UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

$1 PROTECŢIEI SOCIALE AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

Caiet de sarcini Servicii de realizare şi întreţinere a platformei electronice CoP in cadrul proiectului

POSDRU/98/6.4/S/64086 „Parteneriat transnaţional pentru promovarea ocupării forţei de muncă (EMPLO-NET)"

Activităţi ce vor fi efectuate de către Prestator

Prestatorul va fi responsabil de realizarea, întreţinerea şi actualizarea platformei electronice pe care se va dezvolta Comunitatea de Practică (CoP) în cadrul proiectului Parteneriat transnaţional pentru promovarea ocupării forţei de muncă (EMPLO-NET), proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 - 2013, Axa Prioritară 6 "Promovarea incluziunii Sociale", Domeniul major de intervenţie 6.4 "Iniţiative transnaţionale pentru o piaţă inclusivă a muncii".

Prestatorul va furniza in cadrul contractului urmatoarele tipuri de servicii: • servicii de întreţinere, actualizare şi dezvoltare aplicaţii informatice (CPV - 72600000-6).

CoP este dedicata experţilor naţionali şi europeni în domeniul ocupării forţei de munca in vederea împărtăşirii experienţei şi practicii in implementarea efectiva a politicilor europene şi naţionale în domeniul ocupării forţei de munca prin proiecte finantate din Fondul Social European, prin identificarea celor mai bune metode de utilizare a fondurilor europene dedicate dezvoltării resurselor umane.

CoP are următoarele componente:

(a) colectarea şi furnizarea de informaţii privind implementarea politicii de ocupare prin proiecte FSE,

(b) colectarea şi diseminarea informaţiilor privind cele mai bune practici referitoare la proiecte de tip FSE,

(c) inovare şi rezolvarea problemelor legate de dezvoltarea unor proiecte transnaţionale privind obiectivele politicii de ocupare.

CoP se va baza pe cele mai relevante experienţe privind conectarea proiectelor FSE la politicile de ocupare din diferite state membre UE.

1. Realizarea, întreţinerea si administrarea paginii de internet pentru platforma electronică

Descrierea cerinţelor:

Prestatorul va achiziţiona in numele Beneficiarului domeniul de internet www.emplonet.ro pe care va fi dezvoltata paltforma.

Prestatorul va realiza platforma electronică ce va fi accesibilă de către utilizatori în maxim 45 zile de la semnarea contractului şi va fi găzduită pe un server pus la dispoziţie de Benefeciar.

De asemenea, Prestatorul va întreţine, actualiza şi administra platforma electronică pe care se va dezvolta Comunitatea de Practică (CoP) la adresa de internet sus mentionata până la finalizarea proiectului.

Platforma electronica va conţine urmatoarele:

• un forum în cadrul căruia se va dezvolta Comunitatea de Practică (CoP),

• un calendar electronic al evenimentelor ce se vor desfasura in cadrul proiectului,

[§J ire

UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

$1 PROTECŢIEI SOCIALE AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

• un motor de căutare,

• pagini de înscriere (de tip formular) pentru evenimentele organizate in cadrul proiectului sau in alte contexte;

• documente relevante (legislaţie europeana şi româneasca, studii şi cercetări, exemple de buna practica, reţele de organizaţii şi instituţii etc.).

• Integrarea multimedia, albume foto

Forumul în cadrul căruia se va dezvolta Comunitatea de Practică (CoP) va respecta următoarele cerinţe:

• accesibil de către utilizatori în urma înregistrării prealabile,

• utilizatori neînregistraţi nu vor avea posibilitatea de a posta comentarii şi/sau răspunsuri,

• moderatorii forumului vor fi angajaţi ai unei firme de consultanţă şi ai Beneficiarului şi se vor ocupa de gestionarea fluxului de contribuţii şi de interacţiunea între utilizatori,

• administratorul va fi angajat al Prestatorului şi este responsabil de întreţinerea, actualizarea şi administrarea forumului pe parcursul derulării contractului.

Platforma va permite posibilitatea accesării şi postării rapide, oricând şi de oriunde (de la distanţă - via Internet) a documentelor şi informaţiilor de interes general.

Prestatorul va elabora şi va pune la dispoziţia beneficiarului un sistem de gestionare a conţinutului platformei si forumului uşor de utilizat şi va instrui doi membri ai echipei de proiect în privinţa utilizării acestuia.

