Functia de Planificare

20. Bazele managementului .

2. FUNCTIA DE PLANIFICARE

2.1. Planificarea – funcţia de bază a managementului

• definire

• scop şi necesitate

• caracteristici

2.2. Elementele şi procesul planificării

• elementele planificării

• procesul planificării

• obiective

• strategii

• implementarea planului

2.3. Orizontul planului

2.4. Premisele planifică

rii eficiente

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

http://www.pdffactory.com

Management – principii si functii 21.

2.1. PLANIFICAREA

funcţia de baza a managementului

Definiţia Planificarea este funcţia cheie a întregului proces de coordonare,

deoarece :

- prin ceea ce se stabileşte în cadrul planificării se influenţează hotărâtor

evoluţia organizaţiei

- prin toate celelalte decizii ale procesului managerial se determină

modalităţile şi cadrul în care se vor desfăşura activităţile organizaţiei.

Ca funcţie managerială, planificarea se poate defini în mai multe variante:

- procesul managerial prin care se defineşte viitorul organizaţiei;

- activităţi prin care managerii previzionează şi orientează evoluţia

organizaţiei;

- procesul managerial prin care se stabilesc scopurile organizaţiei şi se

determină cele mai potrivite modalităţi de a le realiza.

Scopul şi necesitatea planificării

Ø Scopul planificarii:

definirea viitorului organizaţiei

stabilirea finalităţilor la nivelul organizaţiei şi al componentelor acesteia

adaptarea organizaţiei la schimbările din mediul extern




Ø Necesitatea planificarii

este justificată de:

- frecvenţa si impactul schimbarilor mediului extern;

- creşterea complexităţii organizaţiilor economice;

- creşterea intervalului dintre momentul adoptării deciziilor

si momentul obţinerii rezultatelor;

Caracteristicile planificării In principal, caracteristicile funcţiei de planificare rezultă din

importanţa si scopul pe care le are in cadrul procesului managerial:

planificarea – funcţie determinantă pentru stabilirea si

realizarea misiunii organizaţiei economice;

este funcţie primordială.

functiile managementului

conducere (antrenare la activitate) control

planificare obiective şi strategii

ce structura de organizare?

ce oameni sunt necesari?

cum pot fi antrenaţi la activitate?

cum se verifică realizarea obiectivelor

organizare




este functie universală – se exercită la toate nivelurile

piramidei ierarhiei manageriale;

eficienţa planificării este premisă a eficienţei organizaţiei;

planificarea asigură o relaţie corectă între intrări si ieşiri.

2.2. ELEMENTELE ŞI PROCESUL

PLANIFICĂRII

Elementele planificării

Rezultatele exercitării funcţiei de planificare se concretitează în

planuri şi programe. În principal, prin plan se dau răspunsuri la

întrebările : ce scopuri sunt vitale ?, cum se pot realiza?, când ?, (care

este intervalul de timp necesar sau impus ?). Astfel, exercitarea

funcţiei implică adoptarea deciziilor privind cele patru elemente

fundamentale ale planului.

• obiective

• actiuni

• resurse

• implementare

strategie




a

b

• Procesul planificării

• date de intrare: - informaţii privind potenţialul organizaţiei;

- informaţii privind mediul extern al

organizaţiei.

• procesul : doptarea deciziilor pentru elementele

planului: obiective, strategii, implementare.

• date de ieşire : rezultate, finalităţi obţinute.

• Procesul funcţiei de planificare se poate desfăşura în două variante

A. iterativ

B. integrat

• potenţialul organizaţiei • prognoze privind mediul

obiective acţiuni resurse implementare

rezultate




A. iterativ – realizarea etapelor planificării in mod succesiv

(conform sageţilor “a”) şi reluarea etapelor anterioare in situaţia

în care nu se găsesc soluţii acceptabile (săgeţile “b”) pentru

stabilirea unuia dintre elementele planului.

