Suport de Curs Arhivist

7/25/2019 Suport de Curs Arhivist

1/56

SUPORT CURS ARHIVIST

www.procomunita.ro 1

ARHIVELE NU SUNT SIMPLE DEPOZITE DE ACTE

VECHI ,CI ADEVRATE LABORATOARE DE

CERCETARE TIINTIFICA

NICOLAE IORGA


2/56



1.Cunoaterea ntocmirii nomenclatorului arhivistici naintareactre Arhivele Naionale

1.1 ntocmirea nomenclatorului arhivistic

Anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor depstrare stabilite prin nomenclatorul arhivistic.Nomeclatorul dosarelor se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documenteleproprii, dup modelul din anexa nr. 1 la Legii 16/1996.Nomenclatorul se ntocmete sub forma unui tabel n care se nscriu,pe compartimentedemunc, categoriile de documente grupate pe problem i termene de pstrare.n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile copmpartimentelor de munc, nordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cucifre romane.n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteazcu litere majuscule.n rubrica a treia se trece, n rezumat, coninutul documentelor care constituie dosarul,fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1 la fiecarecompartiment.n nomenclator se trec i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstiuite.Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex. I.A.1).Acesta poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex. B.4) sau numaidin cifra arab (ex. 2), dac creatorul are ca pri component numai compartimente demunc frsubdiviziuni sau nici compartimente de munc.La nregistrarea documentelor, ndicativul dosarului va fi nscris i n registrul deintrare-ieire, la rubric rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte.n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare. Stabilirea lui seface inndu-se seama de legile n vigoare, de importana practic pentru activitateacreatorului de documente i, n mod deosebit, de importana tiinific a informaiilor

pe care le conin documentele. Aici este cazul documentelor cu termen de pstrarePermanent, acestea fiind considerate documente cu valoare istoric.n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntulpermanent (prescurtat P), iar pentru documentele care se pstreaz temporar, cifra

arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1, 3, 5, 10, 15 etc.). Dactermenul de pstrare al unor grupe de documente nupoate fi stabilit cu certitudine, n


3/56



momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, nanumite conjuncture, informaiile documentelor pot avea importan tiinific, lngtermenul de pstrare temporar se menioneaz C.S (comisie de selecionare).

La expirarea termenului de pstare, aceste documente vor fi analizate de comisia deselecionare (atenieeste vorba de comisia de selecionare care funcioneaz n acelmoment n cadrul creatorului) i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare saureinute permanent.

ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termende pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timpdiferite i, respective, cu termene de pstare diferite (planuri, dri de seam lunare,trimestriale, anuale), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pstare.

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se producschimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noicompartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cudenumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sausubdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dectcele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile

prezentate mai sus, nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorulde documente, ci se ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile

compartimente sau tipuri de documente si se nainteaz spre confirmare structurilorArhivelorNaionale de care aparin.

eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentrudocumentele specifice compartimentului respective. Aceste proiecte se centralizeazde eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobarei confirmare.

Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitii creatoare de documente printr-odecizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i pe acesta i se confirm, la nivel

central, de ctre Arhivele Naionale i, la nivel local, de structurile judeene aleArhivelor Naionale.

Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vedereaaplicrii lui.

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplicretroactiv.


4/56



1.1.1.Prevederi legislative i proceduri privind ntocmirea nomenclatoruluiarhivistic

-

Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr.293 din 22.04.2014- Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea dearhiv la creatorii i deintorii de documente).

1.1.2.Acte normative i proceduri privind stabilirea termenelor de pstare

- Legea nr. 16/1996, republicat n Monitorul Oficial al Romniei, partea I, nr.293 din 22.04.2014

-

Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 (Instruciuni privind activitatea dearhiv la creatorii i deintorii de documente)- Legea nr. 82/1991, republicat (Legea contabilitii)

1.2. ntocmirea listei genurilor i a categoriilor de documenteeful fiecrui compartiment ntocmete lista de documente specifice compartimentuluirespectiv i propune termenele de pstrare. Lista trebuie s cuprind toate documentelecare se creeaz n momentul respectiv, nu documente care au fost create n trecut i

care acum nu se mai creeaz. Persoana responsabil cu arhiva din unitatea creatoare dedocumente, centralizeaz listele de documente de la fiecare compartiment intocmete proiectul de nomenclator. Acesta se nainteaz, n dou exemplare, spreaprobare, conducerii unitii. Nomenclatorul se aprob de ctre conducerea unitiicreatoare de documente printr-o decizie intern, iar numrul deciziei va fi nscris i peacesta.

1.2.1.Prevederi legislative privind refacerea nomenclatorului arhivistic

Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se producschimbri n structura creatorului de documente. Dac se nfiineaz noicompartimente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cudenumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sausubdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dectcele prevzute iniial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. n cazurile

prezentate mai sus, nomenclatorul nu se completeaz pur i simplu de ctre creatorulde documente, ci se ntocmete un nou nomenclator n care se adaug noile

compartimente sau tipuri de documente si se nainteaz spre confirmare structurilorArhivelor Naionale de careaparin.


5/56



1.3.naintarea nomenclatorului arhivistic la Arhivele Naionale

1.3.1.Prevederi legale privind avizarea/confirmarea nomenclatorului.

Dup aprobarea nomenclatorului de ctre conducerea unitii creatoare, acesta senainteaz spre confirmare ctre ArhiveleNaionale. Nomenclatorul va fi nsoit de oadres de naintare prin care se solicit confirmarea acestuia, i va fi depus la Arhivele

Naionale, n dou exemplare, din care, dup confirmare, un exemplar va fi returnatunitii creatoare, iar un exemplar rmne la sediul Arhivelor Naionale. Dupconfirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicriilui (Legea nr. 16/1996, art. 8).

Nomenclatorul arhivistic este un instrument de lucru, nu instrument de eviden.

Acesta se aplic numai dup confirmarea de ctre Arhivele Naionale, i nu se aplicretroactiv.

2.Prelucrarea documentelor

2.1. Constituirea arhivei la nivelul serviciului/compartimentelor unei instituii

Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i sepredau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire.

n vederea predrii dosarelor la compartimentul de arhiv, se efectueaz urmtoareleoperaiuni:

-documentele cuprinse n dosar se ordeoneaz cronologic sau, n cazuri speciale, dupalte criterii (alfabetic, geografic etc.) ; cnd n constituirea dosarului se folosete

ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele mai noidedesubt ;

-se ndeprteaz acele, clamele, agrafele metalice,filele nescrise, dubletele ;

-documentele din fiecare dosar se leag n coperte de carton, n aa fel nct s seasigure citirea complet a textului, datelor i rezoluiilor;

-dosarele nu trebuie s aib mai mult de 250-300 file ; n cazul depirii acestui

numr, se constituie mai multe volume ale aceluiai dosar;

-filele dosarelor se numeroteazn colul din dreapta sus, cu creion negru; n cazul

dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numeroteaz ncepnd cu numrul1 pentru fiecare volum ;


6/56



-pe coperta dosarului se nscriu : denumirea unitii i a compartimentului ceator,numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din nomenclator, datele de nceput ide sfrit, numrul de file, volumul (dac este cazul) i termenul de pstrare;

-

pe o foaie nescris, adugat la sfritul dosarului, sau pe prima pagina nescris aregistrelor i condicilor, lucrtorul de la compartimentul creator al dosarului faceurmtoarea cerificare: Prezentul dosar (registru, condic) conine ..file, n cifre,iar n paranteze, n litere, dup care semneaz i pune data certificrii.

2.1.2. Aplicarea nomenclatorului arhivistic la prelucrarea documentelor

Documentele constituite pe baz de nomenclator vor fi ordonate respectnd structura

acestuia compartimente, termene de pstrare precum i cronologic. Inventarierea seva face de asemenea n cadrul fiecrui compartiment, pe ani i termene de pstrare,indicativul dup nomenclator fiind un element esenial pentru individualizareaunitilor arhivistice. La selecionare, nomenclatorul va constitui principalul temei

pentru pstrarea sau eliminarea documentelor.

2.1.3. Reguli de planificare a operaiunilor de prelucrare a documentelor

Ordonarea

naintea nceperii acestei operaiuni arhivistice, lucrtorul desemnat va ntocmi unPlan de ordonare, care va cuprinde n mod obligatoriu urmtoarele elementeminimale:

- scurt istoric al creatorului de fond- scurt istoric al fondului arhivistic (provenien, deineri intermediare, modul de

preluare etc.);-cantitatea (nr. u.a. i metri liniari), anii extremi;-situaia fondului/prelurii, din punct de vedere al ordonrii i evidenei;-sistemul (sistemele) de ordonare i fundamentarea lor;-schema de ordonare propus, cu identificarea i atribuirea identificatorilor pentru

pri structurale pe unul sau mai multe niveluri i/sau seriilor (n baza unuia dintreurmtoarele criterii: ordinea consemnat n nomenclatorul creatorului, cantitatea dedocumente cuprinse n cadrul prii structurale sau seriei, ordinea alfabetic, dup

denumirea subdiviziunii creatoare, cronologic etc.)


7/56



Descrierea

n vederea realizrii descrierii arhivistice se ntocmete Planul de descrierearhivistic. Acesta va cuprinde:

-

denumirea fondului, cantitatea (nr. u.a. i metri liniari), anii extremi

-situaia fondului din momentul prelurii i evidenierea principalelor operaiuni deprelucrare arhivistic la care a fost supus materialul arhivistic pn n momentuldescrierii

-motivaia alegerii tipului de instrument de informare ce urmeaz a fi elaborat i, implicit, a nivelului de descriere ales, precum i formele de comunicare/diseminare ainstrumentului de informare.

Selecionarea

n vederea realizrii operaiunii de selecionarese ntocmetePlanul de selecionareadocumentelor.Planul de selecionare trebuie s cuprind urmtoarele elementeminimale:

-motivaia activitii

-criterii alese pentru pstrarea i eliminarea documentelor

-

metoda aleas- descrierea general a fondului: informaii referitoare la fondul deinut, respectiv dataprelurii i denumirea depuntorului (dac este altul dect creatorul fondului i dacaceste date se cunosc), cantitatea de documente deinute i anii extremi ai acestora,eventuale lipsuri pentru anumite perioade, sistemul de constituire a arhivei, suportuldocumentelor, categoriile de documente, starea de conservare a documentelor.

