Turismul de Afaceri Si de Evenimente

Universitatea „Lucian Blaga” Din Sibiu Facultatea de ŞtiinŃe Economice

Ioan COSMESCU

TURISMUL DE AFACERI ŞI DE

EVENIMENTE

- NOTE DE CURS –

- PENTRU ÎNVĂłĂMÂNT LA DISTANłĂ ŞI CU FRECVENłĂ REDUSĂ -

2008

2

3

Cuprins

CAPITOLUL 1. ImportanŃa organizării de evenimente în activitatea de turism ........................................................................................................................ 4 1.1. Turism evenimenŃial - motivaŃii şi aspecte specifice............................................. 4 1.2. Turismul de afaceri şi evenimentele specifice acestuia ......................................... 8 1.3. TendinŃe pe plan mondial în industria reuniunilor .............................................. 10 1.4. România pe piaŃa de reuniuni şi congrese........................................................... 13 1.5. Partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni............................................................ 15

CAPITOLUL 2. Turismul de afaceri - istoric şi concepte................................................ 19 2.1. Organizarea unui eveninsent tip reuniune (convenŃie, conferinŃă, întrunire,

seminar, program de training etc.)...................................................................... 20 2.2. Organizarea de evenimente în business-hoteluri ................................................. 30 2.3. Organizarea unui târg sau a unei expoziŃii.......................................................... 33 2.4. Programe şi călătorii incentive ........................................................................... 34 2.5. Evenimente în aer liber (outdoor training, teambuilding).................................... 37

CAPITOLUL 3. Turismul de afaceri – istoric şi concepte ............................................... 40 3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri ................................................................... 40 3.2. Concepte şi teorii privind turismul de afaceri ..................................................... 42 3.3. Asemănări şi deosebiri între turismul de afaceri şi turismul de loisir .................. 44 3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii............................................... 45 3.5. PiaŃa turismului de afaceri.................................................................................. 46

CAPITOLUL 4. TendinŃe ale turismului de afaceri pe plan mondial ............................. 48 4.1. SituaŃia actuală a turismului de afaceri ............................................................... 48 4.2. Organisme şi organizaŃii internaŃionale în turismul de afaceri ............................ 49 4.3. Turismul de afaceri în diferite Ńări ale lumii ....................................................... 50 4.4. Turismul de afaceri în România ......................................................................... 52

4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri în România ........................ 52 4.4.2. Organizarea turismului de afaceri în România........................................ 54 4.4.3. Turismul de afaceri şi oferta hotelieră din România ............................... 55 4.4.4. Centrele de conferinŃe şi expoziŃii .......................................................... 58

Capitolul 5. Resursele umane implicate în activitatea turistică evenimenŃială .......................................................................................................... 63 5.1. Director asistent / şef compartiment turism de afaceri şi congrese ...................... 63 5.2. Ghid interpret (pentru congrese şi manifestări internaŃionale)............................. 64 5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO – professional event

organiser)........................................................................................................... 65

Anexe ................................................................................................................................. 69 Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaŃionale (congres,

convenŃie, conferinŃă) ........................................................................................ 69 Anexa 2. Checklist – organizare eveniment .............................................................. 73 Anexa 3. Model – cerere de ofertă (RPF – Request for Proposal).............................. 77 Anexa 4. Buget eveniment ....................................................................................... 79 Anexa 5. SpaŃii şi servicii pentru organizare evenimente (tip conferinŃă, seminar,

trening) .............................................................................................................. 86 Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaŃiei (site inspection)..................................... 92

Răspunsurile la grilele de autoevaluare ............................................................................ 96

4

CAPITOLUL 1

ImportanŃa organizării de evenimente în activitatea de turism

Obiective: � înŃelegerea motivaŃiilor şi tendinŃelor de dezvoltare a acestor forme de turism; � structurarea pieŃei turistice evenimenŃiale; � sesizarea adaptării ofertei la aceste tendinŃe; � sistematizarea tipurilor de evenimente presupuse de turismul de afaceri; � explicarea tendinŃelor pe plan mondial în industria reuniunilor; � caracterizarea României pe piaŃa de reuniuni şi congrese; � nominalizarea partenerilor de afaceri pe piaŃa de reuniuni.

Rezumat: Capitolul abordează motivaŃiile şi aspectele specifice turismului evenimenŃia, tipurile de evenimente proprii turismului evenimenŃial, tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri, tendinŃele pe plan mondial în industria reuniunilor, precum şi prezenŃa României pe acest tip de piaŃă, la care se adaugă partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni. Cuvinte cheie: eveniment, turism de afaceri, turism evenimenŃial, conferinŃă, congres, convenŃie.

1.1. Turism evenimenŃial - motivaŃii şi aspecte specifice Pentru început se impune definirea noŃiunii de eveniment în contextul activităŃilor de turism şi implicit importanŃa organizării de evenimente pentru sectorul de turism. În literatura de specialitate turistică termenul eveniment apare utilizat în contexte diferite, putând desemna fie o întâmplare sau o manifestare importantă de natură socială, culturală, sportivă (o reuniune, un congres, un festival, o olimpiadă sportivă, un campionat de fotbal etc.), fie o întâmplare ieşită din comun, unică şi cu mare potenŃial de a oferi trăiri deosebite, emoŃii sau o experienŃă de viaŃă de neuitat. Organizarea de evenimentele din prima categorie este o activitate ce capătă o importanŃă tot mai mare în cadrul turismului de afaceri, alte evenimente Ńinând mai mult de turismul cultural. Cea de-a doua categorie de evenimente a generat în ultimii ani o adevărată modă a turismului evenimenŃial sau special, unele agenŃii de turism (numite event agencies) specializându-se în a oferta programe / pachete sau călătorii turistice centrate pe anumite evenimente unice naturale (eclipsa totală de soare, erupŃia unui vulcan etc.) sau tematice / puse în scenă (Dracula, festivaluri medievale) care să permită turiştilor experienŃe deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat adesea şi cu cel de aventură, de asemenea foarte gustat de un important segment de turişti. MotivaŃiile şi tendinŃele de dezvoltare a acestor forme de turism Ńin de evoluŃia generală a sectorului de turism, determinată de prefacerile sociale şi economice din ultimii ani, caracterizată prin:

• Globalizarea economică, socială, politică, dar şi a riscurilor – pentru turism înseamnă adaptare la standarde de nivel internaŃional, flexibilitate în oferte, decelarea riscurilor, evaluarea rapidă a tendinŃelor noi.

• Conştientizarea efectelor turismului asupra mediului şi întoarcerea spre natură, manifestată prin variate forme de turism ecologic, destinaŃiile care au aderat la acest concept fiind agreate şi în cazul celorlalte forme de turism practicate.

5

• Computerizarea şi informatizarea societăŃii - pentru turism înseamnă utilizarea preponderentă a noilor mijloace de comunicare on-line pentru a oferi informaŃii, consiliere şi servicii, ele determinând o mai mare viteză de derulare a activităŃii, precum şi participarea pe piaŃa globală a turismului în timp real.

• Comunicarea este cuvântul cheie al societăŃii postmoderne. având nenumărate faŃete, putând fi realizată prin cele mai sofisticate medii de comunicare, dar, în mod surprinzător, chiar în domeniul afacerilor se pune tot mai mult accent pe reuniuni, simpozioane, seminarii, teambuilding, evenimente care au o pondere tot mai mare în segmentul turismului de afaceri, tinzând să devină o adevărată industrie. Astfel de evenimente se organizează, de obicei, în Ńara în care sunt iniŃiate, dar participarea este adesea internaŃională, iar tendinŃa este de a le organiza tot mai frecvent în destinaŃii din afara Ńării respective, ceea ce dovedeşte globalizarea şi în acest domeniu.

• Creşterea ponderii timpului liber, disponibil în mod individual, şi a dorinŃei de petrecere a acestuia în conformitate cu valori stabilite personal - ceea ce pentru turism înseamnă, contrar punctului anterior, acordarea unei atenŃii sporite clientului, individului, numit în limbaj de specialitate, managementul relaŃiei cu clientul (CRM - customer relationship management), având ca moto ,,este mai important de a păstra un client, nu de a câştiga unul nou. Valorizarea timpului liber a dus la apariŃia turismului evenimenŃial şi la apariŃia agenŃiilor specializate în oferte de acest tip. TendinŃa merge atât de departe, încât se oferă programe turistice modelate individual, la sugestia şi dorinŃa fiecărui client, iar informarea devine consiliere sau negociere “faŃă în faŃă”, directă, relaŃia interumană fiind mai importantă.

Segmentele pieŃei turistice sunt afectate în dezvoltarea lor de aceste noi condiŃii sociale, diferite de cele ale societăŃii de consum în masă, studiile de marketing oferind următoarea ierarhizare:

• turismul de afaceri, se situează pe primul loc, urmat de • călătorii la distanŃe mari (destinaŃii exotice), • vacanŃe club, • turism de sănătate şi fitness, • călătorii de lux, • turism evenimenŃial şi de aventură, • călătorii de studii şi educaŃie, • vacanŃe creative şi de practicare a unui hobby, • vacanŃe active şi practicarea sportului, • turism ecologic.

Se observă, în principal, creşterea călătoriilor sau vacanŃelor scurte, dar mai frecvente pe parcursul anului (week-end, zile de sărbătoare), călătorii pentru participarea la evenimente culturale sau „speciale”, la data la care aceste sunt planificate, dar mai ales o puternică individualizare a pachetelor de servicii turistice. TendinŃele (trend-urile) decelate implică, desigur, schimbarea atitudinii agenŃiilor de turism, în sensul adaptării ofertei la aceste tendinŃe, şi anume: TendinŃa de petrecere a vacanŃei în mediu sau peisaj natural intact, creşterea sensibilităŃii turiştilor pentru mediu - impune oferte adecvate din partea ofertanŃilor din turism, cunoaşterea şi implicarea lor privind problemele de mediu, promovarea turismului ecologic. TendinŃa de individualizare a formelor de turism - oferte flexibile în sistem de module combinabile, „pachete IT individuale”, fiecare turist devine creatorul propriului program de călătorie / vacanŃă. TendinŃa de a dispune de „propria” casă de vacanŃă" - cumpărarea de case de vacanŃă în staŃiuni internaŃionale sau închirierea de case sau apartamente de vacanŃă, pe anumite perioade stabilite din an sau de lungă durată.

6

TendinŃa către destinaŃii însorite, dorinŃa de soare, plajă, căldură în orice anotimp - ofertă de destinaŃii în Ńările care corespund acestor criterii, dar implică şi riscuri legate de anumite destinaŃii exotice şi nesigure, fiind necesară existenŃa unor oferte variate, întrucât tendinŃa este de rezervare în ultimul moment (last minute), după aflarea datelor meteo sau avertizările de risc privind anumite destinaŃii. TendinŃa către oferte cu standard înalt de confort şi calitate - ofertele trebuie să corespundă tuturor cerinŃelor şi dorinŃelor unei clientele tot mai pretenŃioase, să asigure prin ambient şi facilităŃi o stare de confort sufletesc, de îndeplinire a unor ritualuri personale şi să ofere o animaŃie discretă, aproape neobservabilă. TendinŃa către un mix de relaxare şi acŃiune/aventură în comportamentul turiştilor - implică oferte de evenimente cu potenŃial de stimulare, de distracŃie relaxantă, de socializare informală. TendinŃa către călătorii / vacanŃe mai scurte, conform principiului mai bine mai scurt, dar mai des - oferte de excursii de o zi, călătorii scurte, vizitarea unor oraşe şi shopping, vizitarea unor obiective importante dintr-o Ńară sau participarea la evenimente la anumite date, spre deosebire de lungi şi obositoare circuite. TendinŃa către rezervări în ultimul moment (last minute), decizii luate spontan şi în ultima clipă, mobilitate mai mare în vacanŃe (excursii, vizite), alegerea unor destinaŃii multiple pentru o singură vacanŃă de mai lungă durată - oferte adecvate din partea agenŃiilor. TendinŃa către vacanŃe de club / programe speciale - club pentru familii, persoane singure, seniori, gourmet, de sănătate, fani computer, cunoaşterea unei „Ńări şi a locuitorilor săi”, natură (observare floră, faună) etc. TendinŃa către vacanŃe oferite unor grupuri-Ńintă - prieteni, grupuri de interese, specialişti din anumite domenii, cursuri de limbă a Ńării respective pentru elevi şi studenŃi etc. Analizând aceste tendinŃe, se observă că această nouă atitudine a clientelei privind petrecerea timpului liber prin călătorii şi vacanŃe, implică luarea în considerare de către agenŃiile de turism a dorinŃelor puternic individualizate ale noii clientele şi adaptarea atitudinii şi a ofertei agenŃiei la aceste cerinŃe. În centrul atenŃiei nu trebuie să stea produsul, superstandardizat sau superatractiv ca preŃ, ci gradul în care produsul poate satisface dorinŃa clientului de a trăi ceva „deosebit”, adică gradul în care acesta poate genera „un eveniment”, cu alte cuvinte, clientul doreşte să i se ofere un eveniment, dacă se poate doar pentru el, nu un produs standard, acelaşi pentru toată lumea. De ce există aceste tendinŃe? Superoferta de produse, dar şi de posibilităŃi de distracŃie creează în toate domeniile, deci şi în turism, o imensă presiune concurenŃială. Întrucât în Ńările dezvoltate din punct de vedere economic, majoritatea populaŃiei are asigurate trebuinŃele fizice de bază, consumatorii având la dispoziŃie produse şi servicii în nenumărate variante care se concurează reciproc pe piaŃă, nu mai sunt importante aspectele de bază ale acestora, ci cele care oferă ceva în plus, permiŃând o alegere după gustul personal al consumatorului. EmoŃiile, trăirile, întâmplările, experienŃa sau experimentul ocupă acum un loc central în viaŃă. Se profilează astfel o nouă ramură economică, aceea a economiei sau industriei event-ului (evenimentului). Consumatorul din această nouă ramură în devenire nu va mai cheltui bani pentru un produs, ci în primul rând pentru evenimentul şi sentimentul care însoŃeşte cumpărarea şi consumul acestui produs. Ceea ce înseamnă că tendinŃa spre eveniment se va accentua, diferitele manifestări în acest sens vor fi tot mai variate şi în direcŃii noi, nu doar de aventură extremă sau anumite evenimente exagerat înscenate. Moto: Evenimentul sunt EU! Noii consumatori doresc să-şi aranjeze singuri evenimentele, organizatorii trebuie doar să le ofere ocazia, eventual locaŃia.

7

În viitor nu vor mai fi gustate manifestările organizate perfect după un plan sau scenariu bine stabilit. Trebuie doar oferit un cadru în care oamenii să-şi însceneze singuri evenimentele sau să le deruleze după propriul plac. Pentru organizatori, înseamnă să descopere valenŃele unor locaŃii, produse sau servicii, în concordanŃă cu dorinŃele clientelei-Ńintă. Principiul este: mai mult conŃinut decât abundenŃă cantitativă. Predomină deci calitatea. Teoria economică decizională spune: cu cât se consumă mai mult dintr-un bun, cu atât valoarea adăugată scade dacă se consumă o unitate în plus din acest bun. Iar dacă se depăşeşte chiar o anume cantitate, această valoare devine negativă. Cel mai bun exemplu este o instalaŃie de muzică şi lumini care, dacă i se dublează puterea, îi asurzeşte şi orbeşte pe participanŃi. Cu alte cuvinte, chiar dacă se organizează tot mai multe evenimente, tot mai exagerate, ele nu pot deveni decât obositoare sau plictisitoare. Contează doar adecvarea lor la aşteptările clienŃilor, în general, a turiştilor, în special. În turism acest fapt se observă în supralicitarea turismului de aventură sau cel evenimenŃial în care abundă oferte de activităŃi precum sporturi extreme, excursii în locuri sălbatice etc. promiŃând întâmplări şi trăiri ieşite din comun. TendinŃa este însă, de a analiza corect cerinŃele clientelei, de a crea programe turistice cu o paletă cât mai largă de evenimente din care potenŃialii turişti să-şi aleagă călătoriile şi vacanŃele potrivite. ConcurenŃa este foarte mare, de aceea imaginaŃia şi creativitatea ofertanŃilor din turism va fi pusă la grea încercare. Să dăm doar un exemplu: Galeries Lafayette din Paris pune la dispoziŃie clienŃilor veniŃi la cumpărături, pe lângă coşurile obişnuite, în fiecare joi între orele 18.30 şi 20.30 coşuri de culoare lila. Cine alege un coş lila semnalizează că este dispus la un flirt, astfel că, după efectuarea cumpărăturilor, la barul casei poate sta de vorbă la un pahar de vin pentru a face cunoştinŃă. În acest caz, magazinul oferă infrastructura şi cadrul, decizia de a provoca întâmplarea şi amintirea ce o va lăsa, rămâne la latitudinea fiecăruia. Pentru agenŃiile de turism ceea ce înseamnă că „pachetele prefabricate” de programe turistice sunt tot mai puŃin cerute, deci greu vandabile, fiind în trend călătoriile scurte, individuale sau cele de grup „la comandă” sau „în regie proprie”, fapt pentru care paleta de oferte trebuie să conŃină sau să găsească ceea ce doreşte potenŃialul client. Componentele ofertei adaptate acestei cereri pot fi circumscrise astfel: DestinaŃii: mari metropole, localităŃi cu obiective turistice atractive Evenimente speciale: sărbători folclorice, tradiŃii şi obiceiuri locale, festivaluri tradiŃionale (ale berii, ale vinului etc.), aniversări istorice (...ani de la fondarea unei localităŃi, de Ia naşterea unei personalităŃi etc.), memoriale, evenimente sportive internaŃionale sau de mare rezonanŃă, festivaluri culturale, carnavaluri, expoziŃii de artă, reuniuni ale unor grupuri determinate de un anumit hobby sau înclinaŃii. Mijloace de transport în comun: tren, avion de linie sau charter, vase de croazieră, ferry-boat, vapor de excursie. Mijloace de transport special pentru turism: trenuri speciale de vacanŃă, trenuri turistice (cu locomotive cu aburi, mocăniŃe, trenuri istorice), autocare sau tramvaie transformate în bistro, pentru party sau altă temă, excursii cu pluta, rafting cu plute pneumatice. RestauraŃie: bufet cu autoservire, dineuri de gală, mese speciale precum grătar în aer liber, foc de tabără cu picnic, mese în stil medieval, cu specific naŃional sau local etc. Programe de animaŃie: folclor, show, dans, tur de oraş, excursii, concursuri cu premii sau pentru amuzament, degustări de vinuri sau bere, spectacole în hale industriale dezafectate, cu alte cuvinte tot ceea ce implică eveniment.

8

Cazare: hoteluri, parcuri de vacanŃă, pensiuni particulare, case de oaspeŃi ale unor organizaŃii non-profit. Servicii de agenŃie: mape de informare pentru (toŃi) participanŃi, pachet de asigurare individual sau de grup, locuri gratuite proporŃional cu numărul de participanŃi, cocteil de bun venit la destinaŃie.

AgenŃie de turism specializată pe evenimente Analog cu tendinŃa de dezvoltare de la un „comerŃ de aprovizionare” la un „comerŃ axat pe evenimente”, o comparaŃie între o „agenŃie de turism de aprovizionare” cu una „de eveniment” relevă următoarele aspecte: AgenŃie de turism AgenŃie de evenimente Tip de agenŃie agenŃie de zboruri ieftine, discount agenŃie integrată, specializată Strategie de marketing strategie de preŃ / volum strategie preferenŃială Focusare pe piaŃă Cumpărare / preŃ Client / individ ConcepŃie de bază „trading down” „trading up”

Satisfacere cerinŃe cerinŃe de bază cerinŃe speciale

Paletă sortimentală mică mare

Produse turistice grad mare de standardizare puternic diferenŃiate

Nivel de preŃ mic-mediu mediu - mare

PreŃ mediu mic - mediu mediu - mare Personal personal de înregistrare personal de consiliere Intensitate consiliere mică mare Intensitate servire mică mare Comunicare telecomunicaŃii directă „face to face” Dotarea agenŃiei funcŃional-tehnică ambientală

1.2. Turismul de afaceri şi evenimentele specifice acestuia Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri evenimente care au în comun faptul că se călătoreşte în scopuri legate de afaceri:

• Întâlniri / reuniuni de afaceri (Meetings) • Programe şi călătorii incentive (Incentives) • Congrese, conferinŃe, convenŃii (Congresses) • ExpoziŃii - târguri de comerŃ (Expositions)

Acestea sunt prezentate în lucrările de specialitate (broşuri, site-uri etc.) sub sigla MICE, incluzând toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici - seminarii, simpozioane, activităŃi de training sub formă de cursuri tradiŃionale sau în aer liber, teambuilding în variate forme etc., până la conferinŃe şi congrese sau târguri de anvergură, numit alteori turism de reuniuni şi congrese sau, pe scurt, turism de congrese. Trebuie remarcat că adesea călătoriile incentive sunt evidenŃiate separat, fiind o formă de călătorii organizate de către firme, adesea nedeosebindu-se de alte excursii şi călătorii şi nu necesită aceeaşi logistică ca reuniunile şi congresele. Din acest motiv le vom prezenta, pe scurt, chiar de la început.

Călătoriile incentive Incentivele sunt stimulente oferite sub diferite forme angajaŃilor de către firme (premii, cadouri) acestea fiind practicate mai ales de companiile cu cifre mari de afaceri, care au suficientă putere economică. În majoritatea întreprinderilor, aceste bonusuri sunt oferite

9

conform unor reguli clar stabilite, de ele beneficiind mai ales lucrătorii din departamentele de vânzări şi distribuŃie, precum şi lucrătorii comerciali. Conform unor studii internaŃionale, cele mai apreciate sunt călătoriile incentive, cu toate că acestea implică cheltuieli mai mari, dar întrucât au ceva „deosebit”, ele lasă o impresie mai puternică şi rămân mai mult timp în memoria celor care au beneficiat de ele, de aceea, din totalul de cheltuieli alocate pentru incentive, aproximativ jumătate se alocă pentru călătorii incentive. Aceste călătorii sunt considerate turism de afaceri deoarece implică oameni ce călătoresc împreună datorită specificului muncii lor. Ele pot fi scurte excursii sau vacanŃe oferite de către o companie salariaŃilor săi, ca stimulent pentru realizări deosebite sau pentru rezultate bune în muncă, dar pot fi oferite şi clienŃilor fideli sau sub forma de câştiguri la anumite concursuri, prin programele de atragere de clienŃi sau cele de fidelizare. Din datele OMT se arată că circa 11 milioane de oameni călătoresc în această formă de turism. Programele oferite sunt packages, precum şi vacanŃele tradiŃionale, cu deosebirea că pachetul de servicii cuprinde şi vizite la locuri de interes profesional, banchete, participarea la manifestări culturale etc. Principalele pieŃe pentru acest tip de turism sunt SUA, apoi Europa, principalele destinaŃii fiind Paris şi Londra. Pentru turism, din aceste călătorii au de profitat hotelierii cărora le revine cam 40% din cheltuielile alocate pentru călătorii incentive, iar pentru transport 26%. Doar 32% dintre firme fac rezervări în hoteluri de 5 stele, 55% în hoteluri de 4 stele, 59% dintre aceste călătorii au destinaŃii străine, 41% se fac în Ńara respectivă. Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezintă un segment important al industriei ospitalităŃii, generatoare de venituri substanŃiale, mai ales în perioadele de extrasezon, dar şi de imagine pozitivă pentru destinaŃiile implicate şi chiar pentru imaginea turistică de ansamblu a unei Ńări. Din datele statistice reiese că acest segment poate fi considerat ca fiind componenta cea mai eficientă şi mai profitabilă din turism, tinzând să devină chiar o industrie independentă. Prin urmare, turismul de reuniuni este componenta eficientă şi dinamică din economia turismului unei Ńări / regiuni / localităŃi care înglobează nu doar activităŃi turistice comune (cazare, restauraŃie, transport), ci şi o serie complexă de servicii organizatorice profesioniste de întruniri, conferinŃe, expoziŃii, seminarii, programe incentive sau de training, găzduite de destinaŃia respectivă (închirierea locaŃiilor, dotări şi servicii audio-video, traducere simultană, mijloace promoŃionale pentru eveniment, hosting, asistenŃă etc.). Întâlnirile de afaceri (reuniuni) reprezintă activităŃi în care oamenii călătoresc pentru a se întâlni şi a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaŃii între cei de aceeaşi profesie sau din aceeaşi asociaŃie:

• întâlniri de breaslă, cu scopul de a favoriza afacerile între participanŃi; • întâlniri ale unor asociaŃii, în care oamenii cu aceleaşi interese sau aparŃinând unei

asociaŃii locale, naŃionale sau internaŃionale, se întâlnesc pentru schimburi de idei şi informaŃii.

ConferinŃele, congresele şi convenŃiile au un deosebit potenŃial de a atrage participanŃi în număr mare şi reprezintă o bună afacere pentru destinaŃiile unde se organizează. Lunile de vârf ale acestor manifestări internaŃionale şi naŃionale sunt septembrie, octombrie şi mai, iunie. Pe plan mondial, oraşe recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestări sunt: Londra, Madrid, Paris, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg, Roma (90) ş.a. Durata acestor manifestări este de 3 - 7 zile. La aceste manifestări 2/3 din participanŃi vin cu soŃia / soŃul sau o persoană însoŃitoare, iar rezervările pentru asemenea manifestări se fac chiar şi cu 2 ani înainte. ExpoziŃiile şi târgurile de comerŃ reprezintă un sector important al turismului de

10

afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacŃii între vânzători şi cumpărători, se plasează comenzi, se fac contracte de durată etc. Un exemplu clasic este salonul de aviaŃie de la Paris, iar în turism, Târgul InternaŃional de la Berlin (ITB), care atrage anual între 20.000 - 50.000 de specialişti la fiecare manifestare şi peste 100.000 persoane / manifestare din cadrul publicului larg. De multe ori, expoziŃiile sunt combinate cu conferinŃe care atrag un număr mai mare de participanŃi la acest gen de turism de afaceri.

1.3. TendinŃe pe plan mondial în industria reuniunilor

În cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul că ponderea cea mai mare revine segmentului de reuniuni şi congrese, târguri sau expoziŃii care sunt privite, în general, în ansamblu, având caracteristici comune privind organizarea şi derularea lor. În acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaŃia că acestea înregistrează doar manifestările cu minimum 50 participanŃi ale unor asociaŃii şi cele cu minimum 20 participanŃi ale unor întreprinderi şi care sunt declarate din proprie iniŃiativă. Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date statistice privind reuniuni internaŃionale, dintre care 65% cu sediul în Europa. În anul 2000 pe primul Ioc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentând un segment de piaŃă de 8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2, Germania pe 3. În ceea ce priveşte orăşelul-locaŃii pentru congrese, în top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris şi Viena. Numărul participanŃilor la congrese a fost, în medie, de 250 - 500 persoane, doar 11 procente cuprinzând mai mult de 2.000 participanŃi. Cifra medie a participanŃilor la diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanŃilor, 54% revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestărilor a scăzut faŃă de anii anteriori la 4, 5 zile. Ca tematică, un sfert din totalul congreselor a fost de natură medicală, în general manifestările de natură ştiinŃifică s-au diminuat, urmate de tehnologie (locul 3) şi industrie (locul 4). Pentru anul 2003 statistica ICCA a înregistrat 3.297 reuniuni internaŃionale, din care 62% au avut loc în Europa. Întrucât în aceste date statistice nu sunt cuprinse decât acele reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu reflectă în totalitate amploarea acestora în cadrul turismului de afaceri. Trebuie remarcat faptul că turismul de reuniuni şi congrese se desfăşoară preponderent în lunile mai, iunie, septembrie şi octombrie, deci în perioade când sezonul turistic de vacanŃă se află tradiŃional în recul, având deci o mare importanŃă în ocuparea capacităŃilor turistice prin astfel de manifestări. În acest sens activitatea de organizare a evenimentelor tinde să devină o formă complementară de turism, deosebit de importantă în economia turismului unei Ńări, necesitând însă adaptarea infrastructurii turistice existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestei activităŃi. Pentru exemplificare sunt relevante datele statistice din Ńările europene cu experienŃă în acest domeniu, prin care se pot decela avantajele acestui segment de piaŃă în cadrul economiei turismului al unei Ńări, dar şi condiŃiile care se impun a fi îndeplinite pentru ca România, care are reale posibilităŃi de a se lansa pe piaŃa turismului de reuniuni, să devină o Ńară atractivă în acest domeniu. Austria. În anul 2001, în această Ńară existau 244 oraşe şi comune cu 557 ofertanŃi de congrese şi reuniuni, capabili să organizeze manifestări pentru 100 şi mai mulŃi participanŃi. Cele 2.705 spaŃii de reuniuni din aceste locaŃii pot cuprinde 392.660 persoane. Oraşul cel mai solicitat este Viena care şi pe plan mondial este o destinaŃie preferată pentru organizare de congrese, ocupând în ierarhia europeană locul 3, după Londra şi Paris.

