4. Excel

Curs Microsoft Excel Office

Generalităţi ..................................................................................................................................... 3 Spaţiul de lucru............................................................................................................................... 3 Principalele obiecte Excel .............................................................................................................. 4 Operarea cu principalele obiecte Excel ........................................................................................ 5

Caiete (workbooks)................................................................................................................. 5 Crearea unui caiet nou........................................................................................................... 5

Numele unui caiet ....................................................................................................................... 5 Deschiderea unui caiet ............................................................................................................... 6 Închiderea unui caiet.................................................................................................................. 6

Salvarea unui caiet ................................................................................................................. 6 Foi de calcul (worksheets)...................................................................................................... 6 Activarea unei foi.................................................................................................................... 6 Inserarea unei foi de calcul .................................................................................................... 7 Eliminarea unei foi de calcul ................................................................................................. 7 Vizibilitatea unei foi de calcul ............................................................................................... 7 Numele unei foi de calcul ....................................................................................................... 7 Ordinea foilor în caiet ............................................................................................................ 7 Formatarea unei foi ................................................................................................................ 7 Alte operaţii asupra foilor de calcul...................................................................................... 7 Linii (rows), coloane (columns) ............................................................................................. 8 Formatarea liniilor/coloanelor .............................................................................................. 8 Dimensiunea liniilor/coloanelor ............................................................................................ 8 Selectarea liniilor şi coloanelor.............................................................................................. 9 Celule (cells) ............................................................................................................................ 9 Selectarea celulelor................................................................................................................. 9 Inserarea unor noi celule ....................................................................................................... 9 Eliminarea unor celule ........................................................................................................... 9 Curăţarea (eliberarea) unor celule ..................................................................................... 10 Formatarea celulelor ............................................................................................................ 10 Chenare ................................................................................................................................. 10 Texturi de umplere ............................................................................................................... 10

Atribuirea de nume unor domenii de celule........................................................................... 10 Define…................................................................................................................................. 11 Paste…................................................................................................................................... 11 Create… ................................................................................................................................ 11

Navigarea în foaia de calcul..................................................................................................... 11 Date şi calcule................................................................................................................................ 11

Tipuri de date........................................................................................................................ 12 Constante de tip numeric ..................................................................................................... 12 Constante de tip dată calendaristică ................................................................................... 12 Constante de tip text............................................................................................................. 13 Formatarea informaţiilor din celule ................................................................................... 13 Formatul numerelor............................................................................................................. 13 Alinierea informaţiilor ......................................................................................................... 14

Stabilirea fontului................................................................................................................. 14 Formule ......................................................................................................................................... 14

Referirea datelor................................................................................................................... 15 Selectarea datelor ................................................................................................................. 15 Calcule în Excel..................................................................................................................... 15 Utilizarea unei funcţii........................................................................................................... 16 Inserarea unei funcţii de tip tablou..................................................................................... 17 Calcularea foii de calcul ....................................................................................................... 17 Precizia calculelor................................................................................................................. 17 Completarea asistată a informaţiilor.................................................................................. 18

Serii ............................................................................................................................................ 18 Tipuri de serii........................................................................................................................ 18 Completarea seriilor prin comanda Series......................................................................... 19 Completarea prin drag-and-drop ....................................................................................... 19

Copierea automată ................................................................................................................... 19 Editarea informaţiilor .......................................................................................................... 20

Copierea informaţiilor ............................................................................................................. 20 Copierea/mutarea de celule întregi ..................................................................................... 20 Inserarea celulelor copiate/mutate între alte celule........................................................... 20 Copierea/mutarea unei porţiuni a conţinutului ................................................................. 21 Copierea specială (valori, comentarii, formate)................................................................. 21 Copierea doar a celulelor vizibile........................................................................................ 21

Operaţiunile de regăsire şi înlocuire........................................................................................... 21 Găsirea de text sau numere ................................................................................................. 21 Găsirea şi înlocuirea de text şi numere............................................................................... 22

Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor................................ 22 Proceduri de analiză a datelor..................................................................................................... 22

Liste........................................................................................................................................ 22 Selectarea unei liste .............................................................................................................. 23

Sortarea unei liste ..................................................................................................................... 23 Ordinea de sortare................................................................................................................ 23 Opţiunile de sortare.............................................................................................................. 24 Ordonarea crescătoare/descrescătoare după o coloană .................................................... 24 Ordonarea liniilor după două sau mai multe coloane....................................................... 24 Sortarea coloanelor după conţinutul liniilor...................................................................... 24 Sortarea după date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii ......................................... 25 Filtrarea informaţiilor dintr-o listă..................................................................................... 25 Comanda Filter..................................................................................................................... 25 Comanda AutoFilter ............................................................................................................ 25 Comanda Advanced Filter................................................................................................... 26 Exemple de criterii pentru Advanced Filter ...................................................................... 27 Formulare de date ................................................................................................................ 27 Totaluri parţiale.................................................................................................................... 28 Trasarea datelor (Outline)................................................................................................... 29 Trasarea automată ............................................................................................................... 29 Trasarea manuală................................................................................................................. 30 Parametrii unui outline........................................................................................................ 30 Operarea unui outline .......................................................................................................... 31

Scenarii .......................................................................................................................................... 32 Adăugarea unui scenariu ..................................................................................................... 32

Ediatrea unui scenariu ............................................................................................................. 33 Copierea scenariilor ................................................................................................................. 33

Crearea unui rezumat al scenariilor........................................................................................... 33 Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek)................................................................. 33 Unificarea datelor (procedura Consolidate) ...................................................................... 34

Unificarea prin referinţe 3-D................................................................................................... 35 Unificarea prin poziţie ......................................................................................................... 35 Unificarea prin categorii ...................................................................................................... 36 Modificarea unei unificări de date ...................................................................................... 36 Adăugarea unei noi regiuni sursă ....................................................................................... 36 Modificarea unei referinţe ................................................................................................... 36 Eliminarea unei regiuni sursă din centralizare ................................................................. 37

Generalităţi Microsoft Excel este un program de calcul tabelar. Acest tip de aplicaţii a fost dedicat iniţial memorării şi prelucrării datelor care pot fi organizate sub formă tabelară, pe linii şi coloane. Dezvoltarea ulterioară a aplicaţiilor de calcul tabelar a permis extinderea posibilităţilor de prelucrare, astfel încât aplicaţiile de ultimă generaţie nu mai pot fi considerate ca fiind limitate la prelucrări de tabele. Microsoft Excel este un instrument complex de analiză a datelor şi informaţiilor economice, tehnice sau ştiinţifice. Funcţiunile uzuale sunt oferite de procedurile predefinite în Excel, prelucrările foarte specializate sunt posibile prin programare în limbajul de dezvoltare Visual Basic for Applications (VBA).

Datorită integrării în pachetul Microsoft Office, aplicaţia arată similar celorlalte componente (Microsoft Word, Microsoft PowerPoint etc.), ceea ce reduce considerabil timpul de instruire. Integrarea cu celelalte aplicaţii nu se reduce însă doar la aspect, datele primare şi rezultatele prelucrărilor pot fi practic transferate între toate componentele Office.

Spaţiul de lucru La pornirea aplicaţiei Excel se prezintă utilizatorului un spaţiu de lucru organizat la fel cu spaţiile de lucru ale celorlalte componente din Microsoft Office:

• Bara de meniu • Bare de unelte • Bara de stare • Zona documentelor

Bara de formule

Denumiri de linii şi coloane

Etichete de foi

În figura alăturată sunt indicate principalele obiecte din spaţiul de lucru, cu menţiunea că, datorită flexibilităţii aplicaţiei, organizarea spaţiului de lucru se poate modifica extrem de uşor pentru a răspunde necesităţilor şi preferinţelor utilizatorului. Elementele specifice sunt explicate pe larg în secţiunile ulterioare.

Principalele obiecte Excel Unitatea de bază pentru memorarea datelor este caietul – workbook. Un caiet este salvat ca un fişier cu extensia implicită .xls. Într-o sesiune Excel se pot deschide simultan mai multe caiete, fiecare fiind identificat prin numele său. Doar un caiet este activ la un moment dat, cel în care se lucrează. Fiecare caiet este afişat în cel puţin o fereastră proprie.

Un caiet Excel este format din mai multe foi – sheets. Există trei tipuri de foi – foi de calcul – worksheets –, cele care conţin datele primare şi rezultatele prelucrărilor – foi diagramă – chart sheets –, care conţin grafice – foi cu macro-uri – macro sheets –, un tip special de foi de calcul, specifice unor versiuni

anterioare ale aplicaţiei, care permit memorarea unei succesiuni de acţiuni (macro); nu sunt utilizate direct în versiunea Excel 97 şi următoarele.

La un moment dat este activă doar o foaie a caietului, cea în care se lucrează şi care este afişată în fereastra activă. Pentru a vedea simultan mai multe foi ale caietului se operează cu comenzile din meniul Window (a se vedea secţiunea dedicată acestui meniu). Fiecare foaie a unui caiet este identificată în mod unic prin numele său.

O foaie de calcul este alcătuită din celule – cells – care sunt organizate în linii şi coloane, similar unui tabel uzual. Coloanele sunt identificate prin litere: A, B, C etc.; liniile sunt identificate prin numere: 1, 2, 3 etc. În acest sistem de referinţă fiecare celulă a foii de calcul este identificată printr-o combinaţie de tipul A1, litera indicând coloana iar numărul indică linia celulei referite. De exemplu, D6 indică celula aflată în coloana a 4-a (coloana D) şi linia a 6-a.

Observaţie. Există şi sistemul de referinţă de tip RnCm, în care se indică linia (prin R de la Row) şi coloana (prin C de la Column). De exemplu, R6C4 indică aceeaşi celulă ca în exemplul anterior, D6. Este recomandabil ca în procesările curente să se utilizeze sistemul de referinţă A1. Comutarea între cele două sisteme de referinţă se realizează prin secvenţa de comenzi Tools - Options - General - R1C1 reference style.

O singură celulă este activă la un moment dat, celula care are cursorul aplicaţiei pe ea, vizualizată cu un chenar diferit de restul celulelor. Figura următoare arată situaţia în care celula C4 este celula activă.

Se observă că adresa celulei active este afişată şi în zona de adresă a barei de formule. Funcţionalitatea completă a acestei zone este descrisă la navigarea în foaia de calcul.

O foaie de tip diagramă conţine o singură imagine grafică produsă prin mecanismul de reprezentare a datelor sub formă grafică (diagramă, grafic de funcţie, histogramă etc.) – charting. Lucrul cu aceste foi este explicat în secţiunea dedicată reprezentărilor grafice.

Operarea cu principalele obiecte Excel În această secţiune sunt prezentate principalele operaţiuni suportate de obiectele Excel, în special cele care privesc crearea unor elemente, eliminarea lor, navigarea între obiecte.

Caiete (workbooks) După cum s-a mai precizat, caietul este fişierul tratat de mediul Excel drept document principal. În foile caietului se înscriu datele şi rezultatele prelucrărilor Excel, acestea sunt salvate şi regăsite ca un singur fişier. Atributele specifice unui caiet sunt: – numele, fiecare caiet are un nume propriu, unic în folderul unde este salvat, – deschiderea, un caiet poate fi deschis sau nu într-o sesiune Excel; doar caietele deschise pot fi prelucrate, – activarea, dintre toate caietele deschise în sesiunea Excel, doar unul poate fi activ la un moment dat; caietul activ primeşte direct comenzile efectuate de la tastatură.

Crearea unui caiet nou Un nou caiet se obţine prin comanda New din meniul File. Comanda deschide un dialog, care permite selectarea unui model pentru noul caiet creat.

În general, un caiet complet gol se obţine prin selectarea intrării Workbook, precum în imaginea

alăturată. Acelaşi efect se obţine prin acţionarea uneltei New de pe bara de unelte Standard, având iconiţa .

În fişa Spreadsheet Solutions se găsesc caiete predefinite dedicate anumitor prelucrări specifice. Numărul acestora poate fi diferit după instalările efectuate.

Numele unui caiet Denumirea unui caiet, respectând convenţiile din mediul Windows, poate fi fixată în mediul Excel prin comanda Save As din meniul File. Dialogul afişat permite fixarea numelui sub care se salvează caietul precum şi formatul fişierului salvat.

În zona File Name se trece numele sub care se salvează caietul, iar în zona Save as type se selectează tipul fişierului. Doar tipul Microsoft Excel Workbook (*.xls) permite păstrarea tuturor caracteristicilor (de format şi de conţinut) caietului. Din motive de compatibilitate cu alte versiuni Excel sau alte aplicaţii, un caiet poate fi salvat şi sub alte formate.

Dacă se salvează cu o nouă denumire un caiet care a mai fost salvat, vechea copie nu este afectată de salvare.

Observaţii. 1. Pentru salvarea unui caiet se vor alege denumiri sugestive şi nu se vor accepta denumirile propuse în mod implicit.

2. Numele unui caiet salvat poate fi modificat (fără a crea o copie cu noua denumire) doar în mediul Windows, de exemplu în Windows Explorer.

Deschiderea unui caiet Un caiet existent se deschide prin comanda Open din meniul File. Dialogul afişat este similar celui de deschidere a unui document în altă aplicaţie Office 97 (sau aplicaţie Windows, în general). Comanda poate fi

dată şi prin unealta figurată prin . Elementul principal este zona container, de tip Explorer,

în care sunt listate documentele din folderul curent selectat. Dublu click pe numele caietului, sau click simplu şi comanda Open (sau Enter, din tastatură), produce deschiderea caietului.

Pentru a deschide un fişier despre care ştim doar informaţii parţiale (tip, fragment de denumire etc.) se pot utiliza controalele din zona de căutare. De exemplu, în figura alăturată se iniţiază o căutare după denumire şi tip. Căutarea este executată prin butonul Find Now şi poate fi rafinată prin dialogul afişat la acţionarea butonului de comandă Advanced.

Observaţii. 1. Din Windows Explorer, sau de pe Desktop, dublu click pe un fişier de tip Excel porneşte aplicaţia Excel şi deschide fişierul respectiv.