-descrierea general a instrumentelor de eviden. Date referitoare la gradul deprelucrare a arhivei, instrumentele de eviden existente i msura n care acestea

ntrunesc exigenele arhivistice.- modalitatea de ntocmire a inventarelor sau a instrumentelor de descriere (pecategorii, global).

2.1.4. Reguli privind predarea documentelor la compartimentul de arhiv

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an dela constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite

potrivit anexelor 2 i 3 ale Legii 16/1996.

La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectareamodului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele


8/56



nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordane, ele se aduc la cunotincompartimentului creator, care efectueaz corecturile care se impun.Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n

registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice care sentocmete conform modelului prevzut n anexa nr. 4 a Legii 16/1996. n cazul n carecompartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de evidencurent de deschide cte o partid pentru fiecare fond (Ordin nr. 217/1996, art. 25).n registrul de eviden curent a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice, la capitolul Preluri, se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecareinventar se trece separat, sub un alt numr de ordine.Pentru fiecare inventar se noteaz:

-

numrul de ordine al inventarului;-data prelurii documentelor din inventarul respectiv;-denumirea compartimentului de la care provine inventarul;-datele extreme ale documentelor ;-totalul dosarelor din inventar ;-totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv;-numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior;

Se va nscrie numrul din inventar al fiecrui dosar reinut la compartiment.

La capitolul Ieiri se trec :

-data ieirii dosarelor din eviden;-unde s-au predat;

-denumirea, numrul i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden;

-totalul dosarelor ieite;

2.2.Ordonarea arhivistic

Ordonarea este operaiunea arhivistic de organizare a materialului arhivistic nconcordan cu principiile profesionale sau dup criterii fizice ori administrative.Ordonarea poate fi : intelectual, ce presupune operaiunea arhivistic de grupare adocumentelor, conform cu prevederile principiilor arhivistice i a criteriilor deordonare, cu scopul de a re-crea legtura logic i funcional ntre fonduri, pristructurale i uniti arhivistice, astfel nct s fie facilitate identificarea i folosirea

acestora;fizic, ce presupune aranjarea u.a. ntr-un anumit loc n spaiul de depozitare.


9/56



Ordonarea arhivistic urmrete:

1. verificarea existenei sau refacerea ordinii iniiale a documentelor dintr-un fondarhivistic, ca reflectare a modului organic n care creatorul a produs i acumulat

documentele n cursul activitii sale;2. aezarea fizic a documentelor ntr-o ordine prestabilit;

3. divizarea materialului arhivistic n grupri ierarhice de documente (fonduri, pristructurale, serii, u.a.) care s permit o administrare eficient;

4. facilitarea accesului i a folosirii documentelor.

2.2.1 Criterii de ordonare a documentelor

Sisteme de ordonareDocumentele se ordoneaz conform sistemelor:

1. cronologic = documentele i/sau gruprile de documente sunt organizate n funciede data acestora

2. tematic = documentele i gruprile de documente sunt organizate n funcie tematicala care se refer

3. alfabetic = documentele i gruprile de documente sunt organizate n funcie de

literele alfabetului4. altul, rezultat din modul de constituire al arhivei, definit n planul de ordonare.

Principii

1. Principiul provenienei (respectului fa de fond) = organizarea materialuluiarhivistic se face n funcie de proveniena sa, astfel nct documentele unui creator snu fie amestecate cu documentele de alt provenien.

2. Principiul ordinii iniiale= aranjarea materialului arhivistic trebuie s pstreze, n

msura posibilului, ordinea n care creatorul i-a organizat arhiva, deoarece forma deorganizare i practicile arhivistice ale creatorului sunt ele nsele mrturii ale structurii,funciilor sau activitilor acestuia.

3.Principiul integritii fondului= existena unei legturi organice ntre documenteleunui fond, dup anumite reguli date de nsi funcionarea creatorului, astfel nctaceste u.a. trebuie s constituie un ntreg indiferent de amplasarea lor n spaiile dedepozitare. Integritatea fondului este dat de unitatea organic dat tuturordocumentelor din fond, indiferent de apartenena acestora la diverse preluri, pri

structurale sau serii subordonate acestuia i indiferent de locul de pstrare.Ordonarea poate fi de 2 tipuri:


10/56



- ordonare intelectual, ce presupune gruparea documentelor, conform cu prevederileprincipiilor arhivistice i sistemelor de ordonare, cu scopul de a recrea legtura logici funcional ntre fonduri, pri structurale, serii i uniti arhivistice, astfel nct s

fie facilitate identificarea i folosirea acestora.- ordonare fizic, ce presupune aranjarea u.a. ntr-un anumit loc n spaiul dedepozitare pe baza caracteristicilor fizice sau a scopurilor administrative, urmrindu-sefolosirea optim a spaiului de depozitare.

Fondul arhivisticcuprinde totalitatea documentelor unei anumite organizaii.

Corespunztor serviciilor/ compartimentelor/ diviziunilor din cadrul unei organizaiiexist pri structurale, adic totalitatea documentelor produse de diviziunea

respectiv. n cadrul acestor diviziuni organizaionale, se desfoar activiti careproduc serii - grupri de documente. Seriile, sau totalitatea documentelor aparinndunei anume categorii, grupeaz n general documentele care se refer la o problem,tem, activitate, form, suport etc. La rndul lor, documentele nu sunt pstrate deobicei individual, ci n dosare. Acestea din urm, ca grupri fizice de documente, suntconsiderate a fi uniti arhivistice.Aplicarea principiilor arhivistice conduce la formarea a 5 niveluri de ordonare:

1. fond

2. parte structural pe unul sau mai multe niveluri n funcie de subordonareacompartimentului creator de documente

3. serie

4. dosar (unitate arhivistic)

5. document (unitate documentar)

Nivelurile minime de ordonare sunt 1 i 5 iar existena celor 5 niveluri depinde decantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu esteobligatoriu liniar, n sensul c seria poate aparine direct de fond, sau dosarul de parte

structural.Constituirea prilor structurale va avea n vedere principiul ordinii iniiale, anumerespectarea formei de organizare a creatorului. Urmrindu-se schema de organizare aunui creator, pot fi create pri structurale corespondente nivelului de subordonare alcompartimentului creator al documentului. Astfel, pentru un creator care cuprinde nschema de organizare direcii, servicii subordonate direciilor i birouri subordonateserviciilor .a.m.d. ordonarea i descrierea se vor efectua respectndu-se nivelul desubordonare al fiecrui compartiment n parte (direcie, serviciu, birou).

Fonduri personale reprezint totalitatea documentelor create n decursul vieii iactivitii unei persoane care s-a afirmat n plan politic, social, cultural, tiinific.


11/56



Aplicarea principiilor arhivistice conduce aadar la formarea a 4 niveluri de ordonaren cadrul fondului personal:1. fond

2. serie3. dosar (unitate arhivistic)4. document (unitate documentar)

Nivelurile minime de ordonare sunt 1, 2 i 4 iar existena celor 4 niveluri depinde decantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu esteobligatoriu liniar.Ordonarea fondurilor personale va fi efectuat pe serii de documente, dup cumurmez:

-documente personale ale creatorului de fond;-documente rezultate din ndeplinirea de ctre creatorul de fond a unor funciide rspundere;

-documentele rezultate din administrarea posesiunilor;-manuscrise, copii ale lucrrilor tiinifice, literare i artistice ale creatorului de fondsau ale altor persoane;-corespondena personal;

Numrul seriilor poate fi suplimentat sau diminuat n funcie de prevederile planului

de ordonare.Fonduri familiale reprezint totalitatea documentelor create de membrii unei familiisau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strmo comun sau nrudite

prin alian

Aplicarea principiilor arhivistice conduce la formarea a 5 niveluri de ordonare ncadrul fondului familial:

1. fondnumele familiei2. parte structural documente comune ale familiei + membrii familiei3. serieaceleai care se regsescn cazul fondurilor personale4. dosar (unitate arhivistic)5. document (unitate documentar)

Nivelurile minime de ordonare sunt 1, 2, 3 i 5 iar existena celor 5 niveluri depinde decantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu esteobligatoriu liniar.

La nceputul fondului familial vor fi ordonate documentele ce se refer la ntreagafamilie, ce vor constitui o parte structural distinct. n continuare, documentele


12/56



referitoare la membrii familiei vor fi ordonate separat, constituindu-se pri structuralepentru fiecare membru. Fiecare parte structural a fondului familial va fi ordonatulterior pe serii, conform nivelulurilor de ordonare de la fondurile personale.

Colecia arhivistic constituie ansamblul documentelor grupate de creator sau deintorn baza criteriului tematic, al particularitilor externe i/sau al limbii/paleografiei, fra se ine seama de proveniena documentelor sau de existena unei legturi organicentre acestea. n cadrul coleciilor, se pot delimita serii, ce grupeaz documentele carese refer la o problem, tem, activitate, particulariti externe etc.

Aplicarea principiilor arhivistice conduce aadar la formarea a 4 niveluri de ordonare:

1. colecie

2. serie

3. dosar (unitate arhivistic)4. document (unitate documentar)

Nivelurile minime de ordonare sunt 1 i 4 iar existena celor 4 niveluri depinde decantitatea i specificul documentelor. Dependena dintre nivelurile de ordonare nu esteobligatoriu liniar.

Ordonarea documentelor pe niveluri de ordonare

Ordonarea presupune stabilirea apartenenei i/sau organizrii interne a documentelorsau gruprilor de documente la unul dintre nivelurile de ordonare.

