitatea respectiv cât i cele create de alte uniti i pstrate în depozitulacesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate împreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventaruldocumentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selecionarea(câte un exemplar) se înainteaz, cu adres înregistrat, pentru confirmare, laArhivele Naionale, în cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, în cazul unitilor locale.[28]

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotrî pstrarea permanent a unordosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstraretemporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.

Documentele supuse selecionrii se pstreaz în ordine, pe rafturi pentru a fiverificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, în vederea confirmriilucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau oricealte materiale, se inventariaz în ordinea drii lor în folosin, într-un registru.[29] Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile deselecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], însoit de inventar (anexa



174

nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. În inventar, conform anexei nr. 7 vafi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de lacare s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur,argint, oel etc) cât i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat,triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor în cm), descrierea câmpului(elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va

reproduce textul din exerg, textul întregit i dac este cazul, traducerea în limbaromân, între paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important în procesul de pregtire învederea intrrii lui în Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistuluicruia i se încredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei deselecionare s judece documentele nu atât de pe poziii administrative, cât de pepoziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze pestedecenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv deactivitate.[32]

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai1996 prevd la art. 37: ³Documentele secrete de stat se înregistreaz, manipuleaz,studiaz i pstreaz potrivit actelor normative în vigoare privind aprarea secretuluide stat´.[33]

Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor în dosare se face pe bazanomenclatorului în care se cuprind i categoriile de documente din listele de date iinformaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separatde cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comuncu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fiseparate, vor intra în componena dosarului cu documente secrete de stat; grupareadocumentelor secrete de stat în dosare, legarea lor, numerotarea filelor icertificarea se fac în anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predaucompartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret.Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acelai mod ca ladocumentele nesecrete.

Documentele secret de stat care îi pstreaz acest caracter i dup expirareatermenului de pstrare prevzut în nomenclator se selecioneaz la compartimentulspecial de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date,informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac partei eful compartimentului special.

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor laarhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii suntsecrete pân la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pân la punerea lor înpractic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor carele-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificriidocumentelor atunci când înceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhivageneral întrucât majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]



175

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

În situaia în care numrul creatorilor de arhiv este în continu cretere, datoritdezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat peultimul plan, în paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important deinstituii, sunt numeroase cazuri când în cadrul depozitelor de arhiv se gsete

arhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd laarticolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite peprobleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond(fondarea), inându-se seama de denumirea destinatarului, tampila de înregistrare,rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele în cadrulfondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar în cadrulcompartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar în cadrul anului peprobleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani se

ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua în consideraie datele documenteloranexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic,apoi se grupeaz pe probleme în dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani,indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarelepoziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein,prezentând importana tiinific i practic.

În procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelai

fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici deprezen), în vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirareatermenului de pstrare. Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vorcuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metrilineari sau uniti arhivistice), poziia în nomenclator i termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate în depozitele de arhiv prin fondare,ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundereva aduce în circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice,sociale, politice i culturale ale poporului român.

Folosirea documentelor

Bogia de informaii cuprins în depozitele de arhiv a diverilor creatori i îndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folositpentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri,documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care facparte din Fondul Arhivistic Naional al României pot fi consultate, la cerere, de ctrecetenii români i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la



176

care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobareaconducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cuvaloare deosebit nu se expun în public, în original, ci sub form de reproducere,pentru protejarea lor.[37]

Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i

deintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor dedocumente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pecare le creeaz i le dein, chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacacestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea în munc,studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar adatelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum idenumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmiriicertificatului; în el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun în ordinecronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat idatat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetati cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare saudeintoare, recercetându-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fieun nou certificat, menionându-se c îl completeaz pe cel anterior, cu indicareanumrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat,menionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anulai retrage; noul certificat va primi alt numr de înregistrare.

În cazul când în arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceastsituaie se comunic în scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare adocumentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicându-i-sesolicitantului acest lucru. Nu sunt admise, în textul certificatului, tersturi saucompletri printre rânduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentuli eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care leelibereaz i se înmâneaz personal solicitantului ori împuternicitului su legal sau seexpediaz prin pot.

Dac în dosarul în care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, actede stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, subsemntur, reinându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fia va cuprinde numele i prenumelesolicitantului, numrul i data înregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolounde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat deeviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face princonsemnarea într-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. În registru, duprubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica în care se consemneaz denumireafondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoirubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert;urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare,consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele



177

solicitantului i funcia îndeplinit în instituia deintoare; urmeaz rubrica unde setrece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica cecuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului carevalideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

În afara registrului de depozit exist înc un instrument care faciliteaz munca

arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce în raft, înlocul dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul este rearhivat, fia de control vafi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarulscos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar aldosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate întocmai, situaia fiecrei uniti arhivisticedintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cuajutorul fiei de control. În acelai timp, arhivarul va controla la rearhivareintegritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de î nregistrare tehnic

Cantitatea documentelor tehnice i de înregistrare tehnic este în etapa actual dince în ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionaredeosebite fa de alte tipuri de arhiv.

Documentele tehnice i de înregistrare tehnic reprezint totalitatea actelorpurttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de înregistrare tehnic pesupori magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratat special. Aceste documente,indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistreaz laintrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. Înregistrarea se poate face fie pe baz deregistru de intrare-ieire, fie pe calculator, într-un fiier special, fie prin alte mijloacemoderne de înregistrare, într-o registratur general, ori pe compartimente, cu

condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor în circulaia lor. O dat înregistrat,documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unitiarhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i seconstituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentelede lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv în al doilea an dupcrearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite,a fost încheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] iinventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile iieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz în registrul de eviden curent (anexanr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de înregistrare se realizeaz curespectarea principiilor generale:

ß Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de osocietate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de oinstituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze într-un singurloc, sub o singur gestiune i prelucrare.

ß Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiuniiunitilor arhivistice în fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat de



178

creator.

ß Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor icoleciilor arhivistice din zona geografic în care au fost create.

ß Având în vedere c arhivele tehnice i de înregistrare se prezint de obicei pesupori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritiiconservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigurecompatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitiisistemelor).[45]

Documentele tehnice i de înregistrare pot aprea incidental în interiorul unui fondclasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci când aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse în text, fie caanexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, împreun cu unitateaarhivistic în care sunt încorporate.

Dac documentul tehnic i de înregistrare este unitate sau mai multe unitiarhivistice incidentale, ele se vor constitui în parte structural separat, ordonate pebaza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i în cadrul lui cronologic).Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral dindocumente tehnice i de înregistrare la articolele 59-80.[46]

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se înelege preocuparea pentruasigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire avieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i

organizatorice.[47]

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic spstreze documentele în condiii corespunztoare, asigurându-le împotrivadistrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv sepstreaz în depozite construite special sau în încperi amenajate în acest scop carele protejeaz împotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor detemperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sauinfiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace dedepozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii.Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib în vederedimensiunile materialului suport) hârtie, film etc.), ale materialelor de protecie

(cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurându-se accesul ladocumente i posibilitatea unei evacuri rapide în caz de necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iariluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. Între perei i rafturi, ca i între rafturi se asigur un spaiu liber de 0,7±0,8 m. lime sau mai mare, iar pentrudepozitele de arhiv mai înalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cucrucioare de transport interior care s asigure transportul în siguran adocumentelor i manevrarea lor în aa fel încât s fie evitat deteriorarea.



179

Documentele se pstreaz în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cunatura i dimensiunea lor i se aeaz în rafturi pe maneta de îndosariere sau pemaneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hârtie,filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimat

cu temperaturi cuprinse între 15-20° C i umiditi relative de 50-60%, iar îndepozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optimesunt cuprinse între 14-18° C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoarcu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotatedepozitele iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele dedoc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prininstalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prindesprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni,cel puin odat la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,reourilor, fumatului în incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau întreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu încrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace dealarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat aincendiilor. Orice situaie de calamitate în depozitele de arhiv se va comunicaimediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.

În depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, în cadrul anului pecompartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i în cadrulcompartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz desus în jod i de la stânga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,poliele i XXXXXX al documentelor aflate în depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul ArhivisticNaional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:

ß Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

ß Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

ß Actele de stare civil, dup 100 de ani de la întocmirea lor;

ß Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de lacrearea lor;

ß Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.



180

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului dedepunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii ArhivelorNaionale, în acest caz depunând câte un exemplar al inventarului documentelorpermanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere,conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: MinisterulAprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Român de Informaii,

Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii în domeniul siguranei naionale, Academia Român.[49]

Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fiecontinuat de alta, eful compartimentului de arhiv întocmete un proces-verbal înprezena reprezentatului Arhivelor Naionale, în care se consemneaz: denumireafondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea deconservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitateadesfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal sepred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fipreluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la MinisterulMuncii i Proteciei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale seefectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Împreun cudocumentele se predau i inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-preluarease consemneaz într-un proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modeluluianexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se întocmete i se înregistreaz la unitatea creatoare saudeintoare, numrul lui fiind trecut în registrul de eviden curent, în dreptulinventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistreaz i la ArhiveleNaionale. Un exemplar rmâne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dousunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interesnaional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aducprejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea ipstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinare adocumentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i sepedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor iaplicarea sanciunilor se fac de împuterniciii Arhivelor Naionale iar plângerea împotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face în termen de 15 zilede la primirea comunicrii, la judectoria în a crei raz teritorial a fost svâritcontravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,elaborate în spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturorlucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestareapersonalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de PerfecionareaArhivistic asigur desfurarea întregii activiti arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ri.



181

[1] Dici onar al tiinel or speciale ale ist oriei , Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982,p. 103-104; vezi i Florea Oprea, C oninutul i ev oluia c onceptel or i ale practicii de pstrare, c onservare i restaurare a arhivel or în ³ Arhiva Romaneasc´ , tom I, 1995,p. 26-39.

[2] ³M onit orul Of icial´ , nr. 71/9 aprilie 1996.

[3] Dici onarul, p. 121-122.

[4] ³M onit orul Of icial´ , nr. 71/9 aprilie 1996

[5] Dici onarul , p.7 4; vezi i Lexic ograf Archive Terminol ogy , cf. Florea Oprea, p. 33.

[6] I bidem, p.33-34; Florea Oprea,

o

p. cit., p.34-37, împarte arhivele în arhiveclasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea în clasificri i subclasificri proprii.

[7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Nai onale în c ompetiie cu timpul, Arhivar omâneasc, tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Nai onale i Societatea r omâneasc,Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15.

[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.

[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, C onstituirea d osarel or pe termene de pstrare, în ³Revista Arhivelor,´ an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444

[10] Emilia Cohn, N omenclat orul de d osare i indicat orul de termene de pstrare ±instrumente de baz în activitatea arhivistic, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI,nr. 1/1979, p.17.

[11] Voica Coman, Met od ol ogia de elaborare a nomenclat orului d osarel or, în ³RevistaArhivelor´, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.

[12] Legislaie arhivistic, p. 52.

[13] Voica Coman, o p. cit., p. 415.

[14] Elena Ciuc, Din experiena F ilialel or Arhivel or Statului Municipiului Bucureti pe

linia activitii de îndrumare i c ontr ol la arhivele B.D.S., în ³Revista Arhivelor´, anLXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399.

[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, o p. cit., p.16.

[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ord onarea i inventarierea d ocumentel or af late îndepo zitele arhivel or statului , în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p.300.



182

[17] Legislaie arhivistic, f. 53.

[18] Ion Cozac, C onsideraii asupra ord onrii i inventarierii d ocumentel or din epocac ontemporan, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.


[20] I bidem, p. 55.

[21] I bidem, p. 31.

[22] I bidem, p. 56.

[23] I bidem, p..57.

[24] Voica Coman, Seleci onarea d ocumentel or la organizaii , în ³Revista Arhivelor´,an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370.


[26] Voica Coman, Seleci onarea d ocumentel or «, p. 373.


[28] I bidem, p. 32.

[29] Maria Dogaru, I nstrumentele de eviden i informare tiini f ic pentru izv oarelesigilare, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.

[30] Legislaie arhivistic, p.57.

[31] i bidem, f.58.

[32] Vasile Cpâlnean, C onsideraii privind seleci onarea arhivel or la creat or , în ³Revista Arhivelor´, editat de Asociaia Arhivitilor ³David Prodan´, Cluj-Napoca,seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77.


[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.


[36] I bidem, p. 35.

[37] Legea Arhivelor Naionale, în ³Monitorul Oficial al României´, VIII, nr. 71 din 9aprilie 1996, p. 4.




183

[39] I bidem, p. 37.

[40] I bidem, p. 59.

[41] I bidem, p. 60.

[42] I bidem, p. 54.

[43] I bidem, p. 53.

[44] I bidem, p. 55.

[45] I bidem, p. 39.

[46] I bidem, p. 40-45.

[47] Florea Oprea, C oninutul i ev oluia c onceptel or i ale practicii de pstrare,

c onservare i restaurare a arhivel or , în ³Arhiva Româneasc´, tom I, fasc.2/1995, p.31.


[49] Legea Arhivelor Naionale, în ³Monitorul Oficial al României´, VIII, nr. 71, din 9aprilie 1996, p.3.

[50] Legislaia arhivistic, p. 57.

Legea Arhivelor Naionale ± 1996

Parlamentul României adopt prezenta lege.

Capitolul I

Dispoziii generale

Art. 1 ± Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Românieidocumentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiilepublice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i dectre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, încondiiile prezentei legi.

Art. 2 ± Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României, însensul prezentei legi, se înelege: acte oficiale i particulare, diplomatice iconsulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri,pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i înregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate în ar saude ctre creatori români în strintate.

Art. 3 ± Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul Arhivistic Naional



184

al României se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar în cadrulMinisterului de Interne.

Arhivele Naionale îi exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i prindireciile judeene ale Arhivelor Naionale.

Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al României se realizeaz în condiiide pace, potrivit prevederilor legii, iar în caz de rzboi sau de calamiti naturale, dectre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale în asemeneasituaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale.

Art. 4 ± Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare dedocumente care fac parte din Fondului Arhivistic Naional al României, denumite încontinuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea,selectarea, pstrarea i folosirea documentelor în condiiile prevederilor prezenteilegi.

Capitolul II

Atribuiile Arhivelor Naionale în administrarea i protecia

special a F ondului Arhivistic Naional al României

Art. 5 ± Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurareaunitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor dedocumente, îndeplinind urmtoarele atribuii:

a) elaboreaz, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii delucru pentru organizarea i desfurarea întregii activiti arhivistice, inclusiv pentruclasificarea i includerea în Fondul Arhivistic Naional al României a documentelorprevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;

b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei în vigoare pe linia muncii de arhiv istabilete msurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din FondulArhivistic Naional al României, în condiiile i la termenele prevzute în prezentalege;

d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pecare le deine;

e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducereadecvate;

f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeaua automatizatde informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnici metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentarearhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de informarei documentare;



185

g) elaboreaz i editeaz ³Revista Arhivelor´ i alte publicaii de specialitate,destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii în valoare adocumentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României;

h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de PerfecionareArhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilor

arhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din FondulArhivistic Naional al României;

j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte dinFondul Arhivistic Naional al României, în scopul expunerii sau documentrii cu ocaziaunor manifestri tiinifice sau culturale internaionale

k) întreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, învederea informrii reciproce în domeniul arhivistic i al schimbului de documente ide reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilor

internaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniunii consftuiri arhivistice internaionale;

l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei în vigoare în realizarea protecieidocumentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României, respectiv înaprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, atât în timp depace, cât i la mobilizare sau rzboi.

Art. 6 ± În cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format dinspecialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialitidin ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri în problemeprivind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de specialitate,

precum i dezvoltarea întregii activiti arhivistice.

Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific sestabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul generalal Arhivelor Naionale.

Capitolul III

Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

Seciunea I

Evidena d ocumentel or

Art. 7 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s înregistreze i s inevidena tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum ia celor ieite, potrivit legii.

Art. 8 ± Anual, documentele se grupeaz în uniti arhivistice, potrivit problematicii itermenelor de pstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhiv, care se



186

întocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre ArhiveleNaionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale ArhivelorNaionale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9 ± Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în aldoilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3.

Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe bazaunui registru, potrivit anexei nr. 4.

Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conduceriicreatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau aldireciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, în funcie de creatorii de nivelcentral sau local, în urma selecionrii, transferului în alt depozit de arhiv sau caurmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior

imprevizibil i de neînlturat.

Seciunea a II-a

Seleci onarea d ocumentel or

Art. 10 ± În cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de selecionarea documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor întocmite i deinute de creatori la nivel central, iar în cadrul direciunilor judeeneale Arhivelor Naionale funcioneaz câte o comisie de selecionare a documentelor,care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor întocmite i deinute deceilali creatori.

Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prinnorme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al ArhivelorNaionale.

Art. 11 ± În cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documentefuncioneaz câte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinulconductorul unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i unnumr impar de membri numii din rândul specialitilor proprii. Aceast comisie se întrunete anual sau ori de câte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitatearhivistic în parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrârea luat seconsemneaz într-un proces verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.

Procesul-verbal de selecionare, însoit de inventarele documentelor propuse spreeliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce sepstreaz permanent, se înainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, în cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau comisiilor dincadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, în cazul celorlali creatori ideintori de documente.



187

Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai în bazaproceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.

În cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionareadocumentelor ce urmeaz a fi arhivate.

Seciunea a III-a

P strarea d ocumentel or

Art. 12 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentelecreate sau deinute în condiii corespunztoare, asigurându-le împotriva distrugerii,degradrii, sustragerii ori comercializrii în alte condiii decât cel prevzute de lege.

Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s lepstreze în spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilor ideintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzute

pentru pstrarea documentelor.

Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungi termenulde pstrare a documentelor la deintori pân la asigurarea spaiilor necesareprelurii lor.

Depozitele de arhiv vor fi dotate, în funcie de formatul i de suportul documentelor,cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace,instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.

Seciunea a IV-a

Depunerea d ocumentel or la Arhivele Nai onale

Art. 13 ± Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun sprepstrare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup cum urmeaz:

a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de anide la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelortehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, având înscrise toate însemnelelegale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.



188

Art. 14 ± Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte dinFondul Arhivistic Naional al României i dup expirarea termenului de depunere,dac sunt necesare în desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directoruluigeneral al Arhivelor Naionale, în cazul creatorilor i deintorilor la nivel central i adirectorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori ideintori, în condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.

Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român deInformaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organecu atribuii în domeniul siguranei naionale, precum i Academia Român îipstreaz documentele proprii în condiiile prezentei legi i dup expirareatermenelor prevzute la art. 13.

Art. 15 ± Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele dinFondul Arhivistic Naional al României le pot depune la Arhivele Naionale sub formde custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite.

Deintorul care dorete s vând documentele care fac parte din Fondul Arhivistic

Naional al României este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care auprioritate la cumprarea oricror d ocumente care f ac parte din F ondul Arhivistic Nai onal al României i care trebuie s se pronune în termen de 60 de zile de la data înregistrrii comunicrii.

Art. 16 ± Documentele cu valoare practic, în baza crora se elibereaz copii,certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate dectre creatorii i deintorii de documente.

Art. 17 ± Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, suntobligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe

care le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora.

Art. 18 ± În cazul desfiinrii, în condiiile legii, a unui creator de documente,persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul,documentele cu valoare istoric, în sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate dectre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iar cele cuvaloare practic, în baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privinddrepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i ProtecieiSociale sau la direciile judeene ale acestuia.

Art. 19 ± Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României odat intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cuexcepia celor predate în custodie.

Capitolul IV

F olosirea documentelor care fac parte

din F ondul Arhivistic Naional al României



189

Art. 20 ± Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României pot fifolosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri,aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i certificate.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României pot ficonsultate, la cerere, de ctre cetenii români i strini, dup 30 de ani de la

crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea sepoate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.

Documentele de valoare deosebit nu se expun public, în original, ci sub form dereproduceri.

Art. 21 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivit legii,la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pedocumentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care îlprivesc pe solicitant.

Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilorpersoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, în condiiileprevzute de lege.

Art. 22 ± Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale, drepturilei libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, sau cele a crorintegritate fizic este în pericol nu se dau în cercetare.

Fac parte din aceast categorie documentele care:

a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului român, potrivitprevederilor constituionale i ale legislaiei în vigoare;

b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;

c) sunt într-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia despecialitate i consemnat într-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic.

Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora,potrivit anexei nr. 6.

Capitolul V

Personalul arhivelor

Art. 23 ± Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane juridice,au obligaia de a înfiina compartimente de arhiv sau de a desemna persoaneresponsabile cu probleme de arhiv, în funcie de valoarea i calitatea acestora.

Desemnarea personalului însrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competena



190

acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unitiicreatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz,al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.

Art. 24 ± Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate dinArhivele Naionale, cât i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documente

de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional dePerfecionare Arhivistic.

Art. 25 ± Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat înfuncie de calitatea i specificul materialului documentar aflat în administrare i faceparte din categoria funcionarilor publici.

Capitolul VI

Rspunderi i sanciuni

Art. 26 ± Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere

contravenional, civil sau penal.

Art. 27 ± Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare deneîntrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional alRomâniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal.

Art. 28 ± Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul ArhivisticNaional al României sau înstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciune i sepedepsete cu închisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infraciune maigrav.

Tentativa se pedepsete.

Art. 29 ± Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dacnu sunt svârite în astfel de condiii încât, potrivit legii penale, s fie considerateinfraciuni:

a) neinventarierea documentelor sau neînlocuirea de ctre creatorii acestora,persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivitart. 8 alin. 2;

b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, a documentelorcu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-

primire, conform prevederilor art. 9;

c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, latermenele prevzute în nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare adocumentelor, în condiiile prevzute la art. 11;

d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelorcreate i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice sau



191

persoane fizice, potrivit art. 12;

e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Românieide ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelorprevzute la art. 13;

f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul ArhivisticNaional al României de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectareaprioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2;

g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, ainventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, în condiiileprevzute la art. 17.

Art. 30 ± Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:

a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);

b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).

Amenda se aplic i persoanelor juridice.

În cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicitainstanei judectoreti anularea actului de vânzare, chiar i dup expirareatermenului de prescripie a rspunderii contravenionale, în condiiile legii civile.

Art. 31 ± Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilor sefac de ctre împuterniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeene aleArhivelor Naionale.

Art. 32 ± Împotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate faceplângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria în a crei razteritorial a fost svârit contravenia.

Art. 33 ± Contraveniilor prevzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiile Legiinr. 32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.

Capitolul VII

Dispoziii finale i tranzitorii

Art. 34 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice în scris, întermen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene aleArhivelor Naionale, documentele care le atest înfiinarea, reorganizarea saudesfiinarea, în condiiile legii.

Art. 35 ± Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului,folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.



192

Art. 36. ± Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene aleArhivelor Naionale se aplic, în mod corespunztor i Direciei Municipiului Bucuretia Arhivelor Naionale.

Art. 37 ± Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.

Art. 38 ± Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al RepubliciiSocialiste România, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrareprevederilor prezentei legi se abrog.

Aceast lege a fost adoptat de Senat în edina din 4 martie 1996, cu respectareaprevederilor art. 74 alin (1) din Constituia României.

Preedintele Senatului

prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN

Aceast lege a fost ad o ptat de C amera Deputail or în edina din 12 martie 1996,cu respectarea prevederil or art. 74 alin (1) din C onstituia României.

Preedintele Camerei Deputailor

ADRIAN NSTASE

Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16

(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)

Aprob

Formular nr. 1

PRESEDINTELE CONSILIULUI DEADMINISTRATIE

(DIRECTOR)

Se conf irm DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NOTIONALE

(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE

A ARHIVELOR NAIONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............

Direcia Serviciile Denumirea dosarului Termenul de Obs



193

(coninutul pe scurtal problemelor lacare se refer)

pstrare

Direciasecretariat iadministrativ

A. Serviciulsecretariat

1)..............................

P

2)..............................

10

3)..............................

5

B. Serviciuladministrativ

1)..............................

P

2)..............................

10

3)..............................

5

........................................

Denumirea creatorului

Formular nr. 2

Inventarul pe anul.........«««««..

........................................

Denumirea compartimentului

pentru documentele carese pstreaz ««..«an

(permanent)

NR.CRT.

INDICATIVUL DOSARULUI

DUPNOMENCLATOR

CONINUTUL PESCURT AL

DOSARULUI,REGISTRULUI, ETC.

DATELEEXTERNE

NUMRUL FILELOR

OBS.

Prezentul inventar format din .«..... file conine «««... dosare, registre,

condici, cartoteci, etc.

Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la.....................nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................

Astzi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Am primit,

Formular nr. 3 Instituia(Regie autonom,

Societate«««.)

PROCES ± VERBAL

de predare ± primire a documentelor



194

Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai aicompartimentului ..................................................., i ............................arhivarul instituiei ......................................am procedat primul la predarea i aldoilea la preluarea documentelor create în perioada ....................................... deserviciul menionat, în cantitate de .................dosare.

Predarea ± primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând ...............pagini dactilografiate.

Am predat, Am primit,

Formular nr. 4

REGISTRU DE EVIDEN

A INTRRILOR ± IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE

INTRRI IEINr.crt

Data

intrrii

Denumireacompartimentului

Dateleextreme ale

documentului

Nr.dosardup

inventar

Nr.dosareprimiteefectiv

Nr.dosarermase

efectiv

Datieiri

Unde s-au

predat

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. numrul de ordine al inventarului

2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

1. numrul total al dosarelor cuprinse în inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden

9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Naionaleetc.)

10. denumirea, numrul de înregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoasedin eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal depredare-preluare)

Formular nr. 5 ..................................

(denumirea creatorului)

Se aprob

(conducerea unitii)

L. S., s.s. .......................................



195

.......................................

(sediul)

PROCES ± VERBAL Nr. .....................

Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din............«..........., selecionând în edinele din ..................... documentele dinanii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înlturate canefolositoare, expirându-le termenele de pstrare prevzute în Nomenclatorulunitii.

Preedintele, Membrii, Secretar,

Formular nr. 6

PROCES ± VERBAL

Predare ± preluare din ««««««««

(anul, luna, ziua)

Subsemnaii «««««««««««..« din partea «««««« «««« i«««««««««««.. din partea ««««««««««.. am procedat, primul la predarea ial doilea la preluarea «««««««««. anii extremi ««««« însumând «««««.. u.a. i «««««« m. l.

Totodat, s-au predat i preluat «««««««««««. .

În timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ««««««. u. a.

Prezentul proces ± verbal cuprinde ««««««.«.. file i s-au încheiat în douexemplare.

Am predat, Am preluat,

Formular nr. 7

INVENTAR

al coleciei de matrice sigilare

Nr.deinv.

Datapreluriiorganizaie

i saunumele

persoaneide la cares-a preluat

Materialul Forma

Dimensiunile Descriereacâmpului

Legenda Anulconfecionrii

Observaii



196

matricea 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Formular nr. 8

REGISTRU DE DEPOZIT

Nr.crt.

Denumireafondului,

compartimentului

Cotau.a.

Scopulscoaterii

dindepozit

Numelesolicitantului;

funcia

Datascoaterii

u.a.semntura

solicitantului

Datarestituirii

u.a.:semntura

solicitantului

Observaii

1 2 3 4 5 6 7 8

Formular nr. 9

FIA DE CONTROL

FONDUL ««««««««««««««««««««««««.

COLECIA

COMPARTIMENTUL «««««««««««««««««««..

NR. INVENTAR. «««««««««««««««««««««..

ANUL ««««««««««««««««««««««««««

NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ««««««««...

«««««««««««««««««««««««««««««

DATA ««««««««««««««««««««««««««

MANAGEMENT I MARKETING

P r of . univ. dr. Magdalena P latis

Directorul Departamentului de Administraie Public

Universitatea din Bucureti

1. Management

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni care



197

conduc o î ntreprindere i tiin.

Termenul de ³management´ este preluat din limba englez, dar izvorul su estecuvântul ³manus´ din latin care înseamn mân i implic aciunea demanevrare. În italian, s-a format apoi cuvântul ³mannegi o´ care se refer laprelucrarea cu mâna i de aici, a aprut termenul francez ³manège´ cu semnificaia

de loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut în limba englez cuvântul ³manage´ care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul ³management ́, care înseamn conductor.

În acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai întâi în sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat în tiina militar, în politic, ziaristic,administraie public. Termenul de management s-a impus în activitatea economicprin rspândirea lucrrii ³The Managerial Revolution´ a lui James Burnham, înanul 1941.

Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare aactivitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adâncire a

diviziunii muncii.

Coninutul activitii de management poate fi îneles dac se încearc o analizcomparativ între aceasta i activiti cu care se confund: organizare, îndrumare,dirijare, administrare, leadership. Prin urmare:

ß managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca unsistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial în acestsens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizarecorespunztoare;

ß managementul nu se confund cu activitatea de îndrumare, respectiv

supravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil încondiiile în care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existendar lipsit de contiin i devotament profesional;

ß managementul nu înseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupuneorientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte în dezvoltarea sa ireprezint un segment al activitii manageriale;

ß managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceastapresupune o abordare static a întreprinderii în care accentul cade pe munca debirou, în timp ce activitatea de management urmrete capacitatea întreprinderii dea se adapta la schimbri;

Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (odirecie, un departament, o secie, o întreprindere, un minister etc.) se difereniazcel puin dup dou criterii i anume:

ß domeniul de activitate în care lucreaz managerul;

ß nivelul ierarhic din cadrul organizaiei în care activeaz.



198

Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu deactivitate i nici în acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dacse situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoaraceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte debanc. În plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef decatedr sau ef de lucrri. Cu cât managerul se situeaz pe o treapt mai înalt a

piramidei conducerii, cu atât ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i creteponderea funciilor manageriale.

Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca imarketingul. Locul su în cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, darconinutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiineeconomice pe care le interpreteaz într-o manier proprie i la rândul su, ofer idei,teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu altiinei managementului îl reprezint relaiile de conducere adic totalitatearaporturilor dintre elementele implicate într-o organizaie i dintre acetia i factorii

exteriori. În acest fel, managementul privete atât firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz în interiorul unei organizaii,cât i conjunctura în care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care înseamn elementele de micro i macromediu ale întreprinderii.

În concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cuscopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice dectre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine.

2. Procesul de management

În orice întreprindere procesul muncii în sens larg cunoate dou laturi:

- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelormateriale;

- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupraceleilalte pri de factor uman.

Prin urmare, procesul de management const într-un ansamblu de aciuni princare managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia deciziii controleaz activitatea salariailor în vederea realizrii obiectivelor întreprinderii.

Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de

vedere:

a) sub aspect metodologic, procesul managerial const în succesiuneaurmtoarelor etape:

ß definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

ß analiza situaiei actuale, adic înelegerea strii sistemului în prezent



199

ß determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual iscopul propus

ß adoptarea deciziei prin care se încearc rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logicecare vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:

ß determinarea necesitilor întreprinderii

ß analiza resurselor disponibile

ß repartizarea resurselor

ß folosirea resurselor în vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const în implicarea

omului în toate segmentele activitii dintr-o întreprindere în întregul proces deatragere i administrare a resurselor;

d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeazparcurgerea urmtoarelor etape:

ß cercetarea informaiilor disponibile

ß completarea informaiilor utile

ß prelucrarea informaiilor

ß transmiterea informaiilor

e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatearegulilor de funcionare a întreprinderii, aflate în vigoare la un moment dat, careconfer raionalitate aciunilor omului i anume:

ß ansamblul reglementrilor i normelor

ß totalitatea metodelor de instruire

ß principiile de stabilire a rspunderii

ß ansamblul relaiilor de cooperare între diverse verigi ale organizaiei

f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:

ß previziunea

ß organizarea



200

ß coordonarea

ß decizia

ß controlul

În practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificatdistinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul demanagement are un caracter complex care se manifest prin multiple întreptrunderiale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, oriceproces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la ofirm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pede o parte în funcie de factorii obiectivi care influeneaz întreprinderea (resurseledisponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte în funcie de abilitatea întreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectivschimbrilor din mediul de afaceri al întreprinderii.

Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte

trsturi ale sale i anume:

ß dinamism;

ß stabilitate;

ß continuitate;

ß consecven;

ß ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii,relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este în acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute înpreluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avându-se în vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb iconsum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, însensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece în urma uneidecizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilescnoi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.

H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare:prevedere, organizare, coordonare, comand, control.

În managementul contemporan prevederea este inclus în activitatea de previziune,iar comanda înlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.

A. Previziunea

Previziunea înseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea deanticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterea



201

resurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectiveleurmrite.

Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:

ß diagnoz;

ß prognoz;

ß planificare i

ß programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei întreprinderii în vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. În acest sens se utilizeazdate statistice i informaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare în timp a activitii întreprinderii în vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentriideciziilor strategice.

Planif icarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur încadrarea activitiicurente a întreprinderii în tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei îngeneral.

Componentele planificrii sunt:

ß planul care este un instrument managerial prin care se stabilescobiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din întreprindere

folosindu-se factorii de producie disponibili;

ß timpul este o variabil important a planificrii în funcie de care seasigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecteeseniale cum ar fi retehnologizarea întreprinderii sau utilizarea de noi metode demarketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puinample, care deriv din cele strategice;

previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

ß procesul de planificare care const într-un ansamblu de etape corelate între ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelororganizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca în fig.nr. 3.

În faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea



202

întreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.

Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz în elaborarea planurilor pe termenscurt, mediu i lung, respectându-se corelaiile dintre acestea.

În cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategiede rezerv la care ar putea s apeleze în cazul unor schimbri de mediu care nu îimai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.

Faza implementrii se refer la declanarea activitii în conformitate cu planurileelaborate.

Faza revederii îi propune compararea rezultatelor înregistrate cu misiunea întreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare.

Programarea reprezint modalitatea de previziune care const în succesiunea iintercondiionarea activitilor unui sistem economic în intervale scurte de timp(sptmâni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).

În practic, se întâlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei,preferând s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sauprodus. Iat câteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic încadrul unor întreprinderi:

ß este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;

ß managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;

ß viitorul intuit de manager este prea nesigur;

ß decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

ß exist teama de eec în ceea ce privete relaia efort-efect al procesuluide previziune.

B. Organizarea

Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteazprocesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaiide lucru i compartimente de munc.

Organizarea este considerat cea mai ³vizibil´ funcie a managemen-tului. Ea semanifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

§ autoritatea;

§ responsabilitatea;

§ rspunderea;



203

§ delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunilesubordonailor si.

În literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea în strâns legtur cu putereape care o exercit managerul. În acest sens, puterea exprim capacitateaconductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-idetermina pe alii s fac ceea ce vrei tu. În schimb, autoritatea const în abilitateamanagerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni,adic de a decide.

Autoritatea se poate clasifica astfel:

a) dup relaiile care o genereaz, exist:

ß autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia în societate a indivizilor);

ß autoritate charismatic (ce se manifest atunci când managerul dispune decaliti deosebite, aproape mistice);

ß autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumitpoziie sau rang oficial, într-o întreprindere).

b) dup natura ei exist:

ß autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor irezultatelor înregistrate de un individ, nu neaprat manager);

ß autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini delucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executareaobligaiilor lor);

ß autoritate funcional (ce apare în cadrul funciunilor întreprinderii, adic lanivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unuimanager).

Responsabilitatea const în obligaia membrilor unei organizaii de a realiza în celemai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumitactivitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestând clar interesul ipreocuparea pentru executarea acestei obligaii.

R spunderea const în obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sauneîndeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal în faa superiorilorsi de stadiul lucrrii respective.

Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care sepermite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritiiconduce automat i la delegarea responsabilitii, în timp ce rspunderea revine



204

ambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezinto necesitate la o firm complex deoarece permite încrcarea echilibrat cu sarcini amanagerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.

În procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a întreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un flux

de informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilorsalariailor care vor fi incluse în regulamentul de organizare i funcionare a întreprinderii, de coordonare între activitatea de conducere i cea de execuie.

C. Coordonarea

Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o întreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.

Desigur, complexitatea vieii economice oblig întreprinderea s fac fa unorperturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi întârzieri în primirea materiilorprime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ,

rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismuleconomic i confer întreprinderii un caracter flexibil în ceea ce privete organizareasubsistemelor sale.

De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri înfuncionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multemodaliti, între care:

ß coordonarea prin politica de personal;

ß coordonarea prin rapoarte privind rezultatele înregistrate;

ß coordonarea prin instruciuni;

ß coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea

Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asuprafactorului uman în scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizareasarcinilor i obiectivelor care îi revin.

Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.

Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i captforma deciziei în managementul democratic.

Comanda intervine atunci când se identific cei trei f actori care o fac necesar:

ß managerul cu autoritatea sa;

ß executantul cu pregtirea i calificarea sa;



205

ß sarcinile i obiectivele de îndeplinit.

Comanda devine eficient atunci când se asigur câteva cerine ale sale:

ß ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;

ß ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ß ordinele s nu contravin principiilor managementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentrurealizarea obiectivelor cu maxim de eficien.

Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este întotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic în succesiuneaurmtoare:

ß nevoi fiziologice;

ß nevoi de securitate;

ß nevoia de contacte umane i afiliere la grup;

ß nevoia de stim i respect;

ß nevoia de autorealizare.

Desigur c în lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitarea responsabilitii, o înstrinare a indivizilor de procesul muncii.

Motivaiile pot fi:

ß intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sauplcerii de a muncii;

ß extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneazrandamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub formapremiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub formasanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc.

E. Controlul

Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele înregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivelepropuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise iclare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cucosturi mici.



206

În situaia în care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul demanagement se reia, dar dac exist o contradicie între acestea, se impune ointervenie într-una din variantele urmtoare:

ß fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;

ß fie se îmbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioarescopurilor.

Controlul poate fi:

a) în funcie de momentul realizrii:

ß preventiv (se încearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

ß feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):

- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);

b) în funcie de natura lui:

ß ierarhic (se realizeaz de sus în jos);

ß financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);

ß bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);

ß tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);

c) în funcie de subiectul care îl lanseaz:

ß direct (iniiat de manager);

ß indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);

ß autocontrol (realizat de executant).

Controlul îndeplinete urmtoarele f uncii:

ß funcia de evaluare a rezultatelor, în sensul c activitatea de control areca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoatereaperformanelor sale cantitative i calitative;

ß funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor dinactivitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;

ß funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac se



207

intervine înaintea producerii unor evenimente;

ß funcia informativ care evideniaz rolul controlului în adoptareadeciziilor ulterioare;

ß funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentruameliorarea activitii i rezultatelor sale în scopul obinerii unor concluzii favorabile în urma controlului.

Scheme i corelaii

Trsturile muncii manageriale ef iciente

P r ocesul de plani f icare

Realizarea activitii de control poate fi reflectat schematic astfel:

Activitatea dec ontr ol

Managementul i stilul de conducere



208

C onf. univ. dr. Rodica M aria T anu

Academia de Studii Economice ± Bucureti

Aceast problem a preocupat i preocup atât pe patroni, directori de organizaii,manageri, cât i pe colaboratorii i muncitorii dintr-o întreprindere. Desigur c un rolimportant îl joac faptul dac cel interesat poate s dovedeasc dac are excelentecapaciti de lucru.

In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferiteprofile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din acestecaracterizari. Profilul unui ³bun funcionar´ prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)

ß s fie silitor i rapid în îndeplinirea activitilor sale,

ß politicos i prietenos în raporturile cu cetenii i colegii,

ß contient i cinstit în munca sa,

ß înelegtor pentru interesele clienilor si, gata s le dea ajutor i prevenitor,

ß cel mai bine informat cu privire la legi i reglementari,

ß interesat în problemele legate de politic i societate,

ß loial statului i guvernului,

ß reprezentativ i cultivat în manifestrile sale,

ß angajat s apere interesele celor neprivilegiai,

ß s poat fi îneles în modul de exprimare scris i vorbit,

ß interesat mereu în cunoaterea ultimelor probleme legate de domeniul su deactivitate.

Ca rezultat al unui chestionar cu privire la responsabilitate au fost alesecaracteristicile de la 3,4,7, ca reprezentative.

In aceasta enumerare sunt prezentate comportamente de valoare, de care oameniisunt legai, conform idealurilor proprii. Unele din aceste determinante le gsim i încaracterizarea profilului carieristului, pe care încercm s-l conturam mai jos.

In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel careavanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum undOrganization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri de



209

adaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume:carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal,de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera)

Cel care avanseaz/carieristul trebuie sa manifeste:

ß o moral a muncii ridicat,

ß rezolvarea activitilor legate de serviciu s-i produc o mulumire personal,

ß s se identifice în larga msura cu organizaia i s o asigure de loialitatea ide angajarea plenara a tuturor forelor sale

ß s accepte scopul organizaiei,

ß s prezinte zilnic comportamentul cerut,

ß s se poat lesne subordona,

ß s opereze bucuros cu simplificri i idealizri i sa cread în mituri curspândire în mod oficial,

ß s aib valori internalizate în organizaia sa,

ß s se conformeze unei politei bine definite, conturate (imprimate) i s dearspunsuri nesovaielnice,

ß s posede o puternic sete de avansare,

ß s aprecieze oamenii dup puncte de vedere instrumentale (aceasta înseamncum se potrivesc ei pentru scopurile sale proprii)

ß s aib nzuine i aspiraii pentru respective organizaie pe care s le fixezei s nu aib la dispoziie (sa nu dispun) de un orizont conturat mult tensionat inici de o contiina civic ridicat,

ß s prezinte aptitudini pentru capaciti de administraie i valori care suntpotrivite pentru garantarea funcionarii organizaiei,

ß s fie neîndurtor fa de acei care pot s observe în mod critic i sreprezinte preri deviate,

ß s idealizeze aciuni hotrâte cu simplificri peste msur,

ß s aib permanent teama fa de statutul su i s manifeste în acest sensinteres fa de ordinea ierarhic i simbolul statului,

ß s potriveasc traiul (viaa) sa din societate cu cea a sefului (superiorul lui),



210

ß s lucreze mult cu o propagand proprie direcionat unui scop,

ß s-i atribuie realizrile subalternilor,

ß s-i concentreze problemele de experien i dac nu are nici un interespropriu în privina unei activiti, s nu se angajeze,

ß s accentueze performana, severitatea, auto-stpânirea i puterea,

ß s manifeste un adânc respect fa de autoriti.

Din examinarea acestei prezentri se pot observa paralele cu tipul de caracterautoritar.

Interesant este faptul ca unii cercettori subliniaz în studiile lor izolarea carieritilordup avansare (Horst Eberhard Richter, Fluchten oder Standhalten, Reinbek,1976)

ß carieristul este un individ care nzuiete putere, fr s fie capabil de solidaritatecare dup atingerea poziiei de control administrative egalizeaz teama sa de jignire în faa celor de aceeai poziie cu el i se gsete dup avansare izolat.

Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale aleorganizaiei, astfel ca individul carierist în strduina sa de a-i apar rolul su dedominaie se îngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caractercoruptibil

Structura personal nscut astfel (prin aceasta) rmâne fr un impuls de baz(fundamental) întrete izolarea, oprim spontaneitatea i favorizeaz corupia întreoameni i grupe

Urmtorul exemplu (chestionar) urmrit de noi, prin interogarea unui numr destudeni i în acelai timp funcionar la diverse întreprinderi din ar, prezint noielemente ale procesului de avansare care dup prerea noastr poate s vin înajutorul celor care sunt interesai în aceast problem.

Am prezentat urmtorul chestionar unui numr de subieci cu urmtorul coninut; latema Cum avansezi?

1. Demonstrezi c ai excelente capaciti de lucru?

2. Identifici i realizezi în primul rând prioritile patronului.

3. Reprezini cu succes imaginea firmei?

4. Dezvoli o reea de cunotine în domeniul tu profesional?

5. Arai c ai o atitudine deschis i receptive?

Identifici urmtoarea poziie în care vrei s ajungi i îi stabileti o strategie?



211

6. Încerci s demonstrezi c ai cunotinele de baz necesare viitoarei poziii

7. Pregteti pe cineva s-i ia locul?

8. Faci în aa fel ca patronul sau angajatul s tie c vrei acea poziie?

Din cele dou grupe chestionate, în dou centre diferite din ar a reieiturmtoarea situaie: La grupa A (50 subieci) au rspuns pozitiv la întrebarea nr.1

Etica î n contextul aplicrii conf lictelor

În fiecare întreprindere apar situaii de conflict, care se detaeaz de cadrulproblemelor de conducere obinuite. Principiile eticii permit aplanarea situaiilorconflictuale, iar normele etice ale întreprinderii corespund unor obligaii, pe care i leasum în mod voluntar fiecare persoan din cadrul organizaiei i care sunt cuprinse în ÄCodul întreprinderii´.

Pentru clarificarea situaiei prezentate, s trecem la analiza conflictual.

Prin noiunea de conflict se înelege un proces de disput, prezent în toatesocietile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care esteinstituionalizat i rspândit în mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor,rivalitii, opoziiei între indivizi, între indivizi i grupe, între diferite grupe, întreuniuni, societi, între state i între toate asociaiile cu caracter social.

Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive,care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motiveleconflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Paretovede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vederesocial; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate.

Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv carepoate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectivconst în obinerea unui acord echitabil între prile care se gsesc în conflict.Aceasta presupune ca prile în conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentrufaptele lor. Rspunderea se raporteaz, atât la participarea proprie la conflict, cât ila influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cuadversarul, ci chiar s o îmbunteasc. Putem vorbi de izbând numai dac modulde comportament este astfel controlat, încât nici unul dintre participani s nu-ipiard capul, respectiv, prile în conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui larezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie în aa fel formulate, încâtpartea advers s le îneleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuies se negocieze serios.

Plecând de la observaiile menionate, ne putem da seama c numeroi indivizi au îneles în decursul vieii lor c remedierea conflictelor este binevenit, dar c exist,desigur, numeroase motive, pe care un om nu le poate depi pentru a-i îmbuntii capacitatea sa conflictual. Desigur c este important, pentru a seremedia aceste neajunsuri, s clarificm problema capacitii de conflict.

Capacitatea de conflict const în aptitudinea:



212

ß meninerii unei atitudini realiste, chiar în condiiile vitrege care au condus laconflict, pentru a nu pierde din vedere obiectul problemei;

ß de a aprecia corect urmrile aciunilor proprii;

ß de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor,modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;

ß de a deosebi esenialul de neesenial;

ß de a schimba propria atitudine, în loc s o schimbe pe a altora;

ß de a prelua responsabilitatea pentru propria sa participare la conflict;

ß de a cuta o cale corect de aplanare a conflictului;

ß de a-i menine sau a recâtiga capacitatea de aciune în situaiile, care par

fr rezolvare;

ß de a utiliza procedee, care dau posibilitatea de a susine propriile dorine saupunctele de vedere contrarii, fr a ataca adversarul.

Considerm c în cazul conflictului, aspectele, care le vom comenta, prezint oimportan deosebit, întrucât ele pot declana reacii emoionale puternice, care, nurareori, determin începutul unei dispute.

Suprarea, mânia i agresivitatea pot s apar:

ß când un obiectiv ascuns este interferat din afar,

ß în cazul acuzaiei de lips de ajutor,

ß în cazul incapacitii de aciune,

ß în cazul îmbolnvirii,

ß în cazul unei puteri spirituale, verbale sau trupeti.

Din aceast prezentare, ne dm seama c ambele pri vor s fie victorioase dinconflict.

Motivele conflictelor sunt cercetate în diferite moduri. Un cercettor german, RegnetE., le-a analizat în cazul a 108 angajai ai unei mari întreprinderi de produsealimentare, identificând 14, din care enumerm:

ß comunicare insuficient,

ß dependen reciproc,



213

ß sentimentul de a nu fi tratat corect,

ß neînelegeri,

ß personalitate i atitudine inconciliabil,

ß lupte pentru putere i influen,

ß suprare, susceptibilitate,

ß dispute cu privire la competen,

ß ambiguitate din cauza lipsei rspunderii.

Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, atât de procesul de munc în sine,cât i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare,neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc.

Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda unfenomen psihologic, Ämobbing´ sau hruire moral la locul de munc. Aceastnoiune descrie aciuni comunicative, care sunt îndreptate împotriva unei persoane.Foarte muli salariai au avut cândva în viaa lor profesional o experien neplcut,aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt întotdeauna dintr-un conflict. Sepun întrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de Ämobbing´? Caresunt elementele care îi confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel coamenii se îmbolnvesc din cauza lui, nutresc gânduri sinucigae sau chiar îi iauviaa ?