2. Un caiet se poate deschide şi prin intermediul unui spaţiu de lucru. La deschiderea unui spaţiu de lucru salvat în prealabil (fişier .xlw) sunt deschise toate caietele care erau deschise în momentul salvării.

Activarea unui caiet O listă a tuturor caietelor deschise în sesiunea Excel curentă se găseşte la baza meniului Windows. Click simplu pe numele caietului dorit, sau tastarea numărului din faţa numelui, realizează activarea acelui caiet.

Prin combinaţia de taste CTRL+F6 (sau CTRL+SHIFT+F6) se trece de la un caiet deschis la altul în sensul crescător al numerelor (sau invers), lista fiind parcursă circular.

Închiderea unui caiet Un caiet în care nu se mai lucrează se va închide pentru a salva resurse ale sistemului. Închiderea se realizează prin comanda Close din meniul File. Dacă de la ultima salvare a caietului s-au mai făcut modificări în caiet, este afişat un dialog prin care utilizatorul poate decide asupra salvării acestor modificări.

Terminarea aplicaţiei Excel (prin comanda Exit din meniul File) determină închiderea tuturor caietelor deschise, cu eventuala salvare decisă de utilizator.

Salvarea unui caiet Memorarea caietului pe disc are loc la comanda Save din meniul File, comandă dublată de unealta Save

figurată prin iconiţa . În cazul în care caietul este la prima salvare se afişează dialogul de la Save As, pentru atribuirea unui nume.

Foi de calcul (worksheets) Asupra foilor dintr-un caiet se pot efectua operaţiuni cum ar fi inserarea unei noi foi, eliminarea unei foi, modificarea ordinii din caiet, stabilirea imaginii de fundal etc. Este important de reţinut că fiecare foaie a unui caiet poate avea un nume distinctiv (implicit se acordă denumirile Sheet1, Sheet2 etc.), poate fi vizibilă sau ascunsă şi că doar o foaie este activă la un moment dat. În cazul existenţei mai multor caiete deschise, pentru a activa o anumită foaie se va activa mai întâi caietul care o conţine.

Activarea unei foi Toate foile vizibile ale caietului sunt reprezentate prin cotoarele (fişele) înşiruite în partea stângă a barei de defilare orizontală. Foaia activă este prezentată în listă cu o culoare deschisă (în imagine este foaia cu numele Balanta). Click pe un cotor realizează activarea foii selectate.

Butoanele de navigare situate în stânga permit defilarea listei cotoarelor în locul rezervat.

Din tastatură, combinaţia CTRL+PgDn activează foaia următoare din listă, CTRL+PgUp activează foaia precedentă.

Inserarea unei foi de calcul O foaie de calcul nouă se poate insera prin comanda Worksheet din meniul Insert. Noua foaie este inserată înaintea foii active în momentul comenzii şi devine foaia activă.

Eliminarea unei foi de calcul Pentru eliminarea unei foi, aceasta trebuie să fie foaia activă şi se dă comanda Delete Sheet din meniul Edit. Operaţiunea se va efectua cu atenţie (există de altfel şi un mesaj de confirmare) deoarece o foaie eliminată nu mai poate fi refăcută automat (nu există Undo pentru această operaţiune).

Vizibilitatea unei foi de calcul Pentru simplificarea mediului de lucru, unele foi de calcul pot fi ascunse. Operaţiunea poate fi utilizată şi atunci când datele de pe o foaie sunt date fixe şi nu este necesară modificarea lor frecventă.

Pentru a modifica atributul de vizibilitate, se dă comanda Sheet din meniul Format. Comanda Hide produce ascunderea foii active. Comanda inversă, Unhide…, deschide un dialog de unde se selectează foaia ascunsă care devine vizibilă. Comanda este activă doar dacă există foi ascunse.

Numele unei foi de calcul O organizare corectă a caietului presupune denumirea sugestivă a foilor. Iniţial, fiecare foaie are un nume acordat în mod automat. Acest nume poate fi schimbat prin – comanda Rename din submeniul afişat la Sheet din meniul Format sau prin – dublu click pe cotorul foii, caz în care numele afişat devine editabil şi se poate trece o nouă denumire.

Ordinea foilor în caiet Dacă se doreşte modificarea ordinii în care sunt aranjate foile unui caiet, se poate proceda prin – agăţarea cotorului foii care se mută şi tragerea în lista foilor până la locul dorit; în timpul operaţiunii de drag-and-drop, o linie verticală arată locul unde se aşează foaia dacă se eliberează butonul mouse-ului, – comanda Move or Copy Sheet din meniul Edit afişează un dialog care permite mutarea/copierea foii active în caietul activ sau în alt caiet.

Formatarea unei foi Aspectul unei foi de calcul poate fi modificat prin stabilirea fundalului foii, a prezenţei/absenţei grilei. În afara acestor formatări cu caracter global, liniile, coloanele, celulele dintr-o foaie se pot formata separat.

Fundalul – comanda Background, din submeniul afişat la Sheet din meniul Format (vezi figura de la vizibilitate), permite pavarea fundalului foii de calcul cu o imagine stabilită de utilizator. Comanda afişează dialogul pentru stabilirea fişierului cu imaginea.

Grila – celulele foii de calcul pot fi delimitate printr-o grilă colorată. Cu rol evident în organizarea informaţiilor, grila poate deranja în prezentarea finală a rezultatelor, mai ales dacă există o imagine sugestivă pe fundalul foii de calcul. Atributele grilei sunt comandate prin Options din meniul Tools. În dialogul complex care apare, fişa View conţine un grup de opţiuni ale ferestrei afişate.

Caseta de control Gridlines indică afişarea, sau nu, a grilei. În lista derulantă Colors se poate stabili culoarea liniaturii. Celelalte opţiuni prezente în acest grup se explică singure, fiecare arătând prezenţa, sau nu, a unui element al ferestrei afişate.

Alte operaţii asupra foilor de calcul Selectarea – atunci când una dintre operaţiunile care se pot efectua cu foile de calcul trebuie aplicată la mai multe foi, acestea trebuie să fie selectate. Selectarea se efectuează pe lista de cotoare ale foilor: – selectarea unui domeniu continuu de foi prin poziţionare pe cotorul primei foi care se selectează, SHIFT şi click pe cotorul ultimei foi;

– selectarea pe sărite a unor foi prin poziţionare pe prima foaie care se selectează, CTRL şi click-uri succesive pe cotoarele foilor care se selectează.

Dacă după o selecţie multiplă de foi se realizează o inserare de foaie, se vor insera atâtea foi câte sunt selectate. Este evident că eliminarea, mutarea şi formatarea are loc pe toate foile selectate.

Afişarea simultană a mai multor foi – deşi nu este o operaţiune specifică pentru foi se realizează prin

– comanda New Window din meniul Window prin care se deschide o nouă fereastră pentru caietul curent;

– în noua fereastră se activează foaia dorită; – comanda Arrange din meniul Window urmată de alegerea opţiunii dorite de vizualizare.

Linii (rows), coloane (columns) Deşi sunt considerate uzual ca mulţimi de celule (şi formatate ca atare), liniile şi coloanele unei foi de calcul pot suporta acţiuni specifice privind vizibilitatea şi dimensiunea ajustabilă (înălţimea pentru o linie, lăţimea pentru o coloană). Acţiunile sunt iniţiate, în general, din meniul Format, intrările Row şi Column. Anteturile sunt vizibile dacă este marcată caseta de control Row & column headers din fişa View a dialogului Options, meniul Tools.

Formatarea liniilor/coloanelor Comanda Row din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şi dimensiunea liniei curente, sau a liniilor selectate.

Hide – liniile selectate sunt ascunse. Unhide – liniile ascunse din domeniul de linii selectate sunt făcute vizibile. Pentru ca operaţiunea să

fie cea dorită se va selecta un domeniu de linii care să includă la propriu liniile ascunse care se reafişează. O linie ascunsă nu-şi pierde informaţia şi formatarea.

Height – deschide dialogul pentru fixarea înălţimii liniilor selectate. Înălţimea se dă în puncte tipografice. În mod implicit, înălţimea este ajustată automat după dimensiunea fontului utilizat la scrierea datelor.

AutoFit – realizează o ajustare automată a înălţimii liniei astfel încât să fie afişată în întregime informaţie din orice celulă de pe liniile selectate.

Comanda Column din meniul Format afişează un submeniu prin care se poate controla vizibilitatea şi dimensiunea coloanei curente, sau a coloanelor selectate.

Hide – coloanele selectate sunt ascunse. Unhide – coloanele ascunse din domeniul de coloane selectate sunt făcute vizibile. Width – deschide dialogul pentru stabilirea lăţimii coloanelor selectate. Se poate considera, în

general, că lăţimea se indică în caractere afişate (deşi, teoretic, calculul este diferit: media lăţimii cifrelor de la 0 la 9 din fontul standard care încape în celulă).

AutoFit Selection – realizează o ajustare automată a lăţimii coloanelor astfel să poată fi afişate integral informaţiile selectate.

Standard Width – permite stabilirea lăţimii implicite a coloanelor foii de calcul.

Dimensiunea liniilor/coloanelor O procedură de modificare a acestor dimensiuni este prezentată anterior (meniul Format – Row/Column – Height/Width).

Modificarea dimensiunilor se poate efectua şi prin tragerea limitelor din dreapta (pentru o coloană) sau de jos (pentru o linie) cu mouse-ul, într-o operaţiune drag-and-drop. O linie despărţitoare este agăţată doar într-o zonă antet şi agăţarea este indicată de transformarea cursorului mouse-ului într-un cursor cruce.

Dacă sunt selectate mai multe linii sau coloane, tragerea ultimei linii despărţitoare are efect pe toate elementele selectate.

Selectarea liniilor şi coloanelor O linie se consideră selectată pentru o operaţiune pe linii atunci când celula activă este în linia respectivă. Pentru a selecta linii multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de linii: tragerea cu mouse-ul în timp ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie contiguă) sau CTRL (selecţie pe sărite).

O coloană se consideră selectată pentru o operaţiune pe coloane atunci când celula activă este în coloana respectivă. Pentru a selecta coloane multiple, se utilizează selecţie uzuală pe anteturile de coloane: tragerea cu mouse-ul în timp ce este acţionată simultan tasta SHIFT (selecţie continuă) sau CTRL (selecţie pe sărite).

Celule (cells) Elementele de bază ale unei foi de calcul sunt celulele. O celulă, caracterizată de coloana şi linia pe care se află, este locul în care se poate înscrie (deci memora) o informaţie (dată primară sau rezultat al unei prelucrări). Imaginea intuitivă corectă este aceea a unui container care poate primi o încărcătură. Analogia merge mai departe prin aceea că, similar containerului, o celulă poate avea o formatare proprie, independentă în general de conţinut. Sunt însă situaţii în care un atribut al celulei se aplică automat datelor înscrise în celulă.

Datorită complexităţii subiectului, în această secţiune nu se discută decât unele aspecte, legate în special de formatarea celulei ca recipient. Restul aspectelor se vor prezenta în secţiunile dedicate informaţiilor din foaia de calcul.

Selectarea celulelor Prin tragerea mouse-ului se realizează selectarea unui domeniu dreptunghiular de celule. Acelaşi efect se obţine prin acţionarea tastelor de direcţie în timp ce tasta SHIFT este apăsată. Pentru selectarea unui domeniu multiplu (format din mai multe domenii dreptunghiulare disjuncte) se selectează cu mouse-ul primul domeniu, următoarele selecţii efectuându-se cu tasta CTRL apăsată.

Celula activă se consideră întotdeauna selectată, cele mai multe operaţiuni care presupun o selecţie efectuându-se în mod uzual doar pentru celula activă.

La selectarea unei linii (coloane), toate celulele acelei linii (coloane) se consideră selectate pentru operaţiunile pe celule.

Inserarea unor noi celule Atunci când este necesar, datorită unei omisiuni în structurarea datelor, să se introducă noi celule în foaia de calcul activă, se va da comanda Cells din meniul Insert. Prin natura foii de calcul, noile celule trebuie să-şi facă loc prin deplasarea celulelor deja existente. Direcţia deplasării celulelor existente, cu tot cu conţinutul lor, este stabilită prin selectarea opţiunii dorite din dialogul afişat.

Shift cells right – celulele existente sunt deplasate spre dreapta, Shift cells down – celulele existente sunt deplasate în jos, Entire row – se introduce o linie în întregime (deasupra liniei cu celula activă), Entire column – se introduce o coloană nouă (la stânga coloanei cu celula activă). În cazul selectării mai multor celule, la comanda Insert – Cells se vor adăuga atâtea celule câte sunt

selectate. După adăugarea noilor celule are loc o renumerotare automată a liniilor şi coloanelor foii de calcul,

doar deplasarea informaţiilor arătând realizarea operaţiunii.

Eliminarea unor celule Operaţiunea inversă adăugării de celule este realizată prin comanda Delete din meniul Edit. Se afişează un dialog prin care se stabileşte cum se umple locul gol lăsat.

Shift cells left – locul este ocupat prin deplasarea celulelor spre stânga. Shift cells up – locul este ocupat prin deplasarea celulelor în sus. Entire row – se elimină întreaga linie. Entire column – se elimină întreaga coloană.

După eliminarea celulelor selectate şi recompactarea foii se renumerotează în mod automat coloanele şi liniile.

Curăţarea (eliberarea) unor celule Deoarece formatul unei celule, considerată container, este diferit de conţinutul celulei, eliminarea informaţiilor din celulă (ştergerea) este diferită de eliminarea formatului. Există astfel mai multe operaţiuni de "ştergere", toate fiind accesibile prin intermediul comenzii Clear din meniul Edit. În submeniul afişat de comandă, sunt următoarele intrări:

All – se elimină formatele, conţinutul şi comentariile ataşate celulelor selectate. Formats – se elimină doar formatele celulelor selectate. Contents – se elimină doar conţinutul celulelor selectate. Pentru această ştergere se poate utiliza

tasta DEL. Comments – se elimină comentariile ataşate celulelor selectate.

