Confidential / © Siemens AG 2008. All rights reserved
Sistemul de Conformitate Siemens
Siemens AG © 2012, CL GF
Oana Banateanu , Regional Compliance Officer, Siemens SRL Noiembrie 2012
Page 2 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implemnetat sistemul de Compliance,in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 3 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implementat sistemul de Compliance, in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 4 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Sustenabiliattea este cheia succesului :Siemens este prezent in piata de peste 160 de ani
I won't sell the futurefor short-term profit.
Werner von Siemens
Responsabil
Excelent
Inovativ
Page 5 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Siemens a creat valoare prin tehnologii si solutii inovative in decursul a peste 160 de ani
Page 6 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Valorile noastre au reprezentat baza in care s-a fundamentatsuccesul Siemens in ultimii 160 de ani
… inseamna ca ne asumam o conduita etica siresponsabila
… descrie performanta ridicata si rezultateleexcelente ale muncii noastre
… descrie efortul nostru de a crea o valoaresustenabila atat in prezent cat si in viitor
Valorile noastre – pentru un succes pe termen lung in intreaga lume
Excelent
Inovativ
Responsabil
Page 7 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Mesajul referitor la Compliance este autentic , clar si fara compromisuri
“Sa fim o companie responsabila–aceasta viziune a stat la baza infiintarii companiei, acesta este elementul cheie al valorilor noastre.Performante obtinute cu cele mai inalte standarde etice”
Peter Löscher, President siChief Executive Officer , Siemens AG
Source: P. Löscher; September 2010
Page 8 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Compliance este o parte integranta a culturii noastre de integritate
“Valoarea noastra‘responsabil’ se bazeaza pe integritate. Integritateaimplica asumarea responsabilitatii si a avea curajul sa iei decizii bazandu-te pe busola noastra interioara.”
Peter Y. Solmssen,Membru in Managing Board siGeneral Counsel ,Siemens AG
Source: P. Solmssen. September 2010
Page 9 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implementat sistemul de Compliance, in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 10 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Coruptia impiedica o dezvoltare sustenabila a natiunilor
Actele de coruptieconduc la deciziiproaste si la alocareadefectuoasa de resurse
Distorsioneazacompetitia siincetinestedezvoltareaeconomica
Afecteaza economiilenationale, in special cele din tarile in curs de dezvoltare
1
2
3
Page 11 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Coruptia distruge pietele
O culturaorganizationala care incurajeaza coruptiareduce transparentasi credibilitatea
O contabilitate deficitara(registre si documente ) duce spre pierdereacontrolului intr-ocompanie
Cu mai putinistimulenti de a concura pe bazacalitatii si a pretului , calitatea produsuluiare de suferit
1
2
3
Page 12 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implementat sistemul de Compliance, in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 13 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Asigurarea unei cresteri sustenabile in tarile emergente presupuneo imprementare adecvata a sistemului de Compliance
Imbunatatirea prezentei locale in tarile cu o crestere rapida pentru a castiga cota de piata...
1) Europe = EU 15 w/o Germany 2) Source: Transparency International – Corruption Perceptions Index 2009
China
India
Middle East
Brazil Africa
RussiaEurope 1)
GermanyUnited States
CPI 2009 2)
7.0 – 7.96.0 – 6.9
3.0 – 3.92.0 – 2.91.0 – 1.9
...este la fel de importanta ca si implementarea unui sistem de conformitatepentru a te proteja de un risc crescut al coruptiei
Bubble size = EstimatedGDP growth from 1990 to 2020
8.0 – 8.9
4.0 – 4.9
Page 14 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Lupta impotriva coruptiei alaturide competitori si alti jucatori
Crearea standardelor de conformitate prin intermediulunui concept de preventie
Integrarea unei insitutiiindependente pentru a asigurapromovarea si monitorizarea
Definirea sanctiunilor in situatiilein care se constata inclacari
1) Organizatii non guvernamentale ca de ex Transparency International
Competitori
