229567750-Suport-Curs-Sap-Fi-ku-ap.doc

Contabilitate Furnizori (AP)

Contabilitate Furnizori (AP)

Cursuri SAPContabilitate Furnizori (AP)CUPRINS

31Structuri organizatorice

32Date de baza

32.1Informatii generale

52.1.1Creare Inregistrare de baza Furnizor (FK01)

132.1.2Modificare Inregistrare de baza Furnizor (FK02)

142.1.3Afisare modificari Inregistrate in baza de date Furnizor (FK04)

142.1.4Blocare Inregistrare de baza Furnizor (FK05)

152.1.5Marcare pentru stergere Furnizor (FK06)

162.1.6Creare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK01)

202.1.7Modificare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK02)

212.1.8Blocare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK05)

222.2Concluzii

222.3Exercitii date de baza furnizori

223Tranzactii

223.1Introducere documente

223.1.1Introducere factura furnizorin Financiar (FB60)

313.1.2Afisare factura furnizordin financiar (FB03)

333.1.3Inregistrari cu indicatori de carte mare speciala si cliring

353.1.3.1Inregistrare cerere avans (F-47)

383.1.3.2Inregistrare avans (F-48)

413.1.3.3Notiuni de cliring si model inregistrare cliring avans (F-54)

453.2Exercitii - introducere documente

454Rapoarte

454.1Lista furnizori (S_ALR_87012086 - Vendor List)

474.2Afisare sold furnizori (FBL1N - Display/change line items)

1 Structuri organizatorice

In contabilitatea furnizorilor suntutilizate urmatoarele structuri organizatorice:

in modulul finanaciar

Cod companie (company code) reprezinta o entitate (persoana juridica) care isi conduce contabilitatea in mod independent. Este cea mai mica structura organizatorica la nivelul careia se poate obtine un set complet de situatii financiare (balanta, bilant, cont de profit si pierdere). Codul de companie se completeaza pentru fiecare document / element de master data introdus in sistem.

in modulul logistica

Departament aprovizionare - organizaie responsabil pentru toate activitile de aprovizionare, alocat uneia sau mai multor companii i uneia sau mai multor uniti logistice. Departamentul este divizat n mai multe grupuri de aprovizionare responsabile de diferite domenii.

Unitate logistica Nivel cu faciliti de producie, depozite sau altelocaii, n interiorul unei companii, unde se ine gestiunea materialelor cu aceeai parametrii. Un cod de companie poate conine mai multe uniti logistice.

2 Date de baza

2.1 Informatii generaleConturile de furnizori sunt date de baza folosite in cadrul Contabilitatii Furnizorilor. Pentru fiecare furnizor definit in sistem trebuie creata o data de baza (un cont de furnizor). Toate operatiunile cu furnizorii sunt inregistrate prin intermediul acestor date de baza. In acest fel, este actualizata atat fisa furnizorului (registrul de furnizori), cat si registrul general (registrul Carte Mare), prin intermediul contului de reconciliere asociat contului de furnizor.

Datele de baza contin informatii care controleaza modul de inregistrare si de procesare a tuturor operatiunilor economice care au legatura cu un furnizor. Ele sunt folosite nu numai in Contabilitatea Financiara (FI) ci si in Gestiunea Materialelor (MM); prin stocarea datelor de baza la nivel central aceste informatii nu trebuie introduse decat o singura data in sistem, in felul acesta evitandu-se inconsistentele (de exemplu, daca un furnizor isi schimba adresa, aceasta modificare se face o singura data, fie din FI, fie din MM, iar noua informatie va fi imediat disponibila atat departamentului financiar cat si celui de aprovizionare.

Informatiile continute in datele de baza sunt folosite astfel:

Ca valori implicite, atunci cand se inregistreaza o operatiune contabila (de exemplu, termenii de plata specificati aici sunt propusi de sistem in timpul introducerii unui document, deci nu trebuie introdusi de utilizator)

Pentru a controla atat modul de introducere a operatiunilor contabile, cat si procesarea ulterioara a acestora.

Pentru a controla folosirea conturilor de furnizori (de exemplu, se poate preveni folosirea unor astfel de conturi de catre utilizatori neautorizati)

Un furnizor poate fi utilizat in mai multe coduri de companie. Toate informatiile sunt copiate din primul furnizor creat si se modifica numai anumite informatii specifice in segmentul de date cod companie.

2.1.1 Creare Inregistrare de baza Furnizor (FK01)

Crearea funizorului cu segmentul de date generale si date de cod de companie se realizeaza cu tranzactia FK01.

In primul ecran se specifica codul de companie si Grupul de conturi in care se creeaza contul (inregistrarea de baza) de furnizor.

Grupul de conturi:

Controleaza gama de numere in care va fi creat contul. Aceasta poate avea: alocare interna (codul furnizorului este dat de sistem in cadrul unui interval de numere prestabilit, neputand fi influentat de catre utilizator) alocare externa alfanumerica, pe o lungime de maxim 10 caractere - codul de furnizor este dat de utilizatorul care ii creaza inregistrarea de baza; Controleaza campurile care vor aparea in ecranele de creare a unui furnizor si dintre acestea, care vor fi obligatorii si care vor fi optionale.

Determina daca furnizorul este ocazional

ATENTIE! Odata creat un furnizor, grupul de conturi nu poate fi schimbat.

