Sortare simpla si complexa

Sortarea datelor dintr-un tabel se poate face in mai multe feluri. Doua modalitati ar fi sortarea simpla si complexa. De ex.: - sortarea simpla (se alege o celula din capul de tabel si in functie de ea se face sortarea, ascendent sau descendent); - sortarea complexa (se poate face pe 64 de coloane simultan in functie de mai multe caracteristici). Pasul 1Pentru a efectua o sortare a numelui in ordine alfabetica se va apasa celula B4. Din Ribbon-ul Data vom alege optiunea A-Z, care sorteaza datele de pe coloana unde suntem pozitionati. Aceasta realizeaza o sortare in ordine alfabetica. In aceasta clipa, toate numele din coloana B sunt sortate in ordine alfabetica.

 

Pasul 2Pentru a face o sortare complexa, ne vom pozitiona in orice celula din tabelul nostru si vom apasa butonul Sort, pentru a deschide o caseta de dialog unde vom putea alege criteriile de sortare. Pentru primul criteriu de sortare, vom alege din meniul derulant optiunea Nume. Pentru ordinea de sortare, vom alege dintr-un meniu derulant optiunea A to Z.

 

 

 

 

Pasul 3Pentru urmatorul criteriu de sortare, vom adauga inca un nivel. Pentru al 2-lea criteriu de sortare, vom alege din meniul derulant optiunea Salariul. Dupa apasarea butonului Ok avem coloana Nume sortata in ordine alfabetica dar si coloana Salariul sortata in functie de cel mai mic salariu.

 

 

 

Sortare dupa atribute de formatare

PreambulSortarea datelor dintr-un tabel se poate face in mai multe feluri. Unul dintre acestea este sortarea dupa atribute de formatare. De ex.: - in functie de culoarea celulei; - in functie de culoarea fontului; - etc. Pentru inceput o sa folosim instrumentul Conditional Formating, pentru a scoate in evidenta anumite celule. Instrumentul Conditional Formatting prezinta o varietate foarte larga de optiuni de formatare conditionata. In acest exemplu vom folosi: - Highlight Cells Rules (cu suboptiunile: Greater Than... si Less Than...) 

Pasul 1Pentru a putea explica sortarea dupa atribute de formatare, o sa aplicam doua conditii logice pe coloana G (definita de capul de tabel Salariul). Conditiile pe care le vom impune pentru acest tip de formatare conditionata sunt: - celulele ce au valori mai mari sau egale cu 2500; - celulele ce au valori mai mici sau egale cu 1000. Dupa ce selectam coloana dorita, vom merge in Ribbon-ul Home, unde vom gasi optiunea de formatare conditionata, pe care o vom aplica pe coloana dorita.

 

 

Pasul 2Din meniul Conditional Formatting vom lucra cu optiunea Highlight Cells Rules Din acest meniu vom alege optiunea Greater Than... pentru a evidentia celulele cu o valoare mai mare decat valoarea ce o vom impune. Pentru optiunea Greater Than vom introduce valoarea 2500, astfel incat valorile din tabel ce sunt peste aceasta valoare vor fi scoase in evidenta.

 

Pasul 3

Pentru a-i alege o formatare specifica, vom alege optiunea Custom Format din lista de formatari. Dupa ce am ales noua formatare si am iesit din meniurile de formatare, vom observa ca avem aplicata o conditie logica pe coloana noastra.

 

 

 

Pasul 4Acum vom aplica o conditie logica ce va scoate in evidenta celulele ce sunt sub o anumita valoare. In Ribbon-ul Home vom gasi optiunea de formatare conditionata, pe care urmeaza sa o aplicam pe coloana dorita. Din meniul Conditional Formatting vom lucra cu optiunea Highlight Cells Rules Din acest meniu vom alege optiunea Less Than... pentru a evidentia celulele cu o valoare mai mica decat valoarea pe care o vom impune.

Pasul 5Pentru optiunea Less Than vom introduce valoarea 1000, astfel incat valorile din tabel ce sunt sub aceasta valoare vor fi scoase in evidenta. Dupa ce am ales noua formatare si am iesit din meniurile de formatare, vom observa ca avem aplicata o conditie logica pe coloana noastra.

