Excel Profesional

E CEL_profesionalNr. 1/noiembrie 2006

SUMAR

www.rs.roR&S RENTROP & STRATON

Excel [i managementul eficient al proiectelor . . . . . . . . . . . . . . . 1

Problema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1Definirea foilor de calcul cu date de intrare . . . . . . . . . . . . 2Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list` . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt . . . . . . . . . . . 9Folosirea formulei matrice SUM(IF) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Formatarea condi]ional` . . . . . . 12Ascunderea valorilor de zero inutile . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Ascunderea valorilor din celulele colorate . . . . . . . . . . . . . 14Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun` . . . . . 15Avantajele [i dezavantajele aplica]iei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Trucuri [i sfaturi

Probleme [i solu]ii

Formulare

|ntreb`ri [i r`spunsuri

Aplica]ii

Scurt`turi de taste

Formule utile

Erori [i explica]ii

Unica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

Excel este unul dintre programele cel mai desfolosite \n \ntreaga lume. |n orice firm` a]imerge, g`si]i fi[iere Excel, \ncercnd s` r`spund`nevoilor particulare ale celor mai diverse depar-tamente, de la resurse umane la contabilitate, dela vnz`ri la logistic`, de la achizi]ii la finan-ciar. |n orice loc, o situa]ie realizat` \n Excelvine s` completeze ceea ce sistemele informaticeintegrate din firm` pot oferi.

|n firmele din Romnia, cei mai mul]i uti-lizatori folosesc programul Excel la un nivelmediu. Dup` \nv`]area conceptelor [i tehnicilorde baz`, se construiesc diferite fi[iere \n Excelpentru a eficientiza munca [i a ob]ine diverserapoarte, esen]iale pentru activitatea angaja]ilor[i a companiilor. La un moment dat \ns`,fi[ierele create ajung s` fie insuficiente pentrunevoile existente. Uneori se ive[te un raporturgent, ave]i toate datele, dar nu [ti]i ce formules` folosi]i. Alteori constata]i c` opera]iunile pecare le efectua]i sunt repetitive [i v` gndi]i c` artrebui s` existe o modalitate de a le automatiza,dar nu [ti]i de unde s` \ncepe]i. {i, desigur, exist`momente \n care sim]i]i c` dureaz` prea multtimp crearea unei situa]ii [i nici nu sunte]isigur dac` nu cumva a]i gre[it pe undeva...Intuitiv, realiza]i c` ar trebui s` existe pe unde-va o metod` mai simpl`, dar... |n toate acestesitua]ii [i altele similare, cuno[tin]ele medii deExcel nu v` sunt suficiente. Ave]i nevoie de cevamai mult.

Materialele existente pe pia]` nu ajut` preamult \n aceast` privin]`. Cele mai multe seadreseaz` unui grup-]int` foarte eterogen. |nacest sens, firmele au de suferit. Datorit` specifi-cului firmei, apar particularit`]i care ]in denatura datelor de afaceri, neabordate \ntr-olucrare obi[nuit`.

Pe de alt` parte, pe pia]` g`si]i lucr`ri pen-tru nivelul \ncep`tor/mediu [i aproape deloc pen-tru mediu/avansat.

Dar lipsa cea mai mare este de fapt \n alt`parte. Lucr`rile obi[nuite prezint` \n specialtehnici disparate care rezolv` probleme \n mare

parte simple. |ntr-o firm`, problemele sunt \ns`complexe [i utilizatorul trebuie s` combinediversele tehnici Excel. Nu este \ntotdeauna u[ors` alege]i din multitudinea de facilit`]i Excel.Cele alese trebuie s` lucreze \mpreun`.Ineficien]a celor mai multe foi de calcul de aiciprovine. Foile folosesc tehnici bune luate fiecare\n parte, dar ineficiente luate \mpreun`.

Excel_profesional \[i propune s` rezolveaceste dificult`]i. Excel_profesional este maimult dect o simpl` revist`. Este un proiectcomplex care are ca scop sprijinirea utilizatorilorExcel \n dobndirea unor tehnici avansate defolosire a programului Excel pentru rezolvareaproblemelor concrete cu care se confrunt`.

Revista nu se adreseaz` mae[trilor \n Excel.Nici celor multumi]i cu nivelul pe care \l au. Estedestinat` celor care caut` permanent solu]ii de\mbun`t`]ire, care [tiu c` pentru problemeleconcrete cu care se confrunt` exist` cu siguran]`rezolv`ri ingenioase. Celor care nu spun a[aceva nu se poate, ci \nc` nu [tiu cum se face,dar voi afla.

Exemplele care vor fi prezentate \n revist` sebazeaz` toate pe realitatea unor firme dinRomnia. {i vor acoperi pe ct posibil problemediverse cu care se confrunt` toate departa-mentele. Prezen]a \n lucrare a unui caz ceaparent nu are leg`tur` cu activitatea dvs. nueste o pierdere, ci, din contr`, un c[tig. Tehnicileprezentate (chiar dac` nu se refer` concret lasitua]ia dvs.) pot fi u[or adaptate altor contexte.Pentru c` aceast` revist` reprezint` undi]a ce v`sluje[te oricnd la pescuit, nu por]ia de pe[te pen-tru o singur` mas`.

{ti]i c` [ansele de cre[tere a procentului de10% de exploatare a creierului sunt aproapenule? M`car programul Excel s`-l folosim \n pro-por]ie mai mare!

Florian Filatredactor-[ef

Pentru a EXCELa

ED I T O R I A L

REN

TRO

P &

STR

ATO

NR&

S

EXCEL_profesional noiembrie 2006 pag. 1

Problem` & Solu]ie

Problem`:|n fi[ierul ata[at (PONTAJ.xls) a[dori s` calculez automat num`rulde ore de concediu medical (BO)sau concediu de odihn` (CO)

Solu]ie:|n domeniul AL10:AM34 se in-troduc formulele care calculeaz`totalul de ore pentru CO (conce-diu de odihn`) [i BO (concediumedical).

Pornim de la prezum]ia c` ziuade BO/CO are 8 ore, similar cuzilele care sunt pontate.

Ce face formula folosit`:1. num`r` de cte ori apare BO

sau CO \n linia aferent` unuiangajat func]ia COUNTIF;

2. rezultatul \l \nmul]e[te cu 8(num`rul de ore pentru BOsau CO).

COUNTIF are urm`toarea sin-tax` foarte simpl`:COUNTIF(domeniu_celule;criteriu)

domeniu_celule = domeniul decelule \n care se va face num`-r`toareacriteriu = ce criteriu dori]i sàplica]i pentru num`r`toare

|n cazul nostru, domeniul decelule este C10:AH10 pentru unangajat, iar criteriul BO (sepun ghilimelele pentru c` secaut` o valoare text), adic`num`r` de cte ori apare BO \ndomeniul de celule respectiv.

T rìm \n prezent \ntr-o societate a proiectelor. Aproape c` nu mai putemdesf`[ura nici o activitate dac` nu este inclus` \ntr-un proiect. Planificarea unui proiect este o sarcin` foarte laborioas` de care depinde, de

cele mai multe ori, succesul sau insuccesul unui proiect. {i dup` ce a durat cte-va zile s` corela]i ct de ct datele, se \ntmpl` s` vin` [eful [i s` solicite cte-va mici modific`ri. Este inutil s` \i spune]i c` toate schimb`rile, aparent mici[i inofensive, pot \nseamna alte ore de calcule [i, \n plus, nu pute]i fi 100%sigur c` opera]i modific`rile peste tot.

Cu ajutorul programului Excel pute]i crea \ns` o mini-aplica]ie extrem deputernic` care face aproape automat toat` planificarea de care ave]i nevoie pen-tru un proiect. Nu este complicat`, con]ine doar cteva foi de calcul, formule [iformat`ri condi]ionale. V` va lua circa dou` ore ca s` crea]i aplica]ia [i apoicirca treizeci de minute ca s` o adapta]i pentru oricare alt proiect. Eficien]`, nu?

