3 PP Analiza Si Proiectare Postului 2013- prof. dr. Ticu CONSTANTIN

8/13/2019 3 PP Analiza Si Proiectare Postului 2013- prof. dr. Ticu CONSTANTIN

1/14

PSIHOLOGIA PERSONALULUI 3. Analiza i proiectarea postului

An III Psihologie

32prof. dr. Ticu CONSTANTIN [email protected] http://personal.evaluare-psihologica.ro

3. Analiza i proiectarea postului

Dac dorim s realizm o gestiune eficient a resurselor umane, s realizm examenede selecie profesional eficiente sau o evaluare obiectiv a personalului existent i, eventual,s reorganizam sistemul de retribuire, dac dorim s consiliem angajaii n drumul lor prindiferite trepte ierarhice sau s consiliem echipa managerial n luarea unor decizii importante

privind viitorul firmei, trebuie ca la baza acestor aciuni s avem o analiz sistematicefectuat la nivelul funciilor i posturilor.

3. 1. Definiii

Funcia /postul reprezint un grup de sarcini i responsabiliti pe care le are dendeplinit un angajat. Postul poate fi definit i ca un grup de poziii sau situaii identice n

privina sarcinilor lor principale sau un grup de poziii similare privind sarcinile indatoririle (Peretti, 2001, pp. 50-51)

Analiza funciei /postului este o investigaie sistematic a sarcinilor pe care le are dendeplinit ocupantul unui post, a responsabilitilor acestuia i a caracteristicilor

profesionale i psihologicepe care trebuie s le aib ocupantul unui astfel de funcii /post.

Fia de descriere a funciei /postuluieste o descriere sintetic asarcinilor, ndatoririlori responsabilitilor ocupantului unui post, descriere rezultat n urma procesului de

analiz a funciei /postului. Ea este esenial: a) n definirea termenilor contractului deangajare referindu-se foarte clar la caracteristicile definite n fia de descriere a postului(angajare); b) n definirea organigramei, rolurilor, sarcinilor i a responsabilitilor ntr-oinstituie /firm (organizare); c) n integrarea, instruirea iniial i continu a angajatului(formare); d) n stabilirea criteriilor de promovare i dezvoltare profesional(dezvoltare);e) n evaluarea randamentului activitii angajatului (evaluare); f) n stabilirea treptelor deretribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabiliti etc.(salarizare); g)n acordarea identificarea stimulentelor financiare, sociale sau simbolice (motivare) etc.

Fia exigenelor funciei /postului este o descriere sintetic a caracteristicilorprofesionale (nivel de studii, calificri, competene i experien profesional, etc.) i

psihologice (aptitudini, dominante ale personalitii, caracteristici cognitiv-intelectualeetc.) pe care trebuie s le aib ocupantul unui post, descriere care rezult din procesul deanaliz a funciei /postului. Ea este esenial pentru procesul de recrutare i selecie

profesional i este util n evaluarea performaneii a potenialului de dezvoltare aangajatului, n stabilirea filierelor de promovare etc.

3. 2. Metode i tehnici utilizate n analiza postului

Exist diferite metode i tehnici de analiz a postului: analiza documentelor,observarea, autoevaluarea sau jurnalul, interviul, chestionarul de analiz a postului,chestionare specializate, analiza incidentelor critice i procedeele grafice. Pentru a ficuprinztoare, analiza postului trebuie realizat prin mai multe metode; una singur poateduce la concluzii pariale sau chiar eronate (Stanciu S., Ionescu M. 2003).
mailto:[email protected]:[email protected]://personal.evaluare-psihologica.ro/http://personal.evaluare-psihologica.ro/http://personal.evaluare-psihologica.ro/mailto:[email protected]


2/14


An III Psihologie


tefan Stanciu i Mihaela Ionescu (2003, p 165) realizeaz o prezentare sintetic a metodelorfolosite n analiza posturilor (adaptare dupMathis, 1997, p. 62), metode prezentate n funciede persoanele implicate i analizate n funcie de condiiile specifice de aplicare a lor.


3/14


An III Psihologie


3. 3. Complexitatea postului. Factorul timp

Pe lng metodele variate de evaluare, exist o ntreag procesualitate n demersul derealizare a analizei postului, cu numeroase etape i sub-etape. Analiza postului presupune

diverse proceduri de culegere a datelor i de analiz a acestora, proceduri care se pot utiliza nfuncie de complexitatea i importana postului i de resursele de timp de care dispunem.

Atunci cnd este vorba de analiza unui post simplu (de exemplu:portar) att demersulde culegere a datelor, ct i cel de analiz a acestora sunt relativ simple. n plus, miestria

profesional este puin solicitat, deoarece, dac utilizm corect metodologia de culegere adatelor i respectm criteriile de analiz a acestora, realizarea descrierii unor astfel de posturieste uoar, iar identificarea exigenelor postului este i ea uor de realizat. Altfel staulucrurile atunci cnd este vorba de o un post important, care presupune numeroase sarcininon-rutiniere, luarea deciziei n situaii de ambiguitate, analiza zilnic a unor situaii cu totulnoi, organizarea, supervizarea i evaluarea activitii unui numr mare de angajai. n acestcaz este vorba de aa numitelefuncii de conducerei deciziepentru care numele depostparea fi inadecvat. Pentru astfel de post /funcie demersul de culegere a datelor este mult maidificil, sarcinile fiind mult mai individualizate dect la un post simplu, analiza datelor iintegrarea lor ntr-o fi de descriere a funcieii ntr-o fia exigenelor funcieisolicitndnumeroase competeneleprofesionale i, prin urmare, i ceva experien. n astfel de situaiisunt deosebit de utile informaiile furnizate de ocupanii unor astfel de posturi sau a i unor

posturi similare, mai ales dac aceste persoane sunt considerate a avea o nalt competen icapacitateabun de a analiza obiectiv propriul post i exigenele acestuia.

