Post on 09-Nov-2015
description
transcript
C A P I T O L U L 11
STUDIU DE CAZ. MISIUNE PRIVIND AUDITAREA ACTIVITII
SERVICIULUI JURIDIC LA S.C. Y S.A.
Misiunea de audit intern Activitatea Serviciului Juridic a fost realizat
n baza Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a Normelor metodologice generale aprobate prin O.M.F.P. nr. 38/2003 privind exercitarea activitii de audit public intern, a Dispoziiei Directorului General al S.C. Y S.A nr. 111/2004 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2004.
Structurile de audit intern efectueaz misiuni pentru evaluarea sistemelor de management i control intern ale entitii urmrind transparena i conformitatea cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficien i eficacitate.
Principalele obiective ale misiunii de audit intern sunt: - evaluarea managementului riscurilor aferente operaiilor i sistemelor privind respectarea principiilor, cadrului general si procedural de derulare a acestora, respectarea legilor, reglementrilor i contractelor n domeniu; - evaluarea sistemelor de control n acord cu obiectivele misiunii, n vederea identificrii tuturor deficienelor semnificative ale acestora. Misiunea de audit intern debuteaz cu ntlnirea membrilor echipei de audit, avnd rolul de a se pune de acord asupra ateptrilor i scopului misiunii i de a analiza domeniul auditului i obiectivele stabilite. Echipa de audit trebuie s neleag procesele i domeniul de activitate al entitii auditate, s efectueze o verificare a oricror documente de lucru, rapoartele anilor precedeni i corespondena general legate de activitatea de audit intern. n cadrul acestei reuniuni se stabilesc responsabilitile individuale, tehnicile i instrumentele utilizate, coninutul i formatul rapoartelor ce trebuiesc elaborate i difuzate, personalul de contact din structura auditat i accesul la sistemele informatice.
De asemenea, cu aceast ocazie, se analizeaz operaiile i activitile auditabile i se determin msura n care corespund obiectivelor stabilite i dac sunt aplicate n practic. n acelai timp, se determin dac exist definite criterii adecvate de apreciere a riscurilor asociate activitii i dac obiectivele prestabilite au fost realizate.
267
Desfurarea misiunii de audit intern presupune parcurgerea etapelor i procedurilor prevzute de normele metodologice generale n vederea elaborrii documentelor din Figura nr. 12 Derularea misiunilor de audit intern, prezentat n cap. 10 al lucrrii. 11.1. EMITEREA ORDINULUI DE SERVICIU
Ordinul de serviciu se ntocmete de ctre conductorul compartimentului de audit intern pe baza Planului anual de audit intern, aprobat de conductorul entitii, avnd scopul de a repartiza sarcinile auditorilor nominalizai pentru efectuarea misiunii i stabilirea supervizorului acesteia.
n cazul misiunilor de audit intern ad-hoc, Ordinul de serviciu va fi aprobat de conductorul entitii publice.
Ordinul de serviciu reprezint mandatul de intervenie dat de ctre structura de audit intern auditorului/echipei de auditori care va efectua misiunea de audit, definirea domeniului de intervenie i informarea responsabililor implicai n misiunea de audit intern i cuprinde:
- cadrul juridic; - domeniul auditului; - obiectivele misiunii de audit intern; - modalitile de intervenie la faa locului; - perioada efecturii misiunii de audit intern; - numele i prenumele auditorilor.
n sintez, procedura de elaborare a Ordinului de serviciu se prezint astfel: Conductorul compartimentului de audit intern
Repartizeaz sarcinile de serviciu pe fiecare auditor n parte;
ntocmete Ordinul de serviciu pe baza planului anual de audit intern.
Personalul de secretariat
Aloca un numr Ordinului de serviciu; Asigura copii ale Ordinului de serviciu fiecrui
membru al echipei de audit.
Supervizorul Avizeaz sau propune modificri la Ordinul de
serviciu.
Auditorii Iau la cunotina de Ordinul de serviciu i de
sarcinile repartizate. ndosariaz ordinul de serviciu n Dosarul
permanent, Seciunea A .
268
Modelul privind completarea Ordinului de serviciu este urmtorul:
Documentul nr.1 Procedura P01: Iniierea auditului
Ministerul Finanelor Publice D.G.F.P. a Judeului X Serviciul de Audit Intern Nr. _____ Data __________
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Dispoziiei Directorului General al S.C. Y S.A nr. 111/2004 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul societii i a Planului de audit intern pentru anul 2004, se va efectua o misiune de audit intern la Serviciul Juridic al S.C. Y S.A. n perioada 15.07.2004 31.08.2004.
Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii Serviciului Juridic i reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor societii este n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele auditului au n vedere:
- Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate;
- Reprezentarea societii n instanele de judecat; - Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte; - ntocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea
proprie; - Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor; - Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de
ctre organul de executare. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de
organizare a activitii juridice i susinerii intereselor societii n faa instanelor.
Echipa de auditori interni este format din urmtorii: 1. Tomescu Viorel 2. Stnescu Ioana
ef Serviciu de Audit Intern, Cristescu Gabriel
269
11.2. DECLARAREA INDEPENDENEI
Independena auditorilor interni nominalizai pentru realizarea unei misiuni trebuie declarat, motiv pentru care, fiecare membru al echipei de audit intern va ntocmi Declaraia de independen.
n vederea desemnrii auditorilor pentru efectuarea misiunii de audit intern vor fi verificate incompatibilitile personale ale acestora.
Conductorul compartimentului de audit intern va urmri s nu desemneze un auditor, acolo unde exist incompatibiliti personale, dect dac aceasta devine imperios necesar i pentru care trebuie s furnizeze o justificare rezonabil, ceea ce va contribui la demonstrarea obiectivitii pentru entitatea auditat.
Dac n timpul efecturii misiunii de audit intern apare o incompatibilitate, real sau presupus, auditorii sunt obligai s informeze de urgen conductorul compartimentului de audit intern.
n sintez, procedura de elaborare a Declaraiei de independen se prezint astfel: Auditorii Completeaz Declaraia de independen. Conductorul compartimentului de audit intern
Verific Declaraia de independen; Identific incompatibilitatea semnalat de ctre
auditori i stabilete modalitatea n care aceasta poate fi atenuat sau eliminat;
Aprob declaraiile de independen. Auditorii ndosariaz Declaraia de independen n Dosarul
permanent, Seciunea A; Informeaz de urgen conducerea dac, n timpul
misiunii, apare o incompatibilitate, real sau presupus.
Modelul privind completarea Declaraiei de independen este urmtorul:
Documentul nr. 2 Procedura P02: Iniierea auditului
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Tomescu Viorel Data: 14.07.2004 Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic
270
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat DA NU
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?
- X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? - X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? X -
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv?
- X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
- X
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
X -
Auditor, ef serviciu
Tomescu Viorel Cristescu Gabriel 1. Incompatibiliti personale: Cu aproximativ 2 ani n urma am lucrat la compartimentul personal tinnd evidenta crilor de munc. 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile : Da Dac da, explicai cum anume: Misiunea planificata nu are nici o tangen cu activitatea de personal, obiectivul su este modul cum este organizata activitate juridica i cum sunt sustinte interesele societatii n fata instantelor.
271
Data:14.07.2004 Semntura: Cristescu Gabriel
Procedura: Iniierea auditului
S.C. Y S.A Serviciul de Audit Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Stnescu Ioana Data: 14.07.2004 Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat DA NU
Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel?
- X
Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? - X
Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? - X
Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? - X
Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? - X
Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiva?
- X
Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental?
- X
Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? - X
Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v X -
272
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat DA NU
afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?
Auditor, Sef serviciu, Stnescu Ioana Cristescu Gabriel
1. Incompatibiliti personale: - 2. Pot fi negociate/diminuate/eliminate incompatibilitile: - Dac da, explicai cum anume: - Data: 14.07.2004 Semntura: Cristescu Gabriel 11.3. NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT
INTERN
Compartimentul de audit intern notific entitatea auditat cu 15 zile calendaristice nainte de data prevzut n Planul anual de audit intern pentru declanarea misiunii. Misiunile de audit intern ad-hoc se desfoar conform normelor generale, ns termenul de notificare poate fi diminuat, dar nu mai puin de 3 zile. Scopul Notificrii entitii auditate despre declanarea misiuni de audit intern are rolul de a asigura desfurarea corespunztoare a acesteia.
