cu achiziiile publice privind evitarea celor mai obinuite erori n proiectele finanate de fondurile structurale i de investiii europene

Achiziii publice ghid orientAtiv pentru responsAbilii

Europe Direct este un serviciu destinat s v ajute s gsii rspunsuri la ntrebrile pe care vi le punei despre Uniunea European.

Un numr unic gratuit (*):

00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Informaiile primite sunt gratuite, la fel ca i cea mai mare parte a apelurilor telefonice (unii

operatori i unele cabine telefonice i hoteluri taxeaz totui aceste apeluri). European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: regio-publication@ec.europa.eu Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Numeroase alte informaii despre Uniunea European sunt disponibile pe internet pe serverul Europa (http://europa.eu). Luxemburg: Oficiul pentru Publicaii al Uniunii Europene, 2015 ISBN 978-92-79-51741-9 doi:10.2776/551189 Uniunea European, 2015 Reproducerea textului este autorizat cu condiia menionrii sursei

Europe Direct este un serviciu destinat s v ajute s gsii rspunsuri la ntrebrile pe care vi le punei despre Uniunea European.

Un numr unic gratuit (*):

00 800 6 7 8 9 10 11 (*) Informaiile primite sunt gratuite, la fel ca i cea mai mare parte a apelurilor telefonice (unii

operatori i unele cabine telefonice i hoteluri taxeaz totui aceste apeluri). European Commission, Directorate-General for Regional and Urban policy Competence centre Administrative Capacity Building; Solidarity Fund Pascal Boijmans Avenue de Beaulieu 1 1160 Brussels BELGIUM E-mail: regio-publication@ec.europa.eu Internet: http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm Numeroase alte informaii despre Uniunea European sunt disponibile pe internet pe serverul Europa (http://europa.eu). Luxemburg: Oficiul pentru Publicaii al Uniunii Europene, 2015 ISBN 978-92-79-51741-9 doi:10.2776/551189 Uniunea European, 2015 Reproducerea textului este autorizat cu condiia menionrii sursei

Achiziii publice - ghid orientativ pentru responsabilii cu achiziiile publice privind evitarea celor mai obinuite erori n proiectele finanate de fondurile structurale i de investiii europene

Acest document a fost ntocmit de serviciile Comisiei n consultare cu Banca European

de Investiii.

Ghid orientativ pentru responsabilii cu achiziiile publice

privind evitarea celor mai obinuite erori n proiectele finanate de

fondurile structurale i de investiii europene

DECLINAREA RESPONSABILITII

Acest document conine orientri cu privire la modul de evitare a erorilor ntlnite frecvent n organizarea de achiziii publice pentru proiectele cofinanate din fondurile structurale i de investiii europene. El este destinat s faciliteze punerea n aplicare a programelor operaionale i s ncurajeze bunele practici. Documentul nu este obligatoriu din punct de vedere juridic, el are ca obiectiv s ofere recomandri generale i s reflecte cele mai bune practici. Conceptele, ideile i soluiile propuse n aceste orientri nu aduc atingere legislaiei naionale i ar trebui s fie interpretate i pot fi adaptate inndu-se cont de cadrul legislativ naional. Prezentele orientri nu aduc atingere interpretrii pe care Comisia o poate da n viitor oricrei dispoziii a legislaiei aplicabile.

DECLINAREA RESPONSABILITII

Acest document conine orientri cu privire la modul de evitare a erorilor ntlnite frecvent n organizarea de achiziii publice pentru proiectele cofinanate din fondurile structurale i de investiii europene. El este destinat s faciliteze punerea n aplicare a programelor operaionale i s ncurajeze bunele practici. Documentul nu este obligatoriu din punct de vedere juridic, el are ca obiectiv s ofere recomandri generale i s reflecte cele mai bune practici. Conceptele, ideile i soluiile propuse n aceste orientri nu aduc atingere legislaiei naionale i ar trebui s fie interpretate i pot fi adaptate inndu-se cont de cadrul legislativ naional. Prezentele orientri nu aduc atingere interpretrii pe care Comisia o poate da n viitor oricrei dispoziii a legislaiei aplicabile.

Cuprins

Cuprins................................................................................................................................................. 4

Glosar de acronime ......................................................................................................................... 6

Introducere ........................................................................................................................................ 7

Modul de utilizare al prezentului ghid ..................................................................................... 8

1. Pregtire i planificare ....................................................................................................... 11

1.1 Definirea preliminar a domeniului de aplicare ............................................................................... 11

1.2 Gestionarea contractului/proiectului........................................................................................................ 15

1.3 Elaborarea justificarii oportunitatii achizitiei ...................................................................................... 18

1.4 Selecia procedurii ............................................................................................................................................. 18

1.5 Praguri i publicare ............................................................................................................................................ 22

1.6 Cerine operaionale de lansare a unei licitaii .................................................................................. 24

2. Publicare ................................................................................................................................... 28

2.1 Publicarea anunurilor la nivelul UE ......................................................................................................... 28

2.2 Proceduri i calendare ..................................................................................................................................... 29

2.2.1 Termene minime .................................................................................................................. 29

2.2.2 Procedura accelerat ........................................................................................................... 31

2.3 Documentaia de licitaie ............................................................................................................................... 32

2.3.1 Stabilirea criteriilor de selecie ............................................................................................ 32

2.3.2 Stabilirea chestionarului de precalificare (CPC) ................................................................... 33

2.3.3 Stabilirea criteriilor de atribuire i a ponderilor acestora .................................................... 34

2.3.4 Centralizatorul preurilor ..................................................................................................... 34

2.3.5 Contractul ............................................................................................................................ 35

2.4 Caiet de sarcini i standarde ....................................................................................................................... 36

2.4.1 Redactarea caietului de sarcini ............................................................................................ 36

2.4.2 Standarde care trebuie s fie folosite la redactarea caietului de sarcini ............................. 37

2.4.3 Criterii sociale, etice i de mediu ......................................................................................... 38

2.4.4 Variante ................................................................................................................................ 38

2.5 Obinerea i depunerea ofertelor ........................................................................................... 38

2.6 Plngeri, ci de atac i rspundere .......................................................................................................... 39

3. Depunerea ofertelor i selecia ofertanilor ............................................................... 44

3.1 Transmiterea ofertei conform instruciunilor ..................................................................................... 44

3.2 Respectarea instruciunilor privind procedura de achiziii publice ......................................... 44

3.3 Pstrarea n siguran a documentaiei de licitaie ....................................................................... 45

3.4 Ceremonia de deschidere .............................................................................................................................. 45

4. Evaluarea ofertelor .............................................................................................................. 47

4.1 Preul cel mai sczut ........................................................................................................................................ 47

4.2 Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT) .................................... 47

4.3 Tratarea ofertelor anormal de sczute ................................................................................................. 48

4.4 Clarificri ................................................................................................................................................................. 48

4.5 Negocieri ulterioare ofertrii........................................................................................................................ 48

4.6 Decizia comisiei de evaluare ....................................................................................................................... 49

5. Atribuirea ................................................................................................................................. 52

5.1 Anunul de atribuire .......................................................................................................................................... 52

5.2 Termenul suspensiv i informarea ofertanilor ................................................................................. 52

6. Executarea contractului ...................................................................................................... 54

6.1 Relaia furnizor/contractant ......................................................................................................................... 54

6.2 Modificri ale contractului ............................................................................................................................. 54

6.3 Finalizarea contractului................................................................................................................................... 54

SETURI DE INSTRUMENTE ............................................................................................................ 57

SETUL DE INSTRUMENTE 1 Justificarea oportunitatii achizitiei ................................................... 58

SETUL DE INSTRUMENTE 2 EVALUAREA RISCURILOR I PLANIFICAREA PENTRU SITUAII NEPREVZUTE ............................................................................................................................................................... 60

SETUL DE INSTRUMENTE 3 VERIFICRILE DE TIP POART DE ACCES ................................... 63

SETUL DE INSTRUMENTE 4 NTOCMIREA LISTEI DE PRESELECIE ............................................... 65

SETUL DE INSTRUMENTE 5 DEFINIREA CRITERIILOR DE SELECIE I ETAPA DE SELECIE ............................................................................................................................................................................................... 67

SETUL DE INSTRUMENTE 6 DEFINIREA CRITERIILOR DE ATRIBUIRE I ETAPA DE ATRIBUIRE ........................................................................................................................................................................ 71

SETUL DE INSTRUMENTE 7 REDACTAREA CAIETULUI DE SARCINI .............................................. 80

SETUL DE INSTRUMENTE 8 MODIFICAREA CONTRACTELOR .......................................................... 87

SETUL DE INSTRUMENTE 9 LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITII ...................................... 92

SETUL DE INSTRUMENTE 10 LINKURI UTILE ........................................................................................... 96

Mulumiri .......................................................................................................................................................................... 98

3.3 Pstrarea n siguran a documentaiei de licitaie ....................................................................... 45

3.4 Ceremonia de deschidere .............................................................................................................................. 45

4. Evaluarea ofertelor .............................................................................................................. 47

4.1 Preul cel mai sczut ........................................................................................................................................ 47

4.2 Oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (MEAT) .................................... 47

4.3 Tratarea ofertelor anormal de sczute ................................................................................................. 48

4.4 Clarificri ................................................................................................................................................................. 48

4.5 Negocieri ulterioare ofertrii........................................................................................................................ 48

4.6 Decizia comisiei de evaluare ....................................................................................................................... 49

5. Atribuirea ................................................................................................................................. 52

5.1 Anunul de atribuire .......................................................................................................................................... 52

5.2 Termenul suspensiv i informarea ofertanilor ................................................................................. 52

6. Executarea contractului ...................................................................................................... 54

6.1 Relaia furnizor/contractant ......................................................................................................................... 54

6.2 Modificri ale contractului ............................................................................................................................. 54

6.3 Finalizarea contractului................................................................................................................................... 54

SETURI DE INSTRUMENTE ............................................................................................................ 57

SETUL DE INSTRUMENTE 1 Justificarea oportunitatii achizitiei ................................................... 58

SETUL DE INSTRUMENTE 2 EVALUAREA RISCURILOR I PLANIFICAREA PENTRU SITUAII NEPREVZUTE ............................................................................................................................................................... 60

