UNIVERSITATEA ROMÂNO-AMERICANĂ MASTER DE INFORMATICĂ ECONOMICĂ CONŢINUTUL CADRU AL CAIETULUI DE PRACTICA – AN II STUDIUL ŞI ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT la SISTEC SBSOL SRL 1. Prezentarea succintă a unităţii economico-sociale Grupul SISTEC este un integrator IT care ofera solutii complexe IT&C, consultanta si management de proiect. Infiintata in 1994, Sistec este recunoscuta de clientii si partenerii sai pentru profesionalism, expertiza in afaceri si capacitatea de a transforma servicii IT si tehnologii in solutii cu valoare adaugata. Cu sediul in Bucuresti si un centru regional la Cluj, Sistec are arie de acoperire nationala, prin filialele din principalele orase ale tarii. Organizare internă pe 6 linii de business: Soluţii software Reţea naţională de Service Hosting şi Servicii IT Securitate şi Infrastructură IT Arhivare fizică şi distrugere securizată Scanare şi Digitizare Suport IT Servicii de hosting si colocare în 3 Data Centere Externalizare servicii IT:
Transcript
UNIVERSITATEA ROMÂNO-AMERICANĂMASTER DE INFORMATICĂ ECONOMICĂCONŢINUTUL CADRU AL CAIETULUI DE PRACTICA – AN IISTUDIUL ŞI ANALIZA SISTEMULUI EXISTENT la SISTEC SBSOL SRL
1. Prezentarea succintă a unităţii economico-sociale
Grupul SISTEC este un integrator IT care ofera solutii complexe IT&C, consultanta si management de proiect.
Infiintata in 1994, Sistec este recunoscuta de clientii si partenerii sai pentru profesionalism, expertiza in afaceri si capacitatea de a transforma servicii IT si tehnologii in solutii cu valoare adaugata. Cu sediul in Bucuresti si un centru regional la Cluj, Sistec are arie de acoperire nationala, prin filialele din principalele orase ale tarii.
Organizare internă pe 6 linii de business:
Soluţii software
Reţea naţională de Service
Hosting şi Servicii IT
Securitate şi Infrastructură IT
Arhivare fizică şi distrugere securizată
Scanare şi Digitizare
Suport IT
Servicii de hosting si colocare în 3 Data Centere Externalizare servicii IT:
Tehnologii Microsoft Tehnologii Cisco Tehnologii Linux Administrarea serverelor, bazelor de date şi a aplicaţiilor de întreprindere
magnetice), textile (uniforme de lucru cu sigla companiei), plastice (carduri, CD, DVD)
Reciclare hârtie şi preluare DEE (deşeuri electrice şi electronice)
Scanare şi digitizare
Servicii de arhivare electronică Captură, conversie şi administrare de informaţii din documentele fizice Sistem de management al arhivei electronice
Registratură electronică Soluţie pentru companii şi servicii publice cu un volum recurent de
corespondenţă Procesare facturi furnizori şi formulare
Scanarea şi extragerea automată a informaţiilor din facturi/formulare Validarea cu sistemele informatice interne şi încărcarea datelor
Certificari
Microsoft Gold Certified Partner (Details: Gold OEM, Silver Data Platform, Silver Desktop, Silver Midmarket Solution Provider, Silver OEM, Silver Server Platform, Gold Business Intelligence, Gold Data Platform, Gold Independent Software Vendor - ISV, Silver Application Lifecycle Management, Silver Business Intelligence, Silver Data Platform, Silver Independent Software Vendor - ISV)
Canon Authorized Service Partner, Lexmark Authorized Service Partner Brother Authorized Service Partner XEROX Authorized Silver Partner & Service Partner Samsung Authorized Service Partner OKI Authorized Service Partner HP Preferred Partner Cisco Selected Partner IBM Business Partner Intel Integrator ABAS Business Partner Oracle – Distribution Agreement ELO Business Partner Bit Defender Business Partner
2. Caracteristicile generale ale societăţii
Obiectiv
Integrator de sisteme IT, oferind o gamă completă de soluţii software, hardware şi servicii.
Printre domeniile de activitate ale firmei se numără: businessul SAP, soluția software proprie Cogito, rețeaua de service, cablare de rețea și outsourcing IT. Competitorii Sistec pe piața românească a integratorilor de sisteme sunt Romsys, Forte și Net Consulting.
