Manual de Proceduri Inventariere.

1

Manual de proceduri privind gestionarea şi administrarea

patrimoniului la Universitatea de Vest Timi şoara

Procedura operaŃională: P01: Gestionarea şi administrarea

patrimoniului public

ELABORAT VERIFICAT AVIZAT APROBAT EDIłIA REVIZIA DirecŃia Financiar Contabilă

DirecŃia audit Biroul Senatul UVT

Rector

ec. Chilarescu Doina

Ec Stulianec Adrian.

Prof.univ.dr Talpoş Ioan

Ianuarie 2008 Iulie 2008 15.07.2008

1 0

2

Cuprins:

Partea I: CE TREBUIE SĂ ŞTIM?

- cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul informaŃional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public. ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC A. GESTIUNI, GESTIONARI, R ĂSPUNDERI 1.1.NoŃiunea de gestionar 1.1.1.SituaŃii speciale privind atribuirea calităŃii de gestionar 1.1.2.FuncŃii cu atribuŃii duble 1.1.3.Conceptul de gestiune 1.2.1. Clasificarea gestiunilor 1.2.2. ÎnfiinŃarea gestiunilor şi obiectul acestora CondiŃii privind angajarea gestionarilor 1.3.1. IncompatibilităŃi pentru încredinŃarea funcŃiei de gestionar 1.3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă 1.3.3. Alte precizări privind încredinŃarea gestiunilor mai multor persoane Constituirea garanŃiei pe bază de numerar 1.4.1. Restituirea garanŃiei în numerar 1.4.2. Recuperarea pagubei din garanŃie 1.4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanŃiei 1.4.4. ConsecinŃe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanŃiei 1.4.5. CondiŃiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari 1.5. Asigurarea condiŃiilor de gestionare 1.6. Drepturile şi obligaŃiile gestionarilor 1.7. Schimbarea din funcŃia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTIT ĂłI PUBLICE 1.1. DefiniŃia şi obiectul inventarierii 1.2. Organizarea efectuării inventarierii 1.3. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere 1.4. Stabilirea rezultatelor inventarierii 1.5. Valorificarea rezultatelor inventarierii

3

Partea a II-a CE TREBUIE SĂ FACEM?

- cu privire la reguli de întocmire şi completare a documentelor justificative ce privesc operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public. A. GESTIUNI, GESTIONARI, R ĂSPUNDERI Exemplificare pe organizarea unui dosar personal al unui angajat care are calitatea de gestionar 1. Adresa pentru obŃinerea cazierului judiciar 2. Act de garanŃie pe bază de numerar 3. Act adiŃional la contractul de garanŃie 4. Proces-verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar 5. Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane 6. Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTIT ĂłI PUBLICE Exemplificare pentru activitatea de inventariere anuală conform L 82/1991 actualizată şi OMFP 1753/2004 1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului 2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere 3. Proces-verbal de instruire 4. DeclaraŃia de inventar 5. Listă de inventariere 6. Lista cu propunerile pentru casare 7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare 8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor şi a mijloacelor fixe cu durată normată exprirată 9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale 10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a III-a CUM TREBUIE SĂ FACEM

- procedura operaŃională realizată de către managementul entităŃii 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei 2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii operaŃionale 3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din cadrul ediŃiei procedurii operaŃionale) 4.Scopul procedurii operaŃionale 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale 5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala; 5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de entitatea publica 5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata

4

5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii 6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activităŃii procedurale 6.1. Reglementari internationale 6.2. Legislatie primara 6.3. Legislatie secundara 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice 7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utilizaŃi în procedura operaŃională 7.1.DefiniŃii ale termenilor 7.2.Abrevieri ale termenilor 8.Descrierea procedurii operaŃionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si provenienta documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii 9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 9.1. ResponsabilităŃi 10.Anexe, inregistrari arhivari 10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului 10.2. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere 10.3. ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere 10.4. DeclaraŃia de inventar 10.5. Listă de inventariere 10.6. Lista cu propunerile pentru casare 10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare 10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată 10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale 10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Partea a IV- a Procedura de achiziŃii publice

1. Elaborarea planului de achiziŃii publice 2. Modalitate de achiziŃii produse / servicii

5

Partea I: CE TREBUIE SĂ ŞTIM? - cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul

informaŃional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public.

ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA PATRIMONIULUI PUBLIC A. Gestiuni, gestionari, răspunderi

1. NoŃiunea de gestionar În conformitate cu art. 1 din Legea 22/1969 modificată şi completată prin Legea

54/1994, este considerată gestionar, persoana încadrată la o instituŃie publică, care are ca atribuŃii principale de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri aflate în administrarea, folosinŃa sau deŃinerea, chiar temporară, a unei instituŃii publice, indiferent de modul de dobândire şi de locul unde se află bunurile. Pentru instituŃiile publice, funcŃiile prin a căror ocupare angajatul dobândeşte calitatea de gestionar sunt stabilite de ministere; celelalte organe centrale ordonatoare. Ca atare, pentru ca o persoană să fie considerată gestionar, trebuie să aibă calitatea de angajat şi să exercite cumulativ trei categorii de atribuŃii (primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri). Calitatea de angajat o are persoana care a încheiat în scris cu instituŃia publică, un contract individual de muncă. În instrucŃiunile de aplicare ale art.9 din Legea 22/1969 se prevede că în unităŃiile mici care nu au în statul de funcŃii postul de gestionar sau alŃi salariaŃi cărora să li se poată încredinŃa efectuarea acestor operaŃii pot face operaŃiuni de primire, păstrare şi eliberare de bunuri.

Este necesar totuşi, a delimita noŃiunea “gestionarului de drept”, care este dată în interesul legii şi noŃiunea “gestionarul de fapt” (contabilul, ) –care face în mod întâmplător acte de gestiune, dar care nu fac parte din atribuŃiile sale principale de serviciu.

Gestionarul de fapt nu dobândeşte însă, prin efectul asimilării sale sub aspectul răspunderii integrale, calitatea de gestionar în înŃelesul legii (gestionar de drept); singurul element comun este acela al răspunderii integrale. Sub toate celelalte aspecte, cele două categorii se deosebesc, gestionarul de fapt nefiind obligat să constituie garanŃie. Este indicat însă, ca în aceste cazuri speciale, gestionarul de fapt să încheie cu instituŃia publică un angajament scris privind răspunderea materială.

SituaŃii speciale privind atribuirea calităŃii de gestionar Pot să mai aibă calitate de gestionar, personalul sezonier sau temporar, încadrat pe

perioadă determinată care au obligativitatea depunerii garanŃiei integrale în numerar.

1.2. FuncŃii cu atribu Ńii duble Exemplificăm în acest sens:

- funcŃia de şofer gestionar, care în practică este aplicată în mod frecvent în instituŃiile publice de învăŃământ, la aprovizionarea cu alimente a cantinelor studenŃeşti unde şoferul nu este însoŃit de o altă persoană care să efectueze aprovizionarea. În această situaŃie şoferul îndeplineşte o dublă calitate, de conducător al autovehicului şi de persoană însărcinată cu primirea, păstrarea şi eliberarea mărfurilor. Această ultimă sarcină îi conferă calitatea de gestionar, funcŃia fiind aceea de şofer gestionar. - maistru (şef secŃie)-gestionar, în situaŃia în care nu există posibilitatea, potrivit statului de funcŃiuni şi volumul mic de operaŃiuni, să se încadreze o persoană căreia să i se încredinŃeze ca

6

sarcină principală de serviciu primirea, păstrarea şi eliberarea bunurilor secŃiilor ( atelierelor de producŃie). - merceologul – gestionar care achiziŃionează materiale de la furnizor şi le transportă sau însoŃeşte transportul lor, la sediul instituŃiei publice proprii. Exemplele prin care un salariat poate dobândi calitatea de gestionar de fapt sunt numeroase, însă fiecare caz în parte se impune a fi examinat cu toată atenŃia, pentru a se putea stabili în ce măsură pot fi aplicate dispoziŃiile Legii 22/1969. Bunurile care fac obiectul unei operaŃiuni: în sensul Legii 22/1969, sunt: - bunuri materiale = materie primă, materiale semifabricate cumpărate, prefabricate şi detalii de montat, combustibil, piese de schimb, obiecte de mică valoare sau scurtă durată, sculele, dispozitivele şi verificatoarele, deşeurile, anvelopele, echipamentul de lucru, uniformele, echipamentul şi materialele de protecŃie, cazarmamentul, baracamentele şi amenajările provizorii de pe şantiere, ambalajele, semifabricatele din producŃie proprie, produsele finite, mărfurile, utilajele şi materialele pentru investiŃii şi alte valori de natura acestora. - mijloace băneşti = numerarul intrat în caseria instituŃiei - alte valori = timbre, B.C.F., tichete de transport, CEC, şi formulare cu regim special etc.

2. Conceptul de gestiune În dicŃionarul enciclopedic român sunt prezentate două definiŃii ale noŃiunii de gestiune:

- totalitatea operaŃiunilor de primire, păstrare şi eliberare a bunurilor materiale sau a valorilor băneşti, îndeplinite de o persoană încadrată în muncă în cadrul atribuŃiilor sale principale de serviciu; - totalitatea bunurilor încredinŃate uneia sau mai multor persoane în vederea păstrării şi mânuirii lor.

Se poate spune, deci, că gestiunea constituie totalitatea bunurilor încredinŃate uneia sau mai multor persoane, în vederea primirii, păstrării şi eliberării acestora prin operaŃii legale care să asigure integritatea lor.

2.1. Clasificarea gestiunilor Dupa natura bunurilor gestionate acestea se clasifică în:

- gestiuni de bunuri (valori materiale) - gestiuni băneşti - alte valori

Gestiuni de valori materiale (bunuri) sunt gestiuni cu evidenŃă cantitativă; ele se caracterizează prin aceea că evidenŃa tehnico – operativă se Ńine pe fiecare produs în parte numai cantitativ şi cu indicarea tuturor specificaŃiilor.

Gestiuni băneşti reprezintă totalitatea valorilor băneşti; ele se organizează în funcŃie de specificul şi complexitatea activităŃii sub formă de casierii, ghişee sau puncte de încasări şi plăŃi, în baza reglementărilor legale.

2.2. ÎnfiinŃarea gestiunilor şi obiectul acestora Deşi prin lege nu se stabileşte în mod expres care sunt condiŃiile ce trebuie să fie

îndeplinite pentru înfiinŃarea unei gestiuni este necesar să se Ńină cont de unele criterii orientative care s-au desprins din activitatea practică, astfel: - volumul operaŃiunilor de intrări şi ieşiri a bunurilor - locul ales pentru depozitare - destinaŃia bunurilor - volumul, complexitatea şi specificul operaŃiilor de încasări şi plăŃi

Este indicat ca gestiunile să se constituie prin decizii ale managerului entităŃii publice.

7

Prin decizia sau ordinul de constituire (organizare) a unei gestiuni trebuie să se prevadă obligatoriu: - denumirea gestiunii; - data înfiinŃării gestiunii; - obiectul gestiunii, respectiv natura bunurilor; - nominalizarea gestiunii, prin atribuire de numere de ordine sau de numere după tipul de bunuri (atunci când sunt constituite mai multe gestiuni în cadrul aceleiaşi entităŃi publice). Obiectul gestiunii îl constituie totalitatea bunurilor materiale, mijloacelor băneşti sau a altor valori pe care un gestionar, le primeşte, le păstrează şi le eliberează în condiŃiile legii.

3. CondiŃii privind angajarea gestionarilor În conformitate cu art. 3 din Legea 22 / 1969, persoanele care urmează să se încadreze în funcŃii cu gestiune trebuie să îndeplinească condiŃii legate de vârstă, studii, stagiu şi moralitate. Pentru candidaŃii în vârstă legiuitorul a considerat că încredinŃarea primirii, păstrării şi eliberării de bunuri, ca atribuŃii principale de serviciu, poate fi acordată numai unei persoane presupusă a avea o suficientă maturitate care să-i ofere posibilitatea să sesizeze importanŃa funcŃiei şi răspunderea ce-i revine ca gestionar de bunuri şi valori băneşti. CondiŃia de vârstă este de 21 de ani. Legiuitorul a precizat însă că pot fi angajate şi persoane în vârstă de 18 ani, doar în cazul în care şi celelalte organe centrale ale administraŃiei publice, prin instrucŃiuni proprii stabilesc categoriile de gestiuni pentru care funcŃia de gestionar poate fi îndeplinită şi de persoanele care au împlinit vârsta de 18 ani. Pentru condiŃia de studii, regula este ca persoana în cauză să fie absolvent de şcoala generală; în conformitate cu Legea 84/95, o persoană dobândeşte calitatea de absolvent cu cel puŃin opt clase. În funcŃie de complexitatea gestiunii, natura şi valoarea bunurilor, legea dă dreptul ministerelor, celorlalte organe centrale ale administraŃiei publice şi consiliilor locale să stabilească, prin instrucŃiuni proprii, că este necesar să fi absolvit liceul sau o şcoală profesională în specialitatea corespunzătoare gestiunii sau o şcoală echivalentă. DeŃinerea cunoştinŃelor necesare pentru a îndeplini funcŃia de gestionar constituie o condiŃie precizată de lege în mod distinct; în acest sens se are în vedere verificarea cunoştinŃelor de scris, numărat, socotit, cântărit, măsurat, precum şi obligaŃiile, drepturile şi răspunderile ce revin gestionarilor. Pentru condiŃia de stagiu este suficientă îndeplinirea condiŃiei de a avea cunoştinŃe necesare ocupării funcŃiei însă, prin instrucŃiuni proprii, ministerele şi celelalte organe ale administraŃiei publice de stat, pot solicita ca persoana în cauză să aibă un stagiu ( o vechime) în munca de gestiune. 3.1. IncompatibilităŃi pentru încredinŃarea funcŃiei de gestionar

În situaŃii de condamnare, legea prevede interdicŃia încadrării sau trecerii în funcŃia de gestionar a persoanelor condamnate pentru vreuna din infracŃiunile precizate în anexa la Legea 22 / 1969, chiar dacă au fost graŃiate.

InterdicŃia precizată de lege, operează atât pentru condamnările la închisoare, inclusiv la situaŃiile când s-a dispus executarea prin munca corecŃională, cât şi pentru cele cu amendă penală.

În situaŃii de urmărire penală sau de judecată se presupune punerea sub învinuire conform prevederilor Codului de Procedură Penală.

Dacă în cursul urmăririi penale, a judecăŃii sau după condamnare intervine, interdicŃia ocupării funcŃiei de gestionar aceasta se menŃine timp de 2 ani de la data intervenirii.

8

În cazul suspendării condiŃionate a executării pedepsei , interdicŃia ocupării funcŃiei de gestionar, operează pe durata timpului de încercare, stabilită de instanŃa de judecată, la care se adaugă 2 ani de la data expirării acesteia.

În cazul reabilitării se urmăreşte aplicarea prevederilor dreptului comun, întrucât legea nu prevede în mod expres acest lucru. 3.2. Prezentarea cazierului judiciar şi al recomandării de la ultimul loc de muncă

Înainte de încadrare sau trecerea pe funcŃia de gestionar trebuie efectuată operaŃia de verificare a antecedentelor penale şi a activităŃii anterioare a celui ce urmează a fi angajat, formularea cererii de verificare de către organele de poliŃie concomitent cu încadrarea sau trecerea pe funcŃia de gestionar nu este suficientă deoarece poate avea urmări ulterioare.

Verificarea activităŃii anterioare se realizează prin recomandarea dată prin dovada scrisă de către unitatea la care persoana în cauză a fost încadrată anterior. Este obligatoriu ca această recomandare să existe la data încadrării în funcŃie; din aceasta trebuie să rezulte modul de comportare al persoanei sub aspectul prevederii de pagube, natura acestora şi dacă ele au fost acoperite sau sunt în curs de acoperire.

Precizăm că dovada este însoŃită de fişa de lichidare şi trebuie semnată de manager şi conducătorul compartimentului financiar contabil. 3.3. Alte precizări privind încredin Ńarea gestiunilor mai multor persoane

ÎncredinŃarea gestiuni mai multor persoane se face atunci când gestiunea este foarte complexă sau atunci când este organizată în două schimburi, fară predarea gestiunii între schimburi; în acest caz toŃi gestionari trebuie să consimtă în scris gestionarea bunurilor împreună.

Acordul trebuie dat de toŃi gestionarii şi trebuie luat prealabil încadrării sau trecerii pe funcŃii.

Avizul scris al gestionarului pentru subordonaŃii săi Este posibil ca în cadrul unei gestiuni să mai lucreze şi alte persoane încadrate în

subordinea gestionarului. De regulă aceste persoane nu îndeplinesc calitatea de gestionar dar au acces la bunurile din gestiune, (exemplu: încărcători – descărcători, manipulanŃi, laboranŃi). 4. Constituirea garanŃiei pe bază de numerar

Potrivit art. 10 din Legea nr. 22 / 18.11.1969 gestionarii au obligaŃia de a constitui o garanŃie în numerar.

Constituirea garanŃiei în numerar se face prin contract încheiat în scris, semnat de gestionar şi de conducerea unităŃii.

