Nou : Legex.ro - portal de legislatie romaneasca. Un serviciu
oferit gratuit de TNT COMPUTERS Info : Fa-ti cont si salveaza in
agenda, actele normative care te intereseaza! Info : Pana la 1
septembrie 2011 toti utilizatorii inregistrati vor primi alerte
zilnice privind modificarea actelor normative salvate in Agenda Mea
Info : Salveaza acum legile care te intereseaza - apasa ***Adauga
in agenda*** Info : ***Adauga in agenda*** va fi vizibil doar
pentru utilizatorii conectati ! Info : Cauta coduri postale si
prefixe telefonice nationale si internationale pe
www.coduriprefixe.ro.
E-mail: Parola:
Nu ai cont? Inregistreaza-te Ai uitat parola? Click aici
Legaturi rapide Codul Fiscal Codul de procedura fiscala Legea
Contabilitatii Legea Pensiilor Legea Finantelor Publice Legea
Insolventei Codul Civil Codul Muncii Codul Penal Codul Vamal
Constitutia Romaniei
Legturi cu alte acte A modificat: ORDIN 425 03.03.1998 in
legatura cu HOTARARE 831 02.12.1997 ORDIN 425 03.03.1998 in
legatura cu LEGE 82 24.12.1991
A fost modificat de: Articolul 4 din ORDIN 425 03.03.1998
abrogat de ORDIN 1850 14.12.2004 Articolul 4 din ORDIN 425
03.03.1998 abrogat de ORDIN 1850 14.12.2004 ORDIN 425 03.03.1998 in
legatura cu ORDIN 2329 28.12.2001
Cele mai cutate legi Ordonana 5 26-01-2011 (21462) Hotrrea 41
02.05.2001 (8698) Ordinul Nr.5484 din 29.09.2011 (7316) Ordinul
1917 12.12.2005 (5900) Legea Nr.40 din 31.03.2011 (5587) Legea
Nr.63 din 10.05.2011 (5558) Legea Nr.122 din 15.06.2011 (5219)
Legea 287 17.07.2009 (5078) Legea Nr.263 din 16.12.2010 (4289)
Ordinul Nr.5553 din 07.10.2011 (4237) Legea Nr.117 din 15.06.2011
(4191) Ordinul 247 10-02-2011 (3986) Decretul 1097 10.12.2004
(3821) Ordinul 343 13.07.2010 (3803) ACORD 30.05.1997 (3511) Norma
7 05.06.2008 (3412) Decretul 209 05.07.1976 (3301) Ordinul 125
05.05.1990 (3298) Legea 286 17.07.2009 (3237) Legea Nr.571 din
22.12.2003 (3020)
Ultimele acte citite Ordinul 425 03.03.1998 Decizia 674
01.10.2009 Contract-Cadru Nr.0 din 25.03.2011 Circulara Nr.12 din
01.04.2011 Hotrrea 1530 01.11.2006 Legea 502 04.10.2001 Ordinul 743
13.05.2004 Protocol Nr.- din 15.02.2011 ORDON. URGENTA 133
18.10.2001 Decizia 102 06.05.1997 Hotrrea 12 29.03.2007 Ordinul 962
01.08.06 Ordinul 6 13.01.2010 Decretul 122 27.01.2006 Ordinul
Nr.3596 din 19.12.2011 Hotrrea 775 16.08.2001 Ordonana urgenta
Nr.88 din 30.06.2009 Decretul 781 07.05.2009 Hotrrea 24 04.01.2001
Decizia 133 04.06.2001
Fi act
Comentarii (0) Trimite unui prieten
Tipareste act
ORDIN Nr. 425 din 3 martie 1998 ACT EMIS DE: MINISTERUL
FINANTELOR PUBLICE ACT PUBLICAT IN: MONITORUL OFICIAL NR. 391 bis
din 15 octombrie 1998
INTRODUCERE
In baza prevederilor art. 4 din Legea contabilitatii nr.
82/1991, Ministerul Finantelor "emite planul de conturi general,
modelele registrelor si bilanturilor contabile, formularele comune
privind activitatea financiara si contabila, normele metodologice
privind intocmirea si utilizarea acestora". Prin Hotararea
Guvernului nr. 831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor
comune privind activitatea financiara si contabila si a normelor
metodologice privind intocmirea si utilizarea acestora s-au aprobat
formularele cu regim special, iar in conformitate cu prevederile
art. 2(1) din hotararea mai sus mentionata, au fost elaborate
normele metodologice de intocmire si utilizare a formularelor,
comune pe economie, care nu au regim special, privind activitatea
financiara si contabila. Mentionam ca formularele tipizate, comune
pe economie, privind activitatea financiara si contabila pot fi
adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor
juridice si persoanelor fizice prevazute
la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, cu conditia
respectarii continutului de informatii cuprinse in modele, precum
si a normelor de intocmire si utilizare. Includerea, eliminarea sau
modificarea unor modele de formulare comune si a normelor de
intocmire si utilizare a acestora, care fac obiectul prezentei
lucrari, se vor face periodic, in functie de modificarile
legislatiei financiar-contabile, la propunerea persoanelor fizice
si juridice si a institutiilor interesate. Formularul acestor
modele poate fi adaptat in functie de necesitatile proprii, in
sensul micsorarii sau maririi acestuia, iar numarul de exemplare
poate fi mai mare atunci cand se considera oportun. Formularele se
pot tipari fata si verso, sau numai fata, in functie de specificul
activitatii, de utilizarea tehnicii de calcul la intocmirea
acestora sau tipul de hartie folosit (autocopiativa). Prin aceste
norme se urmareste ca documentele justificative si contabile sa
furnizeze informatiile necesare si obligatorii privind operatiile
economico-financiare derulate de fiecare unitate patrimoniala si,
totodata, sa permita identificarea si controlul operatiilor
efectuate. Inregistrarea operatiilor economico-financiare in
formularele comune pe economie, trebuie efectuata in stricta
concordanta cu prevederile actelor normative care le
reglementeaza.
Ministrul Finantelor,
Avand in vedere atributiile prevazute in Hotararea Guvernului
Romaniei nr. 447/1997 privind organizarea si functionarea
Ministerului Finantelor, In temeiul prevederilor art. 4 din Legea
contabilitatii nr. 82/1991 si art. 2 din Hotararea Guvernului nr.
831/1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind
activitatea financiara si contabila si a normelor metodologice
privind intocmirea si utilizarea acestora,
emite urmatorul ordin:
1. Se aproba Normele metodologice de intocmire si utilizare a
formularelor tipizate, comune pe economie, care nu au regim
special, privind activitatea financiara si contabila, precum si
modelele acestora. 2. Tiparirea si difuzarea acestora se vor face
prin oferta publica, organizata conform reglementarilor legale in
vigoare, pe baza caietului de sarcini elaborat de Directia generala
legislatie contabila. 3. Directia generala legislatie contabila va
duce la indeplinire prevederile prezentului ordin.
4. Prezentul ordin se publica in Monitorul Oficial al Romaniei,
Partea I bis.
MINISTRUL FINANTELOR, DANIEL DAIANU
NORMELE METODOLOGICE DE INTOCMIRE SI UTILIZARE A FORMULARELOR
COMUNE PE ECONOMIE, CARE NU AU REGIM SPECIAL, PRIVIND ACTIVITATEA
FINANCIARA SI CONTABILA, PRECUM SI MODELELE ACESTORA
CUPRINS
SECTIUNEA I
......................................................... 13
A. Nomenclatorul privind modelele registrelor si formularelor
contabile tipizate, comune pe economie, care nu au regim special,
pentru activitatea financiara si contabila .......................
15 B. Norme generale privind documentele justificative si
financiar-contabile ..............................................
19 C. Registrele de contabilitate
...................................... 22 D. Forme de inregistrare
in contabilitate ........................... 23 E. Metodele de
conducere a contabilitatii analitice a valorilor materiale
........................................................ 28 F.
Reconstituirea documentelor justificative si contabile pierdute,
sustrase sau distruse ............................................
33 G. Arhivarea si pastrarea documentelor justificative si
contabile ... 34 H. Criterii minimale privind programele
informatice utilizate in
domeniul financiar-contabil
...................................... 35 I. Proceduri privind
organizarea si conducerea contabilitatii ....... 38
SECTIUNEA a II-a
.................................................... 41
J. Normele de intocmire si utilizare a formularelor, precum si
modelele acestora ................................................
