Aplicatie de vanzare pentru restaurante

1. Introducere

2. Intrarea in aplicatie (autentificare)

3. Lucrul cu mesele

4. Comenzi

5. Plati

6. Alte operatii speciale

7. Rapoarte

8. Actualizare nomenclatoare

9. Parasirea aplicatiei

1. Introducere RestICS este o aplicatie de evidenta a comenzilor dintr- un restaurant. Ca functionalitati

speciale putem enumera lucrul cu imprimante de sectie, emiterea notelor de plata pe imprimante

speciale si pe case de marcat fiscale, functionarea impreuna cu un cititor de card-uri magnetice

pentru autentificarea operatorilor sau efectuarea platilor de catre clienti. Insa cea mai inedita functionalitate o reprezinta functionarea aplicatiei impreuna cu un

touch screen, lucru ce inlesneste foarte mult utilizarea aplicatiei de catre personalul din unitate.

2. Intrarea in aplicatie (autentificarea)

Fig. 2.1

La pornirea aplicatiei ecranul va arata ca in fig. 2.1, aplicatia asteptand ca operatorul care

va lucra sa se autentifice. Autentificarea se va putea face prin introducerea unui cod unic al

operatorului/ospatarului dupa apasarea butonului sau, daca aplicatia a fost livrata

impreuna cu un cititor de carduri magnetice, prin trecerea card-ului operatorului prin cititorul de

card-uri. Introducerea codului se va face prin actionarea butoanelor numerice corespunzatoare

codului operatorului. Dupa introducerea codului unic al operatorului va trebui actionat butonul

[OK].

In cazul in care codul este valid, va aparea pe ecran undeva pe mijloc jos [Ospatar

numele], iar daca nu este operatorul va fi invitat sa introduca din nou codul unic. Daca din

greseala a fost introdus gresit codul el se poate sterge in urma actionarii butonului [C].

Tot de aici prin actionarea butonului se pot verifica toate informatiile despre

cardul turist dorit (fig. 2.2).

Fig. 2.2

3. Lucrul cu mesele

Autentificarea operatorului,in primul rand produce aparitia unor butoane in partea din

dreapta a ecranului in functie de drepturile fiecarui utilizator - fig. 3.1 - iar in al doilea rand se

permite selectarea unei mese pe care se dorim efectuarea unei operatiuni (adaugare/modificare

comanda, efectuarea platii).

Fig. 3.1

Exista 2 zone principale in acest ecran (fig. 3.2) : 1 – antetul in care se gasesc informatii

despre zona/zonele de mese, data de lucru, butoanele de acces (Iesire, Incasari, Operatii mese,

Info Masa, Bacsis, Verific client, Editare, Admin, Log On/Log Off), versiunea programului

(v.4.3.190@2015), Ospatar nelogat!/Ospatar autentificat; 2 – mesele pentru zona selectata.

Fig. 3.2

Pentru a vizualiza mese pentru o anumita zona a restaurantului va trebui sa actionati

butonul cu numele zonei respective, in urma acestei operatiuni fiind afisate in zona meselor

mesele corespunzatoare zonei selectate. Pentru a putea lucra cu comenzile aferente unei mese, va trebui sa actionati butonul cu

numarul mesei dorite. Exista un cod al culorilor pentru mese:

4. Comenzi Mai intai trebuie specificat un lucru important, si anume, aplicatia ofera posibilitatea ca

pentru o masa sa puteti deschide mai multe comenzi. Atunci cand actionati un buton

corespunzator unei mese, inseamna ca doriti crearea unei noi comenzi sau modificarea unei

comenzi existente, deci va aparea o fereastra ca cea din fig. 4.1, care va va da posibilitatea sa

creati o comanda noua pentru masa reespectiva sau sa alegeti una din comenzile deschise deja,

pentru modificare sau pentru efectuarea platii. Pentru crearea unei noi comenzi actionati butonul

comanda noua, iar pentru selectarea unei comenzi deschise deja, va trebui sa selectati butonul

cu numarul comenzii dorite, de exemplu daca doriti sa deschideti prima comanda va trebui sa

selectati butonul comanda nr. 1.