B. integrat – examinarea sistematică a tuturor elementelor

interdependente care rezultă din declararea explicită a

obiectivelor organizaţiei economice pentru un interval de timp

Schema procesului planificării integrate ce trebuie facut? ce s-ar putea ce se poate face? face?

OBIECTIVE

Strategii alternative

STRATEGIA ALEASA

PROGNOZE asupra mediului extern: - riscuri; - oportunităţi.

ANALIZA POTENTIALULUI INTERN pentru inovare, financiar, productiv, uman




Obiective

Obiectivele reprezintă scopuri, ţinte, rezultate, situaţii, în general

finalităţi, dorite în viitor. Prin obiective se stabileşte direcţia către care

trebuie asigurată convergenţa activităţilor din întreaga organizaţie.

Orice organizaţie economică ar trebui să stabilească, pentru o

aceeaşi perioadă de timp mai multe categorii de obiective. Prin

obiectivele stabilite organizaţia ar trebui să vizeze obţinerea rezultatelor

şi situaţiilor care să-i permită realizarea scopului economic; astfel de

obiective sunt cele referitoare la :

• profitabilitate

• eficienţă

• competitivitate

• flexibilitate

Acestora ar trebui să li se adauge obiective cu caracter

noneconomic,ca cele referitoare la:

• responsabilitate socială

• resursa umană

• aspectele ecologice

Stabilirea obiectivelor poate fi abordată în două modalităţi:

- abordarea de la vârful spre baza piramidei manageriale;

se asigură astfel direcţia de evoluţie a organizaţiei prin

obiectivele globale (organizaţionale) din care derivă

obiectivele componentelor structurale ale acesteia.

- abordarea de la baza spre vârful piramidei manageriale,

care presupune stabilirea obiectivelor la nivelul

componetelor şi sintetizarea lor la nivelul organizaţiei.




Este recomandabil ca obiectivele să fie stabilite prin combinarea

celor două abordări. În orice variantă însă, în ansamblul organizaţiei

obiectivele vor forma:

• o ierarhie de obiective, pe verticala organizaţiei

• o reţea de obiective compatibile şi sincronizate pe

orizontala organizaţiei

Ierarhia obiectivelor

misiune nivel obiective strategic globale obiective specifice nivel obiective tactic departamentale obiective compartimentale

obiective nivel individuale operaţional

orizontul ierarhia ierarhia planificării obiectivelor managerială Obiective globale (organizationale) sunt stabilite pe termen lung

(> 3 ani) si orientează intreaga organizaţie economică.

Din obiectivele globale se derivează obiective la nivelul ariilor

funcţionale ale organizaţiei (obiective specifice) care vor fi apoi




concretizate până la nivelul compartimentelor, sau chiar la nivel

individual.

Derivarea obiectivelor globale până la nivelul compartimentelor

se poate face în modalităţi diferite :

a. obiectivele unui nivel (specifice, departamentale,

compartimentale) decurg din strategia adoptată pentru

realizarea obiectivului corespunzator nivelului superior);

b. folosind metode analitice ca de exemplu cele reunite sub

denumirea “cele şapte instrumente noi ale managementului”

(“Seven new tools of management”)

a. Reprezentat grafic, procesul de derivare a obiectivelor

organizaţionale este :

obiective organizaţionale

strategii organizaţionale

obiective specifice

strategii pentru ariile funcţionale

obiective compartimentale




Derivarea obiectivelor prin intermediul strategiilor

- exemplu-

rata anuală de recuperare a investiţiei 15%

variante de strategii organizaţionale

A. Penetrarea pieţei creşterea vânzărilor produselor curente, clienţilor existenţi

B. Dezvoltarea pieţei identificarea unor noi segmente de piaţă pentru produsele curente

obiective şi

strategii la

nivelul

ariilor

funcţionale

obiectivul ariei „marketing” creşterea ratei vânzării cu 10% anual către clienţii existenţi

obiectivul ariei „C-D” îmbunătăţire produse

obiectivul ariei „marketing” identificarea unor noi segmente de piaţă

obiectivul ariei „C-D” reproiectarea produselor şi tehnologiilor pentru reducerea costului/ produs

strategia diferenţierii

obiectivele compartimentelor

adăugarea unor noi caracteristici care permit utilizări noi ale produsului

obiectiv organizaţional




b. Cele şapte instrumente noi, create de japonezi in anii ’70 şi

prezentate în raportul publicat in 1977 de JUSE (Japanese Union

of Scientists and Engineers) sunt:

