Cap. I IDENTIFICAREA PROIECTULUI 1.1. DEFINIREA MISIUNII, OBIECTIVELOR SI STRATEGIEI ORGANIZATIONALE LA FIRMA SC “MOBILA SA” RADAUTI Misiunea Misiunea firmei este de a satisface nevoile imediate ale clientilor oferindu-le o gama variata de produse. Prima prioritate este aceea de a fi total dedicati anticiparii si satisfacerii nevoilor consumatorilor. Societatea abordeaza crearea unor produse noi solicitate de piata prin eforturi continue de imbunatatire a calitatii, diversificand productia si in acelasi timp pastrandu-si profilul de baza. Societatea intentioneaza sa imbunatateasca viata consumatorilor realizand si oferindu-le produse si servicii de o calitate superioara. Obiective Obiectivul firmei este ca pe viitor sa investeasca in utilaje performante care sa asigure cresterea calitatii produselor la nivelul standardelor existente pe piata internationala, cresterea portofoliului de comenzi si a numarului de clienti interni si mai ales externi dar si diversificarea structurii sortimentale prin introducerea de noi produse/servicii. De asemenea firma doreste sa reduca cheltuielile de desfacere a produselor si sa utilizeze in mod optim capacitatile de productie existente. 1
Transcript
Cap. I IDENTIFICAREA PROIECTULUI
1.1. DEFINIREA MISIUNII, OBIECTIVELOR SI STRATEGIEI ORGANIZATIONALE LA FIRMA
SC “MOBILA SA” RADAUTI
Misiunea Misiunea firmei este de a satisface nevoile imediate ale clientilor oferindu-le o gama variata de produse. Prima prioritate este aceea de a fi total dedicati anticiparii si satisfacerii nevoilor consumatorilor.
Societatea abordeaza crearea unor produse noi solicitate de piata prin eforturi continue de imbunatatire a calitatii, diversificand productia si in acelasi timp pastrandu-si profilul de baza.
Societatea intentioneaza sa imbunatateasca viata consumatorilor realizand si oferindu-le produse si servicii de o calitate superioara.
ObiectiveObiectivul firmei este ca pe viitor sa investeasca in utilaje performante care sa
asigure cresterea calitatii produselor la nivelul standardelor existente pe piata internationala, cresterea portofoliului de comenzi si a numarului de clienti interni si mai ales externi dar si diversificarea structurii sortimentale prin introducerea de noi produse/servicii. De asemenea firma doreste sa reduca cheltuielile de desfacere a produselor si sa utilizeze in mod optim capacitatile de productie existente.
Strategie Pentru a-si atinge obiectivele, firma noastra va folosi o strategie de crestere ce consta in extinderea semnificativa a volumului de activitate pentru a creste vanzarile si profitul.
Atingerea obiectivului presupune urmatoarele cai de actiune : Cresterea volumului de productie (atingerea capacitatii maxime); Atragerea de noi clienti si de a castiga cat mai mult “teren” in acest domeniu; Extinderea teritoriala a firmei prin infiintarea de noi puncte de lucru.
Descrierea unitatii si relatiile cu furnizorii si clientii
S.C. ”MOBILA RADAUTI” S.A. cu sediul in Romania, localitatea Radauti are ca obiect principal de activitate productia de mobila.
In cadrul societatii conducerea se execute descentralizat, iar sistemul de comunicare functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala. In toate actele, facturile publicatiile si alte acte emise de catre societate, denumirea societatii va fi urmata de cuvintele “societate pe actiuni ” simbolizate “S.A.”, numarul de inmatriculare la Oficiul Juridic al Registrul Comertului, codul fiscal, contul bancar si sediul societatii.
In conformitate cu statutul societatii comerciale obiectul de activitate cuprinde urmatoarele:
- producerea de mobila si alte articole din lemn;- lucrari privind intretinerea si reparare utilajelor;- confectionarea si reconditionarea pieselor de schimb pentru consumul
propriu si terti;- prestarea de servicii in domeniul sau de activitate;- efectuarea de operatiuni de import-export;
Productia de mobila este principalul obiect de activitate, productia cu destinatia la export fiind in proportie de 80-85%. Productia intreprinderii este destinata la intern si la export pe baza relatiilor comerciale, avand la baza comenzile emise de partenerii sai. Printre beneficiari se afla o serie de agenti economici, atat din acelasi sector de activitate cat si din alte sectoare, care au preluat cantitati constante, din diferite produse ale “SC. MobilaRadauti”SA. Se apreciaza pe viitor mentinerea relatiilor comerciale cu partenerii de veniti traditionali.
Acestia se aprovizioneaza cu materie prima si materiale in principal de la furnizori interni si doar la cererea clientului cu materiale din afara. Principalii furnizori sunt producatorii de: demontabile, feronerie cherestea, furnir de tei, aracet, lacuri, diluant, P.F.L, carburanti.
Pe piata interna unitatea s-a orientat spre producerea de mobilier destinat dotarii societatilor comerciale. Livrarile spre piata interna sunt in scadere datorita conjuncturii economice (inflatia), deci scaderea puterii de cumparare a monedei nationale in comparatie cu valuta.
Unitatea exporta anual in valoare de aproximativ 7 milioane de euro.Astfel exportul se realizeaza prin intermediul unor firme devenite deja
parteneri traditionali (Forest, Massiva Direct, etc.) pe piata unor tari ca: Germania (firma Massiva), Olanda (firma Habufa), Franta (firma Boissigny), Turcia, Belgia (firma G DE Vos), Austria, Moldova, Ucraina.
2
Mobilierul executat de SC “MOBILA RADAUTI” SA se executa la cererea si dupa modelul trimis de beneficiar (prototipuri). Pentru realizarea unui finisaj deosebit firmele trimit materiale speciale pentru finisaje (baituri, grunduri, patina). Aceste materiale se numesc “materiale client” si se importa in “sistem LOHN”.
Istoria firmei
Unitatea a fost infiintata la data de 11 ianuarie 1961 sub denumirea de “Intreprinderea de produse finite din lemn – Radauti” avand ca obiect de activitate productia de mobila. Activitatea propriu-zisa a fost inceputa in 1962 pentru o productie de 10.000 de garnituri conventionale pe an cu o sectie organizata pe doua sectoare: croit, masini I, pregatire I, masini II, pregatire II, finisaj I, finisaj II, montaj, tapiterie.
In anul 1967 a intrat in functiune o noua sectie care a ridicat capacitatea unitatii la 20.000 de garnituri pe an. Prin hotararea Guvernului nr.1200/12.XI.1990 intreprinderea s-a reorganizat ca societate pe actiuni. Unitatea este amplasata in partea de SV a orasului Radauti, care este un oras de marime mijlocie. Societatea ocupa o suprafata de 149.495 mp pe care se afla amplasate cele doua sectii de productie, caminul de nefamilisti, statia de captare a apei necesara unitatii.
Soscietatea este legata la reteaua nationala de cai ferate avand linie proprie de garaj. Este situata la o distanta de 10 km de drumul european Cernauti-Suceava-Bacau-Bucuresti.
Functiile intreprinderii si compartimentele care le realizeaza
In cadrul firmei se regasesc unele din cele cinci functii de baza ale intrprinderii: productie, comerciala, financiar-contabila si de personal.
Functia de productie este realizata de directorul tehnic si productie si totalizeaza activitatile care asigura fabricarea mobilierului. Acestea sunt: realizarea comenzilor, programarea propri-zisa a productiei, lansarea in fabricatie, controlul tehnic si de calitate, intretinerea si repararea utilajelor.
Activitatea productiva in unitate cuprinde mai multe etape:- programarea propriu-zisa a productiei: presupune- lansarea in fabricatie a produselor;- executia concreta a fabricatiei;- urmarirea realizarii productiei
Printre principalele obiective pe care le are aceasta functie se numara:- asigura incadrarea in consumurile normate de materii prime, materiale,
combustibili si energie conform contractelor incheiate cu furnizorii si beneficiarii;
- stabileste masuri pentru realizarea de produse de calitate superioara, organizeaza controlul calitativ pe fazele de fabricatie;
3
- asigura scaderea consumurilor specifice, optimizarea stocurilor si cresterea rentabilitatii;
- asigura folosirea intensiva a masinilor, utilajelor si instalatiilor;- asigura alimentarea cu combustibil, energie electrica, energie termica, apa si
alte utilitati, necesare desfasurarii activitatii de productie cautand noi masuri de reducere a consumurilor.Functia comerciala se realizeaza de catre directorul comercial care este
subordonat directorului general. In subordinea acestuia se afla doua birouri respectiv: aprovizionare si vanzari/transport.
