Timpul si Managementul timpului

Timpul nu poate fi intors inapoi, trecerea lui este ireversibila!

Cuprins

1. Ce este managementul ? 2. Cele mai mare greseli ale unui manager de proiect3. Managementul propriei persoane4. Ce este timpul?5. Matricea managementului timpului6. Timpul – o resursă importantă generatoare de stres7. Stresul un factor decisiv al managementului8. Cum spunea Eric Hoffer9. Cele mai frecvente erori în utilizarea timpului10. Managementul timpului si tehnicile sale11. Administrarea timpului12. Metode de eficientizare a timpului13. Managementul timpului prezintă numeroase avantaje pentru manageri14. Zece instrumente pentru un management al timpului eficient15. Reguli pentru un management eficient 16. Sfaturi17. Concluzie18. Bibliografie

Ce este Managementul?

• Managementul are o triplă semnificaţie: activitate practica (proces), factor de decizie (echipa sau individ) şi stiinta.

Cele mai mare greseli ale unui manager de proiect

• Cel mai bun specialist nu este,intotdeauna,cel mai bun manager.

• Proiectul este clar, nu e nevoie de planuire prea detaliata.

• Scopul proiectului nu a fost definit foarte clar.

• Urmarirea incompleta a proiectului.

• Lipsa verificarii calitatii si testarea insuficienta.

• Ignora problemele.• Lipsa evaluarii regulate a

riscurilor.• Comunicarea ineficienta.

•Principala cauza a esecului este autodisciplina.•Un aspect important este ca aceste abilitati pot fi invatate.•Cu putin timp si efort vei deveni o persoana mai eficienta si mai productiva,atat in viata profesionala cat si in cea de zi cu zi.

Managementul propriei persoane

Ce este timpul?

• Timpul este cea mai pretioasa resursa a noastra, este cel mai valoros lucru pe care il avem. Este persisabil, nu poate fi inlocuit si nu poate fi salvat.

Timpul – o resursă importantă generatoare de stres

Timpul este cea mai importantă sursă de stres. În situaţia unui management defectuos al timpului, stresul se manifestă subtil, persoanele supuse la stres tinzând să-şi accentueze comportamentul uzual

Stresul un factor decisiv al managementului

Toata lumea se grabeste. Daca intrebi pe cineva pe strada ce face, iti va raspunde: “Sunt ocupat. Foarte ocupat.” In mod cert exista foarte multi oameni activi, dar multe din actiunile lor nu sunt bine tintite. Iar oamenii sunt ocupati doar de dragul de a fi ocupati. Atat de ocupati incat uita sa se organizeze. Pretul pe care il platesc pentru modul in care isi organizeaza timpul si viata este foarte mare.

• Asa cum spunea Eric Hoffer: “Ne concentram pe a nu pierde timp, dar neglijam faptul ca ne pierdem viata”.

Foarte multi oameni sunt prea ingrijorati in legatura cu ceea ce au facut pentru a se mai gandi la ceea ce fac in prezent. Asta este prima greseala care rapeste din farmecul de a fi prezent in lucrurile pe care le faci zi de zi.

Cele mai frecvente erori în utilizarea timpului sunt:

1. Să munceşti mai mult sau mai repede (în cadrul unei activităţi ce se

desfaşoară într-un interval de timp determinat);

2. Să reduci timpul dedicat anumitor activităţi, considerând că aceste activităţi

sunt mai puţin importante decât altele;3. Să realizezi diferite sarcini în acelaşi

timp, considerând că astfel utilizezitimpul în mod optim; 4. Dacă eşti tot timpul ocupat, ai senzaţia că

în acest mod vei obţine cele maibune rezultate;5. Dacă ai o responsabilitate mai mare crezi

că trebuie să munceşti mai multpentru a da exemplu;6. Să acorzi mai mult timp luării unor decizii

si astfel deciziile vor fi mai bine

Managementul timpului si tehnicile sale

• Managementul timpuluisau Time Management se refera la un set de principii, practici, aptitudini si sisteme, utilizate pentru a controla perioada de timp petrecuta pentru indeplinirea unor activitati specifice, cu scopul de a spori eficienta sau productivitatea muncii.

• Fructificarea şi dovedirea unei idei depinde de factorul timp.

Se reflecta prin eficienta la locul de munca,motiv pentru care managementul timpului este esential intr-o functie de conducere.

