PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 1 / 18
Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii
ANEXA 2
__________________
AVIZAT DIRECTOR,
TABEL
cuprizand obiectivele specifice si riscurile inerente asociate la nivelul Compartimentului financiar contabil
Nr.
crt.
Denumirea obiectivelor
specifice Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice
0 1 2
1.
ORGANIZAREA
REGISTRELOR SI
DOSARELOR CURENTE
1. Registrul de intrare-ieire a documentelor(corespondenei)
2. Registrul de evidena a actelor de studii
3.Registrul de evidena a deciziilor
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 2 / 18
Nr.
crt.
Denumirea obiectivelor
specifice Denumirea activitatii/activitatilor corespunzatoare obiectivelor specifice
0 1 2
4.Registrul de evidena a contractelor de munc
5.Registrul de evidena a carnetelor de munc;
6.Registrul de evidenta a delegaiilor pentru deplasari;
7.Registrul de evidena a sigiliilor i tampilelor;
8.Registrul de eviden a elevilor 9.Registrul de evidena a salariailor (forma scris i electronic);
10.Registrul inventar arhiv;
11.Dosare curente-organizate i numerotate, pe activitti, conform Nomenclatorului arhivistic.
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 3 / 18
2.
3.
4.
5.
6.
CONDUCEREA ACTIVITATII
ORGANIZAREA SISTEMULUI
DE RAPORTARE A DATELOR
PLAN DE ACTIUNE PENTRU
MINIMIZAREA RISCURILOR
FIABILITATEA SISTEMULUI DE
INFORMATIE
ORGANIZAREA SI EFECTUAREA
ARHIVARII DOCUMENTELOR
1.Activitatea de completare la zi a registrelor mentionate la poziia 1-(Registrele 1-10); 2.Activitatea de clasificare a corespondenei i organizarea n dosarele curente (11);
1.Asigurarea calittii, exactittii datelor, a termenelor de raportare ctre management, ISJ sau MECTS;
a)existena unei agende de lucru zilnice cu termene de efectuare i raportate a datelor pentru activitatile curente;
b) existena unei baze de date coerente, actualizate cu date recente i reale.
5.1.-atribuirea responsabilittilor persoanei care are acces la sistemul informatic; 5.2-pregtirea profesionala a persoanei implicate n utilizarea sistemului informatic; 5.3-procesarea datelor in cadrul sistemului informatic
5.4-sistemul de prevenire, detectare a acesrilor, modificrilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe, etc)
6.1.-desemnarea persoanei autorizate s execute arhivarea documentelor conform standardelor 6.2.-cadrul normativ i procedural privind arhivarea documentelor; 6.3.-sistemul de pstrare a documentelor pn la arhivare; 6.4.-locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor 6.5.-activitatea de arhivare
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 4 / 18
Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii
ANEXA 3
__________________ AVIZAT DIRECTOR,
STABILIREA FACTORILOR DE RISC
1.NIVELUL DE APRECIERE A RISCURILOR :
*1-exist proceduri i se aplic; *2-exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic; *3-nu exist proceduri.
2.IMPACT LA :
a)aprecierea cantitativ : *1-impact sczut; *2-impact normal;
*3-impact ridicat
b)apreciere calitativ *1-vulnerabilitate mic; *2-vulnerabilitate medie;
*3-vulnerabilitate mare
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 5 / 18
Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii
ANEXA 4
__________________
AVIZAT, Data:___________
DIRECTOR
STABILIREA NIVELULUI RISCULUI
ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Nr.
crt. Obiective Obiecte Descrierea riscului
1. ORGANIZAREA
REGISTRELOR SI
DOSARELOR
CURENTE
1.Registrul de intrare-
ieire (documente corespondent)
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului
2.Completarea eronat a registrului fr respectarea rubricaiei acestuia
2.Registrul-evidenta
actelor de studii
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire
2. Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea
3. Completarea incorect
4. Inexistena registrului tipizat
3.Registrul de eviden a deciziilor.
1. Nedesemnarea persoanei responsabile
2. Completarea incorect a registrului
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 6 / 18
Obiecte Descrierea riscului
4.Registrul de eviden a Contractelor de munc
5.Registrul de evident a Carnetelor de munc
6. Registrul de evident a
delegaiilor pentru depla-
sri
7.Registru1 de eviden sigilii i tampile
8.Reg.evidenta elevilor
9.Registrul de eviden a salariailor
1.Nentocmirea contractelor de munca i nregistrarea lor n Registru 2.Nedesemnarea persoanei responsabile cu completarea registrului;
1.Nenregistrarea carnetelor de munc din unitate (la preluare i la ieire); 2.Nedesemnarea persoanei autorizate;
1.Nenregistrarea delegaiilor primite pentru deplasri n interes de serviciu; 2.Nerespectarea rubricaiei cerute de registru;
3.Inexistena registrului
1.Inexistena registrului; 2.Completarea eronat a datelor de intrare ieire din uz a tampilei unitii; 3.Nedesemnarea persoanei cu pstrarea, aplicarea, scoaterea din uz a tampilei
1.Inexistena registrului,
2.Neactualizarea datelor privind micarea elevilor
1.Nentocmirea registrului n forma scris sau electronic; 2.Neactualizarea datelor i transmiterea lor In format electronic la ITM 3.Nedesemnarea persoanei autorizate
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 7 / 18
2.