SETUL DE INSTRUMENTE 3 VERIFICRILE DE TIP POART DE ACCES ................................... 63

SETUL DE INSTRUMENTE 4 NTOCMIREA LISTEI DE PRESELECIE ............................................... 65

SETUL DE INSTRUMENTE 5 DEFINIREA CRITERIILOR DE SELECIE I ETAPA DE SELECIE ............................................................................................................................................................................................... 67

SETUL DE INSTRUMENTE 6 DEFINIREA CRITERIILOR DE ATRIBUIRE I ETAPA DE ATRIBUIRE ........................................................................................................................................................................ 71

SETUL DE INSTRUMENTE 7 REDACTAREA CAIETULUI DE SARCINI .............................................. 80

SETUL DE INSTRUMENTE 8 MODIFICAREA CONTRACTELOR .......................................................... 87

SETUL DE INSTRUMENTE 9 LISTA DE VERIFICARE A CONFORMITII ...................................... 92

SETUL DE INSTRUMENTE 10 LINKURI UTILE ........................................................................................... 96

Mulumiri .......................................................................................................................................................................... 98

Glosar de acronime

AC: autoritate contractant AP: anun de participare DG GROW: Direcia General Pia Intern, Industrie, Antreprenoriat i IMM-uri DG ENV: Direcia General Mediu Fonduri ESI: fonduri structurale i de investiii europene UE: Uniunea European MEAT: oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic (most economically advantageous tender) JOUE: Jurnalul Oficial al Uniunii Europene PIN: anun de intenie PPP: parteneriat public-privat CPC: chestionar de precalificare SIMAP: sistem de informare cu privire la contractele de achiziii publice (de la termenul n francez: Systme d'information sur les Marchs Publics) IMM-uri: ntreprinderi mici i mijlocii RCP: raport calitate-pre

7

Introducere Achiziiile publice reprezint un aspect esenial al investiiilor publice: stimuleaz dezvoltarea economic n Europa i reprezint un element important pentru dinamizarea pieei unice. Achiziiile publice sunt importante - ele reprezint 19 % din PIB-ul UE i fac parte din viaa noastr de zi cu zi. Administraiile publice achiziioneaz bunuri i servicii pentru cetenii lor: aceste achiziii trebuie fcute n modul cel mai eficient. De asemenea, achiziiile publice ofer oportuniti pentru ntreprinderi, ncurajnd astfel investiiile private i contribuind n mod concret la creterea economic i la crearea de locuri de munc. n fine, achiziiile publice joac un rol important n canalizarea fondurilor structurale i de investiii europene.

Se estimeaz c aproximativ 48 % din fondurile structurale i de investiii europene sunt cheltuite n cadrul achiziiilor publice. n statele membre, proiectele cofinanate de fondurile UE trebuie s respecte normele aplicabile n materie de achiziii publice, care garanteaz cel mai bun raport calitate-pre i o concuren loial pe pia. Transparena i integritatea n cadrul procedurilor relevante sunt, de asemenea, eseniale pentru meninerea ncrederii cetenilor n autoritile publice.

Din toate aceste motive, implementarea corect i consecvent a normelor n materie de achiziii publice duce la obinerea de beneficii n termeni de eficien i de eficacitate pentru toate prile implicate - administraiile publice de la nivel naional i regional, ntreprinderile i cetenii. Ea ne ajut s valorificm la maximum investiiile publice i garanteaz obinerea de beneficii maxime din fondurile UE. Totui, din datele disponibile reiese c o parte important din numrul total de erori comise n ceea ce privete cheltuirea fondurilor UE se datoreaz aplicrii incorecte a normelor UE n materie de achiziii publice.

Obiectivul prezentului document este de a oferi orientri funcionarilor publici implicai n gestionarea fondurilor structurale i de investiii europene (fondurile ESI) i de a-i ajuta s evite erorile frecvente i s adopte cele mai bune practici de desfurare a procedurilor de achiziii publice. Dei nu propune o interpretare juridic a directivelor UE, prezentul document constituie, pentru practicienti, un instrument util care le permite s se orienteze n domeniile n care se comit cele mai multe greeli, oferind sfaturi practice cu privire la modul de evitare a acestora i la modalitile optime de gestionare a fiecrei situaii. De asemenea, documentul prezint o serie de bune practici, exemple din viaa real, explicaii cu privire la anumite teme, studii de caz i modele. n fine, pentru a facilita utilizarea prezentului ghid, au fost introduse alerte i elemente interactive, cu linkuri la textele legislative relevante i la alte documente utile.

Ghidul de fa face parte din aciunea prioritar a Comisiei de a ajuta statele membre s i consolideze capacitatea administrativ prin mbuntirea modului n care sunt investite i gestionate fondurile UE. El este rezultatul eforturilor comune ale serviciilor Comisiei, n consultare cu Banca European de Investiii Am dori s mulumim tuturor celor implicai n elaborarea sa.

Sperm ca prezentul ghid s ofere un sprijin util.

Corina Creu, comisarul pentru Politica regional

Elbieta Biekowska, comisarul pentru Pia intern, industrie, antreprenoriat i IMM-uri

7

Introducere Achiziiile publice reprezint un aspect esenial al investiiilor publice: stimuleaz dezvoltarea economic n Europa i reprezint un element important pentru dinamizarea pieei unice. Achiziiile publice sunt importante - ele reprezint 19 % din PIB-ul UE i fac parte din viaa noastr de zi cu zi. Administraiile publice achiziioneaz bunuri i servicii pentru cetenii lor: aceste achiziii trebuie fcute n modul cel mai eficient. De asemenea, achiziiile publice ofer oportuniti pentru ntreprinderi, ncurajnd astfel investiiile private i contribuind n mod concret la creterea economic i la crearea de locuri de munc. n fine, achiziiile publice joac un rol important n canalizarea fondurilor structurale i de investiii europene.

Se estimeaz c aproximativ 48 % din fondurile structurale i de investiii europene sunt cheltuite n cadrul achiziiilor publice. n statele membre, proiectele cofinanate de fondurile UE trebuie s respecte normele aplicabile n materie de achiziii publice, care garanteaz cel mai bun raport calitate-pre i o concuren loial pe pia. Transparena i integritatea n cadrul procedurilor relevante sunt, de asemenea, eseniale pentru meninerea ncrederii cetenilor n autoritile publice.

Din toate aceste motive, implementarea corect i consecvent a normelor n materie de achiziii publice duce la obinerea de beneficii n termeni de eficien i de eficacitate pentru toate prile implicate - administraiile publice de la nivel naional i regional, ntreprinderile i cetenii. Ea ne ajut s valorificm la maximum investiiile publice i garanteaz obinerea de beneficii maxime din fondurile UE. Totui, din datele disponibile reiese c o parte important din numrul total de erori comise n ceea ce privete cheltuirea fondurilor UE se datoreaz aplicrii incorecte a normelor UE n materie de achiziii publice.

Obiectivul prezentului document este de a oferi orientri funcionarilor publici implicai n gestionarea fondurilor structurale i de investiii europene (fondurile ESI) i de a-i ajuta s evite erorile frecvente i s adopte cele mai bune practici de desfurare a procedurilor de achiziii publice. Dei nu propune o interpretare juridic a directivelor UE, prezentul document constituie, pentru practicienti, un instrument util care le permite s se orienteze n domeniile n care se comit cele mai multe greeli, oferind sfaturi practice cu privire la modul de evitare a acestora i la modalitile optime de gestionare a fiecrei situaii. De asemenea, documentul prezint o serie de bune practici, exemple din viaa real, explicaii cu privire la anumite teme, studii de caz i modele. n fine, pentru a facilita utilizarea prezentului ghid, au fost introduse alerte i elemente interactive, cu linkuri la textele legislative relevante i la alte documente utile.

Ghidul de fa face parte din aciunea prioritar a Comisiei de a ajuta statele membre s i consolideze capacitatea administrativ prin mbuntirea modului n care sunt investite i gestionate fondurile UE. El este rezultatul eforturilor comune ale serviciilor Comisiei, n consultare cu Banca European de Investiii Am dori s mulumim tuturor celor implicai n elaborarea sa.

Sperm ca prezentul ghid s ofere un sprijin util.

Corina Creu, comisarul pentru Politica regional

Elbieta Biekowska, comisarul pentru Pia intern, industrie, antreprenoriat i IMM-uri

8

Modul de utilizare al prezentului ghid Cui se adreseaz prezentul ghid?

Ghidul este destinat n primul rnd responsabililor cu achiziiile publice din cadrul autoritilor contractante care rspund de planificarea i derularea unui proces de achiziii de lucrri, bunuri i servicii publice conform, eficient i cu un bun raport calitate-pre. Ele pot fi utile si autoritilor de management, n special lista de verificare de la Setul de instrumente 9, atunci cnd efectueaz verificri ale achiziiilor publice realizate de beneficiarii granturilor din partea UE.

Structura orientrilor

Acest document are dou pri:

Ghidul orientativ structurat n jurul celor ase etape ale procesului de achiziii publice, de la planificare la executarea contractului, evideniind chestiunile crora trebuie s li se acorde o atenie mai mare i eventualele erori care trebuie evitate, mpreun cu linkuri ctre un set de instrumente mai detaliat.

Setul de instrumente cu resurse suplimentare, care aprofundeaza teme specifice i

ofer exemple de bune practici cu privire la ce trebuie fcut i ce nu trebuie fcut n toate etapele procesului de achiziii publice.

Din punct de vedere practic, procedura de achiziii publice este defalcat n ase etape:

1. Pregtire i planificare 2. Publicare 3. Depunerea ofertelor i selecia ofertanilor 4. Evaluarea ofertelor 5. Atribuirea contractului 6. Executarea contractului

Ghidul va oferi indicaii responsabilului cu achiziiile publice cu privire la fiecare etap a procesului, inclusiv cu privire la etapa important de planificare, evideniind pe tot parcursul aspectele care dau natere n mod obinuit la erori i modul de evitare a acestora. La sfritul fiecrei seciuni, o list indic erorile cele mai obinuite i ofer cteva exemple. Ori de cte ori sunt disponibile resurse suplimentare, prin intermediul setului de instrumente sau al altor documente utile disponibile pe internet, se furnizeaz un link.