Şapte instrumente noi

Când se utilizează Cu ce obiectiv

• Diagrama

afinităţilor • Analiza factorială

a datelor

• Diagrama relaţiilor

• Diagrama arbore

• Diagrama matriceală

• Diagrama deciziilor de acţiune

• Diagrama sageată

Care este problema? De ce a aparut problema? Cum se rezolvă problema? Care opţiune va avea efecte? Cand şi cum se aplică soluţia?

- identificarea principalelor probleme ce trebuie rezolvate - identificarea cauzelor problemei - stabilirea legăturilor logice intre idei - identificarea soluţiilor posibile ale problemei - alegerea soluţiei bune intr-o situaţie - stabilirea corelaţiilor intre factorii care influenţează problema -planificarea activităţilor soluţiei adoptate - anticiparea şi evitarea dificultăţilor la aplicarea soluţiei




Ø Caracteristicile obiectivelor

Stabilirea obiectivelor este prima etapă a procesului de planificare.

Pentru elaborarea unui plan viabil, obiectivele trebuie să aibă

următoarele caracteristici:

Prioritatea Poate fi considerată din două puncte de vedere:

• dacă planificarea este funcţia primordială a managementului,

obiectivele sunt primordiale pentru dezvoltarea procesului de

planificare

• prioritatea obiectivelor reflectă şi importanţa relativă a scopurilor

stabilite pentru un interval de timp; evaluarea şi ordonarea sunt

necesare pentru alocarea ratională a resurselor.

Exprimate in termeni cantitativi (măsurabile)

• pentru a fi verificabile

• pentru alocarea corespunzatoare a resurselor.;

dacă obiectivele nu pot fi exprimate în termeni cantitativi, atunci

este necesar să se formuleze şi “criterii de succes”;

criteriile de succes sunt exprimări, în termeni cantitativi, ale

consecinţelor care vor rezulta dacă obiectivele au fost realizate.




Mobilizatoare şi realiste

• nivelul rezultatelor stabilite trebuie să constituie o provocare pentru

personalul organizaţiei economice

• pentru a fi realizate, obiectivele trebuie stabilite în accord cu

potenţialul organizaţiei

Corelate şi sincronizate

• un ansamblu de scopuri compatibile prin care se vizează obţinerea

obiectivelor globale şi implicit realizarea misiunii

• un ansamblu de scopuri ordonate în timp

Strategii

(acţiuni şi resurse)

Ø Ce este strategia ?

Strategia este programul general de acţiune şi de angajare a

resurselor pentru realizarea unui obiectiv.

Realizarea oricărui obiectiv – de la cele organizaţionale până la

cele ale compartimentelor – necesită identificarea şi planificarea

acţiunilor şi alocarea resurselor. Din punct de vedere al termenilor

utilizaţi – strategii şi tactici – se face însă diferenţiere determinată de

magnitudinea şi sfera de influenţă a obiectivlor şi implicit de

amploarea acţiunilor necesare.




Astfel, strategiile definesc cursul acţiunilor pentru realizarea

obiectivelor organizaţionale. Ele au implicaţii în întreaga organizaţie

şi reprezintă un program pe termen lung asigurând planurilor o

direcţionare unică; de aceea, pentru stabilirea unei strategii eficiente

este necesar să se identifice şi să se evalueze variante.