Problema

T.R. lucreaz` \ntr-o agen]ie de publicitate [i este responsabil de imple-mentarea de campanii de con[tientizare pentru diferi]i clien]i. Are permanentmai multe campanii \n derulare, aflate \n diferite etape ale implement`rii.Echipa pe care o are la dispozi]ie este implicat` aproape \n fiecare proiect,\ntr-o m`sur` mai mare sau mai mic`. F`r` o planificare foarte atent`,proiectele lui T.R. sunt extrem de dificil de implementat. Problema este c`planificarea unui proiect este foarte laborioas`, iar T.R. uneori face [i erorimici, dar care afecteaz` apoi \ntregul proiect. Pe de alt` parte, \i ia prea multtimp, \n loc s` se concentreze pe lucrurile cu adev`rat importante...

|n prezent, T.R. dore[te s` implementeze o campanie na]ional` decon[tientizare a publicului privind pericolele consumului de droguri.Proiectul este complex, are mai multe componente [i activit`]i, se deruleaz`pe 11 luni [i sunt implicate circa 20 de persoane. Un poten]ial co[mar... DarT.R. s-a decis s`-[i creeze un instrument \n Excel care s`-l ajute acum [i peviitor \n planificarea proiectelor.

T.R.: Mi se pare att de complex \nct nici nu [tiu de unde s` \ncep.

La \nceput trebuie s` stabili]i foarte clar care sunt datele de intrare [i caresunt datele de ie[ire. Cu alte cuvinte, ce date trebuie s` ave]i disponibile, pecare s` le lua]i \n considerare [i care sunt datele pe care dori]i s` le ob]ine]i.

Datele de ie[ire|n fiecare proiect, exist` practic minimum 3 tipuri de rapoarte pe care

dori]i s` le ave]i:1 Grafic Gantt (care arat` \ntinderea \n timp a fiec`rei activit`]i);2 Alocarea resurselor umane pe activit`]i (\n ce activit`]i se implic`

fiecare persoan` alocat` pe proiect [i care este contribu]ia respectiveipersoane la fiecare activitate, \n zile om de munc`);

3 Alocarea resurselor umane \n timp (ct lucreaz` fiecare persoanàlocat` pe proiect \n fiecare lun` de implementare a proiectului).

Ar mai putea exista [i alte rapoarte, dar pentru simplificarea exempluluine vom limita la cele de mai sus.

Excel [i managementuleficient al proiectelor

Formula carese \nscrie \ncelula AM10

EXCEL_profesionalpag. 2 noiembrie 2006

Trucuri & Sfaturi

Formular

Transformarea rezultatelor formulelor \n valori

Dac` \n foile de calcul pe care leconstrui]i folosi]i foarte multeformule [i dori]i s` transforma]irezultatele formulelor \n valori,atunci cnd nu mai ave]i nevoiede actualizarea leg`turilor cre-ate... iat` cum proceda]i:

1. selecta]i formulele fie manual,fie cu CTRL + G, Special,Formulas;

2. copia]i formulele cu CRTL +C sau ap`snd Copy;

3. alege]i Edit, Paste Special(Lipire special`);

4. \n caseta de dialog care aparebifa]i op]iunea Values (Valori);

5. ap`sa]i OK [i formulele sunt\nlocuite cu rezultatele lor.

Inten]iona]i s` lua]i un \mprumut [idori]i s` stabili]i suma maxim` pe careo pute]i primi [i durata de timp pecare se poate \ntinde \mprumutul, \nfunc]ie de posibilit`]ile de rambursarea sumei pe care le ave]i. V` oferim uninstrument care v` ajut` s` v` face]i oimpresie \nainte de a merge la banc`pentru a cere detalii. Formularul v` ofer` posibilitatea de aidentifica rapid sumele anuale ce tre-buie rambursate \n urma efectu`riiunui \mprumut.Tot ce ave]i de f`cut este s` intro-duce]i \n formular suma \mprumutat`(C2), dobnda anual` (C3) [i durata\mprumutului \n ani (C4).

Datele de intrareAnaliznd datele de ie[ire, putem vedea c` acestea reprezint` combina]ii

\ntre: activit`]i \n proiect resurse alocate (exper]i implica]i \n proiect) lunile de desf`[urare a activit`]ilor num`rul de zile om pe care o persoan` de pe proiect trebuie s` le

lucreze pentru a implementa o activitate.

Activit`]ile-exper]ii-lunile-num`rul de zile om reprezint` practic datele-cheie pe care trebuie s` le ave]i \n vedere pentru a face o planificare corect`[i cuprinz`toare.

Acum toate aceste informa]ii trebuie transformate \n tabel Excel. Esterecomandat ca fiecare tip/grup de informa]ie s` fie stocat \ntr-un ta-bel/foaie de calcul separat`.

Definirea foilor de calcul cu date de intrare

Foaia de calcul ComponentePune]i drept cap de tabel Componenta, Activitate [i Numar activitate

[i apoi introduce]i datele aferente. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Excel [i managementul eficient al proiectelor

Rambursare \mprumut


Trucuri & Sfaturi

Calcule matematice f`r`formule \n Excel

Poate p`rea surprinz`tor, dar nu\ntotdeauna utilizarea unor for-mule este cel mai eficient modde a manipula datele \n Excel.Dac` ave]i o coloan` cu pre]urileproduselor, cre[terea lor cu 5%poate c` nu vi se pare o sarcin`chiar imposibil de realizat.

Metoda clasic` este urm`toa-rea: g`si]i sau insera]i o coloan`

goal` lng` coloana de pre]uri; introduce]i o formul` care s`

\nmul]easc` pre]ul ini]ial cu1.05;

selecta]i coloana ob]inut`, Ctrl+ C, apoi Paste Special Values pe coloana ini]ial`.

A]i ob]inut ceea ce dorea]i, dar a]if`cut destul de multe opera]iuni.

Exist` o metod` mai simpl`pentru a face acela[i lucru: 1. introduce]i \ntr-o celul` oare-

care valoarea 1.05 (cu care artrebui s` se \nmul]easc` pre]u-rile ini]iale);

2. selecta]i celula [i apoi Ctrl +C sau Edit Copy;

3. selecta]i domeniul de celulecu pre]urile ini]iale. Alege]iEdit Paste Special Mutiply [i ap`sa]i OK.

A]i ob]inut acela[i rezultat, darmult mai repede.

|n exemplul nostru, proiectul are 4 componente, fiecare component` avndmai multe activit`]i. Fiecare activitate a fost numerotat` de la 1 la 4 ca 1.1, 1.2,2.1, 2.2 [.a. Toate numerele activit`]ilor (coloana C) au fost formatate ca text.

R.T.: De ce trebuie numerele formatate ca text?

Este \ntotdeauna recomandat ca atunci cnd numerele nu func]ioneaz` canumere (adic` nu sunt folosite \n opera]ii matematice: adun`ri, sc`deri,\nmul]iri etc.) s` fie formatate ca texte.

|n cazul nostru, 1.1, 1.2 nu sunt practic ni[te numere, ci mai degrab` ni[teetichete ale activit`]ilor. Puteam foarte bine s` le denumim a1, a2, b1, b2 [.a.[i atunci era clar c` sunt texte. A[a, formatarea coloanei C ca text evit` oriceambiguitate cu privire la tipul de date care sunt introduse.

Dac` datele ar fi stocate ca num`r (a[a cum le consider` \n mod pre-definit Excel), atunci folosirea lor \n anumite formule ar da erori.

Foaia de calcul ExpertiAvnd un cap de tabel simplu: Expert [i Pozitie, introduce]i datele

respective. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:


Func]ia economico-finan-ciar` PMT calculeaz` valoarea ratelor bazat` pepl`]i ale acestora la intervaleegale de timp [i la o rat` adobnzii constant`.