Ghidul vizeaz contractele finanate de UE pentru achiziia de lucrri, bunuri i servicii, astfel cum este prevzut n Directiva 2004/18/CE1. Directiva, pragurile aplicabile i comunicrile interpretative privind teme specifice (cum ar fi Contracte-cadru i achiziii publice cu valoare mai mic dect pragurile) sunt disponibile pe site-ul UE a se vedea Setul de instrumente 10.

1 Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European i a Consiliului din 31 martie 2004 privind coordonarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice de lucrri, de bunuri i de servicii (JO L 134, 30.4.2004, p. 114).

9

Explicarea simbolurilor

n cadrul ghidului simbolurile urmtoare identific domeniile critice:

Atenie! Acest simbol subliniaz o etap n care se produc erorile cele mai grave i frecvente.

Alert! Acest simbol evideniaz un domeniu de risc care trebuie luat n considerare pentru a da dovad de economie, eficien i eficacitate n procesul de achiziii publice.

Ajutor! n aceast parte se furnizeaz resurse suplimentare prin intermediul setului de instrumente sau al linkurilor ctre alte documente.

Lucrri, bunuri sau servicii?

Exist trei tipuri de contracte de achiziii publice crora li se aplic Directiva 2004/18/CE: contractele de achiziii publice de lucrri, de bunuri i de servicii. Contractele de achiziii publice de lucrri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect fie execuia, fie proiectarea i execuia de lucrri referitoare la una dintre activitile specificate n anexa I la Directiva 2004/18/CE. O lucrare nseamn rezultatul unui ansamblu de lucrri de construcie sau de lucrri publice destinat s ndeplineasc ea nsi o funcie economic sau tehnic , cum ar fi un drum sau o staie de epurare a apei. Contractele de achiziii publice de bunuri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect achiziia, cumprarea n rate, nchirierea sau leasingul, cu sau fr opiune de cumprare, de produse, cum ar fi vehicule sau calculatoare. Contractele de achiziii publice de servicii sunt contracte de achiziii publice, altele dect contractele de achiziii publice de lucrri sau bunuri, care au ca obiect prestarea serviciilor enumerate n anexa II la Directiva 2004/18/CE, cum ar fi serviciile de consultan i formare.

Gestionarea contractelor comparativ cu gestionarea proiectelor

Fiecare autoritate contractant are propriile sale proceduri i moduri de a organiza gestionarea proiectelor i contractelor. n contextul finanrii din fondurile ESI, contractele sunt atribuite printr-o procedur de achiziii publice ca parte a unui proiect sprijinit de UE, care poate sau nu s fie executat printr-un singur contract. Proiectele cu mai multe contracte necesit o coordonare atent. Au existat multe analize importante de tipul ce anume a funcionat greit? care au ajuns la concluzia c planificarea slab, n special la nceputul procesului de achiziie public, este cauza erorilor. Prin urmare, autoritile contractante folosesc din ce n ce mai mult manageri de proiect specializai care se ocup de achiziiile publice complexe, riscante i de valoare mare, aceasta fiind considerat cea mai bun practic. Astfel, principiile i practicile unei bune gestionri de proiect coincid cu cele ale unei bune gestionri de contract. n prezentele orientri, termenul gestionarea proiectului este folosit uneori ca sinonim al gestionrii contractului.

Respectarea legislaiei naionale i a normelor interne

Cu siguran este esenial ca orice funcionar public implicat n procesul de achiziii publice s respecte legislaia naional i normele interne ale organizaiei sale, precum i normele UE. Acest aspect se aplic n mod similar i contractelor cu valoare mai mare i mai mic dect pragurile de publicare n JOUE.

9

Explicarea simbolurilor

n cadrul ghidului simbolurile urmtoare identific domeniile critice:

Atenie! Acest simbol subliniaz o etap n care se produc erorile cele mai grave i frecvente.

Alert! Acest simbol evideniaz un domeniu de risc care trebuie luat n considerare pentru a da dovad de economie, eficien i eficacitate n procesul de achiziii publice.

Ajutor! n aceast parte se furnizeaz resurse suplimentare prin intermediul setului de instrumente sau al linkurilor ctre alte documente.

Lucrri, bunuri sau servicii?

Exist trei tipuri de contracte de achiziii publice crora li se aplic Directiva 2004/18/CE: contractele de achiziii publice de lucrri, de bunuri i de servicii. Contractele de achiziii publice de lucrri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect fie execuia, fie proiectarea i execuia de lucrri referitoare la una dintre activitile specificate n anexa I la Directiva 2004/18/CE. O lucrare nseamn rezultatul unui ansamblu de lucrri de construcie sau de lucrri publice destinat s ndeplineasc ea nsi o funcie economic sau tehnic , cum ar fi un drum sau o staie de epurare a apei. Contractele de achiziii publice de bunuri sunt contracte de achiziii publice care au ca obiect achiziia, cumprarea n rate, nchirierea sau leasingul, cu sau fr opiune de cumprare, de produse, cum ar fi vehicule sau calculatoare. Contractele de achiziii publice de servicii sunt contracte de achiziii publice, altele dect contractele de achiziii publice de lucrri sau bunuri, care au ca obiect prestarea serviciilor enumerate n anexa II la Directiva 2004/18/CE, cum ar fi serviciile de consultan i formare.

Gestionarea contractelor comparativ cu gestionarea proiectelor

Fiecare autoritate contractant are propriile sale proceduri i moduri de a organiza gestionarea proiectelor i contractelor. n contextul finanrii din fondurile ESI, contractele sunt atribuite printr-o procedur de achiziii publice ca parte a unui proiect sprijinit de UE, care poate sau nu s fie executat printr-un singur contract. Proiectele cu mai multe contracte necesit o coordonare atent. Au existat multe analize importante de tipul ce anume a funcionat greit? care au ajuns la concluzia c planificarea slab, n special la nceputul procesului de achiziie public, este cauza erorilor. Prin urmare, autoritile contractante folosesc din ce n ce mai mult manageri de proiect specializai care se ocup de achiziiile publice complexe, riscante i de valoare mare, aceasta fiind considerat cea mai bun practic. Astfel, principiile i practicile unei bune gestionri de proiect coincid cu cele ale unei bune gestionri de contract. n prezentele orientri, termenul gestionarea proiectului este folosit uneori ca sinonim al gestionrii contractului.

Respectarea legislaiei naionale i a normelor interne

Cu siguran este esenial ca orice funcionar public implicat n procesul de achiziii publice s respecte legislaia naional i normele interne ale organizaiei sale, precum i normele UE. Acest aspect se aplic n mod similar i contractelor cu valoare mai mare i mai mic dect pragurile de publicare n JOUE.

10

Statutul prezentului document este acela de document orientativ. El este menit s sprijine responsabilii cu achiziiile publice ntr-un mod practic pentru a evita unele dintre erorile cele mai obinuite i coreciile financiare2. Documentul nu este un manual de instruciuni cu privire la modalitatea de respectare a cerinelor prevzute n Directiva 2004/18/CE. Cu siguran, documentul nu este o interpretare juridic definitiv a legislaiei UE. Aceste orientri sunt destinate s fie un sprijin n ceea ce privete normele i procedurile interne, i nu un nlocuitor al acestora. n lipsa unor documente orientative echivalente la nivel naional sau specifice unui fond, autoritile de management pot s adopte n mod voluntar documentul ca orientare adresat beneficiarilor de granturi de la UE.

Noile directive privind achiziiile publice din cadrul UE

Noile directive privind achiziiile publice3 au fost adoptate n februarie 2014 i statele membre trebuie s le transpun pn n aprilie 2016 n legislaia lor naional (cu excepia dispoziiilor privind achiziiile publice electronice, n cazul crora termenul este septembrie 2018).

Mai multe informaii privind noile directivele sunt disponibile la adresa: http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/rules-implementation/new/index_en.htm

2 Termenul corecii financiare vizeaz msurile luate de Comisie sau de un stat membru pentru a exclude de la cofinanarea din bugetul UE cheltuielile care nu ndeplinesc condiiile de finanare din cauza neregulilor. A se vedea orientrile pentru stabilirea coreciilor financiare pe care Comisia trebuie s le aplice, n cazul nerespectrii normelor n materie de achiziii publice, asupra cheltuielilor finanate de Uniune n cadrul gestiunii partajate, aprobate prin Decizia C(2013) 9527 a Comisiei din 19 decembrie 2013 care este disponibil la adresa: http://ec.europa.eu/regional_policy/ro/information/publications/cocof-guidance-documents/2013/commission-decision-of-19122013-on-the-setting-out-and-approval-of-the-guidelines-for-determining-financial-corrections-to-be-made-by-the-commission-to-expenditure-financed-by-the-union 3 Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European i a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achiziiile publice i de abrogare a Directivei 2004/18/CE, Directiva 2014/23/UE a Parlamentului European i a Consiliului din 26 februarie 2014 privind atribuirea contractelor de concesiune i Directiva 2014/25/UE a Parlamentului European i a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achiziiile efectuate de entitile care i desfoar activitatea n sectoarele apei, energiei, transporturilor i serviciilor potale i de abrogare a Directivei 2004/17/CE.

11

1. Pregtire i planificare Scopul acestei etape este de a elabora un proces solid pentru executarea lucrrilor i serviciilor i furnizarea bunurilor solicitate.

n general, o procedur concurenial de achiziie public realizat ntr-un mod deschis, obiectiv i transparent, ar trebui s ating cel mai bun raport calitate-pre n materie de achiziii publice. Acest lucru este n conformitate cu principiile din Tratatul privind Uniunea European i Directiva 2004/18/CE. Principiile eseniale care trebuie respectate n realizarea procedurii de achiziii publice pentru un contract de achiziii publice cuprind: principiile nediscriminrii, tratamentului egal, transparenei, recunoaterii reciproce, proporionalitii, liberei prestri a serviciilor i libertii de stabilire a ofertanilor poteniali. Directiva 2004/18/CE impune organismelor publice obligaii legale cu privire la publicarea contractelor care depesc anumite praguri valorice.

