Facultatea de tiine Economice

SISTEMUL INFORMATIC DE GESTIUNE DIN CADRUL S.C. LUKEMY IMPEX S.R.L.Grupa

634

Bacu 2008 Structura proiectului

Cap. I Planificarea activitilor de realizare a proiectului I.1. Diagrama GANTT I.2. Diagrama PERT Cap. II Descrierea S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. II.1. Descrierea organizrii S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. II.2. Descrierea compartimentului "Clieni" II.3. Centralizatorul activitiilor desfurate n cadrul compartimentului "Clieni" Cap. III Proiectarea situaiilor de intrare Cap. IV Proiectarea situaiilor de ieire Cap. V Proiectarea conceptuala a proceselor V.1. Diagrama de contex V.2. Diagrama fluxului de date logic V.3. Diagrama fluxului de date fizic Cap. VI Realizarea modelului entitate-asociere aferent aplicaiei infomatice propuse Cap. VII Realizarea modelului relaionar aferent aplicaiei infomatice propuse

DIAGRAMA GANTT

Evidena clienilorNr. Cr. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. DESCRIEREA ACTIVITAII Identificarea (colectarea) cerinelor Analize de fezabilitate Realizarea unui model al noului sistem Proiectarea conceptuala a sistemului Proiecterea formularelor i a rapoartelor Proiectarea interfetelor i a dialogurilor Proiectarea bazei de date Elaborarea i testarea programelor Implementarea sistemului Exploatarea i ntreinerea noului sistem 07.11.08 06.12.08 07.12.08 02.01.08 03.01.08 02.02.09 03.02.09 05.03.09 06.03.09 03.04.09 04.04.09 06.05.09 07.05.09 01.06.09 02.06.09 30.06.09 01.07.09 23.07.09

DIAGRAMA PERT

Identificarea cerinelor

Analize de fezabilitate

Realiz unui mod. al noului sist

Proiect. Concept. a sistemului

Proiect. formul. i a rapoartelor

1

2 sapt

2

3 sapt

3

5 sapt

4

3 sapt

5

4 sapt

07.11.08 21.11.08

22.11.08 13.12.08

14.12.08 18.01.09

19.01.09 09.02.09

10.02.09 10.03.09

Proiect. interf..i a dialogurilor

Proiectarea bazei de date

Elab. i testarea programelor

Implementarea sistemului

Exploat. i intr.noului sistem

6

4 sapt

7

3 sapt

8

6 sapt

9

5 sapt

10

1 sapt

11.03.09 11.04.09

12.04.09 03.05.09

04.05.09 15.06.09

16.06.09 14.07.09

15.07.09 23.07.09

Avantaje : Diagrama PERT - prezint foarte clar data de nceput ct i data de sfrit a fiecarei activiti - scoate n relief ordinea n care se execut activitiile

Tabel de definire a aciunilor i a relaiilor de preceden

Evidena clienilorNr. Crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Descrierea activitilor Identificarea cerinelor Analize de fezabilitate Realizarea unui model al noului sistem Proiectarea conceptual a sistemului Proiecterea formularelor si a rapoartelor Proiectarea interfeelor i a dialogurilor Proiectarea bazei de date Elaborarea i testarea programelor Implementarea sistemului Exploatarea i intreinerea noului sistem Durata sptmnii 2 3 5 3 4 4 3 6 5 1 nceput planificare 07.11.08 22.11.08 14.12.08 19.01.09 10.02.09 11.03.09 12.04.09 04.05.09 16.06.09 15.07.09 Sfrit planificare 21.11.08 13.12.08 18.01.09 09.02.09 10.03.09 11.04.09 03.05.09 15.06.09 14.07.09 23.07.09 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Predecesor Observaii

Cap. II Descrierea S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L.II.1. Descrierea organizrii S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L.