In ecranul Creare Furnizor: Ecran initial introduceti informatia in campuri conform specificarilor din tabelul urmator:Denumire campDescriereActiune utilizator si valoriObservatii

Furnizor/ VendorIn functie de grupa de conturi din care face parte furnizorul, codificarea acestuia va fi externa sau interna. In cazul codificarii interne, sistemul aloca automat un numar din gama numerica atribuita grupei de conturi respective.

In cazul codificarii externe, utilizatorul trebuie sa introduca codul stabilit printr-o procedura.In cazul prezentat nu introducem nimic in campul furnizor deoarece sistemul ne va da automat un numar.Ex: alocare interna

Cod companie/ Company codeCod CompanieIn exemplul nostru codul 1000.

Grup de conturi/ Account groupFiecare furnizor trebuie alocat unui grup de conturi. Grupul de conturi ne asigura ca numai ecranele si campurile relevante vor fi afisate si pregatite sa primeasca valori. KRED - Vendors

Referinta/ Reference furnizor/ vendorCodul de furnizor care va fi folosit ca referinta pentru crearea noului furnizor.Sistemul copiaza datele de baza din furnizorul de referinta, mai putin datele de identificare (ex.: denumire furnizor; adresa).

Referinta/

Cod companie/ Company codeIn combinatie cu referinta/ furnizor.1000

Pentru a continua se apasa enter sau iconita .

In ecranul Adresa se completeaza:

Denumire campDescriereActiune utilizator si valoriObservatii

Titlu / TitleReprezinta formula de adresare catre furnizor. Acest apelativ se regaseste in formularele de corespondenta. Valori posibile:

Compania;

Dl.;

Dna.;

Ex.: Company

Nume/ NameDenumire furnizorSe completeaza denumirea furnizoruluiEx.: CURS GP 01

Denumire furnizor (continuare)Se foloseste in cazul in care spatiul de la Nume 1 nu este suficient.

Termen de cautare/ Search termUn grup semnificativ de caractere care ajuta la cautarea rapida a furnizorului. Ex.: TEST

Strada/numar casaCampul este utilizat de toate rapoartele care cuprind datele de identificare ale furnizorului.Adresa completa a furnizorului.

Oras

TaraCod identificare tara (2 digiti).DE - Germania

RegiuneCod regiune (2 digiti).

LimbaCamp utilizat pentru comunicare: corespondenta furnizor.

Telefon

E-mail

Pentru a trece la ecranul urmator se apasa tasta ENTER sau iconita .

Pentru defilarea inainte / inapoi de la un ecran la altul se pot folosi butoanele si tastele F8 si, respectiv, F7.

In ecranul Control se completeaza:


ClientPentru furnizorii care sunt in acelasi timp si clienti, prin legarea celor doua date de baza, se pot obtine rapoarte comune.Daca un furnizor este si client, in campul client se introduce codul de client. Asemanator, in datele de baza ale clientului se introduce si codul de furnizor.

Astfel sistemul va sti ca este vorba de acelasi partener.

Partener comercialIn vederea consolidarii, furnizorilor care apartin grupului trebuie sa li se aloce un cod stabilit la nivel de grup.Se alege din lista codul partenerului comercial aferent furnizorului respectiv.

AutorizatiiSe pot aloca unui anumit grup de autorizatii pentru efectuarea de operatiuni restrans pe anumiti furnizori

Cheie GrupareGruparea funizorilor dupa anumite criterii interne. Se poate selecta campul in rapoarte pentru a vizualiza furnizorii grupati astfel.

Numar taxa 1Se indroduc diverse informatii despre taxe, corespunzatoare utilitatii din fiecare tara.

Numar taxa 2Se indroduc diverse informatii despre taxe, corespunzatoare utilitatii din fiecare tara.

Nr. Inregistrare TVACodul de TVA internationalEx: DE373283273

Alte inf taxeIn functie de fiecare tara si de specificul taxelor se pot completa diverse campuri

IndustrieO alta grupare a furnizorilor in functie de obiectul principal de activitate/ sau in functie de serviciul sau bunul livrat.

In ecranul Tranzactii de plata se completeaza:


TaraCodul de tara al bancii.DE - Germania

Cheie bancaCheia bancii din nomenclatorul de banci.Se alege cheia bancii din lista. EX: 10020030 - Deutsche Bank

Cont bancarContul bancar al furnizorului.3673263532

IBANCodul IBAN corespondent contului bancar, numai pentru tarile care au aderat la conventia International Bank Account NumberIBANul poate fi generat automat de sistem daca este setat astfel in configurare

In ecranul Control se completeaza:


Cont reconciliere

Pentru Contabilitate Furnizori, sistemul foloseste notiunea de subregistru. Astfel, in momentul in care se inregistreaza o tranzactie pe codul de furnizor, automat sistemul o transmite si in contul contabil corespondent.Optiuni posibile:

160000Trade Payables - domestic

161000Trade Payables - foreign

Etc;Ex.: 160000

Cheie sortareCamp de sortare date in rapoartele de afisare pozitii.Se alege din lista.Ex.: 009 nr. document extern

Grupa gest. numerarSe alege din lista.