Notificarea privind declanarea misiunii de audit intern trebuie s cuprind:
- aria/domeniul entitii auditate; - informaii privind scopul misiunii de audit intern; - principalele obiective stabilite n vederea auditrii; - durata misiunii de audit intern; - informarea cu privire la interveniile la faa locului care vor avea loc
pe parcursul misiunii de audit intern i al cror program va fi stabilit ulterior;
- cereri de informaii.
n sintez, procedura de elaborare a Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern se prezint astfel:
273
Auditorii Pregtesc adresa de notificare ctre prile interesate n vederea transmiterii acesteia cu 15 zile nainte de declanarea misiunii de audit public intern;
Conductorul compartimen-tului de audit intern
Verific adresa de notificare; Semneaz adresa de notificare.
Personalul de secretariat
Aloc un numr adresei de notificare i o transmite entitii/structurii auditate.
Auditorii Includ domeniile de interes (dac se comunic) n programul de audit;
ndosariaz copia adresei de notificare n Dosarul permanent - Seciunea A.
Modelul Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern este urmtorul:
Documentul nr. 3 Procedura P03: Iniierea Auditului
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern Nr..din.
NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN
Ctre: Serviciul Juridic De la: eful Serviciului de Audit Intern
Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic i susinerea intereselor societii n faa instanelor Stimate() domn/doamn .......................... n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2004, urmeaz ca n perioada 15.07.2004-31.08.2004 s efectum o misiune de audit intern cu tema Modul de organizare a activitii Serviciului Juridic si susinerea intereselor societii n faa instanelor. Auditul va examina responsabilitile asumate de ctre Serviciul Juridic i va determina dac acesta i ndeplinete obligaiile n mod efectiv i eficient. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd:
- Prezentarea auditorilor; 274
- Prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - Programul interveniei la faa locului; - Scopul misiunii de audit intern; - Alte aspecte.
Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea juridic: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama serviciului dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind aceasta aciune, v rog s contactai pe domnul Tomescu Viorel auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. ef Serviciu de Audit Intern Cristescu Gabriel Data: 30.06.2004
11.4. COLECTAREA I PRELUCRAREA INFORMAIILOR
n etapa Pregtirii misiunii de audit intern, colectarea i prelucrarea este, n fapt, faza de procurare a informaiilor n vederea efecturii analizei de risc i pentru identificarea informaiilor necesare, fiabile, pertinente i utile pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.
Activitile realizate n aceast faz contribuie substanial la cunoaterea domeniului auditabil care l ajut pe auditor s se familiarizeze cu entitatea auditat.
11.4.1. Colectarea informaiilor
n cadrul acestei poceduri, auditorii interni solicit i colecteaz informaii cu caracter general despre structura auditat, informaii care trebuie s se refere la activitile ce vor fi examinate i includ:
- obiective, scopuri; - planuri, practici, proceduri, legi, norme de reglementare; - informaii organizaionale cu privire la: numrul i numele
angajailor, fiele posturilor, schimbri recente n cadrul entitii auditate inclusiv n cadrul sistemului;
- informaii financiare despre activitatea ce va fi examinat; - rezultatele altor misiuni de audit intern sau rezultatele controalelor
efectuate de organe de control din afara entitii;
275
- dosare de coresponden.
Surse pentru colectarea informaiilor: a) dosare permanente ale entitii auditate: organigrama, descrierea
operaiilor, informaii despre personalul de conducere i execuie, legi, norme de aplicare a legilor, rapoarte etc.;
b) dosarele ale misiunilor de audit anterioare: foi de lucru, rapoarte de audit, rspunsuri la observaiile i recomandrile auditului, note de ntiinare, programe de audit, analiza riscurilor, matrice de control, diagrame de circulaie etc.;
c) registre de coresponden: corespondena cu entiti externe; d) interviuri cu managementul: interviurile sunt necesare pentru a furniza
puncte de vedere cheie asupra operaiilor auditate i a nelege ansamblul mediului de control;
Pentru nelegerea sistemului de procesare pot fi folosite metoda narativ i diagrame de circulaie (piste de audit):
- metoda narativ presupune descrierea proceselor i procedurilor i furnizeaz inventarul i explicaiile activitilor de control intern utilizate;
- diagramele de circulaie descriu proceduri ale unui proces n format grafic i faciliteaz nelegerea i comunicarea de informaii. Acestea permit auditorului s identifice particularitile specifice domeniului, astfel nct s poat evalua importana acestora n atingerea obiectivelor sistemului de control intern.
Colectarea informaiilor const n: - identificarea principalelor elemente ale contextului instituional i socio-
economic n care entitatea auditat i desfoar activitatea; - cunoaterea organizrii entitii auditate, a tehnicilor sale de lucru i a
diferitelor nivele de administrare conform organigramei ; - identificarea punctelor cheie ale funcionrii entitii auditate i ale
activitilor sale de control, pentru o evaluare prealabil a punctelor tari i slabe; - identificarea constatrilor semnificative i recomandrilor din rapoartele
de audit precedente care ar putea s afecteze stabilirea obiectivelor misiunii de audit public intern;
- identificarea surselor poteniale de informaii care ar putea fi folosite ca dovezi ale auditului i s considere validitatea i credibilitatea acestor informaii;
- identificarea informaiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului intern i selecionrii tehnicilor de investigare adecvate.
276
11.4.2. Prelucrarea informaiilor
n aceast etap auditorii interni realizeaz Studiul preliminar pentru prelucrarea de informaii, fr o verificare detaliat a activitilor ce urmeaz a fi auditate, ceea ce include:
- deplasri la locul de desfurare al auditului cu scopul de a obine o privire de ansamblu a operaiilor auditabile;
- studiul documentelor obinute cu ocazia deplasrii lor pentru a se determina modul cum este organizat auditatul i ct de bine funcioneaz procedurile;
- schiarea de note descriptive ale proceselor auditatului pe baza informaiilor obinute;
- analiza procedurilor analitice pentru o mai buna nelegere a operaiunilor, avertizarea despre potenialele zone cu probleme specifice;
- ntocmirea de chestionare de control intern care conin ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului;
- testarea limitat a sistemului pentru a se obine o nelegere iniial, general a gradului de eficien n operarea sistemelor i funcionarea controalelor interne. Evaluarea preliminar a sistemului de control intern se realizeaz pe baza informaiilor rezultate din: chestionare de control intern; diagrame de circulaie; descrieri narative; testrile limitate.
Prelucrarea informaiilor const n: - analiza cadrului normativ ce reglementeaz activitatea entitii/structurii auditate; - analiza entitii auditate i activitile sale (organigrama, regulament de organizare i funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise); - analiza factorilor susceptibili de a mpiedica buna desfurare a misiunii de audit public intern; - identificarea i evaluarea riscurilor cu inciden semnificativ; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaiilor externe referitoare la entitatea auditat.
277
n sintez, procedura de Colectare a informaiilor se prezint astfel: Auditorii Identific legile i regulamentele aplicabile entitii
auditate; Obin organigrama, Regulamentul de organizare i
funcionare, fie ale posturilor, proceduri scrise ale entitii auditate;
Identific personalul responsabil; Identific circuitul documentelor; Obin exemplare ale rapoartelor de audit anterioare; Adun date statistice asupra performanei pentru a-i
sprijini n faza de analiz a riscului; Se familiarizeaz cu activitatea entitii auditate; ndosariaz documentele obinute n aceasta faz a
misiunii de audit public intern n Dosarul permanent, Seciunea C;
Supervizorul Revede documentaia Conductorul compartimentului de audit intern
Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor auditabile i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului auditului i a metodologiei, dup caz.
Modelul privind documentul Colectarea informaiilor este urmtorul:
Documentul nr. 4 Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 16.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 16.07.2004
Colectarea informaiilor Serviciul Colectare Creane DA NU Observaii
Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii auditate X -
Obinerea organigramei X - 278
Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X -
Obinerea fielor posturilor X Nu exist fie ale posturilor Obinerea procedurilor scrise X - Identificarea personalului responsabil X - Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X -
11.5. ANALIZA RISCURILOR
Riscul reprezint orice eveniment, aciune, situaie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacitii entitii publice de a realiza obiectivele.
