Home >Documents >Excel Profesional

Excel Profesional

Date post:24-Nov-2015
Category:
View:52 times
Download:7 times
Share this document with a friend
Description:
Excel
Transcript:
  • E CEL_profesionalNr. 1/noiembrie 2006

    SUMAR

    www.rs.roR&S RENTROP & STRATON

    Excel [i managementul eficient al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1

    Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Formatarea condi]ional` . . . . . . 12Ascunderea valorilor de zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun` . . . . . 15Avantajele [i dezavantajele aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

    Trucuri [i sfaturi

    Probleme [i solu]ii

    Formulare

    |ntreb`ri [i r`spunsuri

    Aplica]ii

    Scurt`turi de taste

    Formule utile

    Erori [i explica]ii

    Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

  • Excel este unul dintre programele cel mai desfolosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]imerge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercnd s` r`spund`nevoilor particulare ale celor mai diverse depar-tamente, de la resurse umane la contabilitate, dela vnz`ri la logistic`, de la achizi]ii la finan-ciar. |n orice loc, o situa]ie realizat` \n Excelvine s` completeze ceea ce sistemele informaticeintegrate din firm` pot oferi.

    |n firmele din Romnia, cei mai mul]i uti-lizatori folosesc programul Excel la un nivelmediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilorde baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excelpentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverserapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor[i a companiilor. La un moment dat \ns`,fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentrunevoile existente. Uneori se ive[te un raporturgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formules` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pecare le efectua]i sunt repetitive [i v` gndi]i c` artrebui s` existe o modalitate de a le automatiza,dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist`momente \n care sim]i]i c` dureaz` prea multtimp crearea unei situa]ii [i nici nu sunte]isigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva...Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe unde-va o metod` mai simpl`, dar... |n toate acestesitua]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii deExcel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de cevamai mult.

    Materialele existente pe pia]` nu ajut` preamult \n aceast` privin]`. Cele mai multe seadreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |nacest sens, firmele au de suferit. Datorit` specifi-cului firmei, apar particularit`]i care ]in denatura datelor de afaceri, neabordate \ntr-olucrare obi[nuit`.

    Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pen-tru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pen-tru mediu/avansat.

    Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt`parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n specialtehnici disparate care rezolv` probleme \n mare

    parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns`complexe [i utilizatorul trebuie s` combinediversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[ors` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel.Cele alese trebuie s` lucreze \mpreun`.Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aiciprovine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare\n parte, dar ineficiente luate \mpreun`.

    Excel_profesional \[i propune s` rezolveaceste dificult`]i. Excel_profesional este maimult dect o simpl` revist`. Este un proiectcomplex care are ca scop sprijinirea utilizatorilorExcel \n dobndirea unor tehnici avansate defolosire a programului Excel pentru rezolvareaproblemelor concrete cu care se confrunt`.

    Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel.Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Estedestinat` celor care caut` permanent solu]ii de\mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemeleconcrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]`rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun a[aceva nu se poate, ci \nc` nu [tiu cum se face,dar voi afla.

    Exemplele care vor fi prezentate \n revist` sebazeaz` toate pe realitatea unor firme dinRomnia. {i vor acoperi pe ct posibil problemediverse cu care se confrunt` toate departa-mentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ceaparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nueste o pierdere, ci, din contr`, un c[tig. Tehnicileprezentate (chiar dac` nu se refer` concret lasitua]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte.Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v`sluje[te oricnd la pescuit, nu por]ia de pe[te pen-tru o singur` mas`.

    {ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de10% de exploatare a creierului sunt aproapenule? M`car programul Excel s`-l folosim \n pro-por]ie mai mare!

    Florian Filatredactor-[ef

    Pentru a EXCELa

    ED I T O R I A L

  • REN

    TRO

    P &

    STR

    ATO

    NR&

    S

    EXCEL_profesional noiembrie 2006 pag. 1

    Problem` & Solu]ie

    Problem`:|n fi[ierul ata[at (PONTAJ.xls) a[dori s` calculez automat num`rulde ore de concediu medical (BO)sau concediu de odihn` (CO)

    Solu]ie:|n domeniul AL10:AM34 se in-troduc formulele care calculeaz`totalul de ore pentru CO (conce-diu de odihn`) [i BO (concediumedical).

    Pornim de la prezum]ia c` ziuade BO/CO are 8 ore, similar cuzilele care sunt pontate.

    Ce face formula folosit`:1. num`r` de cte ori apare BO

    sau CO \n linia aferent` unuiangajat func]ia COUNTIF;

    2. rezultatul \l \nmul]e[te cu 8(num`rul de ore pentru BOsau CO).

