Proiect sisteme informatinale contabile

1

2

1. Prezentarea organizaţiei şi a aplicaţiilor informatice economice existente1.1 Descrierea organizaţiei (obiect de activitate, tip structură organizatorică, funcţiile economice etc.)

S.C. Antibiotitice S.A. Iaţi este situată în sud-estul României, o zonă mai puţin dezvoltată din punct de vedere economic. Compania s-a înfiinţat conform Legii nr. 15/1990 şi a Hotărârii Guvernului nr. 1200/12.11.1990 prin preluarea întregului patrimoniu al întreprinderii de Antibiotice, având forma juridică de societate pe acţiuni cu capital integral de stat. Sediul principal este situat în localitatea Iaşi strada Valea Lupului, nr. 1, cod poştal 707410, prefix 0232, telefon 220040, fax 211020. Numărul de înmatriculare la Registrul Oficiului Comerţului este: J22-285-1991, Codul Fiscal R1973096.

Spiritul hipocratic ce îndrumă practica medicinei ghidează acţiunile firmei. Obiectul de activitate al companiei este producerea de medicamente antiinfecţioase şi medicamente generice de înaltă valoare terapeutică. Portofoliul de produse al companiei cuprinde peste 120 de medicamente de uz uman, medicamente de uz veterinar, substanţe active şi biofertilizatori. S.C. Antibiotice S.a. deţine 130 de mărci înregistrate în sistemul naţional la OSIM şi 20 de mărci înregistrate în peste 45 de state ale lumii. Pentru a ajunge la aceste realizări firma a căutat să atragă forţă de muncă calificată în domeniu, sporindu-şi numărul de personal angajat în întreprindere. În prezent firma numără peste 1500 de angajaţi.

Analiza activităţii firmei s-a realizat prin următoarele 4 aspecte de bază:Furnizorii provin atât din interiorul, cât şi din exteriorul companiei. Ei sunt în

proporţie de 75% furnizori externi şi doar 25% furnizori interni. Principalii furnizori sunt producătorii de compuşi chimici pentru producerea medicamentelor şi producătorii de materiale speciale pentru conservarea in condiţii optime a medicamentelor. Firma îşi selectează cu grijă colaboratorii, după compatibilitatea obiectivelor comerciale şi a eticii de afaceri. Relaţiile pe care le stabileşte cu partenerii de afceri sunt avantajoase pentru ambele părţi, acest lucru fiind un semn al recunoaşterii reciproce, a valorii pe care o aduce fiecare parte. De asemenea firma preferă parteneriatele şi relaţiile de afaceri pe termen lung.

Clientii principali ai societăţii sunt farmaciile, spitalele şi companiile care activează în domeniul medical.

S.C. Antibiotice S.A. aduce încredere în însănătoşire prin medicamente bune, sigure şi ieftine. Acest lucru se realizează introducând în uz medicamente care sporesc opţiunile de tratament ale consumatorilor cescând numărul spitalelor şi farmaciilor unde se prescriu se ambalează sau se vând produsele, preocupându-se de condiţionarea, ambalarea şi dozarea produselor astfel încât ele să fie cât mai uşor de administrat. 90% dintre produse sunt destinate pieţei interne şi doar 10% sunt exportate în state precum SUA, Germania, Australia sau India.

Barierele de intrare pe piaţă sunt relativ puţine atât pe piaţa internă cât şi pe cea externă, având în vedere tradiţia companiei, calitatea produselor şi preţurile practicate de aceasta. 75% dintre produsele societăţii corespund Standardelor Internaţionale privind Calitatea. Investiţiile efectuate în secţiile de biosinteză precum şi realizarea normelor

3

riguroase impuse de organismul american „US Food&Drug Administration” au permis înregistrarea produsului Nistratină pe pieţele din Canada şi SUA.Concurenţa pe plan intern este reprezentată de producătorii de medicamente din ţară (Biofarm, Zentiva), precum şi de producători externi de medicamente (Rambaxy, GlaxoSmith, Roche, Bioderma, Avene).S.C. Antibiotice S.A. Iaşi are o structură organizatorică centralizată, iar sistemul de comunicare funcţionează atât pe orizontală cât şi pe verticală. Structură organizatorică şi managarială este complexă, având 80 de persoane ce lucrează în middle management. Consiliul de administraţie este format din şapte persoane şi are ca preşedinte directorul general al companiei. Patru membrii sunt din partea AVAS, iar alţi doi membrii sunt reprezentanţi ai altor acţionari persoane fizice şi juridice. Consiliul de administraţie are rolul de a convoca Adunarea Generală a Acţionarilor, de a ţine registrele cerute de lege şi de a răspunde de corectitudinea înregistrărilor, de a întocmii bilanţul contabil şi contul de beneficii şi pierderi. Acţionariatul, în cadrul companiei, are urmatoarea structură : 53.02% AVAS ; SIF Oltenia 10.09% ; Broadhurst Investment 5.21%; Citibank Romania 6.6%; SIF Banat Crisana 2.05%; SIF Transilvania 1.57%; ING Nederlanden Life Insurance 0.66%; Altii 21.24%. Adunarea Generală a Acţionarilor este organul de deliberare şi decizie al societăţii comerciale. Are rolul de a fixa dividentul cuvenit asociaţilor, să aleagă administratorii şi cenzorii, să stabilească bugetul de venituri şi cheltuieli şi programul de activitate pentru exerciţiul financiar urmator. Directorul General are în subordine: şapte direcţii principale şi şase compartimente. Managerii de nivel tactic şi strategic au rolul de a asigura activitatea curentă în întreprindere şi activitatea decizională de la nivelul operaţional. Funcţiile întreprinderiiÎn cadrul societăţii S.C: Antibiotice S.A. Iaşi se regăsesc cele cinci funcţii de bază ale unei întreprinderi: cercetare-dezvoltare, producţie, comercială, financiar contabilă, personal.1.Funcţia de cercetare-dezvoltare subliniază importanţa activităţii de cercetare-dezvoltare, organizarea acesteia, tipurile de cercetări ştiinţifice, invenţia, inovaţia şi raţionalizarea, eficienţa economică a cercetării ştiinţifice. În cadrul companiei Departamentului Direcţia Cercetare-Dezvoltare îi sunt subordonate: Compartimentul Biotehnologii, Compartimentul Formulare Produse Farmaceutice, Compartimentul Omologări produse noi, înregistrări şi Compartimentul Documentare. Fondurile insuficiente alocate fac insă ca această funcţie sa nu fie exploatate la potenţialul maxim.Atribuţii:

Inovarea, testarea şi darea spre producţie a unor noi game de medicamente.1. Funcţia de producţieÎn cadrul acestei funcţii la Antibiotice S.A. sunt incluse Direcţia Calitate (Compartimentul Asigurarea Calităţii şi Compartimentul Controlul Calităţii), Direcţia Producţie (Secţii de producţie, Compartiment Tehnic şi de Producţie, Compartiment Protecţia Muncii, Compartiment Protecţia Mediului) şi Direcţia Inginerie şi Investiţii (Compartiment Investiţii, Compartiment Proiectare, Compartiment Inginerie, Secţii microproducţie şi asistenţă tehnică) Atribuţii:

Se analizează evoluţia indicatorilor de producţie, venituri şi cheltuieli realizată pe unitatea de producţie;

4

Se asigură conservarea fondurilor fixe şi materialelor din gestiunile sectoarelor; Se asigură efectuarea analizei economice a activităţii de producţie şi a rezultatelor

economico- financiare; Se asigură evidenţa lucrărilor executate de sectoare şi retribuirea lucrărilor în

funcţie de calitatea şi cantitatea muncii efectuate; Să răspundă la gestionarea tuturor bunurilor aflate în dotarea sectoarelor; Se urmăreşte realizarea graficului de aprovizionare; Se urmăreşte consumul de materii prime materiale etc.; Se ţine jurnalulu de venituri şi cheltuieli pentru sectorul respectiv; Se urmăreşte şi verifică cheltuielile cu terţii; Se verifică respectarea aprovizionării compartimentelor conform planului de

aprovizionare; Se urmăreşte respectarea programului de lucru şi eficienţa activităţii; Se urmăreşte respectarea normelor de calitate privind mediul impuse de Uniunea

Europeană; Se urmăreşte dotarea cu echipamente corespunzătoare pentru respectarea

normelor privind protecţia muncii.Responsabilităţile din cadrul Direcţia Calitate, Direcţia Producţie, Direcţia Inginerie şi Investiţii se referă la:

1. îndeplinirea la termen a tuturor atribuţiilor relatate a dispoziţiilor conducerii şi a prevederilor regulamentare aprobate în cadrul societăţii;

2. gestionarea patrimoniului fiecărei direcţii;3. utilizarea eficientă a timpului de lucru de disciplina muncii şi de bună

pregătire profesională a salariaţiilor.2. Funcţia comercială

Această funcţie include Direcţia Marketing (Compartiment Marketing Promovare, Compartiment Import-Export, Compartiment Vânzări Produse Farmaceutice) şi Direcţia Comercială (Compartiment Aprovizionare, Compartiment Depozitare, Compartiment Transporturi).

În cadrul acestei funcţii sunt cuprinse activităţi legate de aprovizionarea cu materii prime şi materiale necesare producţiei, precum şi activităţi de desfacere a produselor, atât pe piaţa internă cât şi pe cea externă, cercetarea pieţelor de desfacere şi a concurenţilor, activitatea de promovare publicitate şi reclamă, participarea la târguri şi expoziţii.Printre principalele obiective ale acestei funcţii, la S.C. Antibiotice S. A. Iaşi se regăsesc aspecte legate de consolidarea şi extinderea volumului activităţilor, satisfacerea cu rigurozitate a comenzilor, extinderea activităţii societăţii atât pe piaţa internă cât şi pe cea externă, creşterea prestigiului firmei.