3.
CONDUCEREA
ACTIVITATII
ORG.SITEMULUI
DE RAPORTARE A
DATELOR
10.Registrul inventar arhiv
11.Dosarele curente pe
domenii de activitate
conform nomenclato-
rului n vigoare
1.Activitatea de
completare n termen i de calitate a registrelor
1-9;
2.Activitatea de
rezolvare - clasificare a
corespondenei n dosarele curente
1.Asigurarea exactitii termenelor de raportare
1.Inexistena registrului 2.Inexistena de proceduri operaionale privind activ.de arhivare 3.Nedesemnarea persoanei responsabile
1.Nerepartizarea corespondenei n dosarele curente;
1.Inexistena unor proceduri operaionale 2.Necompletarea n termen i de calitate a registrelor
1.Nerepartizarea corespondenei
1.Inexistena unei agende de lucru zilnice care s cuprind terme.de raportare
la management , ISJ, MECTS
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 8 / 18
4.
5.
6.
PLAN DE ACTIUNE
MINIMIZARE
RISCURI
FIABILITATEA
SISTEMULUI
INFORMATIC
ORGANIZAREA SI
EFECTUAREA
ARHIVARII
a)existena unei agende de lucru zilnice;
b)existena unei baze de date bine organizate
1.Inexistena agendei; 2.Inexistena unei baze de date organizate
5.1-atribuirea
responsabilitilor privind accesul la
sistemul informatic
1.Neatribuirea responsabilittilor
5.2-pregtirea profesional a persoanei desemnate
5.3-procesarea datelor n
cadrul sistemului
informatic;
5.4-sistemul de
prevenire a accesului i modificarilor
neautorizate a bazei de
date;
1.Cadrul normativ i procedural privind
arhivarea documentelor
1.Incadrarea pe post a unor persoane care nu fac fa cerinelor activittii
1.Neprocesarea datelor n cadrul sistemului informatic
1.Nedesemnarea prin decizie a persoanei autorizate s folosescda baza de date a unittii pentru activitatea de secretariat; 2.Nemenionarea n fia postului a atribuiilor n acest sens, precum i a sanciunilor prevzute de lege privind gestionarea bazei de date
1.Inexistenta procedurilor operaionale privind arhivarea documentelor
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 9 / 18
DOCUMENTELOR rezultate din activitatea
de secretariat
2.Desemnarea persoanei
responsabile cu
arhivarea documentelor
1.Nedesemnarea persoanei responsabile
2.Neinstruirea persoanelor cu atribuii de arhivare
3.Sistemul de pstrare a documentelor pn la predarea n arhiv
1.Inexistena unor proceduri scrise privind pstrarea documentelor n timpul anului
4.Locaiile de depozitare provizorii i definitive a documentelor de
secretariat
1.Neasigurarea unui speiu corespunztor arhivrii
5.Activitatea de arhivare
1.Pregtirea necorespunztoare a documentelor n vederea arhivrii
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 10 / 18
Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii
ANEXA 5
__________________ AVIZAT, Data:
___________
DIRECTOR
PLAN DE ACTIUNE
Pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul Compartimentului secretariat
Nr. Cr.
Denumirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a
riscurilor
Persoanele
responsabilee cu
implementarea
aciunii de minimizare a
riscului inerent
Data limit de implementare a
actiunii de
minimizare a riscului
inerent
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrelor prevazute la anexa 2
2.Ineficiena conducerii activitatii
Intocmirea procedurilor scrise privind modul
de intocmire a registrelor prevzute la anexa 2
Organiozarea activittii n funcie de
termenele la care trebuie completate registrele
sau ntocmirea i emiterea situaiilor curente
Secretar
Secretar
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 11 / 18
Nr. Cr.
Denumirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a
riscurilor
Persoanele
responsabilee cu
implementarea
aciunii de minimizare a
riscului inerent
Data limit de implementare a
actiunii de
minimizare a riscului
inerent
3.Inexistena unui sistem de raportare a datelor
4..Inexistenta unui plan de aciune pt.minimizarea riscurilor
5.Carene n sistemul nformatic
6..Nearhivarea documentelor de secretariat
Crearea unei baze de date reale, corecte i bine organizate, referitoare la domeniul de
activitate pentru care se cere raportarea
Intocmirea unui program de lucru zilnic prin
agend de lucru, cu activitaile care trebuie desfsurate
Prin agenda de lucru zilnic se noteaz situaiile ce trebuie ntocmite, culegerea informaiilor din baza de date sau din alte surse interne sau externe ale unittii Raportarea n termen a situaiilor ctre management, ISJ sau MECTS Desemnarea persoanelor autorizate Alegerea locaiilor de depozitare a documentelor Instruirea persoanelor responsabile cu
arhivarea documentelor
Secretar
Secretar
Secretar
Secretarul colii sau dup caz alt persoan instruita
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 12 / 18
Nr. Cr.
Denumirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a
riscurilor
Persoanele
responsabilee cu
implementarea
aciunii de minimizare a
riscului inerent
Data limit de implementare a
actiunii de
minimizare a riscului
inerent
Asigurarea cadrului normativ i procedural privind arhivarea documentelor
i desemnat
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 13 / 18
Colegiul Economic Hermes Petroani Comisia de Evaluare i Asigurarea Calitii
ANEXA 6
1.REGISTRE TIPIZATE:
*registrul intrare-ieire coresponden *registrul de evidena a actelor de studii *registrul de eviden al salariailor(forma scris) *registrul de eviden a elevilor
2..MODEL REGISTRE PRECONSTITUITE
1.REGISTRUL DE EVIDENTA A DECIZIILOR
Nr.
decizie
Data
emiterii
Temeiul legal/
Coninut pe scurt
Data
punerii n
aplicaie
Persoana
emitent Funcia Decizia
de
numire
Semn- tura
Persoana
care
ntocmete decizia
Funct. Semnat.
Unitatea
emitent
2.REGISTRUL DE EVIDENTA A DELEGATIILOR
Nr.crt. Numele i prenumele persoanei creia i se elibereaz delegaia
Funcia Motivul deplasrii
Locul i data Semntura de primire a
delegaiei
Observaii
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 14 / 18
3.REGISTRUL DE EVIDENTA A SIGILIILOR / STAMPILELOR Cuprinde 3 pri:
1.EVIDENTA INTRARII_- IESIRII STAMPILELOR
Instituia care folosete tampila imprimarea n tu a sigiliului
Textul
nscris pe
tampil
Nr.
exemplare
Data primirii Data scoaterii din uz Persoana desemnat prin decizie cu pstrarea i folosirea tampilei
2.DISPOZITIE-pentru persoana desemnat cu pstrarea i aplicare tampilei ; 3.PROCESE VERBALE DE PREDARE-PRIMIRE TEMPORARA A STAMPILEI CU MENTIONAREA MOTIVULUI:
Proces-verbal ncheiat astzi Subsemnatul.avnd funcia de.desemnat prin decizia nr.din..cu pstrarea i aplicarea tampilei unittiiam predate sigiliul dlui/dnei..avnd funcia de. Motivul predrii. Am predat .data..Am primit (numele si prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura) Am primit.data.Am predat (numele i prenumele, semntura) (numele i prenumele, semntura)
4.REGISTRUL DE EVIDENTA A CONTRACTELOR DE MUNCA
ANUL Nr.contractului Numele i prenumele
persoanei creia i se ncheie
Funcia/ postul
Actul n baza
cruia s-a fcut ncadrarea
Perioada
nedeterminat/ determinat
Observaii
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 15 / 18
5.REGISTRUL DE EVIDENTA A CARNETELOR DE MUNCA
NR.CRT. Numele i prenumele titu-larului carnetului de
munc
Seria i nr. carnetului de
munc
Data intrrii n unitate
Data ieirii din unitate
Unitatea
emitent Semnt.de predare/
primire
Observaii
6.REGISTRUL INVENTAR ARHIVA
Nr.crt.din registrul
de inventar
Numr dosar dup nomenclator
Coninutul pe scurt al dosarului
Datele
extreme
Nr.file Termen de
pstrare Actul /nr./data scoaterii
din inventar
3.DOSARE CURENTE(DUPA NOMENCLATOR)
UNITAREA SCOLARA.. DOSAR NR CONTINUT PE SCURT (ex.,,Schema de ncadrare a unitii) ANUL CALENDARISTIC..
PROCEDURA OPERATIONALA
PRIVIND GESTIONAREA RISCURILOR PENTRU ACTIVITATEA DE SECRETARIAT
Cod PO.14 Ediia 1 /2010 Revizia 0 1 2 3 Pagina 16 / 18
Cuprins Numrul
componentei
n cadrul
procedurii
operaionale
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale Pagina
Coperta
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale
2. Situaia editiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
3. Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale
4. Scopul procedurii operaionale
5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
6. Documentele de referin aplicabile activitaii procedurale
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
8. Descrierea procedurii operaionale
9. Responsabiliti i rspunderi in derularea activitii
10. Anexe, nregistrri, arhivri
11. Cuprins