Fig. 4.1

Ecranul comanda – descrierea ecranului pentru efectuarea operatiunilor cu

comenzile

Ecranul pentru efectuarea operatiunilor cu comenzile este cel mai important al aplicatiei.

El arata ca in fig. 4.2. si contine 4 sectiuni (antet, lista cu produse, selectarea noului produs,

comenzi auxiliare) descrise in detaliu mai jos.

Fig. 4.2

Antetul: aici va aparea operatorul autentificat, zona si masa comenzii selectate,

operatorul care a deschis comanda, precum si data de lucru si ora.

Lista cu produse (fig. 4.3): aici vor fi afisate toate produsele ce compun comanda

selectata.

Fig. 4.3

Aici vor fi afisate urmatoarele informatii: denumirea produsului, cantitatea, pretul total, si

felul mancarii (1 - felul 1,2 - felul 2, D - desert)

Selectarea noului produs: daca doriti selectarea unui nou produs pentru adaugarea in

comanda, va trebui sa utilizati aceasta sectiune. Operatiunea de selectare a unui produs se va

desfasura in urmatorii pasi:

1. Selectarea grupei de produse, care se efectueaza prin actionarea butonului cu denumirea

grupei de produse in care se incadreaza produsul pe care doriti sa-l adaugati in comanda

si selectarea subgrupei de produse (fig.4.4). In urma selectarii grupei de produse vor fi

afisate in aceesi sectiune toate subgrupele grupei de produse selectate, din aceasea va

trebui sa selectati subgrupa din care face parte produsul pe care doriti sa-l adaugati in

comanda;

Fig. 4.4

2. Selectarea produsului, in urma selectarii subgrupei vor fi afisate in aceeasi sectiune toate

produsele din aceasta subgrupa, de aici va trebui sa selectati produsul dorit (fig. 4.5);

Fig. 4.5

3. Cantitatea, in urma selectarii produsului va trebui sa completati cantitatea produsului care

va fi adaugat de la tastarura numerica de pe ecranul de comanda (fig. 4.6) sau se poate

selecta produsul respectiv de mai multe ori pentru a adauga cantitate dorita.

Fig. 4.6

Stergerea unui produs (unei pozitii) din comanda pentru a sterge unul sai mai multe

pozitii din comanda va trebui mai intai sa selectati pozitiile pe care doriti sa le stergeti si apoi sa

actionati butonul evidentiat in fig. 4.7.

Fig. 4.7

Marirea cantitatii pentru o pozitie din comanda selectati pozitia a carei cantitati doriti

sa o mariti si actionati butonul evidentiat in fig. 4.8.; dupa actionarea butonului va trebui sa

completati cantitatea cu care doriti marirea cantitatii pozitiei selectate.

Fig. 4.8

Micsorarea cantitatii unei pozitii din comanda fig.4.9, la fel ca la marirea cantitatii

numai ca se va scadea cantitatea completata;

Fig. 4.9

Fractionare unei pozitii din comanda in 2 pozitii selectati pozitia pe care doriti sa o

spargeti in doua pozitii actionand butonul evidentiat in fiug. 4.10., apoi completati cantitatea pe

care o va contine prima pozitie, aplicatia adaugand automat o pozitie care va contine diferenta

pana la cantitatea initiala;

Fig. 4.10

Ordinea servirii felului de mancare pentru o pozitie din comanda daca doriti sa

schimbati felul pozitiei selectate, actionati butonul evidentiat in fig. 4.11, apoi se va afisa o

fereastra in care selectam felul dorit.

Fig. 4.11

Asocierea unei observatii pentru bucatarie pentru o pozitie din comanda daca doriti

asocierea unor observatii pentru bucatarie va trebui sa actionati butonul evidentiat in fig 4.12,

dupa care va trebui sa selectati observatia dorita dintr-o fereastra ce va contine toate tipurile de

observatii pentru produsul respective. De asemenea se poate scrie observatii pe comanda sau

manual (fig. 4.13).