Sintaxa func]iei este:=PMT(dobanda_anuala,durata_de_imprumut,valoarea_prezenta_a _imprumutului)

Formularul este flexibil,existnd chiar [i posibilitateade a modifica durata derambursare a \mprumutului.

Instruc]iuni pentrumodificarea duratei

\mprumutului

Introduce]i \n sec]iuneaCaracteristicile \mprumutu-

lui: suma \mprumutat`,dobnda anual` [i durata

\mprumutului \n ani.

Not`: desc`rca]i formularul de pe Internet (www.rs.ro)


|ntrebare & R`spuns

|ntrebare:Cum elimin dublurile de datedintr-o list`?

R`spuns:Pute]i rezolva asta \n cteva se-cunde utiliznd comanda Ad-vanced Filter (Filtru avansat) dinMicrosoft Excel. S` presupunem c` ave]i urm`-toarea list`:

selecta]i o celul` din list`,apoi, \n meniul Data, selecta]iFilter (Filtru) [i AdvancedFilter (Filtru avansat);

\n fereastra care se deschideselecta]i Copy to another loca-tion (Copiaz` \ntr-o alt` loca]ie)[i \n caseta List range (Limitelelistei) introduce]i: $A$1:$A$12.Bifa]i op]iunea Unique recordsonly (Doar \nregistr`rile unice);

alege]i loca]ia unde vor fiafi[ate datele dumneavoastr`unice. |n cazul nostru, alegemcoloana B, cu \ncepere chiar dincelula B1. Pentru a realiza acestlucru, introduce]i valoarea $B$1\n caseta Copy to (Copiaz` la).Rezultatul va fi afi[at imediat. |ncoloana B ave]i datele dumnea-voastr`, f`r` dubluri.

Observa]i c` acolo unde nu s-a cunoscut numele exper]ilor sau erau maimul]i exper]i, pentru a fi relevant, \n coloana A s-a \nscris denumirea gene-ric` a exper]ilor (de exemplu, intervievatori, operatori interviu, coordonatoricontrol calitate etc.)!

Foaia de calcul PlanificareEste poate cea mai important` foaie de calcul din instrumentul pe care

dori]i s` \l crea]i.Capul de tabel este unul la fel de simplu ca [i \n cazul celorlalte:

Activitate, Expert, Luna, Zile om input.

|n coloana Activitate vom introduce num`rul activit`]ii (1, 1.1, 1.2 [.a.),\n coloana Expert vom introduce numele expertului, \n coloana Luna vomintroduce luna \n care se desf`[oar` activitatea respectiv`, iar \n coloanaZile om input vom trece num`rul de zile om pe care ar trebui s`-l lucrezeexpertul respectiv \n luna respectiv` [i pentru activitatea respectiv`.

Figura urm`toare prezint` cteva date introduse deja:

Cum se traduc aceste informa]ii?

Linia 2 Diana Andone lucreaz` pentru activitatea 1 \n luna 1 un num`rde 8 zile om.

Linia 5 Tot pentru activitatea 1 [i tot \n luna 1 lucreaz` [i IrinaPomeanu, dar cu o contribu]ie de 10 zile om.

Linia 6 Pentru activitatea 1.1, Florin Pascu lucreaz` \n luna 2 a proiec-tului timp de 15 zile om.

Dup` introducerea celorlalte date pentru celelalte activit`]i, toate resurseleumane din proiect (exper]i) sunt alocate pe o activitate [i pe o anumit` lun` [ile-a fost estimat` o anumit` contribu]ie \n num`r zile om pe fiecare activitate.

R.T.: Constat c` \mi ia destul de mult timp pentru introducerea tuturordatelor [i exist` [i riscul de a gre[i introducerea unui nume sau a unei acti-vit`]i. B`nuiesc c` dup` aceea datele sunt folosite la diferite calcule [i \mipoate afecta toate rapoartele pe care doresc s` le ob]in.

A[a este, calitatea datelor din acest tabel este esen]ial` [i risculintroducerii gre[it de date trebuie minimizat. Facilitatea Excel cea maiu[oar` de folosit pentru acest lucru este validarea datelor.


REN

TRO

P &

STR

ATO

NR&

S

Formatarea subtotalurilor

|n mod predefinit, Excel for-mateaz` subtotalurile cu bold.

Dac` vre]i s` modifica]i for-matarea subtotalurilor proceda]i\n felul urm`tor:

1. ascunde]i liniile care cuprindvalorile ce au fost adunate pen-tru subtotal, ap`snd butonul 2situat sus, \n stnga coloanelor;

2. selecta]i domeniul de celulecare con]ine subtotalurile [i pecare dori]i s`-l formata]i;

3. ap`sa]i CTRL + G pentru aafi[a fereastra de dialog GoTo [i alege]i Special;

4. \n fereastra nou` selecta]iVisible cells only (Doarcelulele vizibile);

5. selecta]i doar subtotalurile [iaplica]i formatarea dorit`.

Formatarea va fi valabil` doarpentru subtotaluri, nu [i pentruvalorile care au stat la bazasubtotaliz`rii.


Restric]ionarea introducerii de date la valorile dintr-o list`

Ar trebui s` restric]ion`m datele introduse pe coloana A la etichetele pecare le-am dat activit`]ilor \n foaia Componente [i de asemenea ar trebuis` restric]ion`m datele din coloana B la numele exper]ilor introdu[i \n foaiade calcul Experti.

Trebuie parcur[i urm`torii pa[i:

1. Denumi]i listele cu date de etichete activit`]i [i cu nume de exper]i.

Recomandat este ca listele s` fie denumite dinamic pentru a putea actua-liza u[or lista \n cazul \n care se mai adaug` o activitate sau un expert sau pen-tru cazul \n care folosi]i acela[i instrument Excel pentru planificarea altuiproiect.

Selecta]i Insert Name Define Name [i se va deschide o caset` dedialog:

|n Names in workbook introduce]i numele listei nr_list, iar \n casetaRefers to introduceti o formul` folosind func]ia OFFSET care permite de-numirea dinamic` a domeniului de celule.

Func]ia returneaz` un domeniu de celule.Sintaxa func]iei este:=OFFSET(referinta, randuri, coloane, inaltime, latime), unde:referinta = referin]a celulei care va fi baz` pentru func]ia OFFSET;randuri = num`rul de rnduri, \n sus sau \n jos, fa]` de referin]a la care

dori]i s` se refere celula din stnga sus a domeniului returnat. Num`rul 5 larnduri \nseamn` c` celula din stnga sus pe care o va returna func]ia OFFSET va fi cu 5 rnduri mai jos de celula fixat` ca referin]`;

coloane = num`rul de coloane, la stnga sau dreapta, fa]` de referin]` lacare dori]i s` se refere celula din stnga sus a domeniului returnat. Num`rul2 la coloane \nseamn` c` celula din stnga sus pe care o va returna func]iaOFFSET va fi cu 2 coloane mai la dreapta de celula fixat` ca referin]`;

inaltime este \n`l]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib`domeniul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET;

latime este l`]imea, \n num`r de celule, pe care dori]i s` o aib` dome-niul de celule pe care \l va returna func]ia OFFSET.

|n cazul nostru, formula folosit` \nseamn`:=OFFSET(Componente!$C$2;0;0;COUNTA(Componente!$C:$C)

-1;1), unde

Excel [i managementul eficient al proiectelor Trucuri & Sfaturi

Ap`sa]ibutonul 2


Trucuri & Sfaturi

Actualizarea automat` a formulei care\nsumeaz`

Pentru a \nsuma, de exemplu,celulele A1:A4, folosi]i func]iaSUM(A1:A4). Problema este c`, dac` intro-duce]i date pe rndul 5, formulanu se actualizeaz` automat [i tre-buie s` o edita]i din nou.

Exist` o solu]ie ca actualizareas` se fac` automat, indiferentcte rnduri mai introduce]i \ntrerndul 4 [i rndul care con]ineformula!