 

 

Pasul 6Se poate intampla de multe ori ca tabelele noastre sa fie foarte mari si sa aiba cantitati mari de date. Din cauza acestui motiv, este cam greu sa observi toate celulele formatate intr-un fel. Aici intervine instrumentul de sortare, care va lucra in paralel cu instrumentul de formatare conditionata. Din Ribbon-ul Home vom accesa instrumentul Sort & Filter. Din meniul aparut vom alege optiunea Custom Sort... pentru a putea adauga conditiile noastre de sortare. in aceasta fereastra putem adauga mai multe conditii de sortare. Din lista aparuta, vom alege sa sortam coloana Salariul. Acum vom alege sa sortam in functie de un anumit criteriu. Criteriul de sortare va fi culoarea celulei. Acum trebuie sa alegem care este culoarea celulelor. Excel a detectat care sunt culorile folosite in registrul Excel si ni le afiseaza in acest meniu.

 

 

 

 

Pasul 7Acum vom mai adauga inca o conditie de sortare, prin apasarea butonului Add Level. In aceasta fereastra putem adauga mai multe conditii de sortare. Din lista aparuta, vom alege sa sortam coloana Salariul. Acum vom alege sa sortam in functie de un anumit criteriu. Criteriul de sortare va fi culoarea celulei. Acum trebuie sa alegem care este culoarea de scriere. Excel a detectat care sunt culorile folosite pentru scriere si ni le afiseaza in acest meniu. Vom alege optiunea On Bottom, pentru a aseza in partea de jos a tabelului celulele ce se supun conditiei logice aplicate.

 

 

 

 

 

Pasul 8Acum Excel a sortat coloana G. 

Cum? - in partea de sus sunt sortate celulele a caror culoare de umplere este Galben si care indeplinesc o anumita conditie logica; - in partea de jos sunt sortate celulele a caror culoare de scriere este Rosu si care indeplinesc o anumita conditie logica.

Filtrare - Coloane de tip data calendaristica

PreambulSpre deosebire de Excel 2003, noul Excel 2007 vine cu optiuni de lucru mai puternice si mai simple. Una dintre aceste optiuni o reprezinta Auto Filter, care acum cu doar cateva click-uri filtreaza un tabel, fara sa mai scriem formule sau fara sa mai aplicam diferite conditii de formatare. Pasul 1Pentru a putea aplica un filtru unui tabel, in primul rand trebuie selectat capul de tabel, mai exact celulele pe care vrem sa aplicam filtrul. Optiunea de filtrare se afla in Ribbon-ul Home, celula Editing. Dupa apasarea butonului Sort & Filter, vom alege optiunea Filter pentru a adauga un filtru de sortare pentru tabelul nostru. De indata ce filtrul a fost aplicat, in fiecare celula a aparut un buton ce contine optiunile de filtrare.

 

Pasul 2Dupa apasarea butonului ce a aparut langa celulele din capul de tabel, vom observa ca filtrul aplicat a scanat tabelul cu date si in acest meniu ne arata perioadele gasite. Noul filtru din Excel 2007 permite si afisarea perioadelor de timp din cadrul fiecarei luni. Acest filtru 2007 ne permite chiar sa alegem si ce zile dintr-o anumita luna dorim.

 

 

 

Pasul 3Alegand optiunea Date Filters se va deschide meniul de filtrare avansata. Filtrul calendaristic din Excel 2007 ne ofera posibilitatea filtrarii in functie de mai multe perioade. Ex.: - saptamana viitoare; - luna viitoare; - urmatorul semestru; - urmatorul an; - semestrul 1, 2, 3 sau 4; - etc.; Dupa ce a fost aleasa optiunea Quarter 4, Excel a filtrat toate valorile, pastrand doar intervalele de timp din semestrul 4.

 

 

Filtrare - In functie de atribute de formatarePreambulIn Excel 2007 se poate realiza filtrarea informatiilor dintr-un tabel in functie de anumite atribute de formatare. De ex.: - in functie de culoarea de umplere a celulelor; - in functie de culoarea font-ului; - etc. In exemplul nostru am ales sa facem dintr-un tabel, ce are aplicat un filtru, o sortare in functie de anumite culori. Pentru asta vom apela la functia Conditional Formatting pentru a evidentia anumite valori din tabel. De ex.: - vom schimba culoarea celulei pentru valorile ce depasesc 100.000, apoi vom schimba culoarea font-ului pentru celulele ale caror valori sunt mai mici de 50.000. 

Pasul 1

Vom aplica o conditie logica pe coloana B (definita de celula Valoarea). Pentru aplicarea conditiei logice, trebuie sa avem selectata coloana pe care vom aplica conditia logica. Pentru a selecta intreaga coloana vom folosi combinatia de taste Ctrl+Shift+Sageata Jos.

 

Pasul 2Dupa ce a fost selectata coloana dorita vom aplica o formatare conditionata. Ribbon-ul Home, celula Styles. Conditional Formatting vom alege optiunea Highlight Cells Rules... si apoi suboptiunea Greather Than...pentru a scoate in evidenta celulele ce au valori mai mari, conform criteriului nostru.