Formatarea celulelor Dintre formatele care pot fi aplicate celulelor discutăm aici despre stabilirea chenarelor şi umplerea fundalului cu o textură. Alte formate, deşi sunt ataşate celulelor, se aplică mai degrabă conţinutului şi vor fi prezentate în secţiunea dedicată datelor şi informaţiilor dintr-o foaie de calcul. Comanda principală este Cells din meniul Format, după ce s-au selectat celulele necesare.

Chenare Grila care poate fi vizualizată pe o foaie de calcul nu constituie o liniatură adecvată pentru date structurate în tabele. Caracterul uniform al grilei nu este de ajutor în acest caz, ca şi în toate cazurile similare (zone distincte de informaţii, titluri etc.). Se va vedea la prezentarea operaţiunii că grila poate fi omisă la tipărire.

Pentru a stabili un chenar propriu pentru un domeniu de celule (posibil o singură celulă) acesta se va selecta în prealabil. În dialogul Format Cells afişat la comanda Cells din meniul Format se alege fişa Borders.

În grupul Presets se poate alege o formă predefinită de liniatură: None – fără linii, Outline – chenar exterior, Inside – liniatură interioară.

În grupul Border se poate construi o liniatură personalizata prin acţionarea butoanelor marginale sau prin click pe linia interioară vizată în zona de vizualizare a rezultatului.

În grupul Line se poate alege modelul de linie (în Style) şi culoarea liniei (în Color). Opţiunile alese aici se aplică la acţiunile următoare efectuate în grupul Presets sau Border. Se pot defini astfel chenare care să aibă atribute diferite ale liniilor componente

Texturi de umplere Fundalul celulelor selectate poate fi umplut cu un model (culoare simplă sau haşurată) în mod independent de fundalul foii de calcul. În acest mod se pot evidenţia anumite zone de informaţii. Comanda este Cells din meniul Format urmată de activarea fişei Patterns.

În Color se selectează o culoare pentru fundal, în Pattern se selectează tipul şi culoarea de haşurare din fereastra deschisă la acţionarea butonului. O culoare simplă se obţine prin fixarea în Color şi alegerea Solid (prima opţiune) la Pattern (sau, de obicei, Automatic).

Zona Sample prezintă rezultatul alegerilor efectuate. O culoare simplă de fundal poate fi obţinută şi prin acţionarea uneltei Fill Color de pe bara de unelte

Formatting. Unealta are iconiţa , deschiderea listei derulante afişează o fereastră identică opţiunii Color.

Atribuirea de nume unor domenii de celule Pentru poziţionarea rapidă în foile de calcul complexe, ca şi pentru facilitarea referirii la anumite informaţii, este util să se atribuie denumiri la domeniile importante de celule. Dacă asimilăm foaia de calcul cu memoria unui calculator, crearea unei denumiri este similară introducerii unei variabile într-un limbaj de programare.

Ulterior, conţinutul domeniului respectiv poate fi referit prin denumirea domeniului. Această ultimă remarcă atrage atenţia asupra faptului că multe dintre acţiunile mediului Excel sunt funcţie de context (denumirea poate servi la poziţionarea foii, dar şi la referirea conţinutului, în funcţie de contextul utilizării denumirii).

Pentru atribuirea unui nume se selectează zona vizată şi se dă comanda Name din meniul Insert. Fiecare intrare din meniul afişat iniţiază un alt mecanism de creare a unor denumiri. Explicaţiile procedurilor principale sunt date în continuare.

Define… Se afişează un dialog în care se precizează numele creat (în zona editabilă Names in Workbook), se

urmăreşte dacă zona referită (în Refers To) este corectă (dacă nu, se corectează) şi se acţionează butonul Add. Denumirea dată se adaugă listei de denumiri. O denumire existentă poate fi eliminată prin selectarea în listă şi acţionarea butonului Delete.

Acest procedeu nu necesită existenţa unor denumiri trecute în foaia de calcul, iar denumirea creată se referă la întreg domeniul selectat (eventual prin controlul Refers To).

Acelaşi rezultat se obţine dacă, după selectarea domeniului de celule, se completează cu numele dorit zona editabilă din controlul Name Box de pe bara Formula. Controlul este reprezentat prin

, situat în extremitatea stângă a barei şi conţine în mod uzual denumirea celulei active. Accesul la zona editabilă se obţine prin click în zonă sau prin derularea listei ascunse cu denumiri.

Paste… Permite înscrierea unei denumiri acolo unde este nevoie de referinţa respectivă (de exemplu la

crearea unei formule – vezi secţiunea dedicată completării foii de calcul), sau permite formarea unei liste cu toate denumirile definite de utilizator.

Create… Dacă zona de celule selectată conţine o linie, sau o coloană, cu rol de antet (denumiri ale coloanelor,

respectiv ale liniilor), atunci denumirile respective pot fi utilizate într-un proces de creare de denumiri în foaia de calcul prin alegerea opţiunii Create. Deosebirea de procedura Define este aceea că denumirile există în zona selectată. Denumirile create se referă doar la zonele de informaţii, fără a include şi denumirea propriu-zisă. Dialogul afişat cere precizarea locului unde se află denumirile: Top row – linia de sus a zonei selectate, Left column – coloana din stânga, Bottom row – linia de jos, Right column – coloana din dreapta.

Navigarea în foaia de calcul Pentru deplasarea în foaia de calcul, în afară de utilizarea comună întregului mediu Office a barelor de defilare, tastelor de direcţie, tastelor Home, End, Page Up şi Page Down, există posibilitatea folosirii unor denumiri create anterior.

Controlul Name Box (explicat la Define) permite o poziţionare rapidă a celulei active prin înscrierea în zona editabilă a celulei dorite (de exemplu, înscrierea referinţei G14 duce la activarea celulei G14), urmată de ENTER. Derularea listei ascunse permite de asemenea selectarea unei denumiri cu poziţionarea celulei active în colţul din stânga sus a domeniului numit (şi selectarea domeniului).

O acţiune echivalentă se poate obţine prin comanda Go To din meniul Edit (comanda este totuşi mult mai complexă).

Date şi calcule Fiecare celulă a unei foi de calcul este similară unei zone de memorie care poate conţine informaţii de diverse tipuri. În această secţiune se prezintă principalele tipuri de date, acceptate într-o foaie de calcul Excel şi modul cum se poate opera cu datele înscrise în caiet.

Trebuie reţinut, pentru a completa imaginea corectă a unei foi de calcul, că o celulă este din punct de vedere al informaţiilor conţinute doar o fereastră prin care se vede la un moment dat atât cât permite

dimensiunea celulei. Prin urmare, modificarea dimensiunilor celulei permite afişarea unei cantităţi mai mari de informaţie (dacă este disponibilă o cantitate nmai mare). Informaţia care nu poate fi afişată nu este pierdută, doar nu încape în spaţiul rezervat de celulă. Pentru anumite tipuri de date (în general numerice) acest fapt este semnalat prin completarea celulei cu caractere #. Pentru alte tipuri de date se afişează atât cât se poate.

Dacă bara de formule este vizibilă (prin selectarea din meniul View a opţiunii Formula Bar), atunci conţinutul celulei active este afişat în partea dreaptă a barei.

Tipuri de date Într-o foaie de calcul Excel se pot utiliza – date numerice, – date calendaristice şi – date de tip text.

Pentru a introduce într-o celulă o dată (de orice tip ar fi), se activează celula prin click sau orice tip de poziţionare în foaia de calcul, se tastează data dorită şi se termină operaţiunea cu ENTER (cursorul se mută pe linia următoare a aceleiaşi coloane), cu TAB (cursorul se mută pe coloana următoare a aceleiaşi linii) sau click în altă celulă a foii. Este de notat că nu se poate lucra în altă celulă până când nu se termină introducerea curentă.

Constante de tip numeric În Microsoft Excel o constantă numerică poate conţine doar caracterele:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e şirul format trebuind să aibă semnificaţie de valoare numerică (de exemplu, 12; -123.45; 123%; 2/3; 10 1/4 etc.). Utilizarea caracterului separator între partea întreagă şi partea zecimală depinde de opţiunile efectuate în Regional Settings din Control Panel, în mediul Windows. Combinaţiile de caractere nerecunoscute drept numere sunt tratate drept text.

Toate numerele sunt aliniate în mod implicit la dreapta. În mediul Excel se acceptă (şi se recunosc) mai multe forme ale datelor numerice, explicate în

continuare în secţiunea dedicată formatării datelor. Trebuie însă reţinut că formatul unui număr, de exemplu, nu afectează valoarea numărului, ci doar forma afişată a valorii numărului. Indiferent de forma numărului, Excel reţine întotdeauna 15 cifre semnificative.

Constante de tip dată calendaristică Observaţie. Pentru simplificarea exprimării, doar în această secţiune prin dată se înţelege o dată calendaristică (cum ar fi 1/05/1999), iar prin timp se înţelege o dată orară (cum ar fi 11:45). Prin dată calendaristică se poate înţelege uneori şi combinaţia dată+timp (cum ar fi 1/05/1999 11:45)

Microsoft Excel tratează datele şi timpii din punctul de vedere al reprezentării interne drept numere. Data este reţinută în partea întreagă iar timpul în partea fracţionară. Forma externă, cea afişată în foaia de calcul, depinde de formatul ales pentru respectiva valoare, formatul datelor şi timpilor fiind prezentat în secţiunea privind formatarea valorilor din celule. Din această cauză, cu date şi timpi se pot efectua unele operaţiuni aritmetice (adunare, scădere) dar se pot produce şi erori în cazul mixării datelor numerice propriu-zise cu cele calendaristice şi orare.

În mod implicit, o dată sau timp este aliniată în celulă la dreapta, alinierea la stânga (dacă nu este cerută explicit) indică nerecunoaşterea şirului tastat drept dată sau timp.

Există două mari sisteme de corespondenţă între numere şi date calendaristice: – cel bazat pe 1 ianuarie 1900 (în care 1 reprezintă ziua de 1 ian.1900), utilizat în Microsoft Excel

pentru Windows şi de Lotus 1-2-3; – cel bazat pe 1904 (în care 1 reprezintă 2 ian. 1904), utilizat în Microsoft Excel pentru Macintosh. Selectarea bazei de numărare a datelor se realizează prin Options din meniul Tools, fişa

Calculation. Sub Workbook se selectează, sau nu, boxa de control 1904 date system. Este necesară această

configurare atunci când se lucrează simultan cu foi de calcul care utilizează această bază (foi provenite eventual de pe calculatoare Macintosh).

Constantele de tip dată se pot tasta drept şiruri de caractere de forma – mm/dd/yyyy, unde mm este numărul lunii, dd este ziua, yyyy este anul (cu 2-4 cifre); de exemplu

1/12/89 reprezintă 12 dec 89, 02/03/1990 reprezintă 3 feb 1990 etc. – mmm-dd-yyyy, dd-mmmm-yyyy, unde mmmm reprezintă denumirea lunii, prescurtată sau nu, în

engleză, iar dd şi yyyy au semnificaţia de mai sus; de exemplu, 12-jan-1980 reprezintă 12 ian 1980, jan-80 reprezintă ian 1980 etc.

Constantele de timp se introduc separând orele, minute şi secundele (dacă există) prin caracterul ":". De exemplu, 12:25, 12:25:30 etc.

Timpul este bazat în mod implicit pe 24 de ore. Pentru a utiliza un timp bazat pe 12 ore se lasă un spaţiu şi se tastează AM sau PM, cum ar fi 3:10 PM sau 11:25 AM.

Constante de tip text Orice combinaţie de caractere care nu este recunoscută drept un număr sau o dată/timp este tratată de Microsoft Excel drept o constantă de tip text.

Un text este aliniat, în mod implicit, la stânga. Observaţie. Atunci când se doreşte ca un şir de caractere să fie recunoscut drept text indiferent de

eventuala asemănare cu un număr/dată/timp, se va formata celula drept Text şi apoi se introduce şirul dorit. Pentru trecerea forţată la rândul următor, în aceeaşi celulă, se va tasta ALT+ENTER. Pentru

defilarea textului în celulă se va urmări secţiunea următoare.

Formatarea informaţiilor din celule Informaţia înscrisă într-o celulă, constantă sau obţinută printr-o formulă, poate fi formatată atât pentru a avea o imagine corectă (număr de zecimale, dată calendaristică şi nu numerică etc.), cât şi pentru a fi receptată mai uşor de utilizatorul foii de calcul. După cum s-a mai spus, formatarea nu schimbă valoarea informaţiei şi orice altă formatare este posibilă ulterior.

În înţelegerea formatării şi comportării foii de calcul, trebuie să se reţină că deşi formatul se aplică informaţiei, el este ataşat celulei care conţine informaţia. Prin urmare dacă se şterge doar conţinutul celulei, orice nou conţinut va primi formatul existent în momentul ştergerii. Doar eliminarea formatului ataşat celulei (comanda Clear din meniul Edit, opţiunea All sau Formats) conduce la refacerea formatării implicite.

Comanda principală este Cells din meniul Format. Cele trei fişe de interes pentru această secţiune (alte două au fost prezentate la descrierea şi formatarea celulelor) sunt Number, Alignment şi Font, descrise în continuare.

Formatarea efectuată se aplică tuturor celulelor selectate în momentul comenzii (deci cel puţin celulei active).

Formatul numerelor Aspectul informaţiilor numerice sau calendaristice este stabilit de fişa Number a dialogului Format Cells (afişat prin comanda Cells din meniul Format). Organizarea generală este aceea a unei liste de clase de formate (Category), fiecare selecţie afişând opţiuni specifice clasei respective. Opţiunile utilizate mai frecvent sunt prezentate pe scurt în continuare. General – informaţia este afişată potrivit formatului implicit, Excel stabilind tipul cel mai probabil de dată. Number – se fixează numărul de zecimale în Decimal places, prezenţa separatorilor grupelor de trei cifre în

Use 1000 Separator şi se alege forma numerelor negative. Percentage – acest format înmulţeşte conţinutul celulei cu 100 şi adaugă simbolul de procent. De exemplu,

0.1 arată cu acest format 10%. Este de reţinut că numărul iniţial este sub formă zecimală. Fraction – permite operarea cu numere scrise sub formă de fracţii ordinale (2/5, 12 3/4 etc.). Formatul dorit

se alege dintr-o listă disponibilă. O constantă se poate introduce direct sub această formă dacă se tastează partea întreagă, un spaţiu şi partea fracţionară, 2 1/2. Pentru a nu fi identificată implicit o dată calendaristică, partea întreagă se trece chiar dacă este nulă, deci 0 3/4.