Identificarea i analiza riscurilor este o subetap major n procesul de audit intern i presupune:
- identificarea pericolelor/riscurilor din entitatea auditat; - existena activitilor de control intern sau a procedurilor entitii
auditate care previn riscurile; - eliminarea sau minimizarea pericolelor/incertitudinilor/riscurilor; - evaluarea structurii/evoluiei controlului intern al entitii auditate. Principalele categorii de riscuri sunt: a) Riscuri de organizare, cum ar fi: neformalizarea procedurilor, lipsa
unor responsabiliti precise, insuficienta organizare a resurselor umane, documentaia insuficient sau neactualizat;
b) Riscuri operaionale, cum ar fi: nenregistrarea n evidenele contabile, arhivare necorespunztoare a documentelor justificative, lipsa unui control asupra operaiilor cu risc ridicat;
c) Riscuri financiare, cum ar fi: pli nesecurizate, nedetectarea operaiilor cu risc financiar;
d) Alte riscuri, spre exemplu cele generate de schimbrile legislative, structurale, manageriale etc.
Auditul intern trebuie s integreze n procesul de identificare i evaluare al riscurilor semnificative i pe cele depistate cu ocazia altor misiuni.
Msurarea riscului este determinat de cele dou componente de baz ale acestuia i anume:
- probabilitatea de apariie a riscurilor; - nivelul impactului, apreciat prin gravitatea consecinelor i durat. Pentru realizarea msurrii riscurilor se utilizeaz urmtoarele
criterii/factori de apreciere: 279
a) aprecierea controlului intern se realizeaz pe baza analizei calitii controlului intern pe trei nivele:
CONTROL INTERN Dac
CORESPUNZTOR (nivel 1)
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine constructiv, existnd preocuparea de a anticipa i a nltura problemele;
auditurile anterioare i studiile preliminare nu au descoperit nici un fel de probleme;
analiza arat ca sunt n funciune numeroase i eficiente tehnici de control intern;
procedurile sunt bine susinute de documente.
INSUFICIENT (nivel 2)
conducerea i personalul demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la conformitate, pstrarea dosarelor i reviziilor externe;
auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit anumite probleme, dar conducerea a luat msuri de remediere i a rspuns satisfctor la recomandrile auditului;
analiza arat c sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente.
CU LIPSURI GRAVE (nivel 3)
conducerea i/sau personalul demonstreaz o atitudine necooperant i nepstoare cu privire la conformitatea, la pstrarea dosarelor sau la reviziile externe;
auditurile anterioare sau studiile preliminare au descoperit probleme deosebite;
analiza dezvluie c nu sunt n funciune tehnici de control adecvate i suficiente;
procedurile de control intern lipsesc sau sunt puin utilizate.
b) aprecierea cantitativ se realizeaz pe baza analizei nivelului impactului care reprezint efectele riscului n cazul producerii sale i se exprim pe o scar valoric, pe trei nivele, astfel:
- impact sczut; - impact moderat; - impact ridicat.
c) aprecierea calitativ se realizeaz prin examinarea tuturor factorilor cu
inciden asupra vulnerabilitii domeniului auditabil (resurse umane, complexitatea operaiilor, mijloace tehnice etc.) i se exprim pe trei nivele:
280
VULNERABILITATE Dac
MIC (nivel 1)
resursele umane sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este redus; mijloacele tehnice existente necesare desfurrii
activitii sunt suficiente;
MEDIE (nivel 2)
resursele umane nu sunt suficiente; ori complexitatea operaiunilor este ridicat; ori mijloacele tehnice existente necesare
desfurrii activitii sunt insuficiente.
MARE (nivel 3)
resursele umane nu sunt suficiente; complexitatea operaiunilor este ridicat; mijloacele tehnice existente necesare desfurrii
activitii sunt insuficiente.
PROCEDURA ANALIZA RISCURILOR din cadrul etapei de pregtire a misiunii de audit intern presupune parcurgerea unor pai pornind de la obiectivele misiunii stabilite anticipat, dup cum urmeaz:
A- identificarea obiectelor auditabile; B- identificarea riscurilor asociate operaiilor/obiectelor auditabile; C- stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor
acestora; D- stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu de risc i
determinarea punctajului total al criteriului utilizat; E- clasarea riscurilor; F- ierarhizarea activitilor/operaiilor ce urmeaz a fi auditate; G- elaborarea Tematicii n detaliu a activitilor selectate.
A. Identificarea obiectelor auditabile;
Obiectul auditabil, reprezint activitatea elementar a domeniului auditat ale crei caracteristici pot fi definite teoretic i comparate cu realitatea practic.
Identificarea obiectelor auditabile se realizeaz astfel: a) detalierea fiecrei activiti n operaii succesive descriind procesul de la
realizarea acestei activiti pn la nregistrarea ei, circuitul auditului; b) definirea pentru fiecare operaie n parte a condiiilor pe care trebuie s
le ndeplineasc, din punct de vedere al controalelor specifice i al riscurilor aferente;
c) determinarea modalitilor de funcionare a controalelor necesare atingerii obiectivului i pentru limitarea riscurilor.
281
NOTA: Precizm c aceast activitate are o importan covritoare asupra desfurrii misiunii de audit intern. Din acest motiv trebuie realizat cu toat responsabilitatea pornind de la analiza Listei activitilor entitii auditate, realizat nc din etapa de planificare a activitii de audit intern.
Pe baza evalurii de mai sus, auditorii interni ntocmesc Lista
centralizatoare a obiectelor auditabile, care reprezint primul pas, din procedura Analiza riscurilor prin definirea sub toate aspectele a caracteristicilor specifice ale activitilor i riscurilor asociate i care vor constitui suportul analizei riscurilor.
Modelul privind completarea Listei centralizatoare a obiectelor
auditabile este urmtorul:
Documentul nr. 5
Procedura - P05: Analiza riscurilor S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE
Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de atac 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
3. Formularea n termen a aciunilor n instan 4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei
6. Formularea clauzelor contractuale
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
7. Formularea n termen a recursului 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
2. Reprezentarea societii n instanele de 9. Formularea contestaiilor la executare
282
Obiective Obiecte auditabile Observaii
10. Formularea n termen a aciunilor 11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate
judecat
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate 14. Conducerea Registrului de coresponden 15. Completarea cu toate documentele a dosarelor
16. Evidena aciunilor n justiie 17. Constituirea dosarelor de instan 18.Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
19. Evidena dosarelor finalizate 20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 4. Intocmirea
lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili
23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
24.Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile
26. Formularea eventualelor contestaii la executare
27. Solicitarea executrii silite a debitorilor 28. Investirea n termen a biletelor la ordin
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 29. Struina n efectuarea n termen a
executrilor
NOTA:
Precizm c, n cadrul societii comerciale luate n studiu, identificarea obiectelor auditabile s-a fcut prin cumularea procedurilor specifice activitii Serviciului Juridic pentru principalele obiective stabilite anticipat. n practic, analiza sarcinilor pentru efectuarea unei misiuni de audit intern exhaustive este necesar a se realiza pe fiecare procedur utilizat de aceast structur.