Prin tactici se stabileşte cursul acţiunilor pentru realizarea

obiectivelor pe termen scurt; în mod obişnuit ele au implicaţii la

nivelul departamentelor, asigurând convergenţa acţiunilor către

obiectivele stabilite.

Ø Dezvoltarea strategiilor Strategiile se dezvoltă în condiţiile satisfacerii unor cerinţe de

bază:

a. Evaluarea stării şi potenţialului organizaţiei.

Satisfacerea acestei cerinţe implică formularea unor răspunsuri corecte

la intrebari corect formulate pentru fiecare arie funcţională :

- ce este firma?

- ce fel de afaceri are?

- cine sunt clienţii noştri?

- cum este bine să vindem?

- vom cumpăra sau vom produce?

- cum va fi corelată producţia cu politica de stoc?

- de unde şi cum obţinem capitalul? etc.




b. Considerarea variabilelor de mediu.

Considerarea posibilităţii realizării obiectivelor în funcţie de condiţiile

mediului extern organizaţiei implică elaborarea prognozelor privind

tendinţele în evoluţia mediului.

c. Asigurarea elementelor structurale necesare planificării

Pentru realizarea activităţilor de planificare este necesar personal

specializat în elaborarea prognozelor, stabilirea premiselor, efectuarea

analizelor. Este necesar ca posturile ocupate de aceştia să fie bine

definite din punct de vedere al sarcinilor de muncă şi competenţelor.

d. Corelarea strategiilor

La fel ca şi obiectivele, strategiile dezvoltate pentru o aceeaşi perioadă

de timp trebuie să fie potrivite una alteia.

Ø Resursele

Dacă stabilirea obiectivelor şi a strategiilor necesită prognozarea

veniturilor din vânzări, este de asemenea necesară previzionarea

disponibilităţii principalelor resurse : oameni, materii prime, bani. După

adoptarea strategiilor este necesar ca managementul să adopte decizia

referitoare la alocarea resurselor, pentru care se poate folosi tehnica

bugetării.




Procesul bugetării financiare

- reprezentare simplificată -

Planul organizaţional : • obiective • strategii

Buget din vânzări : • cantitate de produse/servicii vândute • venituri

Alte venituri : • dobânzi • diverse

buget pentru producţie • unităţi ce vor fi produse • costul materialelor • costul muncii directe • cheltuieli generale de fabricaţie

buget pentru marketing • promovare • cheltuieli pentru vânzare în diferite zone

buget pentru cheltuieli administrative • necesarul fiecărui departament

buget pentru cheltuieli diverse • dobnzi pentru împrumuturi • altele

buget financiar




Implementarea planului

Realizarea obiectivelor pentru care s-a dezvoltat un plan este

posibilă prin punerea în practică a strategiei.

Desfăşurarea întregului ansamblu de acţiuni cerute de strategie

necesită asigurarea condiţiilor corespunzătoare din diferite puncte de

vedere.

Acţiunile manageriale necesare asigurării condiţiilor pentru

implementarea strategiei sunt nu doar de planificare ci şi de organizare,

de conducere şi control.

Problemele care trebuie rezolvate pentru crearea condiţiilor de

implementare a strategiei se pot identifica prin următoarele întrebări :

Implementarea

strategiei

● strategia este

comunicată adecvat ?

● conflictele dintre obiectivele

ariilor funcţionale sunt reconciliate în raport cu cerinţele strategiei ?

● cadrul structural

oferă condiţii pentru activităţi eficiente ?

● stilul de conducere

şi comunicarea vor fi suficiente pentru a influenţa corespunzător personalul ?

● sistemul de control

asigură un feed back adecvat ?

● sistemul de recompense

influenţează pozitiv comportamentul personalului ?