Scientific – permite scrierea numerelor cu utilizarea notaţiei ştiinţifice: 1e+3 este 1000 etc.

Currency – este un format specific datelor financiare. Pe lângă stabilirea numărului de zecimale şi a formei numerelor negative, se poate stabili simbolul monetar care este ataşat valorii numerice. În lista derulantă Symbol se poate selecta practic orice simbol monetar.

Accounting - este un format similar celui precedent, dar se realizează o aliniere verticală la punctul zecimal a sumelor înscrise

Date – permite alegerea unui format pentru o dată calendaristică. Lista Type din dreapta oferă o imagine a opţiunilor disponibile. Se observă existenţa tipurilor mixte (date + timp).

Time – permite stabilirea unor formate pentru date orare. Text – stabileşte formatul de text pentru informaţia din celulă.

Alinierea informaţiilor Aspectul general al foii de calcul este dependent de alinierile stabilite pentru informaţiile din celule (astfel un titlu trebuie să fie centrat, unele date numerice se vor centra pe verticală dacă linia este prea înaltă etc.). Tot în acest set de probleme se înscrie şi scrierea informaţiei pe mai multe rânduri în aceeaşi celulă, ca şi orientarea textului.

Comanda principală este Cells din meniul Format. Fişa Alignment a dialogului Format Cells conţine toate controalele necesare pentru aliniere, orientare şi defilare. În grupul Text control se pot fixa defilarea textului în celulă (înălţimea liniei se măreşte corespunzător până

se afişează tot conţinutul) – Wrap text –, ajustarea automată a dimensiunii fontului pentru ca toată informaţia să fie vizibilă – Shrink to fit –, fuzionarea celulelor selectate într-o sigură celulă – Merge cells. Ultima opţiune este utilă atunci când se intenţionează scrierea unor titluri.

În zona Orientation se poate stabili orientarea textului prin tragerea caroului roşu la o altă înclinare sau prin indicarea directă a numărului de grade.

În Text alignment se poate alege un mod de aliniere pe orizontală, în lista Horizontal, şi un mod de aliniere pe verticală în lista Vertical. Există mai multe tipuri de alinieri pe orizontală. Dintre acestea, cea mai specială este Center Across Selection, care produce centrarea textului din prima celulă pe întreaga zonă selectată. Informaţia rămâne conţinută în prima celulă. Pe verticală, informaţia poate fi centrată sau aliniată sus/jos.

Stabilirea fontului Comanda Cells din meniul Format deschide dialogul Format Cells. Fişa Font din acest dialog permite selectarea fontului utilizat în celulele selectate. Dialogul este similar celor de fixare a fontului în alte aplicaţii Office.

Formule Ceea ce conferă putere unui program de calcul tabelar, cum este şi Microsoft Excel, sunt multiplele posibilităţi de calcul având ca operanzi date din foile deschise sau din fişiere externe. Biblioteca de funcţii care poate fi apelată în orice loc al foii de calcul, fie doar cu scop consultativ, completează imaginea aplicaţiei. Se poate astfel gândi un program de calcul tabelar ca fiind un calculator puternic dublat de un puternic procesor de texte.

Reamintim şi completăm anumite aspecte din operarea cu foile de calcul, noţiunile fiind esenţiale pentru înţelegerea corectă a utilizării formulelor în Excel.

Referirea datelor Orice informaţie scrisă în foaie poate fi referită prin adresa celulei care o conţine. Adresa unei celule este, uzual, formată din numele coloanei urmat de numele liniei. De exemplu, A2 reprezintă celula (implicit şi conţinutul celulei) situată pe prima coloană (coloana A) şi linia a doua. (Se poate configura sistemul să utilizeze modul de referinţă R1C1, adică R urmat de numărul liniei şi C urmat de numărul coloanei.)

Un domeniu de celule este notat prin indicarea celulelor din colţul stânga-sus şi colţul dreapta-jos, separate prin caracterul “:”. De exemplu, domeniul dreptunghiular determinat de coloanele A, B, C şi D şi liniile de la 3 la 7 se notează A3:D7. Dacă domeniile sunt cu structuri mai complicate, atunci se specifică prin descompuneri în componente dreptunghiulare, separate prin virgule: A1,B2:C4,D5 reprezintă o zonă compusă din celula A1, dreptunghiul B2:C4 şi celula D5.

Acesta este modul de referinţă relativ. Adresa celulei referite este stabilită prin poziţia relativă faţă de celula de unde se face referinţa. Adică, dacă suntem în celula C1, o referire la A2 înseamnă celula situată cu două coloane la stânga şi cu o linie mai jos. Atunci când se copie informaţia în alte celule, referinţele relative sunt copiate cu semnificaţia lor. Adică, dacă în exemplul anterior copiem din C1 informaţia în celula D3, atunci referinţa la A2 se va copia ca înţeles, deci va deveni B4 (celula care se poziţionează faţă de D3 în aceeaşi configuraţie cum era poziţionată A2 faţă de C1). La prezentarea funcţiilor se va da un exemplu.

Modul de referinţă absolut este indicat prin plasarea caracterului $ în faţa părţii (părţilor) absolute din adresă. De exemplu, $A$1 reprezintă celula A1 indiferent de unde este referită; $A1 reprezintă celula situată pe coloana A (referită absolut) şi în linia interpretată relativ din locul unde se face referinţa; A$1 reprezintă celula situată în coloana interpretată relativ faţă de locul unde se face referinţa şi pe linia 1 (indicată absolut). Utilizarea diferenţei dintre referinţele relative şi cele relative are importanţă doar la copierea informaţiilor (inclusiv prin completarea automată de serii).

Selectarea datelor Operaţiunea de selectare a unor celule este necesară atunci când trebuie să facem referire la datele respective pentru a le denumi sau pentru o prelucrare. În situaţia când zonele de interes sunt deja numite, atunci nu este necesară selectarea respectivelor zone, referirea fiind prin numele zonei.

Selectarea se poate efectua prin: – poziţionarea într-un colţ al domeniului, apăsarea tastei Shift şi acţionarea tastelor cu săgeţi de

poziţionare până la selectarea întregului domeniu; – poziţionarea mouse-ului într-un colţ al domeniului, ţinerea butonului din stânga apăsat şi

tragerea în foaie a selecţiei până se acoperă domeniul dorit. Dacă selectarea datelor se face fără o cerinţă expresă în acest sens din partea sistemului, atunci datele

selectate în foaia activă sunt marcate de către sistem prin schimbarea culorii de fond a celulelor selectate. În cazul când selecţia este cerută de sistem (de exemplu la indicarea parametrilor unei funcţii), domeniul selectat este înconjurat de o bordură punctată, fără a se schimba culoarea celulelor (operaţiunea este cunoscută şi ca selectarea dinamică a parametrilor).

Calcule în Excel Pentru a efectua calcule (transformări) ale datelor înscrise în foile de calcul se plasează cursorul (celula activă) în locul unde se va înscrie rezultatul, se va tasta formula care efectuează calculul şi se termină operaţiunea prin Enter. Sistemul Excel recunoaşte drept formulă orice expresie care începe cu semnul =, construită după regulile uzuale din prelucrarea datelor din operanzi-constante, operanzi-referinţe la alte celule, referinţe de funcţii, operatori uzuali. De exemplu: =A2+3, =sin(B4)+cos(C3) etc.

În figura alăturată se observă că adunarea numerelor situate în celulele C2 şi D1 şi trecerea rezultatului în celula E4 se efectuează prin:

– plasarea în E4; – scrierea formulei, care începe întotdeauna cu caracterul

“=”; – terminarea prin apăsarea tastei Enter. – în celula E4 se afişează rezultatul calculului indicat.

Este de remarcat că în bara Formula se afişează expresia formulei scrise în celula activă (dacă este cazul). În figură, celula activă este E4 şi se afişează, prin urmare, expresia calculată.

În configurarea uzuală, efectuarea calculului este imediată, dar sistemul se poate configura încât recalcularea formulelor să se efectueze doar la cererea utilizatorului (pentru economie de timp). De menţionat că modificarea valorii celulelor referite în formulă nu necesită rescrierea formulei: recalcularea foii va reflecta în rezultat(e) noile valori.

În operaţiunea de scriere a unei formule de calcul, operanzii se pot scrie: – direct — este cazul tuturor operanzilor, dar singurul mod permis pentru constante; – dinamic — este cazul referinţelor la celule (domenii de celule); dacă în locul rezervat unei referinţe

se efectuează un click în celula referită (sau se selectează domeniul necesar), atunci referinţa este trecută automat în formula, după care formula poate fi continuată în mod uzual; o selecţie similară se poate efectua prin acţionarea tastelor direcţionale;

– inserarea unei funcţii – prin comanda Function din meniul Insert se deschide, acolo unde este nevoie, dialogul prin care se inserează valoarea unei funcţii, mecanism explicat în continuare.

Utilizarea unei funcţii Mediul Excel dispune de o vastă bibliotecă de funcţii clasificate după domeniul principal de utilizare: matematice (calcule generale), financiare (dobânzi), inginereşti etc. O funcţie poate fi utilizată prin apelarea ei într-o formulă.

Apelul se face în mod uzual, prin numele funcţiei urmat de parametri. De exemplu, includerea expresiei SUM(A1:A4) într-o formulă are ca efect calculul sumei valorilor din primele patru celule ale coloanei A şi utilizarea rezultatului în formula respectivă. Referirea unei funcţii necesită prin urmare cunoaşterea numelui şi a numărului de parametri necesari.

În cazul în care utilizatorul nu ştie pe de rost aceste elemente definitorii ale funcţiei, se poate utiliza

meniul adecvat din mediul Excel. Comanda Function din meniul Insert realizează conducerea utilizatorului spre o corectă referire a funcţiei. Se afişează dialogul Paste Function. În lista din partea stângă se va selecta categoria de funcţii (lista Function category). În funcţie de clasa aleasă, în partea dreaptă (lista Function name) apar denumirile funcţiilor disponibile în această clasă. Este de remarcat că în partea inferioară se afişează un text explicativ ataşat funcţiei selectate în lista din dreapta. Continuarea dialogului se face prin apăsarea tastei Enter sau a butonului OK, dialogul ulterior fiind specific funcţiei selectate.

Dacă, spre exemplificare, presupunem că s-a selectat funcţia de calcul a mediei aritmetice (AVERAGE), dialogul este prezentat în figura următoare.

Se observă zonele în care trebuie să se introducă valorile (cazul din zona Number2 – valoare unică, sau din zona Number3 – un tablou de valori), sau referinţele la valori, pentru care se calculează media aritmetică. De remarcat că referinţele se pot da specificând denumirea dată domeniului valorilor (cazul ilustrat în zona Number1) sau zona din foaia de calcul (caz ilustrat în zona Number4). Indicarea zonei se poate efectua prin selectarea dinamică (se trage mouse-ul peste zona respectivă). Pentru selectarea dinamică

există unealta specifică acţionată prin butonul din dreapta fiecărei zone editabile: acţionarea acelui buton reduce dialogul la o suprafaţă minimă, astfel încât devine vizibilă o mai mare porţiune a foii de calcul.

În acest dialog se observă atât textul explicativ, cât şi butonul din stânga jos care oferă posoibilitatea obţinerii unor explicaţii mai largi (formulele de calcul, utilizare etc.) despre funcţia aleasă. Rezultatul funcţiei (pentru argumentele fixate în acel moment) este afişat în zona Formula result. Este de remarcat că dialogul va afişa întotdeauna o zonă liberă prin redimensionarea lui, astfel încât se pot completa până la 30 de argumente.

În concluzie, apelul unei funcţii poate fi realizat prin – scrierea într-o formulă a expresiei “funcţie(argumente)” sau – iniţierea dialogului de inserare a funcţiei prin meniul Insert.

Inserarea unei funcţii de tip tablou Pentru funcţiile care au ca rezultat un tablou de date (de exemplu funcţia care calculează produsul a două matrice) procedura de inserare este oarecum diferită:

– se selectează zona care va conţine rezultatele (zona trebuie să fie suficient de întinsă, în caz contra se vor trece doar atâtea rezultate cât se poate);

– se tastează formula care conţine referinţa la funcţia tablou; – se termină operaţiunea prin apăsarea combinaţiei de taste Ctrl+Shift+Enter.

Calcularea foii de calcul O foaie de calcul devine, prin inserarea de formule, o zonă complexă de lucru în care este păstrată automat evidenţa referinţelor din formule sau argumente de funcţii, astfel încât foia poate fi adusă oricând la o stare de consistenţă în sensul că toate formulele sunt recalculate pentru a corespunde valorilor actualizate ale argumentelor. Acest proces este referit drept calcularea foii de calcul.

Pentru foile de mici dimensiuni calcularea se poate face în mod automat, cu alte cuvinte orice modificare a foii produce calculele necesare pentru ca foaia să rămână consistentă. Pentru foile complexe acest fapt poate produce o operare greoaie, datorită efectuării repetate a unor calcule parţiale neimportante. În asemenea cazuri este indicată calcularea manuală a foii, efectuată doar la dorinţa utilizatorului. Această procedură trebuie însă aplicată cu atenţie întrucât poate distorsiona receptarea informaţiilor (un utilizator obişnuit cu calcularea automată poate avea impresia că nu se aplică corect formulele din foaie). Pentru a vizualiza rezultatele corecte se va cere în prealabil calcularea foii.