Vom enumera câteva aciuni de tip Ämobbing´:

1. Limitarea posibilitilor de aciune

eful limiteaz posibilitile de manifestare

întreruperi permanente

critica permanent la serviciu

teroare telefonic

ameninri verbale

ameninri scrise

2. Degradarea relaiilor sociale

nu se mai vorbete cu respectivul

izolarea individului departe de colegi



214

respectivul este tratat ca inexistent

3. Diminuarea prestigiului social

vorbirea de ru pe la spate

rspândirea zvonurilor

atacarea ideilor politice sau religioase ale celui vizat

constrângerea respectivului de a îndeplini activiti care îi vtmeazcontiina de sine

4. Atacuri la calitatea serviciului

nu i se repartizeaz nici o sarcin serioas de munc

i se dau teme de lucru absurde, Äjignitoare´ care îl îmbolnvesc sau care îidepesc calificarea pentru a fi discreditat

5. Atacuri la sntate

constrângere la activiti duntoare sntii

ameninarea cu agresiune fizic

maltratare corporal.

Urmrind cele de mai sus, rezult c victima Ämobbingului´ este un om care lupt

pentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate înmod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelulconducerii nu a fost îngrdit la timp. Probabil c însui eful a participat la aceasta.

Exemplul de teroare la locul de munc, pe lâng celelalte probleme prezentate, ne îndreptete s subliniem rolul, pe care îl are etica întreprinderii în contextulaplanrii conflictelor, s vedem care este legtura între managementul conflictului ietica întreprinderii.

Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaieconflictual. În acest caz, întreprinderea poate adopta mai multe strategii. Ostrategie const în schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O alt

strategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel,se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprindeaciuni economice în cadrul schemei existente. Aici este luat în consideraie acelcomportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijatdirect spre realizarea de câtig. Cu un astfel de comportament se conformeaz întreprinderile recomandrilor clasice de aciune în cadrul economiei de pia. Cel deal doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al întreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a întreprinderii, mai exact,influena politic asupra ipotezelor în legtur cu realizarea profitului economic.



215

Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral în procesuleconomic prin aciuni de întreprindere.

Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirearegulilor de joc adecvate. În cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al întreprinderilor, în primul rând prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea

cadrului de ordine adecvat tuturor.

Se pune întrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale întreprinderilor. Aici noi înelegem c o întreprindere, care într-un timp mai mult saumai puin apropiat poate s îndeplineasc nu numai cerine economice de întreprindere, ci i morale, ar putea fi îndeprtat de pia. Într-o astfel de situaieeste necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordine politic.Întreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate înelege teoretic drept o Ävariant negativ´ a strategiei competitivitii.Fundamentul teoretic al acestei recomandri se încadreaz nu numai în etica întreprinderii, ci i în etica economic.

Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic în legtur cuproblemele întreprinderilor în funcie de moral. În concluzie: promovarea unei rigorietice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica arputea fi întotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau în consideraremsuri pe termen lung în deciziile lor. De pild, principiul câtigului i etica se afl încazul întreprinderii, în mod principial, într-un conflict de obiective.

Aadar: 1) etica întreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor(înaintea reaciei pieei), chiar în cadrul procesului decizional din întreprindere,conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale,care s asigure libertatea de aciune a întreprinderii în economia de pia; 3) etica întreprinderii trebuie îneleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog,utilizat în cazul în care coordonarea activitii concrete de întreprindere se faceconform regulilor principiului profitului, generându-se apariia situaiilor conflictuale între grupurile de interese externe i interne ale întreprinderii; 4) etica întreprinderiitrebuie îneleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat în cadrulunei înelegeri fr constrângere între toi cei afectai. Obiectivul const în obinereaunui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5)Etica întreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvareaconflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesarca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fiedirecionate mai puternic spre aciuni autonome.

Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselor

personale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, dinpunct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii oreprezint problema Ämobbingului´.

Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politiciale organizaiei în domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac în câteva dindomeniile, în general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea iabsenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele i



216

de aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3)managerii pot fi convini c o aciune este considerat Äetic´ de ctre publicul larg,dac se respect principiul Äacioneaz în acelai mod în care ai vrea ca ceilali s tetrateze pe tine´.

NOIUNI GENER ALE DE DREPT ADMINISTR ATIV

Utilizate î n activitatea managerial a unei instituii

Lector univ. dr. Oana IUCU



1. Sistemul autoritilor publice consacrat de constituia R omâniei din 1991

1.1. Noiunea de Constituie

Termenul de ³constituie´ deriv din latinescul ³c onstituti o´, care înseamn ³aezarecu temei´. Expresia a fost folosit înc din timpul Imperiului roman, legile date de împrat numindu-se ³constituii imperiale´.

Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale.Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex,dar i însemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acesteipoziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, atât pe plan

economic, cât i politic, social i juridic.

1.2. Analiza Titlului III din Constituie din perspectiva principiului separaiei i echilibrului puterilor

Lui John Locke, filosof i jurist englez, îi revine meritul de a fi cercetat pentru primadata, mai metodic i într-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. În lucrarea sa, ³Essay on civil guvernment´, Locke susinea existena a trei puteri : legislativ ±trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere suprem deoarece dictareguli de conduit general obligatorii, executiv ± limitat la aplicarea legilor i larezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute i determinate prin lege, urma sfie încredinat monarhului, f ederativ ± era încredinat tot regelui i avea încompetena sa dreptul de a declara rzboi, de a face pace i de a încheia tratate.

Elaborarea acestei teorii aparine, îns, lui Montesquieu, care în lucrarea ³Desprespiritul legilor´, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri alestatului sunt independente. ³ Atunci când în mâinile aceleiai persoane sau aceluiai c orp de dregt ori, puterea legislativ este întrunit cu puterea executiv, nu existli bertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s f aclegi tiranice pe care sa le aplice în mod tiranic´.



217

In Constituia României, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are ostructura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra Äexpresis verbis´ principiul separaiei puterilor în stat, aspect pe nedrept criticat uneori, din substanareglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu. Astfel, TitlulIII are urmtoarele capitole:

1. Parlamentul puterea legiuitoare

2. Preedintele puterea executiv

3. Guvernul puterea executiv

4. Raporturile Parlamentului cu Guvernul

5. Administraia public puterea executiv

6. Autoritatea judectoreasc puterea judectoreasc

Important în organizarea statal este independena autoritilor statale,independena care nu poate fi total, dar poate fi foarte larg. Organele de stattrebuie s depind unele de altele numai atât cât este necesar formrii saudesemnrilor i eventual exercitrii unor atribuii.

Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului în accepiunea eiancestral tradiional, utilizând o varietate terminologica prin care se reflecta una iaceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statuluieste utilizat în accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia demediere a Preedintelui între puterile statului i între stat i societate. Constatam dinstructura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat ³Administraiapublic´. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitol

sunt singurele care înfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, însensul c i alte autoriti publice care sunt plasate în alte pri ale Constituiei ausarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate în capitolul 5 înfptuiescexclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care suntsupuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).

În ceea ce privete regimul politic pe care îl consacra actuala Constituie, acestaeste semiprezidenial parlamentarizat atenuat, în sensul ca atribuiile ce îi incumbpreedintelui într-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament încalitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.

Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele trei

puteri ale sale astfel:

a) puterea legislativ, înfptuit de ctre Parlament cu cele dou camere:Senatul i Camera Deputailor;

b) puterea executiv, exercitat de Preedinte, Guvern, ministere, organe despecialitate ale administraiei publice centrale i organele administraiei publicelocale;



218

c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii,tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.

2. DEFINIIA i TRSTURILE ADMINISTR AIEI PUBLICE

Dreptul administrativ este o ramur a dreptului public, alturi de dreptulconstituional, dreptul internaional public i altele*.

Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie » cuvântcare deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad » care înseamn la, ctre i

minister » care înseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvântuladministraie » a evocat o activitate în supuenie, executat la comand,

activitatea în sine aprând atunci când societatea s-a împrit în comandani icomandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi înssingurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz,respectiv :

ß Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentru

viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaiiinternaionale.

ß Administrarea, rezolvarea nevoilor curente, cotidiene.

Administraia public, în mod tradiional, presupune dou elemente de baz:

ß Executarea legii ± cuvântul ³lege´ fiind îneles în accepiunea ³lato sensu´, deact normativ cu fora obligatorie i nu în accepiunea ³stricto sensu´, de act juridic alParlamentului.

ß Prestarea de servicii publice în limitele legii.

Conceptul de serviciu public a fost vreme îndelungat noiunea cheie a dreptuluiadministrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se înelege activitatea organizat sau desf urat de o aut oritate aadministraiei publice pentru a satisf ace nev oi sociale în interes public. Nu oricenevoie social reprezint în acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cptaun asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus într-onorm de drept.

Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv care sepoate realiza pe dou ci:

ß Printr-un organ public (o universitate de stat).

ß Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie înprestarea serviciilor publice (serviciul public de învmânt prestat într-o instituieprivat).

Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se înelege un minimum de c ondiii necesare pentru o via social acceptabil.



219

Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror înclcare nu antreneaz decât ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic.Expresia ³în limitele legii´ evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis,dac nu este interzis de lege. Subliniem, îns, c activitatea administraiei esteguvernat de principiul legalitii, care este înscris în mai multe texte dinConstituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 ³nimeni nu este mai presus de lege´; art.

51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale ia legilor).

Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public care reglementeaz,c oncret sau cu val oare de principiu, relaiile sociale din sf era administraiei publice, precum i pe cele de natur c onf lictual dintre aut oritile publice sau structuri private, investite cu aut oritate public, pe de o parte i cei vtmai în drepturile l or prin actele administrative ale acest or aut oriti, pe de alt parte.

In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii derelaii sociale:

ß Relaii de administrare activ administraie în lucru, care se caracterizeazprin punerea în executare a legii sau prin prestarea de servicii publice, în limitelelegii.

ß Relaii de administraie conflictual care vizeaz litigiile aprute întreadministraie i administrai.

Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta însemnândclauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care suntinvestite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevalezeinteresul public (general), atunci când vine în contradicie cu interesul particularilor.

Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de PreedinteleRomâniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritileadministrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, princare, în regim de putere public, se duc la îndeplinire legile sau, în limitele legii, sepresteaz servicii publice.

Rezult din definiie urmtoarele trsturi ale administraiei publice:

ß Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i deprestare de servicii publice, în limitele legii.

ß Activitate desfurat în regim de putere publica, concretizat prin investirea

autoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptulcomun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public,atunci când intr în contradicie cu cel particular.

ß Activitate desfurata de anumite autoriti executive i administrative,denumite generic autoriti de administraie publice.

Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de dou



220

categorii:

ß De natur statal (etatica)

ß De natur autonom, local alese prin sufragiu universal, egal, direct,secret, liber exprimat de colectivitatea politico-teritorial.

Dac în regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de staterau sinonime, în actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoareceadministraia însi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoritistatale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz în unitile administrativeteritoriale în care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, careare un dublu statut : astfel, el este, în primul rând i cu precdere, o autoritateautonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora,municipiu) si, în al doilea rând. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, deautoritate tutelara, în domeniul alegerilor «).

Din punct de vedere al izvorului care le consacr, distingem între :

ß autoriti consacrate de Constituie : Preedinte, Guvern, consiliul judeean,local i primar

ß autoriti consacrate de legea cadru, care se adaug celor consacrate deConstituie : subprefectul, comisia administrativ a judeului, preedintele ivicepreedintele consiliului judeean etc..

In actualul sistem constituional i legal, administraia public este înfptuit de doumari categorii de autoriti:

1. Autoriti de natur statal:

ß Preedintele i Guvernul reprezint cei doi efi ai executivului în actualulsistem constituional i legal.

ß Ministerele i alte organe reprezint centrele de specialitate subordonateGuvernului.

ß Autoriti centrale nesubordonate Guvernului numite generic autoriticentrale autonome.

ß Serviciile descentralizate i desconcentrate ale ministerelor din unitileadministrative teritoriale.

ß Prefectul reprezentantul Guvernului în teritoriu.

2. Autoriti autonome locale:

ß Consiliul local autoritate autonom local cu caracter deliberativ.

ß Primarul ca autoritate autonom executiv.



221

ß Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeean cucaracter deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organunipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de naturadministrativ ale Guvernului sunt îns mai numeroase decât cele ale Preedintelui.

Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general aadministraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca unorgan al administraiei publice de rang central. În exercitarea rolului de conductor aladministraiei publice, Guvernul intr în urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalteautoriti administrative:

ß Raporturi de subordonare în ceea ce privete ministerele i celelalte autoriticentrale subordonate lui.

ß Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centrale autonome.

ß Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale.

Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului în teritoriu i eleevoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitiiactivitii autoritilor autonome locale.

3. NORMELE DE DREPT ADMINISTR ATIV

Norma de drept, în general, este o regula de conduita generala, abstracta, cucaracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie în mod voluntar fie,la nevoie, prin forta coercitiva a statului.

Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o structuratrihotomic ( trei pri), fiind format din:

1. Ipoteza : norma de drept administrativ poate arta (cuprinde):

ß Imprejurarile, condiiile, situaiile în care se aplic norma juridic,

ß subiectele de drept, persoane fizice sau juridice care cad sub incidenanormei;

ß explicaia semnificaiei unor termeni;

ß definiii, principii, scopul activitii unui organ.

Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune ocomplexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putând sfie absolut determinat sau relativ determinat dup modul în care suntreglementate împrejurarile în care ea se aplic.

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile în



222

care se va aplica dispoziia, situaie în care autoritatea administraiei publice nupoate decât s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aanumita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).

Ipoteza este relativ determinat când legea (izvorul formal de drept) prevede, îngeneral, împrejurarile în care se aplic norma, existena lor concret urmând a fi

stabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere.

2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manierimperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specificadministraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii de dispoziii.

Dispoziia este, în general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care facobiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar în procesul de realizare aputerii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracteronerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la oanumit conduit, la o anumit prestaie.

O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv,cuprinzând reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, în principal, al normelor cucaracter contravenional.

Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevzândnumai facultatea de a aciona sau nu, lsând la latitudinea subiectelor de drept sfac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocateprin verbul á putea´, introdus în expresii ca ³autoritatea administrativ poate«´, ³ceteanul poate«´.

La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolutdeterminat i relativ determinat.

3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar în momentul în caredispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de dreptadministrativ nu ar avea sanciune în sensul existenei unor situaii în care nu suntprevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut în vedere faptul co norm de drept se duce la îndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pecare le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul în ansamblul sau având i un caractereducativ. Trebuie de asemenea fcut distincie între sanciune ca element structuralal normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele derspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor deexprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:

ß Sanciuni specifice primei forme de rspundere pe care o cunoate dreptuladministrativ: rspunderea administrativ disciplinara (ex. destituirea din funcie,revocarea alegerii, mutarea disciplinara etc.)

ß Sanctiuni specifice rspunderii administrativ ± contraventionale (ex. amenda,avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)

ß Sanciuni specifice rspunderii administrativ ± patrimoniale care vizeaz



223

repararea prejudiciilor produse prin actele administrative.

4. R APORTURILE DE DREPT ADMINISTR ATIV

R aportul juridic în general este o relaie social reglementat prin norma de drept.

R aportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fostreglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prinintervenia unui fapt juridic. În doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privirela categoriile de rapoarte de drept administrativ:

1. Opinia potrivit creia ele nu pot îmbrac decât forma raportului desubordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de unorgan public, de regul unul administrativ.

2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot îmbrca pe lâng prima form iforma raportului de colaborare când ele se stabilesc între subieci aflai pe aceeaipoziie juridic.

3. Recunoaterea, pe lâng celelalte dou, a înc unei categorii ± raportul departicipare recunoscut a fi prezent în situaiile existenei unui organ colegial iprivind membrii acelui organ. În realitate, aceast form de raport juridic nu are oidentitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip laformele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri aiautoritii respective.

In concluzie, în mod tradiional se recunoate existena raportului de dreptadministrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. În afara lor,Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte(raportul de tutel administrativ care se stabilete între Guvern i autoritile

autonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit în baza programului su deguvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:

ß Aceea de a asigura realizarea politicii interne i externe a rii.

ß De a exercita conducerea general a administraiei publice. În aceast ultimcalitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publicealese în unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care sestabilesc în temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ iele îl îndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului în teritoriu, s atace în faainstanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, acte

care sunt suspendate de drept.

Alte tipuri de rapoarte sunt cele reglementate de Art. 121 care consacr rolulcoordonator al Consiliului Judeean asupra Consiliului Local în vederea realizriiserviciilor publice de interes judeean.

Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, le suntcaracteristice urmtoarele trsturi:



224

1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au înmod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei ar puteafi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ aladministraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 dinConstituie.

2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de dreptadministrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor careparticip la procesul de înfptuire a administraiei, respectiv executarea legii iprestarea de servicii publice în limitele legii, precum i emiterea de acte normative cufora juridic inferioar legii.

3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prismaobiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, în general conduita prilor,se realizeaz într-un regim de putere public, raporturile de drept administrativ fiind ³raporturi de putere´.

BIBLIOGR AFIE:

ß C onstituia Romaniei

ß C odul C ivil

ß Legea Nr.215/1991 a Administraiei publice l ocale

ß Deleanu, ³Drept c onstitui onal i instituii politice´, Editura Lumina Lex,Bucureti, 1991

ß Drganu, T., ³Drept c onstitui onal i instituii politice´, Editura Lumina Lex,Bucureti, 1998

ß Iorgovan, A., ³Tratat de drept administrativ , Editura Nemira, 1996

ß Muraru, I., ³Drept c onstitui onal i instituii politice´, Editura Actami,Bucureti, 1998

ß Negoi, A., ³Drept administrativ i tiina administraiei ́, Editura Atlas LexSRL, 1993

ß Popa, N., ³Teoria generala a dreptului ́, Bucureti, Editura Actami 1994

ß Vedina, V., Tipisca, M., ³N o iuni de drept administrativ ́ , EdituraDepartamentului de Învmânt Deschis la Distan, Bucureti

* Distincia între cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut înc din



225

antichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa deviaa statului, a cetii în ansamblul sau, de relaia cetate ± cetean, pe cânddreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat,ca subiecte de drept distincte.

NOTIUNI GENER ALE DE DREPT COMERCIAL Utilizate î n activitatea managerial a unei instituii

1. NOIUNEA DE DREPT COMERCIAL

Denumirea ³drept comercial´ sugereaz ideea c dreptul comercial constituie oreglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privete comerul.

În sens etimologic, expresia de ³c omer ́ provine din latinescul ³c ommercium´, carela rândul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor ³cum´ i ³merx ́ , ceea ce înseamn ³cu mar f a´. Deci, comerul ar consta în operaiuni cu mrfuri.

În sens ec onomic , comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si,prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect,comerul ar consta în operaiunile cuprinse în intervalul dintre momentul produceriimrfurilor i intrrii lor în circulaie, pân în momentul ajungerii acestora laconsumatori.

În sens juridic , noiunea de comer are un coninut mai larg decât cel al noiuniidefinite în sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere icirculaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile de producere amrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i obinerea unorrezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricanii sau, în general, întreprinztorii.

Având în vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are osfer mai cuprinztoare, acesta reglementând activitatea comercial, definit ca oactivitate de producere i circulaie a mrfurilor.

1.1. Obiectul dreptului comercial

Potrivit concepiei clasice a dreptului comercial, exist dou sisteme care permitdeterminarea sferei dreptului comercial.

În sistemul subiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care suntsupui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplic

persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelorreglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze dela începutul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabilecomerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca faptede comer, indiferent de persoana care le svârete. Acest sistem a constituitfundamentul Codului comercial francez de la 1807.



226

Codul comercial român are la baz, ca principiu, sistemul obiectiv.

1.2. Def iniia dreptului comercial

Dreptul c omercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt aplicabile raporturil or juridice izv orâte din actele juridice, f aptele i o peraiunilec onsiderate de lege ca f apte de c omer, precum i raporturil or juridice la care participa persoanele care au calitatea de c omerciant.

Istoria dreptului comercial este strâns legat de istoria comerului si, implicit adezvoltrii societii omeneti.

La începuturile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorgintelocale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe altemeleaguri.

În 1887 a fost adoptat Codul comercial român, care este i astzi în vigoare. Laelaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. În Italia,

Codul comercial francez a fost adoptat în 1808. Dar, ulterior, prin valorificareatradiiei, dar i a tot ce era nou în doctrina francez, belgian i german, în anul1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.

1.3. Izvoarele dreptului comercial

Art.1 C.com. dispune: ³In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune seaplic Codul civil.´. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are caizvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoare aledreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civile speciale.Un anumit rol în aplicarea reglementarii legale îl au obiceiurile, jurisprudena idoctrina dreptului comercial.

1) I zvoarele legislative ale dreptului comercial

C odul c omercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptelede comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.

Legile c omerciale speciale mai frecvent întâlnite sunt: Legea nr. 31/1990 republicata,cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legea privindcombaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.

Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplic

principiile generale (specialia generalibus derogant).

C odul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult dindispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privindmateria obligaiilor, în special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor,precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul devânzare-cumprare, contractul de mandat etc.).



227

2) U zurile comerciale nu sunt izvoare de drept. Dar, dac în dreptul nostrucomercial nu exist uzuri legislative, doctrina recunoate uzurile interpretative(convenionale).

Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. Deasemenea, dispoziiile îndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a

încheiat contractul.

3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar în domeniu, au un rolimportant în interpretarea legilor comerciale.

2. FAPTELE DE COMER Codul comercial român stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care leclasific ³f apte de comer´. Prin svârirea uneia sau mai multor fapte de comer senasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.

Art. 3 Cod comercial prevede:´ Legea consider fapte de comer:

1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie în natur, fiedup ce se vor fi lucrat sau pus în lucru,

2) vânzrile de producte, vânzrile i închirierile de mrfuri în natur saulucrate,

3) cumprrile sau vânzrile de pri sau de aciuni ale societilorcomerciale,

4) orice întreprindere de furnituri,

5) întreprinderile de spectacole publice, comisioane, agenii i oficii deafaceri,

6) întreprinderile de construcii,

7) întreprinderile de fabrici, de manufactur i imprimerie,

8) întreprinderile de editur, librrie i obiecte de art,

9) operaiunile de banc i schimb,

10) operaiunile de mijlocire în afaceri comerciale,

11) întreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau pe uscat,

12) cambiile i ordinele de producte sau mrfuri «. pct. 20.

C odul c omercial r omân, ca i modelul sau italian, reglementeaz f aptele de c omer,iar nu actele de c omer .



228

Legiuitorul român a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultatedin actele juridice (manifestrile de voin svârite în scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorâte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercialintr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptelelicite (îmbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svârite decomerciani în legtura cu activitatea lor comerciala.

Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ,exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele maifrecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale ladata adoptrii reglementarii. Aceasta înseamn c la lista faptelor de comerprevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte ioperaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expresrecunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list aactelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. În absena uneidefiniii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formuleze

o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub maimulte aspecte:

a) întrucât unele acte juridice sunt bivalente ± comerciale i civile ± este imperiosnecesar s se stabileasc un criteriu de delimitare între actele comerciale i celecivile,

b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ i nulimitativ, astfel încât trebuie s existe anumite criterii de comercialitate în temeiulcrora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte de comer,chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege;

c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, ladeterminarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptulcivil.

Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice ioperaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea delucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere în circulaia mrfurilor, cu scopul dea obine profit.

Faptele de comer reglementate de Codul comercial se împart în trei categorii: faptede comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comer unilaterale saumixte.

2.1. Faptele de comer obiective

Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute înprincipal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Oricepersoan este liber s svâreasc ori s nu svâreasc asemenea acte sauoperaiuni. În aceast situaie, persoana în cauz intr sub incidena legilorcomerciale. Faptele de comer obiective pot fi împrite în trei mari grupe:



229

2.1.1. Operaiunile de interpunere î n schimb sau circulaie

Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, în sensul de activitate devânzare ± cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.

a. C umprarea i vânzarea comercial

Sub aspectul structurii sale, vânzarea-cumprarea comercial este asemntoarevânzrii±cumprrii civile. Este vorba de un contract în temeiul cruia o parte(vânztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unuilucru, în schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vânzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anumeinterpunerea în schimbul bunurilor. Când contractul îndeplinete aceasta funcie,vânzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.

Trstura caracteristic a cumprrii i vânzrii comerciale o constituie intenia derevânzare; cumprarea este fcut în scop de revânzare sau închiriere, iar vânzareaeste precedat de o cumprare fcut în scop de revânzare.

Intenia de revânzare sau închiriere trebuie sa îndeplineasc trei condiii:

ß intenia de revânzare sau închiriere trebuie sa existe la data cumprrii;

ß intenia de revânzare sau închiriere trebuie s fie exprimat de cumprtor,adic s fie cunoscut contractantului;

ß intenia de revânzare sau închiriere trebuie s priveasc în principal bunulcumprat.

Cumprarea i vânzarea comercial poate avea ca obiect numai bunuri mobile:producte, mrfuri, titluri de credit.

Productele sunt produsele naturale ale pmântului care se obin prin cultura sauexploatare direct (de exemplu cereale, legume) sau produsele animalelor (deexemplu lâna, laptele).

Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exemplu autoturismele).

Titlurile de credit sunt înscrisuri în baza crora titularii lor pot s exercite drepturilespecificate în cuprinsul lor.

Nu sunt fapte de comer cumprrile de producte sau de mrfuri care s-ar facepentru uzul sau pentru consumaia cumprtorului ori a familiei sale.

b. Operaiunile de banc i schimb:

Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile de banci schimb.

Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani în numerar,



230

creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare depli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.

Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete de bancnaionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea de fonduriprin evitarea transferului de numerar.

2.1.2. Intreprinderile:

In concepia Codului Comercial întreprinderea apare ca o structur de organizare aunei activiti (un organism economic i social) iar nu ca un subiect de drept.

Întreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorulfactorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre întreprinztor ipe riscul su, în scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, învederea obinerii unui profit.

Aceast definiie privete numai întreprinderile avute în vedere de Codul Comercial.

Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, întreprinderea trebuie s aib ca obiectoperaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.

Din definiia dat rezult urmtoarele caracteristici ale întreprinderii:

a) existena unei organizri autonome a unei activiti cu ajutorul factorilor deproducie;

b) asumarea de ctre întreprinztor a coordonrii întregii activiti i implicit ariscului acestei activiti;

c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului învederea obinerii unui câtig;

2.1.3. Faptele de comer conexe:

F aptele de c omer c onexe sunt acte juridice sau operaiuni care dobândesccomercialitate datorit strânsei legturi pe care o au cu acte sau operaiuniconsiderate de lege fapte de comer.

Din categoria faptelor de comer conexe fac parte:

a) c ontractele de report asupra titluril or de credit ;

b) cumprrile sau vânzrile de pri sociale sau aciuni ale societil or c omerciale;

c) o peraiunile de mijl ocire în af aceri ;

d) cambia sau ordinele în pr oducte sau mr f uri ;



231

e) o peraiunile cu privire la navigai;

f) depo zitele pentru cauza de c omer ;

g) c ontul curent i cecul ;

h) c ontractele de mandat, c omisi on i c onsignaie;

i) C ontractele de gaj i f idejusiune.

2.2. Faptele de comer subiective:

Art. 4 C. com. dispune: ³Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute în art. 3± nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unui comerciant,dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din însui actul´.

Prin urmare, pe lâng faptele de comer obiective, a cror comercialitate este

independent de calitatea persoanei care le svârete, Codul comercialreglementeaz i faptele de comer subiective care dobândesc caracter comercial dincalitatea de comerciant a persoanei care le svârete.

2.3. Faptele de comer unilaterale sau mixte:

Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vânzarea productelor pecare proprietarul sau cultivatorul le are dup pmântul sau, ori cel cultivat de acesta.Deci, vânzarea de produse agricole unui comerciant este act de comer pentrucomerciant i act civil pentru agricultor.

Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu suntobiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentruasigurtor.

Deoarece în toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt faptede comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comerunilaterale sau mixte.

Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comerciala pentruambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil (art.56C. com.).

3. COMERCIANII 3.1. Noiunea de comerciant:

Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi atâtcomercianii, cât i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoane caresvârete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoana care lesvârete are sau nu calitatea de comerciant.



232

Dac svârirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana în cauzdevine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobândit calitatea de comerciant, toateactele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4.C.com).

Dac îns, svârirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracter

accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale,totui, persoana care le-a svârit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c ³sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, având comerul ca profesiuneobinuit, i societile comerciale.´ (art. 7 C.com)

Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea decomerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecinedeosebite asupra raporturilor juridice la care particip:

a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii c omerciale, astfel, înainte de începerea comerului, comerciantul este obligat scear înmatricularea în registrul comerului, iar în cursul exercitrii i la încetareacomerului s cear înscrierea în registru a meniunilor privind actele i faptele acror înregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s inanumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoareactivitate comerciala în condiiile unei concurente loiale;

b. legea instituie o prezumie de c omercialitate; toate actele i operaiunilesvârite de comerciant sunt prezumate a fi fapte de comer i deci supuse legilorcomerciale (art.4 C.com);

c. actele comerciale încheiate de comerciant sunt supuse unor reguli speciale,derogatorii de la regimul actelor juridice civile;

d. în cazul încetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poate fideclarat în faliment; pr ocedura f alimentului este aplicabil numai comercianilor eanu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;

e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de c omer i industrie,ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere interesele lor;

f. comercianii sunt supui impo zitului pe pr of itul realizat prin activitateacomercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comercialenu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sauacelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.

3.2. Calitatea de comerciant:

In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobândete în mod diferit,



233

dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.

3.2.1. Dobândirea calitii de comerciant:

a. Dobândirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: ³sunt comercianiaceia care fac fapte de comer având comerul ca profesiune obinuita´, potrivit art.7 C. com.

Pentru dobândirea calitii de comerciant sunt necesare trei condiii:

1. s svâreasc anumite fapte de comer obiective;

2. s svâreasc fapte de comer ca profesiune;

3. s svâreasc fapte de comer în nume propriu;

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alte

profesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem în vedere pe meseriai, pe ceicare exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant în cazurile în care cumpr mrfuri în vederea prelucrrii i revânzrii lor (art. 3.pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, îi organizeaz o întreprindere(art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea decomerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). În cazul în care pentruexercitarea activitii, cel care îndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpri folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i decipersoana în cauz nu devine comerciant. Întrucât vânzarea produselor pe careproprietarul sau cultivatorul le are de pe pmântul sau ori pe care le-a cultivat nueste fapta de comer, ci act juridic civil, înseamn ca agricultorii nu au calitatea decomerciani.

b. Dobândirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art.7 C. com. pe lâng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societilecomerciale. Sunt avute în vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr.31/1990: societatea, în nume colectiv, societatea în comandita simpla, societatea peaciuni, societatea în comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata.Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie în scopul de a desfurao activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzutobligatoriu în actul constitutiv consta în svârirea uneia sau mai multor fapte decomer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societiicomerciale. În consecin, pentru a dobândi calitatea de comerciant, societateacomercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege înacest sens.

c. Calitatea de comerciant a altor persoane juridice:

1. Statul i unitile sale administrativ terit oriale: art. 8 C. com. prevede c: ³Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a coduluicomercial era justificata la data adoptrii sale, când activitatea statului i a unitilorsale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul castatul svârete pe lâng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilorpublice i acte cu caracter privat, în doctrina s-a considerat ca el este subiect al



234

raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poatesvâri anumite fapte de comer.

2. Regiile aut onome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparinestatutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate publicsunt inalienabile. În condiiile legii ele pot fi date în administrare regiilor autonome

ori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau închiriate. Potrivit Legii Nr.15 /1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz în ramurile strategice aleeconomiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobândete dinmomentul înfiinrii sale, dup caz, prin hotrâre a guvernului sau prin deciziaorganului administraiei publice locale.

3. Organizaiile c oo peratiste: întrucât prin desfurarea unor activiti de producerei desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinerea de profit,aceast activitate are caracter comercial. În consecin organizaiile cooperatiste aucalitatea de comerciant.

4. Asociaiile i f undaiile: potrivit legii, scopul înfiinrii asociaiilor i fundaiilor este

desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deciasociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.

3.2.2. Dovada calitii de comerciant:

In cazul unei persoane fizice, întrucât calitatea de comerciant se dobândete prinsvârirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, înseamn c aceastcalitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care s rezulte cpersoana în cauz a svârit efectiv una sau mai multe fapte de comer prevzute deart. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i în nume propriu.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobândete prin însi

constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poateproba prin dovedirea constituirii societii în condiiile prevzute de lege. Un mijlocde dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe înmatriculare înregistrul comerului a societii comerciale.

3.2.3 Încetarea calitii de comerciant

In cazul persoanei fizice, aceasta înceteaz s mai aib calitatea de comerciant înmomentul în care nu mai svârete fapte de comer ca profesiune. Încetareatrebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea decomerciant.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde în momentul în caresocietatea înceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala îi înceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea locprin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizriiobiectului societii sau realizarea acestuia, hotrârea adunrii generale, faliment.Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridicea societii. În aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale,dar poate face operaiunile necesare lichidrii.



235

4. SOCIETILE COMERCIALE

4.1. Noiunea i caracterele juridice ale societii civile:

Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract întemeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se îneleg s pun în comunanumite bunuri pentru a desfura împreun o anumit activitate, în vederearealizrii i împririi beneficiilor care vor rezulta.

Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care îl deosebesc de altecontracte :

a) fiecare asociat se oblig s pun în comun o valoare patrimonial (aport);

b) asociaii se oblig s desfoare împreun o activitate care constituie obiectulsocietii;

c) toi asociaii particip la realizarea i împrirea beneficiilor.

Din definiia dat rezult caracterele juridice ale contractului de societate:

a) contractul este plurilateral , în sensul c la încheierea sa particip dou sau maimulte persoane, fiecare asumându-i anumite obligaii;

b) contractul este cu titlu oner os; fiecare asociat urmrete realizarea unui folospatrimonial, adic obinerea de beneficii;

c) contractul este c omutativ ; întinderea obligaiilor fiecrui asociat este cunoscut în momentul încheierii contractului;

d) contractul este c onsensual , ceea ce înseamn c se încheie prin simplul acordde voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem.

4.2. Def iniia societii comerciale:

Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe bazaunui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, în care asociaii se îneleg s pun în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unor fapte de comer, în scopul realizrii i împririi beneficiilor rezultate

4.3. Societatea civil i societatea comercial:

Asemnri : au aceeai esen; fiecare reprezint o grupare de persoane i debunuri (capitaluri) în scop economic i lucrativ;

ß atât societatea civil, cât i cea comercial iau natere printr-un contact desocietate;

ß ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i



236

împrirea unor beneficii.

Deosebiri: obiectul sau natura operaiunilor pe care le realizeaz societatea;

ß societatea comercial este investit cu personalitate juridic, în timp cesocietatea civil rmâne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sinestttor;

ß între societatea civil i cea comercial exist deosebiri privind condiiile încare acestea se constituie i funcioneaz.

4.4. Elemente specif ice ale contractului de societate care st la baza societii comerciale

4.4.1. Aporturile asociailor

Sub aspect juridic, prin aport se înelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociatde a aduce în societate un anumit bun, o valoare patrimonial. În limita aportului,asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceastcalitate.

Obiectul aportului îl poate constitui:

- aportul în numerar ; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul se obligs o transmit societii;

- aportul în natura; are ca obiect anumite bunuri, care pot fi bunurimobile(cldiri, instalaii), bunuri mobile corporale (materiale, mrfuri) sauincorporale (creane, fond de comer);

- aportul în industrie, care const în munc sau activitatea pe care asociatulpromite s o efectueze în societate, având în vedere competena i calificarea sa.

4.4.2. Capitalul social i patrimoniul societii

Prin capitalul social al unei societi comerciale se înelege expresia valoric atotalitii aporturilor asociailor care particip la constituirea societii. Capitalulsocial mai este denumit i capital nominal.

Capitalul social are o dubl semnificaie: contabil i juridic. El constituie gajulgeneral al creditorilor societii. De aceea, este fix pe toat durata societii.

C apitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-auobligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cu capitalulsocial.

C apitalul vrsat este valoarea total a aporturilor efectuate i care au intrat înpatrimoniul societii.

Capitalul social al societii este divizat în anumite fraciuni, denumite diferit dup



237

forma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.

P atrimoniul societii, în lumina dreptului civil, îl constituie totalitatea drepturilor iobligaiilor cu valoare economic aparinând societii.

Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri . Astfel, în timpce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniul societiieste o universalitate juridic, în care sunt cuprinse toate drepturile i obligaiile,precum i bunurile societii.

4.4.3. Intenia asociailor de a colabora î n desfurarea activitilor comerciale

Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de a lucra în comun, suportând toate riscurile activitii comerciale.

Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceastparticipare este diferit, în funcie de forma juridic a societii.

4.4.4. Realizarea i î mprirea benef iciilor

Scopul societii este acela de a realiza beneficii din activitatea comercialdesfurat i de ale împri între asociai sub forma de dividende. Acest scopconstituie criteriul de distincie între societatea comercial i asociaie.

In general, prin benef iciu se înelege un câtig evaluabil în bani. Realizarea saunerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfâritul exerciiului financiar, prin întocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi.

Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legeanr.31/1990). Aceasta înseamn ca trebuie s se fi înregistrat un excedent, adic osum de bani care s fie mai mare decât capitalul social, deoarece nu pot fidistribuite beneficii din capitalul social.

Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup întregirea capitalului social, când acesta s-a micorat în cursul exerciiului financiar.

4.4.5. Criterii de î mprire a benef iciilor

Potrivit legii, în contractul de societate trebuie s se prevad Äpartea fiecrui asociatla beneficii i la pierderi´ (art. 3) sau Ämodul de distribuire a beneficiilor´ (art. 8).

Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor.Cum este i firesc, criteriul care este avut în vedere este contribuia asociailor laformarea capitalului social al societii.

4.5. Formele societii comerciale:

Potrivit art. 2 din Legea nr. 31/1990, societatea comercial îmbrac una dinurmtoarele forme juridice:



238

a) societatea în nume c olectiv este aceea societate ale crei obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a tuturorasociailor;

b) societatea în c omandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailor

comanditai; asociaii comanditari rspund numai pân la concurenta aportului lor;

c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este împrit înaciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionarii rspundnumai în limita aportului lor;

d) societatea în c omandita pe aciuni este societatea al crui capital social este împrit în aciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social i curspunderea nelimitat i solidar a asociailor comanditati; asociaii comanditatirspund numai pân la concurenta aportului lor;

e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt

garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai în limita aportului lor.

4.6. Clasif icarea societilor comerciale:

4.6.1. Societi de persoane i societi de capitaluri

Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe bazacunoaterii i încrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac parte dinaceast categorie : societatea în nume colectiv i societatea în comandita simpla.

Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus denevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale

asociailor. Elementul esenial îl reprezint cota de capital investita de asociat. Intr în aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea în comandita pe aciuni.

Societatea cu rspundere limitat nu se încadreaz în nici una din aceste categorii.Aceast form de societate împrumut unele caractere, atât de la societile depersoane, cât i de la societile de capitaluri.

Ca i în cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat sebazeaz pe încrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numruluiasociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privindtransmiterea prilor sociale. În ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiilesocietii, asociaii rspund numai în limita aportului lor, ca i în cazul societilor de

capitaluri.

4.6.2. Societi în care asociaii au o rspundere nelimitat i societi în care asociaiiau o rspundere limitat

Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit în raport de forma juridic a societii.



239

In societatea în nume colectiv, asociaii rspund nelimitat i solidar pentru obligaiilesocietii.

In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pân laconcurenta aportului lor.

In privina societii în comandita simpl sau pe aciuni rspunderea asociailor estediferit: asociaii comanditati rspund nelimitat i solidar, iar asociaii comanditarinumai în limita aportului lor.

4.6.3. Societi cu pri de interes i societi pe aciuni

Dup structura capitalului social i modul de împrire a acestuia, societilecomerciale se clasific în dou categorii: societi în care capitalul social se divide înpri de interes i societi în care capitalul social se împarte în aciuni.

Capitalul social se divide în pri de interes în cazul societii în nume colectiv isocietii în comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri

sociale).

Capitalul social este împrit în aciuni în cazul societii pe aciuni i societii încomandita pe aciuni.

4.6.4. Societi care emit titluri de valoare i societi care nu pot emiteasemenea titluri

Societi care emit titluri de valoare pot fi societatea pe aciuni, societatea încomandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitat.

In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea în nume colectiv i societatea încomandita simpla.

Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupraunei fraciuni din capitalul social. Între aceste titluri de valoare exista o deosebireesenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iarcertificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.

4.6.5. Societi cu capital românesc i societi cu participare strin

Societile cu capital românesc sunt societile în care asociaii sunt ceteni româniori persoane juridice de naionalitate român.

Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integral strinsau în asociere cu persoane fizice sau juridice romane.

BIBLIOGR AFIE:

ß C odul C omercial

ß Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile c omerciale, republicata cu modi f icrile



240

ulteri oare

y Crpenaru, S., Drept c omercial r oman, Editura Atles SRL, Bucuresti, 1992

ß Cpân, O., I nstituii ale noului drept c omercial, societile c omerciale,Editura Lumina Lex, Bucuresti, 1991

y Georgescu, I., L., Drept c omercial r omân, Editura Socec, Bucuresti, 1948

ELEMENTE DE PROTOCOL

Necesare activitii de secretariat

1. R olul protocolului

Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera în care urmeaz s se desfoareraporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care

guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participantprerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolulgaranteaz egalitatea în drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-ifac auzit în mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie sguverneze raporturile între oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolulguverneaz, de asemenea, negocierea, încheierea i intrarea în vigoare a unordocumente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii deafaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere întreparteneri.

2. Eticheta

ÄRegulile de conduit´ sau Äregulile de comportare´ la care se refer etichetacontribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, în general, i la o desfurarenormal a activitii in afaceri în special. Este foarte important cunoaterea iaplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sauignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale caredepesc sfera relaiilor strict personale ale celor în cauz. Nu se pot concepe relaii între parteneri fr contactul uman necesar i, în cadrul acestui contact, frrespectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, în ultim instan, o lips decompeten profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pri

pe planul relaiilor specifice. În concluzie, însuirea i respectarea unor reguli deeticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.

A. inuta f izic (pe strad i î n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, îngrijit, s se controlezepermanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greit s te sprijini desptarul unui scaun sau de perete, s ii mâinile în buzunar sau s te joci nervos cu



241

bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la altpersoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun saucanapea trebuie fcut de aa manier încât s nu denote o stare de plictiseal sausatisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitatstrângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetelepe braele scaunului. Încruciarea genunchilor la prea mare înlime trebuie, de

asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scauni cum îi încrucieaz picioarele, astfel încât rochia s poat acoperi genunchii. Întimpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutorpentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btându-l peumeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, unrâs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup depersoane. El comport, în mimic i în inut, o serie de nuane care pot s-imodifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl

obligaie formal. Câteva reguli de baza în legtur cu salutul :

ß brbaii salut primii femeile;

ß persoanele mai tinere salut primele pe cele mai în vârst;

ß subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips depolitee. Este recomandabil ca brbatul când salut cu plria s o in de calot, înclinând uor capul i privind la persoana salutat. Dac mâinile îi sunt ocupate, seaccept salutul printr-o simpl înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se face

printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoancunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.Când este întâlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat,este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primelepersoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost vzute. Dac persoanacunoscut este împreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, sesalut tot grupul. În timpul salutului se folosesc i formulele: Äbun dimineaa, bunziua sau bun seara´. La întâlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: Äbunziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strângerea de mân poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se oprescpentru a sta de vorb sau a continua drumul împreun, fie cu ocazia prezentrii lor.În cazul strângerii de mân rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întindeprima mâna, persoana cea mai în vârst celei mai tinere i persoana cu grad superiorcelei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc înochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurrile, brbaii se scoal pentru a strânge mâna interlocutorului;femeile, în schimb, nu se ridic în picioare decât când este vorba de o persoan multmai în vârst sau pe care dorete s-o onoreze în mod special.



242

Srutul mâinii continu înc s fie practicat în numeroase locuri sau împrejurri, fiindconsiderat ca o form de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârst saucstorite, de soii de înali demnitari etc. Srutul mâinii se face într-o formpoliticoas, prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurri este recomandabil sse simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mâna înmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele

dintre femeile care se afl împreun.

C. Prezentrile

În probleme de etichet, de o deosebit importana în activitatea partenerilor estefelul în care se fac prezentrile. În aceast privin trebuie respectate urmtoarelereguli:

ß brbatul este prezentat femeii;

ß persoana mai tânr este prezentat celei mai in vârst;

ß persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: Äîmi permitei s v prezintpe«´. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul celmai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: Äsoulmeu´ sau Äsoia mea´. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamnaIonescu sau domnul Ionescu i doamna, începându-se întotdeauna cu soul. Formuleca Äîncântat´, Äsunt fericit de a v fi întâlnit / cunoscut´ se folosesc în mod curent.

Dei în practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, în tot mai multe ri eaeste cunoscut în rândul oficialitilor i în corpul diplomatic. În astfel de ocaziitrebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, în afar de nume, apelative

Ädomnul´ sau Ädoamna «´, adugându-se, eventual, funcia sau calitatea. În unelesituaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.

Unele excepii de la regulile de prezentare:

ß fata tânr va fi ea prezentat unui brbat în vârst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut în viaa publica se vapronuna numai titlul acesteia nu i numele; ex. Äd omnul preedinte ´ etc.

D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, oricât de atent ar fi pregtit, risc s devinplictisitoare în lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea uneiatmosfere plcute, gazda trebuie s se gândeasc la alegerea oaspeilor, astfel încât între acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz înaceleai domenii de activitate sau în domenii care au contingen între ele, fie prinformaia lor intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie s devin



243

instrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, ocomponent principal a muncii de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi însuit dup anumite formule. Pentru desfurareaunei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtirepolitic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politee

i alte asemenea însuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fiobinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral.

În ceea ce privete atitudinea în timpul unei conversaii, de obicei se spune c nueste frumos Äs pari nici mai inteligent i nici mai instruit decât interlocutorul tu´. Întimpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, îns degajat,s fie plcut în conversaie i s o canalizeze în problemele care îl intereseaz.Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezeleinterlocutorului su. Aceasta nu înseamn c nu se poate interveni, ci este chiarrecomandabil s se intervin îns într-o form politicoas, dar ferm, în explicareapoziiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod eronat. Acest lucru trebuiefcut cu calm i tact, astfel încât modul în care se susine o prere contrarie s nu se

fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaii de felul: Änu avei dreptate!´, Äce eroare!´ etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strnutul zgomotos în timpul conversaiilor,acestea fcându-se cât mai discret posibil i întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se întrein cu partenerul din dreaptai din stânga sa i s evite, pe cât posibil, discuiile cu partenerii îndeprtai. Larecepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se eviteconversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasades nu se adune în grupuri.

E. Convorbirea telef onic

Telefonul este un mijloc important i extrem de util în rezolvarea sarcinilorprofesionale curente, cât i în meninerea legturilor fireti între cunoscui, prieteni.De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de careeste indicat s se in seama. În acest sens, trebuie cunoscut în primul rândnecesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar în al doilea rând, în cazulsecretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se facindicându-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul«), precum iinstituia la care lucreaz, evitându-se de obicei s se indice i funcia.

În situaia când legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie satepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot în cazul legturii stabilite prinsecretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci sprocedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cearasentimentul celui chemat, întrucât anumite raiuni pot impune ca o convorbire saualta s nu aib loc atunci când este solicitat.

În cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se



244

identifice persoana care o recepioneaz, inând seama de obligaia de a întocmi notatelefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care arecepionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicri de o deosebitimportan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlulexactitii, a notei transmise.

F. Reguli ce urmeaz a f i respectate cu prile jul unor aciuni protocolare(mese, recepii, cocktailuri).

inuta i comportarea lucrtorului diplomatic în timpul aciunilor protocolaremenionate prezint o deosebit importan.

inuta i comportarea î n timpul unei mese

inuta vestimentar va fi cea indicat în invitaie. În cazul când o asemeneaprecizare nu exist, se va îmbrca un costum adecvat ocaziei respective.

inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nu

incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. În timpul mesei numai capul poate sfie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau întregul bust. Înmod normal ducerea mâncrii la gur se execut cu antebraul i mâinile fr aantrena micarea braului i a umerilor.

La începutul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde înrscroiala hainei, în decolteu sau de gât. tersul gurii cu ervetul se va face în modcât mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci sestrânge i se pune lâng farfurie. Nu se mnânc în grab sau nervos. Gestul de aine degetul mic în sus când se bea sau se mnânc nu este recomandabil. Lingura icuitul se folosesc numai cu mâna dreapt. Furculia se ine îns cu mâna stângcând, în acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea

poate fi inut în mâna dreapt. În cazul stângacilor adaptarea se face discret pemsura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacâmurilor. În timp ce semnânc, tacâmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vârful în sussau a gesticula cu ele. Când se bea, tacâmurile se pun pe farfurie, încruciate sauunul lâng altul, cuitul în partea dreapt iar furculia cu dinii în sus. Dupterminarea fiecrui fel de mâncare, furculia i cuitul se pun în prealabil pe farfurie, în aceeai poziie: furculia va avea îns, de ast dat, dinii în jos. Este nepoliticoss se mnânce direct de pe cuit. Când se scap un tacâm pe jos, se ridic, se punepe marginea mesei i se cere altul. În timpul mesei se vor evita zgomotele inutile idizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacâmurilor,scobirea în dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semn debun cretere. Controlul inutei trebuie fcut înaintea intrrii în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor Äpoft bun´. Supele i buturile se servesc de ctreosptar din partea dreapt, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc dinpartea stâng.

