Cuprins

1. Prezentarea societatii

2. Prezentarea domeniului de activitatea

3. Politicile contabile

4. Documente necesare amortizarii

5. Studiu de caz

1. Prezentarea Societatii

Organizare si functionare

S.C OMEGA SRL este o societate comerciala cu raspundere limitata avand sediul pe Str. Traian,

nr. 212, Braila, fiind inregistrata in scopuri de TVA si avand codul de identificare fiscala

RO36363675

S.C OMEGA SRL a luat fiinta la inceputul anului 2014, propunandu-si sa ofere clientilor sai

servicii de contabilitate, audit, consultanta fiscala si de afaceri, tax planning, servicii de personal-

salarizare si servicii conexe. In toata aceasta perioada, misiunea noastra s-a concretizat in

asigurarea unor servicii de calitate clientilor nostri, in conformitate cu standardele profesionale

practicate pe plan international.

Compania este membra a Corpului Expertilor Contabili si al Contabililor Autorizati (CECCAR),

a Camerei Auditorilor Financiari din Romania (CAFR), precum si a Camerei Consultantilor

Fiscali din Romania (CCFR) si este certificata pentru sistemul de management al calitatii

conform standardelor ISO.

Echipa S.C OMEGA SRL este formata din profesionisti care poseda cunostinte exceptionale

despre pietele clientilor nostri. Avem resurse si cunostinte aprofundate necesare pentru a oferi

servicii de inalta calitate.

Tehnologia utilizata de S.C OMEGA SRL sustine si faciliteaza furnizarea unor servicii de inalta

calitate. S.C OMEGA SRL a facut investitii semnificative pentru a beneficia de avantajul

tehnologiilor emergente in scopul crearii unui mediu care sa permita un schimb armonios si

continuu de informatii.

S.C OMEGA SRL este proactiva in asistarea companiilor in vederea realizarii unor raportari de

inalta calitate catre grup, in scopuri statutare sau de reglementare si in vederea respectarii

termenelor importante de raportare.

Obiect de activitate

S.C OMEGA SRL, este membra a Camerei Auditorilor din Romania, ofera servicii de audit in

conformitate cu Standardele Internationale de Audit (ISA). De asemenea, S.C OMEGA SRL

realizeaza translatarea situatiilor financiare in sisteme internationale de contabilitate (IFRS/US

GAAP) pentru o gama larga de companii ce opereaza in Romania, in diverse domenii de

activitate: imobiliar, productie, servicii, distributie.

Beneficiarii serviciilor noastre sunt firme locale cu capital privat si/sau public, precum si filiale

si reprezentante ale unor companii multinationale ce opereaza in Romania.

Serviciile oferite de S.C OMEGA SRL sunt:

Audit

Audit statutar si legal

Audit conform standardelor IFRS

Audit conform standardelor internationale ISA/GAAS

Translatarea situatiilor financiare in IFRS/US GAAP/German GAAP

Revizii limitate

Audit intern

Contabilitate

Organizare contabila financiara si de gestiune;

Evidenta contabila computerizata, intocmire situatii financiare si stabilirea rezultatelor;

Expertize contabile;

Raportari lunare, trimestriale, anuale catre organele fiscale;

Servicii de cenzorat.

Organizarea managementului financiar-contabil

Consultanta in vederea organizarii departamentelor financiare ale companiilor-client;

Training in domeniul financiar oferit pentru angajatii departamentelor financiare ale

clientilor;

Suport in intocmirea aplicatiilor de credit si a dosarelor de licitatii ale clientilor;

Business planning.

Consultanta

Consultanta fiscala si financiara;

Consultanta in caz de litigii;

Evaluarea potentialului afacerii;

Consultanta in procesul de achizitie / vanzare;

Planificare strategica;

Cash flow;

Tax planning

Planificare in domeniul taxelor;

Reprezentare si asistenta in fata autoritatilor fiscale si locale;

Declaratii de venit;

Corporatii, parteneriate, afaceri personale;

Vanzari si achizitii, investitii, bunuri personale.

Servicii de salarizare si personal

Intocmire contracte individuale si colective de munca;

Reprezentarea in fata asutoritatilor specifice, inclusiv in caz de control sau litigii de

munca;

Intocmire / inregistrare la autoritati a statelor de salarizare si a declaratiilor lunare

specifice (CAS, CASS, somaj, concedii medicale);

Selectie si training personal.

2. Prezentarea domeniului de activitate

Imobilizarile corporale reprezinta active care:

a) sunt detinute de o entitate pentru a fi utilizate in productia de bunuri sau prestarea de

servicii, pentru a fi inchiriate tertilor sau pentru a fi folosite in scopuri administrative;

b) sunt utilizate pe parcursul unei perioade mai mari de un an.

Plafonul valoric de la care un activ este incadrat in categoria imobilizarilor corporale este de

1.800 lei similar cu cele stabilite pentru scopuri fiscale (HG 105/2007 si HG 2139/2004);

Amortizarea reprezinta recuperarea treptata, din punct de vedere contabil si fiscal, a costurilor

aferente achizitionarii, producerii, construirii, asamblarii, instalarii sau imbunatatirii

imobilizarilor amortizabile. Mijlocul fix amortizabil este orice imobilizare corporala care

indeplineste cumulativ urmatoarele conditii:

· Este detinut si utilizat in productia, livrarea de bunuri sau in prestarea de servicii, pentru a fi

inchiriat tertilor sau in scopuri administrative;

· Are o valoare fiscala mai mare de 1.800 lei, la data intrarii in patrimoniu;

· Are o durata normala de utilizare mai mare de un an.

Imobilizarile corporale cuprind:

- terenuri si constructii;

- instalatii tehnice si masini;

- alte instalatii, utilaje si mobilier;

- avansuri acordate furnizorilor de imobilizari corporale si imobilizari corporale in curs de

executie.