Se poate folosi o combina]ie\ntre func]ia SUM [i func]iaOFFSET.

|n celula A5 introduce]i formula:

=SUM(A1:OFFSET(A5,-1,0)

[i rezultatul va \ngloba [i rn-durile nou-introduse.

Componente!$C$2 = celula de referin]`, prima celul` din domeniul decelule care cuprinde etichetele activit`]ilor;

0 = rnduri, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai jos sau maisus fa]` de celula de referin]`;

0 = coloane, adic` domeniul pe care \l dorim nu \ncepe mai la dreapta saumai la stnga fa]` de celula de referin]`;

(pn` aici \nseamn` c` domeniul pe care \l dorim \ncepe exact de la celu-la de referin]`, adic` C2)

COUNTA(Componente!$C:$C)-1 = \n`l]imea. Func]ia COUNTAnum`r` cte celule care nu sunt goale exist` \n coloana C. |ntruct lista noas-tr` \ncepe de la al doilea rnd, primul fiind ocupat cu capul de tabel, trebuies` sc`dem 1, pentru a avea exact \n`l]imea listei. Func]ia COUNTA este ceacare fixeaz` limita de jos a listei. Dac` mai ad`ug`m un element la list`,rezultatul func]iei COUNTA se va modifica [i implicit va modifica \n`l]i-mea listei din func]ia OFFSET;

1 = l`]imea, adic` domeniul de celule care con]ine lista are o l`]ime de 1coloan`.

|n felul acesta, func]ia OFFSET returneaz` un domeniu de celule \ncepndde la celula C2 [i pn` la cap`tul listei (aflat cu COUNTA) [i avnd o l`]imede 1 coloan`. Adic` exact domeniul de celule care con]ine lista noastr`.

Este bine s` v` \nsu[i]i aceast` tehnic` pentru c` este esen]ial` \n momen-tul \n care lucra]i cu tabele/liste/baze de date a c`ror dimensiune se modific`de-a lungul perioadei \n care sunt introduse date.

|n mod similar proceda]i [i pentru definirea listei cu numele exper]ilor,pe care denumi]i-o nume_list.

2. Selecta]i celula A2 din foaia de calcul Planificare [i alege]i Data Validation.


Aplica]ie

A]i fost probabil deseori pus \n situa]ia de a trimite prin e-mail acela[i mesaj unei liste lungi deadrese. Cunoa[te]i, cu siguran]`, solu]iile clasice BCC (undisclosed receipents) sau lista lung` deadrese la To sau CC. Problema este c` nici una dintre aceste solu]ii nu este elegant`. Ideal este ca fiecare destinatars` primeasc` un mesaj personalizat, adresat doar lui, [i nu un e-mail la care se vede din avion c`a mai fost trimis \nc` la 1.000 alte persoane.

Este evident c` a sta [i a concepe cte un e-mail pentru fiecare persoan` din list` nu este solu]iaoptim`. Dar \n lips` de altceva, poate func]iona.

Totu[i exist` [i ceva mai simplu, care doar printr-o ap`sare de buton rezolv` problema.

Aplica]ia Excel creat` special pentru acest scop v` permite s` transmite]i prin e-mail un mesajpersonalizat c`tre un num`r aproape nelimitat de adrese [i incluznd numele destinatarului \n cor-pul mesajului. Economie imens` de timp! Acum pute]i s` trimite]i, de exemplu, un mesaj cu prilejuls`rb`torilor de iarn` c`tre to]i furnizorii dumneavoastr`, \n doar 3 minute!

Program de trimis e-mail-uri


Trucuri & Sfaturi

Introducerea datelor \n foide calcul multiple

De multe ori apare situa]ia de aintroduce acelea[i date \n foi decalcul diferite, de exemplucapuri de tabel. Excel are oop]iune care v` poate ajuta cadatele s` fie introduse automat \ntoate foile de calcul \n caredori]i.

Ap`sa]i tasta CTRL [i executa]iclic pe fiecare din foile de calculcare trebuie s` con]in` acelea[idate. Foile de calcul respective vorfi marcate ca \n figura urm`toare:

|n foaia Sheet1, \ncepe]i s`introduce]i datele. Datele vor fiintroduse [i \n celelalte foi selec-tate (\n exemplul nostru Sheet2,Sheet3) exact \n aceea[i pozi]ie.Termina]i prin selectarea uneialte foi dect cele din selectareacu CTRL ini]ial` (\n cazul nos-tru Sheet4).

Se va deschide o c`su]` de dialog ca mai jos:

Din lista derulant` Allow (Permite) alege]i List. |n c`su]a Source introduce]i =nr_list (adic` numele listei domeniului

care con]ine etichetele activit`]ilor). Nu uita]i semnul = pentru c` altfelExcel nu va [ti la ce v` referi]i!

Selecta]i [i op]iunile Ignore blank [i In-cell dropdown dac` nu sunt\n mod predefinit selectate de c`tre Excel.

Ap`sa]i OK [i \n acest moment \n c`su]a A2 nu sunt permise dect va-lori din lista de etichete ale activit`]ilor.

Observa]i c` \n momentul \n care selecta]i celula A2 apare o mic` s`geat`la dreapta care ap`sat` afi[eaz` o list` cu toate etichetele de activit`]i dinlist`. Pute]i introduce o dat` fie manual, fie prin selectarea din lista deru-lant`. Dac` introduce]i o valoare gre[it`, Excel va afi[a un mesaj predefinit:

Excel [i managementul eficient al proiectelorR&

S

Instruc]iuni

Baza de date cuadresele de e-mail


Trucuri & Sfaturi

Eliminarea spa]iilor \n plus dintre cuvinte

Primi]i fi[iere Excel pe care tre-buie s` le procesa]i. Constata]iuneori c` \n anumite celuleinforma]ia are \ntre cuvinte maimult de un singur spa]iu. Cum pot fi eliminate spa]iile \nplus, f`r` s` fie nevoie s` par-curge]i fiecare celul` \n parte?

Se poate folosi func]ia TRIMcare elimin` toate spa]iile dintr-un text, cu excep]ia spa]iilor sin-gulare \ntre cuvinte.

Sintaxa este simpl`: TRIM(text).Proceda]i astfel:

1. crea]i o coloan` nou` lng`coloana cu texte cu mai multespa]ii;

2. \n prima celul` din coloananou`, introduce]i formulaTRIM(text), unde text estecelula din coloana cu texte cumai multe spa]ii;

3. copia]i formula \n toat` coloa-na nou`. Ve]i ob]ine toate tex-tele doar cu un singur spa]iu\ntre cuvinte (cele care au unsingur spa]iu sunt l`sate a[a,pentru celelalte se elimin`spa]iile \n plus);

4. copia]i coloana nou`;

5. selecta]i prima celul` dincoloana veche;

6. selecta]i Paste Special, Va-lues [i apoi OK. Textelecorecte (cu un singur spa]iu)din coloana nou` au fost lipitepeste coloana veche;

7. [terge]i coloana nou`.

Mesajul \nseamn` c` valoarea introdus` \n celul` nu este valid` [i c` nupute]i introduce orice valoare pentru c` exist` restric]ii. Dac` ap`sa]i peCancel, \n celula A2 va fi p`strat` valoarea anterioar`, dac` ap`sa]i pe Retryave]i posibilitatea s` mai introduce]i \nc` o dat` o valoare \n celula A2.

