- Studiu de caz

Inaugurarea hypermarketului CORA Sun Plaza

1.1 Istoria firmei S.C Romnia Hypermarche SA

n 1850, trei frai, motenitori ai negustorului belgian de vinuri Jacques Delhaize, inventeaz i pun n practic un concept ce avea s marcheze istoria comerului: sucursalismul - un antrepozit central care aprovizioneaz puncte de vnzare.Unul dintre cei trei frai, Louis Delhaize, i va dezvolta propria societate care se afl la originea grupului

HYPERLINK "http://www.cora.ro/?p=despre2&md=Despre%20Cora&smd=Grupul%20Louis%20Delhaize" Louis Delhaize de astazi. nc din anul 1968, grupul ncepe s fie interesat de conceptul de hipermarket, iar n 1974 are loc naterea mrcii CORA. La nceputul secolului XX, motenitorii frailor Delhaize (Georges i Rene) au trecut frontiera belgian i s-au stabilit n nordul i respectiv estul Franei. Primul a nfiinat les Docks du Nord la Lille. Cel de-al doilea a cumprat firma Sanal din Nancy i Sadal din Strasbourg.

Principala activitate a grupului Louise Delhaise este operarea de hipermarketuri i supermarketuri n Romnia, Belgia, Luxemburg, Frana i Ungaria. Pe lng marca bine cunoscut Cora, acesta deine un numr mare de mrci mai mult sau mai puin cunoscute n Romnia.( vezi fig.2)

Fig.2: Grupul Louise Delhaise

n prezent, cu asocieri i franciz exista 81 de hipermarket-uri sub sigla Cora, n Frana, Romnia, Ungaria, Belgia i Luxemburg, iar grupul este ntr-o continu expunere. Accesul n magazinele Cora este liber, fr legitimaie i fr limit de vrst. Cora ofer servicii integrate i complexe: ospitalitate i consiliere, varietate de creditare, garanii i servicii post-vanzare, livrarea anumitor produse la domiciliu. De asemenea clientul poate alege modul n care va plati: bani lichizi, card bancar, tichete de mas.

Sloganul Cora este : tii de ce revii aceasta pentru c ofer o multitudine de alte servicii precum: parcare gratuit, pzit i supravegheat, crucioare adaptate i speciale, peste 80 de case de marcat, inclusiv case speciale, cabine de prob, verificator de prob, asisten informatic, card facturi.

Fig. 3: Sloganul Cora

Philippe Bouriez este numit preedinte al grupului n 1975, marcnd nceputul unei dezvoltri de succes. n total, peste 22.000 de salariai se strduiesc n fiecare zi s asigure clienilor cele mai bune servicii, produse i preuri.n Romnia exista hypermarketuri Cora n Bucureti ( Cora Lujerului, Cora Pantelimon, Cora Sun Plaza), n Cluj Napoca, Drobeta, Baia Mare, Constanta City Park, Arad, Bacu i Alexandria.

n Bucureti s-au nfiinat 3 hypermarketuri :

Cora Lujerului Hypermarketul Cora Lujerului i-a deschis porile n septembrie 2005 i este situat n sectorul 6 al capitalei pe B-dul Iuliu Maniu, Nr.19, cu o suprafa de 14.000 mp i un numr de 1700 de locuri de parcare. nanul 2008 a venit n ntmpinarea dumneavoastr cu o noua galerie comercial avnd 45 de magazine i 9 restaurante.Cora Sun Plaza Lanul de hypermarketuri Cora Romnia a deschis n centrul comercial Sun Plaza din Capital o nou unitate, cea de-a patra la nivel naional, i a creat astfel circa 800 de noi locuri de munc. Noul hipermarket are o suprafa de 13.000 de metri ptrai i comercializeaz peste 80.000 de produse. Cora Pantelimon: Primul hypermarket din lanurile Cora nfiinat n Bucureti.Hypermarketul Cora este structurat n 5 departamente cu privire la produsele alimentare i nonalimentare : EPI Bunuri de larg consum, PF Produse proaspete, BLS Bunuri de uz casnic, BAS Electronice i electrocasnice, TEX Textile. Pe lang acestea mai exist anumite departamente care coordoneaz i controleaz departamentele anterioare, cu privire la produsele alimentare i nonalimentare, i anume: Contabilitatea, Casele de marcat, ntreinerea cureniei, Securitatea, Deco, Recrutare i formare, Calitatea.

Fig.4: Primele hypermarketuri Cora n RomniaHypermarketul Cora Sun PlazaDenumirea societii este: S.C Romnia Hypermarche S.A. n toate actele, facturile, anunurile, publicaiile i alte acte emannd de la societate, denumirea societii va fi precedat de cuvintele "societate comercial pe aciuni" sau iniialele "S.A.", de sediul societii, capitalul privat i numrul de nregistrare.Sediul societii este n Romnia, localitatea Bucureti, Calea Vcreti nr. 391, sectorul 4, Piaa Sudului. Scopul societii este desfurarea activitii conform contractului de societate pentru obinerea de venituri n vederea acoperirii cheltuielilor, pentru crearea de profit i dezvoltarea societii. Obiectivele companiei sunt achiziionarea de produse alimentare i nonalimentare, precum i comercializarea acestora i comer intern (cu amnuntul i cu ridicata), pentru toat gama de mrfuri, produse indigene i din import.Organigrama hypermarketului Cora Sun Plaza