Terenurile si cladirile sunt active separabile si sunt contabilizate separat, chiar atunci cand sunt

achizitionate impreuna. In cazul in care valoarea terenului pe care se afla o cladire va creste,

amortizarea cladirii respective nu se va modifica.

In cadrul imobilizarilor corporale sunt evidentiate in mod distinct imobilizarile corporale in curs

de executie. Sunt reflectate, de asemenea, distinct in contabilitate, acele imobilizari corporale

cumparate, pentru care s-au transferat riscurile si beneficiile aferente, dar care sunt in curs de

aprovizionare (grupa 22 „Imobilizari corporale in curs de aprovizionare” din Planul de conturi

general).

Amortizarea se stabileste prin aplicarea cotelor de amortizare asupra valorii de intrare a

imobilizarilor. Amortizarea imobilizarilor corporale se calculeaza incepand cu luna urmatoare

punerii in functiune si pana la recuperarea integrala a valorii lor de intrare.

Nu reprezinta active amortizabile:

- terenurile, inclusiv cele impadurite;

- tablourile si operele de arta;

- fondul comercial;

- lacurile, baltile si iazurile care nu sunt rezultatul unei investitii;

- bunurile din domeniul public finantate din surse bugetare;

- orice mijloc fix care nu isi pierde valoarea in timp datorita folosirii;

- casele de odihna proprii, locuintele de protocol, navele, aeronavele, vasele de croaziera, altele

decat cele utilizate in scopul realizarii veniturilor.

Amortizarea contabila

Amortizarea contabila reprezinta amortizarea care se inscrie in contabilitate sub forma de

cheltuieli determinate conform reglementarilor si regulilor contabile.

6811 Ch. de exploatare

privind amortizarea imob.

= 281 Amortizari privind imob.

Conceptia si calculul amortizarii reprezinta o problema cu implicatii fiscale.

Legislatia care reglementeaza amortizarea contabila este formata in principal, din Legea

nr.15/1994 privind amortizarea, care, asa cum se stie, nu mai este aplicabila la calculul

amortizarii fiscale. De fapt, aceasta lege, a ramas aproape fara obiect. In prezent, multe din

articolele sale sunt reluate in alte acte normative sau, au devenit pur si simplu inaplicabile

(amortizarea cheltuielilor de cercetare, aprobarea de utiliza regimul de amortizare accelerat, s.a.).

La aceasta se adauga o serie de acte cu caracter inferior (hotarari de Guvern, ordine ale

Ministrului Finantelor Publice).

Amortizarea se stabileste prin aplicarea cotelor de amortizare asupra valorii de intrare a acestora,

de la data punerii in functiune pana la recuperarea integrala a valorii lor de intrare, conform

duratelor de utilizare economica.

Regulile de amortizare contabila sunt instituite de OMFP nr.3055/2009:

Amortizarea imobilizarilor corporale se calculeaza incepand cu luna urmatoare punerii in

functiune si pana la recuperarea integrala a valorii lor de intrare. La stabilirea amortizarii

imobilizarilor corporale sunt avute in vedere duratele de utilizare economica si conditiile

de utilizare a acestora.

In cazul in care imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, in functie de politica

contabila adoptata, entitatea inregistreaza in contabilitate o cheltuiala cu amortizarea sau

o cheltuiala corespunzatoare ajustarii pentru deprecierea constatata.

O modificare semnificativa a conditiilor de utilizare sau invechirea unei imobilizari

corporale poate justifica revizuirea duratei de amortizare. De asemenea, in cazul in care

imobilizarile corporale sunt trecute in conservare, folosirea lor fiind intrerupta pe o

perioada indelungata, poate fi justificata revizuirea duratei de amortizare.

Valoarea amortizabila, conform OMFP nr.3055/2009 este reprezentata de cost sau alta valoare

care substituie costul (de exemplu, valoarea reevaluata).

Valoarea contabila a unui activ este valoarea la care acesta este recunoscut dupa ce se deduc

amortizarea acumulata, pentru activele amortizabile si ajustarile acumulate din depreciere sau

pierdere de valoare.

Amortizarea valorii activelor imobilizate cu durate limitate de utilizare economica reprezinta

alocarea sistematica a valorii amortizabile a unui activ pe intreaga durata de utilizare economica.

Durata de amortizare contabila

Din punct de vedere contabil, reglementarile conforme cu directivele europene, au introdus

conceptul de durata de utilizare economica.

Prin durata de utilizare economica se intelege durata de viata utila, aceasta reprezentand:

a) perioada in care un activ este prevazut a fi disponibil pentru utilizare de catre o

entitate;

b) numarul unitatilor de produs sau a unor unitati similare ce se estimeaza ca vor fi

obtinute de entitate prin folosirea activului respectiv

Activ Ani

Constructii 5 - 45

Instalatii tehnice si masini 3 - 20

Alte instalatii, utilaje si mobilier 3 – 30

Rezulta de aici ca durata de amortizare contabila este la latitudinea entitatii economice

(conducerii acesteia). In aceste conditii, in Romania, durata de utilizare economica ar trebui sa se

stabileasca utilizand rationamentul profesional. Dar, in contextul existentei unei amortizari

fiscale obligatorie la calculul profitului impozabil, durata de utilizare economica poate fi

neglijata, contabilii operand direct cu amortizarea fiscala.

Costul de achizitie sau costul de productie al activelor imobilizate cu durate de utilizare

economica trebuie redus cu ajustarile de valoare calculate pentru a amortiza valoarea unor astfel

de active, in mod sistematic de-a lungul duratelor de utilizare economica. Din punct de vedere

contabil, ”o imobilizare corporala trebuie scoasa din evidenta la cedare sau casare, atunci cand

nici un beneficiu economic viitor nu mai este asteptat din utilizarea sa ulterioara”.