1. Direcţia Marketing Studiază cu permanenţă piaţa internă şi externă şi determină cerinţele acestora în

cadrul politicei generale şi a obiectivelor societăţii din care face parte. În acest scop se organizează activitatea de marketing, utilizând metode şi tehnici care să asigure succesul pe piaţă al produselor fabricate şi livrate;

Asigură reclama comercială a produselor;

5

Vinde produse pe bază de contracte sau de comenzi la beneficiari solvabili de la intern sau extern, urmărind respectarea termenelor de livrare şi acoperirea cheltuielilor şi obţinerea profitului stabilit;

Verifică şi avizează comenzile de la clienţi intrate în unitateCompartimentul vânzări produse farmaceutice, se preocupă: de promovarea produselor, atât pe piaţa internă cât şi pe piaţa externă; întocmeşte contracte de vânzare- cumpărare cu diferiţi beneficiari interni sau externi,

urmărind derularea acestora; Preia şi propune măsuri pentru soluţionarea sesizărilor de la clienţi, raportând la

conducerea societăţii modul de rezolvare; Întocmeşte şi întreţine harta distribuţiei; Răspunde la întocmirea şi depunerea la termen a lucrărilor specifice

Compartimentului Vânzări; Analizează structura anuală a vânzărilor.

2. Direcţia comercială Stabileşte reţeaua de furnizori interni şi externi la nivelul necesarului de materii

prime, materiale, ambalaje, piese de schimb, carburanţi; Verfică şi avizeaz programele de aprovizionare şi urmăreşte încheierea de

contracte cu furnizorii interni şi externi care să asigure aprovizionarea ritmică a producţiei;

Stabileşte necesarul de fonduri valutare pentru materiile prime şi materialele din import şi urmăreşte realizarea acestora la termen;

Pe baza programelor de aprovizionare, vânzare, producţie se iau măsuri să fie programat transportul de mijloace auto;

Se urmăreşte şi se iau măsuri de lichidare a stocurilor cu mişcare lentă de materii prime şi materiale pentru a nu bloca inutil fonduri băneşti;

Se iau măsuri de organizare a recepţiilor, a încărcărilor şi descărcărilor pentru evitarea plăţii de locaţie şi penalizări;

Se urmăreşte să se acţioneze la timp la arbitraj sau la instanţele judecătoreşti, furnizorii care nu respectă condiţiile contractuale în vederea recuperării daunelor aduse societăţii;

Se administrează toate categoriile de stocuri din cadrul societăţii comerciale şi se stabilesc normele de stoc;

Se organizează depozitul şi specificul mărfurilor ( materiilor şi materialelor) şi se asigură gestionarea stocurilor;

se organizează şi se controlează aplicarea măsurilor de evidenţă la depozite pentru a asigura gestionarea corectă şi reală a tuturor bunurilor depozitate.

3.Funcţia financiar-contabilă Aceata are în subordine Direcţia Economică care integreză în cadrul său

Compartimentul Financiar, Compartimentul Contabilitate, Compartimentul Salarizare, Compartimentul Acţionariat, Compartimentul Analiză economică. Funcţia financiară este focalizată, în special, pe gestiunea constrângerilor financiare. Se perfecţionează metodologia şi tehnicile de gestiune financiară datorită unui intens proces de inovaţie financiară. Funcţiei financiare, i se atribuie toate competenţele ca privesc gestiunea fluxurilor de capital, şi anume procurarea capitalului, plasarea acestuia, controlul şi analiza consecinţelor utilizării lui asupra creşterii valorii întreprinderii.Astfel funcţia

6

financiară are rolul de a asigura legătura întreprinderii cu mediul financiar, fiind o interfaţă între întreprindere şi piaţa financiară, pentru a procura capitalul cu constrângeri cât mai puţine din partea finanţatorilor şi a-l plasa în condiţii minime de risc. În al doilea rând, funcţia financiară este cea care instaurează în interiorul întreprinderii disciplina financiară şi de comunicare necesare în relaţiile cu piaţa financiară. Compartimentul Financiar are următoarele atribuţii: asigurarea desfăşurării ritmice a operaţiunilor de decontare cu furnizorii şi

beneficiarii ; planificarea, urmărirea şi evidenţa mijloacelor financiare ale societăţii ; asigurarea capitalului şi a fondurilor necesare desfăşurării în bune condiţii a activităţii firmei; efectuarea la timp şi în condiţii de legalitate a tuturor operaţiunilor de încasări şi plăţi controlează operaţiunile de casă cel puţin o dată pe lună ; asigurarea încasării debitelor atât pe plan intern cât şi pe plan extern ; întocmeşte Contul de profit şi pierderi lunar, precum şi bilanţul contabil trimestrial şi anual şi alte situaţii economico-financiare; ţine evidenţa contractelor de reclamă şi publicitate, a contractelor de sponsorizare cu scop publicitar.Compartimentul Contabilitate are următoarele atribuţii : organizarea contabilităţii ca instrument principal de cunoaştere şi control al

patrimoniului şi al rezultatelor obţinute ; înregistrarea cronologică şi sistematică, prelucrarea, publicarea şi păstrarea

informaţiilor cu privire la situaţia patrimonială ; controlarea operaţiunilor patrimoniale efectuate şi a procedeului de prelucrare utilizat; înregistrarea în contabilitate a deţinerii de valori materiale şi băneşti a oricăror

drepturi şi obligaţii patrimoniale ; consemnarea momentului efectuării oricărei operaţii patrimoniale pe baza unui

document ce stă la baza înregistrării în contabilitate ; contabilizează recepţia tuturor materialelor publicitare; inventarierea patrimoniului şi întocmirea registrului inventar ; întocmirea balanţei de verificare lunară în scopul controlării înregistrării corecte în

contabilitate.Compartimentul Salarizare are următoarele atribuţii: calculează resursele băneşti privind drepturile de personal, obligaţiile fiscale, întomeşte statele de plată.

Compartimentul Acţionariat

Acţionarul majoritar al Antibiotice este Autoritatea Naţionala pentru Valorificarea Activelor Statului (AVAS) care deţine un procent de 53% din totul acţiunilor companiei.

Structura actionarilor Antibiotice la 03.10.2008

A.V.A.S.(*) 53,0173%

7

S.I.F. OLTENIA (*) 10,0954%

TOTAL 63,1127%

Alti actionari 36,8873%

TOTAL General 100,00%

Compartimentul analiză economico-financiară studiază: poziţia financiară a întreprinderii, performanţele economico-financiare, riscul economic, financiar şi de insolvabilitate, eficienţa utilizării potenţialului întreprinderii, eficienţa utilizării cheltuielilor.4.Funcţia personal salarizare

se urmăreşte aplicarea dispoziţiilor legale privind: orele suplimentare, concediul de odihnă, concediul medical, concediul fără plată, obligaţiile cetăţeneşti;

se verifică statele de funcţiune ale societăţii în vederea preliminării fondului de salarii;

se centralizează capitalul de salarii lunar pentru stabilirea fondului de salarii efectiv şi confruntarea datelor obţinute cu compartimentul Financiar şi compartimentul Contabilitate;

se întocmesc dările de seamă privind salarizarea, se completează dispoziţiile de plată pentru virarea sumelor datorate bugetului şi celorlalte instituţii de stat;

se urmăreşte şi se acordă sumele datorate de salariaţi altor unităţi şi instituţii; se calculează drepturile ce se cuvin salariaţilor după orice indexare, modificarea

sporului de vechime sau negocierea de salar în vederea emiterii deciziilor.Responsabilităţile contabilului principal de salarizare sunt următoarele: Răspunde de realizarea cu eficienţă şi calitate a tuturor atribuţiilor stabilite. Răspunde de respectarea termenelor stabilite prin notele normative care se

referă la activitatea sa. Răspunde de executarea dispoziţiilor şi a indicaţiilor date de conducerea

societăţii în legătură cu problemele cu care se ocupă; Răspunde disciplinar, civil, material şi penal pentru pagubele provocate

unităţii prin exercitarea defectuosă a atribuţiilor sau prin neexecutarea acestora.

1.2 Descrierea principalelor aplicaţii economice existente în firma analizatăTipul aplicaţiilor (integrate, insulare, de tip ERP, externalizare)S.C. Antibiotice S.A. foloseşte Sistemul Informatic Integrat Siveco Aplication.Principalele funcţionalităţi economice pe care le acoperă aplicaţiile (desccrierea principalelor meniuri

Componenta financiar-contabila COFINOR permite definirea si adăugarea conturilor analitice, precum şi modificarea sau ştergerea acestora, în funcţie de particularităţile de înregistrare ale societăţii beneficiare, înregistrarea cronologică a tuturor documentelor primare care determină mişcări în conturile firmei şi consultarea acestora după multe criterii într-un timp foarte scurt; reactualizarea documentelor contabile pâna la închiderea de lună, compensarea, sau reconcilierea, cu un partener comercial, prin echivalarea