Fiecare departament este coordonat de manageri de departament, manageri de raion i asisteni manageri.(vezi fig. 5)

Fig.5: Organigrama Cora Sun Plaza2.2. Organizarea cocktail-ului

n acest secol, unul al automatizrii i vitezei, protocolul se prezint ca un complex de tehnici prin intermediul crora se organizeaz ceremoniile, se pun n ordinea cuvenit persoanele participante la acestea, se asigur lucrurile necesare manifestrii respective i se urmrete ca prin el s se ating scopurile pe care i le propune amfitrionul. Pentru muli protocolul nseamn corset n comoditate, rigiditate, ns n realitate el este cea mai bun garanie de a putea mulumi pe toat lumea prezent la o aciune, de a atinge scopurile fiecrei ceremonii. Desi s-ar crede c pe nimeni nu mai intereseaz uzanele protocolare, protocolul este indispensabil nu numai n activitatea organismelor oficiale, ci i n cea a entitilor private, n ntreaga via social, ntruct el ne indic ce putem i ce nu putem face, ce putem sau nu putem spune i cum s ne comportm n anumite mprejurri, cum s facem anumite lucruri, cum s fim.

Protocolul, , denumit n mod sugestiv de ctre Charles de Gaulle drept expresia ordinii n Republic, este cel ce stabilete ansamblul regulilor, al normelor n materie de ceremonial, pentru manifestrile oficiale, indicnd, uzanele ce trebuie respectate i n relaiile interpersonal i n viaa social. El este considerat i codul politeii internaionale.

n Romnia, protocolul i are nceputurile nc din secolul XVI. Cel dinti domnitor romn care se gndete la o fixare, n scris, a modului de desfurare a ceremoniilor de la curte, ntr-un corp unitar, este Grigore Calimachi al Moldovei, n prima sa domnie (17611764). Pentru ndeplinirea acestei misiuni, l-a ales pe unul dintre logofeii si, pe nume Gheorgachi, ntruct era cel care stabilea toate regulile de ceremonial la curte i cunotea foarte bine uzanele n materie.

Cocktail-ul, ce face studiul acestui capitol, a fost organizat de asistenta direciunii pe data de 23 februarie 2010, venind n ntampinarea evenimentului de inaugurarea a noului hypermarket Cora ce a avut loc pe data de 24 februarie 2010. Aceasta a respectat toate normele de uzan protocolar, urmrind toi paii de organizare a unui cocktail. Cocktail-ul a fost organizat n scopul de a prezenta elegant strategiile de pia ale companiei, obiectivele pe termen lung i stabilirea de noi relaii. Acesta a avut loc la Hotel Novotel Bucuresti. Tot la acest hotel au fost cazai i invitaii strini.

Deschis n anul 2007,Hotel Novoteleste o unitate de primire turistic select i stilat, ce beneficiaz de altfel i de o amplasare excelent n centrul Bucuretiului, pe Calea Victoriei, n proximitatea a numeroase cldiri de patrimoniu.Fiind clasat la 4 stele, spaiile de cazare aleHotelului Novotelau un design deosebit, rafinat, fiind special conceput pentru a atinge standardele pe care persoanele din nalta societate le doresc. n ceea ce privete tipul spaiilor de cazare, Hotel Novoteldispune de camere standard, camere superior, camere executive si suite.(vezi fig. 6)

Fig.6: Hotel Novotel Bucureti

Hotelul vine n ntampinarea clienilor si cu dou restaurante, servind preparate internaionale i romneti.(vezi fig. 7)

Fig.7: Restaurante Novotel

Cockteil-ul este manifestarea protocolar cu nume asemntor denumirii anglo-americane a amestecului de buturi care conin alcool i crora li se adaug sau nu, dup gust, sirop,suc de fructe, sifon coincidena de nume explicndu-se prin faptul c, la origine, era o reuniune la care se consumau respectivele amestecuri de buturi.

n prezent, prin cockteil nelegem o ntlnire de mai mic anvergur dect o recepie, ce poate avea loc att n jurul amiezii, ct i dup-amiaz sau la nceputul serii.

Pentru buna desfurare a cocktail-ului, asistenta a luat, din timp, o serie de msuri organizatorice, realizandu-le pe etape.

Prima etap a fost stabilirea listei de invitai. Pentru a nu comite greeli, pentru a nu omite o persoan sau a include o persoan nedorit pe lista de invitai, asistenta s-a consultat n permanen cu directorul general. Pentru a realiza mai uor lista de invitai, asistenta a inut cont, n primul rnd, de motivul organizrii reuniunii. De asemenea aceasta a avut n vedere i formele meselor i numrul de locuri la acestea, pentru a evita ca persoane importante s fie aezate pe locuri marginale.

Urmtoarea etap a fost realizarea textului invitaiei. nainte de a transmite textul invitaiei tipografiei Savis Print, ce s-a ocupat att de realizarea invitaiilor pentru cocktail ct i de invitaiile pentru eveniment, asistenta a consultat conducerea ce i-a dat aprobarea. Coninutul invitaiei a fost ntocmit n termini curtenitori, a fost concis i a cuprins numele celui ce a lansat invitaia i a persoanei invitate, motivul aciunii, locul, data i ora desfurrii evenimentului precum i datele de contact ale asistentei.(vezi fig.8)

Fig.8: Invitaien urmtoarea etap asistenta a transmis invitatiile. Aceasta a ales s transmit invitaiile prin curier, realiznd acest lucru din timp, ca semn al ateniei fa de destinatari. Astfel, invitaia a fost primit de ctre destinatarii ei cu 10-14 zile naintea evenimentului.