Nu este obligat să constituie garanŃie cel care înlocuieşte temporar un gestionar sau cel căruia i se încredinŃează o gestiune pe o perioadă de cel mult 60 de zile până la numirea unui gestionar.

În afară de gestionarii stabiliŃi prin lege (casieri, magazineri, administratori, etc.), mai există anumite categori de salariaŃi din unităŃile bugetare stabilite de ministere, asupra cărora s-a extins obligaŃia constituirii garanŃiei în numerar a căror activitate pe linie gestionară prezintă importanŃă, printre care enumerăm:

- şef depozit materiale gestiune; - bibliotecar; - laborant; - şef atelier producŃie; GaranŃiile reciproce între gestionari nu sunt admise. Aceeaşi persoană nu poate constitui

garanŃii pentru mai mulŃi gestionari.

9

Cel care constituie garanŃie va declara în scris, dacă a mai constituit alte garanŃii. GaranŃia în numerar se constituie odată cu încredinŃarea valorilor spre gestionare şi va fi

la nivelul limitelor fixate prin instrucŃiunile elaborate de ministerele de resort – de minimum un salariu (art. 12 din Lege 22/1969 coraborat cu OMEN 5133 din 17 octombrie 1997).

Ea nu va putea depăşi valoarea bunurilor încredinŃate. În conformitate cu art. 13 din Lege, garanŃia în numerar se reŃine în rate lunare de 1 / 10

din salariul de bază lunar sau din câştigul mediu pe o lună după caz. Dacă din cauza altor reŃineri, ratele în contul garanŃiei în numerar nu pot fi reŃinute,

gestionarul este obligat să le depună. Pentru angajaŃii temporari, angajaŃi pe o perioadă mai mare de 60 de zile, precum şi

pentru angajaŃi sezonieri, se vor putea stabili, rate mai mari sau chiar obligativitatea depunerii, la încredinŃarea gestiunii a garanŃiei integrale în numerar.

Ministerele şi celelalte organe centrale pot stabili în cazuri justificate, garanŃii în numerar – sub minimul prevăzut de art. 12 sau scutirea de garanŃie (art. 14 din Lege); în acest sens pentru MEC este valabil OMEN nr. 5133 din 17 octombrie 1997.

Prin Legea nr. 54/ 08.07.1994 au fost aduse modificări substanŃiale art. 15 din Legea nr. 22 / 1969 în avantajul depunătorilor, precum urmează:

- garanŃia în numerar va fi depusă de către agenŃii economici, autorităŃile şi instituŃiile publice, la CEC, sau la bănci, într-un cont special al agentului economic, al autorităŃii, ori a instituŃiei publice respective;

- garanŃiile în numerar depuse la CEC sau la bănci, se înscriu într-un carnet de consemnare pe numele gestionarului. Carnetul de consemnare va fi păstrat în caseria agentului economic, autorităŃii sau instituŃiei publice, în favoarea căreia s-a constituit garanŃia;

- pentru garanŃia depusă în calitate de gestionar, se acordă o dobândă anuală stabilită de depozitarul garanŃiei, care nu poate fi mai mică decât dobânda acordată pentru depozitele la termen pe un an.

În practică, unele unităŃi bancare în locul CEC-ului emit “Extrase de cont“ pentru fiecare gestionar depunător de garanŃie (cu indicarea numărului contului personal) care cuprind suma depusă cu rulajul la zi şi toate elementele necesare privind depunerile. 4.1. Restituirea garanŃiei în numerar

În conformitate cu prevederile art. 16 din Legea nr. 22 / 1969, garanŃia în numerar şi dobânda aferentă pot fi ridicate de către gestionarul titular al carnetului de consemnare, la:

- încetarea contractului său de muncă, sau la trecerea într-o funcŃie pentru care nu se cere garanŃie, în situaŃia în care nu a cauzat paguba sau când paguba a fost acoperită în întregime.

Pentru a i se restitui gestionarului sumele depuse drept garanŃie, unitatea este obligată, în cazurile menŃionate, să elibereze acestuia în termen de cel mult 10 zile, carnetul de consemnare împreună cu o comunicare (adresa) către CEC sau bancă, în care să se consemneze că titularul are dreptul să ridice garanŃia. Dacă gestionarul se transferă într-o altă unitate pe o funcŃie pentru care se cere depunerea garanŃiei, carnetul CEC în care se află consemnată garanŃia, va fi trecut la noul loc de muncă. 4.2. Recuperarea pagubei din garanŃie

Potrivit alin. 3 al art. 16 din Legea nr. 22/1969, când gestionarul a cauzat o pagubă în gestiune la locul său de muncă şi această nu se acoperă integral în termen de o lună de la obŃinerea titlului executoriu definitiv, unitatea se va despăgubi din garanŃia în numerar constituită în favoarea sa.

10

Casa de Economii şi ConsemnaŃiuni, Banca, vor elibera unităŃii care a suportat paguba, garanŃia consemnată în cont, pe baza cererii acesteia şi a copiei de pe titlul executorului „definitiv” obŃinut împotriva gestionarului.

Titlurile executorii care se iau în seamă la eliberarea garanŃiei pentru acoperirea prejudiciului cauzat de gestionar, pot fi: - dispoziŃiile de reŃinere rămase definitiv; - hotărârile judecătoreşti; - titlurile notariale; - angajamentele de plată luate de la gestionarii sau mânuitorii de valori, cu lipsuri în gestiune. 4.3. Reîntregirea şi recuperarea garanŃiei

Este important de precizat că, în situaŃia în care sumele depuse drept garanŃie au fost ridicate în întregime sau în parte de unitate, pentru a se despăgubi, gestionarul este obligat să reîntregească garanŃia în numerar, în rate lunare de 1/3 din salariul de bază, sau din câştigul mediu lunar.

Art. 20 din lege, atenŃionează cu precizarea expresă că: garanŃiile vor fi recalculate periodic, în funcŃie de schimbările intervenite în salariul de bază al gestionarului (indexări de salarii, majorări), precum şi în specificul şi valoarea bunurilor gestionate, procedându-se la modificarea corespunzătoare a contractului de garanŃie.

În cazul în care în urma recalculării este necesară constituirea sau complementarea garanŃiilor suplimentare, aceasta se face în termen de 60 de zile de la data recalculării. 4.4. ConsecinŃe pentru gestionar, în cazul nedepunerii garanŃiei

Termenul legal îl constituie prevederile art. 21 din lege care face referiri categorice împotriva celor care se împotrivesc la depunerea garanŃiei: dacă gestionarul nu constituie, nu completează sau nu aduce, după caz, garanŃiile corespunzătoare potrivit legii, sau dacă din cauza altor reŃineri, ratele în contul garanŃiei în numerar nu pot fi reŃinute şi nici nu sunt depuse în condiŃiile art. 13 se procedează la: trecerea gestionarului în altă funcŃie, sau la desfacerea contractului de muncă, din motive neimputabile, dacă nu este posibilă trecerea acestuia în altă funcŃie. Se va preciza în carnetul de muncă, că desfacerea contractului de muncă s-a facut în baza art. 21 din Legea nr. 22 / 1969, pentru neconstituirea, necompletarea, sau nedepunerea în volumul şi în timpul stabilit a garanŃiei. 4.5. CondiŃiile care trebuie să le îndeplinească în calitatea de gestionari

Regula generală privind obligativitatea gestionării prin casierie a numerarului, a efectuării încasărilor şi plăŃilor la nivelul fiecărei instituŃii publice este prevazută în art, 1 al Regulamentului operaŃiunilor de casă aprobat prin Decretul nr. 209/1976.

Casieriile trebuie să funcŃioneze, astfel încât să se asigure condiŃiile corespunzătoare pentru gestionarea numerarului şi valorilor băneşti.

În unităŃile care au un volum mare de operaŃii de încasări şi plăŃi, în funcŃie de specificul şi complexitatea activităŃii, se pot organiza mai multe casierii, ghişee sau puncte de încasări şi plăŃi, a căror activitate este coordonată de către un casier central.

În conformitate cu prevederile art. 2 din Regulament, operaŃiile de încasări şi plăŃi în numerar se efectuează de casieri.

De la regula generală menŃionată sunt şi excepŃii în sensul că potrivit art. 25 din Regulamentul operaŃiunilor de casă, plăŃile care se fac la perioada strict limitată şi la subunităŃile răspândite pe distanŃe mari în teritoriu, este permis ca plăŃile să se facă de către anumiŃi salariaŃi stabiliŃi prin decizie de conducătorul unităŃii. Acestora li se spune „mandatari” fiindcă poartă

11

sarcina, mandatul, de a efectua pe lângă sarcinile de bază la locul de muncă, pe aceea de „casier” cu toate responsabilităŃile ce decurg din lege.

LegislaŃia în materie (art. 2 alin. 3 din Regulament) atrage atenŃia asupra exigenŃei cu care trebuie selecŃionate persoanele care au sarcina de casier, precizând : „împuternicirea de casier (care se referă şi la persoanele responsabile pentru operaŃii de plăŃi de salarii ) poate fi dată oricărei persoane încadrate în unitate sau în subunităŃile acesteia, care îndeplineşte condiŃiile de lege pentru a fi gestionar.”

Prin urmare pentru încredinŃarea sarcinii de „casier plătitor” a drepturilor de salarii unei persoane investite cu această responsabilitate, aceasta trebuie să îndeplinească următoarele condiŃii : - să nu participe la întocmirea documentelor de plată şi la verificarea lor; - să depună garanŃie materială potrivit Legii nr. 22/1969; - să nu aibă antecedente penale; - să îndeplinească limita minimă de vârstă pentru funcŃia de gestionar; - să nu fi produs pagube în avutul public (sau privat); - să restituie în termen la casieria centrală; - documentele justificative care stau la baza operaŃiunilor de încasări şi plăŃi în numerar, pentru a fi verificate şi înregistrate în contabilitate.

5. Asigurarea condiŃiilor de gestionare Conducătorii unităŃiilor au obligatia de a asigura gestionarilor condiŃiile necesare pentru executarea de către aceştia a atribuŃiilor ce le revin în domeniul gestionării bunurilor şi numerarului.

În cazul gestiunilor băneşti, mijloacele materiale se referă în aceste condiŃii în principal la: - repartizarea unei încăperi separate pentru casier şi pentru personalul ajutor în condiŃiile unei securităŃi. - dotarea încăperii cu case de fier sau dulapuri metalice, care să asigure securitatea numerarului şi a altor valori. - înzestrarea caseriei cu mijloace tehnice de pază şi de alarmă. - asigurarea pazei pe timpul transportului de numerar la şi de la bănci sau alte instituŃii de credit. În situaŃia gestiunilor de bunuri pentru buna funcŃionare a unor asemenea gestiuni conducătorii unităŃilor au obligaŃia să asigure: - aparatura necesară pentru măsurarea, cântărirea şi controlul calităŃii bunurilor. - depozite corespunzătoare pentru păstrarea în bune condiŃii a bunurilor şi asigurarea integrităŃii lor împotriva eventualelor degradări, sustrageri etc. - înzestrarea depozitelor cu rafturi pentru o raŃională folosire a spaŃiilor. - pe măsura posibilităŃilor, este indicată folosirea paletizării şi mecanizarea operaŃiilor de manipulare a bunurilor. - luarea tuturor măsurilor de prevenire şi stingere a eventualelor incendii.

În ceea ce priveşte prevenirea şi stingerea incendiilor, organele de conducere ale unităŃilor au obligaŃia să respecte măsurile privind prevenirea şi stingerea incendiilor dispuse prin H.G, precum şi măsurile dispuse prin Ordin al Ministerului de Interne pentru aprobarea procedurii de eliberare a avizului şi autorizaŃiei de prevenire şi stingerea incendiilor.

6. Drepturile şi obligaŃiile gestionarilor • Drepturi: a) la predarea-primirea gestiunii:

12

- să desemneze o persoană sau să consimtă să-i reprezinte la această operaŃie, în cazul în care gestionarul este împiedicat să efectueze personal predarea. - să controleze dacă bunurile inventariate corespund datelor înscrise în documente şi să identifice viciile aparente. - să participe şi să contribuie la inventarierea totală a bunurilor din gestiune şi împreună cu membrii comisiei să facă procesul-verbal de predare-primire a gestiunii. b) la primirea bunurilor - să controleze dacă bunurile primite corespund datelor înscrise în documentele însoŃitoare, atât cantitativ cât şi valoric, şi calitativ şi să semneze de primirea lor. - să ceară în scris conducătorului unităŃii să-i asigure asistenŃa de specialitate atunci când primeşte bunuri a căror valoare sau complexitate necesită această asistenŃă. c) la eliberarea bunurilor - să solicite să i se prezinte un act legal de eliberare a bunurilor şi sortimentelor solicitate. d) în cursul perioadei de gestiune - să delege o persoană care, cu acordul unităŃii, să procedeze la primirea, păstrarea şi eliberarea de bunuri, dacă gestionarul lipseşte din orice cauză. e) la inventarierea gestiunii - să ia cunoştinŃă, la momentul oportun, de dispoziŃia de inventariere luată de conducerea unităŃii. - să pretindă comisiei de inventariere să verifice bunurile inventariate. - să solicite reinventarierea atunci când la unele articole se constată eventualele nepotriviri între bunurile scrise de gestionar în fişa de magazie şi listele de inventariere întocmite de revizori contabili, auditori - să ceară efectuarea compensării plusurilor cu minusurile şi acordarea scrisă a perisabilităŃilor legale. • ObligaŃii: - să se prezinte în ziua şi la ora indicată la locul gestiunii în vederea participării la operaŃiunea de predare-primire a gestiunii. - la primirea bunurilor să controleze dacă acestea corespund datelor înscrise în actele însoŃitoare şi să efectueze recepŃia cantitativă şi calitativă a bunurilor. - să ceară în scris conducătorului unităŃii să-i asigure asistenŃa de specialitate atunci când primesc bunuri. - să elibereze bunuri din gestiunea sa în cantitatea, calitatea şi sortimentele specificate în acte, fiind interzisă eliberarea de bunuri pe bază de dispoziŃie verbală. - să completeze actele cu toate operaŃiunile efectuate în gestiunea sa şi să le înregistreze în evidenŃă. - să informeze conducerea unităŃii despre sustragerile, risipa, degradarea bunurilor încredinŃate şi să-şi le înregistreze în evidenŃă. - să ceară în scris conducătorului unităŃii să ia măsuri de dotare, de pază şi orice măsuri necesare de păstrare, primire şi eliberare a bunurilor. - să comunice în scris plusurile şi minusurile din gestiune de care are cunoştinŃă, precum şi asupra bunurilor fără mişcare, cu mişcare lentă sau greu vandabile. - să aducă la cunoştinŃă, în scris, conducătorului unităŃii cazurile de incorectitudine în îndeplinirea sarcinilor de serviciu de către cei ce gestionează bunurile.

