““Ciocolata nu trebuie sCiocolata nu trebuie săă aib aibăă un un scop. De aceea e ciocolatscop. De aceea e ciocolatăă..””

Din păcate însă, acest principiu nu poate fi aplicat în totalitate decât de consumatori. În realitate, in spatele obţinerii deliciosului produs stau ore întregi de muncă. De aceea, am creat o bază de date flexibilă şi uşor de folosit, care va ajuta la organizarea eficientă a unei afaceri cu un scop atât de plăcut .

DESCRIEREA AFACERII

Fabrica de ciocolată produce numeroase sortimente de gustări sau deserturi delicioase, realizate de o echipă de profesionişti, cu multă experienţă în domeniu. Ei folosesc atât aparatură modernă, cât şi mijloace tradiţionale, precum decorarea manuală.

Fabrica nu este foarte mare, de aceea este formată din doar 5 departamente, care cuprind un număr de 20 de angajaţi care iau parte la producţie, direct sau indirect, şi 3 angajaţi ca personal auxiliar.

DESCRIEREA AFACERII• Desfăşurarea activităţii fabricii incepe prin realizarea unor liste de producţie pentru ciocolatieri,

de către managerul căruia îi sunt subordonaţi.

• Apoi, acelaşi manager verifică stocul de ingrediente aflat în fiecare depozit şi, dacă nu este suficient, plasează comenzi către diverşii furnizori. După aceea le inmanează cicolatierilor listele şi aceştia se pot apuca de lucru.

• Angajaţii trebuie să respecte norma de lucru pe care o primesc, exprimată în număr de bucăţi, şi timpul pe care îl au la dispoziţie pentru realizarea fiecărui produs. Acestea se găsesc pe lista de producţie.

• După încheierea procesului de fabricaţie, fiecare produs trebuie ambalat şi etichetat, pentru a putea fi pus în vânzare.

• Fabrica nu deţine magazine de dedesfacere proprii, ci îşi vinde produsele unor alte firme, care le vor vinde, la rândul lor, unor alte firme sau persoane fizice.

• Clienţii fabricii dau comenzi, dar timpul în care li se vor livra produsele poate varia. Fabrica execută atât comezi speciale, care sunt preluate în ordinea plasării şi de aceea au un timp de execuţie variabil, cât şi produse general achiziţionate, respectiv livrate rapid.

• Acest sistem de gestiune prezintă faţă de sistemul cu suport material marele avantaj că, în cazul extinderii afacerii sau al actualizării unor anumite informaţii, este scutită foarte multă muncă fizică din partea managerilor. De asemenea, timpul economisit pentru realizarea de rapoarte şi statistici poate fi folosit pentru îmbunătăţirea randamentului fabicii.

• Produsele astfel realizate, de către profesionişti ajutaţi de o bază de date de încredere, vor atrage cu siguranţă şi aprecierea clienţilor, sporind considerabil vânzările faţă de cele ale produselor fabricate neglijent.

REFERINŢE

• Interviu cu :Dl. Albu Alexandru

Poziţie: Managerul fabricii

E-mail: a.albu@gmail.com

• Site-ul fabricii : www.ciocolatabuna.ro

INTERVIU

Dl. Alexandru Albu a avut amabilitatea de a răspunde la câteva întrebări legate de

afacerea pe care o conduce. Multe dintre informaţiile de care aveam nevoie le-am obţinut de pe site-ul fabricii, astfel încât interviul s-a limitat numai la câteva întrebări pentru a îmi putea completa bagajul de informaţii:

- Vă rugăm să precizaţi datele necesare unei bune desfăşurări a activităţii din clinica dumneavoastră.

- Trebuie să avem acces la toate datele cu privire la angajaţii noştri, la lista de furnizori precum şi cea a ingredientelor furnizate. Apoi, trebuie să accesăm uşor listele de compoziţii ale produselor şi listele de comenzi, alături de clienţii care le-au plasat.

-Este posibil ca unui furnizor să i se plaseze comenzi pentru ingrediente diferite?

-Da, ingrediente precum cacaua şi untul de cacao sunt comandate de la un singur furnizor.

- Ce facilităţi doriţi să vă ofere aplicaţia?

- Evidenţa angajaţilor, a produselor la care au lucrat, precum şi numărul lor ; evidenţa celor mai cerute produse şi perioada anului când s-au vândut cel mai bine; evidenţa ingredientelor din stoc, precum şi locaţia lor ; prelucarea acestor informaţii pentru folosirea lor eficientă.

CERINŢELE AFACERII

Ca urmare a documentării realizate şi a analizării afacerii s-au stabilit următoarele:

• Fabrica are nevoie de o bază de date uşor de folosit şi de întreţinut, care să păstreze date despre angajaţi, departamentele în care aceştia lucrează, produse, ingrediente şi furnizori de ingrediente, clienţi.

• Baza de date trebuie să fie astfel proiectată încât să suporte funcţiile afacerii şi să permită actualizări de structură în concordanţă cu eventualele modificări necesare.