Pe lng factorulsimplitateacomplexitateapostului /funciei, n demersul de analizmai intervine i factorul timp. Avem timpul necesar s realizm o analiz profesionist,detaliata a postului /funciei sau iminena unui examen de selecie profesional (de exemplu

pentru un post de director de marketing) nu ne d rgazul realizrii complete a acestui demers?n funcie de cei doi factori demersul de analiz poate fi organizat difereniat, conformschemei de mai jos.

Figura 3.1. Strategii de analiz a postului (n funcie de timp i importana postului)

DA NU

DA NU DA NU

Avem timpul

necesar(cel puin

o sptmn) ?

Utilizare:1. Observaie liber2. Observaie

sistematizat

3. Chestionare deautodescriere

4. Chestionar deheterodescriere

5. Analiza preliminara datelor

6. Analiza altor surse7. Interviu cu teri8. Interviu cu ocupani

ai postului

9. Sinteza

Utilizare:1. Chestionare de

autodescriere

2. Chestionare deheterodescriere (ef,

colaboratori,subalterni)

3. Interviu cu ocupaniai postului

4. Interviu cu teri5. Analiza altor surse6. Sinteza

Este vorba de un postcu funcii de decizie

sau concepie?

Este vorba de un postcu funcii de decizie

sau concepie?

Utilizare:1. Observaie liber2. Observaie

sistematizat

3. Chestionare deautodescriere

4. Chestionar deheterodescriere (ef,

colaboratori,

subalterni)

5. Analiza altor surse6. Interviu cu ocupani

ai postului

7. Sinteza

Utilizare:1. Chestionare de

autodescriere

2. Chestionare deheterodescriere

(ef, colaboratori,subalterni)

3. Analiza altorsurse

4. Sinteza
mailto:[email protected]:[email protected]://personal.evaluare-psihologica.ro/http://personal.evaluare-psihologica.ro/mailto:[email protected]://personal.evaluare-psihologica.ro/mailto:[email protected]


4/14


An III Psihologie


Schema de mai sus pornete de la premisa c putem contacta i implica n demersul deanaliz pe ocupani actuali ai postului /funciei. Aa cum vom detalia n continuare ,chestionarele de auto-descriere trebuie completate de ocupanii actuali ai unor posturi identicesau similare iar chestionarele de hetero-descriere trebuie completate cu referire la ocupani

actuali ai unor posturi identice sau similare.

3. 4. Etapele procesului de analiz

n continuare vom prezenta demersul de analiz a postului /funciei pornind de lapremisa existenei acestor ocupani actuali ai unor posturi identice sau similare n firma/instituia analizat. n finalul capitolului vom reveni cu descrierea aceluiai demers, n situaian care astfel de persoane nu exist n firma /instituia noastr(nu exist astfel de posturi).

3. 4. 1. Analiza nesistematic a postului/funciei

Dac trebuie s realizmun examen de selecie profesional i suntem sub presiuneatimpului, putem face o prim culegere de date cu ajutorului unui ghid de interviu semi-

structurati al unor chestionare de descriere a postului/funciei, consultnd n acelai timp ifie anterioare de descriere a funciei /postului respectiv. Principalele surse de informaiipentru aceast prim culegere de date pot fi:

o Ocupantul actual al postului sau ocupanii actuali ai unor posturi similare. Acesteasunt persoanele care pot oferi descrierea cea mai pertinent a caracteristicilor postului i aexigenelor acestuia. Este nevoie de o anumit pruden n interpretarea datelor.Persoanele intervievate au tendina de a exagera volumul de munc prestat sau importana

anumitor caliti psihologice sau a unor competene pe care le consider valorizante. Exist i cteva modaliti de contracararea acestor tendine, reprezentate de : utilizarea unor criterii de ierarhizare a competenelor sau abilitilor descrise; solicitarea de a numi competene, abiliti, caracteristici psihologicepe care nu le

deineocupantul actual, dar care ar fi utile pentru ocupantul unei astfel de post; intervievarea unor persoane care nu au interes s exagerezesau s prezinte funcia

respectiv ntr-o anumit lumin; verificarea evalurilor cu ajutorul informaiilor similare obinute de la colegi sau

superiori (persoanele plasate pe treapta ierarhic imediat superioar).

o Colegii i efii- informaiile obinute de la aceste surse, mai ales folosite n combinaie cuinformaiile obinute de la prima categorie (ocupanii actuali), asigur i controleazobiectivitatea primelor i aduc noi informaii, de aceast dat privite din perspectivarelaiilor de comunicare /colaborare pe orizontal i vertical ntre posturi plasate peacelai nivel ierarhic sau ntre posturi plasate pe niveluri ierarhice diferite.i n acest caz pot exista tendine subiective fie de a minimaliza importana, atribuiile sauexigenele unui post, fie de a le exagera. Trebuie sesizat o astfel de intenie i analizateinformaiile prin prisma acestei posibiliti. Pe de alt parte, fiecare dintre aceste persoanedescrie postul analizat doar din perspectiva relaiei pe care o are cu acel post (formal iinformal), informaiile astfel obinute putnd fi utilizate ca definitorii, eseniale doar dacntrunesc consensul (sunt descrise de toi cei intervievai) sau dac coincid i cu descrierileocupanilor unui astfel de post /ai unor posturi similare.Altfel, informaiile obinute de la

tere persoane pot fi utilizate doar ca informaii suplimentare, complementare, pentrudescrierea funciei /postului respectiv.