Compania Sistec, parte a grupului RTC, vinde activitatea de retelistica, marca societatii, precum si activitatea de service, ca urmare a procesului de consolidare a activitatii Sistec-SBSol pe o singura firma, potrivit reprezentantilor companiei.
Sistemul poate fi conceput sa functioneze la nivelul unui singur agent economic sau grup de societati comerciale, in vederea asigurarii informatiilor complexe, necesare actiunii manageriale si desfasurarii eficiente a intregii activitati, cu respectarea cadrului legislativ normativ in vigoare.
Sistemul informatic preia si dezvolta o parte din operatiile de prelucrare ale intregului sistem informational al unitatii economice, pe care le automatizeaza, devenind in aceste conditii un „subsistem informatic automatizat”.
Sistemele informatice financiar-contabile au la baza principiul „introducerii unice a datelor” si al „prelucrarilor multiple” a acestora, in concordanta cu specificul subsistemului si al aplicatiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de „sistem informatic integrat”.
Fise de post
FISA DE POST ADMINISTRATOR RETEA
1. Denumirea compartimentului:Integrare Sistem
2. Denumirea postului:Administrator Retea
3. Numele si prenumele salariatului:NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:Sef Departament Integrare de Sistem
5. Numele sefului ierarhic:NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:Numai daca este cazul
7. Drept de semnatura:Intern:Extern:
8. Relatii functionale:
9. Pregatirea si experienta:studii superioare tehnice
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:-Service logistic;-Urmareste relatia furnizor-client;-Urmareste logistica echipamentelor;-Efectueaza interventii de service;-Rezolvare de disfunctionalitati la clienti;-Indeplineste atributii privind implementarea si functionarea SMC, in cadrul organizatiei.
12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii:
FISA DE POST ANALIST PROGRAMATOR
1. Denumirea compartimentului:
2. Denumirea postului:Analist programator
3. Numele si prenumele salariatului:NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:directorului si directorului adjunct
5. Numele sefului ierarhic:NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:Numai daca este cazul
7. Drept de semnatura:Intern:Extern:
8. Relatii functionale:
9. Pregatirea si experienta:studii superioare
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:- raspunde de dotarea laboratoarelor de informatica cu programe necesare in procesul invatarii informaticii;- respecta programul stabilit de conducerea unitatii (de regula intre orele 8-16, sau in functie de necesitati);-acorda sprijin tehnic informatizarii administratiei scolare prin realizarea unor baze de date;- se preocupa permanent de asigurarea securitatii retelei de calculatoare;- intretine, repara si inlocuieste dispozitivele calculatoarelor urmarind si aplicand solutii tehnicepentru marirea capacitatii si calitatii lor;- sprijina cadrele didactice in utilizarea calculatorului, in predarea altor discipline (matematica, fizica, chimie, astronomie, geografie, etc.) precum si in evaluarea asistata de calculator;- utilizeaza si foloseste principalele sisteme de operare a calculatoarelor pentru inregistrarea
programelor necesare desfasurarii orelor de laborator;- pune in functie echipamentele electronice aflate in dotarea liceului;- respecta regulile de protectie a muncii in laborator si efectueaza instructajul elevilor;- se ocupa de materialul didactic demonstrativ pentru lucrari si lectii, potrivit indicatiilor profesorului de specialitate;- sprijina elevii in vederea organizarii si desfasurarii activitatii in cercuri;- la terminarea programului se ocupa de verificarea starii in care se gasesc laboratoarele (functional si structural);- constata prejudiciile aduse de elevi mobil;ierului sau echipamentelor din dotarea laboratorului si le comunica sefei catedrei de informatica;- realizeaza referate de necesitate referitoare la dotarea laboratorului;- se ocupa de administrarea retelei de internet si serviciile de e-mail.