A1 Intern

A2 Strain

etcAcest camp este important pentru rapoartele de CashFlow.A1

Calculare penalitatiSe poate alege un indicator (procent penalitate) care este utilizat in momentul rularii automate de penalitati

FrecventaFrecventa cu care se doreste inregistrarea penalitatilor catre furnizori

Taxa retinutaSe pot completa diverse informatii referitoare la taxa retinutaCod taxa (procent)

Certificat scutire

Tara de aplicabilitate, etc

In ecanul Tranzactii plata Contabilitate se completeaza:


Conditii plataTermenul de plata conform contractului sau facturii. Acest termen de plata va fi propus automat de sistem in tranzactiile de furnizori (factura), dar va putea fi modificat la nivel de pozitie, daca pentru un document anume furnizorul are alt termen de plata.0001 - Payable immediately Due netEx.: 0001

Marcare facturi dubleIndicator verificare inregistrare dubla. Prin bifarea acestui indicator, sistemul verifica si avertizeaza automat daca factura respectiva a mai fost introdusa o data. Ex.: bifa

Metoda de plataMetode de plata furnizor. Acestea sunt necesare pentru programul de plati electronice.

Blocare plataMotiv de blocare plata furnizor .

Util pt.platile electronice .Daca factura este blocata nu se plateste automat.

Optiuni posibile:

Free for payment

*Skip account

ABlocked for payment

NIP postprocessing

PPayment request

RInvoice verification

VPayment clearing

Platitor alternativDaca un alt furnizor face plata in numele acestuia, atunci va fi completat acest camp

TolerantaEste utilizata de catre modulul MM (factura din logistica)Daca la introducerea facturii pretul difera de cel din comanda si depaseste toleranta stavilita si admisa atunci factura va fi inregistrata blocata.

In ecranul Creare Furnizor: Corespondenta Contabilitate introduceti informatia in campuri conform specificarilor din tabelul urmator:


Procedura somatieReprezinta intervalul la care se poate emite o somatie si este utilizata in programul automat de somatii0002

Contabilul Este persoana din companie care este responsabila de activitatea cu acest furnizorIntroducere ID Contabil responsabil

CorespondentaEste utilizata pentru a emite diverse scrisori catre furnizori

Se pot introduce si anumite dete de contact a unei persoane care reprezinta furnizorul.

Pentru salvarea datelor de baza ale furnizorului se selecteaza din Menu: Furnizor ( Salvare sau cu ajutorul iconitei si va aparea mesajul de mai jos:

2.1.2 Modificare Inregistrare de baza Furnizor (FK02)Se realizeaza cu tranzactia FK02

In ecranul principal se selecteaza grupele de campuri din segmentul de date generale sau segmentul de date de cod de companie ce urmeaza a se modifica.

Se opereaza modificarile din toate ecranele, parcurgandu-le cu sau si se salveaza.

2.1.3 Afisare modificari Inregistrate in baza de date Furnizor (FK04)

Se realizeaza cu tranzactia FK04:

2.1.4 Blocare Inregistrare de baza Furnizor (FK05)Se realizeaza cu tranzactia FK05

In primul ecran se indica codul furnizorului si codul de companie in care se realizeaza blocarea.

Se specifica nivelul la care este realizata blocarea:

In toate codurile de companie

In codul de companie indicat in primul ecran al tranzactiei

Se salveaza.

2.1.5 Marcare pentru stergere Furnizor (FK06)

In primul ecran se indica codul furnizorului si codul de companie in care se realizeaza marcarea pentru stergere.

Se specifica nivelul la care este realizata marcarea:

In toate codurile de companie

In codul de companie indicat in primul ecran al tranzactiei

In aceasta tranzactie se pot bloca la stergere:

Datele generale;

Datele din codul de companie indicat in primul ecran al tranzactiei, inclusiv datele generale;

Se salveaza.

2.1.6 Creare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK01)

In tab-ul pentru informatii de aprovizionare pot fi introduse urmatoarele informatii:Denumire campDescriereActiune utilizator sau valoriComentarii

Moneda comenzii Cheia pentru moneda n care va fi transmis comanda ctre vnztorSpecifica tarii din care este furnizorul.

Conditiii de plat Cheia pentru definirea termenilor de plat compui din procentaje de reduceri pentru plata n numerar i perioade de plat

Va fi detaliat n Specificaia tehnic pentru Contabilitate financiarTermenii de plat ofer informaii cu privire la:

- reducerile pentru plata n numerar;

- procedurile de recuperare a debitelor;

- tranzacii de plat

Poate fi folosit la nivelul antetului documentului sau la nivelul poziiei

Incotermeni

Procedura in care aflam unde primim marfa si cum vor fi costurile si transporturile acestora.Se foloseste functia de cautare si se alege conditia de plata.

Valoarea minim a comenzii Valoare minima comandata .Crearea comenzii de aprovizionare: avertizare (sau eroare) n cazul n care nu sunt atinse valorile minime ale comenzii.

Grup schema furnizDet. algoritmul de calcul(procedura de pret) ce va fi folosit in doc. de aprovizionare aferent furnizorului .

Cat.dt.stab.pret Determina data care este stabilita ptr. determinarea

pretului propus .

Restr. optimiz. cdaProfil restrictie pentru regrupare optimizare comenziSe foloseste functia de cautare si se alege profilul.

Cont la furniz.Numarul nostru de cont la furnizor.