Serviciul începe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, începându-se cu brbatul



245

care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminând cu gazda brbat. Semnalulde începere a mesei îl d gazda femeie, invitând oaspeii s serveasc. Brbatulgazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut lasemnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat îns c toi invitaii au terminat demâncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri îns când acesta este rostit i la începutul mesei. Într-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolics fie deja turnat în pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu carese toasteaz se ridic pân la nivelul feei. Dac în timpul toastului brbaii se ridicde pe scaune, femeile pot rmâne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, împreun cu brbaii.

Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales când existinteresul de a se invita un numr mai mare de persoane. În acest caz, mâncrurile(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului.Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate mânca în picioare,caz în care este nevoie de mai mult dexteritate, întrucât cu mâna stâng se va ine

farfuria i se va mânca cu mâna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas.Dac este loc, se mai poate mânca aezând farfuria pe masa de bufet sau pe mesealturate special amenajate în acest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fiede osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mâncare i butur, fie prininstalarea unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-sesinguri, sau cu ajutorul câtorva osptari.

G. Fumatul

În aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fie

stingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze în apropiereaunei femei, un tânr lâng o persoan mai în vârst, un funcionar în faa sau lângsuperiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. În asemenea împrejurri, întrebarea Äîmi permitei s fumez?´, mai ales când este însoit degestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoareceinterlocutorului îi va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, în asemeneasituaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute în vedere i altecâteva reguli eseniale:

ß nu se salut cu igara în gur;

ß nu se vorbete cu igara sau pipa în colul gurii i nu se ine igara permanent în gur pufind din ea;

ß nu se intr cu igara sau pipa aprins în locuina unde eti invitat sau în biroulsuperiorilor în grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumulpe nas. În societate brbatul ofer foc mai întâi femeilor i apoi brbailor. O femeiepoate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosireascrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este



246

inadmisibil s se foloseasc la întâmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va începe s fumeze înainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma înaintede a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz decât din momentulcând sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu înainte de a se trece la felulprincipal de mâncare, respectiv la friptur.

H. inuta vestimentar

În activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan.Regula de etichet vestimentar cere o îmbrcminte corect, în plin armonie cuconformaia corpului i împrejurrile în care este purtat. În aceasta const iadevrata elegan. A fi elegant nu înseamn preocuparea exclusiv pentru numruli preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, cipreocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croialcorespunztoare, capabile s rspund unor nevoi cât mai variate i fr a sedemoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cmacurat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i înclmintea sau ciorapii, laculoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei

trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decâts-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va îmbrca în culori galbene sau verzi.O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungidispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie înalt nu va purta orochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea uneinote de mai mult elegan, ci dimpotriv.

inuta de zi sau inuta de ora (se fol osete dimineaa i dup-amiaza)

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarelesugestii:

Pentru femei :

ß rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivitesezonului (ziua nu se îmbrac rochii din materiale lucioase ± lamé sau dantel);

ß mnui simple i plrie, asortate cu îmbrcmintea;

ß accesorii discrete;

ß poeta obinuit de o culoare asortat cu îmbrcmintea;

ß pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu îmbrcmintea (nu se

recomand pantofi din piele lucioas);

ß palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brbai:

ß costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea închis), de croialobinuit;



247

ß cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum;

ß cravat, ciorapi i pantofi asortai la culoarea costumului;

ß mnui numai când se poart i plrie;

ß palton sau pardesiu, numai când este cazul.

U nele precizri:

ß costumul Äuni´ se poart cu cma Äuni´ i cravat cu dungi discrete;

ß la cma în dungi se poart i cravat Äuni´;

ß cravat modern, înflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fiealeas cu mult grij;

ß culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei;

ß nu se poart cravat la cma cu mânec scurt;

ß toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, în circumstanelecare impun elegan.

inuta de sear sau inuta de culoare î nchis

La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare închis, se recomand:

Pentru femei

ß rochie de sear din mtase, lamé, dantel, lân, jersé etc., de obicei delungime obinuit sau dac moda impune, mai lung;

ß mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mâneci) sau lungi -3/4 (larochie fr mâneci);

ß bijuterii de pre, dar discrete i în numr redus;

ß poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete,mrgele etc.), de culoare asortat cu îmbrcmintea;

ß pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, în culoriasortate cu îmbrcmintea;

ß în sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare închis.

ß Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale,mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., îns în ora poate fi folosit, cudeplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de bun



248

calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul înalt lainuta cu pantaloni.

Pentru brbai

ß costum de culoare neagr sau închis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare(stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

ß cma alb;

ß cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

ß ciorapi negri;

ß mnui, când se poart i plrie;

ß pantalon sau pardesiu când este cazul (totdeauna cu mnui).

inuta pentru ceremoniile cu caracter f unerar

La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar:

Pentru femei

ß îmbrcminte de sezon, de culoare neagr;

ß ciorapi negri subiri;

ß poet neagr;

ß pantofi negri;

ß batist alb, îndoliat;

ß plrie i mnui de culoare neagr;

ß palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, în funcie de anotimp.

Pentru brbai

La înmormântri :

ß costum de culoare neagr;

ß cma alb;

ß cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr;

ß palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (în funcie de



249

anotimp);

ß fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de c ond oleane ± hain neagr sau inut de culoare închis. Laprezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie.

c) La depunerea de c or oane de f l ori sau jer be, se recomand folosirea inutei deculoare închis.

inuta de ceremonie sau inuta special

În practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observându-se tendinade renunare la îmbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. În ultimul timp, în multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosetecostumul negru sau închis.

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat peinvitaie. În cazul când nu exist o asemenea precizare, se va folosi îmbrcminteacorespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute în programul acestorvizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale în vedereaconfecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

ß dac brbatul este îmbrcat în smoking, partenera va purta rochie scurt, frmâneci, fr plrie i mnui (în unele ri, la mesele care au loc la ore târzii seindic rochie lung);

ß dac brbatul este îmbrcat în jachet (de obicei, la vizite oficiale în cursulzilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;

ß dac brbatul este îmbrcat în frac, partenera va purta rochie lung, frmâneci i cu mnui lungi.

Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte îmbrcmintea indicat în program saupe cartea de invitaie. În lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont deurmtoarele recomandri:

P ortul mnuil or

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad îns, brbatul îi va scoatemnua din mâna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile decât dac întâlnirea este fixat dinainte. În interior, brbatul nu intr cu mâna dreapta înmnu. Este preferabil ca ea s se scoat înainte de a suna la u. Mnuile se scot în restaurant i într-o sal de dans, dar ele se pot purta în tren, la sport i pentrucondusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc îninterior, brbaii îi vor scoate mnuile, în timp ce femeile ± dac doresc ± pot s lepstreze. La o invitaie la mas, nu se intr în sufragerie cu mnuile în mân. Când



250

se îmbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.

Alte reguli de etichet:

ß P e strad ± prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece înainteabrbatului, cel mai în vârst înaintea celui mai tânr, gradul superior înaintea celuiinferior.

ß Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai în vârst sau maimare în grad (cu excepia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente iimportante pentru interlocutori).

ß La urcarea în mijl oacele de transport public se d întâietate femeilor,persoanelor mai în vârst i superiorilor în grad. La coborâre se procedeaz invers:brbatul sau persoana mai tânr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei maiin vârst.

ß În cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate în dreapta

banchetei, dup care urmeaz cel din stânga, iar locul trei, în fa, lâng ofer. Încazul când dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl împreun,locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârst stând la dreapta, iar abrbailor în fa.

ß Dac doi brbai însoesc o femeie, cel mai in vârst sau superior în grad stpe bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea brbat în fa.

3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recepiilor i î ntâlnirilor prieteneti

A. Organizarea meselor (de jun, dineu)

Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personalitilocale, a încetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind omodalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial încare se desfoar, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse întreparticipani, cât i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind atât de oportunitateaaciunii i de alegerea oaspeilor, cât i de priceperea i tactul cu care gazda invit,primete i se ocup de invitai.

a) Oportunitatea organizrii meselor

În general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectivprecis, s constituie o aciune de munc, care s contribuie la susinerea idezvoltarea activitii organizatorului, la lrgirea i întrirea contactelor cupersoanele invitate.

b) Alegerea invitailor

Alegerea invitailor, ca nivel i numr, este determinat de:



251

ß importana persoanei sau delegaiei în cinstea creia este oferit masa;

ß scopul care se urmrete;

ß nivelul la care are loc aciunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar sexiste un echilibru între nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel alreprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuie deinteres comun.

La alegerea invitailor se va avea în vedere ca participanii s se poat înelege întreei într-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nucunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit înmod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.

c) T rimiterea invitaiilor

Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului meseicu cel invitat, astfel c modul în care se deruleaz acest moment va contribui sau nula reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce în prealabil, persoanelecare urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii departicipare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este unsemn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa i va fi adresatpersoanei i nu funciei celui invitat. În msura în care uzanele locale prevd, peinvitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. În cazul protocolului românesc sefolosete, în special, Äinuta de ora´, la dejun i Ähaina de culoare închis´, pentrudineu. În funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina închis poate fi

folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:

ß Ätenue de ville´ ± Äinformal dress´ ± costum de ora

ß Ähabit foncé´ ± Ädark suit´ ± costum de culoare închis

ß Äcravate noire´ ± Äblack tie´ ± smoking.

Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în coluldin dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celuiinvitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, încaz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fiedat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se vaputea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o altpersoan, fr încunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.

Este important ca invitaia s ajung la destinatar cu cel puin 10-14 zile înainteaaciunii.



252

d) Plasamentul la mas

Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, în funcie de încpere,privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, în cazul în care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.

Plasamentul se face întotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, atât abrbailor cât i a femeilor. Ordinea de precdere se face inând cont de funcie. Lanivel de reprezentare egal, vechimea în funcie, gradul, vechimea la post etc., suntelemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve saudivorate au precdere ± în principiu ± asupra celor necstorite, atunci când nu aufuncie.

Pentru a înlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonaedreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numrul invitailoreste mare, pentru a se evita circulaia în jurul mesei pentru identificareaplasamentului la mas, se folosete al doilea rând de cartonae pe care este schiatplanul general al mesei i este marcat locul invitatului. În funcie de numrul

participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general,care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea în vedere isoluii combinate, de plasament la masa în form de potcoav cu mese rotunde saudreptunghiulare, în funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. Însituaia când la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. În caz contrar, persoana cu gradulmai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este uncelibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei sfie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se dorete s se acordeoaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. În acest caz, gazda-brbat se aeazfie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ± ceea ce este mai politicos. În funciede nivelul la care are loc aciunea, în situaia în care exist, locul translatorului poatefi: în spatele gazdei sau la mas, în stânga ei.

M asa Bufet Se organizeaz când exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.Mâncrurile vor fi aezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeiise servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate mânca în picioare înacelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe carese aeaz farfurii i tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei

Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz atâtserviciul osptarilor, cât i consumul mâncrurilor pregtite[1].

ß Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentruca vecinii s se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor i nici prea deprtate încât discuiile s fie stânjenite.



253

ß F aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare(damasc). Înainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfectcurat i recent clcat, astfel încât pliurile s nu împiedice aranjarea mesei. În cazulcând sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat în msuraposibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie cât mai puinperceptibil. Sub faa de mas se întinde, de obicei, un molton gros, care permite o

mai bun fixare a tacâmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

ß În ultimul timp, se folosesc în mod curent fee mici de mas, individuale,fcute dintr-o pânz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori.Feele de mas individuale se folosesc numai când gazda dispune de o mas dinlemn de calitate superioar i perfect lustruit.

ß erveelele se aranjeaz în diferite forme, pliate în form dreptunghiular sautriunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic estearanjarea lui în form triunghiular, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încâts mascheze feliile de pâine sau chifle.

ß Tacâmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, depreferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze înainteafiecrei mese, spre a se încredina c sunt curate i în bun stare. Nu este nimic maineplcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu,mânerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mâncare semnânc cu tacâm separat. De aceea i tacâmurile se aranjeaz în ordinea serviriimeniului, în jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:

± la dreapta farfuriei: lingura de sup, cuitul de pete, cuitul de carne;

± la stânga farfuriei: furculia de pete i cea de carne;

± în faa paharelor: furculia, cuitul i linguria de desert.

± lamele cuitelor vor fi întotdeauna îndreptate spre farfurie.

ß P aharele se aranjeaz în faa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numrullor depinzând de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un paharseparat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampaniese vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servetedirect la mas, se pune în plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei,se umple înainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac sepun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai înainte.

ß Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele dou rânduri detacâmuri. Ornamentul cel mai practic const într-un aranjament de diferite flori cutijele tiate scurt, puse într-o vaz joas, astfel încât oaspeii plasai faa în fa sse poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care searanjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitatesuperioar. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ß Ca piese accesorii , la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,



254

mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la mas seservete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor,respectiv a sâmburilor, se obinuiete ca în dreptul fiecrui invitat s se pun câte unbol cu ap, în care oaspeii îi vor putea clti degetele. În ap se pot pune petale deflori, felii de lmâie etc.

f ) M eniul

Meniul va fi întocmit în funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdeitrebuie s-o constituie calitatea mesei i felul în care este servit. Se vor evita meseleprea încrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, în afara desertului, maimult de dou feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabilete unmeniu mai uor. În general, nu se servete decât un singur fel de mâncare din carne.Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face înfuncie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, îngheat), daccelelalte feluri de mâncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,

plcint etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot,salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea încrcat.

Vinurile se aleg dup componena meniului. La o mas nu se vor servi mai mult dedou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau într-un salon separat.Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima,invitând oaspeii în salonul respectiv.

Unele reguli de etichet referitoare la aciunile protocolare enunate

În cazul când eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta laprimire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acestcolaborator s întâmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutându-i s ia cunotin deplasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat dinpiele sau material plastic, în care se introduc buci mici de carton, pe care se scrienumele fiecrui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei, montat înmijlocul plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte având în vedere c se pot servi unele mâncruri fixe care se pregtesc Äla minut´, pe dealt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel întârziat. Pentru

preîntâmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la oraindicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, în picioare, prilejinclusiv pentru un prim contact între toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. În cazul când o asemenea precizarenu exist, în funcie de anotimp i ora mesei, se va îmbrca un costumcorespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prânz i în orice caz deculoare închis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii îmbrac înscma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, de



255

asemenea, grij ca între ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas deprânz, femeile pot îmbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vârstei ± înprivina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie demtase sau lân, mai închis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mailung, dintr-un material închis i mai greu) nu se poart decât atunci când brbatuleste în smoking sau frac. Portul plriei la prânz este uzual, chiar la o rochie de

strad. De asemenea, în special la o mas de sear, se obinuiete s se poartemnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustulpersonal.

Când osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspeteluiprincipal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s între în sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfâritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande între ei pe oaspeiicare nu se cunosc.

Servitul mesei începe întotdeauna cu oaspeii-femei, în ordinea de precdere aacestora i continu apoi cu brbaii, astfel încât gazda-soie va fi servit ultimadintre femei, iar gazda-so ultimul dintre brbai.

Se va controla cu grij îmbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i deaceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea în carevor fi servii oaspeii i la comportarea în timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nuserveasc sau s circule în timpul toasturilor, decât dac este necesar s umplepaharele etc.).

Cei ce stau împreun la aceeai mas au obligaia de a discuta între ei. A procedaaltfel înseamn o total lips de politee. În cazul când doi oaspei plasai unul lâng

altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptultacâmului, spunând: ÄNumele meu, al dv.?´ sau numai Änumele meu´, în timp ce seuit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care osptarii servesc oaspeii cu igri. În cazulcând igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz înainte de a se trece la ultimulfel de mâncare (carne) sau pân când gazda nu face o invitaie în acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, în mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineîneles, în aceastprivin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind în funcie i de alteelemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumiteinterese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul când unii invitai auobligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsilocuina, scuzându-se atât fa de acesta, cât i fa de gazd.

B. Organizarea cocktailurilor i recepiilor

Cocktail-urile i recepiile se organizeaz în diferite împrejurri ca: ziua naional,prezena în ar a unei delegaii strine etc. În general, cocktailurile se organizeaz în ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiile



256

au un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaii de înalt nivel etc., ele având locmai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, deobicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fisalutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintrecolaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei,urmrindu-se ca gazdele s se întrein cu cât mai muli oaspei i în special cu

personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda areinteresul s le abordeze în ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume,astfel încât aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferiimembri ai instituiei.

C. Ceaiuri i î ntâlniri prieteneti

Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de ase crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fiedimineaa între orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, începând cu orele 16.00 pân laorele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar în

încheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa.

4. Uzane de ceremonial i protocol diplomatic practicate î n R omânia Primirea efilor de misiune

Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, în timputil, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare în România a noului ef de

misiune pentru a fi întâmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efiide misiune sunt salutai în Bucureti, la gar sau aeroport, în numele ministruluiafacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosireasau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sau duminic, srbtorisau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau înainte deorele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.

Vizitele protocolare ale ef ilor de misiune la sosirea la post

Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului ProtocoluluiMinisterului Afacerilor Externe, care îl informeaz asupra uzanelor locale privindceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care

trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice în România.

Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, în legtur cuprezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau înlipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeazpe eful de misiune despre ziua i ora când va fi primit de ministrul afacerilor externesau de secretarul de stat în vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.



257

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz directorului Protocolului copia scrisorii decabinet prin care este numit în aceast funcie i a celei de rechemare apredecesorului, în cazul c acesta nu a depus-o la plecare.

În ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarulde stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul

Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are oconvorbire cu eful de misiune. eful de misiune înmâneaz ministrului afacerilorexterne sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor derechemare a predecesorului su, în cazul în care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentruaudiena la preedintele României în vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.eful de misiune comunic în prealabil directorului Protocolului numelecolaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l însoeasc la ceremoniadepunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe

al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilorexterne al rii acreditante.

Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare

În ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocoldin Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de lareedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la PalatulCotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei.Colaboratorii care îl însoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este

salutat de eful Protocolului Preediniei, care îl invit s treac în revist gardamilitar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar în acordurile Marului de întâmpinare. Ambasadorul se oprete în dreptul drapelului României i salut printr-ouoar înclinare a capului, dup care continu trecerea în revist a grzii. Duptrecerea în revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat în main,unde îl ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odatajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui într-un salon deateptare în care sunt arborate steagurile respectivei ri i al României.

Ambasadorul, însoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe,urmai de colaboratorii ambasadorului, intr în Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai înfaa preedintelui României. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau unsecretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului dinMinisterul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui României cu formula ³Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa, d omnul «..,ambasad orul extraordinar i plenipoteniar al «.. în România´.

Ambasadorul îl salut pe preedintele României printr-o uoar înclinare a capului ise adreseaza cu urmtoarele cuvinte: ³ Domnule preedinte, permitei-mi s vînmânez scrisorile prin care preedintele «.., Domnul «.. m acrediteaz în calitatede ambasad or extraordinar i plenipoteniar al «.. în România, precum i scrisorile



258

de rechemare a predecesorului meu´.

Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare,precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. Înmânarease face cu ambele mâini de la o distan de circa un metru.

Dup primirea scrisorilor, preedintele îi strânge mâna ambasadorului.

Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale române care asist laceremonie. La rândul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si.Preedintele îl invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lâng steagulRomâniei.

Preedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu ± Biblioteca ± cu noulambasador. La întrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat,consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratoriiambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage într-un salon alturat în ateptarea încheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,preedintele îi ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si iesdin palat i se îndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial în care seafl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fadreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conducepe ambasador pân la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cupde ampanie sau cocktail restrâns.

inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare

închis, uniform diplomatic sau costum naional.

Ordinea de precdere a ef ilor de misiune

Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentruambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedinteluiRomâniei, iar pentru însrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumriiconducerii misiunii diplomatice;

Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite înfuncie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrulafacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc în funcie de ziuai ora sosirii la Bucureti;

Dac în aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori ± în acelaiavion sau nav maritim ± ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fistabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.



259

Absena ef ului de misiune

În caz de plecare temporar din România, eful misiunii trimite o Not VerbalMinisterului Afacerilor Externe ± Direcia Protocol ± indicând numele colaboratoruluicare îl înlocuiete pe timpul absenei sale, în calitate de însrcinat cu afaceri a.i.

De asemenea, eful misiunii notific în scris Ministerului Afacerilor Externe ± DireciaProtocol ± întoarcerea i reluarea funciilor sale;

În caz de plecare definitiv sau temporar din România a unui însrcinat cu afaceria.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însrcinat cu afaceri a.i. se face printr-oscrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al României de ctreministrul afacerilor externe al rii respective.

Plecarea def initiv din R omânia a ef ilor de misiune

La plecarea definitiv din România, scrisorile de rechemare pot fi depuse laPreedintele României fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii

acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;

Scrisorile de rechemare ale însrcinailor cu afaceri titulari se depun ministruluiafacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor decabinet.

efii de misiune care prsesc definitiv România sunt salutai la plecare, la gar saula aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctulacestuia.

Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sauduminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele

22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al DirecieiProtocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prinNota Verbal în care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unorvizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilorexterne) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe ± DireciaProtocol.

La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conduceriiMinisterului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer undejun sau dineu îin onoarea respectivului ef de misiune.

Obligaiile protocolare ale soiilor ef ilor de misiune

Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuiapoate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilorexterne. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor românecrora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri devizit.



260

Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre î nsrcinaii cu af aceri titulari la ministrul af acerilor externe

În ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însrcinatul cu afacerititular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocoluluicruia îi înmâneaz, într-o scurt întrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat

dup aceast întrevedere, directorul Protocolului îl conduce la cabinetul ministruluisau secretarului de stat.

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz ministrului afacerilor externe sausecretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea derechemare a predecesorului su, în cazul c acesta nu a depus-o înainte de plecare.Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.

inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a însrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costumde culoare închis.

Prezentarea colaboratorilor ef ului de misiune

eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pecare o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul AfacerilorExterne.

Ceilali membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezentai, la sosireala post,directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direcii

Ataaii militari i ataaii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul AprriiNaionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comerului, conform uzanelorrespectate în aceste ministere.

Decanul Corpului Diplomatic

Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasadorextraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. În România, decan alCorpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului ± respective NuniulApostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face în modautomat, fr nici o ceremonie. În absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomaticdevine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, în ordinea de precdere.Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe ± Direcia Protocol ± intr

în practic diplomatic.

ANEXA

Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele:

Masa la care particip numai br bai Varianta 1



261

G = gazdaO = oaspetele deonoare

Varianta 2


Masa la care particip i f emei Varianta 1 (cifrele subliniate ± femei)

G = gazdaSG = soia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cândnumrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea varianta

de plasament:


Masa în form de potc oav Varianta 1


Varianta 2



262


Masa r otund Numrul invitailor este mic.


Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizeaz în întregime gama de situaii ce pot aprea încadrul unor asemenea aciuni.

BIBLIOGR AFIE Baldrige, Letitia, C odul manierel or în af aceri, Ediia IV, Business Tech Internaional iAmerocart SRL, Bucureti, 1996;

Bonciog, Aurel, Drept diplomatic, Editura Fundaiei ³România de mâine´,2000;

Dessault, Louis, P r ot oc ol, instrument de c omunicare, Editura Galaxia, Bucureti,1996

Malia, Mircea, Dipl omaia, c oli i instituii , Ediia a II-a, Editura Didactic ipedagogic, Bucureti, 1975;

Marinescu, Aurelia, C odul bunel or maniere astazi, Editura Humanitas », Bucuresti,1995 ;

Vedina,Verginia, Elemente de pr ot oc ol, Editura Luminalex , Bucureti, 2000;

Îndreptar de pr ot oc ol, Mandat MAE, http://domino.kappa.ro/mae/mae.nsf /All/Indreptar.



263

CAP. IV

ORGANIZAREA I PRELUCR AREA ARHIVEI CONTEMPOR ANE

Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu

Directorul Colegiului Universitar de Administraie i Secretariat


Prof. M aria Petre

Arhivele Naionale Istorice Centrale ± Bucureti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investigaie izvoarele scrise pe suporifriabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale iaplicative în vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare,inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se aflinformarea documentar care studiaz informaiile, datele cuprinse în documente, înpublicaii, elaborând apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic ±sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor cât mai bine la beneficiar.

Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie

principala surs de informare documentar.

Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau sepreconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. Potrivitnormelor internaionale documentul este definit ca ³un material pe care este înregistrat o informaie´ sau ³o informaie înregistrat pe un segment´. Prin urmareelementele unui document constau în: informaii, înregistrarea lor, suportul.

Noiunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accepiune foarte larg.Astfel în Dicionarul tiinelor Speciale ale Istoriei documentul este definit, în sensarhivistic, ca fiind orice surs ³pe supori friabili, realizate cu ajutorul grafiei,fotografiei, înregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint

interes pentru cunoaterea istoric[1].

Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscripie sau orice altmrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut,redactat într-o form clar i având unitate de unitate de coninut i îneles de sinestttor. Legea Arhivelor din 1996 menioneaz c prin documentele care fac partedin Fondul Naional al României´ se înelege: acte oficiale i particulare, diplomaticei consulare, memorii, manuscrise, proclamaii, afie, chemri, planuri, schite, hari,



264

pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i înregistrri foto, video,audio i informaia cu valoare istoric, realizate în ar sau de ctre creatori romani în strintate[2].

Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate atât subaspectul informaiei cât i sub aspectul suportului pe care sunt realizate în arhive, fie

ele arhive naionale, departamentale (judeene), istorice, curente, documentele seafl grupate în fonduri i colecii.

Fond arhivistic se consider ´totalitatea documentelor create în decursul vremii deorganele de stat, de alte organizaii sau de persoanele fizice care au îndeplinit funciisau misiuni de rspundere în stat sau au avut un rol deosebit în viaa politic,social, economic, tiinific, cultural sau artistica a rii, care constituie izvor decunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale arii[3]´.

In actuala Lege a Arhivelor Naionale se specifica: Ćonstituie izvoare istorice ialctuiesc Fondul Arhivistic Naional al României, documentele create de-a lungul

timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private, economice,sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice´ [4].

Colecia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de oorganizaie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu(tematic, cronologic, particulariti externe, lingvistic) fr a se ine cont deproveniena lor[5]. Colecia are mai muli creatori ai documentelor care de multe oriau fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematicdiferit dar au form i raporturi asemntoare.

S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selecionare a arhivelor, ci utilitatea

lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraiei curente iarhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Existamai multe criterii de clasificare:

A. Dup deinerea arhivelor:

ß arhive deinute de organizaiile creatoare de arhiv;

ß arhive ale Arhivelor Naionale;

ß arhive deinute de alte organizaii i persoane particulare.

B. Dup etapele procesului de formare a arhivelor:

ß arhive curente (de registratur);

ß arhive de depozit;



265

ß arhive istorice (permanente).

C. Dup orânduirea social:

ß arhive feudale;

ß arhive moderne;

ß arhive capitaliste;

ß arhive socialiste.

D. Dup etapele istoriei arhivelor:

ß arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celuicruia îi era destinat i care beneficia de coninutul lui);

ß arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care îl creeaz);

ß arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bunordine i eviden); copierea se fcea în registru;

ß arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sauadministrativ).

E. Dup creatorii arhivelor:

ß arhive centrale, create de instituiile de conducere din stat;

ß arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

ß arhive judectoreti sau judiciare, create de instituii ca: Sfatul Domnesc,tribunale, curi cu juri etc.;

ß arhive poliieneti ± provin de la instituiile de la perioada modern care aveau în sarcin meninerea ordinii i care erau organe executive ale statului;

ß arhive economice, provenite de la instituii care au avut atribuii în diferiteramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i alComerului;

ß arhive statistice ± fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinarea oficiilor statistice (1859);

ß arhive militare ± cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi,Marele Stat Major;

ß arhive sanitare ± aparin unor instituii create la sfâritul sec. al XIX-lea;



266

amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii;

ß arhive sociale ale unor organizaii pe ramuri de producie, constituite cuscopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru obinerea de privilegii(bresle i corporaii);

ß arhive culturale ± create de instituii de cultur precum ASTRA, AteneulRomân, biblioteci, muzee;

ß arhive de învmânt, slab reprezentate în feudalism, când existau coli pelâng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz învmântul, iar arhivele suntcreate de coli, licee, universiti;

ß arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pân astzi,cu documentele cele mai vechi;

ß arhive personale ± totalitatea actelor i documentelor concepute, primite,adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan;

ß arhive familiale ± ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii,de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prindestinaia lor s-au pstrat în proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia.

F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

ß hârtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi, prelucratdin tulpina plantei numit papirus, pe care se scria în antichitate), pergament(material de scris obinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoara de copac.

G. Dup modul de percepere de ctre om:

ß arhive vizuale;

ß arhive sonore;

ß arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste definiii i explicaii se ajunge la clasificarea modern aarhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, darcare nu sunt necesare în prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar dinconsiderente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare.

Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturbaii i în domeniul arhivelor.Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgiaccesul la cercetarea arhivelor istorice naionale s-a recurs la un cadru legislativminim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrârea Guvernului Românieinr.769/1991.

Transformrile produse în sistemul instituional, apariia sectorului particular,abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea



267

unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Naionale a fost promulgat la 2 aprilie1996 prin decret de Preedintele României. Aceasta stipula (art. 3) cádministrarea, supravegherea i protecia special a Fondului Arhivistic Naional alRomâniei se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitar bugetare în cadrulMinisterului de Interne´.

Pornind de la actele normative în vigoare, unitilor creatoare i deintoare dedocumente la revin o serie de obligaii privind evidena, selecionarea, pstrarea,folosirea i depunerea la Arhivele Naionale a înscrisurilor ce fac parte din FondulArhivistic Naional. Acestea constituie cerinele în materie de arhive pe caresocietatea le adreseaz amintitelor uniti, dovad c legiuitorul recunoateimportana i rolul arhivelor în stat.

Urmrind organizarea i desfurarea activitii arhivistice la nivel naional, în modunitar, Arhivele Naionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996,I nstruciuni privind activitatea de arhiv la creat orii i deint orii de d ocumente.Aceste instruciuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispoziiile cuprinse înLegea Arhivelor Naionale din 2 aprilie 1996.

Primul capitol al instruciunilor cuprinde în 7 articole dispoziii generale ce definescdocumentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României (F.A.N.); faptulc administrarea, supravegherea i protecia special a F.A.N. se realizeaz deArhivele Naionale; obligaiile deintorilor i creatorilor de arhiv în înfiinareacompartimentelor de arhiv, conform complexitii i cantitii de arhiv precum istructura i competena compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unitilorcreatoare i deintoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Naionale;atribuiile personalului compartimentului de arhiv i obligaia de a comunica în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale, înfiinarea, reorganizarea sau oricarealte modificri survenite în activitatea instituiilor cu implicaii asupracompartimentului de arhiv;

Cel de-al doilea capitol cuprinde în 108 articole obligaiile creatorilor i deintorilorde documente începând de la evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea,folosirea documentelor i pân la depunerea lor la Arhivele Naionale i rspunderilei sanciunile ce se aplic în cazul nerespectrii acestor obligaii.

Evidena documentelor

Legislaia arhivistic prevede obligaia creatorilor de documente de a înregistra toatedocumentele intacte, ieite ori întocmite pentru uz intern la registratura general, într-un singur registru de intrare-ieire sau în mai multe (atunci când instituiacreeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de înregistrare datedocumentelor s se repete.

Înregistrarea documentelor marcheaz existena oficial a acestora i reprezintactul de natere al fiecrui document i de corectitudinea înregistrrii depinde, înmare msur, asigurarea pstrrii lor.

Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesitorganizarea precis a circuitului lor.



268

Atunci când creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, înregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registraturageneral înscriindu-se numrul de înregistrare atribuit de expeditor i denumireacompartimentului la care se repartizeaz spre înregistrare i rezolvare.[8]

Înregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, în ordinea primirii lor, începând

de la 1 ianuarie pân la 31 decembrie ale fiecrui an.

În registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de înregistrare; data înregistrrii; numrul i data documentului date de emitent;numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; coninutul documentuluipe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii;destinatarul; numrul de înregistrare al documentului la care se conexeaz iindicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa în registru duprezolvarea documentului.

Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document înregistrat; în dreptul fiecrui document conexat se trece în rubrica corespunztoare,

numrul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele întocmite pentru uz intern se înregistreazca i documentele iniiale, completându-se coloanele adecvate.

În cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de înregistrare al documentului la care se rspunde.

Gruparea documentelor î n dosare

Operaiunea de baz a registraturii este primirea, înregistrarea i repartizareadocumentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup coninut, urmeaz s fie

repartizat la un dosar.

Legislaia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz în dosare, potrivitproblemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaie în cadrul formrii dosarului const în aezarea în bibliorafturi sau înmape a documentelor primite de la diferii corespondeni, persoane juridice saufizice, împreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), cât i cuanexele lor, conturându-se aezarea documentelor în ordinea descresctoare anumerelor de înregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului în careevolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire adocumentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât i a anexelor se face printr-un rigurosdiscernmânt, repartizându-se la aceeai map numai documentele care se refer laaceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatoriprestabilii, care însumeaz sub o form determinat grupa de documente create într-o instituie.[9]

Nomenclatorul dosarelor se întocmete de fiecare creator pentru documentele proprii



269

sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de munc, categorii dedocumente grupate pe probleme în termene de pstrare. El este un element analitici servete atât la registratur, în vederea repartizrii documentelor intrate lacompartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentrurepartizarea documentelor dup rezolvare în dosare, cci dosarul nu capt aceastaccepiune decât în momentul când este încheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatoruluidosarelor a fost prezent de la înfiinarea Arhivelor Statului. Primele instruciuni deorganizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pebaz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz.

Pe lâng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise în condicigenerale în ordinea intrrii lor, iar în alte condici, numite alfabetice, s se înscriedocumentele dup alfabet.

Legislaia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente

nomenclatorul dosarelor, de existena i aplicarea lui corect depinzând toateactivitile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene depstrare, constituirea unitilor arhivistice, inventarierea lor, selecionarea,valorificarea informaiilor documentare etc.

O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cruireorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituireadocumentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, în acelaitimp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfurate, structuraschemei de organizare a creatorului unitii arhivistice (dosare, registre, condici,

cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare.

El se întocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12]

În prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, înordinea în care figureaz în schema de organizare a creatorului, i se numeroteazcu cifre romane.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i senumeroteaz cu litere majuscule.

În rubrica a treia se trece, în rezumat, coninutul documentelor ce constituie dosarul,

fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecarecompartiment de munc.

În nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materialepreconstituite.

Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A).Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai



270

din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pri componente numai compartimentede munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc.

La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document în parte.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de pstrare (ex:P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inându-se seama de legile în vigoare, deimportana practic pentru activitatea creatorului de documente i, în mod deosebit,de importana tiinific a informaiilor pe care le conin documentele.

În dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvântul ³permanent´ (prescurtat ³P´) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra carereprezint numrul anilor cât se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrareal unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmiriinomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, în anumite conjuncturi,informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lâng termenul de pstraretemporar se menioneaz ³C.S.´ (comisie de selecionare). La expirarea termenului

de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecionare i, dupcaz, pot fi propuse pentru eliminare sau reinute permanent.

Într-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelaitermen de pstrare. În cazul acelorai genuri de documente, întocmite pe perioadede timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seamlunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecaretermen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoilepractice ale creatorului exist în mai multe exemplare, se pstreaz în original într-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz într-un dosarseparat cu meniunea ³cópii´, cruia i se d un termen temporar. În aceastcategorie se încadreaz instruciunile i normele metodologice de lucru, studiile idocumentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care sepstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribuii, dar elese vor regsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original,cu semnturile, aprobrile i avizele respective.

Atunci când în cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene depstrare difereniate, în raport cu importana informaiilor pe care le însumeaz, segrupeaz în dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv idocumentaiile corespunztoare, planurile periodice, situaiile decadale, lunare,trimestriale vor primi termene temporare de pstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind întreagaproblematic i s însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aa fel încât

nici o categorie de documente s nu rmân pe dinafar, întrucât aceste omisiuni potduce ulterior, la încercri de asimilare prin analogie care, în final, provoac pierdereaindividualitii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13]

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci când se producschimbri în structura creatorului de documente. Adic se înfiineaz noicomportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cudenumirea acestora i cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de munc



271

sau subdiviziunilor lor care îi dezvolt activitatea creând alte grupe de documentedecât cele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Când auloc îns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribuii etc, se întocmete un nomenclator nou.

De menionat c în nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin

informaiile pe care le însumeaz au regim secret, i care , în mod firesc, seconstituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare.Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec laarhiva general pentru întregirea fondului.[14]

Legislaia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor.eful fiecrui compartiment rspunde de întocmirea proiectului de nomenclatorpentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele suntcentralizate de eful compartimentului de arhiv i se înainteaz, în dou exemplare,spre aprobare i confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unitii creatoare de documente i se

confirm la nivel central de Arhivele Naionale, i al nivel local de direciile judeeneale Arhivelor Naionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toatecompartimentele, în vederea aplicrii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi larepartizarea corespondenei ctre compartimente precum i pentru menionarea înregistrul de intrare-ieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, îi are istoria lui. Termenul de ³dosar´ a urmatcelui de ³dela´ care la rândul su s-a desprins din termenul de ³acta´. Primele

instruciuni de organizare a arhivei în ara Româneasc i Moldova, emise în anul1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care lecreeaz, în dosare, pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologic,dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte înscrisuri, apoi cusutedup sistemul legtoriei de cri. Mai târziu, statutul administrativ din decembrie1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerândca acesta s nu depeasc 25 cm.

În Transilvania, organizarea actelor, în spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici,la sfâritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivitcruia actele dintr-un an au fost pstrate în strict ordine cronologic, dup numrulde înregistrare. Din aceast form s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme,printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare aactelor referitoare la aceeai chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat isistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toatechestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranziie între sistemulcronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentruintroducerea sistemului modern al dosarelor.[15]

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz în dosare, potrivit nomenclatorului ise predau la compartimentul de arhiv, în al doilea an de la constituire. În vederea



272

predrii dosarelor se efectueaz o serie de operaiuni.

Prima operaiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazurispeciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); când în constituirea dosaruluise folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i celenoi dedesubt. La efectuarea acestei operaii o atenie deosebit se acord anexelor

pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Odat cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separ dubletele, notele de însemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nuau legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fostconsultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlturate cu avizulcomisiilor de selecionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv setrec la dosarul de care aparin.

Înscrierea acestor elemente este necesar, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare în fond saucompartiment i constituie factori de asigurare a integritii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este operaiunea de luare în eviden a unitilor arhivistice, în urmacreia rezult inventarul fondului sau coleciei. Ea se poate face prin dou metode:metoda direct i metoda indirect sau pe fie.

Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se înscriu pe coperta dosarului i de aici în inventare. Aceast metod are o serie deinconveniente: necesit spaiu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-unloc în altul. Ea se aplic majoritii creatorilor de arhiv.

Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metodpermite înlturarea eventualelor greeli în redactarea coninutului rezumatelor ievit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i în alte scopuri:crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16]

Legislaia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pebaz de inventare, întocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarulcuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create în cursul unui an, dectre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va întocmi atâtea inventarecâte termene de pstrare sunt prevzute în nomenclator. În cazul dosarelor formatedin mai multe volume, în inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct.

Inventarele se întocmesc în 3 exemplare pentru documentele nepermanente i în 4exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmâne lacompartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele lacompartimentul de arhiv. Dosarele neîncheiate în anul respectiv, ca i cele care seopresc la compartimentele de munc, se trec în inventarul anului respectiv, cumenionarea nepredrii lor, în felul acesta se înltur pericolul rtcirii dosarelor i seasigur arhivarea lor corect. În momentul predrii lor ulterioare, în inventare se vameniona acest lucru.



273

Rubrica ³Coninutul dosarului´ va cuprinde genurile de documente (coresponden,sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sauproblemele coninute i perioada la care se refer.

Genul documentelor este elementul cu care începe rezumatul i se va extrage dinconinutul dosarului. Dup el este menionat emitentul cu denumirea complet, apoi

destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele coninute în dosarconstituie esena lui i se va reproduce cât mai exact. Înlturarea neesenialului iredactarea într-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid ainformaiilor. Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anulde început, menionându-se în inventar anii extremi.

Inventarele care redau operativ i exhaustiv informaiile existente în arhiv,determin eficiena maxim a regsirii informaiilor. Trebuie avut în vedere c undosar, chiar i un document, nu trateaz în mod exclusiv o singur problem, ciinclude o diversitate de probleme conexe. Informaia privitoare la aceste problemeconexe este expus riscului pierderii din neputina de a reda diversitatea deprobleme în coninutul dosarului.[18]

Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr în obligaiacompartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform uneiprogramri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul dearhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelori concordana între coninutul acestora i datele înscrise în inventar. În cazulconstatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotina compartimentului creatorcare efectueaz corecturile ce se impun.[19]

Evidena dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine înregistrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legislaiaarhivistic.[20]

Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, în registrul deeviden curent se deschide câte o partid pentru fiecare fond.

Astfel, la capitolul ³Preluri´ se trec, în ordinea prelurii, toate inventarele dosarelorpreluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecareinventar se noteaz:

ß Numrul de ordine al inventarului

ß Data prelurii documentelor din inventarul respectiv

ß Denumirea compartimentului de la care provine inventarul

ß Datele extreme ale documentelor

ß Totalul dosarelor din inventar

ß Totalul dosarelor primite efectiv în arhiv din inventarul respectiv



274

ß Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul ³Ieiri´ se trec:

ß Data ieirii documentelor din eviden

ß Unde s-a predat

ß Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden

ß Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din evidena arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilorsau deintorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Naionale, în urmaselecionrii, transferului ctre alt unitate deintoare sau ca urmare a distrugeriiprovocate de evenimente neprevzute.[21]

Articolul 28 dinL

egislaia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din evidenaarhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz:

ß Proces-verbal de selecionare (conform anexei nr.5)[22]

ß Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

ß Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau pariale adocumentelor sau a lipsei acestora

Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden în urma propunerii comisiei deselecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat

de Arhivele Naionale.

Selecionarea documentelor

Selecionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan, întrucât în cadrul ei se apreciaz importana documentelor sau inutilitatea unoradintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajând în cel mai înalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv.

Selecionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare

documentar-istoric, în vederea predrii lor la Arhivele Naionale i pe de alt parteintroducerea în circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentrusocietate sub nici un aspect.

Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an dean spaii de depozitare i solicit însemnate fonduri bneti pentru conservarea ievidena lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc în raport de valoareatiinific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la unnumr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp în care documentele pot servi ca surs de



275

informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi(de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic îndelungat (ex.:arhivele de personal, de plata retribuiei .a).[24]

Legislaia arhivistic prevede c în cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare dedocumente s funcioneze câte o comisie de selecionare numit prin decizia sau

ordinul conductorului unitii respective. Ea este compus din preedinte, secretari un numr impar de membri, numii din rândul specialitilor proprii, reprezentândprincipalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este dedrept secretarul comisiei de selecionare.[25]

Membrii comisiei de selecionare trebuie s fie numii din rândul specialitilor cuexperien care prin pregtirea, discernmântul, privirea de ansamblu asupra munciidin domeniul respectiv, s fie în msur s hotrasc asupra importaneiinformaiilor cuprinse în documente.

Efectuarea în bune condiii a selecionrii documentelor este determinat depregtirea i experiena celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a

dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast aprecieretrebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care sepstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente în ce privete rolulcreatorului în stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selecionarea corecteste necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent determenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupradocumentelor existente i a informaiilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de adistruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea,incompetena pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26]

Comisia de selecionare se întrunete anual sau ori de câte ori este nevoie.Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate.O atenie deosebit va fi dat dosarelor care au meniunea ³C.S.´ (comisa deselecionare). Dac comisia constat greeli de încadrare a documentelor latermenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstratepermanent, ele se trec în inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, laanul i compartimentul de munc respectiv. La încheierea lucrrilor, comisia întocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legislaia arhivistic[27]) carese înainteaz spre aprobare conducerii unitii. Sunt selecionate atât documentelecreate de unitatea respectiv cât i cele create de alte uniti i pstrate în depozitulacesteia.

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate împreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unitii i inventaruldocumentelor permanente create în perioada pentru care se efectueaz selecionarea

(câte un exemplar) se înainteaz, cu adres înregistrat, pentru confirmare, laArhivele Naionale, în cazul unitilor centrale, sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, în cazul unitilor locale.[28]

Arhivele Naionale sau direciile judeene pot hotrî pstrarea permanent a unordosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstraretemporar. Este evitat astfel pierderea unor informaii importante.



276

Documentele supuse selecionrii se pstreaz în ordine, pe rafturi pentru a fiverificate de organele de control ale Arhivelor Naionale, în vederea confirmriilucrrii de selecionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau oricealte materiale, se inventariaz în ordinea drii lor în folosin, într-un registru.[29]

Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile deselecionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], însoit de inventar (anexanr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Naionale. În inventar, conform anexei nr. 7 vafi menionat data prelurii i denumirea organizaiei (sau numele persoanei) de lacare s-a preluat matricea, materialul din care este confecionat placa metalic (aur,argint, oel etc) cât i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat,triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor în cm), descrierea câmpului(elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se vareproduce textul din exerg, textul întregit i dac este cazul, traducerea în limbaromân, între paranteze) i anul confecionrii.

Selecionarea unui fond reprezint un moment important în procesul de pregtire în

vederea intrrii lui în Arhivele Naionale. Aceasta necesit i din partea arhivistuluicruia i se încredineaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei deselecionare s judece documentele nu atât de pe poziii administrative, cât de pepoziia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze pestedecenii preocuprile generaiei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv deactivitate.[32]

Ordonarea, inventarierea i selecionarea documentelor secrete de stat

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai1996 prevd la art. 37: ³Documentele secrete de stat se înregistreaz, manipuleaz,studiaz i pstreaz potrivit actelor normative în vigoare privind aprarea secretuluide stat´.[33]

Conform acelorai instruciuni, gruparea documentelor în dosare se face pe bazanomenclatorului în care se cuprind i categoriile de documente din listele de date iinformaii secrete de stat; gruparea documentelor secrete în dosare se face separatde cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comuncu documentele secrete de stat (situaii, grafice, schie, tabele) i care nu pot fiseparate, vor intra în componena dosarului cu documente secrete de stat; grupareadocumentelor secrete de stat în dosare, legarea lor, numerotarea filelor icertificarea se fac în anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predaucompartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret.Pstrarea i selecionarea lor la compartimentul de arhiv se fac în acelai mod ca la

documentele nesecrete.

Documentele secret de stat care îi pstreaz acest caracter i dup expirareatermenului de pstrare prevzut în nomenclator se selecioneaz la compartimentulspecial de o comisie de selecionare compus din persoane care au acces la date,informaii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac partei eful compartimentului special.



277

Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor laarhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiinifice din diferite domenii suntsecrete pân la finalizare i publicare; inveniile i inovaiile pân la punerea lor înpractic etc.) pentru altele, aceast operaiune este lsat la aprecierea celor carele-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu atenie a declasificriidocumentelor atunci când înceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva

general întrucât majoritatea lor prezint valoare documentar-tiinific.[34]

Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare

În situaia în care numrul creatorilor de arhiv este în continu cretere, datoritdezvoltrii economiei de pia, iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat peultimul plan, în paralel cu transformarea sau dispariia unui numr important deinstituii, sunt numeroase cazuri când în cadrul depozitelor de arhiv se gsetearhiva neprelucrat.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la deintorii de documente prevd laarticolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe

probleme i termene de pstrare.

Astfel deintorii arhivelor prelucrate sunt obligai s determine apartenena la fond(fondarea), inându-se seama de denumirea destinatarului, tampila de înregistrare,rezoluia sau notele tergale i coninutul actului; s ordoneze documentele în cadrulfondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar în cadrulcompartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar în cadrul anului peprobleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai muli ani seordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua în consideraie datele documenteloranexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numrul 1, pe fiecare an.[35]

În cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic,

apoi se grupeaz pe probleme în dosare.

Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani,indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selecionare cerceteaz dosarelepoziie cu poziie, stabilind unitile arhivistice care se elimin i cele care se rein,prezentând importana tiinific i practic.