In functie de nevoile specifice ale scolii se obliga sa indeplineasca si alte sarcini repartizate de conducerea unitatii, in conditii legale.Neindeplinirea sau indeplinirea necorespunzatoare a sarcinilor de serviciu stabilite prin prezenta fisa a postului atrage dupa sine sanctionarea legala.etic).12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii:
FISA DE POST CONTABIL
1. Denumirea compartimentului:financiar-contabil
2. Denumirea postului:Contabil
3. Numele si prenumele salariatului:NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:contabilului-sef
5. Numele sefului ierarhic:NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:Numai daca este cazul
7. Drept de semnatura:Intern:Extern:
8. Relatii functionale:cu personalul de executie al firmei
9. Pregatirea si experienta:studii economice
10. Autoritate si libertate organizatorica:Are acces la date financiare ale firmeiSolicita si utilizeaza echipamentele/consumabilele puse la dispozitie de firma
11. Responsabilitati si sarcini:1.Asigura evidenta contabila a stocurilor, a relatiilor cu tertii, a trezoreriei si evidenta veniturilor si cheltuielilor:-Contabilizeaza facturile emise pentru clientii interni;-Inregistreaza incasarile si platile in lei conform extrasului de cont;-Opereaza incasarile si platile in numerar conform registrului de casa;-Opereaza avansurile din trezorerie conform deconturilor;-Inregistreaza facturi de prestatii furnizori interni;-Inregistreaza intrari de marfa in baza documentelor primite de la magazie (facturi interne, facturi externe, DVI si NIR). 2.Intocmeste situatii si rapoarte financiar-contabile si verifica corelarea acestora:-Intocmeste saptamanal lista facturilor emise si neincasate si lista avansurilor disponibile in lei;-Intocmeste balante de verificare pentru clienti;-Intocmeste liste de avansuri din trezorerie.
Responsabilitatile postuluiLegat de activitatile specifice, raspunde de:- operarea zilnica a facturilor emise, a incasarilor pe facturi si in avans;- operarea zilnica a facturilor de la furnizori pt. prestatii diverse, precum si a platilor catre acestia;- verificarea zilnica a soldurilor din banca, casa si avansuri din trezorerie in lei;- incadrarea corecta a documentelor contabilizate pe venituri si cheltuieli.Legat de disciplina muncii, raspunde de:- imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate;- pastrarea confidentialitatii informatiilor si a documentelor legate de firma;- utilizarea resurselor existente exclusiv in interesul firmei;- respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru privitoare la postul sau.Adopta permanent un comportament in masura sa promoveze imaginea si interesele firmei.Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma.
12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii:
FISA DE POST MANAGER RESURSE UMANE
1. Denumirea compartimentului:
2. Denumirea postului:Manager Resurse Umane
3. Numele si prenumele salariatului:NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:Presedintelui organizatiei
5. Numele sefului ierarhic:NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
6. Subordoneaza:Supervizarea intregului departament de management al voluntarilor
7. Drept de semnatura:Intern:Extern:
8. Relatii functionale:
9. Pregatirea si experienta:
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:Sarcina generala: -Creerea si mentinerea unui climat de lucru care sa faciliteze formarea unei forte de munca stabile si eficiente;-Coordonarea si conducerea tuturor activitatilor de resurse umane (planificare, recrutare, selectie, orientare, instruirea).
Responsabilitati:- Planifica activitatile de resurse umane;- Organizeaza personalul departamentului de resurse umane (voluntari);- Recruteaza, intervieveaza si selecteaza voluntari pentru posturile vacante;- Asigura interpretarea corecta si aplicarea politicilor de personal ale organizatiei;- Planifica si coordoneaza orientarea noilor voluntari pentru a facilita integrarea acestora in organizatie;- Tine evidenta documentatiei necesare activitatilor departamentului privind fluctuatia voluntarilor;- Investigheaza accidentele de munca si recomanda masuri corespunzatoare;- Intermediaza raporturile dintre angajati si voluntari; - Intocmeste bugetul pentru recrutarea voluntarilor;- Executa si implementeaza planul de recrutare a voluntarilor;- Redacteaza instiintarile privind terminarea contractului de voluntariat;
Activitati si termene:Zilnic:- Transmite sarcini generale si specifice pentru echipa si pentru fiecare voluntar in parte si analizeaza
stadiul de realizare a sarcinilor din ziua precedenta;- Realizeaza supervizarea voluntarilor;- Realizeaza motivarea voluntarilor;- Mentine relatiile dintre voluntari si angajati.
Saptamanal:- Analizeaza modul de indeplinire a sarcinilor de catre echipa si de catre fiecare salariat in parte;- Mentine dosarele de evidenta a voluntarilor.