8

creanţelor şi datoriilor reprezentate de facturile existente în baza de date, închideri provizorii ale conturilor de venituri şi cheltuieli pentru evaluarea situaţiei rezultatelor financiare în orice moment, vizualizarea în orice moment a balantei conturilor în scopul realizării de analize financiare si patrimoniale ale societăţii, calculul conturilor analitice la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la configuraţii anterioare ale conturilor în vederea definitivării operaţiilor de închidere anuală, menţinerea tranzacţională a soldurilor zilei si ale lunii în scopul calcularii rapide a fişelor de cont cu soldurile zilnice, jurnalizarea pe o perioadă îndelungată a tuturor operaţiilor contabile şi refacerea situaţiei conturilor, în caz de incidente sau la cererea expresă a utilizatorului de a reface contexte anterioare perioadei curente de înregistrare, adaptarea rapida la modificarile legislaţiei; Sintetizarea informaţiei conform cerintelor legislative sau nevoilor de evaluare contabilă ale beneficiarului, consultarea, la nivelul conducerii societatii, a unui TABLOU DE BORD care permite o privire de ansamblu asupra eficienţei societăţii comerciale. Eficienţa societăţii comerciale este exprimată de situaţia "cash-flow"-ului, a rezultatelor financiare, a disponibilităţilor în lei şi valută şi de performanţele realizate incluzând situaţia veniturilor si a cheltuielilor pentru fiecare departament / salariat, etc.Componenta Gestiunea Mijloacelor Fixe şi a Obiectelor de InventarAceastă componentă gestionează active necorporale, mijloace fixe, obiecte de inventar şi mijloace fixe de natura obiectelor de inventar. Mijloacele fixe sunt gestionate pe întreaga durata de utilizare, de la achiziţionare şi punere în funcţiune, până la scoaterea din functiune, astfel încât utilizatorul poate afla care este starea mijlocului fix la orice moment sau ce operaţii s-au efectuat asupra mijlocului fix într-un anumit interval.Componenta Gestiunea Resurselor Umane si Salariilor asigură întocmirea chestionarelor pentru angajaţii firmei, recrutarea şi administrarea personalului prin participarea la târguri de joburi, prin proceduri eficiente de monitorizare a diferitelor stadii ale procesului de recrutare - acceptarea sau respingerea candidaţilor, urmărirea testelor, interviuri; analiza şi urmărirea evoluţiei forţei de muncă, absenteism, ore productive, cheltuieli cu personalul instruirea şi dezoltarea carierelor, gestionarea salariilor şi a pontajelor, urmăreşte istoricul carierei angajatului, obiectivele individuale ale acestuia, prin criterii de evaluare a abilităţilor individuale şi globale, contractele de muncă, urmăreşte programarea anuală a concediilor, realizează managementul cererilor de învoire, concediilor de odihna si medicale, actualizează organigrama companiei.Componenta COSWIN Producţie permite analizarea evoluţiei indicatorilor de producţie, venituri şi cheltuieli realizată pe unitatea de producţie, evidenţa lucrărilor executate de sectoare şi retribuirea lucrărilor în funcţie de calitatea şi cantitatea muncii efectuate, urmăreşte respectarea programului de lucru şi eficienţa activităţii.Componenta COSWIN Stocuri permite gestiunea cantitativă şi calitativă a stocului, controlul automat al nivelului stocului, gestiunea datelor de intrare în stoc şi de expirare a garanţiei, gestiunea tranzacţiilor de stoc (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări şi inventare), generarea automată a documentelor contabile: Notă de intrare recepţie, Bon de consum, Aviz de expediţie, Notă de transfer, Proces verbal de reglare a stocului; vizualizarea rapidă a informaţiilor de bază asociate unui articol (stare inventar, tranzacţii de stoc cu evidenţa cantitativă şi valorică, procese de achiziţii, furnizorii unui articol). Componenta COSWIN Achiziţii sprijină întocmirea fiselor de magazie, realizarea de rapoarte privind activitatea desfăşurată, întocmirea actelor necesarea privind recepţia bunurilor (facturi, avize), efectuarea de inventare periodice, realizează analiza

9

achiziţiilor şi asigură date despre adresele furnizorilor, numerele lor de telefon şi fax, precum şi persoanele de contact, produsele sau serviciile furnizate cu informaţii privind reducerile de preţ în funcţie de cantitatea achiziţionată şi plăţile în avans, perioadele de livrare, descrieri detaliate ale produselor sau serviciilor furnizate, date şi referinţe pentru ultimele comenzi şi facturi ale furnizorului, volumul tranzacţiilor cu furnizorul, situaţia livrărilor; informaţii cu privire la furnizorii preferenţiali ai produselor si serviciilor, istoricul relaţiei beneficiar-furnizor, comenzile de achiziţie către furnizor şi facturile înregistrate de beneficiar pentru comenzile emise la furnizor împreună cu diverse informaţii asociate: data emiterii, valuta folosită, valoarea, numărul dispoziţiei de livrare corespunzatoare. Sistemul actualizează valoarea totală a produselor comandate şi valoarea produselor recepţionate la zi.Gestiunea echipamentelor si a întreţinerii, componenta COSWIN ÎntreţinereCOSWIN Întreţinere rezolvă în detaliu: gestiunea tehnică, financiara si a utilizării echipamentelor; gestiunea resurselor umane angajate în procesul de întreţinere; gestiunea pieselor de schimb si a uneltelor; gestiunea activităţilor; personalizarea procesului de întreţinere în funcţie de specificul societăţii comerciale beneficiare, combinând mai multe tipuri de întreţinere: corectivă, preventivă, predictivă şi conditională; definirea şi urmărirea lucrărilor în curs; gestiunea contractelor, bugetelor şi a costurilor activităţii de întreţinere; menţinerea istoriei activităţii de întreţinere; Componenta de gestiune a vânzarilor DESFOR asigură întocmirea facturilor şi încasarea banilor, realizează analiza comparativă a vânzărilor, actualizează datele privind clienţii, transmite către clienţi documentele privind livrarea produselor (factura). DESFOR asigură multiple funcţionalităţi, rezolvând urmatoarele aspecte: evidenţa şi urmărirea clienţilor; evidenţa şi urmărirea produselor; automatizarea înregistrării documentelor financiare primare pe baza tranzacţiilor de stoc corespunzătoare; analiza rezultatelor financiare raportat la fiecare client pe mai multe componente, si anume: rezervări, livrări de marfă, retururi, facturări, încasări; gestiunea şi urmărirea mărfurilor aflate în regim de custodie

Configurarea hardware necesară pentru funcţionarea aplicaţiilor

Nr.crt

Denumireechipament

CaracteristiciTehnice

Loc folosinţã

1.SERVER

DE REŢEA

Form factor - Tower Procesor Intel Pentium E 2160 1.80GHz/800Mhz/1MB L2 (maxim 1 procesor) Memorie 1x512MB DDR2 SDRAM (capacitatea maxima 8GB) Gigabit Ethernet- Integrated Unitatea optica CD-RW/DVD-ROM Combination Capacitatea maximă de stocare 2TB (Simple Swap SATA) Power 400W

1 Compartiment Tehnologii Informaţionale

2. Celeron Processor 430 1,8GHz 3-Compartiment

10

STAŢIE DE

LUCRU

+512K L2 800 MHz LGA775 Administrativ2-Compartiment Import-Export1-Compartiment Protecţia Muncii

3.STAŢIE

DELUCRU

Celeron Dual-Core Processor 1200 1.6GHz +512K shared L2 800 MHz LGA775

4-Compartiment Depozitare1-Compartiment Investiţii2-Compartiment Documentare

4. STAŢIE DE

LUCRU

Lenovo 3000 J200p Core 2 Duo E4500, 2.2GHz/800MHz, 2MB Cache, 1024MB Memory, 160GB HDD, DVD Recordable, USB Memory Card Reader, PC2-5300, Gigabit Ethernet Adapter, Integrated Intel Graphics Media Accelerator 3100, Integrated Audio, Audio Front Panel, USB Preferred Pro Full-size Keyboard, Optical Wheel Mouse, Internal Mono Speaker

4-Compartiment Proiectare3-Compartiment Marketing Promovare3-Compartiment Tehnologii Informaţionale1-Compartiment Investiţii

5. STAŢIE DE

LUCRU

Base Model [dc5800 sff] - 80PLUS Power Supply - SFF ChassisPentium E2200 - 160GB SATA NCQ - 1GB PC2-6400 - SuperMulti 16x, PS/2 Standard Keyboard

2-Compartiment Investiţii2-Compartiment Protecţia Muncii

6. STAŢIE DE

LUCRU

Veriton 3900PRO, SFF, CORE2DUO E4400 2.0 GHz 800MHz 2MB, Intel® Q965, 512MB, 160GB S-ATA, Intel GMA 3000, DVD-RW Dual 16x, High-Definition Audio 7.1, Gigabit, Mouse, no USB Keyboard

2-Compartiment Tehnologii Informaţionale3-Compartiment Acţionariat3-Compartiment Aprovizionare

7. STAŢIE DE

LUCRU

Base Model [dc5800 uT] - Chassis [dc5800 ut]Pentium E2200 - 160GB SATA NCQ - 1GB PC2-6400 - DVD 16x/48x - Chipset Integrated - PS/2 Standard Keyboard - PS/2 2-Butt Opt Scroll Mouse

2-Compartiment Protecţia civilă2-Compartiment Juridic1-Compartiment Audit Intern

8. STAŢIE DE

LUCRU

Veriton S661, Intel® CORE2DUO E4500, 2.2Ghz, 800Mhz, 2Mb, 1GB DDRII,

3-ComparimentAsigurarea Calităţii2-Compartiment Investiţii

11

160GB S-ATA, 7200rpm, Intel Q35+ICH9DO, Intel GMA 3100, FDD, DVD-RW Dual 16x

1-Compartiment Vânzări produse farmaceutice

9. STAŢIE DE

LUCRU

HP Compaq dx7400 uT, Core 2 Duo E4500, 160GB SATA, 1GB DDR2, SM 16x LS, PS/2 Standard Keyboard, PS/2 2-Butt Opt Scroll Mouse

2-Compartiment Transporturi2-Compartiment Asigurarea Calităţii3-Secţii microproducţie şi asistenţă tehnică1-Compartiment Salarizare

10. STAŢIE DE

LUCRU

OptiPlex 755 DESKTOP, Core 2 Duo E6550 (2.33 Ghz/1333MHz/4MB), 2.0GB 667MHz NON-ECC DDRII Memory(2*1GB), 160GB (7,200rpm) SATA Hard Drive, 16X DVD +/-RW , ATI Radeon HD 2400 Pro - 256MB single DVI w/VGA Full Height, Internal Dell Business Audio Speaker, Dell 5 Button Premium USB Optical Black Mouse, US/Euro (QWERTY) - Dell Quietkey USB Black Kybd

5-Compartiment Contabilitate1-Director economic

3-Compartiment Salarizare3- Compartiment Financiar

11.STAŢIE

DELUCRU

Dell Dimension E521 MiniTower, AMD Athlon 64 3800+; 1024MB Dual-Channel DDR2 SDRAM 533MHz (2x512MB); 160GB SATA Hard Drive (7,200rpm); nVidia GeForce 7300 256MB; DVD-RW; Enhanced Quiekey USB Spacesaver Midnight Grey keyboard, Dell 2 Button USB Scroll Optical Mouse, Nforce 430 chipset with the AM2 socket; Ports: Video 1 x DVI, 1 x VGA and 1 x S-Video (with add-in PCI-Express video card); IEEE 1394 (optional) - 6-pin serial connector; USB: 6 Ports (2 Front, 4 Back) + 2

1-Director General2-Compartiment Inginerie2-Compartiment Proiectare

12

internal; Audio: six back-panel connectors for line-in, line-out, microphone, rear surround, side surround, SPDIF interface in rear, two front-panel connectors for headphones/microphone, integrated 7.1 channel sound; Integrated 10/100 network interface; Expansion Slots: 2 x PCI, 1 x PCIe x1; 1 x PCIe x16 (Graphics); 305 Watt DC Power Supply; Bays: 3 x 3.5" bays (one external; two internal), 2 x 5.25" Bays, 4 Memory DIMM slots

