APROBAT, RECTOR, Prof. Dr. DORU PAMFIL ______________________ PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA COD PO– 68 EDIŢIA : 1 STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008 DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1 Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj -Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control. ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ Direcția Financiar Contabilă Director economic Ec. Marian Aurelia Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană (PACRU) Prorector ACRU Conf. Dr. Pop Ioana Delia SENATUL USAMV CLUJ-NAPOCA Preşedinte Senat Prof. Dr. Mărghitaş Liviu Alexandru ___________________________ ______________________________ ___________________________ VALABILĂ DIN DATA DE ________ 06.11.2013_________
Transcript
APROBAT, RECTOR,
Prof. Dr. DORU PAMFIL
______________________
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ
PRIVIND ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
COD PO– 68
EDIŢIA : 1
STANDARDE DE REFERINŢĂ: SR EN ISO 9001:2008
DIFUZAT ÎN REGIM CONTROLAT. EXEMPLAR NR. 1
Avertisment: Documentul de faţă este proprietatea USAMV Cluj-Napoca Reproducerea şi difuzarea documentului sunt în exclusivitate dreptul Organizatiei
Copiile sunt numerotate şi ţinute sub control.
ELABORATĂ VERIFICATĂ VIZATĂ
Direcția Financiar Contabilă
Director economic Ec. Marian Aurelia
Prorectoratul pentru Asigurarea Calităţii şi Resursa Umană
1. Scopul procedurii 2. Domeniul de aplicare al procedurii 3. Documente de referinţă 4. Responsabilităţi 5. Descrierea activităţii 6. Înregistrări/Documente/Formulare 7. Diagrama de flux a procesului 8. Anexe 1. Scopul procedurii De a stabili un set de reguli şi operaţiuni unitare pentru parcurgerea celor patru faze ale execuţiei
bugetare a cheltuielilor, respectiv angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata.
2. Domeniul de aplicare al procedurii Se aplică tuturor persoanelor care sunt implicate, prin atribuţiile stabilite în fişa de post, în parcurgerea
celor patru faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor din cadrul Universității de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca
3. Documente de referinţă, definiţii şi presurtări
3.1. MSMC- Manualul de management al calitatii 3.2. SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe; 3.3. SR EN ISO 9000:2006 - Sisteme de management al calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; 3.4. Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare; 3.5. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, cu modificările şi completările ulterioare;
3.6. Ordonanţa Guvernului nr. 119/999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
3.7. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare.
3.8. Definiţii:
Termenii utilizaţi şi definirea acestora sunt în conformitate cu SR EN ISO 9000:2006 şi MSMC. Pentru o mai bună înţelegere a textului prezentei proceduri se reţin următorii termeni:
Document - informaţia împreună cu mediul său suport (SR EN ISO 9000:2006). Sistem de management - sistem prin care se stabilesc politica şi obiectivele prin care se realizează
acestea Procedură - mod specificat de efectuare a unei activităţi sau a unui proces – procedurile pot fi
documentate (scrise) sau nu. Procedură de lucru/operaţională - document care descrie modul de desfăşurare detaliată a unor
procese specifice activităţii din cadrul USAMV Cluj-Napoca
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 5 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata sunt cele patru faze ale execuţiei bugetare a cheltuielilor,
conform prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare, care sunt definite astfel:
Angajamentul bugetar reprezintă orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii, afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate;
Angajamentul legal este prima fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
Lichidarea cheltuielilor este a doua fază în procesul execuţiei bugetare în care se verifică existenţa angajamentelor, se determină sau se verifică realitatea sumei datorate, se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului, pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiunile respective;
Ordonanţarea cheltuielilor este a treia fază în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că livrările de bunuri şi de servicii au fost efectuate sau alte creanţe au fost verificate şi că plata poate fi realizată;
Plata cheltuielilor este a patra fază în procesul execuţiei bugetare reprezentând actul final prin care instituţia publică achită obligaţiile sale faţă de terţi.