7. Schimbarea din funcŃia de gestionar; predarea primirea unei gestiuni

13

Prima operaŃiune de primire a bunurilor pe care o face orice gestionar numit în funcŃie, este aceea de preluare a gestiuni de la predatori acesta din urmă putând fi fie vechi gestionari, fie alte persoane prevăzute de lege. Desigur, în unităŃiile nou înfiinŃate sau în cazul unor depozite care se extind, situaŃii în care se înfiinŃează noi gestiuni, acestea iau naştere în fapt odată cu primele bunuri primite legal şi înregistrate în evidenŃă. Indiferent de cauzele care determină schimbarea din funcŃie a unui gestionr predarea-primirea gestiunii de bunuri materiale trebuie să se facă între gestionarul care predă şi cel care primeşte, pe baza dispoziŃiei scrise a conducătorului de unitate. DispoziŃia de schimbare trebuie să cuprindă toate elementele necesare pentru ca predarea–primirea să se efectueze cu respectarea normelor de drept. Aceste elemente sunt: indicarea gestiunii care se predă (depozit, magazie sau casierie etc.); numele şi prenumele gestionarului predator şi a celui primitor; locul, ziua şi ora începerii acestei operaŃii, precum şi termenul final când predare-primirea trebuie încheiată. Dacă, în unele cazuri, gestionarul nu poate participa direct la predarea-primirea gestiunii, acesta are dreptul de a numi ca înlocuitor un reprezentant legal în baza unei delegaŃii scrise şi potrivit căreia persoana numită acŃionează în numele gestionarului fiind un mandatar al acestuia. Evident, gestionarul care este împiedicat să fie prezent la predare-primire, este obligat să facă cunoscut, în prealabil, în scris, conducerii unităŃii în cauză acest lucru, motivând absenŃa şi, totodată, indicând persoana care înŃelege să-l reprezinte. Unitatea este în drept să fie de acord sau nu cu persoana desemnată de gestionar. Pentru a-şi putea exercita mandatul, reprezentantul gestionarului va trebui să fie încunoştinŃat în scris despre locul şi timpul stabilit pentru predare. Numai îndeplind acest act procedural, unitatea poate trece la predarea-primirea gestiunii în absenŃa gestionarului sau a reprezentantului desemnat de el. În cazul în care gestionarul sau reprezantul nu se prezintă la locul şi timpul stabilit, predarea se face în numele gestionarului de către persoana desemnată în acest scop de conducătorul unităŃii. În principiu, gestionarul este descărcat atunci când predă gestiunea şi noul gestionar semnează de primire în procesul verbal de inventariere încheiat. La rândul său, noul gestionar se încarcă cu bunurile din gestiunea respectivă. El nu poate fi făcut răspunzător decât numai pentru mărfurile efectiv preluate. Totuşi nu poate fi exclusă posibilitatea unor erori la controlul şi inventarierea bunurilor. Într-un asemenea caz erorile se corectează pe cale legală de către conducerea unităŃii sau de alte organe stabilite de lege, după caz. B. Inventarierea patrimoniului unei entităŃi publice

1. DefiniŃia şi obiectul inventarierii Inventarierea patrimoniului reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se constată existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric, sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi, precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu, aparŃinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaŃiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziŃiei financiare şi a performanŃei unităŃii pentru respectivul exerciŃiu financiar. Organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv din cadrul societăŃilor comerciale, societăŃilor/companiilor naŃionale, regiilor autonome, institutelor

14

naŃionale de cercetare-dezvoltare, societăŃilor cooperatiste, instituŃiilor publice, asociaŃiilor şi celorlalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial, precum şi ale persoanelor fizice care desfăşoară activităŃi producătoare de venituri, denumite în continuare unităŃi, se efectuează potrivit predevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, ale reglementărilor contabile aplicabile, precum şi ale OMF 1753/2004. În temeiul prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi completările ulterioare, unităŃile patrimoniale au obligaŃia să efectueze inventarierea generală a elementelor de activ şi de pasiv deŃinute la începutul activităŃii, cel puŃin o data pe an pe parcursul funcŃionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităŃii, precum şi în următoarele situaŃii: - la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege; - ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere; - ori de câte ori intervine o predare – primire de gestiune; - cu prilejul reorganizării gestiunilor; - ca urmare a calamnităŃilor naturale sau a unor cazuri de forŃă majoră - în alte cazuri prevazute de lege. În cazul în care, în situaŃiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate Ńine loc de inventariere anuală; cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaŃia gestionării elementelor de activ şi de pasiv, cu respectarea prevederilor pct. 5 alin. 3 din OMFP 1753/2004.

În baza prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, Ministerul FinanŃelor Publice poate aproba excepŃii de la regula inventarierii anuale pentru unele bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituŃiilor publice, la propunerea ordonatorilor principali de credite.

În cazul în care, în situaŃiile de mai sus, sunt inventariate toate elementele patrimoniale într-o gestiune, aceasta poate Ńine loc de inventariere anuală, cu aprobarea ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaŃia gestionarii patrimoniului.

Inventarierea anuală a elementelor patrimoniale se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciŃiului financiar, avându-se în vedere şi specificul unităŃii.

DisponibilităŃile băneşti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum şi alte valori aflate în caseria unităŃilor patrimoniale se inventariază în conformitate cu Regulamentul operaŃiunilor de casă, emis de Banca NaŃională a României.

În situaŃia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, în registrul – inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate şi înscrise în listele de inventariere ( cod 14 – 3 – 12, 14 – 3 – 12 /a şi 14 – 3 – 12 / b ) actualizate cu intrările şi ieşirile de bunuri, din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data de 31 decembrie.

2. Organizarea efectuării inventarierii Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit

prevederilor Legii contabilităŃii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare, şi în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaŃia gestionarii elementelor de activ şi de pasiv şi care elaborează şi transmite comisiilor de inventariere proceduri scrise adaptate la specificul unităŃii.

15

Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv se efectuează de către comisii de inventariere; formată din cel puŃin două persoane, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele autorizate prevăzute la pct. 6 din OMF 1753/2004. În decizia de numire se menŃionează, în mod obligatoriu, componenŃa comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de începere şi terminare a operaŃiunilor.

La unităŃile mici, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. Comisiile de inventariere sunt coordonate, acolo unde este cazul, de către o comisie

centrală numită, de asemenea, prin decizie scrisă, emisă de conducerea unităŃii, care trebuie să organizeze, să instruiască, să supravegheze şi să controleze modul de efectuare a operaŃiunilor de inventariere.

Comisia de inventariere răspunde de efectuarea tuturor lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.

Pentru desfăşurarea în bune condiŃii a operaŃiunilor de inventariere, în comisii vor fi numite persoane cu pregătire corespunzătoare economică şi tehnică, care să asigure efectuarea corectă şi la timp a inventarierii elementelor de activ şi de pasiv, inclusiv evaluarea lor conform reglementărilor contabile aplicabile.

Inventarierea şi evaluarea patrimoniului se poate efectua atât prin salariaŃii proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane fizice sau juridice.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii gestiunilor supuse inventarierii şi nici contabilii care Ńin evidenŃa gestiunii respective.

Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiŃi decât în cazuri bine justificate şi numai prin decizie scrisă, emisă de către cei care i-au numit.

3. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere În vederea bunei desfăşurări a operaŃiunilor de inventariere, administratorii, ordonatorii

de credite sau alte persoane, care au obligaŃia gestionării patrimoniului trebuie să ia măsuri pentru crearera condiŃiilor corespunzătoare de lucru comisiei de inventariere, prin: - organizarea depozitării valorilor materiale grupate pe sorto - tipo dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft; - Ńinerea la zi a evidenŃei tehnico – operative la gestiunile de valori materiale şi a celei contabile şi efectuarea lunară a confruntării datelor dintre evidenŃe; - participarea la lucrările de inventariere a întregii comisii de inventariere; - asigurarea personalului necesar pentru manipularea valorilor materiale care se inventariază, respectiv pentru soartare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.; - asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preŃ etc.) a unor persoane competente din unitate sau din afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de inventariere, care au obligaŃia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor înscrise; - dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu formularele şi rechizitele necesare; - dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaŃiilor inventariate; - asigurarea protecŃiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecŃie a muncii; - dotarea gestiunilor (magazie, depozite etc.) cu două rânduri de încuietori diferite.

16

După primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere, ridică sub semnătura directorului economic, a contabilului – şef sau a altei persoane numite să îndeplinească această funcŃie, listele de inventariere, vizate şi parafate de către aceasta, după care comisia se prezintă la sediul gestiunii ce urmează a fi inventariată în vederea inventarierii fizice (faptice)

Comisia de inventariere trebuie să verifice dacă gestionarul: gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare, în afara valorilor materiale ale unităŃii patrimoniale respective, are în gestiune şi altele aparŃinând terŃilor, primite cu sau fară documente, are plusuri sau lipsuri în gestiune despre a căror cantitate sau valoare are cunoştinŃă, are valori materiale nerecepŃionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au întocmit documente aferente, a primit sau a eliberat valori materiale fără documente legale, deŃine numerar sau alte hârtii de valoare rezultate din vânzarea bunurilor aflate în gestiunea sa, are documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenŃa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate.

De asemenea, gestionarul va menŃiona în declaraŃia scrisă felul, numărul şi data ultimului document de intrare şi de ieşire a bunurilor în/din gestiune: - să identifice toate locurile (încăperile) în care există valori materiale ce urmează a fi inventariate; - să asigure închiderea şi sigilarea, în prezenŃa gestionarului, ori de căte ori se întrerup operaŃiunile de inventariere şi se părăseşte gestiunea.

Dacă valorile materiale supuse inventarierii, gestionate de către o singură persoană, sunt depozitate în locuri diferite sau când gestiunea are mai multe căi de acces, membrii comisiei care efectuează inventarierea trebuie să sigileze toate aceste locuri şi căile lor de acces, cu excepŃia locului în care a început inventarierea, care se sigilează numai în cazul când inventarierea nu se termină într-o singură zi.

La reluarea lucrărilor, se verifică dacă sigiliul este intact, în caz contrar, acest fapt se va consemna într-un proces – verbal de desigilare, care se semnează da către comisia de inventariere şi de către gestionar, luându-se măsurile corespunzătoare.

Documentele întocmite de comisia de inventariere rămân în cadrul gestiunii inventariate, în fişete, casete, dulapuri etc., încuiate şi sigilate. Sigiliul se păstrează, pe durata inventarierii, de către responsabilul comisiei de inventariere.

DeclaraŃia se datează şi se semnează de către gestionarul răspunzător de gestiunea valorilor materiale şi de către comisia de inventariere, care atestă că a fost dată în prezenŃa sa, să bareze şi să semneze, la ultima operaŃiune, fişele de magazie, menŃionând data la care s-au inventariat valorile materiale, să vizeze documentele care privesc intrări sau ieşiri de valori materiale, existente în gestiune dar neînregistrate, să dispună înregistrarea acestora în fişele de magazie şi predarea lor la contabilitate, astfel încât situaŃia scriptică a gestiunii să reflecte realitatea. La unităŃile de desfacere cu amănuntul care folosesc metoda global – valorică să asigure întocmirea de către gestionar, înainte de începerea inventarierii, a raportului de gestiune în care să se înscrie valoarea tuturor documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor, precum şi cele privind numărul depus la caserie, întocmite până în momentul începerii inventarierii, precum şi depunerea acestui raport la contabilitate; să verifice numerarul din casă şi să stabilească suma încasărilor din ziua curentă, solicitând întocmirea monetarului ( la gestiunile cu vânzare cu amănuntul ) şi depunerea numerarului la casieria unităŃii, să ridice benzile de control de la aparatele de casă şi ştampila unităŃii (acolo unde este cazul) şi să le păstreze în siguranŃă; să controleze dacă toate

17

instrumentele şi aparatele de măsură sau de cântărire au fost verificate şi dacă sunt în bună stare de funcŃionare.

În cazul în care gestionarul lipseşte, comisia de inventariere aplică sigiliul şi comunică aceasta conducerii unităŃii patrimoniale. Conducerea unităŃii are obligaŃia să încunoştiinŃeze imediat în scris, pe gestionar, despre inventarierea ce trebuie să se efectueze, indicând locul, ziua şi ora fixate pentru începerea lucrărilor. Dacă gestionarul sau reprezentantul său legal nu se prezintă la locul, data şi ora fixate, inventarierea se organizează de către comisia de inventariere în prezenŃa altei persoane, numite prin decizie scrisă, care să-l reprezinte pe gestionar. Pentru desfăşurarea corespunzătoare a inventariereii este indicat, dacă este posibil, să se sisteze operaŃiunile de predare – primire a bunurilor supuse inventarierii, luându-se din timp măsurile corespunzătoare pentru a nu se stânjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor. Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil. Stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Bunurile aflate în ambalaje originale intacte nu se desfac decât prin sondaj, acest lucru urmând a fi menŃionat şi în listele de inventariere respective.

Comisia de inventariere are obligaŃia să controleze toate locurile în care pot să existe bunuri supuse inventarierii.

Toate bunurile ce se inventariază se înscriu în listele de inventariere, variantă simplificată (cod 14 – 3 – 12/b), care trebuie să se întocmească pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri.

Bunurile aparŃinând altor unităŃi (închiriate, în custodie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste separate.

Listele de inventariere cuprinzând valorile materiale aflate în custodie se trimit şi persoanei fizice sau juridice, române sau străine, după caz, căreia îi aparŃin bunurile respective, în termen de cel mult 15 zile de la terminarea inventarierii, urmând ca proprietarul bunurilor să comunice eventualele nepotriviri în termen de cinci zile de la primirea listelor de inventariere. Neconfirmarea în acest termen presupune recunoaşterea exactităŃii datelor înscrise în listele de inventariere primite.

În caz de nepotriviri, unitatea deŃinătoare este obligată să clarifice situaŃia diferenŃelor respective şi să comunice constatările sale persoanei fizice sau juridice căreia îi aparŃin bunurile respective, în termen de cinci zile de la primirea sesizării.

CreanŃele faŃă de terŃi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor, soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de clienŃi şi furnizori care deŃin ponderea în totalul soldurilor acestor conturi, (cod 14 – 6 – 3) sau punctajelor reciproce în funcŃie de necesităŃi. DisponibilităŃile aflate în conturi la bănci se inventariază prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de bănci cu cele din contabilitate. În acest scop, extrasele de cont din ziua de 31 dec. puse la dispoziŃie de unităŃile bancare clienŃilor vor purta în mod obligatoriu ştampila oficială a bănci . DisponibilităŃile în lei şi în valută din caseria unităŃii se inventariază în ultima zi lucrătoare a exerciŃiului financiar, după înregistrarea tuturor operaŃiunilor de încasări şi plăŃi privind exerciŃiul respectiv, confruntându-se soldurile din registrul de casă cu cele din contabilitate.

18

Pentru toate celelalte elemente patrimoniale de activ şi pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifică realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terŃi se fac cereri de confirmare care se vor ataşa la listele respective, după primirea confirmării. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile sau deteriorate, fără mişcare sau greu vandabile, comenzi în curs, abandonate sau sistate, precum şi pentru creanŃele şi obligaŃiile incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere separate . Inventarierea fondului de carte se face potrivit normelor elaborate de Ministerul Culturii . Inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă proprietatea acestora şi a schiŃelor de amplasare . Clădirile se inventariază prin identificarea lor potrivit titlurilor de proprietate, a dosarului acestora prin inspectarea şi compararea constatărilor cu datele prevăzute în documentele respective. InvestiŃiile puse în funcŃiune total sau parŃial, cărora nu li s-au întocmit formele de înregistrare ca mijloace fixe, se înscriu în liste de inventariere separate. De asemenea, lucrările de investiŃii care nu se mai execută, fiind sistate sau abandonate, se înscriu în liste de inventariere separate, arătându-se cauzele sistării sau abandonării, aprobarea de sistare sau abandonare şi măsurile ce se propun în legatură cu aceste lucrării. Inventarierea lucrărilor de reparaŃii capitale neterminate ale clădirilor, instalaŃiilor, maşinilor, utilajelor, mijloacelor de transport şi ale altor obiecte, în cazul în care are loc o creştere a valorii acestora sau o mărire a duratei de funcŃionare, se face prin verificarea la faŃa locului a stadiului fizic al lucrărilor. Lucrările de reparaŃii capitale neterminate se consemnează într-o lista de inventariere separată în care se indică denumirea obiectului supus reparaŃiei, gradului de executare a reparaŃiei, costul de deviz şi cel efectiv a lucrărilor executate. Formularele cu regim special se înscriu în liste de inventariere în ordinea codurilor, pentru a se putea stabili cu uşurinŃă integritatea acestora, în conformitate cu dispoziŃiile legale. Pe ultima filă a listei de inventariere, gestionarul trebuie să menŃioneze dacă toate valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenŃa sa. De asemenea aceasta menŃionează dacă are obiecŃii cu privire la efectuarea inventarierii. În acest caz, comisia de inventariere este obligată să analizeze obiecŃiile, iar concluziile la care a ajuns se vor menŃiona la sfârşitul listelor de inventariere. Listele de inventariere se semnează, pe fiecare filă, de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionar. În cazul gestiunilor colective (cu mai mulŃi gestionari), listele de inventariere se semnează de către toŃi gestionarii, în cazul predării-primirii gestiunii, aceasta se semnează de către gestionarul predator, cât şi de cel primitor. Inventarierea faptică a patrimoniului unităŃilor se materializează prin înscrierea cu cerneală sau pix, fără spaŃii libere şi fără ştersături, a valorilor inventariate în formularul. „Lista de inventariere” (variantă simplificată – cod 14-3-12/b), în urma verificări existenŃei fizice a fiecărui bun inventariat. Lista de inventariere (cod-3-12) serveşte ca document pentru stabilirea lipsurilor şi a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarieri prin preluarea din listele de inventariere (variantă simplificată-cod 14-3-12/b) numai a poziŃilor cu diferenŃe.

19

Pentru bunurile la care comisiile de inventariere au constatat deprecieri, se întocmesc liste de inventariere distincte (varianta simplificată-cod 14-3-12/b), care se preiau, de asemenea, în listele de inventariere (cod 14-3-12). Lista de inventariere pentru gestiunile global-valorice (cod 14-3-12/a) are rolul de stabilire a diferenŃelor valorice în plus sau în minus, cu deosebirea că se foloşeste la acele gestiuni la care evidenŃa analitică a valorilor materiale se Ńine după metoda global-valorică. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu, de înregistrare anuală şi de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului. În el se înregistrează toate elementele de activ şi pasiv, inventariate potrivit prezentelor norme şi grupate după natura lor, conform posturilor din bilanŃul contabil. Elementele patrimoniale înscrise în registrul-inventar au la bază listele de inventariere centralizatoare şi procesele-verbale de inventariere care justifică conŃinutul fiecărui post din bilanŃul contabil.

4. Stabilirea rezultatelor inventarierii Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenŃa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate. Constatările comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate şi stabilirea diferenŃelor, se consemnează în listele de inventariere. În cazul modificărilor ulterioare făcute unilateral în fişele de magazie, consemnările vor fi precedate de o anchetă prealabilă amănunŃită. Înainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedează la o verificare minuŃioasă a exactităŃii tuturor stocurilor din fişele de magazie şi a soldurilor din contabilitatea pentru bunurile inventariate. Erorile descoperite cu această ocazie trebuie corectate operativ, după care se procedează la stabilirea rezultatelor inventarierii, prin confruntarea cantităŃilor consemnate în listele de inventariere, variantă simplificată, cu evidenŃa tehnico – operativă pentru fiecare poziŃie în parte, urmând ca poziŃiile cu diferenŃă să fie în listă de inventariere centralizatoare.