 

 

Pasul 3Dupa ce in caseta aparuta completam valoarea peste care Excel va scoate in evidenta celulele, vom alege si o formatare specifica, accesand optiunea Custom Format din lista de formatari. Din cadrul optiunii Fill, vom alege sa umplem cu o anumita culoare, celulele ce sunt peste valoarea impusa de noi. Dupa ce a fost selectata coloana dorita vom mai aplica o formatare conditionata ce va scoate in evidenta celulele mai mici decat o valoare ceruta de noi.

 

 

 

Pasul 4Dupa apasarea butonului Conditional Formatting vom alege optiunea Highlight Cells Rules... si apoi sub-optiunea Less Than... pentru a scoate in evidenta celulele ce au valori mai mici, conform criteriului nostru. Dupa ce in caseta aparuta completam valoarea sub care Excel va scoate in evidenta celulele, vom alege si o formatare specifica. Acum instrumentul de formatare conditionata a evidentiat celulele ce se supun conditiei impuse.

 

 

 

 

Pasul 5Atunci cand avem tabele foarte mari este destul de greu sa observam toate celulele ce se supun conditiilor noastre. De aceea Excel ne ofera o facilitate mult mai rapida si mai eficienta. Vom apasa pe butonul din dreptul celulei B5 si vom accesa optiunea Filter by Color. Excel a scanat foaia de lucru si a detectat ce culori au fost aplicate in zonele unde exista un filtru. Ne arata ca putem filtra in functie de culoarea de umplere a celulei, dar si in functie de culoarea font-ului. Acum filtrul de pe coloana B afiseaza doar celulele a caror culoare de umplere este galben.

 

Pasul 6Pentru a vizualiza celulele pe care am aplicat cealalta conditie logica vom repeta Pasul 5 doar ca de data asta vom alege cealalta culoare. Acum filtrul de pe coloana B afiseaza doar celulele al caror font are culoarea rosie.

 

Pasul 7Pentru a vizualiza toate informatiile de pe coloana respectiva, putem elimina filtrarea in functie de o conditie logica. Vom apasa pe butonul din dreptul celulei B5 si vom accesa optiunea Filter by Color. Pentru a elimina filtrul ce aplica o formatare in functie de anumite conditii logice este suficient sa debifam optiunea activa. In acest moment, in tabelul nostru sunt afisate absolut toate valorile, inclusiv cele formatate dupa o conditie logica, dar si cele ce nu sunt afectate de acele conditii logice.

 

Filtrare - Extragerea valorilor distincte

PreambulDaca am dori sa extragem un set de informatii dintr-o coloana si sa cream un set unic de inregistrari, nimic mai simplu. Cu ajutorul instrumentului Advanced Filter putem indeplini aceasta sarcina. Pasul 1Se da urmatoarea problema: de pe coloana E (definita de capul de tabel Orasul) dorim sa extragem toate orasele, care sunt unice. 

Cum se face acest lucru? - cu ajutorul optiunii Advanced, din Ribbon-ul Data, avem posibilitatea sa extragem valori unice din coloana dorita.

Pasul 2Dupa deschiderea casetei Advanced Filter avem doua posibilitati: 1) filtram lista in tabelul curent; Sau 2) alegem o alta zona din registru unde vom extrage valorile unice; Dupa ce bifam optiunea Copy to another location trebuie sa specificam ce coloana dorim sa filtram. Pentru a selecta intreaga coloana vom selecta celula E3 si apoi folosind combinatia de taste Ctrl+Shift+Sageata Jos vom selecta intreaga coloana. Dupa ce am selectat coloana se va apasa butonul Reference pentru a reveni la meniul de Advanced Filter.

 

 

 

Pasul 3Inregistrarile unice de pe coloana selectata le vom extrage intr-o alta celula din sheet-ul Angajati. Dupa ce am selectat zona de extragere se va apasa butonul Reference pentru a reveni la meniul de Advanced Filter. Pentru a extrage doar inregistrarile unice, trebuie sa bifam optiunea Unique Records Only.

 

 

Pasul 4Acum inregistrarile unice au fost extrase in zona definita. Acum mai putem face urmatoarea operatie: sa le sortam in ordine alfabetica. 

Cum? - se selecteaza capul de tabel Orasul, pentru a sorta in ordine alfabetica informatiile din celulele subordonate. In Ribbon-ul Data, avem si optiunea de sortare. Prin apasarea butonului AZ informatiile de pe coloana I au fost sortate in ordine alfabetica.