11

Se confirmă, pentru ultimii trei ani, că industria de congrese este un segment de piaŃă cu o accentuată tendinŃă de creştere: Cu 4 milioane de înnoptări doar din turismul de congrese, volumul acestora a crescut în ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentând între 3,1 - 3,5% din totalul de înnoptări în Austria. Hotelăria din cele 244 localităŃi organizatoare de congrese a cunoscut în medie o mărire a duratei de ocupare cu 36 zile faŃă de celelalte localităŃi turistice din Austria. Italia. Patrimoniul cultural şi artistic al Italiei este un puternic magnet de atracŃie şi pentru turismul de reuniuni, existând în acest domeniu 1.163 centre de conferinŃe şi 4.504 hoteluri, 39.600 palate şi castele, plus 30.500 reşedinŃe istorice, la care se adaugă complexe de târguri şi expoziŃii, stadioane pentru concerte şi manifestări sportive, teatre, cinematografe. LocaŃiile cele mai solicitate sunt oraşele mari şi metropolele: Rota, Milano, FlorenŃa, Neapole, Bologna, dar şi localităŃile culturale şi artistice mai mici, precum şi centrele turistice recunoscute. În anul 2000, în Italia au avut loc 104.563 conferinŃe cu 17,5 milioane participanŃi, piaŃa de congrese reprezentând 21% din totalul veniturilor realizate din turism. Acestea se datorează numărului crescut de înnoptări (creştere 20.2% faŃă de anii anteriori), dar şi prin creşterea duratei manifestărilor, întrucât congresele care au durat mai mult de 3 zile au crescut cu 95%, iar reuniunile de 1 zi au scăzut cu 4,9%. 66,41% ale manifestărilor s-au derulat în hoteluri specializate pentru reuniuni (69.437), 33,59% în centre de congrese (35.126). Semnificativă este creşterea reuniunilor internaŃionale (23,7%). 52,6% (3.701) au avut loc în oraşe mari, 20,97% (1.475) în localităŃi culturale şi artistice sau mici, 26,42% (1.859) în centre turistice. 69% dintre organizatorii de reuniuni internaŃionale preferă hotelurile, 31% alte locaŃii de reuniuni. În ceea ce priveşte participanŃii, 89% au fost de provenienŃă naŃională, 11% internaŃională. Caracteristic, pentru Italia, este creşterea numărului de participanŃi la congrese (evenimente de mare anvergură), acesta fiind în medie de 336 participanŃi. Reuniunile cu mai puŃin de 300 participanŃi au scăzut cu 8,4%, în timp ce congresele de 1.000 - 4.000 persoane au crescut cu 39%, iar cele cu peste 4.000 chiar cu 125%. Germania. În anul 2002 s-au desfăşurat în cele 11.000 de locaŃii pentru reuniuni 1,3 milioane de manifestări cu 69 milioane de participanŃi. Cele 11.000 locaŃii pentru reuniuni constau în 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese (4%), 330 institute de învăŃământ superior (3%). La acestea se adaugă 1.500 locaŃii alternative precum castele, palate, mănăstiri şi săli de concerte, precum şi 75 centre de conferinŃe ale unor firme. În total sunt 65.000 spaŃii cu 3,1 milioane mp spaŃii de reuniuni şi 1,4 milioane mp de spaŃii de expoziŃie. Dintre acestea, 6% centre de conferinŃe (656), printre care toate centrele de congrese, oferă spaŃii pentru manifestări de mare anvergură cu 500 şi mai mult de participanŃi. În domeniul hotelier, 85% dintre ofertanŃi sunt din segmentul de 3 şi 4 stele. PreŃul mediu de înnoptare acceptat pe piaŃa de congrese este de 100 Euro. Cifra de înnoptări a delegaŃilor a crescut la 67,6 milioane, faŃă de 65 milioane în anul 1999. Raportat la totalul de înnoptări hoteliere, 35,5% revine segmentului de reuniuni şi congrese, prin urmare fiecare al treilea client este un participant la o reuniuni. Din statistică mai rezultă că fiecare al treilea loc de muncă din turism este creat direct sau indirect prin segmentul de organizare reuniuni care cuprinde în total 970.000 lucrători full-time. Astfel este clar demonstrată importanŃa congreselor şi a reuniunilor în special pentru activitatea de hotelărie, precum şi pentru turism în general.

12

Prin cumpărăturile efectuate de participanŃi are de câştigat şi comerŃul en detail, care se cifrează în Germania la circa 1,7 miliarde Euro pe an. Centrele de congrese şi sălile polivalente (hale) s-au adaptat în ultimii ani, mai ales din punct de vedere structural, noilor cerinŃe ale pieŃei. Pe lângă spaŃii de mare capacitate oferă tot mai mult şi spaŃii adecvate pentru grupuri de lucru mai mici. Datorită situaŃiei economice tensionate, se observă o creştere a rolului centrelor de reuniuni integrate firmelor, mai ales pentru organizarea de activităŃi de instruire şi educaŃie continuă. În schimb se dezvoltă în mod dinamic oferta pe piaŃă a unor „locaŃii ieşite din comun pentru evenimente”, precum palate, castele, mănăstiri, crame, construcŃii industriale dezafectate, cinematografe, teatre de musical. Circa 1.500 ofertanŃi (faŃă 1.000 în 1999) din acest segment derulează pe an cam 25.000 manifestări cu circa 5 milioane de participanŃi. Se observă o tendinŃă generală de scurtare a duratei manifestărilor. 45% din totalul evenimentelor durează maximum 1 zi. Durata medie în 2002 era de 1,8 zile (1999: 1,9 zile). Doar una din şase manifestări durează 3 sau mai multe zile. Durata depinde mai ales de tipul de eveniment: în timp ce congresele durează în general, mai multe zile, un trening durează, de regulă, doar 2 zile. Numărul participanŃilor este în medie de 53, doar 1% din totalul de evenimente (adică 13.000) reprezintă manifestări de anvengură cu peste 1.000 participanŃi. 84% din totalul de 1.3 milioane de evenimente au fost organizate în hoteluri specializate pe acest segment, 8% au fost în legătură cu expoziŃii, iar congresele au fost flancate de expoziŃii chiar în 30% din cazuri. În ceea ce priveşte sezonalitatea acestora, nu se observă schimbări: februarie, martie, aprilie, octombrie şi noiembrie sunt lunile preferate pentru reuniuni şi congrese. Week-end-urile sunt în continuare puŃin atractive. Cele 1.3 milioane de manifestări sunt iniŃiate în proporŃie de 60% (780.000) de către întreprinderi şi firme, incluzând diferite forme de instruire şi perfecŃionare cu un număr mai mic de participanŃi, dar şi reuniuni şi congrese cu mii de delegaŃi. Conform principiului “all business are local” majoritatea participanŃilor sunt din regiunea înconjurătoare de până la 200 km, iar la cele de anvergură şi de Ia distanŃe mai mari. În anul 2002 prin cei 3.5 milioane de delegaŃi străini, Germania a atras la reuniuni şi congrese cu un milion de clienŃi mai mult decât în anii anteriori. Punctele forte ale Germaniei ca Ńară de congrese sunt: profesionalismul, perfecŃionismul, corectitudinea, paleta largă a ofertei, raportul optim preŃ / servicii, precum şi volumul şi varietatea pieŃei. În concluzie: Se observă că, mai ales la congrese, caracterul internaŃional al acestora este în creştere. Conform unor studii, tor mai mulŃi organizatori de congrese şi târguri doresc să le deruleze în afara Ńării respective. În general, se observă o creştere a cererii de organizare de reuniuni în timp ce oferta de capacităŃi locative rămâne constantă. Se caută locaŃii cu imagine recunoscută internaŃional, dar şi cele cu ofertă culturală şi turistică variată şi interesantă. Se confirmă şi tendinŃa de descreştere a numărului de participanŃi, de scurtare a duratei, dar cu o creştere a cerinŃelor privind standardele de organizare. De aceste tendinŃe pot profita în mare măsură, pe lângă locaŃiile de reuniuni şi agenŃiile de turism, precum şi alŃi prestatori care sunt solicitaŃi în organizarea şi derularea de manifestări cu caracter internaŃional. Ca şi în domeniul turismului, se observă şi în cel al congreselor o tendinŃă de a face planificări şi rezervări pe termen scurt. Din partea prestatorilor specializaŃi pe congrese se aşteaptă un suport mai puternic care ar putea fi chiar sub forma unor pachete de servicii de congrese (congress-packages) diferenŃiate, Ia alegere.

13

CerinŃe şi servicii pe piaŃa turismului de reuniuni şi congrese Turismul de reuniuni, incluzând aici toate componentele sale precum conferinŃe, congrese, târguri şi expoziŃii, incentive şi alte activităŃi pe grupuri profesionale, este un domeniu prin excelenŃă dinamic la nivelul întregii lumi. În ultimii 15-20 de ani, circulaŃia turistică mondială are din ce în ce mai frecvent drept motivaŃie deplasarea individuală sau de grup în scopul participării la reuniuni sau forumuri de afaceri, congrese internaŃionale, expoziŃii şi târguri specializate, călătorii incentive sau activităŃi de training (programe de instruire, de perfecŃionare şi specializare, educaŃie profesională) şi de teambuilding. În acest context, aranjamentele de călătorie în scop profesional şi de atacuri presupun o serie întreagă de alte servicii pe lângă cele specifice turismului clasic. Pentru a intra pe această piaŃa se impune:

• existenŃa unor structuri de primire turistice şi a unor centre de conferinŃe, târguri şi expoziŃii;

• gamă largă de facilităŃi de cazare, masă, transferuri rapide şi posibilităŃi de distracŃie şi agrement;

• personal de turism specializat pe turismul de afaceri; • promovarea şi publicitatea turismului de afaceri prin asociaŃii specializate în

turismul de afaceri, prin broşuri speciale etc. Organizarea de reuniuni şi congrese implică numeroase activităŃi comune cu turismul de afaceri, precum cazare, catering, transferuri şi transport local, tururi pre- şi post-eveniment, dar şi activităŃi specifice: calcularea şi procurarea bugetului necesar, stabilirea, invitarea, înregistrarea participanŃilor, selecŃia şi închirierea locaŃiilor şi a spaŃiilor, hostess, selecŃia şi organizarea programelor sociale adiacente, producŃia de obiecte şi mijloace promoŃionale personalizate pentru eveniment, tipărirea broşurilor, cataloagelor, mapelor şi lucrărilor necesare evenimentului (conferinŃă, congres, seminar etc.).

1.4. România pe piaŃa de reuniuni şi congrese Atragerea de evenimente internaŃionale spre a fi găzduite şi organizate în România este o direcŃie ce ar trebui urmărită prioritar în preocupările privind promovarea turismului românesc. Organizarea de reuniuni aduce mari beneficii atât pentru imaginea Ńării pe plan mondial, cât şi pentru agenŃii economici locali implicaŃi în procesul de organizare a acestora. Beneficiile în plan material înseamnă creşterea încasărilor, profit mai mare prin grad sporit de ocupare şi utilizare a infrastructurii de cazare şi de reuniuni, crearea şi asigurarea de locuri de muncă, atragerea participanŃilor şi ca turişti în alte perioade ale anului, taxe şi impozite încasate la bugetul de stat, creşterea volumului de vânzări în alte sectoare comerciale. Pentru a realiza aceste beneficii este însă necesară asigurarea unui standard înalt al serviciilor din partea prestatorilor implicaŃi şi o cooperare şi din partea autorităŃilor şi administraŃiei locale pentru stimularea acestor activităŃi deosebit de utile pentru întreaga comunitate locală, astfel că localitatea (staŃiune, oraş) în sine să fie considerată şi recunoscută ca o destinaŃie-locaŃie adecvată pentru astfel de evenimente. PercepŃia industriei organizării de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru orice comunitate locală specializată ca destinaŃie în acest sens este dată de cifrele statistice din alte Ńări care dovedesc evoluŃia acestei industrii pe plan mondial şi realitatea financiară a acestor destinaŃii în comparaŃie cu destinaŃii turistice tradiŃionale. Pe lângă veniturile directe provenite din organizarea unei reuniuni care răsplătesc eforturile prestatorilor / furnizorilor de servicii dedicate reuniunii, comunitatea locală, guvernul şi municipalitatea destinaŃiei care găzduieşte evenimentul beneficiază şi ele de o serie de venituri substanŃiale. Este ştiut faptul că din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni internaŃionale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor cheltuieli proprii aferente evenimentului şi, eventual, un oarecare profit în schimb, aproximativ 86-90% din venituri sunt încasate de prestatorii din Ńara care găzduieşte

14

evenimentul, acestea regăsindu-se în produsul intern brut. Din aceste încasări se virează către bugetul de stat şi bugetul administraŃiei locale taxele aferente (TVA 19%). în paralel, comunitatea locală are de profitat prin veniturile generate, cu ocazia evenimentului, de consumul suplimentar de produse şi servicii (cumpărări de suveniruri şi alte produse pentru nevoi personale, agrement, vizite la obiective turistice locale) de către participanŃii la eveniment. Pe termen lung, reuşita evenimentului va putea genera revenirea participanŃilor în destinaŃia respectivă, atât ca turişti, cât şi ca oameni de afaceri şi chiar ca investitori pe piaŃa locală. Totodată, organizarea unui eveniment într-o anumită destinaŃie (fie că ne referim la Ńară, regiune sau oraş), reprezintă o ocazie oportună de a promova acea Ńară sau zonă ca destinaŃie turistică. ParticipanŃii profită de prilejul deplasării în scop profesional pentru a cunoaşte Ńara respectivă, iar prin programele pre / post-eveniment vor putea fi atraşi să-şi petreacă eventual un sejur în acea destinaŃie. Depinde de abilitatea şi creativitatea organizatorului profesionist cât de reprezentative pentru destinaŃie şi cât de atractive pentru participanŃi vor fi aceste programe turistice adiacente. În evaluarea pe care un potenŃial beneficiar o face în perspectiva alegerii României ca destinaŃie pentru evenimentul său va avea în vedere următoarele criterii:

• competitivitatea (locaŃie, organizare, servicii), • securitatea / siguranŃa destinaŃiei, • credibilitatea mediului de afaceri local.

FaŃă de aceste criterii, România prezintă o serie întreagă de avantaje reale, dar şi de minusuri. Multe calităŃi au fost confirmate de clienŃii care au intrat deja în contact cu profesioniştii români şi au beneficiat de serviciile acestora. Punctele slabe sunt perceptibile în:

• existenŃa în număr mic şi distribuŃia inegală pe teritoriul Ńării a facilităŃilor de conferinŃe şi expoziŃii (centre de afaceri, centre de conferinŃe, hoteluri specializate pe organizare de reuniuni şi seminarii), mai ales în Bucureşti, fără a se valorifica potenŃialul staŃiunilor turistice pitoreşti din Ńară, desigur cu unele excepŃii;

• lipsa investiŃiilor majore în infrastructura necesară (centre de conferinŃă cu capacitate mare, centre de expoziŃie multifuncŃionale, hoteluri cu facilităŃi de reuniuni în alte regiuni decât Bucureşti);

• insuficienta susŃinere din partea autorităŃilor naŃionale şi locale privind stimularea şi promovarea industriei de reuniuni, în special internaŃionale, ca mijloc de dezvoltare durabilă a unor regiuni sau destinaŃii (oraşe, centre culturale şi istorice, staŃiuni, castele şi palate etc.);

Totuşi în ultimii ani România a devenit treptat o destinaŃie acceptată şi apreciată pentru evenimente, mizând pe o serie de avantaje care o pot transforma într-un punct de referinŃă în Europa de Est, acestea fiind:

• destinaŃie inedită, dispunând de un peisaj natural şi valori culturale şi istorice unice, existente în toate regiunile geografice ale Ńării;

• stabilitatea politică şi socială; • amplasare ideală în spaŃiul central-estic al Europei, uşor accesibilă prin legături

aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; • infrastructura pentru conferinŃe şi expoziŃii într-un proces de modernizare,

diversificare şi extindere rapidă, generând totodată posibilităŃi de investiŃii străine sau mixte, amortizabile în termen scurt;

• prezenŃa unor renumite lanŃuri hoteliere şi companii multinaŃionale, alături de cele locale de cazare, la nivel de 3-5 stele;

• stadiu avansat de implementare a standardelor internaŃionale de calitate a serviciilor în industria ospitalităŃii;

15

• specializarea profesională a tot mai multor agenŃii / companii româneşti în organizarea diferitelor tipuri de reuniuni, de la seminarii şi simpozioane Ia cele de mare anvergură, putând deveni parteneri de încredere ai oricăror organizatori sau beneficiari din întreaga lume care vizează România ca destinaŃie pentru evenimentele lor.

Dintre evenimentele internaŃionale de anvergură pentru care România a fost aleasă ca destinaŃie se pot enumera: Adunarea Parlamentară Anuală a OSCE (2000), ConferinŃa Anuală şi Adunarea Generală a BERD (2002), Summit-ul şefilor de stat din Europa Centrală. de la Mamaia, 27 mai 2004, Summit-ul NATO (Reuniunea Informală a Miniştrilor Apărării din Ńările NATO) de la Poiana Braşov, 13 - 14 oct. 2004, precum şi ConferinŃa InternaŃională de Turism Rural, organizată de A.N.T.R.E.C. 8-9 octombrie 2004 Ia Cheile Grădiştei, în frumoasa zonă a Branului, sunt doar câteva dintre exemplele a ultimilor ani.

1.5. Partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni IniŃiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi:

• companii de stat sau private, româneşti sau mixte; • instituŃii publice sau guvernamentale; • asociaŃii profesionale naŃionale sau internaŃionale; • institute de cercetare în diverse domenii (ştiinŃific, tehnologic etc.) având sediul fie

în Bucureşti sau în Ńară, fie oriunde în lume. Beneficiarul este cel care iniŃiază, de obicei, evenimentul (o conferinŃă, un congres, un seminar, o sesiune de training etc.) fie pe principiul periodicităŃii, majoritatea reuniunilor având mai mult de o singură ediŃie şi o cadenŃă în general anuală, fie este vorba de evenimente singulare sau unice în felul lor. De multe ori, beneficiarul caută pentru fiecare ediŃie o nouă destinaŃie, spre a oferi diversitate şi o notă spectaculoasă evenimentului, dar şi din motive concrete (tematica, originea majorităŃii participanŃilor etc.). Beneficiarul este cel mai adesea din afara domeniului turismului, în general, şi al organizării profesioniste de reuniuni, în special. Din punct de vedere comercial, atribuŃiile sale se referă Ia iniŃierea evenimentului propriu-zis, la constituirea listelor potenŃialilor conferenŃiari şi participanŃi, precum şi la supervizarea administrării bugetului manifestării şi atragerea de surse adiacente de venituri, care pot fi pe lângă taxele de participare, sponsorizări, finanŃări guvernamentale nerambursabile etc. ParticipanŃii la eveniment sunt fie persoane fizice, fie companii şi instituŃii care îşi trimit delegaŃii la reuniune, precum şi personalităŃi din domeniul de referinŃă al evenimentului, specialişti, cercetători, conferenŃiari, respectiv invitaŃi oficiali. Acestora li se adaugă reprezentanŃi ai autorităŃilor centrale şi locale care, conform uzanŃelor consacrate în lume, reprezintă patronajul onorific sau acordă facilităŃi pentru evenimentele locale sau internaŃionale de importanŃă majoră pentru interesele unei Ńări, regiuni sau localităŃi. Organizatorii şi / sau intermediarii de servicii pentru reuniuni sunt companii care au capacitatea profesională dovedită şi abilitatea să identifice, să planifice, să gestioneze şi să opereze integral segmentul de servicii necesare derulării profesioniste a unui eveniment în acord cu caracteristicile şi anvergura evenimentului, bugetul şi cerinŃele beneficiarului. Companiile implicate în organizarea de evenimente sunt: CB (Convention Bureau) naŃional (în România RCB - Romanian Convention Bureau) sau municipal (în alte Ńări există astfel de birouri la nivelul localităŃilor implicate în organizarea de evenimente) care oferă gratuit şi nepărtinitor informaŃii şi consultanŃă pentru găsirea unei locaŃii adecvate reuniunii. Crearea unui bidbook (pachet de oferte) este gratuită, dar multe birouri municipale oferă în plus servicii cu plată, ca de exemplu găsirea de spaŃii hoteliere pentru conferinŃe, înregistrarea invitaŃilor etc. aceste birouri fiind finanŃate de municipalitate sau de către

16

sponsori. Ele poartă aceeaşi denumire internaŃională, diferenŃiată printr-o literă ce indică numele Ńării (de ex. GCB German Convention Bureau), şi au rol de integrator între beneficiari şi furnizorii de servicii pentru reuniuni, oferind prin website-uri accesibile şi broşuri difuzate gratuit informaŃii detaliate şi la zi privind PCOs (organizatorii profesionişti de congrese), furnizorii de servicii individualizate, companii de transport, DMCs (agenŃii touroperatoare), oficii de turism naŃionale în străinătate, agenŃii de turism locale, prestatori de servicii pentru târguri etc. Organizatori profesionişti de congrese (PCOs - Professional Congress Organisers), companii specializate în furnizarea „la cheie” a structurii integrale de servicii necesare pentru orice tip de reuniune, respectiv congres, conferinŃă, târguri şi expoziŃii integrate acestora sau de sine stătătoare etc.; aceştia aui capacitate profesională atestată şi recunoscută să identifice, să planifice, să gestioneze şi să opereze integral segmentele de servicii necesare organizării profesioniste a unui eveniment (conferinŃă, congres, seminar sau târg expoziŃie specializată), în acord cu caracteristicile şi anvergura evenimentului, cu bugetul şi cerinŃele beneficiarului. Furnizori de servicii individualizate - furnizori de echipamente specifice pentru reuniuni, de servicii de translaŃie şi traducere, de servicii de hostess, centrele de conferinŃe şi hotelurile specializate având adesea furnizori de servicii agreaŃi, pe care îi indică în ofertele lor. Transportatori oficiali - cel mai adesea marile companii aeriene, dar care oferă contracte atractive de „transportator oficial” doar pentru evenimente de anvergură, de cel puŃin 500 participanŃi şi cu anumite condiŃii (reuniunea să fie organizată în Ńara respectivă, un număr mare de participanŃi să fie din Ńările învecinate etc.). AgenŃii touroperatoare / Companii de management al destinaŃiei (DMC -Incoming-Agenty / Destination Management Company), agenŃii de turism care au abilităŃi de PCO, fiind competente şi experimentate în integrarea de servicii profesioniste specializate de turism pentru evenimente, de afaceri şi incentive la destinaŃie, preluând sarcini la nivel local, precum găsirea hotelului adecvat, organizarea transferului cu autocarul, programe sociale etc.

Alte agenŃii implicate care pot oferi servicii specifice: AgenŃii de turism - pentru servicii de ticketing, cazare, organizare de programe sociale AgenŃii specializate pe evenimente (Event agency) - programe sociale deosebite, prezentări, seri speciale (spectacole, serate, localuri cu programe nonconvenŃionale etc. AgenŃii de PR (Public Relation) - oferă servicii de publicitate, elaborează broşuri, programe, relaŃii cu presa. Companii de design şi construcŃii de standuri - servicii pentru târguri şi expoziŃii. În practică, activitatea organizatorului presupune furnizarea în mod direct sau prin subcontractarea unor alŃi furnizori a structurii integrale de servicii necesare evenimentului, de la gestionarea informaŃională a înscrierilor şi a rezervărilor hoteliere ale participanŃilor până la asigurarea efectivă a transferurilor la şi de la aeroport, cazare, închirierea sălilor de conferinŃă şi expoziŃii, a echipamentelor audio-video necesare, construcŃia standurilor, asigurarea dotărilor şi a mobilierului expoziŃional, catering, personal de hosting şi asistenŃă specializată, organizarea evenimentelor sociale adiacente reuniunii, a tururilor opŃionale pre- şi post-eveniment. În România, numărul companiilor care se specializează în astfel de activităŃi este în vizibilă creştere, urmând tendinŃa ascendentă a pieŃei mondiale privind ponderea încasărilor din turismul de reuniuni. Furnizorii de servicii pentru reuniuni reprezintă o mare varietate de domenii, intervenind în procesul de organizare a evenimentului ca prestatori efectivi ai fiecăruia dintre segmentele de servicii necesare:

• deŃinătorii de locaŃii / spaŃii de conferinŃe şi expoziŃii (centre de conferinŃe, hoteluri

17

specializate pe conferinŃe sau hoteluri care oferă spaŃii echipate special pentru conferinŃe alături de activitatea obişnuită de cazare, instituŃii de învăŃământ, complexe de târguri şi expoziŃii ş.a.);

• deŃinătorii de structuri de cazare (hoteluri urbane, pensiuni rurale, vile etc.); • companiile locale de transport cu autocare, microbuze, autoturisme (transferuri

individuale sau de grup, tururi de oraş, vizite tehnice, excursii etc.); • furnizorii de echipamente tehnice, respectiv audio-video (instalaŃii de sonorizare,

proiectoare, instalaŃii de traducere simultană, IT şi multimedia), dar şi de alte materiale necesare (flipchart-uri, suporturi şi instrumente de scris, ecusoane etc.);

• restaurante şi companii de catering care asigură serviciile necesare în cadrul evenimentelor: cocktail-uri de primire, pauze de cafea, băuturi răcoritoare, cine festive, recepŃii, banchete, dejunuri şi dineuri;

• traducători / interpreŃi de conferinŃă; • hostess; • ghizi însoŃitori şi interpreŃi; • tipografii (materialele de promovare a evenimentelor, suporturi tipărite ale

materialelor prezentate de conferenŃiari sau pentru training-uri); • agenŃii de publicitate, PR şi presă (producŃie de obiecte promoŃionale personalizate

pentru eveniment, conferinŃe de presă etc.) Sub aspect comercial, relaŃia dintre beneficiar, organizator şi furnizorii de segmente de servicii poate fi în raport (recomandabil) de contractare generală a evenimentului de către organizatorul profesionist care asigură gestionarea logistică, informaŃională şi financiară a evenimentului, subcontractând furnizori de servicii pe segmentele pe care nu Ie poate acoperi în regie proprie sau în raport direct dintre beneficiar şi furnizorii individuali pe fiecare segment de servicii (caz în care beneficiarul realizează practic integrarea evenimentului, ceea ce este mai puŃin recomandabil la evenimente de anvergură). În primul caz, beneficiarul are avantajul că este degrevat de efortul de timp, resurse umane şi eventuale pierderi financiare, întrucât PCO-ul are, prin menirea sa, obligaŃia de a optimiza bugetul, negociind cu furnizorii tarife mult mai scăzute faŃă de cele obŃinute - chiar şi în urina unei negocieri - de către un beneficiar final.

Întrebări recapitulative 1. ComentaŃi motivaŃiile şi tendinŃele de dezvoltare a acestor forme de turism? 2. EnunŃaŃi segmentele pieŃei turistice evenimenŃiale? 3. CaracterizaŃi procesul adaptării ofertei turistice în direcŃia apariŃiei şi dezvoltării

turismului evenimenŃial? 4. Ce tipuri de evenimente cumulează turismul de afaceri? 5. Cum caracterizaŃi tendinŃele pe plan mondial în industria reuniunilor? 6. CaracterizaŃi locul României pe piaŃa de reuniuni şi congrese? 7. MenŃionaŃi partenerii de afaceri pe piaŃa de reuniuni?

Teste grilă pentru autoevaluare 1. MotivaŃiile turismului evenimenŃial Ńin de evoluŃia generală a sectorului de turism,

caracterizată prin: a. globalizarea economică, socială, politică şi a riscurilor; b. conştientizarea efectelor turismului asupra mediului; c. creşterea ponderii timpului liber; d. comunicarea prin evenimentele turismului de afaceri. A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (b, c, d); D (c, d)

2. Marketingul turistic oferă următoarea ierarhizare în segmentarea pieŃei turistice: a. turismul de afaceri;

18

b. călătorii la distanŃe mari; c. turismul de sănătate şi fitness; d. călătorii de studii şi educaŃie, etc. A (c, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c, d)

3. Tipurile de evenimente proprii turismului de afaceri sunt: a. reuniuni de afaceri (întâlniri); b. programe şi călătorii incentive; c. congrese, conferinŃe, convenŃii; d. expoziŃii – târguri de comerŃ. A (a, c); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (a, c, d)

4. Intrarea pe piaŃa turismului de reuniuni şi congrese, presupune respectarea unor cerinŃe: a. existenŃa unor structuri de primire turistice specifice (centre de conferinŃe, târguri

şi expoziŃii); b. gamă largă de facilităŃi de cazare, masă, transferuri, inclusiv posibilităŃi de

distracŃie şi agrement; c. personal de turism specializat pentru turismul de afaceri; d. promovarea şi publicitatea turismului de afaceri. A (a, b, d); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (b, c)

5. IniŃiatorii, respectiv beneficiarii unei reuniuni pot fi: a. companii de stat sau private, româneşti sau mixte; b. instituŃii publice sau guvernamentale; c. asociaŃii profesionale naŃionale sau internaŃionale; d. institute de cercetare în diverse domenii. A (a, b, c); B (a, b); C (b, c, d); D (a, b, c, d)

Bibliografie selectivă 1. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,

Editura THR-CG, Bucureşti, pg.5-23. 2. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor şi

banquetingul în structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureşti, pg.5-9.