Lunar:- Organizeaza o intalnire operativa de lucru cu toti coordonatorilor de programe pentru a stabili necesarul de voluntari;- Intocmeste fisa posturilor voluntarilor - Realizeaza evaluarea programelor de voluntariat- Realizeaza raportul lunar catre Directorul Executiv
Trimestrial: -Realizeaza campania de recrutare de voluntari -Realizeaza selectia voluntarilor -Realizeaza intregrarea voluntarilor in mediul organizational-Executa orientarea si instruirea voluntarilor
Instrumente de lucru:- Ghidul voluntarilor Life - Fisa postului;- Fisa posturilor Voluntarilor - Cronograma activitatilor si sub-activitatilor transmise de catre coordonatorii de deparatmente- Proceduri, standarde, coduri de buna practica;- Registrul de procese verbale;- Manualul Operational al Organizatiei - Planificatoarele si rapoartele saptamanale- Raportul Lunar- Contractul de voluntariat
Aspecte organizatorice, general valabile :- Intocmirea de planificatoare saptamanale, cu minim 1 obiectiv pe zi;- Pregatirea raportului saptamanal de activitate;- Desfasurarea de activitati in timpul programului de lucru, doar in interesul angajatorului;- Pastrarea unei relatii profesionale cu salariatii, beneficiarii si colaboratorii proiectului;- Perfectionarea profesionala prin participarea la instruiri si studiu individual obligatoriu zilnic (carti, reviste de spacialitate, ziare, monitoare, dictionare etc.).
12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii:
FISA DE POST - DIRECTOR GENERAL
1. Denumirea compartimentului:CONDUCERE
2. Denumirea postului:DIRECTOR GENERAL
3. Numele si prenumele salariatului:NUME SI PRENUME SALARIAT
4. Se subordoneaza:Consiliului de administratie;
5. Numele sefului ierarhic:NUME SI PRENUME SEF IERARHIC
Aproba procedurile de importanta generala pentru organizarea si derularea proceselor principale la nivel de firma. In acest sens, are relatii cu: Directorii
9. Pregatirea si experienta:
NIVEL DE STUDII: studii superioare CURSURI DE PREGATIRE: management, finante, vanzari, legislatieEXPERIENTA:IN SPECIALITATE: minim 5 aniPE POST: minim 3 aniCUNOSTINTE NECESARE:- Cunostinte privind procesul de vanzare- Cunostinte privind tehnici de negociere- Cunostinte de management- Microsoft Office- Cunoasterea in profunzime a pietei locale- Cunoasterea generala a mediului de afaceri romanesc- Cunostinte minime de contabilitate primara- Cunoasterea legislatiei in domeniuAPTITUDINI SI DEPRINDERI NECESARE:- Aptitudine generala de invatare- Aptitudini de comunicare- Aptitudini de calcul- Aptitudinea de a lucra cu documente- Planificare si organizare a operatiilor si activitatilor- Abilitati de negociere- Acordare si transmitere de informatiiCERINTE PENTRU EXERCITARE:- Inteligenta de nivel superior- Spirit organizatoric- Echilibru emotional- Capacitate de a evalua si a lua decizii- Capacitate de a lucra cu oamenii- Rezistenta mare la stres
- Usurinta, claritate si coerenta in exprimare- Punctualitate CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: gandire strategica, spontaneitate, spirit practic, informarea, ajutorarea si dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, conducerea si controlul oamenilor, ambitie, incredere in sine, activism, energie, fluenta verbala.