Data stabilirii preuluiVerific evaluarea datei i preului Procesarea comenzilor de achiziionare, procesare lurii n primire a bunurilor

Vrf. fact. baz. pe IntBControleaz dac factura a fost verificat n raport cu recepia bunurilorProcesarea verificrii facturii eroare dac nu este afiat luarea n primire a bunurilor

DecntIBEvIAuto ret.

Decontare intrare evaluata

DecntIBEvIAuto ret.

Decontare automata intrari evaluare pentru pozitii retur

Conform. obligatorieConfirmare comanda obligatorieObliga furnizorul sa transmita o confirmare de primire a comenzii.

Comanda aproviz.autom.Generare automata comanda de aprovizionare permisa (dupa rulare MRP: ME59)

Decontare ulterioaraIndicator:furnizor relevant pentru decontare ulterior contabilitate

Index decont. ulter.Indicator:compilare index activ pentru decontare ulterior

Comp.vol.afac./necesComparatie cifre de afaxeri necesara

Index doc.activCopiere index documente activi pentru comenzi

Furnizor retururiIndicator care arata daca furnizorul este furnizor retururi

Verif. fact. baz. serv.Indicator pentru verificare factura bazata pe serviciu.

Indicator ABCClasifica furnizorii in functie de importanta lor .Se completeaza cu A,B sau C

functie de importanta furnizorului .

Mod De trnsprt- GranitaMod de transport pentru comert exterior

Birou de intrareBirou vamal:birou de iesire pentru comert exterior

Criter.sortCriteriu sortare furnizor pentru material

Profil contr. PROACTProfil pentru transfer date material via IDoc PROACT

Reevaluare permisaReevaluare permisa

Acordare rabat in naturaIndicator pentru acordare rabat in natura

Relevant pt.determ. pret (sterg.ierarhie)Indicator: relevant pentru determinare pret

Relevant pt afacere agentie Indicator: relevant pentru afacere agentie

Conditii expeditieConditie expeditie retururi

Timpul de livrare planificatTimp de livrat planificat in zileTransferat n nregistrri de informaii

Grupul de aprovizionare Persoana responsabil pentru respectivul vnztorTransferat n nregistrri de informaii

Control confirmare

Det. ce categorie de confirmare este asteptata ptr poz din comanda de aprovizionare .

Grup unit.de masura

Cheie pe care o utilizam ptr. a grupa mai multe unit de masura .

Profil rotunjire

Cheie pe care sistemul o utilizaza ptr. ajustarea catit. propuse in comanda in unitati livrabile .

Etichetare pret convenitMarcare pret furnizor

Perm. vanz. prod in afara sortim

Intrare comanda baz. pe furnizorIntrare comanda bazata pe furnizor

Nivel serv.Nivelul seviciului al furnizorului

2.1.7 Modificare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK02)

In ecranul principal se selecteaza grupele de campuri din segmentul de date generale sau segmentul de date aferente departamentului de aprovizionare ce urmeaza a se modifica.

Se opereaza modificarile din toate ecranele, parcurgandu-le cu sau si se salveaza.

2.1.8 Blocare Inregistrare de baza Furnizor in logistica (MK05)

In ecranul initial sunt selectate: codul furnizorului si departamentul de aprovizionare.

Se va alege obligatoriu un motiv de blocare conform analizei efectuate.

2.2 Concluzii

Necesitatea de a rula doua tranzactii, respectiv pentru partea legata de informatiile furnizorului in cod de companie (financiare) si respectiv informatii de aprovizionare, apare din conceptul de autorizare asupra sferei de activitate a fiecarui utilizator. Daca nu exista astfel de limite, se pot utiliza tranzactiile de creare centrala a unui partener: XK01, XK02, etc.2.3 Exercitii date de baza furnizoriTask 1: Creare furnizor cu numele CURS GP ## in baza de date conform scenariului din suportul de curs. Creati furnizorul in grupa de conturi KRED in codul de companie 1000.

Date suplimentare:

conditia de plata 0001

metoda de plata C

Task 2: Modificare baza de date furnizor

Verificati conditia de plata si metoda de plata a furnizorului CURS GP ##.Modificati conditia de plata din 0001 in ZB00 si metoda de plata din C in S.

Task 3: Vizualizare modificari in baza de date furnizorului.

Task 4: Crearea in logistica a furnizorului salvat in task-ul 1.3 Tranzactii

3.1 Introducere documente

3.1.1 Introducere factura furnizorin Financiar (FB60)Se pot introduce facturi furnizori cu tranzactia ENJOY FB60 sau cu tranzactia generala de factura F-43. Diferentele dintre cele doua tranzactii sunt:

tranzactia Enjoy are 3 ecrane de informatii bine stucturat: antet, pozitii si zona de informatii; in tranzactia generala se trece din ecran in ecran fara a avea o viziune completa asupra inregistrarii;

in tranzactia Enjoy se utilizeaza notiunea de debit/credit, iar in tranzactia clasica sunt introduse pozitiile prin chei de inregistrare;

in tranzactia Enjoy se pot crea variante de ecran;

in tranzactia Enjoy nu se pot crea note complexe, la nivel de pozitie se pot introduce doar conturi de CM; in tranzactia generala in contrapartida furnizorului se poate introduce orice tip de tranzactie;

Prezentarea introducerii unei facturi cu tranzactia FB60:Cale meniu:

Structura tranzactiei Enjoy:

Varianta ecran

In aceasta tranzactie se pot selecta variante de ecran ce cuprind numai campurile necesare pentru care date de introdus in mod frecvent.