43
SECTIUNEA I
A. NOMENCLATORUL privind modelele registrelor si formularelor
tipizate, comune pe economie, pentru activitatea financiara si
contabila
______________________________________________________________________________
|Nr. | |crt.| | | Denumirea formularului | Cod |
|_____________________| | baza | varianta |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 0| 1 | 2 | 3 |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | I. REGISTRELE DE CONTABILITATE | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 1.| Registrul-jurnal | 14-1-1 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registrul-jurnal de incasari si plati | | 14-1-1/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 2.| Registrul-inventar
| 14-1-2 |
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 3.| Cartea mare | 14-1-3 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Cartea mare (sah) | | 14-1-3/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | II. MIJLOACE FIXE | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 4.| Registrul numerelor de inventar | 14-2-1 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registru de inventar privind investitiile | | dotarile si
alte utilitati | | | |
| 14-2-1/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 5.| Fisa mijlocului fix | 14-2-2 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 6.| Bon de miscare a mijloacelor fixe | 14-2-3A | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Proces-verbal de scoatere din functiune a | | mijloacelor
fixe/de declasare a unor bunuri | | materiale | | | | | | |
| 14-2-3/aA |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 7.| Proces-verbal de receptie | 14-2-5 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Proces-verbal de receptie provizorie | | 14-2-5/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Proces-verbal de punere in functiune
|
| 14-2-5/b |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Proces-verbal de receptie finala | | 14-2-5/c |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | III. BUNURI DE NATURA STOCURILOR | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 8.| Nota de receptie si constatare de diferente | 14-3-1A | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Nota de receptie si constatare de diferente | | 14-3-1/aA
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 9.| Bon de primire in consignatie | 14-3-2 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 10.| Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 11.| Bon de consum | 14-3-4A | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa limita de consum | | 14-3-4/bA |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa limita de consum (colectiva) | | 14-3-4/cA |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista zilnica de alimente | | 14-3-4/dA |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 12.| Dispozitie de livrare | 14-3-5A | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 13.| Borderou de predare a documentelor | 14-3-7 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 14.| Fisa de magazie | 14-3-8 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de magazie (cu doua unitati de masura) | | 14-3-8/a
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de magazie cu repartizarea iesirilor | | 14-3-8/c |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 15.| Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in | | folosinta |
| | | 14-3-9 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de evidenta a stocurilor si a obiectelor | | | de
inventar pe locuri de folosinta | | |
| 14-3-9/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 16.| Registrul stocurilor | 14-3-11 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registrul stocurilor | | 14-3-11/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 17.| Lista de inventariere | 14-3-12 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista de inventariere (pentru gestiuni | | global-valorice) |
| | |
| 14-3-12/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista de inventariere | | 14-3-12/b |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | IV. MIJLOACE BANESTI SI DECONTARI | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 18.| Chitanta pentru operatii in valuta | | 14-4-1/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 19.| Proces-verbal de plati | 14-4-3A | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 20.| Dispozitie de plata-incasare catre casierie | 14-4-4 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Dispozitie de plata-incasare catre casierie | | (colectiva) |
| | |
| 14-4-4/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 21.| Imputernicire | 14-4-5 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 22.| Borderoul documentelor achitate cu cecuri de | | decontare |
14-4-6 | | | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 23.| Registru de casa | 14-4-7A | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registru de casa (in valuta) | | 14-4-7/aA |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registru de casa | | 14-4-7/bA |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Registru de casa (in valuta) | | 14-4-7/cA |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 24.| Bon de vanzare
| 14-4-12 |
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 25.| Borderou de achizitie | 14-4-13 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Borderou de achizitie (alimentatie publica) | | 14-4-13/a
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Borderou de achizitie (de la producatori | | individuali) | |
| |
| 14-4-13/b |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 26.| Decont pentru operatii in participatie | 14-4-14 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | V. SALARII SI ALTE DREPTURI DE PERSONAL | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 27.| Stat de salarii | 14-5-1 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii | | 14-5-1/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii (fara elementele componente ale | | |
salariului total) | | 14-5-1/b | | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii (fara elementele componente ale | | |
salariului total) | | 14-5-1/c | | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista de avans chenzinal | | 14-5-1/d |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista de avans chenzinal
|
| 14-5-1/e |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Lista de indemnizatii pentru concediul de odihna| | 14-5-1/f
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Desfasuratorul indemnizatiilor platite in | | contul
asigurarilor sociale de stat | | | |
| 14-5-1/g |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Drepturi banesti - Chenzina I (extras) | | 14-5-1/h |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Drepturi banesti - Chenzina a II-a (extras) | | 14-5-1/i
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii pentru colaboratori | | 14-5-1/j |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii | | 14-5-1/k |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Stat de salarii | | 14-5-1/l |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 28.| Fisa de evidenta a salariilor | 14-5-2 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de evidenta a salariilor (cu elementele | | | componente
ale salariului total) | | |
| 14-5-2/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 29.| Ordin de deplasare (delegatie) | 14-5-4 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate | | |
| | (transporturi internationale)
|
| 14-5-4/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 30.| Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) | 14-5-5 |
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Decont de cheltuieli valutare (transporturi | |
internationale) | | | |
| 14-5-5/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | VI. CONTABILITATEA GENERALA | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 31.| Nota de debitare-creditare | 14-6-1A | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 32.| Nota de contabilitate | | - Nota de contabilitate | |
14-6-2A | |
| 14-6-2/aA |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 33.| Extras de cont | 14-6-3 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 34.| Jurnal-situatie privind operatiile contabile | 14-6-4 |
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 35.| Jurnal-situatie privind operatiile de casa si | | banca | |
| | 14-6-5 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Jurnal-situatie privind operatiile de casa si | | | banca | |
| | 14-6-5/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 36.| Jurnal privind decontarile cu furnizorii | 14-6-6 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 37.| Situatia incasarii-achitarii facturilor | 14-6-7 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 38.| Jurnal privind consumurile si alte iesiri de | | stocuri | |
| | 14-6-8 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Jurnal privind consumurile si alte iesiri de | | | stocuri |
| 14-6-8/a | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 39.| Situatie privind miscarea stocurilor | 14-6-9 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 40.| Jurnal privind salariile si contributia la | | asigurarile
sociale | | | 14-6-10 | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 41.| Jurnal privind repartizarea si decontarea | | cheltuielilor
de productie | | | |
| 14-6-11 |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Jurnal privind repartizarea si decontarea | | cheltuielilor
de productie | | | |
| 14-6-11/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 42.| Jurnal privind vanzarea produselor si alte iesiri | 14-6-12
| |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Jurnal pentru vanzari | | 14-6-12/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 43.| Jurnal privind vanzarea marfurilor si alte iesiri | 14-6-13
| |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 44.| Borderou de primire a obiectelor in consignatie | 14-6-14 |
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 45.| Borderou de iesire a obiectelor din consignatie | 14-6-15 |
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Borderou de vanzare (incasare) | | 14-6-15/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 46.| Jurnal privind operatii diverse (pentru conturi | | |
sintetice) | 14-6-17 | | | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Jurnal privind operatii diverse (pentru conturi | | |
sintetice) | | - Jurnal pentru cumparari | | 14-6-17/a | | |
14-6-17/b | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 47.| Situatie privind avansurile de trezorerie | 14-6-18 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 48.| Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective | 14-6-21 |
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de cont analitic pentru cheltuieli | | indirecte de
productie | | | |
| 14-6-21/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 49.| Fisa de cont pentru operatii diverse | 14-6-22 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Fisa de cont pentru operatii diverse (in valuta | | | si in
lei) | | 14-6-22/a | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 50.| Document cumulativ | 14-6-24 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Document cumulativ | | 14-6-24/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Document cumulativ | | 14-6-24/b |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Document cumulativ | | 14-6-24/c |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 51.| Registru pentru evidenta fondului de rulment | | si a altor
fonduri (pentru asociatiile de | | proprietari) | | | | | | |
| 14-6-25 |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 52.| Registru pentru evidenta bunurilor asociatiei | | (pentru
asociatiile de proprietari) | | | |
| 14-6-26 |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 53.| Registru pentru evidenta operatiilor banesti | | (pentru
asociatiile de proprietari) | | | |
| 14-6-27 |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 54.| Lista de plata a cotelor de contributie pentru | | |
cheltuielile comune de folosinta, intretinere si | | | reparatii
(pentru asociatiile de proprietari) | | | | |
| 14-6-28 |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 55.| Scadentarul cheltuielilor inregistrate in avans | 14-6-29 |
|
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 56.| Balanta de verificare (cu patru egalitati)
| 14-6-30 |
|
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Balanta de verificare (cu trei egalitati) | | 14-6-30/a |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Balanta de verificare (cu doua egalitati) | | 14-6-30/b |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Balanta analitica a valorilor materiale | | 14-6-30/c |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | VII. BILANT CONTABIL | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| | VIII. ALTE SUBACTIVITATI | | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 57.| Declaratie de inventar | 14-8-1 | |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 58.| Decizie de imputare | 14-8-2 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Angajament de plata | | 14-8-2/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
| 59.| Contract de garantie in numerar | 14-8-3 | |
|
|___________________________________________________|_________|___________|
| | - Contract de garantie suplimentara | | 14-8-3/a |
|____|___________________________________________________|_________|___________|
NORME METODOLOGICE DE INTOCMIRE SI UTILIZARE A FORMULARELOR
COMUNE PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIARA SI CONTABILA
B. Norme generale privind documentele justificative si
financiar-contabile
1. Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991,
regiile autonome, societatile comerciale, societatile agricole,
societatile bancare, unitatile de asigurari sociale, institutiile
publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si celelalte persoane
juridice, precum si persoanele fizice care au calitatea de
comerciant, denumite in prezentele norme unitati patrimoniale,
consemneaza operatiile economice si financiare, in momentul
efectuarii lor, in documente justificative, pe baza carora se fac
inregistrari in jurnale, fise si alte documente contabile, dupa
caz. 2. Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele
elemente principale, prevazute in structura formularelor aprobate:
- denumirea documentului; - denumirea si sediul unitatii
patrimoniale care intocmeste documentul (cand este cazul); -
numarul documentului si data intocmirii acestuia; - mentionarea
partilor care participa la efectuarea operatiei economice si
financiare (cand este cazul); - continutul operatiei economice si
financiare, iar atunci cand este necesar si temeiul legal al
efectuarii ei; - datele cantitative si valorice aferente operatiei
economice si financiare efectuate; - numele si prenumele, precum si
semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiei
economice si financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atributii
de control financiar preventiv si ale persoanelor in drept sa
aprobe operatiile respective, dupa caz; - alte elemente menite sa
asigure consemnarea completa a operatiilor in documente
justificative. Inscrisurile care stau la baza inregistrarilor in
contabilitate pot dobandi calitatea de document justificativ numai
in cazurile in care furnizeaza toate informatiile prevazute in
normele legale in vigoare. Inscrisurile provenite din relatiile de
cumparare a unor bunuri de la persoane fizice pot fi inregistrate
in contabilitate numai in cazurile in care se face dovada intrarii
in gestiune a bunurilor respective. In cazul in care documentele
respective se refera la cheltuieli pentru prestari de servicii
efectuate de persoane fizice, pentru a fi inregistrate in
contabilitate acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau
conventii, intocmite in acest scop in conformitate cu
reglementarile legale in vigoare.
3. Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la
prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a
operatiilor consemnate in documentele justificative, intocmite
manual sau in conditiile utilizarii tehnicii de calcul, trebuie sa
cuprinda elemente cu privire la:
- felul, numarul si data documentului justificativ; - sumele
corespunzatoare operatiilor efectuate; - conturile sintetice si
analitice debitoare si creditoare; - semnaturile pentru intocmire
si verificare. 4. Inscrierea datelor in documente se face cu
cerneala, cu pasta de pix, cu masina de scris sau cu ajutorul
tehnicii de calcul, dupa caz. 5. In documentele justificative si in
cele contabile nu sunt admise stersaturi sau alte asemenea
procedee, precum si lasarea de spatii libere intre operatiile
inscrise in acestea. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie
a textului sau a cifrei gresite, pentru ca acestea sa poata fi
citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.
Corectarea se face in toate exemplarele documentului justificativ
si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit documentul
justificativ, mentionandu-se si data efectuarii operatiei. In cazul
documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt
cele pe baza carora se primeste, se elibereaza sau se justifica
numerarul sau al altor documente pentru care prezentele norme de
utilizare prevad asemenea restrictii, documentul gresit se anuleaza
si ramane in carnetul respectiv (nu se detaseaza), cu exceptia
ordinului de deplasare (delegatie), pe baza caruia se primeste sau
se restituie diferenta intre cheltuielile efective de deplasare si
avansul acordat. La corectarea documentului justificativ in care se
consemneaza operatii de predare-primire a valorilor materiale si a
mijloacelor fixe este necesara confirmarea, prin semnatura, atat a
predatorului, cat si a primitorului. In cazul completarii
documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, corecturile sunt
admise numai inainte de prelucrarea acestora, mentionandu-se data
rectificarii si semnatura celui care a facut modificarea.
Documentele inscrise in listele de erori, anulari sau completari
(pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a
unitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de
unitatea beneficiara. Numele si prenumele acestor persoane se
comunica unitatilor de informatica prelucratoare. 6. Pentru
asigurarea circulatiei rationale si unitare a documentelor
justificative, care stau la baza inregistrarilor in contabilitate,
precum si pentru tinerea la zi a contabilitatii, se recomanda ca
directorul financiar-contabil, contabilul-sef sau o alta persoana
imputernicita sa indeplineasca aceasta functie sa intocmeasca
graficul de circulatie a documentelor justificative, care se aproba
de administrator, ordonatorul de credite sau persoana care are
obligatia gestionarii patrimoniului. Graficul de circulatie a
documentelor justificative, la intocmirea caruia trebuie sa se tina
seama de normele de utilizare a formularelor, este necesar sa
contina: denumirea documentelor, persoanele care poarta raspunderea
intocmirii lor, data intocmirii si termenul stabilit pentru
predarea documentelor, numarul de exemplare si destinatia acestora,
precum si alte elemente care se apreciaza ca necesare.
Indiferent de modul de prezentare a graficelor de circulatie a
documentelor (sub forma de text sau scheme), pe baza elementelor
mentionate pot fi intocmite: grafice individuale (care cuprind
documentele si lucrarile ce se executa de catre o anumita
persoana); grafice de structura (care cuprind documentele si
lucrarile din cadrul unui compartiment al unitatii patrimoniale);
grafice sintetice (care cuprind documentele si operatiile necesare
unei anumite lucrari cu grad mai mare de complexitate, cum este, de
exemplu, bilantul contabil). In cazul in care prelucrarea
documentelor justificative se face de catre unitatile prestatoare
de servicii de informatica, in relatiile dintre aceste unitati si
cele beneficiare este necesar ca, pentru asigurarea inregistrarilor
in contabilitate, sa se respecte urmatoarele reguli: - documentele
justificative sa fie intocmite corect si la timp de catre unitatile
beneficiare, care raspund de realitatea datelor inscrise in
acestea; - documentele contabile, intocmite de unitatile de
informatica pe baza documentelor justificative trebuie predate
unitatilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau
conventiile incheiate, unitatile de informatica raspunzand de
corectitudinea prelucrarii datelor; - unitatile beneficiare trebuie
sa efectueze verificarea documentelor contabile obtinute de la
unitatile de informatica in sensul cuprinderii tuturor documentelor
justificative preluate pentru prelucrare, respectarii
corespondentei conturilor si exactitatii sumelor inregistrate. 7.
In vederea inregistrarii in jurnale, fise si celelalte documente
contabile a operatiilor economice si financiare consemnate in
documentele justificative, potrivit formelor de inregistrare
contabila utilizate de unitati, se poate face contarea documentelor
justificative, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice si
analitice debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de
conturi general elaborat de Ministerul Finantelor. Inregistrarile
in contabilitatea sintetica si analitica se fac pe baza de
documente justificative, document cu document sau a unui
centralizator in care sunt inscrise mai multe documente
justificative al caror continut se refera la operatii de aceeasi
natura si perioada. Inregistrarile in contabilitate se pot face si
pe baza de note de contabilitate, in cazul operatiilor pentru care
nu se intocmesc documente justificative, ca, de exemplu,
stornarile, repartizarea profitului realizat etc. In cazul
stornarilor, pe documentul initial se mentioneaza numarul si data
notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operatiei,
iar in nota de contabilitate de stornare se mentioneaza
documentele, data si numarul de ordine al operatiei care face
obiectul stornarii. Corectarea inregistrarilor facute in
contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate
intocmite in acest scop, iar stornarea efectuata in rosu constituie
o exceptie si se face numai pentru acele conturi al caror rulaj
trebuie sa ramana neinfluentat de corectii, facand obiectul
raportarilor prin bilantul contabil potrivit normelor metodologice
de intocmire si centralizare a acestuia.
Inregistrarile in contabilitate se fac cronologic, prin
respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de
intrare a acestora in unitate si sistematic, in conturi sintetice
si analitice, in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare
forma de inregistrare. Inregistrarile in contabilitate se pot face
manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul. In cazul utilizarii
echipamentelor informatice pentru intocmirea documentelor
justificative si pentru prelucrarea si inregistrarea datelor in
contabilitate, registrele contabile si formularele comune pe
economie privind activitatea financiara si contabila pot fi
adaptate in functie de specificul si necesitatile persoanelor
prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, cu
conditia respectarii continutului de informatii si a normelor de
intocmire si utilizare a acestora. Registrele contabile, altele
decat cele obligatorii prevazute de art. 21 din Legea
contabilitatii nr. 82/1991, editate cu ajutorul tehnicii de calcul,
vor fi numerotate, snuruite, parafate si inregistrate in evidenta
unitatii. Neintocmirea, intocmirea eronata si/sau neutilizarea
documentelor justificative si financiar-contabile, conform
prevederilor prezentelor norme metodologice, se sanctioneaza
potrivit dispozitiilor legale. Lipsa documentelor care sa ateste
natura si provenienta bunurilor, atat pe timpul transportului, cat
si la locurile de depozitare si vanzare, in momentul controlului
efectuat de organele abilitate se sanctioneaza potrivit legislatiei
in vigoare cu amenda si confiscarea bunurilor respective, acestea
fiind considerate bunuri fara documente justificative de
provenienta.