CAPITOLUL 2

Turismul de afaceri - istoric şi concepte

Obiective: � conturarea etapelor presupuse de organizarea unui eveniment; � consacrarea rolului planificării strategice în organizarea unui eveniment; � nominalizarea criteriilor de selecŃie între ofertele de locaŃii pentru organizarea

evenimentelor; � proiectarea unei structuri a bugetului (estimarea cheltuielilor şi a veniturilor); � precizarea echipamentelor şi serviciilor tehnice aferente; � etapizarea unui program de organizare a unui eveniment.

Rezumat: Orice eveniment are drept scop comunicarea. De aceea, cei antrenaŃi în planificarea şi organizarea unui eveniment sunt implicaŃi într-o afacere bazată pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficienŃa acestui proces de comunicare. Cuvinte cheie: locaŃie, cerere de ofertă, buget de venituri şi cheltuieli, târg, expoziŃii, incentive etc. Scopul oricărui eveniment, indiferent din ce domeniu, este comunicarea fie că este vorba de informaŃii, idei sau doar de distracŃie. De aceea, cei implicaŃi în planificarea şi organizarea unui eveniment (reuniune, congres, târg, seminar sau training) sunt implicaŃi într-o afacere bazată pe comunicare. Prin urmare, orice organizator are sarcina de a asigura eficienŃa acestui proces de comunicare, iar pentru a se achita de această obligaŃie şi a avea succes în acest domeniu trebuie să dovedească competenŃe şi utilităŃi privind: tehnici de comunicare, administrare, organizarea muncii în echipă, metode de management, de educaŃie a adulŃilor, turism şi hotelărie, tehnologie informaŃională (IT), multimedia, bugetare şi negociere, dar şi altele ce ar putea interveni în unele situaŃii neprevăzute. În vederea reuşitei oricărui eveniment este necesar ca în organizarea lui să se parcurgă următoarele etape:

Definea profilul evenimentului • Obiective • Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregătire a locaŃiei şi dezafectarea

spaŃiilor utilizate) • Stabilirea datei - se va avea în vedere să nu se suprapună cu alte evenimente locale

(târguri, alte reuniuni) • ResponsabilităŃi de organizare (entităŃi implicate: asociaŃii naŃionale şi

internaŃionale, firme, organizator profesionist, alŃi furnizori de servicii) • Programului (orarul de desfăşurare a evenimentelor, tururi de informare organizate

înainte sau după eveniment) • Numărul participanŃilor • ConferenŃiari / participanŃii invitaŃi să ia cuvântul • SpaŃiul necesar (numărul sălilor de conferinŃă, spaŃii pentru expoziŃii etc.) • CerinŃe tehnice şi de infrastructură specifică pentru eveniment • Selectarea unor posibile regiuni sau locaŃii adecvate pentru profilul evenimentului

Profilul participanŃilor

20

• Caracteristicile participanŃilor (grupuri-Ńintă) • łările de unde vin participanŃii (formalităŃi pentru obŃinerea vizei) • Psihograma participantului (vârstă, sex, profesie, naŃionalitate, limba maternă,

motivaŃie) • Persoane însoŃitoare (soŃ / soŃie, parteneri, invitaŃi ai participanŃilor)

Stabilirea bugetului Lista costurilor Cine suportă cheltuielile şi pentru ce Încasări (din taxa de participare, pentru expoziŃie, sponsori) Investigarea altor opŃiuni financiare (de ex. programe de finanŃare ale fundaŃiilor sau ale altor companii, asistenŃă publică, sponsori) Clarificarea problemelor legate de fiscalitate şi legislaŃie

Elaborarea planului de acŃiune • Diagramă realizată pe calculator sau caiet de sarcini în care se specifică cine, ce şi

când trebuie executat. • Grafice de lucru, în care se specifică exact data şi sarcinile de executat pentru

echipele implicate, inclusiv modificările ce apar pe parcurs, până la startul evenimentului, privind: - Selectarea locaŃiei - Materiale tipărite - Înregistrarea / sosirea participanŃilor - Programe sociale şi timp liber - Cazare - ConferenŃiari - VIP-uri - Catering - RepetiŃii - Audio-video şi IT - Marketing - Evaluare - EventualităŃi

2.1. Organizarea unui eveniment tip reuniune (convenŃie, conferinŃă, întrunire, seminar, program de training etc.)

Succesul organizării unui eveniment constă în planificarea strategică, începută cu mult înaintea deschiderii oficiale. Structura serviciilor necesare fiind extrem de complexă, beneficiarul adesea lipsit de experienŃă are dificultăŃi de gestionare. Contactarea unui organizator profesionist local de evenimente este aşadar o garanŃie de performanŃă şi succes, acesta putând identifica, proiecta şi gestiona integral cele mai potrivite servicii necesare, permiŃând astfel beneficiarului să se concentreze asupra conŃinutului evenimentului. Majoritatea clienŃilor practică alegerea unui PCO / DMC locul sau a unor furnizori de secvenŃe de servicii, pe baza anumitor repere (caracteristicile evenimentului, buget, experienŃa ediŃiilor trecute) şi a selecŃiei de oferte. În România aceştia sunt în special membrii REB, clientul beneficiind de avantajul că aceste companii cunosc piaŃa specifică românească şi politicile tarifare pentru grupuri sau evenimente, practicate de fiecare locaŃie. În planificarea strategică (vezi anexa nr. 1), este esenŃială, aşa cum s-a arătat mai sus, determinarea timpurie a câtorva elemente:

- caracteristicile, anvergura şi programul general al evenimentului - data la care va avea loc reuniunea

21

- destinaŃia / localitatea unde se va desfăşura reuniunea - numărul şi profilul participanŃilor, care se stabilesc, cel mai adesea, de către iniŃiatorul

/ beneficiarul evenimentului, pe baza cărora se poate prefigura bugetul necesar, iar organizatorul îşi va elabora planul de acŃiune propriu-zis, pe care îl va urmări pe baza unei liste de control (vezi anexa nr.2) generale, precum şi prin liste de control separate (de ex. pentru site inspection; vezi anexa nr.6) detaliate, pentru anumite acŃiuni relevante din cadrul planului.

Stabilirea datei evenimentului este, de obicei, la latitudinea beneficiarului, dar în determinarea ei trebuie totuşi să se Ńină cont de: intervalul din săptămână, anotimp, perioade de vacanŃă / extrasezon (tarife reduse, disponibilităŃi spaŃii cazare etc.), evenimente similare care au Ioc în acea perioadă într-o destinaŃie agreată etc., ceea ce va avea un efect de optimizare a bugetului. DestinaŃia poate fi stabilită de beneficiar, din anumite considerente şi interese proprii, sau poate avansa anumite preferinŃe. Trebuie avut în vedere că destinaŃia adaugă un plus de valoare şi interes evenimentului, de aceea sunt preferate adesea localităŃi cu variate atracŃii naturale, culturale, turistice şi posibilităŃi de petrecere a timpului liber sau de organizare a unor programe sociale interesante, complementare reuniunii. În alegerea unei destinaŃii trebuie avute în vedere:

• obiectivele reuniunii • aşteptările participanŃilor • cerinŃele grupurilor de interese • localităŃile anterioare în care s-au desfăşurat astfel de reuniuni (comparaŃie) • distanŃa de la care sosesc participanŃii (timpul necesar pentru călătorie) • bugetul disponibil • considerente politice şi sociale • clima (anotimp, condiŃii meteo) • atitudinea oficialităŃilor locale (sprijin) • obiective turistice

În funcŃie de stilul reuniunii se va alege între: • centrul unui oraş • staŃiune turistică de munte sau de litoral • zonă rurală • aeroport

Trebuie să se Ńină cont de originea geografică a majorităŃii participanŃilor, destinaŃia optimă fiind la maximum 20 km depărtare de localităŃile de reşedinŃă ale participanŃilor, excepŃie făcând reuniunile internaŃionale. Acest procedeu impune o planificare cu mult timp în avans, mai ales pentru congrese şi reuniuni sau alte evenimente de anvergură. Pentru cele cu un număr mai mic de participanŃi este, firesc, mult mai uşor de stabilit destinaŃia şi de găsit o locaŃie. Alegerea locaŃiei cade, de obicei, în seama organizatorului profesionist care propune lista posibilelor locaŃii ce corespund dimensiunilor evenimentului şi exigenŃelor beneficiarului (clasificarea calitativă, număr şi capacităŃi săli, spaŃiu expoziŃional). LocaŃiile pot fi:

• hoteluri • centre de conferinŃe sau congrese • centre culturale • alte locaŃii (palate, castele, hale industriale, nave de agrement etc.)

Pentru a selecta dintre locaŃiile existente într-o regiune sau localitate evidenŃiate în materialele publicitare, este de recomandat ca organizatorul să transmită cereri de oferte cu specificarea cerinŃelor de îndeplinit în legătură cu reuniunea planificată, cererea de ofertă (RPF - request for proposals) este un instrument de lucru (formular / listă) în care, după o scurtă prezentare a profilului reuniunii, organizatorul va specifica toate caracteristicile pe care

22

trebuie să le îndeplinească o locaŃie pentru a corespunde ca loc de desfăşurare a reuniunii, având alăluri menŃiunea „obligatoriu” sau „de dorit”, după curn unele cerinŃe sunt imperative, altele mai puŃin importante, dar preferabile (vezi anexa nr. 3) CerinŃele trebuie să se refere la: numărul şi mărimea spaŃiilor necesare reuniunii. capacităŃi de cazare, catering, evenimente sociale (cocktail de primire, dineu, banchet), precum şi la factorii restrictivi: buget limitat, facilităŃi pentru persoane cu dizabilităŃi, echipamente audio-video etc. După primirea ofertelor corespunzătoare se face o primă selecŃie, astfel că în joc vor rămâne doar câteva locaŃii Ia care este recomandabil să se facă o inspecŃie Ia faŃa locului, pe baza unei liste de control detaliate (vezi anexa nr. 6), de preferat împreună cu clientul, urmând să se stabilească locaŃia cu cea mai potrivită infrastructură pentru reuniune. Adesea se efectuează rezervări de principiu a locaŃiilor alternative, până la momentul opŃiunii ferme. Studiile de piaŃă în acest domeniu relevă că printre criteriile de selecŃie între oferte de locaŃii similare, pe primele locuri se situează:

CondiŃii generale • Organizare perfectă • Echipament modern pentru derulare de conferinŃe, seminarii • Servicii perfecte • Ofertă gastronomică adecvată • Calitate superioară a ofertei • ExistenŃa unor spaŃii pentru expoziŃii • ReputaŃia locaŃiei - recomandarea acesteia din partea altor clienŃi satisfăcuŃi

Amplasament • Acces uşor pe căile rutiere • AmbianŃă naturală atractivă • Zonă geografică centrală • Obiective turistice atractive • Localitate turistică renumită

Se poate uşor observa că în acest sector lideri de piaŃă sunt locaŃiile (hotelurile, centre de conferinŃe, complexe) situate în oraşe, dar sunt preferate tot mai des cele situate în zone pitoreşti, întrucât se observă tendinŃa de a organiza frecvent evenimente pentru grupuri mici (12-20 persoane), în special angajaŃi ai unei firme incentive, teambuilding, training) la care se pune accent mai mare pe activităŃi în aer liber sau pe programul complementar oferit participanŃilor (relaxare, sport, vizite etc.). Este important deci, ca în oferte să se evidenŃieze şi facilităŃile de acest gen (acces gratuit la sauna, centru de fitness: instructor de gimnastică pentru pauzele dintre activităŃi: facilităŃi pentru practicarea sportului în grup: organizarea de tururi cu biciclete mountain-bikcs, puse la dispoziŃie de hotel, organizare drumeŃie, rafting, în împrejurimi; program artistic seara: drumeŃie cu torŃe, noaptea etc.), neprecupeŃind imaginaŃia în acest domeniu, activităŃile complementare fiind adesea „sarea în bucate” care determină succesul pe piaŃa de evenimente.

Asigurarea securităŃii şi a satisfacŃiei participanŃilor Responsabilitatea cea mai mare a unui organizator de reuniuni constă în asigurarea securităŃii participanŃilor, dar şi a unei stări de satisfacŃie şi bună dispoziŃie în decursul reuniunii. Aceasta este o responsabilitate morală, dar şi o obligaŃie stipulată legal în Ńările europene, privind securitatea fizică şi spirituală a oricărui prestator / organizator faŃă de clienŃii / invitaŃii săi. Din acest punct de vedere, organizatorul trebuie să se asigure că nu există nici un pericol privind:

23

• AcŃiuni criminale • Terorism • Incendii • Călătorii auto periculoase • ActivităŃi sportive nesupravegheate • CondiŃii extreme de climă şi meteo

În acest context trebuie să fie luate următoarele măsuri: • Să se asigure ca toŃi participanŃii să fie înregistraŃi. • Să se verifice dacă există sisteme şi măsuri de securitate în locaŃia aleasă. • Să fie informaŃi participanŃii asupra potenŃialelor pericole din localitate. • Să se verifice existenŃa certificatelor sanitare privind igiena din departamentele de

producŃie culinară. • Să se verifice existenŃa licenŃelor organizatorilor de sporturi extreme • Să existe post de prim-ajutor. • ParticipanŃii să fie informaŃi asupra condiŃiilor meteo de Ia destinaŃie • Să fie verificaŃi şoferii dacă au permisele şi competenŃele corespunzătoare activităŃii

desfăşurate. • Să fie asigurată supravegherea bagajelor. • Să existe la îndemână o listă cu cabinete medicale disponibile în acea perioadă

(servicii de urgenŃă, ambulanŃe, cabinete specializate etc.)

Stabilirea structurii bugetului estimarea cheltuielilor şi a veniturilor Beneficiarul, asistat de PCO / DMC, realizează proiectarea şi structurarea bugetului reuniunii. Luând în considerare caracteristicile evenimentului şi experienŃa anterioară, cei doi parteneri identifică sursele de venituri, potenŃialul financiar al acestora şi distribuŃia lor în raport cu categoriile de cheltuieli angajate. Proiectul bugetului este permanent adaptabil, suferind reproiectări succesive convenite pe baza elementelor concrete relevate pe parcursul procesului de organizare. Importantă este estimarea costurilor reuniunii, care în principiu sunt de două feluri:

• costuri fixe (care nu sunt determinate de numărul participanŃilor: marketing, onorarii pentru conferenŃiari etc.)

• costuri variabile (de ex. costuri per participant privind preparate şi băuturi, acestea fiind de obicei cele mai mari din totalul de costuri ale unei reuniunii)

Pentru a nu pierde nimic din vedere, este indicat să se utilizeze o listă (vezi anexa nr. 4) în care sunt prevăzute toate poziŃiile posibile ale unui buget şi de a puncta cele care intervin în organizarea reuniunii respective. Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, subvenŃii din partea unor organisme locale, naŃionale sau europene, sponsorizări, închiriere de spaŃiu expoziŃional (expoziŃie conexă), vânzări de spaŃiu publicitar (inserŃii în materialele promoŃionale scrise / audio-video / multimedia ale conferinŃei broşuri, mape de prezentare, casete video, CD etc.), de suveniruri, de lucrări tipărite. Taxele de participare rămân însă componenta de bază a veniturilor, de aceea, trebuie determinat cu exactitate numărul de participanŃi plătitori, numărul de participanŃi ale căror costuri sunt preluate de iniŃiatori, integral sau parŃial (conferenŃiari principali, invitaŃi speciali), şi nivelul valoric al taxelor, care poate fi diferenŃiat atât în funcŃie de categoriile de participanŃi, cât şi de data la care se efectuează înscrierea (timpurie / târzie / la faŃa locului). Politica de contramandări se defineşte în raport cu momentul anulării închirierii, în general, se stabilesc câteva etape, care pot diferi de la caz la caz:

a. primul termen de înscriere este şi cel până la care este posibilă restituirea integrală a taxei

b. până cu o lună înaintea evenimentului, se percepe o penalizare de cca. 10 %

24

c. între o lună şi 48 de ore înaintea evenimentului, penalizarea este de 50 % d. pentru contramandările care survin la mai puŃin de 48 de ore înainte de deschiderea

conferinŃei nu se restituie taxa de participare. Aceste reglementări îşi au justificarea în etapele şi procedurile recunoscute în industria hotelieră şi turism pe plan mondial. Toate drepturile, obligaŃiile şi riscurile financiare descrise mai sus se cuvin a fi comunicate participanŃilor în invitaŃia de participare, broşurile şi website-ul de prezentare ale conferinŃei. Totodată, o politică prea dură a contramandărilor poate descuraja înscrierile timpurii ale participanŃilor, diminuând fluxul încasărilor în avans pentru bugetul conferinŃei. O completare adesea salutară a veniturilor o constituie fondurile provenite din sponsorizări, în obŃinerea cărora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de sponsorizare, conŃinând diverse forme de recunoaştere publică a meritului sponsorului, în funcŃie de aportul său:

• invitarea şi menŃionarea sponsorilor la ceremonia de deschidere şi momente oficiale;

• inserarea de materiale promoŃionale ale sponsorilor în cadrul conferinŃei (mape, afişe, bannere);

• includerea numelui şi siglei sponsorului în machetele de publicitate din presă; • inserŃii de publicitate electronică în website-ul manifestării • acordarea unui spaŃiu expoziŃional preferenŃial pentru produsele sau prezentarea

sponsorului. Orice PCO / DMC trebuie să aibă capacitatea de a optimiza permanent bugetul, în funcŃie de necesităŃi. De exemplu, costul pentru închirierea locaŃiilor de conferinŃă se poate diminua prin utilizarea serviciilor de catering ale locaŃiei pe durata conferinŃei. LocaŃia oferă un preŃ-pachet / zi pentru un număr minim de persoane anunŃat, care include: pauze de cafea, prânz, chiria sălilor de întruniri, amenajare şi minime dotări audio-video.

Înregistrarea participanŃilor Înregistrarea participanŃilor se face fie dinainte, fie la începerea manifestării. Datele cerute prin formularul de înregistrare se stabilesc de către beneficiar, asistat de PCO/DMC Formularul de înregistrare se transmite participanŃilor prin poştă, e-mail sau este disponibil on-line în website-ul manifestării. Acesta este principala sursă de informaŃii despre participanŃii care intenŃionează sau confirmă să participe la eveniment. Prin urmare, trebuie să se solicite explicit datele personale şi de contact ale fiecărui participant, tipul înscrierii, metoda de plată acceptată şi, totodată, să se specifice condiŃiile de anulare / contramandare. După recepŃionarea fiecărui formular, organizatorul transmite confirmarea de primire şi documentul de facturare a sumei aferente. Centralizarea înregistrărilor poate fi realizată de către beneficiar, care le comunică organizatorului, dar este recomandabil să fie făcută chiar de către PCO / DMC, degrevând beneficiarul de un volum de muncă apreciabil. Organizatorul profesionist are datoria de a furniza în orice moment beneficiarului informaŃiile privind numărul înscrierilor şi aspectele financiare. Invitarea conferenŃiarilor este o problemă ce Ńine atât de componenta ştiinŃifică / tematică gestionată de beneficiar, cât şi de cea organizatorică gestionată de PCO / DMC. Formularul de depunere a rezumatului ştiinŃific este documentul prin care conferenŃiarul sau alt participant (care doreşte să facă o comunicare) care şi-a confirmat înscrierea precizează datele şi sumarul lucrării pe care urmează să o prezinte în cadrul conferinŃei, forma de prezentare (expunere liberă, prezentare de postere), precum şi echipamentele audio-video necesare. Formularul de rezervare hotelieră trebuie să includă tarifele speciale de cazare negociate de PCO / DMC pentru eveniment, diferenŃiat în funcŃie de data rezervării, precum şi condiŃiile de contramandare. Participantul va completa datele sale de identitate, prima şi a

25

doua opŃiune pentru hotel, data sosirii şi data plecării, inclusiv orarul de zbor dacă solicită transfer de la şi la aeroport, numărul şi tipul camerelor rezervate, eventuale cerinŃe speciale, numele însoŃitorilor, opŃiunea pentru programele sociale şi tururile pre- şi post- congres facultative, modalitatea de plată. Pe baza formularelor de înregistrare completate de participanŃi, organizatorul va gestiona aranjamentele pentru:

• transportul internaŃional (eventuale tarife preferenŃiale negociate cu companiile aeriene)

• transport local al participanŃilor de la hotel la locaŃia conferinŃei şi retur, precum şi în cadrul programelor sociale şi turistice

• întâmpinarea, preluarea şi transferul participanŃilor aeroport / hotel / aeroport (în funcŃie de programul individual de zbor)

• rezervările hoteliere şi comunicarea de rooming-lists către hoteluri, conform cerinŃelor şi duratei sejurului fiecărui participant

• rezervările şi constituirea grupurilor pentru tururi şi programe sociale facultative. Înregistrarea participanŃilor se poate face şi la sosirea în locaŃie, motiv pentru care organizatorul trebuie să amenajeze un spaŃiu ca Birou de înregistrare, să dispună de resurse umane şi echipamentele necesare. Amplasat la vedere, acest birou devine funcŃional în ziua primei sosiri, având activitate permanentă pentru participanŃi pe durata conferinŃei (oferind informaŃii despre programele sociale, tururi pre- şi post- congres) şi îşi încetează activitatea organizatorică după plecarea ultimului participant. Biroul de înregistrare distribuie ecusoanele şi mapa de conferinŃă fiecărui participant.

Cazare Indiferent că este gestionată de PCO / DMC, de beneficiar sau este lăsată la libera alegere a participanŃilor, cazarea reprezintă unul dintre serviciile de bază din pachetul de conferinŃă. Evenimentele de anvergură presupun rezolvarea unui număr mare de camere, de cele mai multe ori în hoteluri diferite, fiind necesară obŃinerea de oferte echivalente pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibilităŃi suficiente de cazare. Se recomandă includerea în oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la 3 la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei, se solicită camere single (cu pat dublu) sau duble (cu două paturi), cu mic dejun inclus, invitaŃii VIP şi sponsorii putând solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre turismul de afaceri pot acorda anumite gratuităŃi în funcŃie de numărul total de camere rezervate.

SpaŃiile / sălile de conferinŃă Profilul conferinŃei determină nevoia de întâlniri fie în plen (săli mari), fie pe secŃiuni (activităŃi în grupuri mai mici, în săli adecvate), care îşi desfăşoară activitatea simultan sau succesiv, fapt care devine un criteriu în selectarea locaŃiei. Organizatorul identifică locaŃia potrivită şi efectuează rezervarea unui număr de săli corespunzător nevoilor evenimentului, cu dimensiuni şi capacităŃi optim adaptate numărului de participanŃi şi tipului de amenajare a fiecărei săli solicitat de beneficiar (vezi anexa 5). Izolarea fonică şi cerinŃele speciale (ecrane încorporate, podium pentru prezidiu etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiŃiona alegerea locaŃiei. În completare, pot fi necesare săli sau spaŃii pentru diverse activităŃi / necesităŃi (secretariatul conferinŃei, birou de presă, vestiar etc.). Cele mai cerute forme de amenajare a spaŃiilor sunt următoarele (vezi anexa nr.5):

� Aranjarea convenŃională (stil teatru / cinema) Prezidiul va fi plasat pe o estradă bine centrată, în faŃa auditoriului. În cazul participării a 200 de persoane este necesar să se amenajeze o alee centrală.

26

Modalitatea de aranjare este următoarea: • se determină amplasarea mesei vorbitorilor (centrată, Ia extremitatea sălii); • primul rând de scaune va fi plasat Ia 1,80/ 2,50 m de prezidiu; • se alege aleea centrală, plasând primele două scaune (capete de rând), apoi celelalte,

respectând aliniamentul. SpaŃiul între două scaune va fi de minimum 5 cm. • distanŃa între două rânduri va fi de 40 - 50 cm; • aleea centrală va avea 1,50 - 2,00 m, dacă numărul participanŃilor depăşeşte 200; • se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi).

� Aranjarea „sală de clasă” (numit şi stil parlament) Pentru această dispunere este de dorit să existe în dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lungime şi 0,45 m lăŃime pentru a câştiga Ioc. Metoda de aranjare este următoarea:

• se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3 urmând lăŃimea sălii; • se face o alee centrală de dimensiuni suficiente şi alei de degajare între rânduri; • distanŃa între două rânduri de mese trebuie să fie de 0,60 m minimum, dar

pentru un confort mai bun se poate 0,70 m. � Aranjarea în formă de U / careu

Acest fel de amenajare a meselor se utilizează, mai ales, pentru activităŃi în grupuri de lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanŃilor spre moderator, precum şi spre ecranul de proiecŃie sau alte mijloace de lucru folosite (flipchart, TV).

� Aranjarea meselor pentru reuniuni de lucru / consiliu (bloc pătrat, în formă de T, în formă l, masă ovală, masă rotundă)

• se acoperă masa sau blocul de mese cu feŃe de masă speciale pentru asemenea acŃiuni;

• se aşează pentru fiecare persoană o mapă, un creion, hârtie de scris; • se repartizează în diverse puncte ale sălii, coşuri de hârtie; • se aşează un pahar / persoană şi se repartizează pe masă sticle cu apă minerală şi

alte băuturi răcoritoare, în funcŃie de comandă; paharele se pun pe suporturile speciale, iar sticlele pe tavă cu şervet, pentru a proteja faŃa de masă;

• se aranjează flori pe masă şi în sală, cu multă discreŃie. � Aranjarea mesei în formă de I

Se recomandă ca lăŃimea mesei să fie de 1,20 m - 1,50 m, astfel încât participanŃii să se poată vedea fără dificultate. Această dispunere se utilizează pentru consiliul de administraŃie sau acŃiuni la care numărul participanŃilor nu depăşeşte 30.

� Aranjarea stil banchet (mese rotunde) Acest fel de aranjare poate fi utilizat şi pentru activităŃi pe echipe, în săli de lucru (workshop).

� Stil cocktail (la mese, stând în picioare) – utilizat, în special, în cadrul programelor sociale ale evenimentului.

� Pentru acŃiunile de protocol (banqueting) - cocktail-uri de bun venit, recepŃii, banchete - aranjarea sălilor / saloanelor se va stabili cu departamentul banqueting sau de restauraŃie, întrucât şi pentru aceste acŃiuni există nenumărate posibilităŃi de amenajare: bufet cu autoservire, recepŃii şi cocktail-uri stând în picioare, cu câteva mese amplasate în jur, banchete cu servire la masă de către personal specializat, mesele pentru oaspeŃi putând avea o aranjare variată. Se practică curent aranjarea meselor în formă de I, T, U, E , pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotundă, ovală , de obicei, cu o masă de onoare amplasată în faŃă sau la mijlocul meselor invitaŃilor.