Rezultatele inventarierii se înscriu de către comisia de inventariere, după confirmarea de către compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, într-un proces – verbal.

Procesul – verbal privind rezultatele inventarierii trebuie să conŃină, în principal, următoarele elemente: data întocmirii, numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere, numărul şi data actulului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea inventariată, data începerii şi terminării operaŃiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile şi propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătura cu acestea, volumul stocurilor depreciate, fără mişcare lentă, greu vandabile, fără desfacerea asigurată şi propuneri de măsuri în vederea reintegrării lor în circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar şi declasare sau casare a unor stocuri, constatări privind păstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integrităŃii bunurilor din gestiune, precum şi alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse în procesul – verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de 3 zile de la data încheierii operaŃiunilor de inventariere, conducătorului unităŃii patrimoniale. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar – contabil şi al şefului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5 zile, asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.

5. Valorificarea rezultatelor inventarierii

20

Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripŃie a creanŃelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie să primească explicaŃii scrise de la persoanelor care au răspunderea gestionării.

Pe baza explicaŃiilor primite şi a documentelor cercetate, comisia de inventariere stabileşte caracterul lipsurilor, pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, precum şi caracterul plusurilor, propunând, în conformitate cu dispoziŃiile legale, modul de regularizare a diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În cazul în care, în urma inventarierii, rezultă plusuri sau minusuri de inventar, în vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate, acestea se vor înregistra ca atare în contabilitate, fără a se face compensări între ele.

În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, conducătorul unităŃii va lua măsura imputării acestora la valoarea lor de înlocuire (preŃul pieŃei şi grad uzură)

Compensarea se face pentru cantităŃi egale între plusurile şi lipsurile constatate. Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scăzăminte, în cazul în compensării

lipsurilor cu plusurile stabilite la inventariere, scăzămintele se calculează numai în situaŃia în care cantităŃiile lipsă sunt mai mari decât cantităŃiile constatate în plus.

În această situaŃie, cotele de scăzăminte se aplică în primul rând la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile.

Pentru pagubele constatate în gestiune răspund persoanele vinovate de producerea lor. Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate atât în evidenŃa tehnico – operativă, cât şi în

contabilitate, în termen de cel mult 5 zile de la data terminării operaŃiunilor de inventariere. Pe baza registrului – inventar, a balanŃei de verificare se întocmeşte bilanŃul contabil, ale

cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii contabilităŃii, trebuie să corespundă cu datele înregistrate în contabilitate, puse de acord cu situaŃia reală a elementelor patrimoniale stabilite pe baza inventarului.

Valoarea materialelor aflate în stoc la sfârşitul anului la unităŃile subordonate fără organe proprii de contabilitate – înregistrate pe cheltuieli – pe baza listelor de inventariere separate, se evidenŃiază în contabilitatea ordonatorului de credite prin diminuarea cheltuielilor şi majorarea valoriilor de materiale.

La începutul anului următor, operaŃiunea se stornează prin debitarea contului de cheltuieli şi creditarea contului de materiale corespunzător.

În acelaşi mod se procedează cu valoarea stocurilor de materiale aflate în secŃiile, laboratoarele, atelierele instituŃiilor publice, eliberate din magazie, dar neconsumate încă.

Pentru deprecierile consemnate în procesul – verbal de inventariere, instituŃiile publice, neaplicând principiul prudenŃei, nu constituie provizioane.

Pentru lipsuri, sustrageri şi orice alte fapte care produc pagube ce constituie infracŃiuni, ordonatorul de credite este obligat să sesizeze organele de urmărire penală, în condiŃiile şi la termenele stabilite de lege.

Pagubele constatate la inventariere, imputate persoanelor vinovate, precum şi debitorii deveniŃi insolvabili, se evidenŃiază în contabilitate în conturi analitice distincte, iar în cadrul acestora pe fiecare debitor, urmărindu-se recuperarea lor potrivit legii.

Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării ordonatorului de credite ierarhic superior.

21

1. Adresa pentru obŃinerea cazierului judiciar Antetul entităŃii publice Nr. _____ din _______ Către,

Inspectoratul de PoliŃie al __________________________ - Cazier judiciar – Prin prezenŃa, în conformitate cu prevederile L 22 / 1969, vă rugăm să binevoiŃi a ne

comunica datele privind antecedentele penale privind pe dl (dna) _________________________________ fiul lui _________________ şi al ___________________ , născut la data de ________________ în _______________, cu domiciliul stabil în _________________ , de profesie _______________________.

Numele avut înainte de căsătorie (dacă este cazul) ______________________. Identitatea s-a stabilit prin ______________________________. MenŃionăm că, datele ne sunt necesare pentru încadrarea pe funcŃie cu gestiune. MulŃumim pentru colaborare, Director, Secretar Şef,

2. Act de garanŃie pe bază de numerar Antetul entităŃii publice Nr. ____ din ________

Act de garanŃie pe bază de numerar Contabil şef _______________ Aviz de legalitate Consilier juridic ____________ Subsemnatul --------------------------------------, domiciliat în --------------------, str.-----------------------------, nr. ---------, et. --------, ap. -----------------, născut în localitatea ---------------------------------, judeŃul -----------------------, anul -------------, luna-----------, ziua -----------, fiul lui ----------------------- şi al -------------------------, având buletinul de identitate seria ----------, nr. ------------------------------,eliberat de ----------------------------, încadrat la entitatea publică ----------------------------------------- din -------------------------, la data de ------------------------. Având în vedere prevederile Legii nr. 22 / 1969 declar că pentru acoperirea eventualelor lipsuri sau pagube cauzate de mine în gestiunea unităŃii sus – menŃionate, mă oblig să constitui o garanŃie în numerar echivalentă cu ------------- salarii în valoare de --------------- lei şi sunt de acord că suma să-mi fie reŃinută în rate lunare de 1 / 10 din salariul de bază lunar. Am luat cunoştinŃă de prevederile legale privind depunerea garanŃiei la CEC(bancă) într-un carnet de consemnare pe numele subsemnatului şi că acesta se restituie numai la desfacerea contractului de muncă sau la trecerea mea într-o muncă pentru care nu se cere garanŃie. De asemenea, sunt de acord că garanŃia constituită să fie folosită de entitate publică pentru acoperirea oricărei pagube cauzate de mine în gestiune în timpul executării contractului de muncă atunci când acestea nu vor putea fi acoperite pe altă cale legală şi în acest scop împuternicesc entitate publică să ridice de la CEC (banca) suma înscrisă în libret. DATA: ------------------------ SEMNĂTURA GESTIONARULUI,

22

3. Act adiŃional la contractul de garanŃie Antetul entităŃii publice Nr. ___ din ________

Act adiŃional la contractul de garanŃie

Subsemnatul ……………………… domiciliat în … ………………fiul lui ………… şi al …………………. având Buletinul de identitate Seria … nr. … …………….eliberat de … ………………la data de … ……………, încadrat în funcŃia gestionar la … …………………, cu începere de la data de … ……………………….cu un salariu de bază lunar de … ………………….lei, ca urmare a schimbării intervenite în ……….. sunt de acord cu recalcularea garanŃiei şi mă oblig să constitui o garanŃie în numerar de………………………..lei.

Celelalte condiŃii ale contractului de garanŃie nr. … din … rămân nemodificate. Data, Semnătura, 4. Proces-verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar Antetul entităŃii publice Nr. _____ din ________

Proces – verbal privind recalcularea garanŃiilor în numerar Anul… luna… ziua…

Urmarea schimbărilor intervenite prin punerea în aplicare a …………………, s-a procedat

la recalcularea garanŃiilor gestionarilor specificaŃi mai jos, stabilindu-se garanŃiile arătate în dreptul fiecaruia:

Numele si prenumele FuncŃia GaranŃia ……………………………….. …………………………. ………………….. Compartimentul Resurse umane şi financiar – contabil, va proceda la modificarea corespunzătoare a contractelor de garanŃie în numerar şi le va ataşa la contractul de muncă.

Director, Secretar Şef,

5. Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane Antetul entităŃii publice Nr. ______ din _________

Aviz pentru încredinŃarea unei gestiuni mai multor persoane Subsemnatul ------------------------------------------------ având funcŃia de gestionar la -------

-----------------------------------, menŃionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord să gestionez bunurile încredinŃate împreună cu următorii gestionari:

1. ----------------------------------------------- 2. ----------------------------------------------- 3. -----------------------------------------------

Data, Semnătura,

23

Notă: ObŃinerea avizului este necesară şi în cazul în care în subordinea unui gestionar se încadrează sau se trece o anumită persoană, indiferent de calitatea acesteia.

6. Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului Antetul entităŃii publice

Nr. ____ din _________

Aviz pentru angajaŃii din subordinea gestionarului Subsemnatul --------------------------------------------- având funcŃia de gestionar la -------------------------------------------, menŃionez că în conformitate cu prevederile art. 7 din Legea 22/1969, sunt de acord că dl (d-na)__________ să lucreze în subordinea mea în funcŃie de:

Data, Semnătura,

24

B. INVENTARIEREA PATRIMONIULUI UNEI ENTIT ĂłI PUBLICE 1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniului Antetul entităŃii publice DispoziŃia nr. ___ / __________ Ordonator de credite (nume şi prenume), în calitate de (funcŃia), al (entitatea publică) numit prin (Ordin, Decizie, DispoziŃie) nr. ____din ____

Având în vedere prevederile art.8 ale Legii nr. 82/1991, şi pct.6 a OMFP nr.1753/2004 privind inventarierea patrimoniului coroborate cu Legea 22/1969 şi HCM 2230/1969.

Având în vedere referatul contabilului şef al (entitatea publică), înregistrat la data de _____ sub nr.______, privind declanşarea operaŃiunii de inventariere anuală a patrimoniului şi numirea comisiei de inventariere;

În temeiul Regulamentului privind organizarea şi funcŃionarea (entitatea publică); DISPUNE:

Art.1. – Cu data prezentei se constituie comisia de inventariere anuală a întregului patrimoniu al (entitatea publică) pentru anul______, în următoarea componenŃă:

1. Preşedinte: (de regulă, conducătorul instituŃiei sau directorul administrativ) 2, 3, 4 Membrii: 5. Secretar:

Art.2. – Contabilul şef _____________ se va ocupa de instruirea comisiei de inventariere, întocmindu-se proces verbal cu semnăturile de luare la cunoştiinŃă.

Art.3. – Prezenta comisie va desfăşura inventarierea patrimoniului în conformitate cu L 82/1991, OMFP 1753/2004, iar valorificarea inventarierii se va face în perioada ________;

Art.4. – Evaluarea rezultatelor inventarierii şi propunerile pentru casare vor fi înaintate de către comisia de inventariere, conducătorului unităŃii, cu proces verba, până la data de_______.

Art.5. – Prezenta dispoziŃie se încredinŃează spre executare membrilor comisiei şi se comunică Compartimentelor Secretariat, Contabilitate, Audit Public Intern, Membrilor Comisiei.

Director, Contabil şef,

2. Înştiin Ńarea membrilor comisiei de inventariere Compartiment contabilitate Nr. ____ din ____________

Înştiin Ńarea membrilor comisiei de inventariere

Se convoacă domnii: Numele, prenumele Semnătura 1.------------------------------------------------------------------------ 2.------------------------------------------------------------------------

25

3.------------------------------------------------------------------------ 4.------------------------------------------------------------------------ 5.------------------------------------------------------------------------ pentru data de -----------------------------, orele -------------------------, la Compartimentul contabilitate pentru a fi instruiŃi de către contabilul şef în vederea efectuării inventarierii anuale a patrimoniului conform Legii L 22/1969, Legii 82/91 republicată, OMFP 1753/2004.

Director, Contabil şef,

3. Proces-verbal de instruire

Antetul entităŃii publice Compartiment Nr. ____ din ________

Proces-verbal de instruire

Încheiat azi --------------------, orele ------------------------, cu ocazia instruirii comisiei de inventariere anuală a patrimoniului, stabilite prin DispoziŃia nr. ----din---,de către (conducătorul entităŃii publice). La instruire participă toŃi membrii comisiei şi sunt prezentate atribuŃiunile fiecăruia, conform Legii L 22/1969, L 82/1991, OMFP 1753/2004.

Desfăşurarea etapelor inventarierii anuale a patrimoniului este propusă pentru perioada ---------, iar evaluarea rezultatelor se desfăşoară în perioada_____. Odată cu evaluarea rezultatelor se vor înainta şi propunerile pentru casare.

Contabil şef, Au luat la cunoştinŃă,

(ComponenŃa comisiei)

4. DeclaraŃia de inventar Antetul entităŃii publice

DeclaraŃia de inventar

Subsemnatul ---------------------------------------- gestionr la ---------------------------------------------------------- declar următoarele: - dacă are cunoştinŃă că are plusuri de valori băneşti sau materiale în gestiunea sa: (DA sau NU) - dacă are în păstrare şi alte valori aparŃinând terŃilor; (DA sau NU) - dacă a primit sau eliberat valori materiale fără documente legale; (DA sau NU)

26

- existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate sau care trebuie expediate, pentru care s-au întocmit documentele respective; (DA sau NU) - existenŃa unor documente de primire – eliberare care nu au fost operate în evidenŃa gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate; (DA sau NU) - dacă gestionează valori materiale şi în alte locuri de depozitare decât acelea cu privire la care se ia declaraŃia şi unde anume; (DA sau NU) - dacă deŃine numerar rezultat din vânzarea mărfurilor din gestiune; (DA sau NU) - numărul şi data ultimelor documente de intrare şi ieşire a valorilor materiale; (DA sau NU) - alte date şi elemente pe care organul de control sau gestionarul le consideră necesare, pentru buna funcŃionare a inventarierii gestiunii.

Semnătura ----------------------------- Data ---------------------------- Dat în faŃa noastră, (ComponenŃa comisiei)

27

5. Listă de inventariere

Unitatea Gestiunea

Magazia LISTA DE INVENTARIERE Data _____________

Loc de depozitare

Pag.

VALOAREA CONTABILĂ CANTITĂłI

DiferenŃe

DEPRECIEREA

Stocuri DiferenŃe

Nr. crt.

Denumirea bunurilor inventariate

Cod

sau

număr

ul d

e in

vent

ar

U/M

Fap

tice

Scr

iptic

e

Plu

s

Min

us

PR

Eł U

NIT

AR

Val

oare

a

Plu

s

Min

us

Val

oare

a d

e in

ven

tar

Valoarea Motivul (cod)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Comisia de inventariere Gestionar Contabilitate

Nu

mel

e şi

p

ren

umel

Sem

nătu

ra

NOTĂ: În caz de predare-primire a gestiunii semnează atât persoana care predă, cât şi cea care preia gestiunea (gestionar).

28

6. Lista cu propunerile pentru casare

Lista cu propunerile pentru casare

Nr. crt.

Denumirea M.F./ O.B.I./

materiale

U/M P.U. Cantita- tea

Valoare totală

Durata de funcŃionare (numai pt. M.F. )

Obs. (Gradul de uzură al M.F.)

Comisia de inventariere

7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare Antetul entităŃii publice

Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Denumire M.F. ----------------------------------------------------------------------------- Anul de fabricaŃie ----------------------------- nr. de inventar ----------------------------- PărŃi componente ale M.F., existent la data propunerii (în cazul utilajelor formate din subansamble sau clădiri cu anexe îmbunătăŃite)--------------------------------- Lista de piese, accesorii, părŃi componente --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cauzele degradării (acident, uzură, etc.) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Durata de serviciu (în ani) ------------------------------------------------------------------- Greutatea M.F. -------------------------------------------------------------------------------- Recuperări de piese şi materiale --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Cantitatea de materiale rămasă pentru a fi predată la organele de colectare (lemn, fier vechi, etc.) --------------------------------------------------------------------------------- Numele şi prenumele membrilor comisiei Semnătura -------------------------------- -------------------------- -------------------------------- --------------------------

29

8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor şi a mijloacelor fixe cu durată normată exprirată

Antetul entităŃii publice Nr. ____ din _________

Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă

I. Concluzii Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinŃă care au un grad de uzură avansat: Denumirea O.B.I. Cod U/M Cant. P/U Valoare lei __________________________________________________________________

II. Materiale şi deşeuri recuperate

Denumirea materialului Cod U/M Cant. P/U Valoare Lei ____________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale I. Concluzii Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.