La randul sau biroul aprovizionare are in subordine depozitul de materiale si se ocupa cu aprovizionarea si cumparareaa de materii prime si materiale necesare desfasurarii procesului de productie.
Biroul vanzari/transport are in subordine depozitul de produse finite si se ocupa cu intocmiirea facturilor si livrarea produselor catre clienti. Acesta asigura transportul de produse finite atunci cand aceasta o cere.
Functia financiar contabila asigura intocmirea principalelor documente din cadrul unitatii. Se ocupa cu intocmirea bugetului de venituri si cheltuieli, organizarea contabilitatii, inventarierea patrimoniului, organizarea fluxului informational etc.
In cadrul acestei functii sunt cuprinse urmatoarele birouri:- biroul de contabilitate;- biroul financiar;- caseria.
Biroul de contabilitate efectueaza activitatile privind inregistrarea si evidenta elementelor petrimoniale ale firmei, efectueaza inventarierea, intocmeste lunar balanta de verificare pentru conturile sintetice si analitice, urmarind concordanta dintre acestea.
Biroul financiar realizeaza activitatile prin care se urmareste obtinerea si folosirea efecienta a resurselor financiare. Asigura in conformitate cu dispozitiile legale in tocmirea lucrarilor de planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut de societate.
Casieria cuprinde activitatile prin care se realizeaza incasarile si platile efectuate in numerar si asigura relatiile de decontare cu bancile, intocmeste registrul de casa.
Functia de personal – in cadrul unitatii se urmaresc activitati legate de recrutarea personalului, stabilirea responsabilitatilor fiecarui post (prin intermediul fisei postului) stabilirea modului de salarizare a fiecarui angajat, urmarirea performantelor in munca a angajatilor, activitati legate de instruirea personalului, promovarea personalului.
Aceasta functie este realizata de catre serviciul Personal, Administrativ si are drept obiective:
- aplicarea unui sistem de remunerare stimulent;- elaboreaza si perfectioneaza regulamentul de organizare si functionare;- asigurarea unui nivel ridicat de pregatire a personalului
4
- stabileste atributii si raspunderi precise pentru toate domeniile de activitate;- asigura imbunatatirea continua a organizarii si normarii muncii si
elaborarilor normative si norme de munca specifice domeniului de activitate al societatii comerciale ;
- organizeaza selectionarea, incadrarea in munca si promovarea personalului potrivit cerintelor stabilite pentru fiecare loc de munca; asigura evidenta salariatilor;
- stabileste necesarul de personal in perspectiva, pe specialitati;- asigura aplicarea prevederilor legale privind salarizarea si stimularea
personalului ;
Organizarea firmei
Societatea este privatizata prin metoda MEBO, avand ca actionar PAS MOBILA. Fiecare actionar detine un anumit procent din capitalul social. Organul de decizie este Adunarea Generala a Actionarilor care desemneaza unul sau mai multi administratori si care formeaza Consiliul de Administratie.
Structura organizationala se concretizeaza sub forma grafica in organigrama (anexa 1).
Conducerea se executa descentralizat iar sistemul de comunicare functioneaza atat pe verticala cat si pe orizontala. Organigrama scoate in evidenta trei nivele ierarhice:
- primul nivel este ocupat de AGA, Consiliul de Administratie si directorul general;
- al doilea nivel este reflectat prin conducerea functiilor existente in intreprindere, respectiv: directorul comercial, directorul tehnic si de productie, si directorul economic;
- la cel de-al treilea nivel se afla serviciile, birourile, depozitele, sectiile si componentele acestora, depozitele.
Adunarea generala a actionarilor este ordinara si extraordinara si decide asupra politicii economice si comerciale a intreprinderii. Aceasta are urmatoarele atributii:
- aproba structura organizatorica a societatii si numarului de posturi;- alege membrii Consiliului de Administratie si al Comisiei de Cenzori si le
stabileste salarizarea si raspunderile;- numeste directorul general si adjunctii acestuia;- aproba si modifica programele de activitate si bugetul societatii;- hotaraste cu privire la contactarea de imprumuturi si acordarea de garantii;- examineaza, aproba si modifica bilantul si contul de profit si pierdere;- hotaraste cu privire la adoptarea sau modificarea statutului, comasarea,
divizarea , lichidarea societatii;- hotaraste cu privire la modificarea capitalului social;- hotaraste cu privire la executarea de reparatii capitale si realizarea de noi
investitii ;
5
- hotaraste cu privire la actionarea in justitie a membrilor Consiliului de Administratie, directorilor si cenzorilor in caz de pagube aduse socitatii.
Comisia de cenzori este formata din trei membri, care trebuie sa fie asociati, cu exceptia expertilor contabili. Atributiile acestora sunt urmatoarele:
- In cursul exercitiului financiar, verifica gospodaria fondurilor fixe si a mijloacelor circulante, a portofoliului de efecte, casa si registrele de evidenta contabila si informeaza consiliul de administratie asupra neregulilor constatate;
- La incheierea exercitiului financiar controleaza exactitatea inventarului, a documentelor si informatiilor furnizate de consiliul de administratie asupra activitatii societatii, a bilantului si a conturilor de beneficii si pierderi, prezentand AGA un raport scris;
- La lichidarea societatii controleaza operatia de lichidare;- Prezinta AGA punctul sau de vedere la propunerile de reducere a capitalului
social, sau de modificare a statutului societatii.Despre toate acestea precum si asupra propunerilor necesare cu privire la
situatiile financiare si repartizarea profitului, cenzorii vor prezenta un raport amanuntit Adunarii Generale a Actionarilor.
Conducerea operativa este compusa din : - director general- director economic- director tehnic si de productie- director comercial- director de productia vegetalaDirectorul general este subordonat Adunarii Generale a Actionarilor si are
rolul de a asigura conducerea, organizarea si functionarea societatii cu eficienta maxima.
Drepturile si obligatiile sale sunt:- angajeaza prin semnatura societatea in relatiile cu tertii, in limitele
competentelor regulamentului de organizare si functionare, - angajeaza personalul necesar societatii,- numeste si revoca conducatorii locurilor de munca,- premiaza sau sanctioneaza personalul din unitate, la propunerea sefilor de
sectie,- negociaza cu sindicatele ori de cate ori este nevoie,- include contractul colectiv de munca,- decide numirea sau demiterea din functiile de conducere a unor persoane
care se dovedesc inapte penrtu aceasta functie,- raspunde de functionarea societatii pe baza rentabilitatii maxime,
6
Activitatile conduse si coordonate de directorul general la S.C. MOBILA S.A. RADAUTI sunt:
- definitivarea si rezolvarea problemelor legate de : -marketing, piata interna;
-dezvoltarea investitiilor si capacitatilor de productie;-colaborari cooperari si specializari ;
-formarea, pregatirea si specializarea personalului;-balanta de venituri si cheltuieli, diagrama de rentabilitate; -afaceri , contracte , termene de livrare.
- intocmirea programelor de realizarea produselor in functie de cerintele si termenele de livrare;
- corelatia livrarilor in functie de reviziile generale, reparatii si investitii;- urmarirea introducerii si aplicarii tehnologiilor de varf .Directorul economic este subordonat directorului general al societatii si are
rolul de a conduce activitatea economica si are urmatoarele responsabilitati:- asigura in conformitate cu dispozitiile legale intocmirea lucrarilor de
planificare financiara si urmarirea beneficiului obtinut de firma;- analizeaza evolutia situatiilor din contul curent, din contul de imprumut,
comparativ cu limitele de creditare stabilite ;- organizeaza analiza periodica a utilizarii si starii mijloacelor fixe;- analizeaza si ia masuri de crestere a rentabilitatii ;- analizeaza cheltuielile de productie si ia masuri pentru reducerea lor;- urmareste constituirea, functionarea si utilizarea acestora ;- asigura efectuarea investitiilor patrimoniale ;- organizeaza contabilitatea;- asigura instruirea temeinica si periodica a personalului care presteaza
activitatea contabila si financiara;- solicita bancii credite;- aproba concediile de odihna pentru persoanele subordonate;- raspunde de intocmirea lunara si in mod corect a bilantului contabil;- raspunde civil, disciplinar, contraventional sau penal de legalitatea
operatiunilor patrimoniale.Directorul comercial are in subordine urmatoarele componente:- serviciul de marketing si desfacere- serviciul transporturiAcesta are urmatoarele atributii: - organizeaza, indruma si controleaza activitatea de marketing, aprovizionare
si transporturi;- urmareste si realizeaza anual programul de aprovizionare;- coordoneaza si indruma activitatea de reclama, activitatea privind
prospectarea pietei interne;- urmareste respectarea planului de desfacere, incheierea contractelor de
livrare, la intern, respectarea termenelor contractuale;
7
- urmareste permanent incadrarea in planul de cheltuieli stabilit pentru acest sector de activitate.