5/14


An III Psihologie


o Colaboratorii aceast categorie nu se refer la colaboratorii de pe aceleai niveluriierarhice (colegii), ci la ceilali colaboratori din interiorul firmei sau din exteriorulacesteia. De exemplu, un ef al Departamentului de Marketing are relaii directe ninteriorul firmei att cu departamentul R&D1, cu departamentul de Aprovizionare i

desfacere, ct i cu departamentele de Producie, Financiar etc. n acelai timp, elpoate avea relaii permanente cu colaboratori externi: clienii sau beneficiarii cei maiimportani ai firmei, reprezentanii comunitii locale (n probleme de sponsorizare sau deconflicte legate de protecia mediului), cu reprezentanii mass-media. Cel puin uneledintre aceste relaii trebuie explorate pentru c, de exemplu, lipsa unor aptitudini denegociere sau a unor abiliti n reprezentarea imaginii firmei n exterior poate afectarelaiile firmei cu mediul socio-economic n care i desfoar activitatea.i n acest caz, descrierile aptitudinilor i ale competenelor necesare pentru ocupantulunui astfel de post se fac unilateral, din perspectiva poziiei pe care se plaseaz cel careface evaluarea. Aceste date vor fi complementare celor care vor constitui indicatorii

principali ai exigenelor postului..

o Fiele anterioare ale descrierii funciei i a exigenelor /specificaiilor acesteia. O altsurs de informaii o pot constitui descrierile anterioare ale postului /funciei respective.Acestea pot fi valoroase dar, n primul rnd, trebuie verificat procedura prin care s-arealizat descrierea funciei respective i cum au fost evaluate exigenele profesionale i

psihologice corespunztoare acesteia (cerine psihologice, pregtire, competene, abilitietc.), dac aceasta s-a realizat pe baza unei metodologii ct de ct obiective sau exprimmai degrab dorinele sau viziunea celui care a imaginat postul /funcia respectiv. n aldoilea rnd trebuie verificat dac, din momentul n care a fost descris, funcia respectiva evoluat, acumulnd noi responsabiliti sau delegnd responsabiliti altor posturi, dacnu a suferit mutaii majore. n acest din urm caz se impune ca necesar o nou analiz a

funciei respective, pentru a fi n acord cu noua realitate.

3. 4. 2. Analiza sistematic a postului/funciei

Dac avem timpul necesar pentru realizarea n bune condiii a procesului de analiz apostului /funciei, se recomand utilizarea acelorai instrumente, dar i a altora, de aceastdat folosite n cadrul unui demers unitar i complet. Procesul de analiz a postului/funcieicuprinde urmtoarele etape:

1. Observaia liber

2. Observaia sistematizat (autodescriere i heterodescriere)3. Investigaia pe baz de chestionar

4. Analiza preliminar a datelor

(fie anterioare de descriere a funciei /monografiiprofesionale etc.)5. Analiza altor surse

6. Interviu cu ocupantul funciei

(viitori efi, colegi, colaboratori)7. Interviu cu teri

8. Fia de descriere a caracteristicilorpostului i Fia de descriere aSinteza:exigenelorpostului.

1

Department R&D (Research and Development) (Engl.) - Departamentul de Cercetare i Dezvoltare unitatesemiautonom n cadrul firmei, care are drept scop inovarea, gsirea de soluii tehnice, economice sauorganizatorice fie pe linia crerii de noi produse /serviciisau a mbuntiriicontinue a celor existente, fie pelinia optimizrii produciei, inovaiilor tehnologice pentru reducerea costurilor de producie.


6/14


An III Psihologie


1. Observaia liber(nestructurat). Dup contactarea persoanei care ocup o funcie /post pecare dorim s-l analizm, dup explicarea a ceea ce intenionm s facem i primireaacceptului de participare din partea acesteia, prima etap propriu-zis de analiz a unei funciieste cea de observaie liber. Aceasta presupune urmrirea persoanei pe parcursul unei zile de

lucru i notarea principalelor activiti i sub-activiti pe care le realizeaz. n aceast etapse pot pune i ntrebri de clarificare referitoare la natura activitii (de exemplu, dacocupantul postului redacteaz anumite materiale, analistul va trebui s afle despre ce estevorba, ce fel de raport este, dac face aceasta n fiecare zi sau periodic, cui i este adresat etc.).Etapa de observare liber permite analistului familiarizarea cu specificul postului analizat iidentificarea principalelor activiti i sub-activiti care vor intra n componena grilei deobservaie, care se va utiliza n urmtoarea etap.

n funcie de specificul funciei, att aceast etap (observaie liber), ct i cea careurmeaz (observaie sistematic) se pot realiza pe eantioanescurte de timp (de exemplu cte

jumtate de or de observaie atent la fiecare o or i jumtate) pentru posturile carepresupun sarcini repetitive (strungar, magazioner, operator computer, centralist etc.) sau peeantioane sptmnale(de exemplu realizarea unei grile de observaie coninnd cte douore i jumtate de urmrire zilnic a ocupantului funciei, intervale de timp plasate aleator sausistematic n fiecare zi, pe parcursul a ase zile lucrtoare) pentru funciile care presupunsarcini de conducere, decizie i concepie (inspector de teren, responsabil regional de vnzri,director de marketing etc.). Deci, varianta simpl ar fi aceea a urmririi ocupantului funciei /postului analizat n cteva reprize pe durata unei zile de lucru, pentru identificarea celor maiimportante activiti i sub-activiti. Varianta complex ar fi urmrirea ocupantului uneifuncii pe parcursul maimultor zile i identificarea unor dominante ale activitii care, n adoua etap, vor fi analizate n mod sistematic ntr-un interval de timp de cteva zile.