Ordonator de credite - persoană împuternicită prin lege sau prin delegare să dispună, să aprobe și să răspundă, potrivit legii, de utilizarea creditelor bugetare, de realizarea veniturilor, de folosirea eficientă a sumelor de bani primite de la bugetul de stat, de la bugetul asigurărilor sociale de stat sau de da bugetul fondurilor speciale, de integritatea bunurilor încredințate unității pe care o conduce, de organizarea și ținerea la zi a contabilității și prezentarea la termen a dărilor de seamă contabile asupra execuției bugetare. Ordonatorul de credite poate fi: principal (conducătorul unei autorități publice, ministrul, conducătorul celorlalte organe de specialitate ale administrației publice centrale) și secundar ori terțiar (conducătorul instituției publice cu personalitate juridică din subordinea ordonatorului principal de credite, după caz).
Contabil este denumirea generică pentru persoana şi/sau persoanele care lucrează în direcția financiar-contabilă, care verifică documentele justificative şi întocmesc instrumentele de plată a cheltuielilor efectuate pe seama fondurilor publice.
3.9. Prescurtări:
R USAMV Cluj-Napoca – Rectorul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca S USAMV Cluj-Napoca – Senatul Universităţii de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca USAMV Cluj-Napoca – Universitatea de Ştiinţe Agricole şi Medicinǎ Veterinarǎ Cluj-Napoca MSMC- Manualul Sistemului pemtru Managementul Calitǎţii FAADC – Fişă Autoevaluare Activitate Didactică A şi B PO- Procedura operatională PV- Proces Verbal Adm. Financiar – Administrator financiar DGA – Director General Administrativ
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 6 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Şef. serv. - Șef serviciu Secr. șef. – Secretar șef 4. Responsabilităţi
Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de contabil.
Ordonatorul de credite al bugetului este autorizat să angajeze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuieli pe parcursul exerciţiului bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectuează de contabil.
Ordonatorul de credite poate delega această calitate înlocuitorilor de drept sau altor persoane împuternicite în acest scop, printr-un act de delegare a atribuţiilor prin care desemnează persoanele din cadrul instituţiei publice împuternicite să semneze pentru şi în numele ordonatorului de credite.
În actul de delegare trebuie să se specifice limitele şi condiţiile delegării, respectiv atribuţiile persoanelor delegate să semneze documentele de angajare, lichidare şi ordonanţare a cheltuielilor, precum şi subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost împuternicite să efectueze aceste operaţiuni şi termenul de valabilitate al împuternicirii.
Actul de delegare, însoţit de specimenele de semnături ale persoanelor care au fost împuternicite, trebuie comunicate:
persoanelor împuternicite; conducătorului direcției financiare (financiar-contabile) care nu poate efectua nicio plată ordonanţată
de o persoană care nu a fost împuternicită în acest sens; persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu.
5. Descrierea activităţii
Angajarea cheltuielilor
Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de angajamente: angajamentul legal şi angajamentul bugetar.
Angajamentul legal trebuie să se prezinte sub formă scrisă şi să fie semnat de ordonatorul de credite.
Angajamentul legal ia forma unui contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut etc.
După semnarea angajamentului legal de către ordonatorul de credite, acesta se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidenţa cheltuielilor angajate.
Angajamentul bugetar este etapa prin care se rezervă fondurile publice pentru destinaţiile stabilite
prin angajamente legale, în limita creditelor bugetare aprobate.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 7 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Prin urmare, angajamentul bugetar precede angajamentul legal, pentru a rezerva creditele necesare plăţii angajamentului legal. În aceste condiţii, valoarea angajamentului legal nu poate depăşi valoarea angajamentului bugetar şi, respectiv, a creditelor bugetare aprobate.
Fac excepţie angajamentele legale aferente acţiunilor multianuale care nu pot depăşi creditele de angajament aprobate în buget.