1.) Fondarea este activitatea de ordonare a documentelor pe fonduri (delimitareafondurilor) sau de stabilire a apartenenei unui document/grupri de documente la unanume fond, cu aplicarea principiului provenienei (respectului fa de fond) ceea ceimplic o serie de analize specifice:

a). stabilirea creatorului: pentru ca o entitate s poat fi considerat creator de fond,

trebuie stabilit gradul de independen din punct de vedere administrativ i funcionalal acesteia.

b). denumirea creatorului: numele creatorului este cel stabilit prin actul de nfiinare.

c). stabilirea limitelor fondului, avndu-se n vedere urmtoarele aspecte:

- actele adresate unei persoane fizice sau juridice, inclusiv anexele i actele conexate,fac parte din fondul arhivistic al destinatarului, n msura n care acesta exist;

- exemplarele 2, 3 etc. i conceptele actelor expediate aparin fondului arhivistic alemitentului;

- documentele rezultate din exercitarea atribuiilor, funciilor, administrarea bunurilorproprii fac parte din fondul arhivistic al entitii creatoare;


13/56



- dac un creator i-a ncetat activitatea, fondul su arhivistic este considerat nchis. Uncreator care i continu activitatea are un fond arhivistic deschis, ceea ce presupune cse ateapt noi preluri de material arhivistic;

- schimbarea denumirii entitii nu determin implicit schimbarea (nchiderea)fondului, dac entitatea creatoare i continu activitatea n cadrul aceluiai profil;- nu constituie criteriu de delimitare a unor fonduri separate lrgirea sau restrngereaactivitii de profil, a competenei teritoriale, a reedinei, sau a perioadei istorice.d). stabilirea denumirii fondului i coleciei. Ca regul general, un fond/colecie

poart numele creatorului.

2). Delimitarea prilor structuralese refer la stabilirea apartenenei documentelor

la diversele direcii, servicii, birouri, compartimente existente n cadrul entitiicreatoare.

3). Identificarea seriilor din cadrul fondurilor sau prilor structurale se refer laidentificarea categoriilor de documente create de o entitate i la aplicarea sistemului deordonare a documentelor aparinnd acestor categorii.

4) Constituirea i ordonarea documentelor n u.a. se refer la situaiile n care

documentele nu sunt grupate n dosare i se prezint ca foi volante.a). Constituirea u.a. se va realiza cu respectarea principiului ordinii iniiale adocumentelor creatorului.

b). Pentru documentele pstrate i luate n eviden de creator ca uniti documentare,se pstreaz aceast structur.c). Pentru documentele pstrate i luate n eviden de creator ca grupri de documente(uniti arhivistice), documentele vor fi pstrate n gruparea din care au provenit, iar

pentru cele rvite se va ncerca refacerea gruprii iniiale.

d). n cazurile n care nu se poate face corelarea cu instrumentele de eviden sauacestea lipsesc, vor fi constituite uniti arhivistice pe baza problemelor identificate ncuprinsul documentelor.

Gruparea documentelor se face lund n considerare funcia care le-a generat. ngeneral, documentele sunt grupate n u.a. dup un eveniment, persoan, loc, problemetc. i n cadrul acestora ordonate cronologic.Nu se vor separa:- adresa de documentul de baz

- documentul de baz de anexe- documentele rezultate din rezolvarea unui caz/sarcini (lucrare).


14/56



n interiorul dosarului, documentele se ordoneaz pe ani, luni i zile, dup ce au fostnlturate piesele metalice sau de plastic i filele nescrise.

Niveluri de ordonareAplicarea principiului provenienei duce la constituirea, n cadrul fondului, a uneistructuri ierarhice, care reflect organizarea intern comun majoritii creatorilor dearhiv organizaii.Ordonarea poate fi realizat la nivelul fondului, coleciei i a prilor sale structurale, aseriilor sau la nivelul prelurilor.

Ordonarea fizic a documentelor

Ordonarea fizic se desfoar asupra u.a., ca entiti fizice, avnd n vederecaracteristicile externe de suport, format i gestionarea eficient a spaiului dedepozitare.

Dac materialele au eviden, ordinea fizic a acestora este dat de inventarele depreluare, iar u.a. vor fi ordonate una dup cealalt, n ordinea compartimentelor(indicativelor dup nomenclator), anilor i cotelor din inventare.Dac materialele sunt rvite, dar au avut un sistem de ordonare identificabil, se

procedeaz la ordonarea fizic a documentelor dup acel sistem.

Dac materialele nu au evidene, ordinea fizic va fi dat de cotele u.a. atribuite peparcursul prelucrrii arhivistice.

Ordonarea intelectual a documentelorOrdonarea intelectual are ca obiect documentul din punct de vedere al analizeiconinutului i vizeaz stabilirea apartenenei acestuia la o parte structural i/sau oserie.n cazul n care informaiile referitoare la structura creatorului nu sunt cunoscute,n procesul de ordonare intelectual se va proceda la verificarea u.a., prin sondaj,

pentru identificarea prilor structurale i eventual, a seriilor. Cu excepia formularelornecompletate sau a copiilor, n exemplare multiple, nu se elimin i nu se separ nimicn prim faz. Brourile, ziare, cataloage de prezentarenu se separ pn cnd nu severific locul lor n cadrul u.a.


15/56



2.3. Inventarierea/ descrierea fondurilor arhivistice

Inventarierea este operaiunea arhivistic de luare n eviden a a documentelor i

unitilor arhivistice dup ordonarea lor conform unor criterii stabilite prinnomenclatorul arhivistic sau prin planul de inventariere, atunci cnd pentrudocumentele care se inventariaz nu exist nomenclator.

Conform Legii 16/1996, art. 9, inventarele documentelor se ntocmesc pecompartimente, pe anii calendaristici ai documentelor i pe termele de pstrare aledocumentelor. Astfel, fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termenede pstrare sunt prevzute n nomenclatorul arhivistic, la compartimentul respectiv(Legea 16/1996, art. 9, anexa nr. 2).

n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primiun numr curent distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4exemplare pentru documentele permanente, din care un exemplar rmne lacompartimentul care face predarea, iar celelalte se depun o dat cu dosarele lacompartimentul de arhiv.

Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se oprescla compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu menionarea

nepredrii lor; n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona acestlucru.

Dosarele care cuprind acte din mai muli ani se vor inventaria la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme.

Descrierea arhivistic presupune:

- redarea pe scurt a coninutului informaional cuprins n documente sau ansambluri/grupri de documente;

- prezentarea elementelor ce caracterizeaz/individualizeaz documentul sau

ansamblul/gruparea de documente (elemente de identificare, administrare, localizare,etc.)

- evidenierea relaiilor contextuale, necesare pentru explicarea i nelegereainformaiei existente n documente/ sau ansambluri/ grupri de documente.

Descrierea arhivistic constituie activitatea complementar operaiunii deordonare a materialului arhivistic i premergtoare elaborrii de instrumente deinformare i cercetare. Prin urmare, descrierea arhivistic se realizeaz numai asupramaterialelor arhivistice ce au parcurs etapele anterioare ale procesului de prelucrare

arhivistic, au fost ordonate si au dobndit o cot unic, conform sintaxei stabilite nPlanul de ordonare. Astfel, descrierea arhivistic trebuie s constituie reflectarea


16/56



direct i explicit a principiilor folosite la ordonarea materialelor arhivistice. Astfel,schemei de ordonare ierarhice, reflectnd ierarhia subdiviziunilor organizaieicreatoare i ierarhia diferitelor funcii (competene) din cadrul respectivei organizaii

trebuie s i corespund forme de grupare a documentelor i niveluri de descriere. Celedou concepte fundamentale folosite sunt:

- unitatea de descriere, care poate fi orice grupare de documente, identificat ca atareprin ordonarea arhivistic (intelectual), ce face obiectul descrierii.

- nivelul de descrierereprezint poziia n schema de ordonare a unitii de descriere.Astfel, fondul reprezint un nivel de descriere corespunztor gruprii documentelor

provenite de la un creator; partea structural este nivelul de descriere ce corespundeansamblului de documente provenite de la o subdiviziune a organizaiei.

Realizarea unui sistem coerent i uniform de descrieri are urmtoarele avantaje:a. crearea unor descrieri cuprinztoare, precise i explicite;

b. regsirea i schimbul de informaii despre materialul arhivistic;

c. punerea in comun a datelor despre creator;

d. integrarea descrierilor provenite din locuri diferite de pstrare intr-un sistem deinformaii arhivistice unificat.

Descrierea arhivistic reflect ordinea intelectual (de coninut) a documentelor igruprilor de documente, aa cum rezult din aplicarea principiilor respectului fa decreator i ordinii iniiale. Ca urmare, n cazul n care documentele sunt pstrate ntr-oordine fizic diferit de cea intelectual, descrierea arhivistic trebuie s ofere coereni explicarea ordonrii documentelor, ca i cum acestea ar fi un tot integral, uniform.

2.3.1. Criterii de inventariere/ descriere a documentelor

Principii

Descrierea arhivistic se realizeaz de la nivel general la nivel particular- descrierea se realizeaz mai nti pentru nivelele superioare de ordonare, respectivfondul i prile structurale ale acestuia (sub-fond), pentru grupe mari de dosare (serii)i apoi pentru nivelele inferioare (dosar, document) i doar dac timpul i resursele

permit acest lucru.

- n cazul n care se opteaz pentru descrierea detaliat la nivel de u.a. sau unitatedocumentar, nivelurile superioare vor fi obligatoriu descrise cu elementele minimobligatorii.

Informaiile cuprinse n fia de descriere vor fi adaptate nivelului de descriere

corespunztor


17/56



- Dac unitatea de descriere o constituie un fond sau o colecie, informaiile referitoarela coninut vor avea un caracter general, fr a intrain detalii particulare, specifice u.a.

- Descrierea creatorului unui fond nu va cuprinde istoricul administrativ al

organismului subordonat acestuia. De exemplu, daca creatorul unitii de descriere esteo direcie din cadrul unui minister, nu trebuie precizat istoricul administrativ alrespectivului minister.

Descrierile pentru diferitele niveluri din cadrul unui fond vor fi legate ntre ele

- Realizarea descrierii pe mai multe niveluri trebuie sa fac explicite relaiile dintrediferitele niveluri de descriere. Astfel, o descriere va trebui sa reflecte att legturile cunivelul de descriere imediat superior (pentru a putea obine informaii generale asuprafondului), cat si cu cel imediat inferior (pana la detalii despre dosare sau documente).

- De asemenea, descrierea astfel realizat trebuie s reflecte ierarhia organizaionali/sau funcional a fiecrei structuri a unei entiti creatoare de arhiv.

Aceeai informaie furnizat la un nivel superior nu trebuie s fie repetat la un nivel

inferior.

