UNIVERSITATEA VASILE ALECSANDRI DIN BACU FACULTATEA DE INGINERIE Specializarea CONVERSIE/INFORMATIC

COORDONATOR : Prof. Dr. Ing. Culea George ABSOLVENT:

MARTIE 2011

1

TEMA LUCRRII

PROIECTAREA UNUI SUPORT SOFTWARE PENTRU GESTIONAREA STOCURILOR DINTR-UN MAGAZIN

2

CUPRINSCapitolul 1.Argumentarea temei................................................................................................4 1.1 Prezentarea temei....4 1.2 Scopul i obiectivele temei..5 Capitolul 2 Noiuni introductive..6 2.1. Noiunile de dat,unformaie i cunotine......7 2.2.Conceptual de baz de date...8 2.3.Sistemul de gestionare a bezelor de date(SGBD)...10 2.3.1.Obiectivele unui SGBD.....12 2.3.2.Funciile unui SGBD....15 2.4.Arhitectura funcional a SGBD Access........16 Capitolul 3 Modele de reprezentare a datelor n bazele de date......18 3.1 Tipuri de structuri fundamentale n baza de date .18 3.2 Nivele de reprezentare a datelor n baza de date19 3.2.1. Nivelul extern de prezentare a datelor..19 3.2.2.Nivelul conceptual al unei baze de date..19 3.2.3. Nivelul logic al unei baze de date....21 3.3. Nivelul intern (fizic)....21 Capitulul 4 Proiectarea bazei de date..22 4.1 Elementele bazei de date....22 4.2 Proiectarea tabelelor..23 4.3 Introducerea datelor n tabele......33 4.4 Stabilirea cheii primare.35 4.5 Stabilirea sistemului relaional dintre tabele...36 4.6 Interogarea bazei de date..37 4.7 Proiectarea formularelor.42 4.8 Rapoarte........45 4.9 Proiectarea interfeei grafice..48 Capitolul 5 Concluzii....55 Bibliografie....56

3

Capitolul I. ARGUMENTAREA TEMEI

1.1 Prezentarea temei Lucrarea ofer o analiz a modalitilor practice de utilizare a instrumentelor informatice pentru elaborarea sistemelor de gestionare a stocurilor dintr-un anumit magazin. Aplicaia poate fi utilizat pentru evaluarea stocurilor de mrfuri dar i pentru verificarea acestora. Avantajele principale constau n administrarea sa destul de simpl deoarece dispune de o interfa intuitiv i atrgtoare. Utilizatorii precum i cei care administreaz baza de date nu trebuie s cunoasc SGBD-ul Microsoft Access. Aplicaia poate fi uor modificat deci ar putea fi adaptat pentru orice tip de magazin pentru gestionarea stocurilor de marf a acestuia. Aplicaia dispune e o interfa simpl i intuitiv ce permite utilizarea foarte uoar a bazei de date.

Fig. 1.1.1 Interfaa aplicaiei Lucrarea este realizat sub form de aplicaie care permite inerea evidenei: Furnizorilor de la care magazinul achiziioneaz produsele comercializate; Facturilor de intrare a produselor; Valorii fiecrii facturi pe baza preului unitar i a numrului de produse de pe

fiecare factur ;

4

Firmelor productoare; Angajailor i a fotilor angajai ai firmei; Clienilor persoane fizice i juridice; Facturilor de ieire; Valoarea ficrei facturi de ieire; Produselor vndute; Produselor ce pot fi comercializate de firm;

Aplicaia permite accesul utilizatorului la baza de date, deci poate realiza modificri ale acesteia. n cazul n care nu se dorete acest lucru, se poate limita accesul utilizatorilor la obiectel bazei de dateastfel nct numai administratorul s aib acces nelimitat.

1.2 Scopul i obiectivele temei Scopul proiectrii bazei de date este de a ine o eviden mai clar i mai uor de realizat a stocurilor de marf din magazin dect pe baza facturilor pe suport de htie sau din programul de contabilitate utilizat de firma repectiv. Aplicaia permite o consultare mai rapid a datelor de strict necesitate. Ea poate fi utilizat foarte uor de cte gestionarul care primete marfa sau o vinde dar, n acelai timp poate oferi unele informaii rapide clienilor despre unele produse pe care firma le comercializeaz. Obiectivele acestei baze de date sunt: Introducerea produselor; Introducerea mrcii producatoare; Introducerea i preului de intrare i a preului de comercializare; Stocarea datelor furnizorilor; Inroducerea facturilor de intrare i de ieire; Consultarea rapid a unor facturi i a daelor e pe acestea (Ex. numele

gestionarului care a vndut un produs la o anumit dat etc)

5

Capitolul 2. NOIUNI INTRODUCTIVE

De mai bine de patru decenii, bazele de date prin performanele i avantajele lor, au reprezentat i vor rmne n continuare modalitatea principal de structurare i organizare a datelor n cadrul sistemelor informatice. Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actual. Indiferent c suntem un utilizator obinuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai important ca oricnd. Microsoft Access a aprut n urm cu aproximativ 15 ani. Prima versiune de Access, Microsoft Access 1.0 a aprut n noiembrie 1992. A devenit foarte rapid cea mai utilizat aplicaie de realizare a bazelor de date. Prin apariia a Microsoft Access 95, a patra versiune, Access a fost adoptat ca nou membru al liniei de produse Microsoft Office. Aceasta a fost micarea perfect deoarece i-a permis aplicaiei Access s se integreze i sa-i mreasc utilitile mpreun cu celelalte aplicaii Office, cum ar fi Spell Checking sau Format Painter. Microsoft Access este aplicaia de management al bazelor de date pus la dispoziie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite s stocm i s administrm volume mari de date, organizate n uniti numite nregistrri. Prelucrarea automat a datelor nu se realizeaz la ntmplare ci numai n cadrul unui sistem de organizare a acestora dup metode, tehnici i procedee bine stabilite. Organizarea i prelucrarea datelor este parte integrant din procesul de dezvoltare a sistemelor informatice sau a aplicaiilor care se subordoneaz. Pentru ca prelucrarea datelor s se poat realiza, acestea trebuie s fie organizate i structurate pe diferite categorii. Aceste categorii de date trebuie la rndul lor s fie convertite ntr-o informaie neleas de ctre calculator i care s poat s fie depozitat pe diferii supori de memorie. In cadrul procesului de organizare, stabilirea structurilor fizice i logice de date reprezint elementele fundamentale de care depinde eficiena si viteza prelucrrii. Practic, exist o varietate foarte mare de situaii ceea ce face imposibil formularea unei soluii universale. Din aceasta cauz fiecare aplicatie practic trebuie foarte atent studiat pentru a se putea stabili cele mai bune soluii de nregistrare i manipulare a datelor. Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft

6

Access se pot sintetiza n urmtoarele: 1. Posibilitatea crerii unei baze de date care s poat fi utilizat de ctre un utilizator sau mai muli utilizatori n mod partajat; 2. Interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin interfaa QBE (Query By Example), sau prin limbajul SQL (Standard Query Language); 3. Automatizarea unor activiti/aciuni prin programare n limbajul VBA sau prin macrocomenzi; 4. Realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale pachetului Microsoft Office sau alte SGBD-uri relaionale; 5. Interfaa utilizator GUI (Graphical User Interface) este uor de folosit i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaiilor pachetului MS Office, ceea ce face ca utilizatorul s regseasc un mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu uurin; 6. Fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprieti ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la apariia unui eveniment, metode la care obiectele reacioneaz n momentul producerii unui eveniment, programare orientat pe obiecte i evenimente; 7. Asisten n dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date; 8. Existena meniului Help i a facilitilor de ajutor contextual; 9. nglobarea de componente Wizard pentru a ajuta utilizatorii n dezvoltarea de aplicaii; 10. Tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de nregistrri. 2.1 Noiunile de dat, informaie i cunotinte Prin dat se nelege un model de reprezentare a informaiei accesibile unui anumit procesor (om, unitate central, aplicaie de calcul etc), model cu care se poate opera pentru a obine noi informaii despre fenomenele, procesele i obiectele lumii reale sau mai nou a lumii virtuale. O dat care este o entitate indivizibil n raport cu informaia pe care o poart sau cu procesul la care particip este o data scalar sau elementar. O dat scalar se definete, din punct de vedere logic prin trei elemente: identificator, atribute i valori iar din punct de vedere fizic corespunde unei anumite zone de memorie de o anumita valoare. Identificatorul este un simbol sau nume care se asociaza datei pentru a o distinge de alte date sau tip data.

7

Valoarea datei se definete printr-o proprietate care poate fi de tip ntreg real, boolean, text etc. Atributele precizeaz proprieti ale datei i ele determin modul n care aceasta va fi tratata n procesul de prelucrare. Din punct de vedere al bazelor de date putem defini data mai simplu ca fiind o nregistrare ntr-un mod convenit a unei observatii, obiect, cunostine, imagini, sunet sau text. Informaia este cunoaterea n general adic aflarea de elemente noi privind un obiect, o data sau o colecie de date. Informaiile se obin n urma prelucrrii datelor sau cu alte cuvinte datele sunt purttoare de informaie. Cunotintele reprezint informaii simple sau agregate care se dobndesc de-a lungul timpului prin observare i acumulare n ceea ce privete obiectele, fenomenele i procesele din lumea real. 2.2 Conceptul de baz de date Organizarea datelor n vederea prelucrrii pe calculator este o activitate tot att de important ca i realizarea programelor. Cele dou componente principale ale unui sistem informatic: datele i programele, se gsesc ntr-o strns interdependen. Un program orict de elaborat i de rafinat ar fi nu va produce rezultatele scontate dac va lucra cu o structur depit. Tot aa de bine, o structur de date bine pus la punct nu va putea suplini carenele unui program care o prelucreaz. Trebuie fcut distincia ntre date, informaii i cunotine.Din punct de vedere al prelucrrii pe calculator, datele sunt definite de trei elemente: un identificator, atribute i valoare. Exemplu: cantitate(identificator), numr real i pozitiv (atribute) , 50,5 (valoare). La modul cel mai simplu informaia este un mesaj care are caracter de noutate altfel spus care nltur o nedeterminare . Informaiile se obin n urma prelucrrii datelor. Cunotinele reprezint informaii simple sau agregate pe care le dobndim de-a lungul timpului, relativ la obiecte, fenomene sau procese din lumea real. In ultimul timp se vorbete tot mai mult de organizarea acestora n baze de cunotine. Organizarea datelor din punct de vedere informatic are dou componente: Organizarea datelor n memoria intern a calculatorului, care cuprinde structuri de tip: list, coad, stiv i decoad;

