Managementul timpului MANAGEMENTUL TIMPULUI Rezumat Autorii i-au propus sprezinte procesele care compun managementul timpului i gama de metode i tehnici utilizate pentru programarea execuiei activitilor proiectului, monitorizarea i actualizarea acesteia. Sunt prezentate metode clasice - graficulcalendaristic - i metode moderne de programare - tehnicile CPM, PERT, GERT. În final sunt prezentate succint câteva produse software pentru managementul proiectelor mai cunoscute i utilizate pe plan internaional. Cuprins 1. Importana i componentele managementului timpului 2. Realizarea programului de execuie a proiectului 2.1. Obiective i restricii 2.2. Programarea prin metode clasice 2.3. Programarea cu ajutorul graficelor reea 3. Îmbuntirea programului de execuie a proiectului 4. Monitorizarea i actualizarea programului 5. Utilizarea calculatorului în managementul timpului
Autorii i-au propus s prezinte procesele care compunmanagementul timpului i gama de metode i tehnici utilizate pentru
programarea execuiei activitilor proiectului, monitorizarea iactualizarea acesteia. Sunt prezentate metode clasice - graficul calendaristic - i metode moderne de programare - tehnicile CPM,
PERT, GERT. În final sunt prezentate succint câteva produse software
pentru managementul proiectelor mai cunoscute i utilizate pe planinternaional.
Cuprins
1. Importana i componentele managementului timpului
2. Realizarea programului de execuie a proiectului
2.1. Obiective i restricii
2.2. Programarea prin metode clasice2.3. Programarea cu ajutorul graficelor reea
3. Îmbuntirea programului de execuie a proiectului
4. Monitorizarea i actualizarea programului
5. Utilizarea calculatorului în managementul timpului
1. Importana i componentele managementului timpului
Managementul timpului include ansamblul activitilor necesar a fi desfurate în vederea asigurrii realizrii proiectului conformtermenelor de execuie prevzute prin contract.
Importana realizrii obiectivului managementului timpuluieste dat de efectul direct pe care eecurile în acest domeniu le auasupra costurilor i credibilitii contractantului. De regul, depiriletermenului de execuie, imputabile constructorului, sunt amendate prin penalizri reprezentând un anumit procent (0,5 - 10% din valoarealucrrii) sau o sum fix pentru fiecare zi de întârziere. Pentru
beneficiar (investitor) întârzierile înseamn amânri ale punerii înfunciune a proiectului, creterea riscurilor de pia asociate proiectului, întârzieri în recuperarea investiiei, reducerea profituluiateptat, deci pierderi financiare extrem de importante. În concluzie,depirea termenului de execuie poate face ca un proiect consideratiniial profitabil s se transforme într-unul neprofitabil.
Managementul timpului cuprinde urmtoarele procese:
y Descompunerea proiectului în activiti componente simple i stabilirea succesiunii lor . Definirea activitilor necesare pentrurealizarea proiectului presupune identificarea activitilor specificecare vizeaz realizarea elementelor identificate în cadruldescompunerii orientate pe scop a proiectului (organigramasarcinilor). Definirea activitilor i stabilirea succesiunii lor esterealizat de ctre ingineri, proiectani i membrii echipei de proiect,
stabilindu-se atât condiionrile între activiti care in de naturalucrrii executate (tehnologice), cât i cele care in de organizare saufactori externi (de exemplu, furnizori sau laboratoare de expertiztehnic i testri);
y Realizarea programului de execuie a proiectului, prin apelarea, înfuncie de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare;
y Monitorizarea i actualizarea programului pe msura executriilui, care include msurarea i raportarea progresului în executarea programului i utilizarea resurselor, adoptarea de aciuni de corecie,actualizarea i ajustarea programului.
Realizarea programului de execuie a proiectului2.1. Obiective i restricii
Prin programarea activitilor componente ale proiectului deconstrucii se urmrete s se realizeze o ealonare cât mai economica executrii acestora. Aceasta se concretizeaz într-un program(calendaristic i/sau reea) inclus în proiectul de organizare de antier . În funcie de complexitatea lucrrilor programate, se pot folosi metodeclasice sau moderne.
Programarea execuiei proiectului include reprezentarea grafic
a programului, calculul termenelor de începere i terminare ale fazelor i activitilor, precum i al rezervelor de timp, stabilirea duratei totalede execuie i determinarea activitilor critice, alocarea resurselor,nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de execuie,realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate(lucrare, stadiu fizic) în funcie de nivelul ierarhic sau de execuie careurmeaz s utilizeze programul.