    COUNTIF are urm`toarea sin-tax` foarte simpl`:COUNTIF(domeniu_celule;criteriu)

    domeniu_celule = domeniul decelule \n care se va face num`-r`toareacriteriu = ce criteriu dori]i s`aplica]i pentru num`r`toare

    |n cazul nostru, domeniul decelule este C10:AH10 pentru unangajat, iar criteriul BO (sepun ghilimelele pentru c` secaut` o valoare text), adic`num`r` de cte ori apare BO \ndomeniul de celule respectiv.

    T r`im \n prezent \ntr-o societate a proiectelor. Aproape c` nu mai putemdesf`[ura nici o activitate dac` nu este inclus` \ntr-un proiect. Planificarea unui proiect este o sarcin` foarte laborioas` de care depinde, de

    cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dup` ce a durat cte-va zile s` corela]i ct de ct datele, se \ntmpl` s` vin` [eful [i s` solicite cte-va mici modific`ri. Este inutil s` \i spune]i c` toate schimb`rile, aparent mici[i inofensive, pot \nseamna alte ore de calcule [i, \n plus, nu pute]i fi 100%sigur c` opera]i modific`rile peste tot.

    Cu ajutorul programului Excel pute]i crea \ns` o mini-aplica]ie extrem deputernic` care face aproape automat toat` planificarea de care ave]i nevoie pen-tru un proiect. Nu este complicat`, con]ine doar cteva foi de calcul, formule [iformat`ri condi]ionale. V` va lua circa dou` ore ca s` crea]i aplica]ia [i apoicirca treizeci de minute ca s` o adapta]i pentru oricare alt proiect. Eficien]`, nu?

    Problema

    T.R. lucreaz` \ntr-o agen]ie de publicitate [i este responsabil de imple-mentarea de campanii de con[tientizare pentru diferi]i clien]i. Are permanentmai multe campanii \n derulare, aflate \n diferite etape ale implement`rii.Echipa pe care o are la dispozi]ie este implicat` aproape \n fiecare proiect,\ntr-o m`sur` mai mare sau mai mic`. F`r` o planificare foarte atent`,proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este c`planificarea unui proiect este foarte laborioas`, iar T.R. uneori face [i erorimici, dar care afecteaz` apoi \ntregul proiect. Pe de alt` parte, \i ia prea multtimp, \n loc s` se concentreze pe lucrurile cu adev`rat importante...

    |n prezent, T.R. dore[te s` implementeze o campanie na]ional` decon[tientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri.Proiectul este complex, are mai multe componente [i activit`]i, se deruleaz`pe 11 luni [i sunt implicate circa 20 de persoane. Un poten]ial co[mar... DarT.R. s-a decis s`-[i creeze un instrument \n Excel care s`-l ajute acum [i peviitor \n planificarea proiectelor.

    T.R.: Mi se pare att de complex \nct nici nu [tiu de unde s` \ncep.

    La \nceput trebuie s` stabili]i foarte clar care sunt datele de intrare [i caresunt datele de ie[ire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie s` ave]i disponibile, pecare s` le lua]i \n considerare [i care sunt datele pe care dori]i s` le ob]ine]i.

    Datele de ie[ire|n fiecare proiect, exist` practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care

    dori]i s` le ave]i:1 Grafic Gantt (care arat` \ntinderea \n timp a fiec`rei activit`]i);2 Alocarea resurselor umane pe activit`]i (\n ce activit`]i se implic`

    fiecare persoan` alocat` pe proiect [i care este contribu]ia respectiveipersoane la fiecare activitate, \n zile om de munc`);

    3 Alocarea resurselor umane \n timp (ct lucreaz` fiecare persoan`alocat` pe proiect \n fiecare lun` de implementare a proiectului).

    Ar mai putea exista [i alte rapoarte, dar pentru simplificarea exempluluine vom limita la cele de mai sus.

    Excel [i managementuleficient al proiectelor

    Formula carese \nscrie \ncelula AM10

  • EXCEL_profesionalpag. 2 noiembrie 2006

    Trucuri & Sfaturi

    Formular

    Transformarea rezultatelor formulelor \n valori

    Dac` \n foile de calcul pe care leconstrui]i folosi]i foarte multeformule [i dori]i s` transforma]irezultatele formulelor \n valori,atunci cnd nu mai ave]i nevoiede actualizarea leg`turilor cre-ate... iat` cum proceda]i:

    1. selecta]i formulele fie manual,fie

Click here to load reader

Reader Image
Embed Size (px)
Recommended