În procesul ordonrii documentelor fr eviden, se separ documentele de acelaifel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere, fie de pontaj, condici deprezen), în vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selecionrii, la expirareatermenului de pstrare. Inventarele întocmite pentru acest gen de documente vorcuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (în metrilineari sau uniti arhivistice), poziia în nomenclator i termenul de pstrare.[36]

Prelucrarea tuturor documentelor aflate în depozitele de arhiv prin fondare,ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundereva aduce în circuitul cercetrii tiinifice date importante ale istoriei economice,sociale, politice i culturale ale poporului român.

Folosirea documentelor



278

Bogia de informaii cuprins în depozitele de arhiv a diverilor creatori i îndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Naional poate fi folositpentru cercetarea tiinific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri,documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate.

Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Naionale, documentele care fac

parte din Fondul Arhivistic Naional al României pot fi consultate, la cerere, de ctrecetenii români i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele lacare nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobareaconducerii unitii creatoare sau deintoare. Legea stabilete c documentele cuvaloare deosebit nu se expun în public, în original, ci sub form de reproducere,pentru protejarea lor.[37]

Articolul 44 din Instruciunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii ideintorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor dedocumente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pecare le creeaz i le dein, chiar dac nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacacestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea în munc,

studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar adatelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum idenumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare întocmiriicertificatului; în el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun în ordinecronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat idatat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetati cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar).

Dac, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare saudeintoare, recercetându-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fieun nou certificat, menionându-se c îl completeaz pe cel anterior, cu indicareanumrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat,menionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anulai retrage; noul certificat va primi alt numr de înregistrare.

În cazul când în arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceastsituaie se comunic în scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare adocumentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicându-i-sesolicitantului acest lucru. Nu sunt admise, în textul certificatului, tersturi saucompletri printre rânduri, rspunderea asupra exactitii datelor o poart referentuli eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care leelibereaz i se înmâneaz personal solicitantului ori împuternicitului su legal sau seexpediaz prin pot.

Dac în dosarul în care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte

de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, subsemntur, reinându-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru regsirea facil a informaiilor, evidena cererilor se va ine pe baz de fie întocmite pentru fiecare solicitant în parte. Fia va cuprinde numele i prenumelesolicitantului, numrul i data înregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolounde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de



279

eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39]

Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face princonsemnarea într-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. În registru, duprubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica în care se consemneaz denumireafondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi

rubrica unde se noteaz cota unitii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert;urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare,consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numelesolicitantului i funcia îndeplinit în instituia deintoare; urmeaz rubrica unde setrece data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica cecuprinde data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului depozitului carevalideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observaii.

În afara registrului de depozit exist înc un instrument care faciliteaz muncaarhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce în raft, înlocul dosarului scos pentru cercetare. Când dosarul este rearhivat, fia de control vafi anulat. Ea cuprinde: denumirea fondului (coleciei) din care face parte dosarul

scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar aldosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data.

Dac aceste operaiuni sunt respectate întocmai, situaia fiecrei uniti arhivisticedintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cuajutorul fiei de control. În acelai timp, arhivarul va controla la rearhivareintegritatea unitii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat.

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de î nregistrare tehnic

Cantitatea documentelor tehnice i de înregistrare tehnic este în etapa actual dince în ce mai mare i necesit cunotine de ordonare, inventariere i selecionare

deosebite fa de alte tipuri de arhiv.

Documentele tehnice i de înregistrare tehnic reprezint totalitatea actelorpurttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de înregistrare tehnic pesupori magnetici, fotosensibili sau din hârtie tratat special. Aceste documente,indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se înregistreaz laintrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. Înregistrarea se poate face fie pe baz deregistru de intrare-ieire, fie pe calculator, într-un fiier special, fie prin alte mijloacemoderne de înregistrare, într-o registratur general, ori pe compartimente, cucondiia asigurrii regsirii rapide a documentelor în circulaia lor. O dat înregistrat,documentul poate deveni o pies într-un grupaj sau temei pentru crearea unei unitiarhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i seconstituie ca unitate de pstrare). Unitile arhivistice constituite de compartimentele

de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv în al doilea an dupcrearea lor sau în al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite,a fost încheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] iinventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile iieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz în registrul de eviden curent (anexanr.4)[44].

Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de înregistrare se realizeaz cu



280

respectarea principiilor generale:

ß Principiul unitii fondurilor presupune c toate documentele create de osocietate, instituie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selecionate de oinstituie, familie sau persoan fizic (colecie) trebuie s se pstreze într-un singurloc, sub o singur gestiune i prelucrare.

ß Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiuniiunitilor arhivistice în fond sau colecie potrivit sistemului de organizare dat decreator.

ß Principiul dreptului comunitilor locale presupune pstrarea fondurilor icoleciilor arhivistice din zona geografic în care au fost create.

ß Având în vedere c arhivele tehnice i de înregistrare se prezint de obicei pesupori diferite naturi i care impun condiii de pstrare specifice (principiul prioritiiconservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigurecompatibilitatea sistemului cu tradiie arhivistic (principiul compatibilitii

sistemelor).[45]

Documentele tehnice i de înregistrare pot aprea incidental în interiorul unui fondclasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale.

Atunci când aceste documente apar incidental fie ca ilustraii cuprinse în text, fie caanexe, se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, împreun cu unitateaarhivistic în care sunt încorporate.

Dac documentul tehnic i de înregistrare este unitate sau mai multe unitiarhivistice incidentale, ele se vor constitui în parte structural separat, ordonate pebaza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i în cadrul lui cronologic).

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente din23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i coleciilor constituite integral dindocumente tehnice i de înregistrare la articolele 59-80.[46]

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv

Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se înelege preocuparea pentruasigurarea existenei i integritii documentelor, dar i procesul de prelungire avieii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice iorganizatorice.[47]

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai prin legislaia arhivistic s

pstreze documentele în condiii corespunztoare, asigurându-le împotrivadistrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv sepstreaz în depozite construite special sau în încperi amenajate în acest scop carele protejeaz împotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, variaiilor detemperatur i umiditate, surselor de infecie, pericolului de foc, inundaii sauinfiltraii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace dedepozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii.Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib în vederedimensiunile materialului suport) hârtie, film etc.), ale materialelor de protecie



281

(cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurându-se accesul ladocumente i posibilitatea unei evacuri rapide în caz de necesitate.

Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iariluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. Între perei i rafturi, ca i între rafturi se asigur un spaiu liber de 0,7±0,8 m. lime sau mai mare, iar pentru

depozitele de arhiv mai înalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cucrucioare de transport interior care s asigure transportul în siguran adocumentelor i manevrarea lor în aa fel încât s fie evitat deteriorarea.

Documentele se pstreaz în cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, în raport cunatura i dimensiunea lor i se aeaz în rafturi pe maneta de îndosariere sau pemaneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri (hârtie,filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii.

Depozitele de arhiv care conin material scris, trebuie s se asigure un microclimatcu temperaturi cuprinse între 15-20° C i umiditi relative de 50-60%, iar îndepozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime

sunt cuprinse între 14-18°

C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoarcu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotatedepozitele iar citirile vor fi consemnate într-un caiet de depozit.

Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele dedoc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prininstalaii de climatizare. Se vor asigura curenia i ordinea interioar prindesprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare, ultimele dou operaiuni,cel puin odat la 5 ani.

Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor,reourilor, fumatului în incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau

întreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu încrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace dealarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instalaii de stingere automat aincendiilor. Orice situaie de calamitate în depozitele de arhiv se va comunicaimediat Arhivelor Naionale sau direciilor judeene.

În depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, în cadrul anului pecompartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i în cadrulcompartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz desus în jod i de la stânga la dreapta iar rafturile i poliele se numeroteaz.[48]

Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt menionate fondurile, rafturile,poliele i XXXXXX al documentelor aflate în depozitul respectiv.

Depunerea documentelor la Arhivele Naionale

Instituiile creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul ArhivisticNaional se depun la Arhivele Naionale pentru pstrarea permanent astfel:



282

ß Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

ß Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

ß Actele de stare civil, dup 100 de ani de la întocmirea lor;

ß Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de lacrearea lor;

ß Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i deintorii de documente le pot deine, dup expirarea termenului dedepunere, dac le sunt necesare desfurrii activitii, pe baza aprobrii ArhivelorNaionale, în acest caz depunând câte un exemplar al inventarului documentelorpermanente pe care le dein, al Arhivele Naionale. Sunt exceptate de la depunere,conform art. 14 din Legea Arhivelor Naionale, urmtoarele instituii: MinisterulAprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Român de Informaii,Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii

în domeniul siguranei naionale, Academia Român.[49]

Dac o unitate creatoare de documente se desfiineaz fr ca activitatea ei s fiecontinuat de alta, eful compartimentului de arhiv întocmete un proces-verbal înprezena reprezentatului Arhivelor Naionale, în care se consemneaz: denumireafondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea deconservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitateadesfiinat i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal sepred reprezentatului Arhivelor Naionale. Documentele cu valoare tiinific vor fipreluate de Arhivele Naionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la MinisterulMuncii i Proteciei Sociale.

Preluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele Naionale seefectueaz prin confruntarea inventarelor cu unitile arhivistice. Împreun cudocumentele se predau i inventarele acestora, în 3 exemplare. Predarea-preluarease consemneaz într-un proces-verbal, întocmit în 2 exemplare, conform modeluluianexa nr.6.[50]

Procesul-verbal se întocmete i se înregistreaz la unitatea creatoare saudeintoare, numrul lui fiind trecut în registrul de eviden curent, în dreptulinventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se înregistreaz i la ArhiveleNaionale. Un exemplar rmâne la unitatea creatoare sau deintoare, celelalte dousunt trimise la Arhivele Naionale.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional sunt bunuri de interesnaional, crora statul le acord protecie special pedepsind pe cei care aducprejudicii integritii lor sau nu iau msuri privind evidena, selecionarea ipstrarea acestor documente.

Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuinare adocumentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional constituie infraciuni i sepedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraveniilor iaplicarea sanciunilor se fac de împuterniciii Arhivelor Naionale iar plângerea



283

împotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se face în termen de 15 zilede la primirea comunicrii, la judectoria în a crei raz teritorial a fost svâritcontravenia.

Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,elaborate în spiritul noii legislaii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor

lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfecionarea i atestareapersonalului compartimentului de arhiv prin coala Naional de PerfecionareaArhivistic asigur desfurarea întregii activiti arhivistice în mod unitar la nivelul întregii ri.

[1] Dici onar al tiinel or speciale ale ist oriei , Bucureti, Ed. St. Enciclopedic, 1982,p. 103-104; vezi i Florea Oprea, C oninutul i ev oluia c onceptel or i ale practicii de pstrare, c onservare i restaurare a arhivel or în ³ Arhiva Romaneasc´ , tom I, 1995,

p. 26-39.

[2] ³M onit orul Of icial´ , nr. 71/9 aprilie 1996.

[3] Dici onarul, p. 121-122.

[4] ³M onit orul Of icial´ , nr. 71/9 aprilie 1996

[5] Dici onarul , p.7 4; vezi i Lexic ograf Archive Terminol ogy , cf. Florea Oprea, p. 33.

[6] I bidem, p.33-34; Florea Oprea, o p. cit., p.34-37, împarte arhivele în arhiveclasice i arhive tehnice, fiecare dintre acestea în clasificri i subclasificri proprii.

[7] Marin Radu Mocanu, Arhivele Nai onale în c ompetiie cu timpul, Arhivar omâneasc, tom II, 1996, p.13, idem, Arhivele Nai onale i Societatea r omâneasc,Bucureti, Edit. M.I., 1997, p.15.

[8] Legislaie arhivistic, Bucureti 2001, p. 26.

[9] Cristiana Dinu, Vasile Nicula, C onstituirea d osarel or pe termene de pstrare, în ³Revista Arhivelor,´ an LV, vol.X2, nr.4/1978, p. 444

[10] Emilia Cohn, N omenclat orul de d osare i indicat orul de termene de pstrare ±instrumente de baz în activitatea arhivistic, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI,nr. 1/1979, p.17.

[11] Voica Coman, Met od ol ogia de elaborare a nomenclat orului d osarel or, în ³RevistaArhivelor´, an LXI, vol. XLVI, nr.4/1984, p. 414.




284

[13] Voica Coman, o p. cit., p. 415.

[14] Elena Ciuc, Din experiena F ilialel or Arhivel or Statului Municipiului Bucureti pelinia activitii de îndrumare i c ontr ol la arhivele B.D.S., în ³Revista Arhivelor´, anLXII, vol. XLVII, nr. 4/1985, p. 399.

[15] Cristina Dinu, Vasile Nicula, o p. cit., p.16.

[16] Marcel Dumitru Ciuc, Ord onarea i inventarierea d ocumentel or af late îndepo zitele arhivel or statului , în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI, nr.3/1979, p.300.

[17] Legislaie arhivistic, f. 53.

[18] Ion Cozac, C onsideraii asupra ord onrii i inventarierii d ocumentel or din epocac ontemporan, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLI, nr. 1/1979, p.23.


[20] I bidem, p. 55.

[21] I bidem, p. 31.

[22] I bidem, p. 56.

[23] I bidem, p..57.

[24] Voica Coman, Seleci onarea d ocumentel or la organizaii , în ³Revista Arhivelor´,an LIX, vol. XLIV, nr.4/1982, p.370.


[26] Voica Coman, Seleci onarea d ocumentel or «, p. 373.


[28] I bidem, p. 32.

[29] Maria Dogaru, I nstrumentele de eviden i informare tiini f ic pentru izv oarelesigilare, în ³Revista Arhivelor´, an LVI, vol. XLII, nr.2/1979, p. 154.


[31] i bidem, f.58.

[32] Vasile Cpâlnean, C onsideraii privind seleci onarea arhivel or la creat or , în ³Revista Arhivelor´, editat de Asociaia Arhivitilor ³David Prodan´, Cluj-Napoca,seria a III-a, vol.I, 1995, nr.1-2, p. 77.



285


[34] Elena Ciuc, op. cit., p. 399.


[36] I bidem, p. 35.

[37] Legea Arhivelor Naionale, în ³Monitorul Oficial al României´, VIII, nr. 71 din 9aprilie 1996, p. 4.


[39] I bidem, p. 37.

[40] I bidem, p. 59.

[41] I bidem, p. 60.

[42] I bidem, p. 54.

[43] I bidem, p. 53.

[44] I bidem, p. 55.

[45] I bidem, p. 39.

[46] I bidem, p. 40-45.

[47] Florea Oprea, C oninutul i ev oluia c onceptel or i ale practicii de pstrare,c onservare i restaurare a arhivel or , în ³Arhiva Româneasc´, tom I, fasc.2/1995, p.31.


[49] Legea Arhivelor Naionale, în ³Monitorul Oficial al României´, VIII, nr. 71, din 9aprilie 1996, p.3.

[50] Legislaia arhivistic, p. 57.

Legea Arhivelor Naionale ± 1996

Parlamentul României adopt prezenta lege.

Capitolul I

Dispoziii generale



286

Art. 1 ± Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional alRomâniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat,organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase,precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur proteciespecial, în condiiile prezentei legi.

Art. 2 ± Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României, însensul prezentei legi, se înelege: acte oficiale i particulare, diplomatice iconsulare, memorii, manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri,pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i înregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate în arsau de ctre creatori români în strintate.

Art. 3 ± Administrare, supravegherea i protecia special a Fondul ArhivisticNaional al României se realizeaz de ctre Arhivele Naionale, unitate bugetar încadrul Ministerului de Interne.

Arhivele Naionale îi exercit atribuiile prin compartimentele sale specializate i

prin direciile judeene ale Arhivelor Naionale.

Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al României se realizeaz în condiiide pace, potrivit prevederilor legii, iar în caz de rzboi sau de calamiti naturale,de ctre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale înasemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale.

Art. 4 ± Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare dedocumente care fac parte din Fondului Arhivistic Naional al României, denumite încontinuare creatori i deintori de documente, rspund de evidena, inventarierea,selectarea, pstrarea i folosirea documentelor în condiiile prevederilor prezenteilegi.

Capitolul II

Atribuiile Arhivelor Naionale în administrarea i protecia

special a F ondului Arhivistic Naional al României

Art. 5 ± Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur desfurareaunitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i deintorilor dedocumente, îndeplinind urmtoarele atribuii:

a) elaboreaz, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologiide lucru pentru organizarea i desfurarea întregii activiti arhivistice, inclusivpentru clasificarea i includerea în Fondul Arhivistic Naional al României adocumentelor prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;

b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei în vigoare pe linia muncii de arhivi stabilete msurile ce se impun potrivit legii;

c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care fac parte din



287

Fondul Arhivistic Naional al României, în condiiile i la termenele prevzute înprezenta lege;

d) asigur evidena, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelorpe care le deine;

e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducereadecvate;

f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i reeauaautomatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentrucorectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare idocumentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemuluinaional de informare i documentare;

g) elaboreaz i editeaz ³Revista Arhivelor´ i alte publicaii de specialitate,destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiinifice, precum i punerii în valoare adocumentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României;

h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de PerfecionareArhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activitilorarhivistice;

i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte dinFondul Arhivistic Naional al României;

j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte dinFondul Arhivistic Naional al României, în scopul expunerii sau documentrii cuocazia unor manifestri tiinifice sau culturale internaionale

k) întreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare din strintate, învederea informrii reciproce în domeniul arhivistic i al schimbului de documente ide reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conveniilor i acordurilorinternaionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferine,reuniuni i consftuiri arhivistice internaionale;

l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei în vigoare în realizarea protecieidocumentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României, respectiv înaprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, atât în timp depace, cât i la mobilizare sau rzboi.

Art. 6 ± În cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu tiinific, format din

specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori, cadre didactice universitare ispecialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri înprobleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile despecialitate, precum i dezvoltarea întregii activiti arhivistice.

Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului tiinific sestabilesc prin regulament de organizare i funcionare, aprobat de directorul



288

general al Arhivelor Naionale.

Capitolul III

Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente

Seciunea I

Evidena d ocumentel or

Art. 7 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s înregistreze i s inevidena tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum ia celor ieite, potrivit legii.

Art. 8 ± Anual, documentele se grupeaz în uniti arhivistice, potrivit problematiciii termenelor de pstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhiv, carese întocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii.

Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre ArhiveleNaionale, iar cele ale celorlali creatori, de ctre direciile judeene ale ArhivelorNaionale, potrivit anexei nr. 1.

Art. 9 ± Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în aldoilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3.

Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pebaza unui registru, potrivit anexei nr. 4.

Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conduceriicreatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau aldireciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, în funcie de creatorii de nivelcentral sau local, în urma selecionrii, transferului în alt depozit de arhiv sau caurmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exteriorimprevizibil i de neînlturat.

Seciunea a II-a

Seleci onarea d ocumentel or

Art. 10 ± În cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia central de

selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare adocumentelor întocmite i deinute de creatori la nivel central, iar în cadruldireciunilor judeene ale Arhivelor Naionale funcioneaz câte o comisie deselecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selecionare adocumentelor întocmite i deinute de ceilali creatori.

Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prinnorme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor



289

Naionale.

Art. 11 ± În cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documentefuncioneaz câte o comisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinulconductorul unitii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i unnumr impar de membri numii din rândul specialitilor proprii. Aceast comisie se întrunete anual sau ori de câte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitatearhivistic în parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrârea luat seconsemneaz într-un proces verbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.

Procesul-verbal de selecionare, însoit de inventarele documentelor propuse spreeliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce sepstreaz permanent, se înainteaz spre aprobare Comisiei centrale deselecionare, în cazul creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, saucomisiilor din cadrul direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, în cazul celorlalicreatori i deintori de documente.

Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina numai în baza

proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin. 2.

În cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selecionareadocumentelor ce urmeaz a fi arhivate.

Seciunea a III-a

P strarea d ocumentel or

Art. 12 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstrezedocumentele create sau deinute în condiii corespunztoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii în alte condiii decât

cel prevzute de lege.

Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt obligate s lepstreze în spaii special amenajate pentru arhiv. Noile construcii ale creatorilori deintorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, unele numai dac au spaii prevzutepentru pstrarea documentelor.

Arhivele Naionale i direciile judeene ale Arhivelor Naionale pot prelungitermenul de pstrare a documentelor la deintori pân la asigurarea spaiilornecesare prelurii lor.

Depozitele de arhiv vor fi dotate, în funcie de formatul i de suportuldocumentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precumi cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.

Seciunea a IV-a

Depunerea d ocumentel or la Arhivele Nai onale



290

Art. 13 ± Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente depun sprepstrare permanent la Arhivele Naionale i la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup cum urmeaz:

a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani

de la crearea lor;

b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a documentelortehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;

c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;

d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la întocmirea lor;

e) matricele sigilare confecionate din metal, având înscrise toate însemnelelegale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din uz.

Art. 14 ± Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente care fac parte dinFondul Arhivistic Naional al României i dup expirarea termenului de depunere,dac sunt necesare în desfurarea activitii lor, pe baza aprobrii directoruluigeneral al Arhivelor Naionale, în cazul creatorilor i deintorilor la nivel central ia directorilor direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori ideintori, în condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.

Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român deInformaii, Serviciul de Informaii Externe, Serviciul de Protecie i Paz, ale organecu atribuii în domeniul siguranei naionale, precum i Academia Român îipstreaz documentele proprii în condiiile prezentei legi i dup expirareatermenelor prevzute la art. 13.

Art. 15 ± Organizaiile particulare i persoanele fizice care dein documentele dinFondul Arhivistic Naional al României le pot depune la Arhivele Naionale subform de custodie sau donaie, scutite de taxe i impozite.

Deintorul care dorete s vând documentele care fac parte din Fondul ArhivisticNaional al României este obligat s comunice aceasta Arhivelor Naionale, care auprioritate la cumprarea oricror d ocumente care f ac parte din F ondul Arhivistic Nai onal al României i care trebuie s se pronune în termen de 60 de zile de ladata înregistrrii comunicrii.

Art. 16 ± Documentele cu valoare practic, în baza crora se elibereaz copii,

certificate i extrase privind drepturile individuale ale cetenilor, vor fi pstrate dectre creatorii i deintorii de documente.

Art. 17 ± Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i 15, suntobligai s depun la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pecare le dein, la expirarea termenelor de depunere a acestora.



291

Art. 18 ± În cazul desfiinrii, în condiiile legii, a unui creator de documente,persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul,documentele cu valoare istoric, în sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluatede ctre Arhivele Naionale sau de direciile judeene ale Arhivelor Naionale, iarcele cu valoare practic, în baza crora se elibereaz copii certificare i extraseprivind drepturile individuale ale cetenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i

Proteciei Sociale sau la direciile judeene ale acestuia.

Art. 19 ± Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României odat intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naionale i/sau ale direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora,cu excepia celor predate în custodie.

Capitolul IV

F olosirea documentelor care fac parte

dinF

ondul Arhivistic Naional al României

Art. 20 ± Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României potfi folosite pentru: cercetare tiinific, rezolvarea unor lucrri administrative,informri, aciuni educative, elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrasei certificate.

Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al României pot ficonsultate, la cerere, de ctre cetenii români i strini, dup 30 de ani de lacrearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea sepoate face numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.

Documentele de valoare deosebit nu se expun public, în original, ci sub form dereproduceri.

Art. 21 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s elibereze, potrivitlegii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pedocumentele pe care le creeaz i dein, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care îlprivesc pe solicitant.

Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru rezolvarea solicitrilorpersoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, în condiiileprevzute de lege.

Art. 22 ± Documentele a cror cercetare poate afecta interesele naionale,drepturile i libertile cetenilor, prin datele i informaiile pe care le conin, saucele a cror integritate fizic este în pericol nu se dau în cercetare.

Fac parte din aceast categorie documentele care:

a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena statului român, potrivit



292

prevederilor constituionale i ale legislaiei în vigoare;

b) pot leza drepturile i libertile individuale ale ceteanului;

c) sunt într-o stare necorespunztoare de conservare, situaie stabilit de comisia

de specialitate i consemnat într-un proces-verbal;

d) nu sunt prelucrate arhivistic.

Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul legal al acestora,potrivit anexei nr. 6.

Capitolul V

Personalul arhivelor

Art. 23 ± Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 2, persoane

juridice, au obligaia de a înfiina compartimente de arhiv sau de a desemnapersoane responsabile cu probleme de arhiv, în funcie de valoarea i calitateaacestora.

Desemnarea personalului însrcinat cu activitatea de arhiv, structura icompetena acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducereaunitii creatoare i deintoare de documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau,dup caz, al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale.

Art. 24 ± Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de specialitate dinArhivele Naionale, cât i din celelalte uniti creatoare i deintoare de documentede arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional dePerfecionare Arhivistic.

Art. 25 ± Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale va fi dimensionat în funcie de calitatea i specificul materialului documentar aflat în administrare iface parte din categoria funcionarilor publici.

Capitolul VI

Rspunderi i sanciuni

Art. 26 ± Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup caz, rspunderecontravenional, civil sau penal.

Art. 27 ± Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare deneîntrebuinare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional alRomâniei constituie infraciune i se pedepsete conform prevederilor Coduluipenal.

Art. 28 ± Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din FondulArhivistic Naional al României sau înstrinarea acestora ctre persoane fizice sau



293

persoane juridice strine fr autorizarea Arhivelor Naionale, constituie infraciunei se pedepsete cu închisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie oinfraciune mai grav.

Tentativa se pedepsete.

Art. 29 ± Constituie contravenii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte,dac nu sunt svârite în astfel de condiii încât, potrivit legii penale, s fieconsiderate infraciuni:

a) neinventarierea documentelor sau neînlocuirea de ctre creatorii acestora,persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivitart. 8 alin. 2;

b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la arhiv, adocumentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9;

c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane juridice, latermenele prevzute în nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selecionare adocumentelor, în condiiile prevzute la art. 11;

d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelorcreate i deinute de ctre creatorii i deintorii de arhiv, persoane juridice saupersoane fizice, potrivit art. 12;

e) nepredare, la Arhivele Naionale i, dup caz, la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Românieide ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, la expirarea termenelorprevzute la art. 13;

f) oferta de vânzare sau vânzarea documentelor care fac parte din Fondul ArhivisticNaional al României de ctre persoane fizice sau persoane juridice, frrespectarea prioritii Arhivelor Naionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art.15 alin. 2;

g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la direciile judeene ale ArhivelorNaionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de documente de arhiv, ainventarelor pe care le dein la expirarea termenelor de depunere, în condiiileprevzute la art. 17.

Art. 30 ± Contraveniile prevzute la art. 29 se sancioneaz dup cum urmeaz:

a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f);

b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g).

Amenda se aplic i persoanelor juridice.

În cazul contraveniilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naionale pot solicita



294

instanei judectoreti anularea actului de vânzare, chiar i dup expirareatermenului de prescripie a rspunderii contravenionale, în condiiile legii civile.

Art. 31 ± Constatarea contraveniilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanciunilorse fac de ctre împuterniciii Arhivelor Naionale i, dup caz, ai direciilor judeeneale Arhivelor Naionale.

Art. 32 ± Împotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei se poate faceplângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria în a crei razteritorial a fost svârit contravenia.

Art. 33 ± Contraveniilor prevzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispoziiileLegii nr. 32/1968 privind stabilirea i sancionarea contravenienilor.

Capitolul VII

Dispoziii finale i tranzitorii

Art. 34 ± Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau, dup caz, direciilor judeene aleArhivelor Naionale, documentele care le atest înfiinarea, reorganizarea saudesfiinarea, în condiiile legii.

Art. 35 ± Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului,folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea ArhiveleNaionale.

Art. 36. ± Dispoziiile din prezenta lege referitoare la direciile judeene aleArhivelor Naionale se aplic, în mod corespunztor i Direciei MunicipiuluiBucureti a Arhivelor Naionale.

Art. 37 ± Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.

Art. 38 ± Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional al RepubliciiSocialiste România, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziiicontrare prevederilor prezentei legi se abrog.

Aceast lege a fost adoptat de Senat în edina din 4 martie 1996, curespectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constituia României.

Preedintele Senatului

prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN

Aceast lege a fost ad o ptat de C amera Deputail or în edina din 12 martie 1996,cu respectarea prevederil or art. 74 alin (1) din C onstituia României.

Preedintele Camerei Deputailor



295

ADRIAN NSTASE

Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16

(Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996)

Aprob Formular nr. 1

PRESEDINTELE CONSILIULUI DEADMINISTRATIE

(DIRECTOR)

Se conf irm DIRECTORUL GENERAL AL

ARHIVELOR NOTIONALE

(DIRECTORUL DIRECTIEI JUDEENE

A ARHIVELOR NAIONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC

Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din ..............

Direcia Serviciile Denumirea dosarului(coninutul pe scurtal problemelor la

care se refer)

Termenul depstrare

Obs

Direciasecretariat iadministrativ

A. Serviciulsecretariat

1)..............................

P

2)..............................

10

3)..............................

5

B. Serviciuladministrativ

1)..............................

P

2)..............................

10

3)..............................

5

........................................

Denumirea creatorului

Formular nr. 2 Inventarul pe anul.........«««««..

........................................ pentru documentele carese pstreaz ««..«an



296

Denumirea compartimentului (permanent)

NR.CRT.

INDICATIVUL DOSARULUI

DUPNOMENCLATOR

CONINUTUL PESCURT AL

DOSARULUI,REGISTRULUI, ETC.

DATELEEXTERNE

NUMRUL FILELOR

OBS.

Prezentul inventar format din .«..... file conine «««... dosare, registre,condici, cartoteci, etc.

Dosarele de la nr. crt. .................. au fost lsate la.....................nefiind încheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................

Astzi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Am primit,

Formular nr. 3 Instituia(Regie autonom,

Societate«««.)

PROCES ± VERBAL

de predare ± primire a documentelor

Astzi, ...........................subsemnaii .............................................. delegai aicompartimentului ..................................................., i ............................arhivarul instituiei ......................................am procedat primul la predarea i aldoilea la preluarea documentelor create în perioada ....................................... deserviciul menionat, în cantitate de .................dosare.

Predarea ± primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinzând............... pagini dactilografiate.

Am predat, Am primit,

Formular nr. 4

REGISTRU DE EVIDEN

A INTRRILOR ± IEIRILOR UNITILOR ARHIVISTICE

INTRRI IENr.crt

Data

intrrii

Denumireacompartimentului

Dateleextreme ale

documentului

Nr.dosardup

inventar

Nr.dosareprimite

Nr.dosare

Datieiri

Unde sau

predat



297

efectiv rmase

efectiv

i data

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. numrul de ordine al inventarului

2. data prelurii dosarelor din inventarul respectiv

1. numrul total al dosarelor cuprinse în inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden

9. denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele

Naionale etc.)

10. denumirea, numrul de înregistrare i data actului pe baza cruia au fostscoase din eviden (confirmarea Arhivelor Naionale pentru selecionare, proces-verbal de predare-preluare)

Formular nr. 5 ..................................

(denumirea creatorului)

Se aprob

(conducerea unitii)

L. S., s.s. .......................................

.......................................

(sediul)

PROCES ± VERBAL Nr. .....................

Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din............«..........., selecionând în edinele din ..................... documentele dinanii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie înlturate canefolositoare, expirându-le termenele de pstrare prevzute în Nomenclatorulunitii.

Preedintele, Membrii, Secretar,

Formular nr. 6

PROCES ± VERBAL

Predare ± preluare din ««««««««

(anul, luna, ziua)



298

Subsemnaii «««««««««««..« din partea «««««« «««« i«««««««««««.. din partea ««««««««««.. am procedat, primul la predarea ial doilea la preluarea «««««««««. anii extremi ««««« însumând «««««.. u.a. i «««««« m. l.

Totodat, s-au predat i preluat «««««««««««. .

În timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele ««««««. u. a.

Prezentul proces ± verbal cuprinde ««««««.«.. file i s-au încheiat în douexemplare.

Am predat, Am preluat,

Formular nr. 7

INVENTAR

al coleciei de matrice sigilare

Nr.deinv.

Dataprelurii

organizaiei saunumele

persoaneide la care

s-a

preluatmatricea

Materialul

Forma

Dimensiunile

Descrierea

câmpului

Legenda

Anulconfecionr

ii

Observaii

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Formular nr. 8

REGISTRU DE DEPOZIT

Nr.crt.

Denumireafondului,

compartimentulu

i

Cota

u.a.

Scopulscoateri

i din

depozit

Numelesolicitantului

; funcia

Datascoaterii

u.a.

semnturasolicitantulu

i

Datarestituirii

u.a.:

semnturasolicitantulu

i

Observaii

1 2 3 4 5 6 7 8

Formular nr. 9



299

FIA DE CONTROL

FONDUL ««««««««««««««««««««««««.

COLECIA

COMPARTIMENTUL «««««««««««««««««««..

NR. INVENTAR. «««««««««««««««««««««..

ANUL ««««««««««««««««««««««««««

NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ««««««««...

«««««««««««««««««««««««««««««

DATA ««««««««««««««««««««««««««

*) Anii extremi MANAGEMENT I MARKETING


Directorul Departamentului de AdministraiePublic


1. Management

Conceptul de management cunoate 3accepiuni: activitate, grup de oameni careconduc o î ntreprindere i tiin.

Termenul de ³management´ este preluat dinlimba englez, dar izvorul su este cuvântul ³manus´ din latin care înseamn mân iimplic aciunea de manevrare. În italian, s-aformat apoi cuvântul ³mannegi o´ care se referla prelucrarea cu mâna i de aici, a apruttermenul francez ³manège´ cu semnificaia deloc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut înlimba englez cuvântul ³manage´ care exprimactivitatea de administrare, de conducere i aresubstantivul ³management ́ , care înseamn



300

conductor.

În acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai întâi în sferasportiv. Ulterior, a fost adoptat în tiinamilitar, în politic, ziaristic, administraiepublic. Termenul de management s-a impus înactivitatea economic prin rspândirea lucrrii ³The Managerial Revolution´ a lui JamesBurnham, în anul 1941.

Ca activitate, managementul se poate identificaodat cu procesul de concentrare a activitiicolective de munc a oamenilor, adic odat cuprocesul de adâncire a diviziunii muncii.

Coninutul activitii de management poate fi îneles dac se încearc o analiz comparativ

între aceasta i activiti cu care se confund:organizare, îndrumare, dirijare, administrare,leadership. Prin urmare:

ß managementul nu se identific cuactivitatea de organizare. Pentru ca un sistemeconomic s fie bine organizat, este necesar odecizie managerial în acest sens, dar pentru abeneficia de o conducere adecvat este necesaro organizare corespunztoare;

ß managementul nu se confund cu

activitatea de îndrumare, respectivsupravegherea. Aceasta din urm presupune olatur a conducerii valabil în condiiile în caremunca este perceput ca aciune umannecesar pentru existen dar lipsit decontiin i devotament profesional;

ß managementul nu înseamnactivitatea de dirijare. Aceasta presupuneorientarea unui sistem economic spre atingereade noi trepte în dezvoltarea sa i reprezint unsegment al activitii manageriale;

ß managementul nu se identific cuactivitatea de administrare. Aceasta presupune oabordare static a întreprinderii în care accentulcade pe munca de birou, în timp ce activitatea demanagement urmrete capacitatea întreprinderiide a se adapta la schimbri;

Managementul, ca grup de oameni care



301

conduce un sistem economic (o direcie, undepartament, o secie, o întreprindere, unminister etc.) se difereniaz cel puin dup doucriterii i anume:

ß domeniul de activitate în carelucreaz managerul;


Este evident c un manager nu face acelai lucrucu un altul din alt domeniu de activitate i nici înacelai domeniu, doi manageri nu realizeazaceeai munc dac se situeaz pe trepte diferiteale piramidei conducerii. Un ministru nudesfoar aceeai activitate cu un rector sau undirector de spital sau un preedinte de banc. În

plus, rectorul nu desfoar o activitate identiccu un decan sau ef de catedr sau ef delucrri. Cu cât managerul se situeaz pe otreapt mai înalt a piramidei conducerii, cu atâtponderea funciilor tehnice, de execuie scade icrete ponderea funciilor manageriale.

Ca tiin, managementul reprezint o tiineconomic de firm, ca i marketingul. Locul su în cadrul sistemului tiinelor economice nu estecentral, dar coninutul su se dezvolt prinprelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine

economice pe care le interpreteaz într-omanier proprie i la rândul su, ofer idei, teoriii principii care pot fi preluate de alte tiine alesistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiuspecific. Obiectul de studiu al tiineimanagementului îl reprezint relaiile deconducere adic totalitatea raporturilor dintreelementele implicate într-o organizaie i dintreacetia i factorii exteriori. În acest fel,managementul privete atât firma i variabileleintrinseci respectiv organizarea ei i procesele

care se deruleaz în interiorul unei organizaii,cât i conjunctura în care acioneaz firma,respectiv factorii extrinseci care înseamnelementele de micro i macromediu ale întreprinderii.

În concluzie, managementul reprezint unansamblu de activiti desfurate cu scopul



302

de a se asigura funcionalitatea normal,eficient a sistemelor economice de ctre unulsau mai muli indivizi i care fac obiectul uneitiine.


În orice întreprindere procesul muncii în senslarg cunoate dou laturi:

- de execuie, prin care resursele umaneacioneaz asupra elementelor materiale;

- de conducere, prin care o parte aresursei umane acioneaz asupra celeilalte pride factor uman.

Prin urmare, procesul de management const într-un ansamblu de aciuni prin care managerulindividual sau de grup prevede, organizeaz,coordoneaz, ia decizii i controleaz activitateasalariailor în vederea realizrii obiectivelor întreprinderii.

Coninutul procesului de management poate fiabordat din mai multe puncte de vedere:

a) sub aspect metodologic, procesulmanagerial const în succesiunea urmtoareloretape:

ß definirea scopului, adic a strii doritesistemului

ß analiza situaiei actuale, adic înelegereastrii sistemului în prezent

ß determinarea problemei, respectiv acontradiciei dintre situaia actual i scopulpropus

ß adoptarea deciziei prin care se încearc

rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic,procesul managerial cuprinde etape logice carevizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:




303



ß folosirea resurselor în vederea satisfaceriinevoilor

c) din punct de vedere social, procesulmanagerial const în implicarea omului în toatesegmentele activitii dintr-o întreprindere în întregul proces de atragere i administrare aresurselor;

d) din punct de vedere informaional,procesul de management vizeaz parcurgereaurmtoarelor etape:





e) sub aspect organizaional, procesul demanagement include totalitatea regulilor defuncionare a întreprinderii, aflate în vigoare la unmoment dat, care confer raionalitate aciuniloromului i anume:




ß ansamblul relaiilor de cooperare întrediverse verigi ale organizaiei

f) din punct de vedere funcional,

procesul de management include:

ß previziunea

ß organizarea

ß coordonarea



304

ß decizia

ß controlul

În practic, aceste abordri ale activitii deconducere sunt dificil de identificat distinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoareceprocesul de management are un caractercomplex care se manifest prin multiple întreptrunderi ale zonei economicului cusocialul, juridicul, informaionalul etc. Cu altecuvinte, orice proces de management semanifest dup anumite reguli comune, dardifer de la o firm la alta, fiind mai mult sau maipuin eficient. Aceast diversitate se explic pede o parte în funcie de factorii obiectivi careinflueneaz întreprinderea (resursele disponibile,informaia cunoscut, calitatea factorului uman

etc.) iar pe de alt parte în funcie de abilitatea întreprinztorului de a face fa conjuncturii,respectiv schimbrilor din mediul de afaceri al întreprinderii.

Complexitatea i diversitatea procesului demanagement se completeaz cu alte trsturi alesale i anume:

ß dinamism;

ß stabilitate;

ß continuitate;

ß consecven;

ß ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoareceproblematica unei organizaii, relaiile deconducere, metodele de management etc. seschimb permanent. El este în acelai timp istabil deoarece urmrete folosirea unor structuri

cunoscute în preluarea informaiilor i adoptareadeciziilor. Este de asemenea, continuu avându-se în vedere continuitatea activitilor de producie,reparaii, schimb i consum. Totodat, procesulde management se caracterizeaz princonsecven, în sensul c fiecare etap a sa esteobligatorie i prin ciclicitate, deoarece în urmaunei decizii este posibil ca scopul atins s devin



305

noua situaie fa de care se stabilesc noiobiective i are loc astfel, reluarea procesului demanagement.

H. Fayol a identificat funciile managementuluisub forma succesiunii urmtoare: prevedere,organizare, coordonare, comand, control.

În managementul contemporan prevederea esteinclus în activitatea de previziune, iar comanda înlocuit cu decizia prin asigurarea motivriisalariailor.

A. Previziunea

Previziunea înseamn funcia managementuluiprin care se asigur activitatea de anticipare aviitorului. Realizarea activitii de previziune

pornete de la cunoaterea resurselor disponibile,a rezultatelor activitii trecute, situaia actual iobiectivele urmrite.

Previziunea se realizeaz prin mai multeinstrumente:

ß diagnoz;

ß prognoz;

ß planificare i

ß programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor dediagnosticare a situaiei întreprinderii în vedereacunoaterii strii sistemului la un moment dat. Înacest sens se utilizeaz date statistice iinformaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor deinvestigare în timp a activitii întreprinderii învederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemuluii fundamentrii deciziilor strategice.

Planif icarea reprezint varianta previziunii princare se asigur încadrarea activitii curente a întreprinderii în tendinele de dezvoltare aacestuia i a economiei în general.




306

ß planul care este un instrumentmanagerial prin care se stabilesc obiective,direcii de aciune i se asigur coordonareaactivitilor din întreprindere folosindu-se factoriide producie disponibili;

ß timpul este o variabil important aplanificrii în funcie de care se asigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecte eseniale cum ar firetehnologizarea întreprinderii sau utilizarea denoi metode de marketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani)care vizeaz obiective mai puin ample, carederiv din cele strategice;

previziuni tactice, de scurt durat (peperioade mai mici de 1 an);

ß procesul de planificare care const într-un ansamblu de etape corelate între ele careurmresc elaborarea i aplicarea planurilor iobiectivelor organizaiei. Schematic, etapele unuiproces de planificare pot fi prezentate ca în fig.nr. 3.

În faza pregtitoare a procesului de planificare seformuleaz obiectivele i misiunea întreprinderii,

se stabilesc ipotezele i premisele mediului deafaceri.

Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz înelaborarea planurilor pe termen scurt, mediu ilung, respectându-se corelaiile dintre acestea.

În cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agenteconomic elaboreaz o strategie de rezerv lacare ar putea s apeleze în cazul unor schimbride mediu care nu îi mai permit aciunile lansatepotrivit planurilor iniiale.

Faza implementrii se refer la declanareaactivitii în conformitate cu planurile elaborate.

Faza revederii îi propune compararearezultatelor înregistrate cu misiunea întreprinderii, i reluarea unui nou proces deplanificare.



307

Programarea reprezint modalitatea depreviziune care const în succesiunea iintercondiionarea activitilor unui sistemeconomic în intervale scurte de timp (sptmâni,mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb delucru, etc.).

În practic, se întâlnesc muli manageri careevit previziunea activitii firmei, preferând slase piaa s se pronune dac accept sau nu oaciune sau produs. Iat câteva motive pentrucare nu se face planificare microeconomic încadrul unor întreprinderi:

ß este nevoie de prea mult timp pentrupreviziune i prea mult munc;

ß managerul nu are cunotine despre

cum s fac previziunea;

ß viitorul intuit de manager este preanesigur;

ß decidenii au comportamente caresusin c triesc pentru prezent;

ß exist teama de eec în ceea ceprivete relaia efort-efect al procesului depreviziune.

B. Organizarea

Organizarea reprezint o funcie amanagementului prin care se delimiteazprocesele de munc pe componente (operaii,lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaii de lucrui compartimente de munc.

Organizarea este considerat cea mai ³vizibil´ funcie a managemen-tului. Ea se manifest prinfolosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

§ autoritatea;


§ rspunderea;

§ delegarea.



308

Autoritatea reprezint dreptul i abilitateamanagerului de a influena aciunilesubordonailor si.

În literatura de specialitate, se analizeazautoritatea în strâns legtur cu puterea pe careo exercit managerul. În acest sens, putereaexprim capacitatea conductorului de aconvinge sau influena aciunile salariailor, adicde a-i determina pe alii s fac ceea ce vreitu. În schimb, autoritatea const în abilitateamanagerului de a convinge i de a da dispoziiipentru manifestarea unei aciuni, adic de adecide.


a) dup relaiile care o genereaz,

exist:

ß autoritate tradiional (ce apare ca oconsecin a relaiilor generate de poziia însocietate a indivizilor);

ß autoritate charismatic (ce se manifestatunci când managerul dispune de calitideosebite, aproape mistice);

ß autoritate raional-legal (ce se observ laindivizii care ocup o anumit poziie sau rang

oficial, într-o întreprindere).


ß autoritate profesional (care este oconsecin a recunoaterii meritelor irezultatelor înregistrate de un individ, nuneaprat manager);

ß autoritate ierarhic (ce se manifest caurmare a transmiterii unor sarcini de lucru unorsubalterni care astfel, capt autoritate i

rspund de executarea obligaiilor lor);

ß autoritate funcional (ce apare în cadrulfunciunilor întreprinderii, adic la nivelul unoractiviti omogene care sunt reglementate prinactivitatea unui manager).

Responsabilitatea const în obligaia membrilor



309

unei organizaii de a realiza în cele mai bunecondiii sarcinile care le revin. Un individresponsabil de o anumit activitate trebuie sfac eforturi pentru finalizarea ei manifestândclar interesul i preocuparea pentru executareaacestei obligaii.

R spunderea const în obligativitatea indivizilorde a rspunde de realizarea sau neîndeplinireaunor sarcini de serviciu, respectiv de a dasocoteal în faa superiorilor si de stadiul lucrriirespective.

Delegarea este un instrument al organizriiprocesului de management prin care se permitetrecerea temporar a autoritii sale unei altepersoane. Delegarea autoritii conduce automati la delegarea responsabilitii, în timp ce

rspunderea revine ambilor subieci, adic imanagerului iniial i delegatului su. Delegareareprezint o necesitate la o firm complexdeoarece permite încrcarea echilibrat cu sarcinia managerului i executanilor, printr-odistribuie raional a sarcinilor de lucru.

În procesul organizrii se asigur aciuni destabilire a structurii organizatorice a întreprinderii, de creare a unui sisteminformaional adecvat care s permit un flux deinformaii rapide i complete, de identificare aatribuiilor i responsabilitilor salariailor carevor fi incluse în regulamentul de organizare ifuncionare a întreprinderii, de coordonare întreactivitatea de conducere i cea de execuie.

C. Coordonarea

Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor,deciziilor i activitilor dintr-o întreprindere prinadaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.

Desigur, complexitatea vieii economice oblig întreprinderea s fac fa unor perturbri alefuncionrii sale normale cum ar fi întârzieri înprimirea materiilor prime sau recepia unormateriale necorespunztoare din punct de vederecalitativ, rezilierea unor contracte etc. Toateacestea fac necesar adaptarea la dinamismuleconomic i confer întreprinderii un caracterflexibil în ceea ce privete organizareasubsistemelor sale.



310

De aceea, coordonarea activitilor poatecontribui la evitarea unor dereglri înfuncionarea firmei. Aceast corelare de activitise realizeaz prin mai multe modaliti, întrecare:


ß coordonarea prin rapoarte privindrezultatele înregistrate;


ß coordonarea prin instruireapersonalului de conducere, etc.

D. Antrenarea

Antrenarea este funcia managementului carevizeaz aciunile concentrate asupra factoruluiuman în scopul determinrii acestuia scontribuie activ la realizarea sarcinilor iobiectivelor care îi revin.

Antrenarea cuprinde dou momente distincte:comanda i motivarea.

Comanda reprezint aciunea managerului deinfluenare a salariailor i capt forma deciziei în managementul democratic.

Comanda intervine atunci când se identific ceitrei f actori care o fac necesar:


ß executantul cu pregtirea icalificarea sa;


Comanda devine eficient atunci când se asigurcâteva cerine ale sale:

ß ordinele formulate s fie simple idirecte, clare i oportune;

ß ordinele s nu depeasccompetena salariailor;



311

ß ordinele s nu contravin principiilormanagementului.

Motivarea reprezint aciunea de antrenare aenergiei creatoare a indivizilor pentru realizareaobiectivelor cu maxim de eficien.

Exist numeroase studii cu privire la teoriamotivaiei, dar punctul de plecare este întotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A.Maslow, adic în succesiunea urmtoare:



ß nevoia de contacte umane i afilierela grup;



Desigur c în lipsa motivaiei muncii apare uncomportament dezinteresat, o evitare aresponsabilitii, o înstrinare a indivizilor deprocesul muncii.

Motivaiile pot fi:

ß intrinseci i reprezint stimulente propriiindividului sub forma contiinei sau plcerii de amuncii;

ß extrinseci i reprezint totalitateadeterminanilor care influeneaz randamentul iinteresul muncii unui individ. Acetia pot fipozitivi sub forma premiilor, primelor,prestigiului, laudelor, promovrilor etc., saunegativi sub forma sanciunilor, penalizrilor,retrogradrilor, criticilor etc.