Fig. 4.12

Fig. 4.13

Actionand butonul evidentiat in fig. 4.14, se pot alege anumite tipuri de selectie (fig.

4.15) cum ar fi:

- Selectez tot daca dorim sa selectam toate pozitiile din lista;

- Deselectez tot daca dorim sa deselectam toate pozitiile selectate in lista cu pozitii;

- Inversez selectia

- Afiseaza selectia pentru proforma cu numarul “x”

- Selecteaza de la alta gestiune

- Muta la alta masa

Fig 4.14

Fig. 4.15

Pentru a efectua discount la o pozitie din comanda sau la totalul comenzii se

actioneaza butonul evidentiat in fig 4.16 si apoi se introduce discount-ul dorit in fereastra

respectiva.

Fig. 4.16

Parasirea acestui ecran poate fi facut in 2 moduri: parasirea catre ecranul cu mese (fig.

4.17) sau parasirea in ecranul de intrare al aplicatie (fig.4.18).

Fig. 4.17 Fig. 4.18

Se poate modifica schema de culori actionand butonul evidentiat in fig. 4.19 pentru

fundalul general, grupe, produse, butoane.

Fig. 4.19

Butonul evidentiat in fig. 4.20 are configuratia de a trimite o comanda cu ordinea servirii

felurilor.

Fig. 4.20

5. Plati Efectuarea platii pentru o comanda se poate face in doua moduri: plata partiala a

comenzii si plata totala a comenzii (fig. 5.1)

Fig. 5.1

Plata partiala: pentru a efectua o plata partiala mai intai se selecteaza pozitiile din

comanda care urmeaza a fi platite, apoi se actioneaza butonul plata (fig. 5.1). Alta metoda de a

efectua o plata partiala este cea valoric, se actioneaza butonul evidentiat in fig 5.2 si apoi in

fereastra afisata se introduce valoare de plata care urmeaza a fi platita.

Fig. 5.2

In ambele cazuri va aparea o fereastra (fig. 5.3) care va contine nota de plata

partiala/totala. In acest moment, daca doriti sa efectuati plata va trebui sa actionati unul din

butoanele care reprezinta tipul platii dorit (numerar, card bancar, virament, protocol, etc.) sau

puteti renunta la efectuarea platii prin actionarea butonului “renunt”. De asemenea inainte de a

efectua tipul de plata dorit, se poate imprima proforma (nota de plata) actionand butonul

“Proforma” reprezentand nota de informare din fereastra afisata.

Fig. 5.3

Plata totala: se va efectua pentru toate pozitiile din comanda. Atunci cand plata totala va

fi efectuata pentru toate comenzile de pe masa, masa va fi libera.

6. Alte operatii speciale

Accesul la aceste operatii speciale il are numai operatorul ce are drepturi de supervizor

(sef de sala) prin actionarea butonului iesire ce se afla in ecranul de pornire al aplicatiei (el apare

numai dupa autentificarea operatorului, fig. 6.1). Alte operatii in ecranul de pornire al aplicatiei

sunt: raportarea rapida a incasarilor ospatarilor (fig. 6.2), operatii mese pentru mutarea si

cumularea comenzii la alta masa precum si mutarea comenzii la alt ospatar (fig. 6.3), informatii

masa pentru vizualizarea comenzii (fig. 6.4) verificare balanta card turist (fig 6.5).

Fig. 6.1

Raportarea rapida a incasarilor ospatarilor

Fig. 6.2

Comenzile existente pe o masa se pot muta la alta masa cu ajutorul actionarii butonului

“Operatii mese” (fig. 6.3).

Dupa actionarea butonului “operatii mese” se va afisa fereastra ce cuprinde cele trei

operatii: mutare comanda, cumulare comanda sau muta la alt ospatar. Dumneavoastra va trebui

sa selectati prima data masa care se va muta, iar a doua oara masa destinatie. Daca operatiunea a

fost efectuata cu succes, va aparea pe acran o fereastra de atentionare care va va informa

succesul mutarii. Aceeasi procedura se aplica si la cumulare comanda sau muta comanda la alt

ospatar.