Dup determinarea duratei de execuie prin analiza drumuluicritic se compar aceasta cu durata de realizare impus prin contract. Dac lungimea drumului critic este mai mare decât durata de execuie
stabilit prin contract, se reia algoritmul de programare pornindu-se dela reanalizarea activitilor situate pe drumul critic. Operaiunea serepet pân când durata programat devine mai mic sau egal cudurata contractat.
Programarea execuiei lucrrilor trebuie s ia în considerareresursele disponibile pe parcursul realizrii proiectului, programul delucru (dac se lucreaz 5 sau 6 zile pe sptmân, 8, 10 sau 12 ore pezi), constrângerile legate de intervalele de aprovizionare cu anumitemateriale i echipamente, de termenele de execuie a unor pri din proiect sau de finalizare a acestuia.
Metodele clasice de programare se pot aplica cu succes în cazul proiectelor de complexitate redus, care sunt formate dintr-un numr mic de procese simple de lucru (aproximativ 30 - 40 ) i folosescresurse puine.
Succesul unei astfel de programri este condiionat, în modhotrâtor, de pregtirea celor ce elaboreaz i urmresc îndeplinirea programului.
Principala metod clasic de programare se bazeaz pereprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, în cadrulgraficului calendaristic (Gantt) într-un sistem de axe, în care pe
abscis se înscrie timpul, iar pe ordonat procesele simple de lucru. Fiecare proces simplu va fi reprezentat printr-o paralel la abscis. Lungimea segmentului care reprezint procesul simplu de lucru va fidat de durata programat pentru executarea acestuia, iar începerea procesului simplu de lucru va fi stabilit în funcie de succesiuneatehnologic proiectat, de restriciile de durat i de nivelul resurselor disponibile. Elaborarea graficului calendaristic se face inând seamade precizrile din fiele tehnologice, în urmtoarele etape:
- împrirea proceselor complexe de lucru în procese simple ideterminarea volumelor de lucrri ale acestora;
- stabilirea celei mai bune succesiuni tehnologice, pentru aelimina nesincronizrile i a asigura executarea în paralel a unor lucrri;
- coordonarea termenelor de realizare ale fiecrui proces delucru, pentru încadrarea în durata de execuie propus.
Uneori, în graficele calendaristice pot fi înscrise date referitoarela resursele necesare executrii proceselor simple de lucru programate(for de munc, materiale, utilaje i mijloace de transport,
fr pregtire special; asigur cunoaterea termenelor minime deîncepere i de terminare a lucrrilor etc. Poate fi utilizat cu succes i pentru realizarea graficelor de ealonare a investiiilor - activitilefiind exprimate în termeni financiari, sau pentru o programare la nivelde macroactiviti cum este programarea execuiei unor obiecte încadrul obiectivului de investiii.
Figura 2. Graficul calendaristic al reperelor importante înexecutarea proiectului
Principalele dezavantaje ale programrii lucrrilor cu ajutorulgraficului Gantt sunt: se aplic greu la lucrrile complexe, deoarece nured legturile tehnologice i organizatorice dintre procesele simple delucru; este rigid i nu poate fi reactualizat (în cazul nerespectriiduratei unei activiti, necesitând refacerea sa complet); nu
evideniaz toate posibilitile de suprapunere în timp a unor procesesimple de lucru; nu permite cunoaterea posibilitilor de decalare aînceperii unor procese de lucru ce nu influeneaz durata total deexecuie etc.
Se poate utiliza i graficul calendaristic al reperelorimportante în executarea proiectului. Acest grafic evideniaztermenele maxime de apariie a evenimentelor-reper din cadrul proiectului (Figura 2).
2.3. Programarea cu ajutorul graficelor reea
Dezavantajele metodelor clasice de programare a lucrrilor,corelate cu sporirea permanent a complexitii proceselor de lucrudin construcii-montaj, au stimulat dezvoltarea rapid a modelelor de
Acestea asigur o programare elastic,dinamic i permit refacerea uoar a programului.
Între aceste modele s-a înscris, din 1957, metoda drumuluicritic (C.P.M.- Critical Path Method) elaborat i folosit în S.U.A. pentru îmbuntirea planurilor calendaristice la lucrrile deconstrucii-montaj din industria chimic. Metoda drumului criticcalculeaz câte o singur dat de începere i terminare, minim (celmai devreme) i maxim (cel mai târziu), pentru fiecare activitate pe baza unei logici secveniale a activitilor în cadrul reelei, crora li seataeaz durate stabilite în mod determinist. Accentul în cadrul acestei
metode se pune pe determinarea rezervelor de timp, pentru adetermina care sunt activitile cu cea mai redus flexibilitate din punctul de vedere al programrii.