12. MULTIFUNCŢIONA

LE

X2550 (Imprimanta: A4, 22/16 ppm, 4800X1200 dpi; Copiator: 17/11cpm, zoom 25-400, functioneaza independent de PC; Scanner: 600x1200 dpi, 48 biti, flatbed;

3-Compartiment Administrativ2-Compartiment Resurse Umane1-Compartiment Contabilitate

13. MULTIFUNCŢIONA

LE

Deskjet F4180 All-in-One; Printer, Scanner, Copier, A4, print: max 20ppma/n, 14ppm color, min. 50sec/ foto 10x15cm, max 4800x1200dpi, 32MB RAM;scanner: flatbed, max 1200x2400dpi optic, 48 bit adincime de culoare,256 tonuri de gri; copy: max 20cpm a/n, 14cpm color, max 600x600dpi, max9 copii multiple, scalare 25-200; USB 2.0, C9351AE, C9352AE

1-Director General1-Compartiment Administrativ1-Compartiment Protecţia Civilă1-Compartiment Juridic2-Compartiment Omologări produse noi, înregistrări1-Compartiment Documentare

14 FAX Fax laser compact, alb, transmisie doc-14.4kbps, printare-12ppm, memorie doc-220pag, agenda tel-100Nr, alimentator doc-20pag, memorie doc-170pag, funcţii avansate de copiere

1-Director General2-Compartiment Administrativ

15. TELEFOANE

Tel DECT silver, afişaj LCD mare şi tastatură iluminate,

1-Director General2-Compartiment

13

capabilitate utilizare receptoare multiple, agenda tel de 50 numere şi nume, compatibil caller ID/SMS, meniu în lb română, robot

Administrativ1-Compartiment Protecţia Civilă1-Compartiment Documentare2-Compartiment Acţionariat

16. TELEFOANE

Tel DECT silver, afisaj grafic color de 1,33 inch, tastatură şi afişaj luminat, capabilitate utilizare receptoare multiple, agenda tel 200 nr şi nume, compatibil caller ID/SMS

2-Compartiment Resurse Umane1-Compartiment Contabilitate2-Compartiment Proiectare2-Compartiment Investiţii1-Compartiment Audit Intern2-Compartiment Tehnologii Informaţionale1-Compartiment Protecţia Muncii1-Compartiment Marketing Promovare1-Compartiment Juridic2-Compartiment Omologări produse noi, înregistrări

1.3 Proiecte informatice în curs de realizare sau propuse la nivelul organizaţieiIntroducea de echipamente inteligente capabile să execute un număr important de sarcini în cadrul Direcţia Producţie. Pentru celelalte compartimente ale întreprinderii se încearcă implemntarea unui sistem expert în cadrul Sistemului Informatic Integrat SIVECO Applications pentru fluidizarea circulaţiei documentelor şi în scopul îmbunătăţirii calităţii deciziilor de către manageri şi top-manageri.Societatea doreşte crearea unei reţele extranet pentru o mai bună comunicare cu partenerii de încredere ai firmei şi pentru sporirea securităţii informaţiilor. Organizaţia doreşte să distribuie direct medicamente clienţlor săi şi încearcă să pătrundă pe piaţa comerţului electronic

14

2. Identificarea şi selecţia proiectului ce va face obiectul analizei2.1 Identificarea principalelor sisteme informaţionale economice din organizaţie prezentând întrările şi ieşirile fiecărui sistem (matricea SI-sisteme organizatorice)

Aria de întindere a sistemului informaţional financiar – contabil al SC Antibiotice SA Iaşi este mult mai întinsă decât atribuţiile menţionate anterior. Putem vorbi următoarele sisteme informaţionale economice:

sistemul contabilitate generală; sistemul de evidenţă a stocurilor şi producţiei în curs de execuţie; sistemul de evidenţă a imobilizărilor corporale; sistemul furnizorilor; sistemul clienţilor; sistemul de trezorerie; sistemul personal – salarizare.

2.1.1. Sistemul contabilitate generală

Prin grija contabilului şef se stabilesc proceduri interne privind organizarea şi conducerea contabilităţii.

În demersul privind stabilirea de proceduri proprii, se va urmări întocmirea, prelucrarea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile în vederea întocmirii registrelor-jurnal şi pe baza acestora, întocmirea balanţei de verificare primare (cuprinde datele sistematizate şi prelucrate în Cartea mare); inventarierea generală a patrimoniului; contabilitatea operaţiunilor de regularizare privind diferenţele de inventar şi amortizările; determinarea rezultatului contabil; determinarea profitului impozabil, a impozitului pe profit şi contabilizarea acestuia; repartizarea profitului; întocmirea balanţei de verificare finale; închiderea conturilor de activ şi a conturilor de pasiv.

2.1.1.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul contabilitate generalăDocumentele de intrare în sistemul contabilitate generală sunt:1. Nota de debitare – creditare; 2. Note de contabilitate – avem în vedere nota de contabilitate a salariilor, nota de

închidere TVA, nota de închidere a conturilor de venituri şi cheltuieli; 3. Declaraţia de inventar; 4. Decizia de imputare; 5. Angajamentul de plată;6. Registrul-jurnal al operaţiunilor.

15

2.1.1.2. Rapoartele specifice (ieşirile) sistemului contabilităţii generale În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele constituie ieşirile din diferitele sisteme

şi sunt obţinute ca rezultat al prelucrării automate a datelor prin tehnica de calcul şi sunt utilizate ca documente pasive pentru a fi citite sau vizualizate.

În cadrul întreprinderii se obţin variate tipuri de rapoarte, după cum urmează:- Rapoarte programate, care se realizează la termene prestabilite;- Rapoarte la cerere, care se întocmesc doar dacă sunt solicitate de către

anumite persoane;- Rapoarte predictive;- Rapoarte de excepţie se întocmesc în cazul în care apar situaţii deosebite.Majoritatea rapoartelor obţinute sunt oferite automat de către sistemul informatic

utilizat, însă unele sunt create de către angajaţi pentru a satisface cerinţele utilizatorilor. Unele rapoarte în urma obţinerii din sistem prin prelucrarea datelor existente sunt listate şi oferite persoanelor care au nevoie de ele în format clasic pe hârtie, altele sunt oferite în format electronic, şi circulă între deprtamente.

Rapoartele sunt următoarele: Balanţa de verificare (sintetică şi analitică); Balanţa centralizatoare - este realizată doar în cazul în care se doreşte

cunoaşterea valorii totale a mişcărilor unui cont de la începutul perioadei de gestiune şi până în acel moment;

Jurnalul pentru verificarea documentelor memorate – este realizat lunar în cadrul compartimentului financiar – contabil. El are drept caracteristică principală faptul că prezintă mai multe părţi, destinate fiecărei categorii de operaţiuni realizate de unitate, astfel:

- Jurnalul nr. 1 – este destinat reflectării operaţiunilor contabile realizate prin intermediul băncii;

- Jurnalul nr.2 – este destinat reflectării operaţiunilor realizate prin casieria proprie;

- Jurnalul nr.3 – reflectă totalitatea operaţiunilor prin care sunt reflectate ieşiri din gestiunea şi patrimoniul firmei;

- Jurnalul nr.4 – reflectă operaţiunile care ţin de salarii şi diverse alte elemente legate de acestea;

- Jurnalul nr.5 – reflectă ansamblul operaţiunilor prin care sunt reflectate intrări în patrimoniul unităţii;

- Jurnalul nr.7 – reflectă toate celelalte operaţiuni ale firmei care nu se regăsesc în categoriile menţionate mai sus, cunoscute sub denumirea de operaţiuni diverse;

- Jurnalul nr.7i – reflectă operaţiunile de închidere a conturilor.

16

Cum am precizat mai sus, toate operaţiunile reflectate în aceste jurnale sunt efectuate de unitate în cursul lunii în care se realizează respectivele jurnale, putându-se trage concluzia că sursa datelor o reprezintă documentele justificative care sunt reflectate prin aceste operaţiuni.

Registrul jurnal al operaţiunilor contabile; Fişa analitică - reflectă totalitatea mişcărilor de valori în patrimonial firmei, cu

dezvoltarea fiecărui cont în analitice. Datele pentru întocmirea acestei fişe provin din documentele justificative, fiind grupate pe conturi analitice şi, în cadrul acestora, pe tipuri de documente. Acest raport este utilizat cu scopul de a avea un control asupra datelor înregistrate în conturi. Astfel, în cazul apariţiei unei erori, aceasta să poată fi detectată cu cea mai mare precizie;

Jurnalul vânzărilor; Jurnalul cumpărărilor; Balanţa pentru declaraţia de impozit pe profit – se completează după

definitivarea impozitului pe profitul anual pe baza datelor din Bilanţul contabil anual şi a Balanţei privind impozitul pe profit. În el se prezintă detaliat veniturile, cheltuielile, sumele nedeductibile, deducerile fiscale şi celelalte elemente care au stat la baza stabilirii rezultatului fiscal şi a impozitului pe profit. Pe baza acestei balanţe, care conţine suma totală a veniturilor şi cheltuielilor în an, se completează Contul de profit şi pierdere;

Balanţa conturilor de TVA - este realizată lunar în cadrul compartimentului financiar – contabil care sintetizează la nivel de unitate datele înscrise în conturile de TVA. Sursa datelor o reprezintă Jurnalele de vânzări şi cumpărări realizate în acest scop, precum şi alte documente justificative care conţin date despre TVA neexigibil. Scopul pentru care se întocmeşte acest raport este completarea Decontului de TVA;

Nota de contabilitate de închidere a veniturilor şi cheltuielilor; Cartea-mare şah; Bilanţ.

2.1.2. Sistemul de evidenţă a stocurilor

În raport cu forma fizică pe care o îmbracă şi cu poziţia pe care o ocupă în cadrul ciclului de exploatare (aprovizionare – producţie – desfacere), se disting următoarele forme ale activelor circulante materiale existente în cadrul S.C. Antibiotice S.A.: stocuri propriu–zise care cuprind materii prime şi materiale consumabile, produsele care cuprind semifabricatele, produsele finite şi produse reziduale, obiectele de inventar.

2.1.2.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul de evidenţă a stocurilor

17

Documentele de intrare în sistemul de evidenţă a stocurilor sunt:1. Nota de recepţie şi constatare diferenţe;2. Factura fiscală;3. Avizul de însoţire a mărfii;4.Bonul de consum;5. Bonul de predare, transfer, restituire;6. Fişa limită de consum; 7. Dispoziţia de livrare;8. Fişa de magazie;9. Fişa de evidenţă a obiectelor de inventar în folosinţă;10. Bonul de predare, transfer, restituire.