Este recomandabil ca Ia inspecŃia locaŃiei (vezi anexa nr. 6) să se observe anumite elemente care, de obicei, nu sunt înscrise în oferte, dar care sunt foarte importante pentru o bună derulare a unui eveniment:

27

Accesul: • acces separat pentru participanŃii la reuniune (direct din hol sau din stradă) • acces pentru aprovizionare / furnizori • acces adecvat pentru persoane cu dizabilităŃi

SpaŃiile pentru reuniune sunt situate în apropiere sau la distanŃă de: • intrarea principală • locul / biroul de înregistrare • alte săli utilizate de participanŃi • saloane de restaurant şi bucătărie (miros, zgomot) • lift şi telefon • toalete • ieşiri obişnuite sau de urgenŃă

Dotarea: • decor • pardoseli, pereŃi (să fie fono-izolante, culori plăcute, nu Ńipătoare, fără modele

agresive) • pereŃi despărŃitori sau glasvanduri fono-izolante • sistem de încălzire, climatizare • forma spaŃiilor şi sistemul de modulare / compartimentare • coloane, alte obstacole • amplasarea uşilor • ieşiri de urgenŃă • lumină naturală / vedere spre • lustre, oglinzi • sistem de reglare a luminii şi căldurii • prize electrice şi de telefon • posibilităŃi de întunecare a spaŃiului • acustică • înălŃimea spaŃiului

Mobilierul: • Scaune (confort) • Mese (mărime, materialul blatului) • Decor pentru mese (dacă va fi pus la dispoziŃie)

Echipamente şi servicii tehnice Calitatea echipamentelor audio-video şi a serviciilor tehnice contribuie în măsură considerabilă la succesul conferinŃei. Adesea, prezentările şi dezbaterile se susŃin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor şi conexiunilor Internet în săli. Sălile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaŃiilor de sonorizare, la care se pot ataşa microfoane fără fir / lavaliere / de masă pentru prezidiu / cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcŃionale au propriile necesităŃi logistice: computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internaŃionale, fax etc. Serviciile de traducere simultană se includ din timp în buget şi în planul organizatoric, fiind şi un argument în încurajarea creşterii numărului de participanŃi. Traducerea poate fi asigurată fie simultan, de către traducători aflaŃi în cabine speciale, prin instalaŃie individuală, fie consecutiv de către un interpret pentru vorbitori. Prestarea acestor servicii trebuie să respecte reglementări internaŃionale privind numărul minim de traducători / echipă, precum şi numărul maxim de ore de lucru / zi /

28

traducător etc. Suplimentar, poate fi amenajat pentru participanŃi un Internet cafe cu acces gratuit pe durata evenimentului. Pentru aceasta, se iau în calcul costurile de închiriere a echipamentelor electronice şi a conexiunii Internet, precum şi prezenŃa resurselor umane care asigură asistenŃa tehnică. În cazurile în care conferinŃa include o componentă expoziŃională, organizatorul (printr-un furnizor subcontractat) va gestiona închirierea spaŃiului către expozanŃi şi asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea şi instalarea standurilor, inscripŃionarea paziilor, mobilier şi dotări în standuri, depozitarea exponatelor). Orientarea participanŃilor în locaŃie este facilitată prin marcaje, indicatoare şi signalectică (panouri electronice, tv cu circuit intern etc.). Derularea conferinŃei Ceremonia de deschidere oficială a conferinŃei marchează într-un cadru protocolar şi chiar spectaculos debutul evenimentului, determinând prin impresiile pozitive atmosfera întregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de câteva elemente pe care organizatorul profesionist le aplică: discursuri oficiale de scurtă durată, parada steagurilor naŃionale, momente artistice (dans popular, orchestră). În cadrul sesiunilor în plen şi pe secŃiuni, numărul şi calitatea vorbitorilor invitaŃi dau substanŃă conŃinutului conferinŃei. Ordinea luărilor de cuvânt, tematica lucrărilor, forma şi durata admisă a prezentării, programul ştiinŃific al evenimentului sunt stabilite şi comunicate vorbitorilor în prealabil, în paralel cu corespondenŃa legată de serviciile de cazare şi pachetul de conferinŃă. Ceremonia de închidere a conferinŃei este un argument al menŃinerii prezenŃei delegaŃilor până la finalul evenimentului, în special dacă este urmată de decernare de premii, un banchet, dineu.

Catering Pe durata conferinŃei, se preferă servirea unor prânzuri de afaceri de durată medie, în aceeaşi locaŃie. Programul prevede şi pauze de cafea pentru participanŃi (cafea, ceai, răcoritoare, produse de patiserie, gustări etc.). Cateringul în sălile de conferinŃă se referă la necesarul de băuturi răcoritoare pentru vorbitori şi public. RecepŃiile de bun-venit, o cină în ambianŃa tradiŃională locală, dineurile oficiale fac parte din programul obişnuit al conferinŃelor, facilitând stabilirea raporturilor sociale între participanŃi. În funcŃie de natura activităŃii de catering, se practică servirea la mese sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc în acord cu beneficiarul, respectând caracteristicile fiecărei acŃiuni în parte, Ńinând cont de diferite cerinŃe speciale (vegetarieni / diabetici / apartenenŃă culturală sau religioasă). Pentru ca şi din acest punct de vedere, participanŃii să plece cu amintiri plăcute, ştiind că mâncarea şi băutura consumate, dar şi serviciile dintr-un restaurant, contribuie decisiv la buna dispoziŃie a clienŃilor, este necesar a acorda o atenŃie sporită şi a verifica următoarele elemente:

• micul dejun (sortiment, mod de servire) • lista de preparate şi băuturi (conŃinut, aspect, preŃuri) • preparatele servite (aspect, gust) • condiŃii de igienă în bucătărie • serviciul din restaurant (personal calificat, Ńinută, promptitudine, atitudine,

număr suficient al personalului faŃă de cel al clienŃilor) • decoraŃia meselor • ambient, iluminare

29

• instalaŃie de sonorizare • acces şi facilităŃi pentru persoanele cu dizabilităŃi • ieşiri de siguranŃă şi alte măsuri generale de securitate (incendii) • garderobă, toalete (amplasare, igienă) • orar de funcŃionare (bar, restaurant, alte localuri) • bacşişuri, alte taxe

Programe turistice şi sociale opŃionale Un eveniment internaŃional găzduit de o anumită destinaŃie este o ocazie pentru aceasta de a-şi dezvălui valorile turistice, culturale şi de civilizaŃie, prin completarea pachetului de servicii pentru conferinŃă cu programe sociale sau turistice opŃionale, adresate participanŃilor şi însoŃitorilor. Compania contractantă ca PEO / DME local propune alternative interesante şi atractive, de la spectacole de balet, operă, folclor, la tururi de oraş, vizite de obiective turistice reprezentative, excursie de o zi în împrejurimile oraşului. MulŃi delegaŃi sunt interesaŃi să folosească deplasarea pentru conferinŃă ca pe un prilej de a petrece şi un sejur de 4-5 zile în Ńara gazdă, fie înainte, fie după perioada conferinŃei. Astfel de sejururi sunt ofertate de PEO/DME ca programe facultative complete (transport, cazare, mic dejun, dejun, cină, ghid etc.), cu variante pitoreşti de trasee posibile. În general, costurile tururilor nu sunt incluse în taxa de participare, ci sunt exprimate separat. ParticipanŃii vor fi cu atât mai satisfăcuŃi, cu cât programul le va oferi şi timp liber pentru relaxare şi agrement, adică să existe un echilibru între activitatea impusă şi activităŃile la libera alegere din timpul liber. Dar şi aceste posibilităŃi trebuie inventariate de organizator, pentru a oferi informaŃiile necesare participanŃilor. Trebuie astfel stabilită o corelaŃie optimă între dorinŃele participanŃilor şi oferta de agrement la destinaŃie, după următoarele criterii: ParticipanŃi

� scopul reuniunii � numărul de participanŃi � profilul participanŃilor � obişnuinŃele şi preferinŃele participanŃilor � aşteptările / pretenŃiile participanŃilor � starea materială a participanŃilor (ce cheltuieli îşi pot permite) � activităŃi în ziua sosirii (preziua începerii reuniunii) � starea participanŃilor după călătoria de sosire (oboseală, diferenŃe de fus orar etc.)

Planificarea timpului (timing) � timp liber disponibil � orarul magazinelor de la destinaŃie � timp necesar pentru transfer la locuri de agrement � orar de masă înainte şi după timpul liber disponibil � orar pentru programul / manifestările sociale planificate special pentru participanŃii la

reuniune � planificarea activităŃilor în cadrul reuniunii

DestinaŃie � clima şi meteo � ofertele destinaŃiei (obiective turistice, de agrement, cultură etc.) � ofertele locaŃiei (distracŃie, wellness, fitness, sport) � împrejurimi (excursii, vizite etc.) � preŃuri bilete de intrare � catering (restaurante, baruri, cofetării, cafenele etc.) � resurse disponibile la destinaŃie (transport, personal, furnizori etc.)

Tipărituri / mijloace promoŃionale Mediatizarea evenimentului urmăreşte, în primă fază, informarea şi determinarea

30

deciziei de participare a posibililor delegaŃi, la care se adaugă ulterior efortul de promovare a conferinŃei în presă şi în mediile de interes. Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al conferinŃei, folosind servicii de design sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea unui logo al destinaŃiei. Producerea şi distribuirea materialelor informative constă în:

� Pliant de anunŃare / semnalare a conferinŃei, distribuit cu mult înaintea datei evenimentului, uneori chiar în timpul ediŃiei anterioare, incluzând date despre: destinaŃie, locaŃie, dată, cazare, informaŃii turistice, schiŃa programului ştiinŃific;

� Broşura de invitare a conferenŃiarilor şi oaspeŃilor speciali care include tematica evenimentului şi formularul de înregistrare a rezumatelor pe teme de interes profesional, în condiŃii determinate;

� Pliant pentru a doua anunŃare, tipărit şi distribuit cu câteva luni înaintea conferinŃei, care trebuie să cuprindă toate informaŃiile, tarifele şi serviciile determinate ferm până la momentul respectiv;

� Programul lucrărilor ştiinŃifice prezentate în cadrul conferinŃei, un volum tipărit în care se prezintă cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrărilor ştiinŃifice, planuri ale spaŃiului expoziŃional şi amplasarea expozanŃilor.

Alte materiale promoŃionale pentru eveniment: invitaŃii, mape şi broşuri de seminar, materiale scrise, obiecte inscripŃionate (pixuri, serviete etc.), bannere; Organizarea conferinŃei de presă, redactarea şi diseminarea comunicatelor de presă, planificarea publicităŃii în mass-media (gestionate direct de beneficiar sau de către PEO / DME); Crearea unui website dedicat conferinŃei şi realizarea în cadrul acestuia a transmisiei audio-video în direct prin Internet a conferinŃei pot adăuga prestanŃă şi atractivitate evenimentului, fiind accesibile în timp real persoanelor aflate oriunde în lume, prin intermediul unui simplu computer conectat la Internet.

2.2. Organizarea de evenimente în business-hoteluri Dacă o structură hotelieră se specializează exclusiv pe organizare evenimente / reuniuni de afaceri (business-hotel) şi cazarea oamenilor de afaceri, facilităŃile şi serviciile oferite în mod uzual de hotel trebuie suplimentate în două direcŃii:

� Dezvoltarea facilităŃilor şi serviciilor pentru reuniuni conform standardelor internaŃionale şi necesităŃilor organizatorului profesionist de conferinŃă (PEO) în vederea asigurării succesului conferinŃei, în cazul în care hotelul nu preia şi funcŃia organizării reuniunilor.

� Recunoaşterea de către managementul hotelului că organizarea unei conferinŃe necesită mai multă flexibilitate şi adaptabilitate decât impune activitatea hotelieră de rutină, ceea ce impune existenŃa unui departament şi resurse umane specializate în organizarea de reuniuni. Această percepŃie este absolut necesară, datorită faptului că, în cadrul planificării strategice şi organizării profesioniste a unei reuniuni, programarea serviciilor pentru grupul de participanŃi este parte a structurii integrante, mult mai complexă şi mai dificilă decât pentru turistul individual.

Managementul reuniunii Echipa managerială a hotelului trebuie să includă un Conference Manager (Even Manager) al cărui rol este de a se asigura legătura între serviciile hotelului şi PEO. El trebuie să sigure şi conducerea echipei ce deserveşte centrul de conferinŃă integrat hotelului. Echipa managerială a centrului de conferinŃe trebuie să se asigure că întreg personalul hotelului este capabil să răspundă cerinŃelor speciale ale organizatorului de conferinŃe. Între managementul hotelului şi PEO trebuie să se stabilească relaŃii bazate pe deontologia profesională şi încredere, astfel ca problemele identificate să fie cunoscute din timp pentru a se găsi rezolvarea lor înainte de începerea reuniunii.

31

Contractul încheiat trebuie să prevadă termene limită suficiente pentru perfectarea tuturor aspectelor şi efectuarea aranjamentelor speciale solicitate de PEO în sălile şi spaŃiile de conferinŃă. În perioada planificării, organizării şi desfăşurării conferinŃei, o persoană nominalizată din cadrul echipei manageriale a hotelului, bine informată şi care va participa la organizare pe tot parcursul evenimentului, va trebui să fie disponibilă permanent în locaŃie pentru a coordona, împreună cu organizatorul conferinŃei, toate aspectele practice, a lua măsurile care se impun pentru evitarea sau rezolvarea problemelor, precum şi pentru a discuta şi a soluŃiona pe loc orice eventuale schimbări imprevizibile în programul evenimentului. Managementul hotelului trebuie să deŃină controlul total asupra personalului, pentru a evita ca organizatorul să negocieze cu personalul operativ sau să plătească în plus servicii care intră, în mod normal, în atribuŃiile de serviciu ale acestuia. DelegaŃii la conferinŃă, inclusiv cei care nu locuiesc în hotel trebuie trataŃi de personalul hotelului cu amabilitatea şi grija de care se bucură oaspeŃii unui hotel de calitate. Organizatorul de conferinŃe trebuie informat de conducerea hotelului asupra măsurilor de securitate proprii, măsurilor de prevenire şi stingere a incendiilor etc.

Infrastructura locaŃiei Este de dorit ca hotelul cu facilităŃi de conferinŃă să dispună de intrare separată în spaŃiile destinate organizării de conferinŃe, precum şi de o garderobă separată în aceste spaŃii. Este necesar să existe un desk separat de recepŃia hotelului pentru înregistrarea şi cazarea delegaŃiilor la conferinŃă şi un spaŃiu care să permită instalarea echipamentelor pentru înregistrare computerizată. LocaŃia trebuie să dispună de un spaŃiu de parcare adecvat, cu o arie de parking suficientă, alocată şi marcată pentru participanŃii la eveniment şi prevăzută cu căi de acces care să permită manevrarea autocarelor. Este indicat să aibă şi pază. Trebuie să existe o semnalizare clară în incinta locaŃiei care să indice direcŃiile principale în hol, precum şi spre sălile şi celelalte facilităŃi pentru conferinŃă. LocaŃia trebuie să deŃină structuri de acces special adaptate pentru persoanele cu dizabilităŃi atât Ia intrarea în hotel, cât şi în spaŃiul de conferinŃă, iar organizatorul trebuie să fie informat de managementul hotelier asupra accesibilităŃii şi dotărilor speciale destinate persoanelor cu handicap. Trebuie să existe un număr adecvat de posturi telefonice şi fax internaŃionale cu plată pentru accesul delegaŃiilor. Birourile trebuie să fie dotate cu telefon, telefax, computer cu conexiune Internet pentru transmisie de date pentru organizator şi preşedintele conferinŃei. Trebuie să existe posibilitatea suplimentării liniilor telefonice puse la dispoziŃia participanŃilor. Centrala telefonică trebuie să fie deservită de operatoare cunoscătoare de limbi străine de circulaŃie internaŃională, instruite asupra evenimentului desfăşurat, precum şi asupra numelui şi a interiorului la care sunt de găsit preşedintele, secretarul general, organizatorul conferinŃei şi alte persoane cu răspundere. În contextul creşterii cererii pentru servicii de televiziune cu circuit închis. video transmisie şi teleconferinŃă, precum şi pentru sisteme de transmisie electronică de date, furnizarea acestor servicii către organizatori şi participanŃi devin atuuri importante pentru şansele de eligibilitate ale unui centru de conferinŃă sau business-hotel.

SpaŃii şi echipamente tehnice pentru reuniuni SpaŃiul dedicat pentru reuniuni trebuie să includă o sală principală de plen, cu suprafaŃă şi capacitate planificate să satisfacă cerinŃele eşantionului de piaŃă căruia i se adresează respectivul hotel cu facilităŃi de conferinŃă. În general, capacităŃile proiectate sunt mai mici decât cele ale centrelor de conferinŃă. Pe lângă sala de plen, trebuie să existe un număr adecvat de săli mai mici şi spaŃii de circulaŃie disponibile în exclusivitate pentru

32

organizarea conferinŃelor. Dotări minime obligatorii (vezi anexa nr.5):

• Toate sălile de reuniuni trebuie să fie bine ventilate, cu instalaŃii de încălzire / aer condiŃionat care să poată fi controlate individual din interior.

• Toate sălile trebuie să aibă lumină naturală şi să fie prevăzute cu instalaŃii electrice de bază: lumină artificială adecvată, întrerupătoare uşor accesibile atât din interiorul sălii, cât şi din exteriorul ei, lămpi de avarie, prize suficiente pentru conectarea aparaturii audio-video şi de traducere simultană, prelungitoare.

• Sălile trebuie să ofere posibilitatea de întunecare (ocultare) totală. • ÎnălŃimea sălilor trebuie să fie suficientă pentru a permite o vizibilitate perfectă a

ecranului şi a pupitrului vorbitor, chiar din ultimul rând de scaune. • Sala principală şi, pe cât posibil, celelalte săli trebuie să fie prevăzute cu dotările şi

echipamentul audio-vizual de bază, incluzând platforme modulare pentru amenajarea scenei, pupitru pentru vorbitor echipat cu microfon, video-proiector, ecran mobil, retroproiector (eventual cu placă LCD pentru conectare la computer), indicatoare, flipchart, sistem de amplificare controlat din interior, cu microfoane adecvate.

• Aparatura trebuie asigurată şi asistată de personal tehnic cu experienŃă în realizarea conferinŃelor. Între organizatori şi tehnicieni trebuie să existe mijloace de comunicare directă, prin telefon sau radio.

• În cazul în care o sală de conferinŃe este modulabilă / divizibilă prin pereŃi constituiŃi din panouri mobile, acestea trebuie să aibă calităŃi fono-izolatoare adecvate.

• Să existe spaŃii de depozitare adecvate care se pot încuia, puse la dispoziŃie cu cel puŃin 24 de ore înainte de conferinŃă şi pe toată durata acesteia.

• Seif pentru păstrarea valorilor. • SpaŃii pentru birouri-organizator şi secretariat, amplasate lângă sălile de conferinŃe. • Echipament pentru fotocopierea documentelor, puse la dispoziŃia organizatorilor şi

participanŃilor, la tarife acceptabile. • Garderobă destinată numai participanŃilor la conferinŃă. • Organizatorii trebuie să aibă la îndemână detalii asupra tuturor capacităŃilor sălilor

şi spaŃiilor din centrul de conferinŃe. De aceea, trebuie să existe planuri la scară ale tuturor spaŃiilor, care să fie puse oricând la dispoziŃia beneficiarului sau organizatorului (PEO). Planurile trebuie să marcheze poziŃia punctelor de iluminare şi încălzire, a prizelor, telefoanelor, capacităŃilor în număr de scaune în diferite variante de amenajare, poziŃiile coloanelor sau a oricăror altor puncte de construcŃie vizuală, localizarea uşilor, ferestrelor, ieşirilor de urgenŃă, etc.

Servicii de restauraŃie / catering Dacă hotelul oferă integral servirea meselor şi celelalte acŃiuni de protocol destinate delegaŃiilor, managementul acestuia va propune şi va stabili cu organizatorul o zonă specială, rezervată acestor clienŃi, în restaurantele hotelului sau alte spaŃii adecvate acŃiunilor (saloane de restaurant, foaier, holuri etc.). Se vor realiza aranjamente speciale, pentru micul dejun, pentru ca delegaŃii să fie serviŃi cu punctualitate în intervalul de timp stabilit de comun acord. Serviciile destinate delegaŃiilor la conferinŃă (rezidenŃi sau nerezidenŃi în hotel) nu trebuie să fie subordonate serviciilor generale, oferite celorlalŃi clienŃi ai hotelului. În cazul în care hotelul este specializat în organizarea integrală a reuniunilor, managementul activităŃilor de restauraŃie pentru evenimente este separat de cel de catering general şi este în sarcina departamentului de banqueting, al cărui banqueting manager (function manager) va coordona toate acŃiunile privind asigurarea cu preparate şi băuturi ale

33

participanŃilor la eveniment.

Alte servicii Sălile de conferinŃă şi celelalte spaŃii alocate trebuie măturate şi curăŃate zilnic, înainte de începerea reuniunilor. Grupurile sanitare din zona spaŃiilor de conferinŃă trebuie curăŃate şi igienizate frecvent, aprovizionate cu săpun, prosoape şi hârtie. Coşurile de gunoi şi scrumierele trebuie golite de mai multe ori pe zi. Garderoba trebuie să funcŃioneze pe toată durata conferinŃei, în funcŃie de programul reuniunilor. Uşierii şi personalul de hol trebuie să fie prezenŃi permanent pentru a îndruma şi ajuta personalul organizatoric şi participanŃii la conferinŃă. Serviciile de prim ajutor şi urgenŃă trebuie specificate şi semnalizate clar. Serviciul de pază (security) va fi instruit adecvat pentru acest fel de activitate, pentru a asigura tuturor participanŃilor securitatea impusă de standardele şi legile internaŃionale.

2.3. Organizarea unui târg sau a unei expoziŃii Târgul / expoziŃia este un tip de eveniment cu îndelungă tradiŃie în viaŃa comunităŃilor umane, iar din perspectiva organizatorului un produs şi totodată un set de servicii, cu adresabilitate largă, elaborat, lansat şi promovat de organizator în cadrul unui program unitar. În general, un târg cu o anumită temă îşi păstrează, de la o ediŃie la alta, principalele trăsături şi obiective generale, adăugându-le îmbunătăŃiri şi inovaŃii. Succesul şi poziŃionarea optimă pe piaŃă a unui târg / expoziŃie, calitatea serviciilor expoziŃionale, creativitatea în promovarea evenimentului, capacitatea de înnoire periodică a produsului „târg” sunt tot atâtea elemente de care organizatorul profesionist de expoziŃii trebuie să Ńină cont în definirea şi dezvoltarea evenimentului său. Organizarea profesionistă a târgurilor şi expoziŃiilor presupune încă de la prima ediŃie definirea unui concept al manifestării şi a unor aspecte strategice. Conceptul este primul pas, dar şi parte integrantă a politicii generale de elaborare a produsului-târg. Atunci când este bine definit, conceptul devine un argument in sine, prin care organizatorul recomandă publicului acceptarea, „cumpărarea” produsului-târg, rezultatele fiind direct proporŃionale cu măsura în care conceptul răspunde aşteptărilor şi nevoilor publicului. Conceptul trebuie să individualizeze târgul în raport cu alte târguri. Organizarea unui târg presupune:

• Definirea domeniului, a conŃinutului şi a manifestărilor conexe ce fac obiectul evenimentului.

• Stabilirea categoriilor de participanŃi şi de public vizate. • Elaborarea strategiei de comunicare, adaptarea mesajului global în funcŃie de

profilul psihografic al fiecărui segment-Ńintă, precum şi selectarea mijloacelor cu cel mai tare impact la aceste segmente de public, pentru determinarea unui feedback de calitate şi stimularea înscrierilor expozanŃilor. Analiza contextului concurenŃial al pieŃei interne şi internaŃionale de gen pentru evitarea suprapunerilor de conŃinut şi perioadă cu alte manifestări, pentru identificarea concurenŃilor direcŃi şi indirecŃi, pentru orientarea corectă a strategiei de lansare pe piaŃă.

• Stabilirea elementelor de noutate care justifică iniŃierea evenimentului. • Prognozarea profitului material şi de imagine pe care evenimentul îl aduce

organizatorului, acesta stabilindu-şi interesele şi obiectivele utile pe care le are de urmărit prin evenimentul respectiv, pe termen scurt, mediu şi lung.

• Evaluarea şi selecŃia organizatorului.

34

• Stabilirea responsabilităŃilor, obligaŃiilor şi drepturilor partenerilor, ale organizatorului principal şi în special dreptul de proprietate intelectuală asupra muncii şi conceptului târgului pe bază contractuală.

• Alegerea denumirii de marcă a evenimentului. Odată definit conceptul, evenimentul se delimitează clar şi corect nu doar prin conŃinutul şi obiectivele sale, ci dobândeşte personalitate care trebuie să transpară din denumirea sa.

• La această denumire, personalizată prin anumiŃi parametrii (inscripŃii pe antete, afişe cu anumite fonturi, dimensiuni de litere, culori etc.) se adaugă adesea un element figurativ, o siglă (logo) sau chiar un personaj-mascotă.

• În acest fel, conceptul, denumirea şi logo-ul se constituie în imaginea de marcă a evenimentului.

Promovarea târgului În accepŃiunea sa postmodernă, târgul / expoziŃia a devenit uni eveniment gustat de un public tot mai numeros, mai ales de oameni de afaceri, specialişti, dar şi de publicul larg, fiind şi obiectul unor campanii de promovare ample. Publicul unui târg este constituit din:

� ExpozanŃii - coparticipanŃi la substanŃa şi succesul târgului; � Profesioniştii / specialiştii din domeniu - beneficiarii ofertei expozanŃilor, direct

interesaŃi de conŃinutul manifestării; � Jurnaliştii - interfaŃă dintre organizator şi publicul Ńintă; � Vizitatori - de diverse categorii.

Cu cât interesele acestora sunt mai numeroase şi mai diverse, cu atât este mai important pentru succesul târgului ca ele să îşi afle convergenŃa şi soluŃionarea în substanŃa manifestării. Principala provocare pentru organizator devine, prin urmare, inducerea fidelităŃii pe termen lung a participanŃilor şi a publicului faŃă de conceptul târgului. Prin obiectul şi finalitatea lui, consacrate de tradiŃie, târgul este un eveniment periodic: semestrial, anual, bianual etc. Fiecare nouă ediŃie reafirmă conceptul târgului, aprofundându-i şi îmbogăŃindu-i perspectiva. Înnoirea periodică este absolut indispensabilă pentru supravieŃuirea şi succesul târgului. În vederea realizării ei, organizatorul are la dispoziŃie mai multe soluŃii:

� modificarea produsului în sine; � schimbarea de imagine, fără modificarea produsului, pe baza unei caracteristici-cheie

(tema ediŃiei, diferite valenŃe ale conceptului etc.); � combinarea primelor două variante: înnoirea de conŃinut a târgului şi semnalarea ei

într-o campanie de relaŃii publice adecvată.

2.4. Programe şi călătorii incentive

Ce se înŃelege prin incentive? Termenul, preluat din limba engleză, are următoarele sensuri:

� influenŃă motivaŃională puternică; � plată suplimentară (sau altă remuneraŃie) acordată angajaŃilor pentru a recompensa

eforturile personale sau contribuŃia la creşterea veniturilor firmei. Sinonime: bonus, stimulent În cadrul unei companii / firme se instituie „programe incentive”‚ acestea fiind nişte scheme formale sau reglementări cu scopul de a determina pe angajaŃii să facă un anumit lucru, să execute un anumit volum de sarcini. Ce este simularea ? Simularea, prin definiŃie, reprezintă o modalitate de a motiva eforturile sau de a induce acŃiunea. În lumea afacerilor, stimulările pot lua forma unui bun (precum un instrument de scris, o haină) sau pot fi privite ca nişte oportunităŃi (de ex. călătorii). Cu ajutorul lor pot fi

35

atinse o serie de obiective, începând de la creşterea vânzărilor până la sporirea interesului angajaŃilor de a-şi îmbunătăŃi performanŃele. Ce este un program incentive (stimulativ)? Un program incentive (stimulativ) este, într-o exprimare mai exactă, un plan de afaceri care include obiective bine definite, criterii de măsurare, metode de monitorizare a progresului angajaŃilor şi presupune o modalitate de recompensare. Programele incentive pot fi folosite pentru a promova siguranŃa într-un mediu de lucru periculos, pentru a încuraja clienŃii să cumpere propria marfă în loc să o prefere pe a concurenŃei, încurajează distribuitorii să vândă un produs cu o mişcare lentă sau care stagnează. Care este cheia reuşitei unui program stimulativ? Într-un cuvânt: transparenŃa. Un astfel de program trebuie să aibă un mesaj clar, consistent şi nişte obiective măsurabile şi concrete. ParticipanŃii, chiar dacă sunt angajaŃi sau clienŃi, trebuie să înŃeleagă scopul (al politicii firmei unde sau cu care lucrează). Ei trebuie să primească comunicări periodice şi să-şi cunoască în permanenŃă poziŃia pe care o ocupă în program sau în concurs. Ce tipuri de companii utilizează, programe stimulative? Istoric vorbind, companiile de asigurări şi companiile farmaceutice au fost cel mai des citate ca utilizatori ai acestor programe. Ulterior, programele incentive au fost implementate cu succes în aproape toate industriile majore. În plus faŃă de motivarea personalului şi a clienŃilor, multe companii folosesc programele incentive pentru a întări recrutarea personalului şi reducerea eforturilor pe piaŃa forŃei de muncă. Dar de când programele incentive pot fi folosite în aproape orice domeniu în care productivitatea angajaŃilor sau a clienŃilor poate fi măsurată, potenŃialul de aplicare este practic nelimitat. Care sunt costurile pentru un program incentive? Programele incentive pot costa începând de la câteva sute de dolari până la câteva milioane de dolari, indiferent de domeniu. Avantajul lor este că pot fi ajustate după numărul participanŃilor şi după fiecare buget în parte. Cum pot fi convinşi managerii să implementeze un astfel de program? Câteodată, singura modalitate de a câştiga este de a reduce sau de a elimina riscul. introducând programele stimulative doar ca programe pilot, managerii nu sunt tentaŃi să extindă campania decât dacă rezultatele aşteptate sunt atinse. Există posibilităŃi să poată fi inclusă toată lumea? Absolut. Toată lumea are nevoie de o motivaŃie. Se poate dezvolta un program cu mai multe niveluri care aduce puncte tuturor participanŃilor pentru a atinge anumite performanŃe. Aceste puncte se premiază la un moment dat, începând de la articole electronice mărunte, mărfuri alimentare, excursii. Oferindu-se o varietate de premii cei care se califică la fiecare nivel vor fi câştigători. Cum alegem recompensele stimulative care se potrivesc tuturor? Se pot oferi o gamă largă de articole, începând de la excursii până la articole sportive sau porŃelanuri. Recompensă poate fi orice lucru care poate fi folosit la birou, acasă, în familie sau personal. Cum putem fi siguri că un program stimulativ va aduce rezultate? Cel mai bun mod de a garanta rezultatul este de a defini scopuri sau Ńinte clare. Conform unui studiu, 83% din programele stimulative au atins Ńinta finală. Alte studii au arătat că firmele care s-au concentrat asupra angajaŃilor (ca strategii utilizate) au avut câştiguri substanŃiale pentru asociaŃi. Deşi există mulŃi factori care trebuie luaŃi în considerare atunci când se planifică un program incentive, nu e necesar să se reinventeze roata. E suficient să se Ńină seama de anumiŃi paşi obligatoriu de urmat pentru ca lucrurile să se simplifice în mod considerabil.

