Home >Documents >Excel Profesional

Excel Profesional

Date post:07-Jun-2015
Category:
View:6,264 times
Download:3 times
Share this document with a friend
Transcript:

E CELSUMARExcel [i managementul eficient al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1 Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2 Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9 Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Formatarea condi]ional` . . . . . . 12 Ascunderea valorilor de zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14 Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun` . . . . . 15 Avantajele [i dezavantajele aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

_profesionalNr. 1/noiembrie 2006

Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

Trucuri [i sfaturi

Probleme [i solu]ii

Formulare

|ntreb`ri [i r`spunsuri

Aplica]ii

Scurt`turi de taste

Formule utile

Erori [i explica]ii

R&S

RENTROP & STRATON

www.rs.ro

EDITORIAL

Pentru a EXCELaExcel este unul dintre programele cel mai des folosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]i merge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercnd s` r`spund` nevoilor particulare ale celor mai diverse departamente, de la resurse umane la contabilitate, de la vnz`ri la logistic`, de la achizi]ii la financiar. |n orice loc, o situa]ie realizat` \n Excel vine s` completeze ceea ce sistemele informatice integrate din firm` pot oferi. |n firmele din Romnia, cei mai mul]i utilizatori folosesc programul Excel la un nivel mediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilor de baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excel pentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverse rapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor [i a companiilor. La un moment dat \ns`, fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentru nevoile existente. Uneori se ive[te un raport urgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formule s` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pe care le efectua]i sunt repetitive [i v` gndi]i c` ar trebui s` existe o modalitate de a le automatiza, dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist` momente \n care sim]i]i c` dureaz` prea mult timp crearea unei situa]ii [i nici nu sunte]i sigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva... Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe undeva o metod` mai simpl`, dar... |n toate aceste situa]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii de Excel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de ceva mai mult. Materialele existente pe pia]` nu ajut` prea mult \n aceast` privin]`. Cele mai multe se adreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |n acest sens, firmele au de suferit. Datorit` specificului firmei, apar particularit`]i care ]in de natura datelor de afaceri, neabordate \ntr-o lucrare obi[nuit`. Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pentru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pentru mediu/avansat. Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt` parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n special tehnici disparate care rezolv` probleme \n mare parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns` complexe [i utilizatorul trebuie s` combine diversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[or s` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel. Cele alese trebuie s` lucreze \mpreun`. Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aici provine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare \n parte, dar ineficiente luate \mpreun`. Excel_profesional \[i propune s` rezolve aceste dificult`]i. Excel_profesional este mai mult dect o simpl` revist`. Este un proiect complex care are ca scop sprijinirea utilizatorilor Excel \n dobndirea unor tehnici avansate de folosire a programului Excel pentru rezolvarea problemelor concrete cu care se confrunt`. Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel. Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Este destinat` celor care caut` permanent solu]ii de \mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemele concrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]` rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun a[a ceva nu se poate, ci \nc` nu [tiu cum se face, dar voi afla. Exemplele care vor fi prezentate \n revist` se bazeaz` toate pe realitatea unor firme din Romnia. {i vor acoperi pe ct posibil probleme diverse cu care se confrunt` toate departamentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ce aparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nu este o pierdere, ci, din contr`, un c[tig. Tehnicile prezentate (chiar dac` nu se refer` concret la situa]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte. Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v` sluje[te oricnd la pescuit, nu por]ia de pe[te pentru o singur` mas`. {ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de 10% de exploatare a creierului sunt aproape nule? M`car programul Excel s`-l folosim \n propor]ie mai mare!

Florian Filat redactor-[ef

Problem` & Solu]ie

Excel [i managementul eficient al proiectelorr`im \n prezent \ntr-o a proiectelor. Aproape c` nu mai putem desf`[ura activitate dac` inclus` \ntr-un TPlanificareanici o proiectsocietatenu estefoarte laborioas`proiect. depinde, de unui este o sarcin` de care cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dup` ce a durat cteva zile s` corela]i ct de ct datele, se \ntmpl` s` vin` [eful [i s` solicite cteva mici modific`ri. Este inutil s` \i spune]i c` toate schimb`rile, aparent mici [i inofensive, pot \nseamna alte ore de calcule [i, \n plus, nu pute]i fi 100% sigur c` opera]i modific`rile peste tot. Cu ajutorul programului Excel pute]i crea \ns` o mini-aplica]ie extrem de puternic` care face aproape automat toat` planificarea de care ave]i nevoie pentru un proiect. Nu este complicat`, con]ine doar cteva foi de calcul, formule [i format`ri condi]ionale. V` va lua circa dou` ore ca s` crea]i aplica]ia [i apoi circa treizeci de minute ca s` o adapta]i pentru oricare alt proiect. Eficien]`, nu?