283
B. Identificarea riscurilor asociate operaiunilor/obiectelor auditabile reprezint al doilea pas al Analizei riscurilor i const n ataarea riscurilor asociate fiecrui obiect auditabil, dup cum urmeaz:
Documentul nr. 6
Procedura - P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate Observaii
1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavora-bile
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii lo-gice a faptelor i sus-inerea acestora
3. Formularea n termen a aciunilor n instan
ntrzieri n recuperarea debitelor
4. Formularea n termen a apelului
Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a apelului
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei
Emiterea de hotrri nefavorabile datorit necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului
284
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate Observaii
6. Formularea clauzelor contractuale
Imposibilitatea solicitrii n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract
7. Formularea n termen a recursului
Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului
8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei
9. Formularea contestaiilor la executare
Nesolicitarea suspendrii executrii silite n cazul credi-torilor care nu au respectat procedurile de executare
10. Formularea n termen a aciunilor
Prescrierea dreptului de a aciona n instan
11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judecatoresti
12.Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate
Necuprinderea tuturor ca-petelor de acuzare
2. Reprezentarea societii n instanele de judecat
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor
14. Conducerea Registrului de coresponden
Corespondena s nu fie nregistrat
15. Completarea cu toate documentele a dosarelor
Dosare de instan incom-plete
16. Evidena aciunilor n justiie
Necunoaterea termenelor de judecat
17. Constituirea dosarelor de instan
Inexistena tuturor docu-mentelor privind cauza
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
Neefectuarea n termen a lucrrilor
285
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate Observaii
19. Evidena dosarelor finalizate
Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive
20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor
Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora
4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne
Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili
Neaplicarea tuturor moda-litilor de recuperare a debitelor
23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
Inscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
Acceptarea unor soluii nelegale ale instanelor sau debitorilor
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile
Neluarea msurilor de recuperare a creanelor
26. Formularea eventualelor contestaii la executare
Necombaterea cu toate elementele a contestaiilor la executare introduse de debitori
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
27. Solicitarea executrii silite a debitorilor
Neluarea msurilor de rerecuperare a debitelor
28. Investirea n termen a biletelor la ordin
Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului
29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
Intrzieri n recuperarea debitelor
C. Stabilirea criteriilor/factorilor de apreciere a riscului i a ponderilor acestora, reprezint al treilea pas al Analizei riscurilor.
286
Normele generale recomand utilizarea urmtoarelor criterii/factori: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativ i aprecierea calitativ, ns n practic pot fi utilizate i ali factori de risc, dar suma ponderilor acestora trebuie s fie 100.
Documentul nr. 7 Procedura - P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
STABILIREA FACTORILOR DE RISC I APRECIEREA
PONDERILOR I NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Gabriel Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Nivelul de apreciere al riscului (Ni) Factori de risc (Fi)
Ponderea factorilor de
risc (Pi) N 1 N 2 N 3
Aprecierea controlului intern F1
P1 50% Exist proceduri i se aplic
Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic
Nu exist proceduri
Aprecierea cantitativ - F2 P2 30%
Impact financiar foarte slab
Impact financiar mediu
Impact financiar ridicat
Aprecierea calitativ F3 P3 20%
Vulnerabilitate foarte mic
Vulnerabilitate medie
Vulnerabilitate ridicat
D. Stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu i determinarea punctajului total al criteriului utilizat, reprezint al patrulea pas al Analizei riscurilor. Produsul dintre nivelul factorilor de risc pe fiecare criteriu i ponderea
criteriului riscului vor da punctajul pentru criteriul respectiv, iar suma punctajelor pentru o anumit operaie/activitate auditabil conduce la determinarea punctajului total al riscului operaiei/activitii respective. Punctajul total al riscului se obine utiliznd formula:
287
=
=n
iii PNPtotal
1 , unde:
Ptotal = punctajul total;
iN = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat;
iP = ponderea riscului pentru fiecare criteriu;
Modelul privind Stabilirea nivelului riscului i determinarea punctajului total este urmtorul:
Documentul nr. 8 Procedura P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL
Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate P1
50%F1
P2 30%F2
P3 20% F3
Punctaj total
1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile
2 3 2 2,30
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii logice a faptelor i susinerea acestora
3 2 2 2,50
3. Formularea n termen a aciunilor n instan
ntrzieri n recuperarea debitelor 2 2 1 1,80
4. Formularea n termen a apelului
Pierderea aciunii ca urmare a neformulriin termen a apelului
2 2 2 2,00
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei
Emiterea de hotrri nefavorabile datorit necunoaterii n totalitate de ctre instana a adevrului
2 1 2 1,70
288
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate P1
50%F1
P2 30%F2
P3 20% F3
Punctaj total
6. Formularea clauzelor contractuale
Imposibilitatea solicitrii n instan a unor dobnzi, penaliti etc. deoarece nu sunt prevzute n contract
2 1 1 1,50
7. Formularea n termen a recursului
Pierderea aciunii ca urmare a neformulrii n termen a recursului
3 2 3 2,70
8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii la instan n vederea susinerii cauzei
3 2 3 2,70
9. Formularea contestaiilor la executare
Nesolicitarea suspendrii executrii silite n cazul creditorilor care nu au respectat procedurile de executare
2 1 1 1,50
10. Formularea n termen a aciunilor
Prescrierea dreptului de a aciona n instan 2 3 2 2,30
11.Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
Neluarea msurilor de valorificare i executare a hotrrilor judecatoresti
2 2 3 2,20
12. Formularea ntmpinrilor la actiunile iniiate
Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare 3 2 2 2,50
2. Reprezenta-rea societii n instanele de judecat
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate
Admiterea parial a unor capete de acuzare cu toate c nu exist justificarea lor
1 2 1 1,30
14. Conducerea Registrului de coresponden
Corespondena s nu fie nregistrat 3 2 2 2,50
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
15. Completarea cu toate documentele a dosarelor
Dosare de instan incomplete 2 1 2 1,70
16. Evidena aciunilor n justiie
Necunoaterea termenelor de judecat 2 2 3 2,20
17. Constituirea dosarelor de instan
Inexistena tuturor documentelor privindcauza
2 2 2 2,00
18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
Neefectuarea n termen a lucrrilor 2 3 2 2,30
19. Evidena dosarelor finalizate
Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive
2 2 3 2,20
289
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate P1
50%F1
P2 30%F2
P3 20% F3
Punctaj total
20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor
Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora
2 3 2 2,30
4. Intocmirea . lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne
Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal
2 2 3 2,20
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care sunt insolvabili
Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor 3 2 2 2,50
23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
Inscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat
2 2 3 2,20
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile
Acceptarea unor soluii nelegale ale instanelor sau debitorilor
2 2 1 1,80
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile
Neluarea msurilor de recuperare a creanelor 3 2 3 2,70
26. Formularea eventualelor contestaii la executare
Necombaterea cu toate elementele a contestaiilor la executare introduse de debitori
2 2 1 1,80
27. Solicitarea executrii silite a debitorilor
Neluarea msurilor de rerecuperare a debitelor
2 2 3 2,20
28. Investirea n termen a biletelor la ordin
Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului
2 3 2 2,30
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
29. Struina n efectuarea n termen a executrilor
Intrzieri n recuperarea debitelor 1 2 1 1,30
E. Clasarea riscurilor pe baza punctajelor totale obinute n: risc mare, risc mediu i risc mic, este al cincilea pas al procedurii Analiza riscurilor.
mprirea riscurilor n cele trei categorii se realizeaz innd cont de importana riscurilor i de capacitatea compartimentului de audit intern de realizare a misiunilor.
290
Documentul nr. 9 Procedura P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI
Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Clasare
7. Formularea n termen a recursului Mare 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei Mare
1. Utilizarea tuturor cilor de atac Mare 4. Formularea n termen a apelului Mediu 3. Formularea n termen a aciunilor Mic 5. Prezentarea tuturor documentelor n susinerea cauzei Mic
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
6. Formularea clauzelor contractuale Mic 8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei Mare
12. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate Mare 10. Formularea n termen a aciunilor Mediu 11. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii Mediu 9. Formularea contestaiilor la executare Mic
2. Reprezentarea societii n instanele de judecat
13. Combaterea tuturor aspectelor incriminate Mic 14. Conducerea Registrului de coresponden Mare 18. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii Mare 16. Evidena aciunilor n justiie Mare 19. Evidena dosarelor finalizate Mediu 17. Constituirea dosarelor de instan Mediu
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
15. Completarea cu toate documentele a dosarelor Mic 20. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor Mare 4. Intocmirea lucr-
rilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
21. Avizarea documentelor interne Mediu
22. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai Mare
23. nscrierea la masa credal cu toate debitele Mediu
5. Solicitarea de-clanrii falimen-tului n vederea recuperrii debitelor
24. Formularea contestaiilor la deciziile nefavorabile Mic
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile Mare 28. Investirea n termen a biletelor la ordin Mare
6. Investirea hotrrilor judectoreti i 27. Solicitarea executrii silite a debitorilor Mediu
291
Obiective Obiecte auditabile Clasare
26. Combaterea eventualelor contestaii la executare ale debitorilor Mic
solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
29. Struina n efectuarea n termen a executrilor Mic
NOTA Operaiile clasate ca fiind cu risc mic, n numr de 9, nu vor fi avute n vedere pentru auditare. n aceste condiii, n Tabelul puncte tari i puncte slabe vor fi cuprinse 20 de operaii auditabile.
