Lecţia 3 (Cu ce fel de date lucrează EXCEL -ul) Scopul lecţiei Ce fel de informaţii intră în EXCEL Cum sunt înfăţişate (formatate) aceste date Câteva comenzi uzuale Facilităţi pentru introducerea datelor 1.1 Ce fel de date (informaţii) există în EXCEL Valorile ce pot fi introduse într-o celulă sunt cele din tabelul de mai jos: Text (Nume) Combinaţie de litere, cifre şi caractere tipăribile, pot fi şi diacritice (ă, î, ş etc. ) Exemple: Stoc, ianuarie, salariu, den_produs, Nume_sal, etc Numere Cifre şi caractere speciale + şi - Pentru semnul numărului (plus şi minus) Semnul plus se subînţeleg e ! ( ) Pentru a marca numerele negative în versiuni mai vechi ale EXCEL- ului. Tastăm - 76 şi apare (76)
Transcript
Lecţia 3 (Cu ce fel de date lucrează EXCEL -ul)
Scopul lecţiei
Ce fel de informaţii intră în EXCEL
Cum sunt înfăţişate (formatate) aceste date
Câteva comenzi uzuale
Facilităţi pentru introducerea datelor
1.1 Ce fel de date (informaţii) există în EXCEL
Valorile ce pot fi introduse într-o celulă sunt cele din tabelul de mai jos:
Text (Nume)
Combinaţie de litere, cifre şi caractere tipăribile, pot fi şi diacritice (ă, î, ş etc. ) Exemple:
Pentru a marca numerele negative în versiuni mai vechi ale EXCEL-ului. Tastăm -76 şi apare (76)
. punct
Separator pentru mii, sute de mii etc. Dacă şi nu mai dacă în Regional Setting din Control Panel virgula a fost stabilită drept marcă zecimală
12.000.321 sau 12.435,56
/ becsleş (bacslach)
Simbolul împărţirii, simbol pentru fracţie.
=34/5 înseamnă 34 împărţit la 5
$
Semn monetar, dar în formule are o altă semnificaţie (vezi C$4)
LEI
Semn monetar
%
Procent 14% 54,23 %
, virgula
Marcă zecimală 12,25 dacă şi nu mai dacă, virgula e stabilită ca marcă zecimală.
Dacă separatorul este punct, atunci virgula este marcă zecimală 12.345,43 (stil european) şi invers, punctul este marcă zecimală, iar virgula separator ca în exemplul următor:
12,345.43 (stil american) vezi Anexa D
E sau e
Pentru exponentul din notaţiile ştiinţifice Ex: 1,2E+5
Dată calenda-
Discuţie aparte Anexa Dristică
Marcă de timp Discuţie aparte Anexa D
Funcţii=SUM(), AVERAGE(), IF(), COUNT() etc.
Referiri la alte celule
=Foaie1!G5 (e vorba de o celulă din altă Foaie de lucru, în sensul că nu ne găsim în Foaie1)
Formule #NAME?Într-o celulă pot fi: Numere, Formule, Funcţii, Nume (adică texte), Date calendaristice, Referiri la alte celule din alte foi sau registre, etc.
Cele mai multe probleme le pun numerele, pentru că EXCEL lucrează preponderent cu numere, dar şi fiindcă numerele au cele mai multe forme de prezentare!
1.2 Un pic despre FormatareFormatare înseamnă stabilirea formei în care o dată (informaţie) este afişată în celulă. Reţineţi că la numere, la date calendaristice, este vorba de felul în care data respectivă este afişată, pentru că în memoria programului are o altă formă mai simplă.
Toate manualele încep cu Formatarea Foii de lucru. Nu sunt de acord. Important este să fie formatate corect datele din Foaie, nu Foaia ca atare. Culoarea unor celule, a unor linii sau a unor coloane nu oferă informaţii în plus. Eventual atrage atenţia neavizaţiilor. Cei care ştiu ce trebuie să cuprindă tabelul au nevoie de informaţii corecte şi atât. Încercaţi Autoformatarea din Anexa D Fig D.11. Să ne întoarcem la formatarea datelor din celule. Un mic exemplu în Fig 3.1 unde vedeţi câte forme de afişare poate avea unul şi acelaşi număr.
