Caracteristicile functionale pot fi structurate in urmatoarele grupari:

1. management al fisierelor; 2. import de date 3. istoria auditului; 4. afisarea datelor; 5. testare si analiza; 6. lucru cu baze multiple; 7. rezultate; 8. editare de ecuatii si conditii 9. automatizarea proceselor de audit

1. Managementul fisierelor Produsul software IDEA afiseaza fisierele din folderul de lucru intr-o forma tip “tree-view” similara cu cea de la File Explorer.

Pe acest tree-view, utilizatorul poate deschide, renumi sau sterge un fisier din cele afisate. In meniul principal se regasesc functiunile principale legate de managementul fisierelor, si anume:

- deschderea unui fisier (Open), - stergerea unui fisier (Delete), - redenumirea fisierului (Rename); - setarea folderului de lucru; este recomandat pentru evidentierea in fólder distinct a

fisierelor sursa si a altor fisiere asociate cu activitatea de audit pentru o gestionare si regasire mai buna a acestora. Acestui fólder de lucru i se poate asocia si un nume de Project si o perioada (cea in care se face auditul);

1

- adaugarea unui fisier la un fisier deja deschis (Append) prin aceasta functionalitate

putandu-se concatena mai multe fisiere singura conditie fiind ca acestea sa aibe aceeasi structura. Pot fi concatenate pana la 32.768 fisiere.

- Compararea fisierelor(Compare ); utilizata pentru identificarea diferentelor raportate la un camp numeric din doua fisiere, functie de o cheie specificata. Rezultatul compararii include urmatoarele campuri corespunzatoare cheii specificate:

o Numarul de inregistrari din fisierul 1 corespunzatoare cheii; o Valori totale ale campurilor numerice selectate pentru fiecare cheie din primul

fisier; o Numarul de inregistrari din fisierul 2 corespunzatoare cheii; o Valori totale ale campurilor numerice selectate pentru fiecare cheie din al

doilea fisier; o Diferenta dintre valorile totale selectate din primul fisier si valorile totale

selectate din al doilea fisier;

2

- Joint – permite combinarea campurilor din doua fisiere intr-unul singur pentru testare

(testarea datelor care se potrivesc sau nu intre cele doua fisiere). Optiunile de testare pot fi:

o Numai potrivirile; o Inregistrarile care un se potrivesc cu cele din fisierul 2; o Inregistrarile care nu se potrivesc cu cele din fisierul 1; o Toate din primul fisier, adica fiecare inregistrare din fisierul 1 este scrisa in

fisierul rezultat, inclusiv campurile selectate din fisierul 2, daca exista cheia precizata;

o Toate din ambele fisiere, adica in fisierul rezultat se vor regasi fiecare inregistrare din fiecare fisier, verificandu-se potrivirile cheilor,inscriindu-se rezultatele potrivirilor acolo unde se regasesc.

2. Importul de date IDEA dispune de un asistent ( Import Assistent) pentru importul datelor pe baza carora urmeaza a se face testele si analizele. Este foarte important ca inaintea importului sa se cunoasca formatul fisierului ( aceasta se poate afla de la proprietarul datelor respective). Formatele de fisiere ce pot fi procesate cu Import Assistent sunt:

- AS400

3

- ASCII / EBCDIC (text); - Dbase - Lotus - MS Access - MS Excel - ODBC - Print Report si Adobe PDF - SAP / AIS - XML

Nota: fisierele importate de IDEA in vederea efectuarii de teste si analize, vor ramane permanent in folderul de lucru, ele neputand fi afectate de nici o operatie efectuata in porcesul auditarii. Aceasta este de altfel o conditie de a mentine ca martor fisierul care a stat la baza auditarii. Report Reader: Majoritatea sistemelor informatice fie au un numar standard de rapoarte, fie un generator de rapoarte ce poate produce ad-hoc raportul solicitat. In loc de a printa aceste rapoarte, ele pot fi stocate pe disk. Apoi aceste rapoarte vor fi procesate cu Report Reader pentru a prelua din ele datele dorite. Cu Report Reader pot fi importate date din orice fisier ASCII ca .prn, .txt, .cvs, .asc, .dat, .pdf. Report Reader afiseaza pe ecran raportul specificat. Pe acest raport se marcheza cu mouse-ul linia sau detalii din linie ce se doresc a se importa, precizand pentru fiecare camp denumire, tipul, structura. Nu sunt necesare cunostiinte speciale referitoare la structura fisierului sau limbaje de comanda pentru utilizarea Report Reader-ului.