Din punct de vedere contabil, investitiile efectuate la imobilizarile corporale sub forma

cheltuielilor ulterioare sunt recunoscute ca o componenta a activului (cost capitalizat). Acestea

trebuie sa aiba ca efect imbunatatirea parametrilor tehnici initiali ai acestora si sa conduca la

obtinerea de beneficii economice viitoare, suplimentare fata de cele estimate initial. Obtinerea de

beneficii se poate realiza fie direct prin cresterea veniturilor, fie indirect prin reducerea

cheltuielilor de întretinere si functionare.

Regimurile de amortizare contabila rezulta din cuprinsul art.112 și 113 din OMFP

nr.3055/2009, care precizeaza ca entitatile amortizeaza imobilizarile corporale utilizand unul din

urmatoarele regimuri de amortizare:

a) amortizarea liniara – prin includerea uniforma in cheltuielile de exploatare a unor

sume fixe, stabilite proportional cu numarul de ani ai duratei de utilizare economica a

acestora;

b) amortizarea degresiva, care consta in multiplicarea cotelor de amortizare liniara cu

un anumit coeficient, caz in care poate fi avuta in vedere legislatia in vigoare;

c) amortizarea accelerata – care consta in includerea, in primul an de functionare, in

cheltuielile de exploatare aunei amortizari de pana la 50% din valoarea de intrare a

imobilizarii. Amortizarile anuale pentru exercitiile financiare urmatoare sunt calculate

la valoarea ramasa de amortizat, dupa regimul liniar, prin raportarea la numarul de ani

de utilizare ramasi.

Deoarece amortizarea calculata trebuie sa fie corelata cu modul de utilizare a activului si,

intrucat in cazuri rare o imobilizare corporala se consuma in primul an in procent de pana la

50%, rezulta ca metoda de amortizare accelerata este mai putin utilizata in scopuri contabile.

Metoda de amortizare se poate modifica doar atunci cand aceasta este determinata de o eroare in

estimarea modului de consumare a beneficiilor aferente respectivei imobilizari.

Art.113.alin (1) Terenurile nu se amortizeaza.

Investitiile efectuate pentru amenajarea lacurilor, baltilor, iazurilor, terenurilor si pentru alte

lucrari similare se recupereaza pe calea amortizarii, prin includerea in cheltuielile de exploatare

intr-o perioada determinata de administratori sau persoanele care au obligatia gestionarii entitatii,

pe baza duratelor de viata utila ale acestora.

3. Politicile contabile

Politicile contabile aprobate respecta conceptele si principiile cuprinse in reglementarile

contabile aplicabile. Incepand cu 01.01.2010 se aplica integral principiile contabile generale

prezentate in Sectiunea nr. 7 din Anexa la OMFP nr. 3055/2009, conform carora elementele

prezentate in situatiile financiare anuale se evalueaza in conformitate cu aceste principii,

conform contabilitatii de angajamente, astfel incat efectele tranzactiilor si ale altor evenimente

sunt recunoscute atunci cand tranzactiile si evenimentele se produc, inclusiv pentru dobanzile

aferente perioadei, indiferent de scadenta acestora.

Principiul continuitatii activitatii

O entitate nu va intocmi situatiile financiare anuale pe baza continuitatii activitatii daca

organele de conducere stabilesc dupa data bilantului fie ca intentioneaza sa lichideze entitatea

sau sa inceteze activitatea acesteia, fie ca nu exista nicio alta varianta realista in afara acestora.

Societatea urmareste respectarea acestui indicator prin masurarea si monitorizarea fluxurilor de

numerar a indicatorilor ce masoara pozitia finaciara si performantele economice.

Principiul independentei exercitiului

Tranzactiile si evenimentele sunt recunoscute atunci cand apar, sunt inregistrate in evidentele

contabile si

sunt raportate in situatiile financiare in perioada la care se refera.

Principiul permanentei metodelor

Metodele de evaluare si politicile contabile, trebuie aplicate in mod consecvent de la un

exercitiu financiar la altul.

Totusi, modificarile de politici contabile pot fi determinate de:

a) initiativa entitatii, caz in care modificarea trebuie justificata in notele explicative la

situatiile financiare anuale;

b) o decizie a unei autoritati competente si care se impune entitatii (modificare de

reglementare), caz in care modificarea nu trebuie justificata in notele explicative, ci doar

mentionata in acestea.

Modificarea de politica contabila la initiativa entitatii poate fi determinata de:

- o modificare exceptionala intervenita in situatia entitatii sau in contextul economico-financiar

in care aceasta isi desfasoara activitatea;

- obtinerea unor informatii credibile si mai relevante.

Exemple de situatii care justifica modificarea de politici contabile pot fi:

- admiterea la tranzactionare pe o piata reglementata a valorilor mobiliare pe termen scurt ale

entitatii sau retragerea lor de la tranzactionare;

- schimbarea actionariatului, datorata intrarii intr-un grup, daca noile metode asigura furnizarea

unor informatii mai fidele;

- fuziuni si operatiuni asimilate efectuate la valori contabile, caz in care se impune

armonizarea politicilor contabile ale societatii absorbite cu cele ale societatii absorbante etc.

Principiul intangibilitatii

Bilantul de deschidere pentru fiecare exercitiu financiar trebuie sa corespunda cu bilantul de

inchidere al exercitiului financiar precedent.

Modificarea politicilor contabile se efectueaza numai pentru perioadele viitoare, incepand cu

exercitiul financiar urmator celui in care s-a luat decizia modificarii politicii contabile.

Modificarea politicilor contabile poate fi efectuata numai de la inceputul unui exercitiu

financiar. Nu sunt permise modificari ale politicilor contabile pe parcursul unui exercitiu

financiar.

In cazul modificarii politicilor contabile si corectarii unor erori aferente perioadelor precedente,

nu va fi modificat bilantul perioadei anterioare celei de raportare.

Corectarea pe seama rezultatului reportat, a erorilor semnificative aferente exercitiilor

financiare precedente, nu se considera incalcare a principiului intangibilitatii.

Principiul necompensarii

Orice compensare intre elementele de active si datorii sau intre elementele de venituri si

cheltuieli este interzisa.