C. Registrele de contabilitate
8. Registrele de contabilitate sunt documente contabile
obligatorii in care unitatile patrimoniale inregistreaza periodic,
cronologic si sistematic operatiile economice si financiare,
consemnate in documente justificative, care produc modificari in
patrimoniul acestora. Principalele registre ce se folosesc in
contabilitate sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul jurnal
de incasari si plati (cod 14-1-1/a), Registrul-inventar (cod
14-1-2) si Cartea mare (cod 14-1-3). Registrul-jurnal (cod 14-4-1),
Registrul jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/a) si
Registrul-inventar (cod 14-1-2) se numeroteaza si se snuruiesc
inainte de depunerea la organele fiscale teritoriale pentru
parafare si inregistrare. Registrele de contabilitate numerotate,
snuruite, parafate, inregistrate la organele fiscale si conduse
regulat pot fi admise ca proba in cazul litigiilor unitatilor
patrimoniale, in caz de faliment, precum si in orice alte
situatii.
Totodata, absenta registrelor de contabilitate sau netinerea
regulata a acestora lipseste agentii economici de mijloacele de
proba in relatiile cu organele fiscale si da posibilitatea acestora
din urma de a stabili obligatiile fata de bugetul statului, fara a
tine seama de datele din contabilitate. Registrele de contabilitate
se pot prezenta sub forma de registru sau foi volante si listari
informatice legate sub forma de registru, dupa caz. Numerotarea
filelor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele
se vor numerota in ordinea completarii lor. Unitatile patrimoniale
vor inregistra la organele fiscale volumele urmatoare de registre
contabile, pe masura completarii celor inregistrate si parafate
anterior, facand, totodata, dovada completarii acestora, fara
stersaturi, spatii libere sau file lipsa. Datele inscrise in
Registrul-jurnal trebuie sa corespunda cu cele inscrise in balanta
de verificare a unitatii patrimoniale. 9. Registrul-jurnal (cod
14-1-1) este un document contabil obligatoriu in care se
inregistreaza zilnic, in mod cronologic, operatie cu operatie, fara
spatii libere, toate modificarile patrimoniului unitatii.
Operatiile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de
activitate (atelier, sectie etc.) si in cursul aceleiasi zile, pot
fi recapitulate intr-un document centralizator. Unitatile
patrimoniale cu un volum mare de operatii pot utiliza pentru
detaliere jurnale auxiliare pentru: operatiile de casa si banca,
decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor,
situatia avansurilor de trezorerie etc. Orice inregistrare in
Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul,
numarul si data documentului justificativ, explicatii privind
operatiile respective si conturile debitoare si creditoare in care
s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiilor efectuate.
Unitatile patrimoniale care utilizeaza jurnale auxiliare vor
inregistra periodic, de regula lunar, sumele centralizate pe
conturi din aceste jurnale in Registrul-jurnal. In Registrul-jurnal
de incasari si plati (cod 14-1-1/a) se inregistreaza cronologic, zi
de zi, toate operatiile de incasari si plati efectuate pe baza
documentelor justificative de catre asociatiile familiale si
persoanele fizice care au calitatea de comerciant. 10.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil
obligatoriu in care se inregistreaza, grupat, toate elementele
patrimoniale inventariate de unitate, potrivit Regulamentului
privind aplicarea Legii contabilitatii nr. 82/1991. La sfarsitul
fiecarui an, in acest registru se inscriu, intr-o forma
recapitulativa, elementele patrimoniale dupa natura lor, suficient
de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecaruia dintre
posturile bilantului contabil. Registrul-inventar se completeaza pe
baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si pasiv
cuprins in bilantul contabil anual. Se intocmeste la infiintarea
unitatii patrimoniale, anual la incheierea
exercitiului, cu ocazia fuziunii, divizarii sau a lichidarii
acesteia pe baza de inventar faptic, precum si in alte situatii. In
cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in
Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data
inventarierii, la care se adauga intrarile si se scad iesirile de
la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului. 11.
Registrul Cartea mare (cod 14-1-3) este un document contabil
obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin
regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor
patrimoniale, la un moment dat. Acesta este un document contabil de
sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al
conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor,
precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent.
Registrul Cartea mare contine cate o fila pentru fiecare cont
sintetic utilizat de unitate. Registrul Cartea mare (sah - cod
14-1-3/a) serveste la tinerea contabilitatii sintetice a
operatiilor economice si financiare in unitatile care utilizeaza
forma de inregistrare contabila "maestru-sah". Acest registru poate
fi suplinit de Fisa de cont pentru operatii diverse (cod 14-6-22),
in conditiile utilizarii formei de inregistrare in contabilitate
"maestru-sah". Continutul acestui registru obligatoriu sta la baza
intocmirii balantei de verificare a conturilor sintetice. 12.
Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu
destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat completate,
astfel incat sa permita, in orice moment, identificarea si
controlul operatiilor economice si financiare efectuate. Ele se
pastreaza in unitate timp de zece ani de la data incheierii
exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, iar in caz de
pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite in
termen de maximum 30 de zile de la constatare.
D. Forme de inregistrare in contabilitate
13. Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul
de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele,
care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in
contabilitate, potrivit normelor stabilite, a operatiilor economice
si financiare ce au loc in unitatile patrimoniale, pe tot parcursul
exercitiului financiar. 14. Principalele forme de inregistrare in
contabilitate a operatiilor economice si financiare in cazul
unitatilor care conduc contabilitatea in partida dubla sunt: "pe
jurnale", "maestru-sah" si forma combinata "maestru-sah cu
jurnale". 15. In cadrul formei de inregistrare in contabilitate "pe
jurnale", principalele formulare ce se utilizeaza sunt:
- Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod
14-1-2); - Jurnale auxiliare; - Cartea mare (cod 14-1-3); - Balanta
de verificare (cod 14-6-30). Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se
utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiilor
economice si financiare consemnate in documentele justificative.
Pentru inregistrarile care nu au la baza documente justificative se
intocmesc note de contabilitate. Notele de contabilitate se
intocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se
inregistreaza in mod cronologic in Registrul-jurnal. Orice
inregistrare in acest registru trebuie sa cuprinda elemente cu
privire la: felul, numarul si data documentului justificativ sau a
notei contabile; explicatii privind operatiile efectuate si
conturile debitoare si creditoare in care s-a inregistrat suma
totala corespunzatoare operatiilor efectuate. In vederea
inregistrarii in Registrul-jurnal a operatiilor economice si
financiare consemnate in documentele justificative, se face
contarea acestora, indicandu-se simbolurile conturilor sintetice
debitoare si creditoare, in conformitate cu planul de conturi
general elaborat de Ministerul Finantelor, precum si dezvoltarea in
analitic a unor conturi de catre unitatile patrimoniale. Operatiile
de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier,
sectie etc.) si in cursul aceleiasi zile, pot fi centralizate cu
ajutorul unui document cumulativ (centralizator), care va sta la
baza inregistrarii in Registrul-jurnal. Pe masura inregistrarii in
Registrul-jurnal a documentelor justificative si contabile, precum
si a notelor de contabilitate, acestora li se atribuie un numar de
ordine, corespunzator datei la care au fost inregistrate. Agentii
economici cu un volum restrans de operatii pot conduce numai
Registrul-jurnal pentru reflectarea in contabilitate a activitatii
economice si financiare: Agentii economici care intocmesc un numar
mare de documente justificative vor conduce, pe langa
Registrul-jurnal, jurnale auxiliare, pe feluri de operatii, cum
sunt: - Jurnal-situatie privind operatiile contabile (cod 14-6-4);
- Jurnal-situatie privind operatiile de casa si banca (cod 14-6-5
si cod 14-6-5/a); - Jurnal privind decontarile cu furnizorii (cod
14-6-6); - Situatia incasarii-achitarii facturilor (cod
14-6-7);
- Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri (cod
14-6-8 si cod 14-6-8/a); - Situatie privind miscarea stocurilor
(cod 14-6-9); - Jurnal privind salariile si contributia la
asigurarile sociale (cod 14-6-10); - Jurnal privind vanzarea
produselor si alte iesiri (cod 14-6-12 si 14-6-12/a); - Jurnal
privind vanzarea marfurilor si alte iesiri (cod 14-6-13); - Jurnal
privind operatii diverse (cod 14-6-17, cod 14-6-17/a si 14-6-17/b);
- Situatie privind avansurile de trezorerie (cod 14-6-18). In
functie de conditiile existente, unitatile patrimoniale pot opta
numai pentru unele jurnale sau situatii din cele prezentate mai
sus, astfel incat in aceste documente sa se reflecte orice
modificare adusa in patrimoniul unitatii. Lunar, in fiecare jurnal
auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare
inregistrate in cursul lunii, totaluri care se trec in
Registrul-jurnal, precum si in Cartea mare. Contabilitatea
analitica se poate tine, fie direct pe aceste jurnale (pentru unele
conturi), fie cu ajutorul celorlalte formulare tipizate comune
(fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru
operatii diverse etc.) sau specifice, folosite in acest scop.
Pentru unele conturi, pe langa jurnalul privind operatiile de
credit se intocmeste si un document contabil denumit "situatie",
pentru operatiile de debit. De exemplu, la inregistrarea
operatiilor de casa si banca se foloseste jurnalul pentru creditul
contului si conturile corespondente debitoare si "situatia" pentru
debitul contului si conturile corespondente creditoare.