36

Cine trebuie să participe? Cei vizaŃi trebuie să fie angajaŃii care au un impact direct sau pot influenŃa în iod pozitiv scopurile declarate ale programului. AlŃi factori care determină profilul participanŃilor ar fi bugetul alocat, politica companiei (în sensul că pot exista companii care limitează numărul participanŃilor sau tipul recompenselor oferite), gradul de accesibilitate din punct de vedere al posibilităŃii de contactare a participanŃilor. De reŃinut faptul, ca aceste programe incentive au rolul de a motiva salariaŃii de mijloc, cei din ierarhiile superioare sunt oricum motivaŃi şi priii recunoaşterea calităŃilor personale şi a ego-ului, de aceea este important să li se ofere oportunităŃi de a obŃine noi succese şi salariaŃilor cu performanŃe medii. Obiective: Acestea trebuie să fie realiste, măsurabile, realizabile. de asemenea, trebuie să fie simple. Se recomandă limitarea scopurilor propuse la 2 sau 3 obiective primare. Acest lucru ajută la păstrarea unei comunicări clare şi menŃine audienŃa trează şi nu în stare de confuzie. Recompense. De ce se preferă acordarea de premii non-cash şi nu premii în bani? Se pune problema tipului de recompensă cu care să se lucreze, deoarece s-a ajuns la concluzia că există anumite recompense care pot fi mai puternic motivaŃionale decât o sumă de bani. Cu toate acestea, când întrebi pe cineva ce îşi doreşte cel mai mult, el va spune că mai mulŃi bani. Dar banii nu sunt întotdeauna cel mai bun mijloc de a ajuta compania să-şi atingă scopul în ceea ce priveşte reîntoarcerea investiŃiei (ROI). În orice caz, este de subliniat faptul că pentru îmbunătăŃirea performanŃelor se pot oferi şi alŃi stimulenŃi, sub forma unor bunuri sau călătorii pe care chiar dacă ar dispune de suia de bani necesară, angajatul fie că nu este dispus să o cheltuiască, fie are alte priorităŃi. De ce funcŃionează mai bine stimulentele materiale?

� Mărfurile asigură un simbol tangibil al reuşitei şi amintirea unui eveniment (călătorie, vizită, festivitate) durează mai mult, datorită sentimentelor pozitive care o însoŃesc.

� Banii dispar repede, în conturi sau direct în portofel, de fapt 72% din banii numerar primiŃi ca stimulent sunt folosiŃi pentru a plăti diverse facturi, rareori îşi pot aduce aminte pe ce i-au cheltuit sau chiar nu-şi mai amintesc că i-au primit!

� Bunurile pot fi arătate şi altor persoane, lucru care nu se poate face cu banii. � Bunurile sunt o formă de recompensă nevinovată, deoarece sunt persoane care nu ar

cumpăra bunurile respective sau s-ar putea simŃi vinovate că nu au cheltuit banii pe alte necesităŃi.

� Bunurile au o valoare perceptibilă mai mare, valoarea banilor poate să scadă în timp. � Bunurile conectează participanŃii la programul de sponsorizare (creând o legătură

indirectă şi cu sponsorul), banii au o valoare fixă, lipsită de o încărcătură emoŃională. � Familia participantului este adesea implicată în alegerea recompensei, astfel că

alegerea făcută poate fi în beneficiul întregii familii, în timp ce banii dispar (tot în bugetul familiei) pentru diverse necesităŃi.

Călătorii incentive Din totalul de incentive pe care anumite companii le acordă angajaŃilor, aproximativ jumătate este sub forma călătoriilor, numite din acest motiv călătorii incentive. Călătoriile incentive reprezintă un instrument managerial global care utilizează o experienŃă de călătorie excepŃională pentru a motiva sau / şi a recunoaşte meritele participanŃilor la creşterea nivelului de performanŃă în susŃinerea şi atingerea scopurilor organizaŃiei. Din ce în ce mai multe companii caută noi strategii de a creşte veniturile, să îmbunătăŃească satisfacŃia clientului, dar să rămână şi competitive pe piaŃa în care activează. Priii investirea într-un program de călătorie incentive, practic se investesc bani în companie pentru a obŃine profituri mai mari. Aceste călătorii sunt, de obicei, călătorii de grup, organizate la cererea companiei respective, organizarea acestora nedeosebindu-se prea mult de alte călătorii de grup organizat. Pentru o agenŃie de turism, important este insă să aibă abilitatea de a acorda atenŃia

37

cuvenită acestor firme-clienŃi printr-un management modern al clientului (CIM - customer relationship management), cu scopul de a fideliza clienŃii odată dobândiŃi, asigurând satisfacerea cerinŃelor acestora la standardele cerute,

2.5. Evenimente în aer liber (outdoor training, teambuilding)

Evenimente şi activităŃile desfăşurate în aer liber (outdoor) oferă posibilitatea trăirii unei experienŃe ieşite din comun, fiindcă sunt considerate în ultima vreme a fi de mare utilitate pentru „business to business”. ExperienŃele ieşite din comun reprezintă o cale unică de identificare şi stabilire de relaŃii în cadrul unui grup / echipă de lucru, aducând forŃele naturii în centrul evenimentului, utilizând natura, dramaturgia şi trăirea emoŃională pentru a obŃine efectul scontat, impresiile intense trăite în cursul evenimentelor fiind puse în slujba unui scop concret. Astfel. apelând la natură, prezentarea de produse, programele incentive, excursiile de firmă, seminariile sau programele de teambuilding devin evenimente de neuitat. Este vorba însă, nu doar de o distracŃie sau excursie în natură, ci de exerciŃii inteligente, de activităŃi care să ofere soluŃii pentru situaŃiile concrete din firmă. Important pentru „învăŃarea prin experienŃă” nu este satisfacŃia de a te afla în aer liber sau de a te amuza, ci evidenŃa pentru şi transferul în realitatea firmei a concluziilor desprinse din cele trăite. Elaborarea şi derularea acestor activităŃi se face, de obicei, de către traineri din cadrul firmei, ei stabilind scopul şi metodele adecvate conform propriei concepŃii de management al resurselor umane sau ale unei echipe (team management, teambuilding): coeziunea echipei, creşterea eficienŃei în activitate, programe incentive, dar şi alte scopuri: identificarea unei mărci, a unui produs etc. Astfel de situaŃii noi şi provocatoare dau posibilitate participanŃilor să se cunoască mai bine şi în mod autentic, să devină mai apropiaŃi. Înscenare înseamnă existenŃa unui program complet (scenariu), dirijat şi bine gândit, începând de la primire până Ia rămas bun. În comunicare se Ńine cont de cum şi ce se oferă: muzica, multimedia şi o atmosferă excelentă sunt adesea factorii cei mai importanŃi pentru succesul evenimentului. Pot fi organizate evenimente pentru 10-1000 participanŃi, cu alte cuvinte pentru agenŃiile specializate în organizarea de evenimente este un segment de piaŃă cu potenŃial tot mai mare, Pentru derularea acestor evenimente firmele apelează, de obicei, ia o agenŃie (event agency) sau un organizator de evenimente (event organiser) care să selecteze destinaŃia potrivită scopului acestora şi să se ocupe de toate detaliile privind asigurarea condiŃiilor optime pentru derularea evenimentului. Adesea este necesar ca trainerul să fie asistat de un ghid specializat (sportiv, de munte) pentru siguranŃa participanŃilor, întrucât aceste programe includ sporturi extreme, exerciŃii şi activităŃi dificile, drumeŃii în locuri sălbatice etc. Pentru agenŃiile de turism, destinaŃiile şi structurile turistice implicate, ele presupun cunoaşterea acestor forme de activităŃi şi ofertarea unor produse turistice sau a infrastructurii adecvate pentru acest segment de piaŃă a turismului de afaceri. Programele de teambuilding (teamevent) sunt acum cele mai solicitate. dacă nu chiar o modă. Ele se organizează fie cu ocazia unei conferinŃe sau seminar, pe durata de 1/2-1 zi, sau sunt programe de sine stătătoare de 2-3-6 zile, grupul fiind cazat într-un hotel, centru de conferinŃe care dispune de facilităŃi adecvate (spaŃii şi echipamente în interior şi exterior şi situat într-o zonă geografică potrivită pentru exerciŃiile incluse (aventură, sport, excursii etc.). LocaŃia trebuie să ofere posibilităŃi pentru derularea unor activităŃi specifice unor astfel de programe. În aceste cazuri, trebuie accentuat faptul că nu este vorba de animaŃie, ci de activităŃi şi exerciŃii care să faciliteze comunicarea, integrarea, motivaŃia şi spiritul / ideea de echipă prin atmosferă, distracŃie, jocuri, provocări, aventură, cu alte cuvinte prin emoŃii şi

38

trăiri intense ce nu pot fi oferite la locul de muncă. Acestea sunt pe de o parte derulate în săli (indoor) sau în aer liber (outdoor), esenŃial fiind ca toŃi participanŃii să fie antrenaŃi, să devină activi şi să rezolve sarcinile propuse. Tipurile de activităŃi / exerciŃii sunt determinate de obiectivele specifice:

� ExerciŃii de acomodare / încălzire (icebreaker – spargere a gheŃii): serată dansantă, jocuri de societate, jocuri în aer liber;

� ExerciŃii în echipă: labirint, piramidă, construirea unei plute etc. � ActivităŃi de integrare: concursuri, sporturi pe echipe; � Aventură: mers pe frânghie la înălŃime, orientare, rafting, escaladare şi coborâre pe

stâncă, mountain-bikinig, iahting, drumeŃii în locuri sălbatice, drumeŃii de noapte, coborârea în peşteri etc.

DestinaŃiile alese sunt cele amplasate în zone cu peisaj pitoresc şi relief potrivit: munte, stânci, râuri, lacuri, pare, iar locaŃiile trebuie să dispună de facilităŃile necesare (terenuri de sport, echipamente sportive desfăşurării exerciŃiilor şi să asigure securitatea participanŃilor la standarde internaŃionale. Pentru anumite programe, mai simple, chiar şi un hotel situat în apropierea unei păduri sau a unei pajişti poate fi o locaŃie potrivită. Important este ca prestatorii de servicii turistice să-şi adapteze ofertele pentru a satisface aceste cerinŃe şi necesităŃi ale clienŃilor, de obicei mari companii. Şi în România, marile corporaŃii multinaŃionale sunt interesate de a-şi forma echipele de lucru potrivit standardelor internaŃionale, echipe iniŃial eterogene care prin astfel de programe să se identifice cu filozofia firmei, iar în mod firesc pe piaŃă au apărut agenŃii şi organizatori de astfel de evenimente. LocaŃiile promovate sunt: Bran, Moieciu - Cheile Grădiştei, Şirnea, Bazna, Balvanyos, Tuşnad, Călimăneşti, Râşnov, Pârâul Rece, dar şi Sighişoara, Daneş. Se oferă programe de 1-2 zile, axate în special pe activităŃi de orientare cu tematică specifică zonei: căutare de comori, misiuni speciale, dezlegare de enigme, precum şi activităŃi de timp liber: foc de tabără, sport (comunicări, prelegeri, studii) ale conferenŃiarilor participanŃi.

Întrebări recapitulative 1. În ce constă elaborarea planului de acŃiune pentru organizarea unui eveniment? 2. Ce elemente trebuiesc avute în vedere în alegerea unei destinaŃii? 3. ComentaŃi structura bugetului unei reuniuni? 4. În ce constă organizarea unui târg sau a unei expoziŃii? 5. Cum caracterizaŃi programele şi călătoriile incentive? 6. SistematizaŃi conŃinutul evenimentelor în aer liber?

Teste grilă pentru autoevaluare 1. În planificarea strategică este esenŃială determinarea timpurie a câtorva elemente:

a. caracteristicile, anvergura şi programul evenimentului; b. data la care va avea loc; c. destinaŃia (localitatea unde se va desfăşura reuniunea); d. numărul şi profilul participanŃilor. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (b, c, d); D (c, d)

2. LocaŃia unei reuniuni poate fi: a. hoteluri; b. centre de conferinŃe sau congrese; c. centre culturale; d. palate, castele, hale industriale, nave de agrement. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (b, c, d)

3. Categoriile de elemente avute în vedere în estimarea costurilor reuniunii sunt:

39

a. costuri fixe; b. costuri preliminate; c. costuri variabile; d. costuri aleatorii. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, c); D (b, c)

4. Publicul unui târg este constituit din: a. expozanŃii; b. profesioniştii, beneficiarii ofertei expozanŃilor; c. jurnaliştii; d. vizitatori de diverse categorii. A (a, b, c, d); B (a, b, d); C (a, b); D (a, c, d)

5. Termenul incentive, preluat din limba engleză, are următoarele sensuri: a. influenŃă motivaŃională puternică; b. gratuitate; c. plată suplimentară (sau altă remuneraŃie) acordată angajaŃilor pentru a recompensa

eforturile personale ale acestora; d. bonus, supliment (ca sinonime). A (a, b, c); B (a, c, d); C (a, d); D (b, c)


Editura THR-CG, Bucureşti, pg.24-50. 2. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor şi

banqueringul în structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureşti, pg.12-72.

40

CAPITOLUL 3

Turismul de afaceri – istoric şi concepte

Obiective: � identificarea formelor principale ale turismului de afaceri; � nominalizarea formelor reuniunilor organizate; � conturarea elementelor de asemănare şi a deosebirilor între turismul de afaceri şi

turismul de losir; � enunŃarea şi explicarea avantajelor turismului de afaceri pentru destinaŃii; � explicarea, succintă, a unor elemente specifice pieŃei turismului de afaceri.

Rezumat: Turismul de afaceri este cea mai dinamică formă de turism, deŃinând cca.20% din totalul călătoriilor internaŃionale şi aproape 25% din totalul încasărilor turistice. El cuprinde forme specifice de manifestare, se disting de alte forme ale activităŃii turistice şi se particularizează prin relaŃia pe care o derulează practic. Cuvinte cheie: turism de afaceri, seminar, simpozion, summit, workshop. Turismul este cea mai mare afacere a începutului de mileniu, atât pe plan mondial, cât şi în Uniunea Europeana. Turismul de afaceri - parte componenta a activităŃii turistice - este cea mai dinamică formă de turism, deŃinând circa 20% din totalul călătoriilor internaŃionale şi aproape 25% din totalul încasărilor turistice, fund una din cele mai „pretenŃioase” şi mai „scumpe” activităŃi1.

3.1. Scurt istoric al turismului de afaceri Turismul, în general şi turismul de afaceri în special sunt activitatea apărute odată cu omenirea, chiar daca acest termen nu a fost definit decât în secolul al XIX-lea. Istoria turismului de afaceri se pierde în negura timpului. ApariŃia agriculturii de subzistenta în Africa, Asia şi Europa, cu mu de ani înaintea erei noastre a dus automat la dezvoltarea schimburilor comerciale ce se realizau la distante din ce în ce mai lungi. De asemenea, dezvoltarea oraşelor a generat o nevoie crescută de produse pentru gospodarii. Se poate afirma ca primele călătorii de afaceri au fost întreprinse de către micii comercianŃi şi de către artizani care puteau calatori şi mu de kilometri pentru a-si desface produsele. Urmează apoi perioada marilor imperii: Egipt, Persia, Grecia şi Roma, ce au stimulat creşterea comerŃului şi implicit a calatorilor de afaceri. Cel mai bun exemplu este cel al Imperiului Roman, care prin dezvoltarea unui sistem de drumuri extins în tot imperiul a făcut posibil schimbul de produse din Italia în Spania, din Asia şi Orientul Mijlociu până în Marea Britanie. Printre obiectele şi produsele descoperite de arheologi în cele mai diverse locuri ale Imperiului se număra: obiecte de olărit fabricate în Italia, vase cu ulei de măsline din Spania; carafe cu vin din Grecia sau pietre preŃioase din Orientul Mijlociu, toate expuse în prezent în muzeele tarilor unde au fost descoperite (Marea Britanie, FranŃa, Germania sau România, pentru a enumera doar câteva din marile rute ale comercianŃilor antichităŃii). Căderea Imperiului Roman a adus cu sine o perioada de instabilitate economica şi politica, reducând temporar şi volumul calatorilor de afaceri2.

1 Rodica Minciu, Economia turismului; EdiŃia a III-a revăzută şi adăugita; Editura Uranus, Bucureşti,

2004, p. 81. 2 J.Swarbrooke. Susan Hower, Business Travel and Tourism, Editura Butterworth, Heinemamms,

41

Pe toata durata evului mediu şi până în zorii erei moderne, principalele categorii de calatori au fost comercianŃii şi pelerinii. Din punct de vedere istoric, oamenii de afaceri au constituit elementul major de mobilitate şi factorul de continuitate în relaŃiile dintre diverse popoare. Acest lucru este confirmat şi de faptul ca până în secolul al XIV-lea fuseseră adoptate tehnici comerciale şi instrumente juridice mult mai avansate: cambiile, poliŃele de asigurare şi contractele de comision dezvoltându-se în aceasta perioada şi obligând comercianŃii la o mai mare grija fata de afacerile pe care le derulau.’ Intre secolul al XI-lea şi al XIII-lea, Europa a fost leagănul unei revoluŃii comerciale ce poate fi considerata atât cauza cât şi efect al redescoperirii calatorilor de afaceri. Încetarea năvălirilor (germanilor, scandinavilor, nomazii stepelor eurasiatice, sarazinilor) este urmată de apariŃia schimburilor paşnice (chiar din timpul luptelor), aceste lumi „vrăjmaşe” dovedindu-se acum mari centre de producŃie şi consum: grâne, blănuri şi sclavi din lumea nordica şi răsăriteana se oferă si, în acelaşi timp sunt cerute de marile metropole ale civilizaŃiei musulmane de unde vin în schimb, din abundenta metalele preŃioase ale Africii şi Asiei. Evului mediu timpuriu, cu incursiunile şi jafurile sale, îi urmează o pace (relativă), această siguranŃă permiŃând o înviorare a economiei şi mai ales odată ce uscatul şi marea deveniseră cal mai puŃin periculoase, o accelerare dacă nu chiar o reluare a comerŃului. În plus, mortalitatea regresând şi condiŃiile de hrana ca şi posibilităŃile de subzistenta îmbunătăŃindu-se, are loc un avânt demografic ce va deveni pentru creştinătate o sursa de consumatori, de producători, de mâna de lucru, un rezervor din care comerŃul îşi va recruta oamenii. Iar când situaŃia S-a schimbat şi a venit rândul creştinătăŃii să atace, marele episod al Cruciadelor nu va fi decât o faŃada la umbra căreia se vor dezvolta în continuare schimburile comerciale. Aceste răsturnări de situaŃii Sunt legate de un fenomen capital: naşterea sau renaşterea oraşelor, caracteristica lor majora în aceasta perioada fund primatul funcŃiei economice. Fie ca sunt noduri de cai de comunicaŃie, halte marcând etapele pe drumurile comerciale, porturi maritime sau fluviale - centrul lor vital se afla lângă vechiul castru feudal, lângă nucleul militar sau religios, alături de nou apărutul cartier al dughenelor, alături de piaŃa sau de locul de tranzit al mărfurilor. Cei doi poli ai comerŃului internaŃional erau Mediterana şi Nordul, ceea ce duce la apariŃia a doua benzi de oraşe comerciale puternice: de o parte Italia şi (într-o măsura mai mica) ProvenŃa şi Spania, de cealaltă parte Germania de Nord. Acest lucru şi explica predominarea în Europa medievala a doi negustori: italianul şi hanseatul, fiecare cu propriile caracteristici. Între cele doua exista însă o zonă de contact cu un caracter de originalitate, datorat faptului că adaugă funcŃiei sale de mijlocitoare de schimburi între cele două arii comerciale menŃionate anterior şi funcŃia de producătoare. Aceasta zona este Europa de Nord - Vest formata din sud-estul Angliei, Normandia, Flandra, Champagne, Ńinuturile de pe valea râului Mense şi cele ale Renaniei de Jos. Este vigurosul domeniu al postavului şi totodată, împreuna cu Italia nordică şi centrala, singura regiune a Europei medievale unde se poate vorbi de prezenta industriei. Alături de articolele de consum provenind din Nordul şi Răsăritul continentului, produsele industriei textile europene constituie mărfurile pe care negustorul italian şi cel hanseat vin să le caute pe pieŃele şi la târgurile din Champagne şi Flandra. În cursul acestei prime faze de apariŃie şi avânt comercial, negustorul medieval este, în primul rând, un negustor itinerant. Nenumăratele obstacole îl aşteaptă pe drumurile de uscat şi apa pe care îşi transporta mărfurile, atât naturale, cât şi legate de mijloacele de transport încă rudimentare. De-a lungul istoriei au existat, alături de negustori, alte trei marin categorii profesionale care au practicat (intr-o forma incipienta) călătoriile de afaceri: preoŃii tuturor religiilor ce călătoreau fie în scopul introducerii religiei respective în teritoriile ocupate, fie pentru întâlniri ale conclavurilor, fie pentru pelerinaje.

London, 2002, p.15.

42

A doua mare categorie o reprezentau soldaŃii şi în particular mercenarii, ce călătoreau fie pentru a lua parte la bătălii, fie pentru a se muta în teritoriile ocupate, sau pun şi simplu pentru ca se muta garnizoana. A treia mare categorie era formata din muncitorii ce migrau temporar în căutarea unui loc de munca (pentru câteva luni pe an - atunci când în satele lor nu aveau de lucru). Interesant, este că cele trei categorii profesionale, împreună cu comercianŃii reprezintă încă din vechime şi până în zilele noastre părŃi componente ale calatorilor de afaceri. În perioada 1750-1900 călătoriile şi turismul de afaceri în Europa s-au dezvoltat din trei mari motive: revoluŃia industrială (începută în Anglia şi extinsa apoi în majoritatea Ńărilor europene); dezvoltarea imperiilor epocii moderne şi îmbunătăŃirea reŃelei de drumuri (şi foarte important: apariŃia căii ferate). La începutul secolului XX primul loc în turismul de afaceri începe să fie ocupat de Statele Unite. Întâlnirile (întrunirile) aveau loc din vremuri imemoriale, dar conceptul de conferinŃa sau convenŃie a fost dezvoltat abia acum în SUA. Oraşele realizează curând că prin găzduirea unor astfel de evenimente se aduc mari beneficii comunitarii. În aceasta perioadă se deschid primele birouri pentru organizarea de evenimente şi pentru înscrierea oraşelor respective ca destinaŃii pentru turismul de afaceri: Detroit în 1896, Cleveland în 1904, Atlantic City (1908), Denver şi St Louis (1909) şi Louisville şi Los Angeles (1910). în jurul anului 1950 turismul şi călătoriile de afaceri se dezvoltă exploziv datorită pe de o parte creşterii consumului (boom-ului economic), dar şi dezvoltării facilităŃilor oferite turiştilor. La sfârşitul secolului XX „tigrii economiei” din Sud-Estul Asiei şi bogatele Ńări petroliere din Orientul Mijlociu încep să devină elemente majore în dezvoltarea acestei forme ale turismului. În trecut, foarte putini erau cei ce se „plimbau” de plăcere, majoritatea călătorilor fiind bazate pe activităŃile comerciale, religioase sau militare, activitatea ce se regăsesc şi astăzi printre motivele călătoriilor de afaceri, chiar dacă la o scara mult mai mare şi cu mijloace mult mai evoluate. Concluzia uimitoare a acestor succinte spicuiri din istoria activităŃii turistice este aceea ca, tot (sau, pentru a nu exagera - aproape tot) ce se afirma că este istorie a turismului, în general, este - în fond - o istorie a turismului de afaceri.

3.2. Concepte şi teorii privind turismul de afaceri Turismul de afaceri presupune, în general, deplasarea într-o altă localitate, la o distanŃă mai mare de 50 de km de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare determinată strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educaŃional. Există mai multe feluri de turism de afaceri: deplasări individuale, deplasări de grup, deplasări cu ocazia unor evenimente (domeniul Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions (MICE)), team building-un şi deplasări de training. Forme de turism de afaceri (business travel & tourism).

- Congrese şi ConvenŃii internaŃionale - ConferinŃe şi întâlniri pentru asociaŃii, firme, instituŃii - Traininguri - ExpoziŃii şi târguri comerciale - Lansări de produse, Incentive travel - Călătorii individuale de afaceri - Deplasări în interes de serviciu a funcŃionarilor din instituŃiile de stat.

Întrunirea este un eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune (comerciale sau non-comerciale), poate întruni 6 persoane sau sute de persoane, poate dura câteva ore sau o săptămână. Ceea ce face ca întrunirile să fie parte a turismului de afaceri este faptul ca ele angajează câteva servicii aparŃinând industriei turistice şi pleacă de la premisele organizării. ExpoziŃiile pot fi definite (tot conform lui Davidson), ca prezentări de produse sau servicii având un public Ńinta în scopul promovării vânzărilor sau informării vizitatorilor. ExpoziŃiile sunt considerate ca fiind parte a turismului de afaceri deoarece stimulează

43

călătoriile (atât ale expozanŃilor cât şi ale vizitatorilor). De asemenea, ele creează o cerere ridicată pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu cateringul şi cazarea. În diferite părŃi ale lumii le întâlnim sub denumirea de târguri sau manifestări. Cursurile de pregătire (training) sunt evenimente unde participanŃii se întâlnesc (într-un anumit loc, pentru o perioada determinata de timp) pentru a primi informaŃii, sau pentru a fi ajutaŃi să-si dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi cursuri de pregătire interne, unde toŃi participanŃii aparŃin unei singure organizaŃii sau evenimente „deschise” unde instituŃia ce coordonează cursurile de pregătire oferă programe ce sunt disponibile tuturor celor ce vor să beneficieze de ele. Lansările de produse sunt evenimente specializate pe cane multe organizaŃii le utilizează în prezent ca o modalitate de promovare a produselor şi serviciilor ce urmează a fi introduse pe piaŃa. Ele au de obicei o audienŃă variata incluzând media, distribuitorii şi consumatorii. De asemenea, lansările în general, evenimente de scurtă durată (chiar şi de câteva minute), dar necesita un buget foarte mare. Călătoriile stimulent au fost definite în 1998 de către „Society of Incentive Travel Executives” (SITE) ca fund un instrument de management care - prin oferirea unor calatorii de excepŃie - să motiveze şi / sau să recunoască participanŃilor nivelul înalt de performanŃă atins în îndeplinirea sarcinilor ce le revin în cadrul organizaŃiei. Călătoriile stimulent utilizează turismul de loisir pentru recunoaşterea performantelor la locul de munca. Reuniunile organizate pot îmbrăca diferite forme:

- Adunare - întâlnire între persoane reunite pentru a delibera, diviza sau pentru divertisment.

- Colocviu - întâlniri la care câŃiva specialişti Ńin cuvântări pe un anumit subiect sau răspund la întrebări legate de acesta.

- Conclav - o întâlnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa). - ConferinŃa - un schimb de opinii formal sau o întrunire a mai multor oameni pentru a

discuta probleme de interes comun, în care o persoana face o expunere, auditoriul participând activ.

- Congres - întâlnire formala a unor delegaŃii pentru discuŃii, în special persoane aparŃinând unui anumit organism sau unei specializări profesionale.