In acest sens, prestatorul va elabora şi va livra un manual de instalare şi utilizare a aplicaţiei, care va conţine cel puţin următoarele informaţii:

• caracteristicile generale ale secţiunii de administrare,

• modificările setărilor platformei,

• modificarea conţinuturilor,

• descrierea motorului de căutare s.a.m.d. Platforma va conţine un link către site-ul de internet al Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale www.mmuncii.ro si link-uri suplimentare care vor fi comunicate de Beneficiar pe parcursul derulării contractului.

Prestatorul va asigura design-ul grafic al platformei in conformitate cu cerinţele din manualul de identitate vizuală ale Autorităţii de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Prestatorul se va asigura că fotografiile, ilustraţiile si alte elemente grafice, componente ale platformei, respecta prevederile legislaţiei privind protectia drepturilor de autor.

în conformitate cu solicitările beneficiarului, prestatorul va elabora mai multe propuneri de design pentru platforma electronică.

Prestatorul va prezenta Beneficiarului proiectul platformei si va obţine aprobarea acestuia inainte de operationalizarea acesteia.

Toate textele vor fi redactate in limba romana şi vor trebui afişate cu forma corecta a diacriticelor pe cele mai uzuale browsere de internet (IE 6 si peste, Mozilla Firefox, Google Crome, Opera, etc.).

GUVERNUL ROMÂNIEI UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European Inslrumont® Structurate MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI POSURU 2007-2013 2007-2013 c n r i A I P Şl PROTECŢIEI SOCIALE 5s1 IfcOTIfcl o U C I A L t

AMPOSORU

Platforma electronică va trebui să respecte cele mai exigente standarde actuale de accesibilitate şi cerinţele Autorităţii de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Prestatorul va asigura pe perioada implementării proiectului servicii de suport pentru întreţinerea şi dezvoltarea platformei pe care va funcţiona comunitatea de practică, prin intermediul unui număr de telefon/ e-mail disponibil 24 ore/ 7 zile. Timp de răspuns la solicitările beneficiarului de maxim 2 ore. Intervalul de timp garantat pentru rezolvarea problemelor în cazul intervenţiilor de urgenţă de maxim 24 ore.

Prestatorul va asigura înregistrarea paginii de internet pe principalele motoare de căutare utilizate pe internet.

Prestatorul va monitoriza activitatea de pe platformă şi va elabora rapoarte lunare privind accesările şi dificultăţile întâmpinate în utilizarea acesteia, împreuna cu recomandări pentru optimizarea accesului şi a interacţiunii cu utilizatorii.

Platforma va fi accesibilă prin intermediul celor mai importante browsere de Internet, în acest sens se vor opera up-grade-urile necesare în cazul apariţiei unor noi versiuni de browsere pe toată durata proiectului.

Se va avea în vedere utilizarea unei platforme tehnologice care să nu genereze costuri hardware & software pentru dezvoltarea în viitor a soluţiei şi care să îndeplinească condiţiile necesare găzduirii la ISP-ul instituţiei.

Codul sursă al portalului va fi livrat Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale (MMFPS) pe suport CD/DVD la sfârşitul proiectului.

MMFPS va deţine dreptul de proprietate intelectuală asupra produsului.

La demararea contractului, va avea loc o reuniune între echipa propusă de Prestator şi reprezentanţii Beneficiarului pentru a se stabili:

- principiile de comunicare reciproca;

- programul de timp detaliat;

- detaliile privind colaborarea;

- alte detalii logistice şi organizaţionale.

2. Structura de management

Prestatorul va avea nevoie de aprobarea managerului de proiect din cadrul Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale pe rapoartele şi documentele elaborate în cadrul proiectului.

Prestatorul trebuie să consulte managerul de proiect cu privire la orice aspect/problemă care apare în procesul de implementare.

Prestatorul va realiza toate cerinţele acestui caiet de sarcini, respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu.

3. Sprijin ce va fi furnizat de Beneficiar - Obligaţiile beneficiarului

Beneficiarul va asigura toate facilităţile necesare în conformitate cu prevederile legislative în vigoare.

Beneficiarul de proiect va furniza Prestatorului toate informaţiile şi/sau documentele considerate necesare pentru realizarea activităţilor stabilite.

Baza operaţională a Prestatorului va fi în Bucureşti.

UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

51 PROTECŢIEI SOClAL£ AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

Data planificată pentru începerea activităţilor este data semnării contractului de către ambele părţi, iar perioada de execuţie a contractului incepe la data semnării contractului de ambele parti si se incheie la data de 31 octombrie 2012.

4. Cerinţe

4.1 Planificarea activităţilor şi graficul de implementarea a activităţilor (cerinţă minimă)

a) perioada, frecvenţa si durata activităţilor propuse, luându-se în calcul şi perioada organizării;

b) identificarea şi planificarea etapelor semnificative în execuţia contractului, indicându-se cum vor reflecta rezultatele în raportări, potrivit caietului de sarcini;

c) detalierea costurilor pe fiecare etapă a proiectului;

4.3 Personalul

Prestatorul va furniza o echipa de experţi care întrunesc competenţele şi experienţa necesare, pentru a îndeplini sarcinile prevăzute în acest Caiet de sarcini, respectiv:

Cerinţe privind ofertanţii

• experienţă în proiecte similare;

• nominalizarea echipei ce va fi alocată în acest proiect, inclusiv prezentarea CV-urilor care să pună în evidenţă experienţa şi certificările persoanelor respective pe platformele tehnologice utilizate pentru dezvoltarea soluţiei;

• menţinerea echipei nominalizate în ofertă pe perioada derulării contractului. înlocuirea ulterioară a oricărui membru al echipei tehnice se va face cu acordul scris al Beneficiarului, notificarea în acest sens fiind făcută în prealabil. înlocuitorul va trebui să aibă cel puţin acelaşi nivel de competenţe certificate cu cel al persoanei înlocuite;

• ofertanţii trebuie să prezinte referinţe privind proiecte similare;

• ofertanţii trebuie să facă dovada stabilitătii în domeniul principal de activitate.

Expert cheie: Responsabil IT

Calificări şi abilităţi:

- Studii superioare în domeniul tehnologiei informaţiei, programare;

Experienţă profesională generală:

- minim 3 ani experienţă profesională generală;

Experienţa profesionala specifică:

- experienţă în dezvoltarea şi administrarea de platforme electronice şi website-uri dovedită prin portofoliu şi prin minim 3 recomandări din partea unor firme cu care s-a colaborat pe proiecte similare.

Costurile legate de transportul experţilor, de diurne / cazarea experţilor care lucrează în cadrul acestui proiect, sunt considerate ca incluse în preţul contractului, fiind avute în vedere de ofertant la întocmirea propunerii financiare.

UNIUNEA EUROPEANA GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII. FAMILIEI

$1 PROTECŢIEI SOCIALE AMPOSORU

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

O

O

Prestatorul va furniza următoarele rapoarte:

a. Prestatorul are obligaţia sa prezinte Raportul de începere în maxim 15 zile de la începerea derulării activităţii. Acest document trebuie sa cuprindă informaţii detaliate despre: planificarea activităţilor, metodologia utilizată, indicatorii care se doresc a fi obţinuţi, eventuale situaţii care vor influenta implementarea acestuia, precum şi soluţii de rezolvare a situaţiilor de criza ce pot apărea.

De asemenea, Raportul de începere trebuie să cuprindă informaţii despre echipa care va fi angajata pe perioada derulării activităţilor proiectului: programarea acţiunilor, executarea activităţilor pe perioada de timp alocata fiecărei componente, constituind principalul document de referinţa pentru întreaga perioada de implementare a proiectului. Graficul acţiunilor prezentate in Raportul de iniţiere reprezintă o versiune actualizata a ofertei Prestatorului, prezentată la evaluarea ofertei.

b. Prestatorul are obligaţia sa prezinte Rapoarte tehnice intermediare (maxim 4 pe perioada aplicarii contractului) care vor insoti facturile emise de Prestator. Structura rapoartelor tehnice intermediare este urmatoarea:

o Progresele înregistrate;

Dificultăţile întâmpinate in cursul implementării activităţilor şi soluţiile propuse pentru a depăşi respectivele dificultăţi;

Rezultatele realizate în cursul perioadei de raportare, resursele utilizate şi planificarea activităţilor proiectului pentru perioada următoare.

c. Raportul final va însoţi factura finală si va cuprinde detalii tehnice, administrative şi financiare referitoare la serviciile prestate, precum şi o evaluare a obiectivelor propuse şi a rezultatelor obţinute, recomandări pentru acţiuni viitoare cu scopul asigurării sustenabilităţii activităţilor proiectului după finalizarea lui, precum şi masuri ce trebuie întreprinse de către Beneficiar în acest sens. De asemenea, raportul va cuprinde o secţiune narativă în care se va descrie în detaliu cum a fost implementat contractul, precum şi o secţiune financiară în care este prezentată o detaliere a cheltuielilor efectuate de Prestator.