Stapanirea acestor aptitudini te ajuta sa-ti atingi obiectivele,sa stabilesti prioritatile,sa imbunatatesti calitatea vietii tale si a colegilor de munca.

Metode de eficientizare a timpului

• Stabilirea unei rutine zilnice• Valorificarea momentelor in

care te simti plin de energie• Stabilirea pauzelor in

momentele cu energie scazuta

• Respectarea termenilor limita

• Rezolvarea problemelor importante

• Gruparea activitatilor• Alocarea unei perioade mai

mari de timp pentru rezolvarea sarcinilor,in cazul unor situatii neprevazute.

Avantaje pentru manageri:

Acesta îi favorizează:• să atingă scopul urmărit;• să stabilească priorităţile;• să obţină o vedere de

ansamblu asupra sarcinilor de realizat;

• să comunice mai bine;• să obţină mai multe rezultate

pe unitatea de timp;• să delege sarcini;• să păstreze echilibrul în viaţa

profesională şi personală;• să-şi dezvolte creativitatea;• să reziste şi să se adapteze

mai bine schimbărilor;• să participe la îmbunătăţirea

calităţii vieţii tuturor membrilor organizaţiei.

Zece instrumente pentru un management al timpului eficient

• Stabilirea cu claritate a scopului şi a termenului de realizare a acestuia

• Liste de lucru• Notarea în agendă• Impunerea şi respectarea cu rigurozitate a termenelor limită• Clarificarea priorităţilor• Angajarea unei secretare eficiente• Aruncarea la “coşul de gunoi” a hârtiilor şi rapoartelor

neimportante• Punerea la punct a unui sistem coerent• Ignorarea musafirilor nepoftiti• Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi onorate

Reguli pentru un management eficient

“Regula celor cinci minute”

“Regula orei de linişte”

“Delegarea, încurajarea angajaţilor să ia decizii”

“Investirea timpului în explicarea clară a obiectivelor”

“Folosirea e-mail – ul pentru a ţine legătura cu

vorbăreţii”

“Stabilirea întâlnirilor la sfârşitul programului”

“Evitarea persoanelor care ocupă mult timp”

Sfaturi• 1. Fa lucrurile care necesita capacitatea maxima a 1. Fa lucrurile care necesita capacitatea maxima a

creierului atunci cand esti cel mai odihnit.creierului atunci cand esti cel mai odihnit.• 2. Stabileste-ti rutina zilnica.2. Stabileste-ti rutina zilnica.• 3. Fixeaza-ti termene limita pentru toate sarcinile si 3. Fixeaza-ti termene limita pentru toate sarcinile si

respecta-le.respecta-le.• 4. Fixeaza perioade cand nu vrei sa fii deranjat.4. Fixeaza perioade cand nu vrei sa fii deranjat.• 5. Cand incepi un lucru, du-l pana la capat.5. Cand incepi un lucru, du-l pana la capat.• 6. Prioritatile se pot schimba.6. Prioritatile se pot schimba.• 7. Fa un singur lucru odata.7. Fa un singur lucru odata.• 8. Regula 60-40: planifica-ti doar 60% din timp, lasa restul 8. Regula 60-40: planifica-ti doar 60% din timp, lasa restul

pentru problemele si evenimentele surpriza.pentru problemele si evenimentele surpriza.• 9. Recompenseaza-te cand atingi un obiectiv.9. Recompenseaza-te cand atingi un obiectiv.• 10. Treci imediat la actiune.10. Treci imediat la actiune.

Concluzii:

• Studiile au demonstrat că pentru fiecare minut petrecut planificând activităţile unei zile, o persoană câştigă patru minute atunci când vine momentul aplicării în practică a acelei activităţi .

• Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager.

• O regula de aur a managementului este valorificarea “piscurilor de energie” pentru a face lucrurile care necesită capacitate maximă.

BIBLIOGRAFIE• Viţanu, N. (2001)

• Educaţia Universitară

• Editura Aramis, Bucureşti Voiculescu, F. (2004)

• Analiza resurse-nevoi şi managementul strategic în învăţământ

• Editura Aramis, BucureştiVoiculescu, F. (2008),

• Educaţia în economia de piaţă

• Editura Institutul European, Iaşi Voiculescu, F., Voiculescu E., Todor I. (2004), Managementul timpului. O abordare psihopedagogică, Editura Risoprint, Cluj-Napoca

Au prezentat :

• Bolborea Violeta

• Neacşu Romeo

• Dobre Florentina

• Buzică Cristian

• Bratu Andreea