Pentru parasirea sectiunii de selectare a mesei, va trebui sa actionati butonul de iesire,

care se afla langa cel de mutare al mesei.

Fig. 6.3

Informatii masa pentru vizualizarea comenzii. Se selecteaza butonul “Info Masa” si apoi

masa pentru care dorim sa vizualizam informatiile necesare. In partea stanga a ferestrei se afla

produsele comandata, in partea dreapta sunt afisate anumite detalii cum ar fi: nr. mesei, ora la

care a fost deschisa comanda, numele ospatarului si alte observatii despre comanda.

Fig. 6.4

Balanta card turist: prin actionarea butonului executa balanta card turist (fig. 6.5).

Dupa actionarea butonului va trebui sa treceti card-ul turist pentru ca apoi sa apara o fereastra cu

toate informatiile despre card-ul turist dorit.

Fig. 6.5

Butonul “Editare” ne permite creearea sau eliminarea zonelor de lucru (fig. 6.6),

adaugarea sau stergerea meselor (fig. 6.7), precum si modificare schemei de culori pentru

fundalul general, butoane, mese respectiv fundal mese (fig. 6.8). Pentru stergere se apasa butonul

“X” (fig. 6.9 ) si apoi se selecteaza obiectul dorit de sters.

Fig. 6.6

Adaugare obiecte (mese)

Fig. 6.7

Modificare schema de culori

Fig. 6.8

Stergerea obiectelor dorite

Fig 6.9

Din meniul “Editare” selectand o masa si apoi butonul “Proprietati obiecte” (fig. 6.10 )

putem modifica forma obiectului, hasura, colora, etc.

Fig. 6.10

Accesarea butonului “Admin” de catre administrator executa alte configurari ale

programului precum: schimbarea datei de lucru, inchidere zi (se foloseste doar pentru anumite

case de marcat fiscale), verificarea vanzarilor (note intercalate), stergerea bonurilor de sectie

(fig.6.11), deblocari de ospatari si mese (fig. 6.12), trimiterea produsului la cantar, happy hour si

export date vanzari in format “.txt” (fig.6.15/fig. 6.16).

Fig. 6.11

Fereastra pentru deblocari de ospatari si mese

Fig. 6.12

Schimbarea datei de lucru: prin aceasta operatiune se schimba data de lucru a aplicatiei.

Data se poate schimba prin actionarea butonului data de lucru (fig. 6.13). Data se schimba

automat atunci cand este dat raportul Z.

Fig. 6.13

Inchidere zi (se foloseste doar pentru anumite case de marcat fiscale) – se apasa butonul

“Inchidere zi”, se deschide o fereastra (fig. 6.14) in care programul ne atentioneaza ca se va trece

la urmatoarea zi de lucru. Daca sunt mese deschise, inchiderea zilei nu se va putea efectua.

Fig. 6.14

Export date vanzari

Fig. 6.15

Fig. 6.16

7. Rapoarte

Listarea rapoartelor paralele: se acceseaza butonul “Liste” si cu ajutorul acestei

operatiuni se pot lista rapoartele paralele de incasari, remiteri, PLU, incasarile ospatarilor, stoc

sectie, raport cu mese deschise, raport fara discount, discounturi acordate, retete pe format A4,

stoc pe format A4 si un raport cu numar de bonuri fiscal pentru declaratia 394 (fig. 7.1).

Rapoartele pot fi efectuate prin modificarea perioadei de raportare si selectarea grupei

(bucatarie/bar), tipul de plata efectuat si zona respectiva.

Fig. 7.1

Raportul de incasari (fig. 7.2 ) va permite vizualizarea vanzarilor realizate intr-o perioada

de timp.

Exista 2 variante ale acestui raport:

Centralizat Se poate realiza la alegere pentru un singur angajat sau pentru toti. Contine incasarile pe

fiecare gestiune in parte punand in evidenta si modalitatile de incasare (cash, card, tichet, etc.).

De asemenea contine si discount-urile aplicate, taxele de livrare si suprataxele.