Etapa stabilirii meniului a fost supervizat de asistent. Conducerea hotelului a realizat mai multe meniuri ce au fost prezentate conducerii Cora. Dup ce conducerea Cora s-a hotrt asupra unui meniu, asistenta a comunicat acest lucru conducerii hotelului. S-a servit un meniu uor, din preparate rafinate. (vezi fig. 9)

COCKTAIL MENU 5Platouri cu Tartine DeluxeSomon afumat pe Andiva si sos cu CaviarSelectii de Sashimi(somon si creveti) cu sosde soia si WasabiCamembert cu nuca si struguriCocktail de creveti cu sos AuroraPorcheta cu rosii uscate si anghinare"Cascade" de prosciuto pe grisine si aricidin bocconcini si rosii Cherry

Preparate CaldeFrigarui cu pui, porc, vita servite cu sos de aluneCrochete din risottoCotlete de miel cu sos de menta

Sea Foodcubulete de Somon in susan, medalioane de pesteSpada cu sos MatredHotel si Creveti TempuraMini medalioane de vita cu sos TeryakiMini Petit Fours DeluxeBeignets aux fruitPhysalis si Capsuni glasate in ciocolata finaNuci glasate in CaramelBezele cu mousse de fructe de padure

Fig. 9: Meniu coctail

Dup aceast etap a urmat etapa aranjrii slii unde va avea loc aciunea. Asistenta a supervizat personalul hotelului cnd acetia au aranjat sala, stabilind modul de decorare cu flori a slii dar i a meselor. Amplasarea la mas a fost realizat de ctre asistent, aceasta realiznd impreuna cu directorul general o schi a acesteia.(vezi fig.10) - gazda brbat - oaspete de onoare femeie

- gazda femeie - oaspete de onoare brbat

- oaspete femeie - oaspete brbat

- oaspete brbat - oaspete femeie

- oaspete femeie -oaspete brbat

Fig. 10: Amplasarea la mas a invitailor

Pentru a evita eventualele reprouri privind plasarea la mas a invitailor, asistenta a respectat strict regulile de precdere, respectnd astfel alternana brbat/femeie i intercalarea oapeilor strini cu participanii autohtoni. Asistenta a pus planul de aezare la mese pe o msu, la intrarea n sala unde s-a desfurat evenimentul, pentru a putea fi vzut de ctre invitai. Pe mese s-au gsit cartonaele cu numele fiecrui invitat, pentru indicarea locurilor.

inuta vestimentar a asistentei

Pentru a respecta pn la final normele de conduit protocolar, asistenta a respectat i normele privind inuta vestimentar ce se impun la o astfel de manifestare. Fiind vorba despre un cocktail, inuta vestimentar ce se cere la o astfel de manifestare este cea de ora. Astfel, asistenta a purtat un deux piece de culoare nchis, accesorii discrete, o geant asortat cu mbrcmintea i pantofi de zi. Fiind sezonul de iarn, la aceast inut asistenta a asortat i un palton.(vezi fig.11)

Fig. 11: inuta vestimentar a asistentei

2.3. Desfurarea evenimentului

Organizarea evenimentelor speciale presupune participarea unor colective de persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, dar din organizaii diferite, chiar concurente. Scopul lor este acela al sincronizrii activitilor practice cu ideile i conceptele teoretice, noi, din domeniul n care lucreaz. Evenimentele speciale au caracter independent, acestea fiind concepute de o organizaie pentru a crea relaii private cu publicul ei i pentru a fi remarcat de diveri observatori (oficialiti, reprezentani ai mediului financiar, ai presei, membrii comunitii). n sintagma evenimente speciale se includ aniversri, comemorri, numiri de noi lideri sau pensionri, inaugurri, apariii publice ale unor personaliti, dineuri. Obiectivele lor sunt de informare, de impact i de producie.

n cadrul acestei lucrri, evenimentul special face referire la inaugurarea hypermarketului S.C. Romnia Hypermarche S.A (CORA) din mall-ul Sun Plaza.Evenimentul Inaugurarea hypermarketului Cora- Sun Plaza s-a desfurat pe parcursul a doua zile, 23 - 24 februarie 2010, incluznd mai multe evenimente. Pe data de 23 februarie a avut loc cocktail-ul de inaugurare unde a participat o anumit categorie de persoane (conducerea, invitai strini, oficialiti, presa) , iar n data de 24 februarie a avut loc inaugurarea propriu- zis a hypermarketului, la care au participat att oficialiti, presa, membrii din conducerea organizaiei i personalul, ct i clienii magazinului.Hypermarketul Cora se afl n incinta mall-ului Sun Plaza, ce a avut inaugurarea n aceeai zi de 24 februaire 2010. Mall-ul, cu o suprafa construit de 210000 metri ptrai i 81000 metri ptrai de suprafa nchiriabil, se afl n zona de sud a capitalei, unde se poate ajunge foarte uor cu maina sau cu metroul. n ciuda suprafeei foarte mari, mall-ul s-a dovedit a fi nencptor n ziua inaugurrii. Managerii Sun Plaza estimau c n primele zile mall-ul va fi vizitat de 50000 de persoane, ns calculele lor au fost cu mult depite. Nimeni nu s-a asteptat ca oamenii s se calce efectiv n picioare pentru a vizita Sun Plaza. Aproximativ 300 de bucureteni, majoritatea pensionari, au ateptat deschiderea complexului, pentru a benefia de promotii.