Directorul tehinc si de productie are in subordine: - serviciul mecano-energetic (PSI); - serviciul proiectate tehnologica; - serviciul SDV;- serviciul informatic;- serviciul proiectare - prototipuri;- serviciul normare- serviciul productie care are la randul sau in subordine cele doua sectii de
productie si atelierul mecano-energetic;El are urmatoarele atributii, competente si responsabilitati- organizeaza, indruma si controleaza intreaga activitate productiva a firmei;- stabileste masuri adecvate pentru indeplinirea obligatiilor contractuale
esalonate trimestrial sau annual;- organizeaza si ia masuri pentru respectarea procesului tehnologic si sigura
realizarea in concordanta cu normele si conditiile de calitate stabilite de tehnica securitatii;
- ia masuri pentru continua modernizare a utilajelor, raspunzand de implementarea lor;
- controleaza modul de folosire a capacitatii in conditiile de eficienta maxima;
- raspunde de functionarea la parametrii productiei, a capacitatii de productie;- decide organizarea fluxului de productie in functie de noile produse intrate
in fabricatie, decide schimbarea profilului de fabricatie in locul roduselor care nu se mai cer pe piata;
- propune masuri organizatorice menite sa se obtina rentabilitatea maxima.
3 Statii de lucru PI 133 Mhz 1 aprovizionare1 plan salarizare1 magazie cherestea1 magazin tehnice2 proiectare
FOX 2.6.Windows 98Office 2000
4 Statii de lucru PIII 700Mz 2 proiectare AUTOCAD10ACAM
5 Statii de lucru PIII 300 Mhz 1 birou financiar 1 director tehnic
FOX 2.6.Windows 98Office 2000
5 Imprimante Epson Lx300 2 contabilitate 1 desfacere1 director tehnic
6 Imprimante Epson Lx1070 2 proiectare1 financiar
7 Imprimante HP 690 1 director general1 contabil sef
8 UPS(la server)
1 serviciu informatic
9
APLICATII
Pe serverul de la serviciul informatic se gasesc aplicatii si programe realizate cu meniuri in FOXPRO si destinate in special cadrelor de conducere ce cuprinde:
Serviciul proiectare ruleaza aplicatii de proiectare sub Autocad10 si ACAM si o baza de date ce cuprinde normele de timp pe categorii si sectoare si normele de consum (magazii) in FOX 2.6.
Program contabilitate efectueza balante de verificare, fise sintetice, jurnale, balantele de verificare lunare salvate in retea de catre serviciul financiar-contabilitate. Tot in cardrul serviciului financiar-contabilitate numai pe statiile de lucru de aici ruleaza o aplicatie de calcul tabelar in EXCEL pentru registrul de casa si extrasele de cont de la banci.
Program plati si incasari tine evidenta incasarilor si platilor prin banca si prin casa; evidenta la zi a incasarilor pe furnizori si clienti (actualizarea datelor se face zilnic de catre financiar). Actualizarea se face pe statia de lucru din biroul financiar odata cu aducerea extraselor de la banca.
Program urmarire furnizori : in acest program sunt evidentiate date despre furnizori;
Program mijloace fixe si obiecte de inventar asigura inregistrarea operatiilor in legatura cu mijloaceloe fixe si obiectele de inventar;
Program salarizare : calculeaza si tine evidenta salariilor acordatepersonalului si a datelor referitoare la angajati, evidenta personalului si a cistigurilor lunare si anuale realizate. Aceasta aplicatie este realizata pe server dar are statiile de lucru existente la salarizare respectiv personal.
Programul de gestiune a materialelor : tine evidenta materiilor prime si materialelor si a tranzactiilor generate de acestea; evidenta consumului de cherestea pe fiecare comanda (planificat - realizat -costuri actualizare se face pe statia de lucru existenta la depozitul de cherestea). Tot aici se foloseste un program de cubaj a cherestelei pe tipuri si sortimente. Gestiunile de materiale cu stocurile la zi si fisile limita de consum pe comenzi operate zilnic si in luna. Programul de gestiune de materiale este realizat tot in fox.
Programul urmarire clienti : cuprinde date despre clienti; Program postcalcul comenzi : urmareste rentabilitatea finala comenzii,
si efectueaza postcalculul pe fiecare comanda in parte, antecalculatie rapida de pret folosid costurile de la materialele existente deja in stoc. Se folosesc datele din gestiunile de materiale si tarifele existente pe server.
Programul urmarire comenzi si repere pe flux : urmareste contractarea, efectuarea comenzilor si tine evidenta reperelor aflate in flux, evidenta la zi a livrarilor pe comenzi (actualizarea datelor se face de catre serviciul desfacere de pe statia lor de lucru).
10
Tot aici se realizeaza si facturarea printr-un program realizat tot in fox; planul de fabricatie lunar ce cuprinde comenzile lansate (actualizat lunar de care serviciul plan-productie). Planul cuprinde data lansarii comenzii, numar de comanda alocat, tipuri de produse si cantitati. Normele de timp si tarife pe comenzi si produse aferente comenzilor (actualizate de servicul normare). Norme de consum pe comenzi, produse aferente comenzilor si subansdamble (actualizate de serviciul proiectare).
Serviciiul proiectarea aasigura realizarea tehnica a proiectelor cu ajutorul programului specializat AUTOCAD10. Transferul proiectului pe robotii industriali de prelucrare a profilelor se face in cadrul aceluiasi birou cu programul ACAM. Administratorul de sistem raspunde de corectitudinea datelor din aplicatie.
Serviciul informatica primeste cite un exemplar din toate documentele pe care le genereaza lansarea sau inchiderea unei comenzi. El genereaza documente in numele biroului pentru care intocmeste lucrari.
1.4. PROIECTE INFORMATICE
Firma doreste sa achizitioneze calculatoare moderne si aplicatii performante care sa permita o mai buna gestionare a informatiilor contabile.
In viitor firma S.C. ”MOBILA RADAUTI” S.A. isi propune crearea unei pagini web. Aceasta va contine date despre unitate, istoricul acesteia, relatiile cu clientii.Vor avea si o adresa de internet prin care cei interesati pot afla mai multe informatii in cazul in care doresc sa faca o comanda. Aceasta va fi atat in limba romana cat si in engleza pentru clientii externi.