Angajamentele bugetare pot fi angajamente bugetare individuale şi angajamente bugetare globale. Lichidarea cheltuielilor
Este a doua fază în procesul execuţiei bugetare, în care: se verifică existenţa angajamentelor; se determină realitatea sumei datorate; se verifică condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care
să ateste operaţiunile respective.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţiile de plată certe se vizează pentru „Bun de plată” de persoana delegată cu aceste atribuţii (Compartimentele: Achiziții, Tehnic și Social), prin care se confirmă că:
bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei şi a locului primirii; lucrările au fost executate şi serviciile prestate; bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune şi în contabilitate, cu specificarea gestiunii şi a notei
contabile de înregistrare; condiţiile cu privire la legalitatea efectuării rambursărilor de rate sau a plăţilor de dobânzi la credite ori
împrumuturi contractate/garantate sunt îndeplinite. Prin acordarea semnăturii şi menţiunii „Bun de plată” pe factură, se atestă că serviciul a fost efectuat
corespunzător de către furnizor şi că toate poziţiile din factură au fost verificate Ordonanţarea cheltuielilor
Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie
conducătorului Direcţiei financiar-contabilitate să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Ordonanţarea de plată trebuie să conţină date cu privire la: exerciţiul bugetar în care se înregistrează plata; subdiviziunea bugetară la care se înregistrează plata; suma de plată (în cifre şi litere) exprimată în monedă naţională sau în monedă străină, după caz; datele de identificare ale beneficiarului plăţii; natura cheltuielilor; modalitatea de plată. Ordonanţarea de plată este datată şi semnată de ordonatorul de credite sau de persoana delegată cu
aceste atribuţii şi trebuie să fie însoţită de documentele justificative în original şi va purta viza persoanelor
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 8 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
autorizate din compartimentele de specialitate, care să confirme corectitudinea sumelor de plată, livrarea şi recepţionarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor, existenţa unui alt titlu care să justifice plata, precum şi, după caz, înregistrarea bunurilor în gestiunea instituţiei şi în contabilitatea acesteia.
Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor vor purta obligatoriu
numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor. Înainte de a fi transmisă Direcţiei financiar-contabilitate pentru plată, ordonanţarea de plată se supune
controlului financiar preventiv propriu, cu scopul de a stabili că: ordonanţarea de plată a fost emisă corect; ordonanţarea de plată corespunde cu cheltuielile angajate şi suma respectivă este exactă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu reglementările în vigoare; numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.
Plata cheltuielilor
Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare, prin care instituţia publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţii-creditori.
Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil, în limita creditelor bugetare şi a destinaţiilor aprobate, prin unităţile de trezorerie şi contabilitate publică la care Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca are conturile deschise, cu excepţia plăţilor în valută, care se efectuează prin bănci, sau a altor plăţi prevăzute de lege să se efectueze prin bănci.
Instrumentele de plată utilizate de Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj -
Napoca, respectiv cecul de numerar şi ordinul de plată pentru trezoreria statului, se semnează de două persoane autorizate în acest sens, dintre care prima semnătură este cea a conducătorului Direcţiei financiar-contabile, iar a doua, a persoanei cu atribuţii în efectuarea plăţii.
Plata se efectuează de conducătorul Direcţiei financiar-contabile numai dacă sunt îndeplinite
următoarele condiţii: cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii
cheltuielilor respective; există toate documentele justificative care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin ordonatorului de credite sau persoanelor
desemnate de acesta să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;
beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat; suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar preventiv propriu;
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 9 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular; alte condiţii prevăzute de lege.
Nu se poate efectua plata: în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori disponibilităţile sunt
insuficiente; când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru „Bun de plată”; când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii; când nu există viza de control financiar preventiv propriu pe ordonanţarea de plată şi nici autorizarea
prevăzută de lege.