În 1958 s-a elaborat tehnica pentru evaluarea i revizuirea programului (P.E.R .T - Program Evalution and Review Technique). Aceasta utilizeaz o logic secvenial a activitilor în cadrul reelei,crora li se atribuie durate stabilite în mod probabilistic. PERT a fostiniial creat pentru a corespunde necesitilor ³epocii tehnologieivaste´, în care tehnicile elaborate de Taylor i Gantt erau inaplicabile . Oficiul Proiectelor Speciale al Marinei americane, preocupat de
direciile de executare a unor mari programe de dezvoltare militar, aintrodus PERT în sistemul su de mijloace de lupt ³Steaua polar´,dup ce tehnica fusese perfecionat cu ajutorul firmei de consultingmanagerial ³Booz, Allen & Hamilton´. Modul de lucru cu tehnicaPERT este ilustrat în figura 3.
Din aceste dou metode principale bazate pe teoria graficelor reea, au derivat i altele în care, din 1961, se urmresc - în afaratermenului - nivelul resurselor i costul total.
Mai recent s-a dezvoltat metoda grafic de evaluare iactualizare a programului GERT (Graphical Evaluation and ReviewTechnique) ± care permite tratarea probabilistic atât a logicii reelei,
cât i a duratelor activitilor (unele activiti s-ar putea s nu serealizeze deloc, altele se vor realiza doar parial, iar altele vor fiefectuate în mod repetitiv). Se pot reprezenta activiti nonsecveniale(cicluri), cum ar fi un test care trebuie efectuat de mai multe ori, iramuri de activiti condiionale, cum ar fi realizarea unei actualizri a proiectului numai în cazul în care în urma unei inspecii au fostdetectate erori. Primele dou metode prezentate nu permitreprezentarea ciclurilor sau a ramurilor condiionale. De asemenea,utilizarea graficelor standardizate poate accelera pregtirea graficelor proiectului. Ele pot include proiecte întregi sau doar poriuni dintr-un proiect (numite subgrafuri). Subgrafurile sunt utile în cazul în care un proiect cuprinde elemente identice sau aproape identice, cum ar fietajele unei cldiri de birouri, de exemplu.
Graful este o aplicaie multivoc a elementelor unei mulimi înea însi, reprezentat ca o reea plan, în care elementele mulimii suntlegate între ele prin arce orientate. Programarea unui proces complexde construcii-montaj prin intermediul graficului reea presupune, în prima etap, divizarea acestuia în procese de lucru simple, denumiteactiviti, i prezentarea lor sub form de grafic reea în funcie decondiionrile tehnologice i organizatorice stabilite.
Aceast etap, denumit etapa calitativ, trebuie s fierezolvat de o echip de specialiti care s aib o bogat experien înorganizarea execuiei lucrrilor i care proiecteaz topologia graficuluireea.
A doua etap, denumit etapa cantitativ, cuprindedeterminarea duratelor activitilor, a termenelor minime i maximede începere i terminare a acestora, a rezervelor de timp, totale ilibere, i a drumului critic. Pentru a putea realiza etapa a doua, esteobligatoriu ca graficul reea proiectat în prima etap s nu conincircuite sau bucle, iar fiecare activitate s înceap numai dup ce s-aîncheiat activitatea (sau activitile) ce o condiioneaz i s aib osingur faz de plecare i o singur faz de sosire.
Elementele graficului reeaPrincipalele elemente ale unui grafic reea sunt: activitatea, fazai drumul
Activitatea poate fi reprezentat pe sgei sau în nodurilereelei (în funcie de cele dou modaliti de reprezentare a unui graficreea). Pot fi considerate activitate: un proces simplu de lucru(sptur, turnri betoane, zidrie, etc.) care consum timp iresurse pentru realizarea sa; un proces natural (uscarea zugrvelii,întrirea betoanelor etc.); o ateptare, care consum timp, dar nuconsum resurse; o condiionare tehnologic sau una organizatoric
(activitate fictiv), care nu consum nici timp i nici resurse, dar condiioneaz începerea activitilor urmtoare de terminareaactivitilor anterioare acesteia.
Faza sau evenimentul reprezint un anumit stadiu de realizare alucrrilor i delimiteaz începutul i sfâritul uneia sau mai multor activiti, fr a consuma timp i resurse. Într-un grafic reea existcâte o singur faz iniial i final i una sau mai multe fazeintermediare. Numerotarea fazelor se face în ordine strict cresctoarede la stânga la dreapta, astfel încât nici o activitate s nu plece de la ofaz cu numr mai mare decât cel al fazei în care ajunge. Fazele sereprezint prin cercuri.