Fig.12: Sun Plaza

Fig.13: Inaugurare Sun Plaza

Fig.14: Inaugurare Sun Plaza

Fig.15: Inaugurare Sun PlazaPregtirea evenimetelor speciale este o activitate planificat, coordonat i structurat, prin care o organizaie urmrete s-i ating obiectivele propuse. n organizarea evenimentlui, conductorii sunt asistai direct de asistent la planificarea aciunilor i la urmrirea realizrii lor. n etapa de execuie secretara asigur lucrrile tehnice de specialitate i oficiile de gazd i protocol.

La organizarea evenimentului, ce face studiul acestei lucrri, alturi de directorul general al hypermarketului Cora a fost asistenta direciunii, Liana Dumitrescu. Aceasta s-a ocupat de organizarea evenimentului, de buna desfurare a acestuia, de evitarea evenimentelor neplcute i de atingerea scopului urmarit. Scopul urmarit a fost acela de a inaugura i prezenta noul hypermarket.

Organizarea evenimentului a presupus mai multe etape.

Definirea obiectivelor

Prin definirea clar a obiectivelor s-a uurat desfurarea aciunilor viitoare i s-a stabilit bugetul. Definirea obiectivelor a fost coordonat de conductorul organizaiei, acesta fiind asistat n permanen de ctre asistent.

Deoarece evenimentul s-a desfurat pe o perioada mai mare de timp, conductorul organizaiei a format urmtoarele echipe:

o echip format din directorul general i asistenta sa

o echip format din organizatori specializai ( firma de catering Sanagout, 360 Revolution - tehnic/sunet, Unda Mai flori, Event Stuff Central garderobe, Trilulilu - osptari )

o echip format din angajai (Serviciul de comunicare i publicitate, dar i alte persoane) i coordonata de asistenta direciunii.

naintea nceperii organizrii evenimentului, conducerea organizaiei a avut anumite ntrebari la care asistenta a trebuit s gaseasc rspunsuri concrete i ma ales eficiente. S-au formulat urmtoarele ntrebri:Cine?

Conducerea trebuie s tie cine organizeaz evenimentul, cine va asigura anumite servicii, cine sunt persoanele care vor ajuta, cine este responsabil, cine va participa, cine primete oaspeii.

Asistenta a ncercat s gseasc rspunsuri rapide iar persoanele care o vor ajuta s fie competente i responsabile. Persoana care va organiza evenimentul va fi nssi asistenta direciunii, serviciile vor fi asigurate de diverse firme (firma de catering Sanagout, 360 Revolution - tehnic/sunet, Unda Mai flori, Event Stuff Central garderobe, Trilulilu osptari). Asistenta directiunii va primi ajutor de la toate persoanele din cadrul firmei crora le va solicita ajutorul. Responsabilul bunei desfurri a evenimentului va fi asistenta iar responsabilul evenimentului n sine va fi conducatorul organizaiei, directorul general. Primirea oaspeilor interni se va face de ctre directorul general mpreuna cu asistenta. La eveniment vor participa att invitai interni,din cadrul firmei ( vezi fig. 16), invitai externi, presa , oficialiti, acetia participnd la ambele evenimente (coctail + inaugurare), ct i persoanele ce doresc s participe la inaugurarea hypermarketului, clientii hypermarketului( vezi fig.17).

NoSOCIETEPRENOMNOMTITRE

1ROMANIA HYPERMARCHEGEORGE VELICURESPONSABIL PLATFORMA

2ROMANIA HYPERMARCHESTEFANIONANALIST LOGISTIC

3ROMANIA HYPERMARCHEALINA MINZUMANAGER R13

4ROMANIA HYPERMARCHEANCACIORCHINAMANAGER R11

5ROMANIA HYPERMARCHEANCA GRIGOREMANAGER R12

6ROMANIA HYPERMARCHEGABRIELTARCOLEAMANAGER R10

7ROMANIA HYPERMARCHEANANEACSUMANAGER IMPORT

8ROMANIA HYPERMARCHEMIRCEACONSTANTINRESPONSABIL PLATFORMA NONALIMENTARA

9ROMANIA HYPERMARCHEANDREICOSTISMANAGER IMPORT

10ROMANIA HYPERMARCHEGABRIELATIANUMANAGER CONTABIL

11ROMANIA HYPERMARCHEIONELA TANASEASISTENTA

12ROMANIA HYPERMARCHEMIHAELA MITROFANASISTENTA

13ROMANIA HYPERMARCHEDANIELA BOCANETEASISTENTA

Fig.16: Invitai interni

Fig. 17: Primii clieni ai hypermarketului

Ce si de ce?

ntrebrile la care trebuie s gaseasc rspuns conducerea dar i asistenta sunt: care sunt obiectivele evenimentului, care sunt mesajele transmise, ce mijloace sunt folosite pentru transmiterea mesajelor, ce dorete conducerea s obin.

Rspunsurile la aceste ntrebri au fost gsite de ctre conducere mpreuna cu asistenta i au fost urmtoarele: obiectivele evenimentului sunt inaugurarea unui nou hypermarket, prezentarea acestuia, a produselor i formarea unei clientele. De asemenea se urmrete realizarea de noi colaborri; mesajele transmise ofer informaii att despre suprafaa magazinului, despre designul acestuia, despre numrul de case de marcat i facilitile de acces la magazin ct i despre beneficiile aduse clienilor nca de la deschidere, prin HiperOferte de Pre i Programul de Fidelitate.