Toate creantele si datoriile trebuie inregistrate distinct in contabilitate, pe baza de documente

justificative. Eventualele compensari intre creante si datorii fata de aceeasi entitate efectuate cu

respectarea prevederilor legale pot fi inregistrate numai dupa contabilizarea veniturilor si

cheltuielilor corespunzatoare.

In cazul schimbului de active, in contabilitate se evidentiaza distinct operatiunea de

vanzare/scoatere din evidenta si cea de cumparare/intrare in evidenta, pe baza documentelor

justificative, cu inregistrarea tuturor veniturilor si cheltuielilor aferente operatiunilor.

Tratamentul contabil este similar si in cazul prestarilor reciproce de servicii.

Principiul pragului de semnificatie

Valoarea elementelor de bilant si de cont de profit si pierdere care sunt precedate de cifre arabe

poate fi combinata daca:

(a) acestea reprezinta o suma nesemnificativa; sau

(b) o astfel de combinare ofera un nivel mai mare de claritate, cu conditia ca elementele astfel

combinate sa fie prezentate separat in notele explicative.

Tranzactiile sunt structurate si agregate pe grupe in functie de natura sau functia lor. In functie

de pragul de semnificatie ele vor fi prezentate in structura situatiilor finaciare, sau in note

explicative.

O problema sau valoare, este considerata semnificativa daca omiterea sa ar influenta in mod

vadit deciziile utilizatorilor situatiilor financiare.

Principiul prevalentei economicului asupra juridicului.

Prezentarea valorilor din cadrul elementelor din bilant si contul de profit si pierdere se face

tinand seama de fondul economic al tranzactiei sau al operatiunii raportate, si nu numai de

forma juridica a acestora.

Respectarea acestui principiu are drept scop inregistrarea in contabilitate si prezentarea fidela a

operatiunilor economico-financiare, in conformitate cu realitatea economica, punand in

evidenta drepturile si obligatiile, precum si riscurile asociate acestor operatiuni.

Evenimentele si operatiunile economico-financiare trebuie evidentiate in contabilitate asa cum

acestea se produc, in baza documentelor justificative. Documentele care stau la baza

inregistrarii in contabilitate a operatiunilor economico-financiare trebuie sa reflecte intocmai

modul cum acestea se produc, respectiv sa fie in concordanta cu realitatea. De asemenea,

contractele incheiate intre parti trebuie sa prevada modul de derulare a operatiunilor si sa

respecte cadrul legal existent.

In conditii obitnuite, forma juridica a unui document trebuie sa fie in concordanta cu realitatea

economica. In cazuri rare, atunci cand exista diferente intre fondul sau natura economica a unei

operatiuni sau tranzactii si forma sa juridica, entitatea va inregistra in contabilitate aceste

operatiuni, cu respectarea fondului economic al acestora.

Entitatile au obligatia ca la contabilizarea operatiunilor economico-financiare sa tina seama de

toate informatiile disponibile, astfel incat sa fie extrem de rare situatiile in care natura

operatiunii, determinata pe baza principiului prevalentei economicului asupra juridicului, sa

difere de cea care ar fi stabilita in lipsa aplicarii acestui principiu.

Principiul prudentei

La intocmirea situatiilor financiare anuale, evaluarea trebuie facuta pe o baza prudenta si, in

special:

a) in contul de profit si pierdere poate fi inclus numai profitul realizat la data bilantului;

b) trebuie sa se tina cont de toate datoriile aparute in cursul exercitiului financiar curent sau al

unui exercitiu precedent, chiar daca acestea devin evidente numai intre data bilantului si data

intocmirii acestuia;

c) trebuie sa se tina cont de toate datoriile previzibile si pierderile potentiale aparute in cursul

exercitiului financiar curent sau al unui exercitiu financiar precedent, chiar daca acestea devin

evidente numai intre data bilantului si data intocmirii acestuia. In acest scop sunt avute in vedere

si eventualele provizioane, precum si datoriile rezultate din clauze contractuale;

d) trebuie sa se tina cont de toate deprecierile, indiferent daca rezultatul exercitiului financiar

este pierdere sau profit. Inregistrarea ajustarilor pentru depreciere sau pierdere de valoare se

efectueaza pe seama conturilor de cheltuieli, indiferent de impactul acestora asupra contului de

profit si pierdere.

Ca urmare, activele si veniturile nu trebuie sa fie supraevaluate, iar datoriile si cheltuielile,

subevaluate. Totusi, exercitarea prudentei nu permite, de exemplu, constituirea de provizioane

excesive, subevaluarea deliberata a activelor sau veniturilor, dar nici supraevaluarea deliberata a

datoriilor sau cheltuielilor, deoarece situatiile financiare nu ar mai fi neutre si nu ar mai avea

calitatea de a fi credibile.

In cazuri exceptionale pot fi efectuate abateri de la principiile contabile generale. Orice astfel de

abateri trebuie prezentate in notele explicative, precum si motivele care le-au determinat,

impreuna cu o evaluare a efectului acestora asupra activelor, datoriilor, pozitiei financiare si a

profitului sau pierderii.

Politici contabile generale

Politicile contabile reprezinta principiile, bazele, conventiile, regulile si practicile specifice

aplicate de o entitate la intocmirea si prezentarea situatiilor financiare anuale. Politicile contabile

incorporeaza principiile, metodele si procedurile, bazele de calcul, regulile de evaluare, practicile

proprii, specifice fiecarei institutii.

Cadrul de reglementare

Procedurile contabile au fost elaborate, in principal, in conformitate cu:

Legea Contabilitatii 82/1991, republicata;

Reglementarile contabile conforme cu directivele europene aprobate prin Ordinul

Ministrului Finantelor Publice al Romaniei 3055/2009 („OMF 3055”), cu modificarile

ulterioare;

OMFP nr.3512/2008 privind documentele financiar-contabile;

OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile;

OMFP nr. 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea

inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si

completarile ulterioare.