- Manifestări cu caracter informativ, congresele reunesc între 100 şi 1.000 de persoane cu scopul de a schimba idei şi de a-si comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2-3 zile.

- ConvenŃie - adunare de oameni care se întâlnesc într-un scop comun, în special, o întâlnire a delegaŃiilor unui partid în scopul formulării politicii sau selectării candidaŃilor pentru funcŃii.

- Meeting - o întrunire a mai multor oameni cu un scop comun. - RecepŃie - manifestare cu caracter festiv, de un standard înalt. - Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promoŃional sau informativ, regrupând

30-150 persoane, iar durata nu depăşeşte de regulă 3 zile. - Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 -30 de persoane cu o durata de

3 -5 zile. - Simpozion - petrecere cu muzica şi conversaŃie sau o întâlnire formala la care câŃiva

specialişti Ńin scurte cuvântări pe un anumit subiect sau subiecte asemănătoare, la care auditoriul nu participa activ.

- Summit - o conferinŃa oficiala la cel mai înalt nivel (de exemplu: la nivelul şefilor de stat şi de guvern).

- Workshop - reuniune de 30-35 de persoane în cursul căreia se discuta în grupuri mici, realizându-se un schimb de experienŃa. Termenul este utilizat în SUA, iar francezii îl numesc salon sau târg în cadrul căruia un număr variabil de expozanŃi îşi prezintă produsele unui public de profesionişti.

44

O alta clasificare (R. Davidson) împarte turismul de afaceri în: turism general de afaceri (delegaŃii), reuniuni / întruniri, târguri şi expoziŃii, calatorii stimulent. Prin conŃinutul sau complex, turismul de afaceri permite apariŃia multor definiŃii şi clasificări.

3.3. Asemănări şi deosebiri între turismul de afaceri şi turismul de loisir

Serviciile turistice de baza şi multe din cele suplimentare sau complementare servesc atât turismului de afaceri cât şi celui de vacanŃă. Transportul, cazarea, alimentaŃia, serviciile de informare şi de promovare, sau activitatea agenŃiilor de turism şi chiar atracŃiile turistice sunt prezente pe ambele pieŃe, chiar daca serviciile oferite fiecăruia pot fi diferite. Cu toate acestea exista şi deosebiri importante între cele două mari tipuri de turism. Turismul de afaceri conŃine un element important din turismul de plăcere. În cazul călătorilor stimulent putem spune ca aproape toate elementele sunt similare turismului de odihna, excepŃie făcând modalitatea de plata a serviciilor, dar chiar şi pentru delegaŃii la o conferinŃa, vizitatorii unor târguri comerciale şi turiştii de afaceri individuali, vizitarea locurilor atractive poate reprezenta un mod de relaxare la sfârşitul unei zile de lucru.

Tabelul 3.1 Asemănări şi deosebiri între turismul de afaceri şi turismul de loisir

DEOSEBIRI Factori de influenŃă Turismul de

loisir Turismul de

afaceri

ASEMĂNĂRI

Cine plăteşte? Turistul Angajatorul turistului sau asociaŃii din care face parte acesta

Patronii pot să îşi plătească singuri călătoriile

Cine decide destinaŃia?

Turistul Organizatorul întâlnirii / călătoriei incentive / conferinŃei expoziŃiei

Organizatorii pot Ńine deseori cont de dorinŃele delegaŃiilor

Când au loc aceste calatorii?

Pe durata vacanŃelor şi în week-end

Tot anul de luni până vineri.

Iulie şi august sunt evitate în alegerea evenimentelor majore.

Perioada de comandă (perioada de timp dintre rezervare şi plecare în călătorie).

Vacantele sunt rezervate de regula cu câteva luni în avans; pentru plecările de câteva zile se poate face rezervare cu câteva zile înainte.

Unele calatorii de afaceri pot fi anunŃate cu foarte puŃin timp înainte de a începe.

ConferinŃele importante sunt rezervate cu câŃiva ani înainte.

Cine călătoreşte? Oricine are suficienŃi bani şi timp.

Acele persoane a căror munca necesita calatorii sau membrii unor asociaŃii.

Unii oamenii de afaceri sunt însoŃiŃi în călătorie de persoane care nu au legătura cu evenimentul.

Ce tipuri de destinaŃii sunt utilizate?

Toate tipurile: litoral, oraşe, munte şi la tara.

În general sunt centrate pe oraşele din zonele industrializate.

DestinaŃiile pentru turismul incentiv sunt foarte asemănătoare cu cele pentru

45

DEOSEBIRI Factori de influenŃă Turismul de

loisir Turismul de

afaceri

ASEMĂNĂRI

turismul de masa. Sursa: J.Swarbooke, Susan Hower, op. cit, p.11 Spre deosebire de turistul obişnuit (clasic), cel ce călătoreşte în interes de. afaceri cheltuieşte de obicei mai mult atât pentru cazare cât şi pentru transport, deoarece acesta din urmă are nevoie de servicii turistice de calitate superioară şi de servicii specializate (săli de conferinŃe, translatori ş.a.). Există patru mari asemănări între cererea pentru turismul de loisir şi cea de afaceri:

a) turiştii de afaceri devin turişti de loisir odată cu terminarea zilei de lucru; b) programul unei conferinŃe include şi activitatea de loisir pentru delegaŃi; c) călătoriile stimulent înseamnă oferirea unei vacante ca recompensa pentru munca

depusă; d) mulŃi oameni de afaceri sunt acompaniaŃi de partenerii lor sau / şi de copii, care fac

călătoria de plăcere şi nu pentru afaceri.

3.4. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii La fel ca şi turismul de loisir, turismul de afaceri aduce multe avantaje atât comunităŃilor locale, cât şi Ńărilor ce sunt preferate pentru organizarea unor evenimente de amploare. În plus, turismul de afaceri aduce atât încasări mai mani, cât şi reducere a sezonalităŃii. Sezonalitatea este una din problemele majore cu care se confruntă activitatea turistica, turismul de afaceri jucând un important rol în ameliorarea incidenŃei acestui fenomen. ImportanŃa acestei pieŃe constă (pe lângă încasările mari) în creşterea ratei de ocupare în extrasezon, fapt necunoscut de foarte multe Ńări şi oraşe organizatoare de evenimente. Lunile cu cele mai multe reuniuni internaŃionale sunt, în ordine octombrie şi septembrie. Un alt avantaj major adus de turismul de afaceri este profitabilitatea ridicată. Aceasta forma moderna de turism presupune costuri relativ mari, dar datorita profilului Socio-economic al celor ce călătoresc pentru afaceri (din clasa medie şi superioară de management) tinde sa aducă beneficii furnizorilor de servicii de calitate superioară: hoteluri de peste trei stele, facilitaŃi de transport ba clasa superioară etc. Turismul de afaceri are, de asemenea, un impact pozitiv şi asupra mediului. Cu toate ca delegaŃii pentru o conferinŃa sosesc într-o localitate în număr mane, ei petrec majoritatea timpului în sălile de conferinŃa, iar ieşirile în oraş seara nu reprezintă o sursa de stres pentru populaŃia rezidenta. De asemenea, ei utilizează pentru transport avionul sau trenul, nepunând mari probleme cu poluarea sau cu aglomerarea parcărilor. Un alt avantaj se referă la posibilităŃile de promovare. Astfel, un vizitator cane pleacă de la o conferinŃa având o bună impresie devine un ambasador neplătit ce face reclama acelei destinaŃii. Acesta este motivul pentru care autorităŃile locale fac un efort deosebit în a-i impresiona pe turiştii de afaceri. De multe ori aceşti turişti sunt persoane influente, ale căror opinii pot fi determinante în alegerea unei destinaŃii pentru o acŃiune ulterioară. Eforturile locale de impresionare a vizitatorilor iau forme diverse: un discurs al primarului ba deschiderea unei conferinŃe, un film despre atracŃiile locale, un tur cu autocarul al oraşului şi împrejurimilor, o cina tradiŃională. Oricare an fi tehnica aleasă, scopul este acela de a crea o imagine buna ce poate fi transmisa colegilor sau prietenilor, dar şi pentru revenirea ca reprezentanŃi ai turismului de loisir în localitate şi în zonă.

46

3.5. PiaŃa turismului de afaceri

PiaŃa turismului de afaceri este locul de întâlnire al furnizorilor acestor servicii specializate cu beneficiarii lor. Principalii furnizori ai industriei reuniunilor şi conferinŃelor sunt aceia care asigura facilitaŃi specifice acestei pieŃe. Marile centre de conferinŃe reprezintă cei mai buni susŃinători ai întâlnirilor de afaceri, dar muzeele, teatrele, castelele, vapoarele şi chiar parcurile tematice Sunt capabile de a fi locuri de întâlnire pentru evenimente ce au nevoie de o locaŃie speciala pentru a fi memorabile. şi hotelurile au locul lor important pe piaŃa întâlnirilor de afaceri, datorita posibilităŃii găzduirii unui număr mare de evenimente de talie mica şi medie. DominaŃia hotelurilor pe aceasta piaŃa este concurata de alte tipuri de locaŃii.’ Exemplul cel mai bun îl reprezintă marile universităŃi ce au investit în unităŃi pentru cazare şi întâlniri, în scopul creşterii veniturilor proprii. De cealaltă parte a pieŃei turismului de afaceri se află beneficiarii. Aceştia pot fi clasificaŃi în trei mari categorii: sectorul corporate, asociaŃiile şi sectorul public. Sectorul corporate este reprezentat de companiile al căror interes principal de realizare a întâlnirilor este unul strict comercial: conferinŃe pentru discutarea strategiilor, lansări de noi produse şi realizarea de sesiuni de pregătire pentru angajaŃi. ActivităŃile de relaxare ce însoŃesc de obicei conferinŃele permit participanŃilor să creeze un mai bun spirit de echipa. AsociaŃiile (a doua mare categorie de beneficiari) Sunt de doua tipuri: profesionale, când motivul întâlnirilor este legat de munca şi de voluntari AsociaŃiile pot fi locale, regionale, naŃionale sau internaŃionale. Cu toate ca membrii lor sunt foarte dispersaŃi, aceştia trebuie să se reunească regulat pentru a se pune ba curent cu ultimele tendinŃe sau descoperiri în domeniul lor de activitate. CompetiŃia cea mai mare între destinaŃii se da pentru organizarea conferinŃelor asociaŃiilor internaŃionale care implica un număr mare de delegaŃi, durează mai mult şi, ca o regulă generală, sunt mai puŃin frecvente. Din fericire pentru agenŃiile de turism implicate în astfel de manifestări, numărul asociaŃiilor internaŃionale creste ca urmare a specializării profesionale tot mai mari. Sectorul public - autorităŃile locale şi centrale - „cumpăra” serviciile oferite de organizatori ai turismului de afaceri, atât pentru delegaŃii, cât mai ales pentru organizarea unor evenimente la nivel local, naŃional sau internaŃional. Sectorul educaŃional şi cel al sănătăŃii sunt cei mai mari consumatori, dar şi organizatori ai unor astfel de activitatea.

Întrebări recapitulative 1. CaracterizaŃi formele turismului de afaceri? 2. ComentaŃi formele reuniunilor organizate? 3. Ce asemănări identificaŃi între turismul de afaceri şi turismul de loisir? 4. Ce deosebiri identificaŃi între turismul de afaceri şi turismul de loisir? 5. Cum caracterizaŃi avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii? 6. SubliniaŃi câteva particularităŃi ale pieŃei turismului de afaceri.

Teste grilă pentru autoevaluare 1. Forme ale turismului de afaceri pot fi:

a. conferinŃe şi întruniri pentru asociaŃii, firme, instituŃii; b. călătorii individuale de afaceri; c. turismul de loisir; d. traininguri, expoziŃii şi târguri comerciale etc. A (a, b, c); B (a, b, d); C (a, b); D (a, b, c, d)

2. Reuniunile organizate pot îmbrăca diferite forme: a. adunare;

47

b. conferinŃă, congres; c. colocviu; d. convenŃie. A (a, b, c, d); B (b, c, d); C (a, b); D (c, d)

3. Între cererea pentru turismul de losir şi turismul de afaceri există unele asemănări: a. turiştii de afaceri devin turişti de loisir odată cu terminarea zilei de lucru; b. programul unei conferinŃe include şi activitatea de losir pentru delegaŃi; c. destinaŃia este decisă de turist; d. călătoriile au loc pe durata vacanŃelor şi în week-end. A (a, b, c); B (a, b, c, d); C (a, b); D (c, d)

4. Beneficiarii pieŃei turismului de afaceri cuprind drept categorii: a. întreprinzătorii privaŃi; b. asociaŃiile profesionale, ori voluntare; c. sectorul public (autorităŃile locale şi centrale), d. turiştii motivaŃi pentru odihnă, refacerea sănătăŃii. A (a. B. c); B (a, b, c, d); C (c, d); D (a, b)

5. Avantajele turismului de afaceri pentru destinaŃii ar însemna: a. încasări mari şi creşterea ratei de ocupare în extrasezon; b. o reducere a sezonalităŃii; c. profitabilitatea ridicată; d. impact pozitiv asupra mediului şi ample posibilităŃi de promovare. A (a, b); B (a, b, c); C (a, b, c, d); D (b, c)

Bibliografie selectivă 1. Davidson Rob (1994), Business Travel, Editura Pitman, London. 2. Chiriac Alexandra Crina (2004), AsistenŃa turistică în organizarea evenimentelor,

Editura THR-CG, Bucureşti, pg.5-23.

48

CAPITOLUL 4

TendinŃe ale turismului de afaceri pe plan mondial

Obiective: � focalizarea unor statistici economice privind situaŃia actuală a turismului de afaceri; � relevarea organismelor şi organizaŃiilor internaŃionale în turismul de afaceri; � prezentarea generală a turismului de afaceri din alte Ńări şi din România; � prezentarea relaŃiei dintre oferta hotelieră din România şi turismul de afaceri.

Rezumat: Unul dintre cele mai dinamice sectoare ale economiei este cel al turismului de afaceri, tendinŃa fiind de dezvoltare susŃinută ca urare a extinderii relaŃiilor internaŃionale în toate domeniile şi mai ales ca urmare a globalizării vieŃii economice. Factori cheie: turism de afaceri, piaŃă a turismului de afaceri. Turismul de afaceri s-a remarcat ca unul din cele mai dinamice sectoare ale economiei, tendinŃa fund de dezvoltare susŃinută ca urmare a extinderii relaŃiilor internaŃionale în toate domeniile şi mai ales ca urmare a globalizării vieŃii economice.

4.1. SituaŃia actuală a turismului de afaceri În anul 2004 au avut loc 9160 de reuniuni în 223 de Ńări şi 1557 de oraşe. FaŃă de anul 2000 (în cane s-a înregistrat numărul maxim de reuniuni), numărul reuniunilor a fost mai mic cu 12% (1253 reuniuni). Pe regiuni, numărul reuniunilor s-a redus cu 11% în Africa; 11% în Europa; 6% în America de Nord; 16% în America de Sud; 2% în Australia şi Pacific crescând doar în Asia cu 14,9%. Ponderea fiecărui continent în organizarea de reuniuni în 2004 este următoarea:

Tabelul 2 Cota de piaŃa a organizării de reuniuni pe continente în 2004

Continentul / Cota de piaŃă 2004 2003 2002 2001 2000 Total 100 100 100 100 100 Europa 56,8 58,3 56,7 57,66 56,19 America de Nord 13,9 14,9 16,5 15,96 17,17 Asia 14,9 12,9 13,7 12,8 13,08 America de Sud 6,4 6,0 4,71 5,19 5,12 Africa 4,8 4,8 4,6 4,25 4,03 Australia şi Pacific 3,2 3,1 3,8 4,14 4,41 Sursa: www. uia. org Topul primelor Ńări în ceea ce priveşte organizarea de reuniuni internaŃionale în 2004 este următorul:

Tabelul 3 Primele 10 Ńări organizatoare de reuniuni internaŃionale în anul 2004

Tara Numărul de reuniuni Procentul din total reuniuni

- % - SUA 1080 11.79 FranŃa 552 6.03 Germania 491 5.36 Marea Britanie 377 4.12

49

Tara Numărul de reuniuni Procentul din total reuniuni

- % - Spania 361 3.94 Italia 336 3.67 ElveŃia 302 3.30 Belgia 282 3.05 Austria 279 3.05 China, Hong Kong şi Macau

231 2.52

Sursa: www. uia. Org În ceea ce priveşte topul primelor 10 oraşe situaŃia în 2004 este următoarea:

Tabelul 4 Primele 10 oraşe organizatoare de reuniuni internaŃionale în anul 2004

Oraşul Număr reuniuni Ponderea în total

(% ) Paris 221 2.4! Viena 219 2.39 Bruxelles 190 2,07 Geneva 188 2,05 Singapore 156 1,70 Copenhaga 137 1.50 Barcelona 133 1.45 Londra 131 1.43 Berlin 110 1.20 Seul 109 1,19 Sursa: www. uia. org Reuniunile luate în considerare în aceasta clasificare îndeplinesc criterii de selecŃie stricte impuse de UIA (Uniunea AsociaŃiilor InternaŃionale): sunt organizate sau sponsorizate de organizaŃii internaŃionale ce apar în „Yearbook of InternaŃional Organizations” şi în „InternaŃional Congress Calendar”; sau sunt întâlniri (reuniuni) naŃionale cu participare internaŃională organizate de filiale naŃionale ale unor asociaŃii internaŃionale.

Tabelul 5 Încasările din turismul de afaceri în perioada 2000-2005 şi previziuni pentru 2015.

Anii Încasări (mld $)

2000 2001 2002 2003 2004 (E)

2005 (E)

2015 (P)

Total turism de afaceri 502,64 480,05 461,32 521,81 592,08 652,90 962,71 din care CorporaŃii 434,57 414,53 398,03 450,08 509,91 561,95 834,37 Guverne 68,08 65,51 63,29 71,74 82,16 90,94 128,34 Total turism afaceri (creştere faŃă de anul precedent) - % -

10,32 -2,18 -6,15 2,16 5,25 4,64 3,13 (anual)

4.2. Organisme şi organizaŃii internaŃionale în turismul de afaceri

OrganizaŃiile internaŃionale profesionale ce au preocupări în domeniul turismului de afaceri în general sunt:

- AsociaŃia InternaŃională a Palatelor de Congrese (AIPC);

50

- FederaŃia Europeana a Oraşelor de ConferinŃa (EFCT); - AsociaŃia InternaŃională a Convention Visitor Buneau-urilor (IACVB); - AsociaŃia InternaŃională a Congreselor şi Reuniunilor (ICCA); - OrganizaŃia InternaŃională a Profesioniştilor de Reuniuni (MPI); - AsociaŃia de Management Profesionist de Reuniuni (PCMA); - Societatea Executivilor din Turismul de Afaceri şi MotivaŃional (SITE); - Uniunea Târgurilor InternaŃionale (UFI); - Uniunea AsociaŃiilor InternaŃionale (UIA).

4.3. Turismul de afaceri în diferite Ńări ale lumii Cele mai reprezentative Ńări pentru activităŃile legate de turismul de afaceri sunt: SUA, Marea Britanie, FranŃa, Germania, Japonia.

SUA Fiind situată pe primul loc în toate statisticile referitoare la încasările din turism în general şi la cele de afaceri în special, SUA prezintă o evoluŃie complexa în ceea ce priveşte acest domeniu turistic, cu oscilaŃii periodice, care însă nu elimina avansul enorm în faŃa celorlalte Ńări. Cele mai reprezentative oraşe, în ordinea importantei sunt: Washington, cu peste 6% din totalul evenimentelor organizate în SUA şi aproape 1% din numărul total de congrese organizate pe plan mondial, urmat de New York cu 5% din manifestările americane şi 0,8% din totalul mondial şi Chicago cu aproape 3,5% din evenimentele organizate în SUA. Toate aceste oraşe au dotări impresionante pentru organizarea de evenimente.1 Cu toate acestea turismul de afaceri a scăzut drastic în intervalul 2001-2003 faŃă de anul 2000 când s-a înregistrat un maxim pentru acest tip de activitate. Printre factorii ce au avut un efect negativ menŃionăm: evenimentele de la 11.09.2001, războiul din Irak şi răspândirea pneumoniei acute (SARS). Previziunile pentru următoarea perioada de timp sunt însă pozitive. Creşterea, deşi lentă a economiei americane, va relansa uşor turismul de afaceri, încetarea acŃiunilor militare din Irak determinând o creştere a siguranŃei celor ce întreprind calatorii de afaceri. Cu toate previziunile optimiste se pare ca volumul activităŃilor specifice turismului de afaceri de la sfârşitul mileniului II va fi greu de atins încă o lungă perioadă de timp, Ńinând cont şi de schimbările majore în politicile specifice turismului de afaceri, ca şi de succesul tot mai mare al tehnologiilor care pot substitui o parte a călătoriilor de afaceri clasice. IncidenŃa cea mai mare a turismului de afaceri se regăseşte în întâlnirile asociaŃiilor (53%), urmând apoi turismul individual de afaceri (43%) şi deplasările necesare pentru întâlnirile corporatiste (29%). Se observa, de asemenea, un declin al calatorilor de afaceri internaŃionale şi al celor cu durata mare (5 sau mai multe nopŃi de cazare). O altă tendinŃă observată de studiul realizat de NaŃional Business Travel Monitor este preferinŃa oamenilor de afaceri pentru unităŃi de cazare mai mici de 300 de camere. Deşi industria hotelieră continuă să investească în unităŃi de cazare mari („big-boxes”), 74% dintre călătorii în interes de afaceri prefera locaŃiile cu mai puŃin de 300 de camere. În ceea ce priveşte serviciile de transport aerian, 4 din 10 calatori de business declară că încearcă să obŃină mile (de tip Smartmiles), de câte ori călătoresc în interes de afaceri, pentru a le utiliza ulterior pentru vacanŃele personale. FacilităŃile menŃionate pentru zborul cu avionul sunt: spaŃiu mai mare pentru picioare (88% faŃă de 83% în 2004); spaŃiu suplimentar pentru bagaje (63% faŃă de 55%); accesul la internet în timpul zborului (36% faŃă de 27%). în schimb, numai 23% din oamenii de afaceri consideră că folosirea telefoanelor celulare ar trebui permisă în timpul zborului, iar 7 din 10 persoane consideră că în cazul permisiuni de a utiliza telefoanele celulare la bond, ar trebui prevăzute locuri (zone) distincte în avion pentru cei care utilizează, respectiv pentru cei care nu utilizează celularul.

51

Contrar tendinŃelor înregistrate în ultimii ani în activitatea turistica s-a observat o creştere a procentului celor care prefera utilizarea serviciilor unui agent de turism (32% fata de 25% în 2004), fie din cauza suspiciunii crescute fata de tarifele practicate prin diverse canale de distribuŃie, fie preferinŃei turiştilor de afaceri de a-şi petrece timpul necesar găsirii unei locaŃii în alt mod, lăsând acest lucru în seama agenŃilor de turism. În 2004, 68% dintre călătorii în interes de afaceri au folosit internetul sau serviciile on-line pentru a-si planifica unele aspecte ale călătoriei şi 54% şi-au făcut rezervări on-line. Creşterea utilizării rezervărilor on-line se reflecta în creşterea cifrei de afaceri agenŃiilor de turism ce oferă astfel de facilitaŃi. Jupiter Research estimează ca de la o cifra de afaceri de 12 mld $ în 2004 se va ajunge în 2009 la 32 mld $, ceea ce înseamnă cam 35% din totalul afacerilor agenŃiilor specializate în turism de afaceri. „O viata în călătorie” continuă să fie o provocare pentru călătorii în interes de afaceri, chiar daca 41% considera ca nu dorm suficient, 35% ca mănâncă prea mult, 23% ca sunt prea stresaŃi şi 18% ca se simt singuri.

Germania Germania este liderul Europei în ceea ce priveşte încasările din turismul de afaceri. Anul 2004 a fost un an excelent pentru hotelurile şi centrele de convenŃii şi congrese din Germania. German Convention Bureau (GCB) are aproximativ 200 de membrii incluzând hoteluri, centre de convenŃii, firme de rent-a-car, agenŃii specializate în crearea şi derularea evenimentelor. Berlinul ocupă locul patru între cele mai mari oraşe organizatoare de evenimente din Germania, fapt ce se datorează şi Centrului InternaŃional de Congrese Berlin (IOC Berlin), acesta numărându-se printre cele mai mar şi mai moderne centre de afaceri din lume. În fiecare an, IOC Berlin găzduieşte peste 500 de manifestări de tipul congreselor, conferinŃelor naŃionale şi internaŃionale, fiecare având, în medie, 250 de participanŃi, precum şi peste 70 de târguri şi expoziŃii cu o audienta medie de 200.000 de vizitatori. Centrul dispune de 80 de săli de conferinŃă cu o capacitate cuprinsă între 20 şi 9100 de locuri. Un alt oraş german cu importante dotări pentru turismul de afaceri este oraşul Hanovra, Centrul de Congrese de aici fund cunoscut în toata lumea pentru târgurile şi conferinŃele sale. Dotările specifice se grupează în 43 de săli de recepŃii şi banchete, cu o capacitate de 3.800 de locuri, 38 de săli pentru conferinŃe şi seminarii dispunând de 15-220 de locuri precum şi o serie de săli pentru baluri şi diverse ceremonii, cu o capacitate maxima de 3.642 de locuri. Centrul mai dispune şi de 10.000 mp spaŃiu interior şi 40.000 mp spaŃiu exterior pentru expoziŃii. Un loc important în peisajul întâlnirilor de afaceri îl ocupa şi oraşul Munchen, cu al sau Centru InternaŃional de ConferinŃe (ICM). Capacitatea totala este de 7.000 de locuri în cele 20 de săli de conferinŃe, fiecare putând găzdui între 30 şi 3.000 de persoane, existând şi posibilitatea divizării acestora, astfel încât să se adapteze diferitelor cerinŃe. SuprafaŃa totala a centrului este de 8.000 mp, cea mai mare sală având 3.500 mp. O dezvoltare remarcabilă în ceea ce priveşte turismul de afaceri o are oraşul Stuttgart cu Centrul de Târguri şi ConferinŃe Stuttgart. Acesta are o suprafaŃa totala de expoziŃii de 50.000 mp, împărŃita în 16 săli de expoziŃii multifuncŃionale. Centrul dispune de asemenea de 9 săli de conferinŃe cane pot găzdui peste 3.900 de persoane, dotate cu toata tehnologia necesară. Mai poate fi menŃionat şi oraşul Dusseldorf care are 5 centre de afaceri, cel mai important fund Centrul de Congrese Dusseldorf, al treilea ca mărime în Germania, cu peste 2.500 de evenimente organizate anual şi peste 700.000 de vizitatori, sălile de conferinŃe având o capacitate totala de 7.500 de persoane. Pot fi enumerate, de asemenea, şi alte mari oraşe germane cu o dezvoltare importanta în ceea ce priveşte echipamentele pentru turismul de afaceri: Frankfurt, Essen, Nurenbeng, Kalsruhe, Dresda, Dortmund, Leipzig.

52

4.4. Turismul de afaceri în România

EvoluŃia generală pozitivă a economiei româneşti, are ca efect direct o intensificare a relaŃiilor de afaceri. Ca urmare a acestor tendinŃe pozitive, turismul de afaceri poate avea şi el un trend crescător, chiar dacă până în prezent aceasta formă modernă de turism a avut o dezvoltare destul de redusă.