2. Observaia sistematizat (structurat). Avnd deja o imagine asupra principalelorcaracteristici ale postului /funciei analizate i avnd construit grila de observaie (un cap detabel sistematiznd pe orizontal activiti i sub-activiti, iar pe vertical intervalele orare aleunei zile de lucru) putem trece la urmrirea sistematic a activitii ocupantului postului/funciei. Pentru aceasta stabilim eantioane de timp precis delimitate n care se va realizaobservaia sistematic i pe care trebuie s le respectm n mod strict (jumti de or sau ore

pe parcursul unui zile - pentru posturile cu sarcini repetitive sau ore pe parcursul mai multorzilepentru funciile cu sarcini de conducere, decizie i concepie).

Observaia sistematic se realizeaz cu ajutorul unui cronometru (este de preferat unulelectronic, silenios), notnd n grila de observaie, n dreptul fiecrei sub-activiti, nintervalul orar n care se face observaia, numrul de minute n care ocupantul postului

persist ntr-o activitate /sarcin. Valorile mai mici de un minut nu se noteaz. O variant maigrosier este aceea n care, cu ajutorul unui ceas simplu, se nregistreaz scurgerea fiecreiuniti de 5 minute i se noteaz /simbolizeaz acestea durat n grila de observaie, laintersecia dintre sub-activitate i intervalul orar n care se face observaia.

Dup realizarea observaiei sistematice i nregistrarea tuturor timpilor n dreptulactivitilor corespunztoare, se fac calculele necesare pentru identificarea numrului deminute /ore alocate fiecrei activiti i sub-activiti. Cu aceast ocazie se realizeaz i overificare a corectitudinii notrii timpilor (de exemplu, suma tuturor intervalelor de timprezultate nu trebuie s depeasc 4 ore pentru observaia sistematic realizat pe eantioanede jumti de or, pe parcursul unei zile).

Urmnd aceste proceduri de analiz, pn n acest moment avem o imagine destul de

clar a sarcinilor specifice postului/funciei analizate, a modului n care sunt ele realizate, aintervalelor de timp acordate fiecrei sarcini etc. Putem deja s identificm i care ar trebui sfie exigenele postului, adic nivelul de studii, competene specifice, caliti psihologice etc.


7/14


An III Psihologie


Dac din aceast ultim categorie apar concluzii care ni se par evidente este bine s le notm,subliniind competena sau trstura psihologic respectiv (abiliti de utilizare acomputerului cunoaterea unei limbi strine). Ne putem rezuma la cteva astfel deintuiii, pentru c nu avem nc toate datele i putem cdea n greeala de a trage concluzii

premature. Dac mai sunt i alte elemente care ni se par a fi credibile, putem s le notmadugnd un semnul ntrebrii, acestea fiind abiliti, competene sau trsturi a crorimportan trebuie s o verificm pe parcursul analizei (rezisten la stres?; abiliti denegociere?).

Exist i situaii n care metoda observaiei nu se poate aplica. Posturile care presupunpredominat activitate de monitorizare a unor indicatori (supraveghere trafic feroviar,monitorizare procese chimice etc.) sau realizarea de sarcini mediate de computer (realizare desoft, documentare, tehnoredactare, etc.) nu pot fi analizate prin metoda observaiei.

3. Investigaie pe baz de chestionar(autodescriere i heterodescriere). Etapa a treia constn completarea de ctre ocupantul postului /funciei analizate a unui chestionar special

(exemplu n anexa la acest curs), n care sunt solicitate:a)elementele legate de identificarea postului /funciei - nume, secia /departamentul,

instituia;b)sarcinile postului /funciei - descrierea obiectivului postului /funciei, a principalelor

sarcini - subuniti de activitate i a manierei de execuie a acestora;c)evaluarea timpului afectat fiecrei activiti /sarcini - n minute /ore /procente;d)descrierea altor caracteristici ale postului /funciei - evaluarea randamentului, eficienei

activitii; calificarea cerut; responsabilitile specifice postului analizat;e)evaluarea exigenelor profesionale i psihologice solicitate - n termeni de studii,

calificare, abiliti, competene, experien i caracteristici psihologice;f)descrierea relaiilor de colaborare i subordonare;g)alte elemente importante pentru descrierea postului.

Un chestionar similar cu cel completat de ocupantul postului este nmnat spre completareunor teri (efi, colegi, colaboratori, subalterni), cu solicitarea ca, referindu-se la postulrespectiv (i nu la ocupantul actual), sl analizeze i sl descrie din perspectiva poziiei irelaiei pe care le au cu postul respectiv.Dac etapele de observaie au permis identificarea i descrierea principalelor caracteristici ale

postului din perspectiva unui observator exterior, chestionarul completat de ctre ocupantulpostului ne va oferi o imagine din interior, n mare msur personalizat (ocupantul postuluiavnd tendina s se raporteze pe sine ca reper, etalon n descrierea unui astfel de post

/funcie). Chestionarele completate de ctre teri ne vor oferi percepii cumva complementare,fiecare dintre participani descriindpostul i caracteristicile ocupantului unui astfel de post/funcie, din perspectiva relaiei pe care o are cu postul respectiv. De exemplu, referindu-se lacompetene sau la caracteristicile psihologice ale ocupantului unui astfel de post, efii vor fimai tentai s se raporteze n termeni de eficien, promptitudine, seriozitate, colegii ntermeni de sociabilitate, colaborare, negociere, n timp de subordonaii n termeni deimparialitate, nelegere simul umorului. Cu att mai preioase sunt acordurile dintrecele patru categorii de descrieri (ocupantul postului, efi, colegi, subalterni), aceastsituaieducnd la izolarea dimensiunii /dimensiunilor respective ca fiind esenial n descrierea

postului sau a exigenelor acestuia.