Drumul, într-un grafic reea, este o succesiune de activiti ifaze între faza iniial i faza final a reelei. Lungimea drumului serefer, de fapt, la durata acestuia i se calculeaz prin însumareaduratelor activitilor ce formeaz drumul respectiv.
Drumul critic, într-un grafic reea, este drumul cu durata ceamai mare, obinut ca sum a duratelor activitilor cuprinse între fazainiial i faza final.
Durata critic reprezint durata minim în care se poateexecuta întregul proces complex, fiindc ea cuprinde îniruireaactivitilor cu duratele cele mai mari (activitile critice). Deoarecedepirea duratei unei singure activiti critice duce la mrirea duratei
de execuie a întregii lucrri, personalul de conducere a producieitrebuie s acorde o atenie deosebit acestor activiti.
La înscrierea activitilor i fazelor în graficul reea, trebuie sse respecte urmtoarele reguli:
- s se traseze o singur activitate între dou faze;
- în situaia în care între dou faze se desfoar mai multeactiviti, se introduc în grafic faze noi i activiti fictive;
Figura 4. Reprezentarea activitilor într-un grafic reea.
- la activitatea care reprezint un proces de lucru sau un procesnatural se noteaz, deasupra, denumirea sau simbolul activitii i,dedesubt, durata;
- activitile s nu se întoarc, direct sau prin intermediul altor
activiti, în faza din care acestea au plecat (s nu existe bucle saucircuite), deoarece ar rezulta drumuri de durat infinit;
Figura 5. Reprezentarea buclei i a circuitului
- reducerea duratei totale a dou activiti succesive, fr
modificarea nivelului resurselor, s se fac fie prin adâncirea divizrii proceselor de lucru, fie prin condiionri organizatorice, pentru a puteasuprapune în timp o parte a celor dou activiti;
- în afara fazelor iniial i final, în toate celelalte faze trebuie s intrei s ias cel puin câte o activitate.
Suprapunerea în timp a unor activiti se poate realiza:
a) situaie iniial
b) suprapunerea unor lucrri prin adâncirea divizrii proceselor de lucru
c) condiionri organizatorice - ateptri
Figura 6. Posibiliti de suprapunere în timp a dou activitisuccesive
Calculul elementelor graficului reea
Calculul duratei activitii se realizeaz determinist (în cazulmetodei C.P.M. ) sau probabilistic (în cazul metodei P.E.R .T.). Deci,metoda C.P.M. poate fi folosit mai eficient la lucrri executate pe
baz de proiect-tip, pentru care s-au calculat norme de munc exacte,iar metoda P.E.R .T. la lucrri unicat, unde factorii perturbatori ceacioneaz în construcii-montaj nu permit determinarea exact aduratei activitii.
) estetermenul cel mai târziu la care se poate termina activitatea icorespunde cu termenul maxim al fazei "j" (în care se terminactivitatea).
Sintetizând, avem:
tijmî = ti
m = drumul maxim de la faza "0" la faza "i";
tijmt = tij
mî + daij;
tijMî = tij
Mt - daij = t jM - daij
tijMt = t j
M = valoarea minim de la momentul final la momentul "j",calculat prin scderea din durata critic a duratelor activitilor .
Când sunt respectate toate termenele minime, programul senumete minorant, iar când se lucreaz cu termenele maxime, programul se numete majorant. Prima posibilitate este greu derealizat, fie datorit unor factori perturbatori, fie datorit unor vârfurineeconomice în folosirea resurselor .
A doua posibilitate se realizeaz uor, îns face ca programareas devin rigid, deoarece majoritatea activitilor devin critice.
Pentru asigurarea unei eficiene economice sporite, esterecomandabil s se aleag o soluie intermediar, care s permit o bun folosire a resurselor, concomitent cu o durat de execuieacceptabil.
Diferena dintre termenul maxim i cel minim al fazeireprezint rezerva de timp a fazei (R i). Când diferena dintre termeneleminime i maxime ale unei faze este "0", atunci faza este critic:
R i = tiM - ti
m
Activitile pot avea, în funcie de termenele minime i maximeale fazelor ce le delimiteaz i în funcie de durata lor, urmtoarelerezerve: total, liber, independent, intermediar i interferent.
Rezerva total de timp (R tij) este timpul maxim cu care se poate întârzia o activitate fr a depi drumul critic.
Consumarea acestei rezerve duce la pierderea rezervelor detimp ale activitilor necritice urmtoare (pân la nivelul rezerveiconsumate).