E. Controlul

Controlul reprezint ansamblul activitilor princare se compar performanele înregistrate deun agent economic sau diverse componente alesale cu obiectivele propuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurileurmrite.



312

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un fluxde informaii corecte, precise i clare, sfoloseasc metode de investigare simple, s fieoportun i s se deruleze cu costuri mici.

În situaia în care verificarea rezultatelordovedete atingerea scopurilor procesul demanagement se reia, dar dac exist ocontradicie între acestea, se impune ointervenie într-una din variantele urmtoare:

ß fie se reevalueaz obiectivele dacrezultatele depesc scopurile propuse;

ß fie se îmbuntesc performanele dacrezultatele obinute sunt inferioare scopurilor.

Controlul poate fi:


ß preventiv (se încearc evitarea dereglrilorsistemelor organizaiei);

ß feed back (se pune accent pe corectareasistemelor economice):

- autocrectiv (problemele aprute secorecteaz automat);

- non-autocrectiv (problemele se rezolvprin intervenia managerului);



ß financiar (se verific utilizareadisponibilitilor bneti);

ß bugetar (se utilizeaz declaraiile derezultate anticipate);

ß tehnic (se urmrete calitatea produselor iserviciilor);





313

ß indirect (realizat de manager pe bazaanalizei rezultatelor obinute);



ß funcia de evaluare a rezultatelor, însensul c activitatea de control are ca punct deplecare estimarea situaiei concrete a firmelor,cunoaterea performanelor sale cantitative icalitative;

ß funcia recuperativ prin care sepermite eliminarea dereglrilor din activitateafirmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;

ß funcia preventiv care contribuie laevitarea unor dezechilibre dac se intervine înaintea producerii unor evenimente;

ß funcia informativ care evideniazrolul controlului în adoptarea deciziilor ulterioare;

ß funcia stimulativ care tenteazfactorul uman s depun eforturi pentruameliorarea activitii i rezultatelor sale înscopul obinerii unor concluzii favorabile în urmacontrolului.

Scheme i corelaii




314


Realizarea activitii de control poate fi reflectatschematic astfel:

Activitatea de c ontr ol





In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferiteprofile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din acestecaracterizari. Profilul unui ³bun funcionar´ prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)



315














In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel careavanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum undOrganization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri deadaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume:carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal,de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera)









316






















317


Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale aleorganizaiei, astfel ca individul carierist în strduina sa de a-i apar rolul su de

dominaie se îngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caractercoruptibil


















318


Prin noiunea de conflict se înelege un proces de disput, prezent în toatesocietile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care esteinstituionalizat i rspândit în mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor,rivalitii, opoziiei între indivizi, între indivizi i grupe, între diferite grupe, între

uniuni, societi, între state i între toate asociaiile cu caracter social.

Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive,care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motiveleconflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Paretovede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vederesocial; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate.Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv carepoate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectivconst în obinerea unui acord echitabil între prile care se gsesc în conflict.Aceasta presupune ca prile în conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentrufaptele lor. Rspunderea se raporteaz, atât la participarea proprie la conflict, cât i

la influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cuadversarul, ci chiar s o îmbunteasc. Putem vorbi de izbând numai dac modulde comportament este astfel controlat, încât nici unul dintre participani s nu-ipiard capul, respectiv, prile în conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui larezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie în aa fel formulate, încâtpartea advers s le îneleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuies se negocieze serios.





ß de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor,modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;







319

ß de a-i menine sau a recâtiga capacitatea de aciune în situaiile, care parfr rezolvare;














ß neînelegeri,






Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, atât de procesul de munc în sine,cât i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare,



320

neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc.

Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda unfenomen psihologic, Ämobbing´ sau hruire moral la locul de munc. Aceastnoiune descrie aciuni comunicative, care sunt îndreptate împotriva unei persoane.Foarte muli salariai au avut cândva în viaa lor profesional o experien neplcut,

aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt întotdeauna dintr-un conflict. Sepun întrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de Ämobbing´? Caresunt elementele care îi confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel coamenii se îmbolnvesc din cauza lui, nutresc gânduri sinucigae sau chiar îi iauviaa ?






teroare telefonic

ameninri verbale

ameninri scrise













321







Urmrind cele de mai sus, rezult c victima Ämobbingului´ este un om care luptpentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate înmod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelulconducerii nu a fost îngrdit la timp. Probabil c însui eful a participat la aceasta.


Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaieconflictual. În acest caz, întreprinderea poate adopta mai multe strategii. Ostrategie const în schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O altstrategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel,se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprindeaciuni economice în cadrul schemei existente. Aici este luat în consideraie acelcomportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijat

direct spre realizarea de câtig. Cu un astfel de comportament se conformeaz întreprinderile recomandrilor clasice de aciune în cadrul economiei de pia. Cel deal doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al întreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a întreprinderii, mai exact,influena politic asupra ipotezelor în legtur cu realizarea profitului economic.Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral în procesuleconomic prin aciuni de întreprindere.

Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirearegulilor de joc adecvate. În cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al întreprinderilor, în primul rând prin contribuia politic a angajailor la dezvoltareacadrului de ordine adecvat tuturor.

Se pune întrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale întreprinderilor. Aici noi înelegem c o întreprindere, care într-un timp mai mult saumai puin apropiat poate s îndeplineasc nu numai cerine economice de întreprindere, ci i morale, ar putea fi îndeprtat de pia. Într-o astfel de situaieeste necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordine politic.Întreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate înelege teoretic drept o Ävariant negativ´ a strategiei competitivitii.Fundamentul teoretic al acestei recomandri se încadreaz nu numai în etica



322

întreprinderii, ci i în etica economic.

Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic în legtur cuproblemele întreprinderilor în funcie de moral. În concluzie: promovarea unei rigorietice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica arputea fi întotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau în considerare

msuri pe termen lung în deciziile lor. De pild, principiul câtigului i etica se afl încazul întreprinderii, în mod principial, într-un conflict de obiective.

Aadar: 1) etica întreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor(înaintea reaciei pieei), chiar în cadrul procesului decizional din întreprindere,conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale,care s asigure libertatea de aciune a întreprinderii în economia de pia; 3) etica întreprinderii trebuie îneleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog,utilizat în cazul în care coordonarea activitii concrete de întreprindere se faceconform regulilor principiului profitului, generându-se apariia situaiilor conflictuale între grupurile de interese externe i interne ale întreprinderii; 4) etica întreprinderiitrebuie îneleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat în cadrul

unei înelegeri fr constrângere între toi cei afectai. Obiectivul const în obinereaunui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5)Etica întreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvareaconflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesarca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fiedirecionate mai puternic spre aciuni autonome.

Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselorpersonale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, dinpunct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii oreprezint problema Ämobbingului´.

Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politiciale organizaiei în domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac în câteva dindomeniile, în general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea iabsenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele ide aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3)managerii pot fi convini c o aciune este considerat Äetic´ de ctre publicul larg,dac se respect principiul Äacioneaz în acelai mod în care ai vrea ca ceilali s tetrateze pe tine´.







323





Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale.Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex,dar i însemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acesteipoziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, atât pe planeconomic, cât i politic, social i juridic.



Elaborarea acestei teorii aparine, îns, lui Montesquieu, care în lucrarea ³Desprespiritul legilor´, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri ale

statului sunt independente. ³ Atunci când în mâinile aceleiai persoane sau aceluiai c orp de dregt ori, puterea legislativ este întrunit cu puterea executiv, nu existli bertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s f aclegi tiranice pe care sa le aplice în mod tiranic´.









324



Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului în accepiunea eiancestral tradiional, utilizând o varietate terminologica prin care se reflecta una iaceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statuluieste utilizat în accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia demediere a Preedintelui între puterile statului i între stat i societate. Constatam dinstructura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat ³Administraiapublic´. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitolsunt singurele care înfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, însensul c i alte autoriti publice care sunt plasate în alte pri ale Constituiei ausarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate în capitolul 5 înfptuiescexclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care sunt

supuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).

În ceea ce privete regimul politic pe care îl consacra actuala Constituie, acestaeste semiprezidenial parlamentarizat atenuat, în sensul ca atribuiile ce îi incumbpreedintelui într-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament încalitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.

Conform prevederilor constituionale, atributele statului sunt realizate de cele treiputeri ale sale astfel:








activitatea în sine aprând atunci când societatea s-a împrit în comandani icomandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi înssingurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz,respectiv :



325

ß Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentruviitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaiiinternaionale.



ß Executarea legii ± cuvântul ³lege´ fiind îneles în accepiunea ³lato sensu´, deact normativ cu fora obligatorie i nu în accepiunea ³stricto sensu´, de act juridic alParlamentului.


Conceptul de serviciu public a fost vreme îndelungat noiunea cheie a dreptuluiadministrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se înelege activitatea organizat sau desf urat de o aut oritate aadministraiei publice pentru a satisf ace nev oi sociale în interes public. Nu orice

nevoie social reprezint în acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cptaun asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus într-onorm de drept.




Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se înelege un minimum de c ondiii necesare pentru o via social acceptabil.Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror înclcare nu antreneaz decât ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic.Expresia ³în limitele legii´ evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis,dac nu este interzis de lege. Subliniem, îns, c activitatea administraiei esteguvernat de principiul legalitii, care este înscris în mai multe texte dinConstituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 ³nimeni nu este mai presus de lege´; art.51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale ia legilor).





326



Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta însemnândclauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care suntinvestite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevalezeinteresul public (general), atunci când vine în contradicie cu interesul particularilor.




ß Activitate desfurat în regim de putere publica, concretizat prin investireaautoritilor care o presteaz cu anumite prerogative, care derog de la dreptulcomun i prin intermediul crora ele reuesc sa fac s prevaleze interesul public,atunci când intr în contradicie cu cel particular.


Potrivit actualului sistem constituional i legal, aceste autoriti sunt de doucategorii:



Dac în regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de staterau sinonime, în actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoareceadministraia însi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoriti

statale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz în unitile administrativeteritoriale în care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, careare un dublu statut : astfel, el este, în primul rând i cu precdere, o autoritateautonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora,municipiu) si, în al doilea rând. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, deautoritate tutelara, în domeniul alegerilor «).




327



In actualul sistem constituional i legal, administraia public este înfptuit de doumari categorii de autoriti:











Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organunipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de naturadministrativ ale Guvernului sunt îns mai numeroase decât cele ale Preedintelui.Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general aadministraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca unorgan al administraiei publice de rang central. În exercitarea rolului de conductor aladministraiei publice, Guvernul intr în urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalteautoriti administrative:



ß Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale.



328

Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului în teritoriu i eleevoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitiiactivitii autoritilor autonome locale.









Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune ocomplexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putând sfie absolut determinat sau relativ determinat dup modul în care sunt

reglementate împrejurarile în care ea se aplic.

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile încare se va aplica dispoziia, situaie în care autoritatea administraiei publice nupoate decât s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aanumita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).

Ipoteza este relativ determinat când legea (izvorul formal de drept) prevede, îngeneral, împrejurarile în care se aplic norma, existena lor concret urmând a fistabilit de organul care o aplic. Este vorba de compena de apreciere.


Dispoziia este, în general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care facobiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar în procesul de realizare aputerii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracteronerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la oanumit conduit, la o anumit prestaie.



329


Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevzândnumai facultatea de a aciona sau nu, lsând la latitudinea subiectelor de drept s

fac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocateprin verbul á putea´, introdus în expresii ca ³autoritatea administrativ poate«´, ³ceteanul poate«´.


3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar în momentul în caredispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de dreptadministrativ nu ar avea sanciune în sensul existenei unor situaii în care nu suntprevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut în vedere faptul co norm de drept se duce la îndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pe

care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul în ansamblul sau având i un caractereducativ. Trebuie de asemenea fcut distincie între sanciune ca element structuralal normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele derspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor deexprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:


ß Sanctiuni specifice rspunderii administrativ ± contraventionale (ex. amenda,

avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)

ß Sanciuni specifice rspunderii administrativ ± patrimoniale care vizeazrepararea prejudiciilor produse prin actele administrative.



R aportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fostreglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prinintervenia unui fapt juridic. În doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privire

la categoriile de rapoarte de drept administrativ:


2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot îmbrca pe lâng prima form iforma raportului de colaborare când ele se stabilesc între subieci aflai pe aceeai



330

poziie juridic.

3. Recunoaterea, pe lâng celelalte dou, a înc unei categorii ± raportul departicipare recunoscut a fi prezent în situaiile existenei unui organ colegial iprivind membrii acelui organ. În realitate, aceast form de raport juridic nu are oidentitate de sine stttoare pentru ca membrii organului colegial nu particip la

formele de lucru ale acestuia ca subiecte distincte de drept, ci ca membri aiautoritii respective.

In concluzie, în mod tradiional se recunoate existena raportului de dreptadministrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. În afara lor,Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte(raportul de tutel administrativ care se stabilete între Guvern i autoritileautonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit în baza programului su deguvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:


ß De a exercita conducerea general a administraiei publice. În aceast ultimcalitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publicealese în unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care sestabilesc în temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ iele îl îndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului în teritoriu, s atace în faainstanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, actecare sunt suspendate de drept.




2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de dreptadministrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor care

particip la procesul de înfptuire a administraiei, respectiv executarea legii iprestarea de servicii publice în limitele legii, precum i emiterea de acte normative cufora juridic inferioar legii.




331

BIBLIOGR AFIE:


ß C odul C ivil





ß Muraru, I., ³Drept c onstitui onal i instituii politice´, Editura Actami,

Bucureti, 1998




* Distincia între cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut înc dinantichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupa deviaa statului, a cetii în ansamblul sau, de relaia cetate ± cetean, pe cânddreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor privii izolat,ca subiecte de drept distincte.







332

În sens ec onomic , comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si,prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect,comerul ar consta în operaiunile cuprinse în intervalul dintre momentul produceriimrfurilor i intrrii lor în circulaie, pân în momentul ajungerii acestora laconsumatori.





În sistemul subiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care suntsupui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplicpersoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelorreglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze dela începutul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabilecomerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca fapte

de comer, indiferent de persoana care le svârete. Acest sistem a constituitfundamentul Codului comercial francez de la 1807.





La începuturile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorgintelocale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe altemeleaguri.

În 1887 a fost adoptat Codul comercial român, care este i astzi în vigoare. La



333

elaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. În Italia,Codul comercial francez a fost adoptat în 1808. Dar, ulterior, prin valorificareatradiiei, dar i a tot ce era nou în doctrina francez, belgian i german, în anul1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.




C odul c omercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptele

de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.


Cu privire la corelaia dintre Codul comercial i legile comerciale speciale se aplicprincipiile generale (specialia generalibus derogant).

C odul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult dindispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privindmateria obligaiilor, în special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor,

precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul devânzare-cumprare, contractul de mandat etc.).


Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. Deasemenea, dispoziiile îndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a încheiat contractul.

3) Doctrina dreptului comercial, ca i practica judiciar în domeniu, au un rol

important în interpretarea legilor comerciale.

2. FAPTELE DE COMER Codul comercial român stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care leclasific ³f apte de comer´. Prin svârirea uneia sau mai multor fapte de comer senasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.



334















Legiuitorul român a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultatedin actele juridice (manifestrile de voin svârite în scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorâte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercialintr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptelelicite (îmbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svârite decomerciani în legtura cu activitatea lor comerciala.

Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ,

exemplificativ i nu limitativ.L

egiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele maifrecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale ladata adoptrii reglementarii. Aceasta înseamn c la lista faptelor de comerprevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte ioperaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expresrecunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list aactelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. În absena unei



335

definiii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formulezeo definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub maimulte aspecte:

a) întrucât unele acte juridice sunt bivalente ± comerciale i civile ± este imperiosnecesar s se stabileasc un criteriu de delimitare între actele comerciale i cele

civile,



Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice i

operaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea delucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere în circulaia mrfurilor, cu scopul dea obine profit.



Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute înprincipal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-

a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Oricepersoan este liber s svâreasc ori s nu svâreasc asemenea acte sauoperaiuni. În aceast situaie, persoana în cauz intr sub incidena legilorcomerciale. Faptele de comer obiective pot fi împrite în trei mari grupe:


Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, în sensul de activitate devânzare ± cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.


Sub aspectul structurii sale, vânzarea-cumprarea comercial este asemntoarevânzrii±cumprrii civile. Este vorba de un contract în temeiul cruia o parte(vânztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unuilucru, în schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vânzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anumeinterpunerea în schimbul bunurilor. Când contractul îndeplinete aceasta funcie,vânzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.



336

Trstura caracteristic a cumprrii i vânzrii comerciale o constituie intenia derevânzare; cumprarea este fcut în scop de revânzare sau închiriere, iar vânzareaeste precedat de o cumprare fcut în scop de revânzare.












Operaiunile de banc sunt operaiunile asupra sumelor de bani în numerar,creditelor i titlurilor negociabile. Ele sunt operaiuni de depozit, de efectuare depli, de acordare de credite, operaiuni asupra titlurilor de credit.




Întreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorulfactorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre întreprinztor ipe riscul su, în scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, în



337

vederea obinerii unui profit.

Aceast definiie privete numai întreprinderile avute în vedere de Codul Comercial.Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, întreprinderea trebuie s aib ca obiectoperaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.





















338

Prin urmare, pe lâng faptele de comer obiective, a cror comercialitate esteindependent de calitatea persoanei care le svârete, Codul comercialreglementeaz i faptele de comer subiective care dobândesc caracter comercial dincalitatea de comerciant a persoanei care le svârete.



Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu suntobiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentruasigurtor.

Deoarece în toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt faptede comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comer

unilaterale sau mixte.




Dac svârirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana în cauzdevine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobândit calitatea de comerciant, toateactele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4.C.com).

Dac îns, svârirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracteraccidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale,

totui, persoana care le-a svârit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c ³sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, având comerul ca profesiuneobinuit, i societile comerciale.´ (art. 7 C.com)

Precizarea noiunii de comerciant prezint un mare interes practic. Calitatea de



339

comerciant implic un statut juridic diferit de cel al necomercianilor, cu consecinedeosebite asupra raporturilor juridice la care particip:

a. legea instituie anumite obligaii pentru comerciani, considerate obligaii c omerciale, astfel, înainte de începerea comerului, comerciantul este obligat scear înmatricularea în registrul comerului, iar în cursul exercitrii i la încetarea

comerului s cear înscrierea în registru a meniunilor privind actele i faptele acror înregistrare este prevzut de lege; orice comerciant are obligaia s inanumite registre de contabilitate (art. 22 C. com) i de asemenea s desfoareactivitate comerciala în condiiile unei concurente loiale;






Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comercialenu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sau

acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.


In temeiul Codului Comercial calitatea de comerciant se dobândete în mod diferit,dup cum este vorba de o persoan fizic sau de o persoan juridic.









340

Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alteprofesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem în vedere pe meseriai, pe ceicare exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant în cazurile în care cumpr mrfuri în vederea prelucrrii i revânzrii lor (art. 3.pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, îi organizeaz o întreprindere(art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea de

comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). În cazul în care pentruexercitarea activitii, cel care îndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpri folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i decipersoana în cauz nu devine comerciant. Întrucât vânzarea produselor pe careproprietarul sau cultivatorul le are de pe pmântul sau ori pe care le-a cultivat nueste fapta de comer, ci act juridic civil, înseamn ca agricultorii nu au calitatea decomerciani.

b. Dobândirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art.7 C. com. pe lâng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societilecomerciale. Sunt avute în vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr.31/1990: societatea, în nume colectiv, societatea în comandita simpla, societatea pe

aciuni, societatea în comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata.Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie în scopul de a desfurao activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzutobligatoriu în actul constitutiv consta în svârirea uneia sau mai multor fapte decomer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societiicomerciale. În consecin, pentru a dobândi calitatea de comerciant, societateacomercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege înacest sens.


1. Statul i unitile sale administrativ terit oriale: art. 8 C. com. prevede c: ³Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a coduluicomercial era justificata la data adoptrii sale, când activitatea statului i a unitilorsale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul castatul svârete pe lâng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilorpublice i acte cu caracter privat, în doctrina s-a considerat ca el este subiect alraporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poatesvâri anumite fapte de comer.

2. Regiile aut onome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparinestatutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate publicsunt inalienabile. În condiiile legii ele pot fi date în administrare regiilor autonomeori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau închiriate. Potrivit Legii Nr.15 /1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz în ramurile strategice ale

economiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobândete dinmomentul înfiinrii sale, dup caz, prin hotrâre a guvernului sau prin deciziaorganului administraiei publice locale.




341

4. Asociaiile i f undaiile: potrivit legii, scopul înfiinrii asociaiilor i fundaiilor estedesfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deciasociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.



In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobândete prin însiconstituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poateproba prin dovedirea constituirii societii în condiiile prevzute de lege. Un mijlocde dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe înmatriculare înregistrul comerului a societii comerciale.



In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde în momentul în caresocietatea înceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala îi înceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea locprin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizriiobiectului societii sau realizarea acestuia, hotrârea adunrii generale, faliment.

Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridicea societii. În aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale,dar poate face operaiunile necesare lichidrii.









342












ß ambele societi au un scop lucrativ; asociaii urmresc realizarea i împrirea unor beneficii.






Sub aspect juridic, prin aport se înelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociat



343

de a aduce în societate un anumit bun, o valoare patrimonial. În limita aportului,asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceastcalitate.










Capitalul social al societii este divizat în anumite fraciuni, denumite diferit dupforma juridic a societii : pri de interes, pri sociale, aciuni.





Participarea la activitatea societii trebuie s fie efectiv i interesat. Aceast



344

participare este diferit, în funcie de forma juridic a societii.





Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup

întregirea capitalului social, când acesta s-a micorat în cursul exerciiului financiar.







b) societatea în c omandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailorcomanditai; asociaii comanditari rspund numai pân la concurenta aportului lor;





345

e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai în limita aportului lor.




Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus denevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale aleasociailor. Elementul esenial îl reprezint cota de capital investita de asociat. Intr în aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea în comandita pe aciuni.

Societatea cu rspundere limitat nu se încadreaz în nici una din aceste categorii.Aceast form de societate împrumut unele caractere, atât de la societile de

persoane, cât i de la societile de capitaluri.

Ca i în cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat sebazeaz pe încrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numruluiasociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privindtransmiterea prilor sociale. În ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiilesocietii, asociaii rspund numai în limita aportului lor, ca i în cazul societilor decapitaluri.




In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pân laconcurenta aportului lor.




Capitalul social se divide în pri de interes în cazul societii în nume colectiv i



346

societii în comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (prisociale).





Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupraunei fraciuni din capitalul social. Între aceste titluri de valoare exista o deosebireesenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iar

certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.




BIBLIOGR AFIE:


ß Legea Nr.31 / 1990 pricind Societatile c omerciale, republicata cu modi f icrileulteri oare







Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera în care urmeaz s se desfoare



347

raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile careguverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participantprerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul iprotocolul garanteaz egalitatea în drepturi a partenerilor, care permite fiecreiadintre ei s-i fac auzit în mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoaziacare trebuie s guverneze raporturile între oamenii de bun credin.

Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, încheierea iintrarea în vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o incidenzilnic asupra vieii i activitii de afaceri.


2. Eticheta

ÄRegulile de conduit´ sau Äregulile de comportare´ la care se refer etichetacontribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, în general, i la odesfurare normal a activitii in afaceri în special. Este foarte important

cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind cnecunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, lacomplicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor încauz. Nu se pot concepe relaii între parteneri fr contactul uman necesar i, încadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, în ultim instan, o lips decompeten profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele uneipri pe planul relaiilor specifice. În concluzie, însuirea i respectarea unorreguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.


Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, îngrijit, s secontroleze permanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greit ste sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii mâinile în buzunar sau ste joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat sstai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea.Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier încât s nu denoteo stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispuss-l cedezi. Trebuie evitat strângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capuluide sptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. Încruciarea genunchilor laprea mare înlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acordemare atenie felului cum stau pe scaun i cum îi încrucieaz picioarele, astfel încât rochia s poat acoperi genunchii. În timpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutateargumentelor personale sau s-l aprobi btându-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul.De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un râs zgomotos, tusea,strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul



348

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup depersoane. El comport, în mimic i în inut, o serie de nuane care pot s-imodifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau osimpl obligaie formal. Câteva reguli de baza în legtur cu salutul :




Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips depolitee. Este recomandabil ca brbatul când salut cu plria s o in de calot, înclinând uor capul i privind la persoana salutat. Dac mâinile îi sunt ocupate,se accept salutul printr-o simpl înclinare a capului. În alte cazuri, salutul seface printr-o înclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-ouoar înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu opersoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuiefcut cu tact. Când este întâlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o puteaidentifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-omaina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fostvzute. Dac persoana cunoscut este împreun cu mai muli prieteni,necunoscui celui care salut, se salut tot grupul. În timpul salutului se folosesci formulele: Äbun dimineaa, bun ziua sau bun seara´. La întâlnirile oficiale sepronun denumirea rangului: Äbun ziua domnule director, presedinte, ministruetc.#.

Strângerea de mân poate interveni fie când persoanele care s-au salutat seopresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul împreun, fie cu ocaziaprezentrii lor. În cazul strângerii de mân rolurile sunt inversate: femeia este

aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în vârst celei mai tinere ipersoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, celedou persoane se privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurrile, brbaii se scoal pentru a strânge mâna interlocutorului;femeile, în schimb, nu se ridic în picioare decât când este vorba de o persoanmult mai în vârst sau pe care dorete s-o onoreze în mod special.

Srutul mâinii continu înc s fie practicat în numeroase locuri sau împrejurri,fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales când este vorba de femei învârst sau cstorite, de soii de înali demnitari etc. Srutul mâinii se face într-oform politicoas, prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurri este

recomandabil s se simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este greit s sesrute mâna înmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gestnumai pentru unele dintre femeile care se afl împreun.

C. Prezentrile

În probleme de etichet, de o deosebit importana în activitatea parteneriloreste felul în care se fac prezentrile. În aceast privin trebuie respectate



349

urmtoarele reguli:




Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: Äîmi permitei s vprezint pe«´. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronunnumai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt sespune simplu: Äsoul meu´ sau Äsoia mea´. La prezentarea unei perechi se vaspune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, începându-se întotdeauna cu soul. Formule ca Äîncântat´, Äsunt fericit de a v fi întâlnit /cunoscut´ se folosesc în mod curent.

Dei în practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, în tot mai multe ri

ea este cunoscut în rândul oficialitilor i în corpul diplomatic. În astfel de ocaziitrebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, în afar de nume,apelative Ädomnul´ sau Ädoamna «´, adugându-se, eventual, funcia saucalitatea. În unele situaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat deschimbul crilor de vizit.




D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, oricât de atent ar fi pregtit, risc sdevin plictisitoare în lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru creareaunei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gândeasc la alegerea oaspeilor,astfel încât între acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul clucreaz în aceleai domenii de activitate sau în domenii care au contingen întreele, fie prin formaia lor intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie s devininstrumente de munc, s constituie un element principal al activitiidiplomatice, o component principal a muncii de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi însuit dup anumite formule. Pentru desfurareaunei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bunpregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact,atenie, politee i alte asemenea însuiri pe care diplomaii trebuie s le posedei care pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire



350

multilateral.

În ceea ce privete atitudinea în timpul unei conversaii, de obicei se spune c nueste frumos Äs pari nici mai inteligent i nici mai instruit decât interlocutorultu´. În timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, îns degajat, s fie plcut în conversaie i s o canalizeze în problemele care îlintereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cupolitee tezele interlocutorului su. Aceasta nu înseamn c nu se poate interveni,ci este chiar recomandabil s se intervin îns într-o form politicoas, dar ferm, în explicarea poziiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod eronat.Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel încât modul în care se susine oprere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ saupersiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaii de felul: Änuavei dreptate!´, Äce eroare!´ etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strnutul zgomotos în timpul conversaiilor,acestea fcându-se cât mai discret posibil i întotdeauna în dosul batistei, cucorpul întors într-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se întrein cu partenerul dindreapta i din stânga sa i s evite, pe cât posibil, discuiile cu partenerii îndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai,s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul aceloraiministere sau ambasade s nu se adune în grupuri.


Telefonul este un mijloc important i extrem de util în rezolvarea sarcinilorprofesionale curente, cât i în meninerea legturilor fireti între cunoscui,prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite

reguli de care este indicat s se in seama. În acest sens, trebuie cunoscut înprimul rând necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s sefac indicându-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul«), precum iinstituia la care lucreaz, evitându-se de obicei s se indice i funcia.

În situaia când legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuies atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot în cazul legturii stabiliteprin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci sprocedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i scear asentimentul celui chemat, întrucât anumite raiuni pot impune ca oconvorbire sau alta s nu aib loc atunci când este solicitat.

În cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine sse identifice persoana care o recepioneaz, inând seama de obligaia de a întocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numelepersoanei care a recepionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicride o deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea,pentru controlul exactitii, a notei transmise.



351





inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru anu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. În timpul mesei numai capulpoate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau întregul bust. În mod normal ducerea mâncrii la gur se execut cu antebraul imâinile fr a antrena micarea braului i a umerilor.

La începutul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde înrscroiala hainei, în decolteu sau de gât. tersul gurii cu ervetul se va face înmod cât mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, cise strânge i se pune lâng farfurie. Nu se mnânc în grab sau nervos. Gestulde a ine degetul mic în sus când se bea sau se mnânc nu este recomandabil.Lingura i cuitul se folosesc numai cu mâna dreapt. Furculia se ine îns cumâna stâng când, în acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosetenumai furculia, ea poate fi inut în mâna dreapt. În cazul stângaciloradaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbareaostentativ a tacâmurilor. În timp ce se mnânc, tacâmurile se in uordeasupra farfuriei, fr a le ridica cu vârful în sus sau a gesticula cu ele. Când sebea, tacâmurile se pun pe farfurie, încruciate sau unul lâng altul, cuitul înpartea dreapt iar furculia cu dinii în sus. Dup terminarea fiecrui fel de

mâncare, furculia i cuitul se pun în prealabil pe farfurie, în aceeai poziie:furculia va avea îns, de ast dat, dinii în jos. Este nepoliticos s se mnâncedirect de pe cuit. Când se scap un tacâm pe jos, se ridic, se pune pe margineamesei i se cere altul. În timpul mesei se vor evita zgomotele inutile idizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacâmurilor,scobirea în dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semnde bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut înaintea intrrii în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor Äpoft bun´. Supele i buturile se servesc dectre osptar din partea dreapt, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc

din partea stâng.

Serviciul începe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, începându-se cubrbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminând cu gazdabrbat. Semnalul de începere a mesei îl d gazda femeie, invitând oaspeii sserveasc. Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de lamas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat îns c toi



352

invitaii au terminat de mâncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri îns când acesta este rostiti la începutul mesei. Într-o asemenea situaie trebuie s se asigure c buturaalcoolic s fie deja turnat în pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice.Paharul cu care se toasteaz se ridic pân la nivelul feei. Dac în timpultoastului brbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmâne jos. Ele se vor ridicanumai dup un toast oficial, împreun cu brbaii.

Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales când existinteresul de a se invita un numr mai mare de persoane. În acest caz,mâncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, în centrul sau pe una dinlaturile salonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Sepoate mânca în picioare, caz în care este nevoie de mai mult dexteritate, întrucât cu mâna stâng se va ine farfuria i se va mânca cu mâna dreapt,folosirea cuitului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mâncaaezând farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate înacest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat,fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mâncare i butur,fie prin instalarea unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeiiservindu-se singuri, sau cu ajutorul câtorva osptari.

G. Fumatul

În aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fiestingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze înapropierea unei femei, un tânr lâng o persoan mai în vârst, un funcionar înfaa sau lâng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar.

În asemenea împrejurri, întrebarea Äîmi permitei s fumez?´, mai ales cândeste însoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, estedeplasat, deoarece interlocutorului îi va fi greu s rspund negativ. Abinereade a fuma, în asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuieavute în vedere i alte câteva reguli eseniale:


ß nu se vorbete cu igara sau pipa în colul gurii i nu se ine igarapermanent în gur pufind din ea;

ß nu se intr cu igara sau pipa aprins în locuina unde eti invitat sau în

biroul superiorilor în grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu deafumul pe nas. În societate brbatul ofer foc mai întâi femeilor i apoi brbailor.O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor.Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolutobligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la întâmplare oricare vas dreptscrumier. Gazda nu va începe s fumeze înainte de a oferi igri invitailor si;



353

invitaii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nuse fumeaz decât din momentul când sunt oferite igri de ctre gazd, de obiceinu înainte de a se trece la felul principal de mâncare, respectiv la friptur.


În activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebitimportan. Regula de etichet vestimentar cere o îmbrcminte corect, înplin armonie cu conformaia corpului i împrejurrile în care este purtat. Înaceasta const i adevrata elegan. A fi elegant nu înseamn preocupareaexclusiv pentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate dediferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale debun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi câtmai variate i fr a se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mareimportan. Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret,asortat, ca i înclmintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorilei desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectulfizic. O femeie cu tenul palid nu va face decât s-i evidenieze i mai mult

paloarea dac se va îmbrca în culori galbene sau verzi. O femeie corpolent ide statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cuo croial scurt, dup cum o femeie înalt nu va purta o rochie cu dungi dispusevertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea unei note de mai multelegan, ci dimpotriv.


La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferiteurmtoarele sugestii:

Pentru femei :

ß rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culoripotrivite sezonului (ziua nu se îmbrac rochii din materiale lucioase ± lamé saudantel);




ß pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu îmbrcmintea (nu

se recomand pantofi din piele lucioas);


Pentru brbai:

ß costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea închis), de croial



354

obinuit;





U nele precizri:



ß cravat modern, înflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie

aleas cu mult grij;





La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare închis, se

recomand:

Pentru femei





ß pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, înculori asortate cu îmbrcmintea;




355

ß Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocaziioficiale, mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., îns în ora poate fifolosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat dinmateriale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosireapantofilor cu tocul înalt la inuta cu pantaloni.

Pentru brbai

ß costum de culoare neagr sau închis, cu pantaloni i vest de aceeaiculoare (stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

ß cma alb;


ß ciorapi negri;

ß mnui, când se poart i plrie;ß pantalon sau pardesiu când este cazul (totdeauna cu mnui).


La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inutvestimentar:

Pentru femei



ß poet neagr;

ß pantofi negri;




Pentru brbai

La înmormântri :




356

ß cma alb;


ß palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (în funcie

de anotimp);ß fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de c ond oleane ± hain neagr sau inut de culoare închis.La prezentarea de condoleane se recomand hain neagr, dar nu esteobligatorie.



În practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observându-setendina de renunare la îmbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume;smoking, jachet i frac. În ultimul timp, în multe ri, la ceremoniile de marefast se folosete costumul negru sau închis.

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat peinvitaie. În cazul când nu exist o asemenea precizare, se va folosi îmbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute înprogramul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practiciilocale în vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

ß dac brbatul este îmbrcat în smoking, partenera va purta rochie scurt,fr mâneci, fr plrie i mnui (în unele ri, la mesele care au loc la oretârzii se indic rochie lung);



Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte îmbrcmintea indicat în programsau pe cartea de invitaie. În lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont deurmtoarele recomandri:

P ortul mnuil or

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad îns, brbatul îi va



357

scoate mnua din mâna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuiledecât dac întâlnirea este fixat dinainte. În interior, brbatul nu intr cu mânadreapta în mnu. Este preferabil ca ea s se scoat înainte de a suna la u.Mnuile se scot în restaurant i într-o sal de dans, dar ele se pot purta în tren,la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrilepublice care au loc în interior, brbaii îi vor scoate mnuile, în timp ce femeile

± dac doresc ± pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr însufragerie cu mnuile în mân. Când se îmbrac pardesiul, mantoul, paltonul,mnuile sunt obligatorii.


ß P e strad ± prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece înainteabrbatului, cel mai în vârst înaintea celui mai tânr, gradul superior înainteacelui inferior.

ß Iniiativa de a intra in discuie aparine femeii, celui mai în vârst sau maimare în grad (cu excepia cazurilor când sunt de comunicat probleme urgente i

importante pentru interlocutori).

ß La urcarea în mijl oacele de transport public se d întâietate femeilor,persoanelor mai în vârst i superiorilor în grad. La coborâre se procedeazinvers: brbatul sau persoana mai tânr coboar primul i ajut apoi femeile saupe cei mai in vârst.

ß În cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate în dreaptabanchetei, dup care urmeaz cel din stânga, iar locul trei, în fa, lâng ofer. Încazul când dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl împreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârst stând ladreapta, iar a brbailor în fa.

ß Dac doi brbai însoesc o femeie, cel mai in vârst sau superior în gradst pe bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea brbat în fa.



Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini ipersonaliti locale, a încetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolardevenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai

puin oficial în care se desfoar, poate permite atât realizarea unor contactemai strânse între participani, cât i discutarea sau chiar rezolvarea unorprobleme de munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind atât deoportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, cât i de priceperea i tactul cucare gazda invit, primete i se ocup de invitai.



358








Practica a demonstrat c pentru reuita unei aciuni de acest fel este necesar sexiste un echilibru între nivelul i numrul oaspeilor strini invitai i cel alreprezentanilor gazdei, astfel ca participanii s poat gsi subiecte de discuiede interes comun.

La alegerea invitailor se va avea în vedere ca participanii s se poat înelege între ei într-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele carenu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen estedorit în mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.


Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatoruluimesei cu cel invitat, astfel c modul în care se deruleaz acest moment vacontribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce înprealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei iposibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se faceinvitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa i va fi adresatpersoanei i nu funciei celui invitat. În msura în care uzanele locale prevd, peinvitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. În cazul protocolului românesc sefolosete, în special, Äinuta de ora´, la dejun i Ähaina de culoare închis´,pentru dineu. În funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina închis poate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru

acest gen de aciuni:





359


Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, încolul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultareacelui invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsuls fie dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizareac se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o masde o alt persoan, fr încunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.



Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, în funcie de încpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua estelateral, fie, în cazul în care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectivacea mai larg.

Plasamentul se face întotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere,atât a brbailor cât i a femeilor. Ordinea de precdere se face inând cont defuncie. La nivel de reprezentare egal, vechimea în funcie, gradul, vechimea lapost etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere.Femeile vduve sau divorate au precdere ± în principiu ± asupra celornecstorite, atunci când nu au funcie.

Pentru a înlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi

cartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cândnumrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia în jurul mesei pentruidentificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rând de cartonae pecare este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. În funciede numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cuplasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Sepot avea în vedere i soluii combinate, de plasament la masa în form depotcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în funcie de nivelul participrii laaciuni i numrul invitailor. În situaia când la o mas se invit o persoan cugrad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia.În caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreaptaoaspetelui principal. Când gazda este un celibatar sau soia este absent, se

obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cugradul cel mai mare. Când se dorete s se acorde oaspetelui de onoare(necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit, locul de onoareva fi cel din faa soiei gazdei. În acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreaptaprimei femei, fie pe ultimul loc ± ceea ce este mai politicos. În funcie de nivelulla care are loc aciunea, în situaia în care exist, locul translatorului poate fi: înspatele gazdei sau la mas, în stânga ei.



360

M asa Bufet Se organizeaz când exist interesul de a se invita un numr mai mare depersoane. Mâncrurile vor fi aezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturilesalonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate

mânca în picioare în acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranjagrupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei


ß Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproapepentru ca vecinii s se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor i nici preadeprtate încât discuiile s fie stânjenite.

ß F aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare(damasc). Înainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfectcurat i recent clcat, astfel încât pliurile s nu împiedice aranjarea mesei. Încazul când sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat înmsura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie câtmai puin perceptibil. Sub faa de mas se întinde, de obicei, un molton gros,care permite o mai bun fixare a tacâmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

ß În ultimul timp, se folosesc în mod curent fee mici de mas, individuale,fcute dintr-o pânz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori.Feele de mas individuale se folosesc numai când gazda dispune de o mas dinlemn de calitate superioar i perfect lustruit.

ß erveelele se aranjeaz în diferite forme, pliate în form dreptunghiularsau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic estearanjarea lui în form triunghiular, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât s mascheze feliile de pâine sau chifle.

ß Tacâmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, depreferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze înainteafiecrei mese, spre a se încredina c sunt curate i în bun stare. Nu este nimicmai neplcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, deexemplu, mânerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel demâncare se mnânc cu tacâm separat. De aceea i tacâmurile se aranjeaz înordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru

un dineu:






361


ß P aharele se aranjeaz în faa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc,numrul lor depinzând de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vini ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dacaperitivul se servete direct la mas, se pune în plus phrelul de uic (sau altbutur)care, de obicei, se umple înainte de aezarea oaspeilor la mas.Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai înainte.

ß Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele dou rânduri detacâmuri. Ornamentul cel mai practic const într-un aranjament de diferite floricu tijele tiate scurt, puse într-o vaz joas, astfel încât oaspeii plasai faa înfa s se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe carese aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitatesuperioar. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ß Ca piese accesorii , la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare,piper, mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la masse servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoatereaoaselor, respectiv a sâmburilor, se obinuiete ca în dreptul fiecrui invitat s sepun câte un bol cu ap, în care oaspeii îi vor putea clti degetele. În ap sepot pune petale de flori, felii de lmâie etc.

f ) M eniul

Meniul va fi întocmit în funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdeitrebuie s-o constituie calitatea mesei i felul în care este servit. Se vor evita

mesele prea încrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, în afara desertului, maimult de dou feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când sestabilete un meniu mai uor. În general, nu se servete decât un singur fel demâncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel.Alegerea desertului se face în funcie de restul meniului: un desert mai uor(salat de fructe, îngheat), dac celelalte feluri de mâncare au fost mai grele iun desert mai consistent (tort, plcint etc.) în caz contrar. Fructele pot fi serviteca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea încrcat.

Vinurile se aleg dup componena meniului.L

a o mas nu se vor servi mai multde dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie.

Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau într-un salon separat.Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridicaprima, invitând oaspeii în salonul respectiv.



362


În cazul când eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta laprimire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acestcolaborator s întâmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutându-i s ia cunotinde plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obiceiconfecionat din piele sau material plastic, în care se introduc buci mici decarton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate în jurul unei piese, deforma mesei, montat în mijlocul plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parteavând în vedere c se pot servi unele mâncruri fixe care se pregtesc Äla minut´,pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel întârziat.Pentru preîntâmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, înpicioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. În cazul când o asemeneaprecizare nu exist, în funcie de anotimp i ora mesei, se va îmbrca un costumcorespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prânz i în orice caz deculoare închis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii îmbrac îns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, deasemenea, grij ca între ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o masde prânz, femeile pot îmbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vârstei± în privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera orochie de mtase sau lân, mai închis, cu croial simpl. Rochia de sear (deobicei mai lung, dintr-un material închis i mai greu) nu se poart decât atuncicând brbatul este în smoking sau frac. Portul plriei la prânz este uzual, chiarla o rochie de strad. De asemenea, în special la o mas de sear, se obinuiete

s se poarte mnui.L

ungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei ide gustul personal.

Când osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soiaoaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele deonoare s între în sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. Lasfâritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande între ei peoaspeii care nu se cunosc.


Se va controla cu grij îmbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i deaceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea în carevor fi servii oaspeii i la comportarea în timpul mesei (s nu fie zgomotoi, snu serveasc sau s circule în timpul toasturilor, decât dac este necesar s



363

umple paharele etc.).

Cei ce stau împreun la aceeai mas au obligaia de a discuta între ei. A procedaaltfel înseamn o total lips de politee. În cazul când doi oaspei plasai unullâng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, dindreptul tacâmului, spunând: ÄNumele meu, al dv.?´ sau numai Änumele meu´, întimp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care osptarii servesc oaspeii cu igri. În cazulcând igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz înainte de a se trece laultimul fel de mâncare (carne) sau pân când gazda nu face o invitaie în acestsens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuinagazdei, în mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineîneles, înaceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind înfuncie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care sepoart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul când

unii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal,vor putea prsi locuina, scuzându-se atât fa de acesta, cât i fa de gazd.


Cocktail-urile i recepiile se organizeaz în diferite împrejurri ca: ziua naional,prezena în ar a unei delegaii strine etc. În general, cocktailurile seorganizeaz în ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaii de înalt niveletc., ele având loc mai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii semenioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv.Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual,

de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde atenieifa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se întrein cu cât mai muli oaspeii în special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pecare gazda are interesul s le abordeze în ziua respectiv s fie pregtite cumult grij, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau altadintre ele i cui anume, astfel încât aceleiai persoane s nu i se ridice problemesimilare de ctre diferii membri ai instituiei.


Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopulde a se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie

dimineaa între orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, începând cu orele 16.00pân la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat,iar în încheiere diferite sucuri.

[1] Vezi anexa.



364


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, întimp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare în România anoului ef de misiune pentru a fi întâmpinat conform uzanelor diplomatice. Lasosirea la post, efii de misiune sunt salutai în Bucureti, la gar sau aeroport, înnumele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctulacestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele desâmbt sau duminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreazprecum i dup orele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de unfuncionar al Direciei Protocol.


Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directoruluiProtocolului Ministerului Afacerilor Externe, care îl informeaz asupra uzanelorlocale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor deprotocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice în România.

Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, în legtur cuprezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau înlipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeazpe eful de misiune despre ziua i ora când va fi primit de ministrul afacerilorexterne sau de secretarul de stat în vederea depunerii copiilor scrisorilor deacreditare.


În ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau lasecretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului dedirectorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarulde stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune înmâneazministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor deacreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, în cazul în careacesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentruaudiena la preedintele României în vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.eful de misiune comunic în prealabil directorului Protocolului numelecolaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l însoeasc la ceremoniadepunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilorexterne al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul



365

afacerilor externe al rii acreditante.


În ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei

Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce peambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasareaambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziiede Protocolul Preediniei. Colaboratorii care îl însoesc (1-3) se deplaseaz cumaini ale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i estesalutat de eful Protocolului Preediniei, care îl invit s treac în revist gardamilitar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar în acordurile Marului de întâmpinare. Ambasadorul se oprete în dreptul drapelului României i salutprintr-o uoar înclinare a capului, dup care continu trecerea în revist a grzii.Dup trecerea în revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat înmain, unde îl ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor

Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui într-un salon de ateptare în care sunt arborate steagurile respectivei ri i alRomâniei.

Ambasadorul, însoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul AfacerilorExterne, urmai de colaboratorii ambasadorului, intr în Sala Unirii i se opresc la4-5 pai în faa preedintelui României. Sunt prezeni ministrul afacerilor externesau un secretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. DirectorulProtocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui Românieicu formula ³Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelena Sa,d omnul «.., ambasad orul extraordinar i plenipoteniar al «.. în România´.

Ambasadorul îl salut pe preedintele României printr-o uoar înclinare a capuluii se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: ³ Domnule preedinte, permitei-mi s vînmânez scrisorile prin care preedintele «.., Domnul «.. m acrediteaz încalitate de ambasad or extraordinar i plenipoteniar al «.. în România, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu´.

Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare,precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul.Înmânarea se face cu ambele mâini de la o distan de circa un metru.



Preedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu ± Biblioteca ± cu noulambasador. La întrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul destat, consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i



366

colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externese retrage într-un salon alturat în ateptarea încheierii ceremoniei care dureazacirca 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,preedintele îi ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii siies din palat i se îndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial încare se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripadin fa dreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuiaconduce pe ambasador pân la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poateoferi o cup de ampanie sau cocktail restrâns.

inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare închis, uniform diplomatic sau costum naional.


Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentruambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedinteluiRomâniei, iar pentru însrcinaii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE aasumrii conducerii misiunii diplomatice;

Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite în funcie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrulafacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc în funcie deziua i ora sosirii la Bucureti;

Dac în aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori ± înacelai avion sau nav maritim ± ordinea depunerii copiilor scrisorilor deacreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere lasori.


În caz de plecare temporar din România, eful misiunii trimite o Not VerbalMinisterului Afacerilor Externe ± Direcia Protocol ± indicând numelecolaboratorului care îl înlocuiete pe timpul absenei sale, în calitate de însrcinatcu afaceri a.i.

De asemenea, eful misiunii notific în scris Ministerului Afacerilor Externe ±Direcia Protocol ± întoarcerea i reluarea funciilor sale;

În caz de plecare definitiv sau temporar din România a unui însrcinat cuafaceri a.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însrcinat cu afaceri a.i. seface printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al



367

României de ctre ministrul afacerilor externe al rii respective.


La plecarea definitiv din România, scrisorile de rechemare pot fi depuse la

Preedintele României fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesoriiacestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;


efii de misiune care prsesc definitiv România sunt salutai la plecare, la garsau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau deadjunctul acestuia.

Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sauduminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i duporele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar alDireciei Protocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiuneprin Nota Verbal în care se menioneaza data plecrii definitive, dorinaefecturii unor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru iministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul AfacerilorExterne ± Direcia Protocol.

La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru alconducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar destat) ofer un dejun sau dineu îin onoarea respectivului ef de misiune.


Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soiaacestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministruluiafacerilor externe. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilorpersonalitilor române crora soii lor le-au fcut vizite protocolare deprezentare sau le-au trimis cri de vizit.


În ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însrcinatul cuafaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorulProtocolului cruia îi înmâneaz, într-o scurt întrevedere, copia scrisorii decabinet. Imediat dup aceast întrevedere, directorul Protocolului îl conduce lacabinetul ministrului sau secretarului de stat.

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz ministrului afacerilor externe sausecretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de



368

rechemare a predecesorului su, în cazul c acesta nu a depus-o înainte deplecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.

inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a însrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, estecostum de culoare închis.


eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizitpe care o face directorului Protocolului i directorului de relaii din MinisterulAfacerilor Externe.




Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasadorextraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. În România,decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului ±respective Nuniul Apostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face în modautomat, fr nici o ceremonie. În absena acestuia, decan a.i. al CorpuluiDiplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, în ordinea deprecdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe ± DireciaProtocol ± intr în practic diplomatic.

ANEXA




Varianta 2



369




Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atuncicând numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoareavarianta de plasament:




Varianta 2



370




Nota:


BIBLIOGR AFIE

Baldrige, Letitia, C odul manierel or în af aceri, Ediia IV, Business TechInternaional i Amerocart SRL, Bucureti, 1996;




Marinescu, Aurelia, C odul bunel or maniere astazi, Editura Humanitas »,Bucuresti, 1995 ;





371

CAP.V

MANAGEMENT I MARKETING


Directorul Departamentului de Administraie Public


1. Management

Conceptul de management cunoate 3 accepiuni: activitate, grup de oameni careconduc o î ntreprindere i tiin.

Termenul de ³management´ este preluat din limba englez, dar izvorul su estecuvântul ³manus´ din latin care înseamn mân i implic aciunea demanevrare. În italian, s-a format apoi cuvântul ³mannegi o´ care se refer la

prelucrarea cu mâna i de aici, a aprut termenul francez ³manège´ cu semnificaiade loc unde sunt dresai caii. Ulterior, a aprut în limba englez cuvântul ³manage´ care exprim activitatea de administrare, de conducere i are substantivul ³management ́, care înseamn conductor.

În acest fel, se observ c managementul ca activitate a fost identificat mai întâi în sfera sportiv. Ulterior, a fost adoptat în tiina militar, în politic, ziaristic,administraie public. Termenul de management s-a impus în activitatea economic



372

prin rspândirea lucrrii ³The Managerial Revolution´ a lui James Burnham, înanul 1941.

Ca activitate, managementul se poate identifica odat cu procesul de concentrare aactivitii colective de munc a oamenilor, adic odat cu procesul de adâncire adiviziunii muncii.

Coninutul activitii de management poate fi îneles dac se încearc o analizcomparativ între aceasta i activiti cu care se confund: organizare, îndrumare,dirijare, administrare, leadership. Prin urmare:

ß managementul nu se identific cu activitatea de organizare. Pentru ca unsistem economic s fie bine organizat, este necesar o decizie managerial în acestsens, dar pentru a beneficia de o conducere adecvat este necesar o organizarecorespunztoare;

ß managementul nu se confund cu activitatea de îndrumare, respectivsupravegherea. Aceasta din urm presupune o latur a conducerii valabil în

condiiile în care munca este perceput ca aciune uman necesar pentru existendar lipsit de contiin i devotament profesional;

ß managementul nu înseamn activitatea de dirijare. Aceasta presupuneorientarea unui sistem economic spre atingerea de noi trepte în dezvoltarea sa ireprezint un segment al activitii manageriale;

ß managementul nu se identific cu activitatea de administrare. Aceastapresupune o abordare static a întreprinderii în care accentul cade pe munca debirou, în timp ce activitatea de management urmrete capacitatea întreprinderii dea se adapta la schimbri;

Managementul, ca grup de oameni care conduce un sistem economic (odirecie, un departament, o secie, o întreprindere, un minister etc.) se difereniazcel puin dup dou criterii i anume:

ß domeniul de activitate în care lucreaz managerul;


Este evident c un manager nu face acelai lucru cu un altul din alt domeniu deactivitate i nici în acelai domeniu, doi manageri nu realizeaz aceeai munc dacse situeaz pe trepte diferite ale piramidei conducerii. Un ministru nu desfoaraceeai activitate cu un rector sau un director de spital sau un preedinte de

banc. În plus, rectorul nu desfoar o activitate identic cu un decan sau ef decatedr sau ef de lucrri. Cu cât managerul se situeaz pe o treapt mai înalt apiramidei conducerii, cu atât ponderea funciilor tehnice, de execuie scade i creteponderea funciilor manageriale.

Ca tiin, managementul reprezint o tiin economic de firm, ca imarketingul. Locul su în cadrul sistemului tiinelor economice nu este central, darconinutul su se dezvolt prin prelucrarea conceptelor de baz de la alte tiine



373

economice pe care le interpreteaz într-o manier proprie i la rândul su, ofer idei,teorii i principii care pot fi preluate de alte tiine ale sistemului.

Managementul, ca tiin are un obiect de studiu specific. Obiectul de studiu altiinei managementului îl reprezint relaiile de conducere adic totalitatearaporturilor dintre elementele implicate într-o organizaie i dintre acetia i factorii

exteriori. În acest fel, managementul privete atât firma i variabilele intrinseci respectiv organizarea ei i procesele care se deruleaz în interiorul unei organizaii,cât i conjunctura în care acioneaz firma, respectiv factorii extrinseci care înseamn elementele de micro i macromediu ale întreprinderii.

În concluzie, managementul reprezint un ansamblu de activiti desfurate cuscopul de a se asigura funcionalitatea normal, eficient a sistemelor economice dectre unul sau mai muli indivizi i care fac obiectul unei tiine.


În orice întreprindere procesul muncii în sens larg cunoate dou laturi:

- de execuie, prin care resursele umane acioneaz asupra elementelormateriale;

- de conducere, prin care o parte a resursei umane acioneaz asupraceleilalte pri de factor uman.

Prin urmare, procesul de management const într-un ansamblu de aciuni princare managerul individual sau de grup prevede, organizeaz, coordoneaz, ia deciziii controleaz activitatea salariailor în vederea realizrii obiectivelor întreprinderii.

Coninutul procesului de management poate fi abordat din mai multe puncte de

vedere:

a) sub aspect metodologic, procesul managerial const în succesiuneaurmtoarelor etape:

ß definirea scopului, adic a strii dorite sistemului

ß analiza situaiei actuale, adic înelegerea strii sistemului în prezent

ß determinarea problemei, respectiv a contradiciei dintre situaia actual iscopul propus

ß adoptarea deciziei prin care se încearc rezolvarea contradiciei

b) din punct de vedere economic, procesul managerial cuprinde etape logicecare vizeaz corelaia nevoi-resurse i anume:





374


ß folosirea resurselor în vederea satisfacerii nevoilor

c) din punct de vedere social, procesul managerial const în implicareaomului în toate segmentele activitii dintr-o întreprindere în întregul proces deatragere i administrare a resurselor;

d) din punct de vedere informaional, procesul de management vizeazparcurgerea urmtoarelor etape:





e) sub aspect organizaional, procesul de management include totalitatearegulilor de funcionare a întreprinderii, aflate în vigoare la un moment dat, careconfer raionalitate aciunilor omului i anume:




ß ansamblul relaiilor de cooperare între diverse verigi ale organizaiei

f) din punct de vedere funcional, procesul de management include:

ß previziunea

ß organizarea

ß coordonarea

ß decizia

ß controlul

În practic, aceste abordri ale activitii de conducere sunt dificil de identificatdistinct, dintr-un punct de vedere sau altul. Aceasta, deoarece procesul demanagement are un caracter complex care se manifest prin multiple întreptrunderiale zonei economicului cu socialul, juridicul, informaionalul etc. Cu alte cuvinte, oriceproces de management se manifest dup anumite reguli comune, dar difer de la ofirm la alta, fiind mai mult sau mai puin eficient. Aceast diversitate se explic pe



375

de o parte în funcie de factorii obiectivi care influeneaz întreprinderea (resurseledisponibile, informaia cunoscut, calitatea factorului uman etc.) iar pe de alt parte în funcie de abilitatea întreprinztorului de a face fa conjuncturii, respectivschimbrilor din mediul de afaceri al întreprinderii.

Complexitatea i diversitatea procesului de management se completeaz cu alte

trsturi ale sale i anume:

ß dinamism;

ß stabilitate;

ß continuitate;

ß consecven;

ß ciclicitate.

Procesul de management este dinamic deoarece problematica unei organizaii,relaiile de conducere, metodele de management etc. se schimb permanent. El este în acelai timp i stabil deoarece urmrete folosirea unor structuri cunoscute înpreluarea informaiilor i adoptarea deciziilor. Este de asemenea, continuu avându-se în vedere continuitatea activitilor de producie, reparaii, schimb iconsum. Totodat, procesul de management se caracterizeaz prin consecven, însensul c fiecare etap a sa este obligatorie i prin ciclicitate, deoarece în urma uneidecizii este posibil ca scopul atins s devin noua situaie fa de care se stabilescnoi obiective i are loc astfel, reluarea procesului de management.

H. Fayol a identificat funciile managementului sub forma succesiunii urmtoare:prevedere, organizare, coordonare, comand, control.

În managementul contemporan prevederea este inclus în activitatea de previziune,iar comanda înlocuit cu decizia prin asigurarea motivrii salariailor.

A. Previziunea

Previziunea înseamn funcia managementului prin care se asigur activitatea deanticipare a viitorului. Realizarea activitii de previziune pornete de la cunoaterearesurselor disponibile, a rezultatelor activitii trecute, situaia actual i obiectiveleurmrite.

Previziunea se realizeaz prin mai multe instrumente:

ß diagnoz;

ß prognoz;

ß planificare i



376

ß programare.

Diagnoza cuprinde ansamblul operaiunilor de diagnosticare a situaiei întreprinderii în vederea cunoaterii strii sistemului la un moment dat. În acest sens se utilizeazdate statistice i informaionale din evidena contabil.

Prognoza reprezint totalitatea operaiunilor de investigare în timp a activitii întreprinderii în vederea anticiprii evoluiei viitoare a sistemului i fundamentriideciziilor strategice.

Planif icarea reprezint varianta previziunii prin care se asigur încadrarea activitiicurente a întreprinderii în tendinele de dezvoltare a acestuia i a economiei îngeneral.


ß planul care este un instrument managerial prin care se stabilescobiective, direcii de aciune i se asigur coordonarea activitilor din întreprindere

folosindu-se factorii de producie disponibili;

ß timpul este o variabil important a planificrii în funcie de care seasigur:

previziuni strategice (pe durat de 5-10 ani) care vizeaz aspecteeseniale cum ar fi retehnologizarea întreprinderii sau utilizarea de noi metode demarketing;

previziuni pe durat medie (1-5 ani) care vizeaz obiective mai puinample, care deriv din cele strategice;

previziuni tactice, de scurt durat (pe perioade mai mici de 1 an);

ß procesul de planificare care const într-un ansamblu de etape corelate între ele care urmresc elaborarea i aplicarea planurilor i obiectivelororganizaiei. Schematic, etapele unui proces de planificare pot fi prezentate ca în fig.nr. 3.

În faza pregtitoare a procesului de planificare se formuleaz obiectivele i misiunea întreprinderii, se stabilesc ipotezele i premisele mediului de afaceri.

Faza planificrii propriu-zise se concretizeaz în elaborarea planurilor pe termenscurt, mediu i lung, respectându-se corelaiile dintre acestea.

În cadrul etapei planurilor de rezerv, orice agent economic elaboreaz o strategiede rezerv la care ar putea s apeleze în cazul unor schimbri de mediu care nu îimai permit aciunile lansate potrivit planurilor iniiale.

Faza implementrii se refer la declanarea activitii în conformitate cu planurileelaborate.



377

Faza revederii îi propune compararea rezultatelor înregistrate cu misiunea întreprinderii, i reluarea unui nou proces de planificare.

Programarea reprezint modalitatea de previziune care const în succesiunea iintercondiionarea activitilor unui sistem economic în intervale scurte de timp(sptmâni, mai multe zile, o zi sau pe or, pe schimb de lucru, etc.).

În practic, se întâlnesc muli manageri care evit previziunea activitii firmei,preferând s lase piaa s se pronune dac accept sau nu o aciune sauprodus. Iat câteva motive pentru care nu se face planificare microeconomic încadrul unor întreprinderi:

ß este nevoie de prea mult timp pentru previziune i prea mult munc;

ß managerul nu are cunotine despre cum s fac previziunea;

ß viitorul intuit de manager este prea nesigur;

ß decidenii au comportamente care susin c triesc pentru prezent;

ß exist teama de eec în ceea ce privete relaia efort-efect al procesuluide previziune.

B. Organizarea

Organizarea reprezint o funcie a managementului prin care se delimiteazprocesele de munc pe componente (operaii, lucrri, etc.) i se grupeaz pe formaiide lucru i compartimente de munc.

Organizarea este considerat cea mai ³vizibil´ funcie a managemen-tului. Ea semanifest prin folosirea urmtoarelor instrumente manageriale:

§ autoritatea;


§ rspunderea;

§ delegarea.

Autoritatea reprezint dreptul i abilitatea managerului de a influena aciunile

subordonailor si.În literatura de specialitate, se analizeaz autoritatea în strâns legtur cu putereape care o exercit managerul. În acest sens, puterea exprim capacitateaconductorului de a convinge sau influena aciunile salariailor, adic de a-idetermina pe alii s fac ceea ce vrei tu. În schimb, autoritatea const în abilitateamanagerului de a convinge i de a da dispoziii pentru manifestarea unei aciuni,adic de a decide.



378


a) dup relaiile care o genereaz, exist:

ß autoritate tradiional (ce apare ca o consecin a relaiilor generate de poziia în societate a indivizilor);

ß autoritate charismatic (ce se manifest atunci când managerul dispune decaliti deosebite, aproape mistice);

ß autoritate raional-legal (ce se observ la indivizii care ocup o anumitpoziie sau rang oficial, într-o întreprindere).


ß autoritate profesional (care este o consecin a recunoaterii meritelor irezultatelor înregistrate de un individ, nu neaprat manager);

ß autoritate ierarhic (ce se manifest ca urmare a transmiterii unor sarcini delucru unor subalterni care astfel, capt autoritate i rspund de executareaobligaiilor lor);

ß autoritate funcional (ce apare în cadrul funciunilor întreprinderii, adic lanivelul unor activiti omogene care sunt reglementate prin activitatea unuimanager).

Responsabilitatea const în obligaia membrilor unei organizaii de a realiza în celemai bune condiii sarcinile care le revin. Un individ responsabil de o anumitactivitate trebuie s fac eforturi pentru finalizarea ei manifestând clar interesul ipreocuparea pentru executarea acestei obligaii.

R spunderea const în obligativitatea indivizilor de a rspunde de realizarea sauneîndeplinirea unor sarcini de serviciu, respectiv de a da socoteal în faa superiorilorsi de stadiul lucrrii respective.

Delegarea este un instrument al organizrii procesului de management prin care sepermite trecerea temporar a autoritii sale unei alte persoane. Delegarea autoritiiconduce automat i la delegarea responsabilitii, în timp ce rspunderea revineambilor subieci, adic i managerului iniial i delegatului su. Delegarea reprezinto necesitate la o firm complex deoarece permite încrcarea echilibrat cu sarcini amanagerului i executanilor, printr-o distribuie raional a sarcinilor de lucru.

În procesul organizrii se asigur aciuni de stabilire a structurii organizatorice a întreprinderii, de creare a unui sistem informaional adecvat care s permit un fluxde informaii rapide i complete, de identificare a atribuiilor i responsabilitilorsalariailor care vor fi incluse în regulamentul de organizare i funcionare a întreprinderii, de coordonare între activitatea de conducere i cea de execuie.

C. Coordonarea



379

Coordonarea reprezint sincronizarea aciunilor, deciziilor i activitilor dintr-o întreprindere prin adaptarea ei la condiiile mediului de afaceri.

Desigur, complexitatea vieii economice oblig întreprinderea s fac fa unorperturbri ale funcionrii sale normale cum ar fi întârzieri în primirea materiilorprime sau recepia unor materiale necorespunztoare din punct de vedere calitativ,

rezilierea unor contracte etc. Toate acestea fac necesar adaptarea la dinamismuleconomic i confer întreprinderii un caracter flexibil în ceea ce privete organizareasubsistemelor sale.

De aceea, coordonarea activitilor poate contribui la evitarea unor dereglri înfuncionarea firmei. Aceast corelare de activiti se realizeaz prin mai multemodaliti, între care:


ß coordonarea prin rapoarte privind rezultatele înregistrate;


ß coordonarea prin instruirea personalului de conducere, etc.

D. Antrenarea

Antrenarea este funcia managementului care vizeaz aciunile concentrate asuprafactorului uman în scopul determinrii acestuia s contribuie activ la realizareasarcinilor i obiectivelor care îi revin.

Antrenarea cuprinde dou momente distincte: comanda i motivarea.

Comanda reprezint aciunea managerului de influenare a salariailor i captforma deciziei în managementul democratic.

Comanda intervine atunci când se identific cei trei f actori care o fac necesar:


ß executantul cu pregtirea i calificarea sa;


Comanda devine eficient atunci când se asigur câteva cerine ale sale:ß ordinele formulate s fie simple i directe, clare i oportune;

ß ordinele s nu depeasc competena salariailor;

ß ordinele s nu contravin principiilor managementului.



380

Motivarea reprezint aciunea de antrenare a energiei creatoare a indivizilor pentrurealizarea obiectivelor cu maxim de eficien.

Exist numeroase studii cu privire la teoria motivaiei, dar punctul de plecare este întotdeauna ordonarea nevoilor dup logica lui A. Maslow, adic în succesiuneaurmtoare:



ß nevoia de contacte umane i afiliere la grup;



Desigur c în lipsa motivaiei muncii apare un comportament dezinteresat, o evitarea responsabilitii, o înstrinare a indivizilor de procesul muncii.

Motivaiile pot fi:

ß intrinseci i reprezint stimulente proprii individului sub forma contiinei sauplcerii de a muncii;

ß extrinseci i reprezint totalitatea determinanilor care influeneazrandamentul i interesul muncii unui individ. Acetia pot fi pozitivi sub formapremiilor, primelor, prestigiului, laudelor, promovrilor etc., sau negativi sub formasanciunilor, penalizrilor, retrogradrilor, criticilor etc.

E. Controlul

Controlul reprezint ansamblul activitilor prin care se compar performanele înregistrate de un agent economic sau diverse componente ale sale cu obiectivelepropuse i se acioneaz pentru corelarea rezultatelor cu scopurile urmrite.

Controlul eficient trebuie s se bazeze pe un flux de informaii corecte, precise iclare, s foloseasc metode de investigare simple, s fie oportun i s se deruleze cucosturi mici.

În situaia în care verificarea rezultatelor dovedete atingerea scopurilor procesul demanagement se reia, dar dac exist o contradicie între acestea, se impune ointervenie într-una din variantele urmtoare:

ß fie se reevalueaz obiectivele dac rezultatele depesc scopurile propuse;

ß fie se îmbuntesc performanele dac rezultatele obinute sunt inferioarescopurilor.



381

Controlul poate fi:


ß preventiv (se încearc evitarea dereglrilor sistemelor organizaiei);

ß feed back (se pune accent pe corectarea sistemelor economice):

- autocrectiv (problemele aprute se corecteaz automat);

- non-autocrectiv (problemele se rezolv prin intervenia managerului);



ß financiar (se verific utilizarea disponibilitilor bneti);

ß bugetar (se utilizeaz declaraiile de rezultate anticipate);

ß tehnic (se urmrete calitatea produselor i serviciilor);



ß indirect (realizat de manager pe baza analizei rezultatelor obinute);



ß funcia de evaluare a rezultatelor, în sensul c activitatea de control areca punct de plecare estimarea situaiei concrete a firmelor, cunoatereaperformanelor sale cantitative i calitative;

ß funcia recuperativ prin care se permite eliminarea dereglrilor dinactivitatea firmei odat ce au fost descoperite neajunsurile;

ß funcia preventiv care contribuie la evitarea unor dezechilibre dac seintervine înaintea producerii unor evenimente;

ß funcia informativ care evideniaz rolul controlului în adoptareadeciziilor ulterioare;

ß funcia stimulativ care tenteaz factorul uman s depun eforturi pentruameliorarea activitii i rezultatelor sale în scopul obinerii unor concluzii favorabile în urma controlului.



382

Scheme i corelaii



Realizareaactivitii decontrol poate

fi reflectatschematicastfel:

Activitatea dec ontr ol






383


In momentul de fata cercettori cunoscui au propus diferite caracterizri, diferite

profile ale unui bun funcionar. In cele ce urmeaz vom prezenta una din acestecaracterizari. Profilul unui ³bun funcionar´ prezint urmtoarele cerine: (Bosetzky/Heinrich, Der gute Beamte, Berlin,1998,p3)














In domeniul psihologiei sociale americane i germane este desemnat cel care

avanseaz drept conformist. Un cercettor german (Robert Presthus, Individuum undOrganization, Typologie der Anpassung, Frankfurt 1966) deosebete trei tipuri deadaptare, de acomodare care prezint respective reacii i valori diferite i anume:carieristul, indiferentul i ambivalentul. Tipologia sa de adaptare prezint tipul ideal,de la care cel care avanseaz reprezint prototipul carieristului (sforarului de cariera)




384























385






Acest comportament este puternic protejat (favorizat) de condiiile sociale aleorganizaiei, astfel ca individul carierist în strduina sa de a-i apar rolul su dedominaie se îngrijete automat de o reproducie a sistemului cu un caractercoruptibil















386





Prin noiunea de conflict se înelege un proces de disput, prezent în toatesocietile, care se refer la interesele diferite ale gruprilor sociale i care esteinstituionalizat i rspândit în mod diferit. Conflictele pot lua forma disputelor,rivalitii, opoziiei între indivizi, între indivizi i grupe, între diferite grupe, întreuniuni, societi, între state i între toate asociaiile cu caracter social.

Dup Thomas Hobbes, cauzele conflictelor sociale sunt aciunile umane distructive,care pot s fie direcionate numai printr-o ordine social. Dup Karl Marx, motiveleconflictelor sociale sunt interesele contradictorii dintre clasele sociale. Vilfredo Paretovede posibil o rezolvare a conflictelor, care sunt compatibile din punct de vederesocial; deci, putem conchide, conflictele nu pot fi eliminate, dar pot fi reglementate.Dup prerea noastr, aceasta este problema care ne intereseaz, respectiv carepoate fi considerat ca teorie de baz a managementului conflictului, al crui obiectivconst în obinerea unui acord echitabil între prile care se gsesc în conflict.Aceasta presupune ca prile în conflict s accepte c ele sunt rspunztoare pentrufaptele lor. Rspunderea se raporteaz, atât la participarea proprie la conflict, cât ila influenarea acestuia. Este de dorit ca disputa s nu prejudicieze relaia cu

adversarul, ci chiar s o îmbunteasc. Putem vorbi de izbând numai dac modulde comportament este astfel controlat, încât nici unul dintre participani s nu-ipiard capul, respectiv, prile în conflict trebuie s reflecteze cum pot contribui larezolvarea acestuia. Este necesar ca propriile dorine s fie în aa fel formulate, încâtpartea advers s le îneleag i s nu se simt atacat. Unde este necesar, trebuies se negocieze serios.





ß de a evalua propria persoan, precum i adversarii, aciunile i slbiciunile lor,



387

modul de comportament, prin care ambelor pri li se poate face dreptate;





ß de a-i menine sau a recâtiga capacitatea de aciune în situaiile, care parfr rezolvare;














ß neînelegeri,




388





Privind mai atent, aceste situaii pot fi provocate, atât de procesul de munc în sine,cât i de angajat: ore suplimentare, transferare, concediere, furt, delapidare,neloialitate, mobbing, denun, alcool la locul de munc.

Din complexitatea problemelor rezultate din procesul de munc, vom aborda unfenomen psihologic, Ämobbing´ sau hruire moral la locul de munc. Aceastnoiune descrie aciuni comunicative, care sunt îndreptate împotriva unei persoane.Foarte muli salariai au avut cândva în viaa lor profesional o experien neplcut,aceea de a fi fost terorizai. Mobbingul se dezvolt întotdeauna dintr-un conflict. Sepun întrebrile : Ce tip de comportament st la baza procesului de Ämobbing´? Care

sunt elementele care îi confer acestui comportament o asemenea vigoare, astfel coamenii se îmbolnvesc din cauza lui, nutresc gânduri sinucigae sau chiar îi iauviaa ?






teroare telefonic

ameninri verbale

ameninri scrise









389











Urmrind cele de mai sus, rezult c victima Ämobbingului´ este un om care luptpentru drepturile sale ceteneti, garantate prin lege, dar care au fost vtmate înmod brutal. El a devenit o victim, pentru c procesul distrugtor la nivelulconducerii nu a fost îngrdit la timp. Probabil c însui eful a participat la aceasta.


Pentru organizaie se manifest permanent primejdia de a se ajunge la o situaieconflictual. În acest caz, întreprinderea poate adopta mai multe strategii. Ostrategie const în schimbarea comportamentului propriu organizaiei. O altstrategie urmrete posibilitatea schimbrii comportamentului concurenilor. Astfel,se poate urmri o coordonare comun a tuturor competenelor. Primul tip cuprindeaciuni economice în cadrul schemei existente. Aici este luat în consideraie acelcomportament economic, care pe msura competitivitii economice, este dirijatdirect spre realizarea de câtig. Cu un astfel de comportament se conformeaz întreprinderile recomandrilor clasice de aciune în cadrul economiei de pia. Cel deal doilea tip se contureaz prin schimbarea cadrului existent de aciune al

întreprinderii. Acesta cuprinde activitatea politic a întreprinderii, mai exact,influena politic asupra ipotezelor în legtur cu realizarea profitului economic.Ambele tipuri se potrivesc cu implementarea problemelor de moral în procesuleconomic prin aciuni de întreprindere.

Conflictul aprut poate fi biruit numai prin angajare colectiv, adic prin stabilirearegulilor de joc adecvate. În cazul conflictului, se exprim comportamentul moral al întreprinderilor, în primul rând prin contribuia politic a angajailor la dezvoltarea



390

cadrului de ordine adecvat tuturor.

Se pune întrebarea, cum pot deveni valabile valorile i normele morale ale întreprinderilor. Aici noi înelegem c o întreprindere, care într-un timp mai mult saumai puin apropiat poate s îndeplineasc nu numai cerine economice de întreprindere, ci i morale, ar putea fi îndeprtat de pia. Într-o astfel de situaie

este necesar a se oferi nu numai o strategie competitiv, ci i una de ordine politic.Întreprinderile trebuie s adopte aici o strategie de lupt cu piaa. Aceasta se poate înelege teoretic drept o Ävariant negativ´ a strategiei competitivitii.Fundamentul teoretic al acestei recomandri se încadreaz nu numai în etica întreprinderii, ci i în etica economic.

Aceast schem a diferitelor strategii prezint o structur teoretic în legtur cuproblemele întreprinderilor în funcie de moral. În concluzie: promovarea unei rigorietice pentru aciunile economice ale organizaiei ar fi uor de realizat, dac etica arputea fi întotdeauna cuantificat. Astfel, multe organizaii nu iau în consideraremsuri pe termen lung în deciziile lor. De pild, principiul câtigului i etica se afl încazul întreprinderii, în mod principial, într-un conflict de obiective.

Aadar: 1) etica întreprinderii trebuie s ajute la rezolvarea anticipat a conflictelor(înaintea reaciei pieei), chiar în cadrul procesului decizional din întreprindere,conform reprezentrilor morale; 2) etica organizaiei se refer la acele norme ideale,care s asigure libertatea de aciune a întreprinderii în economia de pia; 3) etica întreprinderii trebuie îneleas ca un ghid de procedur pentru procesele de dialog,utilizat în cazul în care coordonarea activitii concrete de întreprindere se faceconform regulilor principiului profitului, generându-se apariia situaiilor conflictuale între grupurile de interese externe i interne ale întreprinderii; 4) etica întreprinderiitrebuie îneleas ca etic raional. Pretenia la raiune trebuie respectat în cadrulunei înelegeri fr constrângere între toi cei afectai. Obiectivul const în obinereaunui consens liber, ca baz pentru o rezolvare panic, de durat a conflictului. 5)Etica întreprinderii considerm c trebuie axat pe o anumit strategie de tip produs-pia i nu asupra tuturor mijloacelor posibile, care sunt necesare pentru rezolvareaconflictelor din societate. 6) Pentru ca organizaiile s fie sensibilizate, este necesarca nu numai structurile s se modifice, ci i rolurile membrilor organizaiei s fiedirecionate mai puternic spre aciuni autonome.

Metodele instituionalizate de aplanare a conflictului servesc respectrii intereselorpersonale ale colaboratorilor, care sunt tratai uneori incorect de efi sau colegi, dinpunct de vedere profesional sau personal. O exemplificare a acestei situaii oreprezint problema Ämobbingului´.

Ca o concluzie general, considerm c: 1) managerii trebuie s stabileasc politiciale organizaiei în domeniul situaiilor conflictuale, aa cum fac în câteva din

domeniile, în general, mai convenionale, cum ar fi: angajarea, promovarea iabsenteismul; 2) managerii sunt persoanele, care trebuie s aplaneze conflictele ide aceea, trebuie s fie competente, iar aciunile lor s fie juste i etice; 3)managerii pot fi convini c o aciune este considerat Äetic´ de ctre publicul larg,dac se respect principiul Äacioneaz în acelai mod în care ai vrea ca ceilali s tetrateze pe tine´.




391








Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legii fundamentale.Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninut normativ complex,dar i însemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice. Datorit acesteipoziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor, atât pe planeconomic, cât i politic, social i juridic.



Elaborarea acestei teorii aparine, îns, lui Montesquieu, care în lucrarea ³Desprespiritul legilor´, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri alestatului sunt independente. ³ Atunci când în mâinile aceleiai persoane sau aceluiai c orp de dregt ori, puterea legislativ este întrunit cu puterea executiv, nu existli bertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s f aclegi tiranice pe care sa le aplice în mod tiranic´.





392







Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului în accepiunea eiancestral tradiional, utilizând o varietate terminologica prin care se reflecta una iaceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere a statuluieste utilizat în accepiunea sa tradiional este art.80, care consacra funcia demediere a Preedintelui între puterile statului i între stat i societate. Constatam dinstructura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat ³Administraiapublic´. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care le consacr acest capitolsunt singurele care înfptuiesc administraie public. Rspunsul este negativ, însensul c i alte autoriti publice care sunt plasate în alte pri ale Constituiei ausarcini de natura administrativa. Ins, autoritile grupate în capitolul 5 înfptuiescexclusiv administraie publica rupta de jocul politic, cu excepia unora care suntsupuse acestui joc prin natura lor (prefect, ministere).

În ceea ce privete regimul politic pe care îl consacra actuala Constituie, acestaeste semiprezidenial parlamentarizat atenuat, în sensul ca atribuiile ce îi incumb

preedintelui într-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament încalitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.









393



activitatea în sine aprând atunci când societatea s-a împrit în comandani icomandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi îns

singurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz,respectiv :

ß Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales pentruviitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cu organizaiiinternaionale.



ß Executarea legii ± cuvântul ³lege´ fiind îneles în accepiunea ³lato sensu´, de

act normativ cu fora obligatorie i nu în accepiunea ³stricto sensu´, de act juridic alParlamentului.


Conceptul de serviciu public a fost vreme îndelungat noiunea cheie a dreptuluiadministrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prin serviciul public se înelege activitatea organizat sau desf urat de o aut oritate aadministraiei publice pentru a satisf ace nev oi sociale în interes public. Nu oricenevoie social reprezint în acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru a cptaun asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i transpus într-onorm de drept.




Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se înelege un minimum de c ondiii necesare pentru o via social acceptabil.

Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror înclcare nu antreneaz decât ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic.Expresia ³în limitele legii´ evoc principiul de drept potrivit cruia totul este permis,dac nu este interzis de lege. Subliniem, îns, c activitatea administraiei esteguvernat de principiul legalitii, care este înscris în mai multe texte dinConstituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 ³nimeni nu este mai presus de lege´; art.51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei sale ia legilor).



394





Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta însemnândclauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care sunt

investite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s prevalezeinteresul public (general), atunci când vine în contradicie cu interesul particularilor.



ß Activitate prin care se realizeaz dou obiective : de executare a legii i de

prestare de servicii publice, în limitele legii.






Dac în regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie de staterau sinonime, în actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoarece



395

administraia însi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoritistatale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz în unitile administrativeteritoriale în care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, de exemplu, primarul, careare un dublu statut : astfel, el este, în primul rând i cu precdere, o autoritateautonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot dintr-o comuna (ora,municipiu) si, în al doilea rând. este o autoritate statal (atribuii de stare civila, de

autoritate tutelara, în domeniul alegerilor «).




In actualul sistem constituional i legal, administraia public este înfptuit de dou

mari categorii de autoriti:











Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de un organunipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile de naturadministrativ ale Guvernului sunt îns mai numeroase decât cele ale Preedintelui.Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducerea general aadministraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificat expres ca un



396

organ al administraiei publice de rang central. În exercitarea rolului de conductor aladministraiei publice, Guvernul intr în urmtoarele tipuri de raporturi cu celelalteautoriti administrative:



ß Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale.Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului în teritoriu i eleevoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitiiactivitii autoritilor autonome locale.









Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune ocomplexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putând sfie absolut determinat sau relativ determinat dup modul în care suntreglementate împrejurarile în care ea se aplic.

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile încare se va aplica dispoziia, situaie în care autoritatea administraiei publice nupoate decât s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aanumita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).




397


Dispoziia este, în general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale care facobiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar în procesul de realizare a

puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziie cu un caracteronerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma sunt obligate la oanumit conduit, la o anumit prestaie.


Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevzândnumai facultatea de a aciona sau nu, lsând la latitudinea subiectelor de drept sfac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocateprin verbul á putea´, introdus în expresii ca ³autoritatea administrativ poate«´,

³ceteanul poate«´.


3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar în momentul în caredispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de dreptadministrativ nu ar avea sanciune în sensul existenei unor situaii în care nu suntprevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut în vedere faptul co norm de drept se duce la îndeplinire nu numai datorit consecinelor negative pecare le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune. Norma juridic se respect i din convingere, dreptul în ansamblul sau având i un caracter

educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie între sanciune ca element structuralal normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare a uneia din formele derspundere specifice dreptului administrativ. Din punct de vedere al modalitatilor deexprimare pot fi identificate mai multe tipuri de sanciuni:


ß Sanctiuni specifice rspunderii administrativ ± contraventionale (ex. amenda,avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)




R aportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fost



398

reglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prinintervenia unui fapt juridic. În doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cu privirela categoriile de rapoarte de drept administrativ:

1. Opinia potrivit creia ele nu pot îmbrac decât forma raportului desubordonare fiind vorba despre subordonarea altui subiect de drept fa de un

organ public, de regul unul administrativ.

2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot îmbrca pe lâng prima form iforma raportului de colaborare când ele se stabilesc între subieci aflai pe aceeaipoziie juridic.


In concluzie, în mod tradiional se recunoate existena raportului de dreptadministrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. În afara lor,Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte(raportul de tutel administrativ care se stabilete între Guvern i autoritileautonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit în baza programului su deguvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:


ß De a exercita conducerea general a administraiei publice. În aceast ultim

calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitile administraiei publicealese în unitile administrativ teritoriale. Aceast activitate i rapoartele care sestabilesc în temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte de tutela administrativ iele îl îndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului în teritoriu, s atace în faainstanelor de contencios actele pe care le considera ilegal emise de acestea, actecare sunt suspendate de drept.




2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de drept



399

administrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilor careparticip la procesul de înfptuire a administraiei, respectiv executarea legii iprestarea de servicii publice în limitele legii, precum i emiterea de acte normative cufora juridic inferioar legii.


BIBLIOGR AFIE:


ß C odul C ivil














400


În sens ec onomic , comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbul si,prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acest aspect,

comerul ar consta în operaiunile cuprinse în intervalul dintre momentul produceriimrfurilor i intrrii lor în circulaie, pân în momentul ajungerii acestora laconsumatori.


Având în vedere accepiunea juridic a noiunii de comer, dreptul comercial are o

sfer mai cuprinztoare, acesta reglementând activitatea comercial, definit ca oactivitate de producere i circulaie a mrfurilor.



În sistemul subiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care suntsupui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care se aplicpersoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la baza primelorreglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificri franceze de

la începutul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabilecomerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege ca faptede comer, indiferent de persoana care le svârete. Acest sistem a constituitfundamentul Codului comercial francez de la 1807.



Dreptul c omercial este un ansamblu de norme juridice de drept privat care sunt

aplicabile raporturil or juridice izv orâte din actele juridice, f aptele i o peraiunilec onsiderate de lege ca f apte de c omer, precum i raporturil or juridice la care participa persoanele care au calitatea de c omerciant.


La începuturile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte



401

locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe altemeleaguri.

În 1887 a fost adoptat Codul comercial român, care este i astzi în vigoare. Laelaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. În Italia,Codul comercial francez a fost adoptat în 1808. Dar, ulterior, prin valorificarea

tradiiei, dar i a tot ce era nou în doctrina francez, belgian i german, în anul1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.




C odul c omercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial: faptelede comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.



C odul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult dindispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civil privindmateria obligaiilor, în special cele referitoare la izvoarele i efectele obligaiilor,precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate, contractul devânzare-cumprare, contractul de mandat etc.).


Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. De

asemenea, dispoziiile îndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a încheiat contractul.


2. FAPTELE DE COMER



402

Codul comercial român stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care leclasific ³f apte de comer´. Prin svârirea uneia sau mai multor fapte de comer senasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.















Legiuitorul român a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturile rezultatedin actele juridice (manifestrile de voin svârite în scopul de a produce efecte juridice), ci i raporturile izvorâte din faptele juridice. Deci, potrivit Codului comercialintr sub incidena legilor comerciale nu numai contractele comerciale, ci i faptele

licite (îmbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) i faptele ilicite svârite decomerciani în legtura cu activitatea lor comerciala.

Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ,exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele maifrecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale ladata adoptrii reglementarii. Aceasta înseamn c la lista faptelor de comerprevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte ioperaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expres



403

recunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list aactelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. În absena uneidefiniii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat s formulezeo definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic sub mai

multe aspecte:

a) întrucât unele acte juridice sunt bivalente ± comerciale i civile ± este imperiosnecesar s se stabileasc un criteriu de delimitare între actele comerciale i celecivile,


c) o definiie general a faptei de comer servete, pe un plan mai general, la

determinarea sferei dreptului comercial i implicit delimitarea acestuia de dreptulcivil.

Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice ioperaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executarea delucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere în circulaia mrfurilor, cu scopul dea obine profit.



Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute înprincipal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorul le-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica. Oricepersoan este liber s svâreasc ori s nu svâreasc asemenea acte sauoperaiuni. În aceast situaie, persoana în cauz intr sub incidena legilorcomerciale. Faptele de comer obiective pot fi împrite în trei mari grupe:


Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, în sensul de activitate de

vânzare ± cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor la consumator.


Sub aspectul structurii sale, vânzarea-cumprarea comercial este asemntoarevânzrii±cumprrii civile. Este vorba de un contract în temeiul cruia o parte(vânztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietatea unuilucru, în schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebete vânzarea-



404

cumprarea comercial de cea civil este funcia economic a contractului i anumeinterpunerea în schimbul bunurilor. Când contractul îndeplinete aceasta funcie,vânzarea-cumprarea este o fapt de comer i deci supus legilor comerciale.

Trstura caracteristic a cumprrii i vânzrii comerciale o constituie intenia derevânzare; cumprarea este fcut în scop de revânzare sau închiriere, iar vânzarea

este precedat de o cumprare fcut în scop de revânzare.


















405

Întreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorulfactorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre întreprinztor ipe riscul su, în scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, învederea obinerii unui profit.

Aceast definiie privete numai întreprinderile avute în vedere de Codul Comercial.

Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, întreprinderea trebuie s aib ca obiectoperaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate fapte de comer.




c) scopul activitii este producerea de bunuri i servicii destinate schimbului în

vederea obinerii unui câtig;










g) c o

ntul curent i cecul ;






406


Prin urmare, pe lâng faptele de comer obiective, a cror comercialitate esteindependent de calitatea persoanei care le svârete, Codul comercial

reglementeaz i faptele de comer subiective care dobândesc caracter comercial dincalitatea de comerciant a persoanei care le svârete.



Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nu suntobiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai pentru

asigurtor.

Deoarece în toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate sunt faptede comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte de comerunilaterale sau mixte.




Dac svârirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana în cauzdevine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobândit calitatea de comerciant, toateactele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art. 4.

C.com).

Dac îns, svârirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan are caracteraccidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementarii comerciale,totui, persoana care le-a svârit pstreaz calitatea de necomerciant (art.9C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c



407

³sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, având comerul ca profesiuneobinuit, i societile comerciale.´ (art. 7 C.com)







f. comercianii sunt supui impo zitului pe pr of itul realizat prin activitatea

comercial;

Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrele comercialenu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant, cruilor sauacelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.









408



Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alteprofesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem în vedere pe meseriai, pe ceicare exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este considerat comerciant în cazurile în care cumpr mrfuri în vederea prelucrrii i revânzrii lor (art. 3.pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, îi organizeaz o întreprindere(art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nu au calitatea decomerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). În cazul în care pentruexercitarea activitii, cel care îndeplinete o profesiune liberal (dentistul) cumpri folosete anumite materiale se consider c aceste acte sunt accesorii i decipersoana în cauz nu devine comerciant. Întrucât vânzarea produselor pe careproprietarul sau cultivatorul le are de pe pmântul sau ori pe care le-a cultivat nueste fapta de comer, ci act juridic civil, înseamn ca agricultorii nu au calitatea decomerciani.

b. Dobândirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivit art.7 C. com. pe lâng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societilecomerciale. Sunt avute în vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr.31/1990: societatea, în nume colectiv, societatea în comandita simpla, societatea peaciuni, societatea în comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata.Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie în scopul de a desfurao activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectul ei, prevzutobligatoriu în actul constitutiv consta în svârirea uneia sau mai multor fapte decomer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiunea de a fi a societiicomerciale. În consecin, pentru a dobândi calitatea de comerciant, societateacomercial trebuie s se constituie cu respectarea condiiilor prevzute de lege înacest sens.


1. Statul i unitile sale administrativ terit oriale: art. 8 C. com. prevede c: ³Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepie a coduluicomercial era justificata la data adoptrii sale, când activitatea statului i a unitilorsale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind de la faptul castatul svârete pe lâng actele de autoritate necesare funcionarii serviciilorpublice i acte cu caracter privat, în doctrina s-a considerat ca el este subiect alraporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant, statul poatesvâri anumite fapte de comer.

2. Regiile aut onome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparine

statutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate publicsunt inalienabile. În condiiile legii ele pot fi date în administrare regiilor autonomeori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau închiriate. Potrivit Legii Nr.15 /1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz în ramurile strategice aleeconomiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobândete dinmomentul înfiinrii sale, dup caz, prin hotrâre a guvernului sau prin deciziaorganului administraiei publice locale.



409


4. Asociaiile i f undaiile: potrivit legii, scopul înfiinrii asociaiilor i fundaiilor este

desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deciasociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.



In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobândete prin însi

constituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale se poateproba prin dovedirea constituirii societii în condiiile prevzute de lege. Un mijlocde dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe înmatriculare înregistrul comerului a societii comerciale.



In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde în momentul în caresocietatea înceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societatea comerciala îi înceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii, dizolvarea poate avea locprin trecerea termenului stabilit pentru durata societii, imposibilitatea realizriiobiectului societii sau realizarea acestuia, hotrârea adunrii generale, faliment.Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierderea automat a personalitii juridicea societii. În aceasta situaie, societatea nu mai poate face operaiuni comerciale,dar poate face operaiunile necesare lichidrii.







410


















4.4. Elemente specif ice ale contractului de societate care st la baza



411

societii comerciale


Sub aspect juridic, prin aport se înelege obligaia pe care i-o asum fiecare asociatde a aduce în societate un anumit bun, o valoare patrimonial. În limita aportului,asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurg din aceastcalitate.
















412






Pentru a putea fi repartizate, beneficiile trebuie s fie reale (art.37 din Legeanr.31/1990). Aceasta înseamn ca trebuie s se fi înregistrat un excedent, adic o

sum de bani care s fie mai mare decât capitalul social, deoarece nu pot fidistribuite beneficii din capitalul social.

Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmase dup întregirea capitalului social, când acesta s-a micorat în cursul exerciiului financiar.



Toi asociaii trebuie s primeasc beneficii i s participe la suportarea pierderilor.

Cum este i firesc, criteriul care este avut în vedere este contribuia asociailor laformarea capitalului social al societii.




b) societatea în c omandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara a asociailorcomanditai; asociaii comanditari rspund numai pân la concurenta aportului lor;




413


e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii sociale sunt

garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai în limita aportului lor.




Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus denevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale ale

asociailor. Elementul esenial îl reprezint cota de capital investita de asociat. Intr în aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea în comandita pe aciuni.


Ca i în cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitat sebazeaz pe încrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitarea numruluiasociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive privindtransmiterea prilor sociale. În ce privete rspunderea asociailor pentru obligaiilesocietii, asociaii rspund numai în limita aportului lor, ca i în cazul societilor de

capitaluri.




In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pân la

concurenta aportului lor.





414


Capitalul social se divide în pri de interes în cazul societii în nume colectiv isocietii în comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat (pri

sociale).




In cea de a dou categorie sunt cuprinse societatea în nume colectiv i societatea în

comandita simpla.

Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailor asupraunei fraciuni din capitalul social. Între aceste titluri de valoare exista o deosebireesenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile, iarcertificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.




BIBLIOGR AFIE:









415



Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera în care urmeaz s se desfoareraporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile careguverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participantprerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolulgaranteaz egalitatea în drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-ifac auzit în mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie sguverneze raporturile între oamenii de bun credin. Ceremonialul i protocolulguverneaz, de asemenea, negocierea, încheierea i intrarea în vigoare a unordocumente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vieii i activitii deafaceri.


2. Eticheta

ÄRegulile de conduit´ sau Äregulile de comportare´ la care se refer etichetacontribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, în general, i la o desfurarenormal a activitii in afaceri în special. Este foarte important cunoaterea iaplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sauignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complicaii relaionale caredepesc sfera relaiilor strict personale ale celor în cauz. Nu se pot concepe relaii între parteneri fr contactul uman necesar i, în cadrul acestui contact, frrespectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, în ultim instan, o lips de

competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pripe planul relaiilor specifice. În concluzie, însuirea i respectarea unor reguli deeticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.


Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, îngrijit, s se controlezepermanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greit s te sprijini desptarul unui scaun sau de perete, s ii mâinile în buzunar sau s te joci nervos cubricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la altpersoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun saucanapea trebuie fcut de aa manier încât s nu denote o stare de plictiseal sausatisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitatstrângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetelepe braele scaunului. Încruciarea genunchilor la prea mare înlime trebuie, deasemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare atenie felului cum stau pe scauni cum îi încrucieaz picioarele, astfel încât rochia s poat acoperi genunchii. Întimpul conversaiei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutorpentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btându-l peumeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, unrâs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)



416

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup depersoane. El comport, în mimic i în inut, o serie de nuane care pot s-imodifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simplobligaie formal. Câteva reguli de baza în legtur cu salutul :




Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips depolitee. Este recomandabil ca brbatul când salut cu plria s o in de calot, înclinând uor capul i privind la persoana salutat. Dac mâinile îi sunt ocupate, seaccept salutul printr-o simpl înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se faceprintr-o înclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar

înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoancunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.Când este întâlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat,este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primelepersoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost vzute. Dac persoanacunoscut este împreun cu mai muli prieteni, necunoscui celui care salut, sesalut tot grupul. În timpul salutului se folosesc i formulele: Äbun dimineaa, bunziua sau bun seara´. La întâlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: Äbunziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strângerea de mân poate interveni fie când persoanele care s-au salutat se oprescpentru a sta de vorb sau a continua drumul împreun, fie cu ocazia prezentrii lor.

În cazul strângerii de mân rolurile sunt inversate: femeia este aceea care întindeprima mâna, persoana cea mai în vârst celei mai tinere i persoana cu grad superiorcelei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc înochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurrile, brbaii se scoal pentru a strânge mâna interlocutorului;femeile, în schimb, nu se ridic în picioare decât când este vorba de o persoan multmai în vârst sau pe care dorete s-o onoreze în mod special.

