Compu de Acces Practiquitas

Guía de Referencia de Microsoft Access 2000 –

GUIA DE REFERENCIA DEL ALUMNO

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CONTENIDOSesión I INTRODUCCION

Objetivos

Introducción.

Bases de datos.

Diseño de Bases de Datos

Sesión II, INTRODUCCION AL ACCESS

Objetivos

Introducción

Elementos de Access

Crear una tabla

Tipo de datos

La clave principal

Sesión III. BASES DE DATOS EN ACCESS

Objetivos

Creación de una base de datos

Creación de tablas

Tipos de datos en Access

Sesión IV. CREACIÓN, RELACIONES Y LLENADO DE TABLAS.

Objetivos

Crear de Tablas para el sistema de Matriculas

Crear las relaciones entre las Tablas

Llenar las tablas.

Sesión V. CONSULTAS

Objetivos

Crear Consultas

criterios de selección

Practica

Sesión VI. USO DEL GENERADOR DE EXPRESIONES

Objetivos ________________________________________________________________________________________UAP


Utilización del Generador de Expresiones

Consultas de Totales

Sesión VII. CONSULTAS DE ACCIÓN

Objetivos

Consultas para la creación de Tablas

Consulta eliminación

Consulta de datos Anexados

Sesión VIII. FORMULARIOS SIMPLES

Objetivos

Crear Formulario haciendo uso de del asistente

Crear formulario Haciendo uso de vista diseño

Crear Formularios haciendo uso del cuadro de herramientas

Sesión IX. FORMULARIOS AVANZADO

Objetivos

Crear Formularios avanzados

Formulario de varias Paginas y Botón de comando

Sesión X. INFORMES

Objetivos

Crear Informes con el Asistente

Sesión XI. INFORMES ESPECIALIZADOS:

Objetivos

Crear Informes especializados.

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OBJETIVOS Conocer y aprender los Conceptos de Sistemas de

Información.

Conocer y aprender los conceptos de Bases de Datos

TEMAS: Introduccion al Desarrollo de Sistemas de Información

Metodo del ciclo de vida clásico de un sistema de

Información.

o Investigación Preliminar

o Determinación de los requerimientos del

sistema.

o Diseño del sistema.

o Desarrollo de Software.

o Prueba de los sistemas.

o Implantación y Evaluación.

Bases de Datos.

Diseño de Bases de Datos

Elementos de las Bases de Datos

INTRODUCCIÓN AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION


INTRODUCCION AL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Hoy en DIA buena parte de nuestra sociedad se apoya en la tecnología de sistemas de

información para trabajar con “mayor inteligencia”, Las computadoras y los sistema de

información ocupan ahora un sitio especial en las empresas en donde facilitan las operaciones

haciéndolas más eficientes (reservación de aerolíneas, archivos clínicos de hospitales,

contabilidad, farmacias, bibliotecas, etc.).

Con un S.I. se busca básicamente ahorrar: tiempo, dinero y errores.

El S.I. basado en computadora debe funcionar en forma apropiada, ser fácil de utilizar y

adecuarse a la organización para el cual fue diseñado.

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS?

Dentro de las organizaciones, el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la

situación de una empresa con el propósito de mejorarlo con métodos y procedimientos mas

adecuados.

El Diseño de Sistemas es el proceso de Planificar, Remplazar o Complementar un sistema

organizacional existente, determinando previamente si es necesario la utilización de

computadoras.

El Análisis de Sistemas es el proceso de Clasificar e Interpretar hechos, Diagnosticar problemas

y emplear información para recomendar mejoras al sistema.

Ejemplo: en un Almacén (capturar datos, actualizar archivos, emitir reportes, etc.), primero

debemos saber como opera el almacén con que documentación cuenta(pedidos facturas, etc.),

para luego relacionar esta información.

El almacenamiento, manipulación y recuperación de información en forma eficiente, es vital y

estratégico para cualquier organización. Las bases de datos juegan un rol crítico en casi todas las

áreas donde las computadoras son usadas, incluyendo negocios, ingeniería, medicina, leyes,

educación, etc.

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METODO DEL CICLO DE VIDA CLÁSICO DE UN SISTEMA. DE INFORMACION

Es el conjunto de actividades que los analistas diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e

implantar un S.I. El método del ciclo de vida para el desarrollo de S.I. consta de las siguientes

actividades:

1. Investigación Preliminar

2. Determinación de los requerimientos del sistema.

3. Diseño del sistema.

4. Desarrollo de Software.

5. Prueba de los sistemas.

6. Implantación y Evaluación.

1.- INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

La solicitud para recibir ayuda de un S.I. se inicia generalmente con la petición de una persona,

administrador, empleado o especialista en sistemas.