Date de antet si date de tranzactie a furnizorului

Informatiile despre factura si linia de furnizor sunt introduse in partea de antet.

Zona de informatii

Informatiile din baza de date a furnizorului si informatia de egalitate document sunt prezentate in aceasta zona.

Pozitii conturi CM

Liniile documentului sunt introduse in aceasta zona. Se pot utiliza numai conturi de CM si nu alte conturi de reconciliere cu sau fara indicatori de CM speciala.

Alegere varianta ecran:

Se apasa butonul Tree on si se alege varianta de ecran dorita:

Antet factura furnizor

Tab Date de baza

In acest tab se introduc urmatoarele informatii:

Denumire camp

DescriereActiune utilizatori si valoriObservatii

FurnizorCod furnizorSe alege din lista cu ajutorul matchcodu-lui

Data facturaData de pe facturaData emiteri facturii

Data inregistrareData la care este inregistrata in contabilitate.Data propusa implicit de sistem este data curenta. se modifica manual cu alta data dorita.

Tip documentTip document implicitSistemul propune un tip de document implicit, daca se doreste alta valoare aceasta se va introduce manual.Vezi NOTA!

Ind CM specialaInd CM specialaDaca se doreste inregistrarea in alt cont contabil decat in contul de reconciliere a furnizorului.

ReferintaNumarul facturiiSe va regasi in rapoartele de furnizori si rapoartele de documente contabile.

SumaValoare factura

MonedaMoneda document

Calcul taxaSe bifeaza calcul taxe, sistemul va calcula automat taxaDaca se doreste calcul taxa automat se marcheaza campul

Cod taxaIndicator care ofera sistemului

informatii privind procentul de TVA si contul contabil pe care se va face inregistrarea.Se alege codul de taxa

Text documentExplicatii factura

NOTA!Pentru a modifica tipul de document si alte informatii despre datele de intrare intr-un document, accesati butonul :

Tab-ul Plata

In acest tab se vor completa urmatoarele informatii:

Denumire camp


Data de bazaData de pornire a scadentei Sistemul introduce implicit data inregistrarii.

Conditia de plataConditia de plataSistemul preia conditia de plata din baza de date a clientului. Daca se doreste alt termen de plata, atunci utilizatorul va introduce manual noua valoare.

Metoda de plataMetoda de plataSistemul preia metoda de plata din baza de date a clientului. Daca se doreste alta valoare, atunci utilizatorul va introduce manual noua valoare.

Blocat la plataIndicator de blocare la incasare. Un client se poate bloca la incasare la nivel de date de baza sau la nivel de document.Sistemul propune implicit indicatorul de blocare la incasare setat in datele de baza. Ex.: liber la plata

Tab Detalii,

Se pot introduce urmatoarele informatii:

Denumire camp


Cont contabil (CM)Contul de reconciliere alocat clientului. Sistemul completeaza automat campul cu valoarea din datele de baza ale clientului. Campul nu se poate modifica!

AlocareAlocareSistemul completeaza automat o valoare in functie de ce este completat in baza de date a furnizorului.Camp Cheie sortare in baza de date furnizor.

Text antetText antet documentSe vor completa detalii despre factura.

Domeniu de activitateDomeniu de activitate

Tab Taxa,

Se introduc urmatoarele informatii:

Denumire camp



informatii privind procentul de TVA si

contul contabil pe care se va face

inregistrarea.Sistemul completeaza automat campul cu valoarea din tab-ul pozitii.

Campul nu se poate modifica din acest tab!

Calculare taxaIndicator de calcul taxa. Daca se bifeaza sistemul calculeaza automat TVA.Ex: bifa

Tab Note

Tab Moneda locala

Denumire camp


Data conversieData pentru care se calculeaza conversia in moneda locala sau in moneda paralela. Sistemul completeaza automat data inregistrarii.

Curs de schimbCursul din data conversiei poate fi preluat din tabela de curs sau introdus manual.

Valoarea in moneda documentPreluata din primul ecran.

Valoarea in moneda localaDaca factura este in moneda codului de companie si nu exista configurate monede paralele pentru respectivul cod de companie acest TAB nu apare in tranzactie.Daca factura este in valuta, valoarea in ML va fi egala cu valoarea de mai sus * cursul valutar.

Suma in moneda de grupSistemul efectueaza conversia in moneda de grup si cea forte in functie de cursurile intretinute in tabela de curs valutar si la o paritate conform configurarii.

Suma in moneda forteIdem

Pozitii factura

Denumire camp


Cont CMContul in care se va inregistra debitul notei contabile in cazul facturii.Sau creditul notei in cazul unui credit memo.

Debit/CreditDebitul sau creditul reflecta cheie 40 sau 50.Implicit debit.

Cod taxaIndicator care ofera sistemului informatii privind procentul de TVA si contul contabil pe care se va face

inregistrarea.Sistemul propune codul de taxa din antet.

TextTextul lung cu detalii la nivel de pozitie factura

Domeniul de activitatePreluat din antet.