Aceast prim etap a procedurii este critic i va influena ntreaga activitate viitoare privind contractul. Dac aceast parte a licitaiei este realizat n mod corect, atunci restul licitaiei ar trebui s se desfoare fr nicio dificultate, dar este adevrat i situaia invers. Adeseori se ntmpl ca autoritatea contractant (AC) s subestimeze etapa de planificare a procesului sau s nu o efectueze deloc. Este probabil ca autoritile de management i auditorii s examineze aceast etap mai n amnunt pentru a se asigura c granturile au fost cheltuite adecvat i c AC si-a indeplinit responsabilitile sale n mod competent.

n funcie de dimensiunea i complexitatea contractului, aceast etap a procesului ar putea s dureze cteva luni nainte ca anunul de participare s fie gata pentru publicare. O planificare bun ar trebui s reduc la minimum riscul de a avea nevoie de modificri i variaii ale contractului. Cele mai mari (i posibil cele mai costisitoare) i frecvente erori privind contractele sunt cauzate de o planificare neadecvat. Trebuie s se ia n considerare realizarea unui studiu de fezabilitate, o etap de selecie/definire a domeniului de aplicare, organizarea de consultri publice i sensibilizarea publicului cu privire la planurile sau programele publice de mare amploare. A se vedea, de asemenea, Setul de instrumente 10.

Planificarea este crucial. Dac AC nelege greit aceast parte a procesului, este foarte posibil s urmeze erori i probleme. Multe erori pot fi puse pe seama planificrii neadecvate. n aceast etap, se recomand

s se elaboreze modele standard pentru comunicarea cu ofertanii, s se

nregistreze deciziile eseniale (i anume, s se nregistreze informaiile cunoscute la acest stadiu, opiunile disponibile i justificarea opiunii preferate) i s se instituie norme privind planificarea, desfurarea i controlul procedurilor de achiziii publice.

1.1 Definirea preliminar a domeniului de aplicare

nc de la nceput, ar trebui s fie luate n considerare urmtoarele ntrebri i msuri. Aspectele prezentate mai jos nu sunt clasificate n funcie de prioritate.

Implicarea principalelor pri interesate: Recunoaterea prilor interesate (externe) este un aspect vital al unui contract i este important pentru succesul contractului ca

11

1. Pregtire i planificare Scopul acestei etape este de a elabora un proces solid pentru executarea lucrrilor i serviciilor i furnizarea bunurilor solicitate.

n general, o procedur concurenial de achiziie public realizat ntr-un mod deschis, obiectiv i transparent, ar trebui s ating cel mai bun raport calitate-pre n materie de achiziii publice. Acest lucru este n conformitate cu principiile din Tratatul privind Uniunea European i Directiva 2004/18/CE. Principiile eseniale care trebuie respectate n realizarea procedurii de achiziii publice pentru un contract de achiziii publice cuprind: principiile nediscriminrii, tratamentului egal, transparenei, recunoaterii reciproce, proporionalitii, liberei prestri a serviciilor i libertii de stabilire a ofertanilor poteniali. Directiva 2004/18/CE impune organismelor publice obligaii legale cu privire la publicarea contractelor care depesc anumite praguri valorice.

Aceast prim etap a procedurii este critic i va influena ntreaga activitate viitoare privind contractul. Dac aceast parte a licitaiei este realizat n mod corect, atunci restul licitaiei ar trebui s se desfoare fr nicio dificultate, dar este adevrat i situaia invers. Adeseori se ntmpl ca autoritatea contractant (AC) s subestimeze etapa de planificare a procesului sau s nu o efectueze deloc. Este probabil ca autoritile de management i auditorii s examineze aceast etap mai n amnunt pentru a se asigura c granturile au fost cheltuite adecvat i c AC si-a indeplinit responsabilitile sale n mod competent.

n funcie de dimensiunea i complexitatea contractului, aceast etap a procesului ar putea s dureze cteva luni nainte ca anunul de participare s fie gata pentru publicare. O planificare bun ar trebui s reduc la minimum riscul de a avea nevoie de modificri i variaii ale contractului. Cele mai mari (i posibil cele mai costisitoare) i frecvente erori privind contractele sunt cauzate de o planificare neadecvat. Trebuie s se ia n considerare realizarea unui studiu de fezabilitate, o etap de selecie/definire a domeniului de aplicare, organizarea de consultri publice i sensibilizarea publicului cu privire la planurile sau programele publice de mare amploare. A se vedea, de asemenea, Setul de instrumente 10.

Planificarea este crucial. Dac AC nelege greit aceast parte a procesului, este foarte posibil s urmeze erori i probleme. Multe erori pot fi puse pe seama planificrii neadecvate. n aceast etap, se recomand

s se elaboreze modele standard pentru comunicarea cu ofertanii, s se

nregistreze deciziile eseniale (i anume, s se nregistreze informaiile cunoscute la acest stadiu, opiunile disponibile i justificarea opiunii preferate) i s se instituie norme privind planificarea, desfurarea i controlul procedurilor de achiziii publice.

1.1 Definirea preliminar a domeniului de aplicare

nc de la nceput, ar trebui s fie luate n considerare urmtoarele ntrebri i msuri. Aspectele prezentate mai jos nu sunt clasificate n funcie de prioritate.

Implicarea principalelor pri interesate: Recunoaterea prilor interesate (externe) este un aspect vital al unui contract i este important pentru succesul contractului ca

12

acestea s fie recunoscute i gestionate n mod corect. Prile interesate pot s fie persoane fizice, grupuri sau subgrupuri de clieni (inclusiv clieni interni), clieni/utilizatori sau alte pri (de exemplu, companii de utiliti afectate) care au un interes n cadrul contractului. Pe msur ce contractul progreseaz i aspectul pe care se axeaz se modific, prile interesate i nevoile lor pot, de asemenea, s se schimbe. Consultarea clienilor/utilizatorilor i a altor pri interesate este la fel de important ca i consultarea pieei i ambele tipuri de consultri ar trebui efectuate mpreun. Consultarea cu prile interesate le va permite acestora s i poat exprima punctul de vedere cu privire la definirea specificaiilor contractului.

Nerecunoaterea nevoii de implicare a prilor interesate (externe) constituie o critic frecvent la adresa multor contracte i aceasta are adeseori un impact negativ asupra succesului contractului, uneori avnd ca rezultat costuri suplimentare de rectificare a omisiunilor i erorilor. Cu toate acestea, astfel de aspecte importante, precum consultarea i implicarea, nu ar trebui s pericliteze independena procesului decizional al AC i/sau s creeze situaii poteniale de conflict de interese i s conduc la nclcarea principiului tratamentului egal i al transparenei; observaiile prilor interesate nu trebuie s influeneze substana i scopul licitaiei.

Identificarea i evaluarea nevoilor: Ce anume se achiziioneaz i de ce? Care sunt caracteristicile eseniale i care sunt cele opionale? Care este factorul-cheie cu privire la aceast achiziie? Care sunt factorii-cheie ai succesului? Ce rezultate sunt ateptate? Avem nevoie s achiziionm aceast lucrare/acest serviciu/bun? Cine spune c avem nevoie de aceasta (acesta)? Ce posibilitate exist s se achiziioneze soluii prestabilite? O evaluare critic a motivaiei fundamentale a achiziionrii este adeseori realizat cel mai bine ntr-o sesiune interactiv de grup care s implice toate prile interesate eseniale.

Evaluarea opiunilor: S-a efectuat o evaluare a opiunilor pentru a examina diferitele modaliti de satisfacere a nevoilor identificate? Trebuie s se ia n considerare, de exemplu, dac s se cumpere, s se ia n leasing sau s se nchirieze ceea ce se dorete s se achiziioneze; ar trebui s utilizm procedura clasic de achiziii publice sau un parteneriat public-privat (PPP)? Ar trebui s cutm o soluie inovatoare la nevoile noastre?

Buget i finanare: Definirea unui buget realist pentru un contract astfel nct s se obin rezultatele dorite i apoi asigurarea fondurilor pentru finanarea contractului reprezint o alt activitate esenial. Aceasta ar trebui s se bazeze pe cerine clar definite i pe informaii actualizate cu privire la preul pieei. n funcie de natura contractului, ar trebui prevzut un nivel corespunztor de cheltuieli neprevzute. Bugetul i cheltuielile neprevzute ar trebui reexaminate n etapele critice de pe parcursul ntregii durate a contractului. n aceast etap se pot lua n considerare costurile pe ciclul de via, dat fiind c reprezint o metod de evaluare a bugetului necesar.

Accesibilitate: AC dispune de buget pentru contract conform estimrilor prezente? Accesibilitatea se refer, de asemenea, la faptul c respectivele costuri ale contractului pot crete pn la punctul la care pot s depeasc bugetele disponibile, ceea ce trebuie soluionat prin intermediul planurilor pentru situaii neprevzute.

13

Raportul calitate-pre: Cum va demonstra AC raportul calitate-pre? Cu ct acuratee sunt estimate costurile? Care sunt resursele necesare pentru a executa contractul? Care sunt costurile preconizate pe ciclul de via? Exist i alte implicaii economice/referitoare la resurse (de exemplu, ntreinere suplimentar, costuri de funcionare sau licene specifice)?

Stabilirea de indici de referin: Ar trebui s se stabileasc o serie de indici de referin pentru a indica o ofert care ar putea fi considerat acceptabil, adic o ofert teoretic optim elaborat n prealabil de ctre AC. Acest lucru este util n cazul n care se primesc oferte cu preuri anormal de sczute, ntruct exist obligaia de a cere ofertantului o explicaie privind acele pri din ofert considerate a fi anormale. Oferta poate fi respins dac explicaiile ofertantului nu sunt documentate n aa fel nct AC s fie convins c ofertantul poate s execute contractul (a se vedea, de asemenea, seciunea 3.2). Acest aspect trebuie s fie luat n considerare n etapa anterioar achiziiei pentru a garanta colectarea datelor necesare.

Posibilitatea de realizare: O eroare frecvent apare atunci cnd AC presupune c piaa poate executa un contract fr a consulta piaa cu privire la propunerile sale. Nu toate achiziiile sunt realizabile. Problemele pot fi legate de maturitatea tehnologic, de cererea suprasaturat sau de nivelurile inacceptabile de transfer al riscurilor. Poate piaa s rspund cererii? Caut AC ceva care este peste capacitile (actuale) ale pieei? Calendarul este realist?