II.Casarea-delasarea efectivă

SubsemnaŃii ----------------am procedat la casarea sau declasarea -------------- OperaŃiunea de clasare sau declasare s-a efectuat de la --------------------până la ------------------------------ şi s-au recuperat: 1. Piese / materiale

Denumirea pieselor şi materialelor

U/M Cantitate P/U Valoare

2. PărŃi componente ce pot fi folosite ca mijloace fixe independente

Denumirea mijlocului fix Număr de inventariere Cod de clasificare Valoare

Total

30

III. Materialele nevalorificabile au fost lichidate astfel:

Denumirea materialelor Cantitate Procedeul folosit pt. lichidare

Total Comisia, Gestionar,

10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Încheiat azi --------------------------------------- SubsemnaŃii ---------------- membrii ai comisiei operative de inventariere numiŃi prin ------------------------------ am procedat la inventarierea faptică a --------. Inventarierea s-a efectuat în prezenŃa gestionarului -------- prin cântărire şi măsurare. Toate produsele au fost cuprinse în listele de inventariere de la pagina --la pagina --------------------- . În urma inventarierii efectuate s-a constatat: Plus de inventar în valoare de lei ------------------------------ . Minus de inventar în valoare de lei ---------------------------- . Atât plusurile cât şi minusurile constatate se datoresc:

-------------------------------------------------------------------------------------------- MenŃionăm că au fost propuse pentru casare, bunuri în valoare ---------------- Drept pentru care am încheiat prezentul proces verbal. COMISIA OPERATIVĂ DE GESTIONAR

INVENTARIERE FAPTICĂ

31

INVENTARUL ACTIVITĂłILOR pentru compartimentul financiar – contabil

Nr. Crt.

DOMENIUL / MISIUNEA Etape ActivităŃi/ Documente ObservaŃii

I INVENTARIEREA PATRIMONIULUI ENTITĂłII PUBLICE

1. Organizarea efectuării inventarierii

1.DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii patrimoniului 2.ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere 3.Proces – verbal de instruire

Director Secretar Contabil şef

2. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere

4.DeclaraŃia de inventar 5.Listă de inventariere 6.Proces – verbal cu propunerile pentru casare

Comisia Comisia Comisia

3. Stabilirea şi valorificarea rezultatelor inventarierii

7.Proces – verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Comisia

10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniul ui Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere. Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr. 1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităŃii publice, precum şi asumarea responsabilităŃilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de neregularităŃi şi riscuri în gestionarea patrimoniului public.

Conducătorul entităŃii publice - Emite dispoziŃia de inventariere a

patrimoniului (numind comisia şi perioada de inventariere)

Secretariat

- Alocă un număr dispoziŃiei de inventariere - Asigură copii ale acestui document - Înmânează dispoziŃia fiecărui membru din

comisie, sub semnătură, şi persoanelor implicate în această activitate

Comisia - Ia la cunoştinŃă de dispoziŃia dată şi de

sarcinile repartizate Secretariat - Arhivează acest document

32

10.2. Înştiin Ńarea membrilor comisiei de inventariere Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru declanşarea

inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităŃilor. Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu data, locul şi ora desfăşurării

şedinŃei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Secretariat - Redactează documentul de înştiinŃare - Comunică fiecărui membru din comisie data,

ora, locul desfăşurării şedinŃei de instruire

Comisia - Ia la cunoştinŃă sub semnătură despre şedinŃa

de instruire în vederea declanşării inventarierii

Gestionar - Ia la cunoştinŃă asupra desfăşurării şedinŃei


Contabil şef - Ia la cunoştinŃă despre locul, ora şi data

desfăşurării şedinŃei de instruire Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de

dispoziŃia de inventariere 10.3. Proces-verbal de instruire Scop: Prezentarea atribuŃiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii

82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor. Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada de evaluare a rezultatelor.

Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu sarcinile trasate şi de asumare a lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Contabil şef - Instruieşte comisia de inventariere - Înmânează listele de inventar semnate şi ştampilate preşedintelui comisiei

Comisie - Semnează procesul – verbal de instruire că a

luat la cunoştinŃă - Ridică listele de inventar sub semnătură

Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de dispoziŃie

10.4. DeclaraŃia de inventar Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,

existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate, existenŃa unor documente de primire-eliberare care nu au fost operate, etc.

Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faŃa comisiei de inventariere pentru certificarea situaŃiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcŃionare a inventarierii gestiunii.

33

Gestionar - Redactează declaraŃia de inventar în faŃa

comisiei şi o semnează

Comisie - Verifică datele din declaraŃia de inventar dată

de gestionar şi o semnează 10.5. Listă de inventariere Scop: Stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi,

precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice. Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor

elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document pentru întocmirea registrului-inventar.

Comisia

- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de depozitare prin identificarea stocurilor prin numărare, măsurare, cântărire la faŃa locului;

- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate sau deteriorate, fără mişcare sau greu vandabile;

- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură sau cântărire;

- Controlează toate locurile în care pot să existe bunuri supuse inventarierii;

- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile până a doua zi;

- Semnează listele de inventariere

Gestionarul

- Pe ultima filă a listei de inventariere menŃionează că toate valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenŃa sa.

- MenŃionează dacă are obiecŃii cu privire la efectuarea inventarierii;

- Nu face parte din comisia de inventar; - Semnează listele de inventariere

Compartiment contabilitate

- Completează în listele de inventariere soldurile scriptice din contabilitate;

- Semnează listele de inventariere; - Arhivează aceste liste de inventariere

10.6. Lista cu propunerile pentru casare Scop: Scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,

declasarea şi casarea unor stocuri. Premise : Este un document intern de constatare a condiŃiilor scoaterii din funcŃiune a mijloacelor

fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au

34

îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor bunuri materiale.

Comisia

- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza Notei privind starea tehnică a mijloacelor fixe;

- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de declasare şi casare a obiectelor de inventar care sunt depreciate sau depăşite moral

- Semnează procesul-verbal cu propunerile; - Înaintează procesul-verbal secretariatului

Secretariat

- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare;

- Înaintează procesul - verbal cu propunerile conducătorului unităŃii spre avizare;

Conducătorul entităŃii publice

- Avizează procesul – verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite

Compartiment contabilitate - Verifică şi înregistrează operaŃiunile privind scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale

- Arhivează procesul – verbal cu propunerile 10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Comisia

- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si propune casarea in funcŃie de gradul de uzura

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităŃii patrimoniale.

Compartiment contabilitate - Analizeaza propunerile de casare ale

comisiei, urmarind durata normata de functionare;


- Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.

35

10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată

Comisia

- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinŃă care au un grad de uzură avansat

- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate - Înaintează procesul-verbal cu propunerile

conducătorului unităŃii patrimoniale.



Compartiment contabilitate si administrativ

- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la unităŃile specializate, întocmind avizul de expediŃie

- Înregistrează rezultatele casării în evidenta tehnico-operativa si contabila

- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate.

- Virează sumele la bugetul pe surse de finanŃare (bugetul statului/buget local)

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale

Comisia

- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.

- Procedeaza la operatiunea de casare sau declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor materiale şi la recuperarea unor piese/materiale

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile, conducătorului unităŃii patrimoniale.


- Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.(transfer, licitatie, predare deseuri)


- Transfera bunurile (daca este cazul) - Liciteaza bunurile (daca este cazul) - Preda cantitatea deseurilor rezultate la

unitatile specializate, intocmind avizul de

36

expeditie - Înregistrează rezultatele casarii în evidenta

tehnico-operativa si contabila - Urmareste incasarea contravalorii deseurilor

predate. - Vireaza sumele la bugetul pe surse de

finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea

cantităŃilor consemnate în listele de inventariere cu evidenŃa tehnico-operativă pentru fiecare poziŃie în parte.

Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaŃia patrimonială la un moment dat în vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate, precum şi regularizarea diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.

Comisia

- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele inventarierii

- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în termen de 3 zile conducătorului unităŃii patrimoniale.


- Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile decide asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.


- Avizează procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;

- Înregistrează rezultatele inventarierii în contabilitate.

37

Partea a III-a CUM TREBUIE SĂ FACEM

- procedura operaŃională realizată de către managementul entităŃii

PROCEDURA OPERATIONALA

(macheta de lucru cu pasii de urmat, stabilita in conformitate cu OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprin zand standardele de

management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, modificat prin OMFP 1389/2006)

Generalitati Procedura operationala = prezentare formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităŃii cu privire la aspectul procesual.

Procedura operationala este un model. Modelul prezentat completeaza segmentul instrumentelor de lucru referitoare la activitatile entitatilor publice in domeniul dezvoltarii sistemelor de management si control, procedurile operationale fiind cunoscute in practica si sub alte denumiri: proceduri de proces, proceduri formalizate etc.

Entitatile publice, in functie de marimea entitatii, de politica adoptata cu privire la sistemul propriu de management si control, de gradul de dotare, de tipurile de activitati si complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedura operationala in forma prezentata, in forme completate si imbunatatite cu noi componente, sau pot elabora proceduri de proces, dupa modelul altor ghiduri intalnite in practica domeniului, cu precizarea ca, indiferent de forma adoptata, trebuie avute in vedere prevederile Standardului de control intern nr. 17 "Proceduri".

Pentru o buna gestionare a elaborarii, aprobarii si aplicarii procedurilor operationale, conducatorii entitatilor publice trebuie sa asigure derularea tuturor actiunilor privind elaborarea si/sau dezvoltarea sistemelor de management si control.

Procedurile trebuie elaborate, aprobate si aplicate in conditiile cunoasterii si respectarii regulilor de management constituite in cele 25 de standarde de control.

Indiferent de activitatea la care se refera, o procedura operationala poarta amprenta fiecarui standard de control, din oricare dintre cele 5 elemente-cheie ale controlului managerial, respectiv mediul de control, performanta si managementul riscului, informarea si comunicarea, activitatile de control, auditarea si evaluarea.

Conditiile esentiale ale procedurilor operationale stabilesc, printre altele, ca acestea trebuie sa fie scrise si formalizate pe suport hartie si/sau electronic, simple si specifice pentru fiecare activitate, actualizate in mod permanent si aduse la cunostinta executantilor si celorlalti factori interesati.

In masura in care dotarea tehnica si pregatirea personalului permit, operatiunile de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operationale, se pot derula si prin utilizarea sistemelor informatice. Precizari privind componentele modelului de procedura operationala Precizari comune componentelor - Datele de identificare din cartusul de capat se trec pe fiecare pagina, cu modificarile cerute de rubrici, acolo unde este cazul. - Denumirea procedurii operationale si codul acesteia se stabilesc in cadrul fiecarei entitati publice si trebuie sa reflecte activitatea procedurata si locul acesteia in sistemul de codificare utilizat.

38

- Editiile se numeroteaza cu cifre romane, iar reviziile din cadrul acestora, cu cifre arabe. - Orice modificare de reglementare, organizatorica sau de alta natura, cu efect asupra activitatii procedurate, determina revizia sau, dupa caz, elaborarea unei noi editii pentru procedura operationala respectiva. - In masura in care este posibil, se asigura pagina distincta pentru fiecare componenta a procedurii operationale. Precizari specifice componentelor

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale (componenta 1): - responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operatiune (elaborare, verificare, aprobare), prin act de decizie interna a conducatorului entitatii publice; - cand una sau mai multe dintre operatiuni se realizeaza, conform deciziei, de catre un grup sau o comisie, in lista se cuprind toti membrii grupului sau ai comisiei.

Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale (componenta 2): - se cuprind, in ordine cronologica, toate editiile si, respectiv, reviziile in cadrul editiilor; - cand se realizeaza o noua editie a procedurii operationale, coloanele nr. 2 si 3, privind componenta revizuita, precum si modalitatea reviziei, nu se completeaza; - coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) priveste actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operationale; - la fixarea datei de la care se aplica prevederile noii editii sau revizii (coloana nr. 4) se are in vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea si studierea acesteia de catre aplicatori. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa caz, revizia din cadrul editiei procedurii operationale (componenta 3): - coloana nr. 1 (Scopul difuzarii) are in vedere faptul ca oricare compartiment/persoana a carui/carei activitate intra sub incidenta aplicarii, informarii, evidentei, arhivarii sau este in alte scopuri in legatura cu procedura respectiva trebuie sa aiba la dispozitie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizarii prin noi editii sau revizii.

Scopul procedurii operationale (componenta 4): - entitatea publica, spre deosebire de scopurile considerate generale si prezentate ca exemple in modelul procedurii operationale la aceasta componenta, identifica si inscrie scopurile specifice in cazul fiecarei proceduri operationale elaborate, tinand cont de rolul, locul, importanta, precum si de alte elemente privind activitatea procedurata;

Domeniul de aplicare a procedurii operationale (componenta 5): - aceasta componenta se bazeaza pe colaborarea dintre compartimentele entitatii publice, astfel incat la fixarea si definirea activitatii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de alte activitati (pct. 5.2 si 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atributii legate de activitatea respectiva (pct. 5.4) sa fie eliminata orice situatie de suprapunere de activitati, de activitati necuprinse in procesul de analiza si elaborare a procedurilor, de suprapunere de atributii intre compartimente, de atributii pentru care nu au fost fixate responsabilitati etc.;

Documentele de referinta (reglementari) aplicabile activitatii procedurate (componenta 6): - aceasta componenta priveste, in special, listarea documentelor cu rol de reglementare fata de activitatea procedurata; - este necesar sa fie cunoscute si respectate toate reglementarile care guverneaza fiecare activitate; - gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementarilor, unde: reglementarile internationale in legatura cu domeniul respectiv sunt cele la care Romania este parte; legislatia primara se refera la legi si la ordonante ale Guvernului; legislatia secundara are in vedere hotarari ale

39

Guvernului sau acte ale organismelor cu atributii de reglementare si care sunt emise in aplicarea legilor si/sau a ordonantelor Guvernului; alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice (legislatie tertiara), se refera la instructiuni, precizari, decizii, ordine sau altele asemenea si au efect asupra activitatii procedurate.

Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala (componenta 7): - se va urmari definirea acelor termeni care: reprezinta element de noutate; sunt mai putin cunoscuti; prezinta sensuri diferite; prin neexplicitarea lor pot conduce la confuzii etc.; - se recomanda precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care defineste termenul in cauza; - se va avea in vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de institutii etc.) utilizati cu mai mare frecventa in textul procedurii operationale si/sau care, in urma acestei actiuni, permit o intelegere si utilizare mai usoara a procedurii; - se recomanda ca ordinea in care se inscriu atat definitiile termenilor in tabelul 7.1, cat si abrevierile termenilor in tabelul 7.2, sa fie aceea data de prima aparitie in textul procedurii operationale a termenului definit sau abreviat, dupa caz; - in tabelele 7.1 si 7.2 din modelul de procedura operationala au fost definiti si, respectiv, abreviati, pentru exemplificare, termeni utilizati in model. Descrierea procedurii operationale (componenta 8): - aceasta componenta reprezinta, in fapt, esenta procedurii operationale. In acelasi timp este si acea componenta care nu este generalizabila prin model de procedura decat in termeni foarte largi. Componenta este dependenta, in mod direct, de conditiile concrete in care se desfasoara activitatea respectiva in cadrul entitatii publice, de modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse materiale, financiare si umane, de calitatea si pregatirea profesionala a salariatilor si, nu in ultimul rand, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management si control. Cele cateva puncte si subpuncte, enumerate la aceasta componenta in prezentul model de procedura operationala, recomanda una din multitudinea de posibilitati de descriere a acestei componente; - la "Generalitati" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile activitatii. Se va evita repetarea acelora deja abordate in cadrul celorlalte componente ale procedurii operationale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operationale (prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii operationale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referinta aplicabile activitatii procedurate (prezentate la componenta 6).; - la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, in principal, cele de natura formularelor, dar si manuale, instructiuni operationale, liste de verificare (check-lists) etc., care furnizeaza informatii necesare derularii activitatii, contribuie la prelucrarea de date in cadrul procesului sau transmit rezultatele obtinute altor utilizatori. De retinut ca documentele trebuie sa fie actualizate, utile, precise, usor de examinat, disponibile si accesibile managerului, salariatilor si tertilor, daca este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 si 8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putand fi comasate sau detaliate in functie de amploarea, volumul, diversitatea si complexitatea documentelor respective; - la "Lista si provenienta documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are in vedere nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea si actualizarea acestora, a codurilor de identificare, daca este cazul, a regimului informatiilor continute etc. In aceasta lista se nominalizeaza si documentele interne de aceasta natura, emise si utilizate in cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, intre compartimentele entitatii publice; - la "Continutul si rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate in forma completa, anexand la procedura modele ale documentelor, instructiuni de completare a acestora si mentiuni referitoare la rolul lor;