F. Ierarhizarea operaiunilor ce urmeaz a fi auditate, este al aselea pas al Analizei riscurilor i se concretizeaz n elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe unde se prezint sintetic rezultatul evalurii fiecrei operaiuni analizate i ierarhizarea riscurilor n scopul orientrii activitii de audit intern n vederea stabilirii tematicii n detaliu.
Un punct tare sau un punct slab trebuie s fie exprimat n funcie de un obiectiv de control intern sau de o caracteristica urmrit, pentru a asigura buna funcionare a structurii auditate.
Modelul elaborrii Tabelului puncte tari i punce slabe este urmtorul:
Documentul nr. 10 Procedura P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului Juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate T/S Consecinte
Gra
d de
n
cred
ere
Obs.
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a
7. Formularea n termen a recursului
Pierderea aciunii ca urmare a neformu-lrii n termen a recursului
S
Sczut 1
292
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate T/S Consecinte
Gra
d de
n
cred
ere
Obs.
2. Struina n sus-inerea unor argumen-te eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezen-trii logice a faptelor i susinerea acestora
S
Sczut 2
1. Utilizarea tuturor cilor de atac
Neutilizarea tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile
S
Sczut 3
aciunilor formulate
4. Formularea n termen a apelului
Pierderea aciunii ca urmare a neformu-lrii n termen a apelului
S
Sczut 4
8. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
Pierderea aciunii ca urmare a neprezen-trii la instan n vederea susinerii cauzei
S
Sczut 5
12. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate
Necuprinderea tuturor capetelor de acuzare
S
Sczut 6
10. Formularea n termen a aciunilor
Prescrierea dreptului de a aciona n instan
S
Sczut 7
2.Reprezentarea societii n instanele de judecat
11. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
Neluarea msurilor de valorificare i exe-cutare a hotrrilor judecatoresti
S
Sczut 8
14. Conducerea Regis-trului de corespon-den
Corespondena s nu fie nregistrat S
Sczut 9
18. Repartizarea co-respondenei n vede-rea soluionrii
Neefectuarea n termen a lucrrilor S
Sczut 10
16. Evidena aciunilor n justiie
Necunoaterea termenelor de judecat
S
Sczut 11
19. Evidena dosarelor finalizate
Nevalorificarea hotrrilor obinute i definitive
S
Sczut 12
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
17. Constituirea dosa-relor de instan
Inexistena tuturor documentelor privind cauza
S
Sczut 13
293
Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate T/S Consecinte
Gra
d de
n
cred
ere
Obs.
20. Intocmirea lucr-rilor i rapoartelor
Nentocmirea lucrrilor i rapoartelor sau ntocmirea incomplet a acestora
S
Sczut 14
4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie 21. Avizarea documen-
telor interne Avizarea unor documente care nu ndeplinesc cadrul legal
S
Sczut 15
22. Solicitarea fali-mentului n cazul debi-torilor care nu pot fi executai
Neaplicarea tuturor modalitilor de recuperare a debitelor
S
Sczut 16
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
23. nscrierea la masa credal cu toate debitele
Inscrierea la masa credal cu debite mai mici dect cele reale de recuperat
S
Sczut 17
25. Investirea n termen a hotrrilor executabile
Neluarea msurilor de recuperare a creanelor
S
Sczut 18
28. Investirea n termen a biletelor la ordin
Imposibilitatea valorificrii biletelor la ordin ca urmare a depirii termenului
S
Sczut 19
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 27. Solicitarea
executrii silite a debitorilor
Neluarea msurilor de recuperare a debitelor
S
Sczut 20
NOTA
Din analiz se constat c nu au fost identificate operaii care s poat fi considerate puncte tari. n aceast situaie, toate obiectele auditabile selectate, respectiv cele 20, cuprinse n analiz ca fiind puncte slabe vor fi preluate n Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate i vor fi avute n vedere pentru auditare.
G. Elaborarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile este al
aptelea i ultimul pas al Analizei riscurilor. Tematica n detaliu cuprinde totalitatea obiectelor de auditat selectate n vederea auditrii i reprezint scopul final al Analizei riscurilor.Aceasta este adus la cunotin responsabililor structurii auditate n cadrul edinei de deschidere.
294
Documentul nr. 11 Procedura P05: Analiza riscurilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Observaii
1. Formularea n termen a recursului 2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
3. Utilizarea tuturor cilor de atac
1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
4. Formularea n termen a apelului 5. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
6. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate
7. Formularea n termen a aciunilor
2. Reprezentarea societii n instanele de judecat
8. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
9. Conducerea Registrului de coresponden 10. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
11. Evidena aciunilor n justiie 12. Evidena dosarelor finalizate
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
13. Constituirea dosarelor de instan 14. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor 4. Intocmirea lucrrilor de sintez
i a rapoartelor privind activitatea proprie 15. Avizarea documentelor interne
16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor 17. nscrierea la masa credal cu toate debitele
18. Investirea n termen a hotrrilor executabile
19. Investirea n termen a biletelor la ordin
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 20. Solicitarea executrii silite a debitorilor
295
n sintez, procedura Analiza riscurilor se prezint astfel: Auditorii Pregtesc pe baza Listei centralizatoare a obiectelor auditabile n
timpul colectrii i prelucrrii informaiilor activitii desfurate; Identific ameninrile (riscurile) asociate acestor
operaiuni/activiti; Stabilesc criteriile de analiza a riscurilor; Stabilesc ponderea fiecrui criteriu al riscului; Determin nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; Determin punctajul total al criteriului utilizat; Claseaz riscurile pe baza punctajelor totale obinute; Ierarhizeaz operaiunile activitilor ce urmeaz a fi auditate,
respectiv elaboreaz Tabelul puncte tari i puncte slabe; Transmit Tabelul puncte tari i puncte slabe i constatrile
fcute ctre conductorul compartimentului de audit intern. Supervizo-rul
Organizeaz o edin pentru identificarea obiectivelor de audit i a criteriilor de analiza de risc. Reevalueaz stabilirea obiectivelor, a scopului i metodologiei auditului, dup caz;
Supervizeaz elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe, ntocmirii Fielor de Identificare i Analiz a Problemelor (F.I.A.P.-uri) iniiate pentru testrile i verificrile efectuate i a Fielor de Constatare i Raportare a Iregularitilor (F.C.R.I.-uri).
Auditorii ndosariaz Tabelul puncte tari i puncte slabe n Dosarul permanent, Seciunea C.
11.6. NTOCMIREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN Scopul elaborrii Programului de audit este acela de a oferii, att efului compartimentului de audit intern asigurarea c au fost luate n considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit intern, ct i supervizorului asigurarea repartizrii sarcinilor i planificrii activitilor pe auditori interni. Programul de audit intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit intern, care se ntocmete avnd la baza Tematica n detaliu a obiectelor auditabile selectate n procedurile de Analiz a riscurilor. Acesta este structurat pe fiecare obiectiv din tematica detaliat, cuprinznd aciunile concrete de efectuat, necesare atingerii obiectivului auditului, precum i repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Programul de audit este documentul prin care se stabilesc procedurile pentru identificarea, analizarea, evaluarea i nregistrarea informaiei n timpul misiunii. n practic el reprezint un ghid cu care este comparat n final modul de desfurare al misiunii, i confer sigurana c domeniul de aplicare al activitii a primit atenia corespunztoare, c aspecte importante ale auditului nu au fost omise.
296
Programul de audit trebuie s includ detaliile necesare executrii muncii de audit intern respectiv: pregtirea auditului intern, studiul iniial, obiectivele auditului intern, procedurile i testele de audit intern, metodele i tehnicile utilizate, locul testrii, instruciunile de raportare, procedurile de ncheiere i sistemul de urmrire al recomandrilor.