Fig. 18: Harta hypermarketului

Fig.19: HyperOferte de Pre

Fig.20: Programul de Fidelitate

Pentru transmiterea mesajelor s-au folosit flyere, presa scris i anunurile televizate.

Fig. 21: Flyer publicitar

Fig.22: Presa scris

CORA

Sun Plaza va fi, incepand de luna viitoare, cel mai mare mall de pe piata

Centrul comercial Sun Plaza va fi de luna viitoare cel mai mare mall de pe piata locala, cu o suprafata inchiriabila de 80.000 de metri patrati. Acesta urmeaza a fi al treilea mall inaugurat in cartierul Berceni din Capitala, unde mai sunt operationale proiectele Grand Arena si City Mall. Printre chiriasii viitorului mall se numara companiile Cora, BauMax sau Mobexpert. Lor li se adauga Liberty Center si Vivantis aflate insa la o distanta mai mare. Astfel, dupa ce in 2008, Baneasa Shopping City era declarat cel mai mare mall din tara, iar in toamna anului trecut Cotroceni Park, deschiderea proiectului Sun Plaza va stabili un nou record, proiectul urmand a avea 80.000 mp suprafata inchiriabila. In luna martie mai este programata deschiderea proiectului Atrium Center din Arad, in timp ce in cea de-a doua jumatate a anului mai au anuntata inaugurarea proiectele Gold Plaza din Baia Mare sau Polus Center Constanta. Afi Palace Cotroceni si Grand Arena se numara printre cele mai mari centre comerciale din Bucuresti si detin chiriasii companii precum Real sau Carrefour.

PublicatiePaginaAutorSuprafataTitlu

ZIARUL FINANCIAR1Cristina Moga CRISTI MOGA CRISTINA STOIAN136.35Cel mai mare mall din Bucuresti e gata intr-o luna

ZIARUL FINANCIAR7Cristina Moga CRISTI MOGA CRISTINA STOIAN1070.58Cel mai mare mall din Bucuresti e gata intr-o luna

Fig.23: Raport de Monitorizare Mass Media CentralaS-a dorit nu doar obinerea unei simple prezentri a hypermarketului, ci s-a dorit atragerea noilor clieni prin oferirea unui pre rezonabil i avantajos. De asemenea, s-a dorit afiarea puterii ce o deine brand-ul, prin inaugurarea unui noi hypermarket, cu o suprafa foarte mare, ntr-o perioad financiar a rii nu foarte bun(n timpul crizei financiare).

Unde?

S-au formulat ntrebari privind locaia de desfurare a evenimentului iar rspunsul a fost urmtorul: cocktail-ul se va ine la Hotel Novotel iar evenimentul de inaugurare se va ine n incinta noului hypermarket.

Fig.24: Flyer publicitar al locatieiCum?

S-au formulat ntrebari privind modalitatile de organizare ct mai eficiente a evenimetului. Rspunsul ,pe care organizatorul l-a gsit la aceast ntrebare, a fost dat de urmtoarele instrumente ce ajut la realizarea eficient a unui eveniment i care au dus la buna desfurare a acestuia: lista de control i stabilirea prioritatilor, prin realizarea unui desfurtor(vezi fig.25).

DESFURTOR 24 FEBRUARIE

19:00 19:15 Primire invitatilor (invitii vor lasa hainele la garderoba, daca vor dori vor oferi si o carte de vizita)

19:15 19:25 Discurs Ambasadorul Frantei la Bucuresti (+ traducator)

19:25 19:30 Discurs Primar Popescu-Piedone

19:30 19:38 Discurs TD

19:38 19:40 Taierea panglici

19:40 20:00 Vizita magazin

20:00 cocktail + catering

Fig.25: Desfurtor evenimentLista de control reprezint un instrument indispensabil n organizarea unui eveniment. Dupa ntocmirea acesteia, asistenta va urmri derularea etapelor. Lista de control trebuie s conin mai multe puncte printre care publicitate- promovare ( anunuri, afie, contacte cu reprezentanii mass-media, contacte telefonice), ordinea de zi, responsabilitile pe care le are asistenta n cadrul manifestrii, stabilirea programului detaliat pe zile, program de protocol, lucruri de fcut nainte de nceperea evenimentului, n timpul i dup eveniment, detalii despre amenajarea locaiei (capacitatea slii, acces la sal, prize electrice, prize microfon, parcare, accesul la mijloacele de transport, aranjamente pentru decorarea slii), dotri necesare (pahare, microfoane, stand pentru diagrame, ecran), materiale necesare pentru participani (ecusoane, programul evenimentului, materiale de expoziie, baloane, decoraiuni, afie), buget (costul efectiv).

Problemele de pe list care vor fi rezolvate, vor fi bifate. Lista poate fi creat pe calculator. De asemenea, ea va conine i tema evenimentului, care trebuie s fie pe ntelesul tuturor, data evenimentului, n acest caz inndu-se cont de perioadele de concedii, de srbtori naionale i religioase.Etapele orgnizarii evenimentuluiPregtirile organizrii unui eveniment necesit timp, iar acestea trebuie ncepute cu mult naintea evenimentului. Pentru organizarea eficient a unui eveniment asistenta trebuie s urmareasc anumite etape de organizare. Acestea se desfoar naintea evenimentului, n timpul evenimentului i dup eveniment.

naintea evenimentului

Organizarea unui eveniment trebuie s nceap cu mult naintea evenimentului, pentru ca asistenta s aib timp s se ocupe de toate lucrurile necesare desfurrii optime a acestuia. Asistenta trebuie s tin cont de dimensiunea evenimentului i s nceap pregtirile cu cteva luni naintea evenimentului.