11
Cap. II INITIEREA SI PLANIFICAREA PROIECTULUI
2.1. IDENTIFICAREA PRINCIPALELOR SISTEME INFORMATIONALE ECONOMICE DIN ORGANIZATIE
Analizand pricipalele aplicatii informatice si procese economice din cadrul S.C. MOBILA S.A. RADAUTI am identificat urmatoarele sisteme informationale:
1) Sistemul de evidenta a clientilor2) Sistemul aprovizionare3) Sistemul vanzari4) Sistemul contabilitate generala5) Sistemul personal6) Sistemul de gestiune a stocurilor7) Sistemul de evidenta a mijloacelor fixe8) Sistemul de gestiune a productiei9) Sistemul financiar
2.2. IDENTIFICAREA INTRARILOR SI IESIRILOR PRINCIPALELOR SISTEME INFORMATIONALE EXISTENTE
1) Sistemul de evidenta a clientilor - informatic+manual Intrari
situatia comenzilor primite de la clienti situatia contractelor ferme semnate cu clientii externi - semnate de
directorul general si directorul economic contract de livrare cu grafici aferente vine de la seviciul vanzari /
transport centralizator facturi emise vine de la seviciul vanzari/transport ordine de plata vine de la biroul financiar
2) Sistemul de aprovizionare – manual+ informaticIntrari
situatia stocurilor de materii prime nota de comanda
Iesiri nota de receptie si constatare de diferente proces verbal de constatare de diferente delegatie pentru ridicarea de marfuri situatia furnizorilor
3) Sistemul desfacere - informatic+manualIntrari
situatia comenzilor primit de directorul comercial situatia contractelor (sistem clienti) bon de vanzare extras de cont , fila de C.E.C. chitanta (caserie) grafic de livrare( serviciul vanzari-transport)
Iesiri situatia produselor vandute (sistemul de gestiune a stocurilor) situatia facturilor emise (biroul financiar) prognostic (raport asupra comenzilor lansate) trimis serviciului
vanzare - transport situatia creantelor (biroul financiar) factureaza comenzile realizate in functie de graficul de livrare ce face
parte din anexele la contract.O copie din factura ajunge la biroul financiar care urmareste incasarea clientilor
4) Sistemul de contabilitate generala – informatic+ manual Intrari
note contabile registrul cartea mare
Iesiri contul de profit si pierdere balanta de verificare lunare bilant contabil fise sintetice
5) Sistemul de personal- informatic+manual Intrari
contractul de munca (director general) fisa postului (plan salarizare) fisa evolutiei profesionale pe fiecare angajat (plan salarizare)
13
decizia de marire a salariilor (director general) situatia salariilor neridicate(serviciul personal) decizia de concediere(serviciul personal)
Iesiri stat de plata (birou financiar) raport privind performantele individuale ale salariatilor (biroul
financiar) situatia salariilor (biroul financiar)
6) Sistemul de gestiune a stocurilor- informatic+manualIntrari
nota de receptie si constatare de diferente (birou aprovizionare) bon consum vine de la serviciul productie fisa de magazie referat necesar de materii prime (birou tehnic) nota de predare, transfer, restituire (birou aprovizionare)
Iesiri situatia stocurilor fara miscare liste, rapoarte referitoare la stocuri note contabile necesarul de materii prime liste de inventar fise limita de consum pe comenzi note de predare zilnice ajung la birourile: vanzari/transport, financiar-
contabil si productie
7) Sistemul de evidenta a mijloace fixe-informatic+manualIntrari
fisa mijlocului fix registrul numerelor de inventar registrul de inventar privind investitiile, dotarile si alte utilitati proces verbal de receptie proces verbal de punere in functiune
Iesiri bon miscare a mijlocului fix proces verbal de scoatere din functiune a mijlocului fix liste de inventar (birou contabilitate ) note contabile (birou contabilitate)
8) Sisteme de gestiune a productiei- informatic+manualIntrari
bon de consum primeste graficele de livrare intocmite de desfacere
14
decizie lansare comanda (conducere)Iesiri
nota de receptie si constatare de diferente bon de transfer referat de necesar de materii prime nota de predare (birou vanzare transport) nota de predare (birou proiectare) norme de timp si norme de consum elaborate de catre serviciul
proiectare intocmite in trei exemplare pe tehnologii stabilite din care un exemplar ajunge la plan salarizare,unul la proiectare si unul la informatica
situatia comenzile lansate in executie norme de consum pe comenzi lista comenzilor planificate (lansate) se intocmeste in 8 exemplare
care ajung la normare, informatic, proiectare, salarizare, aprovizionare, desfacere, financiar-contabil si director tehnic
lista comenzilor inchise care se intocmeste in 8 exemplare si ajunge la: normare, informatic, proiectare, salarizare, aprovizionare, desfacere, financiar-contabil si director tehnic
fisa limita de consum completata de catre serviciul informatic intocmite in trei exemplare din care unul pentru productie care il si avizeaza, unul pentru magazia care le elibereaza si unul pentru sectorul de productie beneficiar
9) Sistemul financiar –informatic+manualIntrari
situatia creantelor(birou financiar) statul de salarii registrul de casa (casierie) evidenta decontarilor furnizorilor contul de profit si pierdere (director general) extrase de cont vin de la banca
Iesiri statul de salarii modificat se trimite catre biroul financiar situatia salariilor neridicate se trimite biroului personal ordin de plata, fila de C.E.C se trimit la banca elibereaza chitanta care se duc la caserie
15
2.3. DEFINIREA ARIEI DE INTINDERE A SISTEMULUI DE EVIDENTA A CLIENTILOR
2.3.1. Componentele organizatorice care au responsabilitati pe linie de evidenta a clientilor
Directorul general- este un element activ in negocierea si semnarea contractelor
Directorul comercial - realizeaza prin intermediul reprezentantilor firmelor straine negocieri
privind cantitatile contractate si graficul de livrare a comenzilor - urmareste prin intermediul serviciului desfacere respectarea graficelor de
livrare (realizari zilnice si lunare)- negociaza cu partenerii externi eventualele esalonari la livrare datorate
disfunctionalitatilor de aprovizionare cu materii prime (anexe la contracte existente la cererea clientilor sau a producatorului) atunci cand clientul doreste ca la producerea mobilierului sa fie folosita materii prime si materiale proprii
- gestioneaza comenzile primite de la clienti- este principalul responsabil pe linia indeplinirii planului de vanzari- este cel care realizeaza noi legaturi cu distribuitorii si prospecteaza piata
prin intermediul unor colaboratori in vederea obtinerii unor informatii privind piata
- este principalul responsabil pe linie de clienti- este un element activ in negocierea si semnarea contractelor
Directorul economic- asigura prin intermediul serviciului financiar analiza preliminara a
costurilor comenzilor ce urmeaza a fi contractate (eficienta) (antecalculatiei de pret)
- semneaza contractele economice cu furnizorii de materii prime- semneaza alaturi de directorul general contractele externe- urmareste prin programul de postcalcul incadrarea in costurile estimate si
realizarea beneficiului programat- participa la negocierea si semnarea contractelor cu distribuitorii - participa la realizarea planului de vanzari ca un element de analiza- solicita si analizeaza situatii anuale cat si comandate cu privire la clienti,
referitoare la vanzari cat si la platile efectuate- este un element de analiza si de realizare a listei de preturi
16
Directorul tehnic si de productie- coordoneaza realizarea efectiva a comenzilor contractate prin lansarea lor si
urmarirea fazelor de executie (grafic de lansare in executie) - solutioneaza eventualele probleme de calitate aparute la livrarea comenzilor
prin remedierea defectelor sau schimbarea tehnologiei de executie (nota de rebut)
- isi da acordul de realizare a comenzii si estimeaza timpul Oficiul juridic
- darea in judecata a clientilor debitori (plangere)- rezolvarea litigiilor pentru nerespectarea contractelor comerciale- participa la negocierea si semnarea contractelor- rezolva probleme referitoare la clienti pe linie de neachitare a sumelor datorate
la termenele stabilite- inainteaza in justitie datele referitoare la clientul care si-a incalcat obligatia
de plata- avizarea contractelor comerciale
Biroul financiar- controlul documentelor ce cuprind operatiuni referitoare la incasarea
facturilor de la clienti (extras de cont)- verificarea intocmirii si circulatiei documentelor primare (fise limita de
consum pentru incadrarea in costuri)- gestioneaza cecurile primite de la clienti urmand a ordona depunerea in