8

Organizarea datelor pe memoria extern, care cuprinde structurile de

tip fiier i baz de date. Organizarea datelor pe memoria extern a parcurs n timp mai multe stadii: fiiere, fiiere cu legturi i a culminat cu bazele de date actuale. Majoritatea sistemelor informatice actuale lucreaz cu baze de date. Un fiier este un asamblu de nregistrri fizice omogene din punct de vedere al coninutului i al prelucrrii. O nregistrare fizic este unitatea de transfer ntre memoria intern i cea extern a calculatorului. Aceasta este format din una sau mai multe nregistrari logice. O nregistrare logic este unitatea de prelucrare din punct de vedere al programului utilizator. Aceasta este formata dintr-un ansamblu de cmpuri , care descriu o anumit realitate. Utilizarea fiierelor a fost o soluie specific anilor 60-70. O alt soluie, dominant n prezent, const n organizarea datelor n baze de date. C. Dolobel, M.Adiba dau urmtoarea definiie bazei de date: Un ansamblu structurat de date nregistrate pe suporturi accesibile calculatorului pentru a satisface simultan mai muli utilizatori de o manier selectiv i ntr-un timp oportun. O completare acestei definiii ar fi c baza de date este un ansamblu structurat de date ce conine structuri de date legate funcional ntre ele. G. Gardian insist asupra faptului c pentru ca un ansamblu de date neindependente s fie o baz de date, trebuie s fie interogabile prin coninut, dup orice criteriu, precum i s fie posibil regsirea structurii datelor. In afara conceptului de baz de date (BD) exist un alt concept cunoscut sub numele de banca de date. O banc de date este o BD mai puin structurat i care deservete sistemele documentare. Finalitatea utilizrii unei bnci de date este mai puin precis dect a unei baze de date innd seama de diversitatea utilizatorilor poteniali ai acesteia. In general bncile de date sunt orientate spre publicul larg pentru a oferi diverse servicii de informare cum ar fi : mersul trenurilor, cursul valutar consultarea unei biblioteci etc. O baz de date poate avea unul sau mai muli utilizatori. n funcie de rolul acestora distingem trei clase de utilizatori : a) Programarorii de aplicaii, sunt cei care scriu programele ce utilizeaz bazele de date. Indiferent de limbajul de programare utilizat aceste programe asigur accesul la datele stocate n baza de date, adugarea de noi date, tergerea sau modificarea celor existente. b). Utilizatorii finali care putem s-i clasificm n dou categorii : utlizatorul expert, informatician, cunoscnd limbaje de programare i limbajele bazei

9

de date date Majoritatea sistemelor de gestiune a bazelor de date furnizeaz cel puin un procesor de limbaje de interogare interactiv ce ofer posibilitatea de adresare de comenzi la nivel nalt (ex. INSERT, SELECT ert.). Limbajul SQL este un limbaj tipic de interogare. Unele sisteme ofer utilizatorilor si alte tipuri de interfee n care nu pot adresa o comand explicit (ca SELECT), dar pot s aleag o comand dintr-un meniu sau s completeze rubrici n structuri predefinite. Aceste meniuri sau interfee grafice sunt mai uor de folosit de utilizatorii care nu au cunotine formale n tehnologia informaiei : IT(Information Technology) i IS (Information System). c) Administratorul BD, care asigur administrarea unitar a datelor din baza de date. Funciile asigurate de administratorul bazei de date sunt: definirea schemei conceptuale n care sunt incluse i regulile care s asigure integritatea datelor; definirea procedurilor de salvare i restaurare; definirea utilizatorilor bazei de date i a drepturilor acestora de acces; supervizarea performanelor bazei de date etc. utilizatorul neinformatician sau utilizatorul naiv, care nu este specialist n baze de

2.3 Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Bazele de date sunt gestionate unitar prin programme dedicate, numite Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD). Un sistem de gestiune a bazelor de date constituie o interfa ntre utilizatori i BD care permite crearea, actualizarea i consultarea acesteia. In acest context putem defini SGBD-ul ca un instrument de asamblare, codificare, aranjare, protecie i regsire a datelor n BD.

10

SGBD EXTERN SGBD INTERNSISTEM DE GESTIUNE DE FIIEREB D B D

PROGRAME DE APLICAII

Fig.2.2.1 Schema general a unui SGBD

Scrierea datelor n baza de date se realizeaz n aceeai maniera ca i consultarea. Se observ, de asemenea , faptul ca SGBD ul poate prelucra mai multe cereri provenind de la mai multe programe de aplicaii, fiecare program avnd propria sa schem logic de descriere a datelor i propria zona de legtur. Zona de legatur faciliteaz interdependena programelor de aplicaii fa de organizarea datelor. Totodat, majoritatea SGBD-urilor asigur i controlul transmisiei datelor la/i de la terminale n regim de teleprelucrare. Microsoft Access este un SGBD care pune la dispoziia utilizatorilor aplicaii complexe, care s ajute la crearea i manipularea bazelor de date. Microsoft Access dispune de un limbaj de programare procedural flexibil, orientat pe obiecte, prin care programatorii i pot descrie datele i aplicaiile (Visual Basic for Applications). De asemenea, are implementat limbajul SQL (AccessSQL) pentru utilizatorii care nu sunt informaticieni. Microsoft Access recunoate i se adapteaz automat la mediile multiutilizator, permite programarea vizual a aplicaiilor folosind generatoare sau programe designer ncadrate n generaia a IV-a (4GL) pentru proiectarea interactiv a tuturor obiectelor cu care lucreaz o aplicaie. Abordarea vizual a obiectelor face ca Access s fie considerat un mediu de dezvoltare rapid a aplicaiei (RAD Rapid Application Development).

11

2.3.1 Obiectivele unui SGBD Obiectivul principal al unei BD este de a separa descrierea datelor fa de programele de aplicaii, idee care a fost exprimat prima dat n 1965. Pentru atingerea acestui obiectiv este necesar o abstractizare a datelor memorate n BD. Astfel putem vorbi de trei nivele de reprezentare a unei BD: extern, conceptual i intern.

Domeniu de aplicaie Nivel extern

Schema extern 1

Schema extern2

Utilizator 1 Grup de utilizatori 1

Nivel coceptual Schem conceptual Administrator BD

Nivel intern Model fizic Administrator BD

BD

Fig.2.3.1.1 Niveluri de reprezentare a unui BD La fiecare nivel se definete o schem a bazei de date. Schema extern face referire la datele necesare unui utilizator sau unui grup de utilizatori. Schemele externe constituie sursa pentru ntocmirea schemei conceptuale..