2.1.2.2. Rapoartele specifice (ieşirile) sistemului de evidenţă a stocurilor În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele constituie ieşirile din diferitele sisteme

şi sunt obţinute ca rezultat al prelucrării automate a datelor prin tehnica de calcul şi sunt utilizate ca documente pasive pentru a fi citite sau vizualizate. În sistemul de evidenţă a stocurilor, acestea sunt următoarele:

Balanţa analitică cantitativ-valorică după cont gestiune cu rulaje în lună; Balanţa analitică cantitativ-valorică după gestiune cont cu rulaje în lună; Rulajul pe gestiuni şi conturi; Ieşirea din gestiune pe destinaţii; Lista de inventariere; Fişa cantitativ-valorică; Nota de contabilitate; Lista de inventariere – reprezintă lista stocurilor existente scriptic în

contabilitate. Aceasta listă este trimisă pe teren, unde se compară cu existentul faptic. În urma constatărilor, eventualele diferenţe se trec de către Comisia de inventariere în Procesul-verbal realizat cu acest scop.

2.1.3. Sistemul de evidenţă a imobilizărilor corporale

Imobilizările corporale se clasifică prin acte normative în funcţie de caracteristicile tehnice. Imobilizările intrate în patrimoniu în cursul anului curent sunt evidenţiate la valoarea lor de intrare denumită şi valoare contabilă. Valoarea contabilă este reprezentată de costul de achiziţie al imobilizărilor corporale achiziţionate cu titlu oneros format din preţul de cumpărare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport şi alte cheltuieli necesare pentru punerea lor în stare de utilitate;

În prezent, S.C. Antibiotice S.A. nu realizează mijloace fixe din producţie proprie, ea obişnuind să cumpere mijloacele fixe de la diverşi furnizori.

18

Imobilizările corporale rămân înregistrate în contabilitatea curentă la valoarea lor de intrare (valoarea contabilă) iar în bilanţul contabil sunt evidenţiate la valoarea netă contabilă, aceasta fiind valoarea contabilă diminuată cu mărimea amortizării sau provizioanelor constatate.

2.1.3.1. Documentele aferente intrărilor în sistemul de evidenţă a imobilizărilor corporale

1. Nota de comandă;2. Factura fiscală;3. Avizul de însoţire a mărfii; 4. Procesul-verbal de recepţie; 5. Fişa mijlocului fix;6. Registrul numerelor de inventar; 7. Contract de leasing financiar - În contabilitate, leasingul financiar este asimilat

unui împrumut pe termen lung. Datorită naturii lui, leasingul financiar permite înregistrarea în patrimoniu a bunului, ca o intrare de imobilizări corporale şi un împrumut pe termen lung. Prin urmare, SC Antibiotice SA este cea care calculează amortizarea acestor imobilizări şi le include în Planul de amortizare. Implicit, unei imobilizări intrate prin leasing financiar i se întocmeşte Fişa mijlocului fix;

8. Procesul verbal de scoatere din funcţiune.

2.1.3.2. Rapoartele specifice sistemului de evidenţă a mijloacelor fixe În cadrul S.C Antibiotice S.A., rapoartele aferente sistemului de evidenţă a

imobilizărilor corporale sunt următoarele: Balanţa generală a mijloacelor fixe; Balanţa mijloacelor fixe şi a obiectelor de inventar de natura mijloacelor fixe; Lista de inventariere; Planul de amortizare; Registrul numerelor de inventar; Centralizatorul bonurilor de mişcare a mijloacelor fixe.

2.1.4. Sistemul personal-salarizare

Sistemul personal salarizare urmăreşte evidenţa drepturilor salariale, indemnizaţiilor, sporurilor, concediilor medicale, concediilor de odihnă, primelor şi a

19

altor drepturi de personal cuvenite salariaţilor precum şi a reţinerilor din salariu sub forma contribuţiilor la asigurări sociale, asigurări sociale de sănătate, la fondul de şomaj, a altor reţineri datorate terţilor, a imputaţiilor suportate de salariaţi.

2.1.4.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul personal - salarizare

1. Carţi de muncă;2. Fişe de pontaj;3. Fişa postului.

2.1.4.2. Rapoartele specifice sistemului personal - salarizare Rapoartele sunt următoarele: Centralizator state plată - salarii; State de plată; Liste de avans chenzinal; Statul de salarii pentru colaboratori; Lista de indemnizaţii pentru concediul de odihnă; Situaţia coeficienţilor de deductibilitate; Nota de contabilitate a salariilor; Evidenţa concediilor medicale; Extras salarii (fluturaş).

2.1.5. Sistemul de trezorerie

Operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar se caracterizează printr-o mare diversitate şi frecvenţă precum şi printr-un puternic impact gestionar.

S.C. Antibiotice S.A. utilizează banii prin casieriile proprii pentru: încasarea contravalorii unor produse livrate a căror valoare este relativ mică, a

unor sume din conturi deschise la bancă, a avansurilor de la clienţi; plata salariilor şi a altor drepturi de personal, a avansurilor spre decontare, a

unor servicii către furnizori, dividendelor, depunerea numerarului în conturile deschise la bancă, amenzi şi penalităţi, impozite şi taxe locale.

Gama operaţiunilor de încasări şi plăţi efectuate prin casierie, prin utilizarea numerarului, este largă, dar este în interesul firmei ca din motive de securitate, de operativitate şi chiar de asigurare a unei mai mari fluidităţi a circulaţiei banilor, să se reducă volumul acestora la minimul necesar, fără însă a stânjeni activitatea curentă. O pondere însemnată în cadrul trezoreriei o au de asemenea mijloacele băneşti păstrate la băncile comerciale şi care fac obiectul decontărilor fără numerar.

20

Prin decontări bancare, sunt reprezentate operaţiunile prin care plăţile şi încasările se efectuează prin transferul unor disponibilităţi băneşti, datorate de o persoană numită debitor, din contul său bancar, în contul bancar al societăţii care este creditor. Situaţia se poate prezenta şi invers. Acest tip de tranzacţie se numeşte virare sau virament.

2.1.5.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul de trezorerie

1. Dispoziţia de plată / încasare către casierie;2. Statul de plată al salariilor;3. Lista de avans chenzinal;4. Ordin de plată;5. Biletul la ordin;6. CEC-ul;7. CEC de numerar;8. Foaia de vărsământ;9. Decontul de TVA;10. Decalaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul de stat;11. Declaraţia privind impozitul pe profit.Pe baza ultimelor 3 documente se întocmesc ordine de plată pentru achitarea

datoriilor la bugetul de stat.

2.1.5.2. Rapoartele specifice sistemului de trezorerieRapoartele sunt: Registrul de casă; Jurnal situaţie privind operaţiunile de casă şi de bancă.

2.1.6. Sistemul furnizorilor

Aprovizionarea cu materii prime, materiale, obiecte de inventar, diverse categorii de imobilizări etc., începe cu completarea unei cereri de aprovizionare de către şeful bazei de producţie sau şefii punctelor de lucru. Aceasta se transmite directorului general spre aprobare, care stabileşte dacă există fondurile necesare. Cererile aprobate merg apoi la compartimentul de aprovizionare - desfacere care face analiza ofertelor furnizorilor şi în funcţie de acestea efectuează comanda.

2.1.6.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul furnizorilor

1. Factura fiscală;2. Chitanţă;3. Ordin de plată;

21

4. Nota de comandă.

2.1.6.2. Rapoartele specifice sistemului furnizoriRapoartele sunt: Situaţia furnizorilor; Nota de contabilitate.

2.1.7. Sistemul clienţilor

La SC Antibiotice SA Iaşi, nu există un sistem de selecţie a clienţilor, aceştia fiind aleşi pe criterii aleatoare. Un prim criteriu şi cel mai important este lichiditatea acestora şi reputaţia pe care o au pe piaţă.

2.1.7.1. Descrierea documentelor aferente intrărilor pentru sistemul clienţilor1. Factura fiscală;2. Chitanţă;3. Ordin de plată.

2.1.7.2. Rapoartele specifice sistemului clienţilorRapoartele sunt: Situaţia clienţilor; Nota de contabilitate pentru clienţii incerţi şi în litigiu.

2.2 Delimitarea ariei de întindere a componentei din sistem ce va fi supusă analizei .Pentru definirea ariei de întindere se va constri diagrama de context cu prezentarea celorlalte legături cu celelalte sisteme din organizaţie. Se vor identifica principalele funcţii şi procese de prelucrare ale sistemuluiCompartimentele organizatorice care au responsabilităţi pe linie de salarizareDirectorul economic:

Semnează statele de salarii; Semnează dispoziţia primită de noii angajaţi de la Departamentul Resurse Umane,

pe baza căreia contabilul de salarizare îi poate trece pe statul de salarii; Întocmeşte lunar situaţii privind veniturile şi cheltuielile secţiilor de producţie,

inclusiv pe linie de salarizare.Compartimentul Juridic:

Trimite la Compartimentul Salarizare modificările legislative care privesc salarizarea personalului;

După inventariere, emite deciziile de imputare privind lipsurile din vina personalului;

Trimite la Compartimentul Salarizare hotărâri judecătoreşti definitive cu privire la obligaţiile de plată a pensiilor alimentare (unde este cazul).

22

Responsabilul economic de Direcţia Producţie: Ţine evidenţa lucrărilor executate în secţii, asigurând retribuirea lucrătorilor în

funcţie de calitatea şi cantitatea muncii efectuate; Întocmeşte pontajele pentru personalul secţiei de producţie, pe care le predă la

biroul de salarizare; Efectuează plata salariilor personalului societăţii.

Director Direcţia Producţie: Verifică pontajele zilnice pe formaţii de lucru sau secţie/compartiment; Stabileşte măsuri concrete şi răspunde pentru utilizarea efectivă şi completă a

timpului de lucru al personalului, lucrul în schimburi, aprobă graficul de tură, planificare şi efectuarea concediilor de odihnă;

Controleză trimestrial gradul de însuşire a tehnologiei de către executanţi, participă la examinarea şi testarea psihologică a noilor încadraţi, propune organizarea de noi cursuri de calificare a muncitorilor;

Aplică sancţiuni disciplinare pentru personalul de execuţie conform competenţelor stabilite în reglementările în vigoare.

