Colegiul Naţional „A.T.Laurian” Catedra de informatică

Proiectarea şi crearea unei baze de date personalizateCrearea unei baze de date plecând de la zero presupune o proiectare atentă, care vă impune:

Să stabiliţi scopul şi domeniul bazei de date. Să decideţi ce tabele va conţine baza de date şi care va fi conţinutul acelor tabele. Să definiţi relaţiile dintre datele dintr-un tabel şi datele altui tabel.

Crearea unei baze de date noiO bază de date creată fără a utiliza unul dintre programele wizard pentru baze de date este goală, nu

conţine nici un tabel, formular sau raport.1. Executaţi clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard. 2. Executaţi clic pe opţiunea Blank Database (Bază de date vidă).

3. Executaţi clic pe săgeata listei Save In, iar apoi selectaţi locaţia unde doriţi să salvaţi noua bază de date. 4. Introduceţi un nume pentru baza de date (de exemplu Secretariat).5. Executaţi clic pe butonul create.

Proiectarea tabelelor Deşi oricând este necesar puteţi efectua modificări în baza de date, o mică planificare înainte de a

începe lucrul vă va economisi ulterior din timp. Atunci când proiectaţi o bază de date, luaţi în considerare modul în carte veţi utiliza datele. Ce tip de date înregistraţi? Ce tip de date introduceţi? Cum vor fi relaţionate valorile datelor? Pot fi organizate datele în grupuri separate, mai mici?

Tabelele reprezintă unele dintre componentele fundamentale ale unei baze de date.prioectarea unei baze de date începe cu decizia privind numărul şi tipurile de tabele pe care la va conţine baza de date. Gândiţi-vă la organizarea informaţiilor din baza de date în mai multe tabele- fiecare dintre ele conţinând câmpuri referitoare la un anumit subiect- şi nu într-un singur tabel care să conţină toate câmpurile pentru o diversitate de subiecţi. De exemplu ati putea crea un tabel Elevi, Opţinile elevilor pentru examenul de bacalaureat, Profesori.Trebuie sa ţinem seama ca datele din tabele să nu se repete inutil astfel vom evita fenomenul de redundanţă.

Alegerea tipurilor de dateAtunci când creaţi un tabel, trebuie să hotărâţi ce câmpuri să includă şi formatul corespunzător pentru

câmpurile respective. Programul Access vă permite să atribuiţi unui câmp un tip de dată, adică un format care defineşte categoria de date pe care le poate accepta câmpul. Programul Access oferă o largă varietate de tipuri de date, placând de la formate de tip text şi număr şi până la formate bazate pe obiect pentru imagini, sunete şi clipuri video. De asemenea, ar trebui să identificaţi ce cîmp sau câmpuri reprezintă cheile primare ale tabelului. Cheile primare (primary keys) sunt acele câmpuri care ale căror valori identifică în mod unic fiecare înregistrare din tabel.

Crearea de tabele într-o bază de dateExistă mai multe metode pentru crearea unui tabel nou: în modul de vizualizare Desing, în modul de

vizualizare Datasheet, printr-un program Table Wizard sau prin importul unui tabel dintr-o altă bază de date Access. În funcţie de metoda aleasă, crearea unui tabel presupune una sau mai multe dintre următoarele operaţiuni:

Specificarea câmpurilor pentru tabel;

1

Determinarea tipuli de dată pentru fiecare câmp; Determinarea dimensiunii câmpului (numai pentru câmpurile de tip text şi număr); Atribuirea cheii primare; Salvarea şi denumirea tabelului.

Crearea unui tabel cu ajutorul asistenţilor WizardProgramul de asistenţă Wizard ajută începătorul într-un mod simplu şi limpede la alegerea câmpurilor

tabelului şi dă o listă cu cele mai frecvente introduceri. Propunerile sunt împărţite în două grupe : Business şi Personal. Fiecare dintre aceste grupe constă din mai multe tabele exemplu care pot fi alese dintr-o listă. Fiecare tabel exemplu conţine o mulţime de câmpuri exemplu , care pot fi utilizate pentru viitoarele tabele. Câmpul exemplu dorit se marchează şi este preluat pentru noul tabel prin butonul de preluare .