În ceea ce priveşte influenţarea personalului de a acţiona pentru

implementarea strategiei, aceasta se realizează în variante diferite, care

constau în comportament managerial diferit:

• autoritatea : angajaţii intră în acţiune ca urmare a deciziilor

manageriale;

• persuasiunea : angajaţii intră în acţiune pentru că acceptă

planul ca o consecinţă a înţelegerii importanţei

realizării obiectivelor;

• politicile : angajaţii intră în acţiune urmând liniile

directoare – ghidul de comportament – reflectate

în ansamblul de politici care preced lansarea

planului.

Alegerea modalitaţii de implementare a planului se face în funcţie

de amploarea şi consecinţele schimbărilor organizaţionale implicate de

plan.




2.3. ORIZONTUL PLANULUI Obiectivele exprimă rezultate dorite şi posibil de obţinut de

organizaţia economică în intervale de timp diferite

- scurt până la 1 an

obiective pe termen - mediu 1 –3 ani

- lung peste 3 ani

Intervalul de timp pentru care se stabilesc obiective, deci implicit

pentru care se elaborează planul se stabileşte pe baza următoarelor

principii:

• Principiul angajamentului

o planificare logică se face pentru o perioadă de timp necesară pentru

a prevedea posibilitatea îndeplinirii angajamentelor implicate de

decizia adoptată azi.

• Principiul flexibilităţii

modificarea perioadei pentru care s-a planificat în funcţie de

schimbările mediului extern neprevazute iniţial sau ca urmare a

greşelilor posibile chiar şi în cele mai bune prognoze.

• Principiul schimbărilor de direcţie

reproiectarea periodică a planurilor pentru menţinerea cursului

acţiunilor către obiectivele dorite.




2.4. PREMISELE PLANIFICARII EFICIENTE

Funcţia de planificare este determinantă pentru succesul

organizaţiei.

Planificarea este eficientă în măsura în care contribuie la obţinerea

rezultatelor care să asigure o stare financiară bună pentru organizaţia

economică.

Pentru ca planificarea să fie eficientă managementul trebuie să creeze un

mediu intern adecvat.

Principalele caracteristici ale unui mediu intern favorabil

planificării eficiente sunt:

• structura organizatorică trebuie să asigure condiţii pentru o planificare organizată;

• comunicarea adecvată a planurilor astfel încat politicile,

obiectivele, strategiile să fie inţelese corect;

• crearea în organizaţie a conştientei schimbări şi a unei atitudini generale de acceptare, prin:

- schimbarea este mai usor acceptată atunci când este

inţeleasă; - schimbarea este acceptată când nu ameninţă siguranţa;

- schimbarea este acceptată mai bine când rezultă din

aplicarea unor principii impersonale decât atunci când este urmarea unor decizii personale;

- schimbarea este mai usor acceptată când altele anterioare

au avut rezultate favorabile;




- schimbarea este acceptată mai uşor când cei ce vor fi

afectaţi au contribuit la crearea ei;

- o schimbare va fi acceptată dacă cea precedentă a fost deja asimilată;

- schimbarile vor fi acceptate dacă în organizaţie a fost

creat un climat favorabil.

De asemenea, pentru ca planificarea să fie eficientă, este necesar să

se asigure informaţiile de intrare în proces, prin elaborarea unor

previziuni. În multe dintre cazurile în care planurile nu se pot realiza,

cauza este absenţa unor previziuni clare, integrate şi actualizate. Prin

previziuni se anticipează mediul în care vor opera planurile.

Elaborarea unui plan viabil necesită tipuri diferite de previziuni:

mediul intern al organizaţiei • referitoare la

la mediul extern, general şi concurenţial

în termini cantitativi

• previziuni care se formulează în termeni calitativi

asupra cărora organizaţia nu are control

• previziuni referitoare la situaţii, resurse, factori

asupra cărora organizaţia poate acţiona

Este important ca previziunile pe baza cărora se vor elabora

planurile să fie determinate cu metode adecvate.



Date post:	28-Dec-2015
Category:	Documents
Upload:	ionut-mocania
View:	32 times
Download:	2 times

Functia de Planificare

Documents