Cu 3-6 luni naintea evenimentului asistenta trebuie s rezolve mai multe probleme printre care deschiderea unui cont bancar special pentru eveniment. Din acest cont vor fi efectuate pli ctre hoteluri, restaurante, prestatorilor de servicii. Apoi a ntocmit scrisorile de ntampinare, a transmis ntiinrile prealabililor participani avui n vedere. Acestea au coninut date privind programul evenimentului i au fost transmise pentru a confirma sau infirma participarea. Aceste date au fost transmise de asistenta direciunii prin pota electronic, primind rspunsuri de confirmare dar i de infirmare a participrii la eveniment, lucru ce i-a uurat munca tiind din timp numrul aproximativ al participanilor. Aceasta a realizat o fi cu rspunsurile primite pentru o gestionare mai bun a muncii.

Cu 2-3 luni nainte asistenta trebuie s rezolve urmtoarele probleme: s pregteasc spaiul de desfurare a evenimentului i a locurilor de cazare. Asistenta a supervizat pregtirea spaiului, s-a asigurat c acesta dispune de toate avantajele necesare desfurrii optime a evenimentului. Aceasta a negociat cu mai multe hoteluri date despre cazare, mas i alte faciliti pentru persoanle ce vor necesita cazare. Toate nsemnrile au fost consemnate n scirs prin minute.

Asistenta direciunii, Liana Dumitrescu, a ajutat la amenajarea slii unde s-a desfurat evenimentul, s-a asigurat c sunt respectate toate normele de siguran, c sala este amenajat corespunzator. Aceasta a negociat cu hotelul Novotel pentru nchirierea a 10 camere, reuind s obin un pre rezonabil i favorabil pentru companie. A inut o coresponden electronic intens cu colaboratorii si i cu persoanele ce au ajutat-o n realizarea proiectului.( vezi fig .26, fig.27, fig.28, fig.29, fig.30)

Fig.26: Coresponden asistent- colaboratori

Fig.27: Coresponden asistent- colaboratori

Fig.28: Coresponden asistent- colaboratori

Fig. 29: Coresponden asistent- colaboratori

Fig.30: Coresponden asistent- colaboratori

La acest eveniment persoanele care au luat cuvntul, tinnd un discurs, au fost ambasadorul Franei la Bucureti, primarul Popescu Piedone i directorul general al companiei. Ambasadorul Franei la Bucureti i primarul Popescu Piedone au spus cteva vorbe despre eveniment, discursul principal fiind susinut de catre directorul general al companiei. S-a respectat ordinea discursurile din desfurtorul realizat de ctre asistent.Urmtorul pas realizat de ctre asistent n aceast perioad a fost contactarea unei tipografii pentru tiprirea scrisorilor de invitaie, a programului, afielor i pentru stabilirea termenelor de executare a acestora. Asistenta direciunii, Liana Dumitrescu, a colaborat cu tipografia Savis Print, unde a dat comand att de invitaii ct i de afie promoionale, de programe i alte materiale. De asemenea s-a convenit i asupra termenelor de executare.

Tot n aceasta perioad compania a decis s se efectueze o campanie de publicitate intens, oferind informaii att despre magazin dar i despre posibilitatea obinerii unui Card de Fidelitate. Pentru a transmite mesajele s-au folosit flyere hangdoor, ce ofereau informaii despre beneficiile deinerii unui HiperCard de Fidelitate. Beneficiile oferite de acest card sunt urmtoarele (vezi fig.31): posibilitatea acumulrii de hiperpuncte, care pot fi folosite apoi la achiziionarea unui cadou sau se pot transforma ntr-un bon de cumprturi cu care se pot efectua pli la casa de marcat( 1000 puncte= 23 lei); obinerea unor reduceri care se fac doar n baza cardului (ex: 20% reducere la un produs la alegere, 15% reducere la produsele electronice). Dup oferirea acestor informaii, persoanele care doreau s-i achiziioneze un card o puteau face n standul special amenajat n incinta mall-ului. Clienii puteau s-i achiziioneze acest card i n ziua inaugurrii.

Fig.31: Beneficiile HiperCardului CoraCu 6 sptmni naintea evenimentului asistenta trebuie s se ocupe de urmtoarele lucruri: redactarea final a programelor, scrierea i expedierea invitaiilor. Srisoarea de invitaie trebuie s conin toate datele importante pentru participant: tipul manifestrii, obiective, organizatori, locul, data, durata, referenii, posibilitatea de cazare, de parcare, manifestri auxiliare, inuta, acceptarea persoanelor nsotitoare. De asemenea se pot ataa i alte materiale pregtite pentru manifestare: programul, cataloage, brouri.

n realizarea invitaiilor, asistenta Liana Dumitrescu a avut ca ajutoare Serviciul de comunicare i publicitate din cadrul firmei. mpreuna cu acetia ea a realizat dou tipuri de invitaii: una pentru invitarea participanilor la cocktail (vezi fig.8) i una pentru invitarea participanilor la inaugurare. Invitaiile conin date despre locul, data i ora evenimentului, organizatori i datele de contact ale acestora. Invitaiile sunt tiprite att n limba romn ct i in limba francez.(vezi fig.32, fig.33)