6. Înregistrări/Documente/Formulare
FORMULARE care se întocmesc Anexa 1 – Actul de delegare a persoanelor împuternicite cu atribuţii în angajare, lichidare,
ordonanţare şi plată
Referatul de necesitate
Anexa 2 – Propunerea de angajare a unei cheltuieli
Anexa 3 – Angajamentul bugetar individual/global
Anexa 4 – Ordonanţarea de plată
Anexa 5 – Ordin de plată
Denumire document
Elaborator
Perioada de Locul de
Cod formular
Suport
Pastrare (ani)
Arhivare (ani)
Pastrare Arhivare
Angajament bugetar individual/global
Direcția financiar contabilă
Per. valabilit.
10 Contabilitate
Arhivă tipizat hârtie
Angajament legal Direcția financiar contabilă
Per. valabilit.
10 Contabilitate
Arhivă tipizat hârtie
Propunere de angajare
Direcția financiar contabilă
Per. valabilit.
10 Contabilitate
Arhivă tipizat hârtie
Ordonaţare de plată
Direcția financiar contabilă
Per. valabilit.
10 Contabilitate
Arhivă tipizat hârtie
Ordin de plată Direcția financiar contabilă
Per. valabilit.
10 Contabilitate
Arhivă tipizat hârtie
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 10 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
7. Diagrama de flux a procesului de evaluare a activităţii didactice şi de cercetare 1
PROCEDURA 2
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri
I. ANGAJAREA CHELTUIELILOR 1. Compartimentul de
specialitate Întocmeşte Referatul de necesitate privind oportunitatea şi necesitatea efectuării angajamentului legal (contract de achiziţie publică, comandă, convenţie, contract de muncă, act administrativ de numire într-o funcţie publică etc.). Se înaintează ordonatorului de credite.
Solicitările depăşesc bugetul aprobat.
2. Conducătorul instituţiei publice
Avizează Referatul de necesitate. Nu avizează referatul deoarece achiziţia nu a fost prevăzută în Programul anual al achiziţiilor publice.
3. Direcția financiar - contabilă
Verifică dacă proiectul de angajament legal respectă principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sănătos, în special ale economiei şi eficienţei cheltuielilor şi dacă rezultatele ce se doresc a fi obţinute sunt corespunzătoare resurselor utilizate.
Proiectul de angajament legal nu respectă principiile unei bune gestiuni financiare.
4. Compartimentele achiziții, tehnic și social
Vizează propunerea de angajament dacă achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări solicitate în Referatul de necesitate se încadrează în Programul de achiziţii publice aprobat; avizează şi propune modalitatea de realizare a achiziţiei.
Bunurile, serviciile şi lucrările solicitate în Referatul de necesitate nu se încadrează în Programul de achiziţii publice aprobat.
5. Compartimentul resurse-umane
În cazul în care propunerea de angajament vizează angajări de personal sau acordarea de drepturi salariale, verifică dacă
Posturile nu sunt finanţate.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 11 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri posturile respective sunt finanţate.
6. Direcția financiar-contabilă
Avizează proiectul de angajament legal. Nu avizează proiectul de angajament legal, deoarece nu există prevedere bugetară.
7. Persoana desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiar-contabile și a Direcției general administrative (compartimentele: achiziții, tehnic și social)
Verifică existenţa prevederilor bugetare şi a creditelor bugetare deschise pentru această destinaţie şi întocmeşte propunerea de angajare a cheltuielii. Verifică dacă bunurile, serviciile şi lucrările care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, prestate, respectiv executate şi se vor plăti în exerciţiul bugetar respectiv.
Bunurile nu au fost livrate.
Prezintă pentru viza de control financiar preventiv: Propunerea de angajament legal/Referatul de necesitate
avizat de compartimentul intern specializat în atribuirea contractelor de achiziţie publică, de direcția financiar-contabilă şi compartimentul contencios;
Propunerea de angajare a unei cheltuieli – semnată şi completată cu datele privind subdiviziunea clasificaţiei bugetare şi creditele disponibile;
Angajamentul bugetar individual/global.
