2

Suport curs

FACILITI GRAFICE N PROGRAMELE DE CALCUL TABELAR

1. Principalele tipuri de grafice

Orice program de calcul tabelar ofer cinci tipuri fundamentale de grafice: liniar, histogram, xy (nor de puncte), zonal, diagram de structur (cerc). n fapt, numrul tipurilor de grafice este mai mare, iar dac se au n vedere i subtipurile, utilizatorul are la dispoziie cteva zeci de variante de grafice. Sub mediul de lucru Windows, pentru majoritatea tipurilor de grafice exist att reprezentare 2 D, ct i 3 D. Column Chart (histogram) const dintr-o serie de bare verticale, fiecare reprezentnd o valoare numeric. Asigur reprezentarea seriilor dinamice de date. Un tip particular de histogram este cea orizontal (bar chart), care permite o mai bun reprezentare comparativ a valorilor, n detrimentul reprezentrii dinamice (n timp). Ambele tipuri de histograme au i varianta de reprezentare tridimensional, precum i varianta stiv (stacked bar chart), n care se evideniaz relaia dintre parte i ntreg. Line Chart (grafic liniar) reprezint grafic evoluia, n timp, a unuia sau a mai multor fenomene sau procese. Fiecare linie reprezint o categorie de date, iar fiecare punct de pe linie reprezint o valoare a unei date la un moment dat. Sunt utile pentru urmrirea trendului i pentru previziuni. Pie Chart (diagrama de structur) este folosit pentru a evidenia, prin sectoare de cerc, ponderea fiecrei componente a mulimii reprezentate. Pentru a scoate i mai mult n relief anumite elemente, se poate apela la facilitatea de expandare a sectoarelor de cerc. Un mod asemntor de reprezentare a unei structuri este graficul de tip doughnut (grafic de tip inel). Acesta prezint avantajul c poate reprezenta mai multe serii de date. Area Chart (grafic zonal) realizeaz ca i cel liniar reprezentarea evoluiei n timp, dar indic mai clar magnitudinea schimbrilor pe parcurs. Scatter sau XY Chart (grafic de tip XY sau nor de puncte) scoate n eviden corelaiile existente ntre dou iruri de date numerice: primul ir de numere este reprezentat pe axa Ox (scop n care numerele respective sunt ordonate cresctor), iar al doilea pe axa Oy. Aceste grafice sunt redate prin puncte libere sau unite prin linii. Principala deosebire fa de graficele tip linie, este c acestea din urm trateaz prima serie de date drept etichete, chiar dac ea este constituit din valori numerice, deci cele de tip XY folosesc o scal numeric i pe axa Ox (vezi pentru edificare exemplul de mai jos). O variant a acestui grafic este cel denumit bubble, n care punctele sunt nlocuite de cerculee, ale cror dimensiuni indic valorile unei a treia serii de date (vezi exemplul de mai jos).

Programele de calcul tabelar i utilizarea lor n gestiunea ntreprinderilor

3

Grafic Scatter

Grafic Line

Grafic Bubble Pe lng acestea, n programele de calcul tabelar se regsesc i alte tipuri particulare de grafice. Astfel, n Excel utilizatorul mai poate alege dintre urmtoarele tipuri: Radar, n care fiecare categorie reprezentat are propria ax, pornind din acelai punct central al diagramei; Surface, utilizat pentru a gsi combinaiile optime dintre dou seturi de date. Este o reprezentare tridimensional, asemntoare cu o hart topografic, prezentnd n culori diferite datele ce se regsesc n acelai interval de valori; Stock (fost High-low-close), utilizat adesea pentru prezentarea fluctuaiilor de preuri pe piaa bursier (vezi cele trei componente: cel mai mare, cel mai mic i preul la nchidere), dar i pentru reprezentarea datelor tiinifice (de exemplu, a fluctuaiilor de temperatur). Pe lng tipul de baz, exist i variante ale acestui tip de grafic, precum Open-high-low-close sau Volume-high-low-close; Cone, Cylinder, Pyramid, care realizeaz reprezentri tridimensionale ale valorilor numerice n form de con, cilindru sau piramid, avnd ca atu un aspect deosebit fa de un grafic clasic, cum este cel de tip Column. Aa cum se observ din fig. nr. 1, utilizatorul poate selecta pentru un grafic unul dintre tipurile standard sau, dac dorete unul dintre tipurile celelalte, va executa clic pe Other Charts i va selecta din list tipul dorit.

4

Suport curs

Fig. nr. 1. Tipuri de grafice EXCEL

2. Procedura general de creare a graficelor

Orice grafic se creeaz pe baza datelor din foile de calcul, cu meniunea c valorile reprezentate grafic vor fi actualizate ori de cte ori se modific datele din foaia de calcul surs. Pn la versiunea 2003, a existat n Excel un asistent (Chart Wizard), care l ndrum pe utilizator n crearea graficului (mai muli pai parcuri cu ajutorul comenzilor Next i Back). Chiar dac dup Excel 2007 nu mai exist Chart Wizard, paii rmn aceeai: 1) selecia zonei de csue care conine datele de exprimat grafic; Observaie: Este posibil selectarea de zone neadiacente, dac dup selectarea primei zone,se menine apsat tasta CTRL n timp ce se selecteaz celelalte zone. Atenie! Seleciile neadiacente trebuie s formeze un dreptunghi.