2.3.2. Metodologia ntocmirii unui inventar/ a unei descrieri

Fia de descriereIn funcie de nivelul de descriere ales n Planul de descriere arhivistic, se ntocmeteFia de descriere aferent unitii de descriere. Aceasta cuprinde mai multe elementede descriere grupate n apte zone: 1. Zona de identtificare; 2. Zona de context; 3.Zona de structur i coninut; 4.Zona condiiilor de acces i copiere; 5. Zonamaterialelor complementare; 6. Zona notelor; 7. Zona de control a descrierii

Elementele descriptive redate n fiele de descriere sunt comune tuturor nivelelor dedescriere, dar numai cteva sunt obligatorii:

-

Identificatorul unic(numr de fond, numr de parte structural, nr. serie,cota u.a. (element 1.1)

-Denumirea sau titlul unitiide descriere(element 1.2)

-

Data/datele extreme(element 1.3)

-Nivelul de descriere(element 1.4)

-Mrimea i suportul unitii de descriere(element 1.5)

-Numele creatorului(lor)(element 2.1)

Numrul elementelor descriptive ale Fiei de descriere variaz n funcie de tipulinscrumentului de informare ce urmeaz a fi realizat.


18/56



Pe baza fielor de descriere se ntocmesc instrumentele de informare. Alegerea tipuluide instrument de informare este determinat de alegerea nivelului de descriere adoptati realizat prin fiele de descriere.

Alegerea nivelului de descriere depinde de:-tipologia, importana i complexitatea materialului arhivistic supus prelucrrii;-strategia i politicile promovate la nivelul Arhivelor Naionale;-resursele umane disponibile.n funcie de nivelul de descriere adoptat i materializat prin fiele de descriere sedisting dou categorii de instrumente de informare:-instrumente sintetice de informare - furnizeaz o descriere individualizat pentrufiecare fond/colecie sau parte structural pn la nivel de serie;

-

instrumente analitice de informare - furnizeaz o descriere individualizat pn lanivel de unitate arhivistic sau de unitate documentar.n funcie de modul de ordonare al fielor descriptive, instrumentele de informare se grupeaz n dou categorii.Cnd fiele descriptive, componente ale instrumentului de informare, sunt prezentaten ordinea cotelor vor rezulta instrumente numerice de informare.Atunci cnd fiele descriptive, componente ale instrumentului de informare , sunt

prezentate ntr-o ordine logic, diferit de cea a cotelor, vor rezulta instrumente

metodice de informare.Instrumente de informare i cercetare realizate pe baza fielor de descrierearhivisticPrin reunirea informaiilor cuprinse n fiele de descriere rezult urmtoareleinstrumente de informare:-Repertoarul al fondurilor= instrumente ce cuprind descrieri la nivel de fond.-Ghid de fond= instrumente ce includ descrieri generale ale unui fond i ale prilorstructurale (sub-fond, serii).

-

Inventare arhivistice= instrumente de informare care descriu materialele arhivisticeale unui fond/colecie pn la nivel de u.a.-Inventar detaliat= instrumente de informare care descriu materialele arhivistice pnla nivel de unitate documentar.


19/56



2.3.3. Standarde internaionale privind descrierea arhivistic

Standardul general internaional de descriere arhivistic ISAD(G) ofer liniile

directoare pentru pregtirea descrierii arhivistice. Acesta principiile generale valabilepentru descrierile arhivistice precum i modul de alctuire a fiei de descriere, cuelementele descriptive care intr n componena acesteia, grupate pe zone:

1. ZONA DE IDENTIFICARE

1.1. Identi fi cator uni c sau cota

1.2 Denumirea sau titlul unitii de descriere

Se furnizeaz fie denumirea/titlul oficial, fie un alt titlu/denumire concis, dedus,

conform regulilor de descriere pe mai multe niveluri. Denumirea/titlul dedus se vapune ntre paranteze unghiulare. Dac este cazul, se va abrevia un titlu oficial prealung, n msura n care nu se pierde informaia esenial. n cazul nivelurilor dedescriere superioare se vor trece denumirea fondului, prii structurale i a seriei, nfuncie de nivelul descris.La nivelurile inferioare (u.a. i unitate documentar) se utilizeaz numele autorului iun termen care s indice genul de documente care alctuiesc unitatea de descriere, oexpresie care s reflecte aciunea, subiectul, locul de pstrare sau tema.

1.3. Data/datele extreme

Se nregistreaz data/datele extreme ale unitii de descriere (cele mai vechi i cele mairecente date ce compun unitatea de descriere). Se pot meniona i alte date existente,relevante pentru coninutul unitii de descriere (data ntocmirii, data de intrare/ieire,data anexelor, data faptelor la care se face referire n documente etc.).

a. n cazul unitilor arhivistice ce nu au indicat data emiterii, se va precizaobligatoriu o dat dedus (an, lun zi, sau interval de timp), n paranteze unghiulare;

b. La nivel de fond, colecie, parte structural, serie, elementul minimal de redare a

datei de descriere va fi anul; modul de redare a datei unitii documentare va fi: anul,luna, ziua;

c. n msura n care este semnificativ, va fi reprodus i forma de redare a datei dindocument, ntre paranteze rotunde, ntre ghilimele;

d. pentru documentele medievale datarea se va realiza cu respectarea regulilorcronologiei i diplomaiei.

1.4. Nivelul de descriere

Se refer la identificarea nivelului de ordonare a unitii de descriere i nregistrarea

nivelul unitii supuse descrierii (fond, parte structural, serie, u.a., unitatedocumentar).


20/56



Aici se va preciza i nivelul ierarhic superior cruia i se subordoneaz unitatea supusdescrierii.

1.5. Mrimea i suportul unitii de descriere (cantitate, volum sau dimensiune)

Se refer la identificarea i descrierea mrimii fizice i intelectuale i a suportuluiunitii de descriere

Se nregistreaz mrimea unitii de descriere prin indicarea cantitii n numere arabei uniti de msur. Cantitatea va fi exprimat ntr-unul sau mai multe dintreurmtoarele elemente, n funcie de informaiile deinute la momentul descrierii: metriliniari, metri cubi, cutii, numrul u.a., pachete, fascicole, piese .a. Descrierea aceleiaicantiti de material arhivistic prin intermediul mai multor uniti de msur se varealiza prin menionarea ntre paranteze a variantei alternative de msur.

a. n cazul planurilor i hrilor, se va preciza nr. total al planurilor, scara idimensiunea materialului.b. n cazul materialelor fotografice se va preciza suportul (hrtie, celululoid sau sticl).

2. ZONA DE CONTEXT

2.1. Numele creatorului (lor )

Se nregistreaz numele organizaiei/organizaiilor sau ale persoanei/persoanelorresponsabil(e) pentru crearea, acumularea sau conservarea documentelor din unitatea

de descriere.a. numele creatorului va fi nsoit de trimiterea la fia creatorului din sistemul deeviden al creatorilor.

b. se va preciza denumirea structurilor creatorului (serviciilor, birourilor etc.) care aucreat/acumulat respectiva unitate de descriere sau funcia care a generat activitileconsemnate n documente.

2.2. Istoria instituional/Nota biografic

Se nregistreaz informaiile semnificative asupra originii, evoluiei i funciei

instituiei sau a subdiviziunii sale, ori asupra vieii i activitilor persoanei/persoanelorcreatoare a unitii de descriere.

a. Pentru persoane juridice, se nregistreaz informaii cum ar fi: denumirea oficial,perioada de funcionare, cadrul legal, funciile, scopul i dezvoltarea organizaiei,ierarhia administrativ i variantele succesive de nume.

b. Pentru persoane sau familii, se nregistreaz informaii cum ar fi: numele iprenumele, titlurile, datele de natere i deces, locul naterii, domiciliile succesive,activitile, profesiile sau locurile de munc, primul nume i celelalte, realizrile

deosebite i locul decesului.


21/56



2.3. Istoricul pstrrii (custodiei) documentelor

Se nregistreaz transferurile succesive de proprietate, responsabilitate i/sau custodiea unitii de descriere. Pentru fond, aici se precizeaz istoricul fondului. Dac istoricul

pstrrii nu este cunoscut, se precizeaz acest lucru.Cnd unitatea de descriere provine direct de la creator, nu se nregistreaz acest lucrula istoricul pstrrii unitii de descriere, ci la rubrica Sursa direct a prelurii.

n cazul n care unitatea de descriere este unitatea arhivistic sau unitatea documentar,aici se nregistreaz cotele anterioare.

2.4. Sursa direct a prelurii

Se nregistreaz sursa de unde a fost preluat unitatea de descriere, data i metoda depreluare (transfer, cumprare, donaie). Dac sursa este necunoscut, se precizeaz

acest lucru.3. ZONA DE STRUCTURI CONINUT

3.1. Obiect i coninut

Se furnizeaz un rezumat al obiectului general (de exemplu, perioada de timp sau zonageografic) i al coninutului (de exemplu, genuri documentare, subiectul, proceseleadministrative) unitii de descriere, adaptate nivelului de descriere.

A nu se confunda prezentarea coninutului unitii de descriere cu denumireaunitii de descriere. Prezentarea coninutului unitii de descriere va aduce precizri,

detalii la titlul unitii descrise.Pentru nivelele inferioare de descriere (dosar, document), acest cmp al fiei dedescriere va conine genul documentului, emitentul i locul de emitere, destinatarul,

problema sau problemele la care se refer documentul.

3.2. Selecionarea i informaii despre termenul de pstrare

Se nregistreaz operaiunile de selecionare efectuate asupra unitii dedescriere, cumenionarea genului documentelor selecionate i anii extremi.

3.3. Preluri

Se indic dac sunt ateptate preluri. Unde este cazul, se indic estimativ cantitatea ifrecvena lor.

3.4. Sistemul de ordonare

Pentru descrierea la nivel de fond/colecie se specific structura intern, ordinea i/sausistemul de ordonare al unitii de descriere. De asemenea, se va preciza denumirea

prilor structurale subordonate, nsoite de anii extremi i indicativul numeric alacestora.

Pentru descrierea la nivel de parte structural sau serie se va preciza indicativul

numeric al acesteia, conform Planului de ordonare, precum i ncadrarea acestuia nsistemul de ordonare al fondului/coleciei.


22/56



4. ZONA CONDIIILOR DE ACCES I DE UTILIZARE

4.1. Condiii ce reglementeaz accesul

Se specific legea sau statutul juridic, contractele, reglementrile sau politicile care au

consecine asupra accesului la unitatea de descriere. Se indic, unde e cazul, perioadade restricie i data la care materialul va fi deschis publicului.

Se vor preciza att restriciile de natur juridic, ct i material privind utilizarea,reproducerea i publicarea informaiilor cuprinse n unitatea de descriere.