Centru de costCentru de cost

Verificarea inregistrarii

Pentru verificarea inregistrarii inainte de salvare se apasa butonul .

Pentru punerea lui in asteptare, respectiv inregistrarea lui mai tarziu se apasa butonul .

Pentru verificarea TVA se apasa butonul:

Salvare inregistrare

Se alege iconita sau se apasa concomitent CTRL+S pentru a salva documentul.

Sistemul va da mesajul:

Afisare inregistrare

3.1.2 Afisare factura furnizordin financiar (FB03)

Daca stiu numarul de document, il completez, inclusiv anul fiscal si codul de companie si cu tasta enter vizualizez documentul.

In cazul in care nu stim numarul de document si vrem sa-l selectam dintr-o lista alcatuita in functie de mai multe criterii, apasam butonul Lista, situat in partea de stanga sus a ecranului.

Vom intra intr-o noua macheta numita Lista documente, unde se poate selecta un interval de documente de afisat.

In acest ecran trebuie sa introducem criteriile de cautare pentru gasirea documentului pe care vrem sa-l afisam:

Denumire campDescriereActiune utilizator si valoriComentarii

Cod CompanieCodul de companie la niveul careia s-a inregistrat documentul

Numar DocumentNumarul documentui SAP din sistem

An fiscalAnul in care au fost inregistrate documentele

Tip DocumentTipul de document cu care au fost inregistrate documentele in sistemKR doc de factura furnizor-

Data InregistrareData care identifica in Balanta carei luni s-a inregistrat documentul--

Data IntrareData operarii documentului in sistem. --

Numar ReferintaSeria si Numarul Fiscal al documentului inregistrat in sistem--

Tranzactie de referintaNu se completeaza--

Cheie de referintaNu se completeaza--

Sistem logicNu se completeaza--

Afisare pozitii NotateDaca se doreste sa apara in lista si documentele preinregistrate, atunci se bifeaza aceasta casuta.--

Doar Documente PropriiDaca se bifeaza, in lista vor apare numai documentele inregistrate de userul curent. Cu aceata bifa vizuzlizez numai documentele inregistrate de utiliz sistemului

Tastam executie pentru a se afisa documentele existente pentru selectiile facute:

Dupa apasarea butonului Executare se afiseaza lista tuturor documentelor conform criteriilor de cautare introduse.

Daca de exemplu vrem sa afisam din aceasta lista documentul cu numarul 19000003, atunci ne pozitionam cu mouse-ul pe el si apasam butonul de Detalii , sau cu dublu clik pe documentul respectiv.

3.1.3 Inregistrari cu indicatori de carte mare speciala si cliringTranzactiile speciale sunt definite in sistem pentru procesarea unor operatiuni economice care necesita o urmarire separata in fisa furnizorului fata de tranzactiile uzuale (facturi, plati). Aceasta se realizeaza prin asocierea codului de furnizor cu un Indicator de Carte Mare special; avantajul folosirii acestor indicatori este acela ca pentru a obtine inregistrarea pe conturi diferite nu este nevoie de definirea unor coduri multiple pentru acelasi furnizor in datele de baza Furnizor. Aceasta inseamna:

Limitarea numarului de furnizori definiti in sistem

Posibilitatea vizualizarii fisei complete a furnizorului, indiferent de conturile pe care au fost inregistrate operatiunile acestuia (de ex. pt Romania: 408, 409, s.a.)

In ceea ce priveste modul de inregistrare a acestor operatiuni, utilizatorul nu trebuie decat sa aleaga codul furnizorului si tipul de tranzactie speciala, intrucat sistemul inregistreaza tranzactia pe contul corespunzator (de exemplu, la plata unui avans, prin alegerea codului furnizorului si a tranzactiei speciale de avans, sistemul actualizeaza automat soldul contului 409* si nu pe cel al contului 401*, asa cum se intampla la inregistrarea unei facturi sau la plata acesteia; in acelasi timp, in registrul de furnizori, se face inregistrarea platii avansului pe o pozitie separata; in acest fel, la afisarea fisei furnizorului se pot urmari atat facturile si platile, cat si avansurile sau celelalte tranzactii speciale).

Un indicator de Carte Mare speciala cuprinde urmatoarele elemente:

un caracter (litera sau cifra) care este utilizat in inregistrari contabile;

descrierea scurta si lunga a operatiunii ce o reprezinta;

contul de reconciliere din baza de date a furnizorilor si contul tinta in care se va efectua inregistrarea contabila cu ajutorul indicatorului;

proprietati:

poate fi pozitie notata (adica nu genereaza nota contabila, ci ofera numai e evidenta statistica asupra unei informatii);

indicatorul poate fi relevant la limita de credit (e utilizata numai pentru clienti);

sistemul poate emite mesaje de avertizare la diverse inregistrari, daca exista sume in conturile speciale gestionate cu indicatori; indicatori tinta CM speciala;

tipuri de tranzactii:

de tip avans sau cerere avans;

cambii / cerere cambii;

alte tipuri de operatiuni;

cheile de inregistrare:

29 debit furnizor indicator CM speciala;

39 credit furnizor indicator CM speciala;

Acestea sunt elemtele indicatorilor de carte mare speciala ce duc la efectuarea de tranzactii economice diverse.