12

La nivel conceptual, analiznd schemele externe i eliminnd redudanele rezult o nou viziune care se numete schem conceptual. O schem conceptual este complet dac poate furniza date pentru toate schemele externe. Schema intern implementeaz schema conceptual folosind un SGBD. Pentru o baz de date se pot defini mai multe scheme externe, o singur schem conceptual i respectiv o singur schem intern.. Faptul c utilizatorul vede baza de date folosind o schem extern faciliteaz determinarea drepturilor de access la baza de date. Sistemul de gestiune a bazelor de date trebuie s poat interpreta instruciunile exprimate n termen de schem extern i respectiv de schem conceptual iar dup acees n termen de operaii de intrare/ieire la nivel fizic i s asigure trecerea de la un nivel la altul. Plecnd de la obiectvul principal putem spune c obiectivele unui SGBD sunt: independena fizic a datelor independena logic a datelor manipularea datelor prin limbaje declarative (neprocedurale) administrarea ntr-o manier ct mai simpl a datelor eficacitatea accesului la date partajarea datelor coerena datelor redudana controlat securitatea datelor Independena fizic a datelor const n posibilitatea de a schimba organizarea intern a datelor i a structurilor de nregistrare, fr a modifica programele care le folosesc (programme utilizator). Independena logic a datelor const n posibilitatea de a modifica schemele externe fr a modifica schema conceptual. Principalele avantaje ale independenei logice a datelor sunt: permite oricrui grup de utilizatori s vizualizeze datele aa cum ii doresc permite evoluia n timp a schemelor fiecrui grup de utilizatori fr a afecta schema conceptual permite evolua unei scheme externe fr a afecta celelalte scheme externe.

13

Manipularea datelor n general exist dou tipuri de utilizatori care manipuleaz datele ntr-o BD: utilizatorii interactivi i programatorii. Prima categorie, are nevoie de limbaje de interogare foarte simple, apropiate de limbajul natural, care s le permit ntr-o manier foarte simpl si obin informaiile de care au nevoie. Un exemplu de astfel de limbaj este SQL (Structured Query Language). Cea de a doua categorie de utilizatori (programatorii de aplicaii) folosesc de regul limbaje procedurale cum sunt cele tradiionale (generaia a treia: C, COBOL, PL1 etc.), limbaje orientate pe obiect (C++, Java) sau limbaje din generaia a patra (4LG) orientate pe descrierea specificaiilor la nivel utilizator final. Administrarea ct mai simpl a datelor Un SGBD trebuie s furnizeze instrumente adecvate pentru descrierea datelor. Operaiile de descriere i de modificare sunt cunoscute sub numele de administrarea datelor. Pentru a permite un control eficient asupra datelor i a rezolva unele conflicte care pot aprea cu ocazia definirii acestora, aceast operaie cade n sarcina unui grup restrns de persoane numite adminstratori de baze de date. Administrarea centralizat a datelor, nu conduce ntotdeauna la realizarea unor BD-uri performante, capabile s mulumeasc categorii de utilizatori diferii. Pentru a nltura acest impediment, SGBD-urile actuale ofer instrumente adecvate care permit o descentralizare a descrierii datelor, asigurnd n acelai timp coerena necesar ntre diversele descrieri pariale. Eficacitatea accesului la date Fiecace utilizator dorete ca interogrile sale asupra BD s furnizeze informaiile necesare ntr-un timp ct mai scurt. Exist doi parametri care msoar performanele accesului la date: numrul de tranzacii pe secund i timpul de rspuns. Dimensiunile celor doi parametri sunt dependente i de modul n care sistemul de operare, sub care funcioneaz SGBD-ul, aloc i partajeaz resursele fizice. Partajarea datelor se realizeaz prin controlul accesului curent la BD. Fizic, acest lucru nu este posibi deoarece mecanismul de acces la disc i la memoria intern este unic. Prin urmare cererile de acces simultane, sunt nregistrate ntr-un fiier de ateptare i sunt deservite ntr-o anumit ordine.

14

Coerena datelor const n respectarea unor dependene care pot exista ntre datelele unei BD. De exemplu data la care un angajat vinde un produs trebuie s fie mai mare dect data angajrii. Redundana controlat const n posibilitatea de a nregistra unic unele date, eliminnd astfel situaiile de nregistrare multipl. Cu ct redudana este mai mic cu att performanele BD cresc. Securitatea datelor se refer la dou aspecte: accesul controlat al utilizatorilor la BD (confidenialitate) ; refacerea BD n urma unor distrugeri intenionate sau neintenionate. Confidenialitatea datelor este asigurat prin proceduri de : identificare a utilizatorilor prin nume sau cod; autentificare prin parole; autorizare a accesului difereniat prin drepturi de creare, consultare, modificare sau tergere. Pentru protejarea BD , SGBD-ul trebuie s ofere urmtoarele instrumente : crearea unor puncte de reluare, adic salvarea periodic a unor copii curente a BD; gestiunea unui jurnal de tranzacii, lista operaiilor realizate asupra BD dup ultimul punct de repriz. 2.3.2 Funciile unui SGBD Principalele functii pe care le ndeplineste un SGBD sunt: memorarea datelor pe suportul extern prin intermediul sistemului de gestiune a fiierelor; gestiunea datelor i a legturilor dintre ele n vederea unei regsiri rapide prin intermediul sistemului sistemului de acces (SGBD intern); introducerea i extragerea datelor din/spre exterior n forma cerut de utilizator prin intermediul SGBD-ului extern.