Dacă nu se găsesc câmpurile dorite în tabelele exmplu, câmpurile din listă li sepot schimba denumirile prin marcare şi acţionarea butonului Rename Field. Butonul Rename Field deschide o fereastră de dialog corespunzătoare, în care sunt introduse numele noi de câmpuri, care sunt confirmate cu OK.

Cu ajutorul butonului Next se ajunge la ultima fereastră a programului de asistenţă Wizard. Stabilirea cheii primare a unui instrument pentru identificarea clară a înregistrărilor este lăsată de obicei tot în seama programului de asistenţă. După acţionarea butonului Finish, va apărea noul tabel sub formă de fereastă proprie. Prin cheia primară fixată de Access se poate recunoaşte o înregistrare în câmpul primei coloane. Unele proprietăţi ale tabelului pot fi stabilite imediat. Pentru a modifica structura de principiu trebuie însă ca tabelul să fie adus în modul de creare Desing View.

Creaţi un tabel Profesori care să conţină:- numărul contractului de muncă;- nume- prenume- disciplina predată- clasa la care este diriginte

Lasaţi programul Wizard să stabilească cheia primară.Crearea tabelelor folosind Design View (Modul proiectare)După deschiderea ferestrei „New Table” dacă se alege opţiunea Design View se poate proiecta un tabel.

2

Colegiul Naţional „A.T.Laurian” Catedra de informatică

În fereastra proprietăţilor sunt prezentate trei domenii importante:- numele câmpului coloanei;- tipul de date ale câmpurilor coloanei;- tab-ul „general”

În coloana numele câmpului se pot adăuga câmpuri, se pot ştrege sau li se poate schimba denumirea. Un nume de câmp trebuie să aibă în general o lungime de maximum 64 de caractere. Adăugarea de câmpuri: noul câmp trebuie adăugat la sfârşitul listei prin executarea unui clic în rândul gol şi introducerea noului nume în noul câmp. Toate modificările făcute în modul Desing View trebuie să fie salvate (File- Save).

În lista cu tipuri de date din câmpuri, câmpurile separate au atribuite anumite proprietăţi. Implicit, este stabilit tipul Text, care permite principial introducerea oricărui fel de date . într-un câmp de Text pot fi introduse litere, numere şi alte caractere. Prin executarea unui clic în orice câmp se deschide o listă derulantă în care se află alte tipuri de date din care puteţi selecta.

Denumire Tip de dată DimensiuneText Text sau combinaţie de text şi cifre şi chiar numere care nu

necesită nici un calcul, ca de exemplu numere de telefon Până la 256 de car.

Memo Text lung şi combinaţie de text şi cifre Până la 65.535 de car.Numeric Date numerice care sunt utilizate în calcule matematice 1,2,4,sau 8 byteData-indicaţii ale ceasului

Date şi indicaţii ale ceasului pentru anii 100 până la 9999 8 byte

Valori Valori monetare şi date numerice cu până la patru zecimale 8 byteDa/Nu Câmpuri care conţin numai două valori posibile 1 bitAsistent ghid

Creează un câmp care conţine o valoare din alt tabel sau din altă listă de valori. Câmpul are aceeaşi dimensiune cu cheia primară care este necesară pentru urmărire;

4 byte.

Subtipuri de dateTipul de date Numeric admite 6 subtipuri de date:Byte Valori între 0 şi 255. Integer Numere întregi din intervalul (-32708,32767)Long Integer Numere întregi din intervalul (-2147483648, 2147483647 )Single Aproape toate numerele în virgulă mobilă cu până la 7 zecimale.Double Numerele în virgulă mobilă cu până la 15 zecimale. Se folosesc în calcule care necesită mare

precizie.Replication ID Un număr special, folosit de Access pt a identifica în mod unic obiectele BD.