In cazul efectuarii unor operatiuni pentru care nu exista prevedere expresa in prezentele

proceduri contabile, conducerea compartimentului financiar-contabil va efectua inregistrarile in

conformitate cu reglementarile contabile general aplicabile, cu completarea si aprobarea

ulterioara a politicilor contabile, dar nu mai tarziu de intocmirea situatiilor financiare anuale.

Politicile contabile au fost elaborate de catre persoane cu pregatire economica si tehnica,

cunoscatoare ale specificului activ itatii entitatii respective. De exemplu, stabiliarea metodelor de

amortizare pentru imobilizarile corporale si necorporale, stabilirea limitei valorii de la care un

activ este incadrat in categoria imobilizarilor corporale (limita de 1.800 lei stabilita prin HG nr.

105/2007 este utilizata in scopuri fiscale, etc).

Conform OMF 3055/2009 este necesara elaborarea unui set (manual) de proceduri de catre

conducerea fiecarei persoane juridice pentru toate operatiunile derulate, pornind de la intocmirea

documentelor justificative pana la finalizarea situatiilor financiare trimestriale si anuale.

La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate conceptele de baza ale contabilitatii, si

indeosebi: contabilitatea de angajamente, principiul continuitatii activitatii, dar si celelalte

principii, care guverneaza functionarea contabilitatii.

Politicile contabile au fost elaborate astfel incat sa se asigure furnizarea, prin situatiile financiare,

a unor informatii care sa fie:

a) relevante pentru nevoile utilizatorilor in luarea deciziilor si

b) credibile in sensul ca:

• reprezinta fidel rezultatele si pozitia financiara a persoanei juridice;

• sunt neutre, adica nepartinitoare;

• sunt prudente;

• sunt complete sub toate aspectele semnificative;

• reflecta substanta economica a evenimentelor si tranzactiilor si nu doar forma lor juridica.

c) inteligibile, in sensul de a fi usor intelese de utilizatori

d) comparabile, pentru a compara in timp situatiile financiare.

Prezentele politici contabile cuprind reguli de recunoastere, evaluare si prezentare in situatiile

financiare a elementelor de bilant si cont de profit si pierdere, precum si reguli pentru conducerea

contabilitatii in Societate.

Modificarea politicilor contabile este permisa doar daca este ceruta de lege sau are ca rezultat

informatii mai relevante sau mai credibile referitoare la operatiunile entitatii. In cazul modificarii

unei politici contabile, Societatea va mentiona in notele explicative natura modificarii politicii

contabile, precum si motivele pentru care aplicarea noii politici contabile ofera informatii

credibile si mai relevante, pentru ca utilizatorii sa poata aprecia daca noua politica contabila a

fost aleasa in mod adecvat, efectul modificarii asupra rezultatelor raportate ale perioadei si

tendinta reala a rezultatelor activitatii entitatii.

Nu se considera modificari ale politicilor contabile:

a) adoptarea unei politici contabile pentru evenimente sau tranzactii care difera ca fond de

evenimentele sau tranzactiile produse anterior;

b) adoptarea unei politici contabile pentru evenimente sau tranzactii care nu au avut loc

anterior sau care au fost nesemnificative.

Asa cum am mentionat mai sus, prezentele politici contabile sunt elaborate in baza

Reglementarilor contabile conforme cu Directiva a patra a CEE, parte componenta a

Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului

finantelor publice nr. 3055/2009. In cazul efectuarii unor operatiuni pentru care nu exista

prevedere expresa in prezentele politici contabile, conducerea compartimentului financiar-

contabil va efectua inregistrarile contabile in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile,

cu completarea si aprobarea ulterioara a politicilor contabile aplicate in aceste cazuri, dar nu mai

târziu de intocmirea situatiilor financiare anuale.

Prezentele politici contabile trebuie aplicate cu respectarea legislatiei, in general, si a celei care

reglementeaza aspecte financiar-contabile (ordine ale ministrului finantelor publice etc.), in mod

special.

Obligativitatea aplicarii

Conform art. 10 al OMFP 3055/2009 pentru aprobarea reglementarilor contabile conforme cu

directivele europene, entitatile trebuie sa dezvolte politici contabile proprii care se aproba de

administratori. Daca o entitate nu are administratori, politicile contabile se aproba de persoanele

care au obligatia gestionarii entitatii respective.

Totodata, se aplica integral procedurile obligatorii prevazute de legislatia contabila in vigoare

privind inventarierea prevazute de OMFP nr.2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind

organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si

capitalurilor proprii, precum si proceduri privind utilizarea si regimul intern de numerotare a

formularelor financiar-contabile prevazute de OMFP nr. 2226/2006 privind utilizarea unor

formulare financiar-contabile si OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar-

contabile.

Conditiile ce trebuiesc indeplinite de documentele financiar contabile

Operatiunile economico-financiare, in momentul efectuarii lor, sunt consemnate in documente

justificative, pe baza carora se fac inregistrari in contabilitate (jurnale, fise si alte documente

contabile, dupa caz). Intocmirea documentelor justificative privind operatiunile patrimoniale se

efectueza in conditiile respectarii reglementarilor in vigoare si cerintelor specifice Societatii.

Documentele justificative sunt documentele primare care probeaza legal o operatiune sau o

estimare dupa caz.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:

- denumirea documentului;

- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care

intocmeste documentul;

- numarul documentului si data intocmirii acestuia;

- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este

cazul);

- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al

efectuarii acesteia;

- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;

- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea

operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale

persoanelor in drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz;

- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.

Documentele care stau la baza inregistrarilor in contabilitate pot dobandi calitatea de document

justificativ numai in conditiile in care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale

in vigoare.

In cuprinsul oricarui document emis de catre o societate comerciala trebuie sa se mentioneze si

elementele prevazute de legislatia din domeniu, respectiv forma juridica, codul unic de

inregistrare si capitalul social, dupa caz.

Documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la

persoane fizice, pe baza de borderouri de achizitii, pot fi inregistrate in contabilitate numai in

cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.

In cazul in care documentele se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii efectuate de

persoane fizice impuse pe baza de norme de venit, pentru a fi inregistrate in contabilitate, acestea

trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii civile, incheiate in acest scop, si documentul prin

care se face dovada platii, respectiv dispozitia de plata/incasare.

In conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, contabilitatea se tine in limba

romana si in moneda nationala. Contabilitatea operatiunilor efectuate in valuta se tine atat in

moneda nationala, cat si in valuta.

Documentele justificative si financiar-contabile pot fi intocmite si intr-o alta limba si alta

moneda daca acest fapt este prevazut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal,

referitor la factura). Contabilitatea Societatii este tinuta in lei.

Documentele contabile - jurnale, fise etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea si

inregistrarea in contabilitate a operatiunilor consemnate in documentele justificative, intocmite

manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa

cuprinda elemente cu privire la:

- felul, numarul si data documentului justificativ;

- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;

- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;

- semnaturile pentru intocmire si verificare, dupa caz.

Inscrierea datelor in documente se face cu cerneala, cu pix cu pasta sau prin utilizarea sistemelor

informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.

In functie de specificul lor, pentru documentele financiar-contabile pot exista cerinte

suplimentare celor mentionate anterior cu titlu general. In plus normele metodologice ale

Ordinului 3512/2008 precizeaza cerinte specifice si modele minimale pentru documentele

justificative si registrele obligatorii de contabilitate.

Ca exemplu de document pentru care exista cerinte specifice mentionate in alte legi, este factura

care se intocmeste si se utilizeaza in conformitate cu prevederile Codului fiscal.

Factura cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele informatii:

a) numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in

masura in care aceasta data difera de data emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de

identificare fiscala, ale persoanei impozabile care emite factura;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a

desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in

scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;

f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de

inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala ale beneficiarului, daca acesta

este o persoana impozabila sau o persoana juridica neimpozabila;

g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un

reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art.

153 ale reprezentantului fiscal;

h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si

particularitatile prevazute la art. 1251 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii

intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor sau, dupa caz, avansurile facturate, pentru

fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile,

remizele, risturnele si alte reduceri de pret;

j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de

cotele taxei;

k) in cazul in care nu se datoreaza taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu

sau din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri sau

prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare inversa;

l) in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, trimiterea la art. 1521, la

art. 306 din Directiva 112 sau orice alta referinta care sa indice faptul ca a fost aplicat regimul

special;

m) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,

obiecte de colectie si antichitati, trimiterea la art. 1522, la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112

sau orice alta referinta care sa indice faptul ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective;

n) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi

sau documente pentru aceeasi operatiune.

Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

Norme generale privind documentele justificative

Corectarea documentelor justificative

In documentele justificative si in cele contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte

asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau

file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa

poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.

Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei

care a intocmit/corectat documentul justificativ, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

In cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza carora se

primeste, se elibereaza sau se justifica numerarul, ori al altor documente pentru care normele de

utilizare prevad asemenea restrictii, documentul intocmit gresit se anuleaza si ramane in carnetul

respectiv.

La corectarea documentului justificativ in care se consemneaza operatii de predare-primire a

valorilor materiale si a mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a

predatorului, cat si a primitorului.

Corectarea erorilor contabile

Erorile constatate in contabilitate se pot referi fie la exervitiul financiar curent, fie la exercitiile

financiare precedente. Corectarea erorilor se face la data constatarii lor.

Erorile aferente exercitiului curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere, prin

stornarea operatiunilor eronate si inregistrarea corecta a operatiunilor. Mentionam ca stornarea se

efectueaza prin inregistrarea operatiunilor initiale in rosu (pct. 63 alin. (9));

Erorile aferente exercitiului precedent se efectueaza pe seama rezultatului reportat sau contului

de profit si pierderea in functie de semnificatia erorii contabile. Astfel, erorile semnificative se

corecteaza pe seama rezultatului reportat, iar erorile nesemnificative se corecteaza pe seama

contului de profit si pierdere.

Pentru erorile aferente exercitiilor anterioare, conducerea compartimentului financiar-contabil

informeaza consiliul de administratie cu privire la natura erorii, valoare, cauze, etc.

Erorile nesemnificative sunt cele de natura sa nu influenteze informatiile financiar-contabile. Se

considera ca o eroare este semnificativa daca aceasta ar putea influenta deciziile economice ale

utilizatorilor, luate pe baza situatiilor financiare anuale.

Numerotarea formularelor financiar-contabile

Se va asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel:

- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie

interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si

gestionarea numerelor aferente;

- fiecare formular va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie

sa fie secvential(a), stabilit(a) de societate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura

organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;

- se vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin

care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se

emite primul document (Vezi Anexa 3).

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

Pentru a putea fi inregistrate in contabilitate, operatiunile economico-financiare trebuie sa fie

justificate cu documente originale, intocmite sau reconstituite.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative

sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore de la

constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei

persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).

In termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa incheie

un proces-verbal, care sa cuprinda:

- datele de identificare a documentului disparut;

- numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului;

- data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului respectiv.

Procesul-verbal se semneaza de catre:

- conducatorul unitatii;

- conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana imputernicita sa

indeplineasca aceasta functie;

- persoana responsabila cu pastrarea documentului; si

- seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz.

Cand disparitia documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile se iau de

catre ceilalti membri ai consiliului de administratie, dupa caz.

In conditiile in care documentul pierdut a fost intocmit de catre unitate intr-un singur

exemplar, reconstituirea acestuia se face urmand aceleasi proceduri prin care a fost intocmit

documentul original, mentionandu-se in antetul documentului ca este reconstituit, si sta la baza

inregistrarilor in contabilitate.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", intocmit separat

pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in legatura cu constatarea si

reconstituirea documentului disparut, si anume:

- sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului;

- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;

- dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei

vinovate, dupa caz;

- dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului;

- o copie a documentului reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "DUPLICAT", cu

specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie

nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate. In

acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa

unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor

legale.

In cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa

emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse.

Duplicatul poate fi:

- o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze

ca este duplicat si ca inlocuieste factura initiala; sau

- o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca

este duplicat si ca inlocuieste factura initiala.

Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc

raspunderi materiale, care cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea

documentelor respective.

Gasirea ulterioara a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de

revizuire a sanctiunilor aplicate, in conditiile legii.

In cazul gasirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui

proces-verbal, si se pastreaza impreuna cu procesul-verbal in dosarul de reconstituire.

Conducatorii Societatii vor lua masuri pentru asigurarea inregistrarii si evidentei curente a

tuturor lucrarilor intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta responsabililor de

pastrarea acestora, evidenta tuturor reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea

dosarelor de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului reconstituit.

Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Societatea are obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente

contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau

la sediile secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de

prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii

corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile

revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii

unitatii beneficiare.

Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va

instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la

cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea

registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau

la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor

si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii

exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare

de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de

utilizare a bunurilor.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si

cu urmatoarele reguli generale:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu

financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele

aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in

acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de

prevenire a incendiilor;

- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in

care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in

decursul timpului.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre

o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta

situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din

Registrul de evidenta al arhivei.

Registrele de contabilitate

Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, registrele de contabilitate obligatorii sunt:

Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-l-2) si Cartea mare (cod 14-1-3).

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta

in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul

operatiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de

registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face

in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se

inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi

recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii

in Registrul-jurnal.

Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casa si banca, decontarile cu

furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc.

Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si

data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice

debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.

Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registrul-jurnal sumele centralizate pe

conturi, preluate din aceste jurnale.

Editarea Registrului-jurnal se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de

necesitatile proprii.

Persoanele fizice care desfasoara activitati independente si conduc contabilitatea in partida

simpla, in conformitate cu prevederile legale, intocmesc Registrul jurnal de incasari si plati (cod

14-1-1/b), precum si alte documente de evidenta prevazute de legislatia in domeniu.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu in care se

inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor,

inventariate de unitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul

functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii

prevazute de lege, pe baza de inventar faptic.

In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor,

suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de

pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de

inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfarsitul exercitiului

financiar.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza

soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele

iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.

Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se intocmeste bilantul

care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile

Legii nr. 82/1991, republicata, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda

cu datele inscrise in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de

pasiv stabilita pe baza inventarului.

Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza

lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de

activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si

sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare

corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea

mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare

sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu

Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se efectueaza la cererea

organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.

Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza in unitate timp de 10

ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de

pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in termen de maximum 30 de zile de la

constatare.

Inventarierea

Inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv si a celorlalte bunuri si valori aflate in

gestiune si administrare se organizeaza la sfarsitul anului in vederea punerii de acord a datelor

din contabilitate cu situatia reala a patrimoniului.

Inventarierea se face conform Ordinul nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind

organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor

proprii.

Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr.

82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine

administratorului, sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii. In vederea efectuarii

inventarierii, aceste persoane aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care le

transmit comisiilor de inventariere.

1. Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se

efectueaza de catre comisii de inventariere, numite prin decizie scrisa.

Administratorul decide numirea unei comisii de inventariere a patrimoniului, compusa din:

………….., presedinte,

………….., membru:

……………,membru.

Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii,

contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.

Entitatile pot stabili ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin

evidenta gestiunii respective, fara ca acestia sa faca parte din comisie.

2. Comisia de inventariere are urmatoarele indatoriri:

Inainte de inceperea operatiunilor de inventariere, se ia de la gestionar (sau de la cel care

indeplineste si atributii de primire – eliberare bunuri din gestiune), o Declaratie de

inventar;

Identificarea tuturor locurilor (incaperilor) in care exista valori materiale ce urmeaza a fi

inventariate;

Bararea si semnarea , la ultima operatiune, a fiselor de magazine cu inscrierea datei la

care s-au inventariat valorile materiale si a stocurilor faptice existente la data

inventarierii;

Inventarierea faptica a bunurilor se va efectua prin vizualizare, numarare, cantarire (dupa

caz), sau prin diferite calcule tehnice (cubare, kg./ml, kg/mp. etc);

Bunurile apartinand altor societati (inchiriate, in custodie, primite spre prelucrare, etc.)

se inscriu in liste de inventar separate;

Bunurile aflate in ambalaje originale intacte se inventariaza prin desfacerea ambalajelor,

prin sondaj;

Bunurile constatate de comisie ca fiind depreciate, deteriorate, inutilizabile si fara

miscare se inscriu in liste de inventariere separate;

Comisia de inventariere va stabili rezultatele inventarierii direct pe listele de inventar

(eventualele minusuri sau plusuri);

In cazul in care inventarierea unui depozit (spatiu inchis) dureaza mai mult de o zi de

lucru, comisia va lua masuri de sigilare si securitate.

Inainte de inceperea inventarierii se va afisa la loc vizibil, un program de primire –

eliberare bunuri pe perioada inventarierii.

Stocurile faptice se vor inscrie pe liste de inventariere ce se intocmesc in doua exemplare

iar fiecare fila a listei de inventar va fi semnata de toti membrii comisiei de inventar si de

gestionar.

Pe ultima fila a listelor de inventariere gestionarul trebuie sa mentioneze in scris daca

toate bunurile materiale au fost inventariate in prezenta sa, precum si eventualele

obiectiuni pe care le are de facut in legatura cu modul de efectuare a inventarierii.

In cazurile in care se constata diferente intre stocurile faptic inventariate si cele scriptice

confirmate de Compartimentul Contabilitate (plusuri sau minusuri) comisia va lua Nota

exlicativa de la gestionar in legatura cu cauzele acestor diferente, pentru fiecare pozitie de

diferente din listele de inventar.