Propunerea de angajare a unei cheltuieli nu este semnată şi nu este completată cu datele privind subdiviziunea clasificaţiei bugetare şi creditele disponibile.
8. Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu
Verifică dacă: proiectul de angajament legal a fost prezentat în
conformitate cu norme metodologice reglementate în O.M.F.P. nr. 1.792/2002;
există credite bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat;
Nu există credite bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzătoare din bugetul aprobat.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 12 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri proiectul de angajament legal se încadrează în limitele
angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii; proiectul de angajament legal respectă toate prevederile
legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării sale (controlul de legalitate);
proiectul de angajament legal respectă sub toate aspectele ansamblul principiilor şi regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate).
În cazul în care sunt îndeplinite condiţiile, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.
9. Conducătorul instituţiei publice
Aprobă angajamentul legal şi angajamentul bugetar individual/global şi transmite documentele Direcției financiar-contabile.
Refuza aprobarea derulării operaţiunii şi solicita informaţii suplimentare.
10. Persoana desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiar-contabile
Primeşte Angajamentul bugetar individual/global şi rezervă fondurile publice pentru această destinaţie. În situaţia în care ordonatorul de credite a respins proiectul de angajament al cheltuielii, rezervarea fondurilor se anulează.
Omisiunea rezervării fondurilor publice pentru această destinaţie
II. LICHIDAREA CHELTUIELILOR
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 13 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri 1. Comisia de recepţie
(Compartimentele achiziții și tehnic)
În cazul angajamentului legal care vizează achiziţionarea de bunuri, servicii şi lucrări, comisia de recepţie procedează la verificarea concordanţei între datele înscrise în Factura fiscală şi cantităţile primite şi întocmeşte: Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul
bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe sau Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe,
servicii sau lucrări. Transmite persoanei responsabile să dea „Bun de Plată”: factura fiscală şi documentul de recepţie.
Nu se efectuează recepţia bunurilor, serviciilor sau lucrărilor.
2. Persoana desemnată să efectueze lichidarea cheltuielilor din cadrul compartimentelor: achiziții, ethnic și social
Verifică documentele justificative şi existenţa obligaţiei de plată din care rezultă pretenţia (bunurile au fost livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau, după caz, existenţa unui titlu care să justifice plata: titlu executoriu, acord de împrumut, acord de grant etc.). Vizează documentele justificative cu „Bun de plata”, confirmând că: bunurile furnizate au fost recepţionate, cu specificarea datei
şi a locului primirii; lucrările au fost executate şi serviciile prestate; bunurile furnizate au fost înregistrate în gestiune cu
specificarea gestiunii. Transmite Direcției financiar-contabile factura fiscală vizată cu „bun de plată” şi documentele de recepţie.
Întârzieri cauzate de constatarea unor neconcordanţe între datele înscrise în documentele justificative şi angajamentul legal şi, în consecinţă, de solicitarea unor informaţii suplimentare
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 14 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri 3. Direcția financiar-
contabilă Înregistrează în contabilitatea sintetică şi analitică bunurile furnizate, serviciile prestate sau lucrările executate şi obligaţia faţă de furnizor, pe baza facturii şi a documentului de recepţie.
Omisiunea înregistrării bunurilor furnizate, serviciilor prestate sau lucrărilor executate în contabilitate
III. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR 1. Persoana
desemnată cu întocmirea documentelor pentru ALOP din cadrul Direcției financiar-contabile
Pe baza documentelor justificative, întocmeşte Ordonanţarea de plată, care este însoţită de documentele justificative în original, respectiv Factura fiscală şi documentul de recepţie, cu care se atestă parcurgerea fazei de lichidare (viza „Bun de Plată”). Prezintă persoanei desemnate să exercite controlul financiar preventiv ordonanţarea de plată, semnată după caz de compartimentul de specialitate care a iniţiat operaţiunea, împreună cu documentele justificative în original.