R tij = t jM - (ti
m + daij) = tijMt - tij
mt
Rezerva liber de timp (R lij) este timpul cu care se poateîntârzia (prin mrire sau decalare) o activitate, astfel încât s nuconduc la depirea timpului minim al fazei urmtoare (i, deci, s nuîntârzie timpul minim de începere a activitilor urmtoare).
R lij = t jm - (ti
m + daij) = tij+1mî - tij
mt
Rezerva independent de timp (R iij) se calculeaz atunci cândactivitile sunt programate s înceap la termene minime, astfel:
Figura 7. Reprezentarea grafic a rezervelor de timp1
Rezerva intermediar de timp (R intij) se calculeaz cândactivitatea începe la termene maxime, astfel:
R intij = t jM - (ti
M + daij) = t jM - tij
Mt
Rezerva interferent de timp (R interfij) se obine ca diferen
între rezerva total i rezerva liber sau între rezerva intermediar i
1 Anatol Mcri, Viceniu Dumitru, ³Aplicaii ale cercetrii operaionale în probleme deconducere, organizare i planificare a lucrrilor de investiii i construcii-montaj´, EdituraAcademiei, Bucureti, 1972, pg.154.
rezerva independent, reprezentând, de fapt, diferena între timpulmaxim i timpul minim al fazei "j".
R interfij = t jM - t j
m
Activitile care au rezerva total de timp egal cu zero suntactiviti critice i înlnuirea lor de la faza iniial la faza finalformeaz unul sau mai multe drumuri critice.
Graficele utilizate pentru programarea activitilor proiectului pot îmbrca diferite forme:
1. Grafice reea cu activitile reprezentate pe sgei
Dac se proiecteaz graficul reea pentru programarea iurmrirea execuiei lucrrilor necesare realizrii unui combinatsiderurgic, acesta se va prezenta ca în figura 8
Figura 8 Grafic coordonator pentru programarea lucrrilor deconstrucii-montaj la un combinat siderurgic
Pentrudeterminarea drumului critic, se ataeaz fiecrei faze un dreptunghiformat din dou csue în care se trec, în stânga, termenul minim i, îndreapta, termenul maxim al fazei, calculele fcându-se direct pegrafic. Drumul critic va uni activitile ce încep i se încheie în faze alcror termen minim este egal cu termenul maxim. Se înscrie, maiîntâi, termenul minim care este "0" pentru faza iniial, iar pentrucelelalte faze este timpul celui mai lung drum de la faza iniial pânla faza considerat. Dac într-o faz sosesc mai multe activiti, sealege activitatea de pe drumul cel mai lung. Aa cum se prezint înfig. 41, se observ c în faza 8 sosesc patru activiti: (4-8) - care aretermen minim de începere 4, plus durata 4, egal - termen minim determinare 8 luni (duratele sunt exprimate în luni), (5-8) - care aretermen minim de începere 7, plus durata 8, egal - termen minim determinare 15 luni, (6-8) - care are termen minim de începere 6, plusdurata 3, egal - termen minim de terminare 9 luni i (7-8) - care aretermen minim de începere 7, plus durata 2, egal- termen minim determinare 9 luni. Conform regulii enunate mai sus termenul minim alfazei 8 va fi 15 luni.
La fel se procedeaz pentru toate fazele i se obin 18 luni în
faza final 10. Termenul maxim se stabilete în sens invers, de la fazafinal la faza iniial. În faza final, termenul minim este egal cutermenul maxim, deoarece atât faza iniial, cât i faza final fac parte,obligatoriu, din drumul critic. Pentru celelalte activiti, termenulmaxim al fazei "i" se stabilete sczând din termenul maxim al fazei"j" durata activitii "ij". Când din faza "i" pornesc mai multeactiviti, termenul maxim de începere a activitii "ij" se stabilete cafiind cea mai mic diferen între termenul maxim al fazei urmtoarei durat.
Termenele minime i maxime de începere i de terminare ale
activitilor, rezervele totale i libere de timp, precum i drumul saudrumurile critice se pot calcula i dup un model ca acela prezentat întabelul 1 în care calculele se desfoar ca la metoda de calcul direct pe grafic.
6, timpul maxim va fi 8 luni (calculat peactivitatea 6-9 ca diferen între timpul maxim al fazei 9, care este de16 luni, i durata activitii, care este de 8 luni, i nu 12 luni, calculatca diferen între 15 luni, timpul maxim al fazei nr . 8, i 3 luni, duratade execuie a activitii).