“Actiunile Colective" asigura standarde de conformitateinalte pentru toti jucatorii din piata
ActiuniColective
ONG-uri1)
Clienti Guvern
Societate
Page 15 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Actiuni Colective: Ce facem pentru a crea un mediu de piatacompetitiv
1) ONG: Organizatie Non-Governamentala TI: Transparency International ICC: International Chamber of Commerce OI Organizatii Internationale PACI: Partnering Against Corruption Initiative CIPE: Center for International Private Enterprise IBLF: International Business Leaders Forum
2) Adaptat pentru discutii tip seminar in universitati si subliniaza importanta integritatii in afaceri si a conformitati .Planificat pt primavara 2010
Dialog coontinuu cu stakeholder Proiectul de Actiuni Colective Proiectul Initiativa Instruirilor
de Conformitate
Lupta impotriva coruptiei alaturi de parteneri din industria respectiva si altistakeholderi
Promovarea Pactelor de Integritate side Conformitate , dar si a initiativelorde Studiu pe termen lung pentru a incuraja competitia in sectorul public
www.siemens.com/integrity-initiative pentru a combate frauda sicoruptia(US$ 100 millioane in urmatorii 15 ani)
Cresterea constientizariiconformitatii si a integritatii in afaceri pentru tinerii profesionistisi pentru manageri
Imaprtasirea celor mai bunepractici in compliance www.siemens.com
Actiuni Colective Initiativa de Instruire
Compliance EfficiencyCompliance EffectivenessCompliance Ineffectiveness
Governa nc e
Polici es
Ince nti vesGovernance
Policies
Incentives
G ov erna nc e
Policie s
Ince nt ive s
Harvard Case Study2)
Knowledge transfer
www.
Learning Compliance
ONG
Top
5 N
GO
s1)
OI
Transparency International
World EconomicForum
IBLF
ICC
CIPE
UN GlobalCompact
World BankInstitute
Din2008
Din 2009 Q4/‘10
Start Martie2010
Page 16 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Siemens initiaza Actiuni Colective prin diverse canale
Canale pentru Actiuni Colective
Abordeaza clientii din Sectorul pulblic printr-o terta parte independenta si le propune un Pact de Integritate specific proiectului
Abordeaza clientii din Sectorul pulblic direct si le propune un Pact de integritate specific proiectului
Abordeaza competitorii pentru un Pact de Conformitate ca si initiativa pe termen lung intr-o anumita industrie in lupta impotrivacoruptiei
1) Non-Governmental Organization, e.g. Transparency InternationalSource: Collective Action Project
& competitorii
Client
3ta parte independenta (ONG) 1)
ONG / Legal Counsels to sunt implicati pentru a evita incalcari ale legii
concurentei
Optional approach
Pact de Integritate1
Initiativa pe termen lung3
Pact de Conformitate2
Colaborarea cu parteneri, governe si societatepentru crearea unei culturi care sa sprijine lupta anti coruptie
Page 17 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Initiativa de Integritate Siemens
Financiar
Continut
• USD 100 Million in urmatorii 15 ani
• Prima runda de finantare (Decembrie9, 2009): ~USD 40 Milioane, 3-5 ani
• Runde aditionale de finantare vor fi anuntate separat
• Finantare in limita a USD 5 Milioane pe fiecare propunere de proiect, minimum USD 50,000
• 2 categorii: Actiuni Colective (2/3), Educatie & Instruire (1/3)• Focus pe un impact cl;ar asupra business-ului , pietele si sectoarele pe care
opereaza Siemens • Obiective: Crearea de conditii egale pe piata pentru toti jucatorii
– Cresterea standardelor si constientizarea conformitatii si a integritatii in afaceri
– Crearea unei platforme comune de dialog pentru sectorul public si privat– Imbunatatirea respectarii legii
Obiectiv: Lupta impotriva Coruptiei & Fraudei prin actiuni colective educatie si instruire
• Invitatie publica pentru depunerea propunerilor• O selectie deschisa, competitiva in 2 faze (expunerea interesului, propunerea)• Fonduri acordate in functie de milestone-urile atinse (Contract de finantare)• Organizatii eligibile : Non Profit
Proces
Rolul Bancii Mondiale• Drept de veto asupra organizatiilor participante• Drepturi de auditare vis a vis de utilizarea fondurilor• Raport annual asupra desfasurarii proiectului catre Siemens (rapoarte asupra
progresului si rapoarte financiare, previziuni)
Siemens Integrity InitiativeSiemens Integrity Initiative – CC GA Meeting
Page 18 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Lupt m împreun cu furnizorii no tri împotriva corup iei pe întreg lan ul de aprovizionare