2) alegerea tipului i a subtipului de grafic (vezi subcapitolul 6.1 i fig. nr. 2), care va avea rezultat efectiv o prim form a graficului;

Fig. nr. 2. Crearea unui grafic nceputul n 3 pai

De aici ncolo se lucreaz cu meniul denumit Chart Tools, care grupeaz 3 taburi dup cum se vede n figura alturat. 3) definitivarea coninutului i a modului de aezare a seriilor de date (vezi fig. nr. 3), folosind butoanele din tab-ul Design). Aici se poate schimba tipul de grafic (Change Chart Type), se poate inversa reprezentarea celor 2 axe (Switch Row/Column), se poate schimba zona cu datele de reprezentat (Select Data). Cu opiunea Save As Template, definiiile unui tip de grafic realizat i personalizat de utilizator pot fi salvate ca un ablon;

Programele de calcul tabelar i utilizarea lor n gestiunea ntreprinderilor

5

Fig. nr. 3. Modificare tip i coninut grafic

4) specificarea opiunilor pentru modificarea aspectului graficului din tab-ul Design (vezi fig. nr. 4). Aici se poate urmri un model (layout) predefinit n care se indic dac va avea sau nu titlu, legenda va apare n dreapta, sus sau jos etc. (Chart Layouts). n zona de stiluri se aleg culorile i fondul preferat (Chart Styles);

Fig. nr. 4. Opiuni pentru modificarea aspectului graficului

5) specificarea opiunilor pentru mbuntirea graficului din tab-ul Layout (vezi fig. nr. 5): titlu grafic (Chart Title), titluri pentru axe (Axis Titles) i formatarea acestora (Axes), legend (Legend), etichete pentru date (Data Labels), includerea tabelului cu date (Data Table), linii orizontale i/sau verticale (Gridlines);

Fig. nr. 5. Definirea opiunilor pentru personalizarea graficului

6) indicarea poziiei (locaiei) graficului cu Move Chart din tab-ul Design (vezi ultimul buton n fig. 4). Astfel, graficul poate fi: un obiect inclus ntr-o foaie de calcul specificat (opiunea Object in n fig. nr. 6) - acesta poate fi plasat cu uurin n orice zon a acesteia, poate fi redimensionat dup cerine i poate fi copiat ntr-o alt aplicaie (Word, Powerpoint) prin copy i paste; introdus ntr-o foaie nou special (opiunea New sheet n fig. nr. 6) aceasta va purta numele indicat (n exemplul de mai jos Grafic de corelatie), conine doar graficul i se comport ca oricare foaie din registrul de lucru (poate fi copiat, mutat, tears etc.).

6

Suport curs

Fig. nr. 6. Plasarea graficului

7) pentru retuuri estetice i finisaje se folosesc comenzile din tab-ul Format. Aici se gsesc opiuni din categoria Styles, de genul Effects, Outline, Fill (graficul din fig. nr. 7 a primit Fill cu roz, Outline cu violet i efect Shadow). De asemenea, acolo unde mrimea conteaz, se pot stabili dimensiuni exacte ale figurii (Height, Width). Fiecare component a graficului (seriile de date, axele, titlurile, legenda etc.) poate fi modificat individual dup terminarea graficului. Fiecare dintre ele are ataat un meniu cu comenzi specifice (numit meniu contextual), ce se apeleaz prin clic dreapta dup ce se selecteaz elementul respectiv (vezi fig. nr. 7).

Fig. nr. 7. Formatarea titlului graficului din meniul contextual

Observaie: Utilizatorul poate crea extrem de rapid, ntr-un singur pas, un grafic pentru datele selectate din foaia de calcul, folosind tipul implicit de grafic (Column, dac nu a fost schimbat de utilizator). Pentru creare se apas tasta F11 se obine automat un grafic, plasat ntr-o foaie de calcul distinct.

Un tip deosebit de grafic este cel care combin dou sau mai multe tipuri. Cel mai reuit este cel care combin 2 tipuri, iar cel mai popular este coloan + linie (vezi ideea ilustrat n fig. nr. 8).

Programele de calcul tabelar i utilizarea lor n gestiunea ntreprinderilor

7

Fig. nr. 8. Grafic combinat

1. Presupunem c exist dou serii de date: 2. Se creeaz iniial un grafic de tip coloan pentru cele 2 serii selectate n prealabil. 3. Se d clic dreapta pe a doua serie de date i se alege Chart Type. 4. n fereastra de dialog se schimb tipul din "coloan" n "linie".