Programul de audit este finalizat nainte de intervenia la faa locului i este aprobat de conductorul compartimentului de audit intern. Acesta poate fi modificat n timpul derulrii misiunii de audit, motivat de apariia unor schimbri neprevzute n natura i domeniul auditului.
Programul de audit presupune un plan detaliat al activitii ce trebuie realizat n faza de intervenie la faa locului i care trebuie s specifice etapele procedurale necesare atingerii obiectivelor auditului intern.
n sintez, procedura privind elaborarea Programului de audit intern se prezint astfel: Auditorii Pregtesc Programul de audit intern, incluznd
urmtoarele elemente: - obiectivele auditului; - testrile care se vor efectua; - alte proceduri de audit i teste, dup caz.
Pregtesc o Not cu urmtoarele anexe: - Colectarea i prelucrarea datelor; - Tabelul puncte tari i puncte slabe; - Programul preliminar al interveniilor la faa locului.
Conductorul compartimentu-lui de audit intern
Organizeaz edina de analiza. Verific Nota i anexele acesteia. Analizeaz i modific dup caz documentele
prezentate. Aprob Nota i anexele.
Auditorii ndosariaz programul de audit. Utilizeaz programul de audit n efectuarea misiunii.
Modelul privind elaborarea Programului de audit intern este urmtorul:
Documentul nr. 12
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern S.C. Y S.A. Serviciul Audit Intern
PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 -30.06.2004 297
ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 20.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 21.07.2004
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITI
DURATA(H)
PERSOANELEIMPLICATE
LOCUL DESFURRII
Tema general: Activitatea Serviciului Juridic 386
84 1. Tiprirea i procesa-rea Ordinului de serviciu
ef serviciu SAI
2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena
2 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate
2 Tomescu Viorel Sef serviciu
SAI
4. Colectarea i prelucrarea informaiilor
16 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI AUDITAT
5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile
16 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe
16 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
I. Pregtirea misiunii de audit
7. ntocmirea Progra-mului de audit intern
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
8.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia : Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.
4 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Sef serviciu
SAI
10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Serviciul Contabilitate
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Sef serviciu
SAI i AUDITAT
11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.
4 Tomescu Viorel ef serviciu Colectare Creante
AUDITAT
II. Intervenia la faa locului 386 1.1 Efectuarea testrilor 24 Tomescu Viorel AUDITAT Obiectiv 1. Cauzele
care au determinat respingerea n
1.2 Discutarea constat-rilor cu eful de serviciu
4 Tomescu Viorel ef serviciu
SAI
298
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITI
DURATA(H)
PERSOANELEIMPLICATE
LOCUL DESFURRII
1.3 Elaborare FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI 1.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
instan a aciunilor formulate
1.5 Revizuirea documen-telor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
6 Tomescu Viorel AUDITAT
2.1 Efectuarea testrilor 26 Tomescu Viorel AUDITAT Obiectiv 2. Reprezentarea societii n instanele de judecat
2.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
4 Tomescu Viorel Sef serviciu
SAI
2.3 Elaborarea FIAP - urilor 8 Tomescu Viorel SAI 2.4 Colectarea dovezilor 8 Tomescu Viorel AUDITAT
2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
6 Tomescu Viorel AUDITAT
3.1 Efectuarea testrilor 36 Stnescu Ioana AUDITAT 3.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu
4 Stnescu Ioana Sef serviciu
SAI
3.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor
8 Stnescu Ioana SAI
3.4 Colectarea dovezilor 8 Stnescu Ioana AUDITAT
OBIECTIV 3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
3.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
6 Stnescu Ioana AUDITAT
OBIECTIV 4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
4.1 Efectuarea testrilor 4.2 Discutarea constat-rilor cu eful de serviciu 4.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4 Colectarea dovezilor 4.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
36 4
8
8 6
Stnescu Ioana Stnescu Ioana
Sef serviciu Stnescu Ioana
Stnescu Ioana Stnescu Ioana
AUDITAT SAI
SAI
AUDITAT AUDITAT
OBIECTIV 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii
5.1 Efectuarea testrilor 5.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 5.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor
36 4
8
Tomescu Viorel Tomescu Viorel
Sef serviciu
Tomescu Viorel
AUDITAT SAI
SAI 299
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITI
DURATA(H)
PERSOANELEIMPLICATE
LOCUL DESFURRII
debitelor 5.4 Colectarea dovezilor 5.5 Revizuirea documen-telor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a docu-mentelor de lucru
8 6
Tomescu Viorel Tomescu Viorel
AUDITAT AUDITAT
6.1 Efectuarea testrilor 6.2 Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 6.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 6.4 Colectarea dovezilor 6.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru
42 4
8
8 6
Stnescu Ioana Stnescu Ioana
Sef serviciu
Stnescu Ioana
Stnescu Ioana Stnescu Ioana
AUDITAT SAI
SAI
AUDITAT AUDITAT
12. Planificarea i organizarea edinei de nchidere
8 Tomescu Viorel Sef serviciu
AUDITAT
13. Discutarea constatrilor cu Serviciul Juridic
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Sef serviciu
AUDITAT
OBIECTIV 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
14. Concluzii 4 ef serviciu Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
82 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern
24 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
16. Revizuirea Raportu-lui de audit intern
8 Sef serviciu Tomescu Viorel
SAI
17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere
8 Tomescu Viorel
SAI
18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile
2 Sef serviciu Tomescu Viorel
SAI
19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
Sef serviciu
AUDITAT
20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
III. Raportul de audit intern
21. Finalizarea Raportu-lui de audit intern
8 Tomescu Viorel Stnescu Ioana
SAI
300
OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITI
DURATA(H)
PERSOANELEIMPLICATE
LOCUL DESFURRII
22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei
8 Tomescu Viorel SAI
23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat
8 Tomescu Viorel
- IV. Urmrirea recomandrilor Iniierea procesului de
urmrire Tomescu Viorel
11.7. NTOCMIREA PROGRAMULUI PRELIMINAR AL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI
Programul preliminar al interveniilor la fa locului se ntocmete n
baza Programului de audit intern i prezint detaliat lucrrile pe care auditorii interni i propun s le efectueze, respectiv studiile, cuantificrile, testele, validarea acestora cu materiale probante i perioadele n care se realizeaz aceste verificri la fa locului. Modelul privind elaborarea Programului de intervenie la faa locului este urmtorul:
Documentul nr. 13 Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
PROGRAMUL PRELIMINAR AL INTERVENIILOR LA FAA LOCULUI
Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003 30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 17.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 17.07.2004
Obiective Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul verificriiDurata testrii Auditori
1. Cauzele care au determinat
1. Formularea n termen a recursului
- Examinarea documente-lor Auditat 50
Tomescu Viorel
301
Obiective Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul verificriiDurata testrii Auditori
2. Struina n susinerea unor argumente eseniale pentru soluionarea favorabil a cauzei
- Analiza ntmpinarilor - Examinarea cauzei - Compararea datelor Auditat Tomescu Viorel
3. Utilizarea tuturor cilor de atac
- Examinarea documentelor Auditat
Tomescu Viorel
respingerea n instan a aciunilor formulate
4. Formularea n termen a apelului
- Examinarea hotrrilor - Urmrirea datelor din hotrri
Auditat
Tomescu Viorel
5. Prezentarea la edintele de judecat n vederea susinerii cauzei
- Examinarea documen-telor i termenelor Auditat Stnescu Ioana
6. Formularea ntmpinrilor la aciunile iniiate
- Examinarea documentelor - Analiza argumentelor de susinere a cauzei
Auditat Stnescu Ioana
7. Formularea n termen a aciunilor
- Examinarea documentelor Auditat
Stnescu Ioana
2.Reprezentarea societii n instanele de judecat
8. Transmiterea hotrrilor definitive n vederea valorificrii
- Examinarea documen-telor - Urmarirea hotrrilor
Auditat
52
Stnescu Ioana
9. Conducerea Registrului de coresponden
- Compararea datelor n-registrate Auditat Tomescu Viorel
10. Repartizarea corespondenei n vederea soluionrii
- Examinarea documen-telor Auditat Tomescu Viorel
11. Evidena aciunilor n justiie
- Verificarea registrelor - Compararea nre-gistrrilor
Auditat Tomescu Viorel
12. Evidena dosarelor finalizate
- Verificarea registrelor; urmrirea aciunilor Auditat
Tomescu Viorel
3. Conducerea evidenelor, cauzelor la care societatea este parte
13. Constituirea do-sarelor de instan
- Examinarea dosarelor Auditat
62
Tomescu Viorel
14. Intocmirea lucrrilor i rapoartelor
- Analiza documentelor Auditat Stnescu Ioana
4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activitatea proprie
15. Avizarea documentelor interne
- Urmrirea formalizrii documentelor Auditat
62 Stnescu
Ioana
5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea
16. Solicitarea falimentului n cazul debitorilor care nu pot fi executai
- Analiza debitorilor - Verificarea aciunilor Auditat 62 Tomescu Viorel
302
Obiective Obiecte auditabile Tipul verificrii Locul verificriiDurata testrii Auditori
recuperrii debitelor
17. nscrierea la masa credal cu toate debitele
- Examinarea evidenelor contabile - Analiza documentelor de nscriere
Auditat
Tomescu
Viorel
18. Investirea n termen a hotrrilor executabile
- Examinarea hotrrilor - Compararea datelor Auditat Stnescu Ioana
19. Investirea n termen a biletelor la ordin
- Examinarea biletelor - Urmrirea investirii Auditat Stnescu Ioana
6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare 20. Solicitarea executrii silite a
debitorilor
- Analiza documentelor - Urmrirea formulrii cererilor
Auditat
68
Stnescu Ioana
11.8. EDINA DE DESCHIDERE
edina de deschidere interveniei la fa locului servete ca ntlnire de nceput al misiunii de audit, se planific i se deruleaz la structura/entitatea auditat i la aceast particip auditorii interni desemnai pentru efectuarea misiunii, eful structurii de audit intern i personalul entitii structurii auditate.