Tipul de date Date/Time admite şase subtipuri de date:

General Date Stochează data şi ora în funcţie de modul cum au fost definite în PC

Tipul de date Currency admite 6 subtipuri de date:General Number Afişează numere în forma în care au fost introduseCurrency Foloseşte virgula ca separator între ordinele de mărime şi afişează cel puţin 2 zecimaleFixed Afişează cel puţin o cifră a unităţilor şi un număr definit de zecimale.Standard Foloseşte virgula ca separator al ordinelor de mărime şi cel puţin 2 zecimale.Percent Înmulţeşte valoarea introdusă cu 100 şi adaugă semnul %Scientific Foloseşte notaţia introdusă pentru exprimarea numerelor. Ex. 3,46E+3 (346.000)

Pe lângă tipul de date care poate fi memorat de către un câmp, este necesar, uneori să precizăm şi alte caracteristici (proprietăţi) ale câmpurilor, ca de exemplu:

Field Size Permite fixarea mărimii zonei alocate coloanei. Implicit este 50 caractere.Format Indică formatul de afişare a datelor. Se deschide o listă din care se poate alege un

anumit format.Decimal Places Precizează nr. de zecimale. (Auto- nr de zecimale precizat din Format)Default Value Permite precizarea valorii initiale în câmpul respectiv pentru un nou articol.Caption Denumirea sub care va apărea coloana în formularele sau rapoartele utilizator. Implicit

3

este trecut numele câmpului.Validation Rule Permite specificarea unei reguli de validare, o condiţie pusă pe valoarea introdusă

pentru a fi acceptată de tabel. EX:

<=100And>=5000 condiţia pt valoarea de introdus va fi între 100 şi 5000

<>0 Intrarea tb să fie diferită de 0>1000 or Is Null Intrarea tb să fie sau vidă sau mai mare ca 1000Like „A????” Intrarea tb să fie pe 5 caractere şi să înceapă cu

litera „A”>= 01/1/960 And <01/1/970 Intrarea să fie o dată a anului 1990

Validation Text Specifică mesajul afişat în cazul introducerii valorilor eronate. Required Specifică acceptarea sau nu a valorilor nule în coloanăAllow Zero Length

Permite tratarea unui şir de lungime zero drept valoare validă sau nu. Se foloseşte tipul Text sau Memo.

Indexed Indică prezenţa sau nu a unui index pentru coloană. Yes (No Duplicate) valorile permise sunt unice iar Yes (Duplicate) valorile coloanei sunt oarecare.

New Value Este o proprioetate a tipului autonumber şi arată modul cum va fi generată noua valoare: prin incrementare (Increment) sau aleator (Random)

Uneori este necesar ca la introducerea datelor într-un câmp să avem o listă de valori din care să o putem alege pe cea dorită. Elementele listei pot fi introduse de proiectant sau pot fi preluate automat dintr-un câmp al unei alte tabele părinte sau dintr-o interogare. De exemplu la tabela Elevi să putem alege clasa fiecărui elev dintr-o listă. Lista este închisă sau deschide la plasarea cursorului şi executaţi clik pe câmp.

Definirea tipului Lookup- se face în fereastra de proiectare a tabelei Design. Pentru câmpul dorit cu acest tip se selectează din listă Lookup Wizard.- asistentul care va construi lista de căutare în mai mulţi paşi.Pas 1 . Se cere proiectantului indicarea modului de completare cu valori a listei. Vom alege varianta de introducere manuală a valorilor listei.

Pas2. Se permite completarea listei cu valori. Este de preferat introducerea unei liste ordonate. Pas3. Se confirmă coloana fixată ca tip căutare şi se salvează definiţia coloanei dându-i un nume.

Crearea unui tabel în modul Datasheet View

Modul Datasheet View permite realizarea simultană a 2 obiective:Crearea structurii tabelei şi popularea ei cu date. Fiecare linie reprezintă un articol iar fiecare coloană un câmp al structurii. Se afişează o tabelă vidă, coloanele numite iniţial field1, field 2...Se introduc date în aceste câmpuri şi în fucţie de valorile introduse Access asociază coloanei tipul corespunzătoar. Coloanele se pot: redenumi, redimensina, schimba ordinea şi şterge. Pentru fixarea cheii primare a tabelei se poate folosi facilitatea oferită de către Access prin care se adaugă un nou câmp de tip AutoNumberr drep cheie.

4