3. Copia]i celula A2 [i lipi]i-o cu Paste Special Validation pecelulele A3 pn` la A1000.

4. Repeta]i pa[ii 2 [i 3 pentru restric]ionarea datelor \n coloana B cunumele exper]ilor.

Introducerea datelor \n Excel \ntr-o structur` asem`n`toare unei baze de date

O modalitate mai u[oar` de a introduce datele este de a \ncepe cu fiecareactivitate. Se selecteaz` activitatea, se stabile[te \n ce luni se desf`[oar`, apoi sealeg exper]ii care lucreaz` \n fiecare lun` [i la final se pune num`rul de zile ompe fiecare expert [i lun`. Practicnd pu]in, ve]i reu[i s` mnui]i Copy [i Pastefoarte bine pentru a introduce rapid datele pentru o activitate. Apoi trece]i laactivitatea urm`toare.

|n cazul \n care dori]i s` face]i verific`ri, puteti s` filtra]i lista dup` diferitecriterii. Pute]i observa foarte u[or dac` a]i uitat s` introduce]i ceva sau exist`dubl`ri. Cteva filtr`ri \ncruci[ate sunt mai mult dect recomandate pentru afi sigur c` datele introduse \n tabel sunt corecte [i nu exist` erori.

De exemplu, f`cnd o filtrare dup` expertul Florin Pascu (vezi figura), sepoate observa foarte u[or c` pentru activitatea 3.1 \n luna 8 s-au f`cut dou`\nregistr`ri care probabil se refereau la acela[i lucru (liniile 45 [i 65), iar unadintre ele ar trebui [tears`.


REN

TRO

P &

STR

ATO

NR&

S


Crearea din punct de vedere vizual a unui Grafic Gantt

Graficul Gantt este un grafic foarte simplu, care arat` \ntinderea uneiactivit`]i \n timp.

Stabili]i, din punctul de vedere al layoutului, cum dori]i s` arate GraficulGantt. O posibil` abordare este prezentat` \n figura urm`toare.

Observa]i urm`toarele aspecte: tabelul a fost formatat astfel \nct componentele [i activit`]ile afe-

rente acestora s` fie ct mai u[or de citit; \n coloana A au fost trecute etichetele activit`]ilor separat de denu-

mirile activit`]ilor care au fost introduse \n coloana B. Coloana A a fostformatat` ca text, exact cum au fost formatate etichetele activit`]ilor \n foilede calcul anterioare. Acest lucru este justificat de faptul c` dorim s` folosimetichetele activit`]ilor \n formule [i s` facem referire la etichetele situate \nalte foi de calcul;

pe rndul 2, de la C2 la M2 a fost trecut` Luna, iar separat, pe rn-dul 3, exact sub acestea, au fost trecute numerele lunilor, de la 1 la 11.Separarea pe dou` rnduri este justificat` din nou de dorin]a noastr` de a uti-liza lunile \n formule;

formatarea a fost f`cut` \n a[a fel \nct separarea etichetelor denumele activit`]ilor [i a lunii de num`rul acesteia s` nu fie aproape delocobservat`. Este \ntotdeauna recomandat s` face]i aceast` separare, pentru c`nu [ti]i cnd ave]i nevoie s` le folosi]i \n formule. Dac` cele dou` ar fi \naceea[i celul`, referirea la etichete sau num`rul lunii ar fi imposibil`. {i demulte ori acest lucru este foarte necesar.

Dac` ar fi s` facem Graficul Gantt manual, atunci ar trebui s` color`mcelulele din dreptul activit`]ilor [i al lunilor respective cu o culoare distinct`pentru a fi mai u[or de observat. |n exemplul nostru, lund \n considerarelunile \n care am spus c` se desf`[oar` activit`]ile (\n foaia de calculPlanificare), Graficul Gantt ar ar`ta ca mai jos:

Excel [i managementul eficient al proiectelor |ntrebare & R`spuns

|ntrebare:Cum creez un buton pentrulansarea automat` a unui macro?

R`spuns:Pentru crearea unui buton \n ve-derea lans`rii automate a unuimacro, parcurge]i urm`torii pa[i:

selecta]i View Toolbars Forms;

face]i clic stnga peicoana care arat` unbuton n miniatur`;

deplasa]i cursorul mouse-uluipe suprafa]a foii de calcul.Cursorul se va modifica dins`geat` obi[nuit` ntr-o crucesub]ire;

]innd mouse-ul ap`sat (clicstnga) desena]i un dreptunghi.Elibera]i [i un buton va fi creat;n mod automat apare o caset` dedialog numit` Assign Macro;

selecta]i macro-ul [i ap`sa]i peOK;

dac` dori]i s` schimba]i denu-mirea butonului n mod presta-bilit aceasta este Button1 face]iclic dreapta pe buton, selecta]iEdit Text [i apoi modifica]i tex-tul care apare pe buton.

continuare \n pag. 10


n plus, iat` care sunt [i la ce v`ajut` controalele disponibile nbara de instrumente Forms:

R.T.: |n cazul \n care colorez manual fiecare celul`, Graficul Gantt nuse mai actualizeaz` automat la diferite modific`ri. A[ vrea s` pot modifica\n foaia de calcul Planificare [i apoi, automat, \n foaia Gantt activitati-luna,Excel s` coloreze celulele care trebuie, \n func]ie de modific`ri. Cum trebuieprocedat?

Din capul locului trebuie spus c` nu este chiar simplu. Dac` am fi avutun alt design al foii de calcul ar fi fost aproape imposibil. A[a, vom folosi ocombina]ie \ntre o formul` matrice [i formatarea condi]ional` [i pro-blema este rezolvat`.

Folosirea formulei matrice SUM(IF)

Ca o preg`tire pentru folosirea formulei vom numi mai \nti domeniile decelule care con]in etichetele activit`]ilor [i num`rul lunilor din foaia de calculPlanificare. Pentru a putea considera [i eventualele modific`ri \n foaia de cal-cul Planificare (fie [tergerea unor linii, fie ad`ugarea altora noi), denumirea seva face dinamic, dup` pa[ii ar`ta]i anterior.

Domeniul cu etichetele activit`]ilor va fi denumit plan_activitate:

Domeniul con]innd numerele lunilor va fi denumit plan_luna:

Domeniul cu num`rul de zile va fi denumit plan_zile:

Formula matrice SUM(IF) este mai pu]in cunoscut` [i folosit` de uti-lizatorii Excel. Are o sintax` mai pu]in obi[nuit`, dar merit` s` fie \n]eleas`[i aplicat`. Ea v` poate scoate din necaz atunci cnd sim]i]i c` func]ia

Excel [i managementul eficient al proiectelor|ntrebare & R`spuns

continuare din pag. 9

Label (Etichet`)

Option Button (Buton op]iune)

Group Box (Caset` de grupare)

Button (Buton)

Check box (Caset` de selectare)

List Box (Caset` list`)

Combo Box (Caset` combo)

Scroll Bar (Bar` de defilare)

Spinner (Buton de incrementare/decrementare)

Introduce \n foaia de calcul oetichet` care va fi utilizat` ulteri-or la denumirea altor controale.

Permite alegerea unei op]iuni dinmai multe disponibile. De regul`se folose[te \n combina]ie cu altebutoane de op]iune.

Grupeaz` mai multe butoane deop]iune.

Permite lansarea unui macro laclic pe buton.

Selectarea sau deselectareaacestuia permite func]ionareadiferit` a unor elemente din foa-ia de calcul.

Permite selectarea dintr-o list` aunui element.

Este similar` cu caseta list`, cudiferen]a c` lista este afi[at`doar la clic pe caseta combo.

Este o bar` care permite modi-fic`ri incrementale, \ntre o va-loare minim` [i una maxim`.

Este similar cu bara de defilare,avnd \ns` un aspect diferit (caun contor).

REN

TRO

P &

STR

ATO

NR&

S


SUMIF este limitat`, [i asta nu se \ntmpl` chiar rar. De exemplu, atuncicnd ave]i mai mult de un criteriu dup` care trebuie calculat` o sum`. {ti]ic` func]ia SUMIF nu poate lua \n considerare dect un singur criteriu. Dac`ave]i mai multe, folosi]i func]ia matrice SUM(IF)!