4. Analiza preliminar a datelor. Acum este momentul pentru realizarea unei prime schie adescrierii postului i a unei prime evaluri a exigenelor acestuia. Aceast analiz primar estenecesar din mai multe motive. n primul rnd trebuies sistematizm datele colectatepn


8/14


An III Psihologie


n acest moment, volumul de date prea mare putnd s afecteze sistematizarea lor. n al doilearnd trebuie s ne facem o imaginepreliminar asupra caracteristicilor postului /funcieideoarece urmeaz o etap de analiz a altor surse (fie anterioare de descriere a postului,

profesiograme, monografii profesionale) care ne-ar putea influena n mod decisiv,

structurndu-ne informaii pe modele deja formulate (altfel spus, oferindu-ne modele dedescriere coerente dar imprecise care ar putea fi percepute ca fiind i complete, considernd cdatele noastre se potrivesc celor deja descrise). n al treilea rnd, trebuie s identificmlacunele i contradiciile dintre: a) descrierea postului aa cum a fost obinut de noi prinobservaie; b) descrierea aceluiai post din perspectiva unui ocupant al postului; c) descriereaaceluiai post din perspectiva unor teri. Contradiciile rezultate n urma acestor analize vortrebui formulate n ntrebri indirecte i introduse n ghidul de interviu adresat ocupantului

postului i, dac este cazul, n ghidul de interviu adresat terilor, acestea fiind ultimele etape ncare mai putem verifica acurateea datelor nainte de redactarea fielor finale.

5. Analiza altor surse(fie anterioare de descriere a funciei/monografii profesionale etc.).

Dac exist astfel de surse de informaii este util consultarea lor n acest moment, deoareceele ne pot oferi informaii preioase privind lacunele din modul n care am cules noi datele,dimensiuni sau aspecte ale postului la care nu ne-am gndit. Aceast categorie de date nutrebuie s ne serveasc drept modele (de preluat/ copiat) de structurare a informaiilor pe carele-am colectat pn n acest moment. Nu trebuie uitat faptul c, de cele mai multe ori, fieleanterioare de descriere a postului au fost redactate fr nici o baz empiric, de cercetareconcret, de ctre cineva care i-a imaginat ce ar trebui s fac ocupantul unui astfel de post ice caliti ar trebui s aib persoana respectiv. Chiar i atunci cnd ele au fost realizate ntr-un mod profesionist, o dat cu trecerea timpului cele mai multe posturi /funcii evolueaz, semodific prelund noi sarcini i responsabiliti sau delegnd din vechile sarcini iresponsabiliti.Analiza altor surse va fi un prilej de reflexie asupra concordanei sau neconcordanei dintredatele noastre i cele identificate n aceste surse (fr a le acorda acestora din urm mai multcredit) i de identificare a unor posibile scpri, lacune ale modului n care am colectat datele,lacune care trebuie clarificate n etapa de interviu.

6. Interviu cu ocupantul funciei. Aceasta este etapa n care pe baza unui ghid de interviu ia unui set de ntrebri suplimentare, rezultate ale etapelor 5 i 6 (Analiza primar a datelor i

Analiza altor surse), analistul mai poate s solicite informaii din partea ocupantului unuiastfel de post cu privire la caracteristicile postului respectiv i la exigenele pe care trebuie sle ndeplineasc ocupantul postului. Durata interviului poate s fie foarte scurt (dac datele

provenite din diferitele surse utilizate sunt concordante) sau mai lung, dac exist numeroasecontradicii sau lacune n datele colectate.

7. Interviu cu teri (viitori efi, colegi, colaboratori). Dac se consider necesar, mai alesdac este vorba de analiza unei funcii foarte importante (funcie de conducere, decizie sauconcepie), se pot solicita interviuri persoanelor deja investigate (n special efi i colegi aiactualului ocupant al postului) pentru clarificarea unor aspecte contradictorii sau pentrucompletarea unor informaii. De asemenea, pot fi contactate alte persoane, de exemplu viitoriiefi ai persoanei care va ocupa funcia respectiv, n situaia n care aceast funcie estevacant sau n situaia n care aceast funcie tocmai va fi creat ntr-o firm sau instituie.Aceste persoane pot preciza aspecte ce in de viitoarele sarcini, de competenele ateptate sau

de caracteristicile psihologice dorite de la viitorul ocupant al postului.


9/14


An III Psihologie


8. Sinteza: Concluziile rezultate din analiza datelor colectate i sistematizate pn n acestmoment Fia de descriere a caracteristicilorpostului i Fia de descriere a exigenelor

postului.

3.5. Redactarea Fiei postului

3.5.1. Redactarea Fiei de descriere a postului

Fia de descriere a caracteristicilor postuluiva conine sinteza acelor date care vorpermite descrierea sintetic i exact a postuluianalizat:

a) date de identificarea postului;b) obiectivul postului;c) rezumatul postului(descrierea elementelor definitorii ale postului /funciei);d) descrierea responsabilitilor, sarcinilor i activitilor specifice postului i a

durateiacestora;e) relaiileverticale i orizontale;f) criteriile de evaluare a performaneig) condiiile de igien i securitate a muncii; alte date specifice.Aa cum am mai precizat, Fia de descriere a postului este deosebit de util la

definirea termenilor contractului de angajare referindu-se foarte clar la caracteristiciledefinite n aceast fi, este esenial n definirea rolurilor i a responsabilitilor ntr-oinstituie /firm (organizare), n instruirea iniial a angajatului (formare) i n stabilireacriteriilor de promovare (dezvoltare), n evaluarea randamentului activitii sale (evaluare), nstabilirea treptelor de retribuie n funcie de ncrctura sarcinilor, calificare, responsabilitietc. (salarizare) sau n acordare de stimulente financiare sau recunoateri (motivare) etc.

n funcie de obiectivul urmrit, acest raport poate fi mai analitic (ex. pentru unproaspt angajat pe postul respectiv, n scopul evalurii), sau mai sintetic (ex. n orientareaprofesional).