Fig 3.1
În celula B9 apare Formatul ştiinţific 1,25E+04 care se "citeşte" aşa: 1,25 * 104 (1,25 înmulţit cu 10 la puterea 4) pentru că semnul * asterisc înseamnă înmulţire. Observaţi că se face o aproximare, pentru că 1,25 * 104 = 12.500 ceea ce este diferit de 12.547,45. Forma aceasta se foloseşte la numere foarte mari, unde asemenea aproximări nu viciază rezultatul. (Estimarea volumului de apă dintr-un lac de acumulare).
În calcule se va lua de către EXCEL valoarea din bara de formule, nu ce apare pe ecran!
Există şi alte Formate pentru numere care nu sunt predefinite, ci le defineşte utilizatorul. Totul se face prin operaţia de Formatare descrisă pe larg în Anexa D.
1.3 Formatarea numerelorUrmăriţi meniul principal standard din Fig 3.2
Fig 3.2 (Meniul principal standard)F acem clic Format à Celule à sau faceţi combinaţia de taste CTRL + 1 (unu) şi aveţi Fig 3.3. Se alege Număr din coloana Categorie. Dacă în celula A5 avem numărul 123658 . prin formatare va deveni aşa cum ne arată Eşantionul adică 123.658,00 pentru că a fost formatat, ca număr cu două zecimale şi separator[1]. Când se face clic pe OK atunci în celula A5 va apare 123.658,00.
F
Fig 3.3 (Se obţine şi prin CTRL + 1)
Observaţi că în bara de formule este numărul aşa cum l-am tastat fără zecimale şi fără separator de mii; el aşa se păstrează în memoria EXCEL, cum este în bara de formule (Fig 3.3)
Numai pe ecran apare sub forma 123.658,00. E normal să fie aşa pentru că din punct de vedere matematic numărul are aceiaşi valoare. Dar un număr, când este vorba de o sumă de bani, poate să apară şi altfel, dacă stabilim o altă
formatare, în speţă aceea cu simbol monetar. Alegem ca simbol monetar LEI sau € (Euro) vezi Fig 3.4 şi Fig 3.5 (există mai multe simboluri monetare).
.
Fig 3.4 (Diferenţa dintre cum este afişat un număr şi cum este memorat)
În memoria EXCEL numărul este memorat în forma în care se găseşte în bara de formule. E bine să exersaţi această operaţie de formatare. Folosiţi-vă de Fig 3.5 şi alegeţi altă categorie: Număr (cu zecimale, fără, cu separator, fără), Simbol monetar, Contabil. Procentaj.
Fig 3.5 (Număr cu formatare contabilă)
Mai mult de atât, valoarea negativă poate să apară:
cu semnul minus în faţă si culoarea cifrelor neagră
fără semn minus în faţă, dar culoarea cifrelor roşie
cu semn minus în faţă şi cu culoarea roşie a cifrelor
Din Fig 3.6, caseta Numere negative, alegeţi forma de prezentare a numerelor negative
Notă. Tot ce am vorbit până acum despre formatare se referă la o singură celulă. De obicei avem nevoie de stabilirea aceleiaşi formatări pentru mai multe celule şi atunci selectăm în prealabil toate celulele (întreg domeniul) şi facem formatarea ca mai sus.
1.4 Formatarea datelor calendaristice
EXCEL–ul memorează datele calendaristice sub forma unor numere, numere care reprezintă numărul de zile care s-au scurs de la 1 ianuarie 1900 până la data respectiva.
Numărul de zile ce s-a scurs de la 1 ianuarie 1900 până la data din coloana B îl găsiţi în coloana C. În coloana C se vede ce memorează EXCEL-ul? Nu mai numere. Datorită acestui lucru, cu datele calendaristice se pot face operaţii de adunare şi scădere. Vezi Fig 3.9 şi capitolul 3.5.
Fig 3.6
Data calendaristică poate să aibă multe forme. Fig 3.7
Fig 3.7 (Formatări diferite pentru data calendaristică)
Acordaţi mare atenţie formatului datei calendaristice! Încurcăturile sunt frecvente. De exemplu: Ce zi reprezintă? 06-04-06?