Întocmirea Ordonanţărilor de plată fără să existe documente justificative
2. Persoana desemnată să exercite controlul financiar preventiv propriu
Verifică dacă pentru ordonanţările de plată supuse vizei au fost întocmite angajamente şi dacă sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Verifică dacă: ordonanţarea de plata a fost emisă corect; ordonanţarea de plata corespunde cu cheltuielile angajate
şi cu suma respectivă; cheltuiala este înscrisă la subdiviziunea corespunzătoare
din bugetul aprobat; există credite bugetare disponibile; documentele justificative sunt în conformitate cu prevederile
Nu se acordă viza deoarece nu sunt îndeplinite condiţiile de legalitate şi regularitate.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 15 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri legale;
numele şi datele de identificare ale creditorului sunt corecte.
Dacă sunt îndeplinite toate condiţiile, acordă viza de control financiar preventiv şi înregistrează operaţiunea în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.
3. Conducătorul instituţiei publice
Semnează „Ordonanţarea de plată”. Transmite Direcției financiar-contabile „Ordonanţarea de plată” pentru a întocmi instrumentele de plată a cheltuielilor.
Omite să transmită „Ordonanţarea de plată” pentru a întocmi instrumentele de plată a cheltuielilor.
IV. PLATA CHELTUIELILOR 1. Direcția financiar-
contabilă Verifică dacă sunt îndeplinite următoarele condiţii: cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate,
lichidate şi ordonanţate; există credite bugetare deschise/repartizate sau
disponibilităţi în conturi de disponibil; subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează
plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective;
există toate documentele care să justifice plata; semnăturile de pe documentele justificative aparţin
ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta pentru procesul executării cheltuielilor bugetare,
Suspendarea plăţii dacă nu exista credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori dacă disponibilităţile sunt insuficiente.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 16 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Pas Responsabil(i) Descriere Timp alocat* Termen** Riscuri potrivit legii;
beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat;
suma datorată beneficiarului este corectă; documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de
control financiar preventiv propriu; documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de
formular. Întocmeşte instrumentele de plată pentru stingerea obligaţiei faţă de creditor (Ordin de plată de trezorerie, Dispoziţie de plată către casierie).
2. Persoanele care au dreptul să dispună de existentul din conturile deschise la trezorerie sau bănci
Semnează instrumentele de plată. Suspendarea plăţii din cauza constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată.
3. Direcția financiar-contabilă
Înregistrează în contabilitate operaţiunea.
Omite să înregistreze în contabilitate operaţiunea.
* Timpul alocat operaţiunii îl stabileşte fiecare instituţie publică în funcţie de specificul instituţiei. 3
** Termenul pentru realizarea operaţiunii se stabileşte de fiecare instituţie publică, în funcţie de specificul instituţiei. 4
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 17 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
8.1. Anexa 1: Formular F-PO- Actul de delegare a persoanelor împuternicite cu atribuţii în angajare, lichidare, ordonanţare şi plată Instituţia publică: Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj - Napoca
DECIZIA Nr. __1___
Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară Cluj – Napoca, Ordonator de credite prof.dr.ing. Doru Pamfil.
Având în vedere prevederile art. 5 din Regulamentul Consiliului de Administrație privind atribuțiile rectorului (Legea nr. 84/1995 a Învățământului cu modificările și completările ulterioare);
Ţinând seama de prevederile alin. (2) art. 17 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare;
În temeiul prevederilor art. 19 lit. (d) din Legea nr. 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;
Potrivit prevederilor O.M.F.P. nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale;
În conformitate cu prevederile O.G. nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, republicat, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv;
Emite următoarea:
DECIZIE: Art. 1 – Se aprobă Procedura privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor, care
are ca obiect stabilirea persoanelor implicate şi a documentelor privind execuţia cheltuielilor bugetare care se efectuează pentru toate sursele de finanțare.