2. Grafice reea cu activitile reprezentate în nodurile reelei
Aceast metod se întâlnete în literatura de specialitate subdenumirea de "Metoda potenialelor Metra" (M.P.M. - Metra PotentialMethod). Activitile sunt plasate în nodurile reelei, iar sgeile dintrenoduri reprezint succesiunile i condiionrile tehnologice sauorganizatorice ale activitilor .
La calculul drumului critic direct pe graficul reprezentat prinnodurile reelei, dac activitile nu se suprapun în timp, (figura 60),un nod poate fi organizat ca în figura 9.
Prin aceast metod se pot programa i îniruiri de activiti lacare pasul lanului2 este mai mare sau mai mic decât durata activitii.
În acest fel, în graficul reea pot fi reprezentate i îniruiri de activiticare se suprapun parial în timp sau activiti separate printr-uninterval de timp.
Dup cum se tie, pasul lanului poate fi mai mic, egal sau maimare ca durata activitii. Determinarea termenelor minime i maximede începere i de terminare presupune folosirea algoritmilor prezentaila graficele reea cu activitile pe sgei, cu deosebirea c, pe lângdurata activitii, se folosete pasul lanului. Când pasul lanului esteegal cu durata activitii, programarea nu conine condiionritemporale, iar sgeile reprezint numai succesiuni fr consum detimp.
2 Vezi capitolul "Elemente de organizare a proceselor de producie pentru execuia proiectelor deconstrucii".
Legend:1 = Simbolul activitii;2 = Durata activitii;3 = Termenul minim de începere;4 = Termenul minim de terminare;5 = Termenul maxim de începere;6 = Termenul maxim de terminare7 = Rezerva total de timp
Reeaua cu activitile reprezentate în nodurile reelei este maisimpl, deoarece elimin activitile fictive i fazele introduse pentruamplasarea acestor activiti, calculul este mai uor, se pot modificacondiionrile tehnologice i organizatorice fr a reface reeaua i, în plus, toate datele activitii sunt redate compact i, deci, uor deinterpretat (figura 10). Termenele minime de începere se calculeazînsumând la termenul minim de începere a activitii anterioare pasullanului. Dac sunt mai multe activiti anterioare se alege suma cuvaloarea cea mai mare drept termen minim de începere pentruactivitatea considerat. Termenul maxim de începere se calculeazsczând pasul lanului din termenul maxim de începere al activitiiurmtoare. Dac sunt mai multe activiti anterioare se alege catermen maxim de începere cea mai mic diferen
i în acest caz, elementele graficului reea pot fi calculate într-un tabel (asemntor cu cel din tabelul 1), cu deosebirea c acesta vacuprinde, în plus, trei coloane cu activitile anterioare, activitileurmtoare activitii ce se calculeaz i pasul lanului.
3. Graficul reea cu activiti comasate
Graficele reea cu activiti detaliate sunt utile personalului ceconduce execuia lucrrilor la nivelul brigzilor .
Coordonarea activitilor pentru un numr mare de obiectedispersate pe multe antiere face greoaie utilizarea graficelor reea
În vederea eliminrii acestei deficiene, s-a trecut la comasareaactivitilor, astfel încât un grup de activiti ce pleac dintr-o faz "i"i se încheie într-o faz urmtoare "l" s fie reprezentat printr-osingur activitate, simbolizat diferit de activitile graficului iniial iavând durata egal cu drumul maxim dintre fazele "i' i "l" (figura 11).
Dac din faza "i" pornesc activiti ce nu ajung - direct sau indirect -la faza "l" sau în faza "l" ajung activiti ce nu au pornit - direct sauindirect - din faza "i", atunci nu se poate realiza comasarea.
Figura 11. Comasarea activitilor într-un grafic reea
În graficul din figura nr . 8 se poate face o singur comasare,înlocuind integral activitile graficului cu o singur activitate, 0-10,care s aib durata egal cu durata critic, i anume, 18 zile. Nici oalt comasare nu este posibil deoarece oricare ar fi fazele "i" i "l", îni din fazele cuprinse între acestea, intr i ies activiti ce fie c nu pornesc din "i", fie c nu ajung (direct sau indirect) în "l" nerespectândastfel una dintre principalele restricii de comasare a activitilor .
4. Graficul reea calendaristic
Acest grafic este o proiecie a graficului reea la scara timpuluii cuprinde, în afara duratei activitilor, rezervele libere de timp aleacestora.
În graficul reea calendaristic (figura 62) drumul critic (calculatcu ajutorul tabelului 1) se reprezint pe o paralel la abscis, iar lungimea sgeilor, ce reprezint activitile critice, este egal cudurata activitilor .