Modul de calcul a caietului se fixează prin comanda Options din meniul Tools. În fişa Calculation există grupul de opţiuni sinonim. Automatic – se fixează modul automat de recalculare a foii. Automatic except tables – se recalculează automat toate formulelel, cu excepţia tabelelor pivotante (un

instrument de analiză a datelor care este prezentat ulterior). Manual – recalcularea are loc manual la acţionarea tastei F9 (se recalculează toate foile din toate caietele

deschise) sau SHIFT+F9 (se recalculează doar foaia activă). Aceste acţiuni pot fi efectuate şi din dialog prin apăsarea butoanelor Calc Now, respectiv Calc Sheet.

Precizia calculelor În mod implicit calculele sunt efectuate la precizia maximă (15 cifre semnificative exacte), chiar dacă operanzii sunt afişaţi în foaia de calcul cu mai puţine zecimale în urma unor operaţiuni de formatare.

Dacă se doreşte efectuarea calculelor cu precizia afişată, deci fiecare operand contribuie exact cu valoarea afişată (cu referire în special la numărul de zecimale), acest lucru se poate fixa prin marcarea casetei de control Precision as displayed din grupul Workbook options, fişa Calculation, comanda Options, meniul Tools. Procedeul trebuie utilizat în cunoştinţă de cauză deoarece nu se mai poate reveni la altă precizie (mai mare), datele fiind modificate definitiv la valorile afişate.

Corectitudinea rezultatelor mai depinde de opţiunile alese în grupul din partea inferioară a figurii anterioare, opţiuni care controlează calculele iterative. Prin marcarea zonei Iteration foaia de calcul este recalculată de numărul de ori indicat în zona Maximum iterations sau până când rezultatele din două

recalculări succesive diferă cu mai puţin decât este indicat în zona Maximum change. Este evident că un număr de iteraţii mai mare, sau o precizie mai bună conduce la un timp mai mare de calcul.

Completarea asistată a informaţiilor Pe lângă posibilitatea de completare individuală a celulelor, mediul Microsoft Excel dispune de mecanisme predefinite care ajută la completarea automată a informaţiilor. Procedeul este util mai ales atunci când o zonă a foii de calcul trebuie să conţină informaţii similare. Să ne imaginăm, de exemplu, situaţia simplă în care se numerotează liniile unui tabel. Este evident că automatizarea unui asemenea proces reduce durata operaţiunii şi elimină erorile de numerotare.

În utilizarea mecanismelor de completare automată este important să se reţină existenţa aşa-zisului mâner de completare (fill handle) reprezentat printr-un punct situat în colţul dreapta inferior al unei selecţii. Figura următoare arată reprezentarea grafică a acestui element. Poziţionarea mouse-ului în acest punct produce transformarea pointerului într-un pointer cruce, care arată că mânerul a fost agăţat. Operaţiunile specifice se execută prin tragerea acestui mâner ţinând apăsat butonul stâng sau drept al mouse-ului şi sunt explicate în continuarea acestei secţiuni.

Dacă în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit se deselectează caseta de control Allow cell drag and drop, atunci dragarea nu mai este permisă (nu se mai afişează mânerul de completare).

Sunt uzuale două tipuri de completări automate: serii de date şi copieri multiple de formate sau conţinut.

Serii Printr-o serie se înţelege aici o înşiruire de termeni care pot fi obţinuţi după o aceeaşi formulă (pornind, în general, de la unul sau doi termeni iniţiali). Se pot considera serii numerice (1, 2, 3, …), serii temporale (10:00, 10:30, 11:00 etc.) sau serii de denumiri (luni, marţi, miercuri etc.).

Tipuri de serii

Serii temporale Se pot completa în mod automat diverse serii temporale, formatul datelor afişate fiind unitar pentru toţi termenii seriei (ziua, ziua+denumirea zilei, denumirea lunii etc.):

• Zile, săptămâni, luni sau ani cu pas definit de utilizator • Serii de zile lucrătoare

Serii de numere Există trei tipuri de serii numerice:

• Serii liniare – sunt seriile cu pas aditiv constant (progresii aritmetice), • Serii de creştere – sunt seriile cu pas multiplicativ constant (progresii geometrice), • Serii de trend – se realizează o aproximare liniară a tendinţei identificabile din primii termeni ai

seriei după care se calculează potrivit modelului estimat toţi termenii seriei, inclusiv primii.

Serii de termeni Utilizatorul poate să-şi definească liste (seturi ordonate de termeni) proprii prin intermediul fişei Custom Lists din dialogul Options (meniul Tools). Informaţiile cerute sunt vizibile în figura alăturată.

În lista din stânga sunt afişate toate listele definite (acestea sunt păstrate în mediul Excel, deci sunt

disponibile şi în utilizările ulterioare). Pentru definirea unei liste proprii se selectează intrarea NEW LIST după care se trec termenii noii liste în zona rezervată List entries. Trecerea de la un termen la altul se realizează prin ENTER. La terminarea listei se acţionează butonul Add şi lista definită apare în zona Custom lists din partea dreaptă. Eliminarea unei liste se realizează prin selectarea în Custom lists şi acţionarea butonului Delete.

Având la bază o listă proprie, utilizatorul poate genera o serie de termeni, care se obţine prin indicarea unuia sau mai multor termeni iniţiali după care completarea seriei se realizează prin parcurgerea ciclică a listei. De exemplu, având la bază lista cu denumirile româneşti ale zilelor săptămânii, se poate genera seria luni, miercuri, vineri, duminică, marţi etc. obţinută prin înşiruirea zilelor din două în două, observându-se parcurgerea repetată a listei.

Completarea seriilor prin comanda Series Completarea automată a unei serii poate fi cerută atunci când se porneşte de la un domeniu selectat, care se va completa cu termenii seriei (cazul în care se cunoaşte numărul de termeni ai seriei generate), sau atunci când procesul de generare se opreşte la o valoare ţintă.

În ambele cazuri se va înscrie primul termen în celula de pornire. Dacă se selectează un domeniu, primul termen trebuie să fie în celula activă.

Comanda Series din submeniul deschis la Fill, din meniul Edit, afişează dialogul în care se pot fixa parametrii seriei generate. În grupul Series in se fixează direcţia de generare: pe linie (Rows) sau pe coloană (Columns). În grupul Type se alege tipul de serie: liniar (Linear), de creştere (Growth), temporal (Date) sau identificat

automat (AutoFill – permis doar la selectarea prealabilă a domeniului). În grupul Date unit se fixează unitatea de incrementare: zi (Day), zi lucrătoare (Weekday), luna (Month) sau

anul (Year). Se marchează Trend dacă se doreşte generarea unei serii de trend. Step value – se înscrie valoarea pasului de incrementare (poate fi şi negativ). Stop value – se înscrie valoarea de oprire (necesară atunci când nu se porneşte cu un domeniu selectat).

Observaţii. 1. Prin AutoFill se pot completa serii diverse de informaţii, identificate prin analize sofisticate.

2. Prin selectarea mai multor linii şi coloane se pot genera concomitent mai multe serii.

Completarea prin drag-and-drop Dacă se selectează începutul seriei (primul termen sau un număr de termeni suficient pentru identificarea tipului seriei) şi se agaţă mânerul de completare, prin tragerea acestuia se completează seria în domeniul dorit.

Prin acest procedeu se pot completa simultan mai multe serii, dacă se pleacă de la o selecţie care conţine mai multe linii/coloane.

Observaţie. Dacă tragerea are loc prin ţinerea butonului drept al mouse-ului, la ridicarea butonului apare un meniu contextual din care se poate alege tipul de serie.

Copierea automată O operaţiune care este foarte asemănătoare cu cea de completare a unei serii (poate fi asimilată unei serii cu termeni constanţi) este aceea prin care informaţie dintr-o celulă este copiată într-un domeniu (pe linie sau pe coloană). Această acţiune este utilizată de obicei la copierea unei formule, caz în care prin jocul referinţelor relative şi absolute se calculează serii de rezultate pornind de la serii de argumente.

Copierea are loc în urma succesiunii de acţiuni: A. se scrie primul termen şi se urmează B1 sau B2. B1. – se selectează, începând cu celula primului termen, zona în care se efectuează copierea,

– se dă comanda Fill din meniul Edit, alegându-se Down (în jos), Up (în sus), Right (la dreapta), Left (la stânga) potrivit direcţiei în care se doreşte copierea.

B2. - se agaţă mânerul de completare a celulei primului termen şi se trage peste zona în care se efectuează copierea.

Procesul poate fi efectuat simultan pentru mai multe copieri pe linii/coloane paralele. Pentru aceasta se selectează iniţial toate celulele care se copie (acestea trebuie să fie pe o aceeaşi linie/coloană).

Editarea informaţiilor Prin editare înţelegem modificarea informaţiilor după ce acestea au fost deja înscrise în celule. Dacă se poziţionează cursorul Excel pe celula care se doreşte modificată şi se tastează ceva se observă că noul conţinut înlocuieşte în totalitate informaţia existentă în celulă. În cele mai multe cazuri acest mod de actualizare a informaţiei nu este eficient.

Iniţierea editării se poate efectua prin – dublu click în celula care se modifică, sau – activarea celulei care se modifică (simplu click sau poziţionare) şi apăsarea tastei funcţionale F2. În starea de editare, celula se transformă într-o zonă text uzuală iar editarea se efectuează prin

poziţionarea punctului de inserţie (prin click sau săgeţi) şi operaţiunile uzuale de tastare. Terminarea editării are loc la apăsarea tastei ENTER sau prin click în altă celulă. Pentru a renunţa la modificările efectuate se apasă tasta ESC şi celula revine la conţinutul anterior. Observaţie. Se va reţine diferenţa între introducerea unei informaţii într-o celulă şi editarea

conţinutului acelei celule. Editarea unei informaţii se poate efectua în bara de formule sau direct în celulă, potrivit opţiunii

alese în meniul Tools, comanda Options, fişa Edit: selectarea casetei de control Edit directly in cell permite editarea direct în celulă, altminteri editarea are loc doar în bara de formule.

Copierea informaţiilor Operaţiunile de copiere şi mutare au în Excel o mai mare complexitate datorită faptului că atributele unei celule sunt numeroase.

Copierea/mutarea de celule întregi La copierea/mutarea celulelor se realizează operaţiunea pentru întreaga zonă, inclusiv formule, rezultate, comentarii şi formate. Dacă zona sursă sau/şi cea destinaţie are celule ascunse, acestea sunt considerate ca şi cum ar fi vizibile. Pentru a copia (muta) o zonă de celule (posibil o singură celulă):

– se selectează zona – se tastează CTRL+C (sau CTRL+X pentru mutare) – se activează colţul stânga sus a zonei receptoare – se apasă CTRL+V. Operaţiunea se poate efectua şi prin comenzile Copy+Paste din meniul Edit pentru copiere sau

Move+Paste pentru mutare. În acelaşi scop se pot utiliza şi uneltele corespunzătoare. Grupul de celule pentru care s-a dat comanda de copiere apar înconjurate cu o bordură punctată

(semnificând memorarea lor în Clipboard) şi pot fi lipite în multiple locaţii. Chenarul dispare la apăsarea tastei ESC.

Copierea/mutarea se poate efectua şi prin tragerea cu mouse-ul: – se selectează celulele sursă, – se punctează chenarul selecţiei, – se trage cu mouse-ul la noua locaţie (pentru mutare) sau se efectuează tragerea apăsând simultan

tasta CTRL (pentru copiere). În cazul în care operaţiunea are loc pe altă foaie decât cea activă, se acţionează Copy/Move, se

activează noua foaie şi se realizează alipirea în mod obişnuit.

Inserarea celulelor copiate/mutate între alte celule Pentru a insera celulele copiate/mutate între celulele existente în zona destinaţie, se acţionează simultan SHIFT (pentru mutare) sau SHIFT+CTRL (pentru copiere) în timpul tragerii.

Acelaşi efect se obţine din comenzi prin – se selectează celule sursă – se alege Cut sau Copy (din unelte sau meniul Edit) – se selectează colţul stânga sus al destinaţiei – din meniul Insert se alege comanda Cut Cells sau Copied Cells după care se alege direcţia în care

se deplasează celulelel exitente pentru a face locul necesar alipirii noilor celule.

Copierea/mutarea unei porţiuni a conţinutului Se activează editarea celulei sursă, se selectează porţiunea dorită şi operaţiunea de copiere/mutare se poate efectua în aceeaşi celulă prin poziţionarea în locul de destinaţie şi alipire, sau iniţierea editării celulei destinaţie (dublu click pe ea) şi alipirea în locul de destinaţie.

Copierea specială (valori, comentarii, formate) Dacă în operaţiunea de copiere/mutare nu se doreşte operarea cu celulel întregi ci numai cu anumite componente, atunci:

– se selectează sursa – se dă comanda Copy sau Move – se selectează zona destinaţie – se dă comanda Paste Special din meniul Edit – se alege opţiunea dorită din dialogul afişat – se termină cu OK. Pentru a elimina chenarul de mutare a sursei (care rămâne activ după copiere) se va acţiona ESC

înaintea unei alte comenzi. Observaţie. Printre opţiunile disponibile în dialogul Paste este şi Skip blanks care previne copierea

celulelor goale peste celule, din zona destinaţie, care conţin informaţii.

Copierea doar a celulelor vizibile În cazul în care anumite linii/coloane sunt ascunse în zona sursă, atunci se pot copia/muta doar celulele vizibile prin următoarea succesiune de operaţiuni:

– se selectează sursa, – se dă comanda Go To din meniul Edit, – se alege Special, Visible cells only şi OK, – se dă comanda Copy, – se selectează colţul stânga sus al destinaţiei, – se dă comanda Paste. Operaţiunea consideră totuşi toate celulele din zona destinaţie, chiar dacă unele sunt ascunse.

Operaţiunile de regăsire şi înlocuire Procesarea informaţiilor necesită frecvent localizarea unor anumite entităţi şi eventuala lor înlocuire. Microsoft Excel dispune de un puternic instrument de căutare şi înlocuire. Deoarece o parte a acestui proces este specific filtrării informaţiilor dintr-o listă, aceasta va fi prezentată o dată cu listele. În această secţiune se discută doar doar localizarea şi înlocuirea (comenzile Find şi Replace din meniul Edit), ca şi selectarea unor tipuri de informaţii (comanda Go To din meniul Edit).