4

5

3. Istoria auditului IDEA gestioneaza operatiunile de audit efectuate in asa-numitul fisier History. In History sunt inregistrate toate operatiile efectuate pe fisiere, incluzand importul si fiecare test efectuat. Fiecarei operatie inregistrata are asociate informatiile referitoare la data efectuarii, ora si numele utilizatorului (auditorului), astfel incat se poate face oricand o evaluare a ceeace s-a facut, cand si de catre cine.

4. Afisarea datelor Datele sunt prezentate tabelar, sub forma unui spreedsheet, prima coloana continand numarul inregistrarii din fisier. Pe acest tabel se pot face urmatoarele:

- navigare; - schimbarea ordinii coloanelor (campurilor); - redimensionarea manuala a campurilor; - optimizarea dimensiunii campului; - modificari referitoare la formatul de afisare ( font, culoare, dimensiune caractere)

In afara de cele de mai sus mentionate, legat de afisarea datelor, IDEA mai dispune de urmatoarele functionalitati:

- Criteria: este similar cu o extragere directa, utilizata pentru a identifica inregistrarile care satisfac un criteriu definit de utilizator. Aceasta functionalitate nu genereaza un fisier rezultat ci doar simplu afiseaza acele inregistrari care satisfac criteriul. Criteriul este definit in Editorul de conditii ( Equation Editor). Functionalitatea reprezinta o alternativa si la functia Search.

- Find: localizeaza inregistrarea din fisier care satisface un criteriu definit. Localizarea se face pe prima inregistrare gasita, pentru urmatoarea utilizandu-se c-da. Find Next

- Go To: permite localizarea pe inregistrarea cu numarul specificat ( a N-a inregistrare) - Editare de grafice: IDEA dispune de un Chart Assistent cu ajutorul caruia se pot

edita grafice ale datelor sau ale rezultatelor analizelor efectuate. Tipurile de grafice ce se pot obtine: liniar, bare, curbe, PIE, zone si difuzie

6

7

. - Indexari ale fisierelor ( Indices): utilizat pentru a specifica ordonarea inregistrarilor

din fisiere. Campurile selectate pentru determinarea ordonarii sunt cunoscute ca si “cheie”. Ordonarea poate fi crescator / descrescator.

- Statistica campurilor ( Show Field Stats. ): genereaza statistici ale campurilor pe tipurile acestora (numeric, Data, timp);

8

- Zoom: utilizata pentru a marii / miscora afisarea fisierului in fereastra de afisare de pe

ecran. 5. Testare si Analiza 5.1 Extrageri ( Extraction) Extragerile sunt utilizate in procesul de identificare a acelor articole din fisier care satisfac un criteriu specificat. Tipuri de extrageri:

- extragerea directa: se pot extrage acele inregistrari (si campurile aferente specificate) care corespund unui criteriu precizat, rezultatul extragerii generand un nou fisier; pot fi facute pana la 50 de extrageri simultane din acelasi fisier de date.

9

- Extragerea indexata: utilizata in cazul fisierelor de dimensiuni mari, prin definirea de

index de cautare - Top record Extraction: permite extragerea unui numar specificat de inregistrari intr-

un fisier separat pentru testare si analiza. Ex. Primii 10 clienti d.p.v. al achizitiilor 5.2 Regasirea duplicarilor (Duplicate)

- detectia duplicarilor: identifica toate inregistrarile pentru care in campul definit “cheie” valorile sunt identice;

- excluziunea: este inversul duplicarilor

10

5.3 Manipulari de campuri (Field Manipulation) Aceasta functionalitate este utilizatat pentru a vizualiza campuri virtuale definite de utilizator, adaugare / stergere de campuri, schimbarea proprietatilor unui camp ( ex. Nume, tip). Aceste campuri pot servi pentru inregistrarea rezultatelor unor calcule definite de utilizator (corectii la calcule precedente), inscrierea de comentarii, marcaje.