10. Autoritate si libertate organizatorica:
Daca este cazul
11. Responsabilitati si sarcini:
1. Stabileste obiectivele de dezvoltare ale firmei, in concordanta cu strategia elaborata de Consiliul de Administratie- Stabileste anual, impreuna cu Directorii departamentelor din subordine, obiectivele generale de dezvoltare pe 12, 24 si 36 de luni- Comunica obiectivele si urmareste ca acestea sa fie comunicate intregului personal - Monitorizeaza trimestrial/semestrial/anual gradul de realizare a obiectivelor- Stabileste obiective personale si pentru top-management in stricta concordanta cu obiectivele firmei2. Aproba bugetul si rectificarile acestuia- Participa la elaborarea bugetului, analizeaza propunerile inaintate, opereaza corectiile necesare si aproba bugetul final- Aproba sistemul de raportare folosit pentru urmarirea realizarii bugetului3. Identifica oportunitati de afaceri - Monitorizeaza piata si identifica tendintele de dezvoltare- Analizeaza oportunitatile/constrangerile de ordin legislativ, financiar, tehnologic si social- Identifica modalitati de dezvoltare a serviciilor oferite de firma in concordanta cu tendintele pietei - Identifica si atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri4. Reprezinta firma in relatiile protocolare cu furnizorii, clientii si alte organisme/organizatii cu impact real/potential asupra rezultatelor firmei- Asigura o buna imagine a firmei pe piata- Participa la intalniri de afaceri cu furnizori, clienti, organisme financiare si institutii guvernamentale din tara si din strainatate- Dezvolta relatii pozitive cu persoane-cheie in vederea intaririi pozitiei firmei 5. Asigura managementul firmei- Comunica managementului valorile si obiectivele strategice ale firmei - Stabileste obiectivele managerilor din subordine, termenele-limita si modalitatile de masurare a gradului de realizare a obiectivelor- Aproba procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vanzare, distributie, financiare, service, resurse umane)- Participa la elaborarea si implementarea sistemelor de raportare si a sistemului de calitate - Dezvolta mijloace de motivare a personalului din subordine- Asigura un climat de comunicare si incurajare a initiativei care sa contribuie la atingerea obiectivelor stabilite- Identifica nevoile de recrutare si participa la selectia, integrarea si dezvoltarea managementului firmei- Participa la programele de elaborare si actualizare a fiselor de post ale managerilor din subordine - Evalueaza periodic activitatea managerilor din subordine- Negociaza si conciliaza situatiile conflictuale aparute in relatiile interpersonale- Aproba planificarea concediilor de odihna pentru angajatii din subordine- Asigura respectarea normelor interne de functionare de catre personalul din subordine- Stabileste masuri de eficientizare a activitatii personalului din subordine6. Asigura reteaua de relatii necesara dezvoltarii activitatii firmei- Evalueaza potentialul furnizorilor si al clientilor - Stabileste posibile cai de colaborare si decide asupra parteneriatelor strategice- Elaboreaza planuri de afaceri si le implementeaza- Dezvolta relatii pozitive cu personalul firmei in vederea motivarii si a cresterii gradului de implicare in activitatea firmeiRESPONSABILITATILE POSTULUI:Legat de activitatile specifice, raspunde de:
- Calitatea relatiei cu furnizorii si clientii - Folosirea eficienta a resurselor firmei- Respectarea obligatiilor firmei fata de furnizori, clienti, organele financiare si organismele guvernamentale- Asigurarea drepturilor banesti ale personalului angajat al firmei conform clauzelor contractuale si legislatiei muncii- Indeplinirea la termen si in conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor fata de banci, furnizori si clienti- Calitatea climatului organizational- Calitatea managementului firmei- Corectitudinea datelor raportate Legat de functiile manageriale, raspunde de:- Coordonarea eficienta a personalului din subordine- Utilarea corespunzatoare a subordonatilor cu echipamentele si consumabilele necesare- Calitatea pregatirii profesionale a angajatilor din subordineLegat de disciplina muncii, raspunde de:- Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale si de specialitate - Respectarea prevederilor normativelor interne si a procedurilor de lucru - Se implica in vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma AUTORITATEA POSTULUI:- Decide asupra noilor directii de dezvoltare- Stabileste planurile de vanzari si profit- Aproba bugetele si corectiile necesare- Semneaza documentele de angajare, colaborare si incetare a relatiilor de munca- Semneaza deciziile de modificare a functiei/salariului pentru angajatii firmei- Semneaza organigrama si nomenclatorul de functii al firmei- Semneaza contracte cu furnizorii, clientii si partenerii strategici- Aproba procedurile de interes general ale firmei- Semneaza referate de investitii, statele de plata si rapoartele financiare ale firmei- Solicita rapoarte de activitate si ia masurile necesare in vederea cresterii eficientei activitatii firmei- Utilizeaza echipamente/consumabile/materiale, masina si calculatorul puse la dispozitie de firma- Stabileste prioritatea executarii sarcinilor pentru personalul din subordine- Aproba recompense/penalizari, prelungirea/incetarea activitatii dupa perioada de proba a angajatilor- Aproba/respinge cereri ale personalului din subordine
12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:
Daca este cazul
13. Semnaturi:
14. Data semnarii
3. Studiul sistemului de conducere
Structuri de conducere
Formate din analisti, consultanti de business, programatori, ingineri, tehnicieni
Marius CapraruChief Executive Officer
Mihai CatanBU Manager Software Solutions
Ionut ArmasuBU Manager IT Support (Data Bases)
Cristi TauberBU Manager IT Support (Hosting)
Marius CarpuciBU Manager Service
Adriana TarascuChief Financial Officer
Marius HandaricRegional Manager
Victor GeorgescuPurchase Manager
Ovidiu CiurteBU Manager Infrastructura si Securitare
Radu Dinescu BU Manager Arhivare
Sistemul de management al calităţii
Certificari ISO
• ISO 9001:2008 - Standard pentru Sistemul de Management al Calitatii• ISO 14001:2004 - Standard pentru Sistemul de Management de Mediu• ISO 27001:2005 - Standard pentru Sistemul de management al Securitatii Informatiei• ISO OHSAS 18001:2007 - Standard pentru Sistemul de Management al Sanatatii si Securitatii in Munca• ISO 20000:2011 - Standard pentru Managementul Serviciilor IT• SA 8000:2011 - Standard pentru Responsabilitate Sociala
4. Studiul sistemului informaţional al societăţii
Schema circuitelor şi fluxurilor informaţionale
Informatizarea structurilor contabilitatii in sfera relatiilor cu furnizorii si clientii la SISTEC SBSOL SRL
Sistemul poate fi conceput sa functioneze la nivelul unui singur agent economic sau grup de societati comerciale, in vederea asigurarii informatiilor complexe, necesare actiunii manageriale si desfasurarii eficiente a intregii activitati, cu respectarea cadrului legislativ normativ in vigoare.
