29-Apr-14 1 SCRIEREA UNUI RAPORT Pentru numeroşi specialişti, apreciaţi din punct de vedere profesional, a scrie un raport se dovedeşte de multe ori o sarcină foarte dificilă. Mulţi dintre ei întocmesc rapoarte, în situaţii diferite, unii chiar zilnic, dar fără a ţine cont de regulile generale specifice acestui tip de activitate. Aceasta arată că o competenţă profesională nu aduce după sine, în mod automat, şi o competenţă în elaborarea unor materiale scrise, în special a celor profesionale.
Transcript
29-Apr-14
1
SCRIEREA UNUI RAPORT
Pentru numeroşi specialişti, apreciaţi din punct de vedere profesional, a scrie un raport se dovedeşte de multe ori o sarcină foarte dificilă.
Mulţi dintre ei întocmesc rapoarte, în situaţii diferite, unii chiar zilnic, dar fără a ţine cont de regulile generale specifice acestui tip de activitate.
Aceasta arată că o competenţă profesională nu aduce după sine, în mod automat, şi o competenţă în elaborarea unor materiale scrise, în special a celor profesionale.
29-Apr-14
2
Scrisorile de afaceri, întâlnirile, discursurile, sunt activităţi de comunicare obişnuite pentru majoritatea specialiştilor.
Rapoartele sau referatele sunt însă forme de comunicare ceva mai speciale, care necesită instruire şi practici speciale.
Aceasta, în primul rând, pentru că elaborarea lor presupune respectarea unei modalităţi proprii domeniului, deci cunoaşterea unor principii fundamentale.
De aceea, în cele ce urmează se vor prezenta aspectele specifice elaborării unor rapoarte profesionale eficiente.
29-Apr-14
3
1. CE ESTE UN RAPORT
Un raport (s.n., pl. rapoarte) este o formă de comunicare a informaţiilor (sau a sugestiilor) oferită de o persoană care a acumulat şi studiat o serie de fapte, unei alte persoane care are nevoie de acest document, în vederea atingerii unui scop.
Adesea, un raport profesional stă la baza unor decizii şi acţiuni. Se poate defini, mai riguros, conform DEX, ca o ,,comunicare scrisă sau orală, făcută de cineva în faţa unei adunări, a unei autorităţi etc., cuprinzând o relatare (oficială) asupra unei activităţi personale sau colective; textul acestei comunicări”.
În mod strict, prin raport se înţelege un document care a fost solicitat de către o persoană sau de către un for.
Când cineva alege, din proprie iniţiativă, să comenteze un aspect profesional, făcând cu acea ocazie sugestii referitoare la subiectul analizat, atunci documentul se numeşte ,,memorandum”.
Cuvântul trebuie scris întotdeauna în întregime (fără abrevierea ,,Memo"), ca titlu al întregului document.
29-Apr-14
4
2. TIPURI DE RAPOARTE
Rapoartele se pot elabora ca:
• demonstraţii;
• conversaţii;
• notă;
• memoriu;
• pagini de documentare;
• completare de formulare.
Rapoartele pot fi clasificate în funcţie de următoarele criterii:
• lungime (scurte sau lungi); • ton (informale* neoficiale, semi-oficiale sau
Pentrua fi eficient, un raport profesional trebuie să se supună următoarelor principii fundamentale:
• Să confere unitate problemelor expuse: nu va conţine aspecte pe care cititorul le cunoaşte deja sau care sunt în afara subiectului.
• Să fie complet: să nu excludă aspectele necesare adresantului.
• Să conţină numai informaţii corecte şi afirmaţii valide.
• Să prezinte subiectul conform unui plan, bazat pe o analiză logică şi o clasificare a materialului.
• Maniera de prezentare să fie clară, pentru ca adresantul să nu aibe dubii în interpretarea informaţiilor primite.
• Stilul să fie simplu şi concis.
• Să fie inteligibil pentru toţi adresanţii, chiar şi pentru cei mai puţin familiarizaţi cu subiectul discutat
29-Apr-14
6
4. TERMENI DE REFERINŢĂ La elaborarea unui raport trebuie să fie clar care este
subiectul şi de ce trebuie expus. Răspunsurile la aceste întrebări constituie ceea ce poartă numele de “termeni de referinţă”; ei definesc scopul şi limitele investigaţiei autorului.