5.4 AGING Aceasta functionalitate permite analiza vechimii inregistrarilor pe intervale de timp specificate de utilizator ( zile, luni, an). Pot fi definite pana la 6 intervale.

11

5.5 Action Field Action Field reprezinta un camp in care este definita o actiune ce urmeaza a se executa (ex. Afisarea unei extrageri). El poate fi definit pe orice camp din fisierul auditat. Spre exemplu daca avem un fisier de clienti cu campurile COD CLIENT, NUME, TARA, LIMITA CREDIT, in locul creeri unei extrageri pentru fiecare limita de credit, putem crea un Action Field pe campul LIMITA CREDIT in care vom defini o legatura (link) la o extragere anterioara a fiecarui client cu limita sa de credit.

12

5.6 Detectarea de omisiuni (Gap Detection) Prin aceasta functionalitate se pot identifica omisiunile din fisier pe campuri numerice, tip carácter sau Data. Exista optiunea ca rezultatul sa fie constituit intr-un fisier nou. Functionalitatea suporta pana la 10.000 de omisiuni si suporta pana la max. 1000 de articole.

13

5.7 PIVOT TABLE Aceasta functionalitate reprezinta o interfata in care exista libertatea de a defini cum vor fi afisate si organizate datele. Definirile se fac procedural prin simplul “Drag&Drop”. Pot fi sumarizate datele numerice in diverse moduri (total, medii, valori min/max). Din configurare, tabela pivot poate evidentia numarul de inregistrari. Inregistrarile corespunzatoare unei celule din tabela pivot pot fi vizibile selectand un buton (Drilldown Data) din toolbar. Dupa crearea unei tabele pivot exista urmatoarele optiuni posibile:

- schimbarea tipului de sumarizare; - exportul in Excel a unei portiuni din tabela pivot - schimbarea ordinii de sortare - schimbarea culorilor fondului celulei - prezentarea unui top al inregistrarilor - adaugarea / stergera unui camp din tabela pivot - filtrarea afisarilor articolelor - drilldown pe date - editarea tabelei pivot

14

5.8 Cautare (SEARCH) Permite cautarea in fisier dupa un cuvant “cheie”

15

5.9 Sortare (SORT) Creaza un fisier nou care este sortat in modul specificat. Sortarea lucreaza mai rapid decat indexarea.

5.10 Stratificarea ( STRATIFICATION) Aceasta functionalitate permite sa se grupeze inregistrarile din fisierul auditat, in cadrul unor limite (minime-maxime) de interval de valori corespunzatoare unui camp ales, cu afisarea valorilor totale corespunzatoare campurilor alese din fisierul initial. In urma stratificarii vor fi afisate pentru fiecare interval definit:

- numarul de inregistrari care corespund intervalului (prin click pe acest numar vor fi afisate aceste inregistrari);

- % din totalul inregistrarilor auditate; - valoarea totala a campului selectat corespunzatoare intervalului; - % din valoarea totala a campului selectat

16

17

5.11 Sumarizarea (SUMMARIZATION) Prin aceasta functionalitate sunt acumulate valorile campurilor numerice din fisierul auditat pentru fiecare “chepe” unica; in plus pentru fiecare grup de inregistrari sumariaste dupa o valoare de chepe, se pot defini campurile din inregistrare care se doresc a fi vizualizate. Spre exemplu, daca in fisierul FACTURI CLIENTI vrem sa sumarizam facturile emite dupa data de facturare, insumandu-se valoarea facturilor respective. Rezultatul sumarizarii va fi un fisier a carui structura a inregistrarii va contine data de facturare, numarul de inregistrari corespunzatoare acestei date, valoarea totala a aceptor facturi. Daca vom da clic pe valoarea unui articol corespunzator numarului de inregistrari, vor fi vizualizate acele inregistrari ( numai cu campurile mentionate in definitia sumarizarii).

