25615/31.10.2018 Prof.dr. Mircea Dumitru PROCEDURA · 3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999...

Cod: PO– DPI - 08 DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA DIN CADRUL DPI

1/11

PROCEDURĂ OPERAȚIONALĂ Ediția 1

Revizia [….]

DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA

TEHNICA DIN CADRUL DPI

Cod: PO – DPI - 08

Exemplar nr. 1

Nr. ĩnregistrare

25615/31.10.2018

Avizat,

Secretariat Comisie de Monitorizare

Pădure Silvia

Rector,

Prof.dr. Mircea Dumitru

PROCEDURA OPERAȚIONALĂ DESFĂŞURAREA ACTIVITĂŢILOR LA GRUPA TEHNICA

DIN CADRUL DPI


Ediția 1 , Revizia .............., Data …………………….……..

Verificat,

Direcția Generală Administrativă

Director General Administativ Adjunct

Ing. Ec. Aida Alexandroaia

Avizat,

Direcţia Patrimoniu Imobiliar

Director

Ing. Radu Sorin Matache

Elaborat, Sef Serviciu Patrimoniu Imobiliar

Ec. Adrian Costea


2/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

Pagina de gardă .................................................................................................................................1

Cuprins ..............................................................................................................................................2

1. Scopul procedurii .......................................................................................................................3

2. Domeniul de aplicare .................................................................................................................3

3. Documente de referință ............................................................................................................3

4. Definiții și abrevieri ...................................................................................................................3

5. Descrierea procedurii .................................................................................................................4

6. Responsabilități .........................................................................................................................7

7. Formular evidență modificări ....................................................................................................7

8. Formular analiză procedură .......................................................................................................8

9. Lista de distribuire a procedurii .................................................................................................8

10. Anexe .........................................................................................................................................8

10.1. Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale .............................................9

10.2 Diagrama de proces a operatiunilor....................................................................................11


3/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

1. Scopul procedurii

a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru desfãşurarea activitãţilor la grupa tehnicã din cadrul

Direcţiei Patrimoniu Imobiliar. b) Modelul elaborat este ĩn conformitate cu Ordinul secretarului general al Guvernului nr.

600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern / managerial al entitãţilor publice

cuprinzând standardele de management / control intern, Anexa nr.2 la cod.

2. Domeniul de aplicare

2.1 Procedura operaţionalã PO- DPI 08 - Desfăşurarea activităţilor la Grupa Tehnicã din cadrul

DPI, se aplicã pentru desfãşurarea activitãţilor derulate la grupa tehnicã din cadrul Direcţiei

Patrimoniu Imobiliar.

2.2 Aceastã procedurã se aplicã ĩn cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar

3. Documente de referinţă (reglementări)

3.1 Legea contabilitãţii 81/1991, actualizatã ĩn 2011

3.2 Legea 1/2011 a Educaţiei Naţionale actualizatã

3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern / managerial şi controlul financiar

preventiv, republicatã, cu modificãrile şi completãrile ulterioare;

3.4 ORDIN SGG nr. 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entitãţilor

publice.

3.5 Ghidul de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale – instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborate ĩn cadrul proiectului ‘Consolidarea implementãrii

standardelor de control intern managerial la nivel local şi central’ – SIPOCA 34, ghid aflat pe

site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

3.6 Carta Universitãtii din Bucureşti

3.7 Organigrama Universitãţii din Bucureşti

4. Definiţii și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura operațională

4.1.Definiţii ale termenilor

Nr.

Crt. Termenul Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul

1.

Procedurã documentatã

Totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi, a modalitãţilor de lucru stabilite

şi a regulilor de aplicat, ĩn vederea executãrii activitãţii, atribuţiei sau

sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic. Procedurile

documentate pot fi proceduri de sistem sau proceduri operaţionale.

2. Procedurã de sistem

Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la

nivelul tuturor compartimentelor / stucturilor dintr-o entitate.