S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este o firm cu activitate de producie i comercializare a produselor de morarit si panificatie, a produselor de patiserie si zaharoase. S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este persoana juridical romana, avand forma juridical de societate cu raspundere limitata. Aceasta isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane in vigoare si cu statutul societatii. Sediul societatii este in Romania, municipiul Bacau, judetul Bacau, comuna N. Balcescu, strada Principala. S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. a fost fondeta in 1999 pe baza deciziei asociatiilor si a administratorului. De-a lungul timpului, firma s-a dezvoltat prin investitii facute la nivel local,ajungand in anul 2004 sa fie formata din : o moara de macinat grau, de conceptie italiana cu o capacitate de 240 tone/zi o moara de macinat porumb cu o capacitate de 40 tone/zi doua sectii moderne de painecu cuptoare de paine tipTUNEL- cu o capacitate de productie de 1 tona/zi, ficare avand cate 5 astfel de cuptoare 6 sectii de patiserie si fabricat paine in cuptoare cu vatra traditionale mori de grau si porumb, precum si sectii de panificatie si patiserie in co,unele N. Balcescu si Faraoani, precum si in satele acestora. S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este privatizata in proportie de 100%, avand forma juridical de organizare ca societate cu raspundere limitata si este inregistrata la Registrul Comertului cu nr : J04/766/1999. Si-a dezvoltat, de asemenea, o retea de 5 magazine proprii de desfacere cu amanuntul a produselor proprii, precum si a produselor preluate de la alti furnizori, la nivelul comunelor N. Balcescu si Faraoani.

Obiectul de activitate al S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este fabricarea si comercializarea produselor de morarit si de panificatie, a produselor de patiserie si zaharoase. Spatiile de comercializare se afla pe raza comunelor N. Balcescu si Faraoani, distribuite in mod neuniform ceea ce duce la cheltuieli mari de trnsport a painii (cheltuieli care ocupa un volum mare in mijloacele de trnsport si o valoare mica a produselor), precum si a celorlalte produse de morarit. Principala materie prima folosita in cadrul societatii este graul (care reprezinta 70% din cheltuielile totale ale intreprinderii). Pe langa grau, societatea se aprovizoneaza si cu alte materiale de baza si auxiliare, astfel : drojdie de bere zahar sare ulei, margarina ambalaje polietilena ambalaje hartie In principal, faina de grau este vanduta societatiilor private care produc paine, societati situate atat pe raza judetului Bacau, cat si a altor judete, in functie de solicitari. In ce priveste ponderea firmei in vanzarile de paine in judetul Bacau, aceasta detine un procent de 15% din totalul vanzarilor, iar in ceea ce priveste vanzarile de faina si paste fainoase, firma detine in judet o proportie de 10%. Ponderea firmei in total vanzari la nivelul tarii nu se poate aprecia. Politica de preturi a firmei nu este o politica de scadere a preturilor, intrucat firma a contractat credite cu perioada mare de rambursare (cca 10 ani).

In ceea ce priveste calitatea produselor si serviciilor controlul acestora se face pe tot parcursul procesului tehnologic de la intrarea graului in sectorul de morarit pana la ambalarea sau vanzarea produselor finite, prin puncte CTC situate in toate sectiilt si unitatiile de productie. Obiectivele principale ale firmei sunt comune cu ale oricarei alte firme : obtinerea de profituri cat mai mari pentru achitarea imprumuturilor facute. Acest scop nu poate fi atins decat obtinand o productie de calitate in conditiile unor cheltuieli cat mai mici (pe cat posibil) pentru a putea castiga o piata de desfacere cat mai mare. Structura organizatorica si funcionala a S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este prezentata in organigrama de mai jos (vezi fig. 1). Structura organizatorica si funcionala a S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. este formata din urmatoarele componente: 1. Conducerea generala: Adunarea Generale a Asociatiilor Administrator Cenzori 2. Sectii in subordinea nemijlocita a administratorului: Sectia de aprovizionare Sectia de panificatie Sectia de morarit Atelier de intretinere mecano-energetic In cadrul S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. compartimentul financiarcontabil este format din: Biroul financiar Biroul contabil Seful de birou financiar-contabil

ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE LUKEMY IMPEX S.R.L. BACAU

Total personal: 40

ADUNAREA GENERALA A ASOCIATIILOR

Cenzori

Administrator

Sectia de aprovizionare

Sectia de panificatie

Sectia de morarit

Atelier de intretinere mecanicoenergetic

Sef financiar-contabil

Birou contabilitate

Birou financiar

II.2. Descrierea compartimentului "Clienti" Pentru evidenta creantelor S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L., izvorate din livrari de produse si marfuri, executari de lucrari si prestari de servicii, se folosesc conturile 411 "Clienti" cu subconturile 4111 "Clienti" si 4118 "Clienti incerti sau in litigiu" si 418 "Clienti-facturi de intocmit". De asemenea, pentru evidenta creditului comercial acordat clientilor, se foloseste contul 413 "Efecte de primit". Contul 4111 "Clienti "evidentiaza in debitul sau creantele comerciale de incasat, iar in credit stingerea acestora, fie cu ocazia incasarii sumelor respective, fie ca urmare a acordarii in favoarea clientului a unui creadit comercial, prelaund de la acesta efectale de comert emise in acest scop. Soldul debitor al contului 411 "Clienti" reprezinta sumele datorate de clienti deci sumele de incasat. Contul 413 "Efecte de primit" se foloseste pentru evidenta drepturilor de creanta stabilite pe baza de efecte comerciale, rezultatedin relatiile cu clientii. Este un cont de cativ. Se debiteaza cu sumele datorate de clienti, reprezentand contravaloarea efectelor comerciale acceptate, si se cxrediteaza cu efectele comercialke primite de la clienti. Soldul debitor al contului reprezinta contravaloarea efectalor comerciale de primit. Pentru evidenta eventualilor clienti care s-au dovedit rau platnici, dubiosi sau cu care S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. se afla in litigiu, se foloseste contul de activ 4118 "Clienti incerti sau in litigiu". In debitul acestui cont se inregistreaza valoarea datorata de clientii incerti, virata de la contul 4111 "Clienti", iar in credit se inregistreaza sumele incasate sau sumele trecute pe pierderi, cu prilejul scaderii din evidenta a clientilor incerti sau in litigiu. Soldul contului reprezinta sumele datorate de clientii incerti sau in litigiu. Inregistrarea creantelor reprezentand livrarile de bunuri, prestarile de servicii, sau executarile de lucrari, inclusiv taxa pe valoarea adaugata, pentru care nu s-au intocmit facturi, pana la sfarsitul exercitiului si care trebuie evidentiate la venituri, in exercitiul la care se refera aceste livrari, se asigura cu ajutorul contului de activ 418 "Clienti- facturi de intocmit", intervenind si contul 4428 "TVA neexigibila" in locul contului 4427 "TVA colectata".

Obiectivul principal al compartimentului "Clienti" pentru urmatoarele 24 de luni este de a gasi noi piete de desfacere romanesti, noi clienti, caci din investitiile noi pe care S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. si le-a planificat, va rezulta o productie mai mare obtinuta cu o productivitate mai ridicata, ceea ce ar putea duce la scaderea costurilor si deci a preturilor de productie si de vanzare ale produselor firmei. De asemenea, un alt obiectiv al compertimentului "Clienti", respectiv a societatii, este de a gasi noi piete de desfacere chiar si la export, bineinteles nu in tarile cele mai dezvoltate unde productia firmei nu ar face fata din puct de vedere calitativ, calitate determinata in principal de graul romanesc care nu are glutina necesara obtinerii unor produse de morarit si paste performante la nivel mondial. O responsabilitate si una dintre sarcinile compartimentului "Clienti" este de a mentine clientii din momentul de fata, pe care S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. ii are, aceasta realizandu-se cu usurinta prin acordarea de risturnuri reduceri cu caracter comercial acordate clientilor pentru a recompensa fidelitatea acestora fata de produsele S.C. "LUKEMY IMPEX" S.R.L. Compartimentele interne care relationeaza cu compartimentul "Clienti" sunt : compartimentul financiar-contabil, acesta asigurand, in ceea ce priveste Clientii, inregistrarea cronologica si sistematica a operatiilor de vanzare pe care societatea le incheie cu clientii ei, precum si controlul acestor operatiuni compartimentul Personal, acesta asigurand plata ce li se cuvine angajatilor din cadrul compartimentului "Clienti" compartimentul Incasari, acesta inregistrand sumele pe care trebuie sa le incaseze de la clienti, pentru a putea face incasarile