Problem`:|n fi[ierul ata[at (PONTAJ.xls) a[ dori s` calculez automat num`rul de ore de concediu medical (BO) sau concediu de odihn` (CO)

Solu]ie:|n domeniul AL10:AM34 se introduc formulele care calculeaz` totalul de ore pentru CO (concediu de odihn`) [i BO (concediu medical). Pornim de la prezum]ia c` ziua de BO/CO are 8 ore, similar cu zilele care sunt pontate. Ce face formula folosit`: 1. num`r` de cte ori apare BO sau CO \n linia aferent` unui angajat func]ia COUNTIF; 2. rezultatul \l \nmul]e[te cu 8 (num`rul de ore pentru BO sau CO). COUNTIF are urm`toarea sintax` foarte simpl`: COUNTIF(domeniu_celule; criteriu) domeniu_celule = domeniul de celule \n care se va face num`r`toarea criteriu = ce criteriu dori]i s` aplica]i pentru num`r`toare |n cazul nostru, domeniul de celule este C10:AH10 pentru un angajat, iar criteriul BO (se pun ghilimelele pentru c` se caut` o valoare text), adic` num`r` de cte ori apare BO \n domeniul de celule respectiv.Formula care se \nscrie \n celula AM10

ProblemaT.R. lucreaz` \ntr-o agen]ie de publicitate [i este responsabil de implementarea de campanii de con[tientizare pentru diferi]i clien]i. Are permanent mai multe campanii \n derulare, aflate \n diferite etape ale implement`rii. Echipa pe care o are la dispozi]ie este implicat` aproape \n fiecare proiect, \ntr-o m`sur` mai mare sau mai mic`. F`r` o planificare foarte atent`, proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este c` planificarea unui proiect este foarte laborioas`, iar T.R. uneori face [i erori mici, dar care afecteaz` apoi \ntregul proiect. Pe de alt` parte, \i ia prea mult timp, \n loc s` se concentreze pe lucrurile cu adev`rat importante... |n prezent, T.R. dore[te s` implementeze o campanie na]ional` de con[tientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri. Proiectul este complex, are mai multe componente [i activit`]i, se deruleaz` pe 11 luni [i sunt implicate circa 20 de persoane. Un poten]ial co[mar... Dar T.R. s-a decis s`-[i creeze un instrument \n Excel care s`-l ajute acum [i pe viitor \n planificarea proiectelor. T.R.: Mi se pare att de complex \nct nici nu [tiu de unde s` \ncep.La \nceput trebuie s` stabili]i foarte clar care sunt datele de intrare [i care sunt datele de ie[ire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie s` ave]i disponibile, pe care s` le lua]i \n considerare [i care sunt datele pe care dori]i s` le ob]ine]i.

Datele de ie[ire|n fiecare proiect, exist` practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care dori]i s` le ave]i: 1 Grafic Gantt (care arat` \ntinderea \n timp a fiec`rei activit`]i); 2 Alocarea resurselor umane pe activit`]i (\n ce activit`]i se implic` fiecare persoan` alocat` pe proiect [i care este contribu]ia respectivei persoane la fiecare activitate, \n zile om de munc`); 3 Alocarea resurselor umane \n timp (ct lucreaz` fiecare persoan` alocat` pe proiect \n fiecare lun` de implementare a proiectului). Ar mai putea exista [i alte rapoarte, dar pentru simplificarea exemplului ne vom limita la cele de mai sus.

R&S

RENTROP & STRATON

EXCEL_profesional

noiembrie 2006 pag. 1

Trucuri & SfaturiDatele de intrare

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Transformarea rezultatelor formulelor \n valoriDac` \n foile de calcul pe care le construi]i folosi]i foarte multe formule [i dori]i s` transforma]i rezultatele formulelor \n valori, atunci cnd nu mai ave]i nevoie de actualizarea leg`turilor create... iat` cum proceda]i: 1. selecta]i formulele fie manual, fie cu CTRL + G, Special, Formulas; 2. copia]i formulele cu CRTL + C sau ap`snd Copy; 3. alege]i Edit, Paste Speci

Click here to load reader

Embed Size (px)
Recommended