banca la atingere termenului limita- primirea documentelor pentru livrarile de comenzii - urmarirea incasarii comenzilor de la clienti - organizarea evidentei realizarii contractelor comerciale si a comenzilor- calculul si evidenta TVA de rambursat datorat activitatii de export (jurnal
de vanzari/cumparari)- este elementul de legatura a unitatii cu banca de la care urmeaza sa se
incaseze ceculBiroul proiectare si tehnic
- elaborareaza prototipuri in vederea prezentarii la targuri si expozitii (pliante)
- necesarul de materii prime si materiale (necesar de aprovizionat) pe fiecare comanda in parte
- se realizeaza proiectul prototipului si se executa acesta de catre atelierul de prototipuri in vederea expedierii catre client
Serviciul vanzare/transport- factureaza produsele vandute- trimite facturile la biroul contabilitate- realizeaza fisele clientilor care contin date privitoare la clienti, tipul
mobilierului, cantitatea comandata
17
- realizeaza situatii generale privind vanzarile catre clienti pe produse si perioade
Biroul PPUP (Pregatire Programare si Urmarirea Productiei)- urmareste stadiul de executie a comenzilor incepand cu lansarea in
fabricatie, livrare si inchiderea comenzilor;- genereaza lista comenzilor deschise si inchise
Serviciul normare- deconteaza realizarile salariale in functie de comenzile executate de
muncitori (bonuri de lucru)CTC (control tehnic calitate)
- valideaza comenzile din punct de vedere calitativ la incheierea executiei fiecarui produs din cadrul comenzii si elibereaza certificatul de calitate (conformitate)
Serviciul informatic- relizeaza postcalculul pentru analiza comenzilor
Biroul productie- in functie de graficele de livrare intocmite de desfacere lanseaza in executie
comenzile (executia unei comenzi poate dura si 3 luni)- in functie de rentabilitate si de materiile prime realizeaza comanda
Biroul contabilitate- culege datele de pe facturi si de pe cecuri pentru a realiza si actualiza fisele
analitice ale clientilor- realizeaza jurnalul de vanzari in urma caruia se poate deduce TVA-ul
deductibil, datoria de plata pe care o are unitatea fata de stat
2.3.2 Clasele de operatii economice reflectate in
sistemul de evidenta a clientilor
Pricipalele clase de operatii economice reflectate in cazul sistemului de evidentei a clientilor sunt:
- operatii economice privind emiterea facturii (facturarea aferenta vanzarii, amanarea in anumite conditii a platii facturii, facturarea serviciilor de transport, daca este cazul)
- operatii economice privind situatia financiara a clientului (incasarea contravalorii facturilor pe baza ordinelor de plata, chitantelor, actualizarea soldurilor clientilor)
- inregistrarea incasari sumei datorate de client prin banca- realizarea unor situatii ale clientilor actuali si a vanzarilor pe diferite
sortimente si zone geografice intocmite regulat sau la cerere
18
Cap III DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIONAL DE EVIDENTA A CLIENTILOR
3.1. IDENTIFICAREA CLASELOR DE TRANZACTII/TRANSFORMARI DIN SISTEMUL DE EVIDENTA A CLIENTILOR
Sistemul de evidenta a clientilor, prelucreaza informatii de natura diversa referitoare la clienti procesele avand ca baza de plecare intrari, in urma procedurilor aplicate reiesind o seri de situaitii liste, rapoarte si chiar documente care la prima vedere ar putea fi considerate ca fiind drept primare insa acestea tranziteaza sistemul patrunzand in aria de aplicabilitate a altor sisteme precum cel de contabilitate generala, financiar, vanzari.
Sistemul de evidenta a de la clientilor se descompune in procese care la randul lor sunt descompuse in subprocese de prelucrare.In urma analizei documentatiei firmei s-au obtinut informatii privind urmatoarele procesele de prelucrare si subprocese care au loc la nivelul S.C.MOBILA S.A.RADAUTI:
Prelucrarea comenzilor si contractarea urmareste prelucrarea datelor privind identificarea clientului, ofertare. Aceasta genereaza la randul ei urmatoarele subprocese:
Primirea comenzilor de la clienti Intocmire contracte
Procese privind vanzarea presupune analiza comenzilor si emiterea facturii aferenta vanzarii in functie de cantitate, calitate, pret.
Primire date despre comanda Intocmirea facturii
Procese privind incasarea vizeaza urmarirea incasarii produselor oferite clientilor prin inregistrarea datelor privind chitantele, ordinele de plata. penalizarii la intarzierea platii.
Inregistrarea sumelor de incasate Inregistrare incasari Actualizare sold client
19
3.2. DESCRIEREA FIECAREI TRANZACTII PRIN ABORDAREA INTRARI -PRELUCRARI- IESIRI
PRELUCRAREA COMENZILOR SI CONTRACTAREA
PRIMIREA COMENZII DE LA CLIENT
Descrierea documentelor de intrare:- oferta- comanda- situatia stocurilor
Oferta Este un instrument de comunicare intre S.C.MOBILA S.A. RADAUTI si
client. Aceasta cuprinde informatii privind beneficiarul, data emiterii ofertei, costul transportului, calitatea produselor oferite. Oferta este intocmita de catre departamentul de marketing/desfacere.
ComandaLa S.C.MOBILA S.A. RADAUTI majoritatea livrarilor sunt precedate de catre
o comanda provenita de la client (fie el distribuitor, comisionar). Comanda se receptioneaza fie telefonic, fie pe fax la departamentul de vanzari transport, si contine date referitoare la cantitatile necesare clientului si tipul de produse solicitate. Referitor la continutul informational se poate spune ca comanda este un document structurat, netipizat si intocmit intr-un singur exemplar.
Este receptionata de la client in urma transmiterii catre acesta a informatiilor cu privire la stocurile disponibile pe categorii de produse. Exista doua tipuri de comanda. O prima categorie ar putea fi considerata cea primita in urma consultarii stocurilor, si transmiterii informatiilor cu privire la cantitatile disponibile catre client. In urma acestui transfer de informatii catre client se receptioneaza acceptul clientului cu privire la cantitatile mentionate in situatia transmisa fiind considerata astfel receptionarea unei comenzi ferme. O a doua categorie de comanda ar fi atunci cand clientul comanda anumite produse care nu exista in stoc si urmeaza a fi fabricate.
Situatia stocurilor Este o informatie care vine de la depozitul de produse finite, din sistemul de
gestiune a stocurilor, si contine date cu privire la cantitatile disponibile pe sortimente
20
de produse. Este structurata dupa cum am mentionat anterior pe produse. Este netipizata nefiind alcatuita sub forma unui document general aplicabil in astfel de situatii.
Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare
Directorul de vanzari poarta discutii de principiu cu potentialii clienti. In cazul in care in urma discutiilor s-a ajuns la un acord se realizeaza o oferta. Oferta reprezinta un instrument de comunicare intre S.C.MOBILA S.A. RADAUTI si clienti. Pe baza ofertei se intocmeste contractul.
Societatea este deplin responsabila de calitatea produselor executate, in cazul in care vor aparea reclamatii si /sau penalizari din partea partenerului, acestea vor fi deduse din factura de plata catre producator.
In urma analizei comenzii emite catre departamentul financiar date de identificare a clientului, pretul si modalitatile de plata , valoarea contractului, data facturarii.
Culegerea datelor de pe comenzi presupune urmarea a doua cai in functie de tipul comenzii, asa cum a fost el definit anterior. In cazul comenzii simple, se preiau datele referitoare la produsele cerute si la cantitatile necesare din fiecare . Este alcatuita pe baza acestor date o cerere de consultare catre sistemul de gestiune a stocurilor fiind solicitate informatii cu privire la cantitatile existente pentru produsele mentionate (situatia stocurilor la momentul respectiv). In urma compararii celor doua tipuri de cantitati, cerute – existente se face o aferta clientului fiind stabilite cantitatile finale. In cel de al doilea caz datele preluate de pe comanda sunt tot cele referitoare la produse si cantitati intervenind in plus inca o informatie si anume cea referitoare la termenul de livrare. Aceste informatii sunt transmise catre sistemul de gestiune a stocurilor si cel de gestiune a productie care printr-o cooperare trebuie ca la data de livrare stabilita de client sa asigure existenta in stocuri a produselor in cantitatile cerute.
Descrierea listelor, situatii, rapoartelor si a altor iesiri din sistemRapoartele centralizatoare privind clientii se intocmesc pe baza datelor din
contract si contin informatii despre clientii firmei de-a lungul unei perioade. Acesta este destinat conducerii.
Se intocmeste si o situatie a cererilor de produse si care este destinata conducerii.
Se mai intocmesc rapoarte privind starea comenzilor la un moment dat si in conformitate cu comenzile primite de la clientii.