Sintaxa este:=SUM(IF((domeniu1=condi]ie1)*(domeniu2=condi]ie2)*s.a.);domeniu_suma)), undedomeniu1, domeniu2, domeniuN sunt domeniile de celule unde veri-

fica]i \ndeplinirea unor condi]ii;condi]ie1, condi]ie2, condi]ieN sunt condi]iile care trebuie \ndeplinite

de c`tre domeniile de mai sus;domeniu_suma este domeniul de celule ale c`rui valori vor fi \nsumate

dac` sunt \ndeplinite simultan cele dou` sau mai multe condi]ii.Pentru a nu p`rea prea teoretic, vom reveni la exemplul nostru pentru o

mai u[oar` \n]elegere.

Dorim s` calcul`m, \n luna 1 [i pentru activitatea 1 cte zile om au pla-nificate cumulat to]i exper]ii. O solu]ie u[oar` ar fi filtrarea pe luna 1 [iactivitatea 1 \n foaia de calcul Planificare [i calcularea sumei aferente.

Observa]i \n dreapta jos suma Sum=43.

Acela[i lucru poate fi realizat [i cu func]ia SUM(IF), \n Graficul Gantt.

Introduce]i \n celula C4 formula:=SUM(IF((plan_activitate=$A4)*(plan_luna=C$3);plan_zile)) [i

ve]i ob]ine aceea[i valoare, 43.


Eroare de tip #####

Apare pentru celule care con]innumere sau format tip dat`,respectiv timp (or`), \n momen-tul \n care dimensiunea celuleinu este suficient de mare pentru aacoperi dimensiunea num`ruluiintrodus \n celul` sau valoarea nueste \n concordan]` cu formatulpentru dat` [i timp. De exemplu,exist` situa]ia \n care introduce]i\ntr-o celul` cu format dat` sautimp o valoare negativ`.

Pute]i rezolva \n mai multe mo-duri aceast` eroare:

M`ri]i dimensiunea celulei. Tra-ge]i cu mouse-ul c`tre dreaptade linia de delimitare dintrecelule, att ct este necesar pen-tru ca num`rul s` poat` fi afi[at.

Modifica]i formatul num`ruluisau datei. Da]i clic dreapta pecelul` [i selecta]i din meniulderulant Format Cells. Selec-ta]i Number, Date sau Time.|n cazul unui num`r, pute]imic[ora num`rul de zecimalecare se afi[eaz` dup` virgul`.Eventual pute]i debifa [i op]iu-nea de utilizare a separatoruluipentru ordin. Urm`ri]i modifi-c`rile \n caseta Sample dinaceea[i fereastr`.

Verifica]i cu aten]ie formulapentru cazul formulelor de tipdat` [i timp, \nainte de a intro-duce informa]ia. Dac` forma-tul datei este luna/ziua/anul [iinversa]i valorile, va fi afi[at`aceast` eroare.

Sum=43

Eroare & Explica]ie


Aten]ie! Fiind o formul` matrice, ea trebuie introdus` prin ap`sareasimultan` a tastelor CTRL + SHIFT + ENTER. O introducere corect`va fi eviden]iat` prin apari]ia unor acolade la \nceputul [i finalul func]iei.

Ce face func]ia? Se uit` \n domeniul de celule plan_activitate (cuetichetele activit`]ilor), se uit` \n domeniul de celule plan_luna (cunumerele lunilor) [i de fiecare dat` cnd celula din plan_activitate este egal`cu A4 (adic` egal` cu 1) [i simultan celula din plan_luna este egal` cu C3(adic` egal` cu 1) adun` valoarea din celula din domeniul plan_zile.

R.T.: De ce \n celul` apare $A4 [i C$3, [i nu, simplu, A4 [i C3?

Inten]ia este ca formula s` fie copiat` prin Copy [i Paste \n tot GraficulGantt. Introducerea $ la referin]a celulei \nghea]` fie linia, fie coloana, \nfunc]ie de locul unde se plaseaz` semnul $.

$A4 absolutizeaz` coloana unde se afl` A4, adic` coloana A. Dac`copiem formula \n celula C7, referin]a va fi $A7; dac` o copiem \n celulaH7, referin]a va fi $A7. Adic` r`mne tot pe coloana A, unde avemetichetele activit`]ilor.

|n mod similar, C$3 absolutizeaz` rndul 3, acolo unde avem numerelelunilor.

Astfel, copierea formulei va face corect referin]a fie la coloana cuetichetele activit`]ilor, fie la rndul cu numerele lunilor.

Copia]i celula C4 [i lipi]i-o \n domeniul de celule C4:M4, C7:M11,C14:M17, C20:M22, C25:M25. Ve]i ob]ine rezultatele din figur`:

Observa]i c`: \n lunile \n care a fost planificat` o activitate, rezultatul este mai mare

dect 0; \n lunile \n care nu a fost planificat` nici o activitate, rezultatul este 0.

Formatarea condi]ional`

Avnd \n minte aceste 2 criterii, putem crea o formatare condi]ional` \ncare dac` \n celul` este o valoare mai mare dect 0, celula este colorat` \ntr-oanumit` culoare.

Se vor parcurge urm`torii pa[i:

Excel [i managementul eficient al proiectelorFormule utile

G`sirea numelui folderului \n care se afl` un fi[ierExcel

Dac` dori]i s` afla]i \n ce folderse afl` un anumit fi[ier, f`r` aapela la Visual Basic sau a ve-rifica acest lucru din File, Pro-perties, pute]i folosi urm`toareaformul`:

=LEFT(CELL(Filename,$A$1),FIND([,CELL(File-name,$A$1))-1)

|n cazul \n care abia a]i creat unnou registru de lucru [i nu l-a]isalvat, formula va returnaeroarea #VALUE!.Dup` salvarea fi[ierului, rezul-tatul formulei va ar`ta calea \ncare se afl` fi[ierul.

Utilizarea operatorilorINDEX [i MATCH pentru a g`si o informa]ie

S` presupunem c` ave]i o list`foarte lung` de nume c`rora lesunt asociate vrsta [i departa-mentul \n care persoana respec-tiv` lucreaz`. Pe coloana A estenumele, pe B departamentul [ipe C vrsta.

Pute]i afla foarte repede vrstaunei anumite persoane f`r` ac`uta printre date sau a apela lafiltre complexe. Tot ceea ce tre-buie s` face]i este s` introduce]i \ntr-o celul` urm`toarea formul`(pentru a afla vrsta angajatuluiValentin, de exemplu):

= I N D E X ( $ A $ 1 : $ C $ 5 ,MATCH(Valentin,$A$1:$A$5,),3)

Rezultatul va ap`rea imediat \ncelula \n care a]i introdus formula.

Not`: 5 din $A$5 este ultimul rnd al lis-tei \n care sunt numele, 3 din func]iaINDEX este a treia coloan` din domeniulA1:C5 \n care este \nregistrat` vrsta.


Trucuri & Sfaturi

Conversia \n num`r a unui [ir de text carereprezint` un num`r

Cnd copia]i date din alte pro-grame \n Excel, constata]i uneoric` valorile numerice sunt copiateca text, de[i ele arat` ca numere.Pentru a putea lucra cu ele, tre-buie s` le transforma]i din texte\n numere. Cum se procedeaz`?

Se poate folosi func]ia Valuecare face conversia \n num`r aunui [ir de text ce reprezint` unnum`r.

Sintaxa este simpl`:Value(text).

Proceda]i astfel:

1. crea]i o coloan` nou` lng`coloana cu numere texte;

2. \n prima celul` din coloananou`, introduce]i formulaValue(text), unde text estecelula din coloana cu numeretexte;

3. copia]i formula \n toat`coloana nou`. Ve]i ob]inetoate valorile convertite \nnumere;

4. copia]i coloana nou`;

5. selecta]i prima celul` dincoloana veche;

6. selecta]i Paste Special, Va-lues [i apoi OK. Valorile nu-merice din coloana nou` vor filipite peste coloana veche;

7. [terge]i coloana nou`.