3. Procedurã operaţionalã Procedurã care descrie un proces sau o activitate care se desfãşoarã la

nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate

4. Proces Flux de activitãţi sau o succesiune de activitãţi logic structurate,

organizate ĩn scopul atingerii unor obiective definite, care utilizeazã

resurse, adãugându-le valoare.

http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/


4/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

5. Activitate Totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã procese de

muncã cu un grad de omogenitate şi similaritate ridicat; cunoştinţele

necesare realizãrii activitãţii sunt din domenii limitate, personalul

utilizat putând avea astfel o pregãtire profesionalã sensibil unitarã;

activitatea ce cuprinde atribuţii omogene ce revin compartimentelor

entitãtii publice

6. Activitate

procedurabilã

Reprezintã totalitatea atribuţiilor de o anumitã naturã care determinã

procese de muncã cu un grad de complexitate şi omogenitate ridicat,

pentru care se pot stabili reguli şi metode de lucru general valabile ĩn

vederea ĩndeplinirii, ĩn condiţiile de regularitate, eficacitate,

economicitate şi eficienţã, a obiectivelor compartimentului/ entitãţii

publice

7. Comisia Comisia de monitorizare numitã pentru monitorizarea, coordonarea şi

ĩndrumarea metodologicã a implementãrii şi dezvoltãrii sistemului de

control intern managerial

8. Compartiment Direcţia Patrimoniu Imobiliar

9. Ediţie a unei proceduri Forma iniţialã sau actualizatã, dupã caz, a unei procedure, aprobatã şi

difuzatã

10. Revizia ĩn cadrul unei

ediţii

Acţiunile de modificare, adãugare, suprimare sau altele asemenea,

dupã caz, a uneia sau a mai multor component ale unei ediţii, actiuni

care au fost aprobate şi difuzate

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.

crt.

Abrevierea Termenul abreviat

1. UB Universitatea din Bucureşti

2. PO Procedurã Operaţionalã

3. SCIM Sistemul de Control Intern Managerial

4. CM Comisie Monitorizare

5. DMC Departamentul pentru Managementul Calitãţii

6. I Iniţiere

7. E Elaborare

8. Av Avizare

9. V Verificare

10. A Aprobare

11. Ap Aplicare

12. R Revizie

13. Ah Arhivare

5. Descrierea procedurii operaţionale

Reglementarile si responsabilitatile privind desfasurarea activitatilor la grupa tehnicã din

cadrul Direcţiei Patrimoniu Imobiliar, se deruleaza dupa cum se prezinta in continuare:


5/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

- Coordonatorul grupei tehnice coordonează și conduce activitatea meseriașilor din Grupa

tehnică nr. 5: tinichigii, parchetari, tâmplari, tapiţeri, electricieni, tehnicieni, etc;

- Grupa tehnicã nr. 5 executã lucrãri ĩn spaţiile aflate în patrimoniul Universităţii din București.

- Coordonatorul Grupei tehnice repartizeazã lucrãrile pe specialităţi fiecărui meseriaş din

subordine, asigură materialele necesare și controlează executarea lor.

- Coordonatorul grupei tehnice ridică de la magazie, pe baza bonurilor de consum, materialele

necesare pentru desfășurarea activităţii.

- Coordonatorul Grupei tehnice predă pe bază de subinventar fiecărui meseriaș sculele necesare.

- Coordonatorul Grupei Tehnice ĩntocmeşte periodic justificările materialelor consumate și le

predã la Direcţia Financiar Contabilitate în vederea scoaterii lor din gestiune.

Pentru efectuarea unei lucrari se parcurg urmãtoarele etape:

1) Administratorul responsabil ĩntocmeşte un referat de executare al lucãrilor şi obţine

avizul conducerii DPI şi aprobarea conducerii UB.

2) Coordonatorul grupei tehnice ĩntocmeşte un referat pentru achiziţionarea materialelor

necesare efectuãrii lucrãrilor dupã evaluarea necesitãţilor, referat verificat de cãtre

seful de serviciu DPI şi avizat de cãtre directorul DPI şi conducerea UB.