Celelalte activiti se plaseaz în partea superioar a drumuluicritic, prin linii înclinate sau orizontale, astfel încât proiecia acestora pe abscis s dea durata activitii. În continuarea activitilor necritice se trec, cu linii punctate, rezervele libere a cror proiecie peabscis este egal, de asemenea, cu durata rezervei.
Graficul reea calendaristic prezint urmtoarele avantaje fa
de graficul Gantt: scoate în eviden activitile critice, ceea ce permite luarea tuturor msurilor pentru respectarea duratei lor; prezint succesiunea tehnologic a activitilor; cuprinde rezervelelibere de timp, ceea ce permite cunoaterea termenului maxim determinare a execuiei unui proces simplu, fr a perturba timpul minimde începere a activitilor urmtoare i, deci, durata critic; permitestabilirea mai exact a responsabilitilor etc.
5. Graficul calendaristic cu evidenierea rezervelor libere de
timpÎntrucât programarea lucrrilor cu ajutorul graficului reea
prezint dificulti de citire, s-a trecut la transcrierea graficului reea îngrafic Gantt îmbuntit, prin ataarea rezervelor libere sau totale detimp la activitile necritice.
Pentru exemplificare, s considerm activitile necesare pentruexecutarea lucrrilor aferente instalrii unei barci din elemente prefabricate, necesar pe un antier:
Activiti necesare pentru lucrrile de instalare a unei barci
Dup realizarea programului poate fi necesar comprimareaduratei de execuie a proiectului în vederea încadrrii în termenul deexecuie prevzut. În acest scop se pot folosi tehnici cum sunt:
y Analizarea posibilitilor de reducere cu costuri minime a duratelor activitilor . De regul orice reducere a duratei unei activitiantreneaz creteri de costuri i trebuie luate decizii prin compararea pierderilor care s-ar înregistra ca urmare a depirii duratei de execuie
cu depirile de costuri generate de încercrile de reducere a durateiactivitilor (de exemplu: lucrul în mai multe schimburi,achiziionarea unor tehnologii mai productive, suplimentareaformaiilor de lucru sau a numrului componenilor unei formaii delucru etc.);
y Accelerarea executrii lucrrilor prin desfurarea în paralel a unor activiti care în mod normal se realizeaz succesiv (de exemplu,demararea executrii construciei în paralel cu procesul de proiectare aacesteia). Aceast metod prezint riscuri mari i determin adesearefacerea unor lucrri.
Programul rezultat necesit, în multe cazuri, mai multe resurse,în anumite perioade, numite "vârfuri în consum", decât suntdisponibile pentru realizarea sa. În astfel de situaii se procedeaz laalocarea resurselor i la nivelarea resurselor. În urma nivelriiresurselor se înregistreaz adesea depiri ale duratei totale deexecuie programate iniial. Exist îns i posibilitatea realizrii uneinivelri a resurselor în condiiile unor constrângeri legate de durata deexecuie, caz în care activitile sunt reprogramate doar în limitelerezervelor libere de timp de care dispun.
Monitorizarea progresului înregistrat se face prin compararearealizrilor efective (în termeni temporali) cu cele programate. Esteutil s se stabileasc înc de la demararea proiectului procedurile demodificare a programului, incluzând documentele justificative iaprobrile formale necesare.
Puine proiecte se deruleaz cu exactitate conform planului. Schimbrile care apar pot determina reevaluarea duratelor anumitor
activiti, modificri în succesiunea activitilor sau analizarea unor programe alternative. Actualizarea programului se face în cazul încare este necesar realizarea de modificri ale proiectului solicitate declient sau au avut loc întârzieri. Nu toate întârzierile conduc la deciziaadoptrii unor aciuni corective. De exemplu, o întârziere importantla o activitate necritic poate avea un impact minor asupra durateitotale de execuie a proiectului, în timp ce o întârziere mult mai micla o activitate critic sau subcritic poate necesita aciuni imediate pentru readucerea procesului în parametrii programai.
5. Utilizarea calculatorului în managementul timpului
Un management al proiectelor eficient solicit ca informaiilerelevante s fie obinute, analizate i reanalizate într-o manier rapidi oportun. Astzi, specialitii în managementul proiectelor iechipele de proiect dispun de o gam larg de produse software pentruurmrirea i controlul proiectelor .
Produsele software de management al proiectelor conin, înafar de programarea duratelor i termenelor de realizare a activitilor cu ajutorul graficelor reea, i posibilitatea programrii costurilor iresurselor (for de munc, utilaje, materiale). Suplimentar, în afara programrii activitilor, se poate realiza i un proiect de control alacestora, prin care se pot compara programrile iniiale cu cele
actualizate i se pot elabora rapoarte de stare comparative între situaiareal existent i cea corespunztoare planificrii iniiale.