4.2. Condiii ce reglementeaz reproducerea

Se furnizeaz informaii despre condiiile ce reglementeaz reproducerea unitii dedescriere, cum ar fi cele referitoare la dreptul de autor, dup ce a fost furnizat acces ladocumente. Dac nu se cunoate existena unor astfel de condiii, se precizeaz acest

lucru. Dac nu exist restricie n acest sens, nu este necesar s se nregistreze acestlucru.

4.3. Limba i grafia documentelor

Se nregistreaz limba/limbile i/sau grafia (grafiile) folosite n materialele careconstituie unitatea de descriere. Se noteaz orice alfabet, grafie, orice sistem desimboluri sau abrevierile folosite.

4.4. Caracteristici fizice i cerine tehnice

Se indic orice condiie fizic important care afecteaz utilizarea unitii de descriere.n cazul n care starea de conservare a unitii de descriere este necorespunztoare,acest fapt va fi menionat n aceast rubric.

Se noteaz orice dispozitiv, aparat sau orice alt cerin software specific cerutpentru a accesa unitatea de descriere.4.5. Instrumente de evident/informare

Se furnizeaz informaii despre orice instrument de eviden/informare disponibil(creat sau preluat de la creator) n cadrul fondului i care poate informa utilizatorul

asupra contextului i coninutului unitii de descriere. Dac se cunoate, se indiclocul de unde poate fi obinut un exemplar.

5. ZONA MATERIALELOR COMPLEMENTARE

5.1. Existena i locul de pstrare al originalelor

Se aplic numai n cazul n care unitatea de descriere este compus din copii i n cazuln care originalele unitii de descriere sunt disponibile, se nregistreaz locul unde seafl, mpreun cu cotele relevante. Dac originalele nu mai exist, sau locul lor de

pstrare este necunoscut, se consemneaz aceast situaie.


23/56



5.2. Existena i locul de pstrare a copiilor

Se aplic numai n cazul n care unitatea de descriere este compus din originale i ncazul n care copiile unitii de descriere sunt disponibile, se nregistreaz locul unde

se afl, mpreun cu cotele relevante.5.3. Uniti de descriere conexeSe nregistreaz informaii despre unitile de descriere din acelai serviciu arhiv, fiedin alt parte, care au o legtur determinat de aceeai provenien sau de alteasocieri. Se redacteaz o introducere corespunztoare i se explic natura legturii.Dac unitatea de descriere conex este un instrument de informare, se face aceast

precizare la rubrica Instrumente de informare/eviden

5.4. Bibliografie

Se vor nregistra publicaiile care editeaz/reproduc text integral sau n rezumat saurealizeaz o descriere diplomatic a unitii de descriere. Nu se vor nregistrapublicaiile care doar citeaz unitatea de descriere.

6. ZONA NOTELOR

6.1. Note

Se nregistreaz informaiile specifice sau importante care nu au putut fi cuprinse ncelelalte zone stabilite ale descrierii.

7. ZONA DE CONTROL A DESCRIERII

7.1. I denti fi catorul descrier i i

Se nregistreaz un identificator unic al descrierii.Acest element va fi precizat doar pentru descrierile n sistem/sisteme informatice.Pentru sistemele manuale, descrierea va fi identificat dup cota unitii de descriere.7.2. Identificatorul instituiei i persoanei responsabile pentru descriere

Se nregistreaz forma integral autorizat a numelui instituiei i persoanei

responsabile pentru crearea, modificarea sau difuzarea descrierii. Vor fi menionate idatele crerii fiei, precum i ale modificrilor ulterioare.

Numele instituiei va fi precizat doar pentru descrierile n sistem sisteme informatice.Numele persoanei va fi precizat i n sistemele manuale.

7.3. Reguli i/sau convenii utilizate

Se nregistreaz numele i, acolo unde este necesar, ediia sau data publicriiconveniilor sau regulilor aplicate.

7.4. L ista revizuir i lor

Se nregistreaz data la care descrierea a fost creat i data oricrei revizuiri adescrierii, cu indicarea elementului de descriere care a fost modificat.


24/56



2.4. Administrarea depozitului de arhiv

2.4.1. Normele privind pstrarea i conservarea documentelor

Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s le pstreze n condiiicorespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii oricomercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege. Aceasta presupune

pstrarea arhivei n spaii special amenajate, dotate cu mijloace adecvate de pstrare iprotejare a documentelor precum i cu instalaii/ sisteme de prevenire i stingere aincendiilor (art. 12 din Legea Arhivelor).

3.

Selecionarea documentelor

Selecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice saupractice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie (evaluare), n vedereapstrrii permanente a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Naional ieliminrii celor lipsite de importan.

n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de documente funcioneaz cte ocomisie de selecionare, numit prin decizia sau ordinul conductorului unitiirespective.

Comisia de selecionare este compus din preedinte, secretar i un numr impar demembrii, numii din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalelecompartimente creatoare de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de dreptsecretarul comisiei de selecionare.

Anual sau ori de cte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preedintele convoac

comisia de selecionare.Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termene de pstrare expirate.

n aprecierea importanei documentelor, comisia de selecionare are n vedererespectarea termenelor de pstrare a documentelor, prevzute n nomenclatorularhivistic al dosarelor, acordnd o atenie deosebit celor care au, pe lng termenul de

pstrare, meniunea C.S.

Cnd comisia de selecionare constat greeli de ncadrare a documentelor la termenelede pstrare sau stabilete ca unele din acestea s fie pstrate Permanent, ele se trec n

inventarele corespunztoare termenelor lor de pstrare, la anul i compartimentul demunc respectiv (adic se refac inventarele).


25/56



La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete un proces-verbal, model anexa nr. 5,Legea 16/1996, care se nainteaz spre aprobare conducerii unitii. Procesul-verbalal edintei/sedunelor comisiei de selecionare nu va fi nregistrat la registratur,

adic nu va avea numr din registrul de coresponden general sau registrul deintrare-ieire.Primul proces-verbal, va avea numrul 1, urmtoarele procese-verbalevor primi numerele n ordinea ntocmirii acestora (2, 3, 4 etc.), indiferent de anulcalendaristic n care au fost ntocmite.

Pentru unitile arhivistice care nu s-au constituit pe baza nomenclatorului, i pentrucare nu exis termene de pstrare clar stabilite, se va proceda la inventarierea acestora

pe ani indiferent de termenul de pstrare (atunci cnd nu exist evidene). Inventarelevor fi prezentate Comisiei de selecionare a creatorului care va analiza fiecare poziie

n parte stabilind ce se elimin i ce se reine.n aceast situaieefectuare operaiunii arhivistice de selecionarese va desfura de-alungul urmtoarelor etape:

1. Evaluarea documentelor

2. ntocmireaplanului de selecionare

3. ntocmirea evidenei materialelor arhivistice care urmeaz a fi eliminate

4.naintarea spre avizare a lucrrii de selecionare

3.1.1. Principii privind selecionarea documentelor

Evaluarea documentelor

Principiile care stau la baza evalurii documentelor

a) Principiul concepiei istorice, potrivit cruia n aprecierea valorii documentelor oimportan deosebit o au condiiile n care i-a desfurat activitatea creatorul, rolul i

poziiape care le-a avut n societate, atribuiile avute, conform reglementrilor legale;de asemenea, implic cunoaterea condiiilor concrete n care au fost create

documentele.b) Principiul complexitii, care impune ca valoarea documentelor s nu fie apreciatseparat, pe fonduri, ci n funcie i n interdependena relaiilor dintre creatori, dintredocumentele create de acetia.

c) Principiul multilateralitii, care prevede c aprecierea documentelor s serealizeze avndu-se n vedere documentele n ansamblul fondului i nu n cadrulgrupelor, seriilor, compartimentelor.

d) Principiul istorismului, care are n vedere perspectiva utilizrii n viitor a

documentelor, cnd, n legtur cu noi factori, documentele pot cpta alt nsemntatefa de cea din momentul n care au fost create.


26/56



Principiile de selecionare se regsesc n plan concret n criteriile de selecionare(pstrare i eliminare), mpreun alctuind temeiul teoretic al selecionrii.

Criterii de pstrare

Analiza creatorului

- Rolul creatorului n societate

- Importana pentru comunitate

- Relevana instituional

- Cadrul organizatoric al creatorului

- nfiinare (ex: acte constitutive)

- Organizare intern (ex: ROF, ROI)

-

Evoluia structurilor (ex: organigram, state de funciuni)- Proceduri interne, mecanisme de funcionare

- Reconstituirea activitii organizaieii a impactului acesteia:

- Modul n care a fost organizat activitatea (ex:planuri, strategii, ordine, decizii)

- Rezultatele activitii (ex:dri de seam, bilanuri)

Pstrarea unor informaii semnificative i revelatoare ale activitilor i funciilor debaz privind:

-

un subiect- un eveniment

- o localitate

- un grup minoritar

- micri i tendine n politic, economie, tiin i tehnic etc.

Analiza nevoii terilor

Pstrarea informaiilor necesare pentru protecia/demonstrarea drepturilor

fundamentale ale persoanelor/instituiilor statului

Analiza nevoii de cercetare

Pstrarea documentelor care completeaz de o manier semnificativ informaiile dinalte fonduri

Pstrarea, datorit raritii, a documentelor din fonduri pentru care s-a pstrat ocantitate mic de documentePstrarea pentru valoarea documentar-informaional deosebit a unor documente

izolate pentru:- Originalitatea informaiei cuprinse


27/56



- Valoarea artistic/muzeistic, caracteristicile deosebite de form sau de suport,ornamentaii- Notorietatea autorului documentului

Criterii de eliminare:Se elimin :- documentele ale cror date eseniale se regsesc n documente de sintez, pstratela permanent- documentele ale cror date nu conin informaii relevante privind reconstituirea

principalelor funcii i rezultate ale unei organizaii, persoane, eveniment sau fenomen- documentele care au fost publicate oficial de ctre organizaie

-

documentele a cror stare de conservare face imposibil restaurarea- dublete, triplete, documente n mai multe exemplare a cror pstrare nu justificocuparea spaiior- documente a cror valoare practic este strict limitat n timp, att pentrunecesitile organizaiilor, ct i pentru persoanele fizice i au termenul de pstrareexpirat

Metoda de lucru

n funcie de cantitatea de documente supus selecionrii, schema de organizare acreatorului, modul de constituire a u.a. i de gradul de prelucrare arhivistic a fonduluirespectiv, eliminarea documentelor se va efectua prin una sau mai multe dinurmtoarele metode:

-La nivel de grupare de documente (preluare de documente, parte structural, serie,unitate arhivistic fie aceasta foaie volant, dosar, registru etc.)- n interiorul unitii arhivistice, n cazul n care documentele lipsite de valoare sunt

numeroase iar cheltuiala de timp i de resurse umane este justificat prin spaiul dedepozitare ctigat.Eantionarea se realizeaz n cazul existenei unei cantiti nsemnate de documentede acelai gen i omogene n coninut iar suma informaiilor unice este mic.Metodele de eantionare pentru care se poate opta, sunt:

-cronologic: prin pstrarea ntregii serii de documente de acelai gen create ntr-un ani eliminarea celor create anterior sau ulterior anului ales ca reper; prin pstrareactorva eantioane n cadrul fiecrui an.