Găsirea de text sau numere Comanda Find din meniul Edit permite localizarea celulelor care conţin informaţia dorită. La activarea comenzii se afişează dialogul Find. Pentru a efectua o căutare:

– se selectează domeniul de celule în care se produce căutarea (dacă este selectată o singură celulă, căutarea are loc în toată foaia)

– se dă comanda Find din meniul Edit, – în zona Find what se introduce textul sau numărul căutat,.

– în lista derulantă Look in se alege tipul de informaţii în care se caută (Formulas – doar în formule, Values – în valori, Comments – în comentarii)

– în lista Search se alege căutarea pe linii sau pe coloane – se acţionează Find Next pentru a vedea următoarea potrivire găsită. Dacă se marchează caseta Match case, atunci textul este căutat cu diferenţierea literelor după

capitalizare, dacă se marchează Find entire cells only, atunci se găsesc doar celulele care conţin doar entitatea căutată.

Apăsarea tastei ESC termină o căutare în desfăşurare.

Găsirea şi înlocuirea de text şi numere Pentru a efectua o înlocuire multiplă se dă selectează zona în care se doreşte căutarea (o singură celulă produce căutarea în întreaga foaie) şi se dă comanda Replace din meniul Edit. Se afişează dialogul Replace în care se precizează:

– informaţia căutată (care va fi înlocuită) în zona Find what, – informaţia cu care se înlocuieşte în zona Replace with, – ordinea de căutare (pe linii sau pe coloane) în Search, – se precizează parametrii căutării în Match case şi Find entire cells only (explicaţi la căutare). – click Find Next pentru a localiza următoarea potrivire, după care click pe Replace pentru

înlocuire, click pe Replace All pentru efectuarea tuturor înlocuirilor, sau click pe Find Next pentru a obţine următoarea potrivire (cea curentă rămâne neînlocuită).

ESC termină căutarea în desfăşurare.

Găsirea celulelor goale, a constantelor, formulelor sau comentariilor Căutarea după natura informaţiilor din celule se realizează prin comanda Go To din meniul Edit. Ca

rezultat se obţine o selecţie de regiuni multiple. – se selectează domeniul în care are loc căutarea (o celulă selectată înseamnă căutare în foaia activă) – se dă comanda Go To din meniul Edit, – se acţionează butonul Special – se alege opţiunea dorită, – se acţionează OK. Din dialogul Go To Special explicăm doar câteva opţiuni:

Comments – se selectează celulele care au ataşate comentarii, Constants – se selectează celulele care au valori constante, Formulas – se selectează celulele ccare conţin formule de tipul specificat, Blanks – se selectează celulele goale.

Proceduri de analiză a datelor Marea putere a aplicaţiei Microsoft Excel constă în multiplele posibilităţi de analiză a datelor. Aceste proceduri conţin componente pentru gestionarea datelor, analiza statistică a datelor, concentrarea datelor, reprezentări grafice etc. O mare parte dintre aceste proceduri sunt prezentate în continuare.

Trebuie remarcat că, datorită posibilităţii de programare în Visual Basic, procedurile de analiză a datelor sunt practiv nelimitate, o serie întreagă de companii dezvoltatoare de software fiind axate pe creare unor noi componente.

Liste Prin listă se înţelege o serie de linii succesive într-o foaie de calcul, fiecare coloană din listă conţinând date cu aceeaşi semnificaţie logică. De exemplu, o listă de clienţi poate conţine o coloană cu numele, o coloană cu prenumele, o coloană cu numărul de telefon şi o coloană cu valoarea comenzii.

Prima linie a unei liste este interpretată drept antetul listei şi este recomandabil ca ea să conţină denumirile coloanelor.

Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informaţia dintr-o listă poate fi localizată după anumite criterii (de exemplu găsirea numărului de telefon al unui client), poate fi ordonată (de exemplu ordonarea alfabetică a listei clienţilor), poate fi totalizată (de exemplu calcularea automată a totalului comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operaţiunile elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o listă Excel.

O listă este de altfel recunoscută automat drept o bază de date prin • Coloanele listei sunt câmpuri ale bazei de date • Etichetele de coloane sunt denumirile câmpurilor • Fiecare linie din listă (cu excepţia primei linii) este o înregistrare.

Pentru ca o zonă dreptunghiulară cu date să fie recunoscută drept listă trebuie (sau este recomandabil) ca: • Liniile şi coloanele listei trebuie să fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lăsarea unor linii sau

coloane libere. • Domeniul listei trebuie să fie înconjurat de linii şi coloane libere (în caz contrar se va considera

că lista include şi informaţia adiacentă, care, de regulă, este altfel structurată) • Linia de antet se va diferenţia prin format (culoare, fundal, font) şi nu prin separarea cu o linie

goală. • Este recomandat ca o foaie de calcul să conţină o sigură listă (anumite operaţiuni nu se pot

efectua simultan pe mai multe liste din aceeaşi foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi diferite).

• Datele importante se vor plasa în coloanele din interiorul listei şi nu pe extremităţi. • La introducerea informaţiilor text se va evita tastarea unor spaţii iniţiale sau finale, în caz contrar

sortarea şi cautarea pot să nu producă rezultatele dorite (un spaţiu este considerat ca aparţinând unei constante text).

Selectarea unei liste Pentru a aplica o operaţiune specifică, lista trebuie să fie selectată în prealabil.

Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este însă suficient ca celula activă să fie în interiorul listei pentru ca domeniul listei să fie identificat în mod corect.

Sortarea unei liste Ordonarea unei liste după anumite criterii este o operaţiune utilă atât în analiza datelor cât şi pentru prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (înregistrările) listei sau coloanele (operaţiune mai rară în practică) potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator.

Este posibilă, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloană, independent de datele adiacente, dacă în prealabil se selectează total celulele respective şi se răspunde adecvat la dialogul afişat în acest caz de Excel (întrebarea este dacă să se extindă selecţia la datele adiacente şi se va răspunde negativ pentru o sortare parţială).

Ordinea de sortare Datele pot fi sortate în ordine alfabetică, numerică (dupa valoare) sau calendaristică, în ordine crescătoare sau descrescătoare, după una sau mai multe coloane.

La sortarea informaţiilor de tip text, Microsoft Excel ordonează de la stânga la dreapta, caracter după caracter.

Sortarea ascendentă a textului este bazată pe ordinea 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 ' - (spaţiu) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z

Sortarea ascendentă a numerelor este de la cel mai mic număr negativ la cel mai mare pozitiv. Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE. Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii).

Celulele goale sunt întotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea crescătoare sau descrescătoare).

Este posibil să se aleagă, pentru informaţii cu semnificaţii locale, ordinea dată de o listă creată de utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicaţiile date anterior).

Opţiunile de sortare Sortarea este condusă de parametrii fixaţi în dialogul Sort Options (afişat prin comanda Sort din meniul Data şi acţionarea butonului Options). First key sort order – în lista derulantă se selectează ordinea de sortare (Normal sau după o listă definită de

utilizator), Case sensitive – se marchează dacă ordonarea face diferenţa între litere mari şi mici, Orientation – se fixează sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right). După fixarea opţiunilor, acestea rămân valabile până la următoarea modificare. Opţiunile sunt permise doar pentru prima cheie de sortare (cheia principală).

Ordonarea crescătoare/descrescătoare după o coloană Aranjarea listei după valorile dintr-o coloană (se modifică totuşi ordinea tuturor liniilor, cu păstrarea alinierilor pe orizontală) se poate realiza prin acţionarea uneltelor dedicate:

• Click pe o celulă din coloana dorită • Click Sort Ascending sau Sort Descending ,

Ordonarea liniilor după două sau mai multe coloane Ordonarea poate fi efectuată după mai multe coloane (chei de sortare). În acest tip de sortare este importantă fixarea priorităţilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate după prima coloană indicată, în caz de egalitate după prima coloană se ordonează după a doua coloană indicată, în caz de egalitate după primele două coloane se ordonează după a treia coloană.

• Se selectează lista (eventual doar prin poziţionarea celulei active în listă) • Se dă comanda Sort din meniul Data. Este afişat dialogul Sort. • În listele derulante Sort by şi Then by se aleg, în ordine, coloanele (câmpurile) de sortare. Pentru fiecare cheie de sortare se fixează în grupul de butoane radio alăturat ordinea de sortare:

crescătoare (Ascending) sau descrescător (Descending). Nu este necesar ca ordinea să fie aceeaşi pentru toate câmpurile.

În grupul My list has se specifică dacă lista are linie antet (linia cu denumirile câmpurilor – Header row) sau nu dispune de antet (No header row). În primul caz se vor sorta doar înregistrările reale (liniile 2 – …) din listă.

Butonul Options afişează dialogul Sort Options (explicat anterior). Observaţie 1. Dacă se doreşte sortarea listei după mai mult de trei coloane se alege următorul

mecanism: – se stabileşte ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai importantă la cea mai puţin

importantă); – se efectuează sortarea după cele mai puţin importante trei coloane; – se continuă cu următoarele trei coloane de prioritate mică ş.a.m.d. Observaţie 2. Dacă liniile sortate aparţin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea

păstrează grupările existente.

Sortarea coloanelor după conţinutul liniilor La sortare se poate inversa rolul liniilor şi al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se păstrează, schimbând "linii" în "coloane" şi invers, dacă se marchează în Sort Options caseta de control Sort left to right, după care se fixează analog liniile care au rolul de chei de sortare.

Sortarea după date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii Deoarece anumite informaţii care se prezintă drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.) nu pot fi ordonate ca text, neproducând ordinea corectă, se alege ordonarea după liste implicite sau create de utilizator.

• Se selectează lista. • Se dă comanda Sort din meniul Data. • Click Options. • Sub First key sort order se alege lista care dă ordinea dorită şi apoi OK. • Se continuă în mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare. Observaţie. Ordinea listei selectate în First key sort order se aplică doar coloanei menţionate în zona

Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloană va fi ordonată separat, în ordinea inversă a priorităţilor.

Filtrarea informaţiilor dintr-o listă Înţelegem prin operaţiunea de filtrare a informaţiilor procesul prin care se selectează dintr-o listă doar acele înregistrări care satisfac anumite condiţii impuse de utilizator. Procesul este, în bună parte, similar procesului de interogare a unei baze de date.

Comanda principală este Filter din meniul Data, dar secţiunile următoare vor mai trata subiecte care se pot înscrie în acelaşi proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).

Trebuie reţinut că o operaţiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selecţie, care se pot defini ca o entitate distinctă (într-o zonă separată a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suită de criterii creată în mod automat de către Microsoft Excel prin analiza informaţiilor din listă.

Comanda Filter Accesul la principalele instrumente de selectare a informaţiilor se realizează prin comanda Filter din meniul Data. Submeniul afişat dispune de trei noi comenzi

– AutoFilter, explicată în continuare. – Show All, prin care se afişează toate înregistrările listei (anulează filtrările active). – Advanced Filter, explicată în continuare.

Comanda AutoFilter Operaţiunea cea mai rapidă de regăsire a unor informaţii dintr-o listă se realizează prin succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data) urmată de AutoFilter (din submeniul afişat). Ca urmare a comenzii, fiecare denumire de câmp apare pe foaia de calcul însoţit de un buton de listă derulantă, ca în figura alăturată.

Prin acţionarea butonului de derulare apare o listă de opţiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top 10…), (Custom…), urmate de lista valorilor existente în coloana respectivă a listei.

Selectarea unei valori din lista derulantă produce afişarea doar a acelor înregistrări care au ca valoare a câmpului valoarea selectată (în acest mod se realizează filtrarea).

Selectarea intrării (All) produce afişarea tuturor înregistrărilor (anularea filtrării pentru câmpul respectiv).

Selectarea intrării (Top 10…) este posibilă pentru câmpuri numerice şi arată doar primele înregistrări, în ordinea crescătoare sau descrescătoare a valorilor, ordinea fiind fixată într-un dialog intermediar. Se poate alege şi numărul înregistrărilor afişate (nu este obligatoriu 10).

Selectarea intrării (Custom…) afişează un dialog care permite stabilirea unei condiţii de filtrare mai complexe (de exemplu doar înregistrările cu salariaţii care au salariu mai mic de 1000000 de lei dar mai mare sau egal cu 700000 de lei).

În primul grup de opţiuni se fixează prima condiţie prin alegerea operatorului în prima zonă şi valorii de comparaţie în a doua zonă. Se alege operatorul logic dintre condiţii (dacă există o a doua condiţie) prin butoanele radio, după care se fixează a doua condiţie.

Condiţia compusă realizată astfel se aplică doar câmpului pe care se stabileşte filtrarea curentă. Observaţie. Pentru a realiza o filtrare care implică mai multe câmpuri (de exemplu angajaţii care au

salariu mai mic de un milion de lei şi au mai mult de doi copii) se stabileşte câte un filtru pe fiecare câmp. Acţiunea comună produce selectarea dorită (o dată aplicat filtrul pentru o coloană, orice altă filtrare ulterioară se aplică doar înregistrărilor deja selectate).

Comanda Advanced Filter Prin comanda Advanced Filter este posibil ca înregistrările selectate să fie copiate în altă locaţie din foaia de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilităţii condiţiilor prin faptul că se defineşte o zonă, numită în general Criteria, care conţine condiţiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie să aibă obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica această procedură. Paşii urmaţi sunt

Definirea criteriilor de filtrare. Se copie etichetele coloanelor implicate în filtrare Se alipesc într-o primă linie a zonei care va fi zona Criteria. În liniile următoare se scriu condiţiile de filtrare (vezi explicaţiile care urmează).

Comanda Advanced Filter. Se selectează lista (eventual doar prin poziţionarea celulei active în listă). Comanda Filter din meniul Data şi apoi Advanced Filter. Se aleg opţiunile dorite (vezi figura care urmează). Se acţionează OK.

Este obligatoriu ca zona de criterii să fie separată prin cel puţin o linie (coloană) goală de lista propriu-zisă (altfel identificarea automată a listei este greşită).