Pe ospatari Prezinta pentru fiecare angajat totalul comenzilor si suma ce trebuie predata (incasarile

cash) pe fiecare gestiune in parte.

Fig. 7.2

Raport remiteri (stornari) - posibilitatea de a efectua stornari, configurabile pe ore (fig.

7.3) valoric total (fig. 7.4).

Fig. 7.3

Fig. 7.4

Raport PLU – reprezintă o clasificare a tuturor produselor ordonate după valoarea totală a

vânzărilor, categorisite pentru un ospatar sau pentru toti ospatarii. Raportul este calculat pentru

perioada aleasă de dvs. (specificată în antet).

Fig. 7.4

Raport cu mese deschise – listarea unui raport de vanzari combinat cu mesele deschise in

acel moment (fig. 7.5)

Fig. 7.5

Raport fara discount – listarea unui raport de vanzari fara discount acordat.

Fig. 7.6

Discounturi acordate – reprezinta valoare totala a discounturile acordate sau discounturile

acordate de catre fiecare ospatar, categorisite pe masa, ospatar, data, ora.

Fig. 7.7

Stoc sectie/A4 – listarea stocului la imprimanta de sectie sau in format A4. Genereaza

stocul current, in momentul generarii raportului. De asemenea se poate alege si perioada de

generare a acestui raport.

Fig. 7.8

Listare retete A4 – reprezinta imprimarea retetelor pe format A4.

Fig. 7.9

Raport cu nr. bonuri fiscale pentru declaratia 394

Fig. 7.10

Rapoarte pe A4 – prin accesarea acestui buton se pot lista mai multe tipuri de rapoarte in

format A4. Se determina perioada de raportare si apoi se selecteaza tipul de raport dorit cum ar

fi: incasarile, rapoartele PLU, topul produselor vandute, lista produselor din pos, valoare mese

deschise, note achitate in receptive, lista clientilor delivery/card fidelitate si activitatea clientilor

cu card.

Fig 7.11

Listarea rapoartelor fiscale: se acceseaza butonul “Fiscale” si cu ajutorul acestei

operatiuni se poate lista un raport nefiscal X – raportul de activitate al operatorilor pe ziua

curenta, un raport fiscal Z si un raport al memoriei fiscale – raportul de activitate pe un anumit

interval de timp. Tot in aceasta lista se poate depune/retrage numerar din casa si se poate

schimba data si ora imprimantei fiscale (fig. 7.12).

Fig. 7.12

Alte operatiuni din zona “Rapoarte” sunt retiparirea notelor de plata dintr-o anumita data

de lucru in cazul in care un client cere acest lucru, retiparirea notelor de ospatari dintr-o anumita

data de lucru (fig. 7.14), verificarea balanta card turist, vizualizarea meselor deschise (fig. 7.15)

si a meselor achitate (fig. 7.16). Acestea se realizeaza prin accesarea butoanelor respective (fig.

7.13).

Fig. 7.13

Retiparirea notelor de ospatari dintr-o anumita data de lucru

Fig. 7.14

Vizualizarea meselor deschise

Fig. 7.15

Vizualizarea meselor achitate

Fig. 7.16

In cazul unei comenzi inchise, avem si posibilitatea de a genera facura, apasand butonul

“Facturare” fig. 7.17, apoi selectand zona evidentiata putem introduce pozitii din comenzi sau

manual. Imprimarea facturii se poate efectua fie la o imprimanta A4 (de birou) sau la cea de nota

de plata (de sectie).

Fig. 7.17

8. Actualizare nomenclatoare

In acest meniu dupa cum se numeste si titlul putem actualiza multe optiuni, bineinteles

daca exista dreptul de a accesa optiunile respective.

Astfel butonul “Ospatari” ne permite creearea, editarea sau stergerea acestora si stabilirea

de catre administratorul sistemului drepturile de access sau de comanda in cadrul aplicatiei,

pentru fiecare profil de utilizator in parte, prin bifarea drepturilor respective. (fig. 8.1).