Factura finală va fi însoţită de documentele justificative aferente fundamentării cheltuielilor, precum şi de orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.

Raportul final trebuie să fie redactat la sfârşitul perioadei de execuţie. Proiectul acestuia trebuie să fie transmis cu cel puţin o luna înainte de sfârşitul perioadei de execuţie a contractului. El trebuie sa descrie întreg procesul de implementare al proiectului şi va înlesni evaluarea rezultatelor obţinute în termeni atât calitativi, cât şi cantitativi. Raportul trebuie să fie redactat şi transmis în limba română.

Prestatorul va prezenta orice alte documente solicitate de Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, prin intermediul Beneficiarului.

Drepturile privind documentele elaborate în cadrul acestui contract revin în totalitate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale. Prestatorul trebuie să se asigure de respectarea acestei condiţii.

Transmiterea şi aprobarea rapoartelor

Prestatorul va transmite către Beneficiar rapoartele (1 exemplar pe suport de hârtie şi electronic). Rapoartele vor fi scrise în limba româna şi vor fi aprobate de Beneficiar. Managerul proiectului va informa Prestatorul, în scris, despre orice solicitări de clarificare/decizii privind

UNIUNEA EUROPEANĂ GUVERNUL ROMÂNIEI Fondul Social European MINISTERUL. MUNCII, FAMILIEI POSDRU 2007-2013

Şl PROTECŢIE! SOCIALE AMPOSDRU

rapoartele elaborate. Aprobarea rapoartelor tehnice intermediare si a raportului final va fundamenta efectuarea plaţilor către Prestator.

5. Modalitatea de prezentare a ofertei tehnice:

Operatorul economic va prezenta următoarele elemente, ca parte a propunerii tehnice:

• Metodologia de prestare a serviciilor;

• Organizarea şi planificarea activităţilor şi graficul de îndeplinire a serviciilor.

Propunerea tehnica va fi elaborata astfel încât să rezulte ca sunt îndeplinite toate cerinţele menţionate în Caietul de sarcini.

Ofertantul va prezenta, în mod obligatoriu următoarele elemente în cadrul propunerii tehnice:

Strategia de implementare şi organizarea activităţilor trebuie sa cuprindă minimum următoarele informaţii:

a) Etapele de realizare ale contractului;

b) Comentarii asupra modului de îndeplinire a obiectivului general şi a obiectivelor specifice ale contractului;

c) Propuneri de îmbunătăţire a activităţilor pentru implementarea contractului;

d) Descrierea detaliata a activităţilor, cu indicarea oricăror etape / stadii considerate ca esenţiale şi a rezultatelor aşteptate;

e) Identificarea de riscuri şi supoziţii privind execuţia contractului şi prezentarea unor strategii de minimizare/eliminare a riscurilor;

f) Descrierea facilităţilor suport pe care ofertantul le pune la dispoziţie în scopul realizării activităţilor propuse;

g) Definirea atribuţiilor şi responsabilităţilor experţilor pentru ducerea la îndeplinire în cele mai bune condiţii a activităţilor şi obţinerea rezultatelor aşteptate.

Organizarea şi planificarea activităţilor şi graficul de implementare a acestora

Graficul de îndeplinire a serviciilor constituie acea parte a propunerii tehnice care prezintă calendarul propus de ofertant pentru prestarea serviciilor solicitate prin specificaţiile tehnice incluse in documentaţia de atribuire.

Graficul trebuie sa includă un calendar cat mai detaliat al activităţilor ce vor fi derulate în cadrul contractului, conform cu strategia de prestare a serviciilor, cu indicarea etapelor / stadiilor esenţiale, a modului în care activităţile respective sunt reflectate în rapoarte, a legăturilor şi relaţiilor dintre activitatea şi secvenţialitatea acestora.

GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL MUNCII FAMILIEI

SI PROTECTIEI SOCIALE

Plata va fi efectuată periodic în baza proceselor verbale, a rapoartelor tehnice intermediare si a raportului final aprobate de Beneficiar, în termen de 30 de zile de la data prezentării facturii.