• Inclus în Termenii i Condi iile GeneraleSiemens, ata ate la orice contract de furnizare
• Conformitate cu legi i reglement ri
• Interzicerea corup iei i mitei
• Respect pentru drepturile fundamentale ale angaja ilor
• Interzicerea muncii infantile
• S tatea i siguran a angaja ilor
• Protec ia mediului
• Aplicabil i pentru furnizorii furnizorilor no tri
Ghid de conduit pentru furnizorii Siemens
Page 19 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implementat sistemul de Compliance, in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 20 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Sistemul de conformitate Siemens
Prevenire Detectare Replic
Canale prin care se pot depunesesizari “Tell Us” , Ombudsman
Investiga ii legate de conformitate
• Monitorizare siVerific ri legate de conformitate
• Controale legate de conformitate
• Audituri de Conformitate
• Consecin e în cazul abaterilor
• Remedieri
• Monitorizarea gobala a cazurilor
Integrarea în procesele de personal
Actiuni Colective
Responsabilitatea Managementului
Compliance Risk Management
Instruiri & Comunicare
Politici, Proceduri
Sprijin si consultanta
1) Incl. Global Ombudsman function
Page 21 11 October 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Siemens are o organizatie puternica de conformitateaxandu-se pe activitatile operationale
Compliance is not a program, it's a way of doing business –promoting integrity at Siemens
General CounselPeter Y. Solmssen
Compliance OperationsHans-Jörg Grundmann
(Chief Compliance Officer)
Compliance GovernanceDr. Klaus Moosmayer
(Chief Counsel Compliance)
Sector Compliance
Officers
Cluster Compliance
Officers
Business Excellence
Compliance Legal
Investiga-tions
Discipline & Integrity
Remediation & Risk
Prevention
Corporate and Cross-
Sector Units,
Supply Chain
Collective Action & External Affairs
Page 22 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Angajati FY 2007
Organizatia Globala de Conformitate din Sectoare si Regiuni
Angajati FY 2009
Corporate80
Sectors &Divisions
195
Regions323
598173
Corporate14
Sectors &Divisions
68Regions
91
Page 23 11 October 2012Siemens AG © 2012, CL GF
Compliance @ Siemens:Responsabilitati si Roluri clar definite
Ce inseamna Compliance?
Respectarea legii in toate tarile in care ne desfasuram activitate si in acelasi timp al politicilor Siemens , in special al Ghidului de conduita in Afaceri Siemens
Responsabilitati si Roluri ale Organizatiei de Conformitate
Sprijinirea businessului pentrua ii asigura sustenabilitatea:
O comunicare neintrerupta in organizatie asupra importantei Conformitatii si a programului
Expertiza in Antitrust si Anticoruptie (prevenire,detectare,replica)
Toate incalcarile legii,regulametelor sau procedurilor Siemens sunt chestiuni legate de Conformitatedaca exista riscul de penalitati sau reputationale – Organizatia de Conformitate asigura ca toate sesizarile raportatelegate de compliance sunt tratate corespunzator , analizate si remediate impreuna cu responsabilii identificati si de asemenea , cu managementul
Guvernanta pentru investigatii si consecinte disciplinare
Initia actiuni de tip colectiv pentru crearea unui mediu competitiv
Compliance nu este un program, ci este un mod de a face afaceri – promovarea integritatii Siemens
Situation
Page 24 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
“Compliance nu este un program, ci este un mod de a face afaceri– promovarea integritatii Siemens”
Ajuta organizatia sa ia decizii integre si satraiasca valorile SiemensPromoveaza si initiaza Actini Colective pentru a crea un mediu de piata competitiv
Obiective pe termen mediuRiscurile de Conformitate sunt cunoscute si
monitorizate si tratate efectiv(fara incalcari sistemative)Administrarea eficienta(cat mai putina presiune administrativa)
Asigurarea Conformiatiiin cel mai eficient mod
Integritatea in Afaceri
Page 25 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Este cea mai bun decizie pentru Siemens?
Este consistent cu valorile Siemens i cu valorile personale?
Este legal?
Este ceva pentru care îmi pot asuma r spunderea?
1
2
3
4
Integritatea implic asumarea r spunderii i curajul de a lua decizii în corela ie cu busola noastr interioar . Pentru a ac iona într-un mod responsabil, angaja ii Siemens se pot ghida dup urm toarele întreb ri
Dac r spunsul este DA la toate aceste întreb ri, AVE I ÎNCREDERE ÎN AC IUNEA DVS.!