Studii de pia: Atunci cnd stabilesc ce anume s cumpere, cnd estimeaz costurile i nainte s elaboreze criteriile de selecie i de atribuire ntr-o procedur de achiziii publice, este adeseori util ca achizitorii s neleag piaa. Studiile de pia pot furniza informaii privind disponibilitatea produselor sau a serviciilor care satisfac cerinele AC, permind s fie determinat cea mai adecvat abordare privind achiziia. Un dialog cu piaa nainte de nceperea procesului de achiziie poate contribui la identificarea unor soluii inovatoare sau a unor produse sau servicii noi de care autoritatea public s-ar putea s nu aib cunotin. Dialogul poate, de asemenea, s ajute piaa s ndeplineasc criteriile care vor fi aplicate n procesul de achiziie, prin furnizarea de informaii despre cerinele preconizate ale autoritii publice. Cu toate acestea, piaa trebuie abordat ntr-o modalitate care asigur respectarea principiilor transparenei i tratamentului egal, evitndu-se dezvluirea de informaii privilegiate i/sau a poziiilor privilegiate pe pia. n cazul n care un candidat sau ofertant sau o ntreprindere afiliat unui candidat sau ofertant a consiliat AC sau a fost implicat() n elaborarea procedurii de achiziii publice, AC trebuie s ia msuri adecvate pentru a se asigura c nu este denaturat competiia prin participarea respectivului candidat sau ofertant, n scopul evitrii excluderii sale din procedura de licitaie (a se vedea cauzele conexate C-21/03 i C-34/03, Fabricom).

Achiziia nainte de comercializare (PCP)4 i procedura dialogului competitiv, introduse n temeiul Directivei 2004/18/CE, ofer oportuniti mai bune pentru ca autoritile publice s participe la dialogul cu piaa.

Bunele practici arat c efectuarea unui studiu de pia cu 6-12 luni nainte de publicarea anunului de participare (AP) poate s fie extrem de util.

4 Comunicarea Comisiei privind Achiziia nainte de comercializare: ncurajarea inovaiei pentru asigurarea unor servicii publice durabile de nalt calitate n Europa [COM(2007) 799, 14.12.2007]

13

Raportul calitate-pre: Cum va demonstra AC raportul calitate-pre? Cu ct acuratee sunt estimate costurile? Care sunt resursele necesare pentru a executa contractul? Care sunt costurile preconizate pe ciclul de via? Exist i alte implicaii economice/referitoare la resurse (de exemplu, ntreinere suplimentar, costuri de funcionare sau licene specifice)?

Stabilirea de indici de referin: Ar trebui s se stabileasc o serie de indici de referin pentru a indica o ofert care ar putea fi considerat acceptabil, adic o ofert teoretic optim elaborat n prealabil de ctre AC. Acest lucru este util n cazul n care se primesc oferte cu preuri anormal de sczute, ntruct exist obligaia de a cere ofertantului o explicaie privind acele pri din ofert considerate a fi anormale. Oferta poate fi respins dac explicaiile ofertantului nu sunt documentate n aa fel nct AC s fie convins c ofertantul poate s execute contractul (a se vedea, de asemenea, seciunea 3.2). Acest aspect trebuie s fie luat n considerare n etapa anterioar achiziiei pentru a garanta colectarea datelor necesare.

Posibilitatea de realizare: O eroare frecvent apare atunci cnd AC presupune c piaa poate executa un contract fr a consulta piaa cu privire la propunerile sale. Nu toate achiziiile sunt realizabile. Problemele pot fi legate de maturitatea tehnologic, de cererea suprasaturat sau de nivelurile inacceptabile de transfer al riscurilor. Poate piaa s rspund cererii? Caut AC ceva care este peste capacitile (actuale) ale pieei? Calendarul este realist?

Studii de pia: Atunci cnd stabilesc ce anume s cumpere, cnd estimeaz costurile i nainte s elaboreze criteriile de selecie i de atribuire ntr-o procedur de achiziii publice, este adeseori util ca achizitorii s neleag piaa. Studiile de pia pot furniza informaii privind disponibilitatea produselor sau a serviciilor care satisfac cerinele AC, permind s fie determinat cea mai adecvat abordare privind achiziia. Un dialog cu piaa nainte de nceperea procesului de achiziie poate contribui la identificarea unor soluii inovatoare sau a unor produse sau servicii noi de care autoritatea public s-ar putea s nu aib cunotin. Dialogul poate, de asemenea, s ajute piaa s ndeplineasc criteriile care vor fi aplicate n procesul de achiziie, prin furnizarea de informaii despre cerinele preconizate ale autoritii publice. Cu toate acestea, piaa trebuie abordat ntr-o modalitate care asigur respectarea principiilor transparenei i tratamentului egal, evitndu-se dezvluirea de informaii privilegiate i/sau a poziiilor privilegiate pe pia. n cazul n care un candidat sau ofertant sau o ntreprindere afiliat unui candidat sau ofertant a consiliat AC sau a fost implicat() n elaborarea procedurii de achiziii publice, AC trebuie s ia msuri adecvate pentru a se asigura c nu este denaturat competiia prin participarea respectivului candidat sau ofertant, n scopul evitrii excluderii sale din procedura de licitaie (a se vedea cauzele conexate C-21/03 i C-34/03, Fabricom).

Achiziia nainte de comercializare (PCP)4 i procedura dialogului competitiv, introduse n temeiul Directivei 2004/18/CE, ofer oportuniti mai bune pentru ca autoritile publice s participe la dialogul cu piaa.

Bunele practici arat c efectuarea unui studiu de pia cu 6-12 luni nainte de publicarea anunului de participare (AP) poate s fie extrem de util.

4 Comunicarea Comisiei privind Achiziia nainte de comercializare: ncurajarea inovaiei pentru asigurarea unor servicii publice durabile de nalt calitate n Europa [COM(2007) 799, 14.12.2007]

14

A se vedea linkul ctre pagina de internet privind achiziiile inovatoare a Agendei digitale pentru Europa (ADE): Setul de instrumente 10

A se vedea linkul ctre site-ul platformei PPI: SETUL DE INSTRUMENTE 10 LINKURI UTILE

Stabilirea obiectului contractului/lucrrii unice/publicrii ca un contract unic sau

n loturi:

Primul pas const n stabilirea n mod clar a obiectului contractului.

Al doilea pas este de a stabili dac obiectul contractului reprezint o lucrare unic astfel cum este definit la articolul 1 alineatul (2) litera (b) din Directiva 2004/18/CE i n jurispruden a se vedea cauzele C-16/98, Comisia/Frana, C-574/10, Comisia/Germania, T-358/08, Spania/Comisia i T-384/10, Spania/Comisia.

Al treilea pas este de a stabili dac valoarea contractului este mai mare dect pragul pentru publicare n JOUE. n special, AC trebuie s nu divid n mod artificial lucrrile/bunurile/serviciile mai ample n uniti mai mici pentru a evita aceste praguri. n ceea ce privete lucrrile, trebuie s existe o combinaie a tuturor contractelor separate, n cazul n care exist o relaie funcional i de sincronizare ntre ele. n general, n cazul n care contractele privesc mpreun acelai obiect, valorile lor trebuie cumulate. Dac valorile cumulate depesc pragurile, contractele trebuie s fie publicate n JOUE. Proiectele de cooperare cu parteneri multipli trebuie s ia n considerare cerinele privind achiziiile publice la nivel de proiect, nu la nivelul fiecrui partener. [a se vedea seciunea 1.5 privind divizarea artificial a contractelor]

Dup finalizarea etapelor de mai sus, AC poate decide s aleag un singur contract sau s l mpart n loturi. Alegerea unui singur contract poate duce la economii de scar i de gam i este mai uor de gestionat pentru AC. Dezavantajul este acela c nivelul ridicat al criteriilor tehnice sau financiare stabilite pentru ofertani poate s reduc sau s elimine participarea pe pia a contractanilor mai mici sau mai specializai. Avantajul divizrii contractului n loturi este c la licitaie pot participa mai muli ofertani poteniali. Dezavantajul este c, din cauz c exist mai multe contracte, este mai dificil pentru AC s le gestioneze.

Deciziile despre obiectul contractului i modul n care acesta este publicat trebuie s fie justificate i pot fi examinate n cursul auditurilor proiectului. Pentru mai multe informaii, a se vedea Seturile de instrumente 7 i 9 i seciunea 1.5.

Contracte-cadru: n anumite state membre, contractele-cadru sunt utilizate n mod generalizat. Contractul-cadru este un termen general pentru contractele cu prestatorii care prevd termeni i condiii n temeiul crora se pot face achiziii specifice (contracte fr organizare de licitaie) pe parcursul ntregii perioade contractuale. Un contract-cadru nu este n sine un contract, dar procedura de achiziii publice pentru stabilirea unui contract-cadru face obiectul normelor UE privind achiziiile.

Contractele-cadru pot s fie aplicate tuturor tipurilor de contracte. Totui, acest lucru nu nseamn c utilizarea contractelor-cadru este metoda cea mai adecvat pentru atribuirea tuturor contractelor. Din acest motiv, AC ar trebui s evalueze dac este adecvat s se utilizeze contractul-cadru, lund n considerare avantajele i dezavantajele acestuia n legtur cu circumstanele pieei vizate. Utilizarea contractelor-cadru este mai adecvat

15

pentru contractele care satisfac nevoi determinate i repetitive, fr s se cunoasc n avans volumul i momentul exact al apariiei acestora.

n acest mod se pot face economii importante n ceea ce privete timpul, costului produsului i resursele. Dac se dorete ncheierea unui contract-cadru, documentaia de licitaie trebuie s includ cel puin condiiile privind perioada contractului, numrul de furnizori de produse/servicii i metoda de comand, astfel cum se prevede la articolul 32 alineatele (3) i (4) i n anexa VII la Directiva 2004/18/CE. Datele istorice privind volumele reprezint un factor esenial n toate procedurile de achiziii publice i cu att mai mult n procesul de ncheiere a contractelor-cadru. Cu ct i ofer unui furnizor o certitudine mai mare n privina volumului preconizat de comenzi, cu att este mai probabil c va avea capacitatea de a prezenta oferte cu preuri competitive.