Fia de descriere a funciei/ postului poate fi prezentat sub forma: unui eseu(mai puin de dorit cci au o form mai puin operaional), uneiprezentri pe puncte(sarcinile nefiind grupate in responsabiliti), intr-o form mai sistematic, n care exist o grupare a activitilor desfurate de

ocupantului unui post (recomandata).

Deoarece nu toate sarcinile de munc au o pondere egal n exercitarea activitiiprofesionale dintr-un anumit post, analiza muncii are menirea de a surprinde o ierarhie a

sarcinilor de muncn funcie de importana pe care o are fiecare dintre ele.Levine (1983) a mprit funciile majore ale unui post de munc n patru niveluri

specifice: Responsabilitate/ ndatorire (grup de sarcini)

Ex.: Arestarea unui terorist. Sarcin (grup de activiti)

Ex. Deplasarea la locul accidentului cu maina poliiei pentru a preluateroristul capturat.

Activitate (grup de aciuni/ elemente) Ex.:Punerea ctuelor teroristului.

Aciuni/ elemente Desprinde ctuele de la centur. Prinde ctuele cu mna dreapt/ stng. Deblocheaz ctuele cu cealalt mn. etc


10/14


An III Psihologie


O atenie deosebit trebui acordat limbajului folosit pentru descrierea sarcinilor,ndatoririlor i responsabilitilor. Astadeoarece exist mai multe tehnici de descriere care potoferi portrete sensibil diferite ale aceluiai post analizat, ducnd la interpretri diferite i la

implicaii diferite n activitile i msurile practice care se realizeaz pornind de la fia depost (Pitariu, 2003).Formularea unei sarcini de munc n cadrul unei responsabiliti pretinde respectarea

unei anumite structuri semantice (Pitariu 2003): Verb care exprim aciunea: Deconecteaz Obiectul vizat de aciune: de la priz televizorul Scopul: ca s poat ncepe depanarea Informaii adiionale: cu ajutorul aparaturii din dotare

Pentru a veni n sprijinul proiectanilor fielor de post, au fost alctuite liste cu verbelecare au o utilizare mai frecvent. Prezentm, n cele ce urmeaz, o propunere de verbe

specifice pe categorii de posturi venit din partea lui Cole (1997):Manager Specialist ntr-un post superior FuncionarPlanificDirijeazDecideImplementeazRealizeazAsigurMenineStabileteAnalizeaz

AnalizeazPropuneInterpreteazConsiliazApreciazRecomandElaboreaz

VerificPune la dispoziieEfectueazFurnizeazine evidenanainteazPrezint

3.5.2. Redactarea Fiei exigentelorpostului

Aa cum am mai precizat anterior, Fia exigenelor postului ar trebui s fieinstrumentul care st la baza demersurilor de selecie profesional sau de evaluare

profesional. Ea reprezint singurul act cu caracter de mai mare obiectivitate care ne poateghida n procesul de selectare a candidailor pentru postul respectiv sau de alegere ainstrumentelor psihologice utilizate n evaluarea psihologic a candidailor. Ea este util i nevaluarea performanei i a potenialului personal, n stabilirea filierelor de promovare etc.

Fia de descriere a exigenelor postului trebuie s conin descrierea sintetic a

exigenelor profesionale i psihologice pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului:a) date de identificarea postului;b) descrierea exigenelor(n termeni de instrucie /studii necesare; aptitudini, abiliti,

competene; exigene fizice, neurofiziologie i psihologice);c) evaluarea importanei factorilor(note de la 1 la 5).Importana acordat exigenelor psihologice depinde i de complexitatea muncii: cu

ct aceasta este mai dificil, cu att ponderea implicaiilor psihologice crete.n ceea ce privete solicitrile psihologice ale muncii, este recomandabil s se

specifice doar unele standarde minime pentru selecie i performan (Cascio, 1998). Nutrebuie uitat c aptitudinile posed numeroase valene formative, c deprinderilede munc seformeaz n timp graie unor programe de instruire adecvate.

De-a lungul timpului au fost propuse numeroase formule de elaborare a profiluluipsihologic al postului de munc.

De exemplu, A. Roger (apud Pitariu, 2003) a propus un sistem n 7 puncte:


11/14


An III Psihologie


1. Caliti fizice Include sntatea, fora fizic, energia, aspectul fizic extern, exprimareaverbal

2. Nivelul de realizareindividual

Pregtirea colar i profesional, experiena profesional, cursurile deinstruite absolvite, diplomele, membru al unor asociaii profesionale,

membru al unor cluburi i societi, succesele n competiii, rutaprofesional3.Inteligen general Capacitatea de identificare a aspectelor cheie legate de rezolvarea unor

probleme, stabilirea unor conexiuni ntre acestea i utilizarea lor ninferene predictive logice

4. Aptitudini speciale Diferite forme de raionament matematic, raionament verbal sau spaial,mecanic, particulariti mnezice, aptitudini muzicale, artistice, abilitatemanual

5. Domenii de interes Mecanice, tiinifice, artistice, literare, practice, intelectuale care ar puteainfluena n mod pozitiv munca

6. Personalitatea Integrare social, tip de temperament, asertivitatea, capacitatea de operaren situaii de tensiune (dificile), independene, orientarea spre

experimentare.7. Alte circumstane deinteres

Condiiile familiale, mobilitatea facilitat de familie, suportul familial,oportunitatea de a efectua ore de munc suplimentare.

Din raiuni sintetice, se utilizeaz i o alt variant de prezentare a specificaiilordeintorului unui post de munc:1. Cunotine(Knowledge)- sunt ceea ce deintorul unui post de munc trebuie s tie pentrua se achita de sarcinile pe care le are.2. Deprinderi (Skills)- Se refer la ceea ce opersoan trebuie s fac la locul de munc3. Aptitudini (Ability)Se refer la capacitatea unei persoane de a fi performant n realizareaunei sarcini de munc, la potenialitile de a nva i de a dezvolta unele caliti cerute de

realizarea unor performane4. Alte particulariti individuale(Other personal characteristics).