Inregistrarile in "jurnal" si in "situatie" se fac in mod
cronologic in tot cursul lunii sau numai la sfarsitul lunii, fie
direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor
centralizatoare intocmite pentru operatiile aferente lunii
respective, care sunt operate cronologic in acestea. Lunar, se
intocmeste balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si
balante de verificare ale conturilor analitice. Cartea mare (cod
14-1-3) este documentul de sistematizare si de sinteza contabila
care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si
miscarea tuturor elementelor patrimoniale, la un moment dat. Cartea
mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor
conturilor sintetice si sta la baza intocmirii balantei de
verificare a conturilor sintetice. Pentru stabilirea rulajelor, se
preia in Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului
respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea
sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale
jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in
functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv,
tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului, care se inscrie
pe randul destinat in acest scop. Balanta de verificare (cod
14-6-30, 14-6-30/a si 14-6-30/b) este documentul contabil utilizat
pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si
controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea
analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se
intocmeste bilantul contabil si celelalte situatii de sinteza. 16.
In cadrul formei de inregistrare "maestru-sah", principalele
formulare ce se utilizeaza sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); -
Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (sah - cod
14-1-3/a); - Balanta de verificare (cod 14-6-30, 14-6-30/a si
14-6-30/b). Registrul-jurnal (cod 14-1-1) si variantele acestuia se
utilizeaza pentru inregistrarea cronologica a tuturor operatiilor
economice si financiare consemnate in documentele justificative, la
fel ca in cazul formei de inregistrare "pe jurnale". In vederea
inregistrarii in Registrul-jurnal, documentele justificative sunt
supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatii,
verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatii
exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza
zilnic sau lunar cu ajutorul documentelor cumulative intocmite, fie
pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea
operatii. Pentru inregistrarile care nu au la baza documentele
justificative se intocmesc note de contabilitate. Pe masura
inregistrarii in Registrul-jurnal a documentelor justificative,
documentelor cumulative si notelor de contabilitate li se atribuie
un numar de ordine, corespunzator datei la care au fost
inregistrate. Lunar, in Registrul-jurnal, totalul sumelor debitoare
si creditoare trebuie sa corespunda cu rulajele curente debitoare
si creditoare din balanta de verificare a conturilor sintetice,
intocmita pentru luna respectiva. Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a)
este documentul de sistematizare a inregistrarilor contabile in
conturile sintetice. Inregistrarile in Cartea mare (sah) se fac pe
baza documentelor justificative, documentelor cumulative si a
notelor de contabilitate, cronologic, zilnic sau ori de cate ori
este nevoie. Inregistrarea in acest document, deschis pentru
fiecare cont sintetic, este precedata de inregistrarea in
Registrul-jurnal.
La sfarsitul lunii, pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare
(sah) se stabilesc totaluri la rulajul contului debitor sau
creditor si ale conturilor corespondente. Totalurile sumelor
conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu rulajul debitor
sau creditor al contului respectiv. Contabilitatea analitica se
tine cu ajutorul formularelor tipizate comune (fisa de cont pentru
operatii diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale)
sau cu ajutorul formularelor tipizate specifice folosite in acest
scop. Balanta de verificare (cod 14-6-30, 14-6-30/a si 14-6-30/b,
dupa caz) se intocmeste lunar pe baza totalurilor preluate din
Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru
fiecare cont sintetic. De asemenea, se intocmesc balante de
verificare lunare pentru conturile analitice utilizate. 17. In
cazul utilizarii formei de inregistrare combinata "maestru-sah cu
jurnale", pe langa formularele mentionate la forma de inregistrare
"maestru-sah" se utilizeaza si unele jurnale auxiliare specifice
formei de inregistrare "pe jurnale", cum sunt: - Jurnal privind
operatiile de casa si banca (cod 14-6-5 si 14-6-5/a) pentru
creditul conturilor si situatia privind operatiile de casa si banca
de pe verso jurnalului pentru debitul conturilor respective, care,
de obicei, se completeaza in cursul lunii pentru fiecare cont in
parte, inregistrarile zilnice facandu-se pe baza registrului de
casa sau a extrasului de cont al bancii, la care sunt anexate
documentele justificative. La sfarsitul lunii, rulajul creditor
(din jurnal), respectiv rulajul debitor (din situatie) se inscriu
in Registruljurnal, numerotandu-se distinct atat jurnalul, cat si
situatia. In fisele deschise distinct in Cartea mare (sah), pentru
fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite in jurnal si in
situatie se inscriu atat in coloana destinata rulajului debitor sau
creditor, cat si in coloanele conturilor corespondente. - Jurnal
privind decontarile cu furnizorii (cod 14-6-6), care se utilizeaza
pentru inregistrarea in cursul lunii a operatiilor privind
decontarile cu furnizorii. Inregistrarile in acest jurnal se
efectueaza zilnic pe baza documentelor justificative (facturi,
documente de receptie etc.), utilizandu-se jurnale separate pentru
fiecare categorie de stocuri, pentru lucrari si servicii. In acest
jurnal se inregistreaza zilnic plata facturilor, respectiv
debitarea contului "Furnizori". Fiecare jurnal constituie un
centralizator al operatiilor respective si serveste pentru
inregistrarea totalurilor lunare in Registrul-jurnal si fisa
sintetica a contului deschisa in Cartea mare (sah). Facturile
ramase neachitate pana la sfarsitul lunii se transcriu, pozitie cu
pozitie, in situatia incasariiachitarii facturilor, cu ajutorul
acestui formular, tinandu-se contabilitatea analitica a
furnizorilor. - Situatie privind miscarea materialelor (cod
14-6-9), care se foloseste pentru stabilirea, la sfarsitul lunii, a
rulajelor si soldurilor fiecarui cont de materiale.
- Situatie privind avansurile de trezorerie (cod 14-6-18), care
se utilizeaza pentru contabilitatea analitica a avansurilor spre
decontare acordate, precum si a cheltuielilor decontate. La
sfarsitul lunii, datele din acest document privind decontarea
avansurilor pe conturi corespondente debitoare se transcriu in fisa
sintetica deschisa in Cartea mare (sah) pentru creditul contului
"Debitori", dupa ce in prealabil au fost inscrise in
Registrul-jurnal. La pozitiile nelichidate se stabileste soldul
debitor (in negru) sau creditor (in rosu sau chenar) pentru fiecare
avans in parte, care se transcrie in formularul ce se foloseste
pentru luna urmatoare. Fiecare jurnal sau situatie constituie
document centralizator al operatiilor respective si serveste pentru
inregistrarea totalurilor lunare in evidenta sintetica. La
institutiile publice si organizatiile obstesti se poate folosi
forma de inregistrare in contabilitate "maestru-sah simplificat".
In acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe Fise de cont
pentru operatii diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru
fiecare cont sintetic in Cartea mare (sah), iar contabilitatea
analitica se tine pe fisele mentionate la forma de inregistrare
"maestru-sah". Evidenta analitica a creditelor bugetare, platilor
de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul Fisei
pentru operatii bugetare (cod 14-6-23). 18. Potrivit Legii
contabilitatii, pot tine contabilitatea in partida simpla:
consiliile locale comunale, unitatile de cult, asociatiile de
proprietari, asociatiile familiale si persoanele fizice autorizate
sa desfasoare activitati independente. Registrele de contabilitate
care se utilizeaza in acest caz sunt:
pentru primariile comunale: - Registrul-jurnal de incasari si
plati (cod 14-1-1/a); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Registru
pentru evidenta mijloacelor fixe (cod 14-2-1/a); - Fisa de cont
analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10), sub forma de
registru; - Registru pentru evidenta veniturilor (cod 14-6-19); -
Registru pentru evidenta cheltuielilor si altor operatii (cod
14-6-20).
pentru asociatiile de proprietari: - Registrul-jurnal de
incasari si plati (cod 14-1-1/a); - Registrul-inventar (cod
14-1-2);
- Registru pentru evidenta fondului de rulment si a altor
fonduri (cod 14-6-25); - Registru pentru evidenta bunurilor
asociatiei (cod 14-6-26); - Registru pentru evidenta operatiilor
banesti (cod 14-6-27); - Lista de plata a cotelor de contributii
pentru cheltuielile comune de folosinta, intretinere si reparatii
(cod 14-6-28).
pentru asociatii familiale si persoane fizice autorizate sa
desfasoare activitati pe baza de libera initiativa: -
Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/a); -
Registrul-inventar (cod 14-1-2).
In Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/a) se
inregistreaza cronologic, zi de zi, toate operatiile de incasari si
plati efectuate, pe baza documentelor justificative, fara a se lasa
randuri libere si fara stersaturi. Registrul-jurnal de incasari si
plati este documentul pe baza caruia se stabilesc veniturile
incasate si cheltuielile efectuate, elemente care stau la baza
determinarii obligatiilor fiscale de plata. Indiferent de forma de
contabilitate aplicata, unitatea patrimoniala va inregistra in
Registrul-inventar (cod 14-1-2) toate elementele patrimoniale
inventariate, potrivit normelor legale. Eventualele erori
constatate in contabilitate, dupa aprobarea si depunerea bilantului
contabil, vor fi corectate in anul in care acestea se constata,
bilanturile contabile ale exercitiilor anterioare nemaiputand fi
modificate.