-

topografic (geografic), prin reinerea unei serii ntregi de documente numai dinanumite regiuni, care au fost alese pentru reprezentativitatea lor pe un anumit segment.


28/56



- numeric, prin pstrarea unui dosar din 10 sau a unui dosar din 20.

- turnus, conform creia aceleai genuri de documente sunt reinute un an de la uncreator, n anul urmtor de la alt creator, .a.m.d.

3.1.2. ntocmirea unei lucrri de selecionare

Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite deprocesul verbal aprobat de conducerea unitii i de inventarul documentelor cutermen de pstrare Permanent create n perioada pentru care se efectueazselecionarea (cte un exemplar), se nainteaz cu o adres de naintare ctre structurileArhivelor Naionale, adresa va fi nregistrat la registratura unitii creatoare, pentruaprobare.

Structurile Arhivelor Naionale pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiardac, potrivit nomenclatorului, acestea autermene de pstrare temporar.

Documentele se pstreaz, n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele decontrol ale Arhivelor Naionale, n vederea aprobrii lucrrii de selecionare.

Lucrarea de selecionare const n :

-adresa de naintare ctre Arhivele Naionale;

-inventarele documentelor cu termene de pstrare expirate;

-inventarele documentelor cu termen de pstrare Permanent, aferente perioadeiinventarelor cu termene de pstrare expirate;

-procesulverbal al comisiei de selecionare;

Matricile sigilare (sigilii, tampile, parafe), confecionate din metal, cauciuc sau oricealte materiale, se inventariaz, n ordinea drii lor n folosin, ntr-un inventar,conform modelului prezentat n anexa nr. 7, Ordinul de zi nr. 217/1996.

Selecionarea matricelor sigilare scoase din uz, se efectueaz urmnd aceeai paica i la seleionarea documentelor.

Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent desuportul acestora, ntruct la stabilirea valorii se au n vedere i alte elemente:nsemnele i nscrisul din cmpul sigilar, valoarea artistic, frecvena.

3.1.3. Actualizarea instrumentelor de eviden n urma selecionrii

Exist urmtoarele situaii n urma crora se actualizeaz instrumentele de eviden:

- n urma selecionrii documetelor cu termen de pstare expirat; n acest caz secompleteaz registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;

-

n cazul selecinrii numai unor anumite dosare (mai mult de 50% din cele cuprinsentr-un inventar) din inventarele documentelor propuse pentru selecionare; n acest


29/56



caz, se refac inventarele i se completeaz i registrul intrrilor ieirilor unitilorarhivistice;Instrumentele de eviden care se actualizeaz sunt:

-

inventarele documentelor, n cazul prezentat mai sus;- registrul intrrilor ieirilor unitilor arhivistice;

4. Gestionarea depozitului de arhiv

4.1.1. Reguli privind sistematizarea depozitului de arhiv

Materialele arhivistice se introduc la nceput ntr-un spaiu n care se verific cuinventarele de preluare, se desprfuiesc i se introduc n mijloace de pstrare, naintes intre n depozit. Mijloacele de protecie trebuie dimensionate dup materialularhivistic ce urmeaz a fi introdus, astfel nct s se evite orice fel de solicitri care l-ar

putea deteriora.

ncrcarea materialului arhivistic pe rafturile dintr-un depozit se va face respectndurmtoarele reguli:

-

sensul ncrcrii depozitului i mijloacelor de pstrare urmeaz regula scrierii, stnd cuspatele la punctul de acces principal, respectiv, dup caz:

-din fa n spate

-de sus n jos

-de la stnga la dreapta.

- se va asigura compatibilitatea suporturilor; legtura intelectual (de coninut) ntrematerialul documentar aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite serealizeaz prin intermediul instrumentelor de evident.

-

n legtur cu compatibilitatea de coninut a materialului documentar dintr-un depozit,se poate opta pentru una din urmtoarele variante:

-

soluia tematic: fondurile aparinnd unei ramuri de activitate sau documenteleaparinnd unui fond de mari dimensiuni se pstreaz fizic n acelai spaiu dedepozitare. Pentru acest lucru, se va avea n vedere gruparea fondurilor rezultate dinactivitatea aceleiai ramuri economice sau asigurarea corespondenei ntre mrimeafondului i mrimea depozitului; asigurarea spaiilor de rezerv, pentru preluriulterioare etc.

-

soluia economic: documentele vor fi aezate n depozit fr a ine cont deprovenien, iar legtura intelectual (de coninut) ntre materialul documentar


30/56



aparinnd aceluiai fond, dar depozitat n spaii diferite se realizeaz prin intermediulinstrumentelor de evident.

Aezarea materialului arhivistic n mijloacele de pstrare se face n funcie de

formatul i caracteristicile suportului.Aezarea materialelor arhivistice pe raft sau n cutie n poziie detensionat i uormanevrabil. Aezarea pe orizontal a unitilor arhivistice. Aceasta este specificunitilor de format mare (registre, hri), dar trebuie evitat gruparea mai multoruniti care ar ngreuna scoaterea din raft sau din cutie.

Fotografiile trebuie puse n cmi sau plicuri individuale, cu folie special deprotecie peste partea imprimat. Fotografiile alb-negru trebuie separate de cele color.Cele de format mare trebuie aranjate orizontal

Aezarea pe cant, pe latura lung a unitilor arhivistice i respectiv a cutiilor ipachetelor. La volumele foarte grele aezarea n raft se face pe cotorul registrului,deoarece n acest fel greutatea volumelor se descarc pe o suprafa mai mare dectdac volumele s-ar aeza pe latura scurt i nu este forat linia de mbinare dintrescoare i blocul de file.

n cutiimaterialele arhivistice vor fi introdus n grupuri de uniti arhivistice la caretoate dosarele au aceeai orientare, de preferin cu cotorul n jos. Cnd cotorul estemai gros dect faa dosarului se mparte grupul de dosare n dou din care o parte va

sta cu cotorul n jos, iar o alt parte va fi plasat cu faa n jos.Se recomand ca brourile i foile volante s fie introduse n cutii. Foile volantetrebuie introduse n cma de protecie. O cma poate conine mai multedocumente, dar nu trebuie s depeasc grosimea de 2,5 cm.

Dac o cutie este aranjat vertical n raft i nu este n ntregime umplut, foile sedeformeaz. Se recomand folosirea unui material de umplere (deeuri de carton ihrtie cu caracteristici fizico-chimice corespunztoare) pentru a pstra materialele n

poziie vertical.

Dac o cutie este prea plin sau prea mic, apar deformri. Se recomand nlocuireamijlocului de protecie.

Aezarea rolelor (de film, casete, benzi magnetice) pe una din feele circulare i nu pelinia de rulare.

Aezarea discurilor de orice fel se face pe cant.

Este interzis aezarea arhivei n vrac direct pe pardoseal, indiferent dac este sau nuintrodus n mijloace de protecie, ori dac aceasta este organizat sau neorganizat.Singurele excepii de la aceast regul sunt ocazionale i sunt determinate de necesiti

de transport i de ordonare a depozitelor, dar pentru o perioad foarte scurt de timp inumai dac exist posibilitatea aezrii acestora pe palei.


31/56



n vederea regsirii u.a. aezate n depozite, trebuie realizat o legtur ntre o adresfizic (topografic) i u.a.a). alocarea adreselor topografice se realizeaz prin stabilirea unei identiti unice a

fiecrui spaiu de depozitare arhiv existent ntr-un depozit. n acest sens:- depozitele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrulunitii.

- rafturile (sau alte echipamente de depozitare)se numeroteaz, astfel nct s li seasigure o identitate unic n cadrul depozitului.

- poliele se numeroteaz, astfel nct s li se asigure o identitate unic n cadrulraftului.

- numerotarea rafturilor i polielor se face n ordinea scrierii, de la intrarea n

depozit, de la stnga la dreapta i de sus n jos.b). fiecare u.a. se caracterizeaz prin:-apartenena la un fond (o colecie) i/sau o preluare

-apartenena la un instrument de eviden fizic i/sau intelectual

-cot, identificat n instrumentul de eviden.Necesarul de instrumente de eviden topografic la depozit poate varia, n funcie desituaia concret, dispunerea depozitului etc. Minimal, se vor ntocmi urmtoareleinstrumente:

Ghid topografic de depozit, la nivel de depozit, n cazul n care dispunereamaterialului arhivistic este fcut tematicGhidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei baze de date i cuprindeurmtoarele informaii minimale:-denumirea fondului/coleciei, numrul prelurii i denumirea prii structurale(n ordine alfabetic);

-numrul fondului, prelurii i prii structurale (unde e cazul);

-

adresa topografic (rafturile i poliele) pe care se regsete;-nr. instrumentului de eviden asociat.Ghidul va fi actualizat de ctre persoana desemnat ori de cte ori situaia de la depozitse modific.

Ghid topografic de raft, pentru toate rafturile dintr-un depozit, n cazul n caredispunerea materialului arhivistic este fcut economic.-ghidul va fi realizat sub forma unui tabel sau a unei baze de date i cuprinde

urmtoarele informaii minimale:- numrul unitii de pstrare (cutia, pachetul etc.)