3) Pe baza referatului de necesitate se achiziţioneazã materialele necesare executãrii

lucrãrilor, cu respectarea legislaţiei achiziţiilor publice.

4) Se ĩntocmeşte un bon de materiale si se scot din magazie materialele necesare

executãrii lucrãrilor.

5) Se executã lucrarea solicitatã pentru care au fost achiziţionate materialele.

6) La finalul lucrãrii coordonatorul grupei tehnice ĩntocmeşte un proces verbal de

recepţie şi justificare a materialelor consumate, semnat de cãtre sef serviciu DPI şi

avizat de cãtre directorul DPI

7) Coordonatorul grupei tehnice predã actele justificative la Direcţia Financiar

Contabilitate ĩn termen de trei zile lucrãtoare de la finalizarea lucrãrii şi ĩntocmirea

procesului verbal de recepţie.


6/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

Notaţii: A - aprobă; C - contribuie; D - decide asupra efectuării acţiunii (conducere); E - execută; V-

verifică

Matricea responsabilităţilor

ETAPE

PARTI IMPLICATE

Con

du

cer

e U

B

Con

du

cer

e D

PI

Coord

.

Gru

pa

teh

nic

a

Per

son

al

gru

pa

teh

nic

a

Con

du

cer

e D

irect

ie

ce a

init

iat

refe

ratu

l

Ad

min

1. Administratorul responsabil

ĩntocmeşte un referat de executare

al lucãrilor şi obţine avizul

conducerii DPI şi aprobarea

conducerii UB.

A D

A

E

2. Coordonatorul grupei tehnice

ĩntocmeşte un referat pentru

achiziţionarea materialelor necesare

efectuãrii lucrãrilor dupã evaluarea

necesitãţilor, referat verificat de

cãtre seful de serviciu DPI şi avizat

de cãtre directorul DPI şi

conducerea UB.

A A V E

3. Pe baza referatului de necesitate se

achiziţioneazã materialele necesare

executãrii lucrãrilor, cu respectarea

legislaţiei achiziţiilor publice.

E

4. Se ĩntocmeşte un bon de materiale

si se scot din magazie materialele

necesare executãrii lucrãrilor.

E

5. Se executã lucrarea solicitatã

pentru care au fost achiziţionate

materialele.

E

E

6. La finalul lucrãrii coordonatorul

grupei tehnice ĩntocmeşte un proces

verbal de recepţie şi justificare a

A V E


7/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

materialelor consumate, semnat de

cãtre sef serviciu DPI şi avizat de

cãtre directorul DPI

V

7. Coordonatorul grupei tehnice predã

actele justificative la Direcţia

Financiar Contabilitate ĩn termen

de trei zile lucrãtoare de la

finalizarea lucrãrii şi ĩntocmirea

procesului verbal de recepţie.

A E

6. Responsabilități în derularea activității

Nr.

crt.

Persoana

implicatã

(postul)/

acțiunea

(operațiunea)

Intocmirea

referatului

necesar

executãrii

unei lucrari

Intocmire referat

achizitionare

materiale

necesare

Achizitionare

materiale

necesare

Realizare

lucrare

Receptia lucrarii

si justificarea

consumului de

materiale

Decont

0 1 2 3 4 5 6

1. Administrator

financiar

x

2. Coordonator

grupa tehnica

x x x x

3. Angajat grupa

tehnica

x

4. Angajat DFC x

7. Formular evidenţă modificări

Nr.

crt. Ediția Data ediţiei Revizia

Data

reviziei

Nr.

pag. Descriere modificare

Semnătura

conducătorului

compartimentului

1 2 4 5 6 7 8 9

1. Elaborare conform Ordin

600/2018


8/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

8. Formular analiză procedură – Nu este cazul

Nr.

crt. Compartiment

Nume și

prenume

conducător

compartiment

Înlocuit

or de

drept

sau

delegat

Aviz favorabil Aviz nefavorabil

Semnătura Data Obs. Semnătura Data

1 2 3 4 5 6 7 8 9

9. Lista de distribuire a procedurii

Nr.