Art. 2 – Începând cu data de 03.03.2012, calitatea de ordonator secundar de credite o au următoarele persoane:
– dr.ing.prof.Pamfil Doru – rector – pe toată structura bugetului şi fără limită de sumă;
Specimenul de semnătură al persoanelor desemnate cu atribuţii de ordonator credite sunt prevăzute în Anexa 1 la prezenta decizie.
Art. 3 – Angajarea cheltuielilor pe durata exerciţiului bugetar se face numai în limita prevederilor şi destinaţiilor aprobate şi se exercită de ordonatorul de credite, potrivit dispoziţiilor art. 2, în baza propunerilor serviciilor/birourilor, propuneri ce vor fi avizate de coordonatorul acestora (directorul/şeful serviciului/şeful biroului etc.).
Referatele de necesitate vor fi avizate de către coordonatorul direcţiilor/serviciilor/birourilor după care vor fi supuse avizării directorului direcției financiar-contabile, ulterior fiind înaintat spre aprobare ordonatorului de credite, potrivit dispoziţiilor art. 2.
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 18 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Art. 4 – Lichidarea cheltuielilor va fi realizată de către conducătorii compartimentelor de specialitate, prin aplicarea amprentei ştampilei „Bun de plată” şi a semnăturii, pe documentele justificative (factură fiscală etc.). Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite să acorde viza de ,,Bun de plată” este prevăzut în Anexa 2 la prezenta decizie.
Art. 5 – Ordonanţarea de plată a cheltuielilor va fi aprobată de ordonatorul de credite stabilit, conform prevederilor art. 2., numai dacă a fost avizată de: direcția financiar-contabilă, în privinţa existenţei creditelor bugetare; compartimentul de specialitate, prin aplicarea amprentei ştampilei ,,Certificat în privinţa realităţii,
regularităţii şi legalităţii” şi a semnăturii, de către conducătorii compartimentelor de specialitate care au solicitat angajarea cheltuielilor;
persoana desemnată să acorde viza de ,,Bun de plată” în etapa de lichidare a cheltuielii; viza de control financiar preventiv propriu, prin aplicarea sigiliului şi a semnăturii persoanei
împuternicite în acest sens. Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu acordarea vizei de ,,Certificat în privinţa
realităţii, regularităţii şi legalităţii” sunt în Anexa 3 la prezenta decizie.
Art. 6 – Plăţile efectuate prin trezoreria statului sau prin bănci, după caz, precum şi plăţile şi încasările efectuate prin casieria instituţiei se semnează de către persoane desemnate din cadrul direcției financiar-contabile, după cum urmează:
Prima semnătură: - Ec. Marian Aurelia – director economic – prima semnătură; - Ec. Rusu Adriana – șef serviciu – înlocuitor prima semnătură; - Ec. Incze Annamaria – administrator financiar – a doua semnătură; - Contab. Moldovanu Ana – administrator financiar – înlocuitor pentru a doua semnătură; Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor sunt în Anexa 4 la
prezenta decizie.
Art. 7 – Anexele 1 - 4 fac parte integrantă din prezenta decizie.
Art. 8 – Prezenta decizie este valabilă pe perioada mandatului conducătorului instituţiei publice şi va fi comunicat, sub semnătură, la Direcția financiar-contabilă, persoanelor responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi persoanelor împuternicite cu angajare, lichidarea, ordonanţarea şi plata.
Art. 9 – Direcția financiar-contabilă, persoanele responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu şi persoanelor împuternicite cu angajare, lichidarea, ordonanţarea şi plata vor duce la îndeplinire dispoziţiile prezentei decizii.