4.4.1. Prezentarea generala a turismului de afaceri în România Înainte de 1990, în România, turismul de afaceri era foarte slab dezvoltat. Singurele evenimente erau, organizate în cadrul Complexului ExpoziŃional Romexpo. În prezent, turismul de afaceri, reprezintă poate cel mai stabil sector în cadrul turismului romanesc, înregistrând o dezvoltare constanta, în ultimii doi-trei ani. în urma referinŃelor, oferite mass-media de instituŃiile acreditate în acest sens, se constata o creştere permanenta a acestui domeniu, cu peste 20% pe an, începând din 2005 şi până în prezent. Pentru aproximativ doua treimi, din totalul celor 2 milioane de turişti străini ajunşi în România, în 2007, motivul călătoriei l-a reprezentat participarea la conferinŃe, team-building-un sau sesiuni de training. Înregistrând o pondere majoră în mediul urban, turismul de business îşi are ca reper Bucureştiul, unde, procentul celor sosiŃi în interes de serviciu anul trecut, s-a situat în jurul a 80% din totalul celor cazaŃi în hotelurile Capitalei. şi în marile oraşe, precum Timişoara, Cluj-Napoca, Iaşi sau ConstanŃa, evoluează infrastructura necesara domeniului MICE (Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions), datorita existentei unor aeroporturi internaŃionale şi dezvoltării de noi unităŃi de cazare, la un nivel de cotare ridicat. De altfel, numărul sosirilor înregistrate la punctele de frontiera, în primele noua luni ale anului trecut, a fost cu peste 25% mai mare, decât în aceeaşi perioada din 2006. În momentul de faŃă, capacitatea hoteliera de 4-5 stele, la nivelul Capitalei, se situează, sub cea a unor oraşe precum Budapesta sau Praga, iar numărul sălilor de conferinŃa, nu poate satisface în totalitate, cererea privind organizarea de evenimente, în multe cazuri, fund necesara efectuarea rezervării, cu doua-trei luni înainte. Cele 110 hoteluri din Bucureşti, însumând un total de aproximativ 8.000 de locuri de cazare şi îndeplinind condiŃiile necesare efectuării unui turism de business adecvat vor fi supuse unui test major, cu ocazia organizării Ia începutul lunii aprilie, a Summit-ului NATO. O manifestare care va da dovada calităŃii serviciilor oferite de industria ospitaliera româneasca, în acest moment. Turismul de afaceri efectuat în scop guvernamental, comercial sau educaŃional, atrage o clientela nu foarte interesata de preŃurile practicate, cat mai ales, de rapiditatea, calitatea şi eficienta serviciilor. în general, pachetului de business achiziŃionat, ii poate fi alăturat, cu uşurinŃa şi unul de agrement, luând în considerare posibilitatea, ca un client mulŃumit, sa ceara efectuarea unui circuit ulterior sau sa dorească revenirea la un moment dat, alături de cei dragi, pe aceleaşi meleaguri. Stadiul actual al dotărilor. Organizarea de conferinŃe sau reuniuni, constituie centrul de referinŃa al turismului de business, reprezentând, din punctul de vedere al hotelierilor, componenta cea mai profitabila şi eficienta a întregii industrii de profil. Companiile, cu nume în domeniu şi nu numai, oferă în cadrul resorturilor pe care le gestionează, în Bucureşti, o serie de săli, cu mărimi cuprinse între 50 şi 1.000 de locuri, toate dotate cu aparatura audio-video necesară, surse de iluminare şi mediu ambiant propice, conform cu standardele în vigoare.

Tabelul 6 Numărul de săli de conferinŃe în funcŃie de capacitate

Capacitatea sălilor de conferinŃe LocaŃie

1-50 51-100 101-200 201-500 500+ Bucureşti 82 51 37 24 14 Restul Ńării 323 150 110 34 10 Total 405 201 147 58 24

53

Sursa: AsociaŃia NaŃională a Organizatorilor Profesionişti de ConferinŃe şi ExpoziŃii În urma evaluării, s-a sesizat, lipsa unor locaŃii cu număr mare de participanŃi, însumând peste 5.000 de locuri. Probabil, una dintre cele mai mar încăperi de acest gen, existente în prezent, aparŃine Sălii Palatului, intitulata Sala Mare, cu o capacitate de 4060 de locuri, ce poate fi utilata în scurt timp, corespunzător solicitărilor. Palatul Parlamentului, a doua construcŃie din lume, după Pentagon, ca suprafaŃa desfăşurata, a înfiinŃat în anul 1994 Centrul InternaŃional de ConferinŃe, ce oferă 12 săli

spaŃioase, cea mai mare, intitulata Sala Unirii, putând absoarbe pana la 1.000 de locuri. Este un modern centru de conferinŃe (care a găzduit Forumul Crans-Montana, ministeriala OSCE din 2001, Sommet-ul Francofoniei din 2006 şi alte evenimente majore), Muzeul de Arta Contemporana. De asemenea, Centrul de ConferinŃe al Camerei de ComerŃ şi Industrie sau Complexul ExpoziŃional Romexpo, pun la dispoziŃia mediului de afaceri, un număr important de spatii, în scopul organizării de reuniuni, expoziŃii sau cursuri de training. Amintim şi centrele de afaceri ce sau dezvoltat îndeosebi în zona montana şi pe litoral. Dezvoltarea transportului aerian a contribuit la rândul sau la dezvoltarea turismului de afaceri. Alături de compania aeriana naŃionala Tarom, operează mari companii aeriene: Air France, KLM, Alitalia, MALEV, Carpatair, LUFTHANSA, BRITISH AIRWAYS, CZECH AIRLINES, SWISS AIR LINES şi companii aeriene low cost: SkyEurope, Wizzair, BlueAir. În Ńară sunt în prezent 16 aeroporturi comerciale din care 11 fac parte din reŃeaua de transport transeuropeană. Cel mai mare aeroport românesc din punct de vedere al fluxului de turişti, este Otopeni cu aproximativ 3 milioane pasageri în 2006, după cum se poate observa în următorul tabel:

Tabelul 7 Aeroporturi din România

Oraş Nume aeroport Vamă Pasageri 2005 (* 2006)

Lungime pistă (picioare)

Arad Arad Da 1.758 6.500 Bacău Bacău Nu 44.847 8.200 Baia Mare Tautii Magheraus Nu 6.309 5.900 Bucureşti Aurel Vlaicu Da 385.759 10.400 Bucureşti Henri Coandă Da 3.035.511 11.400 Caransebeş Caransebeş Nu 73 6.500 Cluj-Napoca Someşeni Da *244.366 6.000 ConstanŃa M. Kogălniceanu Da 111.142 11.400 Craiova Craiova La cerere 1.557 8.200 laşi laşi La cerere 41.959 5.900 Oradea Oradea Da 37.891 5.900 Satu Mare Satu Mare Nu 9.276 8.200 Sibiu Sibiu Da 60.475 6.500 Suceava Salcea La cerere 12.766 5.900 Târgu Mureş Vidrasau Da 4.215 8.500 Timişoara Traian Vuia Da 608.212 11.400 Tulcea Cataloi Nu 29.054 6.500 Sursa: Ghidul aeroporturilor mondiale Din vânzarea biletelor de avion, care a fost o afacere de 350 de milioane de euro în 2007, trăiesc atât companiile aeriene prezente în România, cât şi o mare parte a agenŃiilor de turism.

54

Oferta turismului de afaceri cuprinde şi serviciile de închiriere de maşini (cunoscute ca rent-a-car). Istoria acestor servicii în România începe în 1975, când ONT CarpaŃi deschide primul birou. După 1990 s-au deschis filiale ale unor mari companii de rent-a-car: Avis, Hertz, Europcar, Budget, Eurodolar, dar au apărut şi firme locale ce oferă aceleaşi servicii într-un mod din ce în ce mai profesionist. Trebuie menŃionata, de asemenea, importanta introducerii sistemelor de rezervare computerizata (Amadeus, Worldspan), atât pentru biletele de avion, cât şi pentru închirierea de maşini sau rezervarea locurilor la hotel. Este de remarcat aici activitatea agenŃiilor de turism ce au obŃinut licenŃa IATA, specializându-se pe emiterea biletelor de avion Capacitatea României de a atrage acest segment de piaŃă este slabă. În analiza sa cu privire la conferinŃele internaŃionale organizate de către membrii săi în 2005 AsociaŃia InternaŃională de Congrese şi ConferinŃe (ICCA) identifică 5315 conferinŃe internaŃionale organizate în aproape 100 de Ńări. Din acestea 12 au fost organizate în România.

Tabelul 8 Întrunirile AsociaŃiei InternaŃionale organizate în Ńările selectate în 2000-2005

łara 2000 2001 2002 2003 2004 2005 Locul Ungaria 64 51 76 75 94 97 20 România 8 16 1 12 17 12 53 Serbia şi Muntenegru

2 1 0 3 12 10 58

Bulgaria 2 3 12 5 11 6 67 Total Mondial 4.500 4.468 4.981 5.014 5.497 5.315 - Sursa: AsociaŃia InternaŃională de Congrese şi ConferinŃe ICCA 1996-2005 Există două motive pentru această performanŃă slabă. În primul rând, România nu are multe centre de conferinŃe special destinate acestui scop care să corespundă cerinŃelor de pe piaŃa internaŃională de conferinŃe şi expoziŃii -atât pe segmentul asociaŃiilor, guvernamental cât şi de afaceri. Al doilea motiv este acela că, în ciuda eforturilor îndrăzneŃe ale AsociaŃiei NaŃionale a Organizatorilor Profesionişti de ConferinŃe şi ExpoziŃii, se face SimŃită o lipsă a studiilor de piaŃă şi a activităŃii de promovare pentru asigurarea conferinŃelor la nivel internaŃional.

4.4.2. Organizarea turismului de afaceri în România Turismul de afaceri operează cu o gama larga de SocietăŃi comerciale: agenŃii de turism, hoteluri, organizatori de târguri şi expoziŃii, agenŃii de interpreŃi, centre de afaceri, care, în cele mai multe Ńări, se grupează în structuri profesionale sau asociaŃii ce poarta cel mai adesea numele de „Convention Bureau”. Convention / Visitors Bureau-urile sunt în general Structurii asociative ce reunesc entităŃi ce realizează venituri din activitatea specifice turismului de afaceri şi industriei organizatorilor profesionişti de reuniuni. în lume, industria organizării de reuniuni, conferinŃe şi expoziŃii, turism de afaceri şi motivaŃional (MICE industry) este un fenomen prin excelenta dinamic cu numeroase Structuri operative sau asociative eficiente între profesioniştii domeniului; organizaŃiile de tip Convention Bureau reprezintă pretutindeni structura de asociere cel mai frecvent întâlnită. România s-a aliniat acestor reguli abia în decembrie 1997 prin constituirea AsociaŃiei NaŃionale a Organizatorilor Profesionişti de ConferinŃe şi ExpoziŃii Romanian Convention Bureau (RCB). Din 1999, RCB este membru a! celei mai importante organizaŃii mondiale în domeniul: AsociaŃia InternaŃională a Congreselor şi Reuniunilor (ICCA). RCB îşi propune sa câştige, sa îmbunătăŃească şi să globalizeze acceptarea internaŃionala a României ca locaŃie pentru evenimente de anvergura, cât şi sa impună o imagine convingătoare a ofertei locale de servicii specifice de înalta calitate. Fund singura asociaŃie pluriprofesională din România

55

dedicata exclusiv industriei de reuniuni, RCB reuneşte ca membrii mai multe categorii de instituŃii publice şi companii private a căror activitate este legata de organizarea de evenimente: congrese, conferinŃe, seminarii, expoziŃii specializate, târguri naŃionale şi internaŃionale, festivaluri, management al destinaŃiei, turism de afaceri şi motivaŃional (incentive). Beneficiarii şi parteneri ai RCB fie solicita consultanta RCB în identificarea unor furnizori de servicii prin selecŃii de oferte, fie abordează direct membrii RCB pentru contractarea serviciilor profesioniste. Companiile şi instituŃiile reunite în cadrul RCB organizează anual circa 800 de evenimente, din care peste 100 sunt târguri şi expoziŃii şi peste 600 sunt congrese, conferinŃe, seminarii, lansări de produse şi sesiuni de training, aceste evenimente reunind circa 1.200.000-1.500.000 de participanŃi anual. PrezenŃa succesiva a membrilor AsociaŃiei la cele mai importante târguri de specialitate din lume: EIBTN (The Global Meetings / Incentive Exhibition) şi IMEX (The Worldwide Exhibition for Incentive Travel, Meetings and Events) a captat atenŃia organizatorilor străini de evenimente pentru România.

4.4.3. Turismul de afaceri şi oferta hotelieră din România În tara noastră oferta hoteliera pentru turismul de afaceri se concentrată în Bucureşti, pe Valea Prahovei şi pe litoralul Marii Negre.

1. Hotel Intercontinental Cu o tradiŃie în domeniul turismul de afaceri încă de dinainte de 1990, primul hotel de 5 * din tara noastră oferă în prezent facilitaŃi pentru organizarea de reuniuni şi întâlniri pentru afaceri în cele 3 săli de conferinŃe de care dispune:

Tabelul 9 Sălile de conferinŃa din cadrul Hotelului Intercontinental

Capacitate Sala

Dimensiuni (mp)

ÎnălŃime (m) Amfiteatru

Sala de clasă

RecepŃie banchet

Rondă 43 x 18 4,7 350 250 600 250 Intim 9 x 6 4,0 40 20 50 24 Hora 9 x 8 2,5 100 60 130 80

Echipamentele hotelului destinate turismului de afaceri, precum şi serviciile oferite cuprind: ecran cu proiector, proiector pentru diapozitive, microfoane, flipchart, pupitre, echipament audio-vizual, sistem de iluminare trifazica, aer condiŃionat şi sistem independent de control al temperaturii, servicii de curierat, consultanta turistica. Hotelul are de asemenea şi alte atuuri importante, precum restaurantul Balada cu specific românesc cu o panorama deosebita, departamentul special de catering şi cazinoul.

2. Bucharest Marriott Grand Hotel Inaugurat în anul 2000, hotelul Marriott este unul din cele mai noi hoteluri de 5* din Bucureşti si, în acelaşi timp una dintre locaŃiile cele mai căutate din punct de vedere al turismului de afaceri. Hotelul dispune de 402 camere şi apartamente de cel mai înalt confort, alături de care se remarca oferta în domeniul alimentaŃiei - nu mai puŃin de 5 restaurante, cafenele sau baruri cu specific variat şi meniu divers. În ceea ce priveşte oferta strict specializata pe domeniul afacerilor, hotelul dispune de 10 săli funcŃionale, precum şi spaŃiu pentru expoziŃii cu o suprafaŃa totala de 2.000 mp., toate acestea fund echipate corespunzător şi putând găzdui peste 1.500 de persoane.

56

3. Hotel Athenee Palace Hilton Hotelul beneficiază de o locaŃie foarte bună, în centrul ariei de afaceri, la mica distanta de principalele atracŃii turistice ale Bucureştiului. Hotelul dispune de 272 camere, dintre care 210 standard, 47 tip executive şi 15 apartamente. Serviciile hotelului pentru turismul de afaceri cuprind: închirierea de echipamente audio-vizuał, servicii de telefonie, fax, conectare la internet, fotocopiere, printare, dactilografiere, servicii de traducere şi secretariat, centru de afaceri cu închiriere de birouri. în ceea ce priveşte sălile de întruniri şi banchete, caracteristicile acestora sunt prezentate în tabelul următor:

Tabelul 10 Sălile de conferinŃă din cadrul hotelului Athenee Palace Hilton

Capacitate Sala

Dimensiuni (mp)

ÎnălŃime (m) Amfiteatru

Sală de clasă

ConferinŃă Formă de „U”

Circulară Banchet RecepŃie

Brâncuşi / Coandă / Eliade / Silvestru

8 x 4 2 24 16 16 - - 16 20

Le Diplomat

18 x 17 5 400 180 180 80 100 250 350

Marcu / Enescu / Cioran

8 x 9 2 60 36 36 27 40 40 60

Regina Maria A+B

14 x 13 4 200 140 140 50 60 140 180

În afara sălilor de conferinŃa, hotelul mai dispune de un centru de afaceri care pune la dispoziŃia celor interesaŃi, contra cost, calculatoare, imprimanta, acces internet, acces e-mail, copiator, maşina de laminat, servicii de secretariat. De asemenea, legat de domeniul turismului de afaceri nu trebuie uitat nici departamentul de catering care-şi oferă serviciile pentru organizarea de reuniuni, întâlniri private şi evenimente incentive.

4. Best Western Parc Hotelul Best Western Parc oferă în domeniul turismului de afaceri facilităŃile celor 4 săli de conferinŃa de care dispune. Sala Terra, sala polivalenta de mari dimensiuni poate găzdui la capacitatea sa maxima, până la 350 de invitaŃi. Gratie unor soluŃii de iluminare suedeze, se poate obŃine un efect impresionant al luminii, care face din Terra Grand Ballroom o locaŃie potrivita pentru lansări de produse, conferinŃe grandioase, prezentări de moda sau petreceri private. Cu acces separat de restul hotelului, sala dispune de toata logistica necesara unei întâlniri de succes: videoproiectoare, ecrane fixe şi mobile, un sistem de sonorizare performant, echipamente de traducere simultana, precum şi o reŃea de calculatoare cu acces internet şi sistem de videoconferinŃă. Pentru alte tipuri de evenimente de tipul cursurilor de pregătire sau prezentărilor de proiecte, se recomanda sălile Meridiane şi Atlas. Sala Globus este destinata întâlnirilor private, putând fi de asemenea, închiriata ca secretariat. Sălile sunt dotate cu echipament audio-vizual şi calculator cu acces internet.

Tabelul 11 Sălile de conferinŃe din cadrul hotelului Best Western Parc

Capacitate

Sala SuprafaŃ

a (mp)

Dimensiuni (Lxlxh)

(m) Patrulate

r

Formă de „U”

Sală de

clasă

Consiliu

Amfiteatru

Mese rotund

e

În picioar

e

Atlas 59 2,5x9,4x6,3 30 25 16 20 50 - - Meridiane 52 2,5x9,2x5,8 30 25 16 20 50 - -

Globus 15 2,5x3,6x4,2 - - - 8 10 - -

57

Capacitate

Sala SuprafaŃ

a (mp)

Dimensiuni (Lxlxh)

(m) Patrulate

r

Formă de „U”

Sală de

clasă

Consiliu

Amfiteatru

Mese rotund

e

În picioar

e

Terra (Polivalentă

)

295 5,1x20,5x14,4

- - 150 - 350 200 300

Tronson Terra

98 5,1x6,5x4,4 30 40 50 24 80 60 80

5. Hotel Sofitel Hotel Sofitel din cadrul World Trade Center pune la dispoziŃie, centrul de afaceri din cadrul complexului dotat cu 6 săli de conferinŃa dintre care 2 cu structura modulara, la care se adaugă un amfiteatru cu 300 de locuri, oferind facilitaŃi pentru traducere simultana, proiecŃii video, plus un sistem audio-vizual performant.

6. LanŃul hotelier Continental LanŃul hotelier Continental deŃine hoteluri în marile oraşe ale tarii, clasificate la 3*, cu excepŃia hotelului din Bucureşti, de 4*• Toate hotelurile dispun de săli de conferinŃe cu facilitaŃi pentru turismul de afaceri, remarcându-se în acest sens în oraşele de provincie ca importante locaŃii pentru manifestările de acest gen, în condiŃiile în care oferta concurenta lipseşte sau este relativ slab dezvoltata.

7. Hotel Ibis Hotelul oferă pentru turismul de afaceri facilităŃile celor 6 săli de conferinŃa de care dispune, după cum urmează:

Tabelul 12 Sălile de conferinŃa din cadrul hotelului Ibis

Capacitate Sala

SuprafaŃa (mp) Cinema

Formă de „U”

Sală de clasă RecepŃie Boardroom

Enescu 138 100 52 44 100 56 Berlioz 54 53 18 24 60 24 Mozart 28 - - - - 16 Chopin 28 - - - - 16 Verdi 28 - - - - 16

Rossini 28 - - - - 16

8. Hotel Intercontinental - Sinaia Hotelul oferă 86 de camere modernizate (6 apartamente, 5 garsoniere, 14 camere duble matrimoniale, 61 de camere duble), dotate cu linie telefonica internaŃionala, acces internet. În afară de acestea, complexul mai oferă 71 de camene duble şi 17 camere triple la tarife atractive. Hotelul dispune de un centru de conferinŃe format din 9 Săli multifuncŃionale cu o capacitate cuprinsa între 10 şi 150 locuri, cu echipare tehnica adecvata. In ceea ce priveşte turismul de afaceri pe litoral, tabelul următor sintetizează principalele sale coordonate:

Tabelul 13 Sălile de conferinŃe din cadrul hotelurilor de pe litoralul M. Negre:

Hotel (locaŃie) Sală SuprafaŃă (mp) Număr de locuri Belvedere 181 130 – patrulater

160 – cinema President 4* (Mangalia)

Business Club 308 40 – patrulater

58

Hotel (locaŃie) Sală SuprafaŃă (mp) Număr de locuri 100 – cinema

Ovidius 50 15-20 Mangalia 3* (Mangalia)

Sală polivalentă 145 150

Savoy 4* (Mamaia) Sală 190 100 Sala 1 80 60

Riviera 3* (Mamaia) Sala 2 40 80

Rex 4* (Mamaia) Sala 180 150 Central 3* (Mamaia) Sala 56 60 Perla 2* (Mamaia) Sala - 200

Majestic 3* (Mamaia)

Sala - 50

Intim 3* (ConstanŃa) Sala 80 60 Sala Polivalentă - 400 Forum 2*

(Costineşti) Sala de întruniri - 50 Sala Bar 25 30 Sala 17 50 30 Sala 19 62 40

Sala Cinema 203 160 Sala Biliard 258 200

Club Bazin (Neptun)

Sala Bar de zi 307 250 Sala Cocktail - 100 Sala Cinema - 60

Complex Asttoria 3* (Eforie Nord)

Club Terasă - 30

4.4.4. Centrele de conferinŃe şi expoziŃii În domeniu! turismului de afaceri, centrele de conferinŃe şi expoziŃii deŃin un no! deosebit de important, găzduind manifestări specifice de mare anvergura, cele mai mari centre de conferinŃa şi expoziŃii din tara noastră se găsesc în Bucureşti, întâlnindu-se însă şi o serie de centre de afaceri în zona montana şi în cea litorală. 1. Complexul expoziŃional ,,Romexpo” ROMEXPO S.A., având ca acŃionar majoritar Camera de ComerŃ şi Industrie a României şi a Municipiului Bucureşti, este societatea româneasca cu cea mai bogata experienŃa în organizarea manifestărilor de tipul târgurilor şi expoziŃiilor. ÎnfiinŃata în 1968 sub denumirea de Întreprinderea pentru Târguri şi ExpoziŃii, complexul a găzduit în 1970 prima ediŃie a TIB (Târgul InternaŃional Bucureşti). Denumirea actuala de Romexpo a intrat în vigoare începând cu 2 decembrie 1991. Perioada de după 1989 a atras o creştere a numărului manifestărilor expoziŃionale, astfel ca în prezent s-a ajuns la peste 40 de astfel de manifestări de interes naŃional şi internaŃional anual. De asemenea, Romexpo este ce! mai experimentat organizator în ceea ce priveşte participările României în cadrul manifestărilor expoziŃionale din Străinătate. în 1993, TIB şi un an mai târziu TIBCO (Târgul InternaŃional pentru Bunuri de Consum Bucureşti) au fost recunoscute de către Uniunea Târgurilor InternaŃionale (Union de Foires Internationales - UFI), aceeaşi calitate fiind acordata în 1995 şi manifestărilor Rommedica, Rompharma şi Romcontrol. În prezent Romexpo este membru cu drepturi depline al UFI. SpaŃiul expoziŃional al complexului are o suprafaŃa totala de 100.000 mp, din care 55.000 mp în corpul central şi 45.000 mp în cadrul celorlalte 42 de pavilioane. Serviciile oferite de Romexpo includ o gama largă de prestaŃii la standarde internaŃionale de calitate, capabile sa satisfacă în cel mai înalt grad exigentele expozanŃilor şi vizitatorilor. Aceste servicii includ:

- proiectare, construcŃie şi dotare a standurilor conform cerinŃelor specifice ale

59

expozanŃilor; - centru de presa cane furnizează informaŃii şi materiale promoŃionale referitoare la

evenimente, firme şi expozanŃi; - transport şi servicii de comisionariat; - restaurante, snack-baruni şi fast-food-uri în interiorul pavilioanelor, chioşcuri şi terase

pe aleile Centrului ExpoziŃional, parcare cu peste 1.500 de locuri; - spoturi publicitare şi mesaje pe postul local de radio; - asistenta medicala.

In afara târgurilor şi expoziŃiilor pe cane le găzduieşte, Romexpo s-a remarcat şi datorită facilitaŃilor sale deosebite pentru conferinŃe şi congrese. Centrul de ConferinŃe şi Congrese Romexpo dispune de spatii multifuncŃionale care pot găzdui evenimente de anvergura de tipul congreselor, conferinŃelor, simpozioanelor, seminarilor, meselor rotunde, întâlniri de afaceri, workshopurilor, conferinŃelor de presa, demonstraŃii şi prezentări de produse, parade de moda şi spectacole artistice, recepŃii, cocktail-uri. Toate facilităŃile Centrului de Congrese şi ConferinŃe corespund celor mai înalte standarde: echipament audio-video, modern, sisteme de înregistrare, servicii de traducere simultana, birouri de secretariat s.a. Centrul dispune de 7 săli cu o capacitate între 90 şi 700 de locuri. 2. Centrul InternaŃional de ConferinŃe ,,Palatul Parlamentului”. Centrul InternaŃional de ConferinŃe „Palatul Parlamentului” a fost inaugurat în anul 1994, o data cu găzduirea lucrărilor Forumului Crans Montana. Începând cu acest moment, a găzduit numeroase manifestări, în mod special evenimente diplomatice, implicând acŃiuni ale Parlamentului, PreşedinŃiei şi Guvernului, dar şi alte manifestări de tipul congreselor, conferinŃelor, reuniunilor etc., organizate de diverse societăŃii comerciale sau asociaŃii naŃionale sau internaŃionale. Tabelul următor prezintă trăsăturile sălilor de conferinŃe şi expoziŃii care alcătuiesc Centrul InternaŃional de ConferinŃe ,,Palatul Parlamentului”.