21
INTOCMIRE CONTRACTE
Principale documente ce intervin la intocmirea contractelor sunt:
Contractul cuprinde urmatoarele date: obiectul contractului durata contractului pretul si modalitatile de plata drepturile si obligatiile partilor conditiile in care contractul poate fi utilizat clauze de confidentialitate notificari date de identificarea clientilor act aditional la contract proces verbal de predare/primire Acesta este semnat de catre reprezentantul S.C.MOBILA S.A. RADAUTI (director comercial ), directorul general si un reprezentant al beneficiarului. Se intocmeste pe o perioada de 1 an , in doua exemplare : unul ramane la S.C.MOBILA S.A. RADAUTI iar celelalt la beneficiar. In cazul in care S.C.MOBILA S.A. RADAUTI nu isi onoreaz
Este folosit ca reglementare a relatiei client - S.C.MOBILA S.A. RADAUTI, conditiile contractuale dictand modalitatile de rezolvare a eventualelor probleme ce pot sa apara.a contractul, clientul poate sa actioneze in instanta.
Elementele negociabile se refera la acele clauza care pot fi combatute sau la care se pot solicita modificari. Acestea ar fi termenele de plata pe care se obliga subiectul contractului sa le respecte.
Actul aditional la contract se intocmeste in cazul in care apar modificari ale contractului referitoare la preturile produselor. Toate celelalte prevederi contractuale raman neschimbate. Se intocmeste in doua exemplare si este semnat de catre directorul comercial si un reprezentant al beneficiarului.
Procesul verbal de predare/primire cuprinde informatii generale despre S.C.MOBILA S.A. RADAUTI, beneficiar si informatii despre produsul cumparat de catre acesta (denumire produs, cantitate, pret unitar, valoare). Acest document se incheie in doua exemplare cate unul pentru fiecare.
Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare
Pentru fiecare contract, la inceputul fiecarui sezon partenerii traditionali isi rezerva anticipat capacitatile de productie, functie de sezon.
22
Contractele la export se negociaza in valuta tarilor respective.Pretul pe care clientul il va plati societatii pentru bunurile cumparate va fi cel
din anexele la contract care sunt parte integranta din contract. Preturile practicate de SC “MOBILA RADAUTI” SA sunt preturi franco-fabrici sau preturi franco-frontiera romana.
Dupa ultima livrare, firma noastra va trimite factura beneficiarului, iar acesta, dupa ce a facut plata ne va trimite documentul bancar ce atesta efectuarea platii. Se va efectua livrarea abia dupa primirea documentul bancar de plata.
Contractele la export se negociaza in valuta tarilor respective. Pentru efectuarea exportului (ex. prin CFR) se intocmesc urmatoarele documente:
- frachtul care cuprinde: numar aviz, greutate, numar colete, , numar vagon;- aviz de expeditie;- factura externa;- certificat EUR (certificat de origine);- declaratia de incasare valutara (DIV) care se intocmeste in 4 exemplare.
Vagonul pleaca la vamuit insotit de fracht, aviz, factura, certificat EUR. Apoi se intocmeste declaratia vamala.
Descrierea listelor, situatii, rapoartelor si a altor iesiri din sistem- contractele semnate oferite unul clientului iar celalalt ramane in unitate- procesele verbale de predare primire care se duc catre client
23
PROCESE PRIVIND VANZAREA
INTOCMIREA FACTURII
Descrierea documentelor ce au legatura cu intocmirea facturilor :Bonul de comanda avizatBonul de comanda avizat reprezinta de fapt bonul de comanda, pe verso-ul
caruia s-au completat la de produse finite datele cu privire la produsele efectiv livrate. Acesta este alcatuit in doua exemplare de catre depozitul de produse finite, din care unul ramane la depozit iar cel de al doilea se intoarce cu clientul la departamentul vanzare- transport pentru intocmirea facturii.
CEC-ulEste un document care atesta obligatia de plata a unei persoane fizica sau
juridica numita tragator prin care se ordoneaza plata de catre o persoana (de obicei banca) numita tras in favoarea unei persoane numite beneficiar. CEC-ul este document cu regim special (numar si serie) obtinut de la banca tragatorului, cu format standard personalizat si cuprinde: denumirea bancii trase, localitatea in care se emite, data emiterii, suma, denumirea beneficiarului si codul fiscal al acestuia, contul in care urmeaza a se face plata, codul clientului in banca. Se semneaza de catre tragator in exemplar unic. CEC-ul este primit de la client in cazul in care acesta nu se hotaraste sa vireze banii in contul SC “MOBILA RADAUTI” SA in aceeasi zi in care a efectuat aprovizionarea. Cu titlu de regula acesta se emite cu o scadenta de 30 de zile de la data la care s-a intocmit aceasta scadenta avand menirea de a influenta legal pe cel care il emite sa nu depaseasca aceasta data. Poate fi depus si inainte de termen in banca clientul respectiv urmand sa obtina in urma acestei operatiuni un discount de plata.
Descrierea fluxurilor informationale si a proceselor de prelucrare
Preluarea datelor comenzii adresate de clientul venit sa ridice marfa fie pe baza comenzii expres formulate la fata locului fie prin consultarea registrului de comenzi in cazul in care se trateaza o comanda ferma cu termen de livrare prestabilit.
O alta prelucrare ar fi intocmirea bonului de comanda care va cuprinde datele referitoare la cantitatile de produse cerute pe sortimente.
La SC “MOBILA RADAUTI” SA vanzarea de produse se face pe baza bonului de comanda care se realizeaza in trei exemplare. Bonul de comanda se completeaza la departamentul de desfacere, in prezenta clientului, pe baza comenzii si a modificarilor survenite intre data comenzii si momentul livrarii;in toate cele trei
24
exemplare sunt scrise produsele dorite de client, cantitatile corespunzatoare si date despre client. In cazul in care exista in depozit produsele in cantitatile solicitate bonul de comanda este completat pe verso cu cantitatile livrate si vizat cu stampila patrata. In cazul in care nu exista in stoc cantitatile solicitate, bonul va fi completat pe spate cu cantitatile efectiv livrate (diferite de cele completate la biroul desfacere) fiind ulterior vizat. Un exemplar completat ramane in sistemul de gestiune a stocurilor la depozit, celelalte doua intorcandu-se la departamentul comercial. Bonul de comanda astfel completat si vizat prezinta livrarile efectiv realizate.
Intocmirea facturii se face pe baza datelor culese de pe bonul de comanda avizat de catre depozitul de produse finite.
Intocmirea scadentarului presupune de fapt inscrierea numarului cecului si a datei la care acesta devine scadent.
Alte procese de prelucrare ar mai fi intocmirea certificatului de atestarea a calitatii si actualizarea fisei distribuitorului
Descrierea listelor, situatii, rapoartelor si a altor iesiri din sistem
FacturaSe intocmeste pe baza datelor de pe bonul de comanda avizat. Este un
document cu regim special de tiparire, inserare si numerotare. Factura serveste ca document justificativ de inregistrare a marfurilor in gestiunea firmei SC “MOBILA RADAUTI” SA , ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor livrate mai serveste si ca document de insotire a marfii. Se intocmeste manual, la livrarea produselor pe baza bonului de comanda avizat. Este semnata de catre departamentul de vanzari-transport si de catre client.
Se arhiveaza la departamentul de desfacere si la departamentul de contabilitate.Destinatia acestor exemplare este:
- formularul albastru este preluat de clientul societatii;- formularul rosu la desfacere ;(ramane la compartimentul financiar
contabil al societatii pentru evidentierea tranzactiei in contabilitate;)- formularul verde la inregistrarea in contabilitate
Factura cuprinde urmatoarele date :- informatii generale despre SC “MOBILA RADAUTI” SA si
beneficiar- numarul facturii- data intocmirii facturii- denumirea produselor- unitate de masura- pret unitar- valoare- semnaturile
25
Serveste ca :- document pe baza caruie se intocmeste documentul de decontare a
produselor si marfurilor livrate;- document de insotire a marfurilor pe timpul transportului;- document de incarcare in gestiunea primitorului;- document justificativ de inregistrare in contabilitatea clientului.
Atunci cand factura nu se poate intocmi in momentul livrarii datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, produsele si marfurile livrate sunt insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. In vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.
Certificatul de de atestare a calitatii (conformitate) La vanzarea marfii cumparatorul primeste certificat de atestare a calitatii care
specifica faptul ca produsele furnizate intrunesc specificatiile pentru care au fost concepute.