A se vedea linkul ctre nota explicativ a DG GROW privind contractele-cadru: Setul de instrumente 10

Calendarul: Un calendar realist pentru ntregul proces de achiziie, incluznd eventualele proceduri de recurs, precum i etapa de atribuire i de execuie a contractului, trebuie s fie elaborat n cursul etapei de planificare. Calendarele foarte optimiste sunt frecvente i duc la erori n fazele de execuie ulterioare. De exemplu, ele pot conduce la eecul procedurii de achiziii publice sau la probleme grave de execuie a contractului, datorit termenelor de pregtire a licitaiei nerealiste, care limiteaz astfel numrul de licitaii i afecteaz calitatea acestora. Procedurile de achiziii publice de lucrri, bunuri sau servicii care implic granturi din fondurile ESI se desfoar adeseori n contextul unui proiect mai amplu, finanat printr-un grant din partea UE, care poate fi executat prin intermediul coordonrii mai multor contracte. ntrzierile la nivelul unui contract pot s afecteze execuia celorlalte contracte. Calendarul aprobrii grantului i efecturii plilor poate s aib un impact asupra procesului de aprobare a bugetului i a ntregului proces de contractare, aspect care trebuie s fie luat n considerare de ctre AC. Granturile din partea UE pot, de asemenea, s aib implicaii n ceea ce privete termenele privind eligibilitatea cheltuielilor din cadrul contractului i, n consecin, rambursarea acestora.

1.2 Gestionarea contractului/proiectului

Resurse i organizarea proiectului: Proiectarea organizrii contractului depinde de dimensiunea i complexitatea contractului i de riscurile implicate. Toate contractele, indiferent de dimensiunea i complexitatea lor, vor necesita cel puin un responsabil cu achiziiile publice care poate, de asemenea, s fie manager de contract/proiect sau poate s fie un specialist adus n echip pentru a gestiona procesele specifice (aceast opiune este recomandat n cazul contractelor cu valoare mare, complexe sau riscante). Atribuiile i responsabilitile n cadrul procesului de achiziie ar trebui s fie definite n mod clar n manualele operaionale ale AC. n funcie de numrul planificat al contractelor i de complexitatea lor, poate fi necesar aducerea n echip a unor consilieri externi specialiti n anumite aspecte ale achiziiei, cum ar fi aspectele juridice.

Controale i verificri de tip poart de acces (verificri n puncte-cheie): Se pot folosi o serie de tehnici i instrumente de gestionare a proiectului care permit gestionarea i controlul proiectului, cum ar fi controlul documentelor i registre de probleme. Aceste

15

pentru contractele care satisfac nevoi determinate i repetitive, fr s se cunoasc n avans volumul i momentul exact al apariiei acestora.

n acest mod se pot face economii importante n ceea ce privete timpul, costului produsului i resursele. Dac se dorete ncheierea unui contract-cadru, documentaia de licitaie trebuie s includ cel puin condiiile privind perioada contractului, numrul de furnizori de produse/servicii i metoda de comand, astfel cum se prevede la articolul 32 alineatele (3) i (4) i n anexa VII la Directiva 2004/18/CE. Datele istorice privind volumele reprezint un factor esenial n toate procedurile de achiziii publice i cu att mai mult n procesul de ncheiere a contractelor-cadru. Cu ct i ofer unui furnizor o certitudine mai mare n privina volumului preconizat de comenzi, cu att este mai probabil c va avea capacitatea de a prezenta oferte cu preuri competitive.

A se vedea linkul ctre nota explicativ a DG GROW privind contractele-cadru: Setul de instrumente 10

Calendarul: Un calendar realist pentru ntregul proces de achiziie, incluznd eventualele proceduri de recurs, precum i etapa de atribuire i de execuie a contractului, trebuie s fie elaborat n cursul etapei de planificare. Calendarele foarte optimiste sunt frecvente i duc la erori n fazele de execuie ulterioare. De exemplu, ele pot conduce la eecul procedurii de achiziii publice sau la probleme grave de execuie a contractului, datorit termenelor de pregtire a licitaiei nerealiste, care limiteaz astfel numrul de licitaii i afecteaz calitatea acestora. Procedurile de achiziii publice de lucrri, bunuri sau servicii care implic granturi din fondurile ESI se desfoar adeseori n contextul unui proiect mai amplu, finanat printr-un grant din partea UE, care poate fi executat prin intermediul coordonrii mai multor contracte. ntrzierile la nivelul unui contract pot s afecteze execuia celorlalte contracte. Calendarul aprobrii grantului i efecturii plilor poate s aib un impact asupra procesului de aprobare a bugetului i a ntregului proces de contractare, aspect care trebuie s fie luat n considerare de ctre AC. Granturile din partea UE pot, de asemenea, s aib implicaii n ceea ce privete termenele privind eligibilitatea cheltuielilor din cadrul contractului i, n consecin, rambursarea acestora.

1.2 Gestionarea contractului/proiectului

Resurse i organizarea proiectului: Proiectarea organizrii contractului depinde de dimensiunea i complexitatea contractului i de riscurile implicate. Toate contractele, indiferent de dimensiunea i complexitatea lor, vor necesita cel puin un responsabil cu achiziiile publice care poate, de asemenea, s fie manager de contract/proiect sau poate s fie un specialist adus n echip pentru a gestiona procesele specifice (aceast opiune este recomandat n cazul contractelor cu valoare mare, complexe sau riscante). Atribuiile i responsabilitile n cadrul procesului de achiziie ar trebui s fie definite n mod clar n manualele operaionale ale AC. n funcie de numrul planificat al contractelor i de complexitatea lor, poate fi necesar aducerea n echip a unor consilieri externi specialiti n anumite aspecte ale achiziiei, cum ar fi aspectele juridice.

Controale i verificri de tip poart de acces (verificri n puncte-cheie): Se pot folosi o serie de tehnici i instrumente de gestionare a proiectului care permit gestionarea i controlul proiectului, cum ar fi controlul documentelor i registre de probleme. Aceste

16

tehnici i instrumente ndeplinesc funcia de asigurare a organizrii proiectului. Folosirea verificrii de tip poart de acces este o tehnic puternic de gestionare a proiectului, care se aplic din ce n ce mai mult n cazul achiziiilor mai complexe. Mecanismul de verificare de tip poart de acces pentru achiziiile publice este un proces de control pe care AC l poate folosi pentru a se asigura c activitile care compun fiecare etap a contractului au fost finalizate n mod satisfctor nainte ca AC s aprobe trecerea la urmtoarea etap. Verificrile de tip poart de acces pentru achiziiile publice trebuie stabilite n etapele-cheie ale ciclului de via al unui contract. Verificrile de tip poart de acces formale sunt folosite n principal cu privire la contractele cu riscuri/complexe/cu valoare mare.

A se vedea Setul de instrumente 3 cu privire la folosirea verificrilor de tip poart de acces

Resurse umane: Au fost alocate resurse umane adecvate pentru a realiza procedura de achiziii publice? Sunt disponibile persoane cu profilul corespunztor pentru a fi repartizate n comisia de evaluare din cadrul AC, precum i persoane cu competene n domeniul gestionrii de proiect, al achiziiilor publice, cu competene juridice, financiare, tehnice, n materie de audit i alte competene? Cine i va asuma responsabilitatea final pentru deciziile-cheie i pentru alocarea bugetelor? A fost identificat i informat persoana respectiv i a acceptat aceasta rolul de proprietar de proiect/contract? n cazul n care contractul este complex sau cu costuri mari, ar trebui s se ia n considerare posibilitatea nfiinrii unui comitet director care s supravegheze contractul. Comitetul director ar urma s aprobe toate deciziile-cheie i ar fi alctuit, de obicei, din persoane neimplicate n execuia efectiv a contractului.

Comisia de evaluare: Cea mai bun practic const n a nfiina comisia de evaluare ct mai curnd dup adoptarea deciziei de a derula procedura de achiziie pentru a asigura faptul c procesul de achiziie este realizat n modul cel mai profesionist posibil, prin implicarea nc de la nceput a unui personal cu toate calificrile necesare. Comisia trebuie s aib un nucleu de membri permaneni. Persoanele cu responsabiliti n domeniul achiziiilor publice, financiar i juridic ar trebui s fie membri permaneni. n funcie de tipul contractului, personalul tehnic va face i el parte din comisie. n mod ideal, comisia ar trebui s cuprind membri cu experien n fiecare dintre domeniile care urmeaz s fie examinate n cadrul procedurii de ofertare. Comisia este adesea prezidat de managerul de contract/proiect i se supune normelor i procedurilor care vor garanta aprecierea echilibrat a ofertelor, pe baza evalurilor individuale ale membrilor si. n unele state membre, numai AC (membru unic/organism colectiv) deine competene decisive cu privire la aspectele de mai sus. De asemenea, este posibil ca din comisie s fac parte reprezentani ai organizaiilor externe care sunt pri interesate n rezultatul contractului, numii n mod legal de ctre AC. Deciziile ar trebui s se bazeze exclusiv pe criteriile publicate i s fie n mod clar luate fr influen politic sau orice alt influen necuvenit. Activitatea comisiei de evaluare trebuie s fie nregistrat (cel puin prin intermediul unei liste de prezen i al rezumatelor deliberrilor din reuniuni/procese-verbale).

Integritate i conflict de interese: Conceptul de conflict de interese vizeaz cel puin orice situaie n care membrii personalului AC sau ai unui prestator de servicii din cadrul achiziiei publice, acionnd n numele AC, care sunt implicai n desfurarea procedurii de achiziie sau care pot influena rezultatul acestei proceduri, au, n mod direct sau indirect, un interes financiar, economic sau un alt interes personal care ar putea s fie perceput ca periclitndu-le imparialitatea i independena n contextul procedurii de achiziie.