Contabil principal salarizare: Verificarea statelor de funcţiuni ale societăţii în vederea preliminării fondului de

salarii, centralizarea capitalului de salarii lunar pentru stabilirea fondului de salarii efectiv şi confruntarea datelor obţinute la Compartimentul Financiar şi Compartimentul Contabilitate;

Calculul deducerilor personale, salariale, profesionale pentru fiecare salariat în parte;

Întocmirea dărilor privind salarizarea, completarea dispoziţiilor de plată pentru virarea sumelor datorate bugetului şi celorlalte instituţii de stat, difuzarea la secţii şi compartimente a legislaţiei privind salarizarea;

Urmărirea şi acordarea sumelor datorate de salariaţi altor unităţi şi instituţii; Calcularea drepturilor ce se cuvin salariaţilor după fiecare indexare, modificare a

sporului de vechime sau negociere de salar în vederea emiterii deciziilor; Aplicarea corectă a legislaţiei în vigoare privind calcularea drepturilor băneşti ale

salariaţilor; Aplicarea dispoziţiilor legale privind orele suplimentare, concediile de odihnă,

concediile medicale, cele fără plată; Calcularea salariilor în perioada 1- 15 a fiecărei luni; Calcularea avansurilor în perioada 15- 28; Închiderea fiecărei luni- 1- 15 ale lunii următoare.

Contabil principal la Compartimentul Contabilitate: Verifică şi înregistreză în evidenţa contabilă a societăţii documentele privind

dispoziţiile de plată şi drepturile de personal neridicate; Lunar, până pe 30 ale lunii, predă la salarizare situaţia debitelor către societate de

reţinut de la salriaţii unităţii; Verifică şi înregistrează în evidenţa contabilă a societăţii justificarea plăţii

salariilor de către casierii plătitori.Director comercial:

Face propuneri de stimulare şi sancţionare a persoanelor din subordine şi face aprecieri asupra activităţii acestora;

23

Participă la testarea personalului din subordine, verifică periodic competenţa profesională;

Stabileşte personalul care să participela programe de perfecţionareşi se preocupă de pregătirea profesională a salariaţilor din subordine.

Şef Conpartiment Vânzări produse farmaceutice, Direcţia Comercială: Pe baza programului de vânzări, stabileşte nivelul de salarizare pentru salariaţii

din cadrul compartimentului şi îl prezintă spre aprobare.Casier la Compartimentul Contabilitate:

Justifică la termen de trei zile avansurile în numerar acordate persoanelor angajate în societate; după acest termen se vor calcula majorări de întârziere în procente de 0,25% pentru fiecare zi de întârziere; este interzisă acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior;

Eliberarea sumelor reprezentând drepturi salariale pe baza dispoziţiei de plată; aceasta este înregistrată în registrul de casă în momentul eliberării sumei; casierul eliberează sumele numai persoanelor împuternicite de a efectua plata salariilor şi verifică dacă specimenele de semnătură corespund cu cele din decizia dată de managerul societăţii;

Justificarea sumelor reprezentând salarii la termen de trei zile lucrătoare, neconsiderând ziua ridicării şi ziua justificării plăţii; pentru nejustificarea în termen se calculează majorări de 0,25%.

În cadrul sistemului de salarizare au loc următoarele tipuri de transformări: Calculul avansului acordat lunar salariaţilor; Calculul salariilor în funcţie de tipul acestora (negociate sau în acord) pentru

fiecare angajat în parte; Calculul sporului de vechime şi a altor categorii de sporuri; Încadrarea salariului pe tranşe de venit şi aplicarea cotei de impozitare( în cazul

impozitului plătit lunar) şi calculul impozitului pe venitul global; Calculul obligaţiilor pe care le au salariaţii faţă de bugetul statului; Calculul altor tipuri de reţineri (rate, imputuri, CAR).

Componente organizatorice cu responsabilităţi pe linie de gestiune a salariilor1. Secţiile de producţie şi Compartimentul Tehnic şi de Producţie

Asigură intocmirea pontajului fiecărui angajat; realizează lista materiilor prime şi materialelor imputabile angajaţilor;

2. Oficiul Juridic Aduce la cunoştinţă Compartimentului Salarizare schimbările legislative cu

privire la salarizare, transmite acestui compartiment deciziile de imputare date angajaţilor în urma invantarierii şi a constatării lipsurilor, trimite Compartimentului privind salarizarea hotărârile judecătoreşti primite de la tribunal şi verificate cu privire la obligaţiile de plată a pensiilor alimentare de către unii salariaţi ai societăţii

3. Sistemul de trezoreriao Elaborează listele de avans chenzinal;o realizeză file de cec pentru ridicarea sumelor din bancă

4. Departament Resurse Umane transmite deciziile de angajare pentru fiecare nou angajat;

24

întocmeşte listele cu angajaţii şi colaboratorii unităţii. li se intocmesc fluturaşii, li se eliberează pe bază de cerere adverinţele de salariat;

5. Conducerea: trimite acestui compartiment prin intermdeiul prgramelor şi echipamentelor

tehnologice modificările cuantumului salariilor; 6. Instituţiile statului trimite orgnelor statului declaraţii şi contribuţii privind CAS, CASS şi fondul de

şomaj;7. Direcţia Locală de Statistică

realizează rapoarte lunare cu privire la salarii.8. Compartimentul Contabilitate

primeşte note contabile.

25

26

1 Descrierea ieşirilor (se vor ordona în funcţie de procesul din care rezultă)

Denumire

ieşire

Proces/subproc

es de prelucrare din care se obţine1

Tipul

ieşirii şi momentul obţinerii

Destinaţia ieşirii,

nr. exempla

re

Structura ieşirii2

Documentul/ documentele

pe baza căruia se obţine3

Loc stocare (tabele ale bd, fişiere sau dosare) de unde se obţin datele4

Observaţii5

Statul de plata

Intocmire rapoarte, intocmirea rapoartelor obligatorii, intocmire stat de plata

In form

at electronic

, o data pe

luna

Compartiment

salarizare,

Casierie (registrul

de casa),Compartime

nt financiar-contabil, ITM,Nr.exeplare:4

Nr.crt ,numeric(10);

Nume si Prenume

character(50), Venit

Brut, numeric(5)

; Spor Vechime,numeric(2);

Total Brut(Venit Brut+Spor Vechime),

numeric(5); CAS

(9,5%*Total Brut),

numeric(5); CFS

(0,5%*Total Brut),

numeric(5); CASS

(5,5%*Total Brut),

numeric(5); Venit Net

(Total Brut-CAS-

CASS-CFS),

numeric(5)

CFS, CASS, (Total Fond

Salarii Brute,suma datorata pt asiguratii la CASS sau CFS, suma

totala virata) Foaia colectiva

de prezenta(Mese

ria sau functia,Total

ore lucrate din care:ore

suplimentare,ore de

noapte,Total ore

nelucrate,Ore de intrerupere), CAR(termenul de achitare a

ratei si dobanzii lunare),

Decizia de imputare dupa inventariere(suma care trebuie

platita din salar),

Hotararile

Din tabelele: Salariati, contributii salarii, retineri, sporuri,deduceri suplimentare

Nu se poate renunta la nici un exemplar

27

;Deducere Personal,

numeric(5); Venit Baza

Calcul(Venit Net-

Deducere Personal),

numeric(5); Impozit

calcul retineri (Venit Baza

calcul*16%),

numeric(5); Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri),numeric(5); Total Plata, numeric(10);Semnatu

ra, character(

15)

Judecatoresti privind plata

pensiilor alimentare(sala

riul net si ponderea din salariul net

datorata), Lista cu angajatii si colaboratorii

societatii(numele si prenumele angajatilor,cnp

,numar matricol,adresa,nr.telefon,adresa mail),Model de chemare in

judecata pentru acordarea

pensiei copilului minor

Fluturasul

Intocmire

rapoarte,

intocmirea

rapoartelor

obligatorii,

generare fluturasi

In form

at electronic

, o data pe

lună

Compartiment

salarizare,

Angajat. Nr.Exemplare:2

Functia, character(50), Luna, character(10), Ore realizate: Sal brut,

numeric(5), Lei: Alte drepturi,

numeric(5), Ore

suplimentar

CFS, CASS, (Total Fond

Salarii Brute,suma datorata pt asiguratii la CASS sau CFS, suma

totala virata) Foaia colectiva

de prezenta(Mese

ria sau

Din tabelele:pontaj, sporuri, deduceri,deduceri suplimentare, contributie salariat

Nu se poate renunta la nici un exemplar

28

e: Medical, numeric(5) Lei: V brut, numeric(5)

, Ore noapte: Vcas,

numeric(5), Lei: pens.