Un avantaj evident al introducerii programelor automate de planificare a activitilor const i în faptul c, datorit vitezei mari decalcul, se pot introduce mai multe variante de simulare a desfurriiacestora, în vederea alegerii variantei optime, cu efectele economicecele mai favorabile. Astfel pot fi variate situaiile privinddisponibilitile, costurile i programarea termenelor de realizare aactivitilor i se poate stabili desfurarea optim a activitilor .
Printre programele mai cunoscute i utilizate pe plan
internaional amintim:1. Microsoft PROJECT. Acesta permite modelarea interactiv i, plecând de la diverse reprezentri (Gantt, PERT, calendar etc.),administrarea evoluiei proiectelor . Activitile sunt clasificate înactiviti principale i activiti subordonate. Aceast clasificare poatefi modificat imediat, la orice nivel de organizare; cu ajutorul mouse± ului este posibil de intervenit grafic asupra diagramei alese pentruînscrierea sau tergerea unei activiti i observarea incidentelor temporale i financiare ale unei asemenea decizii, în aceeai msur încare numrul filtrelor ne permite evidenierea numai a informaiilor pertinente dup o apreciere rapid, asupra simulrii în curs, în funciede criteriile de eficien maxim prestabilite de utilizator . Se potgenera rapoarte standardizate i adaptate, inclusiv alocri i nivelriale folosirii resurselor, rapoarte financiare i privind resursele.
2. TIME LINE permite planificarea i urmrirea proiectelor,calcularea duratei de execuie a unui proiect i a consumului deresurse necesare. TIME LINE genereaz totodat i rapoarte de costuri plecând de la datele de început i de sfârit ale proiectului.
Vizualizarea resurselor sub form de histograme conduce la posibilitatea anulrii conflictelor de resurse prin decalarea activitilor în timp. O funcie de simulare permite testarea mai multor scenarii imodificarea acestora. Cu ajutorul programului TIME LINE se poate
realiza gestiunea simultan a mai multor proiecte i combinaiaelementelor acestora, permiând gestiunea de asamblare în funcie deeventualele prioriti. Utilizatorul poate compara planul iniial cuavansarea real a activitilor i poate exporta fiierele în LOTUS,dBASE, MULTIPLAN sau altele.
3. HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER permite realizarea iurmrirea proiectelor în ceea ce privete: timpul, planul i bugetul. Acest program de calcul furnizeaz planul de lucru, permite afectarearesurselor i determinarea costurilor . El furnizeaz graficele PERT i
Gantt precum i costurile, afiând automat nivelul resurselor,încrcarea resurselor i graficele de repartizare a acestora, oferindreprezentarea simultan a funciilor pe ecran datorit utilizriiferestrelor multiple, lucrului în structur împrit. Permite patru tipuride condiionare a activitilor, lucrul cu subproiecte legate, afiarearezultatelor financiare i programarea forei de munc. Utilizatorii potexporta fiiere direct în LOTUS, dBASE III sau crea fiiere ASCII.
4. SUPER PROJECT EXPERT este un program de construcie i
ordonare a proiectelor destinat microordinatoarelor . Ofer patrumoduri de lucru: diagrame PERT pentru vizualizarea dependenelor dintre activiti, tabloul recapitulativ al activitilor, diagrame Gantt idiagrame descriptive ale structurii proiectului. SUPER PROJECT pune în eviden drumurile critice ale diagramelor i permitemodificri ale proiectului care se repercuteaz asupra altor scheme itabele care sunt toate legate. SUPER PROJECT poate genera pân la 9niveluri de activiti i poate pstra gestiunea datelor, ca termene ³celmai devreme´ i ³cel mai târziu´. Calendarul detaliat al proiectului poate fi de asemenea vizualizat.
5. PROJECT SCHEDULAR 5 este un program de gestiune a proiectelor având la baz metoda CPM. Permite stabilireacalendarului, evaluarea costurilor i a resurselor disponibile. O
interfa grafic ajut la punerea în funciune a urmtoarelor faciliti:diagrame de reele în reprezentrile grafice corespunztoare; oreprezentare a proiectului sub diferite forme (grafice, diagrame, listede activiti cu toi parametrii); posibilitatea încadrrii într-un calendar prestabilit; alegerea unitilor de timp (de la minut la lun); rezumatsub form de tabel al diverselor activiti componente i alcondiionrilor lor .