Cuando se formula esta solicitud comienza la investigación preliminar, esta actividad consta de 3

partes:

a.- Aclaración de la Solicitud.-La solicitud que nos proporciono la persona debe ser

examinado para determinar con precisión lo que el solicitante desea, y conversar con este

hasta que la petición sea claramente planteada

b.- Estudio de factibilidad.-Consiste en determinar si el sistema solicitado es factible.

Existen 3 aspectos relacionados con la factibilidad:

1.- Factibilidad Técnica.-

2.- Factibilidad Económica.-

3.- Factibilidad Operacional.

c.- Aprobación de la solicitud.-No todos los proyectos solicitados son deseables o

factibles, No todas las solicitudes de crear un S.I se desarrolla.

Después de aprobar la solicitud de un proyecto se estima su costo, el tiempo necesario para

terminarlo y las necesidades de persona, el cual esta listo para ser desarrollado.

2.- DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA.

Hay que comprender todas las facetas de la empresa en estudio, debemos estudiar los procesos

de la empresa y dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Qué es lo que se hace?________________________________________________________________________________________UAP


¿Cómo se hace?

¿Con que frecuencia se presenta?

¿Qué tan grande es el volumen de transacciones?

¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

¿Existen problemas?

Para responder estas preguntas el analista conversa con varias personas, para lo cual emplea una

serie de herramientas de recolección de información, como por ejemplo los cuestionarios, o las

entrevistas con los miembros de la organización, así como el estudio de manuales, reportes,

documentos, etc. Todo esto con el propósito de comprender el proceso en su totalidad.

3.- DISEÑO DEL SISTEMA.

El Diseño de un S.I. produce los detalles que establece la forma en la que el sistema cumplirá

con los requerimientos durante la fase de análisis. En esta etapa debemos identificar: los reportes

y demás salidas, mostrar un bosquejo de cómo el sistema quedara al finalizarse, identificar que

los datos de entrada que serán calculados y la información que será almacenada, seleccionar los

dispositivos de almacenamiento, estas especificaciones deben estar representadas en diagramas,

tablas, símbolos especiales, etc, esta información luego debe ser proporcionada a los

programadores para comenzar con la fase de desarrollo de software.

Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las especificaciones de software

completas y claramente delineadas.

Es en esta etapa en donde el ACCESS entra a tallar como un Gestor de Bases de Datos para

hacer los bosquejos del Análisis

4.- DESARROLLO DE SOFTWARE.

Esta fase esta a cargo de los programadores, quienes son los encargados de transcribir el diseño a

un lenguaje de programación escribiendo líneas de código, y seleccionando a su vez el software

adecuado.

Los programadores también son responsables de la documentación de los programas, la

documentación es esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que

la aplicación se encuentra instalada.

5.- PRUEBA DE LOS SISTEMAS.

En el que el sistema es puesto a prueba para asegurarse que el software no tenga fallas, es decir

que funcione de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que

lo haga. Hacer que los usuarios utilicen el sistema y lo empleen incluso de formas no

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previstas(validación de datos). Es preferible descubrir cualquier sorpresa antes de que la

organización implante el sistema y dependa del.

6.- IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN.

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los usuarios, e

instalar la aplicación

BASES DE DATOS

Una Base de Datos es un conjunto de información (un conjunto de datos) relacionada que se

encuentra agrupada o estructurada, y que puede ser compartida por varios usuarios y/o

aplicaciones

Cuando utilizamos una guía de teléfonos, el archivo con las fichas de los libros existentes en una

biblioteca o un catálogo de artículos de una tienda, lo que en realidad estamos tratando son bases

de datos manuales.

Una base de datos manual resulta difícil de gestionar y modificar, ya que los datos se encuentran

clasificados por un único aspecto en la mayoría de los casos. Una guía de teléfonos esta

organizada por los apellidos de los abonados, pero seria imposible por ejemplo conocer a quien

pertenece un determinado numero telefónico.

En una base de datos informatizada los datos son almacenados en memorias masivas (discos),

permitiendo un acceso directo a ellos. Estas bases de datos requieren una gran cantidad de

espacio de almacenamiento que se miden en términos de gigabytes, o para bases de datos mas

grandes en términos de terabytes de datos

BASE DE DATOS EN ACCESS

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de

base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento

independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de

formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de

consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes.

Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o

desde una intranet por medio de páginas de acceso a datos.

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el

seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de

acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

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ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS

TABLA: Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o

proveedores. La utilización de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los

datos sólo una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada

de datos.

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

CLAVE PRIMARIA: es un identificador único que distingue un registro de otro añadiendo un

campo de clave primaria de una tabla a otra y definiendo una relación.

CLAVE FORÁNEA: es un atributo de una tabla que en otra es la clave primaria.

RELACIONES: Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la base de datos de Microsoft

Access, necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cómo debe volver a combinar esa

información. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada

esta operación, puede crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias

tablas a la vez.

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DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS

Es recomendable que antes de diseñar una base de datos nos detengamos unos momentos en pensar

sobre nuestras necesidades en concreto y después (con ayuda de papel y lápiz) hacer una estructura

previa de nuestra base.

Antes de proceder de crear una base son éstas las decisiones que hemos de tomar:

1. Decidir los campos que vamos a necesitar:

Antes de hacer cualquier cosa en nuestro ordenador tenemos que saber qué campos va a tener

nuestra base de datos. Por ejemplo, si es una base de datos de Matriculas, necesitaríamos crear los

campos espaciales para Alumnos, docentes, cursos, matriculas, carreras profesionales, etc..

Si es una Base de Datos de los Empleados, necesitarías como mínimo los campos del Nombre y

Apellido, Cargo, Dirección, Teléfono, y uno que otro más dependiendo de las necesidades de

nuestra empresa.

2. El tipo de información para cada campo:

Una vez definidos los campos tenemos que saber qué tipo de datos tendría cada campo: los más

utilizados son texto, número y fecha pero no son los únicos, como lo veremos más adelante.

3. Diseñar la estructura:

Implica definir los campos y su nombre, el orden en que estos campos deben aparecer en nuestra

tabla.

4. Establecer relaciones entre tablas:

Por ejemplo, si tenemos una tabla de libros que a su vez debe tener el campo de autores cuyos datos

están el la tabla de autores, debes establecer una relación entre estas dos tablas. Este proceso se

llama normalización.

5. Designar los campos como claves principales:

La clave principal es muy importante en el diseño de una base de datos que no debemos omitir en

el proceso de la creación de una base de datos.

6. Procedemos a diseñar la base de datos en un ordenador.

En esta etapa nos queda por decidir qué tabla debe ser la que primero diseñamos, por ejemplo, en

nuestro ejemplo de Libros, las tablas de Autores y Editores deberían crearse antes de crear la Tabla

de Títulos.

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OBJETIVOS Conocer y aprender el entorno del Access 2000

Conocer los componentes u objetos del Access

Conocer la Base de Datos NEPTUNO del Access.

TEMAS: Que es el Microsoft Access

El Entorno del Access

Elementos del Access

Tablas

Consultas

Formularios

Informes

Paginas

Macros

Modulos

Bases de Datos NEPTUNO.

INTRODUCCION AL MICROSOFT ACCESS 2000


¿QUE ES EL MICROSOFT ACCESS?

Es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse

como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las

bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato Un campo es

cada uno de los tipos de datos que se van a usar. Se hace referencia a los campos por su nombre.

Un registro está formado por el conjunto de información en particular. Un dato es la intersección

entre un campo y un registro.

EL ENTORNO DEL MICRSOSOFT ACCESS 2000

ELEMENTOS DEL ACCESS

TABLAS

Las tablas con el componente básico o elemental de las bases de datos. O lo que es lo mismo,

una base de datos está principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. Las tablas

contienen datos sobre algo o alguien, proveedores, clientes, libros en una biblioteca, compras,

ventas, etc.

Ejemplo del componente principal de una Base de Datos (la Tabla)

Nombres Apellidos Teléfono Dirección Edad

Luis Portugal Díaz 231415Av. de la cultura

42126

Rosa Tapia Apaza 241315 Av. Los Incas 245 32

Fabiola Zapata Rivas 231452 Av. Tullumayo 27

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Columnas

FilasTuplasoRegistros


423

Donde : Luis, 231452, 27 son Datos

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CONSULTAS

Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener

información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas

pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá

que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La

importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que

permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

FORMULARIOS

Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas,

principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos

redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información

desarrollado con Access.