Cluj - Napoca Data:
Rector,
Prenume Nume
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 19 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
Specimenul de semnătură al persoanelor delegate cu calitatea de ordonator de credite
Numele şi prenumele Calitatea Calitatea delegată Specimenul de semnătură
Prof.dr.ing. Pamfil Doru Ordonator de credite -
ANEXA 2 la DECIZIA nr. 1
Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu acordarea vizei de „Bun de plată” Persoana
împuternicită Nume şi prenume
Funcţia Ştampila Specimenul de semnătură
Ing. Lung Dan Șef serviciu
Toboși Mirela Administrator financiar
Oltean Alina Administrator financiar
Potra Sorin Administrator financiar
Bia Dorin Administrator financiar
Bordea Constantin Administrator financiar
ANEXA 3 la DECIZIA nr. 1
Specimenul de semnătură al conducătorilor direcţie/serviciu şi înlocuitorii acestora, care vor aviza documentele cu privire la realitatea, regularitatea si legalitatea acestora
Direcţia Numele şi prenumele Funcţia Calitatea Specimenul de semnătură
Specimenul de semnătură al persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor prin trezoreria statului sau prin bănci, după caz, precum şi plăţile şi încasările efectuate prin casieria instituţiei publice
Persoana împuternicită Numele şi prenumele
Funcţia Calitatea delegată Specimen semnătură
Ec. Marian Aurelia Director economic Prima semnătură
Ec. Rusu Adriana Administrator financiar Prima semnătură (înlocuitor)
Ec. Incze Annamaria Administrator financiar A doua semnătură
Contab. Moldovanu Ana Administrator financiar A doua semnătură (înlocuitor)
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 21 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
8.2. Anexa 2: Formular F-PO- … Propunerea de angajare a unei cheltuieli Data emiterii ........................... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr. .....................................
PROPUNERE DE ANGAJARE A UNEI CHELTUIELI
Scopul: ...................... Beneficiar: .................. Calculul disponibilului de credite bugetare - lei Subdiviziunea clasificaţiei bugetului aprobat cap. ....... subcap. .... titlu ...... art. ....... alin. ......
8.3. Anexa 3: Formular F-PO- Angajamentul bugetar individual/global Data emiterii ........................... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr. .....................................
8.4. Anexa 4: Formular F-PO- Ordonanţarea de plată Data emiterii ........................... Departamentul economico-financiar şi administrativ Nr. .....................................
ORDONANŢARE DE PLATĂ Natura cheltuielii ...................................... Lista documentelor justificative: ......................................................... ......................................................... Nr./data angajamentului legal ........................... Modul de plată (virament/numerar) ....................... Lei/Valută .............................................. Suma datorată beneficiarului ............................ Avansuri acordate şi reţinute beneficiarului ............ Suma de plată (lei) .....................................
Calculul disponibilului din contul de angajamente bugetare - lei -
Numele şi adresa Numărul de beneficiarului cont ............... .................... Trezoreria .................... (Banca) ............ .................... Cod ................ Compartimentul de specialitate
Compartimentul de contabilitate*)
Control financiar preventiv
Data ............ Data ........... CFPP:
Data ............ Viza
CFPD: Data ............ Viza
Semnătura ........ Semnătura ....... Semnătura ..... Semnătura .... *) = răspunde de datele înscrise în col. 1
Ordonator de credite,
Suma de plată (valută) - felul valutei ................ - suma în valută ............... - cursul valutar ............... - suma în lei ..................
PROCEDURA SISTEMULUI
INTEGRAT PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂŢII
COD: PO-68.
EDIŢIE: 1
PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ PRIVIND ANGAJAREA,
LICHIDAREA, ORDONANŢAREA ŞI PLATA
REVIZIE: 1 DATA: 06.11.2013 PAG. 25 din 25
MINISTERUL EDUCAŢIEI NAŢIONALE
UNIVERSITATEA DE ŞTIINŢE AGRICOLE ŞI MEDICINĂ VETERINARĂ CLUJ-NAPOCA