• Trebuie să fie clari şi acceptaţi încă din start, pentru a putea orienta evoluţia raportului. Dacă enunţurile referitoare la termenii de referinţă par a fi clare, dar prea lungi, se impune rescriere a lor sub o formă mai concisă, înainte de includerea lor în raport.
• Printre aceşti termeni, este util a se insera şi o referire la persoana sau autoritatea pentru care se întocmeşte acel raport. De obicei, termenii de referinţă se plasează în introducerea raportului.
5. STRUCTURA DE BAZĂ
• Un raport clasic, oricât de scurt, trebuie să fie caracterizat de structura următoare:
Un raport de dimensiuni mai mari poate conţine şi alte elemente esenţiale, denumite anexe sau detalii.
29-Apr-14
7
5.1. Introducerea
• Funcţia principală a acestei părţi este pregătirea adresantului pentru raportul propriu-zis, deci pentru conţinutul acestuia.
• Structura introducerii trebuie să urmeze un model standard, care asigură coerenţa, proporţia potrivită între părţile componente şi clarificarea sensului corect al mesajului de transmis.
Acest plan conţine:
• o prezentare clară şi concisă a subiectului real: trebuie să focalizeze corect atenţia adresantului pe o temă obiectivă;
• o indicaţie privind scopul, alături de informaţii de bază pentru clarificarea scopului;
• o scurtă descriere a metodelor folosite pentru obţinerea informaţiilor la care se va face apel;
• un sumar al concluziilor, descoperirilor şi recomandărilor în formele cele mai simple şi cele mai concise;
• o prezentare a planului ce stă la baza raportului.
29-Apr-14
8
5.2. Conţinutul
Conţinutul raportului cuprinde secţiunile plasate între Introducere şi Final, mai concret:
- toate faptele, - problemele, - natura investigaţiei, - explicarea şi prezentarea detaliilor, - metodologia folosită, - procedurile urmărite, - rezultatele obţinute şi o analiză a acestora.
5.3. Finalul (încheierea)
Funcţia acestei ultime părţi a raportului este de a prezenta scurt şi clar concluziile, recomandările necesare şi eventualele finalizări practice.
Orice final de raport trebuie să aibă următoarele caracteristici :
– nu introduce nimic nou (locul noutăţilor este în partea de conţinut);
– se armonizează cu celelalte două părţi;
– conturează o imagine globală în legătură cu subiectul expus.
29-Apr-14
9
6. FORMATARE
• S-a arătat deja că rapoartele se pot elabora sub numeroase forme. Acestea diferă, între altele, prin aşezarea în pagină a celor trei părţi principale ale raportului.
6.1. Scrisoarea raport / Nota internă
• Este cea mai simplă formă a unui raport scurt. Elementele esenţiale nu sunt prezentate întotdeauna sau în totalitate în Introducere.
Exemplu:
29-Apr-14
10
6.2. Formatul schematizat
• Acest tip de raport s-ar putea prezenta ca un raport separat scurt, asemănător unei scrisori de afaceri (în ceea ce priveşte lungimea). El va folosi secţiuni şi subtitluri, dar nu va conţine elemente esenţiale.
29-Apr-14
11
6.3. Coerenţa
• Scopul principal al unui paragraf sau al unei fraze este de a separa şi în acelaşi timp de a corela logic elementele, ca părţi ale intregului.
• Aranjamentul logic asigură coerenţa textului, însă adesea este necesară trecerea rapidă de la o secţiune la alta, prin folosirea legăturilor între cuvinte şi fraze sau prin referiri la fapte expuse anterior.
• Acestea sunt paragrafe scurte, ce nu conţin informaţii suplimentare, însă acţionează ca elemente de legătură între secţiunile textului.
6.4. Numerotarea
• Numerotarea titlurilor capitolelor, subcapitolelor, paragrafelor şi subparagrafelor (deci maximum patru niveluri) este o problemă de estetică.
• Dacă modul de prezentare a unui capitol este suficient de clar, atunci se poate renunţa la numerotare.
• Unii autori preferă însă menţinerea numerotării numai pentru a realiza efecte vizuale specifice, pentru a orienta citirea de către adresant şi pentru a corela logic informaţiile.