Intr-un final controalele nu sunt suficiente…
Page 26 11 October 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Angajament total catre Conformitate si
Integritate
… dar, "the tone from the top" trebuie sa fie trait si comunicat de toate nivelurile de management
Sa ancorezeConformitate in
intregul sistem de valori
Sa comunice in mod regulat cu
angajatii
Sa explice si saexemplificechestiunilelegate de
Conformitate
Sa faca din Conformitate o
prioritate
Promovezeaplicatiile de Conformitate
Motiveze si saincurajezeangajatii
Page 27 11 October 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Compliance Helpdesk este format din 5 parti
"Tell Us" “Find It"
“SpoDoM" “Improve It"
"Ask Us"
Compliance HelpDesk “Tell Us” este o functie ce ofera non stop si de oriundein lume posibilitatea de a depunesesizari legate de incalcari ale ghiduluide conduita in afaceri sau oriceincalcare ce tine de conformitate
Intrebari legate de Conformitate pot fipuse prin intermediul Compliance HelpDesk “Ask Us.”
“Improve It” sugestii pentruimbunatatirea programului de Compliance
Folosim “Find It” pentru a accesa sigasi toate documentele publicate peteme de Compliance, politici, proceduri materiale de instruire
Compliance Helpdesk&
Monitorizare
“Approve It” platforma de aprobare a sponsorizarilor, donatiilor, cadourilorsi ospitalitatii
Partlyavailable
Page 28 11 October 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Agenda
Ce am realizat si incotro ne indreptam
Cum este implementat sistemul de Compliance, in Siemens
Ce facem noi, la Siemens
De ce este necesara Conformitatea pentru societatea in care traimsi pentru piata in care ne desfasuram activitatea
Compliance este parte a ADN-ului Siemens
Page 29 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Detectare Handeln Prevnire Replica
Compliance – Raport FY 2010
Helpdesk
Helpdesk
Sanctiuni Disciplinare FY 2010
Personalul din Compliance)
Instruiri1)
"Tell Us" & Ombudsman
30%
"Ask Us"
Traininguri in persoana
719699687
972
Q4Q3Q2Q1/10Q4
1,110
3625
23
Q4
172
149
Q3
136
123
13
Q2
125
106
19
Q1/10
149
124
Q4
139
103
SubstantiatedNot substantiated
521
598
170
FY 09FY 08
6211004)
FY 07FY 06
863)
Traininguri web based
in thousands
448Incalcari care
au condusspre
sanctiuni
Avertismente 313altele 2)27
Concedieri
108
Helpdesk"Tell Us“ Topics FY 2010
1) Cumulative 2) Forfeiture of variable payment elements, transfer to another position, suspension 3) Compliance only one area of responsibility 4) Including Implementation Management 5) KPI not continued after successful ramp up of Compliance Organization
79 82 8491
104
Q4
332
228
Q3
279
188
Q2
235
151
Q1/10
225
143
Q4
219
140
Altele30%
Inregistrari contabile
8%
Alte incalcari
12%Conditii de lucru
13%
Regulamente interne15%
Leadership issues22%
Page 30 28 Noiembrie 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Cronologia Programului de Conformitate Siemens
2006 20092007 2008 2010
Ac iuni Imediate ImplementareSprijinim afacerile
sustenabile!
Tone from the Top
Investiga ii Independente
Programul de conformitate
Organiza ia de Conformitate
Aplica ii legate de Conformitate
Imbunatatirea continua
Valori i Integritate
Ac iuni Colective
Dezvoltare sustenabil
Centralizarea conturilor bancare
Schimbarea echipei de conducere
Intelegerea cu DoJ/SEC
Instruiri
Intelegerea cu Banca
Mondiala
Page 31 11 October 2012 Siemens AG © 2012, CL GF
Un capitol s-a incheiat , dar lupta impotriva coruptieicontinua
Ce urmeaza?
Intelegerea cu autoritatile din Germania si Statele Unite ale Americii a generat costuri de peste ~2 miliarde de Euro pentru companie
Conformitatea are prioritate in interiorul organizatiei
Siemens are un sistem de conformitate best-in-class compliance in baza caruia a inceput lupta impotriva coruptiei prin intermendiulActiunilor Colective
DoJ/SEC a asignat un Monitor pentru verificarea progreselor companiei