40

- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are in vedere compartimentele/persoanele la care trebuie sa circule documentele in procesul de realizare a activitatii, precum si operatiunile ce se efectueaza in legatura cu documentul respectiv, la fiecare compartiment/persoana pe la care circula. Este necesar ca circuitul documentelor aferente activitatii sa fie integrat in fluxul general al documentelor din cadrul entitatii publice. Se recomanda utilizarea reprezentarii grafice a circuitului documentelor; - pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolta pe structura clasica a acestora, respectiv resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) si, respectiv, resurse financiare (subpct. 8.3.3). De mentionat ca structura resurselor este foarte sensibila fata de activitatea la care ne referim; la unele activitati resursa necesara preponderenta este cea materiala, iar la altele este preponderenta resursa umana sau resursa financiara ori combinatii ale acestora; - subpct. 8.3.1 "Resursa materiala" se dezvolta pe elementele de logistica: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, retea, imprimanta, posibilitati de stocare a informatiilor etc., dar si pe elemente de alta natura, daca specificul activitatii o impune. De exemplu, in cazul unei entitati publice cu activitate de teren intensa, cu deplasari auto frecvente, activitatea de transport capata o conotatie distincta, iar procedura operationala aferenta, la resursa materiala, va trebui sa reflecte parcul auto, fapt care, in acest caz, va da greutate sporita acestui tip de resursa, in comparatie cu resursa umana sau financiara; - subpct. 8.3.2 "Resursa umana" fixeaza compartimentul/compartimentele si/sau persoana/persoanele din cadrul entitatii publice care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in realizarea activitatii procedurate; - subpct. 8.3.3 "Resursa financiara" are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare cheltuielilor de functionare (achizitionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii, acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat in activitatea respectiva etc.), dar si a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activitati. De exemplu, in situatia unei activitati de achizitie, resursa financiara trebuie sa reflecte sumele din buget aferente programului de achizitii al entitatii publice; - pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus in procedura operationala, numai prin aportul salariatilor implicati direct in acea activitate; - subpct. 8.4.1 "Planificarea operatiunilor si a actiunilor activitatii " se sprijina, pe de o parte, pe actiunile identificate, asa cum sunt ele listate in cadrul tabelului de la componenta 9 "Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii", iar pe de alta parte, pe o buna cunoastere si stapanire a cerintelor generale si a celorlalte caracteristici ale Standardului de control intern nr. 8 "Planificarea" si a Standardului de control intern nr. 11 "Managementul riscului". Actiunile analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a riscurilor identificate si a masurilor de limitare a efectului acestora, a conditiilor de eficienta si legalitate impuse, puse in corelatie si intr-o succesiune logica si cronologica, constituie in fapt instrumentul de planificare cuprins in procedura operationala pentru activitatea analizata; - subpct. 8.4.2 "Derularea operatiunilor si actiunilor" reflecta programul de zi cu zi al compartimentului/persoanei implicate in realizarea activitatii, in care acesta/aceasta uzeaza de toate instrumentele specifice si actioneaza corespunzator prevederilor din procedura operationala si, in special, celor din instrumentul de planificare a activitatii. Se recomanda cuprinderea in procedura operationala, sub forma tabelara, a modului de operare, unde pe verticala se pot cuprinde etapele ce se deruleaza in legatura cu activitatea respectiva, iar pe orizontala se precizeaza intrarile de informatii (de la cine? ce?), operatiunile, actiunile/prelucrarile, completarile etc., ce au loc fata de datele intrate, instrumentele utilizate in acest scop, iesirile de rezultate (care? catre cine? etc.);

41

- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitatii" poate fi orientat catre mai multe directii, ca de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performanta asociati activitatii; furnizarea datelor si informatiilor cu privire la rezultatele activitatii catre beneficiarii acestora; identificarea masurilor de imbunatatire etc. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii (componenta 9): - se va urmari identificarea tuturor actiunilor care au loc in legatura cu activitatea procedurata, precum si fixarea acestora pe compartimentele (posturile) carora le revin responsabilitatile si/sau, dupa caz, raspunderile fata de acestea; - se recomanda cuprinderea actiunilor in tabel, pe cat posibil, in ordinea logica a desfasurarii lor, iar a compartimentelor (posturilor), in ordinea interventiei in proces; - in tabelul 9 din modelul de procedura operationala, compartimentele (posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III, ..., actiunile (operatiunile), cu a, b, c, ..., iar responsabilitatile/raspunderile, cu abrevierile regasite in tabelul 7.2, unde: E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observam, de exemplu, ca operatiunea a este o operatiune de elaborare E, care revine compartimentului I; operatiunea c este o operatiune de aprobare A, in raspunderea postului III; actiunea f este o actiune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.

Anexe, inregistrari, arhivari (componenta 10): - este necesar ca procedura operationala sa cuprinda in anexe toate instrumentele relevante, prezentate in cadrul celorlalte componente ale acesteia, si care sunt aplicabile in realizarea activitatii; - pentru o mai buna ordonare si evidenta a anexelor, se recomanda intocmirea tabelului prezentat la componenta 10 din model.

42

Entitatea Publica PROCEDURA

OPERAłIONAL Ă

EdiŃia : I Nr.exemplare :

Revizia_________________ Nr.exemplare____________ Compartiment

„Management” Cod: P.O. - F.C. nr. Pagina ________ din ______ Exemplar nr.______________

Pasii de urmat: 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei - elaborare - verificare - aprobare (Numele si prenumele, Functia, Data, Semnatura) 2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii opera Ńionale - editia I - editia II - revizia 1 - revizia 2 (Componenta revizuita, Modalitatea reviziei, data de la care se aplica prevederile editiei sau reviziei editiei) 3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din cadrul ediŃiei procedurii operaŃionale) - compartimentele entitatii implicate - compartimentele organelor ierarhic superioare care avizeaza procedura - compartimentele organelor ierarhic superioare care controleaza, monitorizeaza, evalueaza, auditeaza procedura (Scopul difuzarii, Exemplarul, Functia, Nume si prenume, Data primirii, Semnatura) 4.Scopul procedurii operaŃionale Scopul este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizatiei prin cresterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectand cele mai eficiente metode. 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale 5.1. Precizarea (definirea) activitatii la care se refera procedura operationala; 5.2. Delimitarea explicita a activitatii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de entitatea publica 5.3. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activitatii procedurate; listarea compartimentelor implicate in procesul activitatii

43

6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activit ăŃii procedurale 6.1. Reglementari internationale 6.2. Legislatie primara 6.3. Legislatie secundara 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice 7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utiliza Ńi în procedura operaŃională 7.1.DefiniŃii ale termenilor 7.2.Abrevieri ale termenilor 8.Descrierea procedurii operaŃionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si provenienta documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.2. Derularea operatiunilor si actiunilor activitatii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitatii 9.Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii 9.1. ResponsabilităŃi Nr. crt.

Compartimentul (postul)/actiunea

(operatiunea)

Editia I II III IV V VI …

0 1 2 3 4 5 6 1. a E 2. b V 3. c A 4. d Ap 5. e Ap 6. f Ah … … … n. z … 10.Anexe, inregistrari arhivari - nr. Anexa - denumirea anexei - elaborat - aprobat - numar de exemplare - difuzare - arhivare - alte elemente

44

PROGRAM DE DEZVOLTARE A SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL ÎN CADRUL UNIVERSIT ĂłII DE VEST TIMI ŞOARA

1. PREMISE CONCEPTUALE În vederea aplicării Ordinului MF nr. 946/2005 se constituie în cadrul UniversităŃii de Vest o

structură formată din persoanele nominalizate prin Decizia rectorului nr. ................ care vor elabora standardele de management intern şi control intern. Prin control se constată abaterile rezultatelor de la obiectivele propuse, se analizează cauzele care le-au determinat şi se dispun măsuri corective sau preventive.

2. SCOPUL PROGRAMULUI este de a crea un instrument în care să se cunoască evoluŃia

controlului intern asupra utilizării fondurilor instituŃiei.

3. OBIECTIVELE PROGRAMULUI OBIECTIVE GENERALE

- realizarea atribuŃiilor stabilite în concordanŃă cu misiunea universităŃii, în condiŃii de regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienŃă

- protejarea fondurilor publice împotriva pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei; - respectarea legii, a regulamentelor şi deciziile conducerii; - dezvoltarea şi întreŃinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare şi difuzare

a datelor şi informaŃiilor financiare şi de conducere, precum şi a unor sisteme şi proceduri de informare publică adecvată prin rapoarte periodice.

OBIECTIVE SPECIFICE

- reflectarea în documente scrise a organizării controlului intern, a tuturor operaŃiunilor instituŃiei şi a elementelor specifice, înregistrarea şi păstrarea în mod adecvat a documentelor;

- înregistrarea în mod cronologic şi corect a operaŃiunilor; - asigurarea aprobărilor şi efectuării operaŃiunilor exclusiv de persoane special împuternicite în

acest sens; - separarea atribuŃiilor privind efectuarea de operaŃiuni între persoane, astfel încât atribuŃiile de

aprobare, control şi înregistrare să fie încredinŃate unor persoane diferite; - asigurarea unei conduceri competente la toate nivelurile; - accesarea resurselor şi documentelor numai de către persoane îndreptăŃite şi responsabile în

legătură cu utilizarea şi păstrarea lor.

4. ACłIUNILE PROGRAMLUI, RESPONSABILITĂłI, TERMENE ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA MEDIUL DE CONTROL (standardele 1 – 6: ETICA, INTEGRITATEA ATRIBUłII, FUNCłII, SARCINI COMPETENłA PERFORMANłA FUNCłII SENSIBILE

45

DELEGAREA STRUCTURA ORGANIZATORICĂ

a) acŃiune: cunoaşterea de către angajaŃi a reglementărilor care guvernează comportamentul la

locul de muncă, a culturii şi organigramei universităŃii, • răspunde: Director resurse umane • proceduri: elaborarea de înscrisuri prin care se aduce la cunoştinŃa angajaŃilor acŃiunea

susmenŃionată, şi semnătura angajaŃilor. • termen: permanent cu actualizare la max. 3 luni.

b) acŃiune: actualizarea fişelor de post • răspund: - şefii de departamente, servicii, direcŃii, decanii facultăŃilor

- director resurse umane • proceduri: se întocmesc fişe de post pentru activităŃile fiecărui angajat • termen: permanent

c) delegarea competenŃelor: elaborarea de înscrisuri care să permită unor persoane nominalizate efectuarea operaŃiilor în lipsa persoanelor titulare, limitele delegării şi condiŃiile delegării.

• răspund: - rectorul universităŃii - decanii facultăŃilor - şefii de departamente, direcŃii, servicii

• proceduri: întocmirea reglementărilor de delegare • termen: la max. 20 zile de la numirea în funcŃie sau numirea unei responsabilităŃi noi.

ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITOARE LA PERFORMANłE ŞI MANAGEMENTUL RISCULUI standardele 7 – 11 şi 15

4.2.7. OBIECTIVE 4.2.8. PLANIFICAREA 4.2.9. COORDONAREA 4.2.10. MONITORIZAREA PERFORMANłELOR 4.2.11. MANAGEMENTUL RISCULUI 4.2.15 IPOTEZE, REEVALUĂRI a) acŃiune: stabilirea obiectivelor universităŃii

• răspund: - Senatul UniversităŃii • proceduri: Secretarul şef al universităŃii va face cunoscut obiectivele aprobate de Senat,

pe web site-ul UniversităŃii. • termen: la începutul fiecărui an universitar şi de câte ori sunt modificări sau completări.

b) acŃiune: elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli pe universitate şi pe subunităŃi.

• răspunde: - directorul financiar • proceduri:

- se întocmesc contractele instituŃionale şi complementare, - cifra de şcolarizare aprobată de MEC cu numărul de studenŃi cu taxă - se întocmeşte proiectul de buget.

46

• termen: în conformitate cu Legea finanŃelor publice în vigoare.

c) acŃiune: elaborarea statelor de funcŃii a personalului didactic, auxiliari şi TESA.

• răspund: - decanii facultăŃilor - şefii de departamente, servicii, direcŃii

• proceduri: întocmirea reglementărilor în conformitate cu legislaŃia în vigoare. • termen: cel mai târziu la 1 septembrie pentru anul universitar următor.

d) acŃiune: întocmirea planului de perfecŃionare a personalului

• răspunde: - directorul cu resurse umane • proceduri: reglementări privind perfecŃionarea personalului didactic şi nedidactic –

stabilirea unei sume pentru perfecŃionare • termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor

e) acŃiune: întocmirea planurilor de reparaŃii

• răspund: - directorul economic • proceduri: - reglementări privind condiŃiile tehnice şi economice pentru efectuarea reparaŃiilor curente şi capitale

- lista cu intervenŃiile la clădirile UVT, în funcŃie de reglementare, costul estimativ

• termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor. f) acŃiune: întocmirea planurilor de investiŃii: de natura achiziŃiei de bunuri, a construcŃiilor

• răspunde: - directorul economic • proceduri: se monitorizează natura investiŃiei, costul estimativ, caracteristici tehnice, pe

universitate şi pe subunităŃi. • termen: 1 septembrie pentru anul calendaristic următor.

g) acŃiune: gestionarea bunurilor,

• răspunde: - directorul financiar • proceduri: reglementări privind inventarierea bunurilor, Legea nr. 22/1969.. • termen: permanent.

h) acŃiune: întocmirea statelor de plată a salariilor

• răspunde: - directorul resurse umane • proceduri: reglementări şi metodologii de alocare a fondurilor pentru salarii, gradaŃii şi

alte sporuri • termen: până în 9 ale lunii următoare celei de plată.

i) acŃiune: plata salariilor

• răspunde: - directorul financiar • proceduri: reglementări privind plata salariilor • termen: până în 14 ale lunii următoare celei de plată

47

j) acŃiune: întocmirea declaraŃilor de impunere • răspunde:

- declaraŃia privind obligaŃiile de plată la bugetul de stat – şef serviciu financiar - declaraŃia privind evidenŃa nominală a asiguraŃilor şi a obligaŃiilor de plată la

bugetul asigurărilor pentru şomaj – şef serviciu financiar - declaraŃia privind evidenŃa nominală a obligaŃiilor de plată către bugetul

asigurărilor sociale de stat – serviciul salarizare. - declaraŃie privind achitarea obligaŃiilor de plată a contribuŃiilor la asigurările

sociale de sănătate şi a listelor nominale – serviciul personal - declaraŃie privind impozitul pe clădiri pentru spaŃiile închiriate – şef serviciul

social • termen: 25 ale lunii următoare expirării lunii de raportare sau în conformitate cu

legislaŃia în vigoare. k) acŃiune: angajarea personalului

• răspunde: - directorul resurse umane • proceduri: elaborarea reglementărilor în concordanŃă cu legislaŃia în vigoare. • termen: permanent.

l) acŃiune: evidenŃa salariaŃilor

• răspunde: - directorul resurse umane • proceduri: reglementări conform cu legislaŃia în vigoare. • termen: permanent.

m) acŃiune: întocmirea statelor de burse

• răspunde: - secretarii şefi de facultate • proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse. • termen: lunar.

n) acŃiune: plata burselor

• răspunde: - directorul financiar • proceduri: în conformitate cu regulamentul de burse. • termen: lunar.

o) acŃiune: întocmirea bilanŃurilor contabile

• răspunde: - directorul financiar • proceduri: reglementări conform legislaŃiei în vigoare. • termen: până în 25 ale lunii următoare trimestrului expirat.

p) acŃiune: achiziŃionarea bunurilor

• răspunde: - directorul economic • proceduri: elaborarea de reglementări privind achiziŃia bunurilor în conformitate cu

legislaŃia în vigoare. • termen: permanent.

48

q) acŃiune: plata furnizorilor

• răspunde: - directorul financiar • proceduri: elaborarea de reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare. • termen: în 24 ore de la primirea ordonanŃărilor.

r) acŃiune: casarea sau declasarea bunurilor.

• răspunde: - directorul economic • proceduri: reglementări privind propunerile de casare. • termen: permanent, dar cel puŃin o dată/an.

s) acŃiune: închirierea bunurilor

• răspunde: - directorul economic • proceduri: reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare. • termen: permanent.

t) acŃiune: monitorizarea performanŃelor angajaŃilor.

• răspunde: - decanii, şefii de departamente, direcŃii • proceduri: reglementări în conformitate cu legislaŃia în vigoare. • termen: permanent.

u) acŃiune: analize legale de fiabilitatea informaŃiilor, propuneri de modificare a unor

reglementări. • răspunde: - decanii, şefi de departamente, direcŃii • proceduri: reglementări interne. • termen: permanent.

v) acŃiune: planificarea veniturilor încasate pe facultăŃi, departamente.

• răspunde: - directorul informatizare • proceduri: reglementare soft informatizare. • termen: permanent.

w) acŃiune: programe de şcolarizare

• răspund: decanii facultăŃilor • proceduri: reglementări scrise • termen: permanent, dar cu actualizare la 01.03, pentru anul universitar următor.

x) acŃiune: programe de evaluare a calităŃii învăŃământului superior • răspund: decanii facultăŃilor + prorectori ciclu I + II învăŃământ. • proceduri: întocmirea standardelor minime de calitate • termen: permanent.

49

Asigurarea legăturii dintre compartimente se numeşte monitorizare. Această monitorizare a rezultatelor controlului este asigurată de prorectorul cu baza materiale sau directorul general administrativ, după caz.

AcŃiunile programului sunt coordonate de prorectorul cu baza materiale sau directorul general administrativ, după caz.

Cel puŃin o dată/an se întocmesc rapoarte cu activitatea fiecărui departament, care se supune aprobării Consiliului de administraŃie, în care se stabilesc abaterile de la obiectivele propuse, măsuri ce s-au luat pentru eliminarea riscurilor, stabilirea nivelului acceptabil al riscului, verificarea raportării execuŃiei bugetului, inclusiv a celui pe programe.