Fig.32: Invitaie eveniment n limba francez

Fig.33: Invitaie eveniment n limba romn

n aceast perioad asistenta a comandat ecusoanele, mapele i lista cu persoanele care au acees n incinta mall-ului naintea evenimentului.(vezi fig.34, fig.35)

Fig.34: Lista persoanelor ce au acces n mall naintea evenimentului

NumeCod numeric personal

1.Manda Ion DanielXX11116410046

2.Rusu GheorgheXX80205440074

3.Stavrica George ClaudiuXX80205440074

4.Sandu Alexandru IonutXX80205440074

5.Preda RobertXX80205440074

6.Sandu MariusXX80205440074

7.Vasile MihaiXX80205440074

8.Vasile Cosmin StoianXX80205440074

9.Ilioni AdrianXX80205440074

10.Chircalan IulianXX80205440074

11.Corhan DanutXX80205440074

12.Popa CristianXX80205440074

13.Tudorache CatalinXX80205440074

14.Cojocaru George MihaiXX80205440074

15.Calin Ionut AlexandruXX80205440074

16.Mistode DanielXX80205440074

17.Manole DanielXX80205440074

18.Constantin NicolaeXX80205440074

19.Luchian AlexandruXX80205440074

20.Crap Alexandr DanielXX80205440074

Fig.35: List osptari

Liana Dumitrescu a contactat presa local care a transmis n direct deschiderea hipermarketului, ns publicitatea prin anunuri televizate s-a efectuat i nainte de ziua inaugurrii. Despre eveniment a scris ziarul Ziarul Financiar. De asemenea, conducerea a oferit i un comunicat de pres.(vezi fig.36)

Fig.36: Comunicat de presConducerea companiei a decis s ofere invitailor si cadouri, n semn de recunotin i multumire pentru participarea la eveniment. O parte dintre invitai, mpreuna cu primarul Popescu Piedone, au primit din partea companiei un cadou ce a constat ntr-o pung de cadouri cu logo-ul CORA unde au fost introduse o cutie cu trufe, o agend Cora, broura i catalogul hipermarketului i un portmoneu cu logo-ul Cora. Cadoul vizitatorilor a constat n reduceri substaniale la anumite produse, acestea fiind foarte apreciate.

Cu 2 sptmni naintea evenimentului asistenta a lucrat intens la mediatizarea evenimentului, fiind alese locurile potrivite pentru amplasarea mijloacelor vizuale de publicitate. Mediatizarea eficient contribuie nu doar la informarea publicului ci i la construirea unei imagini favorabile a organizaiei n memoria comunitii.

Conducerea organizaiei mpreuna cu asistenta direciunii au stabilit ca afiele, panourile i pancartele publicitare s fie amplasate att n apropierea locaiei hipermarketului(sectorul 4), ct i n locaii mai ndeprtate(celelalte sectoare). S-au amplasat afie cu anunul deschiderii unui nou hypermarket Cora i n celelalte hipermarketuri Cora deja existente, pentru informarea clienilor fideli. Tot n aceast perioad se lucreaz la pregtirea ecusoanelor pentru personalul hipermarketului.

Cu cteva zile naintea evenimentului asistenta a trebuit s rezolve urmtoarele probleme: aceasta s-a asigurat c sala este amenajat n modul n care s-a stabilit de la nceput, c sunt respectate toate normele de siguran i de evacuare, c toate dotrile funcioneaz, a pregtit un spaiu special ce va servi drept secretariatul evenimentului. Acesta va fi folosit pentru nregistrarea participanilor (colaboratorilor), pentru ntocmirea documentelor manifestrii i pentru furnizarea informaiilor legate de eveniment. Au fost nregistrate doar persoanele care se ocupau cu furnizarea anumitor servicii, personalul i persoanele din pres. Toate aceste persoane puteau primi informaii adresndu-se secretariatului special realizat. Ceilali participani la eveniment (clienii) puteau primi informaii adresndu-se Serviciului Clieni.

Asistenta direciunii a avut puterea de a delega alte persoane pentru a desfura anumite activiti:

Preluarea invitailor de la punctele de sosire

Asigurarea nsotitorilor pentru aducerea oaspeilor la locul de desfurare a evenimentului

Punerea la dispoziie a oferilor

Asigurarea persoanelor care se vor ocupa de pres Stabilirea persoanleor care se vor ocupa de autoriti

Asigurarea controlului la ua de la intrare( prin serviciul de paz)

Luarea unor msuri de siguran pentru oficialiti.

Momentul desfurarii evenimentului (n ziua evenimentului)

Asistenta se va afla n sal pe toata durata desfurrii evenimentului, asigurnd oficiile de gazd i protocol. Aceasta trebuie s verifice pentru ultima dat sala nainte de nceperea evenimentului, s verifice dac panourile au fost bine plasate, dac sunt pregtite buturile, rcoritoarele. Se va ocupa personal de multiplicarea materialelor manifestrii, va face prezentrile.