Scopul principal al edinei de deschidere l reprezint discutarea obiectivelor stabilite pentru realizarea misiunii de audit intern, prezentarea Tematicii n detaliu a operaiilor auditabile i a modalitilor de lucru, precum i acceptrii Programului de intervenie la faa locului n vederea stabilirii calendarului ntlnirilor.
edina de deschidere va cuprinde pe ordinea de zi: - prezentarea auditorilor; - prezentarea obiectivelor misiunii de audit; - stabilirea termenelor de raportare a stadiului verificrilor; - prezentarea n detaliu tematicii; - acceptarea calendarului ntlnirilor; - prezentarea pentru luare la cunotin a Cartei auditorului; - asigurarea condiiilor materiale necesare derulrii misiunii; - comunicarea modului de realizare a interveniei la faa locului.
edina de deschidere se finalizeaz prin Minuta edinei de deschidere n
care se consemneaz: perioada auditului; data edinei de deschidere; descrierea general i concis a naturii testelor ce vor trebui efectuate; participanii; alte aspecte importante discutate, printre care i eventualele ateptri din partea celor auditai.
303
n sintez, procedura edina de deschidere se prezint astfel: Auditorii Contacteaz telefonic entitatea/structura auditat
pentru a stabili data ntlnirii. - eful compartimentului de audit intern - Auditorii - Reprezentanii entitii/ structurii auditate
Particip la desfurarea edinei de deschidere.
Auditorii ntocmesc Minuta edinei de deschidere cu urmtoarea structur: A. Meniuni generale - tema misiunii de audit intern; - perioada auditat; - numele celor care ntocmesc Minuta edinei de deschidere; - numele persoanei nsrcinate cu verificarea ntocmirii Minutei edinei de deschidere; - lista participanilor la edina de deschidere cu menionarea numelui, funciei, direciei i a numrului de telefon. B. Stenograma edinei de deschidere: - cuprinde redactarea n detaliu a dezbaterilor edinei de deschidere. - ndosariaz Minuta edinei de deschidere n Dosarul permanent, Seciunea B
Modelul privind elaborarea Minutei edinei de deschidere este urmtorul:
Documentul nr. 14 Procedura P07: edina de deschidere
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003-30.06.2004 ntocmit: Tomescu Nicolae/Stnescu Ioana Data: 22.07.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 22.07.2004 Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Nr. E-mail Semntura 304
Serviciul telefonCristescu Gabriel Auditor SAI Tomescu Nicolae Auditor SAI Stnescu Ioana Auditor SAI Popescu Ion ef serviciu Serviciul Juridic Diaconescu Ion Inspector Serviciul Juridic Voinescu Georgeta Inspector Serviciul Juridic Vasilescu George Inspector Serviciul Juridic
B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit;
- Prezentarea funciei de audit intern de ctre auditori, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. A fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Serviciului juridic i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti;
- Stabilirea persoanelor pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;
- Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)
- Convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul auditului, informarea sistematic asupra constatrilor.
- Stabilirea Reuniunii de nchidere, inclusiv a participanilor; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd,
cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv calendarul implementrii i persoanele rspunztoare cu implementarea recomandrilor.
11.9. INTERVENIA LA FAA LOCULUI Intervenia la faa locului sau munca pe teren reprezint un proces sistematic de colectare obiectiv a probelor, de analiz i de evaluare a acestora.
305
Probele de audit trebuie s fie competente, adic suficiente i adecvate, relevante i s ofere o baz rezonabil pentru constatrile i concluziile auditorilor. Auditorii n etapa interveniei la faa locului au n vedere, fr a se limita, urmtoarele aspecte:
- cunoaterea activitii/sistemului/procesului supus(e) verificrii i studierea procedurilor aferente;
- intervievarea personalului alocat; - verificarea nregistrrilor contabile; - analiza datelor i informaiilor; - evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne; - realizarea de testri; - verificarea modului de ndeplinire a recomandrilor aprobate prin
rapoartele de audit anterioare. De asemenea, n cadrul etapei de intervenie pe teren, auditorii au ca scop principal producerea probelor de audit n baza crora s formuleze constatri, recomandri i concluzii. Prezentm n continuare o serie de elemente ale metodologiei generale pe care le avem n vedere n etapa interveniei la faa locului, dup cum urmeaz:
A. Colectarea dovezilor
n timpul fazei de colectare i prelucrare a informaiilor, auditorii efectueaz testri n concordan cu Programul de audit aprobat. Rezultatele activitii n aceast faz se concretizeaz n producerea de dovezi de audit pentru constatrile auditorilor pe baza crora formuleaz recomandri i concluzii. n sintez, procedura privind Colectarea dovezilor se prezint astfel: Auditorii Efectueaz testrile i procedurile stabilite n Programul de
audit; Apreciaz dac dovezile obinute sunt competente, suficiente,
adecvate, relevante i rezonabile; Colecteaz documente pentru toat misiunea de audit; Eticheteaz i numeroteaz toate documentele; Pregtesc Fiele de Identificare i Analiza Problemelor; La sfritul fazei de colectare a dovezilor, finalizeaz FIAP-
urile; Transmit FIAP-urile efului compartimentului de audit intern; ndosariaz documentele utilizate n cadrul misiunii de audit.
Supervizorul Analizeaz i aprob testele; Revede i aprob Fiele de Identificare i Analiza Problemelor
306
Auditorii Eticheteaz, numeroteaz i ndosariaz testele i Fiele de Identificare i Analiza Problemelor, n Dosarul permanent, Seciunea A.
307
B. Tehnici i instrumente utilizate
Tehnicile de audit intern se aplic n funcie de subiectul auditrii i pot fi utilizate individual sau n combinaie, atunci cnd auditorii efectueaz evaluri, astfel:
Observarea fizic: presupune vizualizarea, remarcarea, ascultarea, comparaia cu standardele. Reprezint o modalitate prin care auditorii interni i formeaz o prere proprie;
Chestionarea sau interviul, reprezint tehnica cea mai rspndit, poate fi oral sau scris i folosete ntrebri: cum?, de ce? etc. Se realizeaz prin intervievarea persoanelor auditate/implicate/interesate;
Verificarea presupune confirmarea adevrului, acurateei, sinceritii sau actualitii subiectului, compararea declaraiilor unei persoane cu discuiile avute cu alte persoane, a concordanei cu legile i regulamentele, precum i a eficacitii controalelor interne.