3.1.3.1 Inregistrare cerere avans (F-47)

Tranzactia utilizata este F-47. Aceasta operatie nu genereaza inregistrari in contabilitate. Se poate utiliza ulterior la plata efectiva a avansului manual sau prin programul automat de plati.

In primul ecran al tranzactiei se completeaza datele de mai jos:Denumire camp


Data documentData documentData emiteri cererii de avans.

Data inregistrareData la care este inregistrata in contabilitate.Data propusa implicit de sistem este data curenta. se modifica manual cu alta data dorita.

ReferintaNumarul documentului, altul decat cel generat automat de sistem.Se va regasi in rapoartele de furnizori si rapoartele de documente contabile.

Text antet documentExplicatia operatiunii

Tip documentTip document implicitSistemul propune un tip de document implicit, daca se doreste alta valoare aceasta se va introduce manual.

Cod companieCodul de companie careia ii apartine operatiunea.

MonedaMoneda operatiunii.Daca moneda este diferita de moneda locala sistemul va prelua un curs din tabela de curs valutar sau se va introduce manual un curs dorit.

FurnizorCod furnizorSe alege din lista cu ajutorul matchcodu-lui

Ind CM specialaInd CM specialaDaca se doreste inregistrarea in alt cont contabil decat in contul de reconciliere a furnizorului.

In ecranul urmator se introduc informatiile de mai jos:

Denumire camp


SumaValoare cerere avansValoarea introdusa in acest caz e 1000 EUR, dar vom vizualiza alta suma datorita calcului de TVA.

Calcul taxaSe bifeaza calcul taxe, sistemul va calcula automat taxaDaca se doreste calcul taxa automat se marcheaza campul


informatii privind procentul de TVA si contul contabil pe care se va face inregistrarea.Se alege codul de taxa

Text Informatii tranzactie.

Data scadentaData cand se va plati efectiv cererea de avans.

Dupa completarea tuturor informatiilor se Simuleaza inregistrarea:

Daca informatia e corecta se Salveaza documentul. Acesta e un document in partida simpla si daca analizam contul contabil 196300, vom observa ca acest cont nu are inregistrari. Tranzactia de cerere avans e o tranzactie statistica.

Afisare Fisa de cont furnizor. In ecranul de selectie a acestui raport trebuie sa selectam bifa pentru a vizualiza aceste informatii statistice:

3.1.3.2 Inregistrare avans (F-48)

Se creaza legatura cu cererea de avans prin utilizarea butonului .NOTA! Daca s-ar fi utilizat plata automata cu tranzactiia F110, sistemul ar fi efectuat automat aceasta legatura si suplimentar nota contabila de plata avans.

Se selecteaza linia ce cuprinde cererea de avans si se genereaza nota de avans :

Se salveaza documentul si se vizualizeaza nota contabila generata:

Afisare raport furnizor:Observam ca cererea de avans (ind CM sp. F) se regaseste in pozitii inchise si s-a deschis o pozitie de avans cu indicatorul M.

3.1.3.3 Notiuni de cliring si model inregistrare cliring avans (F-54)

Notiuni de cliringPozitiile deschise sunt tranzactii economice neterminate; de exemplu o factura emisa unui client este evidentiata in contul acestuia ca pozitie deschisa, pana la incasarea ei completa.

Pentru ca o pozitie deschisa sa devina completa, tansformandu-se in pozitie inchisa este necesara realizarea operatiei de clearing. Tranzactiile sunt considerate inchise (cliruite in limbaj SAP) atunci cand pe contul respectiv se fac una sau mai multe inregistrari care sa compenseze suma initiala; deci soldul rezultat din alocarea acestor inregistrari, pozitiei deschise, trebuie sa fie zero.

Pozitiile inchise sau cliruite mai pot fi numite si pozitii matchuite de la matching in limba engleza care inseamna a potrivi, a imperechea.Nu se poate face clearing decat asupra inregistrarilor din conturile care sunt gestionate cu pozitii deschise. Conturile de clienti si de furnizori sunt implicit gestionate cu pozitii deschise. Pentru celelalte tipuri de conturi acest lucru trebuie specificat in datele de baza ale conturilor respective.

O tranzactie de clearing genereaza intotdeauna un document de clearing.

La utilizarea inregistrarii cu clearing se introduce pozitia din document cu contul de contrapartida si apoi se selecteaza pozitiile deschise

Daca suma totala a pozitiilor selectate este egala cu suma pozitiei contului de contrapartida, sistemul inchide pozitiile generand unul sau mai multe documente de clearing.

Daca suma totala a pozitiilor selectate nu este egala cu suma pozitiei contului de contrapartida, sistemul permite inregistrarea diferentelor pe un cont de diferente definit in configurare (ex. cont de diferente permise pentru incasare sau plata).

Inregistrarea cu clearing se poate realiza pentru mai multe conturi, tipuri de conturi si monede simultan.

