1

ComunicareValentin Clocotici

2

Cursul nr. 6Stiluri, Note, Comentarii,

Automatizare

3

Stiluri• Un stil conţine totalitatea atributelor de formatare

ale unei entităţi (de text).• Stilurile sunt identificate prin numele lor.• Există (începând cu Office XP) patru categorii de

stiluri:– de paragraf,– de caracter,– de tabel,– de listă.

• Prin aplicarea unui stil se aplică toate atributele de formatare memorate în stil.

4

Stiluri• După modul de definire, stilurile sunt:

– predefinite în mediul Word,– definite de utilizator,– definite automat de către Word prin analiza

formatărilor date de utilizator (stiluri de paragraf).• După locul de memorare, stilurile sunt:

– globale = memorate în şabloanele ataşate documentului,

– locale = memorate în document.• Indiferent de clasificare, orice stil poate fi

modificat de utilizator.

5

Stiluri

• Avantajele utilizării stilurilor:– formatarea unitară,– modificarea unui stil produce adaptarea

tuturor entităţilor cu acel stil la noul format,– structurarea corectă a documentului

(Document Map)– crearea tablei de materii, – referirea în câmpuri,– căutări avansate.

6

Stiluri

• Stilul de bază este acel stil de la care se porneşte definirea unui nou stil prin modificarea unor atribute.

• Păstrarea unui aceluiaşi stil de bază conduce la impresia de consecvenţă a unui document.

• Modificarea stilului de bază produce modificări în toate stilurile derivate (pentru atributele moştenite în acestea).

7

Stiluri• Pentru un stil de paragraf se poate preciza stilul

paragrafului următor. Se defineşte astfel, plecând de la stilul de bază iniţial, o ierarhie de stiluri.

• Stilul următor se atribuie doar paragrafului nou care se obţine prin Enter, nu se atribuie paragrafelor deja existente.

• Implicit, stilul următor este acelaşi cu stilul nou.• Prin acest procedeu se reduce numărul de

atribuiri manuale de stil.

8

Definirea stilurilor

• Prin unealta Style• Prin Format – Style:

– se dă un nume– se precizează stilul de bază şi stilul următor

(se defineşte mai întâi stilul inferior în ierarhie)– Dacă se marchează Add to template, stilul se

memorează în template-ul documentului.– Dacă se marchează Automatically update,

stilul se actualizează la formatările manuale.

9

Definirea stilurilor

• In dialogul Format – Style:– Butonul Format deschide meniul de formatare

pentru toate atributele păstrate în stil.– Butonul Shortcut Key deschide dialogul de

stabilire a unei taste directe, a cărei acţionare produce atribuirea stilului definit. Nu se recomandă utilizarea în exces a acestei posibilităţi.

10

Definirea stilurilor

• Pentru a opri/porni definirea automată de stiluri se dă comanda Tools – AutoCorrect…

• In pagina AutoFormat As You Type, grupul Automatically as you type, se anulează/bifează caseta de control Define styles based on your formatting.

• Opţiunea, recomandată utilizatorilor cu experienţă, produce definirea de stiluri, dar nu are efect la modificarea stilurilor.

11

Reutilizarea stilurilor• Pentru a utiliza stiluri dintr-un alt template,

acesta se va ataşa documentului prin Tools – Templates and Add-ins, comanda Attach.

• In acest caz se poate bifa sau nu controlul Automatically update document styles (stilurile din template au prioritate).

• Un template se poate deschide, în acelaşi dialog, ca template global prin acţionarea butonului Add in zona Global templates and add-ins.

12

Reutilizarea stilurilor• Pentru a utiliza stiluri dintr-un alt document se va

utiliza comanda Organizer, din Tools – Templates and Add-ins.

• In dialogul afişat, pe pagina Styles, se poate preciza un alt document şi copia stiluri în/din documentul curent.

• Dialogul Organizer permite operaţiuni similare şi pentru alte obiecte (AutoText, Macrouri, Bare de unelte), cu rol important în reutilizarea entităţilor definite.

13

Tabla de materii• Prin tablă de materii, cuprins, se înţelege un

câmp care conţine, în paragrafe succesive, titlurile documentului şi numerele de pagină unde se găsesc acestea.

• Microsoft Word gestionează un asemenea câmp prin aceea că identifică automat categoriile de titluri necesare, numerele de pagină, asigură un format unitar.