INFORMES

Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la

hora de imprimir nuestros datos. Páginas de acceso a datos Una página de acceso a datos es una

página Web que se puede utilizar para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una

base de datos de Microsoft Access o de SQL Server. Se pueden crear páginas que se utilizarán

para especificar y modificar datos, de manera similar a los formularios de Access. También se

pueden crear páginas que muestren registros agrupados jerárquicamente, de manera similar a los

informes de Access.

Reunir y distribuir datos actuales de diversas maneras: Se pueden utilizar páginas para

agregar, modificar y ver datos en una base de datos de Microsoft Access o en un proyecto de

Microsoft Access; estas páginas se pueden utilizar en Internet o en una intranet y se pueden

enviar en un mensaje de correo electrónico.

Ver registros agrupados de forma interactiva: En páginas agrupadas, puede ver sólo los detalles

que desee mediante la expansión y contracción de los encabezados de grupo. También se pueden

ordenar y filtrar registros.

Analizar datos y realizar proyecciones: Se pueden organizar datos de diferentes maneras

mediante el uso de una lista de tabla dinámica; también se pueden realizar proyecciones y

cálculos complejos mediante el empleo de un control de hoja de cálculo; finalmente, se pueden

ver datos representados en un gráfico. Mostrar texto HTML: Se puede almacenar código HTML

en campos de la base de datos en uso y mostrarlo como texto HTML con formato en la página.

Por ejemplo, si un valor de un campo incluye la etiqueta HTML que aplica al texto el formato de

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cursiva, <I>Texto</I>, se puede utilizar un control HTML dependiente en la página para mostrar

el valor en cursiva.

Utilizar herramientas de diseño conocidas: En la vista Diseño, se pueden crear páginas

utilizando barras de herramientas, el cuadro de herramientas, temas y otras funciones

similares a las herramientas que se utilizan para crear formularios e informes.

MACROS

Las macros son un mecanismo de automatización de Microsoft Access. Utilizando éstas es

posible automatizar tareas repetitivas eliminando la posibilidad de introducir errores de

operación y liberando tiempo para emplearlo en otras actividades. Podemos decir que una macro

no es más que una lista de tareas que queremos que Access lleva a cabo automáticamente.

MÓDULOS

Los módulos son objetos donde se almacena código escrito en lenguaje de programación

denominado Access Basic.

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BASES DE DATOS NEPTUNO.

Ejecutar la base de Datos Neptuno que es una demostración gratuita del Microsoft Office 2000.

¿Cómo ejecutar la bases de Datos Neptuno?

1.- Hacer Clic en el botón Inicio, seleccionar la opción Buscar Archivos o Carpetas.

2.- En el cuadro de texto Buscar archivos escribir “Neptuno*.mdb”

3.- Hacer doble clic en el Archivo encontrado.

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OBJETIVOS Aprender a crear bases de datos con Access.

Aprender a crear tablas

Conocer los Tipos de datos en Access

Aprender a realizar modificaciones en las tablas

TEMAS: Crear bases de datos sin asistente

Crear tablas.

Tipos de datos

Establecer las claves primarias.

Eliminar, insertar, modificar atributos de las tablas

CREACIÓN DE BASES DE DATOS EN ACCESS 2000


CREAR UNA BASE DE DATOS

Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base

de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es

el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de

forma separada.

El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas,

formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la

forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber

creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos sin usar un asistente:

1. Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para

crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de

diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar.

2. Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos por ejemplo Sistema de

Matriculas, y haga clic en Crear.

3. Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva

base de datos en la barra de herramientas estándar y luego haga doble clic en el icono Base

de datos en blanco en la ficha General, Especifique un nombre y haga clic en Crear.

4. Abrir una Base de datos: Si ya tiene una base de datos y desea abrir, Por Ejemplo: Haga

Clic en el icono abrir, Seleccione Sistema de Matriculas, Clic en abrir del cuadro de

diálogo.

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CREAR UNA TABLA:

Para crear una tabla.

1. Haga clic en la ficha Tablas, a continuación.

2. Doble clic en Crear nueva tabla en vista diseño (o Clic en Nuevo, doble clic en Vista Diseño).

3. Escriba los Nombres de cada uno de los campos y Defina el tipo de dato que se almacenará en

estos campos de la tabla.

4. Defina un campo de clave principal antes de guardar la tabla. Si no define una clave

principal, Microsoft Access le preguntará si desea crear una clave principal automáticamente

al guardar la tabla.

5. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas y, a continuación,

escriba un nombre para la tabla, ejemplo Alumno.

Para el caso del ejemplo Sistema de matriculas se crearan todas las tablas y las relaciones entre

estas en la Sesión3.