Este un document intocmit pe baza datelor culese din buletinul de analiza preluandu-se datele cu referire la caracteristicile tehnice ale produsului, mentionandu-se perioada de garantie acordata, si conditiile de depozitare si exploatare a produsului pentru ca in cazul aparitiei unor deteriorari sa se poata trata returul. In acesta sunt mentionate standardele internationale care sunt respectate de catre produsul respectiv.
Poarta semnaturile tuturor membrilor din conducere, adica Directorul General, Directorul Economic si Directorul Comercial.
Certificatul de garantie emis de firma contine denumirea produsului vandut, numarul facturii ce a fost emisa, data receptionarii produsului , numele beneficiarului si semnaturile celor doua parti contractante. Pe langa acestea certificatul include si conditiile pe care clientul trebuie sa le respecte pentru a beneficia de garantia oferita precum si situatiile in care acesta pierde dreptul la garantie.
Scadentarul platilor si CEC-ul atasat
Pe baza datelor preluate de pe CEC-ul inmanat de catre distribuitor este completat acest document, cele mai importante date fiind cele referitoare la numele clientului, sediul, banca clientului, contul clientului, suma de plata, data la care acesta ajunge la scadenta, si nu in ultimul rand numarul CEC-ului. Este un document structurat si tipizat la care se anexeaza CEC-ul si este trimis la biroul contabilitate, intrand in grija directorului economic.
26
PROCESE PRIVIND INCASAREA
INREGISTRAREA SUMELOR DE INCASAT
La realizarea acestui procese se folosesc datele cu privire la valoare din facturi si date generale despre clienti.
Principalele situatii care ies de aici sunt cele cu privire la sumele efective care trebuiesc incasate de la clienti.
INREGISTRAREA INCASARILOR
In cadrul societatii activitatea de decontare cu clientii se desfasoara in cadrul serviciului contabilitate, aflat sub conducerea contabilului sef.
In ceea ce priveste incasarile pot sa existe mai multe situatii:Plata la scadentaIn momentul in care CEC-urile gestionate de catre directorul economic, ating
termenul limita, “scadenta”, pe acestea se completeaza data curenta, si sunt inmanate responsabilului din biroul contabilitate, pentru a le inainta bancii firmei. Pentru fiecare CEC ce urmeaza a fi incasat, se intocmeste un borderou. De la banca intra in sistem confirmarea platii care are menirea de a duce la actualizarea soldului clientului care a efectuat plata respectiva.Confirmare platii vine de la banca prin biroul contabilitate in urma efectuarii platii de catre client.
Plata inainte de termen aici se folosesc urmatoarele documente:- instiintarea de plata inainte de termenul convenit ( de la client)- confirmarea platii (de la banca la biroul contabilitate)
Instiintarea de plata inainte de termenul cuvenit se face de client care anunta firma, prin mijloacele de comunicare utilizabile, faptul ca intentioneaza se efectueze plata mai devreme decat termenul stabilit ca scadenta. Aceasta instiintare se prezinta intr-o forma informationala, nestructurata, netipizata.
Intarzierea platii principalele documente folosite sunt:- Instiintarea refuzului cecului la plata- raspuns la nota informativa
Instiintarea refuzului cecului la plata apare in momentul in care cecul a fost depus la banca si clientul nu a avut bani in cont. In acest moment banca este obligata sa retina cecul si sa il anuleze.
27
Este primit de la banca sub forma unui apel telefonic, informatia cuprinzand numarul cecului, numele clientului, banca clientului care a refuzat plata. Este o informatie netipizata si nestructurata, receptionata de departamentul Contabilitate.Raspunsul la nota informativa reprezinta raspunsul dat de client in urma solicitarii motivarii refuzului la plata a cecului depus in banca. Este o informatie nestructurata, netipizata.
Descrierea fluxurilor informationale si procedurilor de prelucrare
- consultarea scadentarelor CEC-urilor pentru stabilirea acelor instrumente de palta care trebuiesc depuse in banca
- intocmirea borderourilor de incasare pentru CEC-urile ce urmeaza sa fie depuse in banca
- actualizarea registrului privind incasarile de la clienti si a datoriilor acestora, adunandu-se in debit suma datorata de acestia
- se efectueaza calcule pe baza confirmarilor primite pentru a se obtine informatii despre discounturile de plata ce trebuiesc acordate distribuitorilor in functie de timpul in care s-a efectuat plata.
- se centralizeaza lunar situatia discounturilor de plata acordate distribuitorilor.- se actualizeaza situatia platilor efectuate de catre clienti prin scaderea datoriei
clientului, din contul deschis acestuiaInstiintarea de catre banca a SC “MOBILA RADAUTI” SA cu privire la lipsa
banilor din contul clientului.Fisa situatiei financiare a clientului evidentiaza neplata facturii la scadenta.
Neplata atrage in mod normal sistarea livrarii produselor. Exista situatia in care intarzierea achitarii facturii nu determina sistarea imediata a produselor ci se realizeaza o amanare pe o perioada determinata. Amanarea se aplica in situatii exceptionale cum ar fi cazul clientilor fideli sau contracte de valoare mare.
Descrierea listelor, situatii, rapoartelor si a altor iesiri din sistem
- borderoul CEC-ului ce urmeaza sa fie depuse in banca - CEC-ul depus la banca - Cecul- discountul de plata
BorderoulEste un document justificativ a sumelor achitate cu CEC-uri de decontare.Este
intocmit de catre persoana responsabila cu relatiile cu banca, si semnat de catre directorul economic.Se intocmeste in 4 exemplare din care unul ramane la Serviciul
28
Financiar, unul ramane la banca cu care lucreaza SC “MOBILA RADAUTI” SA, un al treilea ajunge la banca celui care urmeaza sa efectueze plata, iar ultimul ajunge la clientul din al carui cont urmeaza sa se efectueze transferul. Este intocmit in acest format, personalizat pe fiecare CEC, pentru a se evita situatia in care banca pierde, “rataceste”, CEC-ul, servind ca un mijloc de justificare a depunerii CEC-ului in banca. Contine informatii referitoare la CEC-ul ce urmeaza sa fie depus in banca , seria si numarul CEC-ului, data la care este depus.
Este un document structurat, tipizat si care circula fara a avea un regim special.Discountul de plata se acorda clientului in momentul cand acesta realizeaza plata mai devreme de 30 de zile. Acest discount se calculeaza la sfarsitul lunii si se acorda clientului la prima factura din luna urmatoare prin scaderea din valoarea facturii a discauntului care ii revine fiecarui client in parte.
Discountul se calculeaza astfel:0% - plata la 30 zile1% - plata la 20 zile2% - plata la 10 zile
3% - plata in momentul livrariiCecul odata ajuns la scadenta se depune la banca pentru incasare. Din acest moment ar putea exista trei situatii pe care le vom trata mai jos.Nota informativa – pleaca de la SC “MOBILA RADAUTI” SA catre clientul aflat in imposibilitate de plata si reprezinta instrumentul de interogare a atitudinii distribuitorului fata de situatia aparuta.
Pot exista situatii in care plata poate suferi modificari in ceea ce priveste termenul la care se efectueaza efectiv, in functie de modalitatea de raspuns sau de comunicare pe care o face clientul putand fi luata in considerare existenta a trei cazuri:
ACTUALIZARE SOLD CLIENT
Acestea este deosebit de importante pentru activitatea desfasurata de firma programarea platilor in functie de incasari fiind o modalitate de baza in evitarea blocajului finaciar.
Cererea unor astfel de situatii poate fi programata, de obicei pe luna, sau la sfarsit de an.In cazurile in care cererea este formulata ad-hoc aceasta cerere provine din sistemul de conducere, prelucrarea ei facandu-se la nivelul departamentului comercial unde de fapt se indeplineste si o functie financiara.
29
Prin acest proces se tine evidenta sumelor de la clienti, cat ar trebui sa se incaseze de la client, date cu privire la platile efectuate de catre clienti venite de la biroul financiar (cat s-a incasat efectiv) urmand ca la urma sa reiasa exact cat mai are unitatea de incasat de la client (sume ramase de incasat.)
O alta prelucrare consultarea fiselor analitice ale clientilor pentru calcularea totalului sumelor restante per total sau o fisa unica in cazul in care se doreste obtinerea informatiei pentru un caz singular.