Asistenta direciunii Liana Dumitrescu s-a ocupat de primirea oficialitilor, autoritilor i presei, a fcut prezentrile n mod corespunztor i a putut avea un contact direct i cu ceilali participani doar n momentul discursului susinut de directorul general. Aceasta a fost tot timpul alturi de directorul general, dar a fost la curent cu tot ce se petrece i n celelalte coluri ale slii. S-a ocupat de momentele de pauz ce au avut loc, de momentul discursului i de buna desfurare a acestora.

Dup eveniment asistenta are urmtoarele ndatoriri: s returneze aparatura i ustensilele nchiriate, s ntocmeasc scrisorile de mulumire adresate persoanelor care au contribuit la desfurarea evenimentului, s ntocmeasc un bilan al notelor de pli pentru serviciul de contabilitate, s ntocmeasc un raport asupra evenimentului pentru pres i participani, s trimit participanilor poze, nregistrri rezultate n urma evenimentului.Ctre Domnul Ionescu

V transmit prezenta scrisoare de mulumire ca semn de apreciere i respect fa de preocuparea dumneavoastr de a ne onora cu prezena la evenimentul din data de 24 februarie 2010. Conducerea companiei v este profund recunosctoate c v-ai fcut timp pentru a participa la acest eveniment i sperm c vom putea conta pe prezena dumneavoastr i pentru un eveniment viitor. n sperana unei viitoare colaborri, v transmitem sincerele noastre aprecieri.

Liana Dumitrecu,

Asistenta direciunii

Fig.37: Scrisoare de mulumireDei evenimentul a trecut, sarcinile secretarei nu se opresc aici. Aceasta are n continuare anumite lucruri de realizat ce duc la o mai bun organizare a unui eveniment viitor.Sarcinile acesteia sunt:

Realizarea i completarea unei fie de verificare ce conine idei noi pentru realizarea evenimentelor viitoare

Completarea bncii de date cu adrese i informaii culese de la participani inerea unei evidene a numerelor de mesaje trimise

Consemnarea unei evidene a numrului de participani, n raport cu invitaiile expediate

Urmrirea mesajelor transmise de mass-media i ndosarierea acestora

Compararea costurilor totale cu avantajele obinute.n luna iulie a anului 2010, la numai cinci luni de la inaugurarea hypermarketului, compania a realizat, prin intermediul firme MEMRB, un raport de cercetare. Prin acest raport compania Romnia Hypermarche SA a dorit s neleag percepiile i atitudinile consumatorilor vis - a - vis de lanul de magazine Cora, n scopul unei poziionri optime a reelei de magazine fa de principalii retaileri de pe pia. Acest raport de cercetare s-a realizat prin interviuri n cadrul reelei de magazine Cora, pe o perioad de o sptmn, n intervalul orar 09.00-22.00. Persoanele intervievate (1200 de persoane) au fost persoane cu vrsta de cel puin 18 ani, care au ieit din magazinul Cora cu cel puin o pung de cumprturi. Perioada de culegere a datelor a fost 4- 14 iulie 2010.

S-au realizat mai multe capitole cu diferite ntrebri. Capitolele au fost:

Obiceiuri generale de cumprare(vezi fig.38, fig.39), Evaluarea magazinelor(vezi fig.40, fig.41), Evaluarea mrcilor private(vezi fig.42), Percepia preului(vezi fig.43 ).

Fig.38:Obiceiuri generale de cumprare

Fig. 39: Obiceiuri generale de cumprare

Fig.40: Evaluarea magazinelor

Fig.41: Evaluarea magazinelor

Fig.42: Evaluarea mrcilor private

Fig.43 : Percepia preului

1.4. Impresii despre eveniment

Dup eveniment, presa a relatat detalii despre evenimentul de inaugurare a noului hypermarket Cora din mall-ul Sun Plaza i despre noile locuri de munc create la deschiderea acestuia. Ziarele on-line au scris intens despre acest eveniment, acetia fiind puternic impresionai de capacitatea de ntindere a hipermarketului, numrul mare de produse comercializate i n special de numrul mare de locuri de munc aprute n urma acestui eveniment.

800 de locuri de munca la Cora din Sun Plaza

Lantul de hipermarketuri Cora Romania a deschis in centrul comercial Sun Plaza din Capitala o noua unitate, cea de-a patra la nivel national, si a creat astfel circa 800 de noi locuri de munca.Noul hipermarket are o suprafata de 13.000 de metri patrati si comercializeaza peste 80.000 de produse. Reprezentantii companiei nu au precizat valoarea investitiei.Compania a anuntat recent ca va inaugura o noua unitate in cadrul centrului comercial Adora Mall din Craiova, dupa ce a semnat un contract de inchiriere pentru 12.100 mp cu dezvoltatorul de centre comerciale Sonae Sierra.Probleme la Sun Plaza, cu o zi inaintea deschideriiLantul de hipermarketuri Cora Romania face parte din grupul francez Lous Delhaize si numara in prezent pe piata autohtona patru unitati, principalii competitori fiindCarrefour, Real siMetro.Centrul comercial Sun Plaza, proiect de 200 milioane euro, dezvoltat de Sparkassen Immobilien in parteneriat cu firma EMCT, se va deschide in data de 25 februarie, investitorii astepandu-se la circa 15 milioane de vizitatori anual.Sun Plaza are o suprafata totala de 210.000 mp si o suprafata comerciala de 80.000 mp, precum si 2.000 de locuri de parcare dispuse pe doua niveluri subterane si o legatura directa cu statia de metrou Piata Sudului, realizata printr-un pasaj subteran.

Fig. 44: Impresii Ziare.com

14