3. 6. Analiza postului /funciei n absena unor posturi /funcii similare

Aceasta ar presupune crearea de noi posturi sau funcii i se recomand a fi realizatn cel puin dou etape:a) moment n care se realizeaz o prim culegere de date i oanaliza preliminar a datelor

prim descriere a postului/funciei respective

b) cnd, dup un interval de timp de la prima descriere i de laanaliza final a datelorncadrarea unei persoane pe postul respectiv, se aplic procedurile prezentate mai sus,pentru a realiza o analiz i descriere a postului/funciei deja stabilizate, dup fluctuaiileinerente n definirea responsabilitilor din primele luni de activitate.

Pentru o prim etap, de culegere primar a datelor, am putea adopta dou strategiipentru a face fa unei astfel de situaii. Prima s-ar baza pe transferul de caracteristici alepostului i ale exigenelor postului de la alte posturi /funcii nrudite sau similare. Cea de adoua strategie s-ar baza pe descrierea prospectiv a postului/funciei respective.

Transferul de caracteristici se poate realiza pornind de la posturi nrudite sausimilare celui pe care l vizm noi. Pentru aceasta trebuie s identificm astfel de posturi, s

evalum dac analiza i descrierea lor a fost fcut profesionist i s extragem acelecaracteristici care par s se potriveasc cu postul /funcia vizat de noi. Este o modalitateaproximativ i neprofesionist de a realiza o descriere a postului i se recomand folosirea ei


12/14


An III Psihologie


doar pentru situaiile deurgen(presiunea timpului), cu condiia revenirii, dup un interval detimp, cu proceduri sistematice de analiz i descriere a postului/funciei respective.

Descrierea prospectiv a postului /funciei se poate realiza prin adaptareachestionarului de descriere a postului/funcieipentru teri (efi, colaboratori, subalterni) i a

ghidului de interviu pentru teri la situaia de a anticipa i descrie sarcinile,responsabilitile, calificarea i experiena, caracteristicile psihologice solicitate etc. pentru unviitor post /o viitoare funcie. Aceast evaluare se poate face de ctre viitorii efi, colegi,colaboratori al ocupantului unui astfel de post. Este o modalitate dificil de a sistematizainformaii relevante, dar este singura modalitate care ne permite proiectarea unui post,adaptate prezentului, anticipnd viitorul, fr a mai fi condiionat de vechile moduri dedefinire, de organizare sau de funcionare a unui astfel de post/funcii.

Aa cum am menionat, dup un interval de timp de la prima descriere i de lancadrarea unei persoane pe postul respectiv (612 luni), este necesar reluarea demersurilorde analiz a postului utiliznd procedurile descrise n prima etap (Analiza sistematic a

postului/funciei), miznd pe faptul c sarcinile i solicitrile specificepostului sunt deja uor

de definit, stabilizate dup fluctuaiile din primele luni de activitate.

3. 5. Concluzii

Schemele prezentate mai sus nu trebuie nelese ca limitative, ci doar orientative. Maitrebuie s inem cont de faptul c posturile au grade diferite de complexitate i, n strnsdependen de aceasta, grade diferite de unicitate. De regul, posturile simple, de execuie,(care presupun o pregtire profesional de nivel gimnazial sau mediu i care nu au putere deconducere i decizie) sunt mai puin complexe i relativ de asemntoare. n schimb posturilecomplexe, cele de decizie, conducere i concepie, presupun o pregtire profesional

superioar i difer mult de la o firm la alt. De exemplu, un post de portar poate aveaaceleai atribuii i responsabiliti la o firm de producie (fibre sintetice) i la o firm decreaie publicitar. n schimb, un director de marketing de la o firm de producie n mod certva avea atribuii i responsabiliti diferite de omologul lui de la firma de creaie publicitar.

Datorit acestui caracter, dac pentru posturile simple se recomand analiza dupproceduri prezentate mai sus a mai multor posturi similare i sinteza acestor descrieri n fiede descriere a postuluiifie ale exigenelor postului integratoare, pentru funciile complexeacest lucru nu mai este nici posibil (datorit absenei unor posturi similare n aceeai firm idiferenelor destul de mari dintre diferite firme) i nici recomandabil.

Vom reveni cu descrierea altor proceduri de identificare a exigenelor psihologicecorespunztoare un posturi complexe n prelegerea 4 (Procesul de selecie profesional).

ACTIVITATE PRACTIC

NTREBRI

Utiliznd fia de descriere a postului de pe pagina urmtoare, realizai o procedur deanaliz a unui post multiplu. Pentru aceasta identificai un post pentru care avei acces lacel puin 10 persoane care ndeplinesc exact aceleai sarcini (estoare, telefoniste, agenide vnzri, casieri magazin etc.), aplicai chestionarul asistnd persoana intervievat isintetizai rspunsurile obinute ntr-o descriere a postului de maximum o pagin.

1. Care sunt principalele etape ale procedurii de analiz a succesiunilor logice de munc?2. Care sunt principalele etape ale procedurii analizei sistematice a postului /funciei?3. Care sunt persoanele care trebuie s completeze chestionarul de evaluare a postului?4. Ce este o Fi de descriere a postului? Ce este o Fi de descriere a exigenelor postului?5. Cum se poate realiza Descrierea prospectiv a postului /funciei?


13/14


An III Psihologie


2. 5. Caseta metodologic

Chestionar de descriere a postului /funcieiOcupantul postului

A. Identificarea postului /funciei

1. Titlul postului __________________________2. Alte denumiri ale postului _________________

3. Serviciul /biroul4. Titlul efului direct

B. Sarcinile postului /funciei

Descriei pe scurt obiectivu l postul ui, principalele sarcini (activiti principale) i maniera de execuiea acestora.