ex. Compartiment

Nume şi

prenume

Data

primirii

procedurii

Semnătura

Data

retragerii

procedurii

Semnătura

1 2 3 4 5 6 8

1. DPI George

Cristea

2 DPI Dragomir

Gheorghe

3 DPI Radu Cãtãlin

4 DPI Miu

Gheorghe

5

DPI Voican

Alfred

Dumitru

6 DPI Moraru

Marin

7 DPI Costea Stefan

Adrian

10. Anexe

10.1.Diagrama de proces pentru realizarea procedurii operaționale (model preluat din Ghidul

de realizare a procedurilor de sistem şi operaţionale–instrument al sistemului de control

intern managerial (SCIM), elaborat în cadrul proiectului „Consolidarea implementării

standardelor de control intern managerial la nivel local și central” – SIPOCA 34, ghid

aflat pe site-ul http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/.

Anexa 10.1. Diagrama elaborãrii şi aprobãrii Procedurii operaţionale

http://sgg.gov.ro/new/control-intern-managerial/


9/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

INTRĂRI

Acte normative : legi, hotărari de guvern, ordine, etc.

Standarde de control intern managerial

Regulamente de Organizare Funcționare și Ordine

Interioară

Conducător

compartiment

Stabilește obiectivele

specifice și activitățile

compartimentului

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

Diagrama de proces

Lista activităților

procedurabile

Conducător

compartiment

Verifică

Diagrama de proces

Modificări

sau

completări

Da Nu

A

Elaborează

Lista activităților procedurabile și

responsabilii

Persoana

responsabilă cu

elaborarea PO

Elaborează

PO

Conducător

compartiment

ET

AP

A I

Sta

bili

rea a

ctivitățilo

r pro

cedura

bile

și a

responsabili

lor

ET

AP

A II

Ela

bora

rea p

roced

urii opera

ționale

ET

AP

A III

Veri

ficare

,

aviz

are

,

apro

bare B


10/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1


11/11


Revizia [….]




Exemplar nr. 1

DIAGRAMA DE PROCES

- Acte normative

- Ordin 600/2018

- Carta UB

Coordonatorul Grupei Tehnice

Se executã lucrarea solicitatã pentru care au

fost achiziţionate materialele

Administratorul responsabil care

doreşte efectuarea unei lucrãri

Pe baza referatului de necesitate

se achizitioneazã materialele

necesare executãrii lucrãrilor, cu respectarea legislaţiei achiziţiilor

publice

Se intocmeşte un bon de materiale şi se scot din magazie materialele

necesare executãrii lucrãrilor

Intocmeşte un referat pentru achiziţionarea materialelor necesare efectuãrii lucrãrilor

dupã evaluarea necesitãţilor, referat verificat

de cãtre şeful de serviciu DPI şi avizat de cãtre directorul DPI şi conducerea UB

Coordonatorul grupei tehnice preda actele justificative la Direcţia

Financiar Contabilitate ĩn termen de

trei zile lucrãtoare de la finalizarea lucrãrii şi intocmirea procesului

verbal de recepţie

Reprezentantul Direcţia

Financiar Contabilitate

La finalul lucrãrii coordonatorul

grupei tehnice ĩntocmeşte un proces

verbal de recepţie şi justificare a materialelor consumate, semnat de

şef Serviciu DPI şi avizat de cãtre

directorul DPI

Opereazã decontul pe baza

actelor justificative

Intocmeşte un referat de executare

al lucrãrilor şi obţine avizul

conducerii DPI şi aprobarea conducerii UB

Transmite referatul aprobat

coordonatorului grupei tehnice din

cadrul DPI

Date post:	29-Aug-2019
Category:	Documents
Upload:	dokhanh
View:	229 times
Download:	0 times

25615/31.10.2018 Prof.dr. Mircea Dumitru PROCEDURA · 3.3 Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999...

Documents