32/56



-cotele (fond/preluare/parte structural sau preluare, nr. u.a.) cuprinse n mijlocul

deprotecie

-instrumentul de eviden asociat

-

adresa topografic (polia i raftul) pe care se regsete- n cazul n care ghidul topografic de raft se ntocmete n sistem manual, este

obligatorie i realizarea ghidului topografic de depozit, pentru imaginea de ansamblu

a fondurilor i coleciilor;

Daca u.a. nu sunt cotate, se va trece denumirea fond/preluare/partea structural (ctmai scurt i precis posibil), n care acestea unt integrate, urmate de meniunea frcot i lungimea n m.l. a secvenei de u.a. considerate.

4.1.2. Norme privind caracteristicile cldirilor de arhiv i ale ncperilordepozite de arhiv

n conformitate cu prevederile art.12 alineatul 2 din Legea nr.16/1996, noile cldiri vorfi avizate de ctre Arhivele Naionale sau direciile judeene ale Arhivelor Naionale ,numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea documentelor. Aceste construcii suntavizate de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Cldirilor, comisie ce funcioneaz ncadrul Direciei Generale a Arhivelor Naionale.

ncperile destinate pstrrii arhivei la creatorii de arhiv specificai la art. trebuiesc sndeplineasc urmtoarele condiii:

- Nu trebuiesc amplasate, deasupra, dedesubtul sau n vecintatea magaziilor desubstane explozibile, inflamabile, corozive, de colorani, a ncperilor n care selucreaz cu foc deschis, a ghenelor de reziduuri menajere.

-Nu se amplaseaz n poduri, mansarde, subsoluri tehnice sau n ncperi inundabile.

-Nu se amplaseaz n construcii provizorii.

- Prin depozitele de arhiv se interzice trecerea conductelor de gaze combustibile, acourilor i canalelor de fum.

- Rafturile, dulapurile, rastelele etc. trebuiesc confecionate din materialeincombustibile. Amplasarea acestora se face astfel nct s poat permite o evacuarerapid a materialului depozitat.

- Instalaiile electrice din depozitele de arhiv trebuiesc executate, astfel nct, s poatfi deconectate din exteriorul ncperii. Corpurile de iluminat se amplaseaz pe axulculoarelor dintre rafturi, la o distan de minimum 50 cm de arhiv depozitat.

Corpurile de iluminat electric cu incandescen trebuie prevzute cu globuri deprotecie.


33/56



- Microclimatul interior se va menine pe ct este posibil n limitele: temperatura+15C - +25C iar umiditatea relativ a aerului ntre 40-65% pentru arhiv pe suporthrtie.

- Depozitele ce depesc o capacitate de 100 m.l. arhiv, trebuie prevzute cu o camerde lucru, dimensionat n funcie de numrul de oameni ce lucreaz n acest sector.

Avizarea construciilor noi ce cuprind i ncperi de arhiv se efectueaz de ctredireciile judeene i Direcia Municipal Bucureti a Arhivelor Naionale pe bazaurmtoarelor documente:

- cerere aviz, care s cuprind i elementele de identificare a imobilului i a spaiilor dearhiv;

- plan al ncperii (ncperilor) de arhiv cu amplasarea mobilierului specific i

destinaia ncperilor vecine (pe orizontal i pe vertical);- chitana de achitare a taxei (fixat pentru moment la nivelul taxei pentru orice

petiie). Acest aviz se solicit dup ce beneficiarul a obinut avizele unitilorteritoriale ale Comandamentului Pompierilor i Proteciei Mediului care au asemeneaatribuii (copii ale acestor avize se integreaz n dosarul lucrrii ce rmne la cel ceavizeaz).

Depozitele trebuie s fie cu mobilier specific, mijloace de protecie a documentelor, cuaparatur de msur i control microclimat (termometre, higrometre, termohigrometre

etc.), materiale pentru evacuare (saci, containere etc.), mijloace iniiale de stingere(stingtoare cu gaze inerte, CO2 i praf inert, zpad carbonic etc.), instalaiile dealarmare i antiincendiu i dup caz instalaii automate de stingere.

Camerele tezaur sunt seciuni n construciile cu destinaie funcional depozit dearhiv, destinate a adposti n situaii de calamitate cele mai importante documente.Aceste compartimente se realizeaz de regul la nivelul cel mai de jos al construcieicu o rezisten la oc sporit fa de restul ansamblului lundu-se msurile necesare

pentru a nu fi inundate n cazul prbuirii imobilului. Se doteaz cu instalaii de

stingere automat a incendiului cu gaze inerte.Nu este recomandabil amplasarea acestor depozite ntr-o zon n care factorii de riscatt cei permaneni, constnd n vecinti periculoase: surse de explozie sau incendii,degajri nocive att chimice ct i biologice, terenuri instabile, zone inundabile sau cuun nivel ridicat al apelor freatice etc., ct i a celor ocazionali: obiective strategice attn apropiere sau n amonte; s fie evitate pe ct posibil.

Imobilul s fie uor accesibil celor interesai.

S se asigure ci de evacuare n caz de necesitate.

S se asigure nchiderea ntr-un perimetru propriu cu un sistem de paz de sinestttor.


34/56



Compartimentele de arhiv nu se vor integra n imobile ncare se desfoar procesetehnologice care implic factorii de risc enumerai.

n situaia n care acest lucru nu e posibil vor fi amplasate n tronsoane separate prin

ziduri antifoc i ventilare care s mpiedice aerarea cu substane toxice.Nu se accept amplasarea acestor compartimente acolo unde exist pericolul unorexplozii, emanaii radioactive sau alte pericole similare.

Structura. Proiectantul poate alege orice gen de structur o consider necesar cucondiia de a asigura:

- rezistena la solicitrile dinamice n cazul unui cutremur n conformitate cuprescripiile tehnice n vigoare i cu ncrcturile mari aduse de materialul depozitatmai ales cnd suportul arhivei l constituie hrtia;

- construcia se ncadreaz n gradul I rezisten la foc;- din cele dou considerente sus menionate ct i din considerente de evacuare nu serecomand a se realiza construcii care depesc S+P+3N;

- cldirea va dispune de cel puin dou ci de evacuare pe vertical (scri). inndseama c principalul element de dimensionare la evacuare l constituie numrul deoameni (redus la arhiv) i c elementul ce trebuie evacuat l constituie arhiva, cile deevacuare se vor dimensiona innd seama de acesta din urm.

Pentru a evita consumurile mari de energie necesare meninerii microclimatului n

depozite se va asigura o inerie termic ct mai ridicat a construciei, n acest scop serecomand:

- diminuarea la maximum a punilor termice (calculul termic va evideniaimposibilitatea crerii punctului de rou, n condiii de exploatare normal, n zona ncare ar ridica semnificativ umiditatea interioar;

- alegerea adecvat a tmplriei exterioare i a unor elemente suplimentare desiguran (storuri, jaluzele etc.);

- se recomand de asemenea ca acoperiul s fie gen arpant. n acest caz eliminndu-

se i scurgerile interioare a apelor pluviale. n cazul n care din motive arhitectonicesau de alt gen, se vor lua msuri de suplimentare a izolaiei hidro i termo a teraselor,iar canalizarea apelor pluviale se va efectua pe trasee care vor evita spaiile dedepozitare.

Protecia antisolar se va realiza prin unele elemente enunate la punctul anterior iarsuplimentar se vor prevede ca elemente givrate (n zona depozitelor) s fie prevzutecu cel puin unrnd de geamuri termoabsorbante, n interior se vor prevedea draperiide doc la toate ferestrele.

Rafturile vor fi orientate perpendicular fa de planul ferestrelor cu maxim nsorire(est i sud).


35/56



Iluminatul artificial se va realiza cu lmpi antiex, va urmri axul culoarului dintrerafturi i nu va depi 50 luxi/mp.ntreruptoarele se vor monta la intrarea n depozit n exterior.

Ventilarea spaiilor se poate face natural ct i artificial.Ventilarea natural se efectueaz n zilele n care temperatura i cantitatea de vaporidin aerul exterior se ncadreaz n parametrii de microfilmat interior i n condiiile ncare n zona depozitului nu exist degajri nocive.

Viteza aerului se va ncadra ntre 0,1-0,3 m/s i se vor realiza 1-3 schimburi de aer/or.Ventilarea artificial prin instalaii de ventilare sau cu ajutorul camerelor de clim vaurmri meninerea permanent n limita parametrilor a temperaturii i umiditiirelative. 4

Pentru arhiv aceti parametrii sunt: temperatura ntre +15 i +24C iar umiditatearelativ ntre 50-65%.

Pentru microfilm negativ de asigurare 182C i umiditatea 505%.Pentru celelalte materiale, n special pentru suporturi moderne sau n curs demodernizare se respect condiiile specificate de fabricant n fiele tehnologice i ncontractele de livrare. Aceste acte se vor specifica n documentaiile ce au stat la bazadimensionrii instalaiilor de clim.Instalaiile de for, ap, canal, termice, de alarmare, telefonice etc., se vor dimensiona

n funcie de cerinele beneficiarului i conform normelor tehnice n vigoare.Este interzis traversarea depozitelor de arhiv de trasee de alimentare cu gazenaturale.

Depozitele de arhiv vor fi dotate cu instalaii automate de stingere a incendiilor.Acestea pot fi cu gaze inerte sau spinklere cu ap. Sunt obligatorii instalaiile destingere automat a incendiilor cu gaze inerte n camerele tezaur.Compartimentarea depozitelor de arhiv este urmtoarea:- Depozitele de arhiv principalul element funcional, vor cuprinde de regul arhiv

cu acelai gen de suport material pstrate n materiale de protecie, depozitate nmijloace de pstrare n care vor fi dispuse dup criterii arhivistice.

De regul depozitele nu vor depi o suprafa de 400 m.p. i vor fi gestionate de osingur persoan.Intervalul ntre mijloacele de pstrare (rafturi) se va ncadra ntre 65-80 cm pentru a

permite o vitez normal de evacuare precum i circulaia scrilor, a crucioarelor i aaltor elemente cu care se manevreaz arhiva n depozit.La capetele rafturilor se va menine o distan de circa 1,00 fa de elementele

construciei (perei) dar nu mai mic de 80 cm fa de elementele ce ies n afarapereilor (radiatoare, evi etc.).


36/56



La intrarea n depozite aceast distan se va mri la 1,20 m pentru a permite circulaiacu uile deschise.Mobilierul i dotrile specifice se amplaseaz fr a diminua aceste distane.