E. Metodele de conducere a contabilitatii analitice a valorilor
materiale
19. Contabilitatea analitica a valorilor materiale se poate tine
pe baza uneia din urmatoarele metode: operativ-contabila (pe
solduri), cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic),
global-valorica. Metoda operativ-contabila (pe solduri) se poate
aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime,
materialelor consumabile, obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si
ambalajelor.
Metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic) se poate
folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime,
materialelor consumabile, obiectelor de inventar, baracamentelor,
semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale,
marfurilor, animalelor si ambalajelor. Metoda global-valorica se
poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si
ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitele de
birou, imprimatele, materialele folosite la ambalare, obiectele de
inventar, echipamentele de protectie in folosinta, SDV-urile
speciale, AMC-urile si cartile din biblioteca tehnica, precum si la
alte categorii de valori materiale, cu aprobarea consiliului de
administratie. Pe masura dotarii cu tehnica de calcul, metoda
global-valorica va fi inlocuita cu metoda cantitativ-valorica. 20.
Metoda operativ-contabila (pe solduri) pentru materiale consta in
tinerea, in cadrul fiecarei gestiuni, a evidentei cantitative a
valorilor materiale, pe feluri, cu ajutorul fiselor de magazie, iar
in contabilitate - a evidentei valorice pe conturi de materiale,
desfasurate valoric pe gestiuni, iar in cadrul gestiunilor, pe
grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz. Controlul exactitatii
inregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se
asigura lunar prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din
fisele de magazie in registrul stocurilor. In metoda
operativ-contabila (pe solduri) se folosesc urmatoarele formulare
tipizate comune: - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa
caz); - Fisa de cont pentru operatii diverse (cod 14-6-22); -
Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7); - Registrul
stocurilor (cod 14-3-11). Fisele de magazie servesc pentru evidenta
cantitativa, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar in
contabilitate, pentru controlul operatiilor inregistrate de
gestionar sau persoana desemnata, pentru preluarea in registrul
stocurilor a cantitatilor aflate in stoc, precum si pentru calculul
valorii bunurilor existente in stoc la sfarsitul lunii, in scopul
confruntarii cu datele din contabilitatea sintetica. La gestiune,
fisele de magazie se tin in ordinea in care sunt inscrise
materialele in registrul stocurilor. In aceste fise, cantitatile se
inregistreaza zilnic de gestionar sau persoana desemnata, pe baza
documentelor de intrare (factura, aviz de insotire a marfii - nota
de receptie si constatare de diferente etc.) si a documentelor de
iesire (bon de consum - individual si colectiv, fisa limita -
individuala si colectiva, aviz de insotire a marfii, factura etc.),
pozitie cu pozitie. Documentele de intrare si de iesire a
materialelor vor fi puse la dispozitia persoanei din compartimentul
financiar-contabil desemnata pentru evidenta materialelor, care
raspunde de verificarea documentelor si controlul operatiilor
efectuate in fisele de magazie. Preluarea documentelor de catre
persoana desemnata se face dupa ce verifica: emiterea si
completarea corecta a documentelor de intrare si de iesire a
valorilor materiale, inregistrarea corecta a
acestora in fisele de magazie si stabilirea exacta a stocului
scriptic in aceste fise. Erorile constatate in evidenta gestiunilor
se corecteaza in prezenta persoanei care raspunde de inregistrarile
efectuate in fisele de magazie, iar abaterile de la regulile de
intocmire si utilizare a documentelor se aduc la cunostinta
conducatorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei
desemnate sa conduca contabilitatea, dupa caz, pentru stabilirea
masurilor care se impun. Semnatura persoanei desemnate pentru
evidenta stocurilor in fisele de magazie constituie dovada
verificarii inregistrarilor efectuate si preluarii documentelor de
intrare si de iesire a materialelor. Preluarea documentelor privind
miscarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a
documentelor (cod 14-3-7). In contabilitate, documentele privind
miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni, surse de aprovizionare
(de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.) si,
in cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar in
cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se
inregistreaza in contabilitatea sintetica si analitica, fie direct
pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situatii intocmite
zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea
datelor din documentele respective. Verificarea inregistrarilor
efectuate in conturile de stocuri si fisele de magazie se face cu
ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11). In acest scop, in
registrul stocurilor, la sfarsitul fiecarei luni, se inscriu pe
feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe,
eventual subgrupe, stocurile cantitative din fisele de magazie, se
calculeaza valoarea cantitatilor aflate in stoc pe baza preturilor
de inregistrare si se totalizeaza valoarea acestora pe pagini ale
registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri,
conturi si magazii (depozite). In masura in care nu se constata
diferente intre valoarea cantitatilor in stoc din fisele de magazie
si soldurile conturilor de materiale din contabilitate, registrul
stocurilor se poate intocmi trimestrial. In cazul in care se
constata ca exista frecvente diferente intre soldurile conturilor
de stocuri din registrul stocurilor si cele din contabilitate,
provenind din inregistrarea operatiilor, evaluarea cantitatilor de
stocuri din documentele de intrare si de iesire, prelucrarea
acestora etc., diferentele respective pot fi localizate printr-o
noua centralizare a intrarilor si iesirilor valorice de materiale,
pe grupe sau feluri de materiale si confruntarea totalurilor
obtinute cu datele din registrul stocurilor. La unitatile de
constructii-montaj, care aplica metoda operativ-contabila (pe
solduri), pentru evidenta cantitativa a materialelor in cadrul
fiecarei gestiuni se folosesc Fisele de magazie (cod 14-3-8) sau
Fisele de magazie cu repartizarea iesirilor (cod 14-3-8/c).
Controlul exactitatii inregistrarilor din evidenta gestiunilor si
din contabilitate se face, de asemenea, lunar, prin evaluarea
cantitatilor existente in stoc, transcrise din fisele de magazie in
registrul stocurilor, si confruntarea valorii acestora cu soldurile
conturilor de stocuri din contabilitate. 21. Pentru produse finite
si produse reziduale, metoda operativ-contabila (pe solduri) se
aplica in acelasi mod ca si pentru stocuri de materii prime si
materiale consumabile. In acest caz, evidenta
cantitativa pe feluri de produse se tine la magazie (depozit) cu
ajutorul fiselor de magazie, iar evidenta valorica se tine in
contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse finite,
desfasurat in analitic pe gestiuni, in care inregistrarile se fac
pe baza datelor obtinute prin centralizarea zilnica a documentelor
de miscare a produselor respective. Verificarea inregistrarilor la
sfarsitul lunii se face, de asemenea, cu ajutorul registrului
stocurilor in care se stabilesc soldurile pe feluri de produse
finite si pe total cont prin transcrierea cantitatilor in stoc din
fisele de magazie si evaluarea acestora pe baza preturilor de
inregistrare. 22. Metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont
analitic) pentru materii prime, materiale consumabile, obiecte de
inventar in depozit, baracamente, semifabricate, produse finite,
produse reziduale, marfuri, animale si ambalaje consta in tinerea
evidentei cantitative pe feluri de stocuri in cadrul fiecarei
gestiuni, iar in contabilitate - a celei cantitativ-valorice.
Conturile sintetice ce reflecta stocurile de valori materiale se
desfasoara in analitic pe gestiuni. Verificarea exactitatii
inregistrarilor din evidenta de la locurile de depozitare si
contabilitate se efectueaza prin punctajul periodic dintre
cantitatile operate in fisele de magazie si cele din fisele de cont
analitic din contabilitate. In metoda cantitativ-valorica (pe fise
de cont analitic) se folosesc urmatoarele formulare tipizate
comune: - Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz); -
Fisa de cont analitic pentru valori materiale (cod 14-3-10); - Fisa
de cont pentru operatii diverse (cod 14-6-22); - Borderou de
predare a documentelor (cod 14-3-7); - Balanta analitica a
valorilor materiale (cod 14-6-30/c). Evidenta cantitativa a
materialelor se tine la gestiune cu ajutorul fiselor de magazie
care se aranjeaza in ordinea fiselor de cont analitic din
contabilitate. In fisele de magazie, inregistrarile se fac zilnic
de gestionar sau persoana desemnata, pe baza documentelor de
intrare si de iesire a materialelor. Dupa inregistrare, documentele
respective se predau la contabilitate pe baza de borderou. In
contabilitate, documentele primite se inregistreaza in fisele de
cont analitic pentru valori materiale si se stabilesc stocurile si
soldurile, dupa ce in prealabil s-a verificat modul de emitere si
completare a documentelor privind miscarea materialelor. De
asemenea, pe baza acelorasi documente se intocmesc situatiile
centralizatoare privind intrarile si iesirile de materiale pentru
inregistrare in contabilitatea sintetica. Controlul inregistrarilor
din conturile sintetice si cele analitice ale stocurilor se asigura
lunar, cu ajutorul balantei de verificare, intocmita separat pentru
fiecare cont de stoc. In vederea intocmirii balantei de verificare
este necesar ca, lunar, sa se efectueze controlul asupra
concordantei stocurilor scriptice din fisele de magazie cu cele din
fisele de cont analitic pentru valori materiale.