Srutul mâinii continu înc s fie practicat în numeroase locuri sau împrejurri, fiindconsiderat ca o form de curtoazie, mai ales când este vorba de femei în vârst saucstorite, de soii de înali demnitari etc. Srutul mâinii se face într-o formpoliticoas, prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurri este recomandabil sse simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mâna înmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru uneledintre femeile care se afl împreun.

C. Prezentrile

În probleme de etichet, de o deosebit importana în activitatea partenerilor estefelul în care se fac prezentrile. În aceast privin trebuie respectate urmtoarele



417

reguli:




Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: Äîmi permitei s v prezintpe«´. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul celmai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt se spune simplu: Äsoulmeu´ sau Äsoia mea´. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamnaIonescu sau domnul Ionescu i doamna, începându-se întotdeauna cu soul. Formuleca Äîncântat´, Äsunt fericit de a v fi întâlnit / cunoscut´ se folosesc în mod curent.

Dei în practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, în tot mai multe ri eaeste cunoscut în rândul oficialitilor i în corpul diplomatic. În astfel de ocaziitrebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, în afar de nume, apelative Ädomnul´ sau Ädoamna «´, adugându-se, eventual, funcia sau calitatea. În unelesituaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor de vizit.




D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, oricât de atent ar fi pregtit, risc s devinplictisitoare în lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru crearea uneiatmosfere plcute, gazda trebuie s se gândeasc la alegerea oaspeilor, astfel încât între acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz înaceleai domenii de activitate sau în domenii care au contingen între ele, fie prinformaia lor intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie s devininstrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice, ocomponent principal a muncii de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi însuit dup anumite formule. Pentru desfurareaunei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtirepolitic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact, atenie, politeei alte asemenea însuiri pe care diplomaii trebuie s le posede i care pot fiobinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral.

În ceea ce privete atitudinea în timpul unei conversaii, de obicei se spune c nueste frumos Äs pari nici mai inteligent i nici mai instruit decât interlocutorul tu´. Întimpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, îns degajat,



418

s fie plcut în conversaie i s o canalizeze în problemele care îl intereseaz.Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu politee tezeleinterlocutorului su. Aceasta nu înseamn c nu se poate interveni, ci este chiarrecomandabil s se intervin îns într-o form politicoas, dar ferm, în explicareapoziiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod eronat. Acest lucru trebuiefcut cu calm i tact, astfel încât modul în care se susine o prere contrarie s nu se

fac de pe o poziie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaii de felul: Änu avei dreptate!´, Äce eroare!´ etc.

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strnutul zgomotos în timpul conversaiilor,acestea fcându-se cât mai discret posibil i întotdeauna în dosul batistei, cu corpul întors într-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se întrein cu partenerul din dreaptai din stânga sa i s evite, pe cât posibil, discuiile cu partenerii îndeprtai. Larecepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai, s nu se eviteconversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul acelorai ministere sau ambasade

s nu se adune în grupuri.


Telefonul este un mijloc important i extrem de util în rezolvarea sarcinilorprofesionale curente, cât i în meninerea legturilor fireti între cunoscui, prieteni.De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de careeste indicat s se in seama. În acest sens, trebuie cunoscut în primul rândnecesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar în al doilea rând, în cazulsecretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se facindicându-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul«), precum iinstituia la care lucreaz, evitându-se de obicei s se indice i funcia.

În situaia când legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie satepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot în cazul legturii stabilite prinsecretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci sprocedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cearasentimentul celui chemat, întrucât anumite raiuni pot impune ca o convorbire saualta s nu aib loc atunci când este solicitat.

În cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s seidentifice persoana care o recepioneaz, inând seama de obligaia de a întocmi notatelefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care arecepionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicri de o deosebitimportan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul

exactitii, a notei transmise.





419



inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru a nuincomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. În timpul mesei numai capul poate sfie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau întregul bust. Înmod normal ducerea mâncrii la gur se execut cu antebraul i mâinile fr aantrena micarea braului i a umerilor.

La începutul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde înrscroiala hainei, în decolteu sau de gât. tersul gurii cu ervetul se va face în modcât mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci sestrânge i se pune lâng farfurie. Nu se mnânc în grab sau nervos. Gestul de aine degetul mic în sus când se bea sau se mnânc nu este recomandabil. Lingura icuitul se folosesc numai cu mâna dreapt. Furculia se ine îns cu mâna stângcând, în acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numai furculia, ea

poate fi inut în mâna dreapt. În cazul stângacilor adaptarea se face discret pemsura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacâmurilor. În timp ce semnânc, tacâmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vârful în sussau a gesticula cu ele. Când se bea, tacâmurile se pun pe farfurie, încruciate sauunul lâng altul, cuitul în partea dreapt iar furculia cu dinii în sus. Dupterminarea fiecrui fel de mâncare, furculia i cuitul se pun în prealabil pe farfurie, în aceeai poziie: furculia va avea îns, de ast dat, dinii în jos. Este nepoliticoss se mnânce direct de pe cuit. Când se scap un tacâm pe jos, se ridic, se punepe marginea mesei i se cere altul. În timpul mesei se vor evita zgomotele inutile idizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacâmurilor,scobirea în dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semn debun cretere. Controlul inutei trebuie fcut înaintea intrrii în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor Äpoft bun´. Supele i buturile se servesc de ctreosptar din partea dreapt, în timp ce restul felurilor de mâncare se servesc dinpartea stâng.

Serviciul începe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, începându-se cu brbatulcare ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminând cu gazda brbat. Semnalulde începere a mesei îl d gazda femeie, invitând oaspeii s serveasc. Brbatulgazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut lasemnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat îns c toi invitaii au terminat de

mâncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri îns când acesta este rostit i la începutul mesei. Într-o asemenea situaie trebuie s se asigure c butura alcoolics fie deja turnat în pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu carese toasteaz se ridic pân la nivelul feei. Dac în timpul toastului brbaii se ridicde pe scaune, femeile pot rmâne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, împreun cu brbaii.



420

Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales când existinteresul de a se invita un numr mai mare de persoane. În acest caz, mâncrurile(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului.Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate mânca în picioare,caz în care este nevoie de mai mult dexteritate, întrucât cu mâna stâng se va inefarfuria i se va mânca cu mâna dreapt, folosirea cuitului fiind foarte anevoioas.

Dac este loc, se mai poate mânca aezând farfuria pe masa de bufet sau pe mesealturate special amenajate în acest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat, fiede osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mâncare i butur, fie prininstalarea unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeii servindu-sesinguri, sau cu ajutorul câtorva osptari.

G. Fumatul

În aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fiestingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze în apropierea

unei femei, un tânr lâng o persoan mai în vârst, un funcionar în faa sau lângsuperiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar. În asemenea împrejurri, întrebarea Äîmi permitei s fumez?´, mai ales când este însoit degestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoareceinterlocutorului îi va fi greu s rspund negativ. Abinerea de a fuma, în asemeneasituaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuie avute în vedere i altecâteva reguli eseniale:


ß nu se vorbete cu igara sau pipa în colul gurii i nu se ine igara permanent în gur pufind din ea;

ß nu se intr cu igara sau pipa aprins în locuina unde eti invitat sau în biroulsuperiorilor în grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumulpe nas. În societate brbatul ofer foc mai întâi femeilor i apoi brbailor. O femeiepoate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor. Folosireascrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Esteinadmisibil s se foloseasc la întâmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va începe s fumeze înainte de a oferi igri invitailor si; invitaii nu vor fuma înaintede a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz decât din momentulcând sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu înainte de a se trece la felulprincipal de mâncare, respectiv la friptur.


În activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan.Regula de etichet vestimentar cere o îmbrcminte corect, în plin armonie cuconformaia corpului i împrejurrile în care este purtat. În aceasta const iadevrata elegan. A fi elegant nu înseamn preocuparea exclusiv pentru numruli preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci



421

preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croialcorespunztoare, capabile s rspund unor nevoi cât mai variate i fr a sedemoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: o cmacurat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i înclmintea sau ciorapii, laculoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochieitrebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face decât

s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va îmbrca în culori galbene sau verzi.O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungidispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie înalt nu va purta orochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la obinerea uneinote de mai mult elegan, ci dimpotriv.


La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarelesugestii:

Pentru femei :

ß rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivitesezonului (ziua nu se îmbrac rochii din materiale lucioase ± lamé sau dantel);




ß pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu îmbrcmintea (nu serecomand pantofi din piele lucioas);


Pentru brbai:






U nele precizri:




422







La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare închis, se recomand:

Pentru femei





ß pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, în culoriasortate cu îmbrcmintea;


ß Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale,mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., îns în ora poate fi folosit, cudeplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale de buncalitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul înalt lainuta cu pantaloni.

Pentru brbai

ß costum de culoare neagr sau închis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare(stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

ß cma alb;




423

ß ciorapi negri;





Pentru femei



ß poet neagr;

ß pantofi negri;




Pentru brbai

La înmormântri :


ß cma alb;


ß palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (în funcie deanotimp);







424

În practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observându-se tendinade renunare la îmbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. În ultimul timp, în multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosetecostumul negru sau închis.

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe

invitaie. În cazul când nu exist o asemenea precizare, se va folosi îmbrcminteacorespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute în programul acestorvizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale în vedereaconfecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

ß dac brbatul este îmbrcat în smoking, partenera va purta rochie scurt, frmâneci, fr plrie i mnui (în unele ri, la mesele care au loc la ore târzii seindic rochie lung);

ß dac brbatul este îmbrcat în jachet (de obicei, la vizite oficiale în cursul

zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui;


Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte îmbrcmintea indicat în program saupe cartea de invitaie. În lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont deurmtoarele recomandri:

P ortul mnuil or

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad îns, brbatul îi va scoatemnua din mâna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile decât dac întâlnirea este fixat dinainte. În interior, brbatul nu intr cu mâna dreapta înmnu. Este preferabil ca ea s se scoat înainte de a suna la u. Mnuile se scot în restaurant i într-o sal de dans, dar ele se pot purta în tren, la sport i pentrucondusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc îninterior, brbaii îi vor scoate mnuile, în timp ce femeile ± dac doresc ± pot s lepstreze. La o invitaie la mas, nu se intr în sufragerie cu mnuile în mân. Cândse îmbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii.


ß P e strad ± prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece înainteabrbatului, cel mai în vârst înaintea celui mai tânr, gradul superior înaintea celuiinferior.




425

ß La urcarea în mijl oacele de transport public se d întâietate femeilor,persoanelor mai în vârst i superiorilor în grad. La coborâre se procedeaz invers:brbatul sau persoana mai tânr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei maiin vârst.

ß În cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate în dreapta

banchetei, dup care urmeaz cel din stânga, iar locul trei, în fa, lâng ofer. Încazul când dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl împreun,locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârst stând la dreapta, iar abrbailor în fa.

ß Dac doi brbai însoesc o femeie, cel mai in vârst sau superior în grad stpe bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea brbat în fa.



Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i personalitilocale, a încetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolar devenind omodalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai puin oficial încare se desfoar, poate permite atât realizarea unor contacte mai strânse întreparticipani, cât i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind atât de oportunitateaaciunii i de alegerea oaspeilor, cât i de priceperea i tactul cu care gazda invit,primete i se ocup de invitai.











426

La alegerea invitailor se va avea în vedere ca participanii s se poat înelege întreei într-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele care nucunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen este dorit înmod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.


Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatorului meseicu cel invitat, astfel c modul în care se deruleaz acest moment va contribui sau nula reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce în prealabil, persoanelecare urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilitii departicipare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invitaia este unsemn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa i va fi adresatpersoanei i nu funciei celui invitat. În msura în care uzanele locale prevd, peinvitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. În cazul protocolului românesc sefolosete, în special, Äinuta de ora´, la dejun i Ähaina de culoare închis´, pentru

dineu. În funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina închis poate fifolosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gen de aciuni:




Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în coluldin dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celuiinvitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, încaz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fiedat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizarea c se vaputea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o altpersoan, fr încunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.



Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, în funcie de încpere,privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, în cazul în care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.

Plasamentul se face întotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, atât abrbailor cât i a femeilor. Ordinea de precdere se face inând cont de funcie. Lanivel de reprezentare egal, vechimea în funcie, gradul, vechimea la post etc., suntelemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau



427

divorate au precdere ± în principiu ± asupra celor necstorite, atunci când nu aufuncie.

Pentru a înlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonaedreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când numrul invitailoreste mare, pentru a se evita circulaia în jurul mesei pentru identificarea

plasamentului la mas, se folosete al doilea rând de cartonae pe care este schiatplanul general al mesei i este marcat locul invitatului. În funcie de numrulparticipanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general,care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Se pot avea în vedere isoluii combinate, de plasament la masa în form de potcoav cu mese rotunde saudreptunghiulare, în funcie de nivelul participrii la aciuni i numrul invitailor. Însituaia când la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei,aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. În caz contrar, persoana cu gradulmai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Când gazda este uncelibatar sau soia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din faa gazdei sfie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai mare. Când se dorete s se acordeoaspetelui de onoare (necstorit sau a crei soie este absent) o atenie deosebit,

locul de onoare va fi cel din faa soiei gazdei. În acest caz, gazda-brbat se aeazfie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ± ceea ce este mai politicos. În funciede nivelul la care are loc aciunea, în situaia în care exist, locul translatorului poatefi: în spatele gazdei sau la mas, în stânga ei.

M asa Bufet Se organizeaz când exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane.Mâncrurile vor fi aezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturile salonului. Oaspeiise servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate mânca în picioare înacelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msue, pe carese aeaz farfurii i tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei


ß Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproape pentruca vecinii s se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor i nici prea deprtate încât discuiile s fie stânjenite.

ß F aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare(damasc). Înainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect

curat i recent clcat, astfel încât pliurile s nu împiedice aranjarea mesei. În cazulcând sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat în msuraposibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie cât mai puinperceptibil. Sub faa de mas se întinde, de obicei, un molton gros, care permite omai bun fixare a tacâmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

ß În ultimul timp, se folosesc în mod curent fee mici de mas, individuale,fcute dintr-o pânz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori.Feele de mas individuale se folosesc numai când gazda dispune de o mas din



428

lemn de calitate superioar i perfect lustruit.

ß erveelele se aranjeaz în diferite forme, pliate în form dreptunghiular sautriunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic estearanjarea lui în form triunghiular, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încâts mascheze feliile de pâine sau chifle.

ß Tacâmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, depreferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze înainteafiecrei mese, spre a se încredina c sunt curate i în bun stare. Nu este nimic maineplcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu,mânerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mâncare semnânc cu tacâm separat. De aceea i tacâmurile se aranjeaz în ordinea serviriimeniului, în jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu:





ß P aharele se aranjeaz în faa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numrullor depinzând de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un paharseparat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampaniese vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servetedirect la mas, se pune în plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei,se umple înainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharele de lichior sau coniac sepun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai înainte.

ß Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele dou rânduri detacâmuri. Ornamentul cel mai practic const într-un aranjament de diferite flori cutijele tiate scurt, puse într-o vaz joas, astfel încât oaspeii plasai faa în fa sse poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care searanjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitatesuperioar. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ß Ca piese accesorii , la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la mas seservete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor,

respectiv a sâmburilor, se obinuiete ca în dreptul fiecrui invitat s se pun câte unbol cu ap, în care oaspeii îi vor putea clti degetele. În ap se pot pune petale deflori, felii de lmâie etc.

f ) M eniul

Meniul va fi întocmit în funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdeitrebuie s-o constituie calitatea mesei i felul în care este servit. Se vor evita mesele



429

prea încrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, în afara desertului, maimult de dou feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când se stabilete unmeniu mai uor. În general, nu se servete decât un singur fel de mâncare din carne.Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face în

funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, îngheat), daccelelalte feluri de mâncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort,plcint etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot,salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea încrcat.


Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau într-un salon separat.Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima,invitând oaspeii în salonul respectiv.


În cazul când eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta laprimire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acestcolaborator s întâmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutându-i s ia cunotin deplasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obicei confecionat dinpiele sau material plastic, în care se introduc buci mici de carton, pe care se scrienumele fiecrui invitat, aranjate în jurul unei piese, de forma mesei, montat înmijlocul plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parte având

în vedere c se pot servi unele mâncruri fixe care se pregtesc Äla minut´, pe dealt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel întârziat. Pentrupreîntâmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30 minute de la oraindicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, în picioare, prilejinclusiv pentru un prim contact între toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. În cazul când o asemenea precizarenu exist, în funcie de anotimp i ora mesei, se va îmbrca un costumcorespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prânz i în orice caz deculoare închis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii îmbrac înscma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, deasemenea, grij ca între ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas deprânz, femeile pot îmbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vârstei ± înprivina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie demtase sau lân, mai închis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mailung, dintr-un material închis i mai greu) nu se poart decât atunci când brbatuleste în smoking sau frac. Portul plriei la prânz este uzual, chiar la o rochie destrad. De asemenea, în special la o mas de sear, se obinuiete s se poartemnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustulpersonal.



430

Când osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soia oaspeteluiprincipal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s între în sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. La sfâritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande între ei pe oaspeii

care nu se cunosc.


Se va controla cu grij îmbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i deaceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea în carevor fi servii oaspeii i la comportarea în timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nuserveasc sau s circule în timpul toasturilor, decât dac este necesar s umplepaharele etc.).

Cei ce stau împreun la aceeai mas au obligaia de a discuta între ei. A procedaaltfel înseamn o total lips de politee. În cazul când doi oaspei plasai unul lângaltul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptultacâmului, spunând: ÄNumele meu, al dv.?´ sau numai Änumele meu´, în timp ce seuit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care osptarii servesc oaspeii cu igri. În cazulcând igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz înainte de a se trece la ultimulfel de mâncare (carne) sau pân când gazda nu face o invitaie în acest sens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuina gazdei, în mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineîneles, în aceast

privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind în funcie i de alteelemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care se poart, anumiteinterese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul când unii invitai auobligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsilocuina, scuzându-se atât fa de acesta, cât i fa de gazd.


Cocktail-urile i recepiile se organizeaz în diferite împrejurri ca: ziua naional,prezena în ar a unei delegaii strine etc. În general, cocktailurile se organizeaz în ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recepiileau un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaii de înalt nivel etc., ele având locmai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii se menioneaz, deobicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv. Oaspeii vor fisalutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual, de unul dintrecolaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei fa de oaspei,urmrindu-se ca gazdele s se întrein cu cât mai muli oaspei i în special cupersonalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda areinteresul s le abordeze în ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume,astfel încât aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferii



431

membri ai instituiei.


Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de ase crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fiedimineaa între orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, începând cu orele 16.00 pân laorele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar în încheiere diferite sucuri.


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, în timputil, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare în România a noului ef demisiune pentru a fi întâmpinat conform uzanelor diplomatice. La sosirea la post, efiide misiune sunt salutai în Bucureti, la gar sau aeroport, în numele ministruluiafacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosireasau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sau duminic, srbtorisau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau înainte deorele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei Protocol.


Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului ProtocoluluiMinisterului Afacerilor Externe, care îl informeaz asupra uzanelor locale privindceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol caretrebuie respectate de efii misiunilor diplomatice în România.

Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien, în legtur cuprezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau înlipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeazpe eful de misiune despre ziua i ora când va fi primit de ministrul afacerilor externesau de secretarul de stat în vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare.


În ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarulde stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul

Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are oconvorbire cu eful de misiune. eful de misiune înmâneaz ministrului afacerilorexterne sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor derechemare a predecesorului su, în cazul în care acesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentruaudiena la preedintele României în vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.eful de misiune comunic în prealabil directorului Protocolului numele



432

colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l însoeasc la ceremoniadepunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externeal rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilorexterne al rii acreditante.


În ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei Protocoldin Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de lareedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la PalatulCotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie de Protocolul Preediniei.Colaboratorii care îl însoesc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i estesalutat de eful Protocolului Preediniei, care îl invit s treac în revist gardamilitar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar în acordurile Marului de

întâmpinare. Ambasadorul se oprete în dreptul drapelului României i salut printr-ouoar înclinare a capului, dup care continu trecerea în revist a grzii. Duptrecerea în revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat în main,unde îl ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odatajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui într-un salon deateptare în care sunt arborate steagurile respectivei ri i al României.

Ambasadorul, însoit de directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe,urmai de colaboratorii ambasadorului, intr în Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai înfaa preedintelui României. Sunt prezeni ministrul afacerilor externe sau unsecretar de stat i un consilier prezidenial sau de stat. Directorul Protocolului dinMinisterul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui României cu formula

³Do

mnule preedinte, amo

no

area s v prezint pe Excelena Sa, d o

mnul «..,ambasad orul extraordinar i plenipoteniar al «.. în România´.

Ambasadorul îl salut pe preedintele României printr-o uoar înclinare a capului ise adreseaza cu urmtoarele cuvinte: ³ Domnule preedinte, permitei-mi s vînmânez scrisorile prin care preedintele «.., Domnul «.. m acrediteaz în calitatede ambasad or extraordinar i plenipoteniar al «.. în România, precum i scrisorilede rechemare a predecesorului meu´.

Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare,precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. Înmânarease face cu ambele mâini de la o distan de circa un metru.



Preedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu ± Biblioteca ± cu noul



433

ambasador. La întrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat,consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei i colaboratoriiambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage într-un salon alturat în ateptarea încheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,

preedintele îi ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si iesdin palat i se îndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial în care seafl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa din fadreapta).

Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conducepe ambasador pân la reedina sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cupde ampanie sau cocktail restrâns.




Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite înfuncie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrulafacerilor externe sau secretarul de stat;

Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc în funcie de ziua

i ora sosirii la Bucureti;

Dac în aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai muli ambasadori ± în acelaiavion sau nav maritim ± ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fistabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sori.


În caz de plecare temporar din România, eful misiunii trimite o Not VerbalMinisterului Afacerilor Externe ± Direcia Protocol ± indicând numele colaboratoruluicare îl înlocuiete pe timpul absenei sale, în calitate de însrcinat cu afaceri a.i.

De asemenea, eful misiunii notific în scris Ministerului Afacerilor Externe ± DireciaProtocol ± întoarcerea i reluarea funciilor sale;

În caz de plecare definitiv sau temporar din România a unui însrcinat cu afaceria.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însrcinat cu afaceri a.i. se face printr-oscrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al României de ctreministrul afacerilor externe al rii respective.



434


La plecarea definitiv din România, scrisorile de rechemare pot fi depuse laPreedintele României fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesoriiacestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare;


efii de misiune care prsesc definitiv România sunt salutai la plecare, la gar saula aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctulacestuia.

Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sauduminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al DirecieiProtocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prinNota Verbal în care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturii unorvizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilorexterne) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe ± DireciaProtocol.

La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conduceriiMinisterului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer undejun sau dineu îin onoarea respectivului ef de misiune.


Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuiapoate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilorexterne. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilor românecrora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cri devizit.


În ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însrcinatul cu afacerititular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului

cruia îi înmâneaz, într-o scurt întrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediatdup aceast întrevedere, directorul Protocolului îl conduce la cabinetul ministruluisau secretarului de stat.

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz ministrului afacerilor externe sausecretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea derechemare a predecesorului su, în cazul c acesta nu a depus-o înainte de plecare.Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.



435

inuta pentru audiena la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a însrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costumde culoare închis.


eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pecare o face directorului Protocolului i directorului de relaii din Ministerul AfacerilorExterne.




Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasadorextraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. În România, decan alCorpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului ± respective NuniulApostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face în modautomat, fr nici o ceremonie. În absena acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomaticdevine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, în ordinea de precdere.Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe ± Direcia Protocol ± intr în practic diplomatic.

ANEXA




Varianta 2



436




Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cândnumrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea variantade plasament:




Varianta 2



437




Nota:


BIBLIOGR AFIE Baldrige, Letitia, C odul manierel or în af aceri, Ediia IV, Business Tech Internaional iAmerocart SRL, Bucureti, 1996;




Marinescu, Aurelia, C odul bunel or maniere astazi, Editura Humanitas », Bucuresti,1995 ;





438

CAP. VI



L

ector univ. dr. Oana IUCU





Termenul de ³constituie´ deriv din latinescul ³c onstituti o´, care înseamn

³aezare cu temei´. Expresia a fost folosit înc din timpul Imperiului roman, legiledate de împrat numindu-se ³constituii imperiale´.

Supremaia Constituiei se fundamenteaz pe coninutul i forma legiifundamentale. Poziia dominant a Constituiei are drept consecina un coninutnormativ complex, dar i însemnate efecte pe planul activitilor statale i juridice.Datorit acestei poziii dominante, Constituia este izvorul tuturor reglementarilor,atât pe plan economic, cât i politic, social i juridic.


Lui John Locke, filosof i jurist englez, îi revine meritul de a fi cercetat pentruprima data, mai metodic i într-o lumin nou, principiul separaiei puterilor. Înlucrarea sa, ³Essay on civil guvernment´, Locke susinea existena a trei puteri :legislativ ± trebuie s aparin parlamentului i era considerat putere supremdeoarece dicta reguli de conduit general obligatorii, executiv ± limitat laaplicarea legilor i la rezolvarea unor cazuri care nu puteau fi prevzute ideterminate prin lege, urma s fie încredinat monarhului, f ederativ ± era încredinat tot regelui i avea în competena sa dreptul de a declara rzboi, de a



439

face pace i de a încheia tratate.

Elaborarea acestei teorii aparine, îns, lui Montesquieu, care în lucrarea ³Desprespiritul legilor´, afirma c libertatea este posibil numai dac cele trei puteri alestatului sunt independente. ³ Atunci când în mâinile aceleiai persoane sauaceluiai c orp de dregt ori, puterea legislativ este întrunit cu puterea executiv,

nu exist li bertate, deoarece se poate nate teama ca acelai monarh sau acelai senat s f ac legi tiranice pe care sa le aplice în mod tiranic´.

In Constituia României, Titlul III este consacrat autoritilor publice i el are ostructura care determina concluzia c, dei Constituia nu consacra Äexpresisverbis´ principiul separaiei puterilor în stat, aspect pe nedrept criticat uneori, dinsubstana reglementarilor sale deducem o consacrare implicita a acestui principiu.Astfel, Titlul III are urmtoarele capitole:








Constituia actual nu folosete sintagma de putere a statului în accepiunea eiancestral tradiional, utilizând o varietate terminologica prin care se reflecta unai aceeai realitate politico-juridic. Singurul text unde conceptul de putere astatului este utilizat în accepiunea sa tradiional este art.80, care consacrafuncia de mediere a Preedintelui între puterile statului i între stat i societate.Constatam din structura Titlului III, ca regsim un capitol de sine stttor intitulat ³Administraia public´. Se pune astfel problema, dac autoritile pe care leconsacr acest capitol sunt singurele care înfptuiesc administraie public.Rspunsul este negativ, în sensul c i alte autoriti publice care sunt plasate înalte pri ale Constituiei au sarcini de natura administrativa. Ins, autoritile

grupate în capitolul 5 înfptuiesc exclusiv administraie publica rupta de joculpolitic, cu excepia unora care sunt supuse acestui joc prin natura lor (prefect,ministere).

În ceea ce privete regimul politic pe care îl consacra actuala Constituie, acestaeste semiprezidenial parlamentarizat atenuat, în sensul ca atribuiile ce îi incumbpreedintelui într-un regim semiprezidenial tipic sunt transferate ctre Parlament



440

în calitatea lui de organ suprem reprezentativ al populaiei.




c) puterea judectoreasc, realizat de ctre instanele judectoreti: judectorii, tribunale, curi de apel, Curtea Suprem de Justiie.



Conceptul de baz al acestei ramuri de drept este cel de administraie »cuvânt care deriv din limba latin, respectiv prepoziia ad » care înseamn la,ctre i minister » care înseamn supus, servitor. Potrivit etimologiei, cuvântul

administraie » a evocat o activitate în supuenie, executat la comand,activitatea în sine aprând atunci când societatea s-a împrit în comandani icomandai. Administraia public este o dimensiune a executivului, fr a fi înssingurul element al acestuia. Activitatea executiv are dou componente de baz,respectiv :

ß Guvernarea, trasarea deciziilor eseniale pentru prezent, dar mai ales

pentru viitorul unei ri, inclusiv din perspectiva relaiilor cu alte state sau cuorganizaii internaionale.



ß Executarea legii ± cuvântul ³lege´ fiind îneles în accepiunea ³lato sensu´,de act normativ cu fora obligatorie i nu în accepiunea ³stricto sensu´, de act juridic al Parlamentului.


Conceptul de serviciu public a fost vreme îndelungat noiunea cheie a dreptuluiadministrativ, care era definit a reprezenta drepturile serviciilor publice. Prinserviciul public se înelege activitatea organizat sau desf urat de o aut oritate aadministraiei publice pentru a satisf ace nev oi sociale în interes public. Nu oricenevoie social reprezint în acelai timp i o nevoie de interes public. Pentru acpta un asemenea statut, ea trebuie s fie valorizat de clasa politic i



441

transpus într-o norm de drept.

Misiunea serviciilor publice este s satisfac anumite nevoi sociale, obiectiv carese poate realiza pe dou ci:


ß Poate fi rodul unei iniiative private care se face des resimita ca intervenie în prestarea serviciilor publice (serviciul public de învmânt prestat într-oinstituie privat).

Un alt concept specific dreptului administrativ este cel de ordine public prin care se înelege un minimum de c ondiii necesare pentru o via social acceptabil.Ordinea public este ansamblul regulilor care asigur sigurana societii i a cror înclcare nu antreneaz decât ilegalitatea parial a unui act sau fapt juridic.Expresia ³în limitele legii´ evoc principiul de drept potrivit cruia totul estepermis, dac nu este interzis de lege. Subliniem, îns, c activitatea administraieieste guvernat de principiul legalitii, care este înscris în mai multe texte din

Constituie ( de exemplu : art. 16 alin. 2 ³nimeni nu este mai presus de lege´; art.51 instituie ca obligaie fundamentala respectarea Constituiei, a supremaiei salei a legilor).

Dreptul administrativ poate fi definit ca ramura dreptului public carereglementeaz, c oncret sau cu val oare de principiu, relaiile sociale din sf eraadministraiei publice, precum i pe cele de natur c onf lictual dintre aut oritile publice sau structuri private, investite cu aut oritate public, pe de o parte i cei vtmai în drepturile l or prin actele administrative ale acest or aut oriti, pe dealt parte.

In obiectul de reglementare al dreptului administrativ intr astfel dou categorii de

relaii sociale:

ß Relaii de administrare activ administraie în lucru, care secaracterizeaz prin punerea în executare a legii sau prin prestarea de serviciipublice, în limitele legii.


Specific administraiei publice este regimul de putere public, acesta însemnândclauzele (prerogativele) exorbitante, derogatorii de la dreptul comun, cu care suntinvestite autoritile administrative publice i prin intermediul crora fac s

prevaleze interesul public (general), atunci când vine în contradicie cu interesulparticularilor.

Administraia public reprezint ansamblul activitilor desfurate de PreedinteleRomâniei, Guvern, autoritile administrative autonome centrale, autoritileadministrative autonome locale si, dup caz, structurile subordonate acestora, princare, în regim de putere public, se duc la îndeplinire legile sau, în limitele legii, se



442

presteaz servicii publice.








Dac în regimul totalitar sintagmele de administraie public i administraie destat erau sinonime, în actualul sistem acest lucru nu mai este valabil, deoareceadministraia însi, inclusiv autoritile care o realizeaz, nu sunt doar autoritistatale, ci i unele de natura autonoma care funcioneaz în unitileadministrative teritoriale în care sunt alese. Exist i unele autoriti ca, deexemplu, primarul, care are un dublu statut : astfel, el este, în primul rând i cuprecdere, o autoritate autonom pentru c este ales de cetenii cu drept de vot

dintr-o comuna (ora, municipiu) si, în al doilea rând. este o autoritate statal(atribuii de stare civila, de autoritate tutelara, în domeniul alegerilor «).




In actualul sistem constituional i legal, administraia public este înfptuit dedou mari categorii de autoriti:





443








ß Consiliul judeean care este autoritate administrativ public judeeancu caracter deliberativ.

Constituia actual consacr un dualism al executivului care este deinut de unorgan unipersonal (Preedintele) i de un organ colegial (Guvernul). Atribuiile denatur administrativ ale Guvernului sunt îns mai numeroase decât cele alePreedintelui. Potrivit art. 101 din Constituie, Guvernul exercit conducereageneral a administraiei publice. Potrivit art.110 din Constituie, este calificatexpres ca un organ al administraiei publice de rang central. În exercitarea roluluide conductor al administraiei publice, Guvernul intr în urmtoarele tipuri deraporturi cu celelalte autoriti administrative:

ß Raporturi de subordonare în ceea ce privete ministerele i celelalteautoriti centrale subordonate lui.

ß Raporturi de colaborare i coordonare fa de autoritile centraleautonome.

ß Raporturi de tutel administrativ fa de autoritile autonome locale.Acestea se exercit prin prefect care este reprezentantul Guvernului în teritoriu iele evoc misiunea pe care o are Guvernul de a veghea la respectarea legalitiiactivitii autoritilor autonome locale.


Norma de drept, în general, este o regula de conduita generala, abstracta, cucaracter obligatoriu a carei ducere la indeplinire se realizeaza fie în mod voluntarfie, la nevoie, prin forta coercitiva a statului.

Din punct de vedere al structurii sale i norma de drept administrativ are o



444

structura trihotomic ( trei pri), fiind format din:






Dat fiind faptul c fenomenul administrativ este un fenomen vast ce presupune ocomplexitate i multitudine de aspecte i ipoteza are caracter dezvoltat, ea putânds fie absolut determinat sau relativ determinat dup modul în care suntreglementate împrejurarile în care ea se aplic.

Ipoteza este absolut determinat cnd sunt conturate cu exactitate imprejurarile în care se va aplica dispoziia, situaie în care autoritatea administraiei publice nupoate decât s verifice i s ateste ori s ia act i s confirme. Este vorba de aanumita competen legat (autoritatea administrativ este inuta de norm juridic).


2. Dispozitia : cuprinde aciunile i inaciunile prilor, stipulate de o manierimperativ, categoric, determinat de regimul de putere public specificadministraiei. Un act normativ cuprinde, de regul, mai multe categorii dedispoziii.

Dispoziia este, în general, categoric, imperativ, deoarece relaiile sociale carefac obiectul reglementrii dreptului administrativ se desfoar în procesul derealizare a puterii. Astfel principalele norme de drept administrativ au o dispoziiecu un caracter onerativ, prin care subiectele de drept la care se refer norma suntobligate la o anumit conduit, la o anumit prestaie.

O mare categorie de norme de drept administrativ au o dispoziie prohibitiv,cuprinzând reguli de interzicere a unor aciuni; este cazul, în principal, al normelorcu caracter contravenional.

Dispoziia normei de drept administrativ are uneori i caracter permisiv, prevzândnumai facultatea de a aciona sau nu, lsând la latitudinea subiectelor de drept sfac sau nu anumite aciuni. De cele mai multe ori, aceste dispoziii sunt evocateprin verbul á putea´, introdus în expresii ca ³autoritatea administrativ poate«´, ³ceteanul poate«´.

La fel ca i ipoteza, i dispozita normei de drept administrativ poate fi absolut



445

determinat i relativ determinat.

3. Sanciunea : cuprinde consecinele juridice care apar în momentul în caredispoziia normei nu este respectat. Exist preri potrivit crora norma de dreptadministrativ nu ar avea sanciune în sensul existenei unor situaii în care nu suntprevzute urmrile juridice ale nerespectarii normei. Trebuie avut în vedere faptul

c o norm de drept se duce la îndeplinire nu numai datorit consecinelornegative pe care le atrage nerespectarea ei, deci nu doar din teama de represiune.Norma juridic se respect i din convingere, dreptul în ansamblul sau având i uncaracter educativ. Trebuie de asemenea fcut distincie între sanciune caelement structural al normei juridice i sanciunea ca modalitate de concretizare auneia din formele de rspundere specifice dreptului administrativ. Din punct devedere al modalitatilor de exprimare pot fi identificate mai multe tipuri desanciuni:


ß Sanctiuni specifice rspunderii administrativ ± contraventionale (ex.amenda, avertismentul, inchisoarea contraventionala etc.)



R aportul juridic în general este o relaie social reglementat prin norma dedrept.

R aportul de drept administrativ reprezint acea relaie social care a fostreglementat direct printr-o norm de drept administrativ sau indirect prinintervenia unui fapt juridic. În doctrin s-au exprimat urmtoarele preri cuprivire la categoriile de rapoarte de drept administrativ:


2. Concepia potrivit creia aceste rapoarte pot îmbrca pe lâng prima formi forma raportului de colaborare când ele se stabilesc între subieci aflai peaceeai poziie juridic.




446

In concluzie, în mod tradiional se recunoate existena raportului de dreptadministrativ sub forma raportului de colaborare i subordonare. În afara lor,Constituia actual mai permite i identificarea altor forme de astfel de rapoarte(raportul de tutel administrativ care se stabilete între Guvern i autoritileautonome locale din unitile administrativ teritoriale). Potrivit Art. 101 Guvernul are dou misiuni constituionale pe care le exercit în baza programului su de

guvernare care a fost acceptat de Parlament i anume:


ß De a exercita conducerea general a administraiei publice. În aceastultim calitate el vegheaz la respectarea legalitii de ctre unitileadministraiei publice alese în unitile administrativ teritoriale. Aceast activitatei rapoartele care se stabilesc în temeiul ei sunt denumite tradiional rapoarte detutela administrativ i ele îl îndrituiesc pe prefect, reprezentantul Guvernului înteritoriu, s atace în faa instanelor de contencios actele pe care le considerailegal emise de acestea, acte care sunt suspendate de drept.


Rapoartelor de drept administrativ, indiferent de modalitile de concretizare, lesunt caracteristice urmtoarele trsturi:

1) Din punct de vedere al subiectelor, raporturile de drept administrativ au înmod obligatoriu un purttor al autoritii publice, care, potrivit Constituiei arputea fi: statul, prin organele sale, unitile administrativ teritoriale, un organ aladministraiei publice, dar poate fi i o alt autoritate public, potrivit art.48 dinConstituie.

2) Cel de-al doilea element, continutul, particularizeaz raporturile de dreptadministrativ prin aceea c ele sunt formate din drepturile i obligaiile prilorcare particip la procesul de înfptuire a administraiei, respectiv executarea legiii prestarea de servicii publice în limitele legii, precum i emiterea de actenormative cu fora juridic inferioar legii.

3) Trstura general a raporturilor de drept administrativ prin prismaobiectului lor este aceea c aciunea sau inaciunea lor, în general conduitaprilor, se realizeaz într-un regim de putere public, raporturile de dreptadministrativ fiind ³raporturi de putere´.

BIBLIOGR AFIE:


ß C odul C ivil




447








* Distincia între cele dou mari ramuri de drept, public i privat, s-a fcut înc dinantichitate. Potrivit adagiului lui Ulpian, dreptul public este cel care se preocupade viaa statului, a cetii în ansamblul sau, de relaia cetate ± cetean, pe cânddreptul privat este preocupat de interesele particularilor, ale indivizilor priviiizolat, ca subiecte de drept distincte.

CAP.VII



Denumirea ³drept comercial´ sugereaz ideea c dreptul comercial constituie oreglementare juridic, adic un ansamblu de norme juridice care privetecomerul.

În sens etimologic, expresia de ³c omer ́ provine din latinescul ³c ommercium´,care la rândul sau reprezint o juxtapunere a cuvintelor ³cum´ i ³merx ́ , ceea ce înseamn ³cu mar f a´. Deci, comerul ar consta în operaiuni cu mrfuri.

În sens ec onomic , comerul este definit ca o activitate care are ca scop schimbulsi, prin aceasta, circulaia bunurilor de la productor la consumator. Sub acestaspect, comerul ar consta în operaiunile cuprinse în intervalul dintre momentulproducerii mrfurilor i intrrii lor în circulaie, pân în momentul ajungerii



448

acestora la consumatori.

În sens juridic , noiunea de comer are un coninut mai larg decât cel al noiuniidefinite în sens economic. Ea cuprinde nu numai operaiunile de interpunere icirculaia mrfurilor, pe care le realizeaz negustorii, ci i operaiunile deproducere a mrfurilor, prin transformarea materiilor prime, materialelor, etc. i

obinerea unor rezultate de o valoare mai mare, pe care le realizeaz fabricaniisau, în general, întreprinztorii.




În sistemul subiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice la care suntsupui comercianii. Deci, dreptul comercial este un drept profesional, care seaplic persoanelor care au calitatea de comerciant. Acest sistem a stat la bazaprimelor reglementari legale ale activitii comerciale, anterioare marii codificrifranceze de la începutul secolului al XIX- lea.

Dup sistemul obiectiv , dreptul comercial are ca obiect normele juridice aplicabilecomerului, adic acelor acte juridice, fapte i operaiuni, calificate de lege cafapte de comer, indiferent de persoana care le svârete. Acest sistem aconstituit fundamentul Codului comercial francez de la 1807.





La începuturile sale, comerul a fost guvernat de reguli cutumiare, fie de sorginte

locale, fie de proveniena strin, ca urmare a legturilor cu negustorii de pe altemeleaguri.

În 1887 a fost adoptat Codul comercial român, care este i astzi în vigoare. Laelaborarea acestui cod a fost folosit Codul comercial italian din anul 1882. ÎnItalia, Codul comercial francez a fost adoptat în 1808. Dar, ulterior, prinvalorificarea tradiiei, dar i a tot ce era nou în doctrina francez, belgian i



449

german, în anul 1882 s-a reuit adoptarea Codului comercial italian.


Art.1 C.com. dispune: ³In comer se aplic legea de fa. Unde ea nu dispune seaplic Codul civil.´. Din aceste dispoziii legale rezult c dreptul comercial are caizvoare formale Codul comercial i Codul civil. Dei nu sunt menionate, izvoareale dreptului comercial sunt i legile comerciale speciale, respectiv legile civilespeciale. Un anumit rol în aplicarea reglementarii legale îl au obiceiurile, jurisprudena i doctrina dreptului comercial.


C odul c omercial reprezint principalul izvor de drept comercial. El cuprinde norme juridice care reglementeaz instituiile fundamentale ale dreptului comercial:faptele de comer, comercianii, obligaiile comerciale i falimentul.

Legile c omerciale speciale mai frecvent întâlnite sunt: Legea nr. 31/1990

republicata, cu modificrile ulterioare, Legea privind Registrul comerului, Legeaprivind combaterea concurentei neloiale, Legea privind impozitul pe profit etc.


C odul civil reprezint un izvor subsidiar al dreptului comercial, aa cum rezult dindispoziiile art. 1C. com. O importan deosebit o au dispoziiile Codului civilprivind materia obligaiilor, în special cele referitoare la izvoarele i efecteleobligaiilor, precum i cele relative la contractele speciale (contractul de societate,contractul de vânzare-cumprare, contractul de mandat etc.).


Astfel, potrivit art. 970 C.civ., conveniile trebuie executate cu bun credin. Deasemenea, dispoziiile îndoielnice se interpreteaz dup obiceiul locului unde s-a încheiat contractul.


2. FAPTELE DE COMER Codul comercial român stabilete anumite acte juridice i operaiuni pe care leclasific ³f apte de comer´. Prin svârirea uneia sau mai multor fapte de comerse nasc raporturi juridice care sunt reglementate de legile comerciale.


1) cumprrile de producte sau de mrfuri spre a se revinde, fie în natur,



450

fie dup ce se vor fi lucrat sau pus în lucru,










11) întreprinderile de transport de persoane sau de lucruri pe ap sau peuscat,


C odul c omercial r omân, ca i modelul sau italian, reglementeaz f aptele de

c omer, iar nu actele de c omer .

Legiuitorul român a voit s supun legilor comerciale nu numai raporturilerezultate din actele juridice (manifestrile de voin svârite în scopul de aproduce efecte juridice), ci i raporturile izvorâte din faptele juridice. Deci, potrivitCodului comercial intr sub incidena legilor comerciale nu numai contractelecomerciale, ci i faptele licite (îmbogirea fr justa cauz, plata nedatorat) ifaptele ilicite svârite de comerciani în legtura cu activitatea lor comerciala.

Enumerarea prevzut la art. 3 Cod comercial are un caracter enuniativ,exemplificativ i nu limitativ. Legiuitorul a consacrat ca fapte de comer cele maifrecvente acte juridice i operaiuni care constituiau baza activitii comerciale ladata adoptrii reglementarii. Aceasta înseamn c la lista faptelor de comerprevzute expres de lege se pot aduga i alte fapte de comer, adic alte acte ioperaiuni, cu condiia ca acestea s aib caracteristicile faptelor de comer expresrecunoscute de lege.

Codul comercial nu d o definiie a faptei de comer; el stabilete numai o list aactelor juridice i operaiunilor pe care le declar fapte de comer. În absena uneidefiniii legale a faptei de comer, doctrina dreptului comercial a cutat sformuleze o definiie general a faptei de comer. Aceasta prezint interes practic



451

sub mai multe aspecte:

a) întrucât unele acte juridice sunt bivalente ± comerciale i civile ± esteimperios necesar s se stabileasc un criteriu de delimitare între actele comercialei cele civile,

b) enumerarea faptelor de comer, fcut de art. 3 C. com. este enuniativ inu limitativ, astfel încât trebuie s existe anumite criterii de comercialitate întemeiul crora judectorul s poat recunoate i alte acte sau operaii ca fapte decomer, chiar dac ele nu sunt expres prevzute de lege;


Actele de comer sau faptele de comer sunt actele juridice, faptele juridice ioperaiunile economice prin care se realizeaz producerea de mrfuri, executareade lucrri ori prestarea de servicii sau o interpunere în circulaia mrfurilor, cu

scopul de a obine profit.

Faptele de comer reglementate de Codul comercial se împart în trei categorii:fapte de comer obiective, fapte de comer subiective i fapte de comerunilaterale sau mixte.


Faptele de comer obiective sunt actele juridice sau operaiunile prevzute înprincipal de art.3 Cod comercial. Ele sunt denumite obiective deoarece legiuitorulle-a considerat comerciale datorit naturii lor i pentru motive de ordine publica.Orice persoan este liber s svâreasc ori s nu svâreasc asemenea acte

sau operaiuni. În aceast situaie, persoana în cauz intr sub incidena legilorcomerciale. Faptele de comer obiective pot fi împrite în trei mari grupe:


Aceste operaiuni corespund noiunii economice de comer, în sensul de activitatede vânzare ± cumprare a mrfurilor pentru a ajunge de la productor laconsumator.


Sub aspectul structurii sale, vânzarea-cumprarea comercial este asemntoare

vânzrii±cumprrii civile. Este vorba de un contract în temeiul cruia o parte(vânztorul) se oblig s transmit celeilalte pri (cumprtorul) proprietateaunui lucru, în schimbul unui pre (art. 1294 C. civ.). Ceea ce deosebetevânzarea-cumprarea comercial de cea civil este funcia economic acontractului i anume interpunerea în schimbul bunurilor. Când contractul îndeplinete aceasta funcie, vânzarea-cumprarea este o fapt de comer i decisupus legilor comerciale.



452

Trstura caracteristic a cumprrii i vânzrii comerciale o constituie intenia derevânzare; cumprarea este fcut în scop de revânzare sau închiriere, iarvânzarea este precedat de o cumprare fcut în scop de revânzare.







Mrfurile sunt produse ale muncii destinate schimbului (de exempluautoturismele).

Titlurile de credit sunt înscrisuri în baza crora titularii lor pot s exercitedrepturile specificate în cuprinsul lor.



Potrivit art. 3 pct. 11 C. Com. sunt considerate fapte de comer operaiunile debanc i schimb.


Operaiunile de schimb sunt operaiunile de schimb de moned sau bilete debanc naionale sau strine, precum i operaiunile referitoare la transmiterea defonduri prin evitarea transferului de numerar.



Întreprinderea constituie organizarea autonom a unei activiti, cu ajutorulfactorilor de producie (forele naturii, capitalul i munca) de ctre întreprinztor i



453

pe riscul su, în scopul producerii de bunuri i servicii, destinate schimbului, învederea obinerii unui profit.

Aceast definiie privete numai întreprinderile avute în vedere de CodulComercial. Deci, pentru a fi supus Codului Comercial, întreprinderea trebuie saib ca obiect operaiunile prevzute de art. 3 C. Com., care sunt considerate

fapte de comer.


















Art. 4 C. com. dispune: ³Se socotesc, afar de acestea (adic cele prevzute în



454

art. 3 ± nota n.s.), ca fapte de comer celelalte contracte i obligaiuni ale unuicomerciant, dac nu sunt de natur civil sau dac contrariul nu rezult din însuiactul´.

Prin urmare, pe lâng faptele de comer obiective, a cror comercialitate esteindependent de calitatea persoanei care le svârete, Codul comercial

reglementeaz i faptele de comer subiective care dobândesc caracter comercialdin calitatea de comerciant a persoanei care le svârete.