Eu la prima vedere spun: Nu ştiu ! pentru că:
Pentru americani înseamnă 4 iunie 2006
Pentru europeni înseamnă 6 aprilie 2006
Depinde de felul în care este setat calculatorul. (Amănunte în Anexa C ). Prin setare a fost stabilită forma de reprezentare a datei calendaristice. Optaţi pentru: zi-lună-an (zz-ll-aaaa sau dd-mm-yyyy cum spun americanii). Dacă este făcută setarea zi-lună-an ne vom descurca mai uşor.
În consecinţă, ca să nu aveţi confuzii stabiliţi prin Formatare luna în clar aşa ca în Fig 3.7. Încercaţi si dumneavoastră cât mai multe astfel de formatări. Nu veţi învăţa nu mai privind.!
Din 24-04-06 şi până în 05-01-07 sunt 256 zile.
Aşa se face calculul prin formula din C2
De fapt s-au adunat 2 numere
38.881 + 256 = 39.087 şi dacă formatarea este de numere în celule apar numere.
Fig 3.8 (Cum se pretează la calcule datele calendaristice)
Dacă unei date calendaristice i se adaugă un număr rezultatul este tot un număr, dar dacă celula în care este rezultatul va fi formatată ca dată calendaristică, în acea celulă va apare o dată calendaristică.
Pentru început cât ştim despre Formatare este suficient pentru ca să lucram în EXCEL.
Mai mult în Anexa D.
1.5 O mică problemă de calcul (Câte zile am trăit până astăzi)
D orim să afişăm câte zile am trăit. Vom anticipa puţin făcând apel la o funcţie =TODAY() (dacă scriem această funcţie într-o celulă şi apăsăm ENTER în acea celulă apare data zilei curente, dată luată din calculator[2])
Fig 3.9 (Ce se scrie în fiecare celulă)
Fig 3.10 (Ce apare după ce am tastat ENTER)
D
Reamintiţi-vă că orice dată calendaristică este un număr. Scăderea este simplă! Anticipăm puţin cele din Lecţia 4. Formula =B2-A2 înseamnă "din conţinutul celulei B2 se scade conţinutul celulei A2 ". (O formula începe cu semnul = sau +)
De fapt în celulele A2, B2 şi C2 avem următoarele numere:
A B C14.303 38.840 24.537
Adică:
În coloana A Nr. de zile din 01.01.1900 până în 27 feb. 1939
În coloana B Nr. de zile din 01.01.1900 până în 3 mai 2006
În coloana C Diferenţa dintre B şi A
Ce înseamnă 25.000 zile trăite? Când persoana născută în 27 februarie 1939 va împlini 25.000 zile. Facem calculul de mai jos.
Fig 3.11Mai are un pic de aşteptat! În Anexa D găsişi şi alte calcule cu date calendaristice.
1.6 Despre ComenziComenzile se mai numesc şi acţiuni, zic unii autori. Nu! Comenzile declanşează acţiuni sau operaţii
Comandă înseamnă declanşarea unei operaţii de:
Copiere
Decupare (Mutare)
Lipire
Ştergeri de tot felul
Fig 3.12
Deschide un Registru
Salvează
Salvează ca….
Tipăreşte o foaie
Centralizează date din diferite foi
Creează o Tabelă PivotC reează Subtotaluri pe diferite coloane etc.[3]
Fig 3.13
Comenzile se găsesc în meniurile verticale ale opţiunilor din Meniul principal standard sau din Bara meniu foaie de lucru cum se mai numeşte.
Fig 3.14
Fig 3.15 (Diferite meniuri verticale ale opţiunilor Fişier, Editare şi Date)
Selectarea (alegerea) diferitelor comenzi se realizează printr-un clic pe o opţiune de pe meniul principal standard şi va apare meniul vertical corespunzător, care conţine o serie de comenzi.
C
Comenzile se pot selecta şi cu ajutorul tastaturii folosind aşa numitele Taste rapide adică o combinaţie de taste cum vedeţi în Fig 3.15 în partea dreaptă a fiecărui meniu vertical. O listă a acestor Taste rapide în Anexa G.
Comenzile se pot selectaţi din bara de instrumente standard unde au câte o iconiţă.