LA CLAVE PRINCIPAL

El último paso que hay que dar en el diseño de una tabla consiste en definir lo que se denomina

la clave principal. Este paso es recomendable por dos motivos:

1. Porque se incrementan la velocidad de las consultas y de otros procesos.

2. Porque permite definir relaciones entre tablas.

Puede estar compuesta por uno o varios campos y su contenido identifica a cada registro de

manera única. Para establecer la clave principal hay que tener en cuenta lo siguiente:

El contenido de ese campo debe ser distinto en todos los registros, por lo que no pueden

contener valores iguales. La manera más rápida de acceder a un registro de una tabla es a través

de la clave principal. Haga que los datos de ésta sean descriptivos y fáciles de recordar. Cuanto

más pequeño sea el tamaño del campo más rápido funcionará la base de datos.

Establecer o cambiar la clave principal:

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Abra una tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea definir como

clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic

en el selector de filas de cada campo. Haga clic en Clave principal en la barra de herramientas.

Crear una tabla con el Asistente para tablas:

Haga clic en la ficha Tablas y, a continuación, haga clic en Nuevo. Haga doble clic en Asistente

para tablas. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para tablas.

Reglas para dar nombre a los campos, controles y objetos

En Microsoft Access, los nombres de los campos, controles y objetos:

Procurar que describa el contenido que tendrá éste. Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden

incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto el

punto (.), el signo de admiración (!), el acento grave y los corchetes ([ ]).No pueden comenzar

por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).

Aunque es posible incluir espacios en los nombres de los campos, controles y objetos, en la

mayoría de los ejemplos de la documentación de Microsoft Access los nombres de los campos y

controles aparecen sin espacios. En determinadas circunstancias, los nombres con espacios

pueden producir conflictos en Visual Basic para aplicaciones. Al dar nombre a un campo, control

u objeto, es recomendable asegurarse de que no coincida con el nombre de una propiedad u otro

elemento que utilice Microsoft Access. De lo contrario, la base de datos puede tener un

comportamiento inesperado en algunas circunstancias.

TIPOS DE DATOS

Puede usar la propiedad Tipo de datos para especificar el tipo de datos almacenado en un campo

de una tabla. El tipo de datos determina aspectos muy importantes sobre los datos que se podrán

introducir en ese campo y sobre el propio campo. En concreto:

La clase de datos que se podrán introducir en el campo. El espacio que Access reservará para los

datos que se introduzcan en el campo. Las operaciones que se podrán efectuar con los datos de

ese campo. Si se podrá utilizar ese campo como índice o para ordenar la tabla.

Valor Tipo de datos Tamaño

Texto (Predeterminado) Texto o combinaciones de

texto y números, así como números que no

requieran cálculos, como los números de

teléfono.

Hasta 255 caracteres o la

longitud que indique la

propiedad Tamaño del campo

(el menor de los dos valores).

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Memo Texto extenso, o combinación extensa de texto

y números.

Hasta 65.535 caracteres.

Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos

matemáticos.

1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si

el valor de la propiedad

Tamaño del campo es Id. de

réplica).

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años del 100 al

9999.

8 bytes.

Moneda Valores de moneda y datos numéricos

utilizados en cálculos matemáticos en los que

estén implicados datos que contengan entre uno

y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15

dígitos a la izquierda del separador decimal y

hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

8 bytes.

Auto numérico Número secuencial (incrementado de uno a

uno) único, o número aleatorio que Microsoft

Access asigna cada vez que se agrega un nuevo

registro a una tabla. Los campos Auto numérico

no se pueden actualizar.

4 bytes (16 bytes si el valor

de la propiedad Tamaño del

campo es Id. la réplica).

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contengan uno

de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o

Activado/desactivado).

1 bit.

Objeto OLE Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo

de Excel, un documento de Word, gráficos,

sonidos u otros datos binarios) vinculado o

incrustado en una tabla de Access.

Hasta 1 gigabyte (limitado

por el espacio disponible en

disco)

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números

almacenada como texto y utilizada como

dirección de hipervínculo.

Cada una de las tres partes del

tipo de datos hipervínculo

puede contener hasta 2048

caracteres.

Asistente para

búsquedas

Crea un campo que permite elegir un valor de

otra tabla o de una lista de valores mediante un

cuadro de lista o un cuadro combinado.

Tamaño igual al del campo

clave principal utilizado para

realizar la búsqueda

(habitualmente 4 bytes).