15

2.4 Arhitectura funcional a SGBD Access Microsoft Access este unul din cele mai bune sisteme de gestiune a bazelor de date disponibile pentru calculatoarele personale. Iat cteva exemple de utilizare a programului Microsoft Access: Un fotograf profesionist folosete Access pentru a-i gsi cu uurin Un colegiu cu pensiune utilizeaz Access pentru a urmri facturarea, Un alt colegiu folosete programul Access pentru a ine evidena informaiilor O biseric cu muli enoriai apeleaz la Access pentru a menine legtura cu negativele i diapozitivele dintre cele cteva mii adunate dup ani de munc. contactele cu prinii i rapoartele studenilor. legate de studeni, a admiterii, listelor de ateptare, creditelor, anilor de studii i rapoartelor. membrii si i a se asigura c fiecare dintre acetia este ngrijit corespunztor din punct de vedere spiritual. n zonele din Australia, datele referitoare la metodele de supravieuire n condiii vitrege sunt introduse ntr-o baz de de date creat cu Access. Executnd clic pe o hart, ofierii armatei australiene sau echipele de salvare obin informaii importante despre modul n care pot fi gsite produsele comestibile naturale (cunoscute sub numele de bunti din tufiuri) n zonele ndeprtate. O familie ca oricare alta folosete posibilitile oferite de Access pentru a Un serviciu de consultan telefonic se bazeaz pe Acceess pentru ntocmirea nregistra adresele prietenilor, colecia de casete video, precum i inventarul gospodriei. listei de deplasri ale consilierilor furniznd fiecruia dintre ei toate detaliile necesare pentru a intran legtur cu clientul. O discotec poate utiliza baze de date realizate cu Access pentru inerea evidenei melodiilor, interpreilor, duratei etc. Principalele caracteristici ale SGBD-ului Access sunt: este deschis comunicrii cu alte Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date; permite realizarea aplicaiilor client/server; permite realizarea unor aplicaii complexe prin utilizarea limbajului Visual

16

Basic; date;

permite accesul la baze de date din reeaua Internet, fiind un instrument util dispune de un meniu Help pentru obinea de noi informaii; permite personalizarea bazei de date; conine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea ntr-o manier permite crearea de comenti rapide (shortcuts) n vederea accesrii mai rapide a permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator n cadrul bazei de se permite crearea de aplicaii care s utilizezez baze de date stocate n SQL Varianta Microsot Access ofer multiple mbuntiri: interfa de utilizator nou i mbuntit

pentru publicarea informaiilor n paginile web;

mai simpl a obiectelor bazelor de date; obiectelor din baza de date;

Server, n cadrul unei reele de calulatoare.

17

Capitolul 3. MODELE DE REPREZENTARE A DATELOR N BAZELE DE DATE

3.1 Tipuri de structuri fundamentale n baza de date Datele dintr-o baz de date pot fi grupate n mai cteva tipuri de structuri fundamantale: liniarStructura liniar este o list liniar cu elemente nestructurate

Fig. 3.1.1 Structura liniar arborescent

Structura arborescent se prezint sub forma unui arbore i se bazeaz pe coexistena a mai multor colecii de date i a unei relaii ierarhice. Coleciile de date sunt ierarhizate pe nivele n relaii de subordonare

Fig. 3.1.2 Structura arborescent n reeaStructura de tip reea se bazeaz pe existena unei mulimi de colecii de date, dar spre deosebire de reeaua arborescent n acest caz avem o mulime de relaii n reea. Structura de tip reea se poate descompune n mai multe structuriarborescente.

18

Fig. 3.1.3 Structuara reea

relaional are la baz caracteristicile entitilor, a cror realizri formeaz noi

legturi.Legturile se stabilesc prin intermediul cheilor primare.

3.2 Nivele de reprezentare a datelor n baza de date n procesul de proiectare a unei baze de date se parcurg cteva nivele corespunztoare pentru diverse activiti distincte: nivelul extern corespunztor clientului care ii exprim cerinele nivelul conceptual corespunztor administratorului de date nivelul logic corespunztor stabilirii relaiilor ntre date din baza de date nivelul intern corespunztor programatorului bazei de date, care realizeaz informaionale legate de baza de date

reprezentarea datelor pe suport fizic 3.2.1. Nivelul extern de prezentare a datelor Nivelul extern se refer la modul n care utilizatorul vede baza de date. La nivel extern se prezint mulimea datelor care este important pentru utilizatorul sau grupul de utilizatori ai bazei de date. 3.2.2.Nivelul conceptual al unei baze de date Modelul conceptual se refer la modul n care datele pot fi structurate astfel nct s poat fi prelucrate cu ajutorul unui sistem de gestiune a bazelor de date. n cadrul acestui nivel trebuie respectat modelul EAC (Entitate-Atribut-Coresponden) Prin entitate se nelege un model de obiect identificat n lumea real a aplicaiilor cerute de crearea bazei de date. Entitile sunt caracterizate prin atribute. Corespondena reprezint legtura logic stabilit ntre entiti. n procesul de stabilire a corespondenelor trebuie respectate urmtoarele reguli:

19

3.2.2.1. Restricii de integritate a datelor n cadrul realizrii modelului conceptual al unei baze de date trebuie respectate anumite reguli. Aceste reguli se numesc restricii de integritate. Exemple de restricii de integritate: eliminarea redudanelor sau repetrilor i a omonimelor n denumirile entitilor, atributelor, corespondenelor; valorile atributelor cu rol de identificator trebuie s fie unice i nenule; cardinalitile minime i maxime se stabilesc pe baza regulilor de desfurare a stabilirea integritii refereniale.

activitilor;

3.2.2.2. Rolurile unei entiti O entitate poate avea ma multe roluri n cadrul unei baze de date. Incluziunea de roluri presupune c un rol al entitii ntr-o asociere impune un alt rol al su intr-o alt asociere. De exemplu, entitatea Client are un astfel de rol. Se consider primirea unui document de ncasare generat de plata efectuat de un client pentru livrarea la domiciliu a unor produse. Livrarea produselor se realizeaz dup ce a fost trimis o factur.