In cazul institutiilor publice cu mai multe gestiuni distincte,
precum si in cazul institutiilor care au subunitati cu una sau mai
multe gestiuni, dar care nu au organe proprii de contabilitate,
contabilitatea analitica a stocurilor se poate asigura, in cadrul
compartimentului financiar-contabil al institutiei al carei
conducator are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fisei
de evidenta a materialelor si obiectelor de inventar pe locuri de
folosinta (cod 14-3-9/a) in locul Fisei de cont analitic pentru
valori materiale (cod 14-3-10). 23. Metoda cantitativ-valorica
pentru evidenta analitica a produselor finite si produselor
reziduale se aplica in acelasi mod ca si pentru celelalte stocuri,
cu urmatoarele particularitati: - atat intrarile, cat si iesirile
valorice pot fi inregistrate in fisele de cont analitic pentru
stocuri numai lunar, prin inmultirea cantitatilor totale de produse
finite si produse reziduale cu preturile unitare respective, fara a
mai fi necesara evaluarea cantitatilor de produse in documente; -
pentru controlul inregistrarilor din contabilitatea sintetica si
cea analitica a produselor finite, in locul balantei de verificare
se poate folosi registrul stocurilor. 24. Metoda global-valorica se
aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in
unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete
etc.), folosindu-se formularul tipizat comun Fisa de cont pentru
operatii diverse (cod 14-6-22) si formularul tipizat specific
comertului cu amanuntul Raport de gestiune (cod 11-4-8). Potrivit
acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si
ambalajelor se tine global-valoric, atat la gestiune, cat si in
contabilitate, iar controlul concordantei inregistrarilor din
evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric
la perioade stabilite de unitate (decadal, chenzinal sau lunar).
Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare
si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a
numerarului din vanzare, iar in fisele valorice (tinute pe gestiuni
in cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate),
inregistrarile se fac pe baza acelorasi documente. Soldurile
valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune se
verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate,
precum si cu ocazia inventarierii. 25. Metoda global-valorica se
foloseste, de asemenea, pentru evidenta rechizitelor de birou,
imprimatelor, materialelor destinate ambalarii si pentru evidenta
cartilor tehnice. In acest caz, evidenta cantitativa se tine pe
feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare si carti
tehnice, la locurile de gestionare, cu ajutorul Fiselor de magazie
(cod 14-3-8), care se completeaza de gestionar sau persoana
desemnata. Evidenta valorica a miscarilor se tine in contabilitate,
pe gestiuni, in cadrul contului de materiale consumabile, cu
ajutorul Fiselor de cont pentru operatii diverse (cod 14-6-22).
Inregistrarile in fisele de magazie se fac pe baza documentelor de
intrare si de iesire a materialelor consumabile respective si se
preiau de catre contabilitatea stocurilor, in prealabil facandu-se
verificarea inregistrarilor din fisele de magazie. Prin
centralizarea datelor din documentele respective se asigura
inregistrarea acestora, atat in fisele valorice pe gestiuni, cat si
in conturile sintetice de stocuri.
26. Pentru obiecte de inventar si echipament de protectie in
folosinta se tine numai evidenta cantitativa la magaziile
(depozitele) din sectii, pe feluri de obiecte, cu ajutorul Fiselor
de magazie (cod 14-3-10) si pe persoane responsabile, la darea in
folosinta a obiectelor, pe baza de fisa, marca sau cu ajutorul
formularului Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta
(cod 14-3-9). In contabilitate, evidenta valorica se tine cu
ajutorul Fisei de cont pentru operatii diverse (cod 14-622), pe
sectii (locuri de munca, unitati etc.), in care inregistrarile se
fac valoric in functie de intrari si iesiri (scoateri din uz).
Miscarile de obiecte de inventar, intervenite ulterior darii in
folosinta sau restituirii, nu este necesar sa fie inregistrate in
evidenta magaziei (depozitului) in cazul cand la primirea
obiectelor noi se predau cele uzate de acelasi fel. In asemenea
situatii, in mod obligatoriu, pe documentul de dare in folosinta,
pentru obiectele ridicate direct de la magazia de obiecte noi, se
face mentiunea "primit obiectele uzate", iar pentru obiectele
ridicate de gestionarii magaziilor din sectii, in locul celor uzate
se mentioneaza "inlocuit obiectele uzate", obiectele uzate ramanand
la magazioner, in vederea scoaterii lor din uz. Documentele ce se
intocmesc pentru darea in folosinta, care poarta una din aceste
mentiuni, nu se inregistreaza in evidenta magaziei (depozitului),
dar se confrunta la sfarsitul fiecarei luni cu proceseleverbale
pentru scoaterea din functiune a mijloacelor fixe/de declasare a
unor bunuri materiale si se anexeaza la acestea. Controlul
exactitatii inregistrarilor se efectueaza la perioadele stabilite
de unitate (decadal, chenzinal sau lunar) si cu ocazia
inventarierilor, evaluandu-se stocurile existente cu preturile
unitare legale pe baza Listelor de inventariere (cod 14-3-12/a) si
confruntandu-se soldul astfel obtinut cu soldul conturilor
respective din contabilitate. Includerea pe cheltuieli a valorii
obiectelor de inventar si a echipamentului de protectie, integral
la darea lor in folosinta sau esalonat pe o perioada de cel mult
trei ani, in limita normelor legale, se face in conformitate cu
hotararea consiliului de administratie. Aceste obiecte se scot din
uz pe baza Procesuluiverbal de scoatere din functiune a mijloacelor
fixe/de declasare a unor bunuri materiale (cod 14-2-3/aA). 27. In
cadrul institutiilor publice, evidenta obiectelor de inventar de
mica valoare sau scurta durata aflate in folosinta se tine in felul
urmator: - La unitatile care au un numar mare de obiecte de
inventar date mai multor persoane si in mai multe locuri de
folosinta, responsabilul de inventar pe institutie are obligatia sa
asigure evidenta obiectelor aflate in folosinta, utilizand, fie
Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta (cod
14-3-9), fie Fisa de evidenta a materialelor si obiectelor de
inventar pe locuri de folosinta (cod 14-3-9/a). Fisa de evidenta a
obiectelor de inventar in folosinta (cod 14-3-9) se intocmeste
pentru fiecare persoana careia ii sunt incredintate obiectele de
inventar in folosinta indelungata. Fisa de evidenta a materialelor
si obiectelor de inventar pe locuri de folosinta (cod 14-3-9/a) se
intocmeste pentru fiecare fel de obiect.
- La unitatile care au un numar redus de obiecte de inventar de
mica valoare sau scurta durata in folosinta, evidenta pe locuri de
folosinta se poate asigura cu ajutorul Listei de inventariere (cod
14-3-12 sau cod 14-3-12/a). Responsabilii de inventar pe locuri de
folosinta au obligatia sa pastreze, in toate cazurile, cate un
exemplar din lista de inventariere, precum si din documentele
privind miscarile intervenite in cursul anului. 28. Contabilitatea
analitica a SDV-urilor speciale si AMC-urilor se tine la gestiunea
de SDV-uri si AMCuri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile
pentru care sunt destinate cu ajutorul Fisei de magazie (cod
14-3-8), iar in contabilitate, global-valoric, tot la nivel de
produs, stabilindu-se si uzura inclusa in cheltuieli.
F. Reconstituirea documentelor justificative si contabile
pierdute, sustrase sau distruse
29. Operatiile privind evidenta si gestionarea mijloacelor fixe,
a valorilor materiale si banesti si a altor valori ale unitatilor
patrimoniale se considera valabile numai daca sunt justificate cu
documente originale, intocmite sau reconstituite potrivit
prezentelor norme. 30. Orice persoana care constata pierderea,
sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau
contabile are obligatia sa incunostinteze, in scris, in termen de
24 de ore de la constatare, conducatorul unitatii, administratorul
unitatii patrimoniale, ordonatorul de credite sau alta persoana
care are obligatia gestionarii patrimoniului. Conducatorul unitatii
este obligat ca, in termen de cel mult 3 zile de la primirea
comunicarii, sa incheie un proces-verbal, care sa cuprinda: -
datele de identificare a documentului disparut; - numele si
prenumele salariatului responsabil cu pastrarea documentului; -
data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentului
respectiv. Procesul-verbal se semneaza de catre: - conducatorul
unitatii; - conducatorul compartimentului financiar-contabil al
unitatii sau persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta
functie; - salariatul responsabil cu pastrarea documentului si -
seful ierarhic al salariatului responsabil cu pastrarea
documentului, dupa caz.