• Actualizarea câmpului cuprins are loc la cerere (meniul contextual Update Field), la deschiderea documentului sau la tipărire.

14

Tabla de materii

• Pentru a insera o tablă de materii trebuie ca documentul să fie structurat prin:– utilizarea stilurilor predefinite Heading1 – Heading 9,

sau– utilizarea stilurilor proprii, sau– marcarea manuală a intrărilor dorite în cuprins.

• Este posibil, de asemenea, să se utilizeze bara de unelte Outlining pentru fixarea nivelului ierarhic din cuprins.

15

Tabla de materii

• Pentru a insera la punctul de inserţie o tablă de materii se dă comanda Insert – (Reference) – Index and Tables, pagina Table of Contents.

• Se aleg opţiunile privind numerele de pagină: dacă apar, alinierea, caracterul lider.

• Se alege un format şi, în zona Show levels, numărul de nivele dorite în cuprins.

16

Tabla de materii• Acţionând butonul Options se deschide

dialogul care permite atribuirea de numere de nivel la stiluri proprii.

17

Tabla de materii

• Pentru a marca manual fiecare intrare, se repetă paşii:– se selectează textul dorit, se dă comanda

Alt+Shift+O,– în dialogul care apare se fixează nivelul dorit,– se dă comanda Mark.

• In dialogul Table of Contents Options se selectează Table entry fields şi se deselectează controlul Styles.

18

Tabla de materii

• Este de remarcat că intrările din tabla de materii sunt formatate conform stilurilor TOC 1 – TOC 9.

• Prin butonul Modify din dialogul Index and Tables se obţine acces la formatarea acestor stiluri.

19

Index

• Prin index (indice de noţiuni) se înţelege o listă de termeni şi noţiuni însoţite de numerele de pagină unde apar.

• Pentru a crea un index– se marchează noţiunile care trebuie să apară în

index,– se construieşte indexul.

• Word-ul colectează intrările marcate, le sortează, asociază numerele de pagină şi afişează indexul la punctul de inserţie.

20

Index

• Pentru a marca intrările:– se selectează

textul– se dă comanda

Alt+Shift+X– se aleg opţiunile

din dialogul afişat.

21

Index

• Pentru a marca automat intrările se construieşte un fişier de concordanţe:– un document Word care conţine un tabel cu

două coloane. Prima coloană conţine textul care se marchează, a doua coloană conţine intrarea corespunzătoare în index.

– în documentul care se indexează se va da comanda AutoMark în dialogul Index and Tables – Index.

22

Index

• Pentru a construi indexul, după ce s-au marcat toate intrările, se dă comanda Insert – (Reference) – Index and Tables, pagina Index.

• Se aleg opţiunile de formatare dorite pentru index şi se termină cu OK.

• Indexul este inserat în document ca un câmp. Actualizarea se efectuează prin Update Field din meniul contextual sau F9.

23

Note, comentarii

• Printr-o notă se înţelege o adnotare, explicaţie suplimentară ataşată unui element de text.

• O notă se caracterizează prin:– semnul (distinctiv) de trimitere din text către

notă,– textul propriu-zis al notei,– poziţionarea notei (în subsolul paginii – note

de subsol, la sfârşitul secţiunii sau documentului – note de sfârşit).

24

Note, comentarii

• Pentru a defini o notă se dă comanda Insert – Footnote după poziţionarea punctului de inserţie la locul unde se doreşte adnotarea.

• In dialogul deschis se precizează atributele de localizare şi marcare.

25

Note, comentarii

• Pentru a muta, copia sau elimina o notă se va acţiona asupra marcajului de referinţă (trimiterii).

• Pentru a modifica textul unei note, se va vizualiza nota şi se va modifica ca orice text.

• De remarcat că atât trimiterile, cât şi textul notelor au stiluri implicite (Footnote Text, Endnote Text etc.), care pot fi modificate sau înlocuite cu stiluri proprii.

26

Note, comentarii

• In modul de vizualizare Normal, prin View – Footnotes, se deschide un panel special.

• Prin selectarea intrării corespunzătoare se pot modifica (doar în această vizualizare) şi separatorii de note.

27

Note, comentarii

• Un comentariu este o adnotare asociată unei entităţi de text (cuvânt, frază etc), de regulă în cadrul procesului de colaborare.

• Un comentariu are ataşat numele celui care l-a scris.