18

19

6. Lucrul cu fisiere multiple IDEA are cateva functionalitati care permit combinarea a 2 sau mai multe fisiere intr-un singur fisier ce urmeaza a fi auditat. Aceste functionalitati sunt: JOIN, Append, Compare ( care au fost descrise la pct.1 Managementul fisierelor), in plus existand si functionalitatea de combinare a mai mult de 2 fisiere ( VISUAL CONECTOR), care permite generarea unui singur fisier din mai mult de 2 fisiere care pot fi legate prin campuri care sunt chei comune (similar unei baze de date relationale). Explorer Window Selected databases Fields overview incl. type

Database view

20

7. Rezultate Rezultatele testelor efectuate cu IDEA pot fi publicate in mai multe moduri:

- export intr-un fisier ; tipurile de fisiere in care pot fi exportate rezultatele sunt : .pdf, Rich text, HTML, Excel, text.

- Crearea unui fisier nou (fisier generat direct din testare); - Printare directa la imprimanta

8. Editorul de ecuatii ( Equation Editor) IDEA pune la dispozitia utilizatorilor un editor de ecuatii, care este utilizat pentru a crea formule si ecuatii, care odata validate d.p.v. formal (de catre el), servesc pentru definirea conditiilor de extragere sau pentru definirea de calcule in vederea determinarii valorilor ce vor fi inscrise in campurile virtuale definite in Field Manipulation. Pentru aceste definitii, IDEA pune la dispozitia utilizatorilor o serie de functii predefinite (peste 90) ce pot fi apelate in operatii de tip Data, Aritmetice, Financiare sau Statistice precum si functii de tip conditional (IF), functii care sunt apelabile direct prin editorul de ecuatii.

9. Automatizarea proceselor de audit Exista situatii in care o serie de teste se pot repeta, fie in timp pe acelasi subiect, fie pe baze de date de la diversi propietari. Deaceea IDEA dispune de un limbaj (SCRIPT) similar Visual Basic For Application, cu ajutorul caruia se pot genera macrouri in care sunt inregistrate segventele de teste. Practic un script poate fi obtinut direct prin simpla apasare a unui buton din menu (RECORD SCRIPT), dupa care utilizatorul efectueaza operatiile pe care le are de facut in audit. Pe masura ce el lucreaza, operatiile sunt transpuse si-n script (comenzi, criterii, valor, functii). La sfarsitul prelucrarilor, utilizatorului nu-i ramane decat sa apese pe butonul STOP RECORD si sa salveze macroul creat. Acest macrou poate fi oricand apelat si rulat, sau poate fi editat in vederea dezvoltarii sale prin inserarea de diverse parametrizari, ferestre, comenzi, functii noi.

21

Limba: IDEA este disponibila in limbile: - English - French - Spanish - German - Dutch - Portuguese - Norwegian - Danish - Czech - Hungarian

- Polish Cerinte Sistem:

Specificatii minimale

Specificatii recomandate

Sistem de operare

Windows 98 with all Service Packs Windows 2000 with SP2 or above Windows XP

Windows 98 with all Service Packs Windows 2000 with SP2 or above Windows XP

Procesor Pentium or above Pentium II 350 or above RAM 32 MB 128 MB for Win 2000 or XP

64 MB for Win 98 Disk Capacity: Program Files: Capacitate necesara pentru date :

60 MB 10 MB

1,5 x size of data files

60 MB 10 MB 1,5 x size of data files

Protectie hardware: este realizata prin conectarea USB a unei chei de protectie hard (hard-lock) la calculator. Asta inseamna ca produsul poate fi instalat pe orice calculator PC in configuratia sus-mentionata, dar nu poate fi rulat decat in baza existentei acestui hard-lock instalat pe sistemul respective.

22