29-Apr-14
12
• Cea mai potrivită numerotare, mai ales în mediul tehnic, este numerotarea zecimală
• Sistemul este util mai ales în cazul rapoartelor care trebuie discutate în timpul unor şedinţe de lucru, situaţie în care referirile la secvenţele din text se pot face mai uşor, atât de cei care le discuta cât şi în cadrul procesului verbal al şedinţei.
7. RAPOARTE EXTINSE
Rapoartele oficiale au o structură tipică, care se poate modifica şi adapta folosind următoarele elemente:
a. Elemente preliminarii
– Pagina titlurilor
– Scrisori de autorizare, de aprobare, de informare (termenii de referinţă)
– Cuprinsul
– Lista tabelelor şi a figurilor
– Cuvânt înainte/ Prefaţă
– Cuvânt de mulţumire
– Rezumat
29-Apr-14
13
b. Raport principal
– Introducere
– Discuţii, relatări, realizări
– Concluzii (recomandări, dacă este cazul)
c. Suplimente
– Referinţe bibliografice
– Anexe
– Index al subiectelor
7.1. Elementele preliminarii
Adresantul realizează primul contact cu raportul prin intermediul paginii de titlu, pe care va căuta (şi este bine, deci, să găsească) răspunsuri la următoarele întrebări:
• Despre ce este vorba? (Subiectul raportului, Autorii)
• Pentru cine? (Numele persoanei sau al grupului pentru care s–a întocmit raportul)
• De unde? (Adresa organizaţiei autorilor)
• Când? (Data, cu precizarea zilei, a lunii şi a anului)
29-Apr-14
14
Titlul
• Trebuie să fie suficient de scurt pentru a fi citit dintr-o privire.
• În acelaşi timp el trebuie să fie bine definit.
• Titlul va fi centrat, iar dacă se va scrie pe mai multe rânduri, cuvintele semnificative vor aparţine unui aceluiaşi rând.
• Se va evita plasarea unor cuvinte sau noţiuni cheie la sfârşitul rândurilor.
Cuprinsul
• Acesta face posibilă citirea selectivă de către cei interesaţi doar în anumite părţi ale raportului.
• Cuprinsul va include sumarul titlurilor şi subtitlurilor, evidenţiind cu această ocazie, mai clar, logica structurală a raportului.
29-Apr-14
15
Lista tabelelor şi a figurilor
Este utilă nu numai pentru cel ce citeşte raportul.
Ea permite şi verificarea asamblării corecte a materialului, înainte de multiplicare şi legare.
• Atenţie: Fiecare figură sau ilustraţie trebuie să aibă o legendă şi cel puţin o referire în text.
Cuvântul înainte sau prefaţa
• Se practică, de regulă, în cazul rapoartelor mai lungi, generale, destinate nu unei singure persoane, ci unui anumit grup sau domeniu depersoane interesate.
• Prin acest element se explică succint motivul pentru care autorii au dorit realizarea raportului, explicând totodată şi motivul pentru care raportul a fost redactat într-un anumit mod.
29-Apr-14
16
Mulţumirile
• Există obiceiul de a mulţumi anumitor persoane, din interiorul colectivului de redactare sau din exterior, specificând numele celor care au realizat şi redactat raportul.
• Se vor menţiona numai persoanele cu contribuţii deosebite, nu întregul colectiv.
• Dacă realizarea raportului a fost posibilă şi datorită unui sprijin extern, trebuie menţionat în mod expres acest lucru.
• De asemenea, trebuie menţionate numele persoanelor din colectivul de tehnoredactare, din cadrul serviciului tehnic şi de secretiariat.
Rezumatul
• Este un paragraf foarte comprimat, care prezintă scopul raportului şi caracteristicile generale ale concluziilor şi recomanddrilor.
• Scopul său este de a oferi cititorului o primă imagine generală asupra ideilor conţinute de raport, înainte de lecturarea Introducerii, care este de regulă mai lungă.
29-Apr-14
17
Indexul de nume şi/sau subiecte
Pentru orientarea rapidă a celor interesaţi în modul în care raportul comentează părerile unei anumite personalităţi în domeniu sau un anumit subiect, este foarte util ca raportul să fie completat cu un index.
Acesta va lista alfabetic numele menţionate în raport sau noţiunile menţionate, indicând şi paginile la care acestea se află în interiorul raportului.
8. SINTEZA MATERIALULUI
Este o operaţie care presupune parcurgerea următoarelor etape: • Colectarea materialului relevant, sub formă de note,