1. selecta]i domeniul de celule C4:M25;

2. alege]i Format Conditional Formatting pentru a afi[a urm`toareacaset` de dialog:

3. alege]i condi]ia is greater than din lista derulant` [i introduce]i 0 \nc`su]a din dreapta (cu alte cuvinte, dac` valoarea din celul` este maimare dect 0);

4. ap`sa]i pe Format, iar \n tabul Patterns alege]i culoarea \n care dori]is` se coloreze celula;

5. ap`sa]i OK pentru a \nchide prima c`su]` [i apoi din nou OK pentrua o \nchide pe cea de-a doua. Foaia de calcul va ar`ta ca mai jos:

Cu siguran]` ve]i spune c` foaia de calcul nu arat` exact a[a cum a]i dorit,dar trebuie s` recunoa[te]i c` suntem totu[i aproape.

Mai trebuie f`cute 2 lucruri: eliminate zerourile, pentru c` \ncarc` Graficul Gantt; ascunse valorile din celulele colorate (\n lunile \n care sunt planificate

activit`]i), de[i s-ar putea ca \n anumite situa]ii aceste valori s` fie utilechiar pe grafic.

Ascunderea valorilor de zero inutile

Exist` 2 posibilit`]i:

Excel [i managementul eficient al proiectelorR

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R&S


1. selecta]i Tools Options View [i debifa]i op]iunea Zero values;

Astfel Excel nu va mai afi[a \n registrul de calcul nici o valoare de zero;2. selecta]i domeniul C4:M25 [i seta]i culoarea textului alb. |n felul

acesta, valorile zero vor exista, dar fiind albe vor fi invizibile.

Ascunderea valorilor din celulele colorate

Cea mai simpl` metod` este de a colora fontul cu aceea[i culoare ca [icelula \n care este valoarea.

|n Conditional Formatting definit anterior (dup` selectarea C4:M25,Format Conditional Formatting), ap`sa]i Format [i alege]i din tabulFont aceea[i culoare ca [i cea folosit` \n tabul Patterns.

Ap`sa]i OK de dou` ori, iar rezultatul va fi cel dorit.Graficul Gantt va ar`ta foarte simplu [i curat, de[i este plin de formule [i for-

mat`ri. Marele avantaj este c` celulele se vor colora diferit dac` schimba]i pla-nificarea activit`]ilor \n foaia Planificare. |n plus, aceste opera]iuni nu trebuie s`le face]i dect o singur` dat`, pentru c` formulele sunt suficient de flexibile pen-tru a putea fi u[or copiate pentru un alt proiect. Pur [i simplu trebuie s` p`stra]iacela[i format al Graficului Gantt [i s` ad`uga]i alte activit`]i.

Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe activitate

Aceast` foaie de calcul va urm`ri alocarea resurselor umane (exper]ii) pefiecare dintre activit`]ile proiectului. Formatul ar putea ar`ta ca \n figuraurm`toare:

Conceptul foii de calcul a fost p`strat acela[i ca la Graficul Gantt, avndpe coloana A etichetele activit`]ilor [i pe o singur` linie numele exper]ilor.


Debifa]iop]iunea

Zero values

Trucuri & Sfaturi

Ascunderea con]inutuluiunor celule la imprimare

Este posibil s` dori]i s` tip`ri]i ofoaie de calcul f`r` con]inutulunor celule (nu doar rnduri saucoloane acestea pot fi ascunse\n \ntregime).

Dac` lucra]i cu date care pentruanumite persoane sunt confi-den]iale, pute]i printa foaia decalcul f`r` aceste date.

Iat` un truc extrem de simplu,dar deosebit de util:

1. selecta]i celula (celulele);

2. merge]i \n meniul Format,Cells (Formatare, Celule);

3. \n fereastra Format Cellsmerge]i \n registrul Font;

4. din lista de culori selecta]iculoarea Alb;

5. clic pe OK;

6. printa]i foaia de calcul. Textulscris cu alb nu se va vedea;

7. reveni]i la culoarea ini]ial`.

Speciali[tii no[tri v` r`spundla \ntreb`rile dvs. legate deutilizarea programului Excel.

Adresa de coresponden]`:[email protected]


Scurt`turi de taste

Func]iile tastelor F

Afi[eaz` fereastra deajutor sau AsistentulOffice

Permite editareacelulei selectate (simi-lar cu BACKSPACE)

Permite introducereaunui nume de dome-niu \ntr-o formul`

Repet` ultima ac]iune

Deschide fereastra desalt la o anumit`celul` (GO TO)

Trece de la un panoula altul \n sensul acelorde ceasornic (cnd fereastra este \mp`r]it`\n panouri, dar nu este\nghe]at`)

Verific` ortografia

Permite selectareacelulelor de jur\mprejur cu ajutorultastelor s`geat`

Calculeaz` toate for-mulele din toate foilede calcul ale tuturorfi[ierelor deschise

Activeaz` bara demeniuri (similar cutasta ALT sau /)

Creeaz` un grafic

Deschide fereastraSave As (similar cuALT + F2)

Aten]ie! Numele exper]ilor din aceast` foaie trebuie s` fie identic cunumele exper]ilor din foaia de calcul Experti.

Pentru a fi siguri c` nu se strecoar` gre[eli, copia]i numele exper]ilor dinfoaia Experti [i lipi]i-o cu Paste Special Transpose \n foaia de calculAlocare resurse-activ.

De aici \nainte se procedeaz` similar cu foaia de calcul Grafic Gantt:1. se introduce formula matrice SUM(IF): =SUM(IF((plan_activitate=$A3)*(plan_expert=C$2);plan_zile));2. se copiaz` \n tot domeniul aferent;3. se ascund valorile zero;4. se adaug` formulele de totaluri pentru componente, total proiect [i

total activit`]i. Rezultatul este cel de mai jos:

{i aceast` foaie de calcul va fi automat actualizat` \n momentul \n caremodific`m ceva \n planificare.

Crearea unei foi de calcul care s` arate alocarea resurselor umane pe lun`

A treia foaie de calcul urm`re[te alocarea resurselor pe fiecare lun` \nparte. Cu alte cuvinte, poate r`spunde la \ntrebarea referitor la cnd [i ctlucreaz` expertul de-a lungul proiectului.

Pa[ii care trebuie parcur[i sunt similari cu cei de la foile anterioare:1. crea]i layoutul raportului;2. introduce]i formula matrice SUM(IF) \n celula C5:=SUM(IF((plan_expert=$A5)*(plan_luna=C$3);plan_zile));3. copia]i formula \n tot domeniul C5:M24;

Excel [i managementul eficient al proiectelorR

ENTR

OP

& S

TRA

TON

R&S

F1

F2

F3

F4

F5

F6

F7

F8

F9

F10

F11

F12


4. formata]i condi]ional domeniul de celule C5:M24 pentru a colora celulelecare au valori mai mari dect zero;

5. ascunde]i valorile zero;6. adùga]i un total pe fiecare expert.

Ve]i ob]ine un tabel ca \n figura urm`toare:

Lunile \n care lucreaz` [i contribu]ia fiec`rui expert sunt foarte u[or de obser-vat. Aici pute]i sa v` da]i seama imediat:

ce exper]i sunt sub-aloca]i; ce exper]i sunt supra-aloca]i.

{i v` permite s` face]i foarte u[or modific`ri \n planificare.

Dac` ave]i foarte mul]i exper]i [i vre]i s` nu face]i aceste verific`ri la ochipute]i adùga o alt` condi]ie la formatarea condi]ional`, de exemplu s` colora]icu ro[u toate celulele care sunt mai mari dect 22 (adic` o lun` de munc`).

Avantajele [i dezavantajele aplica]iei

Avantaje este foarte flexibil`. Odat` creat`, poate fi replicat` pe orice alt

proiect \n cteva minute (schimba]i doar numele [i etichele activit`]i-lor, numele exper]ilor [i planificarea [i mai opera]i cteva modific`ri \nformatele celor 3 rapoarte, iar apoi copia]i formulele);

permite actualizarea automat` a celor 3 rapoarte, f`r` nici o altìnterven]ie din partea dvs.