Potrivit art. 5 C. com., nu se pot considera fapte de comer vânzarea productelorpe care proprietarul sau cultivatorul le are dup pmântul sau, ori cel cultivat deacesta. Deci, vânzarea de produse agricole unui comerciant este act de comerpentru comerciant i act civil pentru agricultor.

Apoi, art. 6 C. com. prevede ca asigurrile de lucruri sau stabilimente care nusunt obiectul comerului i asigurrile asupra vieii sunt fapte de comer numai

pentru asigurtor.

Deoarece în toate aceste cazuri actele juridice sau operaiunile menionate suntfapte de comer numai pentru una dintre pari, ele au fost denumite fapte decomer unilaterale sau mixte.

Faptele de comer unilaterale sau mixte sunt guvernate de legea comercialapentru ambele pari, chiar dac pentru una dintre ele actul juridic are caracter civil(art.56 C. com.).


Potrivit Codului Comercial Roman, subiecte ale raporturilor comerciale pot fi atâtcomercianii, cât i necomercianii. Reglementarea sa se aplic oricrei persoanecare svârete fapte de comer obiective (art. 3 C.com), indiferent dac persoanacare le svârete are sau nu calitatea de comerciant.

Dac svârirea faptelor de comer are un caracter profesional, persoana în cauzdevine comerciant (art. 7 C.com). Odat dobândit calitatea de comerciant, toateactele i faptele juridice ale acestei persoane sunt prezumate a fi comerciale (art.

4. C.com).

Dac îns, svârirea faptelor de comer obiective de ctre o persoan arecaracter accidental, dei raportul juridic care s-a nscut este supus reglementariicomerciale, totui, persoana care le-a svârit pstreaz calitatea de necomerciant(art.9 C.com).

In concluzie, ca expresie a concepiei sale obiective, codul comercial prevede c



455

³sunt comerciani aceia care fac fapte de comer, având comerul ca profesiuneobinuit, i societile comerciale.´ (art. 7 C.com)





d. în cazul încetrii plailor pentru datoriile sale comerciale, comerciantul poatefi declarat în faliment; pr ocedura f alimentului este aplicabil numai comercianilorea nu se aplic necomercianilor, chiar dac s-au obligat prin acte comerciale;

e. comercianii pot participa la constituirea unor camere de c omer i industrie, ca organizaii autonome, destinate s promoveze i s apere intereselelor;


Art. 34 C. com. prevede ca dispoziiile codului comercial privind registrelecomerciale nu se aplic colportorilor comercianilor care fac micul trafic ambulant,cruilor sau acelor al cror comer nu iese din cercul unei profesiuni manuale.




a. Dobândirea calitii de comerciant de ctre o persoan fizic: ³suntcomerciani aceia care fac fapte de comer având comerul ca profesiuneobinuita´, potrivit art. 7 C. com.




456




Calitatea de comerciant a unei persoane fizice se cere a fi delimitat de alteprofesiuni pe care le exercit persoanele fizice. Avem în vedere pe meseriai, pecei care exercit profesii liberale i pe agricultori. Meseriaul este consideratcomerciant în cazurile în care cumpr mrfuri în vederea prelucrrii i revânzriilor (art. 3. pct.1. C.com) sau, folosind fora de munc strin, îi organizeaz o întreprindere (art. 3 pct. 9 C.com.). Persoanele care exercit profesii liberale nuau calitatea de comerciant (exemplu medicii, avocaii, notarii publici). În cazul încare pentru exercitarea activitii, cel care îndeplinete o profesiune liberal(dentistul) cumpr i folosete anumite materiale se consider c aceste actesunt accesorii i deci persoana în cauz nu devine comerciant. Întrucât vânzareaproduselor pe care proprietarul sau cultivatorul le are de pe pmântul sau ori pecare le-a cultivat nu este fapta de comer, ci act juridic civil, înseamn ca

agricultorii nu au calitatea de comerciani.

b. Dobândirea calitii de comerciant de ctre societile comerciale: potrivitart. 7 C. com. pe lâng persoanele fizice, au calitatea de comerciant i societilecomerciale. Sunt avute în vedere societile comerciale reglementate de Legea Nr.31/1990: societatea, în nume colectiv, societatea în comandita simpla, societateape aciuni, societatea în comandita pe aciuni i societatea cu rspundere limitata.Societatea comerciala are o unica finalitate; ea se constituie în scopul de adesfura o activitate comercial; societatea este comercial numai dac obiectulei, prevzut obligatoriu în actul constitutiv consta în svârirea uneia sau maimultor fapte de comer obiective. Exercitarea activitii comerciale este raiuneade a fi a societii comerciale. În consecin, pentru a dobândi calitatea decomerciant, societatea comercial trebuie s se constituie cu respectareacondiiilor prevzute de lege în acest sens.


1. Statul i unitile sale administrativ terit oriale: art. 8 C. com. prevede c: ³Statul, judeul i comuna nu pot avea calitatea de comerciant. Aceasta concepiea codului comercial era justificata la data adoptrii sale, când activitatea statului ia unitilor sale administrativ teritoriale privea numai serviciile publice. Pornind dela faptul ca statul svârete pe lâng actele de autoritate necesare funcionariiserviciilor publice i acte cu caracter privat, în doctrina s-a considerat ca el estesubiect al raporturilor comerciale. Deci, cu toate ca nu are calitatea de comerciant,statul poate svâri anumite fapte de comer.

2. Regiile aut onome: potrivit art.135 din Constituie, proprietatea public aparinestatutului sau unitilor sale administrativ teritoriale. Bunurile proprietate publicsunt inalienabile. În condiiile legii ele pot fi date în administrare regiilor autonomeori instituiilor publice sau pot fi concesionate sau închiriate. Potrivit Legii Nr.15 /1990, regiile autonome se organizeaz i funcioneaz în ramurile strategice aleeconomiei naionale. Calitatea de comerciant a regiei autonome se dobândete dinmomentul înfiinrii sale, dup caz, prin hotrâre a guvernului sau prin decizia



457

organului administraiei publice locale.

3. Organizaiile c oo peratiste: întrucât prin desfurarea unor activiti deproducere i desfacere de mrfuri, de prestri de servicii, se urmrete obinereade profit, aceast activitate are caracter comercial. În consecin organizaiilecooperatiste au calitatea de comerciant.

4. Asociaiile i f undaiile: potrivit legii, scopul înfiinrii asociaiilor i fundaiiloreste desfurarea unei activiti dezinteresate, iar nu obinerea unui profit. Deciasociaiile i fundaiile nu au calitatea de comerciant.


In cazul unei persoane fizice, întrucât calitatea de comerciant se dobândete prinsvârirea faptelor de comer obiective cu caracter profesional, înseamn caceast calitate se poate proba numai prin prezentarea unor dovezi din care srezulte c persoana în cauz a svârit efectiv una sau mai multe fapte de comerprevzute de art. 3 C.com. ca o profesiune obinuit i în nume propriu.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se dobândete prin însiconstituirea societii. Deci, calitatea de comerciant a societii comerciale sepoate proba prin dovedirea constituirii societii în condiiile prevzute de lege. Unmijloc de dovada care ar putea fi folosit este copia certificat de pe înmatriculare în registrul comerului a societii comerciale.


In cazul persoanei fizice, aceasta înceteaz s mai aib calitatea de comerciant înmomentul în care nu mai svârete fapte de comer ca profesiune. Încetareatrebuie s fie efectiv i din ea s rezulte intenia de a renuna la calitatea de

comerciant.

In cazul societii comerciale, calitatea de comerciant se pierde în momentul încare societatea înceteaz s mai existe ca persoana juridica. Societateacomerciala îi înceteaz existena prin dizolvare i lichidare. Potrivit legii,dizolvarea poate avea loc prin trecerea termenului stabilit pentru durata societii,imposibilitatea realizrii obiectului societii sau realizarea acestuia, hotrâreaadunrii generale, faliment. Dizolvarea societii nu atrage dup sine pierdereaautomat a personalitii juridice a societii. În aceasta situaie, societatea numai poate face operaiuni comerciale, dar poate face operaiunile necesarelichidrii.



Din dispoziiile art. 1491, 1492 C.civ. rezult c societatea este un contract întemeiul cruia dou sau mai multe persoane (asociai) se îneleg s pun încomun anumite bunuri pentru a desfura împreun o anumit activitate, în



458

vederea realizrii i împririi beneficiilor care vor rezulta.

Contractul de societate are urmtoarele elemente eseniale care îl deosebesc dealte contracte :


b) asociaii se oblig s desfoare împreun o activitate care constituieobiectul societii;



a) contractul este plurilateral , în sensul c la încheierea sa particip dou saumai multe persoane, fiecare asumându-i anumite obligaii;

b) contractul este cu titluo

ner o

s; fiecare asociat urmrete realizarea unuifolos patrimonial, adic obinerea de beneficii;

c) contractul este c omutativ ; întinderea obligaiilor fiecrui asociat estecunoscut în momentul încheierii contractului;

d) contractul este c onsensual , ceea ce înseamn c se încheie prin simplulacord de voina al prilor; forma scris este cerut ad probationem.


Societatea comercial poate fi definit ca o grupare de persoane constituit pe

baza unui contract de societate i beneficiind de personalitatea juridic, în careasociaii se îneleg s pun în comun anumite bunuri, pentru exercitarea unorfapte de comer, în scopul realizrii i împririi beneficiilor rezultate






ß societatea comercial este investit cu personalitate juridic, în timp cesocietatea civil rmâne un simplu contract, fr a fi subiect de drept de sine



459

stttor;




Sub aspect juridic, prin aport se înelege obligaia pe care i-o asum fiecareasociat de a aduce în societate un anumit bun, o valoare patrimonial. În limitaaportului, asociatul devine debitor al societii cu toate consecinele care decurgdin aceast calitate.


- aportul în numerar ; are ca obiect o sum de bani pe care asociatul seoblig s o transmit societii;






C apitalul subscris reprezint valoarea total a aporturilor pentru care asociaii s-auobligat s contribuie la constituirea societii. Capitalul subscris coincide cucapitalul social.



P atrimoniul societii, în lumina dreptului civil, îl constituie totalitatea drepturilori obligaiilor cu valoare economic aparinând societii.

Intre capitalul social i patrimoniul societii exist anumite deosebiri . Astfel, în



460

timp ce capitalul social este expresia valoric a aportului asociailor, patrimoniulsocietii este o universalitate juridic, în care sunt cuprinse toate drepturile iobligaiile, precum i bunurile societii.


Affectio societatis presupune intenia de colaborare voluntar a asociailor, de alucra în comun, suportând toate riscurile activitii comerciale.




In general, prin benef iciu se înelege un câtig evaluabil în bani. Realizarea saunerealizarea de beneficii poate fi stabilita numai la sfâritul exerciiului financiar,prin întocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi.


Totodat, beneficiile trebuie s fie utile, adic s reprezinte beneficiile rmasedup întregirea capitalului social, când acesta s-a micorat în cursul exerciiului

financiar.


Potrivit legii, în contractul de societate trebuie s se prevad Äpartea fiecruiasociat la beneficii i la pierderi´ (art. 3) sau Ämodul de distribuire a beneficiilor´ (art. 8).




a) societatea în nume c olectiv este aceea societate ale crei obligaii socialesunt garantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitat i solidar a



461

tuturor asociailor;

b) societatea în c omandita simpla este societatea ale crei obligaii sociale suntgarantate cu patrimoniul social i cu rspunderea nelimitata i solidara aasociailor comanditai; asociaii comanditari rspund numai pân la concurentaaportului lor;

c) societatea pe aciuni este societatea al crui capital social este împrit înaciuni, iar obligaiile sociale sunt garantate cu patrimoniul social; acionariirspund numai în limita aportului lor;


e) societatea cu rspundere limitata este societatea ale crui obligaii socialesunt garantate cu patrimoniul social; asociaii rspund numai în limita aportului

lor.



Societile de persoane se constituie dintr-un numr mic de persoane, pe bazacunoaterii i încrederii reciproce a calitilor personale ale asociailor. Fac partedin aceast categorie : societatea în nume colectiv i societatea în comanditasimpla.

Societile de capitaluri se constituie dintr-un numr mare de asociai, impus de

nevoile acoperirii capitalului social, fr s prezinte interes calitile personale aleasociailor. Elementul esenial îl reprezint cota de capital investita de asociat.Intr în aceast categorie: societatea pe aciuni i societatea în comandita peaciuni.


Ca i în cazul societilor de persoane, constituirea societii cu rspundere limitatse bazeaz pe încrederea i calitile asociailor. Acest fapt reclam limitareanumrului asociailor (maximum 50 de asociai), precum i condiii restrictive

privind transmiterea prilor sociale. În ce privete rspunderea asociailor pentruobligaiile societii, asociaii rspund numai în limita aportului lor, ca i în cazulsocietilor de capitaluri.

4.6.2. Societi în care asociaii au o rspundere nelimitat i societi în careasociaii au o rspundere limitat

Rspunderea asociailor pentru obligaiile sociale este diferit în raport de forma



462

juridic a societii.


In societatea pe aciuni i societatea cu rspundere limitat, asociaii rspund pânla concurenta aportului lor.




Capitalul social se divide în pri de interes în cazul societii în nume colectiv isocietii în comandita simpl, precum i cazul societii cu rspundere limitat(pri sociale).





Titlurile de valoare au un element comun: ele materializeaz dreptul asociailorasupra unei fraciuni din capitalul social. Între aceste titluri de valoare exista odeosebire esenial: aciunile fac parte din categoria titlurilor de valoare negociabile,iar certificatele de pri sociale nu sunt titluri negociabile, ci titluri de legitimare.



Societile cu capital strin sunt societile care se constituie cu capital integralstrin sau în asociere cu persoane fizice sau juridice romane.

BIBLIOGR AFIE:



463






CAP.VIII




Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera în care urmeaz s se desfoareraporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile careguverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participantprerogativele, privilegiile i imunitile la care are dreptul. Ceremonialul i

protocolul garanteaz egalitatea în drepturi a partenerilor, care permite fiecreiadintre ei s-i fac auzit în mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoaziacare trebuie s guverneze raporturile între oamenii de bun credin. Ceremonialuli protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, încheierea i intrarea învigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupravieii i activitii de afaceri.

Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere între



464

parteneri.

2. Eticheta

ÄRegulile de conduit´ sau Äregulile de comportare´ la care se refer etichetacontribuie la buna desfurare a relaiilor din societate, în general, i la odesfurare normal a activitii in afaceri în special. Este foarte importantcunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind cnecunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, lacomplicaii relaionale care depesc sfera relaiilor strict personale ale celor încauz. Nu se pot concepe relaii între parteneri fr contactul uman necesar i, încadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet.

Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, în ultim instan, o lips decompeten profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele uneipri pe planul relaiilor specifice. În concluzie, însuirea i respectarea unor regulide eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional.


Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, îngrijit, s secontroleze permanent în fiecare ocazie asupra acesteia. În societate este greit ste sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii mâinile în buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe cât posibil, trebuie evitat s staicu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea.Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier încât s nu denoteo stare de plictiseal sau satisfacia de a fi cucerit un loc pe care nu eti dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strângerea genunchilor cu mâinile, sprijinirea capului desptar, btutul cu degetele pe braele scaunului. Încruciarea genunchilor la preamare înlime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare

atenie felului cum stau pe scaun i cum îi încrucieaz picioarele, astfel încâtrochia s poat acoperi genunchii. În timpul conversaiei este nepoliticos s-lapuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutateargumentelor personale sau s-l aprobi btându-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul.De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un râs zgomotos, tusea,strnutul i alte zgomote dizgraioase (aerofagii etc.)

B. Salutul

Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup depersoane. El comport, în mimic i în inut, o serie de nuane care pot s-imodifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau osimpl obligaie formal. Câteva reguli de baza în legtur cu salutul :






465

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips depolitee. Este recomandabil ca brbatul când salut cu plria s o in de calot, înclinând uor capul i privind la persoana salutat. Dac mâinile îi sunt ocupate,se accept salutul printr-o simpl înclinare a capului. În alte cazuri, salutul se faceprintr-o înclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar înclinare a capului, arborând uneori un surâs. În cazul întâlnirii cu o persoan

cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salui, eschivarea trebuie fcut cu tact.Când este întâlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identificaimediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o mainasalut primele persoanele cunoscute de pe strada, în cazul în care au fost vzute.Dac persoana cunoscut este împreun cu mai muli prieteni, necunoscui celuicare salut, se salut tot grupul. În timpul salutului se folosesc i formulele: Äbundimineaa, bun ziua sau bun seara´. La întâlnirile oficiale se pronun denumirearangului: Äbun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#.

Strângerea de mân poate interveni fie când persoanele care s-au salutat seopresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul împreun, fie cu ocaziaprezentrii lor. În cazul strângerii de mân rolurile sunt inversate: femeia este

aceea care întinde prima mâna, persoana cea mai în vârst celei mai tinere ipersoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, celedou persoane se privesc în ochi în momentul strângerii mâinii.

În toate împrejurrile, brbaii se scoal pentru a strânge mâna interlocutorului;femeile, în schimb, nu se ridic în picioare decât când este vorba de o persoanmult mai în vârst sau pe care dorete s-o onoreze în mod special.

Srutul mâinii continu înc s fie practicat în numeroase locuri sau împrejurri,fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales când este vorba de femei învârst sau cstorite, de soii de înali demnitari etc. Srutul mâinii se face într-oform politicoas, prin aplecarea corpului, iar în anumite împrejurri esterecomandabil s se simuleze gestul (în aer liber, de exemplu). Este greit s sesrute mâna înmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gestnumai pentru unele dintre femeile care se afl împreun.

C. Prezentrile

În probleme de etichet, de o deosebit importana în activitatea partenerilor estefelul în care se fac prezentrile. În aceast privin trebuie respectate urmtoarelereguli:




Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: Äîmi permitei s vprezint pe«´. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronunnumai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre soi de ctre cellalt sespune simplu: Äsoul meu´ sau Äsoia mea´. La prezentarea unei perechi se va



466

spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, începându-se întotdeauna cu soul. Formule ca Äîncântat´, Äsunt fericit de a v fi întâlnit /cunoscut´ se folosesc în mod curent.

Dei în practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, în tot mai multe riea este cunoscut în rândul oficialitilor i în corpul diplomatic. În astfel de ocazii

trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, în afar de nume, apelative Ädomnul´ sau Ädoamna «´, adugându-se, eventual, funcia sau calitatea. În unelesituaii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul crilor devizit.




D. Conversaia

Orice reuniune sau aciune protocolar, oricât de atent ar fi pregtit, risc sdevin plictisitoare în lipsa unor conversaii interesante i utile. Pentru creareaunei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gândeasc la alegerea oaspeilor,astfel încât între acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul clucreaz în aceleai domenii de activitate sau în domenii care au contingen întreele, fie prin formaia lor intelectual.

Organizarea acestor aciuni nu constituie un scop în sine. Ele trebuie s devininstrumente de munc, s constituie un element principal al activitii diplomatice,o component principal a muncii de informare i de relaii.

Arta conversaiei nu poate fi însuit dup anumite formule. Pentru desfurareaunei conversaii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bunpregtire politic i profesional, cunotine variate de cultur general, tact,atenie, politee i alte asemenea însuiri pe care diplomaii trebuie s le posede icare pot fi obinute printr-o munc struitoare, permanent de pregtiremultilateral.

În ceea ce privete atitudinea în timpul unei conversaii, de obicei se spune c nueste frumos Äs pari nici mai inteligent i nici mai instruit decât interlocutorul tu´.În timpul unei conversaii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, însdegajat, s fie plcut în conversaie i s o canalizeze în problemele care îl

intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cupolitee tezele interlocutorului su. Aceasta nu înseamn c nu se poate interveni,ci este chiar recomandabil s se intervin îns într-o form politicoas, dar ferm, în explicarea poziiilor proprii atunci când ele sunt interpretate în mod eronat.Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel încât modul în care se susine oprere contrarie s nu se fac de pe o poziie de superioritate ostentativ saupersiflare. Trebuie evitate întreruperile partenerului cu exclamaii de felul: Änuavei dreptate!´, Äce eroare!´ etc.



467

Se va evita, pe cât posibil, tusea sau strnutul zgomotos în timpul conversaiilor,acestea fcându-se cât mai discret posibil i întotdeauna în dosul batistei, cucorpul întors într-o parte fa de interlocutor.

La o mas este recomandabil ca diplomatul s se întrein cu partenerul dindreapta i din stânga sa i s evite, pe cât posibil, discuiile cu partenerii

îndeprtai. La recepii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invitai,s nu se evite conversaia cu strinii, iar reprezentanii din cadrul aceloraiministere sau ambasade s nu se adune în grupuri.


Telefonul este un mijloc important i extrem de util în rezolvarea sarcinilorprofesionale curente, cât i în meninerea legturilor fireti între cunoscui,prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumitereguli de care este indicat s se in seama. În acest sens, trebuie cunoscut înprimul rând necesitatea de a se face prezentrile de rigoare, iar în al doilea rând, în cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se

fac indicându-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul«), precum iinstituia la care lucreaz, evitându-se de obicei s se indice i funcia.

În situaia când legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuies atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot în cazul legturii stabiliteprin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci sprocedeze în prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i scear asentimentul celui chemat, întrucât anumite raiuni pot impune ca oconvorbire sau alta s nu aib loc atunci când este solicitat.

În cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine sse identifice persoana care o recepioneaz, inând seama de obligaia de a

întocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numelepersoanei care a recepionat comunicarea. În cazul transmiterii unei comunicri deo deosebit importan, nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentrucontrolul exactitii, a notei transmise.



3.inuta i comportarea î n timpul unei mese


inuta fizica trebuie s fie degajat, nu forat. Picioarele se in normal pentru anu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. În timpul mesei numai capulpoate s fie puin aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau întregul bust. În mod normal ducerea mâncrii la gur se execut cu antebraul i



468

mâinile fr a antrena micarea braului i a umerilor.

La începutul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde înrscroiala hainei, în decolteu sau de gât. tersul gurii cu ervetul se va face înmod cât mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci sestrânge i se pune lâng farfurie. Nu se mnânc în grab sau nervos. Gestul de a

ine degetul mic în sus când se bea sau se mnânc nu este recomandabil. Lingurai cuitul se folosesc numai cu mâna dreapt. Furculia se ine îns cu mânastâng când, în acelai timp, se folosete i cuitul. Dac se folosete numaifurculia, ea poate fi inut în mâna dreapt. În cazul stângacilor adaptarea se facediscret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacâmurilor.În timp ce se mnânc, tacâmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridicacu vârful în sus sau a gesticula cu ele. Când se bea, tacâmurile se pun pe farfurie, încruciate sau unul lâng altul, cuitul în partea dreapt iar furculia cu dinii însus. Dup terminarea fiecrui fel de mâncare, furculia i cuitul se pun în prealabilpe farfurie, în aceeai poziie: furculia va avea îns, de ast dat, dinii în jos.Este nepoliticos s se mnânce direct de pe cuit. Când se scap un tacâm pe jos,se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. În timpul mesei se vor evita

zgomotele inutile i dizgraioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor,ciocnirea tacâmurilor, scobirea în dini etc.

De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea în timpul mesei nu sunt un semnde bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut înaintea intrrii în sufragerie.

La mese se poate ura vecinilor Äpoft bun´. Supele i buturile se servesc dectre osptar din partea dreapt, în timp ce restul felurilor de mâncare se servescdin partea stâng.

Serviciul începe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat,ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brbai, începându-se cubrbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminând cu gazda brbat.Semnalul de începere a mesei îl d gazda femeie, invitând oaspeii s serveasc.Brbatul gazd invit oaspeii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fifcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat îns c toi invitaii auterminat de mâncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri îns când acesta este rostit ila începutul mesei. Într-o asemenea situaie trebuie s se asigure c buturaalcoolic s fie deja turnat în pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice.Paharul cu care se toasteaz se ridic pân la nivelul feei. Dac în timpul toastuluibrbaii se ridic de pe scaune, femeile pot rmâne jos. Ele se vor ridica numaidup un toast oficial, împreun cu brbaii.

Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales când existinteresul de a se invita un numr mai mare de persoane. În acest caz, mâncrurile(bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, în centrul sau pe una din laturile salonului.Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate mânca înpicioare, caz în care este nevoie de mai mult dexteritate, întrucât cu mânastâng se va ine farfuria i se va mânca cu mâna dreapt, folosirea cuitului fiindfoarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mânca aezând farfuria pe masa



469

de bufet sau pe mese alturate special amenajate în acest scop.

Cocktailurile i recepiile au loc în picioare. În acest caz serviciul poate fi asigurat,fie de osptari, care circul printre invitai, cu platourile de mâncare i butur, fieprin instalarea unor mese-bufet în centrul sau pe laturile saloanelor, oaspeiiservindu-se singuri, sau cu ajutorul câtorva osptari.

G. Fumatul

În aceast problem, o prim regul de politee impune ca nefumtorii s nu fiestingherii de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze înapropierea unei femei, un tânr lâng o persoan mai în vârst, un funcionar înfaa sau lâng superiorul su, dac tie c toi acetia nu suport fumul de igar.În asemenea împrejurri, întrebarea Äîmi permitei s fumez?´, mai ales când este însoit de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, estedeplasat, deoarece interlocutorului îi va fi greu s rspund negativ. Abinerea dea fuma, în asemenea situaii, este cea mai bun soluie. De asemenea, trebuieavute în vedere i alte câteva reguli eseniale:


ß nu se vorbete cu igara sau pipa în colul gurii i nu se ine igarapermanent în gur pufind din ea;

ß nu se intr cu igara sau pipa aprins în locuina unde eti invitat sau înbiroul superiorilor în grad.

Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu deafumul pe nas. În societate brbatul ofer foc mai întâi femeilor i apoi brbailor.O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brbailor.

Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolutobligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la întâmplare oricare vas dreptscrumier. Gazda nu va începe s fumeze înainte de a oferi igri invitailor si;invitaii nu vor fuma înainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nuse fumeaz decât din momentul când sunt oferite igri de ctre gazd, de obiceinu înainte de a se trece la felul principal de mâncare, respectiv la friptur.


În activitatea de relaii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebitimportan. Regula de etichet vestimentar cere o îmbrcminte corect, în plinarmonie cu conformaia corpului i împrejurrile în care este purtat. În aceasta

const i adevrata elegan. A fi elegant nu înseamn preocuparea exclusivpentru numrul i preul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite casede specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate io croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi cât mai variate i fra se demoda prea repede. La brbai accesoriile au mare importan. Se cere: ocma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i înclmintea sauciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca icroiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palidnu va face decât s-i evidenieze i mai mult paloarea dac se va îmbrca în



470

culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta orochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum ofemeie înalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nucontribuie la obinerea unei note de mai mult elegan, ci dimpotriv.


La aciunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferiteurmtoarele sugestii:

Pentru femei :

ß rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culoripotrivite sezonului (ziua nu se îmbrac rochii din materiale lucioase ± lamé saudantel);




ß pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu îmbrcmintea (nu serecomand pantofi din piele lucioas);


Pentru brbai:






U nele precizri:






471





La aciunile la care se impune inuta vestimentar de culoare închis, serecomand:

Pentru femei





ß pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, înculori asortate cu îmbrcmintea;


ß Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale,mese, recepii, gale de film, spectacole teatrale etc., îns în ora poate fi folosit,cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confecionat din materiale debun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul înalt la inuta cu pantaloni.

Pentru brbai

ß costum de culoare neagr sau închis, cu pantaloni i vest de aceeaiculoare (stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir);

ß cma alb;ß cravat argintie sau asortat la culoarea costumului;

ß ciorapi negri;




472




Pentru femei



ß poet neagr;

ß pantofi negri;




Pentru brbai

La înmormântri :


ß cma alb;


ß palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (în funcie deanotimp);



c) La depunerea de c or oane de f l ori sau jer be, se recomand folosirea inutei de

culoare închis.


În practica internaional, inuta variaz de la o ar la alta, observându-setendina de renunare la îmbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume;smoking, jachet i frac. În ultimul timp, în multe ri, la ceremoniile de mare fast



473

se folosete costumul negru sau închis.

De regul la aciunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat peinvitaie. În cazul când nu exist o asemenea precizare, se va folosi îmbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate aciunile prevzute înprogramul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale

în vederea confecionrii din timp a vetmintelor necesare.

De reinut:

ß dac brbatul este îmbrcat în smoking, partenera va purta rochie scurt,fr mâneci, fr plrie i mnui (în unele ri, la mesele care au loc la ore târziise indic rochie lung);


ß dac brbatul este îmbrcat în frac, partenera va purta rochie lung, fr

mâneci i cu mnui lungi.

Este imperios necesar ca în toate ocaziile, la aciunile protocolare, vizite, mese,recepii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte îmbrcmintea indicat în programsau pe cartea de invitaie. În lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont deurmtoarele recomandri:

P ortul mnuil or

Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad îns, brbatul îi vascoate mnua din mâna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuiledecât dac întâlnirea este fixat dinainte. În interior, brbatul nu intr cu mâna

dreapta în mnu. Este preferabil ca ea s se scoat înainte de a suna la u.Mnuile se scot în restaurant i într-o sal de dans, dar ele se pot purta în tren,la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrilepublice care au loc în interior, brbaii îi vor scoate mnuile, în timp ce femeile ±dac doresc ± pot s le pstreze. La o invitaie la mas, nu se intr în sufrageriecu mnuile în mân. Când se îmbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile suntobligatorii.


ß P e strad ± prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece înainteabrbatului, cel mai în vârst înaintea celui mai tânr, gradul superior înaintea celui

inferior.


ß La urcarea în mijl oacele de transport public se d întâietate femeilor,persoanelor mai în vârst i superiorilor în grad. La coborâre se procedeaz



474

invers: brbatul sau persoana mai tânr coboar primul i ajut apoi femeile saupe cei mai in vârst.

ß În cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate în dreaptabanchetei, dup care urmeaz cel din stânga, iar locul trei, în fa, lâng ofer. Încazul când dou femei i un brbat sau doua femei i doi brbai se afl împreun,

locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai în vârst stând la dreapta, iar abrbailor în fa.

ß Dac doi brbai însoesc o femeie, cel mai in vârst sau superior în gradst pe bancheta din spate, la stânga femeii, iar al doilea brbat în fa.



Organizarea i participarea la mese, unde sunt invitai oaspei strini i

personaliti locale, a încetat s mai fie o simpl aciune de curtoazie, protocolardevenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul maipuin oficial în care se desfoar, poate permite atât realizarea unor contacte maistrânse între participani, cât i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme demunc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind atât deoportunitatea aciunii i de alegerea oaspeilor, cât i de priceperea i tactul cucare gazda invit, primete i se ocup de invitai.











475

La alegerea invitailor se va avea în vedere ca participanii s se poat înelege între ei într-o limb de circulaie internaional, accesibil tuturor. Oaspetele carenu cunoate nici o limb de circulaie internaional, dar a crui prezen estedorit în mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su.


Transmiterea i primirea invitaiilor reprezint primul contact al organizatoruluimesei cu cel invitat, astfel c modul în care se deruleaz acest moment vacontribui sau nu la reuita aciunii. Transmiterea invitaiilor se face dup ce înprealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei iposibilitii de participare. Menionarea ocaziei sau scopului pentru care se faceinvitaia este un semn de respect i consideraie fa de cel invitat.

Textul invitaiei va fi redactat în numele celui care va oferi masa i va fi adresatpersoanei i nu funciei celui invitat. În msura în care uzanele locale prevd, peinvitaii va fi indicat i inuta dorit la aciune. În cazul protocolului românesc sefolosete, în special, Äinuta de ora´, la dejun i Ähaina de culoare închis´, pentru

dineu. În funcie de nivelul i importana care se acorda mesei, haina închispoate fi folosit i pentru dejun. Practica internaional prevede pentru acest gende aciuni:




Pe invitaiile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, în coluldin dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invitaiile transmise fr consultarea celui

invitat vor purta meniunea RSVP (repondez s'il vous plait).

De obicei, rspunsul la invitaie trebuie dat în timp util, pentru a permite gazdei, în caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsuls fie dat printr-o formul care s includ mulumiri pentru invitaie i precizareac se va putea sau nu onora invitaia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas deo alt persoan, fr încunotiinarea i asentimentul prealabil al gazdei.



Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, în funcie de încpere,privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, încazul în care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg.

Plasamentul se face întotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, atâta brbailor cât i a femeilor. Ordinea de precdere se face inând cont de funcie.La nivel de reprezentare egal, vechimea în funcie, gradul, vechimea la post etc.,



476

sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeilevduve sau divorate au precdere ± în principiu ± asupra celor necstorite,atunci când nu au funcie.

Pentru a înlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosicartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Când

numrul invitailor este mare, pentru a se evita circulaia în jurul mesei pentruidentificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rând de cartonae pecare este schiat planul general al mesei i este marcat locul invitatului. În funciede numrul participanilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cuplasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspeilor. Sepot avea în vedere i soluii combinate, de plasament la masa în form depotcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, în funcie de nivelul participrii laaciuni i numrul invitailor. În situaia când la o mas se invit o persoan cugrad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. Încaz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspeteluiprincipal. Când gazda este un celibatar sau soia este absent, se obinuiete calocul de onoare din faa gazdei s fie oferit soiei invitatului cu gradul cel mai

mare. Când se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a creisoie este absent) o atenie deosebit, locul de onoare va fi cel din faa soieigazdei. În acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie peultimul loc ± ceea ce este mai politicos. În funcie de nivelul la care are locaciunea, în situaia în care exist, locul translatorului poate fi: în spatele gazdeisau la mas, în stânga ei.

M asa Bufet Se organizeaz când exist interesul de a se invita un numr mai mare depersoane. Mâncrurile vor fi aezate pe mese lungi, în centrul sau pe laturilesalonului. Oaspeii se servesc singuri sau ajutai de câiva osptari. Se poate

mânca în picioare în acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranjagrupuri de msue, pe care se aeaz farfurii i tacâmuri. Nu se face plasament.

e) Aranjarea mesei


ß Scaunele trebuie aranjate la distane potrivite: s nu fie prea aproapepentru ca vecinii s se jeneze reciproc în timpul mânuirii tacâmurilor i nici preadeprtate încât discuiile s fie stânjenite.

ß F aa de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare(damasc). Înainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfectcurat i recent clcat, astfel încât pliurile s nu împiedice aranjarea mesei. Încazul când sunt necesare mai multe fee de mas (ceea ce trebuie evitat înmsura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie cât maipuin perceptibil. Sub faa de mas se întinde, de obicei, un molton gros, carepermite o mai bun fixare a tacâmurilor i, totodat, ferete masa de pete.

ß În ultimul timp, se folosesc în mod curent fee mici de mas, individuale,



477

fcute dintr-o pânz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie în diferite culori.Feele de mas individuale se folosesc numai când gazda dispune de o mas dinlemn de calitate superioar i perfect lustruit.

ß erveelele se aranjeaz în diferite forme, pliate în form dreptunghiularsau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stânga acesteia. Cel mai practic este

aranjarea lui în form triunghiular, cu vârful în sus, la stânga farfuriei, astfel încât s mascheze feliile de pâine sau chifle.

ß Tacâmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, depreferin din argint sau argintrie. Gazda are obligaia s le controleze înainteafiecrei mese, spre a se încredina c sunt curate i în bun stare. Nu este nimicmai neplcut decât ca, în timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, deexemplu, mânerul cuitului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel demâncare se mnânc cu tacâm separat. De aceea i tacâmurile se aranjeaz înordinea servirii meniului, în jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentruun dineu:





ß P aharele se aranjeaz în faa farfuriei, drept, oblic sau în semicerc, numrullor depinzând de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un paharseparat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin iampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul

se servete direct la mas, se pune în plus phrelul de uic (sau altbutur)care, de obicei, se umple înainte de aezarea oaspeilor la mas. Paharelede lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau puin mai înainte.

ß Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, între cele dou rânduri detacâmuri. Ornamentul cel mai practic const într-un aranjament de diferite flori cutijele tiate scurt, puse într-o vaz joas, astfel încât oaspeii plasai faa în fas se poat vedea cu uurin. Ca ornament mai pot servi fructierele pe care searanjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitatesuperioar. Buchete mai mari de flori se pot pune în vaze speciale pe mobilele din jur.

ß Ca piese accesorii , la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper,mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. În cazul când la mas seservete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoatereaoaselor, respectiv a sâmburilor, se obinuiete ca în dreptul fiecrui invitat s sepun câte un bol cu ap, în care oaspeii îi vor putea clti degetele. În ap se potpune petale de flori, felii de lmâie etc.



478

f ) M eniul

Meniul va fi întocmit în funcie de oaspei i sezon, preocuparea de baza a gazdeitrebuie s-o constituie calitatea mesei i felul în care este servit. Se vor evitamesele prea încrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool.

La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, în afara desertului, maimult de dou feluri, când sunt suficient de consistente sau trei, când sestabilete un meniu mai uor. În general, nu se servete decât un singur fel demâncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegereadesertului se face în funcie de restul meniului: un desert mai uor (salat defructe, îngheat), dac celelalte feluri de mâncare au fost mai grele i un desertmai consistent (tort, plcint etc.) în caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert(proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea încrcat.


Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau într-un salon separat.Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridicaprima, invitând oaspeii în salonul respectiv.


În cazul când eful unei instituii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspei,este bine ca cel puin unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta laprimire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acestcolaborator s întâmpine oaspeii la ieirea din vestiar, ajutându-i s ia cunotinde plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac special, de obiceiconfecionat din piele sau material plastic, în care se introduc buci mici de

carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate în jurul unei piese, deforma mesei, montat în mijlocul plcii;

Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu strictee, pe de o parteavând în vedere c se pot servi unele mâncruri fixe care se pregtesc Äla minut´,pe de alt parte, pentru a evita ca ceilali invitai s atepte pe cel întârziat.Pentru preîntâmpinarea unor asemenea situaii este recomandabil ca 15-30minute de la ora indicat pe invitaie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, înpicioare, prilej inclusiv pentru un prim contact între toi participanii la mas.

inuta la o mas este cea indicat pe invitaie. În cazul când o asemeneaprecizare nu exist, în funcie de anotimp i ora mesei, se va îmbrca un costum

corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prânz i în orice caz deculoare închis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brbaii îmbrac îns cma alb, cu pantofi i ciorapi asortai culorii costumului. Se va avea, deasemenea, grij ca între ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o masde prânz, femeile pot îmbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vârstei± în privina modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochiede mtase sau lân, mai închis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mailung, dintr-un material închis i mai greu) nu se poart decât atunci cândbrbatul este în smoking sau frac. Portul plriei la prânz este uzual, chiar la o



479

rochie de strad. De asemenea, în special la o mas de sear, se obinuiete s sepoarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i degustul personal.

Când osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe soiaoaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de

onoare s între în sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspeilor. Lasfâritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie.

Înainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande între ei pe oaspeiicare nu se cunosc.


Se va controla cu grij îmbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i deaceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instruii cu privire la ordinea în care

vor fi servii oaspeii i la comportarea în timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nuserveasc sau s circule în timpul toasturilor, decât dac este necesar s umplepaharele etc.).

Cei ce stau împreun la aceeai mas au obligaia de a discuta între ei. A procedaaltfel înseamn o total lips de politee. În cazul când doi oaspei plasai unullâng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, dindreptul tacâmului, spunând: ÄNumele meu, al dv.?´ sau numai Änumele meu´, întimp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute.

Se poate fuma din momentul în care osptarii servesc oaspeii cu igri. În cazulcând igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz înainte de a se trece la

ultimul fel de mâncare (carne) sau pân când gazda nu face o invitaie în acestsens.

Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuinagazdei, în mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Bineîneles, înaceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind înfuncie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discuiilor care sepoart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. În cazul cândunii invitai au obligaii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal,vor putea prsi locuina, scuzându-se atât fa de acesta, cât i fa de gazd.


Cocktail-urile i recepiile se organizeaz în diferite împrejurri ca: ziua naional,prezena în ar a unei delegaii strine etc. În general, cocktailurile seorganizeaz în ocazii mai puin oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau18.00. Recepiile au un caracter mai oficial, în cinstea unei delegaii de înalt niveletc., ele având loc mai ales seara, în jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invitaii semenioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recepia respectiv.Oaspeii vor fi salutai, la sosire i plecare, de ctre gazd i soia sa i, eventual,de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde ateniei



480

fa de oaspei, urmrindu-se ca gazdele s se întrein cu cât mai muli oaspei i în special cu personalitile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pecare gazda are interesul s le abordeze în ziua respectiv s fie pregtite cu multgrij, indicându-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre elei cui anume, astfel încât aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare dectre diferii membri ai instituiei.


Ceaiurile sunt aciuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul dea se crea o ambian propice unor discuii amicale. Ceaiurile se organizeaz fiedimineaa între orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, începând cu orele 16.00 pânla orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar în încheiere diferite sucuri.


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, întimp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare în România anoului ef de misiune pentru a fi întâmpinat conform uzanelor diplomatice. Lasosirea la post, efii de misiune sunt salutai în Bucureti, la gar sau aeroport, înnumele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctulacestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbtsau duminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i duporele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar alDireciei Protocol.


Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directoruluiProtocolului Ministerului Afacerilor Externe, care îl informeaz asupra uzanelorlocale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor deprotocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice în România.



În ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau lasecretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului dedirectorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul



481

de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune înmâneazministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor deacreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, în cazul în careacesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru

audiena la preedintele României în vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.eful de misiune comunic în prealabil directorului Protocolului numelecolaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l însoeasc la ceremoniadepunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilorexterne al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrulafacerilor externe al rii acreditante.


În ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direciei

Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce peambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasareaambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie deProtocolul Preediniei. Colaboratorii care îl însoesc (1-3) se deplaseaz cu mainiale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i estesalutat de eful Protocolului Preediniei, care îl invit s treac în revist gardamilitar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar în acordurile Marului de întâmpinare. Ambasadorul se oprete în dreptul drapelului României i salutprintr-o uoar înclinare a capului, dup care continu trecerea în revist a grzii.Dup trecerea în revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat în

main, unde îl ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul AfacerilorExterne. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui într-un salon de ateptare în care sunt arborate steagurile respectivei ri i alRomâniei.



Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare,precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul.



482

Înmânarea se face cu ambele mâini de la o distan de circa un metru.



Preedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu ± Biblioteca ± cu noulambasador. La întrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul destat, consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei icolaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externese retrage într-un salon alturat în ateptarea încheierii ceremoniei care dureazacirca 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,preedintele îi ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies

din palat i se îndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial în carese afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa dinfa dreapta).











483


De asemenea, eful misiunii notific în scris Ministerului Afacerilor Externe ±

Direcia Protocol ± întoarcerea i reluarea funciilor sale;

În caz de plecare definitiv sau temporar din România a unui însrcinat cu afaceria.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însrcinat cu afaceri a.i. se face printr-oscrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al României dectre ministrul afacerilor externe al rii respective.





Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sauduminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al Direciei

Protocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prinNota Verbal în care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturiiunor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrulafacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe ±Direcia Protocol.



Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuiapoate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilorexterne. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilorromâne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimiscri de vizit.



484


În ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însrcinatul cu afacerititular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorulProtocolului cruia îi înmâneaz, într-o scurt întrevedere, copia scrisorii de

cabinet. Imediat dup aceast întrevedere, directorul Protocolului îl conduce lacabinetul ministrului sau secretarului de stat.

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz ministrului afacerilor externe sausecretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea derechemare a predecesorului su, în cazul c acesta nu a depus-o înainte deplecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.







Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasadorextraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. În România, decanal Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului ± respectiveNuniul Apostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face în modautomat, fr nici o ceremonie. În absena acestuia, decan a.i. al CorpuluiDiplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, în ordinea deprecdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe ± Direcia

Protocol ± intr în practic diplomatic.

ANEXA





485


Varianta 2




Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atuncicând numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoarea

varianta de plasament:




Varianta 2



486




Nota:


BIBLIOGR AFIE Baldrige, Letitia, C odul manierel or în af aceri, Ediia IV, Business Tech Internaionali Amerocart SRL, Bucureti, 1996;




Marinescu, Aurelia, C odul bunel or maniere astazi, Editura Humanitas »,Bucuresti, 1995 ;





487



488


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, întimp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare în România anoului ef de misiune pentru a fi întâmpinat conform uzanelor diplomatice. Lasosirea la post, efii de misiune sunt salutai în Bucureti, la gar sau aeroport, înnumele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctulacestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbtsau duminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i duporele 22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar alDireciei Protocol.


Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului

Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care îl informeaz asupra uzanelorlocale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor deprotocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice în România.


Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz directorului Protocolului copia scrisorii de

cabinet prin care este numit în aceast funcie i a celei de rechemare apredecesorului, în cazul c acesta nu a depus-o la plecare.

În ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau lasecretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului dedirectorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarulde stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune înmâneazministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor deacreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, în cazul în careacesta nu le-a depus la plecare.

Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru

audiena la preedintele României în vederea prezentrii scrisorilor de acreditare.eful de misiune comunic în prealabil directorului Protocolului numelecolaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l însoeasc la ceremoniadepunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane.

Numirea unui însrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilorexterne al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul



489

afacerilor externe al rii acreditante.


În ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul DirecieiProtocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce peambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasareaambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispoziie deProtocolul Preediniei. Colaboratorii care îl însoesc (1-3) se deplaseaz cu mainiale ambasadei.

La intrarea în curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i estesalutat de eful Protocolului Preediniei, care îl invit s treac în revist gardamilitar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar în acordurile Marului de întâmpinare. Ambasadorul se oprete în dreptul drapelului României i salutprintr-o uoar înclinare a capului, dup care continu trecerea în revist a grzii.Dup trecerea în revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat înmain, unde îl ateapt directorul Direciei Protocol din Ministerul Afacerilor

Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui într-un salon de ateptare în care sunt arborate steagurile respectivei ri i alRomâniei.



Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i înmana scrisorile de acreditare,precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul.Înmânarea se face cu ambele mâini de la o distan de circa un metru.



Preedintele are apoi o întrevedere, într-un salon contiguu ± Biblioteca ± cu noulambasador. La întrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul destat, consilierul prezidenial sau de stat, eful Protocolului Preediniei icolaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe



490

se retrage într-un salon alturat în ateptarea încheierii ceremoniei care dureazacirca 15 minute.

Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie,preedintele îi ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si iesdin palat i se îndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial în care

se afl ambasadorul are arborat fanionul naional al rii respective (pe aripa dinfa dreapta).










De asemenea, eful misiunii notific în scris Ministerului Afacerilor Externe ±Direcia Protocol ± întoarcerea i reluarea funciilor sale;

În caz de plecare definitiv sau temporar din România a unui însrcinat cu afaceria.i., notificarea înlocuirii acestuia cu un alt însrcinat cu afaceri a.i. se face printr-oscrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al României dectre ministrul afacerilor externe al rii respective.



491





Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc în zilele de sâmbt sauduminic, srbtori sau alte zile în care oficial nu se lucreaz precum i dup orele22.00 sau înainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un funcionar al DirecieiProtocol.

Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prinNota Verbal în care se menioneaza data plecrii definitive, dorina efecturiiunor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrulafacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe ±Direcia Protocol.



Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, soia acestuiapoate solicita o vizit protocolar de prezentare la soia ministrului afacerilorexterne. Soiile efilor de misiune trimit cri de vizit soiilor personalitilorromâne crora soii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimiscri de vizit.


În ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, însrcinatul cu afacerititular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul

Protocolului cruia îi înmâneaz, într-o scurt întrevedere, copia scrisorii decabinet. Imediat dup aceast întrevedere, directorul Protocolului îl conduce lacabinetul ministrului sau secretarului de stat.

Însrcinatul cu afaceri titular înmâneaz ministrului afacerilor externe sausecretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea derechemare a predecesorului su, în cazul c acesta nu a depus-o înainte de



492

plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire.







Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasadorextraordinar i plenipoteniar, cu cea mai mare vechime la pot. În România, decanal Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului ± respectiveNuniul Apostolic.

Intrarea i ieirea din funcie a decanului Corpului Diplomatic se face în modautomat, fr nici o ceremonie. În absena acestuia, decan a.i. al CorpuluiDiplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nuniul Apostolic, în ordinea deprecdere. Notificarea acestei situaii la Ministerul Afacerilor Externe ± Direcia

Protocol ± intr în practic diplomatic.

ANEXA



G = gazda

O = oaspetele deonoare

Varianta 2



493




Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atuncicând numrul femeilor este egal cu cel al brbailor, s se foloseasc urmtoareavarianta de plasament:




Varianta 2






Nota:

Date post:	22-Jul-2015
Category:	Documents
Upload:	andra-leahu
View:	30 times
Download:	0 times

50178656 Manual de Secretariat

Documents