Fig. 3.2.2.2.1 Incluziune de roluri Excluziunea de roluri Exemplu: La un trg de oferte de produse electrocasnice Pentru evidena vnzrilor i/sau nchirierilor trebuie s inem seama de faptul c un produs nu poate fi vndut i nchiriat n acelai timp. Operaia de vnzare i cea de nchiriere se exclud reciproc. Egalitatea de roluri este similar unei restricii de incluziune reciproc ntre

20

dou roluri aparinnd aceleiai entiti. De exemplu, un muncitor primete sporuri ( de vechime etc.) i n acelai timp trebuie s plteasc o seam de reineri (pensie alimentar, ajutor de omaj etc.) din salarul su lunar.

Fig. 3.2.2.2.1 Egalitate de roluri 3.2.3. Nivelul logic al unei baze de date Nivelul logic se bazeaz pe noiuni de matematic a mulimilor.. Relaiile se reprezint prin intermediul tabelelor supuse urmtoarelor restricii: n fiecare coloan toate valorile sunt de acelai tip fiecare coloan este un numr sau un ir de caractere

ordinea liniilor din tabele nu este predefinit i nu sunt admise duplicate

coloanele sunt identificate prin nume distincte

3.3. Nivelul intern (fizic) Nivelul fizic corespunde etapei n care se realizeaz practic baza de date ntr-un SGBD. n cadrul acestui nivel se creeaz tabelele, se stabilesc legturile dintre acestea, se proiecteaz formularele, interogrile, rapoartele. Tot acum se pot stabili i drepturile de acces la baza de date.

21

Capitolul 4. PROIECTAREA BAZEI DE DATE

4.1 Elementele bazei de date Obiecte unei baze de date creat cu SGBD-ul Microsoft Access sunt:-

tabele (tables) n care sunt nregistrate datele pe care utilizatorii le

includ n baza de date. Tabelele reprezint cel mai important obiect al oricrei baze de date. Datele sunt memorate n tabele sub forma rndurilor (records/nregistrrilor) i a coloanelor (fields/cmpuri). Un element important al bazei de date l reprezint modul n care sunt legate tabelele ntre ele, adic sistemul de relaii (relatioships);-

interogri (queries) constituie ntrebri adresate bazei de date cu scopul

de a selecta anumite nregistrri conform intereselor utilizatorului. Sub Access, interogrile pot prelucra i afia date selectate din maxim 16 tabele. Rezultatele unei interogri (query) se pot afia pe cel mult 255 de coloane. Interogrile au la baz un cod generat n limbajul de interogare SQL.-

formulare (forms) utile pentru afiarea i introducerea datelor,

controlarea deschiderii i nchiderii altor formulare precum i pentru tiprirea rapoartelor. Formularul este ca o interfa ntre utilizator i tabelele din baza de date. Aceeai imagine de formular o au i panourile de comand (switchboards) prin intermediul crora utilizatorii pot naviga n interiorul unei baze de date. Formularele pot conine subformulare dar i alte obiecte: butoane, etichete, cmpuri de editare, elemente grafice, sunete sau clipuri video, etc.;-

rapoarte (reports) reprezint situaiile de ieire (tiprirea sub form de

tabele a informaiilor de detaliere, a informaiilor de sintez sau a ambelor tipuri), de fapt obiectivul final urmrit de ctre utilizator. Ele afieaz ntr-un anumit format standard sau particular rezultatele anumitor interogri sau chiar datele din tabele. De cele mai multe ori

22

rapoartele sunt proiectate pentru a afia datele conform unor situaii finale standard (de exemplu: balana contabil, jurnalul de vnzri sau cel de cumprri, jurnalul de cas, situaiile conturilor bancare, centralizatorul stocurilor, etc). La fel ca i formularele, rapoartele pot conine anumite obiecte care s fac posibil afiarea cmpurilor din tabele sau interogri n formatele dorite. Obiectele cel mai frecvent utilizate sunt etichetele, cmpurile de afiare, elementele grafice. Rapoartele pot conine i subrapoarte. Informaia afiat prin rapoarte sau prin formulare poate fi structurat i grupat pe mai multe seciuni: title, header, detail, footer.;-

macrocomenzi (macros) sunt proceduri care automatizeaz de regul

anumite operaii sau evenimente cum ar fi: lansarea automat a unei comenzi din bara de meniuri, clic-ul pe un anumit buton, lansarea n execuie a unor forme, interogri sau rapoarte, etc.-

module (modules) conin proceduri (secvene de cod) scrise n VBA

(Visual Basic for Applications). Modulele pot fi module de clas i module standard. Modulele de clas pot aprea n cadrul formelor sau rapoartelor atunci cnd se trateaz prin intermediul unor instruciuni (cod VBA) anumite evenimente (de exemplu evenimentul clic cu mouse-ul pe un buton). Modulele standard conin acele proceduri sau funcii accesibile ntr-o baz de date. Ele sunt scrise de programatori de aplicaie i se afl grupate n modules. Funciile VBA sunt folosite pentru efectuarea calculelor mai complexe dect cele care pot fi exprimate printr-o serie de simboluri matematice convenionale sau pentru efectuarea de calcule care impun luarea de decizii.-

paginile Internet (pages) sunt pagini Web care permit (prin intermediul

unui server dedicat pentru Internet) afiarea n Internet a datelor unei aplicaii Access . Ele mai sunt numite i pagini DAP (Data Access Pages). 4.2 Proiectarea tabelelor Datele ntr-o baz proiectat cu SGBD Microsoft Access sunt grupate n tabele.Tabelele reprezint obiecte ce permit proiectarea bazei de date i introducerea datelor n baza de date. n fereastra Database se selecteaz obiectul Tablesbutonul Newse deschide fereastra New Table ce cuprinde 5 tipuri de tabele.