In plus, arhivarea fiselor este destul de greoaie si nu permite un acces direct si rapid ci necesita o cautare fisa cu fisa in timp ce un SELECT aflat in spatele unui formular ar rezolva problema simplu si concis
Situatia platilor este o lista efectiva in cazul in care se refera la informatiile despre mai multi clienti sau o informatie adresata verbal. data in alta forma neexistand un document reglementat in cazul Cotnari care sa reflecte o astfel de obligatie. Este intocmita la biroul financiar de catre persoane raspunzatoare de clienti in atatea exemplare cate sunt comandate dar de obicei este vorba de unul singur solicitarea venind de obicei de la o singura persoana.
30
Cap. IV DETERMINAREA CERINTELOR INFORMATIONALE PENTRU NOUL SISTEM
Cerintele informationale ale firmei pot fi delimitate in doua categorii distincte in functie de forma pe care o imbraca acestea, de tipul suportul pe care il necesita.
Suportul cerintelor poate fi de doua feluri : fizic si logic, si astfel in functie de aceste doua tipuri, cerintele se impart in cerinte functionale care au un suport logic, si cerinte non-functionale cu un suport fizic.
Noul sistem proiectat va fi orientat cu precadere spre clienti, spre satisfacerea in timp util a cerintelor acestora cat si spre asigurarea unei evidente eficiente a acestora atat a platilor cat si a comenzilor.
4.1. CERINTELE FUNCTIONALE ALE NOULUI SISTEM.
1-Problema neinregistrarii datelor despre potentiali clienti cu care agentii de vanzare au avut discutii de principiu insa nu s-a ajuns la un acord.
Aceasta problema ar putea fi rezolvata prin generarea unui centralizator care sa evidentieze date generale privind potentialii clienti: identificarea acestor, motivul pentru care nu s-a ajuns la nici un acord.
Aceste date ar putea furniza informatii conducerii pentru luarea unor decizii cum ar fi revizuirea preturilor.
2-Problema inexistentei unei evidente a rau platnicilor (clienti care au intarziat plata facturii si au fost amanati) neputinta impiedicarii realizarii de comenzi de catre persoane fizice sau juridice neserioase.
Solutia acestei probleme ar putea fi generarea unui raport pe baza deciziilor de amanare care ar tebui sa contina date de identificare a clientilor, date privind valoarea facturii amanate, motivul amanarii.
3-Obtinerea in timp util a situatiilor privind clientii, platile efectuate de catre acestia. Pentru aceasta va fi restructurat modul de gestionare, intreaga activitate cu privire la gestiunea clientilor fiind mutata la Departamentul comercial.
4-Eliminarea intarzierilor aparute in transportul documentelor si diminuarea riscului de pierdere a datelor.
5-Orientarea firmei catre clienti si piata si obtinerea unor studii de piata relevante prin crearea unui departament specializat, un departament de Marketing, capabil sa promoveze imaginea de marca.
31
6-Obtinerea unor situatii relevante in ceea ce priveste situatia platilor efectuate de clienti si a desfacerilor catre acestia. In prezent astfel de situatii sunt sporadice si se realizeaza de obicei pentru un singur client, volumul de munca care ar trebui depus pentru obtinerea unor situatii generale fiind imens.
4.2. CERINTELE NEFUNCTIONALE ALE NOULUI SISTEM
1-Dezvoltarea unor aplicatii informatice, care sa usureze munca angajatilor si sa reduca din birocratie.
2-Unitatea prezinta anumite programe pe care salariatii nu stiu sa le foloseasca. In loc sa trimita datele de la un departament la altul cu sjutorul sistemului informatic ei pur si simplu scot la imprimanta datele si le duc la alte departamente pentru a fi reintroduse. Aceasta constituie o pierdere de timp. Instruirea personalului in a folosi anumite programe de care dispune unitatea ar fi de folos.
3-Intreprinderea nu beneficiaza de servicul bancar de operatiuni on-line desi banca are acest serviciu disponibil. Pe viitor se urmareste reglementarea acestei probleme.
32
Cap. V MODELAREA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT
Modelarea sistemului existent prin proiectarea de diagrame este un proces deosebit de important in procesul de analiza desfasurat, furnizand informatii despre modul in care circula informatia in unitate, pe baza sa putandu-se identifica acele fluxuri redundante, sau inconsistente din punct de vedere informational. Tot pe baza modelarii sistemului se pot stabili si identifica eventualele cerinte informationale ale sistemului ce urmeaza sa fie implementat, mai clar identificandu-se acele necesitati de restructurare departamentala, restructurare care ar putea aduce o mai buna circulatie a informatiei in unitate, prin eliminarea acelor trasee nenecesare de natura sa temporizeze viteza cu care sunt distribuite informatiile.
5.1. MODELUL DESCOMPUNERII FUNCTIONALE
Modelul descompunerii functionale are rolul de a identifica procesele care duc la desfasurarea si indeplinirea rolului de baza al sistemului.
Descompunerea functionala a sistemului realizat se realizeaza cu ajutorul diagramei descompunerii functionale, care urmareste scoaterea in evidenta a modului de structurare a sistemului, prin prezentarea ierarhiei sistemului, descompus in procese de prelucrare si subprocese.
In cazul firmei luate in studiu, principala functie a sistemului este aceea de evidenta a clientilor. In decompunerea functionala, s-a pornit de la sistemul de evidenta a clientilor, ca radacina a arborelui descompunerii functionale, evidentiindu-se apoi principalele procese si subprocese.
Sistemul de evidenta a clientilor se descompune in urmatoarele procese care la randul lor sunt descompuse in subprocese de prelucrare:
Prelucrarea comenzilor si contractarea care la ran Primirea comenzilor de la clienti Intocmire contracte
Procese privind vanzarea Primire date despre comanda Intocmirea facturii
Procese privind incasarea Inregistrarea sumelor de incasate Inregistrare incasari Actualizare sold client
Diagrama descompunerii functionale este prezentata in Anexa 2
33
5.2. MODELUL PROCESELOR
Modelarea proceselor integreaza diagramele fluxurilor de date ce se realizeaza plecand de la diagrama descompunerii functionale si urmarind miscarile fluxurilor in cadrul sistemului de evidenta a clientilor, intrarile si iesirile din sistem precum si destinatia lor. Se evidentiaza pentru fiecare proces intrarile si iesirile precum si relatiile ce se stabilesc cu diferite entitati (alte procese, locuri de stocare)
Se obtine mai intai diagrama de context- Anexa 3. Aceasta contine sistemului de evidenta a clientilor cu principale fluxuri date, in relatiile sale cu entitatile externe cu care se afla in legatura.
Urmatoarea diagrama (de nivel 0) prezinta principalele procese de prelucrare ale sistemului de evidenta a clientilor inclusiv locurile de stocare ale datelor (unde este cazul) -Anexa 4.
Diagrama fluxurilor de date de nivel 0 permite formarea unei idei de ansamblu cu privire al modului de indeplinire al principalelor procese, si al relatiilor dintre departamente, procese si locuri de stocare, relatii care concura la buna functionare si indeplinire a obiectului de activitate.
Locurile de stocare, reprezinta baze de date, fisiere, registre in care sunt depozitate datele cu privire la anumite entitati, operatiuni. Descompunerea continua prin realizarea diagramelor de nivel 1- Anexele5, 6, 7 ce cuprinde descompunerea proceselor in subprocese. Cu ajutorul DFD-urilor de nivel superior se realizeaza o analiza pertinenta a miscarilor reale ce au loc in cadrul sistemului nostru, usurand munca de proiectare a noului sistem.
5.3. DEPOZITUL DE DATE
In depozitul de date la aferent sistemul de evidenta a clientilor se trec informatii cu privire la tot ce ne-ar putea interesa in descrierea datelor prezente in acest proiect de analiza. Ne referim atat la procese si subprocese cat si la entitatile externe, descrierea fluxurilor de date si a locurilor de stocare pe care le contin, cum, cand si in ce conditi sistemul trebuie sa reactioneze la divers inputuri sau feedback-uri.
Intrarile si iesirile sunt fluxuri de date si pot proveni fie din diferite locuri de stocare, sau pot proveni de la diferite entitati care intra in interactiune cu sistemul. Iesirile pot fi de asemenea fluxuri de stocare (catre depozite de date) sau fluxuri de sprijinire a deciziilor sub forma de grafice, situatii, liste rapoarte.