17

Actorii financiari i celelalte persoane implicate n gestionarea i execuia bugetului, inclusiv n aciunile preparatorii, precum i n audit sau control nu trebuie s ia nicio msur care ar putea genera un conflict ntre propriile interese i cele ale Uniunii. Un conflict de interese survine n cazul n care exercitarea imparial i obiectiv a funciilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane este compromis din motive care implic familia, viaa sentimental, afinitile politice sau naionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al unui beneficiar. Cele mai bune practici n acest sens sunt urmtoarele:

fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie s semneze o declaraie privind conflictul de interese (dei acest lucru nu constituie o obligaie n temeiul Directivei 2004/18/CE). Oricine persoan care ar putea s prezinte un conflict de interese ar trebui s se abin s ia parte la procedura de achiziie;

ar trebui s se instituie sisteme, controale i formare profesional pentru a garanta faptul c toi actorii eseniali, capabili s influeneze deciziile privind domeniul de aplicare sau atribuirea unui contract, sunt contieni de responsabilitatea lor de a aciona imparial i integru. Aceti actori ar fi trebuit s semneze o declaraie privind conflictul de interese. La nceputul procesului de achiziie, ar trebui s i se solicite comisiei de evaluare s declare orice conflict de interese existent sau potenial. Aceste declaraii ar trebui s fie nregistrate i pstrate n dosarul contractului. Fiecare AC ar trebui s dispun de proceduri adecvate n acest sens;

ofertanilor trebuie s li se solicite s declare orice conflict de interese (i orice conflict de interese al rudelor ofertanilor) la momentul depunerii ofertelor. Aceast declaraie constituie o cerin minim prevzut n documentaia de licitaie.

Pentru mai multe informaii, a se vedea cauza C-538/13, eVigilo, n care s-a hotrt c AC trebuie s determine existena conflictelor de interese posibile i s ia msuri adecvate pentru a preveni i detecta conflictele de interese i a le remedia (a se vedea n special punctele 42-44 din aceast cauz). Noile directive definesc conceptul de conflict de interese i n principiu l enumer ca temei pentru excludere. OLAF a elaborat un ghid practic intitulat Identificarea conflictelor de interese n procedurile de achiziii publice referitoare la aciuni structurale. Personalul din statele membre are acces la documentul orientativ.

Descoperirea unui conflict de interese nedeclarat poate pune sub semnul

ntrebrii imparialitatea procesului de achiziie i poate duce la corecii financiare.

A se vedea linkul ctre principiile OCDE privind integritatea n procesul de achiziii publice: link

Pentru mai multe informaii cu privire la msurile anticorupie i antifraud, a se vedea articolul 125 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 n Setul de instrumente 10

Documentarea i pstrarea evidenei: Documentarea ntregului proces de achiziie i justificarea tuturor deciziilor eseniale reprezint o cerin critic pentru a asigura faptul c regularitatea cheltuielilor poate fi ulterior verificat sau auditat. Sistemele de nregistrare a informaiilor pot s fie manuale sau electronice sau o combinaie a celor dou, dar tendina este de a prelucra i a stoca informaiile n format electronic, astfel nct s se

17

Actorii financiari i celelalte persoane implicate n gestionarea i execuia bugetului, inclusiv n aciunile preparatorii, precum i n audit sau control nu trebuie s ia nicio msur care ar putea genera un conflict ntre propriile interese i cele ale Uniunii. Un conflict de interese survine n cazul n care exercitarea imparial i obiectiv a funciilor unui actor financiar sau ale unei alte persoane este compromis din motive care implic familia, viaa sentimental, afinitile politice sau naionale, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al unui beneficiar. Cele mai bune practici n acest sens sunt urmtoarele:

fiecare membru al comisiei de evaluare trebuie s semneze o declaraie privind conflictul de interese (dei acest lucru nu constituie o obligaie n temeiul Directivei 2004/18/CE). Oricine persoan care ar putea s prezinte un conflict de interese ar trebui s se abin s ia parte la procedura de achiziie;

ar trebui s se instituie sisteme, controale i formare profesional pentru a garanta faptul c toi actorii eseniali, capabili s influeneze deciziile privind domeniul de aplicare sau atribuirea unui contract, sunt contieni de responsabilitatea lor de a aciona imparial i integru. Aceti actori ar fi trebuit s semneze o declaraie privind conflictul de interese. La nceputul procesului de achiziie, ar trebui s i se solicite comisiei de evaluare s declare orice conflict de interese existent sau potenial. Aceste declaraii ar trebui s fie nregistrate i pstrate n dosarul contractului. Fiecare AC ar trebui s dispun de proceduri adecvate n acest sens;

ofertanilor trebuie s li se solicite s declare orice conflict de interese (i orice conflict de interese al rudelor ofertanilor) la momentul depunerii ofertelor. Aceast declaraie constituie o cerin minim prevzut n documentaia de licitaie.

Pentru mai multe informaii, a se vedea cauza C-538/13, eVigilo, n care s-a hotrt c AC trebuie s determine existena conflictelor de interese posibile i s ia msuri adecvate pentru a preveni i detecta conflictele de interese i a le remedia (a se vedea n special punctele 42-44 din aceast cauz). Noile directive definesc conceptul de conflict de interese i n principiu l enumer ca temei pentru excludere. OLAF a elaborat un ghid practic intitulat Identificarea conflictelor de interese n procedurile de achiziii publice referitoare la aciuni structurale. Personalul din statele membre are acces la documentul orientativ.

Descoperirea unui conflict de interese nedeclarat poate pune sub semnul

ntrebrii imparialitatea procesului de achiziie i poate duce la corecii financiare.

A se vedea linkul ctre principiile OCDE privind integritatea n procesul de achiziii publice: link

Pentru mai multe informaii cu privire la msurile anticorupie i antifraud, a se vedea articolul 125 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 n Setul de instrumente 10

Documentarea i pstrarea evidenei: Documentarea ntregului proces de achiziie i justificarea tuturor deciziilor eseniale reprezint o cerin critic pentru a asigura faptul c regularitatea cheltuielilor poate fi ulterior verificat sau auditat. Sistemele de nregistrare a informaiilor pot s fie manuale sau electronice sau o combinaie a celor dou, dar tendina este de a prelucra i a stoca informaiile n format electronic, astfel nct s se

18

asigure transparena procesului decizional. AC ar trebui s menin o eviden a procedurilor sale de achiziie i a tuturor documentaiilor asociate care acoper toate documentele din partea tuturor participanilor la procedur.

1.3 Elaborarea justificrii oportunitii achiziiei

Justificarea oportunitatii achizitiei: trebuie s justifice necesitatea executrii contractului i beneficiile care urmeaz s fie obinute. AC ar trebui s planifice ca justificarea oportunitii achiziiei s fie elaborat n cadrul departamentului care lanseaz cererea de oferte i aprobat de ctre echipa de conducere a respectivului departament. n cazul contractelor de achiziii publice cu risc mare, s-ar putea s fie necesar ca proprietarul proiectului s trimit justificarea oportunitii achiziiei echipei de conducere a organizaiei. n cazul achiziiilor cu valoare mare, aceasta justificare ar trebui s includ un registru de riscuri.

A se vedea lista de control pentru analiza rentabilitii din Setul de instrumente 1.

Planificarea pentru situaii neprevzute, gestionarea riscurilor i planuri de aciune n cazul apariiei unor probleme: Care sunt riscurile eseniale i cum vor fi ele alocate? Pot/ar trebui ele s fie gestionate prin contract? Care ar fi impactul unui eec? Managerul de contract/proiect ar trebui s efectueze o evaluare a riscurilor la nivelul ntregului contract i s stabileasc planuri adecvate pentru situaiile neprevzute i planuri de aciune n cazul n care apar probleme. Managerul de contract/proiect ar trebui s se asigure c planul pentru situaii neprevzute este elaborat n cursul etapelor incipiente ale perioadei contractuale i c planul este inclus n registrul de riscuri. Planul ar trebui s stabileasc: dispoziiile care trebuie s fie implementate n cazul n care se renun la proiect, proiectul nu este finalizat la termen sau eueaz n etapa de punere n aplicare; responsabilitatea pentru asigurarea finanrii n situaiile neprevzute i msurile necesare pentru a activa planul.

A se vedea Setul de instrumente 2 privind elaborarea registrului de riscuri i a planului pentru situaii neprevzute

1.4 Selecia procedurii

Decizia privind selecia procedurii care urmeaz s fie utilizat este esenial i strategic, afectnd ntregul proces de achiziie. Decizia ar trebui luat i justificat n etapa de planificare.

Exist mai multe opiuni, dintre care trei sunt menionate n continuare.

Procedur deschis: Aceasta este o procedur n care toi furnizorii interesai de contract i care au rspuns unui anun de participare i pot depune ofertele. Toate aceste oferte trebuie luate n considerare fr niciun proces de selecie prealabil. Evaluarea i selecia se efectueaz dup depunerea ofertelor.

Procedur restrns: Aceasta este o procedur cu dou etape n care numai acei furnizori care au fost invitai pot s depun oferte. Selecia i ntocmirea listei de preselecie se efectueaz de obicei pe baza unui chestionar de precalificare (CPC). Directiva prevede un minimum de cinci candidai. AC poate s impun o limit cu privire la numrul maxim de candidai pentru o anumit procedur.

Procedura negociat excepional/procedura dialogului competitiv: Aceasta survine n cazul n care organizaia poate, n anumite circumstane excepionale, s

19

negocieze condiiile unui contract cu unul sau mai muli furnizori, la alegerea sa. n mod obinuit, negocierea/dialogul ar trebui s se poarte cu nu mai puin de trei candidai, cu condiia s existe un numr suficient de candidai disponibili. Candidaii cu care se poate purta un dialog competitiv pot fi selectai prin intermediul unei proceduri restrnse.

Procedura deschis sau restrns reprezint metodele utilizate n mod obinuit pentru achiziiile publice de lucrri, servicii sau bunuri de natur curent. Dintre cele dou, procedura deschis este utilizat n special n cazul n care concurena se limiteaz la civa candidai i caietul de sarcini ar putea fi complicat i ar fi nevoie de expertiz tehnic. Procedura restrns este utilizat n general n cazul n care exist un grad mare de concuren pe pia (mai muli ofertani poteniali), aa cum este cazul pe piaa serviciilor de curenie, a echipamentelor IT, a serviciilor i mobilei, iar AC dorete s elaboreze o list de preselecie. Ca prim pas, se stabilesc cerinele AC ntr-un anun de participare publicat (n JOUE dac valoarea depete pragurile relevante) i potenialii ofertani sunt invitai s transmit scrisori de exprimare a interesului. Anunul de participare poate s indice informaiile relevante care trebuie s fie prezentate sau aceste informaii pot fi cutate prin intermediul unui chestionar de precalificare (CPC) detaliat expediat prilor interesate. Al doilea pas presupune emiterea documentaiei de licitaie mpreun cu o invitaie de participare la licitaie (IPL) care se transmite numai celor preselectai ca avnd nivelul solicitat de capacitate i expertiz profesional, tehnic i financiar.