• Textul care are ataşat comentariu este marcat cu o culoare distinctivă (galben) dacă este activat controlul Tools – Options – View - ScreenTips.

28

Note, comentarii

• Pentru a insera un comentariu:– selectarea textului adnotat,– Insert – Comment,– scrierea comentariului în panelul dedicat,– revenirea în document prin închiderea panelului de

comentariu sau prin click.• Pentru acţiuni complexe de revizuire/cooperare

în scrierea documentelor se va studia bara de unelte Reviewing.

29

Automatizare• Toate aplicaţiile pachetului Microsoft Office au

ataşat un mediu de programare care utilizează limbajul Visual Basic for Applications (VBA).

• Orice acţiune sau secvenţă de acţiuni ale unui utilizator poate fi memorată automat ca o procedură scrisă în VBA, numită prin tradiţie macro (de la macrocomandă).

• Din punctul de vedere al programării, o macro este o procedură fără parametri (de intrare/ieşire).

30

Automatizare

• Pentru a înregistra o macro se dă comanda Tools – Macro – Record New Macro.

31

Automatizare

• Dialogul Record Macro

32

Automatizare• Pentru a executa o procedură înregistrată:

– se dă comanda Tools – Macro – Macros şi se selectează procedura dorită din lista afişată.

– se utilizează unealta ataşată sau shortcut-ul (dacă s-au definit astfel de elemente).

• Pentru a reutiliza procedurile înregistrate, acestea se vor salva în template-ul documentu-lui sau, din mediul de dezvoltare (Tools – Macro - Visual Basic Editor) se salvează modulul de program care include procedurile (acesta poate fi importat ulterior în alt document).

33

Word: Mail Merge, AutoText

34

Mail Merge

• Prin procedura Mail Merge se pot crea documente personalizate potrivit informaţiilor existente într-o sursă de date (bază de date, document Excel, tabel Word etc.).

• Plecând de la un document model, pentru fiecare înregistrare din sursa de date se va crea un document personalizat cu valorile din înregistrare.

35

Mail Merge

• Procedura presupune următoarele etape generale:– scrierea documentului principal (main document) =

informaţia comună tuturor documentelor (text şi grafică).

– deschiderea/crearea sursei de date – inserarea în documentul principal a câmpurilor de

combinare (merge fields) = câmp care corespunde unei coloane din sursa de date

– combinarea document principal – sursa de date pentru a obţine documentele personalizate.

36

Merge Mail• Pentru pornirea utilitarului se dă comanda Tools

– (Letters and Mailings) - Mail Merge… • A nu se confunda cu Tools – Merge Document

utilizată în cadrul cooperării pentru combinarea comentariilor şi modificărilor efectuate de mai mulţi autori.

• Deşi dialogurile diferă în ultimele versiuni (2000, XP), ele urmează schema din slide-ul precedent.

• Pentru Office XP o selecţie din dialogurile succesive sunt prezentate în continuare.

37

Mail Merge

38

Mail Merge

39

AutoText• Prin intrare de AutoText se înţelege o

combinaţie de text şi grafică, utilizată frecvent şi care are un nume (similar cu o variabilă dintr-un limbaj de programare).

• Utilitarul de AutoText din Word conţine intrări predefinite, permite definirea de noi intrări, gestionează procesul de inserare în document a unei intrări de AutoText.

• Există o legătură între AutoText şi facilitatea AutoComplete (a se vedea controlul din Tools – AutoCorrect – AutoText).

40

AutoText• Pentru a defini o nouă intrare de AutoText se

selectează porţiunea de text (şi grafică) dorită.• Se dă comanda Insert – AutoText – New (Alt +

F3).• In dialogul afişat se va da o denumire intrării

respective.• La crearea unei intrări, aceasta este legată

automat de stilul paragrafului, astfel încât se defineşte o categorie cu numele stilului pentru toate intrările cu acel stil.

41

AutoText• Pentru a insera conţinutul unei intrări de

AutoText la punctul de inserţie:– se dă comanda Insert – AutoText– se selectează categoria de intrări (pentru intrările

definite de utilizator se caută denumirea stilului)– se selectează denumirea intrării dorite din submeniul

afişat.• Dacă este activă facilitatea AutoComplete, se

poate începe tastarea textului şi se va indica automat o intrare AutoText care se potriveşte textului. Pentru a o accepta se dă Enter sau F3.

42

Microsoft Word

SfârşitSfârşit