Tabelul 14 Sălile de conferinŃe şi expoziŃii din cadrul Centrului InternaŃional de ConferinŃe „Palatul

Parlamentului”

Capacitate maximă

Sala DestinaŃie

SuprafaŃă pentru

expoziŃii (mp)

Banchet Sală de

clasă Teatru

Masă rotundă

Consiliu

Unirii ExpoziŃii 2450 3000 100 - - - Sala Tapiseriilor ExpoziŃii 1200 1000 - - - -

IC Brătianu ConferinŃe - 700 - 550 - - AI Cuza ConferinŃe - 2500 - 1200 - -

Sala Drepturilor Omului

ConferinŃe - - - - 150 -

N. Iorga ConferinŃe - - 250 - - - N. Bălcescu ConferinŃe - - - - - 200

M. Kogălniceanu

ConferinŃe - - - 150 - -

3. World Trade Center In legătura directa cu hotelul Sofitel, World Trade Center grupează sub acelaşi acoperiş societăŃi comerciale şi agenŃii guvernamentale, oferind toate serviciile asociate desfăşurării afacerilor şi tranzacŃiilor economice internaŃionale. Aceste servicii includ informare şi comunicare comerciala, programe de formare profesionala economica, asistenta comerciala, facilitaŃi pentru expoziŃii temporare sau permanente. Sălile de conferinŃe şi

60

expoziŃii care se găsesc în cadrul World Trade Center sunt prezentate în tabelul următor: Tabelul 15 Sălile de conferinŃa şi expoziŃii din cadrul World Trade Center

Capacitate maximă

Sala DestinaŃie

SuprafaŃă pentru

expoziŃii (mp)

Sală de clasă

Teatru Masă

rotundă Consiliu

Formă de „U”

World Trade Plaza

ExpoziŃii 780 - 500 - - -

New York ConferinŃe 370 - 300 190 - - Taipei ConferinŃe - 30 30 40 32 30 Viena ConferinŃe - 45 50 60 52 45

Viena&Taipei ConferinŃe - 60 60 100 64 60 Seul ConferinŃe - 30 30 40 32 30

Mexico City conferinŃe - 30 30 40 32 30 Cairo conferinŃe - 15 20 20 20 15

Moscova 1&2 conferinŃe 64 30 50 40 32 30 Paris conferinŃe - 30 50 40 32 30

Oress Room conferinŃe - - 15 - - -

4. Regia Autonoma AdministraŃia Patrimoniului Protocolului de Stat. Regia Autonoma AdministraŃia Patrimoniului Protocolului de Stat dispune de o baza materiala valoroasă constituită din centre de conferinŃe, hoteluri, vile şi alte unităŃi prestatoare de servicii aflate în administrarea unor Sucursale specializate în asigurarea de servicii de reprezentare şi protocol. Sucursalele Regiei Autonome AdministraŃia Patrimoniului Protocolului de Stat asigura cadrul organizatoric pentru desfăşurarea unei game variate de activităŃi: conferinŃe, seminarii, mese rotunde, colocvii ştiinŃifice, tratative şi întâlniri politice şi de afaceri, expoziŃii, parade ale modei, recepŃii, cocktail-uri, s.a. Printre cele mai importante centre de afaceri ce aparŃin de AdministraŃia Patrimoniului Protocolului de Stat, se număra următoarele: a) Palatul Sporturilor şi Culturii şi Arenele Romane - Bucureşti. Cu o suprafaŃa construita pe mai multe nivele, centrul are o capacitate variabila între 6.000-8.000 de locuri, în funcŃie de natura diverselor activitatea care se pot organiza (manifestări sportive, expoziŃii, conferinŃe, congrese, spectacole, parade ale modei, s.a.). b) Complexul Sala Palatului - Bucureşti. Principalul spaŃiu de desfăşurare a manifestărilor de amploare din cadrul complexului este Sala Mare, cu o capacitate de 4.060 de locuri, dotata cu instalaŃii speciale de amplificare a sunetului, de iluminare şi pentru proiecŃia cinematografica. Se pot realiza traduceri simultane în peste 6 limbi, iar din birourile anexa pot fi urmărite lucrările desfăşurate în sala principala prin intermediul instalaŃiei TV cu circuit închis. Foaierele dispuse pe trei nivele însumează cca. 2.000 mp, suprafaŃa unde se pot organiza expoziŃii din cele mai diferite domenii, pentru care se asigura: panouri melaminate, structuri de aluminiu, mijloace de iluminare, mobilier adecvat şi personal de serviciu. La cerere se pot pune la dispoziŃie şi alte săli cu capacitate între 50 şi 350 locuri, pentru diferite activitatea. Toate sălile pot fi mobilate corespunzător solicitărilor, dispunând de instalaŃii de traducere simultana fixe şi mobile, de amplificare, aer condiŃionat, retroproiectoare, video, tv, aparate de proiectat diapozitive. În timpul desfăşurării întâlnirilor, pot fi organizate birouri de informaŃii, de voiaj, centre de presa, cocktail-uri, mese festive. c) Palatul Elisabeta - Bucureşti. Construit între anii 1936-1937 în stil maur-spaniol pentru principesa Elisabeta, fosta regina a Greciei, palatul a fost în perioada 1945-1947 „biroul de lucru” al regelui Mihai. în prezent, palatul poate găzdui conferinŃe, simpozioane, expoziŃii, întâlniri tratative (în salonul principal, pentru circa 100 de persoane, jar în saloanele laterale,

61

pentru 30-40 de persoane), precum şi mese de protocol, dineuri (pentru circa 70 de persoane în salonul principal şi pentru 40-50 de persoane în celelalte saloane). în toate cele trei saloane se pot organiza recepŃii, cocktail-uri pentru circa 400 de persoane. d) Centrul Snagov. Centrul este compus din Sala Mare (300 locuri), Sala Mica (50 locuri), Salonul Verde (25 locuri) şi 5 săli cu diferite capacităŃii. În sălile şi saloanele centrului se pot organiza conferinŃe, seminarii, mese rotunde, colocvii ştiinŃifice, tratative, întâlniri politice şi de afaceri, recepŃii, mese festive, cocktail-uri etc. La cerere, se pot asigura instalaŃii de sonorizare şi de traducere simultana. e) Palatul Ştirbei - Bucureşti. Construit între anii 1855-1864 de Barbu Ştirbei, domnitorul łării Româneşti, palatul dispune de o sala pentru organizarea de conferinŃe, simpozioane, întâlniri, tratative (75 locuri), mese de protocol (20 locuri), recepŃii, cocktail-uri (100 locuri). f) Centrul InternaŃional de ConferinŃe - Sinaia. Format în anul 1911, fostul cazinou Palas Sinaia, în prezent centru internaŃional de conferinŃe, dispune de o sală de spectacole cu 300 de locuri, săli de conferinŃe cu 40-80 locuri şi o sala de recepŃie. g) Palatul Foişor - Sinaia. Palatul dispune de o sala multifuncŃionala de circa 60 locuri pentru desfăşurarea de conferinŃe, simpozioane, seminarii, întâlniri, tratative. În incinta palatului se pot organiza mese de protocol pentru circa 60 persoane, precum şi cocktail-uri sau recepŃii pentru circa 100 de persoane. h) Centrul de ConferinŃe ,,Club Bazin” - Neptun. Complexul dispune de 2 săli cu 100 de locuri fiecare, o sala de ban cu 150 locuri şi 2 săli de secretariat. în toate acestea se pot organiza la cerere, în afară de conferinŃe şi consfătuiri, congrese, mese de protocol, recepŃii pentru circa 100 persoane. i) Complexul Ambasador - Neptun. Complexul dispune de 3 săli de conferinŃe de circa 20 -70 de locuri, precum şi de un restaurant de 200 de locuri pentru recepŃii, cocktail-uri.

5. InternaŃional Trade Center -Braşov InternaŃional Trade Center -Braşov reprezintă unul dintre cele mai importante centre de afaceri situate în zona montana. Centrul prezintă 4 săli multifuncŃionale ce pot găzdui diferite manifestări.

Tabelul 16 Sălile de conferinŃe şi expoziŃii din cadrul International Trade Center

Capacitate maximă

Sala DestinaŃie

SuprafaŃă pentru

expoziŃii (mp)

Banchet Sală de

clasă Teatru

Masă rotundă

Consiliu Formă de „U”

Sală de expoziŃii ExpoziŃii şi conferinŃe

1300 1500 200 500 60 60 110

Sala de conferinŃă 1

ConferinŃe - 250 80 190 50 54 90

Sala de conferinŃă 2

ConferinŃe - 50 30 40 20 25 30

Sala de protocol ConferinŃe - 30 9 30 25 - -

6. Centrul Român de Afaceri ,,Marea Neagra” Situat în staŃiunea Mangalia şi legat structural de Hotelul President 4*, Centrul Român de Afaceri „Marea Neagra” oferă oamenilor de afaceri, diplomaŃilor, instituŃiilor şi organizaŃiilor naŃionale şi internaŃionale posibilitatea de a organiza simpozioane, conferinŃe, mese rotunde, cursuri, expoziŃii. Centrul de afaceri oferă servicii de închiriere: spatii pentru birouri, săli de conferinŃe echipate cu sistem de aer condiŃionat, echipamente audio-video de ultima ora, instalaŃii de traducere simultana, aparate de video proiecŃie. Se asigura de asemenea, servicii de Secretariat: fotocopiere, dactilografiere, transmitere şi recepŃie mesaje prin fax, traduceri. Totodată exista posibilitatea de acces la Internet. Centrul Român de Afaceri „Marea Neagra” oferă în acelaşi timp informaŃii de afaceri,

62

acces la baza de date a Camerei de ComerŃ şi Industrie a României, precum şi reclama şi publicitate în periodicele editate de instituŃia menŃionată.

Întrebări recapitulative 1. ComentaŃi situaŃia actuală a turismului de afaceri, pe marile regiuni turistice ale

globului. 2. IerarhizaŃi principalele organizaŃii internaŃionale în turismul de afaceri. 3. FaceŃi câteva comparaŃii între Ńările lumii, prin prisma turismului de afaceri. 4. CaracterizaŃi, succint, turismul de afaceri din România.

Bibliografie selectivă 1. Niculescu Cristian (2008), Creşteri spectaculoase în turismul de afaceri, Cotidianul

„România Liberă. 2. Stănciulescu Gabriela (2003), Managementul operaŃiunilor de turism, Editura All

Beck, Bucureşti. 3. * * * PublicaŃia: Master Planul pentru Dezvoltarea Turismului NaŃional 2007-226, 09

august 2007.

63

CAPITOLUL 5

Resursele umane implicate în activitatea turistică evenimenŃială

Obiective: � concretizarea atribuŃiilor şefului de compartiment turism de afaceri şi congrese; � autonomizarea atribuŃiilor postului „ghid interpret” (pentru congrese şi manifestări

internaŃionale); � nominalizarea atribuŃiilor postului „organizator de evenimente”.

Rezumat: Resursele umane constituie un factor fundamental al activităŃii economice turistice, în general, cu unele elemente specifice, în particular, pentru turismul de afaceri. Factori cheie: şef compartiment, ghid interpret, organizator de evenimente.

5.1. Director asistent / şef compartiment turism de afaceri şi congrese

� AtribuŃiile postului � Contractarea spaŃiilor de cazare la hoteluri în Ńară şi în străinătate; � Contractarea serviciilor de transport auto, transferuri; � Închirierea sălilor de conferinŃe; � Organizarea meselor festive, cocktail-uri, dineuri; � Organizarea de târguri şi expoziŃii; � Derularea contractelor încheiate cu prestatorii interni şi urmărirea plăŃilor; � Derularea contractelor încheiate cu prestatorii externi şi urmărirea plăŃilor şi

verificarea încasărilor pe perioade de timp (lună, trimestru, semestru, an); � Realizarea de materiale informative pentru turişti şi de uz intern; � Angajarea ghizilor interpreŃi şi a ghizilor locali.

� Integrarea postului în structura organizaŃională � PoziŃia postului în cadrul structurii organizatorice: conducere � RelaŃii:

– Ierarhice: poate fi subordonat directorului de agenŃie; are în subordine ghizii de turism;

– FuncŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei; – De reprezentare: cu clienŃi, prestatorii de servicii.

� CondiŃiile postului de muncă � Generale:

– Durata perioadei de probă: 90 zile – Durata normală a muncii: minimum 40 ore/săptămână – Caracterul muncii: intelectual, comercial – Salarizarea:

▫ Salariu fix + primă lunară, în funcŃie de realizarea produsului societăŃii, reliefată în statisticile operativ-contabile;

▫ Prime ocazionale; ▫ Bonusuri pentru realizări deosebite.

� Speciale: – InformaŃii confidenŃiale la care are acces: conform contractului de

confidenŃialitate; – Clauza de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă; – Clauza de neconcurenŃă: nu poate lucra la o fără concurentă.

64

� Formare profesională � de bază: liceul cu bacalaureat; � de specialitate: calificare profesională, formare managerială sau studii superioare în

turism. � Aptitudini profesionale şi personale

� CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, conformaŃie plăcută, rezistenŃă la efort, stres, oboseală;

� CerinŃe intelectuale: capacitatea de înŃelegere, memorie, metodă, capacitate de analiză, imaginaŃie, intuiŃie, ordine;

� CerinŃe psihice: atenŃie distributivă, voinŃă, ambiŃie, calm, concentrare, curaj, consecvenŃă, uşurinŃă în exprimare;

� CerinŃe morale: corectitudine, discreŃie, solicitudine, punctualitate; � Trăsături de personalitate: adaptabilitate, conştiinciozitate, responsabilitate,

dinamism, deschidere la nou, simŃul umorului, jovialitate, putere de convingere; � CerinŃe profesionale: cultură generală, cultură profesională, operare pe calculator, 2

limbi de circulaŃie internaŃională; � CerinŃe speciale: cazier judiciar.

� Riscurile specifice meseriei: riscurile normale unei activităŃi de conducere presupunând implicare intelectuală.

� Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă, măsurabile între 1 şi 5 puncte; vizând următoarele criterii: � Calitatea lucrărilor � Randamentul în muncă � CunoştinŃele şi aptitudinile � Adaptarea profesională � AutoperfecŃionarea � Spiritul de iniŃiativă � Disciplina � Integrarea în colectiv � Comportamentul etc.

5.2. Ghid interpret (pentru congrese şi manifestări internaŃionale)

� AtribuŃiile postului � Preia turiştii şi le oferă asistenŃă turistică de specialitate pe tot parcursul programului

turistic; � Oferă informaŃii turistice; � Asigură securitatea delegaŃiei; � Rezolvă prompt reclamaŃiile turiştilor; � Se adaptează la orice situaŃie apărută şi acŃionează în consecinŃă; � Dovedeşte stăpânire de sine şi calm în cazul unor situaŃii de criză; � ÎntreŃine un dialog viu cu turiştii; � Realizează muncă de interpretare pentru delegaŃia de care se ocupă; � Preia de la agenŃie materiale publicitare şi le pune la dispoziŃia turiştilor; � Oferă informaŃii cu privire la obiectivele turistice locale şi la magazine; � Se ocupă de finalizarea acŃiunii turistice (raport asupra desfăşurării programului,

decontul acŃiunii). � Integrarea postului în structura organizaŃională

� PoziŃia postului în cadrul structurii organizaŃionale: operativ; � RelaŃii:

– ierarhice: se subordonează directorului de agenŃie; – de colaborare: cu agenŃii de turism; – funcŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei;

65

– de reprezentare: cu clienŃii. � CondiŃiile postului de muncă

� Generale: – durata perioadei de probă: 90 zile – durata normală a muncii: cât este nevoie – caracterul muncii: intelectual – salarizarea:

▫ salariu fix + diurna stabilită de agenŃia angajatoare; ▫ prime ocazionale.

� Generale: – Clauză de confidenŃialitate: conform contractului de confidenŃialitate; – Clauză de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă; – Clauză de neconcurenŃă: numai dacă este stipulată în contractul individual de

muncă. � Formare profesională

� De bază: studii superioare de specialitate; � De specialitate: calificare de ghid.

� Aptitudini profesionale şi personale � CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate vizuală şi auditivă,

vorbire clară; � CerinŃe intelectuale: capacitate de înŃelegere, capacitate de ascultare activă, memorie

auditivă şi vizuală, intuiŃie, ordine, metodă, capacitate de analiză şi sinteză, capacitate de comunicare;

� CerinŃe psihice: atenŃie distributivă şi concentrată, calm, echilibru, consecvenŃă, spirit organizatoric;

� CerinŃe morale: corectitudine, politeŃe discreŃie, solicitudine, punctualitate; � Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit în zile

nelucrătoare, conştiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism; � CerinŃe profesionale: cunoştinŃe de cultură generală, 1-2 limbi străine de circulaŃie

internaŃională; � CerinŃe speciale: fără antecedente penale.

� Riscurile specifice meseriei: afecŃiuni ale coardelor vocale. � Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă,

măsurabile între 1 şi 5 puncte; vizând următoarele criterii: � calitatea lucrărilor; � randamentul în muncă; � cunoştinŃele şi aptitudinile; � adaptarea profesională; � autoperfecŃionarea; � spiritul de iniŃiativă; � disciplina; � integrarea în echipă; � comportamentul.

5.3. Organizator de evenimente (event organiser / PEO – professional event organiser)

Organizatorul de evenimente are capacitatea de a organiza o paletă variată de evenimente: expoziŃii, promovări de produse, dineuri de afaceri etc. El identifică acŃiunile potenŃiale, cercetează piaŃa, planifică şi derulează evenimente la cererea unui client sau pentru organizaŃia (agenŃie, hotel, centru de conferinŃe etc.) proprie. În organizaŃii mari, aceste sarcini sunt divizate în cadrul departamentelor de marketing, vânzare, operative, fiind vorba de echipe de lucru cu atribuŃii specifice.

66

Departamentul de marketing cercetează segmentele de piaŃă, identifică cerinŃele şi organizează campanii de promovare a evenimentului către public. Departamentul de vânzare este responsabil cu atragerea potenŃialilor coparticipanŃi la eveniment (de ex. expozanŃii) şi a sponsorilor. Departamentele operaŃionale se ocupă de detaliile practice, începând cu rezervarea locaŃiei, catering, închirieri de echipamente etc. � AtribuŃii AtribuŃiile sale sunt foarte variate, depinzând de amploarea evenimentului ce trebuie organizat, ele putând fi îndeplinite de o singură persoană, pentru evenimente mărunte, sau de echipe de lucru specializate, sub conducerea managerului de evenimente, în cazul unuia de anvergură:

� cercetarea pieŃei şi identificarea potenŃialului de no evenimente; � cooperare cu clientul pentru identificarea precisă a cerinŃelor sale; � elaborarea de oferte pentru evenimente, incluzând program-orar, sugestii de locaŃii şi

buget; � închiriere de standuri / spaŃii pentru expoziŃii / expozanŃi; � crearea unei campanii de publicitate pentru promovarea evenimentului către public; � cooperare cu presa, TV, radio şi realizarea de comunicate şi conferinŃe de presă pentru

a asigura un maxim de reclamă evenimentului; � cooperare cu furnizorii / prestatori şi designeri pentru a crea un brand şi o imagine

pentru eveniment; � asigurarea şi rezervarea unei locaŃii pentru eveniment; � rezervare de spaŃii de cazare pentru expozanŃi sau delegaŃi; � coordonarea activităŃilor prestatorilor de servicii: locaŃie, catering, standuri, furnizori

de echipamente, etc.; � înregistrarea riguroasă cerinŃelor clienŃilor, rezervări etc.; � asigurarea de bilete, afişe, cataloage, broşuri etc.; � pregătirea documentelor pentru delegaŃi; � coordonarea activităŃilor din ziua evenimentului, astfel ca totul să decurgă în cele mai

bune condiŃii; � asigurarea siguranŃei şi securităŃii la locul desfăşurării evenimentului pentru toŃi cei

implicaŃi; � asigurarea derulării evenimentului în timpul stabilit, inclusiv dezafectarea locaŃiei

după eveniment; � evaluare şi activităŃi post-eveniment specifice.

� Integrarea postului în structura organizaŃională � PoziŃia postului în cadrul structurii organizaŃionale: conducere. � RelaŃii:

– ierarhice: se poate subordona directorului de agenŃie (event agency); – funcŃionale: cu toŃi lucrătorii agenŃiei; – de reprezentare: cu clienŃii, furnizorii, prestatorii de servicii.

� CondiŃiile postului de muncă � Generale:

– durata perioadei de probă: 30 zile – durata normală a muncii: cât este nevoie – caracterul muncii: intelectual – salarizarea:

▫ salariu fix + diurna stabilită de agenŃia angajatoare; ▫ prime ocazionale.

� Generale: – Clauză de confidenŃialitate: conform contractului de confidenŃialitate; – Clauză de mobilitate: stipulată în contractul individual de muncă;

67

– Clauză de neconcurenŃă: numai dacă este stipulată în contractul individual de muncă.

� Formare profesională � Aptitudini profesionale şi personale

� CerinŃe medicale: sănătate bună, aspect general agreabil, acuitate vizuală şi auditivă, vorbire clară;

� CerinŃe intelectuale: capacitate de înŃelegere, capacitate de ascultare activă, memorie auditivă şi vizuală, intuiŃie, ordine, metodă, capacitate de analiză şi sinteză, capacitate de comunicare;

� CerinŃe psihice: atenŃie distributivă şi concentrată, calm, echilibru, consecvenŃă, spirit organizatoric;

� CerinŃe morale: corectitudine, politeŃe discreŃie, solicitudine, punctualitate; � Trăsături de personalitate: capacitate de muncă în program prelungit / în zile

nelucrătoare, conştiinciozitate, responsabilitate, adaptabilitate, dinamism; � CerinŃe profesionale: cunoştinŃe de cultură generală, 1-2 limbi străine de circulaŃie

internaŃională; � CerinŃe speciale: fără antecedente penale.

� Riscurile specifice meseriei: stres, oboseală. � Sistemul de evaluare a performanŃei postului: pe baza a 5 nivele de performanŃă,

măsurabile între 1 şi 5 puncte; vizând următoarele criterii: � calitatea lucrărilor; � randamentul în muncă; � cunoştinŃe şi aptitudinile; � adaptarea profesională; � autoperfecŃionarea; � spiritul de iniŃiativă; � disciplina; � integrarea în echipă; � comportament.

Întrebări recapitulative 1. ComentaŃi atribuŃiile şefului de compartiment turism de afaceri şi congrese. 2. DetaliaŃi atribuŃiile „ghidului interpret” pentru congrese şi manifestări internaŃionale. 3. NominalizaŃi şi interpretaŃi atributele „organizatorului de evenimente.

Teste grilă pentru autoevaluare 1. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuŃiile „şefului de compartiment turism de afaceri

şi congrese”? a. contractarea spaŃiilor de cazare la hoteluri în Ńară şi în străinătate; b. preia turiştii şi le oferp asistenŃă turistică de specialitate pe tot parcursul

programului turistic; c. închiriază sălile de conferinŃe; d. oferă informaŃii turistice. A (a, c); B (a, b, c, d); C (a, b, c); D (c)

2. Formarea profesională a „şefului de compartiment turism de afaceri şi congrese” presupune: a. studii de bază (liceu); b. studii de specialitate (forare managerială sau studii superioare de turism); c. fără vreun anume fel de studii; d. studii doctorale de specialitate. A (a, b, d); B (a, b); C (b, d); D (b)

3. Dintre cele enumerate, care ar fi atribuŃiile „ghidului interpret” (pentru congrese şi

68

manifestări internaŃionale)? a. asigură ssecuritatea delegaŃiei; b. rezolvă prompt reclamaŃiile turiştilor; c. întreŃine un dialog viu cu turiştii; d. organizează mesele festive, cocktail-uri, dineuri. A (a, b, c, d); B (a, b, c); C (a, b); D (b)

4. Dintre cele enumerate, „organizatorul de evenimente” are drept atribuŃii: a. cercetarea pieŃei şi identificarea potenŃialului de noi evenimente; b. crearea uneicampanii de publicitate pentru promovarea evenimentului către

public; c. oferă informaŃii turistice; d. închiriază sălile de conferinŃe. A (a, b); B (a, b, c); C (b, c, d); D (a, b, c, d)

5. Formarea profesională a „organizatorului de evenimente” presupune: a. studii superioare de bază; b. studii de specialitate (cursuri de specializare, de formare managerială); c. studii liceale; d. studii doctorale. A (a, b); B (a, b, d); C (b, c); D (a, b, c)


Editura THR-CG, Bucureşti, pg.51-57. 2. RCB (2004), Organizarea profesională de conferinŃe. 3. Belous Mădălina, Florea Constantin (2004), Organizarea evenimentelor şi

banqueringul în structurile de primire, Editura THR-CG, Bucureşti, pg.12-36.

69

Anexe

Anexa 1. Plan strategic. Organizarea unei reuniuni internaŃionale (congres, convenŃie, conferinŃă)

70

71

72

73

Anexa 2. Checklist – organizare eveniment

(relevant = se marchează cu x cele care trebuie avute în vedere pentru evenimentul în cauză)

74

75

76

77

Anexa 3. Model – cerere de ofertă (RPF – Request for Proposal)

78

79

Anexa 4. Buget eveniment

I. Costuri

80

81

82

83

84

85

II. Venituri

86

Anexa 5. SpaŃii şi servicii pentru organizare evenimente (tip conferinŃă, seminar, trening)

Este recomandabil ca prestatorii să fie specializaŃi pe 1-2 tipuri de spaŃii, dotate adecvat, şi în plus să ofere o ambianŃa cât mai atractivă pentru manifestările organizate, putând astfel câştiga o clientelă constantă şi satisfăcută.

ConferinŃă / Prelegere

87

Congres

88

Întâlniri de afaceri / Seminar / Training

89

Outdoor trening / Teambuilding

90

Evenimente speciale

91

Amenajarea spaŃiilor de lucru

92

Anexa 6. Checklist pentru vizitarea locaŃiei (site inspection)

Principii � VerificaŃi datele din ofertă (prospecte, broşuri). � Sunt îndeplinite toate condiŃiile indicate din cererea de ofertă? � StabiliŃi cine este partenerul dv. de negociere (partener principal, competenŃe

decizionale, persoana de contact, alte persoane) � Ce servicii sunt prestate de subcontractori? � Personal implicat - pregătire profesională, experienŃă, amabilitate, eficienŃă. � Standardul serviciilor � AcordaŃi suficient timp pentru vizită, înnoptaŃi în locaŃie, veŃi verifica astfel calitatea

serviciului în mod direct.

SOSIRE ŞI TRANSFER Infrastuctura de transport. Ce legături există? DistanŃa de la hotel (km, timp) până la

� aeroport � gară � locaŃia conferinŃei

Transfer

microbuz-navetă a hotelului / a aeroportului alte posibilităŃi

Parcare

Locuri de parcare / garaje la hotel În apropiere de hotel sau de locaŃia conferinŃei Taxe de parcare / plată forfetară?

HOTEL & CAMERE

Capacitate, dotare, costuri, servicii Categorii de confort ale camerelor: Standard, Confort superior. Upgrade pentru VIP-uri? Camere pentru nefumători şi pentru persoane cu dizabilităŃi Ambientul camerelor Există conexiuni ISDN, respectiv modem, robot telefonic, birou cu lampă de masă şi consumabile în cameră? Check-in şi Check-out

Care sunt orele de Check-in şi Check-out? Există Express - Check-out?

Servicii Care sunt condiŃiile pentru prestarea următoarelor servicii (orar, costuri, volum)

� Room-Service � Concierge-Service � CurăŃătorie şi spălătorie � VIP-Treatments � Hostess-Service � Security-Service

93

� Translatori � Schimb valutar

Restaurante / Baruri

Ce fel şi câte sunt? Dotare, ambient, ofertă, orar orar pentru mic dejun

CondiŃii de muncă

Există încăperi pentru organizator? Există Business Centre sau servicii de secretariat în hotel? Ce servicii oferă: fax, fotocopiator. Ce costuri implică?

PosibilităŃi de agrement (sport, wellness) oferă hotelul? Orar, taxe CondiŃii de securitate Măsuri de PSI: semnalizatoare de fum, instalaŃie automată de stingere cu apă, ieşiri de urgenŃă etc.

SPAłII PENTRU CONFERINłĂ ŞI ECHIPAMENTE Ce fel de spaŃii sunt necesare şi la ce ore? Cât timp este necesar pentru aranjarea spaŃiilor, precum şi pentru dezafectare, pentru a nu se suprapune cu alte activităŃi. VedeŃi dacă anumite spaŃii sunt utilizabile pentru activităŃi multiple (de zi, de seară).

� săli de conferinŃă � săli / spaŃii de expoziŃie � birouri � spaŃii pentru pauze şi pregătire � spaŃii de depozitare materiale pentru conferinŃă � Ioc pentru desk de înregistrare � posibilităŃi de afişaj.

Amplasare Care este distanŃa dintre spaŃiile pentru conferinŃă, respectiv a acestora până Ia:

� intrarea principală � locul de înregistrare � restaurante � toalete etc.

Sunt la etaje diferite? Unde sunt uşile? Câte lifturi există, ce capacitate au? Există interfon în hotel sau în sălile de conferinŃă? Garderobe & toalete

� Unde sunt garderobele, ce capacitate au? � Există suficiente toalete?

În săli verificaŃi:

� acustica şi tehnica de sonorizare

94

� izolarea fonică, zgomote interne (bucătărie, altele) şi (stradă, maşini) � climatizare, ventilaŃie - verificaŃi şi dacă produc zgomot. � lumina naturală, iluminare, tehnică de întunecare � acces la tabloul electric � spaŃiile sunt modulabile? � există obstacole în spaŃiu (coloane, nişe etc.) � amplasarea scaunelor în spaŃiu - vizibilitate spre scenă, ecran etc. � înălŃimea spaŃiului (la proiecŃii)

Echipamente tehnice & dotare Dotarea standard a spaŃiilor Acces telefon, fax, ISDN - Unde se află? Retroproiector (OHP), ecran Flipchart Mobilier (mese, scaune) Prize de mare putere (pentru proiecŃii cu beamer şi show de lumini) Altele Ce aparatură tehnică mai trebuie instalată? Costuri (cereŃi listă de preŃuri) Trebuie făcută comandă? Există tehnicieni interni pentru asistenŃă? Cu cine trebuie negociat? Mese de recepŃie Tribună pentru conferenŃiari Scenă, recuzită Podium SpaŃii de expoziŃie

Prize de curent şi telefon Iluminare Climatizare SiguranŃa podelelor pentru exponate grele Acces facil pentru aprovizionare şi încărcare la dezafectare Lifturi de marfă

Securitate

VerificaŃi ce măsuri de securitate există în locaŃie. Post de prim-ajutor

Biroul de organizare al evenimentului

Copiator Telefon, Fax, Modem PC, imprimantă etc.

Catering CapacităŃi suficiente SpaŃii pentru pauze Ce aranjamente sunt posibile şi adecvate: bufet, banchet etc. Cine asigură cateringul: hotelul, alt furnizor? CereŃi liste de preparate şi băuturi, meniuri, liste de vin, cu indicarea preŃurilor. Care este raportul personal / număr participanŃi? Există serviciu de decoraŃiuni?

95

PROGRAM SOCIAL Ce posibilităŃi există? Cine sunt partenerii posibili pentru informaŃii, organizare - hotelul, agenŃii, municipalitate etc. CONDIłII CONTRACTUALE CereŃi un contract-cadru

� ModalităŃi de plată - Se oferă pachete de servicii Ia preŃuri forfetare pentru conferinŃa? - Care sunt condiŃiile (volum de servicii, costuri etc.)? - Sunt cerute aconturi? - Care sunt serviciile incluse în preŃul forfetar? - Cum se decontează serviciile suplimentare (extras) oferite anumitor

participanŃi? - Ce cărŃi de credit sunt acceptate?

� Termene de rezervare � Termene de contractare � Termene de anulare / decomandare, penalizări � Asigurări. Pentru ce pagube răspunde hotelul? � Altele

CERINłE INDIVIDUALE .....................................................................................................

96

Răspunsurile la grilele de autoevaluare

Întrebare Capitol

1 2 3 4 5

Cap.1 A B C B D Cap.2 B B C A B Cap.3 B A C A C Cap.4 - - - - - Cap.5 A B B A D

Date post:	12-Aug-2015
Category:	Documents
Upload:	maria-voslaban
View:	332 times
Download:	5 times

Turismul de Afaceri Si de Evenimente

Documents