ÎN DOMENIUL STANDARDELOR REFERITO0ARE LA INFORMARE ŞI

COMUNICARE (standardele 12 – 14 şi 16 4.3.12. INFORMAREA 4.3.13. COMUNICAREA 4.3.14. CORESPONDENłA 4.3.16. SEMNALAREA NEREGULILOR 1. INFORMAłII DE LA ANGAJAłI LA MANAGER:

- zilnic, la operaŃiile curente - lunar, dar nu mai târziu de 5 ale lunii următoare cu informaŃii legate de raportări lunare. - trimestrial, dar nu mai târziu de 10 ale lunii cu informaŃii legate de raportări

trimestriale.

2. INFORMAłII DE LA COMPARTIMENTE LA FACULTĂłI

- LUNAR, situaŃia veniturilor şi cheltuielilor pe facultăŃi, departamente, până cel târziu n 15 ale lunii următoare, cu date cumulate de la începutul anului.

răspunde : directorul financiar - LUNAR, direcŃia de informatizare către compartimentul financiar-contabil, decanate - cu

numărul aprobat de studenŃi înregistraŃi pe facultăŃi / specializări, faŃă de cei existenŃi. - până în 5 ale lunii următoare - previziuni privind încasarea taxelor de şcolarizare pe facultăŃi/speiclizări. - Numele studenŃilor care nu şi-au achitat taxele de şcolarizare şi sumele respective

Răspunde: directorul direcŃiei de informatizare. - TRIMESTRU CALENDARISTIC, - de la facultăŃi la oficiul juridic.

- Numele studenŃilor care nu şi-au achitat taxele, pentru întocmirea formelor de exmatriculare.

Răspund: secretarii şefi de facultate.

- TRIMESTRU CALENDARISTIC, dar nu mai târziu de 12 ale lunii trimestrului expirat: - De la oficiul juridic – la contabilitate deciziile de exmatriculare cu sumele ce trebuie

scăzute din evidenŃa contabilă Răspunde: jurist.

- PÂNĂ LA 1 SEPTEMBRIE – STATELE DE FUNCłII – de la facultăŃi la direcŃia de resurse umane

50

Răspund: decanii

- PÂNĂ LA 1 IUNIE an anterior anului bugetar – de la facultăŃi la direcŃia economică – propunerile de achiziŃii, reparaŃii, dotări, etc. pentru întocmirea BVC Răspund: secretarii şefi de facultate.

ZILNIC SAU CÂND ESTE CAZUL - de la oficiul juridic la facultăŃi şi direcŃii - LegislaŃia apărută, de interes comun pentru fiecare compartiment.

Răspunde: juristul. b) acŃiune: întocmirea şi urmărirea graficului de circulaŃie a documentelor la fiecare nivel de responsabilitate.

Răspunde: directorul financiar Termen: permanent

c) acŃiune: separarea atribuŃiilor şi responsabilităŃilor privind operaŃiile financiare. Răspunde: managerul unităŃii Proceduri: reglementări privind responsabilităŃile persoanelor în iniŃierea cheltuielilor, angajarea, lichidarea şi ordonanŃarea cheltuielilor Termen: permanent, cu reactualizare cel puŃin o dată/an.

d) acŃiune: autocontrolul operaŃiunilor financiare. Răspund: toŃi angajaŃii care efectuează operaŃiuni financiare Termen: permanent

e) acŃiune: controlul activităŃilor financiare şi contabile ale angajaŃilor de către şefii de serviciu. Răspund: şefii de serviciu Termen: cel puŃin o dată la lună

f) acŃiune: control de gestiune internă. Răspunde: angajatul cu atribuŃii în acest sens în conformitate cu planul operaŃional al controalelor stabilit de directorul financiar Termen: permanent

g) acŃiune: controlul prezenŃei la serviciu. Răspund: - pentru activitatea didactică: decanii - pentru activităŃi administrative: directorii de departamente, direcŃii Termen: permanent, cel puŃin o dată la lună

h) acŃiune: controlul calităŃii şi evaluarea muncii fiecărui salariat. Răspund: - decanii - şefii de departamente, direcŃii Termen: permanent

i) acŃiune: depistarea abaterilor faŃă de politicile dau procedurile stabilite. Răspund: angajaŃii Termen: permanent

51

Proceduri: analiza circumstanŃelor şi a modului cum au fost gestionate acŃiunile, n vederea desprinderii unor concluzii de bună practică, în viitor.

j) acŃiune: continuitatea activităŃii. Răspunde: managerul universităŃii Proceduri: continuitatea activităŃii este perturbată de mobilitatea salariaŃilor, defecŃiuni ale echipamentelor din dotare, schimbări de proceduri, disfuncŃionalităŃi produse de unii prestatori de servicii Măsuri asiguratorii:

- angajarea de personal în locul celor pensionaŃi - delegarea, în cazul absenŃei temporare - contracte de service pentru întreŃinerea echipamentelor din dotare, - contracte de achiziŃii pentru înlocuirea unor echipamente

Termen: permanent

k) acŃiune: inventarierea anuală şi periodică. Răspunde: directorul financiar Proceduri: întocmirea ordinului de inventariere şi numirea comisiilor de inventariere. Termen: cel puŃin o dată/an, în ultima parte a anului.

l) acŃiune: nominalizarea persoanelor care au acces la resurse. Răspunde: managerul universităŃii Proceduri: se stabileşte limita de competenŃă în acest domeniu, se întocmesc liste cu semnăturile celor care dispun de resurse. Termen: permanent ACłIUNI ÎN DOMENIUL STANDARDELOR DE CONTROL 4.5.24. – Verificarea şi evaluarea controlului 4.5.25 – Auditul intern

acŃiune: verificarea şi evaluarea controlului. Răspunde: managerul universităŃii Proceduri: elaborarea planurilor şi programelor de derulare pentru verificarea controlului, verificarea obiectivelor realizate, etc. Termen: permanent.

acŃiune: auditul intern. Răspund: auditorii universităŃii Proceduri: reglementări privind programele bazate pe evaluarea riscului, evaluarea independentă şi obiectivă a sistemului de control intern, enunŃarea punctelor slabe identificate în sistem şi formularea recomandărilor pentru eliminarea acestora. Termen: permanent FacultăŃile, departamentele, direcŃiile îşi vor întocmi procedurile stabilite în program până în data de 1.10.2008, care se supun aprobării rectorului.

52

Studiu de caz: Procedură operaŃională privind inventarierea anuală a patrimoniului

Entitatea Publica

Procedura operaŃională pentru gestionarea şi

administrarea patrimoniului public

EdiŃia : I Nr. exemplare :

Revizia_________________ Nr. exemplare____________ Compartiment

„Management ” Cod: P.O. – G.A.P.P. Pagina ________ din ______ Exemplar nr.______________

Paşii de urmat: 1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediŃiei

Elemente privind

responsabilii / operaŃiunea

Numele şi prenumele

FuncŃia Data Semnătura

1 2 3 4 5 1.1. Elaborat - Compartiment

Tehnico-Administrativ -Compartiment Contabilitate

-Administrator/ Tenician -Contabil

10.01.2008

1.2. Verificat -Compartiment Contabilitate

- Contabil Sef/ Director economic

10.01.2008

1.3. Aprobat - Compartiment management

Director/Director Adjunct

2.SituaŃia ediŃiilor şi a reviziilor în cadrul ediŃiilor procedurii opera Ńionale

EdiŃia sau, după caz, revizia în cadrul ediŃiei

Componenta revizuită

Modalitatea reviziei

Data de la care se aplică

prevedrile ediŃiei sau

reviziei ediŃiei

1 2 3 4 2.1. EdiŃia I - - 10.01.2008 2.2. EdiŃia II - 2.2.1. Revizia 1

53

2.2.2. Revizia 2 3.Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediŃia I (sau, după caz, revizia din cadrul ediŃiei procedurii operaŃionale)

Scopul difuzării

Exemplar nr.

Compartiment FuncŃia Nume şi prenume

Data primirii

Semnă-tur ă

1 2 3 4 5 6 7 3.1. Aplicare 1 - Compartiment

Tehnico-Administrativ

Administrator/ tehnician

11.01. 2008

3.2. Aplicare 1 - Compartiment Contabilitate

Contabil Contabil Sef

/Director economic

11.01. 2008

3.3. Informare 1 - Consiliul de Administratie

Membrii Consiliului de Administratie

11.01. 2008

3.4. Informare 1 -Conducatorul entitatii

Manager 11.01. 2008

3.5. Informare 1 - Secratariatul entitatii

Secretar sef 11.01. 2008

3.6. Arhivare 1 - Compartiment arhivă

Arhivar 11.01. 2008

3.8. Alte scopuri (Audit de sistem)

1 - Compartiment Audit Public intern

Sef compartiment

11.01. 2008

4.Scopul procedurii operaŃionale Scopul procedurii operaŃionale, este menit sa contribuie la atingerea eficienta a obiectivelor organizaŃiei prin creşterea performantei si la crearea unui cadru comun pentru aplicarea principiilor de buna practica selectând cele mai eficiente metode.

Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei instituŃii precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlul, aparŃinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaŃiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziŃiei financiare şi a performanŃei instituŃiei pentru respectivul exerciŃiu financiar. 5.Domeniul de aplicare a procedurii operaŃionale 5.1. Precizarea (definirea) activităŃii la care se refera procedura operaŃională;

Inventarierea elementelor de activ şi de pasiv reprezintă ansamblul operaŃiunilor prin care se constată existenŃa tuturor elementelor respective, cantitativ – valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează. 5.2. Delimitarea explicita a activităŃii procedurate in cadrul portofoliului de activit ăŃi desfăşurate de entitatea publica A fost descrisă la Partea I: CE TREBUIE SĂ ŞTIM? - cu privire la normele legale care reglementează activitatea, practica contabilă şi fluxul informaŃional; circuitul documentelor şi cadrul comun privind operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public. 5.3. Listarea principalelor activităŃi de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurată 5.3.1. Organizarea efectuării inventarierii

54

5.3.2. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere 5.3.3. Stabilirea şi valorificarea rezultatelor inventarierii 5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date si/sau beneficiare de rezultate ale activităŃii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activităŃii - Compartiment Tehnico-Administrativ - Compartiment Contabilitate - Secratariatul entitatii - Consiliul de Administratie - Conducatorul entitatii - Compartiment arhivă - Compartiment Audit Public intern 6.Documente de referinŃă(reglementări) aplicabile activit ăŃii procedurale 6.1. Reglementari internaŃionale - IAS (Standardele InternaŃionale de Contabilitate) - IFAC (Standardele InternaŃionale de Audit) - IFACI (Standardele InternaŃionale de Audit Intern) 6.2. LegislaŃie primara - Legea 82/1991, a contabilităŃii, republicată cu modificările şi completările ulterioare - Legea 22/1969, a gestionarului, actualizată prin Legea 54/1994 6.3. LegislaŃie secundara – reglementări contabile aplicabile: - OMFP 1753/2004, norme privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ şi de pasiv - HCM 2230/1969, Norme de aplicare a Legii gestionarului 6.4. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entităŃii publice - Regulamentul de Organizare şi FuncŃionare al entităŃii publice - Regulamentul Intern al entităŃii publice 7. DefiniŃii şi abrevieri ale termenilor utiliza Ńi în procedura operaŃională 7.1.DefiniŃii ale termenilor Nr. crt.

Termenul DeiniŃia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul

1. Procedura operaŃională Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaŃi, a metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării activităŃii cu privire la aspectul procesual

2. EdiŃie a unei proceduri operaŃionale

Forma iniŃială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaŃionale, aprobată şi difizată

3. 7.2.Abrevieri ale termenilor

Nr.crt. Abrevierea Termenul abreviat 1. P.O. Procedură operaŃională 2. P.O.F.C Procedură operaŃională pentru formare continua 3. E Elaborare 4. V Verificare 5. A Aprobare

55

6. Ap. Aplicare 7.

8.Descrierea procedurii operaŃionale 8.1.Generalitati 8. 2.Documente utilizate 8.2.1.Lista si provenienŃa documentelor 8.2.2.Continutul si rolul documentelor 8.2.3.Circuitul documentelor 8.3.Resurse necesare 8.3.1.Resurse materiale 8.3.2.Resurse umane 8.3.3.Resurse financiare 8.4.Modul de lucru 8.4.1. Planificarea operaŃiunilor şi acŃiunilor activit ăŃii 8.4.2. Derularea operaŃiunilor şi acŃiunilor activit ăŃii 8.4.3. Valorificarea rezultatelor activităŃii

Sunt descrise la Partea a II-a CE TREBUIE SĂ FACEM? – cu privire la reguli de întocmire şi completare a documentelor justificative ce privesc operaŃiunile de gestionare şi administrare a patrimoniului public 9.Responsabilitati şi răspunderi în derularea activităŃii 9.1. ResponsabilităŃi Nr. crt.

Compartimentul (postul)/acŃiunea

(operaŃiunea)

EdiŃia I EdiŃia II

… … … … …

0 1 2 3 4 5 6 1. - Compartiment

Tehnico-Administrativ

Ap

2. - Compartiment Contabilitate

Ap, V

3. - Consiliul de Administratie

I

4. -Conducatorul entitatii

I

5. - Secratariatul entitatii

I

6. - Compartiment arhivă

Ah

7. - Compartiment Audit Public intern

I

10.Anexe, înregistrări arhivari

56

INVENTARUL ACTIVITĂłILOR pentru compartimentul financiar – contabil

Nr. Crt.

DOMENIUL / MISIUNEA Etape ActivităŃi/ Documente ObservaŃii

I INVENTARIEREA PATRIMONIULUI ENTITĂłII PUBLICE

1. Organizarea efectuării inventarierii

1.DispoziŃia de organizare, desfăşurare şi valorificare a inventarierii patrimoniului 2.ÎnştiinŃarea membrilor comisiei de inventariere 3.Proces – verbal de instruire

Director Secretar Contabil şef

2. Desfăşurarea operaŃiunilor de inventariere

4.DeclaraŃia de inventar 5.Listă de inventariere 6.Proces – verbal cu propunerile pentru casare

Comisia Comisia Comisia

3. Stabilirea şi valorificarea rezultatelor inventarierii

7.Proces – verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii

Comisia

10.1. DispoziŃia de organizarea, desfăşurare şi valorificare a inventarierii anuale a patrimoniul ui Scop: Stabilirea perioadei şi a comisiei de inventariere. Premise : Este un act juridic, întocmit pe baza art. 8 al Legii nr. 82/1991 şi pct. 6 a OMFP nr. 1753/2004 în vederea îndeplinirii obiectivului general al entităŃii publice, precum şi asumarea responsabilităŃilor pe fiecare membru al comisiei în vederea evitării aparitiei de neregularităŃi şi riscuri în gestionarea patrimoniului public.

Conducătorul entităŃii publice - Emite dispoziŃia de inventariere a

patrimoniului (numind comisia şi perioada de inventariere)

Secretariat

- Alocă un număr dispoziŃiei de inventariere - Asigură copii ale acestui document - Înmânează dispoziŃia fiecărui membru din

comisie, sub semnătură, şi persoanelor implicate în această activitate

Comisia - Ia la cunoştinŃă de dispoziŃia dată şi de

sarcinile repartizate Secretariat - Arhivează acest document

10.3. Înştiin Ńarea membrilor comisiei de inventariere

57

Scop: Convocarea membrilor comisiei de inventariere în vederea instruirii lor pentru declanşarea inventarierii, repartizarea sarcinilor şi planificarea activităŃilor.

Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu data, locul şi ora desfăşurării şedinŃei de instruire în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Secretariat - Redactează documentul de înştiinŃare - Comunică fiecărui membru din comisie data,

ora, locul desfăşurării şedinŃei de instruire

Comisia - Ia la cunoştinŃă sub semnătură despre şedinŃa


Gestionar - Ia la cunoştinŃă asupra desfăşurării şedinŃei


Contabil şef - Ia la cunoştinŃă despre locul, ora şi data

desfăşurării şedinŃei de instruire Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de

dispoziŃia de inventariere 10.3. Proces-verbal de instruire Scop: Prezentarea atribuŃiilor fiecărui membru al comisiei conform Legii 22/1969, Legii

82/1991, OMFP 1753/2004 precum şi a modului de întocmire a documentelor. Prezentarea perioadei de desfăşurare a inventarierii patrimoniale, precum şi perioada de evaluare a rezultatelor.

Premise: Este un document intern de lucru de luare la cunoştinŃă cu sarcinile trasate şi de asumare a lor în vederea îndeplinirii obiectivului fixat.

Contabil şef - Instruieşte comisia de inventariere - Înmânează listele de inventar semnate şi ştampilate preşedintelui comisiei

Comisie - Semnează procesul – verbal de instruire că a

luat la cunoştinŃă - Ridică listele de inventar sub semnătură

Compartiment contabilitate - Arhivează acest document alături de dispoziŃie

10.4. DeclaraŃia de inventar Scop: Declararea plusurilor de valori băneşti sau materiale, dacă are în păstrare şi alte valori,

existenŃa în gestiune a unor bunuri nerecepŃionate, existenŃa unor documente de primire-eliberare care nu au fost operate, etc.