• Datele din baza de date sunt necesare pentru a obţine rapoarte şi statistici cu privire la entităţile stabilite.

CERINŢELE AFACERII

• Crearea şi folosirea de către ciocolatieri a listelor de producţie • Gestionarea activităţii fiecărui ciocolatier• Vizualizarea produselor la care au lucrat angajaţii• Memorarea preţurilor diverselor produse• Evidenţa comenzilor pentru fiecare ingredient• Verificarea stocurilor existente de produse• Gestionarea angajaţilor care vor primi bonusuri la salariu (manageri)• Generarea de rapoarte după diverse criterii• Posibilitatea conectării la internet pentru trimiterea de comenzi on-line

furnizorilor şi recepţionarea de comenzi de la clienţi, mai rapid

DIAGRAMA INIŢIALĂ

• Diagrama iniţială conţine entităţile cele mai importante şi relaţiile primare dintre acestea

• Apar anumite erori care vor fi rezolvate în diagrama finală. Acestea sunt:

-relaţii M-M;

-relaţii barate;

-aspecte referitoare la regulile afacerii.

DIAGRAMA ERD INIŢIALĂ

DIAGRAMA ERD FINALĂ

EXPLICAREA DIAGRAMEI ERD

• Principalele relaţii din baza de date sunt:– Între ciocolatieri şi produse– Între ciocolatieri şi departamentele în care lucrează– Între produse şi ingrediente– Între produse şi clienţi– Între ingrediente şi stoc– Între ingrediente şi furnizori

EXPLICAREA DIAGRAMEI ERD

• Entitatea ANGAJAT este un supertip şi conţine subtipurile: CIOCOLATIER, PERSONAL AUXILIAR, MANAGER şi ALTUL. Pentru toţi se precizează funcţia, respectiv calificarea, dar MANAGERUL are în plus un bonus de salariu.

• Fiecare ANGAJAT lucrează intr-un singur DEPARTAMENT, dar numai CIOCOLATIERII participă la fabricarea PRODUSELOR. Relaţia M:M dintre CIOCOLATIER şi PRODUS este rezolvată prin entitatea LISTA PRODUCTIE.

• Fiecare PRODUS este alcătuit din unul sau mai multe INGREDIENTE şi de aceea este nevoie de adăugarea entităţii de intersecţie CONTINUT

• Pentru a fi trimis spre prelucrare, un INGREDIENT trebuie să existe în cantitate suficientă în LOCUL DE STOCARE, ceea ce se verifică prin consultarea unei LISTE DE STOCARE.

EXPLICAREA DIAGRAMEI ERD

• Dacă un INGREDIENT s-a epuizat din stoc, se verifică FURNIZORUL care face aprovizionarea cu acel INGREDIENT şi se dă o COMANDĂ, precizând cantitatea dorită.

• Entitatea ANGAJAT are o relaţie recursivă, deoarece fiecare ANGAJAT poate să aibă un superior sau să supervizeze la rândul său alţi ANGAJATI.

MODELUL FIZIC• După realizarea diagramei ERD şi stabilirea constrângerilor pentru fiecare

tabelă (Primary Key, Foreign Key, Not Null etc.), acestea se implementează, pentru a obţine modelul fizic.

• Apoi, se stabilesc tipurile de date corespunzătoare fiecărui atribut, astfel : cheile primare şi coloanele care cer date numerice, de tip NUMBER; coloanele care cer intrări de tip text,cu lungime variabilă, de tip VARCHAR2 ; cele care cer date calendaristice, de tip DATE.

MODELUL FIZIC

• În final, tabelele vor fi populate, având grijă ca datele introduse să corespundă tipului definit pentru coloana respectivă.

Tabela PRODUSE

MODELUL FIZIC

Tabela DEPARTAMENTE

Tabela INGREDIENTE

MODELUL FIZIC

• Tabelele pot fi folosite de managerul fabricii pentru a afla diverse informaţii despre starea afacerii, despre angajaţi, despre compoziţia produselor sau despre stocurile de ingrediente existente. De asemenea, el poate vedea rapoarte ale tuturor comenzilor făcute către furnizori pe de o parte, şi de clienţi pe de alta.

Exemple:

– Pentru a afla ce compoziţie are ciocolata cu lapte, se poate face următoarea interogare:

SELECT i.nume AS "Nume Ingredient"

FROM a_ingrediente i, a_continuturi c, a_produse p

WHERE i.cod_ingredient=c.cod_ingredient AND c.cod_produs= p.cod_produs

AND p.denumire='ciocolata cu lapte‘

MODELUL FIZIC

– Pentru a afişa toţi angajaţii care lucrează in departamentul „Producţie”, se poate folosi comanda SQL

SELECT a.nume, a.prenume

FROM a_angajati a, a_departamente d

WHERE (a.ID_d=d.ID_d) AND d.nume='Productie'

MODELUL FIZIC

– Afişarea unor rapoarte despre toate produsele care conţin un anumit ingredient, spre exemplu unt de cacao:

SELECT p. denumire , c.cantitate as " cantitate unt cacao"

FROM a_produse p, a_ingrediente i, a_continuturi c

WHERE i.cod_ingredient=c.cod_ingredient AND c.cod_produs= p.cod_produs

AND i.nume='unt de cacao'

MODELUL FIZIC

– afişarea unor rapoarte despre cantitatea dintr-un ingredient, aflată în stoc (cacao):

SELECT s.cantitate AS " cantitate cacao"

FROM a_ingrediente i, a_liste_stocare s

WHERE i.cod_ingredient= s. cod_ingredient AND i.nume='cacao'

APLICAŢII

Pentru a accesa mai uşor datele din tabele şi a pune baza de date la dispoziţia unor angajaţi care nu sunt familiarizaţi cu limbajul de programare SQL, precum şi pentru a vizualiza diverse rapoarte necesare desfăşurării activităţii fabricii, am creat o aplicaţie uşor de folosit şi cu o interfaţă plăcută. Aceasta poate fi folositoare atât managerilor, cât şi oricărui alt angajat.

APLICAŢII

Cu ajutorul aplicaţiei, datele conţinute de fiecare tabelă vor putea fi afişate

prin simpla selectare a numelui acesteia, iar căutarea unei instanţe se poate

face prin introducerea unui cuvânt cheie în câmpul “Search”

APLICAŢII

Adăugarea unor noi instanţe se poate face, de asemenea, mult mai uşor cu ajutorul aplicaţiilor. Selectând “Create”, se va afişa un tabel ce conţine toate câmpurile tabelei corespunzătoare, în care se introduc date

RAPOARTE

Rapoartele realizate cu ajutorul aplicaţiilor pot furniza informaţii despre angajaţii, produsele şi comercializarea produselor fabricii.

Exemple:– Pentru a afla numărul de angajaţi din fiecare departament se va crea următorul

raport, bazat pe instrucţiunea SQL: SELECT d.nume AS "Departament“, COUNT(a.id_angajat)AS "Cati_angajati"

FROM a_departamente d,a_angajati a

WHERE a.id_d=d.id_d

GROUP BY d.nume

RAPOARTE

– Calcularea încasărilor din luna precedentă, pentru fiecare produs:SELECT p.denumire "Produs", TO_NUMBER(c.cantitate, '9999') * p.pret AS "Total“

FROM a_produse p , a_comenzi_client c

WHERE p.cod_produs=c.cod_produs AND

TO_NUMBER(to_char(c.data_cumpararii, 'MM'))=

TO_NUMBER ( to_char ( sysdate, 'MM'))-1

RAPOARTE

– Determinarea celui mai căutat produs din luna precedentă:SELECT p.denumire " Produs_solicitat",COUNT(c.cod_produs)"Cate comenzi"

FROM a_produse p , a_comenzi_client c

WHERE p.cod_produs=c.cod_produs AND

TO_NUMBER (to_char(c.data_cumpararii, 'MM'))=

TO_NUMBER ( to_char ( sysdate, 'MM'))-1

GROUP BY p.denumire

HAVING count(c.cod_produs)=

(SELECT max(count(cod_produs)) FROM a_comenzi_client

WHERE TO_NUMBER(TO_CHAR(data_cumpararii,'MM'))=

TO_NUMBER(TO_CHAR ( sysdate, 'MM'))-1

GROUP BY cod_produs);

IPOTEZE

• Va fi necesară implementarea unui sistem informatic pentru gestiunea bazei de date, ceea ce presupune utilizarea unuia sau a mai multor servere si a unor calculatoare ce vor fi folosite cu precădere pentru afişarea de informaţii.

• Folosirea unei baze de date este preferabilă gestiunii tradiţionale deoarece:– Previne complicaţiile care pot apărea dacă un angajat schimbă

departamentul în care lucrează

– Previne problemele care pot apărea dacă se pierd facturi ale comenzilor de la clienţi sau către furnizori

– Face posibilă gestiunea activităţii fabricii în cazul în care mai mulţi angajaţi au contribuit la obţinerea unor produse

– Stocul de ingrediente este actualizat rapid, iar numărul de produse poate fi aflat foarte uşor, ştiind cantităţile de materii prime folosite la fabricarea lor

CONCLUZII

• Baza de date prezentată are ca scop monitorizarea activităţii fabricii, fiind proiectată să corespundă nevoilor managerului unei asemenea afaceri, precum şi a altora, cu câteva modificări

• Prin dezvoltarea unei structuri flexibile şi uşor de utilizat de către manageri şi ciocolatieri, beneficiile unei asemenea abordări sunt:– Supervizarea activităţii angajaţilor şi posibilitatea de a schimba

anumite sarcini între ei

– Fabricarea corectă a produselor

– Evitarea neplăcerilor cauzate de înţelegerea greşită a comenzilor sau de rătăcirea facturilor

– Îmbunătăţirea aspectelor administrative şi decizionale

– Posibilitatea extinderii afacerii fără a se depune foarte multă muncă suplimentară