Avantajele i dezavantajele procedurilor deschise i restrnse sunt rezumate n tabelul urmtor.

PROCEDUR Avantaje: Dezavantaje:

DESCHIS cu competitivitate mare datorit numrului nelimitat de oferte;

ntreaga documentaie de la ofertani este primit n acelai timp pentru evaluare, ceea ce duce la o economie de timp;

att criteriile de selecie, ct i cele de atribuire sunt indicate n avans n AP;

viteza procedurii; introducerea unei ci de atac este mai

puin probabil, ntruct aciunile i deciziile AC se refer la o procedur

cu numai o etap; decizia este mai uor de aprat,

ntruct se axeaz direct pe atribuire.

procesul poate prea c dureaz mult, ntruct toate ofertele conforme trebuie s fie examinate de autoritatea contractant. Acest lucru poate ntrzia procedura de atribuire.

consum important de resurse pentru AC i ofertani.

19

negocieze condiiile unui contract cu unul sau mai muli furnizori, la alegerea sa. n mod obinuit, negocierea/dialogul ar trebui s se poarte cu nu mai puin de trei candidai, cu condiia s existe un numr suficient de candidai disponibili. Candidaii cu care se poate purta un dialog competitiv pot fi selectai prin intermediul unei proceduri restrnse.

Procedura deschis sau restrns reprezint metodele utilizate n mod obinuit pentru achiziiile publice de lucrri, servicii sau bunuri de natur curent. Dintre cele dou, procedura deschis este utilizat n special n cazul n care concurena se limiteaz la civa candidai i caietul de sarcini ar putea fi complicat i ar fi nevoie de expertiz tehnic. Procedura restrns este utilizat n general n cazul n care exist un grad mare de concuren pe pia (mai muli ofertani poteniali), aa cum este cazul pe piaa serviciilor de curenie, a echipamentelor IT, a serviciilor i mobilei, iar AC dorete s elaboreze o list de preselecie. Ca prim pas, se stabilesc cerinele AC ntr-un anun de participare publicat (n JOUE dac valoarea depete pragurile relevante) i potenialii ofertani sunt invitai s transmit scrisori de exprimare a interesului. Anunul de participare poate s indice informaiile relevante care trebuie s fie prezentate sau aceste informaii pot fi cutate prin intermediul unui chestionar de precalificare (CPC) detaliat expediat prilor interesate. Al doilea pas presupune emiterea documentaiei de licitaie mpreun cu o invitaie de participare la licitaie (IPL) care se transmite numai celor preselectai ca avnd nivelul solicitat de capacitate i expertiz profesional, tehnic i financiar.

Avantajele i dezavantajele procedurilor deschise i restrnse sunt rezumate n tabelul urmtor.

PROCEDUR Avantaje: Dezavantaje:

DESCHIS cu competitivitate mare datorit numrului nelimitat de oferte;

ntreaga documentaie de la ofertani este primit n acelai timp pentru evaluare, ceea ce duce la o economie de timp;

att criteriile de selecie, ct i cele de atribuire sunt indicate n avans n AP;

viteza procedurii; introducerea unei ci de atac este mai

puin probabil, ntruct aciunile i deciziile AC se refer la o procedur

cu numai o etap; decizia este mai uor de aprat,

ntruct se axeaz direct pe atribuire.

procesul poate prea c dureaz mult, ntruct toate ofertele conforme trebuie s fie examinate de autoritatea contractant. Acest lucru poate ntrzia procedura de atribuire.

consum important de resurse pentru AC i ofertani.

20

RESTRNS numr limitat de oferte de evaluat i, prin urmare, un consum mai redus de resurse pentru AC/comisia de evaluare;

posibilitatea de a limita participarea doar la operatorii de pe pia cu nivel mare de specializare (n cazul contractelor complexe referitor la care pregtirea unei oferte presupune costuri importante, limitarea numrului de ofertani prin intermediul unui chestionar de precalificare poate face oferta mai atractiv, ntruct ansa de a ctiga licitaia este mai mare pentru ofertanii precalificai dect ntr-o procedur deschis.)

concuren mai redus datorit numrului limitat de ofertani;

mai multe posibiliti de introducere a unei ci de atac, ntruct aciunile i deciziile AC se refer la o procedur cu dou etape;

mai dificil, cerine mari n materie de transparen.

Procedura negociat se poate utiliza numai n circumstane excepionale, astfel cum se prevede n Directiva 2004/18/CE. n toate situaiile, utilizarea procedurii trebuie s fie justificat. AC trebuie s asigure tratamentul egal al ofertanilor. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine AC. Exist dou tipuri de procedur negociat n Directiva 2004/18/CE: 1) Procedura negociat cu publicarea prealabil a unui anun de participare (articolul

30 din Directiva 2004/18/CE): AC anun i negociaz condiiile contractului. Acest proces presupune depunerea de oferte oficiale de ctre cel puin trei candidai (precalificai pe aceeai baz ca n cazul procedurii restrnse prezentate mai sus, cu condiia s existe cel puin acest numr de ofertani care ndeplinesc criteriile de calificare minime) cu negocierea condiiilor finale ntr-un proces competitiv. Aceast procedur poate fi utilizat: n cazul n care natura cerinelor nu permite stabilirea unui pre total; n cazul n care nu este posibil s se specifice cerinele n privina unui serviciu

cu suficient precizie pentru a permite ofertanilor s rspund cu oferte cu preuri;

n cazul n care se solicit lucrri care sunt executate numai n scopuri de cercetare, testare sau dezvoltare i nu cu obiectivul de a asigura profitabilitate sau recuperarea costurilor de cercetare i dezvoltare; i

n cazul n care procedura deschis, restrns sau a dialogului competitiv nu a atras oferte conforme i acceptabile [Ofertele neconforme n sensul articolului 30 alineatul (1) litera (a) din Directiva 2004/18/CE sunt ofertele care nu respect documentele de achiziii publice, care au fost primite trziu, referitor la care exist probe privind acorduri secrete sau corupie sau care, n opinia autoritii contractante, au un pre anormal de mic]. Ofertele inacceptabile n sensul articolului 30 alineatul (1) litera (a) din Directiva 2004/18/CE sunt ofertele inacceptabile n temeiul dispoziiilor legale naionale compatibile cu articolele 4, 24, 25, 27 i capitolul VII (de exemplu, ofertele depuse de ofertani care nu au calificrile necesare).

21

AC nu sunt obligate s publice un anun de participare (AP) n cazul n care acestea includ n procedura negociat toi ofertanii care ndeplinesc criteriile de la articolele 45-52 din Directiva 2004/18/CE i numai pe acetia, n msura n care condiiile contractuale iniiale nu sunt modificate n mod substanial.

2) Procedura negociat fr publicarea prealabil a unui anun de participare (articolul 31 din Directiva 2004/18/CE):

AC negociaz, fr publicare, condiiile contractuale direct cu una sau mai multe pri. Aceasta este o ndeprtare de la principiile de baz ale deschiderii, transparenei i concurenei i reprezint o procedur absolut excepional. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine AC.

Situaiile principale n care poate fi utilizat aceast procedur sunt:

n cazuri de urgen extrem justificat de circumstane neprevzute. Aceast procedur vizeaz cazurile de urgen extrem pe care AC nu ar fi putut s le prevad de la nceputul procedurii de achiziii i care nu se pot atribui aciunilor AC (cum ar fi dezastrele naturale, inundaiile etc.);

n cazul lucrrilor/serviciilor/bunurilor suplimentare, justificate de circumstane neprevzute care survin chiar dac AC a elaborat proiectul i/sau termenii de referin ntr-o modalitate diligent (a se vedea cauzele T-540/10 i T-235/11, Spania/Comisia);

n cazul n care, din motive de natur tehnic sau artistic sau datorit existenei unor drepturi speciale sau exclusive, exist numai un singur furnizor sau prestator de servicii posibil;

n cazul n care o procedur deschis sau restrns nu a atras nicio ofert sau nicio ofert corespunztoare (cu condiia ca toi cei care au depus oferte s fie inclui n negocieri i ca specificaiile cerinei s nu fie modificate n mod substanial). Ofertele necorespunztoare n sensul articolului 31 alineatul (1) litera (a) din Directiva 2004/18/CE reprezint oferte neutilizabile, irelevante pentru contract, care n mod clar nu pot satisface nevoile i cerinele autoritii contractante, astfel cum s-au specificat n documentele de achiziie public, a se vedea cauza C-250/07, Comisia/Grecia);

n cazul prelungirii contractelor existente i repetrii contractelor, n anumite condiii; i

pentru achiziia de bunuri n condiii deosebit de avantajoase, fie de la un furnizor care i nceteaz definitiv activitile comerciale, fie de la curatorul sau lichidatorul unui faliment, al unui concordat cu creditorii sau al unei proceduri juridice sau de reglementare similare.

Utilizarea acestor proceduri constituie o derogare de la normele generale i, prin urmare, este necesar s fie justificat. AC ar trebui s se asigure c circumstanele exacte care justific negocierea, astfel cum s-au stabilit n directiv, exist nainte de a se lua decizia privind utilizarea acestei proceduri. Este vital ca orice propunere de utilizare a procedurii negociate s fie justificat prin trimiteri detaliate la directiv. Dac exist ndoieli, se recomand obinerea de consiliere juridic (cu o nregistrare n scris, n acest scop). Este de reinut c definiiile termenilor excepii i urgen sunt interpretate n mod strict. Sarcina de a face dovada circumstanelor care permit utilizarea procedurii negociate revine AC.

21

AC nu sunt obligate s publice un anun de participare (AP) n cazul n care acestea includ n