Premise : Este un act juridic întocmit de gestionar în faŃa comisiei de inventariere pentru certificarea situaŃiei patrimoniale la momentul declanşării inventarierii şi pentru buna funcŃionare a inventarierii gestiunii.

58

Gestionar - Redactează declaraŃia de inventar în faŃa

comisiei şi o semnează

Comisie - Verifică datele din declaraŃia de inventar dată

de gestionar şi o semnează 10.5. Listă de inventariere Scop: Stabilirea situaŃiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităŃi,

precum şi a bunurilor şi valorilor deŃinute cu orice titlu; stabilirea stocurilor faptice. Premise : Este un document intern de lucru menit să asigure o imagine reală, faptică, a tuturor

elementelor, precum şi stabilirea lipsurilor şi plusurilor de valori materiale, document pentru întocmirea registrului-inventar.

Comisia

- Întocmeşte lista de inventariere pe locuri de depozitare prin identificarea stocurilor prin numărare, măsurare, cântărire la faŃa locului;

- Întocmeşte separat liste de inventariere pentru bunurile depreciate sau deteriorate, fără mişcare sau greu vandabile;

- Verifică instrumentele şi aparatele de măsură sau cântărire;

- Controlează toate locurile în care pot să existe bunuri supuse inventarierii;

- La sfârşitul zilei sigilează toate încăperile până a doua zi;

- Semnează listele de inventariere

Gestionarul

- Pe ultima filă a listei de inventariere menŃionează că toate valorile materiale şi băneşti din gestiune au fost inventariate şi consemnate în listele de inventariere în prezenŃa sa.

- MenŃionează dacă are obiecŃii cu privire la efectuarea inventarierii;

- Nu face parte din comisia de inventar; - Semnează listele de inventariere


- Completează în listele de inventariere soldurile scriptice din contabilitate;

- Semnează listele de inventariere; - Arhivează aceste liste de inventariere

10.6. Lista cu propunerile pentru casare Scop: Scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar,

declasarea şi casarea unor stocuri. Premise : Este un document intern de constatare a condiŃiilor scoaterii din funcŃiune a mijloacelor

fixe, de scoatere din uz a obiectelor de inventar deteriorate, inutilizabile, care au

59

îndeplinit norma de timp şi se propun pentru declasare şi casare , precum şi a altor bunuri materiale.

Comisia

- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile pentru casare pe baza Notei privind starea tehnică a mijloacelor fixe;

- Întocmeşte procesul-verbal cu propunerile de declasare şi casare a obiectelor de inventar care sunt depreciate sau depăşite moral

- Semnează procesul-verbal cu propunerile; - Înaintează procesul-verbal secretariatului

Secretariat

- Alocă număr de ordine procesului-verbal cu propunerile pentru casare;

- Înaintează procesul - verbal cu propunerile conducătorului unităŃii spre avizare;


- Avizează procesul – verbal cu propunerile pentru casare şi le supune spre aprobare ordonatorului principal de credite

Compartiment contabilitate - Verifică şi înregistrează operaŃiunile privind scoaterea din funcŃiune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale

- Arhivează procesul – verbal cu propunerile 10.7. Notă privind starea tehnică a mijlocului fix propus pentru casare

Comisia

- Analizeaza starea tehnica a mijlocului fix si propune casarea in funcŃie de gradul de uzura

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile conducătorului unităŃii patrimoniale.

Compartiment contabilitate - Analizeaza propunerile de casare ale

comisiei, urmarind durata normata de functionare;



60

10.8. Proces-verbal pentru scoaterea din uz a obiectelor de inventar în folosinŃă, a materialelor şi a mijloacelor fixe cu durată normată expirată

Comisia

- Comisia constituită în baza deciziei nr. --------------------- din ------------------propune scoaterea din uz a următoarelor O.B.I. în folosinŃă care au un grad de uzură avansat

- Stabileşte materialele si deşeurile rezultate - Înaintează procesul-verbal cu propunerile

conducătorului unităŃii patrimoniale.




- Preda cantitatea deşeurilor rezultate la unităŃile specializate, întocmind avizul de expediŃie

- Înregistrează rezultatele casării în evidenta tehnico-operativa si contabila

- Urmăreşte încasarea contravalorii deşeurilor predate.

- Virează sumele la bugetul pe surse de finanŃare (bugetul statului/buget local)

10.9. Proces-verbal de casare a mijloacelor fixe şi de declasare a mijloacelor materiale

Comisia

- Comisia numită prin ordinul (decizia) nr. ---- din ----- pe baza documentelor anexate -------- propune casarea următoarelor MF ----------- şi declasarea următoarelor mijloace materiale -------.

- Procedeaza la operatiunea de casare sau declasare a mijloacelor fixe si a mijloacelor materiale şi la recuperarea unor piese/materiale

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile, conducătorului unităŃii patrimoniale.


- Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil decide asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.(transfer, licitatie, predare deseuri)


- Transfera bunurile (daca este cazul) - Liciteaza bunurile (daca este cazul) - Preda cantitatea deseurilor rezultate la

unitatile specializate, intocmind avizul de

61

expeditie - Înregistrează rezultatele casarii în evidenta

tehnico-operativa si contabila - Urmareste incasarea contravalorii deseurilor

predate. - Vireaza sumele la bugetul pe surse de

finantare (bugetul statului/buget local)

10.10. Proces-verbal de evaluare a rezultatelor inventarierii Scop: Stabilirea rezultatelor inventarierii, identificarea eventualelor greşeli prin confruntarea

cantităŃilor consemnate în listele de inventariere cu evidenŃa tehnico-operativă pentru fiecare poziŃie în parte.

Premise : Este un document intern de lucru întocmit pentru ca să redea situaŃia patrimonială la un moment dat în vederea punerii de acord a evidenŃei contabile cu valorile inventariate, precum şi regularizarea diferenŃelor dintre datele din contabilitate şi cele faptice.

Comisia

- Întocmeşte procesul-verbal privind rezultatele inventarierii

- Face propuneri cu privire la cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate şi la persoanele vinovate, precum şi propuneri de măsuri în legătură cu acestea

- Înaintează procesul-verbal cu propunerile în termen de 3 zile conducătorului unităŃii patrimoniale.


- Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil în termen de cel mult 5 zile decide asupra soluŃionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziŃiilor legale.


- Avizează procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;

- Înregistrează rezultatele inventarierii în contabilitate.

62

Partea a IV A

PROCEDURĂ GENERALĂ ACHIZIłII PRODUSE/ SERVICII Nr. crt Tipul activităŃii SpecificaŃia activităŃii Depart.

Etapa I: ELABORAREA PLANULUI DE ACHIZIłII

I.1.1. Se completeaza formularul on-line

I.1. IniŃierea Planului de achiziŃii I.1.2. Se trimite formularul în format tipărit şi semnat la Biroul

aprovizionare/ Biroul Aprovizionare

Facultate/ Cetrul de cercetare

I.2.1. Se înregistrează planurile de achiziŃii trimise la Biroul aprovizionare

I.2.2. Se centralizează în Planul de achiziŃii al UVT

I.2.3. Se stabilesc procedurile de achiziŃii pe produse

I.2.4. Publicarea tipurilor de proceduri de achiziŃii funcŃie de produs

I.2.5. Publicarea în SEAP a intenŃiilor pentru procedurile de achiziŃie publică

I.2. Elaborarea Planului de achiziŃii

I.2.6. Se actualizează trimestrial

Biroul Aprovizionare

Etapa II: ACHIZIłIONAREA PRODUSELOR/ SERVICIILOR TRECUTE ÎN PLANUL DE ACHIZIłII

II.1. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin licitaŃie deschisă/ contract cadru. VE>40.000 Euro

II.1.1.1. Se completează on-line şi în format tipărit „Referatul de oportunitate” a achiziŃiei II.1.1.

IniŃierea achiziŃiei

II.1.1.2. Se trimite la Biroul Aprovizionare

Facultate/ Centru de cerectare

II.1.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat este cuprins în Planul de achiziŃii

II.1.2.2. Se verifică în Baza de date a UVT procedura de achiziŃie corespunzătoare


II.1.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul Biroul contabilitate/ DCTT

II.1.2. Înregistrarea cererii de achiziŃie

II.1.2.4. Se anunŃă Decanul/ Directorul de centru procedura de achiziŃie şi perioada în care soseşte produsul (acolo unde este cazul)

Biroul aprovizionare

II.1.3.1. Se trimite „Nota de comandă” la furnizor (în format tipărit) II.1.3.

Solicitatea produsului/ serviciului II.1.3.2. Se aşteaptă 24 h pentru confirmarea livrării de către

furnizor


II.1.4.1. Se primeşte produsul

II.1.4.2. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (acolo unde este cazul)

II.1.4. Furnizarea produsului/ serviciului

II.1.4.3. Se înregistrază în inventar/ Se eliberează „Bon de consum”

Facultate/ Centru de cercetare

63

II.1.4.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bun de consum la Biroul Aprovizionare

II.2. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin Cerere de ofertă VE cuprinsă între 5.000 Euro şi 40.000 Euro

II.2.1.1. Se întocmeşte „Nota justificativă privind alegerea procedurii”

II.2.1.2. Se întocmeşte „InvitaŃia de participare” (format tipărit şi electronic)

II.2.1.3. Se întocmeşte „DocumentaŃia de atribuire” (format tipărit şi electronic)

II.2.1. IniŃierea achiziŃiei

II.2.1.4. Se trimite la Biroul aprovizionare


II.2.2.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat este cuprins în Planul de achiziŃii


II.2.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul

II.2.2.4. Se înregistrează documentaŃia la Registratura UVT


II.2.2.5. Se validează de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul Contencios documentaŃia primită de la Decan/ Director Centru de cercetare

Biroul Aprovizionare/ Biroul contabilitate/ DCTT/ Serv contencios

II.2.3. Transportul actelor II.2.3.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector Registratură

II.2.4.1. Se aprobă iniŃierea achiziŃiei II.2.4. Aprobare iniŃiere

achiziŃie II.2.4.2. Se validează documentaŃia de iniŃiere a achiziŃiei Rectorat

II:2.5. Transportul actelor II.2.5.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Biroul Aprovizionare

Registratură

II.2.6.1. Se înregistrează „AnunŃul de participare” şi „DocumentaŃia de atribuire” în SEAP

II.2.6.

Înregistrarea invitaŃiei de participare la achiziŃie

II.2.6.2. Se înapoiază pachetul de documente Decanului/ Directorului de proiect


II.2.7.1. Se anunŃă Comisia de evaluare despre data şi locul la care se Ńine ŞedinŃa de deschidere a ofertelor

II.2.7.2. Se deschid ofertele primite de la agenŃii economici

II.2.7.3. Se întocmeşte PVDO

II.2.7.4. Se întocmeşte RPA

II.2.7.5. Se trimite rezultatul competiŃiei la agenŃii economici

II.2.7.6. Se completează „Contractul de achiziŃie”

II.2.7. Realizarea procedurii de achiziŃie

II.2.7.7. Se transmite dosarul de achiziŃie la Biroul aprovizionare

Decanat/ Centru de cercetare

II.2.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziŃie” II.2.8. Validarea „Dosarului de achiziŃie” II.2.8.2. Se validează „Dosarul de achiziŃie”

Biroul aprovizionare/ Serv

64

II.2.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT contencios

II.2.9. Transportul actelor II.2.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul contencios

Registratură

II.2.10. Transportul actelor II.2.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură

II.2.11. Transportul actelor II.2.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură

II.2.12. Transportul actelor II.2.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul aprovizionare

Registratură



II.2.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de consum”


II.2.13.4. Se trimite factura, NIR sau NR/ Bon de consum la Biroul Aprovizionare


II.3. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin Art. 122 alin b) sau d) – Negociere fără publicare

II.3.1.1. Se întocmeşte „Nota de fundamentare” privind alegerea procedurii de achiziŃie

II.3.1.2. Se întocmeşte „Nota justificativă” II.3.1. IniŃierea procedurii

II.3.1.3. Se trimit actele la Biroul Aprovizionare


II.3.2.1. Se întocmeşte „InvitaŃia de participare la negociere” (format tipărit şi electronic)

II.3.2.2. Se întocmeşte „DocumentaŃia de atribuire” (format tipărit şi electronic)


II.3.2 IniŃierea achiziŃiei

II.3.2.4. Se trimite la Biroul aprovizionare


II.3.3.1. Se verifică în Baza de date a UB dacă produsul solicitat este cuprins în Planul de achiziŃii

II.3.3.2. Se verifică în Baza de date a UB procedura de achiziŃie corespunzătoare

II.3.3.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul

II.3.3.4. Se aprobă de către Biroul Aprovizionare şi Serviciul Contencios achiziŃia conform Art. 122 alin b)/ d)

II.3.3

Aprobare procedurii achiziŃie şi a iniŃierii achiziŃiei

II.3.3.5. Se înregistrează la registratura UVT

Biroul Aprovizionare/ Biroul contabilitate/ DCTT/ Serv contencios

II.3.4 Transportul actelor II.3.4.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” si o duce la Rector Registratură

II.3.5.1. Se aprobă iniŃierea procedurii II.3.5 Aprobare iniŃiere

achiziŃie II.3.5.2. Se validează documentaŃia de iniŃiere a achiziŃiei

Rectorat

65

II.3.6.1. Curierul ia mapa „acte de semnat” si o duce la Biroul Aprovizionare

II.3.6 Transportul actelor

II.3.6.2. Se anunŃă Decanul/ Directorul de proiect aprobarea achiziŃiei

Registratură

II.3.7.1. Se ridică pachetul de documente

II.3.7.2. Se trimite „InvitaŃia de participare la negociere” la agenŃii economici

II.3.7.3. Se anunŃă comisia de evaluare despre data şi locul la care se Ńine ŞedinŃa de negociere

II.3.7.4. Se desfăşoară ŞedinŃa de negociere 1

II.3.7.5. Se întocmeşte PVN1

II.3.7.6. Se desfăşoară ŞedinŃa de negociere 2

II.3.7.7. Se întocmeşte PVN2

II.3.7.8. Se întocmeşte RPA

II.3.7.9. Se trimite rezultatul competiŃiei la agenŃii economici

II.3.7.10. Se completează „Contractul de achiziŃie”

II.3.7. Realizarea procedurii de achiziŃie

II.3.7.11. Se transmite dosarul de achiziŃie la Biroul aprovizionare


II.3.8.1. Se verifică „Dosarul de achiziŃie”

II.3.8.2. Se validează „Dosarul de achiziŃie”

II.3.8.3. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT II.3.8.

Validarea „Dosarului de achiziŃie”

II.3.8.4. Se transmite spre publicare la Monitorul Oficial

Biroul aprovizionare/ Serv contencios

II.3.9. Transportul actelor II.3.9.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul contencios Registratură

II.3.10. Transportul actelor II.3.10.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură

II.3.11. Transportul actelor II.3.11.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură

II.3.12. Transportul actelor II.3.12.1. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul aprovizionare Registratură



II.3.13.3. Se înregistrează în inventar/ Se eliberează „Bon de consum”




II.4. AchiziŃionarea produselor/ serviciilor prin achiziŃie directă

II.4.1. IniŃierea achiziŃiei II.4.1.1. Se întocmeşte „Referatul de necesitate” Facultate/

66

II.4.1.2. Se trimite la Biroul aprovizionare centru de cercetare

II.4.2.1. Se verifică în Baza de date a UVT dacă produsul solicitat este cuprins în Planul de achiziŃii



II.4.2.3. Se verifică la Biroul Contabilitate/ disponibilul Contabilitate/

II.4.2.4. Se anunŃă Decanul/ Directorul de centru procedura de achiziŃie



Biroul aprovizionare

II.4.3.1. Se întocmeşte „Contractul de achiziŃie” (dacă este cazul)

II.4.3.2. Se înregistrează ”Dosarul de achiziŃie” la Registratura UVT


II.4.3.3. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Serviciul contencios Registratură

II.4.3.4. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la CFP Registratură

II.4.3.5. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Rector Registratură

II.4.3.6. Curierul ia mapa „Acte de semnat” şi o duce la Biroul aprovizionare Registratură

II.4.3.7. Se cumpără produsul

II.4.3.8. Se recepŃionează şi se pune în funcŃiune produsul (dacă este cazul)

II.4.3.9. Se înregistrează în inventar (dacă este cazul)/ Se eliberează „Bon de consum”

II.4.3. AchiziŃia produsului



Abrevieri: NIR – Notă de inventar; NR – Notă de intrare recepŃie; PVDO – Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor; RPA – Raportul Procedurii de Atribuire; PVN – Proces Verbal de Negociere; SEAP – Sistem Electronic de AchiziŃie Publică; UVT – Universitatea de Vest Timisoara; DC&TT – Departamentul de Cercetare şi Transfer Tehnologic, CFP – Control Financiar Preventiv; VE – Valoarea estimată a contractului de achiziŃie publică.

Date post:	27-Nov-2015
Category:	Documents
Upload:	arabelabela
View:	369 times
Download:	7 times

Manual de Proceduri Inventariere.

Documents