Sistemul informatic preia si dezvolta o parte din operatiile de prelucrare ale intregului sistem informational al unitatii economice, pe care le automatizeaza, devenind in aceste conditii un „subsistem informatic automatizat”.
Sistemele informatice financiar-contabile au la baza principiul „introducerii unice a datelor” si al „prelucrarilor multiple” a acestora, in concordanta cu specificul subsistemului si al aplicatiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de „sistem informatic integrat”.
Activitati si succesiunea lor:
Sistemul poate fi conceput sa functioneze la nivelul unui singur agent economic sau grup de societati comerciale, in vederea asigurarii informatiilor complexe, necesare actiunii manageriale si desfasurarii eficiente a intregii activitati, cu respectarea cadrului legislativ normativ in vigoare.
Sistemul informatic preia si dezvolta o parte din operatiile de prelucrare ale intregului sistem informational al unitatii economice, pe care le automatizeaza, devenind in aceste conditii un „subsistem informatic automatizat”.
Sistemele informatice financiar-contabile au la baza principiul „introducerii unice a datelor” si al „prelucrarilor multiple” a acestora, in concordanta cu specificul subsistemului si al aplicatiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de „sistem informatic integrat”.
Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrata este asigurata de o retea locala de calculatoare care prelucreaza o colectie unica de date, sub multiple variante de prelucrare, in raport cu functiile unitatilor economice si de cerintele conducerii acesteia.
Documente utilizate în evidenţa economică
Documentele justificative: sunt primite de la terti pe
parcursul desfasurarii activitatii economice a societatii sau sunt
emise de catre societate in cadrul compartimentelor de evidenta
primara.
Principalele documente justificative sunt:
Factura fiscala
Este un document justificativ cu regim special. Factura
fiscala este:
- document justificativ ce se foloseste la inregistrarea in
contabilitatea furnizorului si a cumparatorului;
- document pe baza caruia se intocmeste instrumentul
de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor
executate sau a serviciilor prestate;
- document de insotire a marfii pe timpul
transportului.
Se intocmeste, in trei exemplare la livrarea produselor
sau a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea
serviciilor de catre compartimentul desfacere.
Atunci cand factura nu se poate emite in momentul
livrarii, produsele si marfurile livrate sunt insotite, pe
timpul transportului, de avizul de insotire a marfii.Avizul de
insotire
a marfii este urmat obligatoriu in termen de trei zile de
o factura fiscala.
Exemplarul nr. l merge la cumparator, la compartimentul
financiar - contabil, exemplarul nr. 2 ramane la furnizor la
compartimentul desfacere si exemplarul nr. 3 ramane la
furnizor la compartimentul financiar - contabil.
Chitanta
Este un document justificativ pentru depunerea unei sume la casieria unuitatii si document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate.
Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma
incasata, de catre casierul societatii si se semneaza de acesta pentru primirea sumei.
Exemplarul nr. I il primeste depunatorul cu stampila unitatii, iar exemplarul nr. 2 ramane in chitantier, fiind folosit ca document de verificare a operatiilor efectuate in registrul de casa.