Inregistrarea cu clearing poate fi realizata manual sau automat.Tranzactia F-54 Cliring avans cu factura furnizor:

Se completeaza conform modelului de mai jos:

Utilizand butonul se creaza nota contabila de reglare avans cu factura aferenta. Factura este introdusa in primul ecran, iar avansul se selecteaza din ecranul care afiseaza toate avansurile catre partenerul selectat:

Se Simuleaza nota contabila:

Se afiseaza un raport cu pozitiile cliruite ale furnizorului:

3.2 Exercitii - introducere documenteTask 1: Introduceti o factura de furnizor utilizand codul de furnizor salvat la exercitiul de creare master data.Factura de servicii primita de la furnizorul CURS GP ## are valoarea de 4,400 EUR. TVA-ul aferent acestei facturi in valoare de 400 EUR adica 10% din valoarea facturii. Aceasta valoare a TVA-ului se obtine utilizand codul de taxa 1I.Numarul facturii este GP000##.Pentru inregistrarea serviciului se utilizeaza contul 470000 si pentru evidenta in contabilitatea de gestiune se utilizeaza centrul de cost CC##. Numarul facturii se va trece in campul referinta si se va completa in campul text o descriere a serviciului.

Salvati documentul, notati numarul documentului si mergeti in tranzactia de afisare sold furnizor (Accounting Financial Accounting Accounts Payable Account Display Balances) pentru a vizualiza factura.Task 2: Creati un flux de documente de avans furnizor in valoare de 4,400 EUR, in care sa cliruiti factura finala de la furnizor inregistrata in task 1 cu avansul inregistrat la acest punct.Task 3: Identificati documentul de cliring cu care s-a inchis avansul.4 Rapoarte

4.1 Lista furnizori (S_ALR_87012086 - Vendor List)

Ecran selectie:

Alegeti Execute (F8).

4.2 Afisare sold furnizori (FBL1N - Display/change line items)

Sistemul de rapoarte pus la dispozitie de SAP pentru urmarirea furnizorilor este unul deosebit de flexibil, oferind posibilitati de modificare layout-uri rapoarte, sortari, totalizari etc.

Utilizarea tranzactiei se poate realiza prin acesarea acesteia din meniul principal SAP:

sau in troducand codul de tranzactie FBL1N in Campul de Comanda .In ecranul de selectie al raportului se specifica: codul furnizorului, codul de companie.

Pentru vizualizarea situatiei pentru mai multi furnizori sau mai multe coduri de companie, se specifica prin activarea butonului de selectie multipla din dreapta fiecaruia din campuri fie o lista, fie o gama etc.

Fisa furnizorului va afisa doar pozitiile deschise la data indicata daca se opteaza pentru prima optiune a grupului de optiuni Selectie pozitie individuala.

Pentru vizualizarea pozitiilor inchise se alege optiunea a doua, iar pentru afisarea atat a pozitiilor deschise cat si a celor inchise se va alege ultima varianta.

Vizualizarea pozitiilor normale inseamna afisarea pozitiilor inregistrate pe contul de reconciliere a furnizorului.Pentru vizualizarea si a pozitiilor inregistrate cu Indicator de Carte Mare Special se va bifa .Pozitiile statistice care nu genereaza nota contabila, dar care sunt in evidenta partenerului se vizualizeaza daca este selectat .

Daca furnizorul respectiv este si client, prin introducerea bifei pe campul se obtin si informatiile din fisa clientului.

Deasemenea se pot vizualiza si documentele inregistrate preliminar/parcate prin bifarea campului .

Executare sau F8 pentru a vizualiza raportul:

Prin drill-down pe oricare din documentele din lista se poate vedea pozitia din inregistrarea contabila care a ocazionat inregistrarea in fisa de furnizor.

Prin intermediul butoanelor din bara de instrumente se modifica layout-ul listei de afisare prin: aducerea sau suprimarea unor campuri, schimbarea ordinii in lista, schimarea ordinii de sortare, schimbarea campurilor de totalizare.

Aceste modificari in modul de afisare al listei se pot salva in vederea utilizarii lor la rularile ulterioare ale raportului.

Se pot obtine subtotaluri dupa referinta factura pentru sold; subtotaluri dupa document cliring pentru pozitiile inchise pentru a se vedea cu se s-au lichidat.

Explicare simboluri:

Status:

- pozitii deschise (facturi in sold)

- documente parcate

- pozitii inchise (facturi lichidate)

Due date:

- pozitii cu scadenta depasita

- pozitii scadente in ziua afisarii raportului

- pozitii care nu sunt inca ajunse la scadenta

In contabilitatea furnizorilor, pentru elementele prezentate in acest suport de curs, nu sunt diferente.

Carte Mare

1000

Avans

1000

Furnizor

1000

Avans

1000

Client

Februarie

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Tranzactii speciale

1000

1000

1000

1000

409

Avansuri platite

419

Avansuri primite

Cont furnizor 401

Cont client 411

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

29

30

31

Cont cu pozitii deschise

2,000

5,000

Se poate realizea

Clearing

CECt

Companie

Invoice

M

M

M

Companie

Factura 1

M

M

M

Januarie

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

29

30

31

1

2

Inchidere pozitii

cont

Inregistrare cu

clearing

3

Clearing Pozitii deschise

3,000

COMMENTS \* MERGEFORMAT Cursuri SAPPag. 50/50

Contabilitate Furnizori (AP) AUTHOR \* MERGEFORMAT

Suport curs SAP FI-KU_AP.doc

Date post:	06-Nov-2015
Category:	Documents
Upload:	alexandrucimpean88
View:	423 times
Download:	39 times

229567750-Suport-Curs-Sap-Fi-ku-ap.doc

Documents