Salariatul responsabil este obligat ca, o data cu semnarea
procesului-verbal, sa dea o declaratie scrisa asupra imprejurarilor
in care a disparut documentul respectiv. Cand disparitia
documentelor se datoreaza insusi conducatorului unitatii, masurile
prevazute de prezentele norme se iau de catre ceilalti membri ai
consiliului de administratie, dupa caz. 31. Ori de cate ori
pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie
infractiune, se incunostinteaza imediat organele de urmarire
penala. 32. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar
de reconstituire", intocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de
reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate in
legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si
anume: - sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia
documentului; - procesul-verbal de constatare a pierderii,
sustragerii sau distrugerii si declaratia salariatului respectiv; -
dovada sesizarii Parchetului General sau dovada sanctionarii
disciplinare a salariatului vinovat, dupa caz; - dispozitia scrisa
a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului; - o
copie a documentului reconstituit. 33. In cazul in care documentul
disparut emana de la alta unitate, reconstituirea se va face de
unitatea emitenta la cererea scrisa a conducatorului unitatii
solicitatoare. In acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii
solicitatoare, in termen de cel mult 10 zile de la primirea
cererii, documentul reconstituit. 34. Documentele reconstituite vor
purta in mod obligatoriu si vizibil mentiunea "RECONSTITUIT", cu
specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a
facut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor
norme constituie baza legala pentru efectuarea inregistrarilor in
contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli
nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute,
sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in evidenta
contabila. In acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau
distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii,
salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se
potrivit prevederilor legale. 35. Gasirea ulterioara a documentelor
originale, care au fost reconstituite, nu anuleaza sanctiunile
disciplinare sau penale, insa poate constitui motiv de revizuire a
acestora, in conditiile legii.
Pentru pagubele generate de disparitia, sustragerea sau
distrugerea documentelor se stabilesc raspunderi materiale, care
cuprind si eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea si
gasirea acestora. In cazul gasirii ulterioare a originalului,
documentul reconstituit se anuleaza pe baza unui procesverbal,
impreuna cu care se ataseaza la dosarul de reconstituire. 36.
Conducatorii unitatilor patrimoniale vor lua masuri pentru
asigurarea inregistrarii si evidentei curente a tuturor lucrarilor
intocmite, primite sau expediate, stabilirea si evidenta
responsabililor de pastrarea acestora, evidenta tuturor
reconstituirilor de documente, precum si pentru pastrarea dosarelor
de reconstituire, pe toata durata de pastrare a documentului
reconstituit.
G. Arhivarea si pastrarea documentelor justificative si
contabile
37. Unitatile patrimoniale au obligatia pastrarii in arhiva lor
a registrelor de contabilitate, a documentelor contabile, precum si
a documentelor justificative, care stau la baza inregistrarii in
contabilitate. 38. Termenul de pastrare a documentelor
justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data
incheierii exercitiului in cursul caruia au fost intocmite, cu
exceptia statelor de salarii si a bilantului contabil care se
pastreaza timp de 50 de ani. 39. In caz de incetare a activitatii
unitatii patrimoniale, documentele se predau la arhivele statului
in conformitate cu dispozitiile legale privind Fondul Arhivistic
National al Romaniei, daca legea nu dispune altfel. 40. Arhivarea
documentelor justificative si contabile se face, de asemenea, in
conformitate cu prevederile legale si a urmatoarelor reguli
generale: - documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite
si parafate; - gruparea documentelor in dosare se face cronologic
si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se
refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii,
documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat; -
dosarele continand documente contabile se pastreaza in spatii
amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii,
distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a
incendiilor; - evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul
Registrului de evidenta curenta, in care sunt tinute evidentele
dosarelor si documentelor contabile intrate in arhiva, precum si
miscarea acestora in decursul timpului.
41. Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal
de pastrare a expirat se face de catre o comisie sub conducerea
administratorului sau ordonatorului de credite, dupa caz, cu acest
prilej intocmindu-se un proces-verbal si operandu-se scaderea
documentelor eliminate din Registrul de evidenta curenta al
arhivei.
H. Criterii minimale privind programele informatice utilizate in
domeniul financiar-contabil
42. Sistemul de prelucrare automata a datelor la nivelul
fiecarei unitati patrimoniale trebuie sa asigure conditiile
necesare efectuarii controlului legal. La elaborarea si adaptarea
programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele: a) In
privinta controlului intern: - cuprinderea in procedurile de
prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de
actualizare a acestora in functie de modificarile intervenite in
legislatie; - cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de
prelucrare a datelor de catre personalul implicat si respectarea
acestora; - gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea
protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea
confidentialitatii datelor din sistemul informatic; - stabilirea
tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare
sau de iesire; - solutionarea eventualelor erori care pot sa apara
in functionarea sistemului. b) In privinta controlului extern: -
verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a
procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic; -
verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor
economico-financiare inregistrate in contabilitate, astfel incat
acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile
actelor normative care le reglementeaza; - verificarea prin teste
de control a programului informatic utilizat. 43. Sistemele de
prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil
trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor
informatice cu prevederile actelor normative care le
reglementeaza;
b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor
in conditii de siguranta; c) sa precizeze cu claritate sursa,
continutul si apartenenta fiecarei date. Fiecare data inregistrata
in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui
document scris, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat
si organele de control; d) sa asigure listele operatiunilor
efectuate in evidenta contabila pe baza de documente justificative
care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se
inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri
ulterioare; e) sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor
conturilor obtinute anterior; f) sa asigure conservarea datelor pe
o perioada de timp care sa respecte prevederile art. 25 din Legea
contabilitatii nr. 82/1991; g) sa precizeze procedurile si suportul
magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor
introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu
posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate; h) sa nu
permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o
perioada inchisa; i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive
ale inregistrarilor contabile: - data efectuarii inregistrarii
contabile a operatiunii; - jurnalul de origine in care se regasesc
inregistrarile contabile; - numarul paginii sau numarul curent al
inregistrarii in jurnalul de origine; - numarul documentului
justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) sa asigure
confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin
parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de
siguranta pentru programe si informatii; k) sa asigure listari
clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele
elemente de identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
- tipul documentului sau al situatiei; - denumirea unitatii
patrimoniale; - perioada la care se refera informatia; - datarea
listarilor; - paginarea cronologica; - precizarea programului
informatic si a versiunii utilizate;
l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si
documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii; m)
sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut in
machetele formularelor aprobate de Ministerul Finantelor, in cazul
editarii acestora cu ajutorul tehnicii de calcul; n) sa permita, in
orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si
informatiilor supuse verificarii. Toate soldurile conturilor
trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui
sold anterior al acelui cont. Fiecare inregistrare trebuie sa aiba
la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii; o)
sa nu permita: - deschiderea a doua conturi cu acelasi numar; -
modificarea numarului de cont in cazul in care au fost inregistrate
date in acel cont; - suprimarea unui cont in cursul exercitiului
curent sau aferent exercitiului precedent, daca acesta contine
inregistrari sau sold; - editarea a doua sau a mai multor documente
de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe
parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), in mod
automat sau manual; r) sa prevada in documentatia produsului
informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare: -
monopost sau multipost; - monosocietate sau multisocietate; - retea
de calculatoare; - portabilitatea fisierelor de date; s) sa
precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: - preluari
pe loturi cu control ulterior; - preluari in timp real cu
efectuarea controlului imediat; - combinarea celor doua tipuri; t)
sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru
operatiunile contabile;
u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor
informatice necesara exploatarii optime a acestora; v) sa respecte
reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si
fiabilitatea sistemului de prelucrare. 44. Elaboratorii de programe
informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare
a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea
produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea
posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare a
datelor de catre utilizatori. Unitatile de informatica sau
persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul tehnicii de calcul
poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din
documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si
realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. 45.
Utilizatorul trebuie: - sa verifice daca prestatorul de servicii
informatice sau distribuitorul de produse-program are o asigurare
specifica sau a extins asigurarea avuta de responsabilitate civila
sau profesionala pentru a acoperi lipsurile in cazul unui control
fiscal; - sa se asigure de perenitatea documentatiei, a surselor in
diferite versiuni ale produsului-program in cazul disparitiei
prestatorului de servicii sau a distribuitorului de
produse-program; - sa organizeze salvarea si arhivarea datelor,
programelor sau produselor de prelucrare, astfel incat informatiile
sa poata fi reprocesate ulterior prin acelasi lant informatic si in
conditiile de exploatare reconstituite. 46. Pe perioada neprescrisa
se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor,
corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program
si sistem de calcul. Daca unitatea, in cursul acestei perioade, a
schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor,
trebuie sa se efectueze o reconciliere intre datele arhivate si
versiunile noi ale produselorprogram si ale echipamentelor de
calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie "improspatate" periodic
pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea. Sa
detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de
utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program
utilizat. 47. Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu
privire la utilizarea tehnicii de calcul se stabilesc prin
regulamente interne.
I. Proceduri privind organizarea si conducerea
contabilitatii
Prin grija administratorului persoanei juridice, directorul
financiar-contabil, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita
sa indeplineasca aceasta functie va stabili proceduri interne
privind organizarea si conducerea contabilitatii. Stabilirea de
proceduri inter