Bonul de consum
Este un document de eliberare din magazie pentru consum a mai multor materiale si de scadere din gestiune.
Se intocmeste in doua exemplare, insa in cazul in care este folosita tehnica de calcul se poate emite si intr-un singur exemplar.
Exemplarul nr. I circula la contabilitatea materialelor, ca
document de scadere din gestiune, iar exemplarul nr. 2 serveste la inregistrarea in contabilitate a costurilor.
Fisa de magazie
Este un:
document de contabilitate analitica in cadrul metodei relativ cantabile;
sursa de inforrnatii pentru controlul operativ curent
si contabil al stocurilor de valori materiale.
document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor ~i stocurilor de valori materiale, cu una sau doua unitati de masura;
Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material ~i se cornpleteaza de catre compartimentul financiar-contabil ~i de catre gestionar. Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dupa fiecare operatie inregistrata ~i obligatoriu zilnic.
Registrul de casa
Este un document cu ajutorul caruia se tine evidenta incasarilor si a platilor, se intocmeste in doua exemplare de catre casierul unitatii pe baza documentelor justificative.
Este un document de inregistrare operativa a incasarilor
si platilor in numerar, efectuate in casieria unitatii pe baza actelor justificative, de stabilire la sfarsitul fiecarei zile a soldului de casa si de inregistrare zilnica in contabilitate a operatiilor de casa.
Ordinul de platii
Este un document justificativ tipizat ~i fiira regim special care exprima o dispozitie neconditionata data de platitor bancii sale de a pune la dispozitia unui beneficiar o anumita suma de bani.
Circuitul ordinului de plata:
Registrele de ordine :
Registrul inventar - este un document contabil cu regim
special ~i obligatoriu de inregistrare anuala si de grupare a rezultatelor inventarierii patrimoniului.
Reprezinta o recapitulatie a datelor cu privire la datele patrimoniale din listele de inventariere, grupate dupa natura lor pe structurile patrimoniale de activ ~i datorii.
Se parafeaza, se snuruieste si se numeroteaza la
Administratia Financiara.
Operatiile aflate in registrul inventar sunt pregatitoare de inchiderea bilantului, in prima parte cuprinde rezultatele inventarierii, iar in a doua parte cuprinde copia dupa Bilant, Anexe, Contul de profit si pierdere.
Stabilirea de proceduri privind:a) intocmirea, prelucrarea si utilizarea documentelor justificative si contabile si a formelor de inregistrare in contabilitate a acestora, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul;b) stabilirea circuitului documentelor justificative si contabile pe baza unor scheme, grafice de circulatie, adaptate de fiecare unitate patrimoniala in functie de particularitatile acesteia (organigrama firmei, fisa postului);c) tinerea registrelor contabile obligatorii:- intocmirea, completarea si utilizarea registrelor de contabilitate, inclusiv a registrelor de contabilitate obligatorii;
- numerotarea, parafarea si inregistrarea la organele fiscale;- completarea registrelor in cazul in care se utilizeaza tehnica de calcul;- stabilirea rezultatelor cu ocazia inchiderii exercitiului financiar, prin compararea fiecarui cont de activ si de pasiv, determinat pe baza inventarului, cu datele din contabilitate;d) intocmirea declaratiilor cu caracter fiscal privind impozitul pe profit, taxa pe valoare adaugata, accizele, impozitul pe salarii, contributiile la asigurarile sociale, precum si celelalte impozite, taxe si varsaminte la bugetul de stat, la bugetul asigurarilor sociale, la fondurile speciale;e) intocmirea bilantului contabil (bilant, cont de profit si pierdere si anexe), precum si a raportului de gestiune:- modalitatea de intocmire (completare);- verificare si aprobare;- depunere la organele legale competente.
Direcţii de perfecţionare a sistemului actual şi concluzii
Folosirea produsului-program rezolva partial cel putin problema gestiunii decontarilor cu clientii si furnizorii.
Prin interfata sa asigura o manipulare facila a datelor .
Situatiile obtinute vin in sprijinul nevoilor informationale a conducerii compartimentului financiar-contabil si al firmei in general.
Crearea unui astfel de sistem cu forte proprii este o alternativa buna, avand in vedere faptul ca firma are personalul calificat in domeniu, impunandu-se colaborarea intre specialistii informaticieni si personalul din domeniul financiar-contabil.
Obtinerea acestui produs necesita doar cheltuieli cu personalul propriu variata preferabila pentru firma.