9,5%, numeric(5), Ore simb:

Somaj, numeric(5), Lei: CAS

6,5%, numeric(5), Ore dum:

Sind, numeric(5), Lei: Net, numeric(5), Ore sleg: Deduceri personale,

numeric(5), Lei,

numeric(5), Ore CO: Val.calc.,

numeric(5), Lei:

Impozit, numeric(5)

, Prvac: Sal. Net,

numeric(5), Ore C.M.:

Avans, numeric(5), Lei: CO

ret, numeric(5)

, Spor vechime: P.opriri,

functia,Total ore lucrate din

care:ore suplimentare,o

re de noapte,Total

ore nelucrate,Ore

de intrerupere), CAR(termenul de achitare a

ratei si dobanzii lunare),

Decizia de imputare dupa inventariere(suma care trebuie

platita din salar),

Hotararile Judecatoresti privind plata

pensiilor alimentare(sala

riul net si ponderea din salariul net

datorata), Lista cu angajatii si colaboratorii

societatii(numele si prenumele angajatilor,cnp

,numar matricol,adresa,nr.telefon,adre

sa mail), Model de

chemare in judecata pentru

acordarea pensiei

copilului minor

29

numeric(5), Spor sector:

Garantii, numeric(5), Spalt: alte

retineri, numeric(5)

, Sp.gr: CAR.,

numeric(5), Sp.izo.,

numeric(5), Ore

anterioare: Av. luna,

numeric(5), Sporuri

anterioare: TOTAL

RETINERI,

numeric(5), Functie

suplimentara,

character(50),

Penalizare:REST,

nunumeric(5)

Lista de

avans

chenzinal

Intocmire

rapoarte,

intocmirea

rapoartelor

obligatorii,

intocmirea listei de avans chenzin

In form

at electronic

, o data pe

luna

Compartiment

Salarizare,

Compartiment

Financiar contabil si caseria unitatii,

nr. Exempla

re: 3

Nr. Crt numeric

(5)., Nume character

(50) , Prenume

character (50), Nr.

marca numeric (5), Suma de plata cuvenita numeric

Documentele de evidenta a muncii,timpul

lucrat efectiv si certificatele

medicale prezentate

Din tabelele: salariati,pontaj,contributii salariale, retineri, sporuri, deduceri, deduceri suplimentare

30

al (50)

Declarati

i, contribut

ii catre bugetul

statului

Intocmire rapoarte, intocmire declaratii 100 si 102

In form

at electronic

, o data pe

luna

Compartiment

salarizare,

Compartiment

financiar-contabil

nr. Exempla

re 3

Nr. Crt numeric

(5), Numar salariati numeric

(10), Salar pe fiecare

functie numeric (5), Total

fond salarii numeric

(10)

Lista cu angajatii si

colaboratorii societatii(nume

le si prenumele,

Statul de plata angajatilor,cnp

,numar matricol,adresa,nr.telefon,adresa mail), Act aditional la contractul

individual de munca pe

durata nedeterminata,

Deciziile de angajare pentru

fiecare nou angajat,

Din tabelele: contributii unitate, contributii salariale, functie

Poate fi modificat in functie de noi angajari si de desfaceri contracte de munca

Nota contabila

Intocmire

rapoarte,

intocmirea

rapoartelor

obligatorii

În form

at electronic

la sfârşitul

fiecărei luni

Compartiment

financiar contabil, Exempla

re 1

Unitatea character

(50), numar document numeric

(10), data: ziua

numeric (2), luna numeric (2), anul numeric (4), nr crt numeric

(5), explicatii character

(30), simbolul

conturilor: debitor

numeric

Statul de plata, Fluturasul,

Lista de avans chenzinal

31

(5), creditor numeric (5) suma numeric

(10)Fisa Fiscala

Intocmire

rapoarte,

intocmirea

rapoartelor

obligatorii

In form

at electronic

, o data pe an

DGFP, Comparti

ment Financiar

, nr. exemplar

e 2

1.Date de identificare angajator:

Cod de identificare

fiscala varchar(12

), Denumire/ Nume si prenume

character(50),

Localitate character(50), Cod

Postal numeric(7)

, E-mail varchar(50

);2.Date de

identificare angajat: Cod de

identificare fiscala

varchar(12), Nume

character(50),

Prenume character(

50), Localitate character(50), Judet character(50), Strada character(

50), Nr.

Statul de plata(venitul net, venitul impozabil,

venitul virat, venitul

retinut), Lista de avans

chenzinal, Fluturasul,

Angajament scris pentru acoperirea pagubei, Model de

chemare in judecata pentru

acordarea pensiei

copilului minor, Foaia colectiva de

prezenta, Indemnizaţie de concediu

Din tabelele salariati, deduceri, deduceri suplimentare, retineri, impozite

Intocmirea sa este obligatorie la sfarsitul fiecarui an

32

numeric(3), Cod Postal

numeric(7), Bloc

varchar(5), Scara

numeric(3), Ap.

numeric(3);

3.Date privind

perioada angajarii:

Data angajarii date and

time, Data incetarii activitatii date and

time;4.Deduceri personale: Persoane aflate in

intretinere:CNP/NIF

numeric(3);

5.Calculul impozitului pe venituri din salarii:

Luna character(

10), Deducere Personal,

numeric(5); Venit Baza

Calcul(Venit Net-

Deducere

33

Personal)

1. Se preiau denumirile proceselor de prelucrare identificate pe baza operaţiilor economice surprinse în sistemul analizat, în timpul delimitării ariei de întindere.

2. Se descriu toate atributele incluse în structura raportului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se va specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile), precum şi atributele utilizate în cadrul formulelor de calcul.

3. Se prezintă denumirea documentului sau documentelor ce stau la baza obţinerii raportului, specificându-se atributele din acel(e) document(e) folosite în cadrul raportului.

4. Sunt specificate numele locurilor de stocare (tabele ale bd, fişiere, dosare) în care au fost stocate (înregistrate) anterior date necesare obţinerii rapoartelor, precum şi atributele din acele locuri de stocare folosite pentru generarea raportului.

5. Se comentează eventualele particularităţi ale raportului, din punct de vedere al obţinerii lui sau al aspectelor ce ar trebui eliminate sau adăugate, ca şi cerinţe pentru noul sistem.

34

Descrierea intrărilor (se vor ordona în funcţie de procesul în care intră spre prelucrare)

Denumire intrare

Proces/ subpro

ces/ proced

ură

Emitent1Sursa de intrare în

sistem2

Nr. exemplare

3

Structură4

Date preluate5

Loc stocare în care

se păstrea

ză datele6

Observaţii7

Angajament scris

pentru acoperir

ea pagubei

Evidenta

retinerilor

angajatilor,

Calcul alte

reţineri

Compartimentul juridic

Compartimentul juridic

Compartimentul juridic,

Compartiment

Salarizare, nr.

exemplare 2

Nume si prenume characte

r (50), Localitat

e characte

r(50), Judet

character(50), Strada

character(50),

Nr. numeric(3), Cod Postal

numeric(7), Bloc varchar

(5), Scara

numeric(3), Ap. numeric

(3); functia

charater(50),

prejudiciul

constatat numeric

(10), cuantum

- In tabelel

e salariat

i, deduce

ri suplimentare

Se intocmeste doar in urma constatarii pagubei, dupa inventariere.

35

ul pagubei varchar

(50) natura daunei

character(50), modul

de executar

e varchar

(50), 20%*salariu de

baza

Model de

chemare in

judecata pentru acordar

ea pensiei copilului minor

Evidenta

retinerilor

angajatilor,

Calcul alte

reţineri

Compartimentul juridic

Compartimentul juridic

Compartimentul juridic,

nr. exemplar

e 1

Nume si prenume parinte

character (50),

Localitate

character(50),

Nume si prenume

copil characte

r(50), data date and

time, functia

character(50), data

depunerii date and

time;

-

In tabelel

e salariat

i, functie, loc de munca, intretin

ut

Se aproba doar in cazul divortului dintre cei doi parinti si in urma hotararii judecatoresti definitive

Act aditiona

Evidenta

Compartiment

Compartiment

Compartiment

Partile contract

- In tabelel

36

l la contract

ul individual de munca

pe durata nedeterminata

drepturilor de personal, evidenta salariilor

resurse umane

resurse umane

resurse umane, angajat, numar

exemplare 2

uluiA.

Institutia characte

r (50), Strada

character(50),

Nr. numeric(3), CUI varchar

(10), telefon

numeric (10)

Nume si prenume characte

r (50), Localitat

e characte

r(50), Judet

character(50), Strada

character(50),

Nr. numeric(3), CNP numeric

(10) functia

charater(50),

numar numeric (6), serie characte

r(2), data date and

e salariat

i, angajat

ori, functie, loc de munca

37

time;B.

Salarizare

incepand cu data

date and

time, salariul de baza

brut negociat pentru o norma

intreaga numeric

(5), salariul de baza lunar brut

negociat conform pct 1 se majorea numeric

(2), contrava

loare reprezen

tata numeric (5), total

salar numeric

(5)Foaia

colectiva de

prezenta

Evidenta

drepturilor de

personal,

evidenta

Compartiment

resurse umane

Compartiment

resurse umane

Compartiment

resurse umane,

Compartiment

salarizare, numar exemplar

Unitatea characte

r (50), compartimentul

character (50), pe luna

characte

- In tabelele pontaj, salariati, functie, loc de munca

Se completeaza zilnic

38

salariilor

e 2

r (10), anul

numeric (4), nr

crt numeric

(5), numar

matricol varchar

(15), Nume si prenume characte

r (50), numar marca

numeric (5),

meseria sau

functia characte

r(50), ore

zilnic numeric (2), total

ore suplimen

tare numeric(3), total

ore nelucrate numeric

(3)Indemnizaţie de concediu

Evidenta

drepturilor de

personal,

evidenta

Compartiment

resurse umane

Angajatul unităţii

Compartiment

salarizare numar exemplar

e 1

Unitatea characte

r (50), numar curent

numeric (5),

numeric (4),

- In tabelele pontaj, salariati, valoare salariu

39

salariilor

nume si prenume characte

r (50), zile

concediu numeric

(3), media

salarului pe zi

numeric (5) suma cuvenită= (zile

concediu* media salarului

pe zi) numeric

(10)Contrac

t individual de muncă

Evidenta drepturilor de personal,

Compartiment

resurse umane

Coidmpartiment resurse umane

Compartiment

resurse umane, Angajat, ITM, nr

exemplare 2

Unitatea characte

r (50), nr.

numeric(10) data

date and

time, Nume si prenume characte

r (50), Localitat

e characte

r(50), Judet

character(50), Strada

character(50),

Nr. numeric

- In tabelele salariati, functie, valoare salariu

40

(3), functia

charater(50)

salariu tarifar

numeric (5),

castig mediu in ultimele 12 luni

numeric (5), utila pentru

character (30)

1. Emitentul reprezintă entitatea/actorul care întocmeşte acel document şi declanşează procesul de prelucrare.

2. Sursa de intrare poate fi identică cu emitentul documentului, poate fi alt loc din unitate din care trebuie să fie preluat documentul sau un proces al sistemului.

3. Dacă este cazul, se va specifica numărul de exemplare în care este întocmit documentul/lista/raportul, precum şi locurile din organizaţie în care ajunge fiecare exemplar.

4. Se descriu toate atributele incluse în structura documentului, definind tipul (numeric, alfabetic, alfanumeric, dată calendaristică etc.), lungimea atributului, iar unde este cazul se vor specifica formulele de calcul (de exemplu, totalurile) şi atributele care intră în formule.

5. Din structura prezentată se vor specifica atributele preluate din document pentru a fi înregistrate în diferite locuri de stocare sau care urmează a fi supuse unor prelucrări.

6. Se va specifica locul de stocare în care sunt înregistrate datele preluate de pe documente, indiferent dacă este vorba de baze de date sau tabele ale bazei de date sau dosare, centralizatoare.