23

Fig.4.2.1 Tipuri de tabele Vizualizare foaie de date tabel sub forma unei foi de calcul Vizualizare proiect proiectarea tabelului Expert tabel - utilizarea unui program expert n proiectarea tabelului Legare tabel - importarea unui tabel din alt baz de date sau creat cu o aplicaie recunoscut de Access (Ex. Se poate importa un tabel creat cu Microsoft Excel) Legare tabel utilizarea datelor dintr-un alt tabel care nu se afl n baza de date fr a-l importa cu totul n baza de date Urmtorul tabel cuprinde tipurile de date ce pot fi utilizate n Microsoft Access. Tip de date Text Memo Caracteristici Este alfanumeric, poate conine maxim 255 de caractere Este analog tipului de date text cu deosebirea c poate conine maxim 65.535 caractere. Cmpurile de tip Memo nu pot fi Number cmpuri cheie! Reprezint tipul de dat numeric. Exist mai multe tipuri de date numerice :: Tip Byte Integer Long Integer Single Double Domeniu de valori numerice ce pot fi memorate 0 pn la 255 (nu permite zecimale) -32.768 pn la 32.767 (nu permite zecimale) -2.147.483.648 pn la 2.147.483.647 (nu permite zecimale) -3,4 * 1038 pn la 3,4 * 1038 (permite maxim 15 zecimale) -1,797 * 10308 pn la 1,797 * 10308 (permite maxim 15 zecimale)

24

Currency Decimal

-922.337.203.685.477,5808

pn

la

922.337.203.685.477,5808 -1028 pn la 1028 (permite maxim 28 zecimale)

Formatul pentru acest tip de date poate fi: Denumire format General Number Currency Fixed Standard Percent Scientific AutoNumber Exemplificarea afirii 1215,9 $9876,2515 876,25 12.345.345,95 99.15 % 1,123E+05

Este un cmp numeric de tipul Long Integer, util pentru incrementarea automat cu +1 pentru fiecare nregistrare nou a valorii codurilor numerice unice alocate cmpurilor de tip cheie de acces (care se recomand s nsoeasc orice tabel). Este un cmp de tip logic (da / nu sau adevrat / fals). Nu poate fi un cmp cheie de acces. Formatul pentru acest tip de date poate fi: Denumire format Yes / No True / False On / Off None Exemplificarea afirii Yes sau No True sau False On sau Off -1 sau 0

Yes / No

Currency

Reprezint un cmp special recomandat pentru a fi utilizat n operaiunile financiare care presupun lucrul cu anumite monede i pentru care se cere un format special cu 4 zecimale util n eliminarea erorilor de rotunjire. Este tipul de cmp utilizat pentru memorarea datelor de tip dat sau timp. Afiarea acestuia este diferit n funcie de ara / limba utilizate de sistemul Windows. Exemplificrile curente sunt pentru limba englez USA. Formatul acestui tip de date poate fi: Denumire format Exemplificarea afirii General Date 12/28/2001 5:15:20 PM Long Date Medium Date Short Date Saturday, August 18, 2001 18-Aug.2001 8/18/2001

Date / Time

25

Long Time Medium Time Short Time OLE

9:15:00 AM 1,123E+05 15:00

Object Linked Embedded poate fi un document Word, o foaie de calcul Excel, un obiect grafic, un fiier de tip sunet sau un videoclip. Acest obiect poate avea orice mrime i nu este limitat dect de mrimea spaiului liber disponibil pe hard-disc. Este un cmp special care poate conine adrese ale unor documente din cadrul paginilor Web sau adrese de e-mail. Adresele memorate n aceste cmpuri sunt afiate ntr-un mod similar cu cel n care apar n browser-ul internet. Un clic cu mouse-ul pe coninutul unui astfel de cmp determin lansarea browser-ului i deplasarea automat la acea adres Web sau lansarea automat a clientului e-mail (implicit presetat), pentru a trimite un mesaj la adresa e-mail indicat n cmpul selectat. Permite alegerea unei valori dintr-o alt tabel prin intermediul unor obiecte de tip list derulant (list box i combo box).

Hyperlink

Lookup Wizard

Tabelele bazei de date sunt urmtoarele:

Fig.4.2.2 Tabelele bazei de date Tabelul Furnizori permite stocarea datelor despre furnizori i are urmtoarele cmpuri:

26

Fig.4.2.3 Cmpurile tabelului Furnizori Tabelul Clieni persoane juridice permite stocarea datelor despre persoanelor juridice care au achiziionat produse la magazine. Tabelul are urmtoarele cmpuri:

Fig.4.2.4 Cmpurile tabelului Clieni persoane juridice Cmpul Statul s-a ales de tip Expert Cutare pentru a face legtura cu cmpul Statul din tabelul Statut. Tabelul Facturi ieire permite introducerea datelor de pe factura ce se realizeaz n momentul n care se vinde un produs n magazine. Cmpurile acestui table sunt:

27

Fig.4.2.5 Cmpurile tabelului Facturi ieire Cmpul Gestionar se alege de tip Expert Cutare pentru a face legtura cu tabelul Gestionare pentru a permite alegerea numelui gestionarului care ntocmete factura. Cmpul Nume persoan juridic se alege tot de tip Expert Cutare pentru a permite alegerea dintr-o list de nume de firme. Statut se alege de tip Expert Cutare din acelai motiv. Tabelul Galerie foto permite stocarea de fotografii din magazin. Cmpurile tabelului sunt:

Fig.4.2.6 Cmpurile tabelului Galerie foto Cmpul Fotografie se alege de tip Obiect OLE pentru a permite stocarea fotografiilor. Se pot introduce i filme de la diverse evenimente (Exemplu: inaugurarea magazinului, concursuri). Tabelul Gestionari permite stocarea datelor despre angajaii magazinului. Cmpurile tabelului sunt:

Fig.4.2.7 Cmpurile tabelului Gestionari Tabelul Produse permite stocarea tipurilor de produse ce se pot comercializa n magazin. Cmpurile tabelului sunt:

Fig.4.2.8 Cmpurile tabelului Produse Tabelul Statut are urmtoarele cmpuri:

28

Fig.4.2.9 Cmpurile tabelului Statut Tabelul facturi intrare permite stocarea datelor de pe facturile ce se ntocmesc cnd magazinul achiziioneaz marf. Cmpurile tabelului sunt:

Fig.4.2.10 Cmpurile tabelului facturi intrare Pentru a stabili un cmp de tip Expert cutare se parcurg mai muli pai. De exemplu, pentru a stabili pentru cmpul Nume furnizor din tabelul facturi intrare se parcurg urmtorii pai: 1.

Fig. 4.2.11 Alegerea tipului de dat 2.

29

Fig. 4.2.12 Crearea obiectului coloan de cutare 3.

Fig. 4.2.13 Alegerea sursei de cutare 4.

30

Fig. 4.2.14 Selectarea cmpului

5.

Fig 4.2.15 Sortarea datelor 6.

31

Fig. 4.2.16 Alegerea limii coloanelor 7.

Fig. 4.2.18 Denumirea coloanei

4.3 Introducerea datelor n tabele Datele se introduc innd cont de tipul de dat ales n momentul proiectrii tabelului. De exemplu, pentru tabelul Produse s-au introdus urmtoarele date:

32

Fig. 4.3.1 Tabelul Produse

Pentru cmpul Imagine din tabelul Gestionari s-au introdus astfel datele:

Fig. 4.3.2 Introducerea datelor pentru cmpul Imagine

33

Fig. 4.3.3 Cutare fiier

Fig. 4.3.4 Selectare fiier Pentru cmpul Nume furnizor din tabelul Facturi intrare se aleg valorile dintr-o list.

Fig. 4.3.5 Introducerea datelor pentru cmpul Nume furnizor

34

Pentru celelalte tabele se introduc date n mod asemntor. 4.4 Stabilirea cheii primare Fiecare tabel ar trebui s aib cel puin un cmp a crui valoare este unic pentru fiecare nregistrare (cmp cheie principal).Acest cmp este util pentru a identifica n mod unic fiecare nregistrare. Pentru a stabili o cheie principal trebuie s parcurgi urmtorii pai: Se deschide tabelul afind structura acestuia; Se selecteaz cmpul care vrei s fie cheie primar; Se alege din meniul EDIT opiunea PRIMARY KEY.

Pentru tabelele bazei de date s-au stabilit drept chei primare cmpurile de tip AutoNumerotare. 4.5 Stabilirea sistemului relaional dintre tabele n SGBD Access exist urmtoarele posibiliti de realizare a relaiilor dintre tabele: o Relaia 1-1 (one-to-one) este cea mai simpl relaie. n aceast relaie, unei valori a cmpului cheie primar i corespunde o singur valoare din cmpul folosit drept cheie extern.o

Relaia 1-n (one-to-many) constituie tipul cel mai rspndit de relaie. Conform acestei relaii unei nregistrri dintr-un tabel i corespund dou sau mai multe nregistrri din alt tabel.

o Relaia n-n (many-to-many) nu poate fi exprimat ca o simpl relaie. n situaiile n care se gsete o astfel de relaie este necesar s exprimm aceast relaie relaii oneto-many. Aceasta se realizeaz prin crearea unui al tabel suplimentar. Relaiile pentru tabelele bazei de date s-au realizat prin alegerea cmpurilor de tip Expert Cutare. Vizualizarea legturilor se realizeaz prin utilizarea opiunii Relationships din meniul Tools.

35

Fig. 4.5.1 Alegerea opiunii Relaii

Relaiile dintre tabelele bazei de date sunt urmtoarele:

Fig. 4.5.2 Relaiile dintre tabele

4.6 Interogarea bazei de date Pentru a proiecta o interogare se selecteaz Interogarebutonul Nouse deschide fereastra Interogare nou ce cuprinde 5 tipuri de interogri.

36

Fig. 4.6.1 Tipuri de interogri Dac de utilizeaz modul de proiectare a interogrii Vizualizare proiect se selecteaz Nou.. Se afieaz fereastra Interogare de selectare i fereastra Afiare tabel. n fereastra Afiare tabel se selecteaz tabelele care vor intra n interogare adic tabele care conin datele pe care vrem s le interogm.

Fig. 4.6.2 Selectarea tabelelor Se selecteaz tabelele i interogrile necesare i apoi butonul . Tabelele selectate vor fi afiate n fereastra Interogare de selectare. Pentru nchiderea ferestrei Afiare tabel se selecteaz butonul .

37

Fig. 4.6.3 Fereastra de proiectare Cmp - reprezint numele cmpului selectat ( Ex. Nume unitate, Nume persoan etc.) Tabel - reprezint numele tabelului din care am selectat cmpul. n unele cazuri se utilizeaz i interogri. Sortare - sortarea datelor Afiare pentru vizualizarea cmpului selectat Dac se dorete ca un cmp s nu apar la afiarea rezultatului interogrii chiar dac a fost folosit n interogare se poate debifa Show. Criterii criterii de selecie Criteriul ales este de acelai tip cu tipul de dat pentru cmpul respectiv. Operatorii relaionali >,