Depozitul va avea cel puin dou ci de evacuare.- Camerele de lucrufiecare depozit va fi prevzut cu cca. o ncpere ncare se desfoar operaiunile arhivistice curente.- Sala de studiu - va fi prevzut cu mobilierul i dotrile specifice fiecrui gen dearhiv ce se d n cercetare.

- Laboratorul de reprografiere - idem funcie de specificul activitii.

- Laboratorul de recondiionare i restaurare idem.

- Birouri director, secretariat, arhiviti.

- ncperi auxiliare: depozite de materiale i imprimate specifice,materiale ntreinere, punct control, camer instalaie alarmare, acumulatori, camer

butelii instalaie de stingere etc.- grupuri sanitare, coridoare, scri.Criterii de dimensionare.La dimensionarea suprafeei de depozitare necesare se va avea n vedere urmtoarele:A. Arhiva:1.- Arhiva existent;

2.- Arhiva ce se creeazn fiecare an;3.- Arhiva ce se elimin anual prin operaiuni de selecionare n conformitatecu nomenclatorul arhivistic;4.- Arhiva cu termen permanent de pstrare ce se creeaz anual, din care:a)- arhiva ce poate rmne n continuare la creator conform art.14 dinLegea nr.16/1996;

b) - arhiva ce urmeaz a fi predat la Arhivele Naionale conform art.13 dinLegea nr.16/1996.

B. Sistemul de depozitare preconizatcantitile de depozitare/mp suprafa depozit.C. Incompatibiliti ce determin depozite separateD. Perioada pentru care se construiete depozitul.Celelalte spaii se dimensioneaz funcie de: 5- tehnologiile i implicit dotrile i ncadrarea cu personal a laboratoarelor;- numrul de cercettori estimai pentru slile de studiu;

- numrul de oameni cu care va fi ncadrat depozitul;Mijloacele de pstrare, mobilierul i dotrile specifice, trebuie s rspund la

urmtoarele cerine:- s fie rezistente n timp;


37/56



- s nu fie executate din materiale combustibile;- s nu produc n timp degajri chimice care pot duce la deteriorarea materialuluidepozitat.

Solicitantul avizului va prezenta Comisiei Tehnice de Avizare urmtoarele documente:A.Pentru construcii cu destinaie arhiv:1. cerere de aviz ce va cuprinde:- titlul proiectului- nr., cod- titular de investiie

- sursa de finanare

2. chitana de achitare a taxei de avizare;3. documentaia ce urmeaz a se aviza:a) memoriu tehnic care va cuprinde:- m titlul lucrrii, destinaia

- nr.de niveluri, h nivel

- amplasamentlocalitatea, adresa, vecinti orientare

- structur de rezisten

- instalaii electrice, for, ap canal, termice, clim, alarmare, antifoc i

- antiefracie, stingere automat- genul materialului ce se va depozita (suport)

- dimensionarea spaiilor utile

- compartimentri funcionale, auxiliare etc.

- sistem de depozitare (rafturi, rastele, dulapuri etc.)

- iluminare, ventilare (sisteme adoptate)

- nr. persoane ce deservesc obiectivul i locul n care i desfoar activitatea

- spaii igienico-sanitare- ci de acces i de evacuare

- alte date pe care proiectantul le consider necesare

b) piese desenate:-plan de situaie scara 1:500

-planurile orizontale de la toate nivelurile cu specificarea destinaiei

- fiecrei ncperi i mobilarea depozitelor de arhiv

-planuri i instalaii cu trasee pe vertical i orizontal


38/56



B. Pentru construciile cu alte destinaii, dar care au ncorporate i spaii cu destinaie

arhiv se vor nainta documentele de la punctele 1, 2 i 3a, piesele desenate vor

cuprinde:

-plan situaie scara 1:500-plan al cldirilor cu localizarea zonei depozitului de arhiv

-planuri ale nivelului superior i inferior zonei de arhiv

- plan cu traseul instalaiilor ce trec prin depozitul de arhiv i n zona din imediatavecintate.Documentaia se nainteaz n 3(trei) exemplare din care dup avizare:- 1 exemplar se restituie cu avizul C.T.A.C.;

- 1 exemplar rmne n arhiva C.T.A.C.;

- 1 exemplar se nainteaz unitii teritoriale a Arhivelor Naionale n raza creia i vadesfura activitatea noul obiectiv.

Pentru obinerea avizului tehnic al Arhivelor Naionale se va plti o tax. Avizelepentru construcii noi (cu destinaia cldiri arhive sau cu compartimentri pentruarhive) se acord numai de ctre Comisia Tehnic de Avizare a Arhivelor Naionale cefuncioneaz la sediul central.

5.Folosirea documentelor n scop tiinific i practic

5.1.Realizarea instrumentelor de informare tiinific5.1.1.Norme privind genurile, caracteristicile i modul de ntocmire a unorinstrumente de informare tiinific

Instrumentele de informare tiinific sunt lucrri care ofer informaii asupraconinutului fondurilor i coleciilor.

Tipuri de instrumente de informare tiinific:

1. Inventarul arhivistic = instrumentul care cuprinde o descriere analitic a fiecreiuniti arhivistice. Cuprinde o introducere n care se regsec date referitoare la istoriculcreatorului, , importana istorico-documentar a materialului arhivistic, genul

documentelor, sistemul de registratur i sistemul de arhivare folosit, cantitatea totala documentelor.


39/56



2. ndrumtorul arhivistic = lucrare care cuprinde informaii generale privitoare lafondurile i coleciile aflate n depozitele unui deintor. Sunt prezentate fondurile icoleciile prelucrate i accesibile cercettorilor/ utilizatorilor. Cuprinde istoricul

creatorului, istoricul fondului sau coleciei, o prezentare sintetic a coninutuluidocumentelor, indicaii asupra posibilitilor de folosire a acestora. Fiecare prezentarede fond sau colecie va cuprinde denumirea creatorului, denumirea i istoricul fonduluisau coleciei, prezentarea coninutului documentelor. Fondurile vor fi grupate peramuri de activitate, n interiorul fiecrei ramuri n funcie de subordonare sau grupede instituii de acelai tip. Coleciile se prezint dup fonduri. Lucrarea va cuprinde ointroducere cu informaii succinte despre deintor, importana fondurilor deinute,instrumentele de eviden i modul lor de utilizare, metodologia pe baza creia s-a

elaborat ndrumtorul.3. Catalogul = prezint n mod detaliat coninutul documentelor unui fond sau ale maimultor fonduri alese pe baza unor criterii: cronologic, tematic, topografic, de limb.Rezumatele cuprinse n catalog se redau cronologic. Toate topicele, instituiilemenionate, numele de persoane, de ocupaii, de dri se vor regsi n fia de catalog.Dac documentele au fost deja publicate se menioneaz publicaia n care au aprut iformele de publicareintegral, regest, rezumat etc.

4. Indicele = lucrarea arhivistic prin care se urmrete punerea n valoare ntr-oform concis a ntregii documentri posibile existente ntr-un fond sau colecie, fien

pe perioade istorice, fie teritorial sau nominal. Dup modul de alctuire indicii suntde trei feluricronologic, toponimic, onomastic. Indicele va fi prevzut cu o prefa,liste de prescurtri, indicaii bibliografice.

5. Albumul de documente= culegere de documente ntocmit dup diferite criterii istoric, paleografic, de limb, suport i elaborat prin tehnica reproducerii tehnice(foto, facsimilare). Include o prefa n care se expun metodele ce stau la bazaalctuirii albumului. Poate avea rol de popularizare sau didactic.

6. Ediia de documente = cuprinde transcrierile unor documente alese pe criteriulcronologic sau tematic. Transcrierile vor fi nsoite de un rezumat care va include data,locul de emitere, emitentul, destinatarul, coninutul documentului. Ediia de documenteva cuprinde un aparat tiinific format din introducere, rezumat al introducerii ntr-olimb de circulaie internaional, bibliografie, lista prescurtrilor, lista diocumentelor,indici.


40/56



5.1.2. Noiuni de istorie i istoricul instituiilor

Instituii

Instituiile n perioada Monarhiei Constituionale

Regele

Titulatura monarhului Romniei a fost iniial cea de Domn (Constituia din 1866). nseptembrie 1878, Consiliul de minitri a decis ca Domnul s poarte titlul de AlteRegal, care a devenit oficial din 13 octombrie 1878 dup recunoaterea sa de ctreefi de stat ai Austro-Ungariei, Marii Britanii, Franei, Germaniei, Italiei i Rusiei. n14 martie 1881 corpurile legiuitoare voteaz legea prin care Romnia ia titlul de regat

iar Carol I pe cel de Rege pentru sine i motenitorii si.Regelui i este ncredinat puterea executiv pe care o exercita n limitele Constituiei.Numete i revoc pe minitri. l desemneaz pe cel nsrcinat s formeze guvernul,fr a fi obligat s aleag o persoan care face parte din majoritatea parlamentar.

Sancioneaz i promulg legile prin acelai act. Ordon publicarea legii n monitorulOficial.

Are drept de amnistie n materie politic, de graiere sau micorare a pedepselor nmaterie criminal. Numete sau confirm n funciile publice. Poate elabora

regulamente pentru executarea legilor fr a putea suspenda sau modifica n vreun fellegea. Hotrrile judectoreti se execut n numele lui i are dreptul de a bate monedconform unei legi speciale.

Este capul puterii armate i confer gradele militare i decoraiile.

ncheie cu statele strine convenii de comer i navigaie care ns nu intr n vigoarefr aprobarea puterii legislative.

Sesiunile Corpurilor legiuitoare sunt deschise de Rege i tot el pronun nchidereasesiunii. Are dreptul de a convoca n sesiune extraordinar Adunrile, de a le dizolva,

cu condiia de a convocaca alegtorii nu mai trziu de dou luni iar Adunrile nu maitrziu de trei luni de la dizolvare. Poate proroga Parlamentul pentru cel mult o lun inumai o singur dat pe sesiune fr acordul Adunrilor.

Regele este irevocabil, puterile sale fiind pe via i ereditare, i inviolabil. Nici un actal Regelui nu are putere dac nu este contrasemnat de un ministru care devine astfelrspunztor pentru acel act.

Veniturile Regelui

Date post:	24-Feb-2018
Category:	Documents
Upload:	voicecorina
View:	603 times
Download:	54 times

Suport de Curs Arhivist

Documents