Obiectivul/scopul postului(Care este raiunea lui de a fi,

p e n t r u r e z o l v a r e a c r o r p r o b l e m e

a f o s t c r e a t ? )

Sarcinile principale(activiti principale) i modul de realizarea lor:

Sarcini Mod de realizare /execuie

1.

2.

3.

4.

5.

6.

C. Timpul de execuie a sarcinilor postului /funciei

Enumerai pri ncipalele sarci nii intervalul de timp pe care trebuie s l consacrai acestora.

a) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zib) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zic) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zid) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zie) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zif) _________________________________________________________ ___________ore /min. /zi

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

Alte precizri:


14/14


An III Psihologie

45prof. dr. Ticu CONSTANTIN [email protected] htt // l l ih l i

1. Cum este msurat randamentuln munc, eficiena activitii postului /funciei ? Care sunt efectele vizibile princare se poate deduce c sarcinile specifice postului au fost bine realizate ?____________________________________________

2. Care este calificarea cerutpentru a asigura un bun randament n aceast sarcin ?

2. Care sunt responsabilitile specificeacestui post i care este importana lor ? Descriei n termeni de responsabiliti care pot atrage sanciuni de retrogradare, sanciuni materiale, financiare sau juridice

dac nu sunt ndeplinite (a rspunde de realizarea /buna execuie a anumitor activiti de supraveghereaetc.).

E. Exigenele postului

___a reaciona cu promptitudine ___a se adapta rapid la noi situaii ___a rezista la efort susinut ___a rezista la presiuni /stres psihologic ___a avea tact in abordarea problemelor ___a avea o prezen agreabil ___a dovedi spirit de observaie ___a avea sim practic ___a avea rapiditate n luarea deciziilor ___a nu lua decizii pripite ___a avea prezen de spirit ___a fi pasionat de ceea ce face ___a-i organiza eficient activitatea ___a avea abiliti de conducere (ef) ___a se face bine neles (comunicare) ___abiliti de relaionare cu ceilali ___a fi mereu amabil, calm ___a avea abiliti de negociere, de

a obine cu vorba bun ceea ce dorete ___capacitate de a argumenta /convinge ___ competene de a lucra n echip ___capacitatea de a lucra singur ___ a putea urmri i controla eficient

mai multe probleme simultan

___a nelege punctului de vedereal celuilalt

___ a fi ntotdeauna punctual ___ a finon-conflictual, pacifist ___a filoial fa efi ___a avea respect fa de petent /public ___ confidenialitate ___a selecta rapid i eficient informaiile ___a memora rapid i durabil ___a analiza rapid informaiilor ___a avea capacitate de sintez ___a manifesta flexibilitate n gndire ___a avea raionament logic, matematic ___a dovedi creativitate, ingeniozitate ___a identifica rapid probleme ___a gsi rapid soluii eficiente ___cunoaterea unei limbi strine ___cunoaterea la zi a legislaiei ___compet. n interpretarea legislaiei ___competene pentru desen, grafic ___competene n estetic, design ___apt. de a redacta rapoarte de sintez ___abiliti lucru pe computer ___abiliti de a utiliza fax, copiator,

e-mail, Internet

___ altceva ?(numiialte competene)___

________________________________ ________________________________

___ndrzne ___altruist ___ambiios ___atrgtor ___autoritar ___calm ___energic ___entuziast ___flexibil ___ncpnat ___inteligent ___implicat ___rezervat ___ pasionat ___detaat ___abil ___de ndejde ___cinstit ___optimist ___prietenos ___psihic puternic ___cu imaginaie ___sentimental ___sincer ___cu intuiie ___rbdtor ___integru, demn ___tolerant ___meticulos ___competitiv ___logic /raional ___popular

___provocator ___operativ ___obiectiv ___cooperant ___cu imaginaie ___cu iniiativ ___respectuos ___comunicativ ___constant ___prudent ___adaptabil ___deschis spre dialog ___metodic ___diplomat ___hotrt ___disciplinat ___perseverent ___simul umorului ___spontan ___sigur pe sine ___independent ___plcut ___eficace ___original, deosebit ___exigent ___adaptabil ___perspicace __temperat /echilibrat ___supus ___rafinat ___receptiv (atent) ___ _____________?

nivelul de studii : ________________________ specializarea _______________________________________alte calificri /diplome /atestri necesare:

RASPUNDE DE

1. Ce abiliti practice /competene profesionalesunt necesare pentrupostul /funcia descris ?a)Alegei 7 abilitidin lista de mai jos (marcai un x n ptratul din faa lor)

b)Facei o ierarhiecu cele 7 abilitialese n prima etap. Pe liniua din faa

fiecrei din cele 7 abiliti alese (__), notai cu 1 pe cea mai important, cu 2 pe

cea aflat pe locul doi ca importan, cu 7 cea aflat pe locul 7 ca importan.

2. Care suntnsuirile psihologice necesarepentru postul /funcia descris ?a)Alegei 7 caracteristici din lista de mai jos

(marcai un x n ptratul din faa lor)

b) Facei o ierarhie(dup acelai model).

F. Alte completri /comentarii.Exist alte elementeale acestui post care merit a fi precizate ?

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

Data completrii chestionarului: Semntura:
mailto:[email protected]:[email protected]://personal.evaluare-psihologica.ro/http://personal.evaluare-psihologica.ro/mailto:[email protected]://personal.evaluare-psihologica.ro/mailto:[email protected]

Date post:	04-Jun-2018
Category:	Documents
Upload:	silviaionescu
View:	267 times
Download:	4 times

3 PP Analiza Si Proiectare Postului 2013- prof. dr. Ticu CONSTANTIN

Documents