Dezavantaje formulele matrice au o vitez` mai mic` [i pot \ngreuna foaia de calcul.

Dac` nu ave]i un proiect foarte mare, atunci viteza mai mic` nu v` vaderanja.

Dac` totu[i exist` multe activit`]i [i actualizarea foii de calcul se face \ntimp mai mare, blocndu-v` lucrul dup` fiecare modificare pe care o opera]i,solu]ia este: Tools Options Calculation [i selecta]i Manual.

Foaia de calcul va fi actualizat` doar cnd salva]i sau cnd ap`sa]i tastaF9 (calculeaz`).

Excel [i managementul eficient al proiectelorTrucuri & Sfaturi

Identificarea rapid` a tipului de format

Trebuie s` procesa]i deseori cuExcel date introduse de al]i uti-lizatori [i ave]i nevoie s` [ti]i caredate sunt texte [i care numere,pentru c` func]ionarea unor for-mule depinde de tipul valorii. De obicei lua]i fiecare celul` \nparte, selecta]i Format Cells [iv` uita]i la tipul de format. Daracest lucru dureaz` foate mult. Exist` o modalitate mult maisimpl`!

Func]ia TYPE returneaz` o ast-fel de informa]ie.

Sintaxa este simpl`:TYPE(value).

Pentru a avea o imagine dintr-oprivire, introduce]i formula pe ocoloan` situat` lng` coloanacare con]ine valorile pe carevre]i s` le verifica]i.

Rezultatul formulei este inter-pretat astfel: dac` este 1, atunci valoarea

este num`r; dac` este 2, atunci valoarea

este text.

Aflarea unui r`spuns, identificarea unei solu]iiPentru aceasta trebuie doar sìntra]i \n dialog cu autorii revis-tei.V` macin` o \ntrebare, ave]i oproblem` \n lucrul cu progra-mul Excel?Autorii revistei v` stau la dis-pozi]ie!Transmite]i prin e-mail, la [email protected], o \n-trebare sau descrierea unei pro-bleme cu care v` confrunta]i,eventual \mpreun` cu fi[ierulExcel ce are leg`tur` cu aceasta.Ve]i primi pe aceea[i cale, \ntr-untimp ct mai scurt, r`spunsul/so-lu]ia speciali[tilor no[tri \n Excel.Nu ezita]i!

Redactor-[ef: Florian FilatColectiv de redac]ie: Monica Gearb`,

Sanda Vl`descuManager produs: Tudor Mihalache

Manager Centru de Profit: Claudia Breban

Art Director: Cristina StratonDTP: Mirela Vasilescu, Carmen Ilinca

Corectur`: Elvira Panaitescu

Redac]ia: Bdul Na]iunile Unite nr. 4, etaj 1, sector 5, Bucure[ti; Telefon: 021/317.25.87

E-mail: [email protected]; Internet: www.rs.roCoresponden]`: Ghi[eul extern 3 O.P. 39, sector 3, Bucure[ti

Publica]ie editat` de: RENTROP & STRATON

Grup de Editur` [i Consultan]` \n AfaceriMembru fondator al B.R.A.T.

Pre[edinte-Director General: George StratonDirector Executiv: Cipriana T`naseDirector Editorial: Florin CmpeanuDirector Economic: Mariana Ne]oiuDirector Comercial: Valentin T`nase

Difuzare: Sofica Costea tel.: 021/205.57.47, 0744.647.602

ISSN: 1842-4252

2006 RENTROP & STRATON Toate drepturile rezervate. Nici o parte din aceast` lucrare nu poate fi reprodus`, arhivat` sautransmis` sub nicio form` [i prin nici un fel de mijloace, mecanice sau electronice, fotocopiere,

\nregistrare audio sau video, f`r` permisiunea \n scris din partea editorului. Autorii sau editorii nusunt responsabili pentru nici o pierdere ocazionat` vreunei persoane fizice sau juridice care

ac]ioneaz` sau se ab]ine de la ac]iuni ca urmare a citirii materialelor publicate \n aceast` lucrare.

E CEL _profesionalUnica revist` cu sfaturi practice pentru speciali[tii \n calcul tabelar

Desc`rca]i de pe Internet (www.rs.ro) fi[ierele, formularele, aplica]iile

construite de autori pentru prezentarea informa]iilor

www.rs.ro Lucrari Newsletter tiparit Revista Excel_profesional

Clic aici sau Clic dreapta Save Target AS...

Nu rata]i subiectele din numerele urm`toare:

Telefon: (021) 209 45 45 Fax: (021) 205 57 30 E-mail: [email protected]

ddeesscc``rrccaa]]ii ddee ppee IInntteerrnneett ((wwwwww..rrss..rroo))

ttooaattee ffoorrmmuullaarreellee,, aapplliiccaa]]iiiillee [[ii ffii[[iieerreellee ccoonnssttrruuiittee ddee aauuttoorrii \\nn vveeddeerreeaa pprreezzeenntt``rriiii iinnffoorrmmaa]]iiiilloorr..FFoolloossiinndduu--llee vvee]]ii ffaaccee oo eeccoonnoommiieeiimmeennss`` ddee ttiimmpp..

iinnttrraa]]ii \\nn ddiiaalloogg ccuu aauuttoorriiii rreevviisstteeii,,pprriinn ee--mmaaiill,, llaa aaddrreessaa::

EExxcceell__pprrooffeessiioonnaall@@rrss..rroo

ssoolliicciittaa]]ii ttrraattaarreeaa aannuummiittoorr tteemmee \\nnnnuummeerreellee vviiiittooaarree aallee rreevviisstteeii

ttrraannssmmiittee]]ii oo \\nnttrreebbaarree ssaauuddeessccrriieerreeaa uunneeii pprroobblleemmee ccaarree vv``pprreeooccuupp``;; pprriimmii]]ii rr``ssppuunnssuull//ssoolluu]]iiaaddee llaa aauuttoorrii ppee aacceeeeaa[[ii ccaallee,, \\nnttrr--uunnttiimmpp cctt mmaaii ssccuurrtt

Not`: Lista subiectelor nu se opre[te aici. |n plus, chiar dumneavoastr` pute]i propune teme pe care dori]i s` le trat`m \n revist`.

Contact:

+

== FFoorrmmuullaa iiddeeaall`` ppeennttrruu aabboonnaa]]ii!!

A B

1 Subiect v` \ndrum` spre

2 Analiza eficien]ei unei investi]ii \n]elegerea conceptelor financiare privind eficien]a(Excel) investi]iei [i transpunerea lor \n tabele Excel

calcularea ratei interne de rentabilitate [i a valoriiactualizate nete pentru fundamentarea deciziei deinvesti]ie

legarea foilor de calcul \ntre ele pentru automatizarea calculelor

3 Colectarea [i procesarea datelor financiare denumirea domeniilor de celule(Excel + VBA) restric]ionarea accesului la anumite date din

foaia de calcul ascunderea anumitor foi de calcul protejarea anumitor celule din foaia de calcul

4 Realizarea unui chestionar \n Excel realizarea unui layout eficient pentru chestionar(Excel) construirea unei minibaze de date pentru colectarea

r`spunsurilor la \ntreb`ri afi[area unui mesaj pentru repondentul

care a completat chestionarul crearea unei baze de date care s` cumuleze

r`spunsurile la toate chestionarele crearea unui raport \n func]ie de baza de

date cumulativ`

5 Analiza situa]iilor financiare anuale colectarea datelor din balan]a de verificare \n Excel(Excel) importul formatului de bilan] \n Excel

importul formatului de cont de profit [i pierdere \n Excel

crearea notelor explicative analiza cheltuielilor urm`rirea modific`rilor legate de situa]iile financiare

Date post:	24-Nov-2015
Category:	Documents
Upload:	alina-iordache
View:	70 times
Download:	7 times

Excel Profesional

Documents