Până vă obişnuiţi u semnificaţia iconiţelor, puneţi vârful săgeţii mausului pe iconiţă şi apare acţiunea ei. Iconiţele din bara de instrumente standard se gasesc şi în partea stângă a meniurilor verticale.
Fig 3.16
1.7 Mutarea şi copierea datelor[4]1.7.1 CopiereaCum se face o copiere a unei celule sau a unui domeniu.
Selectam celula sau domeniul apoi facem comanda Copiere vezi Fig 3.16 (există 3 moduri)
Editare Copiere sau clic pe iconiţa
(Copiere) sau CTRL + C
Clic în zona unde facem copia (zona de destinaţie)
Editare Lipire sau clic pe iconiţa
(Lipire) sau CTRL + V
1.7.2 Mutarea Mutarea se face aproape la fel ca şi Copierea
Selectăm celula sau domeniul apoi facem comanda Decupare
Editare Decupare sau clic pe iconiţa
(Decupare) sau CTRL + X
Clic în zona de destinaţie
Editare Lipire sau clic pe iconiţa
(Lipire) sau CTRL + V
1.7.3 Ştergerea datelorProblema ştergerilor este mai complicată. Întâi să stabilim ce dorim să ştergem:
conţinutul unei celule,
a unui domeniu, (mai multe celule adiacente sau nu)
a un rând,
a unei coloane sau
a mai multe rânduri ori a mai multor coloane.
Fig 3.18
Observaţi prima comandă din Fig 3.16 mijloc, meniul vertical al comenzii Edit. Acolo este înscrisă posibilitatea anulării ultimei comenzi. Are şi o combinaţie de Taste rapide CTRL + Z. Mai există şi o iconiţă, un buton
care permite anularea ultimei comenzi, adică revenirea, cum i se mai spune. Reţineţi faptul că de multe ori în EXCEL nu se poate reveni decât 2 – 3 paşi înapoi, nu o sumedenie de paşi ca la WORD.
Urmăriţi câteva exemplificări de ştergeri. Exersaţi şi dumneavoastră, pentru că se greşeşte des. Dorim să ştergem numai conţinutul celulelor C3, D3, E3, …C5, D5, E5.
Fig 3.19 (Ştergerea unei coloane)
Fig 3.20 (Ştergerea unei linii cu mag 2 – calculele s-au refăcut)
1.7.4 Diferenţa dintre ştergere şi golireŞtergerea este mai radicală de cât golirea. Se şterg linii, coloane, foi întregi. Golirea se petrece ca în Fig 3.21:
Totală Goleşte o celulă sau un domeniu şi de date şi de formatare
Notă: Când într-un meniu vertical, ca cel din Fig 3.18, în dreptul unei comenzi (opţiuni) apare semnul ► , ca la Golire înseamnă că acea comandă are la rândul ei, propriul meniu vertical, ca în Fig 3.21.
Nu vă grăbiţi cu ştergerile. "Abia după ce ai aruncat un lucru, ai nevoie de el" spune un înţelept.
1.8 Înşiruirea (Autofill)
Mai există un fel de copiere care se numeşte înşiruire. Avem Fig 3.22 stânga şi dorim o numerotare. Scriem 1 şi 2, selectam ambele celule şi apoi cu mausul tragem de mâner în jos şi se obţine în coloana A un şir asemănător cu şirul din dreapta, din coloana B.
Dacă nu avem două celule selectate, înşiruirea nu se poate face. EXCEL-ul face diferenţa dintre cele două celule (asta este raţia pentru o progresie aritmetică, dacă vă mai amintiţi) şi păstrează această diferenţă (raţie) în continuare. Raţia poate fi pozitivă, negativă sau mai mare decât unu
Fig 3.22
. Nu întotdeauna este necesară o simplă numerotare, ci este nevoie de şiruri calenda-ristice, sau de şiruri de numere pare, de numere impare etc.
În Fig 3.23 aveţi multe exemple de "înşiruiri" pe care le sintetizăm în acest tabel.
În coloana Am avut: şi a rezultat:
A
Numai 23 în A1 23 (fiindcă raţia = 0) s-a copiat 23 de sus până jos.