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Descripción

En esta tercera columna se puede introducir, si se desea, una descripción más amplia del

contenido y la finalidad del campo de lo que permite la columna del nombre. Esta descripción es

útil tanto para usted, que es el diseñador de la tabla, como para un tercero que la vaya a utilizar

más tarde, ya que aparece en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario,

suministrando así más información al usuario.

Eliminar un campo de una tabla en la vista Diseño:

Abra la tabla en la vista Diseño. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar. Para

seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. Para seleccionar un grupo

de campos, arrastre el puntero por encima de los selectores de filas de esos campos. Haga clic en

Eliminar filas en la barra de herramientas.

Insertar un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que esté encima del que quiere

insertar el nuevo. A continuación pulse la tecla Ins o seleccione el comando Edición/Insertar fila.

Access insertará una fila en blanco y ya podrá introducir los datos.

Mover un campo: Haga clic en el selector de fila del campo que quiere mover, a continuación

haga clic sobre el selector con el ratón y arrástrelo a su nueva posición.

Establecer propiedades de campos para personalizar la forma en que se guardan, tratan o

muestran los datos: Cada campo dispone de un conjunto de propiedades que pueden utilizarse

para personalizar la forma en que se guardan, tratan o muestran los datos. Por ejemplo, es

posible controlar el número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de Texto

mediante el establecimiento de su propiedad Tamaño del campo. Las propiedades de un campo

se establecen mediante la visualización de una tabla en la vista Diseño.

Cambiar el tamaño del campo para campos de Texto y Numéricos: Es posible controlar el

número máximo de caracteres que pueden introducirse en un campo de texto o el intervalo y el

tipo de valores numéricos que pueden introducirse en un campo Numérico.

En la vista Diseño de la tabla, en la parte superior de la ventana, haga clic en el campo cuya

propiedad Tamaño del campo desee establecer. En la parte inferior de la ventana, haga clic en el

cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para un campo de Texto, escriba el número máximo

de caracteres que puede admitir un campo (hasta 255 caracteres). Para un campo Numérico, haga

clic en la flecha y seleccione el tamaño del campo que desee.

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Tamaño del campo en campos de tipo Numérico

Valor Descripción Posición

decimal

Tamaño

Byte Almacena números entre 0 y 255 (no admite

fracciones).

Ninguna 1 byte

Entero –32.768 y 32.767 (no admite fracciones). Ninguna 2 bytes

Entero largo –2.147.483.648 y 2.147.483.647 (no admite

fracciones).

Ninguna 4 bytes

Simple De –3,4 x 1038 a 3,4 x 1038 7 4 bytes

Doble De –1,79 x 10308 a 1,79 x 10308 15 8 bytes

Id. de réplica Identificador global único (GUID) N/D 16 bytes

Decimal Almacena números entre -1038 y -1 y 1038 -

1(.ADP)

Almacena números entre -1028 y 1028 -1

(.MDB)

28 12 bytes

Formato

Puede utilizar la propiedad Formato para personalizar la forma en que los números, las fechas,

las horas y el texto se muestran e imprimen. Puede utilizar uno de los formatos predefinidos o

bien puede crear un formato personalizado mediante los símbolos de formato.

Formatos predefinidos

La tabla siguiente muestra los valores predefinidos de la propiedad Formato (Format) para el tipo

de datos Fecha/Hora.

Valor Descripción

Fecha

general

(Predeterminado) Si el valor es sólo una fecha, no se muestra ninguna

hora; si el valor es sólo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor

es una combinación de los valores de Fecha corta y Hora larga.Ejemplos:

3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00 PM.

Fecha larga Igual que el valor de Fecha larga del cuadro de diálogo Propiedades de

Configuración regional del Panel de control de Windows. Ejemplo:

Sábado, 3 de Abril de 1993.

Fecha

mediana

Ejemplo: 3-Abr-93.

Fecha corta Igual que el valor de Fecha corta del cuadro de diálogo

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OBJETIVOS Analizar y diseñar la bases de datos Matriculas-

UNSAAC. Crear las tablas de esta base de datos. Establecer las relaciones entre tablas, considerando

la multiplicidad y la integridad referencial Aprender llenar datos en las tablas

TEMAS:

Crear La Base de Datos Matriculas-Unsaac Llenar Datos en las tablas.

RELACIONES ENTRE TABLAS Y LLENADO

MISCELANIA DE EJERCICIOS

Medicamentos

Historias Clinica


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TRANSITO

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