7. Se vor comenta diferitele aspecte ce particularizează documentul respectiv, probleme legate de circuitul lui, condiţionarea prelucrării documentului de alt document etc.

41

Descrierea proceselor de prelucrare

Proces/ Subpro

ces

Descrierea succintă

a operaţiun

ilor de prelucrar

e1

Ieşiri din

proces2

Intrări în proces3

Locuri de stocare4

Formulele sau

relaţiile de calcul5

Observaţii6

Intocmire rapoarte, intocmirea rapoartelor obligatorii, intocmire stat de plata

Operatiunile de preluvrare au caracter obligatoriu si sunt intocmite cu ajutorul aplicatiilor specifice salarizarii

Statul de plata

Tabelele: Salariati, contributii salarii, retineri, sporuri,deduceri suplimentare, angajatori,impozite

Total Brut(Venit Brut+Spor Vechime),

CAS (9,5%*Total Brut), CFS (0,5%*Tota

l Brut), CASS

(5,5%*Total Brut),

Venit Net (Total Brut-

CAS-CASS-CFS),

Deducere Personal,

Venit Baza Calcul(Veni

t Net-Deducere Personal), Impozit calcul retineri

(Venit Baza calcul*16%), Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri)

Societatea foloseste pentru

fluidizarea circulatiei

documentelor in firma Electronic

Data Interchange(EDI), toate

documentele fiind afisate

in format electronic

Intocmi Operatiun Flutura Tabelele: Total

42

re rapoarte, intocmirea rapoartelor obligatorii, generare fluturasi

ile de preluvrare au caracter obligatoriu si sunt intocmite cu ajutorul aplicatiilor specifice salarizarii

s

Salariati, contributii salarii, retineri, sporuri,deduceri suplimentare, angajatori,impozite

Brut(Venit Brut+Spor Vechime),

CAS (9,5%*Total Brut), CFS (0,5%*Tota

l Brut), CASS

(5,5%*Total Brut),

Venit Net (Total Brut-

CAS-CASS-CFS),

Deducere Personal,

Venit Baza Calcul(Veni

t Net-Deducere Personal), Impozit calcul retineri

(Venit Baza calcul*16%), Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri)Intocmire rapoarte, intocmirea rapoartelor obligatorii, intocmir

Operatiunile de prelurare au caracter obligatoriu si sunt intocmite cu ajutorul aplicatiilo

Lista de

avans chenzin

al

Tabelele: Salariati, contributii salarii, retineri, sporuri,deduceri suplimentare, angajatori,impozite

Total Brut(Venit Brut+Spor Vechime),

CAS (9,5%*Total Brut), CFS (0,5%*Tota

l Brut), CASS

(5,5%*Tota

43

ea listei de avans chenzinal

r specifice salarizarii

l Brut), Venit Net

(Total Brut-CAS-

CASS-CFS),

Deducere Personal,

Venit Baza Calcul(Veni

t Net-Deducere Personal), Impozit calcul retineri

(Venit Baza calcul*16%), Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri)

Intocmire rapoarte, intocmire declaratii 100 si 102

Operatiunile de preluvrare au caracter obligatoriu si sunt intocmite cu ajutorul aplicatiilor specifice salarizarii

Declaratii,

contributii

catre bugetul statului

Din tabela: contributii unitate

Intocmire rapoarte, intocmirea rapoartelor

Operatiunile de prelurare au caracter obligatoriu si sunt intocmite

Note contabile, fisa fiscala

Tabelele: Salariati, contributii salarii, retineri, sporuri,deduceri suplimentar

Brut), CASS

(5,5%*Total Brut),

Venit Net (Total Brut-

CAS-CASS-

44

obligatorii

cu ajutorul aplicatiilor specifice salarizarii

e, angajatori,impozit

CFS), Deducere Personal,

Venit Baza Calcul(Veni

t Net-Deducere Personal), Impozit calcul retineri

(Venit Baza calcul*16%), Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri)Evidenta drepturilor de personal, evidenta salariilor

Operatiunile de

prelucrare din acest sistem

informational se

realizeaza in format electronic folosind foi de calcul tabelar

sau baza de date pentru

calculul drepturilor salariale.

Act aditional

la contractul individual de munca pe durata nedeterminata, Foaia colectiva

de prezenta,

Indemnizaţie de

concediu, Contract

individual de munca

Tabelele pontaj,

salariati, functie, loc de munca,

valoare salariu

Total Brut(Venit Brut+Spor Vechime),

CAS (9,5%*Total Brut), CFS (0,5%*Tota

l Brut), CASS

(5,5%*Total Brut),

Venit Net (Total Brut-

CAS-CASS-CFS),

Deducere Personal,

Venit Baza Calcul(Veni

t Net-Deducere Personal), Impozit calcul

Baza de date utilizată de unitate atât

pentru stocarea

intrărilor , cât şi ieşirilor din sistem este Oracle

45

retineri (Venit Baza calcul*16%), Salariul Net(Venit

Baza Calcul-Impozit Calcul

Retineri), suma

cuvenită= (zile

concediu*media

salarului pe zi)

Evidenta

retinerilor

angajatilor,

Calcul alte

reţineri

Operatiunile de

prelucrare sunt in format

electronic, se refera

la calculul CAS,

CASS, fond de somaj,

impozit pe salar, fond de pensii, alte taxe si alte

impozite de platit

Angajament scris pentru

acoperirea pagubei

-

Angajament scris pentru

acoperirea pagubei, Model de

chemare in judecata pentru

acordarea pensiei

copilului minor

Tabelele salariati, functie, loc de munca, intretinut, pontaj, deduceri suplimentare

20%*salariu de baza

1. Se vor specifica operaţiunile de prelucrare specifice fiecărui proces, respectiv subprocesele, procedurile etc. care se execută (în cazul existenţei aplicaţiilor, opţiunile din meniul principal, cu subopţiunile specifice etc.)

46

2. Se enumeră ieşirile generate din proces, respectiv rapoartele/situaţiile transmise către diferite entităţi externe.

3. Se prezintă documentele care intră în sistem de la diferite entităţi externe (aşa cum au fost prezentate la descrierea intrărilor).

4. Se prezintă locurile de stocare care intră în legătură cu procesul prin diferitele operaţiuni de adăugare, modificare, ştergere sau citire/interogare înregistrări.

5. Dacă operaţiunile de prelucrare conţin formule de calcul se vor specifica atributele care intră în formulele de calcul, precum şi provenienţa lor.

6. Eventualele probleme care apar la prelucrarea datelor sau în relaţia cu alte procese sau sisteme.

47

5. Determinarea cerinţelor funcţionale şi nefuncţionale ale noului sistem

5. 1. Cerinţele funcţionale ale noului sistem Din prezentarea anterioară a firmei şi a sistemului de salarizare se observă o bună

organizare a activităţii în acest sistem şi suficiente date, rapoarte, nomenclatoare ce rezultă din prelucrările din sistem. Cu toate acestea se constată unele deficienţe care constituie în acelaşi timp cerinţele funcţionale ale noului sistem.:

1. probleme întârzierii listelor cu pontajele de la producţie, datorită circuitului informaţional existent. În sistemul actual, deşi listele de pontaj sunt în format electronic de multe ori acestea nu ajung la timp datorită întârzierii introducerii acestora în calculatoare de către directorii de producţie şi de către responsabilii economici, sau a altor cauze neprevăzute. Această problemă ar putea fi rezolvată prin: menţinerea cadrului organizatoric actual şi angajarea unui personal specializat doar in această problemă.

2. problema dublelor înregistrări prin scrierea pontajelor la producţie, transmiterea acestora şi introducerea lor în calculator pentru prelucrarea lor în vederea stabilirii salariului fiecarui angajat; se crează premiza unor erori (datele sunt înregistrate de două ori de persoane diferite); pentru depistarea acestora, se pierde timp preţios şi uneori este necesară reluarea circuitului documentelor. Adoptarea unui nou sistem aduce astfel la o creştere a productivităţii muncii.

3. pentru realizarea schimbărilor în sistemul de salarizare se impune stabilirea unor proceduri comune de evidenţiere şi înregistrare a pontajelor şi imputărilor la nivelul sistemului informaţional de producţie.

5.2 Cerinţe nefuncţionale ale noului sistem1. Deşi întreprinderea foloseşte un sistem integrat acesta nu s-a adaptat

suficient de bine cerinţelor companiei, lucru dovedit de erorile prezentate mai sus în cadrul sistemului de salarizare. Realizarea de noi studii de fezabilitate, adăugarea de noi module sistemului sau ştergerea unora dintre acestea ar putea reprezenta o soluţie. Renunţarea la actualul sistem şi introducerea unuia nou ar fi altă soluţie care însă este viabilă din cauza nerecuperării investiţiei iniţiale şi a cheltuielilor foarte mari pe care le presupune noua platformă informaţională. O ultimă soluţie ar fi renunţarea la actualul sistem şi reîntoarcerea la cel folosit anterior, soluţie neviabilă atât din punct de vedere financiar, cât şi din punct de vedere informatic deorece instalarea actualei platforme s-a făcut succesiv pe perioada mai multor ani, iar sistemul anterior este deja învechit.

2. Transmiterea datelor privind salarizarea nu se face întotdeauna în timp real către factorii de decizie din cauza defecţiunilor la alimentarea cu energie electrică. Acest lucru ar putea fi rezolvat prin achiziţionarea de generatoare de energie care să suplinească eventualele defecţiuni.

3. Problemele legate de extranet privind autentificarea, protejarea informaţiilor, precum performanţele reţelei. Toate acestea trei probleme

48

pot fi rezolvate prin utilizarea unor tehnologii mai performante precum şi prin selectarea cu atenţie a partenerilor de încredere.

4. Tehnologia EDI ridică probleme privind mijloacele de transmitere a informaţiilor. Reţelele de cablu sunt uzate iar transmiterea informaţiilor poate produce erori sau poate întârzia procesul decizional. Soluţia pentru rezolvarea acestei probleme o constituie dotarea firmei cu servere noi şi transmiterea documentelor cu ajutorul cablurilor de fibră optică.

5. Protejarea de accesul neautorizat prin politici de securitate competente şi prin sporirea măsurilor de securitate la nivelul reţelelor de internet, intranet şi extranet.

49

Director economic