3. Termenul de efectuare a inventarierii este intre [data de….] si [data de…..].

Dupa terminarea inventarierii patrimoniului comisia va intocmi procesul – verbal, in

conformitate cu art.42 din normele de aplicare ale ordinului 2861/2009 care va cuprinde in

principal urmatoarele elemente:

Data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data

actului de numire a comisiei de inventariere, data inceperii si terminarii operatiunilor de

inventariere;

Rezultatele inventarierii;

Concluziile si propunerile comisiei privitor la:

a. Eventualele diferente (plusuri si minusuri) daca s-au constatat,

b. Stabilirea cauzelor acestor diferente si al caracterului obiectiv sau intentionat al

faptelor gestionarului,

c. Persoanele vinovate si masurile propuse in legatura cu constatarea diferentelor,

d. Compensarea plusurilor cu minusurile constatate, fara diminuarea valorica a

patrimoniului societatii,

e. Cantitatile si valoarea stocurilor depreciate, deteriorate, inutilizabile si fara

miscare sau cu miscare lenta si masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul

economic,

f. Casarea, declasarea unor bunuri,

g. Propuneri de scoatere din folosinta a obiectelor de inventar degradate,

h. Constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea si asigurarea integritatii

bunurilor din gestiuni,

i. Alte aspecte legate de activitatea gestiunilor inventariate, care sa conduca la

imbunatatirea activitatii societatii.

4. Termenul de intocmire a Proceselor verbale de inventariere este cel tarziu XX.XX.20XX.

5. In data de ………….. Comisia de inventariere va inainta procesul verbal cu propunerile

respective Administratorului societatii in conformitate cu art.43 din Normele de aplicare

a Ordinului 2861/2009. Rezultatele inventarierii trebuie inregistrate in evidenta tehnico-

operative in termen de cel mult 7 zile lucratoare de la data aprobarii procesului verbal de

inventariere de catre administrator.

4. Documente necesare amortizarii

Pentru evidenta operativa a mijloacelor fixe se intocmesc urmatoarele documente:

Registrul mijloacelor fixe pentru inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate.

Numerotarea mijloacelor fixe in cadrul registrului se face in ordinea succesiva a numerelor.

Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate sau scoase din functiune nu pot fi atribuite

altor mijloace fixe intrate in unitate. Mijloacele fixe inchiriate se evidentiaza cu numerele

deinventar atribuite de societatea care le-a dat cu chirie.

Fisa mijlocului fix

Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix in parte. Se

pastreaza pe grupe de mijloace fixe, in ordinea codurilor din clasificarea imobilizarilor corporale,

iar in cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se grupeaza pe locuri de folosinta. Fisele mijloacelor

fixe scoase din functiune sau transferate se evidentiaza separat. Se completeaza pe baza

documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a

acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii, modernizarii sau reevaluarii lor.

Proces-verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri

materiale

Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele

elemente: data intocmirii, numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si

data deciziei de numire a comisiei de inventariere, gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate,

data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si

propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele

vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea, volumul stocurilor depreciate,

fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in

vederea reintegrarii lor in circuitul economic, propuneri de scoatere din functiune a

imobilizarilor corporale, respectiv din evidenta a imobilizarilor necorporale, propuneri de

scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor

stocuri, constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor

din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7

zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului

de credite sau persoanei responsabile cu gestiunea entitatii. Acesta, cu avizul conducatorului

compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra

solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Prin urmare, scoaterea din functiune a mijloacelor fixe ce nu mai pot fi utilizate se poate efectua

in urma operatiunii de inventariere. Pe baza propunerilor comisiei de inventariere

administratorul, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al

conducatorului compartimentului juridic poate decide scoaterea din functiune a mijloacelor fixe

ce nu mai pot fi utilizate. Scoaterea din functiune se va efectua in baza hotararii organelor de

conducere ale societatii, carora le revin astfel de competente, potrivit prevederilor actului

constitutiv.

In baza hotararii acestora se va intocmi formularul "Proces verbal de scoatere din functiune a

mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale" prevazut de OMEF 3512/2008. Potrivit

Normei specifice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile aprobata prin

OMEF 3512/2008, acest formular serveste ca:

document de constatare a indeplinirii conditiilor necesare scoaterii din functiune a

mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in

folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit

dispozitiilor legale;

document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere

din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta sau de declasare a

bunurilor materiale;

document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si

materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, precum si

din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;

document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si

in contabilitate.

Formularul se intocmeste in doua exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura

obiectelor de inventar in folosinta si bunuri materiale aflate in gestiunea unui singur gestionar, pe

baza documentatiei prevazute in normele legale (nota privind starea tehnica a mijlocului fix

propus a fi scos din functiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei,

avize, nota justificativa privind descrierea degradarii bunurilor materiale, specificatia bunurilor

materiale propuse pentru declasare etc.).

5. Studiu de caz

Societatea SC OMEGA SRL achizitioneaza in aprilie 2014 un utilaj in valoare de 8000 lei. Se

face receptia utilajului (anexa 1) si se decide amortizarea utilajului pe o perioada de 8 ani prin

metoda liniara (plan amortizare anexa 3). In luna iulie 2014 vinde utilajul catre SC IMPEX SRL,

cu pretul de 7800 lei.

Inregistrari contabile

receptive utilaj (anexa 1-2)

2131 % 401 = 8000

Amortizare utilaj

8000 : 8 ani : 12 luni = 83,33/luna

6811 % 2813 = 83,33 lei

(conform registru imobilizari si plan amortizare)

Scoaterea din evident – la 31.07.2014 (anexa 8-9)

% 2132 = 8000

2813 249,99 (amortizarea pe perioada functionarii)

6583 775,01 (valoare ramasa neamortizaa)