Este recomandabil ca zona de criterii să fie sub listă. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista poate produce neajunsuri prin ascunderea în urma filtrării a acestor linii.

Dialogul Advanced Filter este prezentat în figura următoare.

În grupul Action se alege modul de efectuare a filtrării: Filter the list, in-place produce filtrarea listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea înregistrărilor selectate în altă zonă a foii de calcul.

În List range se specifică domeniul ocupat de listă. De regulă acest domeniu este stabilit automat, dar este posibil să se specifice un subdomeniu, dacă nu se doreşte filtrarea întregii liste.

În Criteria range se specifică domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dacă în foaie există o zonă denumită Criteria, adresa zonei apare automat în Criteria range.

În Copy to se specifică domeniul în care se copie înregistrările selectate (dacă este marcată opţiunea Copy to another location. Este suficient să se indice doar colţul din stânga sus al zonei receptoare.

Caseta de control Unique records only se marchează dacă se doreşte ca selecţia obţinută în urma filtrării să conţină înregistrări unice.

Exemple de criterii pentru Advanced Filter Condiţiile de filtrare se aranjează într-o listă având ca linie de antet denumirile coloanelor (câmpurilor), din lista care se filtrează, pentru care se definesc condiţiile. Pentru o condiţie creată ca rezultat al unei formule nu trebuie să existe, totuşi, denumire.

Toate condiţiile scrise pe aceeaşi coloană se referă la coloana cu denumirea din antet. Condiţii care se scriu pe aceeaşi linie trebuie să fie îndeplinite simultan (operatorul logic "şi"). Condiţiile care se scriu pe linii diferite se consideră legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt

selectate înregistrările care îndeplinesc cel puţin o linie de condiţie din criterii).

Exemplul 1. Trei sau mai multe condiţii pentru o coloană Nume Beethoven Berlioz Bach

Sunt selectate înregistrările care au în coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach. Este de observat că două valori se pot indica şi în Auto Filter.

Exemplul 2. Condiţii simultane pentru mai multe coloane Nume Simfonii Anul Beethoven >5 <1900

Se obţin înregistrările care conţin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai mare decât 5 şi care are Anul mai mic de 1900. Se observă că între condiţii există cuvântul "şi", semnificând îndeplinirea simultană a condiţiilor.

Exemplul 3. Condiţii alternative pentru mai multe coloane Nume Simfonii Anul Beethoven >5 <1900

Sunt selectate înregistrările care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare mai mare decât 5 şi cele care au Anul mai mic decât 1900.

Exemplul 4. Condiţii create ca rezultat al unei formule =Anul>1900

Se pot utiliza denumirile coloanelor din listă, se remarcă lipsa denumirii în antetul coloanei din zona de criterii. Rezultatul filtrării este corect chiar dacă în foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea condiţiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names.

Formulare de date Microsoft Excel dispune de o componentă dedicată introducerii dirijate a înregistrărilor într-o listă şi a navigării între înregistrările care îndeplinesc o anumită condiţie. Deşi pentru liste de mici dimensiuni componenta pare a fi declasată de operarea uzuală din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de dimensiuni mai mari, care depăşesc, să spunem, 2 ecrane.

Comanda principală este Form din meniul Data, atunci când lista este selectată. Se afişează un dialog construit

dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesată. Un exemplu este oferit de figura următoare. Se observă că în partea din stânga se înşiruie zone de editare cu denumirile câmpurilor din listă (în

cazul exemplului nume, prenume şi telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri. În partea din dreapta sunt butoanele care permit operaţiile uzuale pentru înregistrări, primul mesaj

arătând a câta înregistrare este afişată din numărul total. New – se furnizează o înregistrare vidă, ale cărei câmpuri pot

fi completate în zonele respective. Navigarea între acestea se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera subliniată). Înregistrarea este creată atunci când se termină cu o nouă comandă New sau cu ENTER.

Delete – se şterge îngistrarea curentă (cea afişată). Restore – se poate reface starea iniţială a înregistrării dacă s-a

modificat vreo valoare. Nu are legătură cu anularea ştergerii unei înregistrări (ştergerea este permanentă).

Find Prev – trece la înregistrarea precedentă, dacă există. Find Next – trece la înregistrarea următoare, dacă există. Criteria – permite trecerea formularului în starea de filtrare a

informaţiilor. În această stare, zonele de editare devin zone în care se pot scrie şabloane de căutare (căutare după model). Prin butoanele Find Prev şi Find Next se poate atunci naviga doar între întregistrările care îndeplinesc condiţiile de filtrare. În figura alăturată este prezentat un exemplu de căutare. Se observă mesajul Criteria (pentru starea formularului), New este inhibată, Clear produce anularea şablonului, Restore, Find Prev şi Find Next au funcţiile explicate mai sus iar Form este butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea şi navigarea între înregistrările care au în câmpul Nume valori care încep cu "Dum". În cazul în care se completează şi celelalte câmpuri, condiţiile se verifică simultan (operatorul logic "şi"). După stabilirea filtrului, comanda Find Prev sau Find Next poziţionează formularul pe prima înregistrare care satisface condiţia (în sensul de parcurgere selectat), trece formularul în starea formular de culegere, dar filtrul rămâne activ până când se trece în Criteria şi se dă comanda Clear care anulează filtrul impus.

Totaluri parţiale În analiza datelor sunt foarte frecvente situaţiile în care este necesar să se calculeze anumite funcţii pentru fiecare categorie de înregistrări ale unei liste. De exemplu,

– câştigul mediu pentru fiecare compartiment al unei întreprinderi; – numărul de clienţi din fiecare zonă geografică; – valoarea totală a mărfurilor din stoc, pe categorii etc. În asemenea situaţie este normal ca un câmp al înregistrării să realizeze clasificarea înregistrărilor

(secţia, zona geografică, categoria de marfă etc.), lipsa acestei informaţii făcând imposibilă calcularea automată a funcţiilor totalizatoare.

Din exemplele de mai sus se observă că o funcţie totalizatoare poate fi – adunarea, – numărarea, – media aritmetică, – valoarea extremă (maximă sau minimă), – o altă funcţie statistică. Pentru a realiza includerea automată în listă a rezultatelor funcţiilor totalizatoare se parcurg paşii: – se ordonează lista după câmpul clasificator (încât toate înregistrările care aparţin unei categorii să

fie situate grupat); – se selectează lista;

– se dă comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afişează dialogul Subtotal prezentat în figura alăturată şi explicat în continuare. At each change in – se fixează pe câmpul care

realizează clasificarea (la fiecare schimbare în valoarea acestui câmp se introduce un subtotal.

Use function – se selectează din lista derulantă funcţia de totalizare.

Add subtotal to – se marchează câmpurile pentru care se calculează totalizările.

Replace current subtotals – se marchează dacă lista are deja subtotaluri, care se elimină.

Page break between groups – se marchează dacă, la tipărire, fiecare grup apare pe o pagină nouă.

Summary below data – se marchează pentru includerea unui total general. Acesta este obţinut din înregistrări şi nu din subtotalurile intermediare.

Remove All – acţionarea acestui buton elimină toate subtotalurile din lista selectată. Ca rezultat al comenzii se restructurează linii

listei prin inserarea liniilor de total iar structura obţinută este dotată cu instrumentul outline (explicat într-o secţiune separată). Un exemplu este prezentat în figura următoare.

Se observă că la fiecare schimbare în câmpul nume (selectat în opţiunea At each change in) se calculează un total pentru câmpul valoare (marcat în Add subtotal to). La sfârşitul listei a fost calculat şi totalul general (efectul marcării opţiunii Summary below data).

Este de menţionat, în final, că modificarea înregistrărilor listei duce în mod automat la recalcularea totalurilor.

Trasarea datelor (Outline) În situaţia în care structura datelor dintr-o listă este complicată prin introducerea unor coloane sau linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este utilă, ca instrument de analiză, afişarea, la un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizează astfel separarea informaţiilor esenţiale de detalii care pot să îngreuneze receptarea corectă a situaţiilor prelucrate.

Procedura oferită de Microsoft Excel pentru situaţia discutată este cea de outline şi constă în dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin acţionarea cărora se ascund sau se vizualizează detalii de un anumit nivel.

Observaţie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schiţare etc., dar pentru a crea (psihologic) imaginea complexităţii operaţiunii vom utiliza frecvent termenul original.

Trasarea automată Pentru a putea fi analizată în mod automat şi a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie să fie organizată, pe porţiunea listei implicate, într-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de totalizare. Formulele care compun o linie/coloană totalizatoare trebuie să se refere la celule dispuse într-un acelaşi mod (în aceeaşi direcţie) şi să fie fie plasate într-o aceeaşi parte faţă de detalii (toate la stânga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub).

Un outline se poate realiza automat prin: – selectarea domeniului prelucrat – comanda Group and Outline din meniul Data – comanda Auto Outline din submeniul afişat de comanda precedentă.

Pe laturile foii de calcul se afişează simbolurile de outline explicate în continuare. Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alăturată, pe care se remarcă o linie

în formă de paranteză pătrată care grupează liniile detaliu (utilizate în formula totalizatoare) şi linia totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia totalizatoare este indicată de butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi acţionat cu mouse-ul şi conţine în forma extinsă semnul "–", care se transformă în "+" pentru forma restrânsă.

Column Level Bar (bara de nivel pentru coloane), cu imaginea alăturată, asemănătoare barei de nivel pentru linii dar aşezată orizontal.

Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe verticală şi orizontală în colţul stânga sus al foii de calcul, câte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control, vizibil în figura alăturată, şi poate fi acţionat cu mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este trecut numărul nivelului respectiv (1 este pentru nivelul maxim).

Imaginea alăturată arată un outline realizat automat. Se remarcă în structura datelor detaliile (datele privind vânzări în fiecare magazin al unei reţele), liniile şi coloanele totalizatoare.

Se observă că, pentru simplitate, s-a ales o structură de date iniţiale care are doar două nivele: detalii şi totaluri. Se pot însă introduce până la opt niveluri multiple de outline (de exemplu s-ar putea grupa magazinele şi pe un nivel intermediar al zonei, s-ar pute introduce un supranivel prin apartenenţa reţelei de magazine la un grup comercial cu multiple activităţi etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel şi de simbolurile de nivel proprii.

Trasarea manuală Pentru date structurate în modul prezentat la trasarea automată, se poate realiza gruparea detaliilor prin operaţiunile:

– selectarea liniilor (coloanelor) care conţin detaliile, – comanda Group and Outline din meniul Data, – comanda Group din submeniul meniul afişat. Ca urmare a procedurii se afişează simbolurile de outline respective. Operaţiunea se continuă pentru următorul grup ş.a.m.d. Este recomandabil să se efectueze mai întâi gruparea detaliilor pentru obţinerea nivelului 2, apoi

pentru obţinerea nivelului 3 etc.

Parametrii unui outline Microsoft Excel presupune în mod implicit că liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin succesiunea de comenzi

– Group and Outline din meniul Data, – Settings din submeniul afişat. Se obţine dialogul Outline Settings în care se pot marca zonele din Direction:

Summary rows below detail – pentru totaluri situate sub liniile de detalii; Summary columns to right of detail – pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii.

Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline symbols din fişa View a dialogului afişat la Options din meniul Tools. Se recomandă totuşi vizualizarea acestor simboluri pentru o mai uşoară operare cu un outline.

Operarea unui outline Un outline poate fi în starea extinsă în care sunt vizibile atât detaliile unui anumit nivel cât şi totalizarea respectivă, sau în starea restrânsă în care sunt vizibile doar totalizările. Trecerea dintr-o stare în cealaltă se realizează prin acţionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul Data, comanda Group and Outline etc.).

Acţiunile specifice sunt sistematizate în continuare. Pentru a vizualiza Click/Comandă Detaliile dintr-un grup Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectivă,

sau Plasarea în grup şi comanda Show Detail din submeniul afişat prin Group and Outline din meniul Data.

Un nivel Simbolul de nivel respectiv Toate detaliile dintr-un outline Simbolul de nivel corespunzător nivelului cel

mai de jos (marcat cu numărul maxim de nivel)

Pentru a ascunde Click/Comandă Detaliile dintr-un grup Controlul cu "–" de pe bara de nivel respectivă,

sau Plasarea în grup şi comanda Hide Detail din submeniul afişat prin Group and Outline din meniul Data.

Un nivel Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru a ascunde nivelul 3 se acţionează simbolul 2).

Toate detaliile dintr-un outline Simbolul de nivel corespunzător nivelului cel mai de sus (marcat cu numărul minim de nivel).

Este posibil să se elimine gruparea corespunzătoare unei bare de nivel prin – selectarea liniilor/coloanelor dorite, – comanda Group and Outline din meniul Data – comanda Ungroup din submeniul afişat. Pentru eliminarea completă a unei trasări se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afişat

prin comanda Group and Outline. În acest mod se elimină doar simbolurile de outline, fără ştergerea detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare.

În imaginea alăturată se poate vedea efectul onor operaţiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat într-o imagine anterioară. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor totalizatoare şi se observă transformarea barelor de nivel doar în butoanele care permit expandarea grupurilor.

Microsoft Office Microsoft Excel 32

Scenarii Foarte multe dintre situaţiile analizate în lumea reală depind de parametri specifici. De exemplu, beneficiile depind de, printre altele, de valoarea dobânzii cerute de banca creditoare, de termenul de punere în funcţiune a unei investiţii etc. Analiza activităţii trebuie atunci să considere diferite valori anticipate ale dobânzii, termene optimiste şi pesimiste etc.

Într-o asemenea structură de date este important ca, atât pentru analiză, cât şi pentru prezentări, să se poată efectua rapid trecerea de la o configuraţie de valori ale parametrilor la altă configuraţie. Acest lucru se poate realiza, cu multă pierdere de viteză şi posibilitate de eroare, prin completarea valorilor parametrilor de fiecare dată când se analizează o situaţie specifică. Microsoft Excel dispune însă de un mecanism adecvat pentru schimbarea instantanee a seturilor de valori şi recalcularea corespunzătoare a foii de calcul.