5. Ca s arate ca n poza iniial, ar mai trebui s reprezentm valorile profitului pe o ax vertical secundar. Se d clic dreapta pe a doua serie de date i se alege Format Data Series, iar de aici se bifeaz Secondary Axis la opiunea Plot Series On. 6. Definirea unei legende. Dac n zona de date selectat nu au fost incluse de la nceput csuele care conin explicaiile ce formeaz legenda, se d clic dreapta pe una din seriile de date i se alege Select Data Source. n partea stng apar n list denumirile date seriilor de date. Se d Edit pe fiecare i se redenumete.

8

Suport curs

Graficele combinate cu ax secundar sunt cu adevrat utile atunci cnd seriile de date au valori disproporionate vezi pentru edificare exemplul din figura nr. 9.

Valorile pentru numrul de ore lucrate sunt de ordinul sutelor i miilor, iar cele ale numrului de proiecte nu este mai mare de cteva zeciFig. nr. 9. Grafic combinat cu ax secundar

Alte operaiuni care se pot efectua oricnd dup realizarea unui grafic: redimensionarea reprezentrii grafice, care nu se rezum la a trage de chenarul exterior al acesteia, ci n cadrul acestuia se poate folosi mai bine spaiul, n sensul de a mri zona numit Plot Area (se d clic atunci cnd apare aceast etichet i se trage cu mouse-ul) o alt opiune util aici este s se mute legenda n partea de jos, ca n fig. 9 (din tab-ul Layout se deschide Legend i se alege Show Legend at Bottom); adugarea de noi date, modificnd zona datelor (Select Data) sau utiliznd direct comenzile Copy (n foaia de calcul) i Paste (dup clic pe grafic); tergerea unei serii de date din grafic (se apas tasta Delete dup selectarea seriei din grafic); adugarea unei linii de trend.

Un tip de grafic extrem de util i deci utilizat este diagrama de structur, motiv pentru care facem precizrile urmtoare: pentru obinerea ei trebuie selectate doar 2 serii de date: o serie cu etichete sau explicaii i una cu valorile propriu-zise; n forma iniial nu apar valorile, deci este recomandat afiarea lor (din tab-ul Layout se deschide Data Labels), fie n valoare absolut (este opiunea implicit), fie n procente (din Data Labels se alege More Data Label Options i apoi se debifeaz Values i se bifeaz Percentage) la acest tip de grafic se poate renuna la legend (din tab-ul Layout se deschide Legend i se alege None ori se terge pur i simplu!) atunci cnd numele etichetele se afieaz direct pe grafic (din tab-ul Layout se deschide Data Labels, se alege More Data Label Options i apoi se bifeaz i Category Name) Un tip mai puin explicat de grafic n Excel este graficul Pie of Pie, foarte util pentru a vedea mai bine valorile foarte mici, crora le revin de regul felii nguste. Spre exemplu, ntr-un grafic de structur a numrului de proiecte, putem arta ponderile primilor, iar ultimii 3 vor intra la i alii. Am ales zona B2:B8, apoi (cu CTRL apsat) D2:D8 (vezi tabelul n fig. 9) i am selectat Insert, Pie, subtipul Pie of Pie. Am ters legenda, am mrit Plot Area i am afiat direct etichetele (Category Name) i procentele fiecruia

Programele de calcul tabelar i utilizarea lor n gestiunea ntreprinderilor

9

(Percentage) din tab-ul Layout se deschide Data Labels, se alege More Data Label Options i apoi se bifeaz Percentage i Category Name). Rezultatul este cele din fig. 10.

Fig. nr. 10. Grafic pie of pie

3. Previziuni pe baza graficelor EXCEL

Graficul exemplificat n fig. nr. 11 a fost inclus n foaia de calcul care conine datele. Este un grafic combinat coloan + linie, cruia i-a fost adugat o linie de trend pentru seria de valori corespunztoare profitului brut, cu estimarea valorilor probabile pentru anul urmtor, pe baza unei linii de trend exponeniale.

Fig. nr. 11. Grafic cu linie de trend

10

Suport curs

Pentru realizarea de previziuni cu ajutorul graficelor, se parcurg urmtorii pai: 1. se execut clic pe seria de date pentru care dorim trendul i estimrile viitoare; 2. din tab-ul Layout se alege Trendline, iar apoi More Trendline Options (vezi fig. nr. 12 stnga); 3. n fereastra de dialog deschis (vezi fig. nr. 12 dreapta) se definete tipul trendului/regresiei: liniar, polinomial, logaritmic, exponenial. Opional, se pot cere estimri pentru un anumit numr de perioade viitoare, prin opiunea Forecast, opiunea Forward. Dac din tab-ul Layout se alege Trendline, iar apoi direct tipul de regresie dorit se va obine direct linia de trend, fr a mai deschide fereastra de dialog. Prin clic dreapta pe linia de trend definit, selectnd comanda Format Trendline, se pot modifica ulterior opiunile utilizatorului (stilul liniei, tipul regresiei, estimrile).

Fig. nr. 12. Comenzile pentru crearea i formatarea unei linii de trend