Entitatiile externe care relationeaza cu compartimentul "Clienti" sunt : sucursalele bancilor BRD, ING Bank, Bancpost, BCR daca clientii vor sa plateasca prin card oficiile Postei Romane

II.3. Centralizatorul activitatiilor desfasurate in cadrul compartimentului "Clienti"

Nr. Crt. 1.

Activitate Acceptarea clientilor (sunt clienti neseriosi, ex: clienti rau platnici, pe care comp ii poate respinge)

Subactivitati - studierea situatiilor fin. ale clientilor - verificarea datoriilor pe care acestia le au sau nu la banci - verificarea daca au datorii fata de alte societati - calcularea sumelor care vor fi trecute pe factura - inregistrarea sumelor pe care societatea le va incasa de la clienti - emiterea dispozitiei de plata - virare creanta

Responsabili din cadrul compartimentului financiar-contabil

2.

Emiterea de facturi catre clienti

din cadrul compartimentului financiar-contabil

3.

Incasarea contravalorii creantelor

din cadrul compartimentului financiar-contabil - banca

Centralizatorul documentelor utilizate in cadrul compartimentului "Clienti"

Nr. Denumire Simbol Perioada Crt. doc. doc. de referinta

Nr. doc. necesare Min

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Factura Chitanta Bon de comanda Monetar Fisa de gestiune Extras de cont

- zilnic - zilnic - zilnic - zilnic - zilnic - zilnic

2 2 2 1 2 1

Nr. Nr. Evoluti mediu exemplare probabila randuri la nr. de doc. pt. Max urm. 24 luni 10 12 2 15 10 5 2 15 10 10 1 10 2 5 1 10 10 15 1 1 1 5 5 15

Cap. III Proiectarea situatiilor de intrare (formulare)

Cap. IV Proiectarea situatiilor de iesire (rapoarte)

Cap. V Proiectarea conceptuala a proceselor

V.1. Diagrama de contex

1. Emiterea de facturi catre clienti :calcul si inreg. sume Proces de emitere

Compartimentul fin.contabil al S.C. LUKEMY IMPEX S.R.L.

facturi Clienti

2. Activitatea de incasare a contravalorii creantelor :emit dispozitii de plata Clienti virare creanta Proces de incasare Banca

V.2. Diagrama fluxului de date logicdepunere comanda Clienti validare clienti Analiza clientilor Compart. Fin-ctb

verif. prod. in gest Intocmire fact. Compart. Fin-ctb validare comenzi Departam. de gestiune Instiintare clienti lipsa prod. nevalidare comenzi

- pentru activitatea de emitere facturi catre clienti

V.3. Diagrama fluxului de date fizicdepunere formul. de comanda Clienti Compart. Fin-ctb

trimitere formular comanda Depart. de gest

verif. prod. in gest Intocmire fact. validare comenzi

Birou ctb. Instiintare clienti lipsa prod.

nevalidare comenzi

- pentru activitatea de emitere facturi catre clienti

Cap. VI Realizarea modelului entitate-asociere aferent aplicaiei infomatice propuse

Cap. VII Realizarea modelului relaionar aferent aplicaiei infomatice propuse