Numim scenariu (scenario) un set de valori date parametrilor. Microsoft Excel gestionează o mulţime de scenarii prin crearea lor, adăugarea de noi scenarii, eliminarea, crearea unui raport etc. Fiecare scenariu este caracterizat, pe lângă valorile specifice ale parametrilor, de un nume propriu. Pentru uşurinţa utilizării, se recomandă alegerea unor denumiri sugestive, de genul "Dobânda45%", "Dobânda60%" etc. Activarea unui scenariu produce atribuirea valorilor corespunzătoare la parametrii consideraţi şi recalcularea foii de calcul.

Comanda principală este Scenarios din meniul Tools, care produce afişarea dialogului Scenario Manager. Dialogul conţine în partea din stânga o listă a tuturor scenariilor deja definite (sau este vidă în lipsa acestora), zone explicative pentru scenariul selectat în listă şi o serie de butoane de control prin intermediul cărora se realizează gestiunea scenariilor.

Prin selectarea unui scenariu în listă şi acţionarea butonului Show se realizează prezentarea scenariului respectiv prin actualizarea parametrilor şi recalcularea foii de calcul potrivit acestor valori.

Prin selectarea unui scenariu în lista Scenarios şi acţionarea butonului Delete se va elimina scenariul selectat.

Adăugarea unui scenariu Pentru adăugarea unui nou scenariu se acţionează butonul Add. Se afişează dialogul Add Scenario.

În caseta de editare Scenario name se va trece numele scenariului. În zona Changing cells se vor trece referinţele la celulele care conţin parametrii foii de

calcul (sau doar acei parametri care se modifică în scenariu). Referinţele se dau prin denumiri create, prin referinţe de zone (de tipul A1:A4) sau ca înşiruire de referinţe separate prin virgule.

În grupul Protection se alege tipul de protejare a scenariului. Prin acţionarea butonului OK se afişează dialogul Scenario Values. Pentru fiecare celulă

parametru există câte o zonă de editare în care se trece valoarea specifică scenariului în curs de definire.

Prin acţionarea butonului OK se termină operaţiunea de definire a scenariului şi se trece în Scenario Manager.


Prin acţionarea butonului Add se termină definirea scenariului curent şi se revine în dialogul Add Scenario pentru a adăuga un nou scenariu.

Ediatrea unui scenariu Editarea unui scenariu se realizează prin

– afişarea dialogului Scenario Manager prin Scenarios din meniul Tools; – selectarea scenariului în lista Scenarios; – acţionarea butonuluide comandă Edit. Se afişează dialogul Edit Scenario, structurat similar cu dialogul de definire (adăugare) a

unui scenariu (Add Scenario) şi se modifică atributele dorite. Prin acţionarea butonului OK se trece în dialogul Scenario Values unde se pot modifica

valorile parametrilor scenariului.

Copierea scenariilor În cazul în care se doreşte definirea pentru foaia curentă a unor scenarii care au mai fost utilizate în alte caiete, operaţiunea este posibilă prin

– se deschid caietele care au scenariile dorite; – se dă comanda Scenarios din meniul Tools şi se acţionează butonul Merge din dialogul

Scenario Manager. Se afişează dialogul Merge Scenarios în care selectează, pe rând, caietul sursă în zona

Book, foaia din acest caiet în Sheet. Toate scenariile din foile selectate sunt adăugate foii curente. Este evident că pentru ca

operaţiunea să fie corectă trebuie ca celule parametri din foile sursă să corespundă unor celule parametri din foaia curentă.

Crearea unui rezumat al scenariilor Se poate obţine în mod automat un rezumat al scenariilor definite în foaia de calcul. Raportul obţinut conţine valorile parametrilor şi rezultatele specificate de utilizator.

Operaţiunea se realizează prin – se dă comanda Scenarios din meniul Tools şi se acţionează butonul Summary din

dialogul Scenario Manager. – se afişează dialogul Scenario Summary. În grupul Report type se alege tipul de raport solicitat:

Scenario summary – se obţine un raport sub formă de tabel pe o foaie separată, Scenario PivotTable – se obţine un tabel pivotant. Pentru explicaţii suplimentare se va citi

secţiunea dedicată tabelelor pivotante. În Result cells se vor specifica referinţe la celule care conţin rezultatele dorite în raport.

Atingerea unui obiectiv (procedura Goal Seek)

Procedura Goal Seek este utilă atunci când se doreşte aflarea unei valori necunoscute de intrare care determină un rezultat cunoscut. Un exemplu poate fi rezolvarea unei ecuaţii matematice, f(x)=0, în care rezultatul cunoscut este 0 (valoarea funcţiei) şi trebuie să se afle valoarea lui x pentru care funcţia se anulează. Alt exemplu este: se depune o sumă de bani, să zicem 10 milioane de lei, la o bancă şi se estimează dobânda lunară (valoarea necunoscută) astfel încât peste 10 luni să se acumuleze 16 milioane de lei (valoarea cunoscută).


Analiza exemplelor precedente arată că în foaia de calcul trebuie să existe o celulă rezervată pentru soluţie (valoarea x) şi o celulă care conţine funcţia a cărei valoare este cunoscută (f(x)). Este de reţinut totuşi că funcţia nu trebuie în mod necesar să se refere direct la celula cu x ci poate să fie obţinută în urma unor calcule intermediare (care implică totuşi, în cel puţin un pas, pe x).

Pentru activarea procedurii Excel de rezolvare a problemei expuse, se dă comanda Goal Seek din meniul Tools. Este afişat astfel dialogul Goal Seek prezentat în figura alăturată.

În Set cell se dă referinţa la celula care conţine funcţia operată.

În To value se trece valoarea pe care trebuie să o atingă funcţia. În By changing cell se dă referinţa la celula care se modifică (valoarea x). Prin acţionarea butonului OK se execută procedura corespunzătoare Excel şi sunt

posibile două situaţii: 1) se determină o soluţie. Este afişat dialogul Goal Seek Status în care se dau informaţii

despre rezultatul calculelor. Se observă specificarea celulei care se modifică (aici C6), mesajul că s-a găsit o soluţie (found a solution), valoarea urmărită (Target value) şi valoarea efectivă găsită (Current value).

În cazul când soluţia determinată este convenabilă se dă OK şi valoarea este trecută în celula care conţine variabila (indicată în By changing cell). Dacă se acţionează Cancel nu se trece valoarea determinată.

2) nu se determină o soluţie. În acest caz dialogul Goal Seek Status conţine mesajul may not have found o solution (în locul mesajului found a solution) şi valoarea din Current value nu este utilizabilă deşi este afişată.

Observaţii. 1. Pentru stabilirea preciziei cu care se efectuează calculele se va revedea secţiunea dedicată acestui subiect.

2. Pentru rezolvarea unor probleme de optimizare se va activa procedura Solver.

Unificarea datelor (procedura Consolidate) Prin unificarea datelor se înţelege procedura prin care date similare, aflate pe foi de calcul diferite, sunt aduse pe o aceeaşi foaie. Să ne imaginăm situaţia în care filiale ale unei aceleeaşi societăţi comerciale îşi prezintă activitatea în rapoarte aflate pe câte o foaie de calcul. Unitatea centrală trebuie să centralizeze aceste date pentru a obţine un raport general. Procedura pe care o oferă Microsoft Excel pentru facilitarea acestei operaţiuni este aceea de unificare a datelor.

În funcţie de structura fiecărei foi de calcul care se centralizează se poate alege unul dintre cele patru moduri permise şi posibile de centralizare. Ca denumiri reţinem

– regiunile sursă – sunt zonele din foile de calcul unde se află datele individuale, detaliile prelucrării (source areas);

– regiunea destinaţie – zona unde se vor centraliza datele; mai este referită ca tabelul centralizator (consolidation table).

Unificarea datelor se poate efectua în mai multe moduri: – prin referinţe 3-D;


– prin poziţie; – prin categorii; – prin crearea unei tabele pivotante – procedura este discutată în secţiunea dedicată

tabelelor pivotante. Nu toate aceste moduri sunt asistate complet de mediul Excel, dar atunci când există

asistenţa aceasta este dată prin comanda Consolidate din meniul Data. Ca urmare a comenzii se afişează dialogul Consolidate care permite declararea regiunilor surse şi funcţia după care se efectuează centralizarea.

Pentru specificarea regiunilor sursă reamintim câteva moduri de referinţă: – este util să se denumească zonele sursă pentru păstrarea controlului informaţiilor

centralizate; – referirea unei zone din altă foaie a aceluiaşi caiet se realizează prin

NumeFoaie!NumeZonă; de exemplu Flora!Vanzari. Dacă denumirea foii conţine spaţii, atunci se include denumirea între apostrofuri: 'Mag Flora'!Vanzari.

– referirea unei zone din alt caiet se realizează prin [NumeCaiet]NumeFoaie!NumeZonă; de exemplu '[Vanzari.xls]Mag Flora'!Chimicale. Numele caietului poate fi însoţit de cale, dacă se află în alt folder.

– referinţele pot fi date şi dinamic prin selectarea cu mouse-ul în timpul editării formulelor sau zonelor de editare necesare.

Unificarea prin referinţe 3-D În această metodă, bazată prin completarea zonei de destinaţie cu formule create de utilizator, nu există restricţii asupra structurilor de date din regiunile sursă. Se recomandă parcurgerea etapelor

– în regiunea de consolidare (zona destinaţie) se copie sau se scriu etichetele necesare – în fiecare celulă care trebuie să conţină date centralizate se tastează formula dorită,

utilizând referinţe la regiunile sursă. În acest mod de unificare se păstrează întotdeauna legătura între zonele sursă şi cele de

destinaţie: modificările efectuate în surse se regăsesc la recalcularea foii în destinaţie.

Unificarea prin poziţie Este procedura utilă atunci când foile de calcul surse au aceeaşi structură (sunt create, eventual, după acelaşi template).

Se urmează următorii paşi. – activează colţul din stânga-sus al regiunii de destinaţie; – se dă comanda Consolidate din meniul Data. Ca rezultat se afişează dialogul Consolidate. – în lista derulantă Function se alege funcţia de centralizare dorită (suma, minimul etc.). – în zona Reference se scrie sau se selectează dinamic o referinţă la o regiune sursă. – se acţionează butonul Add. – se repetă ultimii doi paşi pentru toate regiunile sursă care se centralizează. Referinţele utilizate se trec pe rând în lista All references. – se selectează caseta de control Create links to source data dacă se doreşte actualizarea

automată a centralizării atunci când se modifică datele sursă. În acest caz sursa trebuie să fie pe altă foaie de calcul decât destinaţia şi, o dată create legăturile prin OK, nu se pot adăuga noi surse sau modifica referinţele la sursele incluse deja.


Este de notat că etichetele existente în regiunile sursănu sunt copiate automat în zona de destinaţie.

– acţionarea butonului OK produce realizarea centralizării.

Unificarea prin categorii Acest tip de centralizare este util atunci când datele regiunilor sursă nu sunt situate în mod identic în foile lor dar se utilizează aceleaşi etichete.

Procesul decurge în mod similar unificării prin poziţie, cu mici deosebiri: – se activează colţul din stânga-sus al regiunii de destinaţie; – se dă comanda Consolidate din meniul Data. – în lista derulantă Function se alege funcţia de centralizare dorită (suma, minimul etc.). – în zona Reference se scrie sau se selectează dinamic o referinţă la o regiune sursă.

Pentru acest mod de unificare zona referită trebuie să includă şi etichetele (capetele de tabel) – se acţionează butonul Add. – se repetă ultimii doi paşi pentru toate regiunile sursă care se centralizează. – în grupul Use labels in se va selecta opţiunea privitoare la poziţia etichetelor: top row –

linia de sus, left column – coloana din stânga, sau ambele. În acest mod se va aplica funcţia centralizatoare datelor care sunt etichetate identic. Dacă o regiune sursă conţine o etichetă care nu se regăseşte în celelalte regiuni se va produce o linie/coloană separată pentru datele cu această etichetă.

– se poate marca Create links to source data pentru actualizarea automată a centralizării.

Modificarea unei unificări de date O centralizare de date efectuată manual (prin referinţe 3-D) se poate modifica în mod uzual prin editarea formulelor utilizate pentru crearea tabelului destinaţie.

Centralizările efectuate prin comanda Consolidate pot fi modificate prin operarea în dialogul Consolidate.

Adăugarea unei noi regiuni sursă Procedeul este permis doar dacă nu s-au stabilit legături la regiunile sursă ale unificării. În cazul existenţei legăturilor, se elimină centralizarea (cu tot cu outline-ul eventual) şi se reia procedura.

Adăugarea unei noi surse se realizează prin – se activează colţul din stânga-sus al regiunii de destinaţie; – se dă comanda Consolidate din meniul Data. – în zona Reference se scrie sau se selectează dinamic noua referinţă la o regiune sursă. – se acţionează butonul Add. Prin acţionarea butonului OK se realizează centralizarea care include şi regiunea

adăugată.

Modificarea unei referinţe Şi această procedură se poate efectua doar în lipsa legăturilor stabilite către regiunile sursă (ca şi adăugarea unei noi referinţe).

– se activează colţul din stânga-sus al regiunii de destinaţie; – se dă comanda Consolidate din meniul Data. – sub All references se selectează referinţă care se modifică;


– în zona editabilă Reference se modifică referinţa; – se acţionează butonul Add. – se selectează din nou vechea referinţă în lista All references şi se acţionează butonul

Delete, în caz contrar rămânând şi noua referinţă şi cea veche. Prin OK se realizează centralizarea datelor potrivit referinţelor actualizate.

Eliminarea unei regiuni sursă din centralizare – se activează colţul din stânga-sus al regiunii de destinaţie; – se dă comanda Consolidate din meniul Data. – în zona All references se selectează referinţa la regiunea care se elimină; – se acţionează butonul Delete. Prin OK se realizează centralizarea fără a mai considera regiunea eliminată.

Date post:	22-Jun-2015
Category:	Documents
Upload:	halcombe
View:	15 times
Download:	0 times

4. Excel

Documents