Fig. 8.1

Accesarea butonului “Gestiuni” ne permite creearea gestiunilor cum ar fi: bucatarie, bar;

precum si editarea sau stergerea acestora (fig. 8.2).

Fig. 8.2

Actionarea butonului “Grupe” ne permite creearea grupelor, cele generale fiind: bucatarie

si bar (fig. 8.3).

Creearea subgrupelor pentru fiecare grupa se realizeaza accesand butonul “subgrupe”

selectand mai intai grupa dorita (fig. 8.4)

Fig. 8.4

Actualizarea produselor se face prin apasarea butonului “produse”. Se selecteaza grupa si

subgrupa dorita apoi apasand butonul “produs nou” se introduce numele produsului, pretul,

unitatea de masura (por, buc, cut, st) si gestiunea respectiva bucatarie sau bar (fig. 8.5).

Fig. 8.5

Butonul “Imprimante” ne ajuta la configurarea imprimantelor de sectie pentru a emite

bonuri de comanda, respectiv rapoarte (fig. 8.6).

Fig. 8.6

Asocierile reprezinta mutarea automata intre subgrupe. Astfel dupa ce se selecteaza grupa

dorita alegem subgrupele pentru care dorim sa se faca asocierea. In acest caz dupa ce selectam in

meniul de comanda un produs din subgrupa selectata automat ne apare cealalta subgrupa pentru

care am facut asocierea impreuna cu produsele din care face parte. (fig. 8.7).

Fig. 8.7

Actualizarea observatiilor pentru bucatar se modifica prin apasare butonului “Observatii

bucatar”. In fereastra deschisa (fig. 8.8) se introduc observatii noi prin actionarea butonului

“Observatie noua” selectand grupa si subgrupa dorita, sau se pot edita observatiile deja existente

prin selectarea lor.

Fig. 8.8

Prin apasarea butonului “Carduri fidelizare” (fig. 8.9) vom fi directionati catre fereastra

de adaugare sau modificare client cu card.

Daca clientul nu este in baza de date, atunci putem sa il introducem prin actionarea

butonului “Adauga client”. Se introduc datele despre client si diverse adnotari pentru a crea o

relatie cat mai buna cu clientii. Cautarea unui client se poate face prin doua metode: dupa nume

sau dupa codul cardului.

Cardurile de fidelizare se folosesc in cazul clientilor fideli sau in vederea atragerii de noi

client, prin acordarea unor discount-uri.

In cazul clientilor fideli, aplicatia RestICS pune la dispozitie modulul de fidelizare prin

care se pot face reduceri pentru produsele comandate.

Fig. 8.9

Butonul “Miscari” evidentiat in fig. 8.10 ne permite incarcarea gestiunii cu marfuri si

materii prime.

Primul pas pe care il vom face este sa alegem tipul documentului (intrare/inventar),

numarul si data documentului, selectarea partenerului din baza de date. In cazul in care nu exista

vom apasa butonul “plus” evidentiat in figura si vom introduce numele acestuia.

Fig. 8.10

Din fereastra “Setari diverse” (fig. 8.11) putem accesa configurarile generale ale

aplicatiei, privind setarea conexiunii bazei de date (denumirea sau IP-ul serverului SQL),

stabilirea informatiilor fiscale, stabilirea accesului ospatarilor la mese si la subgrupe,

stabilirea subgrupelor cu discount si tipurile de achitare.

De asemenea se pot introduce mesajele de intampinare dorite ce vor fi tiparite pe

nota de plata. In partea stanga a meniului “Setari diverse” se pot activa sau dezactiva

anumite optiuni ale aplicatiei.

Fig. 8.11

9. Parasirea aplicatiei Parasirea aplicatiei poate fi efectuata prin actionarea butonului iesire (fig. 6.1) din

ecranul de pornire al aplicatiei. Iesirea poate fi de doua feluri: iesirea in windows - veti parasi

aplicatia si veti ramane in Windows; oprirea calculatorului - veti parasi aplicatia si computerul va

fi oprit (fig. 9.1).

Fig. 9.1