B
Rândul 1 = 34
Raţia este -7 A rezultat un şir descrescător cu raţia -7
Rândul 2 = 27
C
luni luni, marţi, etc
D
ianuarie ianuarie, februarie, etc
E
ian (forma prescurtată din 3 litere)
ian, feb, etc
F
28-mar-06 28-mar-06, 29-mar-06 etc adică o înşiruire corectă a zilelor. Se va ţine seama automat şi de anii bisecţi. Atenţie la Formatare
am selectat doar o celulă F1
şi am tras în jos
G
Am selectat două celule G1 şi G2
A rezultat o înşiruire cu raţia 4,şi am tras în jos
adică din 4 în 4 zile.
Faptul că apare numai luna şi anul permite o înşiruire din lună în lună,
cu toate că de data aceasta raţia nu este egală.
Fig 3.23 (Exemple de înşiruiri)
Orice şir de caractere care se termină cu un număr poate face obiectul unei înşiruiri, ca în Fig 3.24 şi Fig 3.25.
Urmăriţi şi Fig 3.24 unde iniţial am scris numai ce este îngroşat (luni) şi secţia 1 apoi am "tras de mâner" la dreapta pe orizontală şi a apărut în capul coloanelor zilele săptămânii.
În A2 am scris secţia 1 şi am tras în jos şi s-au înşiruit secţiile.
Fig 3.24 (Înşiruiri )
Alte înşiruiri posibile:
Fig 3.25
Înşiruirile din Fig 3.24 şi Fig 3.25 sunt de două feluri:
Provin din liste specifice EXCEL-ului. Fig 3.26
Provin din liste particulare introduse de utilizator. Luni, marţi, miercuri, joi, vineri) au fost posibile pentru că EXCEL are nişte liste particularizate vezi Fig 3.27 de care ne folosim şi pe care le-am introdus în prealabil.
Putem adăuga şi alte liste proprii vezi Fig 3.27. La Intrări listă înşiruim viitoarea listă. Nu trebuie să fie ordonată alfabetic, dar în ordinea pe care o introducem în aceiaşi ordine va fi listată. După ce am scris lista facem clic pe butonul de Adăugare şi OK.
Introducem liste cu elemente de care avem nevoie:
Zilele săptămânii în româneşte, formă scurtă sau denumirea complectă
Denumirea lunilor anului în româneşte, formă scurtă sau denumirea complectă
Dacă am construit o nouă listă ca în Fig 3.27 o putem folosi ca în Fig 3.28
În Fig 3.28 am scris ce este îngroşat (interne şi luni) restul le-am obţinut prin tragere (glisare). Reţineţi că acum nu mai este vorba de secţia1, secţia2, secţia3 etc., ci de denumirea reală a secţiilor, luate aceste denumiri din lista particularizară introdusă mai înainte în Fig 3.24.
Fig 3.28
1.9 Alt mod de înşiruiriEXCEL-ul ghiceşte ce vreau să scriu într-o celulă, în sensul că se aşteaptă să fie acelaşi "şir de caractere" într-o celulă de pe aceiaşi coloană. Dacă a existat un nume, cu siguranţă se va repeta. De multe ori lucrurile aşa stau.
Când există două nume care încep cu aceiaşi literă, EXCEL aşteaptă să scriem a doua sau a treia literă, până când este sigur că nu există confuzii. maria şi morar încep cu aceiaşi literă. Numai a doua literă le separă, le distinge. Când s-a tastat a doua literă "a", nu mai sunt dubii. Este vorba de "maria srl
Fig 3.29
Dar între "marioara" şi "mariana" numai a 5 literă face diferenţierea. Când faceţi un tabel unde veţi scrie mai multe societăţi nu scrieţi aşa:
Sc maria srl Sc ionică srl pentru că toate încep cu grupul de litere "sc" urmat de un spaţiu şi diferenţierea se face la al patrulea caracter. Scrieţi simplu maria srl, pentru că din moment ce este "socierate cu răspundere limitată" se înţelege că este societate comercială. "SC" din faţa atâtor denumiri apare ca un pleonasm. "SRL", "SA", "SNC" etc toate sunt societăţi comerciale, doar nu sunt regii.
Eliminând grupul de litere "sc" micşoraţi şi dimensiunea coloanei.