Tehnicile de verificare cele mai uzitate sunt: - comparaia pentru confirmarea identitii unei informaii dup
obinerea acesteia din cel puin dou surse diferite; - examinarea presupune urmrirea detectrii erorilor sau a
iregularitilor; - recalcularea presupune verificarea calculelor matematice; - confirmarea presupune solicitarea informaiei din cel puin dou
surse independente n scopul validrii acesteia; - punerea de acord reprezint procesul de potrivire a doua categorii
diferite de nregistrri; - garantarea presupune verificarea realitii tranzaciilor nregistrate
prin examinarea documentelor de la articolul nregistrat spre documentele justificative;
- urmrirea reprezint verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat. Scopul este de a verifica dac toate tranzaciile reale au fost nregistrate.
Investigarea reprezint ancheta efectuat pentru descoperirea de
fapte ascunse i pentru stabilirea adevrului i presupune o cercetare aprofundat pentru a detecta neregulile.
Analiza const n descompunerea unei entiti n elemente identificabile, cuantificabile i msurate distinct n vederea unei examinri detaliate i selectrii aspectelor ce necesit o atenie ulterioar.
Evaluarea presupune estimarea a ceea ce a fost analizat pe baza unei judeci profesionale n vederea stabilirii unor concluzii i va constitui baza formulrii recomandrilor i concluziilor auditului intern.
308
Instrumentele de audit intern se utilizeaz n funcie de situaiile ntlnite pe teren i pot fi:
Chestionare i liste de verificare: reprezint seturi de ntrebri adresate celor auditai i se pot grupa astfel:
a) chestionarul de luare la cunotin (CLC) cuprinde ntrebri referitoare la contextul socio-economic, organizarea intern, funcionarea entitii sau structurii auditate; b) chestionarul de control intern (CCI) este o metod de descriere i analiz a controalelor, conine ntrebri despre diferitele obiective i componente ale controlului. Ghideaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciilor i a cauzelor reale ale acestora; c) lista de verificare (LV) este utilizat pentru stabilirea condiiilor pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de ntrebri standard privind obiectivele definite, responsabilitile i metodele, mijloacele financiare, tehnicile de informare, resursele umane existente.
Modelul privind elaborarea Chestionarelor-Listele de verificare este
urmtorul:
Documentul nr. 15 Procedura P08: Colectarea dovezilor
S.C. Y S.A. Serviciul de Audit Intern
CHESTIONARUL LISTA DE VERIFICARE Misiunea de audit: Activitatea Serviciului juridic Perioada auditat: 01.03.2003-30.06.2004 ntocmit: Tomescu Viorel/Stnescu Ioana Data: 01.08.2004 Avizat: Cristescu Gabriel Data: 02.08.2004 Obiectivul 1. Cauzele care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai toate aciunile pierdute X Tomescu Viorel Verificai ntocmirea recursului X Tomescu Viorel Verificai dac recursul este formulat n termen X
Tomescu Viorel
Verificai dac recursul cuprinde toate exceptiile X
Tomescu Viorel
309
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii Verificai modul de formulare a aciunii X Tomescu Viorel Verificai dac s-a staruit n susinerea intereselor X
Tomescu Viorel
Verificai dac exista concluzii scrise X Tomescu Viorel Verificai dac concluziile sunt formulate la obiect i combat din toate punctele de vedere cauza
X Tomescu Viorel
Verificai dac s-a insistat pe reinerea de ctre instan a anumitor aspecte n susinerea cauzei X
Tomescu Viorel
Verificai dac la aciunile pierdute au fost utilizate toate cile de atac X
Tomescu Viorel
Verificai dac la aciunile pierdute n prima instan s-a formulat apel X
Tomescu Viorel
Verificai dac apelul este formulat n termen X Tomescu Viorel Verificai dac apelul a fost nsoit de susinerea scris a meniunilor X
Tomescu Viorel
Obiectivul 2. Reprezentarea instituiei n instanele de judecat
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai dosarele de instan X Stanescu Ioana Verificai citaiile primite X Stanescu Ioana Verificai hotrrile emise la fiecare edin X Stanescu Ioana Verificai dac instituia a fost reprezentat n instan la fiecare edin
X Stanescu Ioana
Verificai dac au fost sustinute interesele la fiecare edin X
Stanescu Ioana
Verificai dac sunt formulate ntmpinri X Stanescu Ioana Verificai dac ntmpinrile combat n totalitate problemele X
Stanescu Ioana
Verificai dac toate aciunile n instan au fost formulate n termen X
Stanescu Ioana
Verificai dac exista debite prescrise i neacionate X
Stanescu Ioana
Verificai toate aciunile sunt finalizate X Stanescu Ioana Verificai obinerea hotrrilor definitive X Stanescu Ioana Verificai dac hotrrile definitive sunt transmise compartimentelor de specialitate n vederea punerii n aplicare
X Stanescu Ioana
310
Obiectivul 3. Conducerea evidenelor privind cauzele la care instituia este parte
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai dac exista Registru de coresponden X
Tomescu Viorel
Verificai dac toate documentele primite sunt nregistrate X
Tomescu Viorel
Verificai dac corespondena primit este repartizat n vederea soluionrii X
Tomescu Viorel
Verificai dac exist termene de soluionare stabilite X
Tomescu Viorel
Verificai aciunile n justitie X Tomescu Viorel Verificai dac exista o eviden a acestora X Tomescu Viorel Verificai dac evidena este complet i la zi X Tomescu Viorel Verificai dac dosarele sunt finalizate X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost nchise X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost arhivate X Tomescu Viorel Verificai dac dosarele de instan sunt repartizate X
Tomescu Viorel
Verificai dac acestea cuprind toate documentele X
Tomescu Viorel
Verificai dac acestea au fost completate pe parcurs cu toate documentele primite de la instan sau ntocmite ulterior
X Tomescu Viorel
Obiectivul 4. Intocmirea lucrrilor de sintez i a rapoartelor privind activi-tatea proprie
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai dac toate tematicile sunt recepionate X
Stanescu Ioana
Verificai dac sunt soluionate n termen X Stanescu Ioana Verificai lucrrile de sintez sunt ntocmite X Stanescu Ioana Verificai modul de ntocmire a rapoartelor ctre conducere, Consiliul de administraie etc.
X Stanescu Ioana
Verificai realitatea datelor din aceste rapoarte X
Stanescu Ioana
311
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai documentele emise n cadrul unitii care trebuie avizate de juridic X
Stanescu Ioana
Verificai dac acestea sunt avizate X Stanescu Ioana Verificai dac avizele sunt date cu respectarea legii X
Stanescu Ioana
Obiectivul 5. Solicitarea declanrii falimentului n vederea recuperrii debitelor
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai toate debitele X Tomescu Viorel Verificai aciunile formulate X Tomescu Viorel Verificai hotrrile definitive obinute X Tomescu Viorel Verificai dac acestea au fost executate X Tomescu Viorel Verificai dac exist debitori care nu au putut fi executai din lips de bunuri X
Tomescu Viorel
Verificai dac mpotriva acestora s-a solicitat lichidarea judiciar X
Tomescu Viorel
Verificai documentele de nscriere la masa credal X
Tomescu Viorel
Confruntai datele din acestea cu cele din evidena contabila X
Tomescu Viorel
Verificai dac s-au calculat dobnzi i penaliti i au fost nscrise la masa credal X
Tomescu Viorel
Obiectivul 6. Investirea hotrrilor judectoreti i solicitarea punerii lor n aplicare de ctre organul de executare
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii
Verificai toate hotrrile definitive X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie X
Stanescu Ioana
Verificai dac investirea s-a realizat n termen X
Stanescu Ioana
Verificai toate biletele la ordin primite X Stanescu Ioana Verificai dac acestea au fost investite cu formula executorie n cazul debitelor X
Stanescu Ioana
312
ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU Auditorii neachitate Verificai dac investirea s-a facut n termen X Stanescu Ioana Verificai dac s-a solicitat la executorii judectoreti executarea silit a debitorilor X
Stanescu Ioana
Verificai dac aceasta solicitare este fcut n termen X
Stanescu Ioana
Verificai dac s-a struit pe lng executori n